Lastenboek voor de databank van het Brussels cultuuraanbod

Lastenboek database NL v07 11 01 28.pdf

Lastenboek voor de databank van het Brussels cultuuraanbod

Page 1 sur 18


INHOUDSTAFEL 1. Inleiding ........................................................................................................................................... 4 2. De essentiële kenmerken van de database........................................................................................ 5 3. De input ............................................................................................................................................ 6 3.1. De inhoud .................................................................................................................................. 6 3.1.1. Objectieve informatie ......................................................................................................... 6 3.1.2. Semi-objectieve informatie ................................................................................................ 6 3.2. De structuur van de inhoud in het invoerformulier ................................................................... 7 3.2.1. Structuur van de in te voeren gegevens.............................................................................. 7 3.2.2. De invoermethode .............................................................................................................. 8 3.3. De validatie................................................................................................................................ 9 3.4. Het probleem van de dubbels .................................................................................................... 9 3.5. Het probleem van de categorisatie van de activiteiten ............................................................ 10 3.6. De problematiek van de hiërarchie van activiteiten ................................................................ 10 3.7. De problematiek van permanente activiteiten (meer specifiek, de musea) ............................. 10 4. De outputs ...................................................................................................................................... 10 4.1. Inhoudelijke aspecten .............................................................................................................. 11 4.2. Financiële aspecten.................................................................................................................. 11 5. De gegevensverwerking door de databasebeheerders .................................................................... 11 5.1. De informatie-overdracht ........................................................................................................ 12 5.2. De controle van de informatie ................................................................................................. 12 5.3. Het beheer van de alarmfunctie (verwittiging) bij wijzigingen .............................................. 12 5.4. De opmaak van de informatie die naar de outputkanalen wordt gestuurd .............................. 12 5.5. Opleiden van de invoerders..................................................................................................... 13 5.6. Beheer van de login-procedures en opleiding van gebruikers en afnemers van de informatie13 5.7. Beheer van de interfaces met de databases van grotere culturele partners ............................. 13 6. Meertaligheid.................................................................................................................................. 14 6.1. Inputs : wie moet de informatie aanleveren in deze 3 talen? .................................................. 14 6.2. Inputs : moeten ééntalige activiteiten in verschillende talen ingevoerd worden (bv. Een nietondertiteld Frans toneelstuk)?............................................................................................................ 14 6.3. Input en verwerking: indien de informatie niet aangeleverd wordt in drie talen, moet de database dan overgaan tot systematische vertaling naar de 2 andere talen via automatische vertaalprogramma's? .......................................................................................................................... 15 6.4. Output: Wat als een outputkanaal informatie in één bepaalde taal vraagt en een gegeven activiteit niet in die taal werd ingevoerd? Moet die activiteit hem dan toegestuurd worden? .......... 15 6.5. Output: wat met het taalgebruik op de algemene website die aan de database gekoppeld is en er een online weergave van is ? ......................................................................................................... 15 6.5.1. Als een bezoekers van deze site na selectie van een navigatietaal naar keuze terechtkomt op de versie in deze taal, welke activiteiten moet hij er dan kunnen vinden? ............................... 15 6.5.2. Wat moet er op de website verschijnen in de niet-automatisch vertaalde velden (door vooropgestelde keuzelijsten) wanneer de bezoeker in één bepaalde taal zoekt maar deze velden niet in deze taal werden ingevoerd?............................................................................................... 15 7. Een aanvullende functie van de database: de terbeschikkingstelling van een database aan culturele partners die er nog geen hebben. ........................................................................................................... 16 8. Schatting van de kostenbesparingen die dit project kan opleveren................................................ 17 8.1. Besparingen als gevolg van centrale en geautomatiseerde informatie-overdracht ................. 17

Page 2 sur 18


8.2. Stijging van het publieksbereik dankzij de algemene website ................................................ 18 9. De algemene website die aan de database gekoppeld is (en er een “spiegel” van is) .................... 18

Page 3 sur 18


1. Inleiding Er bestaan momenteel verschillende meer of minder volledige databases van de Brusselse culturele evenementen. De meest volledige database is waarschijnlijk die van de Stichting voor de Kunsten. De SvK verzamelt jaarlijks ongeveer 17000 culturele activiteiten die door 4000 organisatoren en/of locaties worden aangebracht. Jammer genoeg voldoet zelfs deze onvolledige database onvoldoende aan de behoeften van informatieleveranciers (de culturele partners) noch van gebruikers (media en publiek). Om de promotie van hun eigen activiteiten te verzorgen en de informatie dus voldoende breed te kunnen verspreiden, worden deze culturele partners genoodzaakt om alle info zo veelvuldig te verspreiden naar de verschillende cultuurpromotoren die elk hun eigen systeem van informatievergaring hebben. Daarenboven is het invoerformulier van de algemene database van de Stichting voor de Kunsten niet helemaal adequaat uitgerust om de talrijke codes -en niet in het minst van de verschillende tijd & ruimte-aanduidingen- te kunnen verwerken. Bepaalde activiteiten hebben heel bijzondere maar vooral ook verschillende kenmerken (bv. concert versus tentoonstelling). Verschillende gebruikers van de database kampen van hun kant vaak met problemen van opmaak en actualisatie van gegevens, wat hen overstelpt met een bijkomende zware en belastende taak van dataverificatie en opmaak. Het Cultuurplan voor Brussel heeft de ambitie om een interactieve database te ontwikkelen die alle objectieve en bepaalde semi-objectieve informatie over het volledige Brusselse cultuuraanbod verzamelt (en dat in de brede zin van het woord). Onder objectieve informatie begrijpen we alle gegevens die 'vastliggen', welke de behoeften en/of eisen van haar verdelers ook mogen zijn (dit sluit uiteraard niet de mogelijke variaties in opmaak uit): - de naam van de activiteit - de identiteit van de organisator - de plaats van het gebeuren - de data en de uren - de objectieve gegevens over de inhoud (oeuvre, auteur, vertolkers,...) - de prijs - ... Onder semi-objectieve informatie worden die gegevens verstaan die per activiteit wel kunnen variëren in functie van de appreciaties/noden van de informatieverdeler én die door de organisator zelf als eerste bron verspreid worden, zoals: - de beschrijving van de inhoud - de categorie of rubriek (objectieve informatie maar soms semi-objectief wanneer het gaat om een pluri-disciplinaire activiteit) - de doelgroep - de trefwoorden die gekoppeld worden aan deze activiteit - uittreksels: foto's , video's, opnames…

Page 4 sur 18


Onder subjectieve informatie verstaan we de promotie of informatie van derden, dus die niet afkomstig is van de organisator zelf en aanzet tot appreciatiegegevens (recensenten, critici, journalisten, ...). Binnen de huidige context stellen we twee zaken vast: a) er ontbreekt een krachtig en efficiënt instrument om de objectieve en semi-objectieve informatie te vergaren en te verwerken om die vervolgens zo breed mogelijk te verspreiden bij zoveel mogelijk informatieverdelers (gedrukte en digitale media). Hierdoor moeten de Brusselse culturele partners hieraan heel wat tijd en energie besteden in de informatiedistributie en dat ten koste van zinvolle verspreiding van subjectieve informatie (promotie, contacten met media, met het specifieke doelpubliek, …) b) Zelfs al werden er opmerkelijke inspanningen geleverd door allerlei media (gedrukte en digitaal) om deze objectieve en semi-objectieve informatie zo breed mogelijk te verspreiden, toch moeten we vaststellen dat een breed publiek, en dan vooral de Belgische en buitenlandse bezoekers, niet over een handig en krachtig medium (papier of website) beschikt dat deze informatie op een exhaustieve en efficiënte manier ter beschikking stelt. De belangrijkste doelstelling van deze database is dus het stimuleren van een zo ruim mogelijke verspreiding van de culturele informatie. Daarenboven zullen heel wat kosten kunnen gedrukt worden en inspanningen verfijnd zodat de culturele partners in de communicatie van hun objectieve en semiobjectieve informatie heel wat minder tijd en geld dienen te investeren. Momenteel zijn ze verplicht om dezelfde informatie, op gestructureerde(via invoer in een database) of niet-gestructureerde wijze (via mail, fax,..) aan verschillende media te communiceren. De doelstelling is dus dat op termijn de media en andere outputkanalen de informatie uit één en dezelfde database kunnen putten. Hierdoor zou de bespaarde tijd aan de promotie van het programma kunnen besteed worden en aan de doelgerichte communicatie van subjectieve informatie (media of specifieke doelgroepen).

2. De essentiële kenmerken van de database De te ontwikkelen database moet helemaal neutraal zijn en zo exhaustief mogelijk in de vergaring van de informatie en de weergave ervan op een algemene website. Naast de dagelijkse taak van verzameling, verwerking en verspreiding van de informatie, is de rol van de databasebeheerders: - de invoerregels bepalen en culturele partners opleiden inzake gegevensinvoer; - het verbeteren van de controlemechanismes om de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid van de verwerkte gegevens te verzekeren en erop toezien dat de culturele partners zelf instaan voor validatie en verificatie van de gegevens die zij hebben ingevoerd; - het beheren van de 'databasetools' om zo goed mogelijk te voldoen aan de noden van de invoerders en afnemers (bvb lijst van categorieën van activiteiten, opmaak van het invoerformulier, bibliotheek van trefwoorden, een catalogus van opmaakopties voor de outputkanalen,...). De belangrijkste kenmerken van deze database zijn: - De informatie moet minstens in drie talen kunnen ingevoerd worden; - De informatie mag enkel worden ingevoerd door de door de beheerders van de database gemachtigde personen (worden geregistreerd na toewijzing van een login); - De invoer door de culturele partners zal gebeuren op twee manieren: * voor de grote culturele huizen met een eigen database verloopt de invoer via een interface tussen hun eigen database en de centrale database. Deze moet per instelling gecreëerd worden. * voor de andere culturele partners via online invoerformulieren.

Page 5 sur 18


De database moet 3 grote categorieën van output bedienen 1. een algemene website die dienst doet als referentiebron voor het integrale Brusselse cultuuraanbod; 2. digitale media (websites); 3. prints of gedrukte media. Hoewel dit in een eerste fase nog niet aan de orde is, moet het systeem kunnen uitgebreid worden met een ticketing-service.

invoer

invoerformulier

Culturele partners

Algemene website

Database

database

interface

Websites

Gedrukt Media papier

3. De input 3.1. De inhoud 3.1.1. Objectieve informatie - naam van de activiteit - identiteit van de organisator - link naar de website van de organisator, de kunstenaar, de producent - de plaats van het gebeuren - datum en uur - objectieve gegevens over de inhoud (oeuvre, werk, auteur, vertolkers...) - toegangsprijs - meertaligheid o volledige toegankelijkheid (niet talig evenement) o de voornaamste taal van de voorstelling o de taal van de boven- of ondertiteling - hoofdactiviteit en overkoepelende activiteit (festival) - nevenactiviteit (inleiding van de voorstelling, signeersessie, ontmoeting,...) - aanvullende diensten / faciliteiten (bar, catering,...) 3.1.2. Semi-objectieve informatie - (korte en lange) beschrijving van de activiteit door de culturele partner - categorie

Page 6 sur 18


-

doelgroep kernwoorden voor de zoekfunctie foto's, video's, fragmenten, uittreksels, ..

3.2. De structuur van de inhoud in het invoerformulier

3.2.1. Structuur van de in te voeren gegevens De objectieve gegevens kunnen een heel andere structuur vertonen naargelang de categorie van de activiteit (bvb een expo en concert hebben een heel verschillende tijd- & ruimtestructuur). Men moet dus verschillende invoerformulieren aanbieden volgens de aard van de activiteit om zo het werk van de invoerder te vergemakkelijken. Bij wijze van voorbeeld: 'tentoonstelling’ versus ‘concert'. Het invoerformulier van het concert moet de mogelijkheid geven één of meerdere exacte data in te voeren met het aanvangsuur en de duur van het concert. Het invoerformulier van de expo moet zo ontworpen zijn dat het toelaat periodes in te geven (dagen en uren) waarop ze bezocht kan worden, evenals uitzonderingen hierop (uitzonderlijke sluiting- of openingsdag). Multidisciplinaire activiteiten werpen ook vragen op, vooral wat betreft de inhoud van de activiteit en de classificatie in de ene of andere categorie. Types van invoerformulieren:

Page 7 sur 18


3.2.2. De invoermethode

a) Niveaus van invoer Rekening houdend met de culturele partners en de middelen waarover zij beschikken, moeten er verschillende invoerniveaus worden voorzien, van het uiterste minimum van essentiële info tot de meest complete en gedetailleerde info zodat de culturele partner zelf kan bepalen hoe ver hij gaat bij de invoer. Deze vertakking in niveaus moet op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier worden voorgesteld: - Er moet duidelijk aangeven worden welke velden er dan al niet verplicht in te vullen zijn. - De invoerder moet door middel van een getrapt systeem makkelijk kunnen 'springen' van het venster waar verplichte informatie wordt vereist naar vensters met facultatieve informatie, zodat het evenement eenvoudig kan verrijkt worden (zonder verstrikt te raken in een labyrint van vensters). Om de culturele partner niet af te schrikken met een ellenlange lijst aan vragen over zijn activiteit is het idee dat nieuwe vraagrubrieken zich ontvouwen wanneer de invoerder erop klikt.

b) Invoer van “preliminaire” informatie (evenementen in een verdere toekomst) Voor bepaalde categorieën (vooral tentoonstellingen) moet ook de mogelijkheid voorzien worden onvolledige en te verwachten gegevens in te voeren (bv. een periode in de toekomst waarvan de exacte data nog niet vastgelegd zijn) die nadien verder kunnen aangevuld worden. Voor dit soort informatie moet de invoerder zelf bepalen of hij het definitieve invoerformulier of een 'voorlopig' invoerformulier -met hiaten- invult, met dat verschil dat de inhoud van het eerstvernoemde wel op de algemene website zal verschijnen en die van het tweede niet. De niet definitieve informatie wordt enkel bekend gemaakt aan de klanten van de database die er specifiek om vragen. Definitieve informatie moet uiteraard voor iedereen raadpleegbaar zijn. Deze situatie is specifiek van toepassing voor tentoonstellingen. Sommige informatiekanalen wensen reeds lang op voorhand op de hoogte gebracht te worden zelfs al is de info nog onzeker, onnauwkeurig, vaag, ..bvb reisoperatoren, toerismebureaus, organisatoren van congressen, etc. c) Actualisering en verbetering van gegevens Het systeem moet op elk moment de mogelijkheid voorzien om makkelijk wijzingen aan te brengen of de informatie te actualiseren. Dit is een gevoelig en cruciaal punt voor de gebruikers van de database, vooral voor de gedrukte media die onderhevig zijn aan strikte deadlines voor de publicatie: is de informatie reeds gecorrigeerd of verrijkt sinds de upload? Bepaalde databases komen tegemoet aan dit probleem door het sturen van een lijst van wijzigingen en correcties ter waarschuwing.

Page 8 sur 18


3.3. De validatie De huidige databasebeheerders kampen allemaal met het probleem van de kwaliteit van de invoer en de nauwkeurigheid van de gegevens en investeren enorm veel tijd en energie in de controle ervan. De verantwoordelijkheid over de controle en validatie van de gegevens (en de juistheid ervan) moet bij de invoerder zelf van de informatie liggen (in deze de culturele partner zelf). Naar analogie van bestaande programma's, zou er in de database een onderscheid moeten gemaakt worden tussen de invoer van een gegeven enerzijds en de validatie ervan anderzijds: - een culturele partner krijgt twee toegangscodes tot de database: één voor de invoer en een andere voor de validatie. - Eén persoon van de organisatie krijgt een login die bestemd is voor de invoer van de gegevens (soms meerdere malen inloggen voor de invoer van dezelfde activiteit). Deze ingevoerde gegevens worden opgeslagen in de database maar zijn op dat moment nog niet publiek toegankelijk, dus noch voor de afnemers van de database, noch op de algemene website. - Een (bij voorkeur andere) persoon van de ploeg is bevoegd voor de validatie van de gegevens en krijgt hiervoor eveneens toegang tot de database. Zodra deze persoon de activiteiten gevalideerd heeft, worden ze publiek gemaakt. Het is eigenlijk de digitale toepassing van het 'goed voor druk-' principe in tijden waarin alle informatie overgedragen werd op papier. Het toebedelen van de valideerfunctie aan de verzender van de informatie lost echter niet alle problemen op, denk maar aan het probleem van het opsporen en verwijderen van dubbels, activiteiten die twee of meerdere malen werden ingevoerd door verschillende culturele actoren. De databasebeheerders kunnen de taak van het valideren dus niet volledig uit handen geven aan de culturele partners zelf. Om dit systeem, waarbij de uitzender van de informatie ook verantwoordelijk is voor de validatie, naar behoren te laten werken is het aangewezen deze personen uiteraard over de verschillende mogelijkheden te informeren, maar ook op te leiden. In de huidige context van informatie-overdracht wordt de verantwoordelijkheid dikwijls bij de vorige schakel gelegd. Deze situatie waarbij elke schakel ook opnieuw verondersteld wordt te valideren is weinig efficiënt en erg kostelijk. Het moet voor alle gebruikers duidelijk zijn dat enkel en alleen de culturele partner zelf verantwoordelijk is voor de informatie in de database. 3.4. Het probleem van de dubbels Talrijke databases kampen met het probleem van dubbels: eenzelfde activiteit kan door verschillende (culturele) partners ingevoerd worden (de zaalbeheerder, de kunstenaar, de producent, de organisator...). Mogelijke oplossingen hiervoor zijn: - Bij het invoeren van een activiteit moet een signaal verschijnen dat dubbeldetectie aangeeft van het evenement (moeilijk want een evenement kan natuurlijk verschillend benoemd worden door verschillende operatoren) of de combinatie plaats-datum (eveneens problematisch want er kunnen verschillende zalen zijn binnen één culturele locatie). - In elk geval moet de invoerder kunnen zien wat door anderen werd ingevoerd. - Er moet geval per geval bepaald worden welke invoerder voorrang heeft voor eenzelfde activiteit. Eens ingevoerd, kan enkel deze de informatie wijzigen: als deze nog niets heeft ingevoerd kunnen anderen de activiteit invoeren maar de ‘prioritaire’ invoerder zal ze achteraf mogen wijzigen.

Page 9 sur 18


Een mogelijke hiërarchie zou kunnen zijn: 1) de zaalbeheerder, 2) de producent, 3) de kunstenaar, 4.) de organisator van de overkoepelende activiteit),... 3.5. Het probleem van de categorisatie van de activiteiten Voor heel wat culturele activiteiten is het niet eenvoudig ze te klasseren binnen één categorie. Hierbij kunnen volgende vragen rijzen: 1. In welke mate moeten er subcategorieën zijn? Op het eerste zicht is een vertakking op twee niveaus voldoende. Als categorieën nog gedetailleerder worden onderverdeeld, wordt het algauw gebruiksonvriendelijk voor de afnemers van de informatie van de database (website en print). 2. Bepaalde culturele activiteiten kunnen in meerdere categorieën worden ingedeeld. Soms lijkt het toekennen van categorieën een subjectieve bedoening kan zijn. Daarbovenop is het zo dat niet alle categorieën door de media overgenomen worden. Een manier om dit probleem gedeeltelijk op te lossen is het labelen/taggen van de activiteit door verschillende trefwoorden (te kiezen in een bibliotheek die opgesteld werd door de beheerders van de database) die gebruikt kunnen worden op websites met een zoekfunctie. Deze trefwoorden maken het mogelijk de activiteiten op te zoeken vanuit verschillende invalshoeken. Voorbeeld: een activiteit die deel uitmaakt van een festival: - Er moet in het invoerformulier sowieso een veld voorzien zijn dat toelaat deel- en hoofdactiviteit te verbinden.(een festival bijv .) - Voor de organisator van de hoofdactiviteit moet het mogelijk zijn na te gaan welke deelactiviteiten ermee gelinkt werden (om valse deelactiviteiten te vermijden). - Het moet mogelijk zijn de overkoepelende activiteit zelf als evenement te creëren. 3.6. De problematiek van de hiërarchie van activiteiten Enkele voorbeelden: - Een concert (hoofdactiviteit) dat voorafgegaan wordt door een inleiding (nevenactiviteit) - Een multidisciplinair festival (overkoepelende activiteit) bestaande uit deelactiviteiten met verschillende categorieën. Bepaalde culturele beheerprogramma's lossen dit probleem op door een klassement in een organigram aan te bieden (overkoepelende activiteit, hoofdactiviteit, deelactiviteit, nevenactiviteit,...) Dit lijkt echter onhandelbaar voor papieren en digitale media. Het is nochtans belangrijk deze structuur te voorzien om de invoeracties te vergemakkelijken zodat de database kan dienen als beheersinstrument voor de culturele partners zelf. (zie punt 7 infra) 3.7. De problematiek van permanente activiteiten (meer specifiek, de musea) Moet de database ook permanente culturele activiteiten opnemen (musea, erfgoed, ..)? Het zou interessant zijn om deze eveneens te ontsluiten via de algemene website. De afnemers van informatie van de database (gedrukte en digitale media) zullen er echter weinig aan hebben. Indien er zou beslist worden deze toch te integreren, dan moeten hiervoor specifieke invoerformulieren moeten ontworpen worden.

4. De outputs De kwaliteit van de database zou op termijn moeten leiden tot een vermenigvuldiging van het aantal gebruikers ervan, niet alleen door gedrukte en digitale media maar eveneens door een hele waaier aan

Page 10 sur 18


publieke of private verdelers van culturele informatie: publieke en parastatale organen die aan culturele promotie doen, gemeenten, belangengroepen die ontstaan zijn rond een kunstdiscipline, touroperatoren, reisagentschappen, organisatoren van congressen en evemenenten, hotels, ... 4.1. Inhoudelijke aspecten

Voor gedrukte media is de opmaak en beknoptheid van de info van fundamenteel belang. Per type gegeven moeten zij uit een bibliotheek van formats kunnen selecteren op welke manier zij hun info willen ontvangen. (zie 5.4. infra) Hoewel de websites hieromtrent ook desiderata hebben, is voor hen opmaak en inhoud van de database van minder belang. Dat geldt ook voor de updates, correcties en wijzigingen van de ontvangen informatie, vermits websites ogenblikkelijk geupdated kunnen worden.

4.2. Financiële aspecten Deze zijn afhankelijk van de invalshoek die gekozen wordt. - Ofwel gaan we ervan uit dat het belangrijkste doel de info-aanlevering is aan media en andere publieke of private verdelers van een culturele agenda. In dat geval zal dit voor de afnemers een kost zijn. - Ofwel is de database alleen een hulpmiddel voor de culturele partners omdat die hun inspanningen en kosten om hun programma te communiceren drukken. In dit geval zouden de kosten moeten gedragen worden door de overheid zoals dit gebeurt met de subsidies voor promotie en communicatie van de programmatie van culturele partners. Duidelijk is dat digitale media nauwelijks bereid zijn te betalen voor het ontvangen van culturele informatie. Voor culturele actoren is het nochtans onvermijdelijk hun boodschap zo breed mogelijk verspreid te krijgen. Digitale distributie is –wat opmaak betreft- nochtans minder veeleisend dan die van de gedrukte media: de stiptheid en nauwkeurigheid van de info (vermits een website voortdurend geactualiseerd kan worden). Bijgevolg wensen websites de informatie gratis te ontvangen. Hoewel het tijdsrovend is stemmen de culturele partners er steevast mee in hen één voor één de culturele informatie te communiceren daar zij er immers baat bij hebben. Het gaat hier dus simpelweg om machtsverhoudingen. De relaties die websites met culturele partners hebben, spelen meestal in het voordeel van de media. Opdat websites bijgevolg zouden aanvaarden de informatie voortaan via een database te ontvangen is het dus aangewezen om hen deze informatie gratis aan te bieden. Gedrukte media daarentegen lijken veel harder bereid om de databasebeheerders te betalen voor de informatie aangezien hun centraliserend en vormgevend werk voor hen een meerwaarde betekent. Daarmee is deze kwestie lang niet afgehandeld. Verder onderzoek naar de financiële aspecten is allerminst overbodig. 5. De gegevensverwerking door de databasebeheerders De databasebeheerder moet instaan voor volgende taken: -

de informatie-overdracht beheren; het controleren van de informatie en het opvolgen van het voorangsbeginsel (cfr supra) in geval meerdere actoren eenzelfde evenement invoeren het beheer van de alarmfunctie bij wijzigingen van gegevens de opmaak van de informatie die naar de outputkanalen wordt gestuurd

Page 11 sur 18


-

het beheer van de status van invoerders (identiteit, login, paswoord, zodat culturele partners toegang hebben tot de database voor de gegevensinvoer) het opleiden en coachen van invoerders en hen blijvend motiveren en aanzetten tot invoeren het beheren en opleiden van de gebruikers en afnemers van de informatie het beheer van de interfaces met de databases van grotere culturele partners het beheer van de software die de culturele partners toelaat hun gegevens te recupereren op hun eigen (interne en/of externe) website en ze ook naar hun te zetten (zie puntje 7 infra).

-

5.1. De informatie-overdracht De database zal 3 types van informatie bevatten: 1. 2. 3.

vage, nog te preciseren informatie over een culturele activiteit (zie 3.2.2 supra) nauwkeurige, vastomlijnde, definitieve informatie over een culturele activiteit informatie over permanente culturele activiteiten (zie § 3.7 supra).

De gegevens uit groep 1, 2 en 3 moeten ter beschikking staan van de culturele partners zelf, zodat zij deze tenminste kunnen aanpassen, corrigeren, en eventueel kunnen gebruiken als intern beheerprogramma (zie § 7 infra). Gegevens uit groep 2 moeten ter beschikking staan van afnemers van informatie uit de database. Gegevens uit groep 2 en 3 moeten raadpleegbaar zijn op de algemene website. Gegevens uit groep 1 zullen enkel aan specifieke en op voorhand bepaalde afnemers overgedragen worden. 5.2. De controle van de informatie De responsabilisering van de culturele partners is het ultieme doel en dat door zelf in te staan voor de validatie van hun evenementen. Daarbij moet een onderscheid blijven bestaan tussen de 'persoon die invoert' en de 'persoon die valideert' (zie 3.3 supra). Daarnaast blijven de databasebeheerders een belangrijk aandeel behouden in het opsporen van dubbels (3.4. supra). Het is nog niet duidelijk hoe intensief hierop zal moeten worden ingezet. Hiervoor zijn zowel Cultuurnet Vlaanderen als de Stichting voor de Kunsten belangrijke referenties om na te gaan welke de belangrijkste problemen zijn. 5.3. Het beheer van de alarmfunctie (verwittiging) bij wijzigingen Zoals in 3.2.2. reeds werd aangegeven, is het uitermate belangrijk dat de gedrukte media die informatie uit de database afnemen, gewaarschuwd worden bij wijzigingen van een gegeven zodat er vóór de publicatie nog finale correcties kunnen uitgevoerd worden. 5.4. De opmaak van de informatie die naar de outputkanalen wordt gestuurd Gedrukte media besteden momenteel (gezien hun intrinsieke verplichting informatie beknopt weer te geven -ruimte is geld-) een aanzienlijk deel van hun tijd aan de opmaak en het herschrijven van gegevens die zij uit de database ontvangen. Om dit probleem op te lossen zou er in de database een soort bibliotheek moeten ontwikkeld worden, in samenspraak met de gebruikers die de keuze geeft tussen verschillende, mogelijke output-formaten. Bijvoorbeeld, bij de dag-notatie 'maandag', zou de gebruiker uit verschillende weergaves moeten kunnen selecteren : Option Format

1 M

2 M.

3 4 m m.

5 Maa

6 Maa.

7 maa

8 maa.

9 Maandag

10 maandag

… …

Page 12 sur 18


Het schema van de verwerking en overdracht van informatie ziet er uit als volgt:

5.5. Opleiden van de invoerders Het opleiden van de informatieleveranciers zal een cruciale rol spelen in het al dan niet slagen van dit groots opzet. Hierbij is de ervaring van Cultuurnet cruciaal omdat CVN erin slaagt voor Vlaanderen 90 % van de informatie in hun database te verwerven via invoer door de culturele partners zelf. 5.6. Beheer van de login-procedures en opleiding van gebruikers en afnemers van de informatie De dialoog met deze 'bestemmelingen' van de informatie is essentiëel voor de huidige databasebeheerders. Ook hiervoor kan ten rade worden gegaan bij de Stichting voor de Kunsten en Cultuurnet. 5.7. Beheer van de interfaces met de databases van grotere culturele partners Ook dit is een fundamentele en niet makkelijk te beantwoorden vraag. Naast een professionele dialoog die moet gevoerd worden tussen de respectieve grotere culturele partners die reeds over

Page 13 sur 18


een eigen database beschikken en de databasebeheerders, moet ook de respectieve ontwikkeling van interface-software op maat plaatsvinden. Dit zal de bewegingsvrijheid van de culturele partner wat aan banden leggen in die zin dat elke structurele wijziging aan zijn eigen database repercussies zal hebben op de algemene database. Een effectenanalyse voor de goede werking van een interface is hier zeker op zijn plaats. Hiervoor moet een oplossing gevonden worden. Op dit ogenblik vertegenwoordigen de grote Brusselse culturele partners die beschikken over een eigen database, qua omvang (=aantal activiteiten X gewicht) maar liefst 90% van het cultuuraanbod van het gewest. De dubbele invoer, (een eerste keer in hun eigen database en daarna een tweede keer in de algemene culturele database voor Brussel) is een prangend voorbeeld van tijden energieverspilling en verhoogt alleen maar het risico op fouten.

6. Meertaligheid De database heeft de ambitie informatie te voorzien in drie talen: Frans, Nederlands en Engels. Daarvoor zullen een aantal keuzes moeten gemaakt worden. 6.1. Inputs : wie moet de informatie aanleveren in deze 3 talen? Theoretisch gezien zijn er drie mogelijke opties: 1. De culturele partner levert de informatie aan in drie talen. 2. De culturele partner levert de informatie aan in een of twee talen en de databasebeheerder zorgt voor de vertaling naar de derde taal. 3. De culturele partner levert de informatie aan in een of twee talen en een automatisch vertaalprogramma genereert de vertaling in de derde taal. Als principe zou kunnen gesteld worden: -

De culturele partner is zelf verantwoordelijk voor de aanlevering van de inhoud in de verschillende talen, inzake 'open' inhoud die niet in (meertalige) keuzelijsten kan voorgeschreven worden, namelijk:      

-

de titel van de activiteit de omschrijving van de activiteit objectieve gegevens over de inhoud overkoepelende en hoofdactiviteiten neven- en bij-activiteiten extra diensten

De overige elementen van de inhoud (zie 3.1 supra) zouden na selectie door de culturele partner in de vooropgestelde tabellen in de taal naar keuze, automatisch moeten gegenereerd worden naar de twee andere talen.

6.2. Inputs : moeten ééntalige activiteiten in verschillende talen ingevoerd worden (bv. Een nietondertiteld Frans toneelstuk)? Het is de culturele partner zelf die hierover moet beslissen. Hij moet de inspanning van het vertaalwerk afwegen tegenover de baten voor de publiekswerking van het huis en het bereiken van de doelgroep van de activiteit. Hij moet daarentegen zeker het veld invullen dat informatie geeft over de toegankelijkheid van het stuk voor bepaalde taalgroepen.

Page 14 sur 18


6.3. Input en verwerking: indien de informatie niet aangeleverd wordt in drie talen, moet de database dan overgaan tot systematische vertaling naar de 2 andere talen via automatische vertaalprogramma's? Gezien het nogal bedenkelijk karakter van de kwaliteit van deze vertalingen lijkt het ons verstandiger elke ingreep of gebruik van dergelijke programma's te vermijden. De gebruikers van de database zullen dus zelf voor de vertaling moeten zorgen indien zij dit wensen. Na verloop van tijd kan de databasebeheerder de culturele partner aansporen te vertalen als blijkt dat er een grote vraag naar is vanwege de outputkanalen.

6.4. Output: Wat als een outputkanaal informatie in één bepaalde taal vraagt en een gegeven activiteit niet in die taal werd ingevoerd? Moet die activiteit hem dan toegestuurd worden? Theoretisch gezien zijn er drie opties: 1) Enkel de activiteiten waarvan de titel en de inhoud in de gevraagde taal voorhanden zijn, worden hem toegestuurd. 2) Enkel de activiteiten die toegankelijk of geschikt zijn voor de taalgroep van de gevraagde taal, worden hem toegestuurd. 3) Alle activiteiten, los van de gevraagde taal worden hem toegestuurd. De tweede optie lijkt ons de beste.

6.5. Output: wat met het taalgebruik op de algemene website die aan de database gekoppeld is en er een online weergave van is ? Deze algemene website moet in 3 talen raadpleegbaar zijn. 6.5.1. Als een bezoekers van deze site na selectie van een navigatietaal naar keuze terechtkomt op de versie in deze taal, welke activiteiten moet hij er dan kunnen vinden? Er zijn opnieuw drie mogelijkheden: - alle activiteiten - de activiteiten die voor de taalgroep van de eerder geselecteerde taal toegankelijk zijn - de activiteiten waarvan de titel en beschrijving in deze taal werden ingevoerd. Het lijkt ons van primordiaal belang dat ALLE activiteiten verschijnen.

6.5.2. Wat moet er op de website verschijnen in de niet-automatisch vertaalde velden (door vooropgestelde keuzelijsten) wanneer de bezoeker in één bepaalde taal zoekt maar deze velden niet in deze taal werden ingevoerd? Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de titel van de activiteit en de andere 'open' velden (waarvoor geen meertalige keuzelijsten kunnen worden opgesteld). Voor het veld 'titel van de activiteit' moet de titel die door de culturele partner werd ingevoerd letterlijk (onvertaald) overgenomen worden in de twee andere talen. Het is dus de culturele partner zelf die moet bepalen of hij zijn titels al dan niet vertaalt.

Page 15 sur 18


Voor de andere 'open' velden kan gewerkt worden met een geautomatiseerde vertaling in functie van de versie van de website waarin de bezoeker surft. Een waarschuwing moet echter duidelijk maken dat het om een machinegegenereerde vertaling gaat!

7. Een aanvullende functie van de database: de terbeschikkingstelling van een database aan culturele partners die er nog geen hebben.

Heel wat culturele partners werken met tamelijk 'primitieve' ICT-tools en hebben een ontoereikende kennis van informatica om hier verandering in te brengen. In de meeste gevallen gaat het niet verder dan de gangbare bureaucratische toepassingen. Een efficiënt programma om hun activiteiten en alles wat daarbij komt kijken te beheren, centraliseren en bewerken, ontbreekt. Deze bewerking betreft 2 soorten informatie: -

Informatie bestemd voor de buitenwereld: deze die rechtstreeks of onrechtstreeks naar de doelgroepen gestuurd worden. Informatie bestemd voor intern gebruik: bijkomende informatie die noodzakelijk of nuttig is voor de interne werking van een cultureel huis en het beheer van activiteiten, bv: - een database met professionele contacten - contracten, nutsvoorzieningen, communicatieverkeer etc. betreffende de artiesten - draaiboek van de technische aspecten die komen kijken bij de organisatie van een activiteit (zaalverhuur, licht, geluid, podium, ...)

Vaak zijn deze culturele partners te klein en ontbreekt het hen aan financiële middelen om zelf een database in huis te halen. De databasebeheerders zouden, vermits alle informatie bestemd voor extern gebruik toch al deel zal uitmaken van de database, een beheerprogramma ter beschikking kunnen stellen van de culturele partners die niet over dergelijk beheerprogramma beschikken. Dergelijke programma's bestaan reeds en sowieso zal één ervan als blauwdruk dienst moeten doen voor de creatie van de database. Elke culturele partner zal op die manier toegang hebben tot 'zijn' database waarin hij alle activiteiten zal terugvinden die hij in de grote database heeft ingevoerd, en zal deze informatie kunnen aanvullen met informatie die bestemd is voor intern gebruik, teneinde er een handig beheersinstrument voor de interne werking van het cultureel huis van te maken. Dergelijk systeem zou een heuse meerwaarde bieden voor de hele culturele en artistieke sector. Voordelen zijn: -

-

Het zou vele culturele partners een beheerprogramma verschaffen die ze elk afzonderlijk nooit tot stand zouden hebben kunnen brengen. Het ontwikkelen van deze bijkomende faciliteit kan steunen op reeds bestaande programma's die hun deugdelijkheid reeds bewezen hebben bij grotere culturele partners en kan verder op een professionele manier begeleid worden door de databasebeheerder die per definitie beschikt over de nodige competentie op vlak van informatica om de dialoog te verzekeren tussen de culturele partners en de ontwikkelaars van dit systeem. Het zou leiden tot een enorme kostenbesparing. Het feit dat de database als 'moederschip' kan dienen voor de creatie van een eigen database voor culturele partners zal een extra stimulans betekenen voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de gegevens bestemd voor extern gebruik die zij erin voeren.

Page 16 sur 18


Het schema beschreven in § 2 zou als volgt gewijzigd worden:

invoer

invoer formulier

Algemene website

Database

Culturele

Websites

partner

database

interface

Gedrukte media

beheerprogramma interne database

8. Schatting van de kostenbesparingen die dit project kan opleveren. Om –weliswaar met zeer grote omzichtigheid- een eerste schatting te krijgen van de kostenbesparing die de uitvoering van dit project zal genereren, doen we hier een poging; 8.1. Besparingen als gevolg van centrale en geautomatiseerde informatie-overdracht Als dit systeem in voege treedt, zullen de culturele partners de objectieve en semi-objectieve informatie over hun activiteiten maar één keer moeten invoeren. Dit is totaal verschillend van de huidige situatie waarin zij dezelfde actie tot in den treure moeten herhalen om alle media te bereiken. Als we ongeveer 10 minuten tijdswinst rekenen per activiteit, komen we tot de volgende berekening:

Page 17 sur 18


-

aantal jaarlijks ingevoerde activiteiten voor het Brussels Gewest: 17.000 tijdswinst: 17.000 X 10/60 = 2.833 uren / jaar besparing: 2.833 h X 40 €/h = 113.320 €/jaar.

8.2. Stijging van het publieksbereik dankzij de algemene website Indien, dankzij een betere communicatie, het publieksbereik 2% stijgt, zal de ticketverkoop ook toenemen. Grof geschat komt het neer op: - Inkomsten uit het Brusselse cultuuraanbod (uitgezonderd cinema) 10.000.000 € /jaar. - Stijging: 10.000.000 €/jaar X 2% = 200.000 €/jaar Dit is een uiterst ruwe en theoretische schatting en onderzoek zou deze cijfers moeten verfijnen. 9. De algemene website die aan de database gekoppeld is (en er een “spiegel” van is) Deze website moet nog verder onderzocht worden, zodat een draaiboek kan opgesteld worden –na analyse- dat duidelijkheid biedt over volgende items: -

de inhoud de beschikbaarheid de potentiële bekendheid / succes de aantrekkelijkheid de verschillende partners … ____________________________________________

Page 18 sur 18

Lastenboek voor de databank van het Brussels cultuuraanbod

Recommend Documents