Kostprijsmodel en kostprijzen NVI Project Vorming NVI Versie 1.3 8 maart 2005
In h o u d s o p g av e 1
Inleiding .................................................................................................... 3
2
Uitgangspunten kostprijsmodel..................................................................... 4
3
Relatie kostprijsmodel en producten ............................................................. 5
4
Opslagmethode .......................................................................................... 6
5
Uren x tarief .............................................................................................. 8
6
Prijs x prestatie ........................................................................................ 10
7
Projectgebonden kosten ............................................................................ 11
8
Direct toe te rekenen kosten ...................................................................... 12
9
Kostprijzen .............................................................................................. 13
10
Stand van zaken februari 2005 ................................................................... 15
2
1 I n le id in g In de kaderstelling externe sturing, die op 7 januari 2003 door de stuurgroep NVI is vastgesteld, is een aantal uitgangspunten ten aanzien van het kostprijsmodel en kostprijzen vastgelegd. Vanuit een resultaatgericht besturingsmodel dient er een directe relatie gelegd te worden tussen de kosten en de daarbij behorende output. Het NVI zal gaan werken met integrale kostprijzen waarmee alle kosten van het NVI worden gedekt. Bovendien zal het kostprijsberekeningmodel aan moeten sluiten bij de vastgestelde productdefinities (zie vastgesteld rapport Identificatie van producten en diensten) De wijze van kostprijsberekening zal worden opgenomen in het eigenaars-convenant en de kostprijzen zullen jaarlijks worden vastgesteld door de eigenaar. De tarieven voor de kerntaken NVI zullen op basis van de kostprijzen door het CTG worden vastgesteld en door de minister van VWS worden goedgekeurd. De tarieven voor de aan de kerntaken gerelateerde publieke activiteiten worden op basis van de integrale kostprijs vastgesteld door de eigenaar. Voor de private activiteiten is de marktprijs van kracht. In voorliggende nota zal het kostprijsmodel verder uitgewerkt worden. In het laatste hoofdstuk wordt de stand van zaken per februari 2005 toegelicht.
3
2 Uit ga n gs p u n t e n k o s tp rijs m o de l •
Het NVI streeft naar een representatief, eenvoudig en doelmatig kostprijsmodel, dat gebaseerd is op volledige transparantie. Zeer nadrukkelijk zal niet gestreefd worden naar maximale kostenverbijzondering. Het model moet consistent en gemakkelijk te onderhouden zijn.
•
Bovendien worden alle kosten van het NVI gedekt.
•
Gekozen wordt voor een kostenplaats methode aangevuld met een opslag voor indirecte kosten, als percentage op de directe kosten. Bij de taken van het NVI wordt onderscheid gemaakt in kerntaken NVI en aan de kerntaken gerelateerde (private) activiteiten. De bestaansgrond van het NVI is gebaseerd op de uitvoering van de kerntaken. Alle vaste kosten zijn toegerekend aan de kerntaken NVI en aan de kerntaken gerelateerde publieke activiteiten. Deze producten kennen dus een integrale kostprijs (zie afspraak kaderstelling externe sturing).
•
Aan de kerntaken gerelateerde private activiteiten (benutting van de restcapaciteit) worden alleen de variabele kosten toegerekend. Deze producten worden op de markt tegen marktprijs verkocht. BTW wordt via de geldende regels van Financiën verrekend.
4
3 Re la t ie k o s tp rijs m od e l en p rod u c te n
Standaard producten
Integrale kostprijsberekening via:
Vaccins en sera
Opslagmethode
Microbiologisch referentiemat. en
Opslagmethode
huiddiagnostiek Media en sterilisatieproducten
Opslagmethode
Proefdieren
Prijs x prestatie
Standaard diensten Calamiteitenvoorraad vaccin en sera
Direct toe te rekenen kosten
Unieke producten Onderzoeksresultaten
Uren x tarief + project gebonden kosten
(Beleids)adviezen
Uren x tarief + project gebonden kosten
Unieke diensten Spoedkoeriersdienst
Direct toe te rekenen kosten
Draaiboeken voor nationale vaccinatie
Uren x tarief + project gebonden kosten
campagnes Trainingen
Uren x tarief + project gebonden kosten
Keuringen
Uren x tarief + project gebonden kosten
5
4 O p s la gm e th od e Voor het product vaccin en sera wordt een geavanceerd opslagmethode gebruikt. Deze methode is in de SVM praktijk al toegepast en geschikt bevonden. Het enige verschil is dat de onderzoeks- en ontwikkelingscomponent nu ook aan het vaccin product wordt toegerekend. De manier waarop dit gebeurt, zal hieronder worden toegelicht. Schematisch ziet het er als volgt uit.
Kp. 1
Totale Vaste directe + kosten indirecte kosten 100 75
25
Kp.2
300
125
175
Variabele kosten
Verdelen over activiteiten
BMR D
K
T
P
Kp.7
hoeveelheid
Afvullen
Vriesdrogen
Schouwen
Etiketteren
BCG
500.000 per activiteit 5.000.000 4.000.000
Inpakken
15.000.000
Kostprijs vast Kostprijs variabel
Kp.11 2500
1500
1000
Toelichting Er wordt een onderscheid gemaakt in directe en indirecte kosten. De indirecte kosten worden als een percentage van de directe kosten uitgedrukt en op deze manier doorgeboekt naar de kostenplaatsen (kp.1 t/m kp.11). De kosten voor onderzoek en ontwikkeling ten behoeve van de vaccins worden als indirecte kosten meegenomen. De totale kosten (direct en indirect) worden vervolgens per kostenplaats gesplitst in vaste en variabele kosten. De vaste en variabele kosten worden hierna verdeeld over de verschillende activiteiten (D, K, BMR, afvullen, etc.). Als deze kosten gedeeld worden door de hoeveelheid activiteiten ontstaat er een kostprijs vast en een kostprijs variabel per activiteit. Vervolgens moet er een kostprijs per product berekend worden. Dit wordt in het volgende schema toegelicht.
6
Activiteiten Kostprijs Kostprijs DKTP
DTP
BMR
vast
variabel
D
A
H
1
K
B
I
1
T
C
J
1
1
P
D
K
1
1
Afvullen
E
L
1
1
1
Etiketteren
F
M
1
1
1
Etc.
G
N
1
1
1
Kostprijs publieke kerntaken
A t/m N
(vaste en variabele kosten) Kostprijs private activiteiten
H t/m N
(variabele kosten)
polio
1
1
A t/m N
E t/m G +
–B-I
L t/m N
H t/m N
L t/m N
K
-I
Toelichting De producten van het NVI worden nu samengesteld uit de verschillende activiteiten. Zo wordt de kostprijs van het product DKTP samengesteld door de vaste en variabele kostprijzen van de afzonderlijke activiteiten D, K, T, P, afvullen, etiketeren, etc. bij elkaar op te tellen. De vaste kosten worden aan de publieke kerntaken NVI toegerekend. De kostprijs van de private activiteiten bestaan alleen uit de variabele kosten.
Onderzoeks- en ontwikkelingskosten De ontwikkelkosten van nieuwe vaccins wordt via de indirecte kosten gelijkmatig omgeslagen op de bestaande vaccinproducten. Het betreft in dit geval zowel de door NVI geproduceerde als aangekochte vaccins van het RVP. Voor het griepvaccin geldt dit dus niet, omdat daarop geen onderzoek wordt gepleegd. Op deze manier worden de onderzoeks- en ontwikkelingskosten van nieuwe vaccins uit de lopende exploitatie bekostigd. Voordeel van deze methode is zijn eenvoud. Bovendien komen er geen grote prijsfluctuaties in de tijd voor.
7
5 Ure n x t a rie f Uren zijn een belangrijke kostendrager voor kennisintensieve organisaties. Dit geldt ook voor de onderzoeks- en ontwikkelingsafdeling van het NVI. Via een tijdschrijfsysteem worden de uren (en dus kosten) toegerekend aan de NVI producten onderzoeksresultaten en beleidsadviezen. Het uurtarief wordt bepaald door de kosten te delen door het aantal uren dat in rekening kan worden gebracht.
Uurtarief =
kosten declarabele uren
Kosten Er wordt voorgesteld om voorlopig te werken met 1 functiegroep .Alle kosten worden herleid naar een tarief. Hierbij is onderscheid gemaakt naar loonkosten, materiële kosten, investeringskosten en overheadkosten. 1.
Loonkosten Op basis van de begrote salarisgegevens over 2003 is de gemiddelde loonsom voor de onderzoek en ontwikkelingsafdeling berekend op basis van de totale bezetting. Voor 2003 wordt er gerekend met een gemiddeld uurtarief voor het gehele NVI.
2.
Materiële kosten Hierin zijn zaken opgenomen als PC's, meubilair, opleidingskosten, klein materiaal, etc. Deze kosten worden opgenomen als opslagpercentage van de gemiddelde loonsom.
3.
Investeringskosten Het betreft hier activa die voor meerdere producten benodigd zijn en tot de standaard uitrusting behoren. Voor deze activa wordt een lening bij het ministerie van Financiën afgesloten. De rente en afschrijvingskosten (de zogenaamde kapitaalslasten) worden in het uurtarief meegenomen.
4.
Overhead Alle toe te rekenen kosten van de directie, de stafafdelingen Strategie, Bedrijfsvoering en overige indirecte medewerkers worden opgenomen als opslagpercentage van de gemiddelde loonsom. De huisvestingskosten worden per m2 toegerekend en ook via een omslagpercentage in het tarief opgenomen. Alle overige indirecte kosten worden op dezelfde manier in het tarief verwerkt.
Declarabele uren De norm voor het aantal declarabele uren is uiteindelijk bepalend voor de kostprijzen en hierop gebaseerde tarieven. In vergelijking met het RIVM wordt voorgesteld om de norm voor declarabele uren te baseren op de volgende regels:
8
Alle medewerkers in de laboratoria schrijven reëel tijd. Dat wil zeggen verantwoorden de feitelijk gewerkte uren op projecten en verantwoorden tenminste de uren zoals afgesproken bij de aanstelling. Overhead uren worden wel geschreven en verantwoord maar via een opslag op het tarief doorbelast aan de projecten (geen verrekenregels); Benchmarking Het blijkt vrij lastig te zijn om betrouwbare cijfers te verkrijgen van andere organisaties. Gemiddelden zijn vaak niet vergelijkbaar omdat onduidelijk is of en hoeveel functionarissen (management en ondersteuning) vrijgesteld zijn van tijdschrijven (niet declarabel zijn). Tevens bestaat vaak verwarring over de uitgangspunten ten aanzien van netto beschikbare uren (aanstelling minus verlof, ziekte etc.). Een beknopte vergelijking staat hieronder: Gemiddelde declarabiliteit tijdschrijvende medewerkers TNO
75%
Gemiddelde declarabiliteit tijdschrijvende medewerkers DLO
87%
Handleiding overheidstarieven Ministerie van Financiën
88%
Voorstel adviesgroep sectoren voor tijdschrijvende RIVM medewerkers80% Voorstel voor NVI medewerkers
80%
In de berekening van de kostprijzen wordt ervan uitgegaan dat het laboratorium management en de ondersteuning niet rechtstreeks worden doorbelast aan de projecten. Voor de kostprijsberekening is ervan uitgegaan, dat deze via een opslag in de tarieven worden meegenomen. Voor de overige mensen in de laboratoria wordt ervan uitgegaan dat zij 80% van de netto beschikbare tijd declarabel kunnen schrijven op projecten. Voor 2003 betekent dit voor iemand met een fulltime aanstelling het volgende: Aantal werkdagen in 2003:
260
Aantal feestdagen in 2003:
-/- 7
Omvang aanstelling in dagen
253
en in uren (x 7,2)
1822
Minus vakantie uren
-/-169
Minus 4,9% ziekte
-/- 89
Netto beschikbare tijd:
1563
Minus niet declarabele uren (20%): Aantal declarabele uren:
-/-313 1250
9
6 P rijs x p re s t a t ie Deze kostprijsberekening wordt veelvuldig toegepast voor interne leveringen, met name voor facilitaire dienstverlening. Omdat deze dienstverlening voor een groot gedeelte door het RIVM geleverd gaat worden is deze kostenberekening voor deze diensten niet van toepassing. Alleen voor de proefdieren kan deze methode toegepast gaan worden, zodat er een integrale kostprijs per proefdier ontstaat die intern het NVI en het RIVM gehanteerd gaat worden. In het Strategisch Overleg Bilthoven (SOL) zijn er afspraken gemaakt tussen het RIVM en het NVI over gedwongen winkelnering van deze activiteit.
10
7 P ro je c t ge b on d en k o st e n Projectgebonden kosten zijn materiële kosten die direct én exclusief aan één of enkele projecten kunnen worden gerelateerd. Onder projectgebonden kosten worden niet de loonkosten verstaan van projectmedewerkers. Projectgebonden kosten hebben alleen betrekking op materiële kostensoorten. Projectgebonden kosten kunnen dus variëren van de aanschaf van databanken, specifieke software, reprokosten, uitbestedingen, tot chemicaliën. Het onderscheidend vermogen ligt in de beoordeling door de instituutsdirecteur of: •
De kosten niet gemaakt behoeven te worden indien het project niet doorgaat;
•
De opdrachtgever instemt om deze kosten specifiek toe te schrijven aan projecten.
11
8 Dire c t t o e te re ke n en k o s te n Deze kostprijsberekening is nodig voor twee producten, te weten; de calamiteitenvoorraad vaccin en sera en de 24 uurs bereikbaarheid voor nood en spoed leveranties. De calamiteiten voorraad wordt op aanwijzing van VWS aangehouden. De extra hiermee gemoeide opslagkosten worden dus als een apart product in rekening gebracht bij de opdrachtgever. De extra distributiekosten voor nood en spoed leveranties worden als een toeslag op het vaccin en sera bij de individuele klanten in rekening gebracht. Beide diensten hadden als kostensoort in de kostprijs van vaccin en sera kunnen zitten. Dit heeft echter een prijsopdrijvend effect, zonder dat degene die voor die extra kosten verantwoordelijk is erop wordt aangesproken.
12
9 K o s t p rijze n Standaard producten
Kostprijzen in Integrale
CTG tarief
Variabele
Marktprijs (AIP-
DTP mono
kostprijs 15,78
5,66
kosten 1,14
tarief) 9,70
DTP multi
128,46
56,63
7,51
-
DKTP-HIB
34,78
17,40
7,42
44,19
AK
23,92
12,32
BMR mono
12,72
10,62
1,91
18,03
BMR multi
64,03
106,23
9,17
180,31
MenC
44,514
17,39
35,90
HepB
21,84
10,40
31,29
Griep
2,70
-
3,60
Tetanus
0,57
2,29
Tetanu Tetanus TIG
9,48
21,05
Technevial
0,47
0,87
Sterile vial
0,23
0,90
Overige produkten
0,26
-
Polio
1,55
2,00
Polio bulk
1,26
-
BCG
8,26
22,81
Tetanus bulk
0,27
-
Microbiologisch referentiemat. en
3,19
33,82
huiddiagnostiek Media en sterilisatieproducten
910.667
Proefdieren
1.625.096
Standaard diensten Calamiteitenvoorraad vaccin en sera
25.572
Unieke producten Onderzoeksresultaten
114,11 (uurtarief NVI)
(Beleids)adviezen
114,11 (uurtarief NVI)
Unieke diensten Spoedkoeriersdienst
31.107
Draaiboeken voor nationale vaccinatie
114,11 (uurtarief NVI)
campagnes Trainingen
114,11 (uurtarief NVI)
Keuringen
114,11 (uurtarief NVI)
13
Toelichting op de tabel kostprijzen •
Doordat de boedelscheiding en de bezuinigingen in de begroting zijn verwerkt, zijn de totale kosten lager gemaakt en derhalve de tarieven naar beneden bijgesteld. In de kolom integrale kostprijzen zijn de bijgestelde kostprijzen en tarieven, waarin bovengenoemde bezuinigingen en de boedelscheiding met het RIVM zijn verwerkt.
•
De huidige CTG tarieven zijn als referentie in de tabel opgenomen. Dit zijn de prijzen die gelden met ingang van 1 juli 2003 inclusief spuitverlies.
•
Griep is nu opgenomen in de nationale vaccin voorziening (NVV) en kent derhalve nu een integrale kostprijs. De +/- 10.000 griepprikken van de 3.000.000 die nog op de private markt verkocht worden, zijn niet afgezonderd van het NVV omdat het bedrag wat ermee gemoeid is, verwaarloosbaar klein is.
•
Media en sterilisatieproducten evenals proefdieren zijn nu nog als één bedrag meegenomen. In het proefjaar worden nadere kostprijs-voorstellen per productgroep gedaan.
•
Voor de proefdieren wordt voorlopig nog met een uurtarief gewerkt. In het proefjaar zal dit omgezet worden naar een prijs per proefdier.
•
De kosten opgevoerd bij de calamiteitenvoorraad betreffen voornamelijk de expiratiekosten van vaccins vanwege het aanhouden van een minimaal vereiste voorraad (met name voor difterie, rabiës en botulisme).
•
De eigen spoedkoeriersdienst is met name bedoeld voor de distributie van calamiteitenvaccins.
•
Er is gewerkt met één gemiddeld NVI uurtarief omdat de werkomgeving van de medewerkers, waarvoor het uurtarief in rekening wordt gebracht, redelijk uniform is. Bovendien is er maar één opdrachtgever, namelijk de DG Volksgezondheid, die zowel de duurdere als de goedkopere projecten in zijn pakket heeft. Daarnaast is het aantrekkelijk om de administratieve last tot het minimum te beperken. Verdere verfijning kan, indien nodig, in de toekomst plaats vinden.
•
De marktprijzen zijn de catalogusprijzen van het AIP (apothekers inkoop prijzen) incl. 6 % BTW. De marktprijzen van de private producten (tetanus t/m microbiologisch referentie materialen) zijn de verkoopprijzen van het NVI.
•
De gebouwen van SVM gaan in 2004 over naar de staat middels de koopovereenkomst. De afschrijving zit verwerkt in de kostprijs. In het proefjaar zal de constructie met de RGD en de Facilitaire dienstverlening van het RIVM nader uitgewerkt. Er wordt vanuit gegaan dat dit geen kostenverhogend effect voor 2005 heeft.
•
Alle R + D kosten en de kosten van de nazorg van de RVP producten zijn verdeeld over zowel de geproduceerde als de aangekochte producten. Derhalve levert het verdelen van de R + D kosten over alle vaccin producten een juister beeld op. Alleen voor het griepvaccin is een uitzondering gemaakt, omdat daar geen onderzoek voor wordt verricht.
•
De afspraken die met de fiscus zijn gemaakt, zijn in de tarieven als een autonome kostenstijging verwerkt. Deze bedragen komen voor compensatie door het ministerie van Financiën in aanmerking. Ze zijn als zodanig in de nota budgetherverdeling op genomen.
14
1 0 S t a nd va n za k e n f eb rua ri 2 0 05
Inleiding Door grote drukte, ziekte en capaciteitsproblemen bij de Audit Dienst is het traject van de evaluatie kostprijsmodel aanzienlijk vertraagd. Op 8 december 2004 is het auditrapport verschenen. Gegeven de uitgangspunten is het oordeel over de uitvoering in het model positief. De Audit Dienst heeft een aantal vragen over de uitgangspunten gesteld waarover de komende periode een advies wordt opgesteld aan de Stuurgroep Agentschapsvorming NVI.
Schaduwdraaien Reeds eerder is besloten om het in 2004 gehanteerde kostprijsmodel ook voor 2005 van toepassing te verklaren. Ook is reeds eerder besloten om de budgetherverdeling (zijnde de in de Groenlichtmeting voorgestelde overheveling van gelden VWS begroting naar de AWBZ) met 1 jaar uit te stellen tot 2006. Om deze budgetoverheveling tot stand te laten komen, was een goede kostentoerekening via het kostprijsmodel een voorwaarde. Afspraak is om 2005 te gebruiken als proefjaar om te gaan schaduw draaien. Deze afspraak kan nagekomen worden. In beginsel is het mogelijk om met terugwerkende kracht simulaties uit te voeren. Indien gewenst kan zelfs het jaar 2004 nog bij de proef betrokken worden.
15
