Bijlage 5 Programma van Eisen (inclusief aanpassingen NvI s)

Bijlage 5 Programma van Eisen (inclusief aanpassingen NvI’s)

Europese aanbesteding Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton) t.b.v. de Staat der Nederlanden

Referentie 504146

Bijlage 5 | Programma van Eisen | Europese aanbesteding 504146 Rijksbrede afvoer en/of verwerking van informatiedragers bestaande uit vertrouwelijk papier, karton en overige informatiedragers en het verkopen van (rest) grondstoffen (vertrouwelijk papier en karton) ten behoeve van de Staat der Nederlanden | 9 april 2014

Inhoud

Inleiding 4 Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 Hoofdstuk 5 Hoofdstuk 6 Hoofdstuk 7 Hoofdstuk 8 Hoofdstuk 9 Hoofdstuk 10 Hoofdstuk 11 Hoofdstuk 12 Hoofdstuk 13 Hoofdstuk 14 Bijlage 1

Algemene eisen 6 Beveiliging 8 Personele eisen 10 Container eisen (vertrouwelijk papier) (papier en karton) 12 Dienstverleningseisen 15 Verwerking 17 Wijze van verwerking: DIN 66399 19 Duurzaamheids- en milieueisen 20 Communicatie eisen 22 Financiële en Facturatie eisen 26 Managementinformatie 28 Prestatiemonitoring 31 Juridische eisen 33 Commerciële eisen 34 Voortgangsrapportage 35

Pagina 3 van 35


Inleiding

In de huidige situatie maakt Opdrachtgever onderscheid in het verzamelen van vertrouwelijk papier en het verzamelen van “overig” papier en karton. Met ingang van de nieuwe Overeenkomst wil Opdrachtgever dat al het papier als vertrouwelijk papier wordt behandeld en verwerkt door Dienstverlener vanwege de hogere recyclebaarheid. Opdrachtgever maakt in het dienstverleningsproces van het afvoeren van vertrouwelijk papier, restpapier en karton, en overige (digitale) informatiedragers onderscheid tussen (1) de huur van containers, (2) het vervoeren van informatiedragers (zoals papier) van de inzamelplaats naar de verwerkingslocatie, het verwerken van de informatiedragers volgens de vastgestelde normen tot verhandelbare grondstoffen en het verhandelen van de grondstoffen.

Pagina 4 van 35


Pagina 5 van 35


Hoofdstuk 1

Algemene eisen

E-1

Dienstverlener garandeert landelijke dekking voor de uitvoering van de dienstverlening bij alle locaties/gebouwen van de Deelnemers.

E-2

Dienstverlener stelt na voorlopige gunning van de Overeenkomst direct een implementatiemanager aan. De implementatiemanager start met het opstellen van een door Opdrachtgever goed te keuren implementatieplan/transitieplan en past dit plan eventueel aan naar de wensen van Opdrachtgever.

E-3

Dienstverlener legt het implementatieplan/transitieplan, dat op kosten van de Dienstverlener wordt opgesteld, uiterlijk tien (10) werkdagen na voorlopige gunning aan Opdrachtgever voor en Opdrachtgever stelt het implementatieplan/transitieplan binnen 48 uur vast. Indien Opdrachtgever het implementatieplan/transitieplan niet vaststelt, stelt Dienstverlener het implementatieplan/transitieplan binnen 3 werkdagen bij en legt deze ter vaststelling aan Opdrachtgever voor.

E-4

In het implementatieplan/transitieplan besteedt Dienstverlener aandacht aan het overnemen van de dienstverlening van de huidige Dienstverlener, het opstarten van de dienstverlening bij de locaties van de Deelnemers en aan de vastgestelde formats voor de managementinformatie.

E-5

Het implementatieplan bevat o.a.: het inzamelplan waarin zijn opgenomen: • de implementatie van de omwisseling (planning); • een toelichting betreffende de ergonomische (hulp)middelen voor het transport van de containers in de locatie van de Deelnemer ; het Dienstverleningsplan welke o.a. bevat: • de inzamelroutes met start en eindpunt; • de inzameldagen; • de in te zetten voertuigen, materieel en personeel.

E-6

Dienstverlener maakt concreet wat van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemers wordt verwacht gedurende de implementatieperiode.

E-7

Vanwege de maximale termijn van nawerking van de huidige overeenkomst zal Dienstverlener het door Opdrachtgever vastgestelde implementatieplan/transitieplan uiterlijk voor 1 oktober 2014 hebben uitgevoerd.

E-8

Dienstverlener conformeert zich aan de bezoekersregelingen/lokale omstandigheden van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemers.

Pagina 6 van 35


E-9

E-10

Toegang tot de locaties van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemers wordt conform het beveiligingsbeleid van de Deelnemers geregeld. De Dienstverlener is aansprakelijk voor schade/verlies van sleutels/passen etc. in het bezit van Dienstverlener. Aantoonbare schade voortvloeiend uit ondeugdelijk materiaal, of uit handelen van medewerkers van/namens Dienstverlener wordt op Dienstverlener verhaald.

Pagina 7 van 35


Hoofdstuk 2

Beveiliging

E-11

Dienstverlener waarborgt tijdens het gehele proces van laden, lossen, overslaan en verwerken van vertrouwelijk papier de vertrouwelijke aard van het papier.

E-12

Dienstverlener garandeert dat de voertuigen waarmee de bescheiden worden opgehaald bemenst zijn met een chauffeur en een bijrijder en voorzien zijn van videobewaking.

E-13

De voertuigen waarmee de bescheiden worden afgehaald zijn dusdanig beveiligd dat zij slechts op de plaats van verwerking, in casu, de locatie van de Dienstverlener, respectievelijk de overslag kunnen worden geopend.

E-14

Dienstverlener garandeert dat de verwerkings-, opslag- en overslaglocaties zodanig beveiligd zijn dat het voor derden niet mogelijk is de locatie zonder toestemming van Dienstverlener te betreden. Dienstverlener garandeert dat derden de verwerkingslocatie slechts betreden onder begeleiding van een daartoe gerechtigde medewerker van Dienstverlener, die als zodanig herkenbaar is en alleen wanneer daar een dringende noodzaak toe is (onderhoud, inspectie e.d.). Dienstverlener garandeert in dit geval de waarborging van de vertrouwelijkheid.

E-15

Dienstverlener houdt een register bij waarin wordt vastgelegd welke bezoeker de locatie heeft betreden en onder begeleiding van welke medewerker van Dienstverlener.

E-16

Het is Dienstverlener niet toegestaan geladen voertuigen aan de openbare weg te parkeren, anders dan als gevolg van de uitvoering van het Arbeidstijdenbesluit Vervoer. Dienstverlener garandeert dat het beladen voertuig te allen tijde gedurende de pauzes als gevolg van het Arbeidstijdenbesluit Vervoer door 1 bevoegde persoon wordt bemenst. De geladen voertuigen worden dus niet onbeheerd achter gelaten.

E-17

Dienstverlener haalt het vertrouwelijk papier af in een speciaal daartoe uitgerust voertuig, dat beschikt over een zodanige laadinrichting die volledig afgesloten wordt als de containers geledigd worden in het voertuig van Dienstverlener.

niet kunnen vrijkomen en de inhoud (informatie op het papier) mag gedurende deze verwerking (lediging) niet van buitenaf zichtbaar zijn. Lediging kan het best geschieden in een afgesloten verwerkingseenheid.> E-18

Dienstverlener garandeert dat bij overstort van de container in de laadruimte geen vertrouwelijk papier, bijvoorbeeld vanwege wegwaaien, vrijkomt.

E-19

Dienstverlener garandeert dat bij lediging geen vertrouwelijk papier achter blijft in de container.

E-20

Na aanmelding van een container waarvoor een afwijkend voertuig nodig is, zorgt Dienstverlener voor de tijdige aanwezigheid van het juiste voertuig.

E-21

Dienstverlener zorgt voor een calamiteitenplan, dat voorziet in instructies aan de medewerker voor het geval er zich calamiteiten voordoen tijdens transport van de afhaallocatie naar de vernietigingslocatie.

Pagina 9 van 35


Hoofdstuk 3

Personele eisen

E-22

Dienstverlener zet voor de uitvoering van deze Overeenkomst uitsluitend medewerkers in vaste dienst in. Alleen in uitzonderingssituaties mag Dienstverlener gebruik maken van andere medewerkers (uitzendkrachten). Hiervoor vraagt Dienstverlener vooraf toestemming aan de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever. Ook voor uitzendkrachten overlegt Dienstverlener, voorafgaand aan de werkzaamheden, een verklaring omtrent het gedrag.

E-23

De medewerkers van Dienstverlener zijn op de hoogte van de geldende beveiligingseisen voor de uitvoering van de te sluiten Overeenkomst.

E-24

Dienstverlener overlegt een originele Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), niet ouder dan 6 maanden , van de medewerkers die voor deze Overeenkomst worden ingezet aan de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever, alvorens te starten met de dienstverlening. Dienstverlener zorgt dat deze VOG’s gedurende de contractperiode actueel blijven. De VOG richt zich op het algemeen screeningsprofiel, in het bijzonder: - nr. 12 het omgaan met gevoelige/vertrouwelijke informatie en - nr. 13 Kennis dragen van veiligheidssystemen, controlemechanismen en verificatieprocessen en - nr. 62 (Rijdend) vervoer waarbij goederen, producten, post en pakketten worden getransporteerd en/of bezorgd, anders dan het intern transport binnen een bedrijf.

E-25

Indien Dienstverlener een signaal met betrekking tot een VOG van een medewerker ontvangt, vraagt Dienstverlener per direct de medewerker een nieuwe VOG aan te vragen. De medewerker mag gedurende de aanvraag van de nieuwe VOG niet worden ingezet voor de verwerking van vertrouwelijk papier vanuit deze Overeenkomst.

E-26

Dienstverlener overlegt voorafgaande aan de start van de dienstverlening en vervolgens gedurende de looptijd van de Overeenkomst per kwartaal een lijst (in Excel) met namen van medewerkers die worden ingezet voor deze dienstverlening aan de Contract- en Leveranciersmanager van Opdrachtgever.

E-27

De medewerkers van Dienstverlener beheersen zowel in woord als geschrift de Nederlandse taal.

E-28

De medewerkers van Dienstverlener dragen herkenbare en uniforme bedrijfskleding.

E-29

De medewerkers van Dienstverlener kunnen zich te allen tijde legitimeren. Zij kunnen naar hun legitimatie worden gevraagd door de medewerker van de Deelnemer die verantwoordelijk is voor de afgifte van het vertrouwelijk papier. De medewerker van Dienstverlener toont Pagina 10 van 35


de legitimatie op eerste verzoek van Deelnemer. E-30

De medewerkers van Dienstverlener houden zich aan het huisreglement van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemer en gedragen zich naar de heersende Nederlandse normen en waarden.

E-31

Dienstverlener is verantwoordelijk voor het naleven van de in Nederland geldende regels (CAO- en andere relevante wet- en regelgeving).

E-32

Dienstverlener voorziet zijn medewerkers van de noodzakelijke persoonlijke beschermingsmiddelen conform de eisen van de ARBO wetgeving. Dienstverlener instrueert zijn personeel en ziet toe op de naleving van deze instructies.

E-33

Dienstverlener zet uitsluitend chauffeurs in die een cursus “Het nieuwe rijden” hebben gevolgd.

E-34

Dienstverlener draagt er zorg voor dat zijn personeel de dienstverlening verricht vrij van alcohol en verdovende en andere het rij- en werkgedrag beïnvloedende middelen.

E-35

Bij het niet nakomen van het gestelde in de voorgaande eisen (E-22 tot en met E-34) kan Opdrachtgever te allen tijde vorderen dat één of meerdere personeelsleden van Dienstverlener worden vervangen door anderen.

Pagina 11 van 35


Hoofdstuk 4

Container eisen (vertrouwelijk papier) (papier en karton)

E-36

Dienstverlener stelt voor de verwerking van vertrouwelijk papier afsluitbare aluminium containers (verder standaard containers) beschikbaar van ca. 150 en ca. 240 (2 wiels) en ca. 500 liter(4 wiels), voorzien van een beveiligd deksel, die uitsluitend door Dienstverlener zijn te openen.

E-37

Dienstverlener stelt voor de verwerking van vertrouwelijk papier aluminium containers (verder standaard containers) beschikbaar van 240 liter (2 wiels), voorzien van een shredder op het deksel. De geïnstalleerde shredder verwerkt papier, nietjes en paperclips. De shredder moet papier kunnen verwerken volgens DIN norm 66399 P4 (snippergrootte 160 mm2), en/of DIN norm 66399 P5 (snippergrootte 30mm2), en/of DIN norm 66339 P6 (snippergrootte 10mm2) en/of DIN norm 66399 P7 (snippergrootte 5 mm2)

E-37a

E-38

Dienstverlener stelt voor de verwerking van (rest) papier en karton en overige informatiedragers aluminium containers (verder standaard containers) beschikbaar van 70, 240 (2 wiels) en 500 liter (4 wiels) en plastic containers van 660 liter (4 wiels) voorzien van een (beveiligde) deksel. Voor zover containers voorzien zijn van een beveiligde deksel dient dit deksel uitsluitend door Dienstverlener te openen te zijn. Of door een daartoe door Deelnemer aangewezen medewerker van Deelnemer die daarvoor op eerste verzoek van Dienstverlener een sleutel ontvangt waarmee de deksel is te openen.

Pagina 12 van 35


E-39

Dienstverlener stelt voor de verwerking van (rest) papier en karton perscontainers beschikbaar van 24 m3 al dan niet voorzien van een beladingsysteem.

E-40

Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemer kunnen deze containers huren tegen een vaste afgesproken prijs.

E-41

De te huren containers zijn nieuw of nieuw ogend, d.w.z. vertonen geen gebreken, deuken en beschadigingen en verkeren in een technisch goede staat. De containers zijn voorzien van twee of meer wielen en zijn goed rijdbaar. De containers hebben een esthetisch verantwoorde aanblik, d.w.z. passend in een moderne open kantoorinrichting,en mogen van bescheiden kenmerken van Dienstverlener zijn voorzien.

E-42

De containers zijn voorzien van aanduidingen voor vertrouwelijk papier en voor karton.

E-43

Defecte / beschadigde containers waarvan de vertrouwelijkheid van de inhoud niet langer gegarandeerd is/kan worden, dienen binnen 1 werkdag vervangen te worden door Dienstverlener.

E-44

Dienstverlener blijft te allen tijde eigenaar van de containers.

E-45

Dienstverlener dient containers in te zetten die passend zijn voor zowel de periodiek aangeboden hoeveelheden, als de lokale omstandigheden/afspraken (zie Bijlage 12: Locatie/container en ledigingsfrequentie overzicht bij het Beschrijvend document).

E-46

In overleg tussen Deelnemer en Dienstverlener kan gekozen worden voor een ander formaat aluminium containers (standaard containers). De huurprijzen voor deze afwijkende maat aluminium containers zijn gelijk aan de huurprijs voor het dichtbij gelegen formaat 2-wiels of 4wiels container.

E-47

Dienstverlener kan verschillende soorten perscontainers, zowel eigendom van Deelnemer, als gehuurde perscontainers van Dienstverlener en/of van derden op basis van bestaande contracten ledigen.

E-48

Voor de afvoer van niet reguliere partijen (opruiming) biedt Dienstverlener een maatwerkoplossing aan middels tijdelijke plaatsing van standaard containers. Deelnemer en Dienstverlener leggen afspraken over het aantal en soort containers vast in een Bestelling.

E-49

Dienstverlener draagt zorg voor de beschikbaarheid van transporthulpmiddelen om de met twee wielen uitgeruste volle Pagina 13 van 35


container(s) binnen de locatie van Deelnemer te kunnen vervoeren. Deze transporthulpmiddelen bevorderen de ergonomie voor medewerkers van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemer.

Pagina 14 van 35


Hoofdstuk 5

Dienstverleningseisen

E-50

Op basis van het inzamelplan adviseert Dienstverlener Deelnemer over het aantal en de soort in te zetten containers, de ledigingsfrequentie van de containers op basis van de periodiek aangeboden hoeveelheden en de lokale omstandigheden. Indien Deelnemer met dit advies instemt, legt Deelnemer dit vast in een Bestelling. Deze Bestelling betreft vervolgens de standaard dienstverlening.

E-51

Dienstverlener zet op verzoek van Deelnemer extra containers in. Deze containers worden op de afgesproken inzameldagen van Deelnemer, zonder meerkosten verwerkt.

E-52

Bij uitzondering kan Deelnemer Dienstverlener verzoeken om in afwijking van de afgesproken inzameldag(en) containers eenmalig en zonder meerkosten op een andere dag te verwerken . Deze specifieke afspraken over de wijze van aanmelden en afhalen worden schriftelijk vastgelegd in een Bestelling. Deelnemer en Dienstverlener leggen in de Bestelling de reden vast waardoor geen gebruik kan worden gemaakt van de reguliere inzameldag. Dienstverlener bevordert het gebruik van de reguliere inzameldagen en dringt extra ritten zo veel als mogelijk terug.

E-53

Voor opruiming/schoning maken Deelnemer en Dienstverlener maatwerkafspraken over het aantal en soort in te zetten standaard containers op basis van de aangeboden hoeveelheden en de lokale omstandigheden. Deze maatwerkafspraken worden in de Bestelling vastgelegd. Deze containers worden vervolgens zonder meerkosten op de afgesproken inzameldagen gelijk met de standaard dienstverlening door Dienstverlener verwerkt. Slechts in uitzonderingsgevallen worden afwijkende inzameldagen afgesproken. Deelnemer en Dienstverlener motiveren deze afwijking in de Bestelling. Het is Dienstverlener niet toegestaan voor deze afwijkende inzameldagen meerkosten in rekening te brengen.

E-54

Dienstverlener voert mutaties van het aantal gewenste containers en/of overige inzamelmiddelen binnen twee weken na melding door. Het kan in dit geval zowel levering, verplaatsing of verwijdering van containers betreffen.

Pagina 15 van 35


E-55

Dienstverlener zal de containers ledigen op werkdagen tussen 07.00 uur en 17.00 uur, tenzij in de Bestelling anders is overeengekomen met Deelnemer.

E-56

Het afhalen van vertrouwelijk papier geschiedt vanaf de daarvoor afgesproken plaats van de afhaallocatie van de Deelnemer. Deze locatie bevindt zich niet op de openbare weg en staat onder toezicht van de Deelnemer. Deelnemer en Dienstverlener leggen deze locatie vast in de Bestelling.

E-57

Dienstverlener haalt het vertrouwelijk papier af vanaf de deur van de afhaallocatie van de Deelnemer (uitzonderingen daargelaten als bijvoorbeeld bij justitiële inrichtingen ), mits deze bereikbaar is voor het voertuig van Dienstverlener en tenzij de Deelnemer en Dienstverlener daar andere afspraken over maken. De verantwoordelijkheid voor het vertrouwelijk papier gaat op dat moment over van de Deelnemer naar de Dienstverlener.

E-58

In geval van een calamiteit meldt Dienstverlener direct de aard en de gevolgen van de calamiteit aan de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever. Voor zover daarbij sprake is van verlies van vertrouwelijke documenten dient Dienstverlener alle mogelijke middelen in te zetten om vervolgschade te voorkomen.

Pagina 16 van 35


Hoofdstuk 6

Verwerking

E-59

Dienstverlener weegt iedere partij die in ontvangst wordt genomen ter plekke, op de locatie van de Deelnemer, met behulp van een op het transportmiddel aanwezige geijkte weeginstallatie, die door een geaccrediteerde keuringsinstelling / gecertificeerd meetbedrijf is geijkt. Dienstverlener overlegt jaarlijks een kopie van de betreffende keuringsrapporten aan Opdrachtgever, gelijktijdig met de managementinformatie.

E-60

Dienstverlener overlegt iedere keer nadat een partij in ontvangst is genomen aan de aangewezen medewerker van Deelnemer in tweevoud een ontvangstbon/weegbon. De medewerker van Deelnemer tekent voor de ontvangst.

E-61

Dienstverlener draagt zorg voor de eigen administratie van de ontvangstbonnen/weegbonnen. Op de ontvangstbon/weegbon dient tenminste te staan: - een volgnummer; - een Deelnemer nummer; - het adres van de afhaallocatie; - de datum van afhalen; - het aantal afgehaalde containers, per type container; - totaal afgehaalde netto gewicht; - de grondstofsoort; - het kenteken van het voertuig van Dienstverlener de naam van de medewerker van de Dienstverlener die de partij heeft opgehaald; - de naam van de medewerker die de partij heeft afgegeven; - de handtekening van de medewerker die de partij heeft afgegeven. Dienstverlener levert de ontvangstbonnen/weegbonnen digitaal als bijlage bij de factuur (zie eis E-103).

E-62

De Deelnemer heeft het recht aanvullende informatie op het ontvangstbewijs te wensen. Dienstverlener zal dergelijke verzoeken honoreren, tenzij dit in redelijkheid niet van Dienstverlener kan worden verlangd.

Pagina 17 van 35


E-63

Het afgehaalde vertrouwelijke papier moet op de dag van afhalen worden aangeleverd op de verwerkingslocatie.

E-64

Dienstverlener garandeert dat het vertrouwelijk papier binnen 24 uur nadat het vertrouwelijk papier bij de Deelnemer is opgehaald, conform de vastgestelde DIN norm 66399 P 3 maximum oppervlak 320 mm2, is verwerkt. Dienstverlener garandeert dat het vertrouwelijk papier in afwachting van vernietiging binnen deze termijn is opgeslagen in een volledig afgesloten opslagplaats, voorzien van 24 uur videobewaking.

E-65

Dienstverlener slaat in uitzonderingssituaties het afgehaalde vertrouwelijk papier tijdelijk op een andere verwerkingslocatielocatie van Dienstverlener op en verwerkt het daar. Hiervoor dient vooraf toestemming te zijn verkregen van de Contract- en Leveranciersmanager van Opdrachtgever.

E-66

Gedurende de periode van verwerking van het papier dient 24 uur videobewaking te zijn ingeschakeld en te functioneren. Een medewerker van of namens Dienstverlener houdt daarbij toezicht. Beelden van het verwerkingsproces hebben een zodanige kwaliteit, dat het feitelijk handelen van de medewerkers zichtbaar is. De beelden van de verwerking worden gedurende een periode van 3 maanden opgeslagen en zijn volledig te bekijken op dag en tijd.

E-67

Dienstverlener is gehouden alle regels en voorschriften voortvloeiende uit de Wegenverkeerswetgeving strikt na te leven. Hieruit voortvloeiende boetes optredende stagnaties etc. zijn geheel voor rekening van Dienstverlener.

E-68

Na verwerking van de analoge en digitale informatiedragers zijn de restant grondstoffen bestemd voor recycling en verkoop.

E-69

Dienstverlener slaat de in balen geperste verwerkte informatiedragers in afwachting van verkoop bij voorkeur op in een volledig afgesloten opslagplaats.

E-70

Dienstverlener verkoopt de verwerkte informatiedragers niet aan derden, waarvan gelet op de verkeersopvattingen, redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij de verwerkte informatiedragers op enigerlei wijze zullen misbruiken.

Pagina 18 van 35


Hoofdstuk 7

Wijze van verwerking: DIN 66399

E-71

Dienstverlener verwerkt het aangeboden papier dat op twee wijzen wordt aangeboden: - Vertrouwelijke informatie (papier) dat valt onder de rubricering van het VIRBI 2013 wordt volgens de voorgeschreven verwerkingsklasse verwerkt door de functionaris van de Deelnemer onder wiens verantwoordelijkheid de bijzondere informatiedrager berust. Het eindproduct wordt aan Dienstverlener aangeboden ter verdere verwerking. - Papier, dat volgens de rubricering van het VIRBI 2013 wordt aangemerkt als niet vertrouwelijk en ongerubriceerd papier (en dat in de context van deze Opdracht wordt aangemerkt als vertrouwelijk papier) wordt door Dienstverlener minimaal op dusdanige wijze verwerkt dat de bescheiden na verwerking voor een ieder onleesbaar en onreproduceerbaar zijn. De maximale snippergrootte is 320 mm2 (DIN 66399 veiligheidsniveau P3).

E-72

Dienstverlener garandeert dat het vertrouwelijk papier, voor zover dit bij verwerking wordt gesorteerd op kwaliteit, uitsluitend verwerkt wordt door medewerkers die voldoen aan de gestelde eisen (onder eis E-24).

E-73

Dienstverlener garandeert dat bij verwerking van het vertrouwelijk papier conform DIN 66399 veiligheidsniveau P3 de afwijking ten opzichte van deze norm maximaal 10% bedraagt.

E-74

Dienstverlener stemt in met een door of namens Opdrachtgever te houden controle op dit afwijkingspercentage.

Pagina 19 van 35


Hoofdstuk 8

Duurzaamheids- en milieueisen

E-75

Dienstverlener conformeert zich aan de milieudoelstellingen en duurzaamheidsambities van de Rijksoverheid zoals vastgelegd in het regeerakkoord van 29 oktober 2012, o.a. hoofdstuk III Duurzaam Groeien en Vernieuwen, en in de duurzaamheidsagenda Rutte 2 en eist van Leverancier dat hij zich confirmeert aan het leveren van een bijdrage aan de opdrachtgever om deze doelen te realiseren. Belangrijkste zaken zijn uit de duurzaamheidsagenda t.a.v. de bedrijfsvoering van het rijk zijn: Het kabinet verwacht van de bedrijfsvoering van het Rijk dat deze duurzaam is en daarmee kan fungeren als vliegwiel voor het beleid dat het kabinet voorstaat. Daarbij streeft het kabinet de volgende doelen na: • 100% duurzaam inkopen; • het nemen van kosteneffectieve maatregelen met als streven om jaarlijks 2% energie te besparen in de Rijksgebouwen (oplopend tot 25% besparing in 2020); • 20% minder CO2-uitstoot in 2020; • energieneutrale nieuwbouw en renovaties vanaf 31 december 2018; • het toepassen van „social return‟-criteria in aanbestedingen door het Rijk en • het sluiten van de kringlopen van biomassa en strategische schaarse materialen.

E-76

Dienstverlener beschikt over alle benodigde/vereiste vergunningen op milieugebied en is verantwoordelijk voor de naleving daarvan. Hieronder worden in ieder geval begrepen de benodigde vergunningen en de Europese en Nederlandse voorschriften op het gebied van milieu, waaronder in ieder geval begrepen hoofdstuk 10 van de wet Milieubeheer. Dienstverlener zorgt dat de vergunningen, certificaten en alle daarbij behorende bescheiden centraal op locatie aanwezig zijn en bij wijziging worden aangeleverd aan Opdrachtgever.

E-77

Dienstverlener is aansprakelijk voor alle schade die is, of zal ontstaan door het niet naleven van de (wettelijke) afvalvoorschriften. Dienstverlener beschikt bij aanvang van de uitvoering van de Opdracht over alle benodigde vergunningen en is ervoor verantwoordelijk dat de vergunningen worden nageleefd. Hieronder wordt in ieder geval begrepen de benodigde vergunningen en de Europese en Nederlandse voorschriften op het gebied van afvalstoffenbeheer, verwerking en recycling, waaronder in ieder geval begrepen de toepasselijke gemeentelijke afvalstoffenverordeningen.

E-78

Vanwege de invulling van van milieudoelstellingen en duurzaamheidsambities van Opdrachtgever, zoals verwoord onder eis E75, verlangt Opdrachtgever dat Dienstverlener een percentage van de voor verkoop bestemde papiergrondstof levert aan fabrikanten voor het vervaardigen van gerecycled kantoorpapier. Het eerste jaar van de Overeenkomst bedraagt dit percentage ten minste 25%. Dit percentage

Pagina 20 van 35


zal gedurende de looptijd van de Overeenkomst jaarlijks met 15% dienen te stijgen tot minimaal 70% van al het ingezamelde vertrouwelijke papier. Dienstverlener verantwoordt de uitvoering van deze eis in de managementinformatie, voorzien van een accountantsverklaring. E-79

De bij de dienstverlening in te zetten voertuigen dienen te voldoen aan alle geldende vereisten, zoals het beschikken over akoestische en visuele achteruitrijd signalen, dode hoekspiegels, zwaailichten en een op de achterzijde van het voertuig gemonteerde camera welke gericht dient te zijn op het achter de weg gelegen weggedeelte waarmee in de cabine met behulp van een monitor voor de chauffeur een duidelijk beeld kan worden verkregen van de gebeurtenissen achter het voertuig.

E-80

De door Dienstverlener in te zetten inzamelvoertuigen verkeren in goede staat van onderhoud en zijn op zodanige wijze, aan beide zijden, voorzien van de naam, adres en telefoonnummer van de Dienstverlener, zodat de voertuigen duidelijk herkenbaar zijn als voertuigen van Dienstverlener.

E-81

Dienstverlener zal bij het uitvoeren van de werkzaamheden gebruik maken van inzamelvoertuigen die voldoen aan de Euro 5 emissienorm, of hoger.

E-82

De in te zetten inzamelvoertuigen zijn voorzien van een navigatiesysteem.

E-83

De inzamelvoertuigen zijn uitgevoerd met stille en loopvlak vernieuwde banden; bij onderhoud aan de voertuigen worden biologisch afbreekbare smeermiddelen toegepast.

E-84

Tussentijdse milieutechnische- of andersoortige praktisch toepasbare vernieuwingen, wijziging in wetgeving en/of andere zaken die hetzij kostenbesparend en/of milieubesparend zijn voor Opdrachtgever en Deelnemer zullen zo spoedig mogelijk door Dienstverlener kenbaar gemaakt worden en waar nodig eerst met Opdrachtgever worden afgestemd en na goedkeuring door Opdrachtgever worden toegepast.

Pagina 21 van 35


Hoofdstuk 9

Communicatie eisen

E-85

Dienstverlener wijst voor de duur van de Overeenkomst één vast contactpersoon en een vervangend contactpersoon aan die landelijk verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst voor het strategisch overleg.

E-86

Dienstverlener stelt per werkgebied van Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemers een vast contactpersoon aan die als aanspreekpunt fungeert en de operationele gesprekken voert.

E-87

Opdrachtgever voert met Dienstverlener op drie niveaus (strategisch, tactisch en operationeel) overleg. Voor het strategisch overleg neemt Opdrachtgever het initiatief, bereidt met de landelijk contactpersoon van Dienstverlener de agenda voor en stelt het verslag op. Dienstverlener draagt zorg voor de interne distributie van verslagen en actiepuntenlijsten bij Dienstverlener.

E-88

Het strategisch overleg vindt minimaal eenmaal per jaar plaats, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Het strategisch overleg richt zich op de ontwikkeling van de Dienstverlening aan Opdrachtgever op de lange termijn en escalaties vanuit het tactisch overleg. De door Dienstverlener in te zetten vertegenwoordiger(s) dient: - Op (beleidsmatig)strategisch niveau te kunnen acteren; - Beslissingsbevoegd te zijn op strategisch (directie) niveau van Dienstverlener; - De algemene processen van de dienstverlening te kennen. Namens Opdrachtgever nemen de Categoriemanager Papier, Drukwerk en Afvoer Papier en de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever deel aan dit overleg. De Categoriemanager Grondstoffenmanagement kan eveneens deelnemen. In dit overleg worden onder andere besproken: - Ontwikkelingen van en bij Opdrachtgever, Concerndienstverleners, Deelnemers en Dienstverlener; - Marktontwikkelingen, innovatie, gezamenlijke product/dienstontwikkeling; - Besparingsmogelijkheden; - Optimalisatie van de samenwerking en de Dienstverlening; - Knelpunten/escalaties vanuit tactisch niveau; - Wijzigingen van prijzen en tarieven voor zover deze afwijken van de contractueel vastgestelde methodiek. Opdrachtgever zendt de stukken voor het strategisch overleg minimaal twee weken voor het overleg aan Dienstverlener. Opdrachtgever stuurt het verslag maximaal 5 werkdagen na het strategisch overleg digitaal naar Dienstverlener. Opdrachtgever stelt het verslag na bericht van Dienstverlener vast en stelt het beschikbaar aan

Pagina 22 van 35


de Deelnemers aan deze Overeenkomst. E-89

Het tactisch overleg wordt minimaal tweemaal per jaar gevoerd, of zo veel vaker als Opdrachtgever wenst. Voor het tactisch overleg neemt de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever het initiatief en bereidt met de aangewezen contactpersoon van Dienstverlener de agenda voor en stelt het verslag op. Het tactisch overleg richt zich op de prestaties van de Dienstverlener op de resultaatgebieden gemeten aan de hand van KPI’s, verbetervoorstellen en escalaties vanuit het operationeel overleg voor geheel de Overeenkomst. De door Dienstverlener in te zetten vertegenwoordiger(s) dient: - Op tactisch niveau te kunnen acteren; - Beslissingsbevoegd te zijn op tactisch niveau; - De inhoudelijke processen van de Dienstverlening te kennen. Namens Opdrachtgever neemt de Contract- en Leveranciermanager van deze Overeenkomst deel aan dit overleg. In dit overleg worden onder andere besproken: - Terugblik (ontwikkeling van de samenwerkingsrelatie); - Acties en afspraken vorig overleg; - Prestaties (algemeen, per resultaatgebied, per KPI); - Analyses, trends en corrigerende maatregelen; - Indexeringen van prijzen en tarieven volgens de contractueel vastgestelde methodiek; - Knelpunten/escalaties vanuit operationeel niveau. Opdrachtgever zendt de stukken voor het tactisch overleg minimaal twee weken voor het overleg aan Dienstverlener. Opdrachtgever stuurt het verslag maximaal 5 werkdagen na het tactisch overleg digitaal naar Dienstverlener. Opdrachtgever stelt het verslag na bericht van Dienstverlener (binnen 5 werkdagen) vast en stelt het beschikbaar aan Dienstverlener en de Deelnemers aan deze Overeenkomst. Dienstverlener draagt zorg voor de interne distributie van verslagen en actiepunten bij Dienstverlener.

E-90

Het operationeel overleg, dat elk kwartaal per Concerndienstverlener (CDV), kan worden gehouden richt zich op de prestaties van de Dienstverlener op locaties van de Deelnemers en CDV’s. De voortgang wordt aan de hand van een Voortgangsrapportage ingevuld (zie Bijlage 1 bij dit Programma van Eisen). De door Dienstverlener in te zetten vertegenwoordiger(s) dient: - Op tactisch/operationeel niveau te kunnen acteren; - Beslissingsbevoegd zijn op tactisch/operationeel niveau; - De (uitvoerende) Dienstverlening te kennen. Namens Opdrachtgever neemt de Contract- en Leveranciersmanager van Opdrachtgever deel aan dit overleg, en de aangewezen vertegenwoordiger van de CDV.

Pagina 23 van 35


In dit overleg worden onder andere besproken: - Terugblik (ontwikkelingen van de samenwerkingsrelatie werkgebied); - Acties en afspraken vorig overleg; - Communicatie; - Resultaten resultaatgebieden per CDV en per Locatie van de CDV; - Financiële aspecten; - Personeel. De agenda is vast en wordt bepaald door de Voortgangsrapportage. De vertegenwoordiger van Dienstverlener zendt de stukken voor het operationeel overleg minimaal twee weken voor het overleg aan de aangewezen vertegenwoordiger van de Concerndienstverlener en aan de Contract- en Leveranciersmanager van Opdrachtgever. De vertegenwoordiger van de Dienstverlener stuurt het verslag maximaal 5 werkdagen na het operationeel overleg digitaal naar de vertegenwoordiger van de CDV en de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever. De vertegenwoordiger van de CDV stelt het verslag na bericht van de Contract- en Leveranciermanager (binnen 5 werkdagen) vast en stelt het beschikbaar aan Dienstverlener en de (onderdelen van) Deelnemers binnen zijn verzorgingsgebied. E-91

Het is Dienstverlener niet toegestaan om zonder voorafgaande toestemming van de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever mailingen te zenden aan Opdrachtgever, CDV’s en Deelnemers.

E-92

Dienstverlener dient alle publiciteit die betrekking heeft op Dienstverlener ter kennis te brengen van Opdrachtgever, in het bijzonder die publiciteit waarbij deze Overeenkomst ter sprake komt.

E-93

Dienstverlener beschikt over: - Voldoende faciliteiten om adequate/afdoende service te verlenen aan de Deelnemers en de CDV’s. Het gaat hier om telefonische bereikbaarheid, adequate afhandeling van informatieverzoeken, verzoeken om aanvullende Dienstverlening, klachtafhandeling, advisering m.b.t. optimalisering van de logistiek bij Deelnemer (containergebruik, ledigingsfrequentie etc.) - Vaste contactpersonen voor operationele activiteiten en factuurbehandeling/contractuele zaken, die tijdens kantooruren bereikbaar zijn; - Afwijkende afspraken over het niveau voor dienstverlening worden in de Bestelling vastgelegd.

E-94

Dienstverlener beschikt over een klachtenprocedure aan de hand waarvan klachten worden behandeld. Dienstverlener dient uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop een klacht kenbaar wordt gemaakt te reageren en aan te vangen met de behandeling van de klacht. Klachten worden uiterlijk binnen 2 werkdagen afgehandeld. Wanneer Dienstverlener een klacht niet binnen 2 werkdagen kan oplossen stelt hij de Deelnemer hiervan gemotiveerd in kennis.

Pagina 24 van 35


E-95

Dienstverlener beschikt over een schadeafhandelingsprocedure aan de hand waarvan schades worden afgehandeld. Dienstverlener reageert uiterlijk de werkdag volgend op de dag waarop de schade kenbaar is gemaakt en vangt aan met de behandeling van de schadeklacht. Dienstverlener neemt en houdt de regie in de afhandeling van de schade en maakt voor de afhandeling van de schade gebruik van een standaard schadeformulier. Klachten met betrekking tot schades dienen uiterlijk binnen 10 werkdagen te worden afgehandeld. Wanneer Dienstverlener een klacht met betrekking tot een schade niet binnen 10 werkdagen kan oplossen stelt hij Deelnemer en de Contracten Leveranciermanager van Opdrachtgever hiervan gemotiveerd in kennis. Dienstverlener zal bij het aangaan van de Overeenkomst aangeven wie binnen zijn organisatie voor schadeafhandeling als contactpersoon fungeert.

Pagina 25 van 35


Hoofdstuk 10 Financiële en Facturatie eisen

E-96

De administratie van de Dienstverlener is op dusdanige wijze ingericht dat te allen tijde controle door Opdrachtgever en/of door de AuditAccountantsdienst van Opdrachtgever op verstrekte en uitgevoerde opdrachten per Deelnemer mogelijk is.

E-97

De administratie van Dienstverlener is zodanig ingericht dat te allen tijde informatie opgeleverd kan worden over het totaal door de Concerndienstverleners en Deelnemers aangeleverde hoeveelheden vertrouwelijk papier en (rest)papier en karton, de processen verbaal van de verwerking en de gerealiseerde opbrengsten in een afgelopen periode.

E-98

- Het beheer van het Deelnemersbestand ligt bij Dienstverlener; Opdrachtgever blijft eigenaar van het bestand. Op eerste verzoek dient dit bestand in Excel-formaat beschikbaar gesteld te worden aan Opdrachtgever. - Omwille van een efficiënte verwerking factureert Dienstverlener slechts vanuit 1 vast adres aan Deelnemers en/of CDV’s. - Alle facturen aan Deelnemers en/of CDV’s dienen te refereren aan het debiteurennummer dat de Deelnemer/CDV voor Dienstverlener hanteert. - Alle kosten van facturatie en inrichting van facturatie komen voor rekening van Dienstverlener. - In het laatste jaar van de Overeenkomst worden geen structurele wijzigingen in de facturatie meer doorgevoerd, anders dan na overleg met en instemming van Dienstverlener.

E-99

Dienstverlener verstuurt aan de financiële administratie van de CDV en/of de Deelnemer één of meerdere debet facturen en een creditfactuur per maand, in de maand volgend op de factuurmaand.

E-100

De facturen moeten elektronisch en/of schriftelijk (hard kopie) worden aangeboden.

E-101

De (verzamel) debetfactuur heeft betrekking op de kosten voor de huur van de containers en/of de variabele kosten voor de dienstverlening (o.a. kosten per stop, kosten ledigingkosten verwerking etc..

E-102

Eén creditfactuur betreft de opbrengsten van de afgehaalde partij.

E-103

De (verzamel)factuur bevat ten minste de volgende elementen: - Naam, afhaaladres en vestigingsplaats (locatie) van de Deelnemers(s)/ CDV; - Data waarop vertrouwelijk papier is opgehaald; - Aantal geleegde containers (per type) per afgehaalde partij; - Netto gewicht van de afgehaalde partij; - Kosten per afgehaalde partij (kosten per stop, kosten per lediging per (type) container, kosten voor versnippering volgens overeengekomen Pagina 26 van 35


norm); - Opbrengst van de afgehaalde partij, inclusief de vermelding van de voor die periode gehanteerde prijsindex voor papier conform de afgesproken marktprijzen oud papier; - Kostensoorten, kostenplaatsen voor zover afgesproken in de Bestelling. Afspraken over de adressering van de facturering worden in de Bestelling opgenomen en vastgelegd tussen Deelnemer/CDV en Dienstverlener; - Als digitale bijlage toegevoegd de betreffende ontvangstbonnen/ weegbonnen. E-104

Dienstverlener accepteert alleen extra Bestellingen die: - Op schrift zijn gezet of via email zijn verstuurd; - Passen binnen de afspraken uit de Overeenkomst; - Afkomstig zijn van een bevoegde medewerker van Deelnemer/CDV. Dienstverlener zal geen Bestellingen accepteren die niet in de Overeenkomst zijn afgesproken. Dergelijke Bestellingen kunnen alleen door de medewerker van de CDV en/of de Deelnemer worden geplaatst na goedkeuring door de Contract- en Leveranciermanager van Opdrachtgever en dan alleen wanneer zij niet in strijd zijn met de voor deze Overeenkomst gehouden aanbesteding en de Aanbestedingswet 2012.

E-105

Opdrachtgever, Deelnemers en CDV’s zijn Deelnemer bij het Rijksbrede inkoopproject DigiInkoop dat als doel heeft het papieren bestel- en factureringsproces te vervangen door een elektronisch proces. Van Dienstverlener wordt verwacht dat zodra de aansluiting van Opdrachtgever en/of Deelnemer, en/of CDV is gerealiseerd, de communicatie in het bestel- en facturatieproces vanaf een nader af te stemmen moment via deze aansluiting zal gaan verlopen.

E-106

Dienstverlener dient in Bijlage 6: Prijsopgavetabel en Invulinstructie bij het Beschrijvend document een vaste all-in prijs voor de huur van een container per maand op te geven. In het prijzenformulier staan de aantallen containers op basis van de situatie per 1 januari 2014. De door Dienstverlener in te dienen vaste all-in prijs voor de huur van één container per maand is inclusief alle bijkomende kosten en is exclusief btw. De tarieven voor de huur van de containers staan vast gedurende de looptijd van de Overeenkomst, inclusief verlengingen.

Pagina 27 van 35


Hoofdstuk 11 Managementinformatie

E-107

Dienstverlener levert voor het bewaken van prestaties en voortgang van processen op structurele basis managementinformatie aan Opdrachtgever, Concerndienstverlener en Deelnemer. Gedurende de looptijd van de Overeenkomst kunnen Opdrachtgever, Concerndienstverlener, Deelnemers en Dienstverlener in overleg en na goedkeuring door Opdrachtgever wijzigingen in het format doorvoeren. Wijzigingen in het format voor de managementinformatie voor Concerndienstverlener en Deelnemer behoeven de goedkeuring van Opdrachtgever. Alle kosten van managementrapportages komen voor rekening van Dienstverlener. In het laatste jaar van de Overeenkomst worden geen wijzigingen van managementrapportages meer doorgevoerd, anders dan na overleg met en instemming van Dienstverlener.

E-108

Dienstverlener levert per kwartaal uiterlijk op de 15 mei, 15 augustus, 15 november en 15 februari van het jaar een managementrapportage aan Opdrachtgever, CDV en Deelnemer.

E-109

De managementrapportage voor Opdrachtgever bestaat uit vier delen: - A: alle managementinformatie op het niveau van de totale Overeenkomst; - B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV’s; - C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers; - D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer. De managementrapportage voor de CDV bestaat uit drie delen: - B: alle managementinformatie op het niveau van de CDV; - C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen; - D: alle managementinformatie op het niveau van de locaties van de Deelnemers die onder het werkingsgebied van de CDV vallen. De managementinformatie voor de Deelnemer bestaat uit twee delen: - C: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer als geheel; - D: alle managementinformatie op het niveau van de Deelnemer per locatie van de Deelnemer.

E-110

Dienstverlener levert één maal per jaar (voor 1 april) aan Opdrachtgever een jaaroverzicht aan waarin wordt gerapporteerd over: - Algemene informatie met betrekking tot de voortgang van de uitvoering van de Overeenkomst in het afgelopen jaar. - De Managementinformatie, gebaseerd op de totale realisaties in het afgelopen jaar. - Een overzicht van de gehanteerde indexaties per maand over het afgelopen jaar en toont de juistheid van de indexaties aan met de gepubliceerde MOP gegevens.

Pagina 28 van 35


- Dienstverlener zorgt voor het bepalen en managen van de carbon footprint (CO2 voetafdruk) van de organisatie en overlegt jaarlijks zijn CO2 resultaat van het afgelopen jaar en zijn doelstellingen voor het komende jaar. - Een overzicht betreffende de vereiste Certificering, dat minimaal bevat: - Een overzicht van de certificaten waarover Dienstverlener beschikt; - Een overzicht van de instantie(s) die de betreffende certificaten controleert en toe ziet op de juistheid van de processen waarop deze certificaten betrekking hebben; - Een overzicht van de data waarop audits betreffende deze certificaten hebben plaatsgevonden en de aangegeven verbeterpunten, en de wijze waarop deze verbeterpunten in de processen zijn verwerkt; - De audits op de snippergrootte die de verwerkingsmachine produceert, waarin gerapporteerd wordt over het percentage afwijking ten opzichte van de norm; - De calamiteiten die zich hebben voorgedaan tijdens het transport, de opslag en de verwerking en de getroffen maatregelen om herhaling te voorkomen. - Het jaaroverzicht bevat daarnaast een analyse met betrekking tot de managementoverzichten en daarop gebaseerde verbetervoorstellen, evenals een prognose, vooruitzichten en optimalisatieplan voor het komende jaar van de Overeenkomst. - Het jaaroverzicht bevat een overzicht van de door Dienstverlener verkochte papiergrondstof aan een (of meerdere) fabrikant(en) voor het vervaardigen van gerecycled kantoorpapier. E-111

Dienstverlener verstrekt gelijktijdig met de jaarrapportage een accountantsverklaring die betrekking heeft op de rechtmatigheid van de door Dienstverlener verzonden facturen, de integriteit van de informatievoorziening, en de compleetheid, juistheid en actualiteit van de managementrapportages en overige rapportages. De kosten van het accountantsonderzoek en de accountantsrapportage komen voor rekening van Dienstverlener.

E-112

De managementinformatie heeft betrekking op alle gefactureerde diensten en omvat minimaal: - Overzicht van het aantal containers per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); - Overzicht van het aantal stops per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); - Overzicht van het netto gewicht van de partijen vertrouwelijk papier die in de betreffende periode per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A)is afgehaald/ingezameld; - Overzicht van de kosten van verwerking van het ingezamelde vertrouwelijk papier per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A); - Overzicht van de aan Deelnemer/CDV betaalde papieropbrengst van de afgehaalde partijen, inclusief de vermelding van de voor die periode gehanteerde prijsindex voor papier per locatie (D), per Deelnemer (C), per CDV (B) en voor het totaal (A).

Pagina 29 van 35


Gelijktijdig met of in de managementinformatie stuurt Dienstverlener aan iedere Deelnemer die in de factuurperiode vertrouwelijk papier heeft aangeleverd een getekend proces-verbaal waarin minimaal is opgenomen: - De partijen vertrouwelijk papier die in de afgelopen periode zijn afgehaald en vernietigd (volgnummer, datum, netto gewicht) - De wijze van vernietiging; - Het percentage verwerkt papier, dat na verwerking afwijkt van de vastgestelde norm; - Registratieoverzicht van klachten die zich hebben voorgedaan en de wijze van afhandeling daarvan door de Dienstverlener. E-113

In de Bestelling wordt vastgelegd: - Naam en adres van de Deelnemer / CDV; - Aantal en soort te leveren containers, hulpmiddelen etc; - Het adres waar de Managementinformatie aan wordt gezonden; - Naam, woonplaats en rekeningnummer, waarop creditering dient plaats te vinden. Op verzoek van CDV en/of Deelnemer kunnen maatwerkafspraken in de Bestelling worden vastgelegd. De tarieven voor in te zetten middelen en dienstverlening dienen zich in een logisch verband ten opzichte van de overeengekomen huurprijzen/prijzen voor Dienstverlening te verhouden.

Pagina 30 van 35


Hoofdstuk 12 Prestatiemonitoring

E-114

Om een langdurige Dienstverlenersrelatie (partnerschap) op te kunnen bouwen, de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen monitoren en te kunnen sturen op de Overeenkomst heeft Opdrachtgever een systematiek van prestatiemonitoring ontwikkeld. Dienstverlener dient deze systematiek te onderschrijven en gedurende de duur van de Overeenkomst mee te werken aan toepassing en waar mogelijk verbetering en verfijning.

E-115

Dienstverlener gaat akkoord dat Opdrachtgever de KPI’s toepast zoals beschreven in dit Hoofdstuk.

E-116

Dienstverlener gaat akkoord dat er eenmaal per jaar evaluatiegesprekken tussen Opdrachtgever en Dienstverlener zullen plaatsvinden om de resultaten van deze KPI’s te bespreken en eventueel benodigde acties uit te werken.

E-117

Dienstverlener gaat akkoord met de drie resultaatgebieden die de basis vormen van prestatiemonitoring: a. Resultaatgebied 1: Tevredenheid over de Dienstverlening; b. Resultaatgebied 2: Gegevensbeheer; c. Resultaatgebied 3: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.

E-118

Resultaatgebied 1: De tevredenheid over de dienstverlening wordt elk kwartaal beoordeeld op basis van de voortgangsrapportage (VGR, zie Bijlage 1 bij dit Programma van Eisen). In deze voortgangsrapportage worden de prestaties van Dienstverlener beoordeeld aan de hand van de volgende aspecten: . Algehele indruk; . Kwaliteit van de dienstverlening; . Kwaliteit van de containers en overige inzamelunits; . Kwaliteit personeel Dienstverlener; . Communicatie; . Innovatief vermogen.

E-119

De VGR is als voorbeeld in Bijlage 1 bij dit Programma van Eisen toegevoegd. Opdrachtgever en Dienstverlener scherpen tijdens de implementatieperiode en de duur van de Overeenkomst samen de VGR verder aan.

E-120

Dienstverlener dient eenmaal per halfjaar op operationeel niveau een VGR in te vullen met de lokale contractverantwoordelijke medewerker van Deelnemer, waarbij de medewerker altijd een onderbouwde waardering geeft.

E-121

De resultaten van de meest recente VGR’s per werkgebied worden per half jaar door Dienstverlener gerapporteerd op tactisch niveau. Door de score per element van de VGR van alle werkgebieden bij elkaar op te tellen ontstaat een gemiddelde score per element. Pagina 31 van 35


Indien het landelijk gemiddelde lager is dan een 3,8 zal de Dienstverlener een analyse doen op deze score en dient Dienstverlener een plan van aanpak op te stellen ten aanzien van verbeteracties. Hierin moet worden aangegeven wat de tijdelijke en de lange termijn oplossing is, zowel in proces als eindresultaat. De norm voor de KPI is dat de score van de elementen van de Landelijke VGR over de betreffende periode 3,8 of hoger zijn. E-122

Resultaatgebied 2 Gegevensbeheer: Dienstverlener is verantwoordelijk voor de tijdigheid en volledigheid van aanleveren van de voortgangsrapportages, de managementinformatie en overige rapportages.

E-123

Dienstverlener levert conform de vastgestelde tijd (zie eis E-108) na afloop van het kwartaal de vastgestelde bestanden aan.

E-124

De norm voor de KPI is dat de bestanden en overzichten tijdig en volledig worden aangeleverd, zodat Opdrachtgever deze kan controleren. Indien de bestanden en overzichten niet tijdig en/of volledig zijn aangeleverd is de score onvoldoende.

E-125

Resultaatgebied 3 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: Dienstverlener rapporteert tenminste 1 maal per jaar verbetervoorstellen (inclusief een onderbouwing van die voorstellen). Essentieel hierbij is dat verbetering aantoonbaar en substantieel voordeel voor Opdrachtgever oplevert. Verbetervoorstellen hoeven niet alleen tot kostenbesparing te leiden, maar kunnen ook gericht zijn op verhoging van de beleving of de inzet van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen in brede zin.

E-126

Het resultaat van deze rapportage wordt uitgedrukt in een voldoende of onvoldoende. Het resultaat van een rapportage is voldoende als naar de mening van Opdrachtgever, Dienstverlener met voldoende onderbouwde verbetervoorstellen komt. Opdrachtgever en Dienstverlener stellen direct na het sluiten van de Overeenkomst vast wanneer daar sprake van is.

Pagina 32 van 35


Hoofdstuk 13 Juridische eisen

E-127

Met de beantwoording van de pre-bidfase wordt de definitieve Overeenkomst verstuurd (Bijlage 7: Overeenkomst en ARVODI-2011 bij het Beschrijvend document). Opdrachtnemer conformeert zich bij Inschrijving onvoorwaardelijk en zonder voorbehoud aan de definitieve Overeenkomst.

E-128

Dienstverlener is (functioneel) verantwoordelijkheid voor de transitie van de huidige dienstverlener naar Dienstverlener.

Pagina 33 van 35


Hoofdstuk 14 Commerciële eisen

E-129

Dienstverlener garandeert dat minimaal 5% van de opdrachtwaarde van de opdracht exclusief BTW of zo veel meer als in de Inschrijving verklaard, en exclusief de opbrengst uit de verkoop van grondstoffen, wordt bijgedragen aan social return overeenkomstig artikel 13 van de Overeenkomst.

E-130

Het doen van een Inschrijving op basis van het Beschrijvend document houdt in dat Dienstverlener met de voorwaarden en bepalingen van het Beschrijvend document instemt. Met het uitbrengen van een Inschrijving verklaart dienstverlener voorts dat eisen, vragen/wensen volledig en naar waarheid zijn beantwoord, rechtsgeldig ondertekend zijn toegevoegd aan de Inschrijving en dat de verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen, juist en volledig zijn.

E-131

Voor het doen van prijsopgave gebruikt Dienstverlener uitsluitend de Prijsopgavetabel in Excel (Bijlage 6: Prijsopgavetabel en Invulinstructie bij het Beschrijvend document). Het is niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in de opmaak of structuur van deze tabellen; dit kan leiden tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. Dienstverlener levert de ingevulde Prijsopgavetabel zowel aan in het format Excel als ondertekend en ingescand in pdf.

E-132

De prijzen en tarieven als geoffreerd door ingave in de Prijsopgavetabel (Bijlage 6: Prijsopgavetabel en Invulinstructie bij het Beschrijvend document) zijn All-In. Onder All-In wordt verstaan alle kosten voor de Diensten zoals omschreven in het Beschrijvend document en daarbij horende Bijlagen, niet uitsluitend, inclusief: reis- en verblijfkosten, overheadkosten, kosten voor managementrapportages en managementoverleggen, kosten voor documentatie, kosten voor benodigde materialen, kosten voor koppeling met DigiInkoop (Digipoort) en overige kosten.

E-133

Dienstverlener is zich ervan bewust en verplicht zich dat voor de dienstverlening in deze aanbesteding geen andere prijzen en tarieven gefactureerd kunnen worden dan geoffreerd.

E-134

Bij het doen van een Inschrijving accepteert Inschrijver bij voorbaat de in Bijlage 10 opgenomen Voorwaarden DigiInkoop van Opdrachtgever. DigiInkoop is op dit moment nog niet in gebruik bij alle Deelnemers. Naar verwachting gebeurt dit tijdens de contractperiode. Opdrachtnemer zal op eerste verzoek van Opdrachtgever om niet aansluiten op DigiInkoop onder de daarvoor geldende aansluitvoorwaarden van Logius (www.logius.nl). De verplichting tot elektronisch factureren is reeds bij contracteren van kracht.

Pagina 34 van 35


Bijlage 1

Onderwerp Leverancier Datum Ingevuld door

Voortgangsrapportage

: Voortgangsrapportage : : :

Locatie:

Leveringen vinden plaats binnen de afgesproken levertijd? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Is Opdrachtgever tevreden over de containers/inzamelmiddelen (geen defecten, schoon)? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Is Opdrachtgever tevreden over het personeel van Dienstverlener (bedrijfskleding, houding en NL sprekend)? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Is Opdrachtgever tevreden over de contactpersoon van Dienstverlener (kennis, communicatie, afspraken en de frequentie hiervan)? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Is Opdrachtgever tevreden over de facturering (foutloos, bevat alle informatie)? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Is de wijze waarop Dienstverlener meedenkt over verbeteringen naar tevredenheid (innovatie, duurzaamheid)? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Totaalbeeld dienstverlening, hoe tevreden is Opdrachtgever met Dienstverlener? zeer ontevreden

ontevreden

matig

tevreden

zeer tevreden

Pagina 35 van 35

Bijlage 5 Programma van Eisen (inclusief aanpassingen NvI s)

Recommend Documents