Lean in de sociale economie: een analyse

Lean in de sociale economie: een analyse

Context

 Dit rapport is het resultaat van een recente bevraging rond het thema lean binnen de sociale economie in Vlaanderen. Het kadert in een ruimer initiatief van In|C en Deloitte om zowel de kennis rond lean te verbreden bij organisaties binnen de sociale economie alsook kennisdeling mogelijk te maken tussen de meer bedreven organisaties in lean in de sociale economie.  Aan deze bevraging namen 91 bedrijven deel uit de sociale economie.

Deelnemers

Type organisatie

Grootte van de organisatie (in VTE)

9% 14% 22%

44%

33%

55% 23%

Sociale werkplaats Lokale diensteneconomie

Type activiteiten

Beschutte werkplaats Andere:

< 50 VTE

50 - 100 VTE

> 100 VTE

Type activiteiten van de organisaties 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

1

Ongeveer de helft van de sociale economiebedrijven nemen lean actief op in hun dagelijks beleid.

Nee, dit is niet gekend

42%

47%

Ja, en wordt actief toegepast in de organisatie

91%

Er is recent gewerkt rond lean binnen de organisatie

11%

9%

Geen recente lean initiatieven (>2jaar)

Ja, maar lijkt ons niet toepasbaar in onze type organisatie

2

Meeste lean initiatieven gaan over lean op de werkvloer (5S & visualisatie). Hierbij merken we een sterke betrokkenheid van de omkadering, de doelgroep wordt hierbij nog niet systematisch betrokken. Thema’s waarrond werd gewerkt

47%

Nee, dit is niet gekend

42%

47%

Ja, en wordt actief toegepast in de organisatie

Betrokkenen binnen de organisatie

Product en materiaalstromen

26%

Procesoptimalisatie

9%

Leveranciersbeheer

19%

Machine & materiaalbeheer

53%

Lean in de organisatie

14%

Kwaliteitsverantwoordelijke

44%

Doelgroep medewerkers

81%

Instructeurs / begeleiders

30%

Administratieve bedienden

60%

Productieverantwoordelijke

56%

Algemene directie

11%

Ja, maar lijkt ons niet toepasbaar in onze type organisatie

72%

5S en visualisatie

16%

Planning

19%

Kwaliteit

3

De bevraging omvatte 8 verschillende aspecten van Lean:

Kwaliteit

Planning

5S & Visualisatie (lean op werkvloer)

Machine &materiaalbeheer

Leveranciersbeheer

Administratieve en ondersteunende procesoptimalisatie

Lean in de organisatie (betrokkenheid medewerkers)

Product &materiaalstromen

4

Ondanks het feit dat 47% van de organisaties actief bezig is met lean in de organisatie is de inschatting van hun eigen maturiteit op al deze domeinen eerder bescheiden.

Gemiddelde maturiteit vandaag

Gemiddeld ambitiniveau

5,00 4,00 3,00 2,00 1,00

Het grote verschil in huidige maturiteit en ambitieniveaus toont aan dat er binnen de sociale economie nog heel wat werk verricht kan worden rond lean.

5

Zijn de huidige kennis en noden voor alle type

organisaties in de sociale economie identiek of hebben ze elk hun specifieke uitdagingen ?

© 2013 Deloitte

We stellen vast dat er bij de verschillende type organisaties toch dezelfde gebreken in maturiteit worden aangegeven als het aankomt op lean. Zo zijn “Lean in de organisatie” en “5S & visualisatietechnieken” zijn duidelijke werkpunten. Beschutte werkplaats

Sociale werkplaats

Lokale diensteneconomie

Andere:

Kwaliteit

3,2

3,1

3,2

2,9


1,9

2,3

1,9

2,6

Product en materiaalstromen

2,8

2,6

2,4

2,3


3,1

3,0

2,6

2,8

5S & visualisatietechnieken

2,5

2,4

2,7

2,1

Leveranciersbeheer

3,1

3,3

3,0

2,6

Planning

3,2

3,1

3,1

3,0

Machine en materiaalbeheer

2,9

3,0

2,9

3,0

7

Als we deze ingeschatte maturiteit zetten naast het ambitieniveau dat deze organisaties vooropstellen, dan zien we de grootste verschillen bij “5S & visualisatietechnieken”. Dit geeft aan dat dit een prioritair werkpunt is voor de sector. Beschutte werkplaats

Sociale werkplaats

5,0

5,0

4,0

4,0

3,0

3,0

2,0

2,0

1,0

1,0

Huidige score

Ambitieniveau

Huidige score

Andere:

Lokale diensteneconomie 5,0

5,0

4,0

4,0

3,0

3,0

2,0

2,0

1,0

1,0

Huidige score

Ambitieniveau

Ambitieniveau

Huidige score

Ambitieniveau 8

Een detail analyse per lean categorie:

© 2013 Deloitte

8 verschillende aspecten van Lean

Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer



Product & materiaalstromen

10

Met ambitieniveaus die beduidend hoger liggen dan huidige maturiteit geeft de sector aan dat kwaliteit een duidelijk werkpunt is voor de sector. Resultaten De kwaliteit van het geleverde werk stemt overeen met de verwachtingen van de klant 5 4 3 2 Feedback van klanten worden systematisch opgenomen en verwerkt binnen de organisatie

1

Er heerst een cultuur van kwaliteit bij iedereen

In ons werk wordt er zowel door begeleiders als medewerkers systematische controle uitgevoerd op kwaliteit van geleverde werk

Hoe scoren we vandaag ?

Conclusies

Welk niveau willen we in toekomst bereiken ?

 Organisaties in de sociale economie kennen de verwachtingen van hun klanten inzake kwaliteit.  Toch liggen de ambitieniveaus een stuk hoger dan de huidige maturiteit.  Systematische controle van het geleverde werk en feedback van klanten capteren worden gezien als de belangrijkste werkpunten.

11

Lopende kwaliteitsinitiatieven in de sociale economie

Jaarlijks kwaliteitsplan op basis van EFQM model

Continue zelfcontrole & buddysysteem Identificatie & beheersing van sleutelprocessen

Vereenvoudiging van processen Identificatie & registratie van indicatoren

SMART doelstellingen & PDCA opvolging

Periodieke tevredenheidsenquêtes

12

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. kwaliteit voor een volgende projectfase:

Borging van kwaliteit

Participatie van de doelgroep verhogen

Hoe een systeem van kwaliteit opzetten binnen een organisatie met zeer diverse producten en diensten ?

Meetsystemen en meetbare indicatoren

Theoretisch ISO kader omzetten in de praktijk

PDCA

Definiëren kwaliteit en kwaliteitsniveaus

Efficiënte kwaliteitsprocedures

Hoe Klantenbevraging en organiseren ? 13


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




14

Vandaag de dag worden er op een goede manier planningen opgesteld en worden deze binnen de organisatie gebruikt door alle werknemers. Resultaten We hebben een goede manier van planningen maken 5 4 3 2 1

De werkplanning is duidelijk, wordt toegepast en wordt begrepen door de medewerkers.


Conclusies

Monitoren hebben een zicht op de gemiddelde tijd die een taak vraagt van iedere medewerker


 Organisaties in de sociale economie hebben een redelijke maturiteit als het aankomt op planningen maken.  De opgestelde werkplanningen zijn een instrument dat binnen de organisatie gebruikt wordt zowel door begeleiding als door de doelgroep.  Organisaties in de sociale economie zouden op termijn nog willen verbeteren in het opstellen van planningen dit door verhoogde accuratie,… 15

Lopende initiatieven rond planning in de sociale economie

Uitvlakken van pieken en dalen door interne stockage

Planning is vast thema op wekelijkse productievergadering

Planning visualiseren en communiceren op de werkvloer

Koppelen van productieplanning aan personeelsplanning in ERP

Marges inbouwen in de planning

Betrekken van doelgroep bij opstellen van planning

Communiceren met klant over realistische levertermijnen

Rekening houden met individuele capaciteiten van werknemers bij samenstelling ploegen en opstellen planning

Verder werken van voorcalculaties

16

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. planning voor een volgende projectfase:

Evaluatie van gebruikte planningsinstrumenten Hoe planningen afstemmen op reële capaciteit?

Hoe volatiliteit zowel in vraag en aanbod opvangen in planning ?

Communicatie van planning op werkvloer Een overzicht van eenvoudige en betaalbare planningstools

Best practices

Hoe efficiënt planningen last minute bijsturen ?

Nacalculatie en hoe dit te gebruiken bij opstellen van planningen

Capaciteitsbepaling van machines en werknemers

17


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




18

Het gebruik van informatieborden en visuele hulpmiddelen om te communiceren op de werkvloer is nog niet goed ingeburgerd in de sociale economie. Dit is zeker een aandachtspunt. Resultaten

We werken altijd ordelijk en overzichtelijk. 5 4 3 2 1

Opdrachtstatus en geleverde kwaliteit worden gecommuniceerd naar onze medewerkers door middel van informatieborden en visuele hulpmiddelen


Conclusies

Onze werkplaats is altijd ordelijk en georganiseerd.


 Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op 5S en visualisatie is redelijk beperkt met een duidelijke zwakte in gebruik van informatieborden en visuele hulpmiddelen op de werkvloer.  Organisaties geven aan dat dit een belangrijk thema is waar men in de toekomst zeker verder aan wil werken.

19

Lopende initiatieven rond 5S & visualisatie in de sociale economie

Orde en netheid door de doelgroep

Vaste opruimmomenten met alle werknemers Lean / 5S verantwoordelijke per zone in de werkplaats

Implementatie van visuele informatieborden, deze worden wekelijks aangepast Visualisatie van productieopdrachten

Klantenfeedback vertalen in visuele informatie

Resultaten visualiseren

20

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. 5S en visualisatie voor een volgende projectfase:

Hoe orde en netheid verankeren in cultuur van organisatie ? Betrokkenheid van doelgroep verhogen ?

Kaizen events

Creatie van visuele hulpmiddelen

Hoe inbreuken op lean en 5S snel ontdekken en hoe hiermee omgaan ?

Geschikte dashboards om te delen met doelgroep

21


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




22

Op vlak van machine- en materiaalbeheer schatten de organisaties als redelijk gevorderd in. Toch zijn er nog een aantal duidelijke werkpunten zoals organisatie intern van machine en materiaalbeheer en visualiseren van de stockniveaus. Resultaten

Het beheer van machines, materialen en stockage is goed georganiseerd binnen de organisatie. 5 4 3 2

Rond het bestellen van materiaal en machines bestaan er goede afspraken die door iedereen gekend en nageleefd worden

Materialen en machines hebben een vaste plaats in onze werkplaats.

1

Het is goed te zien wanneer er tekorten zijn van materialen, onderdelen en grondstoffen. Hoe scoren we vandaag ?

Conclusies


 Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op machine en materiaalbeheer is behoorlijk. Geen van de aspecten van materiaal en machinebeheer scoort ondermaats.  Verdere werkpunten voor de toekomst zijn het visualiseren van stockniveaus en interne organisatie van beheer van machines en materialen.

23

Lopende initiatieven rond machine- en materiaalbeheer in de sociale economie

Preventief jaarlijks onderhoudsschema

Organisatie groepsaankopen basismaterialen Her-organisatie centraal magazijn met vaste magazijnier

Definiëren rollen en verantwoordelijkheden voor materiaalbeheer

Visualisatie stockniveaus

Aankoop en voorraadregelement

Vaste plaatsen voor machines

Optimalisatie machinebezetting + onderhoudsplan per machine

24

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. machine- en materiaalbeheer voor een volgende projectfase:

Methodieken en procedures voor machinebeheer + onderhoud Registratiesystemen om machinegebruik in kaart te brengen.

Hoe beslissen over investeringen ?

Preventief onderhoud organiseren

Efficiënt materiaalbeheer

Hoe stockageruimtes best organiseren ?

25


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




26

Op vlak van leveranciersbeheer schatten de organisaties zich als ervaren in. Er is een duidelijke communicatie met de leveranciers over kwaliteit van geleverde goederen en diensten. Resultaten

De prestaties van leveranciers (vb. tijdigheid van levering, kwaliteit van producten, etc.) worden opgevolgd. 5 4 3 2 1

Er is communicatie naar onze leveranciers over problemen met geleverde diensten of producten.


Conclusies

Onze leveranciers worden gestructureerd benaderd (vb. via vaste personen, vaste tijdstippen).


 Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op leveranciersbeheer is redelijk hoog.  Enige aandachtspunt is het verder intern structureren van de benadering van deze leveranciers.

27

Lopende initiatieven rond leveranciersbeheer in de sociale economie

Oefening om juiste balans te vinden tussen vrijheid van werken van teams & conformiteit naar de aankoopprocedures

Reorganisatie aankoop

SPOC binnen de organisatie per leverancier

Prijsvergelijkingen met andere leveranciers (steekproefsgewijs)

Jaarlijkse evaluatie van leveranciers

28

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. leveranciersbeheer voor een volgende projectfase:

Aanpak / manier om kortingen en betere voorwaarden te bekomen ?

Hoe (via ERP) een verdere integratie van leveranciers bekomen ?

Hoe leveranciers evalueren ?

Hoe systematiek in opvolging krijgen ?

29


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




30

Administratieve en ondersteunende processen zijn vandaag de dag goed georganiseerd, toch identificeren meeste organisaties dit nog als een duidelijk werkpunt, dit met name om de operationele werking te versterken. Resultaten Administratieve en ondersteunende processen zijn duidelijk en efficiënt georganiseerd. 5 4 3 2 1

Administratieve en ondersteunende processen zijn duidelijk toegewezen (rollen en verantwoordelijkheden).


Conclusies

Deze processen zijn een meerwaarde voor de operationele werking van de organisatie(prijsberekeningen voor offertes, nacalculaties, …).


 Gemiddelde maturiteit in de sociale economie als het aankomt op administratieve en ondersteunende processen is redelijk hoog. Er is geen enkel aspect dat ondermaats scoort.  Het verbeteren in alle aspecten van administratieve en ondersteunende processen wordt door de organisaties gezien als een duidelijke meerwaarde en actiepunt voor de toekomst.

31

Lopende initiatieven rond leveranciersbeheer in de sociale economie

Uitwerken takenpakketten Administratieve vereenvoudiging

Systematisch opvolgen van offertes Uittekenen / standaardiseren van processen

Informatiestromen op punt zetten – van werkplaats naar de ondersteunende diensten

Installatie programma rond prijscalculatie

32

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. leveranciersbeheer voor een volgende projectfase:

Automatisatie software

Procedures vereenvoudigen Hoe leveranciers evalueren ?

Centralisatie van administratieve en ondersteunende diensten

Vereenvoudiging

Hoe technische mensen overtuigen van het belang van administratie ?

Software voor dataverwerking – geen SAP

Nacalculatie

Doorlooptijd offertes

33


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




34

Lean is duidelijk nog niet doorgedrongen in de organisaties en op de werkvloer van de sociale economie organisaties. Dit is een duidelijk werkpunt voor de sector. Toch zijn de ambitieniveaus hierrond een stuk lager als voor de andere thema’s. Resultaten Lean werkwijzen en methodieken worden vandaag de dag toegepast in de organisatie en op de werkvloer. 5 4 3 2 1

Er zijn opleidingenmomenten rond lean voor alle medewerkers.


Conclusies

Onze medewerkers denken mee na en werken continue mee aan het verbeteren van de werking binnen de organisatie.


 Lean is nog niet doorgedrongen tot op de werkvloer van de sociale economieorganisaties. De toepassing van lean methodieken op de werkvloer is ondermaats alsook de opleidingsmomenten hierrond voor alle medewerkers.  De ambities om lean op de werkvloer te integreren en om hieraan te werken liggen ook lager als voor de andere thema’s. Lean op de werkvloer is dus niet de eerste prioriteit. 35

Lopende initiatieven rond lean in de organisatie / betrokkenheid van werknemers in de sociale economie

Werken met zeer concrete projecten voor betrokkenheid doelgroep

Procedures uitschrijven en visualiseren

Dagelijkse teammeetings Coaching & zelfsturende teams

Lean informatie & verbeterborden

Investeren in ergonomie

Opleidingsmomenten m.b.t. lean

Installatie programma rond prijscalculatie

36

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. lean in de organisatie / betrokkenheid van werknemers voor een volgende projectfase:

Geschikte lean opleidingen voor doelgroep

Hoe doelgroep stimuleren om mee te gaan in het lean verhaal ?

Hoe informatiedoorstroom naar de doelgroep verbeteren rond lean initiatieven ?

Betaalbare lean opleidingen

Visualisatie processen in kader van lean Vertaalslag van opleiding naar de praktijk

Verbeterborden

Muda walks Lean toolbox

37


Kwaliteit

Planning



Leveranciersbeheer




38

Organisaties geven aan ondermaats te scoren als het aankomt op optimalisatie van product en materiaalstromen. Niettemin zien ze hier toch een aantal duidelijke verbeterpunten voor de toekomst. Resultaten We hebben een overzicht van de gemiddelde materiaalkost per activiteit. 5 4 De stroom van producten / materialen is logisch ingebed in de huidige infrastructuur.

3

Er wordt gestreefd naar optimalisatie van product en materiaalstromen in de organisatie.

2 1 We maken regelmatig gebruik van tussenvoorraden om de continuïteit van het proces te garanderen.

Er wordt actief gewerkt aan duidelijk en kosten efficiënt stockbeheer

Er zijn regelmatig onderbrekingen in het productieproces, dit door ontbreken van een continue stroom tussen verschillende productie stappen.


Conclusies


 Huidige maturiteit in het optimaliseren van product en materiaalstromen is ondermaats bij de organisaties in de sociale economie.  Duidelijke werkpunten voor deze organisaties zijn het bepalen van materiaalkost per activiteit alsook het optimaliseren van product en materiaalstromen en verbeteren van stockbeheer. Continuïteit van processen is minder een werkpunt. 39

Lopende initiatieven rond lean product en materiaalstromen in de sociale economie

E2E processen verduidelijken

In kaart brengen van alle materiaalstromen

Controle van product en stockniveaus na elke productiestap

Nieuwe productieruimte ingericht met oog op optimalisatie van materiaalstromen

Reorganisatie magazijn en loskades

Uitgetekende vaste plaatsen voor in- en uitvoer van materialen

Automatisatie stockbeheer

Regelmatig processen herbekijken, continue verbetering

40

Aandachtspunten door de deelnemers aangegeven m.b.t. product en materiaalstromen voor een volgende projectfase:

Afval in kaart brengen en minimaliseren

Leren werken met minder stock

Value stream mapping

Systematiek / software voor materiaalkost te berekenen

Bedrijfsbezoeken – Best practices – Tips & tricks

Hoe productieflows eenvoudig uittekenen ?

Organisatie magazijn voor optimale goederenstroom van en naar magazijn

Hoe variantie in processen wegwerken ?

41

Volgende projectfase:

© 2013 Deloitte

Zowel huidige maturiteit als beoogde ambitieniveaus worden gebruikt om prioriteiten te stellen zowel voor de opleidingsmomenten als voor de lerend netwerksessies. Huidige maturiteit

4 Ondanks de hoge maturiteit rond deze thema’s is er hier toch nog steeds een duidelijke vraag naar verdere ontwikkeling en kennisdeling in de sector.

Huidig niveau van maturiteit wordt gezien als voldoende. Rond deze thema’s zullen beste praktijken en ervaringen in kaart gebracht worden. Deze zullen aan bod komen tijdens de lerend netwerksessies.

Deze thema’s zullen uitvoerig opgenomen worden in het lerend netwerk en de sessies rond kennisdeling.

Geen prioritair werkpunt voor de sociale economie.

Duidelijke nood aan opleiding rond deze thema’s.

Gezien we rond alle aspecten toch een basisnotie willen meegeven, zullen deze thema’s kort behandeld worden in de opleidingsmomenten.

Deze thema’s zullen prioritair zijn en uitvoering aan bod komen tijdens de opleidingsmomenten en lerend netwerksessies.

3

2 3

4

Ambitieniveau

5

Op basis van de antwoorden zullen volgende thema’s prioritair aan bod komen in de opleidingsmomenten en de lerend netwerksessies. Huidige maturiteit

4

Lerend netwerk

Leveranciersbeheer

3

Planning

Opleiding Machine & materiaalbeheer

Kwaliteit

Administratieve & ondersteunende procesoptimalisatie

Product & materiaalstromen 5S & visualisatie


2 3

4

Ambitieniveau

5

Lean in de sociale economie: een analyse

Recommend Documents