WHAT IS LEAN MANAGEMENT?

WHAT IS LEAN MANAGEMENT ?

Lean thinking is lean, because it provides a way to do more and more with less and less

Less human resources, less equipment, less time, less space

More efficient, more product, more outcome, more profit

Mengapa Perlu di Farmasi ? Patient safety

40% Kapital RS

Alur pelayanan panjang

Multi Pelayanan

Padat Karya

Dimana Saja Perlu Dilakukan ? Perencanaan

Dispensing

Pendistribusi an

Pengadaan

Penyimpanan

METODE KAIZEN  Upaya perbaikan yang berfokus pada proses yang spesifik, untuk menghasilkan perubahan dengan cepat dan berdampak positif  Tujuan : mencari solusi masalah, menghindari terjadinya komplain berulang, mencapai indikator kinerja, membuat era kerja lebih nyaman

Tahapan KAIZEN Identifikasi Pemborosan Cari ide untuk mengurangi pemborosan

Lakukan study Dokumentasikan dengan membandingkan before dan after

8 Pemborosan = Downtime  D = Defek

 O = Over produksi  W = waiting  N = Non utilized talent  T = Transport  I = Inventory  M = Motion  E = Extra processing

Defek  Mengulang pekerjaan karena kesalahan  Salah membuat etiket, salah mengambil obat, salah menghitung dosis, salah memasukkan kotak obat pasien

 Salah pembuatan billing, salah pembuatan PO, salah pengisian formulir

Over Produksi  Pemberian obat duplikasi, pemberian obat berlebih  Membuat stok produksi obat racikan berlebih  expired  Menyediakan barang di outlet farmasi berlebih  over stock  Mencetak formulir terlalu banyak  tidak terpakai  Membuat copy surat terlalu banyak

Waiting  Waktu yang seharusnya tidak diperlukan tetapi ada pada saat pelayanan  Resep tidak langsung diantar  Resep ditumpuk  tidak langsung dikerjakan  Entry data tidak just in time  Pengantar barang menunda waktu pengiriman

Non Utilized Talent  Penempatan pegawai tidak sesuai kompetensi  Asisten apoteker melakukan pekerjaan administrasi  Pramu husada melakukan peracikan obat  risiko terjadi kesalahan  Apoteker melakukan administrasi surat menyurat

Transport  Pergerakan orang/barang/dokumen  Pasien harus bergerak ke beberapa lokasi untuk melakukan 1 jenis tindakan  Untuk mendapat obat di RJ pasien setelah mendapat R/  Apotik  Kasir Apotik

Inventori  Over stock barang digudang  Over stcok barang diruang perawatan  Over stock barang di poli tindakan

 Over stock barang di depo-depo ruangan

Motion  Pergerakan staf dari satu meja ke meja lain  Posisi kerja tidak ergonomik  Berdiri sepanjang hari

 Pergerakan pegawai :  Menerima R/  jalan ke komputer membuat billing  jalan untuk mengambil obat  jalan untuk melakukan pengemasan  jalan untuk penyerahan obat

Extra Processing  Memberikan proses yang tidak perlu  mencatat berulang ulang  Melakukan konfirmasi yang tidak dibutuhkan  Rapat terlalu lama

Karakteristik Kegiatan

Biaya rendah

Mengutamakan kreativitas

Dapat diukur

Menghilangkan salah satu pemborosan

Mempunyai tujuan yg jelas

Tahapan Kegiatan  Identifikasi tema :     

Pemborosan yang terjadi Masalah yang dihadapi Banyak memakan biaya  pemborosan Menimbulkan dampak yang besar pada keuangan Berdampak besar pada patient safety

High Cost

High Volume

High Risk

Tahapan Kegiatan  Melakukan pemetaan kondisi saat ini :    

Proses yang berlaku saat ini Waktu Kepuasan stakeholder Pencapaian target

Tahapan Kegiatan  Melakukan Analisis :    

Cari akar masalah dengan 5 Why Analisis data pengukuran secara kualitatif Analisis data pengukuran secara kuantitatif Tentukan target yang akan dicapai

Tahapan Kegiatan  Mengumpulkan ide untuk solusi :  Libatkan semua yang terkait dengan proses  Utamakan mencari solusi yang tidak memerlukan tambahan sumber daya (manusia, Uang, alat canggih)

 Pilih Solusi yang akan diimplementasikan :  Pilih salah satu alternatif yang paling MUDAH, MURAH, dan BERDAMPAK BESAR

 Implementasi uji coba :  Lakukan pengukuran proses, waktu dan kepuasan stake holder

Tahapan Kegiatan  Evaluasi :  Analisis data selama uji coba  Bandingkan dengan data sebelumnya  Apakah sudah tercapai sesuai target

 Stabilisasi dan Standardisasi  Lakukan pengumuman pada semua staf akan keberhasilan program perbaikan

Contoh Kegiatan Lean Management Farmasi  Menurunkan waktu tunggu dan kesalahan penyiapan obat di Farmasi Rawat Jalan  Menurunkan biaya biaya bahan medis habis pakai di poli perawatan luka

 Menurunkan waktu tunggu pelayanan kemoterapi  Menurunkan angka kekosongan persediaan obat

5 S Sebagai Tools Lean Management

5 S Sebagai Tools Lean Management  Pabrik yang menerapkan program 5S akan terlihat bersih dan teratur.  Mereka berpikir keadaan yang berantakan akan menyembunyikan masalah.

 Program 5S dipandang sebagai usaha untuk memunculkan masalah yang selama ini tersembunyi dari para pemecah masalah (problem solver).

 Popularitas 5S ini tak lepas dari kesuksesan industri Jepang yang selama ini memusatkan perhatiannya terhadap pengurangan segala pemborosan (waste).  5S adalah landasan untuk membentuk perilaku manusia agar memiliki kebiasaan (habit) mengurangi pemborosan di tempat kerjanya.  Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk mengadakan pemilahan (seiri), penataan (seiton), pembersihan (seiso), penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu), dan penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik (shitsuke).

Seiri = Sortir = Ringkas  Seiri merupakan langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang berguna dan tidak berguna:  Barang berguna => Disimpan  Barang tidak berguna => Dibuang

 Dalam langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-barang yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan dengan barang-barang yang masih berguna.  Barang-barang dengan label merah kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat kerja tersebut.

Seiton = Susun = Rapi  Seiton adalah langkah kedua setelah pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agara mudah dicari, dan aman, serta diberi indikasi.  Dalam langkah kedua ini dikenal istilah Signboard Strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapih dan teratur kemudian diberikan indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan barang tersebut mudah dan cepat diakses.

 Signboard strategy mengurangi pemborosan dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.

Seiso = Sapu = Resik  Seiso adalah langkah ketiga setelah penataan, yaitu: pembersihan barang yang telah ditata dengan rapih agar tidak kotor, program preventive maintenance (PM) untuk instrumen.  Sebisa mungkin tempat kerja dibuat bersih dan bersinar seperti ruang pameran agar lingkungan kerja sehat dan nyaman sehingga mencegah motivasi kerja yang turun akibat tempat kerja yang kotor dan berantakan.

Seiketsu = Standardisasi = Rawat  Seiketsu adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan lingkungan kerja yang sudah rapi dan bersih menjadi suatu standar kerja.  Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus distandarisasi.  Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke seluruh anggota organisasi, dan diperiksa secara teratur dan berkala.

Shitsuke = Swa Disiplin = Rajin  Shitsuke adalah langkah terakhir, yaitu penyadaran diri akan etika kerja:    

Disiplin terhadap standar Saling menghormati Malu melakukan pelanggaran Senang melakukan perbaikan

Kunci Sukses Menerapkan 5S  Menjadikan kebiasaan (habit) bukan paksaan sehingga inisiatif perbaikan akan muncul dengan sendirinya.  Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level atas sampai level bawah.  Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.  Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar program kebersihan maupun housekeeping management.  Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.  Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara efektif.  Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise audit) untuk menilai performance.