LEEROPDRACHT COMPETENTIE 9 EN 10.
Intercollegiale ondersteuning. In deze opdracht stel ik het begrip Intercollegiale Ondersteuning centraal. Hoe is dit georganiseerd binnen mijn stageplaats afdeling de Ligne 3 en instelling GGZ WNB.
Wat is intercollegiale ondersteuning> Collegialiteit is de kameraadschappelijke (vriendschappelijke) omgang met collega`s (Van Dale, 1999). De sociale ondersteuning van collega`s kan negatieve effecten van werkdruk en stressvolle situaties verminderen. De basiseigenschappen: vriendelijkheid en extraversie zijn de grondslagen voor houding en gedrag van collegialiteit ( Dodema-Winsemius & De Raad, 1997). Mensen met deze kwaliteit zijn belangrijk binnen een groep, zij ondersteunen de teamgeest en harmoniseren de verhoudingen. Ze kunnen: zich inleven in de gevoelens van anderen (empathisch zijn) actief luisteren, op juiste wijze hulp en advies aanbieden en zij beheersen conflicthantering. >Voor goede intercollegiale steun is minimaal nodig: • Organisatiebeleid omtrent deskundigheidsbevordering en samenwerking. • Een basishouding collegialiteit. • Een vertrouwensomgeving / veiligheid • Het moet gericht zijn op kwaliteitsverbetering wat niet alleen product gericht is maar ook proces gericht is. • Door het systematisch te laten verlopen werkt het deskundigheidsbevorderend. >Waar schiet het vaak tekort: • Het ontbreekt vaak aan systematiek en met name aan regelmaat. Het heeft minder prioriteit dan de directe cliëntenzorg. • Men vindt het moeilijk om elkaar van positieve kritiek te voorzien, deze blijft vaak onuitgesproken. Intercollegiale ondersteuning die geboden wordt binnen de instelling GGZ WNB. Goede open communicatie is het optimaal functioneren van GGZ WNB. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor goede communicatie met andere organisatielagen en binnen het eigen organisatieonderdeel. Daarvoor is er een communicatiebeleid opgesteld. Er bestaan binnen GGZ WNB veel mogelijkheden van intercollegiale ondersteuning. Bijvoorbeeld, supervisie, intervisie, verschillende teambesprekingen etc. De manier waarop medewerkers omgaan met dit ondersteuningsaanbod is afhankelijk van meerdere factoren, met name: het beleid dat vanuit de instelling/afdeling wordt gehanteerd, de cultuur in het team waarvan de medewerker deel uit maakt en de attitude, waarde en normen van de individuele werknemer. Hieronder beschrijf ik een aantal van de Intercollegiale mogelijkheden die GGZ WNB biedt en ook op welke manier deze vorm krijgen. Intercollegiale ondersteuning binnen GGZ WNB. Er bestaan binnen GGZ WNB veel mogelijkheden van intercollegiale ondersteuning. Bijvoorbeeld, supervisie, intervisie, verschillende teambesprekingen etc. De manier waarop medewerkers omgaan met dit ondersteuningsaanbod is afhankelijk van meerdere factoren, met name: het beleid dat vanuit de instelling/afdeling wordt gehanteerd, de cultuur in het team waarvan de medewerker deel uit maakt en de attitude, waarde en normen van de individuele werknemer. In dit verslag beschrijf ik een aantal van de Intercollegiale mogelijkheden die GGZ WNB biedt en ook op welke manier deze vorm krijgen. • Intervisie: Door middel van intervisiebijeenkomsten wordt gestreefd naar deskundigheidsbevordering. Tijdens intervisie doen medewerkers een beroep op collega’s om mee te denken over persoon en Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
•
•
•
•
•
•
• •
•
functiegebonden vraagstukken en knelpunten uit de eigen werksituatie. Intervisie kent binnen GGZ WNB verschillende vormen, met name intervisie in klein groepsverband en teambreed/multidisciplinair. De frequentie waarmee intervisie plaats vindt wisselt, gebruikelijk is een keer per maand in klein groepsverband, maar op sommige afdelingen worden naar behoefte teambreed/multidisciplinair extra intervisiebijeenkomsten gehouden. Dit is het geval wanneer zich op een afdeling calamiteiten voordoen, wanneer onrust binnen een team ontstaat door de complexiteit van de zorg of door organisatorische veranderingen binnen een afdeling. Supervisie: Bij supervisie ligt het accent op "leren". Het eigen functioneren van de individuele medewerker staat hierbij centraal. De leerdoelen die hier ingebracht worden, worden door de supervisieleden zelf bepaald. Medesupervisanten helpen diegene die het leerdoel inbrengt door middel van het stellen van vragen. De supervisiebijeenkomsten worden in kleine groepen gehouden onder leiding van een supervisor uit een andere afdeling. De deelnemers beoefenen hetzelfde werk. Zo biedt GGZ WNB aan alle leerlingen in klein groepsverband supervisie aan. Klinische lessen: Op alle afdelingen binnen GGZ WNB worden klinische lessen verzorgd, soms door leerdingen en soms door vast personeel, de onderwerpen die hier meestal aan bod komen gaan over thema’s waarvan men vindt dat ze aandacht behoeven binnen de afdeling, of het zijn thema’s die leerlingen zelf interessant genoeg vinden om onder de aandacht te brengen op hun stageplaats. Themabijeenkomsten: Themabijeenkomsten worden sinds een aantal maanden instellingsbreed georganiseerd. Hierbij worden de leerlingen in de gelegenheid gesteld om verschillende thema’s te volgen. De onderwerpen die hierbij aan bod komen zijn heel divers. De themabijeenkomsten worden verzorgd door verschillende afdelingen binnen de instelling. Symposia: Een aantal keren per jaar worden op het terrein van GGZ WNB symposia georganiseerd. Een voorbeeld hiervan is het symposium dat op 15 mei 2008 werd gehouden in het kader van de Dag van de Zorg. De titel van het symposium was: Leiderschap in de herstelgerichte rehabilitatie. Alle leerlingen werden in de gelegenheid gesteld om dit symposium bij te wonen, hiervoor kregen de leerlingen een studiedag, de overige medewerkers konden zich ook voor het symposium inschrijven. Werkoverleg (samenwerkingsbespreking): Alle afdelingen voeren periodiek werkoverleg, waarbij medewerkers de gesignaleerde knelpunten op de werkvloer met elkaar bespreken, werkafspraken evalueren en voorstellen doen voor verbetering van de werksituatie. Coaching van (nieuwe) medewerkers: Coaching is gericht op het verbeteren van prestaties in de uitvoering van beroep of functie. Het coachen van medewerkers vindt op alle afdelingen binnen GGZ WNB plaats. Voorbeelden hiervan zijn: het met behulp van een inwerkprotocol adequaat inwerken van een nieuwe medewerker, het van tevoren met een collega afspreken om hem te coachen bij het uitvoeren van taken die bij een bepaalde functie horen, een collega begeleiden/ instrueren hoe te handelen in een bepaalde situatie, etc. Cursus omgaan met agressie: alle medewerkers worden periodiek voor deze cursus opgegeven door de leidinggevende. Bij deze cursus krijgt men vaardigheidstraining voor het omgaan met agressie op het werkvoer. De cursus Mattraining: Dit is een cursus die wordt aangeboden vanuit de instelling aan vrijwel alle medewerkers van GGZ WNB. Deze cursus volgt men samen met het hele team, ze bestaat uit 6 bijeenkomsten van elke 3 ½ uur. Hierbij krijgt men training in communicatieve vaardigheden voor het omgaan met cliënten en collega’s. Inmiddels hebben al veel medewerkers van verschillende afdelingen deze cursus gevolgd. Trauma opvang: Trauma opvang na schokkende gebeurtenissen GGZ WNB heeft een protocol trauma opvang. Dit protocol beschrijft het nazorgtraject van eerste opvang tot de evaluatie van de opvang, met checklists voor de benodigde gesprekken. Ook wordt ingegaan op taken van de leidinggevende en het bedrijfsopvangteam.
Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
•
•
Gedragscode: In 2006 heeft GGZ WNB een gedragscode gepubliceerd waarin alle aspecten zijn opgenomen die te maken hebben met het gedrag dat verwacht wordt van een medewerker. Deze gedragscode is voor alle medewerkers toegankelijk gemaakt via intranet en wordt ook uitgereikt in de communicatiemap. Dankzij deze gedragscode is het voor alle medewerkers duidelijk welke attitude van hen verwacht wordt in de omgang met cliënten, familieleden en collega’s. Vertrouwenspersonen: De Raad van Bestuur heeft drie vertrouwenspersonen (van buiten de organisatie) aangesteld op wie medewerkers een beroep kunnen doen. Het “Klachtenreglement medewerkers”, het “Doorlopend sociaal plan organisatieontwikkeling” en de regeling “Traumaopvang” verwijzen naar de mogelijkheid een vertrouwenspersoon in te schakelen.
Inventarisatie van de stand van zaken en behoefte aan intercollegiale ondersteuning op mijn stageplaats, afdeling Ligne3 3. Om na te gaan in hoeverre er behoefte is aan intercollegiale ondersteuning binnen deze afdeling, heb ik aan de hand van een vragenlijst de volgende vragen aan een aantal collega’s voorgelegd: Ik heb aan een aantal collega's vragen voorgelegd die betrekking hebben op het onderwerp. Vragen die ik gesteld heb aan de begeleiders: • Wat is voor jou intercollegiale ondersteuning? • En wat is voor jou belangrijk voor een goede intercollegiale ondersteuning? • Vind je dat er op de afdeling voldoende geboden wordt? • zijn er verbeteringen te bedenken? Hun bevindingen. Collegiale ondersteuning word gezien als; een ondersteuning van elkaar tijdens crisis- of risicovolle situaties, als opbouw van contacten onderling (teambuilding), elkaar van positieve feedback geven of helpen bij het vinden van oplossingen of hoe om te gaan met problematiek van cliënt. Bijvoorbeeld in een methodiekbespreking vind je in je collega's een klankbord t.a.v. het maken van een begeleidingsplan. Belangrijk in de collegiale ondersteuning wordt gevonden; goed contact op professioneel vlak, je moet goed onderscheid kunnen maken tussen privé en het werk, zodat je elkaar altijd kan ondersteunen. Veiligheid wordt als belangrijkheid benoemd. Je moet er van op aan kunnen dat hetgeen is gebeurd en wat je de ander in vertrouwen vertelt op een moeilijk moment, dat dit in vertrouwen blijft. Open communicatie is een essentieel onderdeel. Dat er geluisterd word naar elkaar. De tijd die ervoor genomen wordt. Het “van elkaar op aan kunnen” wordt als belangrijk aangegeven, bijvoorbeeld tijdens een risicovolle situatie of tijdens crisis, dat je weet wat je aan elkaar hebt. Dat je weet dat je het samen veilig kan houden en weet dat je ondersteuning hebt van de ander. Collegiale ondersteuning vinden sommige dat dit wel voldoende wordt gegeven. Anderen geven weer aan dat er er wel meer tijd en aandacht aangegeven mag worden. Vooral na een crisissituatie en dan met namen de periode er na. Niet zo zeer op het moment zelf of kort na een incident (dit gebeurd wel), maar vooral een poosje er na. Men geeft aan dat er snel weer tot de orde van de dag wordt overgegaan. Na bijvoorbeeld een week, spreekt men niet meer over het incident of vraag men niet meer aan betrokkenen hoe het gaat. Terwijl dit juist wel belangrijk is. Het voelt dan als niet meer belangrijk, terwijl er mogelijk nog wel behoefte is om er over te mogen praten, of juist nog steun nodig is om het werk weer goed op te pakken, om weer vertrouwen te krijgen. Er wordt aangegeven dat er wel meer aandacht voor elkaar mag zijn, meer ruimte genomen mag worden om met elkaar te praten en dingen uit te spreken. Er blijft nog te veel ongezegd. Open communicatie, positieve feedback op elkaar mag meer gegeven worden en onder de aandacht gebracht worden. Ook in samenwerking met de andere disciplines. Wat ik begrepen heb is men hiermee wel aan de slag gegaan, en worden er samenwerkingsbesprekingen georganiseerd.
Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
Intercollegiale ondersteuning vormgegeven op mijn stageplaats. Op Ligne 3 zij er verschillende soorten overleg vormen ter collegiale ondersteuning. Er zijn de volgende overleg momenten: Intervisie - themabijeenkomsten - methodiekbespreking kwaliteitszorgprojectens als HCZ - kort overleg - klinische lessen - inwerkprotocollen - werkoverleg symposia (hiervoor is tijd om aan deel te nemen, zoals voor heel de organisatie geldig is) - trauma opvang en natuurlijk geldt ook hier de gedragscode. Mijn eigen ervaring op afdeling de Ligne: Wat mij in eerste instantie als stagiaire opvalt is de kwaliteit van samenwerking. De overlegvormen zijn duidelijk en goed beschreven, wel vind ik dat er meer aandacht aan besteed mag worden bij de uitvoering ervan. Ik zal er 2 benoemen die er voor mij uitspringen en die ik als kwaliteit- en deskunidgheidsbevorderend ervaar. • Het kort overleg vind ik zeer positief omdat er gebruikt gemaakt wordt van elkaars kwaliteiten. Tijdens dit overleg komen afgevaardigde van de verschillende teams, disciplines en de manager die binnen dat gebouw huizen te samen, zij nemen met elkaar door de bijzonderheden van de cliënten, personele of andere dringende zaken. En kunnen zo met elkaar afspraken maken of elkaar van advies voorzien. • Methodiekbespreking daarin bespreek je o.a. met elkaar het begeleidingsplan van een cliënt. Je kunt je collega's om advies vragen over bepaalde problemen en interventies, of de omgang met de cliënt. Ook hier wordt van elkaars kwaliteiten en deskundigheid gebruik gemaakt. Mij valt op dat een ieder zeer betrokken is in een overlegvorm of in een project, waardoor het team van Ligne 3 deskundigheidsbevorderend bezig en vooruitstrevend is. Ze maken een gemotiveerde indruk en lijken zeer betrokken te zijn. Ook als stagiaire voel ik mij gewaardeerd en meegenomen in hun deskundigheid en motivatie. Wel ervaar ik het als een hectische afdeling wat ook veel te maken heeft met de cliënten populatie als ook door bepaalde vormen van communicatie met elkaar. Ik benoem hier de overdrachtsvormen naar management en behandelaars. Hiervoor wordt aan het einde van een dienst een bijzonderhedenlijst ingevuld en nog eens speciaal een formulier ingevuld voor het AWN-hoofd (Avond,Weekend, Nacht hoofd). Hoewel ik het goed vind dat zij op de hoogten worden gehouden van de bijzonderheden omtrent de cliënten, neemt het wel tijd in beslag en vind ik het niet persé kwaliteit, want wat is bijzonder? Aan welke criteria moet het voldoen? Mij lijkt dat alles terug te vinden is in XM-care (patiëntendossier), dat belangrijke zaken terug komen in bijvoorbeeld het kortoverleg, patiëntenbespreking, of wanneer meteen actie moet ondernomen worden (crisis, onwel worden cliënt, ontslag vraag, vermissing) de betrokkenen en verantwoordelijken (behandelaar, afdelingsmanager) meteen ingeschakeld worden en hiermee meteen op de hoogte zijn. Wanneer dit gebeurd tijdens hun afwezigheid dan worden ze via andere kanalen op de hoogte gebracht wanneer ze weer in dienst zijn. Het invullen van het AWN-overdracht is volgens de afspraken binnen de GGZWNB, en dat vind ik wel een goed systeem, zo hebben zij snel inzichtelijk hoe het overdag op de afdeling(en) is gegaan, of er wel of geen spanningen zijn geweest, opnames plaats hebben gevonden of andere mutaties. Zij moeten op de hoogten zijn van de hoeveelheid client er zijn en bezettingen van separeer, ook uit het oogpunt veiligheid en verantwoordelijkheid. Als stagiaire voel ik mij ondersteund in mijn opleiding en in mijn aanwezigheid binnen het team. Ik heb mij veilig gevoeld wanneer een cliënte verbaal dreigend naar mij was, en een collega dit in goede banen leidde. Dit zijn voor mij leerzame momenten en ik weet mij hierdoor ook gesteund. Wanneer ik zelf feedback op bepaalde situaties vraag wordt dit ook op een goede manier gegeven. Wat mij opvalt is dat het een hectische afdeling is. De cliëntengroep, zoals ik al eerder noemde, kan een groot beroep doen op de begeleiders en hiermee gaat er tijd en aandacht voor elkaar verloren. De indeling van het kantoor en hoe het gebruikt wordt leent zich niet goed voor overleg. Er staat in een grote kring met tafels en stoelen, waardoor er veel afstand van elkaar is, of wel wanneer je naast je elkaar zit met een klein clubje, heb je niet echt goed oog in oog contact met elkaar. Hier wordt wel een oplossing in gevonden, door bijvoorbeeld zelf een kringetje te vormen naast de tafels, maar ook dit vind ik niet echt optimaal. Het andere nadeel, vind ik, is dat er veel in en uit gelopen wordt en eventueel
Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
heeft team 2 ook hun overdracht op hetzelfde moment in de dezelfde ruimte. De overdracht wordt vaak meerdere keren gedaan naar en door verschillende mensen. Er kunnen tijdens deze overdracht momenten allerlei mensen in het kantoor aanwezig zijn die niets met deze overdracht te maken hebben, en een storende factor kunnen zijn. En zelfs voor de privacy van de cliënten daar op dat moment niet horen. Als advies: Neem meer tijd en een rustige omgeving voor de overdrachtsmomenten. Mogelijkheden zijn dat je afspreekt dat er iemand bij de cliëntengroep blijft en telefoon beantwoord en de anderen de overdracht doen. Spreek met het andere team af wie wanneer de overdracht doet, zodat je niet op het zelfde moment in het hetzelfde kantoor de overdracht doet. Met andere disciplines afspraken maken dat ze niet aanwezig zijn op het kantoor wanneer het team overdrachtsmoment heeft. Zo heb je meer aandacht voor elkaar. Daarnaast valt mij op dat er weinig ruimte is voor pauze te nemen met elkaar, terwijl je juist in een pauze elkaar op een informele wijze leert kennen en elkaar als collega's beter leert kennen. Je weet dan eerder of het wel of niet goed gaat met iemand. Als advies zou ik geven, neem daar meer ruimte voor, zoek met elkaar een andere ruimte voor te pauzeren, ga eens met elkaar naar het restaurant op het terrein. Ook hier zie ik hoe moeilijk het is om een team bij elkaar te krijgen voor een intercollegiale ondersteuning zoals een werkoverleg. Men heeft er blijkbaar weinig behoeften aan of wel het leeft niet zo onder verpleegkundigen. Men vind vaak de zorg voor cliënten belangrijker dan de zorg voor elkaar. Vaak heeft men niet de behoefte om op een vrije dag voor een werkoverleg terug te moeten komen, wat vaak ook pas in de middag wordt gehouden. Mijn advies: • Motiveer elkaar om aanwezig te zijn bij overlegvormen zoals samenwerkingsbespreking of werkoverleg. • Probeer dit te doen door bijvoorbeeld met thema's te werken en/of ergens buiten de afdeling te houden. • Spreek af dat wanneer men echt niet terug kan komen, toch van te voren iets indienen omtrent zaken waarvan men vindt dat het beter kan, of omtrent het thema wat je wilt bespreken. Laat dit doen bij degene die het werkoverleg voorzit. • Organisatorisch, zorg dat op een dag van een werkoverleg de teamleden zoveel mogelijk ingepland staan om die dag te werken. Eventueel inzetten op een andere unit, zodat men meer in de gelegenheid is om een werkoverleg te houden. Wanneer dit periodiek gebeurd (4 keer per jaar) dan heeft het meer inhoud. • Zorg dat het voor mensen laagdrempelig is om terug te komen, bijvoorbeeld de uren die men er aan moet besteden op een vrije dag, plan meteen de uren terug vrij in, liefst nog in dezelfde week. Randvoorwaarden. Randvoorwaarden waarvan ik vind dat deze door het management van de afdeling/instelling gecreëerd moeten worden om op de werkvloer adequaat intercollegiale steun te kunnen bieden zijn: • • • •
•
Er zijn binnen de instelling/afdeling duidelijke afspraken met betrekking tot intercollegiale opvang ( bij calamiteiten). Alle medewerkers van de instelling/afdeling worden tijdig op de hoogte gebracht van het aanbod van (nieuwe vormen) van intercollegiale ondersteuning. Bij het inwerken van nieuwe medewerkers/leerlingen komt de vorm en inhoud van intercollegiale ondersteuning binnen de instelling/afdeling aan bod. Alle medewerkers van de instelling/afdeling worden in de gelegenheid gesteld om gebruik te maken van het aanbod collegiale ondersteuning, de tijd die men ervoor moet terug komen wordt vergoed door de werkgever. De communicatie binnen een afdeling kent een open karakter, medewerkers worden op de hoogte gebracht van wat er speelt op een afdeling.
Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
• • • • • •
• • • • •
Er moet een veilige sfeer gecreëerd worden binnen de instelling/afdeling waar men zich veilig genoeg voelt om zijn verhaal te doen. Wanneer een medewerker binnen de instelling/afdeling een klacht meldt of met iets komt waar men ondersteuning bij nodig heeft, wordt de medewerker serieus genomen. Per afdeling is er een persoon aangewezen die de kwaliteit rondom intercollegiale ondersteuning bewaakt. Het belang van intercollegiale ondersteuning wordt binnen de instelling/afdeling minimaal een keer per jaar onder de aandacht van de medewerkers gebracht. Binnen de instelling/afdeling worden de medewerkers periodiek geschoold in het geven van intercollegiale ondersteuning. Periodiek wordt nagegaan of het aanbod aan intercollegiale ondersteuning binnen de instelling/ afdeling voldoet aan de wensen en behoeften van de medewerkers en zo nodig hieraan aangepast. De personeelsbezetting van een afdeling wordt altijd afgestemd op de (verwachte) werkdruk. Wanneer een medewerker om wat voor reden dan ook niet in staat is om te werken wordt binnen de afdeling voor vervanging gezorgd. Binnen de instelling/afdeling worden medewerkers in de gelegenheid gesteld onderling gebruik te maken van elkaars kwaliteiten, door advies en ondersteuning te vragen aan elkaar etc. Er vindt binnen de instelling/afdeling periodiek evaluatie plaats van het aanbod en gebruik van intercollegiale ondersteuning. Faciliteiten: intercollegiale ondersteuning moet ongestoord plaats kunnen vinden in een ruimte die overzichtelijk, opgeruimd en goed geventileerd is.
Bronnen. Persoonlijke kwaliteit, Y.h Gramsbergen-Hoogland, M.A.J. Deveer, M.G. Leezenberg. Uitgeverij;Wolters- Noordhoff,2005 ISBN 90 01 34686 3 GGZ WNB (intranet, afdelingmappen, communicatiemap enz). Koppen bij elkaar! Handleiding voor intercollegiaal overleg in de verzorging, Sting, maart 2008
Astrid Groeneveld-Oosterwaal, HBO-V Major R3 GGZ3, stageplaats Ligne 3 GGZ WNB
