Aplikasi Web 1.0.: Surat Elektronik 1 Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan

E-mail: membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail [arif surachman]

Aplikasi Web 1.0.: E-mail – Surat Elektronik 1 “Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan e-mail”

Arif Surachman 2 Pendahuluan Sejak berabad lalu, manusia sudah mengenal bagaimana berkomunikasi dengan manusia lainnya di belahan bumi yang lain. Mereka menggunakan surat sebagai alat untuk berkomunikasi satu dengan lainnya. Bahkan untuk mengirimkannya pun sudah banyak cara yang digunakan, seperti menggunakan media binatang seperti merpati pos atau elang untuk ‘mengantar surat’, kemudian juga menggunakan orang yang dikirim baik menggunakan hewan seperti kuda, hingga menggunakan perahu dan pesawat. Sampai saat inipun masih banyak orang yang berkirim surat menggunakan jasa pos (melalui manusia), dan tentunya dikelola dengan lebih baik. Namun dalam beberapa dasawarsa ini, seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi jarak jauh, muncullah apa yang dinamakan dengan elektronik mail atau e-mail. Saat ini orang sudah sangat terbiasa berbicara dan menggunakan e-mail, bahkan mungkin e-mail sudah merupakan bagian dari hidupnya. Untuk itu tidaklah berlebihan apabila para pustakawan orang yang bekerja sebagai agen perubahan dan agen informasi harus menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya dan bagian dari ketrampilan yang harus dimiliki dalam mendukung kinerjanya. Sebelum menjadikan e-mail sebagai bagian dari hidupnya, tentunya pustakawan dituntut untuk memahami apa dan bagaimana sebenarnya e-mail atau surat elektronik itu. Berikut ini adalah beberapa pemahaman atau definisi e-mail yang diambilkan dari berbagai sumber. Definisi E-mail adalah: “Electronic mail, e-mail, email: (computer science) a system of world-wide electronic communication in which a computer user can compose a message at one terminal that can be regenerated at the recipient's terminal when the recipient logs in)

1

Disampaikan dalam Diklat Teknis Petugas Perpustakaan, PPTIK Universitas Gadjah Mada 13 Mei 2009 Pustakawan Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta. E-mail: [email protected] ; [email protected] ; http://arifs.staff.ugm.ac.id

2

1


"you cannot send packages by electronic mail" (sumber: http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail)” Dari definisi di atas dapat dijelaskan bahwa e-mail atau surat elektronik dalam bahasa Indonesia merupakan sebuah sistem komunikasi elektronik dimana pengguna komputer di manapun berada dapat menulis dan mengirimkan sebuah pesan pada satu terminal dengan pengguna lain pada satu terminal dalam sebuah jaringan global. Hanya memang syarat untuk dapat membaca e-mail, maka penerima harus login dulu ke dalam sebuah server e-mail. Definisi lain yang lebih singkat dari Wikipedia mengatakan bahwa: “Surat elektronik (disingkat ratel atau surel atau surat-e) atau pos elektronik (disingkat pos-el) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" (ejaan Indonesia: imel) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur Internet” (Sumber: http://id.wikipedia.org/wiki/Surat_elektronik) Atau dalam kamus istilah internet menyebutkan: “E-mail atau electronic mail atau surat menyurat elektronik adalah sistem korespondensi secara elektronis antara satu komputer dengan komputer lain dengan memanfaatkan sistem jaringan komputer.” Jadi secara sederhana surat elektronik merupakan pengganti surat biasa, hanya prasarana pengirimannya secara elektronik melalui internet. Apabila dibicarakan dalam konteks web atau world wide web (www), e-mail merupakan bagian dari teknologi aplikasi berbasis web 1.0. Nah, pertanyaan selanjutnya adalah apa sih web 1.0. itu. Dalam berbagai literature, web 1.0 adalah merupakan teknologi web yang pertama kali digunakan dalam aplikasi world wide web, atau ada yang menyebut web 1.0. sebagai www itu sendiri yang banyak digunakan dalam situs web yang bersifat personal. Beberapa ciri atau karakteristik web 1.0. adalah: 1. Merupakan halaman web yang statis atau hanya berfungsi untuk menampilkan 2. Halaman masih didesain sebagai html murni, yang ‘hanya’ memungkinkan orang untuk melihat tanpa ada interaksi

2


3. Biasanya hanya menyediakan semacam buku tamu online tapi tidak ada interaksi yang intens 4. Masih menggunakan form-form yang dikirim melalui e-mail, sehingga komunikasi biasanya baru satu arah. Untuk saat ini perkembangan web yang banyak digunakan adalah teknologi aplikasi web 2.0. yang memungkinkan interaksi sosial dan pertukaran data. Seperti Youtube, Flickr, Situs-situs jejaring sosial (facebook, friendster) dan web-blog adalah beberapa contoh implementasi web 2.0 yang saat ini dapat ditemui. E-mail sendiri dianggap sebagai bagian dari web 1.0 dikarenakan konsep aplikasinya yang masih satu arah, walopun saat ini banyak webmail yang sudah memanfaatkan teknologi web 2.0. sebagai bagian dari sistem layanannya, yakni dengan memberikan berbagai fasilitas yang memungkinkan menulis e-mail layaknya chating atau ngobrol. Berbeda dengan penulisan sebuah alamat situs web, alamat sebuah e-mail biasanya ditulis dalam susunan sebagai berikut: [email protected]_domain

sebagai

contoh

[email protected] atau [email protected] atau [email protected] yang dapat dijabarkan sebagai berikut: •

elnadaboy, arifs, arif: nama account email atau nama pengguna e-mail

•

@ : simbol [at] dalam e-mail

•

Yahoo, ugm, gadjahmada: domain name

•

.com, .ac, .edu: level domain yang menunjukkan kategori domain (com untuk commercial, ac untuk academic, dan edu untuk education)

•

.id: menunjukkan top level domain yang menunjukkan bahwa id merupakan domain name yang berada di Indonesia.

Penggunaan nama e-mail ini sangat tergantung pada tersedianya account pada server e-mail atau domain yang menyediakan layanan e-mail, atau dengan kata lain bahwa dalam satu domain tidak mungkin ada nama e-mail yang sama persis. Apabila

3


ternyata nama account e-mail sudah ada atau dimiliki oleh orang lain dalam sebuah domain, maka pengguna baru harus memilih nama lain yang tidak sama atau masih tersedia. Jadi tidak mungkin ada alamat e-mail misal [email protected] yang dimiliki juga oleh orang lain yang mendaftar kemudian. Mengenal Jenis Aplikasi E-mail Berdasarkan cara untuk mengakses e-mail, pada saat ini setidaknya ada 3 jenis aplikasi yang banyak digunakan oleh pengguna dalam mendapatkan pesan e-mailnya, yakni: 1. E-mail Client E-mail client merupakan satu metode penggunaan e-mail dengan menggunakan sebuah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk mendownload dan mengirim pesan e-mail. PEsan dikirimkan dan diterima melalui sebuah software yang memungkinkan terhubung ke dalam satu buah server, sehingga computer kita akan berfungsi sebagai sebuah client dari server e-mail tersebut. Pada metode ini maka kita akan memerlukan sebuah software dan juga settingan POP/IMAP dan SMTP Server. Beberapa software yang digunakan untuk akses ini diantaranya adalah Outlook Express, MS Outlook, Eudora dan Thunderbird. Berikut adalah salah satu contoh gambaran penggunaan e-mail client. Biasanya pengguna e-mail client ini adalah para pengguna yang menggunakan jasa layanan e-mail berlangganan (melalui ISP) dan berbayar, walopun saat inipun sudah ada yang gratisan.

4


2. Webmail Webmail berasal dari kata Web dan E-mail. Artinya adalah E-mail yang berbasiskan Web. Teknologi World Wide Web (Web) telah memungkinkan kita semua menggunakan web sebagai alat untuk melakukan komunikasi dengan e-mail. Jadi disini nanti, kita akan membuka e-mail melalui sebuah alamat web melalui sebuah browser (internet explorer atau firefox). Artinya kita tidak memerlukan sebuah program khusus untuk mendownload sebuah e-mail. Saat ini kecenderungan pemakai e-mail lebih banyak yang menggunakan aplikasi webmail ini. Alasannya disamping kemudahan biasanya adalah karena gratisnya. Namun demikian ada sisi kelemahannya yakni status e-mail ada di server sehingga untuk dapat membacanya kita harus selalu online. Berbeda dengan e-mail client yang memungkinkan kita membaca dan menuliskan e-mail pada saat kita offline atau belum terhubung ke internet (server e-mail), karena posisi pesan e-mail kita ada pada komputer kita bukan pada server.

5


3. Push Mail Push Mail adalah merupakan teknologi ‘terbaru’ dari teknologi e-mail seiring dengan perkembangan mobile technology saat ini. Sudah tidak asing lagi bahwa saat ini banyak pengguna yang sudah menggunakan perangkat gadget atau mobile seperti handphone atau PDA untuk mengakses internet, termasuk didalamnya e-mail. Push Mail memungkinkan pengguna menerima e-mail secara realtime atau terus menerus melalui Handphone atau PDA. Jadi setiap server e-mail menerima sebuah pesan e-mail, server tersebut akan langsung meneruskan (mem-push) pesan tersebut ke perangkat mobile kita, sehingga pengguna tidak akan pernah ketinggalan informasi baru yang berasal dari email. Penyedia Layanan E-mail Gratisan Saat ini untuk mendapatkan layanan e-mail baik yang berbasis Webmail maupun Client E-mail dan tentunya gratis sangat lah mudah. Ada banyak sekali penyedia layanan e-mail gratis yang dapat dimanfaatkan bagi kita yang membutuhkan e-mail untuk berkomunikasi. Berikut ini beberapa situs web yang merupakan penyedia layanan e-mail gratis yang berbasis web (webmail) dan juga mungkin menawarkan akses melalui client e-mail:

6


1. Gmail – www.gmail.com

2. Yahoo – mail.yahoo.com

3. GMX – www.gmx.com

4. Lycos – mail.lycos.com

7


5. Hotmail – www.hotmail.com

6. Mail – www.mail.com

Membuat Account E-mail Proses pembuatan account e-mail sebenarnya sangatlah mudah, kita tinggal mengakses situs penyedia layanan dan melakukan pendaftaran dengan mengikuti langkah-langkah pendaftaran yang tersedia. Pada kesempatan kali ini, kita akan mencoba melakukan pendaftaran atau pembuatan account e-mail melalui Gmail.com dan e-mail internal UGM. 8


1. Membuat Account E-mail di Gmail.com Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan e-mail di Gmail.com: 1. Buka Browser kita (Internet Explorer atau Firefox), ketik http://www.gmail.com 2. Selanjutnya akan tampil halaman web Gmail.com seperti tampak pada gambar.

3. Selanjutnya, klik pada bagian Create Account atau Buat Akun, sehingga akan tampil halaman seperti pada gambar.

9


4. Isikan Nama Depan, Nama Belakang, Account untuk login, dan kata sandi (password), Pilih Pertanyaan untuk pengingat kata sandi, isi jawaban, isi e-mail sekunder (apabila tidak ada kosongkan saja), lokasi pilih Indonesia, Verifikasi Kata isikan sesuai yang tertera di atas misal gouti, lalu klik saya terima atau I accept. Sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:

10


5. Klik tunjukkan akun saya atau show my account untuk memasuki akun yang sudah dibuat. Akan tampil halaman sebagai berikut:

6. Proses pendaftaran selasai, anda siap menggunakan e-mail anda dan anda telah memiliki account e-mail sekarang. Perhatikan bahwa nama e-mail anda adalah [email protected] (misal: [email protected]) 2. Melakukan Pendaftaran E-mail UGM Saat ini Universitas Gadjah Mada melalui Pusat Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi (PPTIK) juga menyediakan e-mail untuk para sivitas akademika UGM (Dosen, Karyawan, dan Mahasiswa). Untuk melakukan pendaftaran account UGM, lakukan langkah-langkah berikut ini: 1. Buka alamat situs pendaftaran http://mail.ugm.ac.id/wmail/ sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:

11


2. Klik pada menu sebelah kiri E-mail – Formulir sehingga akan tampil halaman sebagai berikut, selanjutnya isikan sesuai data yang anda inginkan.

3. Apabila sudah selesai, klik daftar untuk mengajukan pendaftaran. Selanjutnya nama anda akan masuk ke dalam daftar antrian. 4. Untuk mendapatkan e-mail dan menggunakannya, setelah melakukan pendaftaran kita harus melakukan verifikasi dengan dating ke kantor PPTIK UGM dan menyerahkan FC bukti identitas kepegawaian atau kemahasiswaan kita (Kartu

12


Pegawai, Kartu Mahasiswa, dan bukti lain yang mendukung) dan menunjukkan aslinya.

Gb. Tampilan Daftar Antrian Menulis E-mail Setelah memiliki account e-mail, tentunya kita ingin memulai melakukan komunikasi atau surat menyurat dengan kawan lain yang memiliki e-mail. Berikut langkah-langkah dalam memulai menulis e-mail (menggunakan gmail.com) 1. Masuk ke alamat situs penyedia layanan e-mail misal www.gmail.com

13


2. Masukan account e-mail kita pada nama pengguna misal elnadaboy (ini apabila alamat e-mail kita adalah [email protected]) dan masukkan kata sandi yang kita punyai (ingat bahwa kata sandi yang digunakan adalah kata sandi yang kita gunakan ketika kita melakukan pendaftaran). Selanjutnya klik login atau masuk, dan kita akan masuk ke halaman daftar e-mail kita seperti di bawah ini:

3. Untuk membaca e-mail yang masuk klik pada judul atau nama pengirim e-mail dalam daftar kotak masuk (inbox), contoh klik Memulai dengan Gmail, selanjutnya akan tampil halaman yang berisi informasi (pesan) dari pengirim.

14


4. Untuk menulis e-mail, klik pada bagian sebelah kiri atas membuat pesan (compose mail), sehingga akan tampil halaman sebagai berikut:

5. Isikan e-mail tujuan pada bagian kepada (to), isikan judul atau subyek dari e-mail kita, dan tulisan pesan e-mail pada bagian yang tersedia. (lihat contoh).

6. Isikan CC dan BCC apabila kita menginginkan e-mail yang sama juga dikirimkan alamat lain, apabila tidak tidak perlu diisi. Apabila ingin menambahkan atau

15


menyertakan sebuah file gunakan lampirkan file atau attach file. Apabila sudah selesai klik kirim (send), sampai akhirnya akan tampil halaman sebagai berikut:

7. Apabila pesan di atas terlihat maka bisa dipastikan bahwa e-mail anda telah terkirim. Selamat anda sudah dapat melakukan pengiriman pesan menggunakan e-mail. Mengenal Fungsi dan Istilah dalam E-mail Berbagai macam istilah biasanya digunakan dalam proses operasional e-mail. Berikut ini adalah beberapa fungsi dan istilah dalam e-mail yang dapat anda pelajari sekaligus anda gunakan untuk melakukan komunikasi menggunakan e-mail. Perintah/Istilah Fungsi/Kegunaan

Istilah lainnya

Inbox

Sebagai tempat dimana setiap e-mail atau pesan Kotak Masuk, yang masuk atau ditujukan ke account kita. Berisi Incoming Mail daftar pesan/e-mail masuk.

Outbox

Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Kotak Keluar, akan dikirimkan Outgoing Mail

Sent Items

Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Pesan Terkirim, Sent sudah terkirim (pernah kita kirimkan) Mail

16


Trash

Sebagai tempat menampung e-mail yang sudah kita Sampah, Deleted hapus sebelum benar-benar terhapus. Kita masih dapat mengembalikan e-mail dalam folder ini ke folder inbox apabila diperlukan.

Drafts

Sebagai tempat menampung e-mail yang belum Konsep terkirim dan masih dalam tahap konsep atau draft sebelum dikirimkan. Masih akan dilakukan pengeditan

Spam

Sebagai tempat menampung e-mail atau pesan yang Junks Mail tidak berguna dan hasil dari iklan-iklan yang tidak kita harapkan.

CC Copy)

(Carbon Merupakan fasilitas yang memungkinkan kita mengirimkan duplikat pesan ke orang lain selain ke penerima utama. Bisa digunakan sebagai tembusan. Penerima utama akan mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain.

(Blind Mempunyai fungsi sama dengan CC yakni sebagai tembusan, hanya si penerima utama tidak Carbon Copy) mengetahui bahwa e-mail yang diterimanya juga dikirimkan ke orang lain. BCC

Attachments

Fungsi yang digunakan untuk menyertakan sebuah Attach File, file dalam pengiriman e-mail atau pesan kita, bisa Lampirkan File berekstensi PDF, DOC, XLS, JPG, dll

Reply

Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas balasan e-mail ke pengirim e-mail saja

Reply All

Fungsi yang digunakan apabila kita ingin menulis Balas Semua balasan e-mail baik ke pengirim maupun alamat yang diberi tembusan (dalam CC dan BCC)

Forward

Fungsi yang dapat digunakan apabila kita ingin Teruskan meneruskan pesan kepada orang lain atau account email lainnya

Label

Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda label pada e-mail atau pesan yang kita terima. Ini digunakan dalam rangka manajemen e-mail atau pengelompokkan e-mail/pesan.

Starred

Fungsi yang digunakan untuk memberikan tanda Flag, Bersinar bahwa e-mail atau pesan tersebut penting dan Bintangnya sewaktu-waktu kita dapat menemukan dengan cepat

Signature

Fungsi ini digunakan apabila anda ingin Tanda Tangan menampilkan secara otomatis keterangan identitas anda pada setiap pesan yang dikirimkan melalui account e-mail. Akan secara otomatis ditambahkan di akhir pesan.

17


POP (Post Office Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang memungkinkan kita menerima e-mail dengan Protocol) menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora, Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client lainnya, misalnya pop.gmail.com (Simple Protokol yang digunakan dalam client e-mail yang memungkinkan kita mengirimkan e-mail dengan Mail Transfer menggunakan outlook express, ms outlook, Eudora, Thunderbird, dan perangkat lunak e-mail client Protocol) lainnya. Misal smtp.gmail.com SMTP

Compose

Sebuah fungsi untuk memulai menulis sebuah pesan Write, Tulis e-mail

Check E-mail

Sebuah proses atau perintah pengecekan e-mail atau untuk melihat apakah ada pesan e-mail baru atau tidak

Beberapa pertimbangan memilih account E-mail Gratisan Setiap kita ingin membuat sebuah account e-mail melalui penyedia layanan e-mail gratisan, paling tidak ada beberapa pertimbangan yang perlu kita lakukan, yakni: 1. Besarnya kapasitas Inbox yang disediakan. Saat ini para penyedia sudah banyak yang berlomba untuk memberikan kapasitas penyimpanan inbox kita hingga lebih dari 1 GB. Semakin besar kapasitas yang disediakan akan semakin banyak daya tampung e-mail atau pesan yang dapat kita simpan 2. Kemudahan untuk diingat Kemudahan untuk mengingat nama domain yang disediakan akan mempermudah kita dalam berkomunikasi. Paling tidak orang akan dengan cepat dapat memperkirakan domain yang dipakai apabila kita melakukan kesalahan pengetikan dalam media cetak seperti kartu nama. Gmail.com, yahoo.com dan lycos.com adalah nama-nama yang mudah diingat. 3. Keberlanjutan atau kesinambungan layanan Tak jarang kita menemukan layanan e-mail gratis yang pada awalnya memberikan layanan menggiurkan, namun ketika kita sudah mulai tergantung pada account

18


tersebut penyedia akan mengenakan charge atau biaya pembayaran untuk melanjutkan pemakaian. Ini dulu banyak terjadi. Sehingga factor kesinambungan ini hendaknya juga dipertimbangkan, agar ke depan kita tidak menyesal. 4. Keamanan data Sesungguhnya ketika kita mendaftar dan membuat e-mail dalam sebuah penyedia layanan, kita telah ‘sepakat’ untuk menyerahkan data kita dan segala kerahasiaannya kepada penyedia. Jadi pastikan bahwa kita menggunakan penyedia yang sudah banyak dikenal dan mempunyai pemakai cukup banyak semacam yahoo.com, gmail.com sehingga keamanan data kita lebih terjamin. 5. Kemudahan dalam menggunakan Faktor lain yang cukup penting adalah kemudahan dalam penggunaan. Usahakan kita menggunakan penyedia layanan yang menyediakan fitur-fitur atau perintah yang mudah dipahami. Sehingga kita akan dengan cepat memaksimalkan pemakaian e-mail kita tanpa ada kendala dalam masalah pemahaman fitur. Yahoo.com dan Gmail salah satu penyedia yang menawarkan pemakaian cukup mudah, apalagi dengan tawaran pilihan bahasa yang akan lebih memudahkan kita. 6. Kelengkapan Fitur Kelengkapan fitur seperti ada tidaknya kemungkinan menggunakan software e-mail client, fasilitas POP dan SMTP Server, fasilitas pengaturan folder, fasilitas label, fasilitas manajemen data, dan fitur2 lain yang akan menambah fungsi dan kemudahan penggunaan e-mail. Manfaat E-mail bagi Pekerjaan Pustakawan Secara umum e-mail mempunyai manfaat sebagai alat komunikasi yang efektif, cepat dan jangkauannya luas. Namun secara khusus, berdasarkan pengalaman ada beberapa manfaat e-mail bagi pekerjaan pustakawan, yakni: 1. Media komunikasi dan koordinasi pekerjaan dalam lingkungan perpustakaan, baik antar pustakawan maupun pustakawan dengan pimpinan lembaga. 2. Media komunikasi dan interaksi antara pustakawan dan pengguna perpustakaan

19


3. Alat komunikasi dengan berbagai pihak di luar perpustakaan, missal dengan penerbit, penulis, pustakawan atau lembaga informasi dan perpustakaan lainnya. Sehingga dapat dikatakan bahwa e-mail dapat dimanfaatkan sebagai alat membangun jaringan kerja. 4. Alat untuk menjangkau informasi dan komunikasi yang lebih luas dan tanpa batas. 5. Media tukar menukar data dan atau dokumen elektronis atau digital baik berupa teks, gambar, audio, video dan bentuk lainnya. 6. Media untuk berdiskusi ataupun berlanggaran sebuah informasi digital atau online 7. Sebagai bagian dari identitas pribadi di lnternet. Namun demikian, kebermanfaatan e-mail sangatlah tergantung dari individu masing-masing. Pustakawan harus dapat menyiasati bagaimana agar e-mail secara efektif membantu pekerjaannya dan tugasnya sebagai agen informasi dan agen perubahan. Netiket menggunakan E-mail Seperti halnya dalam kehidupan nyata, dalam berinternet dan menggunakan emailpun kita mempunya etika atau sopan santun yang perlu diperhatikan. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika kita berkomunikasi menggunakan e-mail: 1. Hindari penggunaan huruf KAPITAL dalam menulis kalimat dalam pesan e-mail. Huruf KAPITAL merupakan ekspresi dari ‘kesombongan’, ‘kemarahan’ dan ‘kekurang ramahan’ si pengirim pesan kepada penerima pesan. Atau anda terkesan berteriak-teriak. 2. Selalu isi Subjek agar penerima tahu apa yang hendak disampaikan oleh pengirim pesan. Hal ini juga untuk menghindari e-mail yang dianggap spam atau junk mail. 3. Selalu gunakan alamat reply yang benar, dan apabila perlu gunakan nama lengkap (asli) anda untuk menyakinkan penerima bahwa e-mail tersebut memang berasal dari anda 4. Gunakan Signature untuk memberikan informasi identitas pengirim 5. Pastikan apabila mengirim file attachment atau lampiran file tidak terlalu besar, dan memungkinkan penerima dapat menerima e-mail dengan baik. Jangan sampai file 20


yang kita kirim akan menghalangi akses penerima karena terlalu berat. Usahakan agar besar file tidak lebih dari 1 MB. Atau konfirmasikan dulu ke penerima, tentang besarnya file yang akan dilampirkan. 6. Biasakan mengedit pesan-pesan yang tidak perlu apabila anda membalas e-mail. Hal ini untuk memudahkan penerima dalam memahami pesan anda. 7. Jangan sembarangan memforward atau meneruskan e-mail yang belum tentu orang lain ‘senang’ dengan e-mail yang anda forwardkan. Bisa-bisa anda dianggap melakukan spam dan e-mail anda terkena blokir. 8. Hati-hatilah dalam mengirimkan dan menerima e-mail, karena bisa jadi anda dapat mengalami kerugian. Misal jangan mengirimkan data e-mail anda pada pesan-pesan yang tidak jelas, karena bisa jadi itu tipuan yang akan mengambil alih account e-mail anda. Jangan sembarang membuka pesan e-mail yang menawarkan sesuatu yang terlalu menggiurkan, apalagi disertai attachment yang tidak jelas. Bisa jadi itu adalah virus atau worm. 9. Pilihlah kata-kata yang santun, walaupun mungkin isi e-mail anda adalah sebuah kritikan. Hindari kata-kata yang provokatif dan mengandung SARA. 10. Bijaksanalah menggunakan account e-mail anda, karena bisa jadi e-mail anda dapat menjerumuskan anda ke dalam penjara (dalam UU-ITE e-mail bisa menjadi barang bukti kejahatan). Penutup Secara prinsip sebenarnya fasilitas dan cara penggunaan e-mail atau surat elektronik dari satu penyedia layanan dan penyedia layanan lainnya sama. Misalkan anatara Gmail.com dan Yahoo.com. Hanya kadang ada perbedaan-perbedaan pada istilah yang secara substansial sebenarnya mempunyai maksud yang sama. Sehingga ketika kita ‘menguasai’ satu teknik dalam penggunaan e-mail dari satu layanan, mestinya dapat pula diterapkan apabila kita menggunakan layanan yang lain. Hal lain yang penting adalah sudah semestinya e-mail menjadi bagian penting yang harus dikuasai oleh para pustakawan. Hal ini mengingat bahwa e-mail merupakan satu sarana yang dapat digunakan oleh pustakawan dalam menjalin sebuah jaringan informasi dan

21


komunikasi secara luas, terutama dalam rangka memberikan yang terbaik untuk para pengguna perpustakaan. Dengan e-mail semestinya interaksi antar pustakawan dan juga antara pustakawan dengan pengguna dapat dilakukan dengan lebih mudah, murah, cepat dan intensif. Sehingga harapannya, dengan para pustakawan yang menguasai teknologi informasi termasuk e-mail ini maka layanan perpustakaan akan meningkat. Bahan Bacaan Email: Wordnetweb, Princeton. http://wordnetweb.princeton.edu/perl/webwn?s=e-mail diakses tanggal 1 Mei 2009 Jasmadi. 2004. Panduan Praktis Menggunakan fasilitas Internet. Yogyakarta: Penerbit Andi. Surat Elektronik: Wikipedia. http://id.wikipedia.org/wiki/surat_elektronik/ diakses tanggal 1 Mei 2009. Tim Penelitian dan Pengembangan Wahana Komputer. 1997. Kamus Istilah Internet. Yogyakarta: Penerbit Andi. Web 1.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_1.0 diakses tanggal 1 Mei 2009 Web 2.0.: Wikipedia. http://en.wikipedia.org/wiki/Web_2.0 diakses tanggal 1 Mei 2009

22

Aplikasi Web 1.0.: Surat Elektronik 1 Membuat dan berkomunikasi dengan menggunakan

Recommend Documents