KRINGEN 2 – Module 5: De afdeling magazijn Deel 2: Outboundproces Dia 1 De magazijnafdeling zorgt o.a. voor het inbound- of inslagproces van de goederen. Dit is nodig om de goederen in andere (kleinere) hoeveelheden en op andere momenten verder te verkopen. Een bijkomende reden waarom de goederen via onze groothandel verder worden verkocht aan onze klanten is dat ons distributiepunt dichter bij onze klanten ligt dan de bedrijven van onze leveranciers. Ons bedrijf beschikt ook over de nodige knowhow om goederen in het buitenland aan te kopen, iets wat vele van onze kleinhandelaren niet hebben.
Samenhang afdelingen Dia 2 Onze groothandel stuwt producten voort in de bedrijfskolommen van kantoor- en vergadermaterialen en kantoormateriaal. We hernemen even de samenhang tussen de afdelingen van onze groothandel. We starten opnieuw bij de behoefte van de klant. Deze behoefte wordt opgevolgd door de marketing. Dit is bij Offisco geen aparte afdeling maar huist binnen ‘verkoop’. Bij verkoop houden ze de nieuwe behoeften van het doelpubliek van Offisco en de opsplitsing of de verschuiving hiervan in de gaten. In functie van dit behoefteprofiel gaat de aankoopafdeling aankopen doen. Zij zullen het assortiment opbouwen maar wel binnen de krijtlijnen van onze marketingstrategie. De aankoopafdeling zorgt niet alleen voor de aankoop van handelsgoederen. De aankoopafdeling koopt ook diensten, diverse goederen (= algemene kosten) en investeringsgoederen. Eens een aankoop definitief is, wordt het magazijn ingelicht. In samenspraak met de leverancier en het magazijn wordt een leveringsdatum binnen de leveringstermijn afgesproken. De magazijnafdeling ontvangt van de ‘aankoop’ de nodige informatie om de goederen te kunnen ontvangen en deze op kwaliteit en kwantiteit te kunnen controleren. Als dit alles volgens plan verloopt, worden de goederen in de rekken opgeslagen. De verkoopafdeling zit natuurlijk ook niet stil. Zij sturen informatie naar de klanten, voeren promotie, luisteren veel naar de klanten en zorgen voor een goede leveringssnelheid, leveringsbetrouwbaarheid en – niet te vergeten – een goede service na verkoop. Deze remedie leidt altijd tot een goede verkoop. Eens een verkoop gerealiseerd is, start het magazijn samen met de klant en de eventuele externe vervoerder een verzendplanning. De halve dag voor de verzending wordt gestart met de orderpicking. Goederen die in de namiddag geleverd moeten worden, worden in de voormiddag in de expeditieruimte geplaatst. Goederen voor de volgende voormiddag worden in de namiddag verzameld. De vervoerder krijgt alle goederen en documenten mee en zal de klant vragen om ‘voor ontvangst’ te tekenen.
Offisco heeft ook enkele ondersteunende afdelingen. Zij zijn niet echt nodig in de kernactiviteit van het bedrijf maar toch … De afdeling boekhouding en personeelszaken moet ervoor zorgen dat facturen worden opgemaakt voor de klanten, aankoopfacturen worden betaald, lonen worden uitbetaald, winst en cashflow in kaart worden gebracht, … Daar kijkt men uit naar fiscaal gunstige regimes, mogelijke subsidies, … De boekhoudafdeling heeft dus met alle afdelingen te maken, zowel met klanten en leveranciers als banken en belastingcontroleurs. De receptie is nog zo’n ondersteunende dienst. Allerlei bezoekers melden er zich aan, allerlei telefoonverkeer komt er toe of vertrekt er, de post wordt er gesorteerd per afdeling, vergaderzalen worden er geboekt, de agenda van Peter Beyens wordt er bijgehouden en ook andere medewerkers zullen er melden wanneer ze bijvoorbeeld op bezoek gaan bij een klant.
Organogram Dia 3 Een andere manier om de samenwerking en de onderlinge verhouding tussen de verschillende afdelingen en medewerkers te laten zien, is het organogram.
Functie groothandel Dia 4 In hoeverre is de verkoopafdeling bij de functies van de groothandel betrokken? Foute antwoorden kleuren rood, juiste antwoorden groen.
Delen binnen de afdeling Dia 5 en 6 De structuur en werking van een magazijnafdeling verschilt erg van bedrijf tot bedrijf. Zo zijn er bedrijven waar een aparte afdeling retourzendingen bestaat. De volgende delen zijn bijna altijd in een magazijn te onderkennen. Op een andere manier weergegeven … (dia 6)
Taken op de afdeling Dia 7 Ken volgende taken van de verkoopafdeling toe aan één van de delen van de verkoopafdeling.
Dia 8: Verzendplanning Verzenden van goederen is één van de hoofdwerkzaamheden die in een magazijn worden uitgevoerd. Klantenorders worden door verschillende magazijniers, op verschillende tijdstippen en in verschillende omstandigheden klaargemaakt. Sommige bedrijven werken met vaste dagelijkse, wekelijkse of tweewekelijkse schema’s van uitleverroutes. Het zal duidelijk zijn dat een doordachte verzendplanning onderdeel uitmaakt van een goede bedrijfsvoering. Belangrijke vragen die steeds terugkomen zijn: Wie? – Wat? – Waar? – Wanneer? – Hoe? – Hoeveel ? Wie geeft informatie door aan wie, wie zal de goederen klaar maken voor verzending? Wat zal wanneer verzonden worden en welke informatie is daar voor nodig? Wanneer moeten klantenorders klaar zijn? Waar moeten de verzamelde goederen gezet worden en in welk extern transportmiddel moeten de goederen geladen worden? Belangrijk is ook hoe de goederen geladen moeten worden, zijn er speciale hulpmiddelen nodig? Welke medewerkers, externe transportmiddelen, … moeten voorzien worden. Samengevat kan men stellen dat: • een werkplanning nodig is voor uzelf, de vervoerder en voor klanten; • een bezettingsplanning nodig is voor het bepalen van het aantal werkkrachten; • een ruimteplanning nodig is voor het plaatsen van te verzenden goederen; • een bezettingsplanning nodig is voor de inzet van laadhulpmiddelen en externe transportmiddelen. Een goede planning kan voorkomen dat: • vrachtwagens te lang moeten wachten bij het inladen; • er te weinig mensen en hulpmiddelen ter beschikking zijn om te laden; • de werkdruk te hoog wordt op piekmomenten, zo worden fouten gecreëerd; • mensen niets te doen hebben omdat de afvoer van goederen niet gespreid is; • er onveilige situaties ontstaan bij piekmomenten. Dia 9: Opmaak magazijnopdrachtenbon Een magazijnopdrachtenbon is een document waarmee de verkoopafdeling de opdracht geeft aan de afdeling magazijn en expeditie een bepaalde levering verzendklaar te maken. Dit kan onder de vorm van: • een blad met vignetjes of klevers (als alle klevers zijn opgebruikt bij het verzamelen is de order volledig); • een pickinglijst opgesteld a.d.h.v. verschillende magazijnopdrachtenbonnen. Een klantorder houdt in dat bepaalde goederen in bepaalde hoeveelheden moeten verzameld worden. Al deze goederen hebben een plaats in het magazijn. Het is de bedoeling om de goederen op een zo efficiënt mogelijke wijze te verzamelen uit het magazijn. Op een zo efficiënt (= zo kort mogelijke rij- en loopafstanden) mogelijke wijze betekent, volgens een route doorheen het magazijn waarbij men een minimum aan afstand moet afleggen om de goederen te halen.
In het computersysteem is voor elk artikel een unieke plaats of locatie ingegeven. De order wordt in de computer ingegeven en automatisch worden de pickopdrachten (picken = nemen van de goederen) gerangschikt en afgeprint op een pickinglijst. Dit komt van een benaming uit het Engels “To pick” = uitnemen of wegnemen. In vele groothandelsbedrijven zijn alle fysieke eigenschappen van elk product nauwkeurig ingegeven in de computer. We denken hierbij aan: lengte, breedte, hoogte en gewicht. Bij het vaststellen van de orderverzamelroute zal de computer dan ook rekening houden met bijvoorbeeld het gewicht. Goederen met een groot gewicht worden eerst verzameld en dan de goederen met een kleiner gewicht. Soms wordt de bestelling opgesplitst in deelorders, waarbij verschillende verzamelaars de deelorders verzamelen. Achteraf worden de deelorders terug samengevoegd op basis van het klantenorder. Uit de pickinglijst moet ook blijken op welk tijdstip de order klaar moet zijn en naar waar de goederen moeten worden gebracht in de verzendruimte. Dia 10: Orderverzamelen Orderverzamelen is het meestal handmatig bijeenzoeken van artikelen die op een pickinglijst vermeld staan. Door het orderverzamelen zal men ofwel één of meerdere eenheden uit stock nemen ofwel uit een eenheid een aantal stuks wegnemen. In het orderverzamelen stelt men vast dat 2 bewegingen steeds terugkeren namelijk: het grijpen van de goederen en het verplaatsen van de orderverzamelaar. Op basis van deze bewegingen zal men het orderverzamelen onderzoeken. Men gebruikt voor de grijpactiviteit uit het orderverzamelen een specifiek begrip namelijk “het orderpicken” of eenvoudig “het picken”. In magazijnen spreekt men daarom in plaats van over orderverzamelen ook over orderpicken. Een pickopdracht van en terug naar de verzendruimte noemt men vaak “een run”. Tijdens het verzamelen van de goederen moeten de goederen gestapeld worden op een ladingdrager, in de meeste gevallen is dat een pallet (centrale afgifte). Het efficiënt stapelen van goederen op een pallet is een kunst die enkel door het “veel doen” geleerd wordt. Een andere manier van verzamelen is het direct plaatsen van de gepickte goederen op een rollenbaan of bandtransporteur. De goederen worden dan afgevoerd naar een bepaald punt waar ze verder klaar gemaakt worden voor verzending. Wanneer de verzamelaar niet de gevraagde stukken kan orderpicken dan moet hij de tekorten aanduiden op het orderverzamelformulier. Het orderverzamelformulier kan ook samengesteld zijn uit klevers waarbij, telkens wanneer een eenheid gepickt wordt, een klever van het formulier wordt gehaald en op de gepickte eenheid wordt geplakt. De klevers die op het formulier achterblijven na de pickopdracht zijn dan tevens de tekorten. De orderbon wordt dan na de pickopdracht bij de voorraadadministratie bezorgd. Hier kan dan besloten worden tot een “Let down” (= het aanvullen van de pickvoorraad) om alsnog de goederen te picken, of tot het bijbestellen van de goederen en het maken van een backorder. Orderverzamelen is monotoon en vergt veel verantwoordelijkheidsgevoel en energie.
Dia 11: Controle verzamelde goederen Na het verzamelen moeten de goederen gecontroleerd worden. Het is goed dat de controle wordt uitgevoerd door een andere persoon dan diegene die de order heeft verzameld. Men kan ook kiezen voor iemand met een grote productkennis of iemand die op de hoogte is van de meest voorkomende orderverzamelfouten. Bij de controle wordt er vooral op gelet of de juiste goederen verzameld zijn, de gepickte hoeveelheden kloppen en of de kwaliteit van de goederen optimaal is. Ook de houdbaarheidsdatum wordt gecontroleerd indien dit van toepassing is. Manieren van controleren: Hoe hoger men de service naar de klant in het vaandel draagt, hoe minder fouten worden toegestaan en hoe nauwkeuriger de controle moet gebeuren. In dit geval kan men alles wat verzameld is terug gaan controleren. Dit kost echter veel tijd, mankracht en geld. Willekeurig worden een aantal palletten of verpakkingseenheden aangeduid voor controle. Ook dozen onderaan de stapel worden gecontroleerd. Zo kan het zijn dat de goederen van een pallet afgehaald moeten worden om de onderste doos na te zien. Het bewust uitkiezen van orders of goederen om te controleren. De keuze van de te controleren goederen is dan meestal gebaseerd op de belangrijkheid van de klant, de geoefendheid van de verzamelaar, de reputatie op gebied van nauwkeurigheid van een bepaalde medewerker en ervaringen uit eerder voorgekomen fouten. Ook de verpakking van de goederen speelt een rol bij het kiezen van de manier waarop de goederen worden gecontroleerd. Als de verzamelde goederen toch nog moeten verpakt worden kan men ze gemakkelijk volledig controleren. Als de verzamelde goederen niet meer verpakt moeten worden, kan men best kiezen voor de steekproefcontrole. Opmerking: Controle kan ook gebeuren over een deelorder in plaats van over de totale order. De controle vindt dan plaats op verschillende plaatsen waarna de deelorders samengevoegd worden. Dia 12: Verzendklaar maken Vooraleer verzamelde goederen klaar zijn om te verzenden moeten nog een aantal belangrijke taken worden uitgevoerd. Goederen moeten misschien eerst nog verpakt worden. Afhankelijk van de keuze van het externe transportmiddel moeten goederen gestapeld worden op bepaalde ladingdragers zoals palletten, rolcontainers enz… De op de ladingdragers gestapelde goederen worden gebundeld tot een gemakkelijk te hanteren verzendeenheid. Dit bundelen gebeurt met rek- of krimpfolie, ook omsnoeren met strapband is dikwijls noodzakelijk. Gebundelde verzendeenheden moeten voorzien worden van de nodige informatie. Artikel- en klantgegevens kunnen op de verzendeenheid worden aangebracht. Door het plaatsen van pictogrammen op de verzendeenheid maakt men duidelijk hoe de eenheid moet of niet mag behandeld worden.
Tenslotte moeten de klaargemaakte verzendeenheden tot in de laadruimte gebracht worden, waar ze gerangschikt worden per vrachtwagen en per uitleverroute. Verzendeenheden die eerst geleverd moeten worden, moeten zo klaargezet worden dat ze als laatste geladen worden. Tijdens het verzendklaar maken van goederen, worden in veel bedrijven nog waarde toevoegende taken uitgevoerd. Bijvoorbeeld: het bijvoegen van folders en gadgets in een verpakking of het samenstellen van kits zijn hiervan enkele voorbeelden. Dia 13: Opmaken verzenddocumenten Documenten die horen bij het vervoer van goederen over de weg, zijn: • de vrachtbrief of CMR; • de pakbon of leveringsbon; • alle verplichte boorddocumenten. Bij het spoorvervoer gebruikt men de CIM, voor vervoer per schip gebruikt men het connossement en voor vervoer met een vrachtvliegtuig gebruikt men de airway bill. Van de klaarstaande goederen op de laadruimte wordt nauwkeurig per vrachtwagen een CMR opgemaakt. Gegevens die betrekking hebben op de afzender, de vervoerder, de geadresseerde, de vervoerde goederen en belangrijke data, worden hierop genoteerd. De CMR bestaat uit 4 exemplaren waarvan de afzender het rode exemplaar afscheurt en tot maximum drie jaar moet bijhouden (de verjaringstermijn over geschillen kunnen tot zolang oplopen). Ook een pakbon wordt ingevuld. Het is zeer belangrijk dat de juiste artikelen in de juiste aantallen voorkomen op de pakbon. Het zijn de gegevens van de effectief te laden goederen die gebruikt worden om een factuur te maken voor de klant. Als we spreken over andere verplichte boorddocumenten, dan hebben we het over een verzekeringsattest, keuringsbewijs, eenzelvigheidsattest, veiligheidskaart, tachograaf, ADRopleidingsgetuigschrift en ADR- keuringsdocument. Dia 14: Voorraadadministratie Om op elk moment te weten hoeveel goederen er beschikbaar zijn voor klanten en/of hoeveel goederen er verwacht worden van de leveranciers zal men een voorraadadministratie voeren die steeds up-to-date is. Het bijwerken van de voorraadadministratie kan ofwel vóór het orderverzamelen gebeuren ofwel na het orderverzamelen. Voor het orderverzamelen: Hier wordt voor dat de order verzameld wordt de voorraad afgeboekt van de aanwezige voorraad in het magazijn. Tegelijk wordt een pickinglijst en een factuur gemaakt. Als men tijdens het maken van de pickinglijst ziet dat er van een bepaald artikel te weinig in stock is (via computer), dan kan men dit direct op de factuur vermelden en men kan onmiddellijk een backorder opmaken. De goederen die te kort zijn, kunnen dan ook direct besteld worden bij de leverancier.
Na het orderverzamelen: Aan de hand van de bestelling van de klant wordt een pickinglijst opgemaakt voor de orderpicker. De administratieve voorraad kan dan ofwel niet, ofwel voorlopig bijgewerkt worden. Nadat de order gepickt is wordt aan de administratie doorgegeven of de order volledig is verzameld of dat er tekorten waren. De CMR en/of de pakbon wordt nu opgemaakt en op dit moment wordt de gepickte voorraad definitief afgeboekt. De CMR en/of de pakbon is dus het verantwoordingsstuk om de effectieve voorraad door uitlevering te laten dalen. Als laatste wordt een factuur gemaakt voor de klant. In beide gevallen is de effectieve voorraad min het aantal uitgeleverde goederen gelijk aan de nieuwe effectieve voorraad. Dia 15: Controle goederen en documenten met vervoerder De vrachtwagenchauffeur moet de vrachtbrief aftekenen voor in ontvangstname van de goederen. Hij zal dit maar doen wanneer hij samen met de magazijnchef heeft nagekeken of alles in orde is. Volgende zaken zijn belangrijk: • kijk na of de verzendeenheden overeenstemmen met de CMR of Pakbon; • kijk na of de verzendeenheden duidelijk en volledig zijn voorzien van informatie; • kijk na of de verzendeenheden die geladen worden wel degelijk bestemd zijn voor die bepaalde vrachtwagen en die bepaalde route; • kijk na of deelorders die uit meerdere verzendeenheden bestaan, compleet zijn. Als alles in orde is zal de vervoerder de CMR ondertekenen voor ontvangst, eventuele beschadigingen zal hij vermelden in vak 9 op de CMR. Het is vanzelfsprekend dat deze controle zeer nauwkeurig moet gebeuren. Als verkeerde goederen worden verzonden, betekent dit een schadepost voor het bedrijf. Er moet dan opnieuw gereden worden om alsnog de juiste goederen te leveren. Bovendien maken leveringsfouten een bijzonder slechte indruk op de afnemer. Dia 16: Laden Het laden van de vrachtwagen is de laatste activiteit die op de verzendafdeling wordt verricht. Tijdens het laden bestaat de laatste mogelijkheid tot controle van de uitgaande goederen. Het is de laatste plaats waar fouten kunnen worden rechtgezet vooraleer de goederen worden geleverd bij de klant. Om goederen efficiënt te laden in de vrachtwagen maakt men gebruik van verschillende interne transportmiddelen zoals een steekwagen, een magazijnwagen, een hand- of motorpallettruck, een stapelaar, een heftruck en in sommige gevallen een reachtruck. Om het hoogteverschil tussen de vrachtwagenvloer en het magazijn te overbruggen wordt gebruik gemaakt van één van volgende laadhulpmiddelen: • een laadkuil, de vrachtwagen rijdt achterwaarts in een dalende sleuf; • een perron, de stuwer rijdt op een hellend vlak; • hulpmiddelen vast aan het externe transportmiddel zoals een laadklep of meeneemstapelaar.
Om werknemers tijdens het laden te beschutten voor regen, wind of felle temperatuurschommelingen, maakt men gebruik van dockshelters. Dockshelters maken het mogelijk om de ruimte tussen het gebouw en de te laden vrachtwagen af te sluiten. Belangrijk bij het laden van een vrachtwagen is het “stuwen” van de lading. Deze term verwijst naar de wijze waarop de lading in de laadruimte van een extern transportmiddel verdeeld wordt, gestapeld wordt en vastgezet wordt. Goederen mogen niet kunnen verschuiven ten gevolge van vrachtwagenbewegingen. De bedoeling is om schade te voorkomen aan de goederen tijdens het transport, maar ook om ervoor te zorgen dat de vrachtwagen onderweg zijn lading niet verliest. Als niets is overeengekomen ligt de verantwoordelijkheid voor het laden bij de afzender en de verantwoordelijkheid voor het stuwen bij de vervoerder. Dia 17: Extern transport Extern transport vinden we in de goederenstroom enerzijds terug bij het vervoer van grondstoffen en halffabricaten van de leverancier naar het bedrijf en anderzijds bij de afvoer van de afgewerkte producten naar de klant. De externe expeditie aan de afvoerzijde is de laatste schakel in de goederenstroom en zorgt voor het bezorgen van de bestellingen bij de verschillende afnemers. In de meeste gevallen gaat dit tussen het groothandelsbedrijf, en langs de andere kant de winkelier of uiteindelijke klant. Een goede kennis van vervoermiddelen, routeplanning en vervoersdocumenten is van groot belang voor het in goede banen leiden van de externe expeditie. Soms wordt het externe transport ook uitbesteed aan een vervoerder. De vervoerder organiseert dan het externe transport in opdracht van een afzender en bestemd voor een geadresseerde. De meest voorkomende vormen van extern transport zijn o.a. vervoer over de weg, vervoer per spoor, luchttransport en scheepvaart. Ook transport met behulp van pijpleidingen wordt gezien als extern transport. Bij het organiseren van extern transport steunt men op een “transportregel” die bepaald wordt door drie factoren: • de factor afstand, hoe korter het transport hoe goedkoper; • de factor hoeveelheid, hoe groter de vracht hoe lager de kost per vervoerde eenheid; • de factor transport zonder vracht, hoe meer afstand wordt afgelegd zonder vracht (terugreis) hoe duurder het transport. Daaruit besluiten we dat het bereiken van de kortste transportafstand, met de grootste hoeveelheid aan goederen en het meenemen van een terugvracht, het uitgangspunt moet zijn om extern transport te organiseren!! Dia 18: Klasseren en archiveren van de documenten In een magazijn circuleren heel wat documenten zowel papieren als digitale. De omvang van de documentenstroom hangt af van de grootte en ingewikkeldheid van het bedrijf. Al die documenten worden geklasseerd om ze op te bergen en ook om ze snel te kunnen terugvinden. Denkt men de documenten normaal niet meer terug nodig te hebben dan kan men ze archiveren. Hierdoor maakt men opbergkasten of geheugenruimte terug vrij.
Dia 19: Communicatie en telecommunicatie In het magazijn communiceer je met je collega’s, je chef, vervoerders, … bij deze laatste kom je in contact met heel wat vreemde talen. Je moet dus in verschillende talen naar de documenten kunnen vragen, een loskade kunnen toewijzen, … Veel gegevens worden via software doorgegeven. Er bestaat zelfs de mogelijkheid dat je met de computerstem moet dialogeren. Een scanner leest heel wat gegevens automatisch in het computerprogramma in.
Beroepenfilm VDAB Dia 20 Op de website van de VDAB vind je enkele beroepenfilms i.v.m. beroepen in het magazijn of magazijnkantoor.
