KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling magazijn Deel 1: Inboundproces Dia 1 De magazijnafdeling zorgt o.a. voor het inbound- of inslagproces van de goederen. Dit is nodig om de goederen in andere (kleinere) hoeveelheden en op andere momenten verder te verkopen. Een bijkomende reden waarom de goederen via onze groothandel verder worden verkocht aan onze klanten is dat ons distributiepunt dichter bij onze klanten ligt dan de bedrijven van onze leveranciers. Ons bedrijf beschikt ook over de nodige knowhow om goederen in het buitenland aan te kopen, iets wat vele van onze kleinhandelaren niet hebben.
Samenhang afdelingen Dia 2 Onze groothandel stuwt producten voort in de bedrijfskolommen van kantoor- en vergadermaterialen en kantoormateriaal. We hernemen even de samenhang tussen de afdelingen van onze groothandel. We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt opgevolgd door de marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen ‘verkoop’. Bij verkoop houden ze de nieuwe, de opsplitsing of de verschuiving van de behoeften van het doelpubliek van Offisco in de gaten. In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het assortiment opbouwen maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie. De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De aankoopafdeling koopt ook diensten, diverse goederen (= algemene kosten) en investeringsgoederen Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de ‘aankoop’ de nodige informatie om de goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren. Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen. De verkoopafdeling zit natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten, voeren promotie, luisteren veel naar de klanten en zorgen voor een goede leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en – niet te vergeten – een goede service na verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop. Eens een verkoop gerealiseerd is, start het magazijn samen met de klant en de eventuele externe vervoerder een verzendplanning. De halve dag voor de verzending wordt gestart met de orderpicking. Goederen die in de namiddag geleverd moeten worden, worden in de voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten mee en zal de klant vragen om ‘voor ontvangst’ te tekenen.
Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de kernactiviteit van het bedrijf maar toch … De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald, winst en cashflow in kaart worden gebracht, … Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige regimes, mogelijke subsidies, … De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, maar ook zowel met klanten dan leveranciers als banken en belastingcontroleurs. De receptie is nog zo’n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan, allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling, vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij een klant.
Organogram Dia 3 Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram.
Functie groothandel Dia 4 In hoeverre is de verkoopafdeling bij de functies van de groothandel betrokken? Foute antwoorden kleuren rood, juiste antwoorden groen.
Delen binnen de afdeling Dia 5 en 6 De structuur en werking van een magazijnafdeling verschilt erg van bedrijf tot bedrijf. Zo zijn er bedrijven waar een aparte afdeling retourzendingen bestaat. De volgende delen zijn bijna altijd in een magazijn te onderkennen.
Taken op de afdeling Dia 7 Ken volgende taken van de verkoopafdeling toe aan één van de delen van de verkoopafdeling.
Dia 8 Ontvangstplanning Ontvangen van goederen is één van de hoofdwerkzaamheden die in een magazijn worden uitgevoerd. Bestelde goederen worden door verschillende leveranciers, op verschillende tijdstippen en in verschillende omstandigheden geleverd. Het zal duidelijk zijn dat een doordachte ontvangstplanning onderdeel uitmaakt van een goede bedrijfsvoering. Belangrijke vragen die steeds terugkomen zijn: Wie? – Wat? – Waar? – Wanneer? – Hoe? – Hoeveel ? Wie geeft informatie door aan wie, wie komt leveren en wie voert de werkzaamheden uit? Wat zal geleverd worden en welke informatie is daar voor nodig? Waar moeten de goederen geleverd worden, waar moeten ze gezet worden en waar moeten ze achteraf naartoe? Wanneer worden de goederen geleverd en wanneer moeten dus bepaalde mensen en hulpmiddelen ter beschikking zijn? Belangrijk is ook hoe de goederen gelost moeten worden, zijn er speciale hulpmiddelen nodig? Tenslotte moet men op voorhand de aantallen kennen waarin de goederen geleverd worden zodat men de nodige plaats, mensen en hulpmiddelen kan voorzien. Samengevat kan men stellen dat: • een werkplanning nodig is voor uzelf, de leverancier en de vervoerder; • een bezettingsplanning nodig is voor het bepalen van het aantal werkkrachten; • een ruimteplanning nodig is voor het plaatsen van geloste goederen, retourgoederen en emballagemateriaal; • een bezettingsplanning nodig is voor de inzet van interne transport- en andere loshulpmiddelen. Een goede planning kan voorkomen dat: • vrachtwagens te lang moeten wachten; • er te weinig mensen en hulpmiddelen ter beschikking zijn om te lossen; • de werkdruk te hoog wordt op piekmomenten, zo worden fouten gecreëerd; • mensen niets te doen hebben omdat de aanvoer van goederen niet gespreid is; • er onveilige situaties ontstaan bij piekmomenten. Dia 9 Toegangscontrole Hier gaat het om de vraag of de vrachtwagenchauffeur toegang krijgt tot het bedrijf waar de goederen moeten gelost worden. In grote bedrijven zal de chauffeur zich moeten aanmelden bij de portier. In kleinere bedrijven zal men zich meestal moeten wenden tot de chef magazijnier zelf. Het verlenen van de toegang tot een bedrijf zal niet altijd op dezelfde manier gebeuren. Dikwijls wordt de inkomende zending genoteerd in een ontvangstregister. Belangrijke gegevens die genoteerd worden door de portier of magazijnchef zijn de naam van de leverancier en het levertijdstip. Andere afdelingen binnen het bedrijf kunnen deze informatie gebruiken om te kijken of de leverancier betrouwbaar is en of hij de afgesproken levertermijnen en levertijdstippen respecteert. Wanneer een bepaalde leverancier telkens te laat levert, kunnen acties ondernomen worden door de afdeling inkoop en wordt in het vervolg misschien een andere leverancier gekozen.
Soms zal men de leverancier met punten beoordelen. Als de beoordeling van de leverancier zakt onder een bepaald minimum, zal hij het risico lopen niet meer te mogen leveren. De portier of magazijnchef weet op voorhand welke leverancier met welke vracht moet aankomen (zie ontvangstplanning vorige dia). Hij controleert de vrachtwagendocumenten en gaat na of de goederen vermeld op het document, overeenstemmen met de levering die verwacht wordt. Wanneer uit controle blijkt dat alles in orde is, zal de portier of de magazijnchef een loskade toewijzen. Wanneer echter uit controle blijkt dat de levering niet juist is of wanneer blijkt dat de levering te laat aankomt, dan kan het zijn dat de vrachtwagen rechtsomkeer moet maken en dat er niet gelost wordt. Het wel toelaten van de vrachtwagen zou immers de verdere ontvangstplanning in de war sturen. Dia 10: eerste controle goederen en documenten Inkomende goederen moeten in de meeste gevallen een ingangscontrole ondergaan. Op dit moment in de ontvangstprocedure is er sprake van 2 soorten controles, een documentencontrole en een visuele controle van de verpakking en het aantal geleverde goederen. Documentencontrole: De eerste controle, die men kan uitvoeren, is een controle op de aanwezigheid van alle benodigde documenten. Daarna worden de gegevens van de bestelbon vergeleken met de gegevens van de leveringsbon. Op de leveringsbon staan de goederen en aantallen vermeld van wat werkelijk geleverd wordt. Wanneer de levering compleet is dan moet dit overeenstemmen met de goederen en aantallen die vermeld staan op de bestelbon. Meermaals valt het voor dat de leverancier bepaalde onderdelen of artikels niet in stock heeft en dat ze later geleverd worden. Op de leveringsbon komen dan andere aantallen voor dan op de bestelbon. Het zijn deze aantallen die doorgegeven worden aan de boekhouding voor het betalen van de facturen. Dit is belangrijke informatie. Wanneer goederen worden nageleverd, moet de leveringsbon van de nalevering verwijzen naar het nummer van de oorspronkelijke bestelbon. Het kan zijn dat de levering dermate afwijkt van de bestelling dat men beslist om de levering alsnog niet te aanvaarden. De afzender moet dan onmiddellijk op de hoogte gebracht worden van de weigering. Visuele controle van de verpakking en het aantal geleverde goederen: Deze controle slaat op het visueel controleren van het aantal colli of laadeenheden en het visueel onderzoeken van de verpakking op zichtbare schade. Het kan gaan om natte, ingedeukte of gescheurde dozen. Dozen die open zijn en waarvan de inhoud zichtbaar is, kunnen geweigerd worden. Zichtbare schade is de schade, die je direct aan de buitenkant kan zien. Ook onzichtbare schade kan voorkomen worden; om die vast te stellen moet je eerst het artikel uitpakken (zie verdere kwaliteitscontrole). Zichtbare schade aan de verpakking kan leiden tot het niet aanvaarden van de lading. Wanneer men de lading toch aanvaardt dan tekent men best “onder voorbehoud” de leveringsbon af en denkt men best aan volgende zaken: • geef de schade aan op de vrachtbrief of leveringsbon en teken onder voorbehoud;
• stel de schade vast in bijzijn van getuigen; • stel onmiddellijk de afzender op de hoogte; • stel onmiddellijk de vervoerder aansprakelijk voor de schade. Bij de visuele controle kan men ook reeds een telling maken, niet alleen van de laadeenheden, maar ook van het aantal dozen per laag en het aantal lagen per pallet; Dia 11: Uitgebreide kwantiteits- en kwaliteitscontrole Wanneer de eerste controle van goederen en documenten positief verloopt, mogen de goederen gelost worden. De ervaring wijst echter uit dat het nakijken van documenten en het uitvoeren van een visuele controle van de verpakte goederen niet voldoende is. Als de goederen gelost zijn in de ontvangstruimte kan men overgaan tot een meer uitgebreide kwantitatieve en kwalitatieve controle. Deze controle blijkt in vele gevallen zijn nut nog te bewijzen. De kwantitatieve controle: Bij deze controle komt het er op neer dat het aantal effectief geleverde goederen geteld en vergeleken worden met de vrachtbrief of de leveringsbon. Dit document wordt door de geadresseerde afgetekend voor ontvangst. Men gaat hier verder dan het tellen van het aantal verpakkingseenheden. Dozen worden geopend en het aantal stuks per verpakkingseenheid wordt geteld. Wanneer de aantallen niet kloppen en er wordt toch afgetekend voor ontvangst, dan lijdt het bedrijf verlies. Daar in de praktijk de chauffeur van de vrachtwagen na het lossen niet blijft wachten tot alles tot in de puntjes gecontroleerd is, zal je ook hier best tekenen onder voorbehoud. Doe je dat niet, dan zal alles waarvoor getekend is ook moeten betaald worden, zelfs al ondervindt men achteraf dat er tekorten zijn. Wie de vrachtbrief of de leveringsbon ondertekent verschilt van bedrijf tot bedrijf. Soms is dat de magazijnchef en anders zal het de magazijnmedewerker zijn. Wanneer grote hoeveelheden kleine materialen moeten geteld worden zoals bouten, moeren, veertjes, gebruikt men meestal een speciale weegschaal. Men ijkt de weegschaal op bijvoorbeeld 10 stuks en men schudt dan heel de verpakking leeg in de weegschaal. De weegschaal geeft dan het totaal aantal stuks weer. De kwalitatieve controle: Bij deze controle zal de inhoud van de verpakking gecontroleerd worden, afhankelijk van bepaalde vooraf overeengekomen normen. Ook hier worden verpakkingen geopend en de eerst onzichtbare schade wordt nu ontdekt. Soms wordt onzichtbare schade pas ontdekt na gebruik van de goederen. Bij het controleren op kwaliteit kan worden gelet op: De staat van de goederen: • is er zichtbare schade? • je kan wanneer nodig de goederen opmeten met meetinstrumenten; • je kan de goederen wanneer nodig onderwerpen aan een laboratorium -onderzoek. De soort goederen: • je kan kijken of de juiste artikelen in de verpakking zitten; • je kan controleren of de goederen van het juiste merk zijn.
Wat bij afkeuring van kwaliteit? Wanneer de kwaliteit van de geleverde goederen niet voldoet aan de afgesproken norm, dan kan men beslissen om de goederen terug te zenden of de goederen toch te accepteren. Niet altijd wordt alles teruggestuurd. Alles hangt af van de ernst van de afwijking, de soort goederen en de kost om de goederen terug te sturen. De afdeling inkoop kan contact opnemen met de leverancier en in overleg een beslissing nemen. Wanneer goederen teruggestuurd worden dan is er sprake van retourgoederen. Manieren van controleren: Alle goederen worden stuk voor stuk gecontroleerd. Dit is een manier die zeker niet altijd gebruikt wordt. Dit hangt af van de soort goederen die geleverd worden en in welke aantallen ze geleverd worden. Ook welke leverancier de goederen geleverd heeft is van belang. Controleren volgens een steekproef. Deze manier wordt vrijwel het meest toegepast. Bij ontvangst worden willekeurig een aantal goederen aangeduid om te controleren. Het kan zijn dat men één bepaalde pallet aanduidt die dan helemaal gecontroleerd wordt. Goederen worden niet gecontroleerd. Het gaat om Quality Assured goederen, wat wil zeggen dat de goederen kwaliteitszeker zijn bij ontvangst. Volgens bepaalde afspraken worden de goederen extra gecontroleerd door de leverancier. De goederen mogen bij ontvangst rechtstreeks in opslag gezet worden, ze worden dus niet meer gecontroleerd bij het binnenkomen. Dia 12: Voorraadadministratie Een goede voorraadadministratie is nodig om te weten welke goederen er besteld zijn bij de leverancier en dus verwacht worden, welke goederen effectief binnen zijn, en welke goederen besteld zijn door de klant en dus buiten zullen gaan. Dit noemt men “voorraadbeheer”. Ook “voorraadbeheersing” is belangrijk. Het gaat dan om de hoogte van de voorraad en de vraag of die hoogte wel verantwoord is. Voordat goederen in opslag gaan moeten ze geadministreerd worden. Ze moeten ingebracht worden in de voorraadadministratie. Er wordt dan manueel of automatisch een locatie aan het artikel toegewezen. De bedoeling is dat iedereen zo snel mogelijk op de hoogte is van de aanvulling van de stock en de plaats waar de goederen liggen in het magazijn. Afdelingen zoals inkoop, verkoop, magazijn, boekhouding en facturatie raadplegen regelmatig deze gegevens, ze moeten dus upto-date zijn. De gegevens die moeten geregistreerd worden, kan men halen van de leveringsbon of de pakbon die de binnenkomende goederen vergezeld. Op de verpakking kan ook een barcode aangebracht zijn die alle gegevens bevat over de inhoud van de colli. Het administreren van de voorraadgegevens kan gebeuren op verschillende plaatsen: • op een voorraadkaart; • in een voorraadbeheerprogramma; op verschillende manieren: • volledig manueel; • door middel van manuele bediening van een handscanner; • door middel van automatische scanning. Belangrijk: Aan de hand van de ontvangstdocumenten kan betaling van de factuur plaatsvinden. Nauwkeurigheid bij ontvangst is dus erg belangrijk.
Belangrijke vaste gegevens die bij ontvangst kunnen geadministreerd worden zijn: De omschrijving van het artikel, het artikelnummer, eenheid, de bestelgrootte, het bestelniveau en de locatie in het magazijn: Belangrijke variabele gegevens die bij ontvangst kunnen geadministreerd worden zijn: Datum, ordernummer, omschrijving van de handeling, de kolom “In”, de kolom “Uit”, stock, bulklocaties, identificatie van de magazijnmedewerker: Dia 13: Opslagklaar maken Niet alle goederen worden op een zodanige manier door de leverancier geleverd dat ze zonder verdere verwerking in opslag kunnen gezet worden. Daarom is het soms noodzakelijk om: • goederen die nog niet verpakt zijn, eerst te verpakken; • verpakte goederen te herverpakken om te voldoen aan interne eisen en normen; • goederen over te stapelen op andere ladingdragers of te herstapelen volgens andere afmetingen en aantallen. • goederen uitsorteren volgens bepaalde indelingsgroepen. Werkzaamheden in een magazijn kunnen sneller en beter uitgevoerd worden wanneer de goederen zijn voorzien van de nodige informatie. Soms zijn de binnengekomen goederen reeds voorzien van informatie. Deze informatie bevat niet altijd de gegevens die nodig zijn voor de verwerking en de behandeling van de goederen in het verder verloop van de goederenstroom. De volgende gegevens kunnen daarom op de ontvangstafdeling op de verpakkingen worden aangebracht: • • • •
artikelnaam of code; de opslagplaats waar het artikel in het magazijn moet staan; gegevens van de leverancier en/of de klant; de behandelingsvoorschriften van de artikelen.
Deze gegevens worden dikwijls in gewoon schrift (visueel leesbaar) en via een barcode weergegeven. Dia 14: Intern transport naar opslag Wanneer de goederen klaargemaakt zijn om op te slaan, dan moeten ze nog intern getransporteerd worden naar de verschillende opslaggebieden. Toestellen die hiervoor gebruikt worden zijn magazijnwagens, de transpallet, elektrische pallettrucks, stapelaars, reachtrucks, en heftrucks. De keuze van het gebruikte transportmiddel zal weer afhangen van de aard van de goederen, de hoeveelheden waarin ze moeten vervoerd worden en de afstand waarover ze moeten vervoerd worden. Ook kan het zijn dat de stelling waarin de goederen moeten worden opgeslagen, bepaalt welk transportmiddel gebruikt wordt. Veiligheidsvoorschriften, ergonomische aspecten komen hier zeker aan bod. Soms bestaat het intern transport uit verschillende interne transportmiddelen die elkaar opvolgen. Het kan zijn dat een pallet met de heftruck tot aan een automatische transportinstallatie gebracht wordt. Via deze transportinstallatie wordt de pallet dan afgegeven aan een automatische kraan die de pallet tot in de locatie van een hooogbouwmagazijn brengt.
Dia 15: Opslag Doel van opslag: Het doel van opslag is om twee op elkaar volgende stappen van elkaar los te koppelen. Het gaat hier dan meestal om het overbruggen van tijd. Goederen worden een tijd in opslag genomen omdat men ze nog niet kan of niet wil doorschuiven naar de volgende stap in de goederenstroom. Men wil de goederen ook uitstallen om ze in andere hoeveelheden en samenstellingen te kunnen nemen. De opslagprocedure bestaat uit het nemen van de goederen uit de ontvangstruimte, het intern transport naar de juiste locatie en het op locatie zetten van de goederen. De opslag gebeurt met bepaalde interne transportmiddelen (zie vorige dia) en in bepaalde opslagsystemen. Het doel en de functie van een opslagsysteem bestaat steeds uit drie delen: • • •
het eerste deel is de buffer- en opslagfunctie (dus tijdsoverbrugging); het tweede deel is de orderverzamelfunctie, wat neerkomt op de bereikbaarheid en de beschikbaarheid van de goederen; het derde deel is een optimale benuttingsgraad creëren, wat neerkomt op het zo efficiënt mogelijk gebruiken van de oppervlakte en de hoogte van het magazijn en het zo smal mogelijk houden van de gangpaden in het magazijn.
Het in opslag brengen van goederen moet aan een aantal belangrijke voorwaarden voldoen: • de goederen moeten met een minimum aan informatie terug te vinden zijn. • de goederen moeten gedurende de duur van de opslagperiode in hun oorspronkelijke toestand blijven. • de loop- en rijtijden / afstanden moeten zo klein mogelijk blijven. De grote vraag bij het opslaan van goederen is : Welke goederen staan waar en hoe vinden we ze terug? Dia 16: Klasseren en archiveren van de documenten In een magazijn circuleren heel wat documenten, zowel papieren als digitale. De omvang van de documentenstroom hangt af van de grootte en ingewikkeldheid van het bedrijf. Al die documenten worden geklasseerd om ze op te bergen en ook om ze snel te kunnen terugvinden. Denkt men de documenten normaal niet meer terug nodig te hebben dan kan men ze archiveren. Hierdoor maakt men opbergkasten of geheugenruimte terug vrij. Dia 17: Communicatie en telecommunicatie In het magazijn communiceer je met je collega’s, je chef, vervoerders, … bij deze laatste kom je in contact met heel wat vreemde talen. Je moet dus in verschillende talen naar de documenten kunnen vragen, een loskade kunnen toewijzen, … Veel gegevens worden via software doorgegeven. Er bestaat zelfs de mogelijkheid dat je met de computerstem moet dialogeren. Een scanner leest heel wat gegevens automatisch in het computerprogramma in.
Beroepenfilm VDAB Dia 18 Op de website van de VDAB vind je enkele beroepenfilms i.v.m. beroepen in het magazijn of magazijnkantoor.
