Laat je Scouten! Over het vinden, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers bij Scouting Nederland

Laat je scouten!

Laat je Scouten! Over het vinden, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers bij Scouting Nederland.

Visie en beleid vrijwilligerswerk Scouting Nederland

Anneke Groeneveld, Jan-Willem Nuis en Céline Blom HRM team Scouting Nederland Datum:21 oktober 2008 Status document: definitief

Laat je Scouten!

Inleiding Onze vrijwilligers zijn het kapitaal van Scouting Nederland. Vanuit de zorg voor de vrijwilliger vindt het bestuur van Scouting Nederland dat vrijwilligers optimale begeleiding en aandacht verdienen te krijgen. Om deze reden is HRM gevraagd een visie op onze vrijwilligers te schrijven als basis voor een algemeen vrijwilligersbeleid. Hiermee wordt duidelijkheid geschept in wat we als vereniging te bieden hebben aan onze vrijwilliger en ook wat de vereniging terug verwacht. Onder het motto 'Laat je scouten!' scheppen we een kader om er naar de toekomst toe zorg voor te dragen dat we voldoende vrijwilligers blijven vinden en binden. Scouting Nederland is een vrijwilligersorganisatie, maar wordt door beroepskrachten bijgestaan wanneer: • de continuïteit niet gewaarborgd kan worden door vrijwilligers; • er niet voldoende expertise aanwezig is bij de vrijwilligers; • er een negatieve tijdsfactor ontstaat in doorlooptijd van ontwikkelingen en/of noodzakelijke snelheid van handelen; De vrijwilligersvisie is van toepassing op vrijwilligers op alle niveaus binnen de vereniging: groep, regio en land. Als uitgangspunt voor de ontwikkeling van de vrijwilligersvisie is gebruik gemaakt van de Missie van Scouting Nederland, de strategie en de positionering. Ook is rekening gehouden met de actuele maatschappelijke ontwikkelingen die met zich meebrengen dat vrijwilligerswerk niet meer zo vanzelfsprekend is. Omgevingsanalyse Zonder enthousiaste vrijwilligers is er geen Scoutingspel voor onze jeugd en jongeren mogelijk. Maar vrijwilligerswerk is niet meer zo vanzelfsprekend. Voor de vrijwilligersmarkt in zijn algemeen en Scouting Nederland in het bijzonder geldt dat het vinden en behouden van vrijwilligers steeds lastiger wordt. We zien hierin een ontwikkeling: vrijwilligers hebben steeds meer keuzemogelijkheden met betrekking tot hun vrijetijdsbesteding. Normen en waarden met betrekking tot verdeling tussen werk, gezin/familie en vrije tijd veranderen. Vrije tijd is kostbaar. Daarom zijn vrijwilligers kritischer en willen zij meer duidelijkheid over de verwachte inzet. Ook de vraag “Wat heb ik er zelf aan?” speelt een grotere rol. Gelukkig hebben vrijwilligers uiteenlopende redenen om zich wel in te zetten: • Ideologische motieven • Maatschappelijke betrokkenheid • Meer willen doen met eigen kennis of kunde • Nuttig willen zijn • Waardering, erkenning • Status • Sociale contacten • Persoonlijke groei Wanneer de vereniging inspeelt op wat de vrijwilliger zoekt zal dit bijdragen aan het behouden van onze huidige vrijwilligers, de doorstroom bevorderen van onze oudste jeugdleden en het vinden van nieuwe vrijwilligers ook van buiten Scouting. Daarom zullen aspecten zoals ontwikkeling en waardering uitdrukkelijk aan de orde komen in het vrijwilligersbeleid. Missie Van Scouting Nederland Het vertrekpunt van de te vormen vrijwilligersvisie en -beleid is de missie van Scouting Nederland: “Scouting is een open, maatschappelijk betrokken jeugd- en jongerenorganisatie, die haar leden met het Scoutingprogramma een plezierige en uitdagende vrijetijdsbesteding biedt. In dit Scoutingprogramma wordt in actief samenspel met leeftijdgenoten, geïnspireerd op het buitenleven, een bijdrage geleverd aan de vorming van de persoonlijkheid. Hierdoor leren scouts met respect voor zichzelf en hun omgeving, de eigen grenzen te verkennen en verantwoordelijkheid te nemen voor zichzelf, elkaar en de wereld om hen heen.”

Vrijwilligersvisie en vrijwilligersbeleid

1

Laat je Scouten! Positionering Scouting Nederland Uit rapportage en onderzoek onder kaderleden ('eindrapportage identiteitfase 2010') is in 2005 gebleken dat onze vrijwilligers de volgende kernwaarden belangrijk vinden: samenwerking, ontwikkeling en plezier. Hieruit is de huidige positionering geformuleerd:Samen Spelend Leren. Met de positionering wordt doorlopend getoetst of Scouting zich op de juiste wijze onderscheidt van haar concurrenten op de vrijetijdsmarkt. Strategie Scouting Nederland De strategiekeuze van Scouting Nederland voor de komende jaren is groei. Zowel kwalitatief als kwantitatief. Kwantitatieve groei in leden betekent dat er zo veel mogelijk verantwoordelijke persoonlijkheden worden gevormd die respectvol omgaan met elkaar en de wereld om hen heen. Groei in kwaliteit van het aanbieden en faciliteren van het scoutingspel draagt hier aan bij. Vrijwilligersvisie Bovenstaande missie, positionering en strategie zijn de basis van de te vormen vrijwilligersvisie. Enerzijds draagt de vereniging bij aan wat vrijwilligers belangrijk vinden nl samen spelend leren (positionering). Anderzijds dragen de vrijwilligers verantwoordelijkheid voor het uitdragen en realiseren van de missie van Scouting Nederland. Uiteindelijk ontstaat hierdoor evenwicht met zowel kwalitatieve als kwantitatieve groei als resultaat. (strategie) Daar uitvolgend is de volgende vrijwilligersvisie ontstaan: • De vrijwilligers zijn essentieel voor de vereniging en het spel van Scouting. • De activiteiten van de vrijwilligers van Scouting Nederland dienen bij te dragen aan de missie van Scouting Nederland. • We streven er naar dat de vrijwilligers van Scouting Nederland dit kunnen doen vanuit een houding van samenwerking, een continue gerichtheid op ontwikkeling en met plezier. • Hierbij bewaken we continu het evenwicht tussen verenigings- en individuele belangen. Argumentatie visie: evenwicht Zolang de vereniging kan bieden wat vrijwilligers zoeken en de vrijwilliger zich inzet voor wat de vereniging vraagt, is er sprake van evenwicht. Is er alleen aandacht voor het belang van Scouting Nederland, dan zal de vrijwilliger na verloop van tijd afhaken, is de vrijwilliger alleen gericht op eigen belang, dan ontstaat ook onbalans. Het bewaken van dit evenwicht is een continu proces. Verenigingsbelang en het belang van de vrijwilliger kunnen alleen in evenwicht worden gebracht door de wederzijdse verwachtingen goed op elkaar af te stemmen en daar over te praten. Daarbij is het noodzakelijk dat Scouting Nederland duidelijk is over de verantwoordelijkheden, voorzieningen en voorwaarden voor de vrijwilliger. Met alleen focus op het bereiken van evenwicht tussen belangen en wensen van zowel de vereniging als de vrijwilliger is het optimale evenwicht nog niet bereikt. We creëren een win-win situatie door aan te haken bij de sterke kanten van zowel de vrijwilliger als van Scouting Nederland: • De vrijwilliger: zijn/haar talenten • Scouting Nederland: de mogelijkheden om talenten te ontwikkelen en daar van te profiteren. Dit leidt tot kern van de visie op de inzet van vrijwilligers bij Scouting Nederland: In evenwicht gezamenlijk ontwikkelen naar een voor beiden kanten positief resultaat. In schema:

Praten over talenten en talentontwikkeling is inspirerend en leidt tot een goede match tussen vrijwilliger en functie. Belangrijker nog is dat continue aandacht voor evenwicht tussen de sterke kanten van de vrijwilliger en die van Scouting Nederland, leidt tot de optimale situatie, waarbij zowel de individuele vrijwilliger als de vereniging zich ontwikkelt. In dit proces gaan kwalitatieve groei van de vereniging- en persoonlijke ontwikkeling hand in hand en versterken elkaar.


2

Laat je Scouten! Argumentatie visie: positionering Naast het evenwicht vormt de positionering van Scouting Nederland een belangrijk aspect voor de vrijwilligersvisie. Samenwerken, ontwikkeling en plezier (samen spelend leren) zijn door onze leden zelf benoemd als de kernwaarden die Scouting zo uniek maken. De manier waarop wij binnen Scouting samenwerken, ontwikkelen en plezier hebben zorgt ervoor dat iemand vrijwilliger wordt bij Scouting en niet bij de Hockeyclub of Het Rode Kruis. Daarom zijn deze kernwaarden opgenomen in de vrijwilligersvisie en kapstok voor het vrijwilligersbeleid; Wat vrijwilligers aangeven als unieke Scouting waarden wordt doel en middel om de balans in evenwicht te brengen en te houden. • Samenwerken: Bij Scouting Nederland werken we in teams: de gezamenlijke kwaliteit van een team is bepalend voor het uiteindelijke resultaat. Individuele teamleden moeten bereid en in staat zijn bij te dragen aan een gezamenlijk resultaat. Onderliggende aspecten bij samenwerken zijn: onderlinge openheid (voor bv constructieve feedback) en ketenbewustzijn. Met ketenbewustheid bedoelen we dat we van alle vrijwilligers mogen verwachten dat ze verder kijken dan de grenzen van de eigen speltak, groep, regio of zelfs het land. De vaardigheid om eigen handelen te plaatsen in een grotere geheel, draagt bij aan de onderlinge eenheid binnen Scouting en werkt blikverbredend. Tevens is het van belang te begrijpen dat een speltak naast een horizontale, speleigen rol ook een voorbereidende, verticale rol heeft naar een hogere speltak, groeps-, landelijk of ander niveau. • Ontwikkelen: Wij verwachten dat vrijwilligers niet alleen de ontwikkeling van jeugd en jongeren kunnen begeleiden, maar dat zij ook gericht zijn op de eigen ontwikkeling, dingen willen bereiken en hier zichtbaar tijd aan besteden en daarmee voorbeeldgedrag vertonen. In aansluiting op het nieuwe deskundigheidsbeleid kan (externe) erkenning voor ontwikkeling een belangrijke drijfveer zijn om vrijwilliger bij Scouting te zijn. Onderliggende aspecten zijn: nieuwsgierigheid en flexibiliteit. Nieuwsgierigheid naar andere ervaringen. Flexibiliteit, omdat we van vrijwilligers verwachten dat ze niet blijven hangen in één functie, maar zich na verloop van tijd verder ontwikkelen en daarmee andere personen de kans geven tot bloei te komen en zelf verder te groeien. • Plezier: Wanneer onze vrijwilligers zich vanuit plezier en passie vol overgave op de uitvoering van hun functie richten, voelen zij zich ambassadeur van de vereniging met loyaliteit en verantwoordelijkheid als automatisch onderliggende aspecten. Als ambassadeur van Scouting Nederland zullen vrijwilligers zich gemakkelijker verbinden aan de afspraken die binnen de vereniging zijn gemaakt, zoals bv het aanvragen van een ‘Verklaring omtrent gedrag’. De verantwoordelijkheid "afspraak is afspraak", is hier een logische uitwerking van of het nu gaat om verenigingsbeleid, groepsbeleid of de afspraken die binnen het team zijn gemaakt. Als ambassadeur zijn onze vrijwilligers loyaal aan de binnen groep of team gemaakte (beleids)beslissingen, en dragen deze ook als zodanig uit. Zelfs wanneer dit niet strookt met persoonlijke opvattingen. Vrijwilligersbeleid Alle afspraken binnen de vereniging die we met elkaar maken over de inzet van vrijwilligers op een zodanige wijze dat in evenwicht zowel de ontwikkeling van de vrijwilliger als de missie van Scouting Nederland tot zijn recht komt. Beoogd resultaat vrijwilligersbeleid Gemotiveerde vrijwilligers die op de plek zitten waar hun talenten het beste tot hun recht komen, die zich optimaal kunnen inzetten en ontwikkelen en zich gewaardeerd weten voor hun inzet en daarmee bijdragen aan een eigentijds, zichtbaar en kwalitatief Scoutingspel. Om de vrijwilligersvisie ten uitvoer te brengen in gezamenlijke afspraken, heeft Scouting Nederland handvatten nodig. Deze handvatten vormen het raamwerk om het vrijwilligersbeleid te vertalen naar concrete instrumenten op groeps- regionaal en landelijk niveau. Hiervoor is het gebruik van een gemeenschappelijke taal belangrijk. We willen immers dat iedere vrijwilliger het gevoel heeft dat zijn of haar talenten maximaal benut worden, maar ook dat ontwikkelingsruimte van talenten zichtbaar wordt. Een gemeenschappelijke taal die dit biedt is de taal van de competenties. Competenties zijn kernachtige beschrijvingen van specifieke kennis, vaardigheden en gedrag (bijvoorbeeld: resultaatgerichtheid, empathisch vermogen, verantwoordelijkheidsbewust, samenwerken). Competenties geven mogelijkheid tot het verwoorden, benoemen, registreren en bespreekbaar maken van kennis, vaardigheden en gedrag van de vrijwilliger.


3

Laat je Scouten! Wanneer bekend is wat de gevraagde en aanwezige competenties zijn, wordt het beter mogelijk om de talenten van de vrijwilliger en de gevraagde competenties met elkaar te vergelijken en om vanuit de talenten van de vrijwilliger gericht die competenties te ontwikkelen die noodzakelijk zijn voor de klus. Alle vrijwilligers binnen Scouting Nederland doorlopen een cyclus. We onderkennen hierin 5 stadia: instroom,de start van een loopbaan bij Scouting Nederland, introductie, waarbij iedere vrijwilliger geïntroduceerd wordt: wat wordt er van mij verwacht?, feedback, hoe gaat het?, ontwikkeling, hoe kan ik groeien? En doorstroom, naar een volgende functie of activiteit. We hebben de handvatten voor het vrijwilligersbeleid overgenomen in een model met een cyclische vorm. Uiteraard komt ook de positionering terug in dit model, aangegeven door middel van onderstreping in de tekst.

Handvat 1: Instroom Vind de juiste persoon voor de te vervullen functie, of vind de juiste functie bij de persoon. Om het welslagen van het Scoutingspel te borgen is het belangrijk dat vrijwilligers functies vervullen die ze waar kunnen maken en waar ze plezier in hebben. Deze vrijwilligers moeten we wel zien te vinden. De grote uitdaging is om zowel een kwantitatieve als kwalitatieve match te maken tussen talent en functie. Een kwantitatieve match is geslaagd als er gekozen kan worden uit meerdere geschikte kandidaten. Een kwalitatieve match betekent dat de talenten van de vrijwilliger aansluiten bij hetgeen in de functie gevraagd wordt. Hieraan wil Scouting Nederland geen concessies doen. Er zijn instrumenten nodig om vrijwilligers te vinden en om vast te stellen of talenten aansluiten bij de functie. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau:

Vacaturesite op www.scouting.nl Competentiematrix Talentregistratiesysteem met database in Akela en Shanti Inschrijfprocedure met registratie en afstemmingsgesprek voor benoeming in functie (muv medew.lla) Functieomschrijvingen VOG

Nog in ontwikkeling:

Wervingschecklist land, regio en groep Module werving, selectie en competenties

Handvat 2: Introductie Werk iemand goed in en maak verwachtingen helder. Voor iedere functie binnen Scouting Nederland geldt dat de eerste periode van cruciaal belang is. In de beginfase moet de nieuwe vrijwilliger wennen aan de nieuwe omgeving, nieuwe wederzijdse verwachtingen en de gevraagde taken.


4

Laat je Scouten! Een goede begeleiding in deze fase is van groot belang om uitval en problemen te voorkomen. Een vrijwilliger die duidelijk voor ogen heeft wat er van hem verwacht wordt en op welke manier dat tot stand te brengen, voelt zich zelfverzekerder en kan zich beter inzetten. Ook kunnen in deze fase zowel de vrijwilliger als de vereniging bekijken of de samenwerking stand houdt. Daarom worden de eerste periode aangemerkt als kennismakingsperiode waarin de betreffende persoon als aspirant-vrijwilliger wordt begeleid en feedback krijgt van ervaren vrijwilligers gekoppeld aan een proeftijd. Het inwerken en begeleiden van nieuwe talenten verloopt niet via een vast format. Iedere groep of functie is nu eenmaal anders en heeft eigen accenten. Ook heeft niet ieder persoon dezelfde begeleiding nodig. Het is immers mogelijk dat een vrijwilliger in eerdere situaties soortgelijke ervaring heeft opgedaan. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau

Module grote landelijke ledenactiviteiten


Introductiechecklist Intromodule voor de landelijke vrijwilliger Module projectleider Het nieuwe deskundigheidsbeleid

Handvat 3: Feedback Bespreek regelmatig hoe het gaat. Na een succesvolle start binnen een nieuwe functie, is het belangrijk dat iedere vrijwilliger goed wordt begeleid. Een zorgvuldige begeleiding draagt ertoe bij dat vrijwilligers zich gewaardeerd voelen en uiteindelijk langer actief blijven binnen de vereniging. Wanneer een vrijwilliger niet op zijn of haar plek tot recht komt, moet dit bespreekbaar worden gemaakt en naar andere mogelijkheden (andere functie/ rol) gekeken worden. Het eind en evaluatiegesprek bieden daartoe een goed middel. In deze gesprek wordt de afgelopen periode besproken en vooruit gekeken. Hierbij is het delen van beelden en ervaringen het uitgangspunt. Is de vrijwilliger nog gemotiveerd voor de functie? Zijn er nog ontwikkelgebieden? Op welke wijze kan Scouting dit faciliteren? Doel is het verhogen en behouden van het plezier van vrijwilligers in hun functie en daarmee de betrokkenheid en motivatie en het bespreken van gedrag, wederzijds. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau:

Voortgangsprocedure met evaluatie- en eindgesprek


Training voor project- en teamleiders in het geven van gerichte feedback

Handvat 4: Ontwikkeling Investeer in ontwikkeling om talenten te versterken. Mensen leren op veel verschillende manieren, en in een verschillend tempo. Er zijn vele vormen van deskundigheidsbevordering. Er wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de eigen beginsituatie en ontwikkelbehoefte van vrijwilligers. Indien mogelijk kunnen verschillende leervormen of opdrachten aangeboden worden en kan de vrijwilliger een keuze maken die het beste bij hem of haar past. Deskundigheidsbevordering buiten de eigen groep of team is vooral gericht op het ontwikkelen van specifieke kennis en vaardigheden die niet zelf of in de eigen groep of team geleerd kunnen worden. Het begeleiden van het praktijkleerproces en het beoordelen van de verworven competenties zal zoveel mogelijk vanuit het eigen niveau (bijv. groep)moeten geschieden. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau:

Competentiematrix


Het nieuwe deskundigheidsbeleid Teambuilding activiteiten

Handvat 5: Doorstroom Kijk over de grenzen van de huidige functie heen en verbreed je horizon. Het is belangrijk dat vrijwilligers plezier blijven houden in de klussen en functies die ze doen. De behoefte van vrijwilligers om naar nieuwe functies toe te gaan, moet worden besproken. Bij het eindigen van een tijdelijke functie, of tijdens (eind)evaluatie dient de overstap naar andere functies of


5

Laat je Scouten! andere spelgebieden besproken te worden. De gesprekspartner dient zich hierbij niet alleen te focussen op mogelijkheden binnen het eigen niveau, maar ook op mogelijkheden op andere niveaus binnen de vereniging. Op deze manier kunnen de talenten en kwaliteiten van vrijwilligers optimaal worden ingezet. Doorstroom leidt uiteindelijk weer tot instroom in een nieuwe functie of voor een nieuwe functie. Doorstroom kan echter ook betekenen dat de vrijwilliger Scouting Nederland verlaat. Het is van belang om zicht te krijgen op de redenen waarom vrijwilligers vertrekken. Dit inzicht geeft Scouting Nederland de mogelijkheid om in te spelen op vertrekredenen en mensen langer te behouden. Daarnaast is het interessant om deze groep van ex-vrijwilligers na een bepaalde periode weer te benaderen omdat ze wellicht toch weer zin en tijd hebben om te participeren binnen de vereniging. Het motto hierbij is: uit het oog, maar niet uit het hart. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau:

Voortgangsprocedure met evaluatie- en eindgesprek Exit procedure met bedankbrief en eindgesprek Vacaturesite ‘Loopbaanbegeleiding’


Exit checklist

Handvat 6: Waarderen Het draait om waardering. Waardering werkt motiverend voor vrijwilligers. Deze waardering omvat niet alleen een blijk van een waardering die een vrijwilliger ontvangt van zijn of haar projectleider of voorzitter, maar omvat ook de zorg voor vrijwilligers onder elkaar. Ook stoffelijke zaken zoals duidelijke regelingen en onkostenvergoedingen dragen bij tot het plezier in de functie. Waardering spreekt ook uit het zorgzaam omgaan met de vrijwilligers, hen op een goede manier bedanken voor bewezen diensten en hen mogelijkheden te bieden om zich verder te ontwikkelen. Reeds ontwikkeld op landelijk niveau:

Module voorwaarden en voorzieningen


Exit checklist Jaarlijks bedankje voor landelijke vrijwilligers Seminarbeleid

Het vervolg Met alleen het definiëren van de visie en het beschrijven van het vrijwilligersbeleid zijn we er nog niet. De visie zal een levende vorm moeten krijgen. Het beschrijven van een visie is immers een stap, de vertaling naar handelen en beleving een essentiële vervolgstap. Daarnaast zal een deel van de handvatten nog verder uitgewerkt moeten worden. Deels is dit al gebeurd, aangezien een aantal zaken al beschreven en in gang gezet dienden te worden. De visie schept hierbij het conceptuele kader, de handvatten geven aan wat de te beschrijven deelgebieden zijn en wat met deze deelgebieden bedoeld wordt. Op deze wijze geven we een aanzet voor gerichte aandacht en zorg voor de vrijwilligers van Scouting Nederland. Want zij verdienen het om samen spelend te leren en op een evenwichtige wijze bij te dragen aan de missie van Scouting Nederland zodat zowel vereniging als vrijwilliger als jeugdlid, uiteindelijk zowel kwalitatief als kwantitatief kunnen groeien en met trots kunnen zeggen: “Laat je Scouten!” .


6

Laat je Scouten! Over het vinden, behouden en ontwikkelen van vrijwilligers bij Scouting Nederland

Recommend Documents