KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling aankoop Dia 1 Een aan- of inkoopmanager ontvangt één van de hoogste lonen in een bedrijf. Dat zegt misschien meteen iets over het belang van deze afdeling. De kwaliteit en de prijs van de aangekochte producten bepalen immers in hoge mate de aangeboden producten.
Samenhang afdelingen Dia 2 Onze groothandel stuwt producten voort in de bedrijfskolommen van kantoor- en vergadermaterialen en kantoormateriaal. We hernemen even de samenhang tussen de afdelingen van onze groothandel. We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt opgevolgd door de marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen ‘verkoop’. Bij verkoop houden ze de nieuwe behoeften van het doelpubliek en de opsplitsing of de verschuiving ervan in de gaten. In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het assortiment opbouwen, maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie. De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De aankoopafdeling koopt ook verpakkingsmaterialen, gasolie, poetsproducten e.d. aan. Voor de aankoop van investeringsgoederen zoals een nieuwe heftruck of een vernieuwing van het dak is er samenspraak met Peter Beyens. Vaak zal er hier een scootbedrijf ingehuurd worden omdat we zelf niet over de nodige knowhow beschikken. Handelsgoederen worden onder de impuls van de verkoopafdeling aangekocht. Diensten en diverse goederen of investeringsgoederen worden aangekocht onder impuls van gelijk welke afdeling die er om vraagt (dit kan ook de eigen afdeling zijn). Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de ‘aankoop’ de nodige informatie om de goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren. Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen. De verkoopafdeling zit intussen natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten, voeren promotie, luisteren naar de klanten en zorgen voor een goede leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en – niet te vergeten – een goede service na verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop. Eens een verkoop gerealiseerd is, start het magazijn samen met de klant en de eventuele externe vervoerder een verzendplanning. Een halve dag voor de verzending wordt er gestart met de orderpicking. Goederen die in de namiddag moeten worden geleverd, worden in de voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten mee en zal de klant vragen om ‘voor ontvangst’ te tekenen. Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de
kernactiviteit van het bedrijf maar toch … De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald, winst en cashflow worden in kaart gebracht, … Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige regimes, mogelijke subsidies, … De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, zowel met klanten als leveranciers en ook met banken en belastingcontroleurs. De receptie is nog zo’n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan, allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling, vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij een klant.
Organogram Dia 3 Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram.
Functie groothandel Dia 4 In hoeverre is de aankoopafdeling bij de functies van de groothandel betrokken? Foute antwoorden kleuren rood, juiste antwoorden groen.
Taken op de afdeling Dia 5 Vooraleer de aankoopafdeling met haar kernfunctie (aankopen in functie van een degelijke assortimentsopbouw) kan beginnen, zal zij een duidelijk beeld trachten te krijgen van het gewenste product of de gewenste dienst van de afdeling verkoop. Dit geldt ook voor de aankoop van diensten en diverse goederen of investeringsgoederen wanneer ‘verkoop’ of een andere afdeling daarom vraagt. Waaraan moet het product technisch voldoen? Zijn er bepaalde verwachtingen naar design, leveringstermijn, …? De aankoopafdeling koopt dus voornamelijk handelsgoederen aan. Offisco is een distributie-onderneming en koopt dus geen grond- en hulpstoffen aan. In een productieonderneming is dit wel het geval. Als het behoefteprofiel duidelijk is start ‘aankoop’ met de hoofdbrok van haar werkzaamheden: de volledige aankoopverrichting ‘van prijsaanvraag tot betaling’. Leveranciers worden regelmatig geëvalueerd: kwaliteit en aankoopvoorwaarden kunnen op voorhand interessant lijken maar maakt de leverancier het uiteindelijk ook waar?
Nog meer dan de andere afdelingen zal de aankoopafdeling moeten klasseren en archiveren. Communicatie is op de aankoopafdeling eveneens erg belangrijk. Het zit in alle taken heel erg verweven.
Vooraf: aankopen een routineklus? Dia 6 Misschien denk je: “Aankopen doe je toch bij de gewone leveranciers?” Belangrijk om weten is dat dit meestal wel zo is maar niet altijd! Het overgrote deel van de aankopen gebeurt routinematig. De betrokken handelsgoederen worden dan bij de gewone leverancier aangekocht. Het werk gebeurt dan erg geautomatiseerd. Overweegt men een nieuwe leverancier, een nieuw product of koopt men zaken, die men niet gewend is aan te kopen, dan wordt het werk plots een stuk arbeidsintensiever. De aankopen van diensten en diverse goederen doet men ook meestal bij de gewone leverancier. Voor de aankoop van investeringsgoederen staat men meestal voor een nieuwe situatie.
Taak per taak: opstellen behoefteprofiel Dia 7 en 8 Vooraleer de aankoopafdeling met haar kerntaak kan beginnen, moet ze in samenwerking met de betrokken afdeling een behoefteprofiel opstellen: - voor wie moet het product juist dienen? Voor de klanten? Voor de onderneming zelf? - wat wil men kopen? - voor welke doelgroep van klanten: normaal ligt dit vast. Een onderneming richt zich op een bepaalde doelgroep van klanten (het beoogde marktsegment), bijvoorbeeld: mensen die degelijke consumptieartikelen willen kopen aan een redelijke prijs; of: professionele klanten die durven investeren in de beste technologie op langere termijn; … - tegen wanneer moet men over de goederen of diensten kunnen beschikken?
Taak per taak: mogelijke leveranciers Dia 9 Wanneer de behoefte aan een product of dienst duidelijk in kaart is gebracht, kan je op zoek gaan naar mogelijke leveranciers. De aankoopafdeling beschikt over uitgebreide aankoopdocumentatie. Dit geldt zeker voor wat de handelsgoederen van het bedrijf zelf betreft. Aangevraagde of spontaan verkregen catalogi werden bijgehouden. Natuurlijk houden we ook leveranciersgegevens bij zodat we op elk moment snel in actie kunnen komen om prijsaanvragen te richten.
Onze verkopers – zeker onze verkopers buitendienst - horen links en rechts ook wel wat er op de markt allemaal verkrijgbaar is. Misschien deden zij bij de opmaak van het behoefteprofiel al meteen een suggestie. Ze leren vaak zelf bij van klanten, zeker als het om professionele gebruikers gaat. De gouden gids, portaalsites op het internet, … kunnen ons ook helpen in de speurtocht naar interessante leveranciers. Vakmannen, installateurs, architecten, … kunnen ons zeker en vast ook helpen. Indien we zelf niet over de nodige knowhow beschikken, geen tijd hebben, … kunnen we beroep doen op een scootbedrijf. Zij bieden op dit vlak diensten aan.
Taak per taak: aankoopverrichting Dia 10 Als we een aantal mogelijke leveranciers hebben gevonden, kunnen we ons storten op onze kerntaak: de aankoopverrichting zelf. Ken je het volledige schema nog? - Is Offisco koper of verkoper in de aankoopverrichting? - Welke stappen kunnen er in de aankoopverrichting voorkomen? Geef tegelijk aan of het om inkomende of uitgaande verrichtingen gaat?
Taak per taak: aankoopverrichting Dia 11 Geef aan of ons bedrijf het document moet opstellen of dat we het moeten controleren, analyseren, … Een erg belangrijk moment wordt natuurlijk het bepalen van de leverancier die de voorkeur krijgt.
Taak per taak: leveranciers evalueren Dia 12 Onze leveranciers zullen echter regelmatig geëvalueerd worden op: - de prijzen van onze leveranciers, de kortingen en de kosten veranderen wel eens. Ook bij concurrerende leveranciers zijn er regelmatig wijzigen. We zullen dus af en toe de prijzen evalueren; - de leverbetrouwbaarheid: leveren ze de juiste goederen, in de juiste hoeveelheden en aan de overeengekomen aankoopvoorwaarden; - levertijd: worden de goederen tijdig geleverd? - Na de levering is het niet afgelopen. Hoe reageert de leverancier op schadegevallen? Wat als we bijkomende informatie nodig hebben? … De dienst na verkoop is minder objectief meetbaar maar toch belangrijk. Om dit werk goed te doen, houdt men van de leveranciers een prestatielijst bij.
Taak per taak: klasseren en archiveren Dia 13
Regelmatig ontvangen we catalogi, van nieuwe of bestaande leveranciers. Daarmee houden we onze aankoopdocumentatie up-to-date. De vertegenwoordigers van leveranciers doen natuurlijk ook erg hun best om hun producten te slijten. Ook al hebben we vaak geen onmiddellijke plannen om van leverancier of product te veranderen. Ze houden ons wakker, vestigen onze aandacht op nieuwe tendensen in de markt, … Het is natuurlijk van het grootste belang om onze aankoopdocumentatie goed te ordenen, zodat we snel kunnen vinden wat we zoeken. Oude documentatie wordt weggegooid als er nieuwe binnenkomt. De adressenbestanden van leveranciers worden ook voortdurend aangepast. Niet alleen de identificatiegegevens van het bedrijf zijn erg belangrijk, maar ook die van haar medewerkers. Het is erg gemakkelijk als we rechtstreeks met een vertegenwoordiger, met de boekhoud- of de verkoopafdeling kunnen bellen, mailen, ... Ook websiteadressen worden bijgehouden in het leveranciersbestand. Veel gebruikte adressen staan ook nog eens onder ‘favorieten’. De aankoopdossiers worden natuurlijk ook zorgvuldig bijgehouden. Ze vormen de ruggengraat van de dagelijkse bezigheden op onze afdeling. Ze eindigen niet echt bij de betaling. Zoals we eerder al zagen, worden de leverprestaties van de leveranciers bijgehouden en vergeleken. Het kan ook gebeuren dat er pas later problemen opduiken en dat we een aankoopdossier moeten heropenen.
Taak per taak: communicatie en telecommunicatie Dia 14 Hoe zakelijk en administratief we ook werken, onze organisatie is een organisatie van mensen. Als mensen zich goed voelen, werken ze beter. De ene collega pocht veel maar leeft wel erg mee met alles, de andere is nooit smaakvol gekleed maar is wel altijd goed gezind, … Ze hebben allemaal wel ergens grote en kleine kanten. Het komt er op aan met al deze verschillen te kunnen omgaan en in ieder geval met iedereen zakelijk en professioneel te kunnen omgaan. Als het maar even kan, laat je dit ook nog in een aangename sfeer verlopen. Je uiterlijk, je mimiek, je gebaren, je taal, … het vertelt veel over wie je bent en hoe je je voelt. Met telecommunicatiemiddelen vallen één of meerdere van die communicatiemogelijkheden weg. De middelen die over blijven, worden dan eens zo belangrijk. Een brief die niet mooi geplooid is en een aantal taalfouten bevat, ondergraaft zijn eigen doel. Naast de contacten met de eigen collega’s van aankoop, zijn ook de contacten met de andere afdelingen erg belangrijk om te kunnen functioneren in de organisatie. In communicatie met leveranciers en anderen moet je natuurlijk nog extra attent zijn.
Synthese Dia 15 De aankoopafdeling vervult een erg belangrijke rol in het geheel van de onderneming. De aankoopafdeling is erg kwaliteitsbepalend voor de uiteindelijk geleverde goederen of diensten. Dit geldt heel erg voor een distributie-onderneming zoals Offisco.
Ze bepaalt de aankoopkostprijs van de handelsgoederen, diensten en diverse goederen en investeringsgoederen. Dat is een erg groot stuk van de rentabiliteit. Wat er niet onder valt zijn de verkoopprijzen, de lonen, belastingen, ...
Beroepenfilms Dia 16 De VDAB geeft op haar site geen specifieke beroepenfilm weer voor de aankoopafdeling. Stukjes van de functie van de aankoopbedienden vindt men terug onder drie beroepenfilms.
