LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT SURAT 1.Buka open office.org 2.Pilih pilihan text document 3.Pilih header dan footer pada menu insert 4.Tulis kepala surat pada bagian header serta memasukkan logo ugm 5.Memberi latar belakang surat dengan logo ugm 6.Ketikan data yang akan di ketik 7.Atur bagian-bagian surat agar seimbang antara kanan dan kirinya, menggunakan ruler atau (tab pada keyboard) 8.Memberi tulisan pada bagian footer dan memberi background warna, supaya kelihatan menarik
Seperti terlihat pada gambar :
gambar 1.1 menunjukan kita akan memilih shortcut
gambar 1.2 menunjukan pilihan memilih text document
gambar 1.3 langkah untuk membuat header
gambar 1.4 langkah membuat footer catatan : Header merupakan teks atau informasi pada bagian atas halaman dan footer mrupakan teks atau informasi pada bagian bawah halaman. Selain itu header atau footer dapat digunakan untuk memasukkan nomor halaman, jumlah halaman lembar kerja, tanggal, dan waktu. Header dan footer terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian kiri, tengah, dan kanan. Anda dapat memasukkan teks dan kode-kode tertentu di ketiga bagian yang disediakan, yaitu left section untuk bagian kiri, center section untuk bagian tengah, dan right section untuk bagian kanan. Selain teks biasa, anda dapat memilih font dan kode-kode tertentu melalui tombol-tombol yang tersedia disitu. Tombol header dan footer dan fungsinya
Tombol
Keterangan
Header dan Footer Text Atributes
Untuk memformat font, font effects dan font position. Format yang dapat dipilih untuk text ini adalah mengenai jenis, ukuran dan typecase font. Selain itu anda dapat memberikan efek untuk text serta mengatur posisi text
File Name
Jika anda menekan tombol ini, maka nama file spreadsheet akan ditampilkan pada header atau footer. Sheet Name Untuk menampilkan nama sheet pada header atau footer gunakan
Sheet Name Untuk menampilkan nama sheet pada header atau footer gunakan tombol ini
Page
Untuk memberi nomor halaman pada header atau footer
Pages
Untuk memberi total jumlah halaman pada header atau footer
Date
Untuk menampilkan tanggal dari sistem pada header atau footer
Time
Untuk menampilkan jam dari sistem pada header atau footer
Gambar 1.5 menunjukan kepala surat
gambar 1.6 menunjukan background surat
gambar 1.7 menunjukan isi surat
gambar 1.8 menjukan akhir surat yang dituliskan pada footer
PENGERTIAN MAIL MERGE Mail Merge adalah surat masal atau sering juga dikenal dengan sebutan “surat gabung ”:yaitu surat yang ditujukan kepada banyak orang, dimana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli bukan foto copy. Padahal surat tersebut dibuat cukup sekali saja oleh pengirim.
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE : 1. Buka open office.org 2. Pilih pilihan text document 3. menulis nama, nomor,judul, dosen pembimbing 4. lalu save dengan format odt 5. membuka halaman baru pada menu file lalu pilih pilihan spreadsheet 6. selanjutnya menulis nama, nomor, judul, dosen pembimbing pada cellsA1, B1, C1, D1 7. lalu save dengan format ods 8. buka kembali dokumen yang tadi disimpan dengan format odt tadi 9. selanjutnya pilih file dan pilih pilihan wizards 10. setelah itu pilih addreess data source 11. pilih other external data source 12. lalu pilih next dan pilih settings 13. pada kotak dialog data source propeties pada menu database type pilih spreadsheet lalu tekan next 14. pada browser pilih dokumen yang tadi disimpan dalam bentuk ods 15. laluk tekan panel “test connection”
16. Jika tampil kotak dialog yang bertuliskan “the connection was estabilisshed successfully” berarti koneksi berjalan dengan baik. 17. Selanjutnya tekan OK dan finish 18. pada kotak dialog field assignment tekan next 19. setelah itu pada kotak dialog data source tittle masukkanlah nama data yang anda inginkan pada field location dan field addres book name, lalu tekan finish. 20.Buka dokumen yang format ods tadi 21. Lalu tekan tombol f4 dan selanjutnya pilih menu adress pada bagian kiri atas layar. 22.Setelah adress pilih menu tables dan selanjutnya pilih juga menu sheet1 23. selanjutnya dibagian kanan dari kotak dialog tadi draglah satu per satu “nama”,”nomor”,”judul” dan “dosen pembimbing” dan di drop masing-masing tadi disebuah text document yang telah ditulis “nama”,”nomor”,”judul” dan “dosen pembimbing”. Droplah disamping masing2 tulisan.
Gambarnya dapat dilihat disini :
gambar 2.1 menunjukan akan membuka open office.org
gambar 2.2 menunjukan pilih pilihan text document
gambar 2.3 menunjukan menulis nama, nomor,judul, dosen pembimbing
gambar 2.4 menunjukan kotak dialog save dengan format odt
gambar 2.5 membuka halaman baru pada menu file lalu pilih pilihan spreadsheet
gambar 2.6 menulis nama, nomor, judul, dosen pembimbing pada cellsA1, B1, C1, D1 dan sterusnya
gambar 2.7menunjukan kotak dialog save dengan format ods
gambar 2.8 menunjukan membuka kembali dokumen yang tadi disimpan dengan format odt tadi,terus pilih file dan pilih pilihan wizards
setelah itu pilih addreess data source
gambar 2.9 memilih other external data source lalu pilih next
gambar 2.10 settings
gambar 2.11 menunjukan kotak dialog data source propeties pada menu database type pilih spreadsheet lalu tekan next
gambar 2.12 pada browser pilih dokumen yang tadi disimpan dalam bentuk ods lalu tekan panel “test connection”Jika tampil kotak dialog yang bertuliskan “the connection was estabilisshed successfully” berarti koneksi berjalan dengan baik.Selanjutnya tekan OK dan finish
gambar 2.13 pada kotak dialog field assignment tekan next
gambar 2.14 kotak dialog data source tittle
Gambar 2.15 membuka dokumen yang tadi disimpan dalam bentuk ods dan setelah menekan tombol f4
gambar 2.16 menunjukan setelah adress dipilih menu tables dan selanjutnya pilih juga menu sheet1
gambar 2.17 menunjukan dibagian kanan dari kotak dialog tadi mengedrag satu per satu “nama”,”nomor”,”judul” dan “dosen pembimbing” dan di drop masing-masing tadi disebuah text document yang telah ditulis “nama”,”nomor”,”judul” dan “dosen pembimbing”
