Lean: Kort-cyclisch verbeteren Geen dieet maar life-style
IHC de Zorgmakelaar Chantal Aarts & Lissy Hurkmans
18-6-2015
Programma • Van individueel naar collectief leren • Waar gaan we het niet over hebben deze workshop • Lean de basis voor kort cyclisch verbeteren • KAIZEN en continu verbeteren • Proces in kaart: oefening • Hoe kun je lean in je organisatie borgen • Enkele modellen en instrumenten • Wat neemt u mee van deze workshop? 18-6-2015
Leerproces ANNA
Onbewust/ Onbekend
Onbekwaam
18-6-2015
Bewust/ Bekend
Onbekwaam
Bewust/ Bekend
Bekwaam
Onbewust/ Onbekend
Bekwaam
Wat is Lean six sigma? • Is een verbetermethode die data inzet om problemen in processen op te sporen, bloot te leggen en te elimineren. • De basis van lean six sigma: • • • •
18-6-2015
Stel uw klanten tevreden met snelheid en kwaliteit Verbeter uw processen Werk samen voor een maximale opbrengst Baseer beslissingen op data en feiten
Wat is lean? • Bij Lean staat de klant centraal en voegt men waarde toe. • Lean gaat over continu verbeteren en dús over innovatie. • Lean denken ís innovatief denken ten gunste van de klant en gaat dus automatisch over de lange termijn. • Lean is een leerproces en werkt aan cultuurvervanging. • Lean betekent van origine: ‘hetzelfde doen met de helft minder’. 18-6-2015
Drie voorwaarden voor borging Leiderschap
Proces
18-6-2015
Cultuur
Hoe lossen we problemen op • Problemen najagen: brandjes blussen of symptoom bestrijding, eenmalig en korte termijn denken, keert terug. • Projectmatig problemen aanpakken: eenmalige verbeterslag uitgevoerd door experts, betrokkenheid medewerkers beperkt. • Continu verbeteren: ‘elke dag iets beter’, direct signalen oplossen, het is van de werkvloer. 18-6-2015
5 pijlers van lean denken 1. Waarde:
Wie is de klant en Wat wil deze?
2. Proces:
waardestroom en de 8 vormen van verspilling.
3. Flow creëren: de balans in werkdruk en werktijd. 4. Pull:
signaal, wanneer moet er iets gedaan worden in proces.
5. Streven naar : de PDCA cyclus, continu perfectie verbeteren/leren. 18-6-2015
Kern van LEAN als methode • Focus:
• Klant staat centraal • Processen in beeld • Elimineren van verspilling • Samen met medewerkers • Kleine stappen
• Procesgedreven: wegnemen van verspilling en niet waarde toevoegde aspecten
• Gestructureerd: vaste structuur en logische stappen 18-6-2015
Kern van lean-thinking • De visie moet op alle niveaus gedragen worden • Leren denken in systemen (Deming: fouten 85% proces/15% medewerker) • Heb oog voor de kleine facetten • Onderzoek altijd de achterliggende oorzaak en neem die weg • Van “brandjes blussen” naar een “structurele aanpak” • Treed buiten je eigen denkkaders 18-6-2015
Treed buiten je eigen denkkaders
18-6-2015
KAIZEN • “Grote veranderingen komen tot stand door kleine stapjes te nemen in de richting van je doel.” • Techniek is eenvoudig: • • • • • •
18-6-2015
Stel eenvoudige vragen Denk eenvoudige gedachten Voer simpele acties uit Los kleine problemen op Geef jezelf kleine beloningen Herken kleine momenten
Word een lean – coach • ‘Een reis van duizend kilometer moet met de eerste stap beginnen’- Lau –Tse / Kaizen. • Betrek elke medewerker (iedereen op elk niveau) bij het verbeterproces. • Help/stimuleer medewerkers na te denken over wat ze anders kunnen doen, wat overbodig is en van geen belang voor de klant. • Stem verbeteractiviteiten op elkaar af. • Vragen zijn gericht op exploratie (knelpunt), verder verkennen (oorzaken), interpreteren (betekenis voor proces) en concretiseren van verbeteringen. 18-6-2015
Waardestroom in kaart brengen Stapsgewijs:
Stroomschema :
Preoperatief proces
Preoperatief proces
• • • • • • • •
Verwijzing huisarts Inplannen poli afspraak Screening Anamnese Onderzoek Behandelplan Anesthesiologisch onderzoek Planning operatie
18-6-2015
Verwijzing huisarts
Inplannen poli afspraak
Screening
8 vormen van verspilling • T • I • M
• W • O • O • D • S
18-6-2015
: Transport; materiaal, informatie, dossiers, briefjes : Inventaris; voorraad, beschadigingen, te hoog hangende monitoren, onvoldoende naaldenbekers : Motie; bewegen, lopen, onnodig zoeken, crashkars op de looproute : Wachten; op spullen, antwoord, goedkeuring : Overproductie; meer doen dan (uit)gevraagd, (dubbele)registratie : Over processing; dubbele handelingen, dubbele medicatiecheck, slechte communicatie, geen duidelijk aanspreekpunt : Defecten; correcties, fouten herstellen : Skills; vaardigheden, talenten
5 S-Model • Sorteren • Schikken • Schoonmaken • Standaardiseren
• Systematiseren
+ S van Safety/Security & Satisfaction
18-6-2015
:noodzakelijk vs overbodig :inrichting werkplek voor iedereen herkenbaar :(correctief) reinigen muren, kasten, opbergsystemen en (preventief) voorkomen verontreiniging :geeft duurzaamheid aan eerste 3 pijlers (visuals) :iedereen kent het wie, wat, waarom en hoe van de werkplek (controlelijsten, doelstellingen) :veiligheid en bevrediging
Vijf instrumenten om te sturen op verbetering 1. 2. 3.
4. 5.
De waardestroom analyse: breng de werkprocessen in kaart in een multidisciplinair team bijvoorbeeld met behulp van de Brown-paper De kritische prestatie indicatoren: Hoe vaak is/wordt…? Meet regelmatig en bespreek de resultaten, maakt knelpunten zichtbaar. De stand-ups: dagelijkse staande sessie van 15 minuten met behulp van verbeterbord. Hoe was je dag? Waar lagen knelpunten en hoe deze aan te pakken. Het verbeterteam: Groepje wat gedurende bepaalde periode werkt aan verbeteringen die te groot zijn voor 1 persoon. De standaarden: Na in kaart brengen proces en verbeteringen aangebracht te hebben, proces standaardiseren.
18-6-2015
Borging op de werkvloer • Laat instrumenten op de werkvloer tot leven komen. • Rust Reinheid Regelmaat: structuur en orde op de werkvloer met behulp van het 5 S-model • Visueel management: het zichtbaar maken van dat wat er nu toe doet voor een team. bijvoorbeeld: werkvoorraden, team prestatie indicatoren en verbeterinitiatieven • Dagstarts/weekstarts: van elkaar leren, zelfstandig knelpunten herkennen en elkaar aanspreken op verantwoordelijkheid • Standaardisatie. 18-6-2015
Werken met verbeterbord
18-6-2015
Brown paper
18-6-2015
Weekstart met visuals
18-6-2015
Werkvoorraad medicatie
18-6-2015
