Lean management in een paar minuten
Introductie Lean De term Lean staat voor slimmer, sneller en slanker alles met de helft doen: slimmer werken, niet harder! Lean is een managementfilosofie en een bedrijfsstrategie Focus ligt op: Het creëren van een cultuur van continue verbeteren door te kijken naar: overbelasting van mensen, gereedschap of systemen doordat de vraag de capaciteit overschrijdt (muri) variatie/afwijking in de dienstverlening minimaliseren (mura) verspillingen (niet waarde toevoegende zaken) (muda) Het creëren van flow Het maximaliseren van het probleemoplossende vermogen van de organisatie Het ontwikkelen van mensen Lean
2
1
Lean: filosofie, verbeterstappen en tools
Lean filosofie
Wat is Lean?
Hoe start je?
Lean Verbeter stappen
5 stappen van Womack en Jones (incl verspillingen)
Lean tools
De hulpmiddelen
4p model: 14 management principes van Toyota
Een gereedschapskist aan praktische instrumenten Gebaseerd op Arlbjørn et al (2008)
Lean
3
Het 4P model: Toyota’s 14 principes
Philosofie 1. Baseer beslissingen op een lange termijn filosofie, zelfs als het ten koste gaat van korte termijn financiële doelstellingen.
Problemen oplossen Partners & medewerkers
Proces
Bron: The Toyota way
Philosofie
Lean
4
2
Toyota’s 14 principes Proces 2. Creëer ‘flow’ in het proces, zodat je eerder knelpunten ziet (‘doe het werk van vandaag vandaag’). 3. Werk met pull systemen, om overproductie te voorkomen. 4. Zorg voor een gelijkmatig werkritme (heijunka: werk als een schildpad, niet als een haas). 5. Ontwikkel een cultuur om problemen direct structureel op te lossen (stop met werken als er een kwaliteitsprobleem is). 6. Gestandaardiseerde taken zijn de basis voor continu verbeteren door iedere medewerker. 7. Gebruik visuele controle zodat problemen en afwijkingen direct zichtbaar zijn. 8. Gebruik alleen betrouwbare, uitvoerig geteste technologie ter ondersteuning van mensen en processen. NB: Positie van veel “Lean organisaties” Bron: The Toyota Way Lean
5
Toyota’s 14 principes
Partners & medewerkers 9. Ontwikkel leiders die diepgaand het werk begrijpen, de filosofie leven en het anderen leren en inspireren. 10. Respecteer en ontwikkel mensen en teams die de filosofie van de organisatie volgen, die voldoening uit hun werk halen, en daag ze uit. 11. Respecteer je ketenpartners door hen uit te dagen en te helpen. Bron: The Toyota Way
Lean
6
3
Toyota’s 14 principes
Problemen oplossen 12. Ga naar de bron (ga kijken daar waar het gebeurt) om de situatie diepgaand te begrijpen (genchi genbutsu). 13. Neem beslissingen langzaam, na zorgvuldige overweging van alle opties en gezichtspunten; voer besluiten snel uit. 14. Word een lerende organisatie door reflectie (hansei) en continu gestaag verbeteren (Kaizen). Bron: The Toyota Way
“Toyota is as much a state of mind as it is a car company”
Lean
7
De 5 Lean stappen Vijf stappen om slimmer, slanker en sneller te werken (de procesmatige insteek): 1. In beeld krijgen wat de klant (intern en extern) werkelijk wil (gevraagd en ongevraagd). 2. Gedetailleerd inzicht krijgen in het proces. 3. Processen stroomlijnen (flow creëren). 4. Verschuiven van ‘push’ naar ‘pull’. 5. Verspilling blijven signaleren en aanpakken.
Stap 1 t/m 4 is ook wel “Lean doen” Stap 5 is “Lean zijn” Lean
8
4
Het uitbannen van verspillingen (geen waarde toevoegende activiteiten) 7 (+1) Verspillingen Transportation Inventory Motion Waiting Over Producing Over Processing Defect (Talent)
Transport Voorraden/opslag Bewegingen en verplaatsingen Wachttijd Overproductie Gebrekkige procesinrichting Fouten en herbewerkingen Juiste persoon op de juiste plek, benutten van creativiteit van mensen
Verspilling op drie verschillende gebieden: Mens (overprocessing, bewegen, wachten, talent) Kwantiteit (onnodige voorraden, overtollig transport, overproductie) Kwaliteit (herstelwerkzaamheden) Lean
9
8 verspillingen 1. Transportation (transport) Onnodige of ineffectieve doorgave, verplaatsing of toezending van materialen of informatie (communicatie)
2. Inventory (voorraden) Informatie of materialen die onnodig wachten (bijv. in een inbox)
Lean
10
5
8 verspillingen 3. Motion (beweging) Onnodige bewegingen van mensen (lopen, zoeken, etc.) 4. Waiting (wachttijd) Mensen die wachten op materialen of informatie 5. Over producing (overproductie) Meer maken dan nodig is, of sneller maken dan nodig is, vooruit werken.
Lean
11
8 verspillingen 6. Overprocessing (gebrekkige procesinrichting) Overbodige werkzaamheden. Processtappen die geen waarde toevoegen (bijv. dezelfde gegevens op verschillende plekken opslaan, autoriseren, controleren) 7. Defects (fouten, herbewerkingen) Herstelwerkzaamheden. Werk dat gedaan moet worden om fouten in de vorige processtappen te herstellen. 8. Talent Onbenut laten van verbeterideeën van medewerkers. Competenties medewerkers niet benutten. Medewerkers zijn overgeklassificeerd voor het werk dat ze doen. Lean
12
6
Wat als we geen tijd nemen om te verbeteren?
Lean
13
Lean gereedschapskist Value Stream Map Opleiden Betrekken medewerkers/Interviews Continu verbeteren (Kaizen) Kano model Stakeholderanalyse Dataverzamelsheet Standaard werkbeschrijvingen Statistische technieken o Pareto analyse o Histogram o Control chart Ishikawa diagram Visueel management Verander management FMEA
Lean
Flow creëren o Werklast verdelen o Capaciteitsanalyse o Takt tijd / cycle tijd 5S 7 +1 Verspillingen Pull/ kanban systeem 5x waarom Brainstormen Benchmarking Poka-Yoke Beslissingsmatrix 1-meting analyse Procesbeheersingsplan Prestatiebord Verbeterbord
14
7
