Inleiding. 1. Vragen en antwoorden (NvI v0.1) 2. Vragen en antwoorden (NvI v0.2) 3. Vragen en antwoorden (NvI v0.3)

NvI aanbesteding Zaaksysteem, gemeente Leiden

Datum Betreft Referentie

Auteur

12 mei 2010 Nota van Inlichtingen, versie 1.0 DIV-2010-4846

Sven Blom, M&I/Argitek

Inleiding In het kader van de Europese aanbesteding Zaaksysteem (DIV-2010-4846) van Gemeente Leiden zijn vragen gesteld, die in dit document worden beantwoord. Definitieve versie De termijn voor het indienen van vragen is op 6 mei 2010 verstreken. Dit is de definitieve versie (1.0) van de Nota van Inlichtingen t.b.v de Europese aanbesteding Zaaksysteem (DIV-2010-4846) van de Gemeente Leiden.

1.

Vragen en antwoorden (NvI v0.1)

Nr. Vraag

Referentie Antwoord

1.

§ 3.2.4 & § 3.7

In de tekst zien wij een tegenstrijdigheid t.a.v. het voorstel acceptatiecriteria. Kunt u aangeven welke datum geldig is?

2.

De correcte datum voor het indienen van tekstvoorstellen met betrekking tot het Voorstel Acceptatiecriteria is 6 mei 2010.


Nr. Vraag

Referentie Antwoord

2.

Door de komende vakantieperiodes in Nederland (meivakantie en verschillende nationale feestdagen), voorzien wij een probleem in de haalbaarheid van de inleverdatum. Wij verzoeken u de diverse deadlines met 3 weken te verschuiven.

§ 3.7

Ondanks de vakantieperiodes is de gemeente van mening voldoende tijd te hebben opgenomen in de huidige planning. De diverse deadlines zullen niet worden verschoven.

3.

Uit uw planning blijkt dat prebid meeting op 27 april zal plaats vinden. Deze dag valt precies samen met de dagen van de Beurs Overheid en IcT in de Jaarbeurs in Utrecht. Voor ons is dat één van de belangrijkste evenementen van het jaar voor het segment gemeenten. Bent u bereid om een eventuele prebid meeting naar begin week 18 te verschuiven? Wij hopen op uw begrip.

§ 3.7

Op dit moment geven de aard en het aantal vragen geen reden om een prebid meeting te houden. De gemeente heeft besloten geen prebid te houden.

3.

Vragen en antwoorden (NvI v0.3) 1/29


Nr. Vraag

Referentie

Antwoord

4.

Het is niet ongebruikelijk dat er meerdere § 3.7 Nota’s van Inlichtingen worden verstrekt door een aanbestedende dienst (ook vóór het verstrijken van de uiterste vragentermijn). Gezien een aantal van onze vragen cruciaal zijn voor ons aanbiedingsproces, willen wij u verzoeken om onze vragen en de eventueel andere eerder binnengekomen vragen, zo snel mogelijk te beantwoorden (voor de geplande Nota van Inlichtingen van 12 mei2010). Is dit mogelijk?

5.

Heeft de aanbestedende dienst reeds software en hardware voor de scanstraat of dient inschrijver dit ook aan te bieden.

6.

Welke functionaliteit wordt gezocht bij het E36 indienen van een apart formulier (incl bijlagen) bij een bestaande zaak. Is hier een voorbeeld of use-case bij te geven?

Een voorbeeld waarbij deze functionaliteit van toepassing is, is een contactformulier met als bijlage additionele informatie over de betreffende zaak.

7.

E37 a) Archivering betreft oi. opslag in het DMS-deel van de oplossing. Volstaat daarom een NEN2082 certificatie voor dit deel van de oplossing?

a) Deze certificatie geldt voor alle archiverende onderdelen van de aangeboden Midoffice Suite.

G18

b) Wat verstaat u concreet met 80%, welke criteria worden hier gemeten en hoe gewogen, i.c hoe wordt dit gemeten? 8.

Vervalt (op termijn?) het bestaan van de PIP door invulling van deze eis?

9.

Inschrijvers zijn verzocht tekstvoorstellen voor de overeenkomst te sturen voordat vragen m.b.t. het bestek zijn gesteld en middels een nota van inlichtingen beantwoord kunnen zijn. Deze Nota(‘s) van Inlichtingen zouden tot andere tekstvoorstellen voor het contract of

Conform de beschrijving in het bestek zal de gemeente meerdere versies van de NvI publiceren.

Op dit moment is de gemeente bezig met de keuze voor soft- en hardware voor de scanstraat. Dit is dus geen onderdeel van deze aanbesteding. In O59 wordt wel gevraagd naar de scanfunctionaliteit waarmee de oplossing kan koppelen.

b) De Midoffice Suite dient aan minstens 80% van de (132) eisen zonder voorbehoud te voldoen. Alle eisen worden even zwaar gewogen.

E39

De gemeente is voornemens om gedurende de looptijd van de overeenkomst gebruik te blijven maken van een PIP. De gemeente gaat niet akkoord met dit voorstel.

2/29


bijlagen daarbij kunnen leiden. Inschrijver stelt voor dat er naar aanleiding van de nota’s van inlichtingen nog contractwijzigingsvoorstellen in de offerte ingediend kunnen worden. Kan aanbesteder daarmee instemmen? 10.

Voor de kwalitatieve selectie vraagt u op een aantal plaatsen een inschrijvingsbewijs, verklaring of attest te verstrekken. Kunt u hier wat meer uitleg over geven zodat wij deze verklaringen correct kunnen aanleveren?

E9 & E12

Middels dit inschrijvingsbewijs, verklaring of attest wil de gemeente controleren of de persoon die de gevraagde verklaringen (middelenverklaring, eigen verklaring) tekent gemachtigd is om te tekenen in naam van de betreffende onderneming. Ieder persoon die tekent moet terug te vinden zijn op dit inschrijvingsbewijs, verklaring of attest. Let op, indien op het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest enkel een andere onderneming staat vermeld, dan zal ook van deze onderneming het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest moeten worden aangeleverd net zolang totdat de desbetreffende persoon expliciet genoemd wordt en dus te herleiden is naar de inschrijvende onderneming. Zo nodig kan e.e.a. ook door middel van een volmacht gerealiseerd worden, mits ook deze volmacht is uitgegeven door een persoon die terug te vinden dit op het inschrijvingsbewijs, verklaring of attest. Let op, dit geldt voor zowel hoofdaannemers, onderaannemers, combinanten alsook bijvoorbeeld de holding indien deze middelen ter beschikking stelt.

11.

Is de licentie die u vraagt tijdelijk (huur) of § 2.3 eeuwigdurend (koop)?

De gemeente vraagt middels deze aanbesteding een eeuwigdurende licentie voor gebruik van de Midoffice Suite met gedurende de looptijd van de overeenkomst Onderhoud en

3/29


Ondersteuning. 12.

Leverancier heeft een overeenkomst met een bepaalde escrow provider en wil de gemeente daar graag bij aan laten sluiten. Is dit mogelijk?

E29

Dit is in mogelijk mits de voorwaarden waaronder de escrow plaatsvindt minimaal dezelfde waarborgen bieden als beschreven in artikel 15 van de overeenkomst.

13.

In het bestek schrijft u dat de definitieve versie van de pilotopdracht rondom het vrije DMS voor een groot ruimtelijk project zo spoedig mogelijk beschikbaar worden gesteld. Wanneer kunnen wij deze omschrijving verwachten?

§ 2.1.4.6

De desbetreffende omschrijving vindt u in bijlage A van deze NvI.

4.


Nr. Vraag

Referentie Antwoord

14.

Hoeveel documenttypen en foldertypen uit Coltalk dienen (van oudsher) in de migratie te worden meegenomen? Achtergrond: het zou kunnen zijn dat Leiden oude informatie wil bewaren, die niet past in het algemene metadatamodel.

§ 2.1.1.4

15.

Verzorgt de aanbestedende dienst de export van Coltalk metadata registraties, opdat gegadigde zich hierop kan baseren?

§ 2.1.1.4

16.

Voor de conversie van metadata en overname van de verzameling bijbehorende pdf files, zal bevraging van deze toepassing noodzakelijk zijn. De website van Collar.it meldt onder Opslag & Digitaliseren /Documenten Scannen, laatste alinea: “Bij gebruik van ColTalk kan de klant de XML-bestanden uploaden in ColTalk en om vervolgens alle bestanden automatisch te registreren. Ook kan het XML-bestand worden gebruikt om de bestanden via een API te importeren in een ander Document Management System.”

§ 2.1.1.4

Het postregistratiesysteem bevat op dit moment ongeveer 750.000 geregistreerde poststukken en ongeveer 200.000 gescande documenten. Deze dienen te worden gemigreerd naar de nieuwe oplossing. Zie ook het antwoord op vraag 17. Nee, dit dient te worden verzorgt door de Inschrijver. De huidige configuratie van Coltalk van de Gemeente beschikt niet over een API. Alle documenten zijn benaderbaar via een NT-filesysteem. Bijbehorende metadata is opgeslagen als XML.

Gaarne ontvangen wij de interface-/XML beschrijving. Garandeert u in uw klant-/ leverancierrelatie met partij de eventueel door hun noodzakelijk geachte assistentie en kosten daartoe, teneinde onzerzijds de conversie van de gegevens te kunnen bewerkstelligen?

4/29


17.

§ 2.1.1.4 a) Zijn de scans van de 200.000 documenten allen onderdeel van de 750.000 registraties? b) Wat is het gemiddeld aantal pagina’s per gescand document? c)

In welk fileformaat zijn de scans opgeslagen? Single/Multipage scans, zwart/wit of kleur? A4 of afwijkend (hoeveelheden)?

a) Ja b) Naar schatting zitten er nu 200.000 gescande documenten in Coltalk. De omvang van deze documenten varieert sterk. Er zitten documenten tussen van een pagina, maar ook documenten van 50 pagina’s of meer. c)

d) Moet dat formaat ad.c, indien afwijkend van pdf-a, worden gerespecteerd?

PDF, multipage, zwart/wit en kleur, A4

d) Er zijn geen afwijkende formaten opgenomen. Is in de Leidse conversie van Coltalk niet mogelijk. Mail en Worddocumenten worden indien nodig gescand en in pdf toegevoegd.

e) Zijn de gescande documenten op een NTfilesysteem benaderbaar of zijn deze fysiek opgenomen in Coltalk? Gaarne uw verdere toelichting.

e) Alle documenten zijn benaderbaar via een NTfilesysteem 18.

Welke weging geldt elk van de drie criteria volgens tabel 2 (33,3 / 33,3 / 33,34%) ?

§ 3.3.3

19.

§ 8.3.4.6 a) Ten behoeve van een zorgvuldige inschatting van het meerwerk betreffende de migratie van gegevens/content uit het Zakenmagazijn van Inter Access naar de nieuwe doelomgeving zouden wij graag een gedetailleerd datamodel inclusief metagegevens van de gegevens/content uit de huidige omgeving van u ontvangen. De door u verstrekte bijlage 8.8.6 (Content Zaken) is in dit licht te weinig specifiek.

Op de drie criteria is geen weging van toepassing. De referenties zullen worden getoetst aan de criteria, zoals geformuleerd in § 3.3.1, sub 2. a) Deze informatie is helaas niet beschikbaar. Het zakenmagazijn is gebaseerd op het Gemeentelijk Functioneel Ontwerp 'zaken' (GFO Zaken). b) Deze informatie is helaas niet beschikbaar.

b) In het bestek geeft u aan op pagina 8 wat het volume is van de thans in Coltalk opgeslagen data: …Het postregistratiesysteem bevat op dit moment ongeveer 750.000 geregistreerde poststukken en ongeveer 200.000 gescande documenten)…. Ten behoeve van een zorgvuldige inschatting van het meerwerk betreffende de migratie van gegevens/content uit het Zakenmagazijn van Inter Access naar de

5/29


nieuwe doelomgeving zouden wij ook voor deze omgeving informatie willen ontvangen van het geschatte volume aan gegevens/content dat dient te worden gemigreerd. 20.

a) Kunt u een indicatie geven van het aantal medewerkers van de Gemeente Leiden?

§ 8.3

a) De Gemeente heeft ongeveer 1700 medewerkers

b) Kunt u een indicatie geven van het aantal gebruikers van de gevraagde Midoffice Suite?

b) De Gemeente is op zoek naar een oplossing waar al haar medewerkers gebruik van kunnen maken.

21.

E8 In het kader van Eis 8 zullen wij twee verklaringen moeten afgeven. Het hiervoor opgenomen sjabloon uit het bestek (zie paragraaf 8.1.4.) biedt echter geen ruimte om de naam van de onderneming op te nemen, waardoor u niet kunt zien uit wiens hoofde het template is ingevuld. Kunt u het sjabloon op dit punt aanpassen?

Indien u meerdere malen een verklaring afgeeft, waarbij geen mogelijkheid is om aan te geven door welke onderneming getekend is, verzoeken wij u dit op te nemen bij “Functie ondertekeningsbevoegde”. Bijvoorbeeld “Directeur bedrijf X”.

22.

Kunt u instemmen met de aanlevering van de elektronische versie op een memory (ofwel USB) stick?

23.

§ 2.1.1.4 Als onderdeel van de scope dienen content/gegevens uit het huidige Zakenmagazijn gemigreerd te worden naar de nieuwe doelomgeving. U vraagt ons hiervoor een bedrag op te voeren in Tabel 18 (Prijzen Migratie). Wij kunnen ons voorstellen dat de huidige leverancier van het Zakenmagazijn ook inschrijft. Deze leverancier hoeft dan geen migratie uit te voeren voor het Zakenmagazijn, hetgeen zich mogelijkerwijs vertaalt in een lagere (of zelfs nul-)prijs voor dit onderdeel van de Opdracht. Hierdoor is geen sprake meer van een zogenaamd level playing field. Kunt u ons in dit licht aangeven hoe u borgt dat de prijsvergelijking tussen de diverse aanbiedende partijen objectief, eenduidig en transparant verloopt?

V5

De gemeente gaat hiermee akkoord.

De omstandigheid dat de huidige leverancier mogelijk voordeel heeft van geen of geringe implementatiekosten is als een 'inherent de facto voordeel' te beschouwen (Case T-345/03 Evropaïki Dynamiki, 12 maart 2008). Een dergelijk voordeel zou in wezen alleen kunnen worden weggenomen door de zittende partij uit te sluiten van deelname aan de nieuwe aanbesteding. In zijn algemeenheid voert dit volgens het Gerecht te ver. Ook in de ogen van de Nederlandse rechter bestaat geen algemene verplichting tot het wegnemen van een dergelijk voordeel (Vzr. Rb. Haarlem 25 mei 207, LJN BA6942). Dit wordt pas anders als het uitgangspunt van eerlijke mededinging in het gedrang komt. Omdat de kosten van de migratie naar verwachting slechts een klein

6/29


onderdeel van de totaalprijs uitmaken, is het nadeel van nieuwe leveranciers ten opzichte van de huidige leverancier gering. In de onderhavige aanbesteding is dus geen sprake van een verstoring van de eerlijke mededinging en hoeft het nadeel van de nieuwe leveranciers niet te worden weggenomen. § 2.1.1.4

24.

Om de benodigde inspanningen van de synchronisatie van de gegevens tussen het huidige en het nieuwe gegevensmagazijn zorgvuldig te kunnen begroten zouden wij graag van u een gedetailleerde omschrijving willen ontvangen van het datamodel van het huidige gegevensmagazijn.

25.

§ 2.1.2 Medewerkersportaal. Wat is de werking daarvan? Mag (op basis van de formulering van O9) worden aangenomen dat met een medewerkersportaal een KCC-applicatie wordt bedoeld die specifiek is gericht op baliemedewerkers?

26.

Opdracht omvat ook DBMS, Webservers, applicatieservers e.d.

Het gegevensmagazijn is gebaseerd op het RSGB. Een gedetailleerd datamodel is helaas niet beschikbaar.

Het medewerkersportaal zal m.n. ingezet worden t.b.v. balie- en telefoonmedewerkers, maar de functionaliteit moet ook toegankelijk zijn voor andere gebruikers van de Oplossing.

§ 2.1.2

De eisen van de Gemeente zijn beschreven in bijlage 8.8.5. Elke Inschrijver dient de kosten voor eventuele licenties op te nemen in het prijssjabloon.

Zijn daaromtrent geen eisen gesteld door Leiden? Moet Inschrijver licenties leveren voor deze infrastructuur en (dus) rekening houden met aanvullende kosten hiervoor, ook als Leiden deze software vermoedelijk al heeft? 27.

Installatie omvat ook webservers, DBMS, besturingssystemen etc (die ook binnen de opdracht vallen (2.1.2). Vergelijkbaar: dient Inschrijver licenties voor operating systems voor benodigde servers mee te leveren, ook al heeft Leiden hier vermoedelijk al andere regelingen voor getroffen (bijvoorbeeld bij de aanschaf van de benodigde hardware)?

§ 2.1.4.1

Licenties voor operating systems zijn geen onderdeel van de Opdracht.

28.

Integratie met "datadistributiesysteem" Is er reeds een broker of een applicatie met vergelijkbare functionaliteit aanwezig? Hoe verhoudt zich dat tot de wensen uit paragraaf 7.4.3?

§ 2.1.4.2

Zoals beschreven in E48 beschikt de Gemeente momenteel over Centric Key2Datadistributie 2003 voor de datadistributie. In § 7.4.3 worden wensen beschreven met betrekking tot de te leveren broker.

29.

Gemeentebrede systemen, zoals… Kan de

§ 2.1.4.2

De te koppelen gemeentebrede

7/29


30.

Gemeente Leiden een lijst van de mogelijk te integreren systemen opgeven? Is de opnamen in par. 7.6.2 van eisen E47 en E48 voor wat betreft de minimaal vereiste koppelingen bedoeld als uitputtende lijst?

systemen zijn opgenomen in § 8.3.4.3.

§ 2.1.4.2 Integratie. Hoe garandeert Leiden dat in het kader van de Poc, de pilotopdracht en de initiele implementatie volledige samenwerking en uitwerking van gegevens mogelijk is met leveranciers van te integreren systemen, ook (en zeker) als deze leveranciers (eventueel als onderaannemer) concurrerende inschrijvers zijn?

Koppelingen zijn uitgesloten van de PoC.

§ 2.1.4.6

De Gemeente heeft reeds afspraken gemaakt met een aantal van haar leveranciers. De Gemeente zal zich inspannen om met leveranciers waarmee nog geen afspraken zijn gemaakt tot goede afspraken te komen. Tijdens de Initiële Implementatie is de koppeling met het gegevensmagazijn reeds gerealiseerd (zie § 2.1.4.2). Met deze koppeling wordt de koppeling t.b.v. de webintake bedoeld.

31.

Pilot inclusief koppeling met webintake van InterAcces. Is dat met het gegevensmagazijn (pre-fill) en/of direct tbv intake?

32.

§ 2.1.5 Adaptief onderhoud, waaronder aanpassing vanwege wetregelgeving is verantwoordelijkheid Contractant. Dat betekent ook inhoudelijk onderhoud van zaaktypeconfiguratie (obv ZTC) tbv wijzigingen in wet-regelgeving. Dit is tegenstrijdig met het voornemen om zelf zaaktypen in te richten (2.1.6): Inschrijver zou dan adaptief onderhoud moeten plegen op deelproducten die door Leiden zijn opgeleverd. Mag worden aangenomen dat hier adaptief onderhoud wordt bedoeld uitsluitend met betrekking tot het systeem, niet met betrekking tot de inhoud (gegevens) en (zaaktype)configuratie?

Onderhoud van zaaktypeconfiguraties o.b.v. ZeroCoding t.b.v. wijzigingen in wetregelgeving valt onder verantwoording van de Gemeente.

33.

§ 2.1.5 Adaptief onderhoud, waaronder aanpassing agv andere versies besturingssystemen idem. De ‘infrastructuur’ valt onder verantwoordelijkheid van Leiden (2.1.4.1). Met betrekking tot het organisatiebrede IT-beheer lijkt het uitermate onwenselijk als Inschrijver buiten het IT-beleidsplan om servers bijwerkt naar nieuwe versies van besturingssystemen. Mag aangenomen worden dat het technisch beheer met betrekking tot besturingssystemen onder verantwoordelijkheid van de Gemeente

Deze aanname is correct. Het technisch beheer met betrekking tot de besturingssystemen valt onder verantwoordelijkheid van de Gemeente.

8/29


Leiden valt? 34.

§ 2.1.5 Adaptief onderhoud waaronder aanpassing agv andere versies backofficesystemen. Nieuwe versies van systemen waarmee het te leveren product integreert kunnen complicaties opleveren met betrekking tot koppelingen die niet voortvloeien uit gebreken in het geleverde product. Uit de hier gehanteerde formulering kan worden gelezen dat met betrekking tot updates de backoffice-applicaties leidend zijn en de Midoffice-Suite dient te volgen (met aanpassing van koppelingen als gevolg). Mag uit deze formulering worden geconcludeerd dat de Gemeente Leiden een doorlopende opdracht tot het aanpassen van koppelingen verstrekt en dat deze opdracht deel is van de aanbestede opdracht?

35.

Centrale kant externe koppelingen (Midofficekant) is deel van de opdracht. Hoe wordt binnen deze opdracht (waaronder pilotopdracht en PoC) omgegaan met leveranciers die onvoldoende medewerking bieden bij het ontwikkelen, testen en documenteren van deze koppelingen? Hoe garandeert de Gemeente Leiden dat deze samenwerking mogelijk is, ook (en zeker) als de beide partijen die tot een gezamenlijke koppeling moeten komen concurrerende inschrijvers zijn?

§ 2.2

Deze aanname is correct. De kosten hiervoor gedurende de contractperiode dienen in de prijssjabloon (middels het jaarlijkse onderhoud) te worden opgenomen.

Zie antwoord op vraag 31.

Een overeenkomst op basis waarvan de Inschrijvers zich jegens Leiden verbinden alle gewenste medewerking te verlenen aan de totstandkoming van deze koppelingen en integraties zou geen overbodige luxe zijn. De kwaliteit van de hier geformuleerde functionaliteit ligt immers deels buiten de invloedssfeer van Inschrijver, waar geen (juridische) middelen tegenover staan. 36.

§ 2.2 Voor welke systemen dient welke koppelingsvorm te worden aangeboden? Graag ontvangt Inschrijver een uitputtende lijst met systemen met daarbij keuze voor webintake, transactie, status, synchronisatie, documenten of systeemkoppeling.

Middels het Programma van Eisen vraagt de Gemeente uit welke koppelingen door Inschrijvers geleverd kunnen worden (o.a. middels § 7.6.2). Indien een Inschrijver meerdere koppelingsvormen aanbiedt dan zal dit een positief effect hebben op de

9/29


beoordeling van de desbetreffende vraag. Een uitputtende lijst met aan te bieden koppelingen (inclusief koppelingsvorm) is opgenomen in § 8.3. 37.

Webintake-, transactie-, status-, synchronisatie- § 2.2 , documenten systeemkoppeling. Mag worden aangenomen dat de hier beschreven functionaliteit van de verschillende soorten koppelingen een accurate en volledige functionele beschrijving biedt van de gewenste functionaliteit van de koppelingen? Met andere woorden: koppelingen die minimaal aan de hier (summier) beschreven functionaliteiten voldoen worden binnen het kader van deze opdracht als voldoende en afdoende beoordeeld?

Middels het Programma van Eisen vraagt de Gemeente uit welke koppelingen door de Inschrijver geleverd kunnen worden (o.a. middels § 7.6.2).

Als dit niet het geval is, zou Inschrijver graag vernemen op welke wijze tot een volledig en accuraat FO en TO gekomen kan worden met betrekking tot de koppelingen die deel uitmaken van deze opdracht. 38.

Transactiekoppelingen; documenten schrijven § 2.2 NAAR een BO-systeem Het DMS/RMA-deel van het ZS is dus niet de leidende opslag? Mag de transactie ook door opslag in het ZS (leidend) met passief afschrift naar BO (via actieve bevraging vanuit BO)?

De Gemeente heeft de voorkeur voor centrale opslag van Documenten (in het zaaksysteem). De Gemeente heeft echter ook te maken met een installed base van BO-applicaties die nog niet allemaal volgens dit principe (kunnen) werken. Voor dergelijke applicaties kan een transactiekoppeling zoals beschreven in § 2.2 noodzakelijk.

39.

Preview van veel voorkomende formaten tbv behandelaar. Moet Inschrijver een standaardviewer leveren? Of mag dat met beschikbare toepassingsprogrammatuur?

§5

Zie de vraagstelling in O70.

40.

Interactie tussen applicaties (A2A); transactiekoppelingen op basis van "meegeleverde API". Mag dat op basis van webservices? Hoe (en hoe lang) valt support voor die API richting 3e-leverancier binnen de opdracht?

§ 5.3.2

Het begrip API omvat ook webservices. Indien deze functionaliteit wordt meegeleverd als onderdeel van de Midoffice Suite dan dient de Inschrijver Onderhoud en Ondersteuning (incl. Documentatie) te leveren gedurende de contractsduur.

41.

"zelf nieuwe zaaktypen inrichten". Hoe § 2.1.6 verhoudt zich dat met het correctief onderhoud

Onderhoud van zaaktypeconfiguraties o.b.v. Zero-

10/29


en het adaptief onderhoud dat voor verantwoordelijkheid van contractant is?

Coding valt onder verantwoording van de Gemeente.

42.

"dikke afhandeling middels ZTC+" (zie ook 5.3.1). Wie levert (de inhoud van) die ZTC+? Wat is de verhouding met de "standaardcontent" uit 2.1.4 en de landelijke standaard GEMMA ZTC uit 7.2.1 (G3)? Mag, gezien het voornemen om zelf zaaktyoen te configureren (2.1.6) aangenomen worden dat (met uitzondering van de door Inschrijver geleverde zaaktypeconfiguraties) de inhoudelijke gegevens die in aanvulling op de GEMMA ZTC leiden tot de Leidsche ZTC+ door de Gemeente Leiden worden geinventariseerd en geconfigureerd?

§ 2.1.6

Deze aanname is correct. Buiten de content uit de GEMMA ZTC en de door de Inschrijver geleverde zaaktypeconfiguraties zal de Gemeente zelf de zaaktypen, o.b.v. Zero-Coding, configureren.

43.

"bepaalde tests" Om welke tests gaat dit? Worden deze van te voren aangekondigd? Wordt actieve of passieve medewerking verlangd? Welke tijdsinspanning is hiermee gemoeid?

E22

De tweede alinea E22 stelt slechts dat de goedkeuringsprocedure niet per sé (volledig) door medewerkers van de Gemeente hoeft te worden uitgevoerd. Vanzelfsprekend dient Inschrijver aan deze derden dezelfde (mate van) medewerking te geven.

44.

E24 Verlaging "als zich kosten verlagingen voordoen". Graag ziet Inschrijver hier een objectief aantoonbare benchmark waarin de exact geleverde producten en diensten door ten minste drie leveranciers aantoonbaar voordeliger wordt aangeboden. Kan de Gemeente Leiden hiermee akkoord gaan?

E26

45.

Facturering na acceptatie. Mag Inschrijver er vanuit gaan dat dit niet geldt voor de vergoeding voor de PoC?

46.

E29 Escrow. Gaat de Gemeente Leiden dit ook doen? Bij wie en onder welke voorwaarden? Hoe dient Inschrijver in het kader van deze escrow om te gaan met componenten die geen (intellectueel) eigendom van Inschrijver zijn (zoals bijvoorbeeld documentatie van 3epartijen die nodig zijn voor de op te leveren koppelingen)? Mag er hier van worden uitgegaan dat alleen die componenten die door Inschrijver uit eerste hand worden geleverd en

De Gemeente gaat hiermee niet akkoord. Door u akkoord te verklaren met E24 accepteert u dat uw tarieven voor diensten het CBS indexcijfer voor zakelijke dienstverlening volgen. Door u akkoord te verklaren met E24 verklaart u niet dat u akkoord gaat met een daling groter dan de daling van het indexcijfer. Deze aanname is correct.

Antwoord op de door u gestelde vragen staan beschreven in Artikel 15 van de definitieve overeenkomst.

11/29


waarvan het eigendom, al dan niet intellectueel van aard, in escrow gehouden zullen worden? 47.

G2 Datamodellen. Vergelijkbaar: deze wens wordt gesteld vanuit de wens duurzame zekerheid te kunnen stellen. Ook hier wordt indirect (aangezien koppelingen deel uitmaken van de opdracht) aan Inschrijver verzocht datamodellen te verstrekken die geen (intellectueel) eigendom van Inschrijver zijn. Hoe gaan we om met datamodellen en documentatie van 3e-partijen in het kader van koppelingen?

De Gemeente vraagt in G2 uitdrukkelijk om datamodellen van de Midoffice Suite die door Inschrijver wordt aangeboden.

48.

GEMMA ZTC 1.0. In 5.3.1 wordt gesteld dat G3 deze voor de Gemeente Leiden onvoldoende is. Wat is de waarde van deze wens in het kader van paragraaf 5.3.1?

De waarde van deze wens is dat de Gemeente de voorkeur heeft voor een ZTC met als basis (of minimale set) de kenmerken conform de GEMMA ZTC 1.0.

49.

Datamodellen. Dezelfde opmerking met betrekking tot koppelingen als bij G2.

G4

Zie het antwoord op vraag 47.

50.

StUF 3. Dit kunnen wij niet aantonen of laten valideren omdat de standaard nog niet definitief is. Hoe bewijzen wij dat wij hieraan voldoen?

G5

Middels deze gesloten wens verwacht de Gemeente dat u aangeeft in welke mate de aangeboden Midoffice Suite aan deze nieuwe standaard (in de huidige status) voldoet.

51.

ZTC+ als standaardinrichting. Mag deze vraag O5 ook zo worden opgevat als dat de beschreven ondersteuning voor ZTC, ZTC+ en DSP van verschillende organisaties wordt beschreven en de mate waarin hiermee tot een standaardinrichting kan worden gekomen? In veel gevallen wordt voor een zaaksysteem immers een ZTC of DSP van een andere leverancier betrokken en geïntegreerd.

Nee, dat mag niet.

52.

G14 “alle bestandsformaten” moeten op eigenschappen doorzoekbaar zijn. Welke bestandsformaten vallen onder deze lijst? Aangezien dergelijke eigenschappen worden opgeslagen binnen specifieke bestandsformaten veronderstelt deze wens dat het product inhoudelijk met “alle” bestandsformaten moet kunnen omgaan. De formulering van deze wens lijkt (gezien de ‘zaakattributen’) te suggereren dat de zinsnede “bestandsformaten van” onbedoeld is

Deze aanname is correct. De zinsnede “bestandsformaten van” is onbedoeld opgenomen.

12/29


opgenomen. E34

Nee, de Gemeente wenst dat in principe alle tekstgebaseerde bestandsformaten omgezet kunnen worden naar PDF/A.

53.

“tekstgebaseerd”. Voor verschillende bestandsformaten zijn verschillende filters nodig. De Gemeente Leiden verwijst niet naar specifieke formaten en versies. Mag aangenomen worden dat hier gedoeld wordt op platte tekst (in ISO-8859-x of ASCII), Word (versies 2003 (doc) t/m 2010 (docx)) en PDF (vanaf 1.4)?

54.

Real-time bevraging vanuit "een" Gemeentelijk O14 GEO systeem. Welk systeem? Moet dit worden opgevat als een specifieke koppeling die geleverd moet worden?

O14 vraagt naar real-time bevragingen in een 3P GIS applicatie vanuit de aangeboden Midoffice Suite. Middels deze open vraag wil de Gemeente graag weten met welke GIS-applicaites de in O14 beschreven functionaliteit geleverd kunnen worden. Deze koppeling maakt vooralsnog geen deel uit van de Opdracht.

55.

G28 Geautomatiseerd documenten toevoegen. De formulering “(backoffice)systemen” suggereert dat het hier om een generiek koppelvlak moet gaan waar allerhande systemen documenten bij aan kunnen bieden. Het zal hier gaan om de categorie documentenkoppelingen uit par. 2.2. Voor dit koppelvlak wordt, noch in G28 noch in 2.2, functionele eisen beschreven. Mag aangenomen worden dat het zaaksysteem leidend is voor wat betreft autorisatie, ordening en metadata(validatie)?

Het gaat hier om een generiek koppelvlak. De aanname is correct.

56.

MS Office en OpenOffice.org. Mag uit de vraag O24 naar beschikbaarheid van KA-integratie in OpenOffice.org worden gelezen dat Leiden gebruik wil gaan maken van OpenOffice.org en/of andere office-suites? Zie ook O35.

Nee, de Gemeente wil weten met welke office-suites de in O24 beschreven functionaliteiten mogelijk zijn.

57.

MS Outlook en Novell GroupWise. Vergelijkbaar: mag uit de vraag naar beschikbaarheid van integratie voor Novell GroupWise worden gelezen dat Leiden gebruik wil gaan maken van GroupWise en/of andere groupware? Zie ook O35.

O25

Nee, de Gemeente wil weten met welke groupware de in O25 beschreven functionaliteiten mogelijk zijn.

58.

NEN 2082, certificering en 80%. In NvI 3 heeft de Gemeente Leiden aangegeven dat het

E37

De certificering voor NEN 2082 wordt ook uitgegeven indien een systeem

13/29


product aan 80% van de eisen uit de NEN 2082 dient te voldoen; dit is tegenstrijdig met de certificeringseis die tweemaal wordt gesteld in E37. Wat wordt hier bedoeld? Toetst de Gemeente Leiden het voldoen aan 80% van de eisen of wordt een certificaat vereist dat pas wordt verkregen bij het voldoen aan 100% van de eisen? M.a.w.: houdt u wel of niet vast aan certificering (en dus aan het voldoen aan 100% van de eisen)?

niet voor 100% voldoet aan de gestelde eisen. De Gemeente houdt dus vast aan certificering en eist daarbij dat aan minimaal 80% van de gestelde eisen moet worden voldaan.

59.

G35 Archivering is als proces breder dan de Midoffice-suite als product; de archiefregeling 2010 bevat vele bepalingen op het gebied van het beleid rond archivering en de uitvoering van papieren archivering. Mag worden aangenomen dat de formulering van G35 een vraag bevat met betrekking tot de Midofficesuite en dat die vraag is in hoeverre wordt voorzien in de technische eisen uit hoofdstuk 3 van de Regeling? Hoe kan dat worden aangetoond, buiten het (volledig) voldoen aan NEN 2082?

De wens hierbij is dat de archiverende functionaliteiten van de Midoffice Suite werken conform de Archiefregeling 2009.

60.

Kunt u beschrijven wat u verstaat onder broker § 7.4.3 functionaliteit? Ook in het kader van par. 3.3.2 sub 3?

De Gemeente verstaat hieronder functionaliteit zoals beschreven in tabel 2 en de wensen in § 7.4.3

61.

Ziet de Gemeente Leiden de broker als separate functionaliteit?

Nee.

62.

Wat voor bestaande brokerfunctionaliteit en op § 7.4.3 basis van welke technologie heeft de Gemeente Leiden op dit moment? Van welke partij?

63.

Dient de (eventueel) bestaande functionaliteit behouden te blijven of moet deze nieuw geleverd worden? M.a.w. dient de Inschrijver hiermee te koppelen?

§ 7.4.3

De in het bestek beschreven koppelingen dienen door de Inschrijver gerealiseerd te worden.

64.

Welke voorkeur heeft de Gemeente Leiden voor de (eventuele) toekomstige broker functionaliteit?

§ 7.4.3

De Gemeente heeft geen voorkeur voor toekomstige brokerfunctionaliteit.

65.

Waarom krijgt de brokerfunctionaliteit relatief weinig weging in de aanbesteding? Waarom worden geen/weinig eisen gesteld aan de broker?

§ 7.4.3

De Gemeente heeft weloverwogen keuzes gemaakt v.w.b. weging en eisen.

66.

E40 ‘thin clients’, voor zover mogelijk. Dit is een eis, die alleen met ‘ja’ beantwoord mag worden op straffe van uitsluiting (par. 4.2). Dat lijkt

Eisen waaraan niet is voldaan, worden bij elk certificaat in de bijlage beschreven.

§ 7.4.3

Momenteel maakt de Gemeente gebruik van de broker van Inter Access (Oracle technologie).

Eisen dienen met ‘ja’ beantwoord te worden zonder enig voorbehoud. Bij de beantwoording van O43 is

14/29


voor deze vraag wat kort door de bocht, aangezien enige uitleg wel op zijn plaats is bij plug-ins die vereist zijn voor aanvullende functionaliteit die voor Leiden nuttig of zelfs wenselijk kan zijn. Moet deze eis zodanig worden opgevat dat de beantwoording van dit bestek uitsluitend betrekking mag hebben op functionaliteit die zonder plug-ins beschikbaar is zodat deze vraag met volmondig ‘ja’ beantwoord kan worden of verwacht u een meer gedetailleerde uitleg – zonder straffe van uitsluiting?

voldoende ruimte om de door u gewenste uitleg te geven.

67.

Doelt de Gemeente Leiden met ‘API’ op andere E46 technieken dan webservices en dient in deze eis te worden ingelezen dat u naast interfaces op basis van webservices ook interfaces (APIs) op basis van andere technieken onderzoekt?

De Gemeente doelt met ‘API’ niet op een bepaalde techniek.

68.

3P MI zonder beperkingen. Directe toegang op E49 de databases, “zonder beperkingen”: moet in deze eis worden ingelezen dat de 3P MI-tool op geen enkele wijze met autorisatie mag worden geconfronteerd?

Nee, autorisatie is toegestaan.

69.

Mag ‘release’ ook worden gelezen als ‘patch’ of E52 ‘tussenversie’? De hier geformuleerde eis zou bij een releasecycle van langer dan twaalf maanden kunnen leiden tot een geforceerde release van een hoofdversie, met alle complexiteit rond implementatie en trainingen van dien. Als het alleen gaat om ondersteuning van bepaalde formaten in technische zin, zou de ondersteuning ook kunnen worden uitgerold in een patch of tussenversie.

U mag ‘release’ ook als ‘patch’ of ‘tussenversie’ lezen mits deze versie beschikbaar komt voor alle klanten van de Midoffice Suite.

70.

Onderhouds en supportcontracten voor probleemloos functioneren. Mag worden aangenomen dat het hier uitsluitend gaat om de applicatielaag? M.a.w.: de verantwoordelijkheid voor contracten voor onderhoud en support voor wat betreft de besturingssystemen, hardware en communicatie-infra ligt vermoedelijk bij Leiden.

71.

E57 Ontwikkeling m.b.t. weten regelgeving. Als ten gevolge van wetswijzigingen andere manieren van werken of aanvullende procedures zijn vereist heeft dit gevolg voor de

E57

De verantwoordelijkheid voor contracten voor onderhoud en support voor wat betreft de besturingssystemen, hardware en communicatie-infra ligt bij de Gemeente.

Deze eis heeft geen betrekking op de configuratie van zaaktypen in de ZTC+.

15/29


functionele inrichting en de zaaktypeconfiguratie. Configuratie valt niet onder ‘functionaliteit’ zoals verwoord in de toelichting. Klopt dat? 72.

PvA: in te zetten team. Vanwege risico spreiding willen we een breed implementatie team aan jullie voorstellen met benoemde back-ups. Is dit mogelijk?

O76

Bij een open vraag bent u vrij om deze keuze bij het beantwoorden te maken. U dient echter te voldoen aan E59.

73.

Genoemde documentatie, is dit generiek of specifiek?

E61

Documentatie dient te voldoen aan het gestelde in E61.

74.

Genoemde documentatie, is dit generiek of specifiek?

E62

Documentatie dient te voldoen aan het gestelde in E62.

75.

PoC. Welke samenwerking kunnen we verwachten van de mee te koppelen partijen? Welke rol kunnen we van Leiden verwachten in het handhaven van die samenwerking?

§ 8.4

Zie de beschrijving van de PoC in § 8.4. U dient de PoC zelfstandig uit te voeren zonder externe koppelingen.

76.

§ 3.2.3 De Overeenkomst Midoffice Suite is op een groot aantal punten gewijzigd. Wij missen echter de Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Gemeente Leiden, wordt hier nog een gewijzigde versie van verzonden?

De Inkoopvoorwaarden Dienstverlening Gemeente Leiden zijn niet aangepast.

77.

O25 Bij vraag O25 wordt er gesproken over het batchgewijs mailberichten/documenten toe te voegen aan zaken. Wordt hier bedoeld dat bij verschillende zaken mailberichten/documenten batchgewijs toegevoegd moeten worden? Of betreft het hier het toevoegen van meerdere mailberichten/documenten aan 1 zaak?

Middels deze open vraag wil de Gemeente uitvragen welke functionaliteiten de aangeboden Midoffice Suite bevat omtrent het toevoegen van Documenten vanuit groupware.

78.

Kunt u beschrijven welke gevraagde functionaliteit vanuit de aanbesteding wordt gepresenteerd met behulp van het CMS Typo3 en wat met de WebNext Suite? M.a.w. wat toont het CMS, wat toont de WebNext Suite en wat wilt u dat de aanbieding (oplossing) functioneel afdekt?

Zie de beschrijving bij O13, O37 en E39.

79.

§ 8.8.4 U geeft aan in bijlage 8.8.4. dat – in antwoord op een vraag uit januari 2007 van het College B & W - u geen pioniersrol wilt vervullen in relatie tot de toepassing van Open Source software. Kunt u in het licht van dit beleidsstandpunt aangeven hoe u thans (anno

Bijlage 8.8.4 beschrijft het informatiebeleid voor de periode 2009 tot 2012 en is derhalve nog steeds actueel.

16/29


2010) aankijkt tegen de toepassing van Open Source software ten behoeve van (onderdelen van) de gevraagde Midoffice Suite? 80.

G2 & G4 Als onderdeel van de beantwoording van de gesloten vragen G2 en G4 vraagt u datamodellen bij te sluiten. Kunt u aangeven in welke vorm u de datamodellen wenst te ontvangen?

81.

Eis 22 (Acceptatie) vermeldt dat, indien geen Acceptatie heeft plaatsgevonden, Contractant een fee ontvangt voor het gebruik van de software voor de duur van de Acceptatietest. Begrijpen wij goed dat het geen vergoeding betreft voor de verwachte duur van de Initiële implementatie (circa 6 maanden) maar enkel voor de duur van de acceptatietest (mogelijk een periode van enkele weken)?

82.

§ 3.6 Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en tevens geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. In Eis 22 geeft u echter aan dat de vergoeding zich enkel beperkt tot een fee voor het gebruik van de software. Kunt u aangeven welke vorm van vergoeding van toepassing is?

De Contractant waarvan de Oplossing, inclusief de Pilotopdracht niet is geaccepteerd, zal een vergoeding voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite ontvangen. Tevens is de Gemeente bereid geleverde diensten, voor zover deze herbruikbaar zijn, te vergoeden. Omdat deze vergoedingen niet op voorhand kunnen worden geschat en mede afhankelijk zijn van de definitieve Acceptatiecriteria zal de hoogte hiervan voor gunning in overleg worden vastgesteld.

83.

§ 3.6 Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en tevens geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. Kunt u aangeven welke criteria u hanteert voor het toetsen van de herbruikbaarheid van geleverde diensten?

De herbruikbaarheid van geleverde diensten is afhankelijk van de aanbieding van de Contractant. Omdat deze vergoedingen niet op voorhand kunnen worden geschat en mede afhankelijk zijn van de definitieve Acceptatiecriteria zal de hoogte hiervan voor gunning in overleg worden vastgesteld.

84.

Hoe kijkt de Gemeente aan tegen het feit dat de § 3.6 vergoeding die wordt uitgekeerd aan Contractant indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd mogelijk disproportioneel laag is

Deze keuze van de Gemeente is weloverwogen gemaakt.

E22

U dient de datamodellen afgedrukt op A4-formaat aan te leveren conform V5.

Met de duur van de Acceptatietest wordt, i.h.k.v. de betreffende fee, de periode voor de duur van de Initiële Implementatie bedoeld.

17/29


ten opzichte van de gemaakte kosten voor deze fase door Contractant? 85.

§ 3.6 Op pagina 19 van het Bestek geeft u aan dat, indien de Oplossing niet wordt geaccepteerd, Contractant een vergoeding ontvangt voor het gebruik (licenties) van de aangeboden Midoffice Suite en geleverde diensten voor zover deze herbruikbaar zijn. Kunt u aangeven welke (onderdelen van) de prijstabellen uit het Prijssjabloon (8.3, pagina 100 uit het Bestek) in dit licht in aanmerking komen voor vergoeding?

Zie het antwoord op vraag 82.

Kunt u tevens aangeven welke prijzen vallen onder de definitie “licenties” en welke onder de definitie “geleverde diensten”? Kunt u tevens aangeven of zowel de eenmalige als de jaarlijks terugkerende kosten in aanmerking komen voor vergoeding? 86.

§ 8.3.4.8 Op pagina 104 uit het bestek staat in Tabel 20 een kostenpost waarbij naast de eenmalige prijs ook een prijs moet worden opgegeven voor de jaarlijkse prijs per inwoner (Kostenpost “Koppeling GMT Afval RIS 2009.30 (transactie en status)”). Is dit een fout of wenst u voor deze kostenpost inderdaad een jaarlijkse prijs terug te zien in de tabel?

87.

Wij treffen geen tabel aan in uw Prijssjabloon waarin het antwoord op uw open vraag O45 m.b.t. de kosten voor de infrastructuur kan worden overgenomen. Is dit een omissie?

88.

§ 8.3.2. U legt in 8.3.2. “TCO berekening” uit hoe de berekening van de totaalprijs (P) gaat plaatsvinden. Zou u deze berekeningswijze in Excel kunnen uitwerken en ons willen toesturen met het verzoek dit ingevuld te retourneren als onderdeel van de beantwoording? Dit heeft twee voordelen: u hoeft zelf niet per Inschrijver de bedragen over te nemen uit de prijstabellen om P te berekenen en Inschrijvers kunnen op hun beurt op een eenduidige en transparante wijze uitrekenen wat hun P wordt. Onze ervaring heeft geleerd dat, indien dit niet wordt aangeleverd,

O45

Dit is geen fout. U bent vrij om hier € 0 in te vullen.

De betreffende kosten zullen door de Gemeente, op basis van uw antwoord bij O45, opgenomen worden bij de TCO berekening. U hoeft hiervoor geen tabel in te vullen in het prijssjabloon. De Gemeente is van mening dat iedere Inschrijver, op basis van het gestelde in § 8.3.2. in combinatie met het prijssjabloon zelf in staat is om hun P uit te rekenen. De Gemeente zal geen Excel-sheet verstrekken.

18/29


interpretatie-verschillen kunnen ontstaan over de wijze van berekening van P, waarbij bijstellingen achteraf noodzakelijk zijn. 89.

E28 U geeft aan in E28 dat bij het niet specificeren van één of meer onderdelen in een prijstabel, de Gemeente er vanuit gaat dat de prijs nihil is. In een aantal prijstabellen (waaronder tabel 16) is het lastig om prijzen toe te rekenen naar de afzonderlijke posten; de fijnmazigheid leidt er toe dat de bedragen soms zeer klein zijn. Is het mogelijk om in die gevallen enkel een totaalbedrag op te nemen?

Het is niet mogelijk om enkel een totaalbedrag op te nemen.

90.

Kunt u aangeven of de levering van een PIP onderdeel uitmaakt van de gevraagde Oplossing?

De PIP maakt geen onderdeel uit van de gevraagde Oplossing. Zie ook O13.

91.

In G50 stelt u het volgende:

Het leveren van het nieuwe gegevensmagazijn maakt onderdeel uit van de gevraagde Oplossing.

Vooralsnog zal de Gemeente het huidige gegevensmagazijn in stand houden t.b.v. pre-fill en validatie voor de webformulieren. Het huidige gegevensmagazijn dient real-time gesynchroniseerd te worden met het nieuwe gegevensmagazijn. Kunnen wij hieruit afleiden dat de levering van het nieuwe gegevensmagazijn onderdeel uitmaakt van de gevraagde Oplossing? 92.

De inschrijving dient een integraal doorlopende paginanummering te bevatten. Kan de Gemeente Leiden instemmen met het per tabblad opnieuw nummeren van de pagina’s in het formaat “x van y”.

V6

De Gemeente vraagt een unieke en gerangschikte paginering. Elke pagina moet uniek genummerd zijn en tevens moet helder zijn op welke plaats betreffende pagina te vinden is in het volledige Verzoek tot Deelname. Als zodanig is het toegestaan om bijvoorbeeld elk stuk/document/deel te voorzien van een unieke en opeenvolgende prefix , bijvoorbeeld: A1 t/m A20 B1 t/m B130 Etc.

93.

V7 Er wordt gevraagd om een handtekening op elke pagina. Kan de Gemeente Leiden instemmen met het paraferen van de pagina’s?

De Gemeente gaat hiermee niet akkoord. U kunt echter wel volstaan met een handtekening op het voorblad en de inhoudsopgave en vervolgens een

19/29


paraaf op alle overige pagina’s. Deze dienen door de Hoofdaannemer resp. alle Deelnemers van een Combinatie gezet te worden. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor de sjablonen. In de sjablonen dient u te allen tijde een handtekening te plaatsen. 94.

Beantwoording eisen en wensen met sjabloon of bijlage op niveau. Kan gemeente Leiden aangeven waar sjablonen, toelichtingen of bijlagen moeten ingevoegd in het aanbiedingsdocument. Direct na de betreffende vraag of als bijlage aan het eind van elke paragraaf (niveau X.X)

§ 4.2

De Gemeente heeft de voorkeur dat sjablonen, toelichtingen of bijlagen direct na de betreffende vraag worden bijgevoegd.

Voorbeeld: Algemene bedrijfsgegevens (vlgs sjabloon 8.1.1). Wordt het sjabloon direct ingevoegd na eis - E1 of wordt sjabloon als bijlage toegevoegd na de laatste eis – E16

20/29


Bijlage A Projectorganisatie (DMS Pilotomschrijving) Inleiding Om ook de vrije documentmanagement functionaliteit van de aangeboden Midoffice Suite te kunnen betrekken bij de acceptatietest heeft de Gemeente besloten om deze functionaliteit nadrukkelijk onderdeel uit te laten maken van de Pilotopdracht. Om een zo breed mogelijk inzicht te krijgen in de werking van de aangeboden functionaliteit is besloten om een lopend project in te zetten als pilot. De Gemeente zal hiervoor het project ‘Nationaal Centrum voor Biodiversiteit Naturalis en Leeuwenhoekpark’ (NCB) gebruiken. Dit is een groot ruimtelijk project. Hieronder gaan wij in op de projectfasen en de beheersaspecten van een dergelijk project. Vervolgens komen de acceptatiecriteria voor de pilot aan bod. Projectfasen Elk project van het Project Management Bureau (PMB) doorloopt een aantal fasen; Initiatieffase, Definitiefase (fase 2), Ontwerpfase (optioneel), Voorbereidingsfase (optioneel), Realisatiefase (fase 3) en het Nazorgtraject: monitoring en evaluatie. Voor het project ‘NCB’ is gekozen om alle, dus inclusief de optionele, fasen te doorlopen. Initiatieffase In de Initiatieffase wordt de haalbaarheid van het project onderzocht. Deze wordt afgesloten met een door het college van B&W vastgestelde Projectopdracht. In de projectopdracht worden het globale resultaat (het doel) en de kaders waarbinnen het project gerealiseerd wordt omschreven. Tot de kaders behoren in ieder geval de zes beheersaspecten; Resultaat, Organisatie, Tijd, Informatie, Kosten en Risico’s (het format ROTIK+R). Een projectopdracht (ROTIK+R of projectaanvraag) bevat:

•

de aanleiding, doel, probleemanalyse;

•

afbakening;

•

inventarisatie van de fysieke, milieuhygiënische, sociale en economische knelpunten;

•

eigendomsverhoudingen;

•

vastgestelde beleidskaders/uitgangspunten;

•

bestaande procedurele en organisatorische afspraken;

•

indicatie haalbaarheid in financieel, technisch, juridisch en maatschappelijk opzicht;

•

een krachtenveldanalyse: de projectomgeving;

•

een overzicht van benodigde tijd, geld, capaciteit en middelen, inclusief dekking;

•

gemandateerde bevoegdheden.

21/29


Definitiefase (fase 2) In de definitiefase wordt het vereiste projectresultaat zo concreet en eenduidig mogelijk omschreven. Dit wordt vastgelegd in een projectcontract. De definitiefase eindigt met het vaststellen van een kaderbesluit door de Raad. Ontwerpfase (optioneel) Grote integrale projecten – veelal bouwprojecten - kennen tussen de definitiefase en de voorbereidingsfase de zogenaamde ontwerpfase. Na vaststelling van een gebiedsvisie zal een gebiedsontwikkelingsproject uiteenvallen in verschillende bouwprojecten. Elk bouwproject start weer met de definitiefase. De ontwerpfase is bij bouwprojecten onderverdeeld in een schetsontwerp, een voorlopig ontwerp en definitief ontwerp. De fase eindigt met een projectontwerp. NB: Ná het kaderbesluit wordt in de ontwerpfase gestart met ruimtelijkeordeningsprocedures (indien van toepassing). Het gaat om de volgende activiteiten:

•

het opstellen van een voorontwerp - bestemmingsplan;

•

het beoordelen van de reacties uit de inspraak;

•

het ontwerp bestemmingsplan ter inzage leggen.

Voorbereidingsfase (optioneel) Tijdens deze fase worden alle voorbereidingen getroffen om de uitvoering van het project goed te laten verlopen. Werkwijzen en procedures worden tot in detail vastgelegd. Uitvoerende partijen worden geselecteerd en gecontracteerd. Bij een bouwproject komen in deze fase de bestekken tot stand. De fase wordt afgesloten met een realisatieplan en een geactualiseerde risicorapportage. Het realisatieplan wordt bij de grote integrale projecten vastgesteld door de Raad. Dit besluit wordt het uitvoeringsbesluit genoemd. Voor het project NCB wordt ernaar gestreefd deze fase voor 31 december 2011 af te sluiten. Realisatiefase (fase 3) In deze fase wordt het project uitgevoerd. De fase wordt afgesloten met enkele overdrachtsdocumenten zoals de (financiële) eindrapportage (een verantwoordingsrapportage) en een evaluatierapport. Een eindrapportage bevat:

•

het definitieve projectresultaat;

•

de wijzigingen die tussentijds zijn aangebracht t.a.v. de beheersaspecten (kwaliteit, organisatie, tijd, informatie en kosten);

•

de overdracht, eventueel gebruiks-, beheers-, onderhouds- en/of serviceplan;

•

de mate van acceptatie en/of draagvlak voor het projectresultaat;

•

conclusies en aanbevelingen over projectaanpak, -proces t.b.v. lopende en/of toekomstige projecten.

22/29


De eindrapportage wordt bij grote integrale projecten vastgesteld door de Raad. Voor de meer eenvoudige projecten volstaat goedkeuring door ambtelijk- en bestuurlijk opdrachtgever. Nadat het eindrapport is vastgesteld en de opdracht is afgerond wordt het project overgedragen naar de lijn en worden de relevante stukken gearchiveerd . In het kader van de het NCB worden in deze fase onomkeerbare stappen gemaakt voor de uitvoering zoals grondverkoop, (zo nodig) wijziging van bestemmingsplan, verlenen bouwvergunning of omgevingsvergunning, aanbesteding van werk en de uitvoering van werkzaamheden. Verwacht wordt dat deze fase circa 3 jaar in beslag zal nemen. Oplevering van deze werken is dan mogelijk voor 31 december 2014. Nazorgtraject: monitoring en evaluatie. In dit traject wordt het projectresultaat geborgd, gevolgd en inhoudelijk geëvalueerd door de lijnverantwoordelijke(n). Beheersaspecten Inleiding Projectbeheersing is erop gericht om het projectresultaat op zodanige wijze te realiseren dat voldaan wordt aan de afspraken met de opdrachtgever over de kwaliteit van het resultaat, de opleverdatum en de toegewezen bevoegdheden, menskracht en middelen. Projectbeheersing is gericht op: Resultaat/kwaliteit, Organisatie, Tijd, Informatie, Kosten en Risico’s: de ROTIK + R. In dit hoofdstuk worden deze aspecten toegelicht. Resultaat/kwaliteit (R) Hier is een onderscheid tussen projectkwaliteit en proceskwaliteit. Bij projectkwaliteit dient de inhoudelijke kwaliteit van het project aan de gestelde functionele, technische en ruimtelijke eisen te voldoen. Bij proceskwaliteit dient de kwaliteit van alle processen in een project, zoals een projectorganisatie, te voldoen aan de eisen en verwachtingen van de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever. Documenten die hierbij door het PMB worden gebruikt zijn o.a. nota van uitgangspunten, programma van eisen (PvE), ontwerp en wijzigingen, juridische procedures (schade, bezwaar, etc.), contracten en overeenkomsten, bestuurlijke besluitvorming, planologische procedures en vergunningen. Organisatie (O) Dit aspect betreft de interne en externe samenwerking en communicatie in en rondom het project. Hierbij is vooral de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van belang. Het bepalen van de overlegstructuur en de besluitvormingsprocessen worden hier ook vastgelegd. Documenten die hierbij door het PMB worden gebruikt zijn o.a. projectorganogram, overleg- en vergaderstructuur, personele invulling vergaderingen, verslagen vergaderingen intern, NAW-gegevens en distributielijsten. Tijd (T) Bij dit aspect gaat het erom het projectresultaat op de afgesproken datum gereed te hebben. Met het door de opdrachtgever meegegeven kader stelt de opdrachtnemer een schema van mijlpalen op, waarin de

23/29


belangrijkste activiteiten en de bijbehorende doorlooptijden benoemd worden (planning die per kwartaal). In de planning wordt het volgende vastgelegd:

•

de startdatum;

•

de projectfasering;

•

de activiteiten met de benodigde tijd;

•

vastleggen van onderlinge afhankelijkheden tussen de activiteiten;

•

de benodigde capaciteit per activiteit;

•

de mijlpalen;

•

het kritieke pad.

Documenten die hierbij door het PMB worden gebruikt zijn o.a. tijdsplanningen, capaciteitsplanningen en voortgangsrapportages. Informatie (I) Het doel is uiteindelijk de juiste informatie in de juiste vorm en op tijd beschikbaar te stellen. Alles wat gerealiseerd wordt dient gedocumenteerd en vastgelegd te worden. Archivering in de digitale en papieren archieven gebeurt op basis van de ROTIK + R. Per beheersaspect wordt in het (digitale) projectarchief een map aangemaakt. Documenten die hierbij door het PMB worden gebruikt zijn o.a. plan van aanpak per fase, beslisdocument tussentijdse wijzigingen, faserapport (afsluiting voorafgaande en start volgende fase), onderzoeken en adviezen, evaluatie- en dechargeformulier (incl. Projectoverdracht), tekeningen, foto’s, archiefbeschrijving, verslagen vergaderingen extern, correspondentie intern, correspondentie extern, communicatieplan, checklist informatieavond, nieuwsbrieven en presentaties Kosten (K) In de initiatieffase wordt een globale raming van de totale kosten van het project gemaakt. Dit projectbudget is goedgekeurd bij vaststelling van de ROTIK+R. Als het projectbudget gefinancierd wordt uit de reguliere begroting wordt het projectbudget goedgekeurd door de concerndirectie. Bij grote integrale projecten zijn vaak andere dekkingsbronnen voor de kosten aan de orde waarvoor een krediet aangevraagd moet worden bij de gemeenteraad. Documenten die hierbij door het PMB worden gebruikt zijn o.a. budgetbewaking (incl. financiële planning), offertes, aanbesteding, declaraties en facturen. Risicomanagement (+R)

Risicomanagement is een cyclisch proces dat gedurende een project regelmatig moet worden doorlopen. Het is derhalve een vast onderdeel van projectmanagement. Met behulp van risicoanalyse wordt op systematische wijze inzicht verkregen in de risico’s en kunnen maatregelen genomen worden. De risicoanalyse en -rapportage kennen voor de grote, complexe projecten de volgende route:

24/29


•

In het projectteam vindt de risico-inventarisatie plaats waarbij een risicorapport wordt opgesteld;

•

de opdrachtnemer stelt na overleg met de ambtelijk opdrachtgever een top 10 van risico’s op en geeft hiervoor beheersmaatregelen aan;

•

de top 10 wordt besproken met de bestuurlijk opdrachtgever/portefeuillehouder (wethouder);

•

de bestuurlijk opdrachtgever bepaalt of er aan B & W en/of de raad over de belangrijkste risico’s wordt gerapporteerd.

•

de beheersmaatregelen worden uitgevoerd en geëvalueerd.

•

de risicoanalyse wordt geactualiseerd.

Acceptatiecriteria Als onderdeel van de Pilotopdracht zal de Contractant is samenspraak met de gemeente een ontwerp opstellen voor de inrichting van de vrije documentmanagementfunctionaliteit voor het project ‘NCB Naturalis en Leeuwenhoekpark’. De Gemeente zal het definitieve ontwerp goedkeuren alvorens dit door Contractant wordt geïmplementeerd binnen de Midoffice Suite. Onderdeel van het ontwerp zal de inrichting van de werkruimte(n) zijn met de onderliggende mappenstructuur, het inrichten van de verschillende rollen met bijbehorende autorisaties. Ten behoeve van het project ‘NCB Naturalis en Leeuwenhoekpark’, maar ook voor toekomstige projecten zal er een lijst met documenttypen inclusief bijbehorende metadata worden opgesteld. Eventuele processen zullen a.d.h.v. een procesbeschrijving binnen de overige documentmanagement functionaliteit worden ingericht.

• Oplevering Het DMS/RMA is geïnstalleerd, geconfigureerd en geïntegreerd met de overige onderdelen van de gerealiseerde Midoffice Suite tot één geheel en volledig werkend en gebruiksklaar opgeleverd. Ten behoeve van niet-zaakgerelateerde dossiers (mappen) en Documenten, in het bijzonder binnen de werkruimtes van de collaboratiefunctionaliteit is functionaliteit voor recordmanagement beschikbaar. • Ontwerp ‘NCB Naturalis en Leeuwenhoekpark’ In samenspraak met de Gemeente is een goedgekeurd ontwerp opgeleverd m.b.t. de inrichting van de overige documentmanagement functionaliteit t.b.v. het project ‘NCB Naturalis en Leeuwenhoekpark’. De inrichting conform dit ontwerp is correct geïmplementeerd en opgeleverd. • Projectopbouw Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar om lopende projecten op te delen in meerdere deelprojecten zonder dat hierbij de 25/29


structuur van het project binnen de overige documentmanagement functionaliteit wordt aangetast. Indien nodig kunnen deze deelprojecten later weer worden samengevoegd tot één project. • Autorisaties Bij het beheer van niet-zaakgerelateerde dossiers (mappen) en Documenten en hun relaties kunnen eigen autorisaties (rechten en rollen, zoals wie mag wat inzien, creëren, wijzigen, verwijderen, vernietigen, samenvoegen, splitsen, etc.) worden ingesteld. (Een deel van) deze functionaliteiten is ook beschikbaar vanuit de kantoorautomatisering (via een plug-in’) en de bestandsverkenner. • Autorisatie (PMB en overige medewerkers van de Gemeente) Bij elke project heeft elke medewerker van het PMB standaard lees- en schrijftoegang tot de dossiers (mappen) en Documenten binnen het project. Overige medewerkers van de Gemeente hebben standaard enkel de mogelijkheid om dossiers (mappen) en Documenten in te zien. Rechten om dossiers (mappen) en Documenten te wijzigen en/of te verwijderen worden specifiek toegewezen. De beschikbare rollen zijn vrij te definiëren en te koppelen aan de groepen in de directory server van de Gemeente • Mappenbeheer Gebruikers kunnen dossiers (mappen) en Documenten creëren, opslaan, importeren, verplaatsen, koppelen, samenvoegen, splitsen, verwijderen, hernoemen en dergelijke, alsmede de autorisaties ervan aanpassen. Deze functionaliteiten zijn bovendien rechtreeks vanuit de kantoorautomatisering beschikbaar. • Documentenbeheer Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar waardoor de functionaliteit zich gedraagt als een netwerkschijf of -folder (middels SMB/CIFS of WebDAV). • Documentroutering Functionaliteit voor het routeren van niet-zaakgerelateerde Documenten en dossiers tussen gebruikers (‘workflow’ met meerdere seriële en/of parallelle stappen, voortgangsbewaking (met notificaties voor (dreigende) termijnoverschrijding en functionaliteit voor het genereren van rappellijsten) en de mogelijkheid om ad hoc af te wijken) is beschikbaar. Daarbij kunnen taken geautomatiseerd en handmatig zowel aan individuen als aan groepen worden toegewezen, met de mogelijkheid om meelezers een CC van de taak te sturen. 26/29


• Documenten relateren Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar voor het relateren van dossiers (mappen) en Documenten. Deze relatie blijft ook in stand indien een Document een nieuwe versie krijgt. Er zit geen beperking in het aantal relaties tussen Documenten. • Documenttypen Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar voor het vastleggen van documententypen. Afhankelijk van het gekozen documenttype wordt hierbij metadata vastgelegd welke relevant zijn voor het betreffende documenttype. Bij een document wordt zoveel mogelijk metadata automatisch vastgelegd (bv. auteur, datum, etc.) Per documenttype bestaat de mogelijkheid om deze, per project(fase), verplicht te maken. • Metadata automatisch Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar om metadata automatisch vast te leggen bij een Document. Het automatisch vastleggen van metadata vind plaats door te kiezen voor een bepaald documenttype, door het bestand binnen een bepaald dossier (map) te plaatsen, en/of door de opgezette hiërarchie van dossiers (mappen) en Documenten waarbij metadata automatisch wordt overgenomen op onderliggende niveaus. • Metadata handmatig Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar om handmatig metadata vast te leggen. Via het documenttype bestaat hierbij de mogelijk om aan te geven waaraan deze metadata moet voldoen (verplicht, masker, aantal tekens, etc.). • Metadata handmatig o.b.v. (basis)registraties Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar om dossiers en Documenten te relateren aan (basis)gegevens. Deze gegevens worden beschikbaar gesteld vanuit het gegevensmagazijn. Het gaat hierbij minimaal om gegevens van klanten (burgers en bedrijven), adressen en gebouwen. De overige documentmanagement functionaliteit bevat functionaliteit om deze relaties (gebruiksvriendelijk) te leggen en te onderhouden; bijvoorbeeld middels een dropdownlistbox.

27/29


• Collaboratie en versiebeheer In het DMS/MA is functionaliteit beschikbaar voor zogeheten ‘collaboratie’, het opzetten en beheren van (een hiërarchie van) mappen met Documenten die kunnen worden gedeeld met andere in- en externe gebruikers ten behoeve van samenwerking. Daarnaast is er functionaliteit beschikbaar voor versiebeheer (inclusief een ‘check-out / check-in’ mechanisme) van Documenten, ook in de collaboratieomgeving; bij het opslaan van een nieuwe versie kan een toelichting bij de versie worden opgegeven. • Collaboratiemogelijkheden Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar voor zogeheten ‘collaboratie’ in de vorm van een zogeheten werkruimte. Hierin kunnen, voor zowel medewerkers van de Gemeente als voor externe klanten, dossiers (mappen) en Documenten worden gedeeld. Hierbij bestaat de mogelijkheid om rechten en rollen te definiëren voor externe klanten van de Gemeente. Binnen deze collaboratieomgeving zijn functionaliteiten t.b.v. kennismanagement zoals instant messaging (chat), whiteboarding, fora, wiki’s, blogs, etc. • Notificaties Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar om je als gebruiker in te schrijven op het ontvangen van notificaties per email indien er nieuwe Documenten aan een map of project wordt toegevoegd. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om specifieke gebruikers direct vanuit het systeem handmatig te notificeren over een nieuw Document. Hierbij bestaat de mogelijkheid om met deze notificatie een bericht mee te sturen. • Zoeken Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar voor zoeken. Hierbij zijn meerdere zoekingangen mogelijk op basis van metadata zoals opgenomen bij de desbetreffende documenten, alsook de mogelijkheid om te zoeken op full-text. Bij het zoeken kan gebruik worden gemaakt van thesauri, synoniemenlijsten en dergelijke incl. de mogelijkheid om deze van derden (zoals de VNG) te importeren en/of anderszins te gebruiken.

28/29


• Zoeken geavanceerd Bij het zoeken kan gebruik gemaakt worden van (combinaties van) enkelvoudige en samengestelde zoektermen (zoals “aanbesteding zaaksysteem”) en zogeheten ‘wildcards’ (zoals “aanbest*” en “aanbesteding zaak*”). Bij het formuleren van (eenvoudige en geavanceerde) zoekvragen hoeft geen rekening gehouden te worden met kapitalen en diakrieten om resultaten te krijgen met kapitalen (geen ‘case sensitiviteit’) of diakrieten (zoals Ä, ê en ç). Gebruikers kunnen na een zoekopdracht met nieuwe (combinaties van) zoektermen inclusief het gebruik van ‘wildcards’ en ‘geavanceerd zoeken’ - verder zoeken binnen de zoekresultaten (‘refine search’). • Zoeken (resultaten) Zoekresultaten worden gepresenteerd op basis van ‘relevance ranking’ - onder vermelding van de relevantie in procenten - en kunnen door middel van kolommen naar keuze open aflopend worden gesorteerd op ten minste de datum van de gevonden zaken, Documenten, etc. Gebruikers kunnen de kolommen van de resultatenlijst zelf bepalen. Indien er sprake is van relaties tussen zoekresultaten, dan worden deze in samenhang (gegroepeerd) gepresenteerd (bijv.: Documenten uit dezelfde zaak of verschillende zaken van dezelfde klant). Zoekresultaten worden gepresenteerd incl. een samenvatting rond de zoekterm(en) waarop is gezocht - waarbij de zoekterm(en) zijn gemarkeerd - met een link naar de gevonden zaken, Documenten, etc. Gebruikers kunnen via die link vanuit de zoekresultaten doorklikken naar de gevonden zaken, Documenten, etc. waarna zaken in het detailscherm en Documenten indien mogelijk in een eigen viewer worden geopend. • Verblijfplaatsregistratie en uitleenregistratie Binnen de overige documentmanagement functionaliteit is functionaliteit beschikbaar voor het bijhouden van metadata - inclusief de fysieke verblijfplaats - van ‘fysieke’ Documenten en dossiers (mappen). Daarbij is er functionaliteit om een uitleenregistratie van dergelijke ‘fysieke’ Documenten en dossiers(mappen) bij te houden.

29/29

Inleiding. 1. Vragen en antwoorden (NvI v0.1) 2. Vragen en antwoorden (NvI v0.2) 3. Vragen en antwoorden (NvI v0.3)

Recommend Documents