Vragen en antwoorden 1)
Wat is de reikwijdte van de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL? Afhankelijk van de vervulling van de voorwaarden zoals vermeld bij vraag 2 hieronder kun je op de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL terecht met vragen en problemen met betrekking tot ernstige niet-naleving op de volgende gebieden: Financiële en professionele documenten Handel met voorkennis Belastingen Corruptie en smeergeld Geschenken en uitnodigingen Gezondheid, hygiëne en veiligheid Pesterij Ongewenste intimiteiten Veiligheid en kwaliteit van producten Oneigenlijk gebruik en/of misbruik van bedrijfsmiddelen Vertrouwelijkheid/bedrijfsgeheim/computerbeveiliging Diversiteit/discriminatie Niet-naleving van privacy en bescherming van persoonsgegevens Strijdige belangen Verantwoordelijkheid met betrekking tot het milieu Reclame en marketing Selectie en eerlijke behandeling van leveranciers Mededingingsverstorende praktijken Schending van mensenrechten
2)
Ben ik verplicht een probleem te melden via de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL? Nee, het is niet verplicht om gebruik te maken van deze procedure.
1
Deze procedure dient alleen in de volgende situaties te worden gebruikt:
De normale communicatiekanalen die in uw land beschikbaar zijn (uw leidinggevende, de Directeur Human Resources, operationele deskundigen, de Ethic Correspondent, de Country manager en personeelsvertegenwoordigers), zijn al gebruikt en u bent van mening dat dit niet heeft geholpen, of het genomen besluit is volgens u een geheel verkeerd besluit, of de reacties zijn naar uw mening ontoereikend geweest;
Uw probleem moet betrekking hebben op een ernstige niet-naleving betreffende de reikwijdte van deze procedure (zie vraag 1 van het bijgevoegde document Vragen en Antwoorden).
EN
Er kunnen geen maatregelen worden getroffen tegen een medewerker vanwege het niet gebruiken van deze site. 3)
Wie kan van de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL gebruikmaken? Deze site is bedoeld voor personen die medewerkers zijn of waren van bedrijven van de L'ORÉAL Groep.
4)
Is de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL goedgekeurd door de Nationale Commissie van Informatica en Vrijheden (CNIL) in Frankrijk? Ja.
5)
Waarom werd de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL geïmplementeerd? De meeste zaken worden afgehandeld via de normale communicatiekanalen in uw land (uw leidinggevende, de Directeur Human Resources, operationele deskundigen, de Ethic Correspondent, de Country manager en personeelsvertegenwoordigers). L’ORÉAL wil er echter zeker van zijn dat alle problemen worden aangepakt en heeft daarom besloten een aanvullende directe communicatielijn in te stellen met de Directeur Ethische Zaken van de Groep. Deze site is in feite een technische manier om contact op te nemen met de Directeur Ethische Zaken van de Groep. Hij is ook per post bereikbaar (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) of per e-mail (
[email protected] – vermeld op uw e-mail ‘Privé’).
6)
Hoe wordt de vertrouwelijkheid gegarandeerd? Een zeer beperkt aantal personen heeft toegang tot de informatie die via de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL wordt geboden. Deze bevoegde personen zijn onderworpen aan een strikte verplichting van vertrouwelijkheid. De Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL wordt buiten de computersystemen van L’ORÉAL gehost door een externe provider. Deze serviceprovider moet eveneens strikte vertrouwelijkheid in acht nemen en moet alle via deze site
2
verzamelde gegevens vernietigen binnen twee uur na de melding dat het rapport door de bevoegde personen is ontvangen. Indien een onderzoek noodzakelijk wordt geacht, wordt de informatie uitsluitend verstrekt aan degenen die daarover voor de behandeling van de zaak moeten beschikken; ook zij moeten een strikte verplichting van vertrouwelijkheid in acht nemen. Deze verplichting van vertrouwelijkheid is mogelijk niet van toepassing in het geval van bepaalde derden, met name met betrekking tot juridische instanties en verordenende instanties, tenzij dit strijdig is met de openbare orde. 7)
Hoe lang wordt de informatie bewaard? Informatie die niet wordt aangemerkt als zijnde binnen de reikwijdte van de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL wordt onmiddellijk vernietigd of gearchiveerd. Merk op dat de door de serviceprovider verzamelde gegevens door deze serviceprovider worden vernietigd binnen twee uur na de melding dat het rapport door de bevoegde personen is ontvangen. Alle informatie die aan verificatie is onderworpen, wordt binnen twee maanden na het einde van de verificatie vernietigd of gearchiveerd (tenzij de informatie aanleiding is voor disciplinaire maatregelen of een gerechtelijke procedure). In het geval van disciplinaire maatregelen of juridische stappen tegen de beschuldigde persoon of tegen een persoon die valse beschuldigingen heeft ingediend, kan de informatie tot het einde van de procedure worden bewaard. De gearchiveerde informatie wordt opgeslagen op een informatiesysteem met beperkte toegang voor een periode die niet langer duurt dan die van de gerechtelijke procedure.
8)
Heb ik het recht van toegang tot persoonlijke informatie die op mij betrekking heeft? De personen die van deze procedure gebruikmaken evenals potentiële getuigen en de personen op wie klachten betrekking hebben, zijn gerechtigd tot toegang tot en correctie van de gegevens die op hen betrekking hebben Een verzoek dient per post te worden verzonden aan de Directeur Ethische Zaken van de Groep (Mr. Emmanuel LULIN, Director of Ethics of the Group, L’ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France). Dit recht strekt niet tot bekendmaking van de identiteit van de persoon die het probleem met betrekking tot hem/haar communiceert en evenmin tot bekendmaking van de identiteit van de personen die bij het onderzoek betrokken zijn (indien van toepassing) aan de persoon in kwestie.
9)
Ben ik beschermd tegen vergelding? Problemen die te goeder trouw worden gemeld, zelfs indien de informatie vervolgens onjuist blijkt te zijn, kunnen er niet toe leiden dat de medewerker die de melding doet wordt blootgesteld aan sancties, inclusief disciplinaire maatregelen. Bovendien moet iedere medewerker die te goeder trouw is en die
3
vanwege het gebruik van deze site aan vergelding wordt blootgesteld dit melden. 10) Kan ik anoniem blijven? Dat hangt af van de wet die op u van toepassing is. Als u een Franse, Spaanse of Portugese ingezetene bent en/of in Frankrijk, Spanje of Portugal werkt en/of een medewerker bent van een Franse, Spaanse of Portugese dochtermaatschappij van de L’OREAL Groep, laat deze procedure geen anonimiteit toe. Met betrekking tot ander medewerkers is anonimiteit niet verboden, maar wij raden het niet aan. Wij zijn van mening dat we een medewerker die ons te goeder trouw over een probleem wil informeren voldoende garantie bieden dit te kunnen doen zonder zijn/haar identiteit te hoeven verbergen. Bovendien is het moeilijk een diepgaand onderzoek naar een situatie in te stellen wanneer deze situatie anoniem wordt gemeld. 11) Wordt de persoon op wie mijn zaak betrekking heeft over mijn beschuldigingen geïnformeerd? Omdat de principes van eerlijke rechtsbedeling en het vermoeden van onschuld moeten worden gerespecteerd, wordt de persoon in kwestie over de beschuldiging geïnformeerd. Hij/zij wordt wellicht niet onmiddellijk geïnformeerd, bijvoorbeeld indien eerst de gebeurtenissen moeten worden geverifieerd en bewijsmateriaal moet worden verzameld. De betrokken persoon wordt dan mogelijk pas geïnformeerd nadat deze maatregelen zijn getroffen. 12) Word ik geïnformeerd over het resultaat van het onderzoek? Omdat elke zaak anders is, kan deze vraag onmogelijk bij voorbaat worden beantwoord. In het algemeen zal de Director of Ethics of the Group toezien op een antwoord dat passend is, mits de informatie kan worden gecommuniceerd zonder dat daarbij de wet of andere verplichtingen van vertrouwelijkheid worden geschonden. 13) Wat gebeurt er in het geval van valse beschuldigingen? Tegen degene die de Ethics Open Talk-site van L’ORÉAL te kwader trouw gebruikt om valse beschuldigingen te uiten zullen disciplinaire maatregelen worden getroffen en/of juridische stappen worden ondernomen. 14) Wat gebeurt er als ik u te goeder trouw informeer over een probleem en later blijkt dat ik het verkeerd had? Indien u op het moment waarop u de informatie verstrekte dacht dat de informatie eerlijk en nauwkeurig was, heeft dat voor u geen nadelige gevolgen. Indien u, nadat u ons over uw probleem heeft geïnformeerd, beseft dat u het verkeerd had, dient u onmiddellijk de Directeur Ethische Zaken van de Groep te informeren. 15) Wat gebeurt er als ik het noodnummer +44 1249 661689 bel? U wordt dan in contact gebracht met onze externe serviceprovider in het Verenigd Koninkrijk. De serviceprovider brengt u dan in contact met een tolk voor het noteren van uw probleem. Een en ander wordt behandeld conform dezelfde regels en voorwaarden die gelden als betrof het een melding aan ons via de site.
4
16) Zijn de vertegenwoordigende instanties voor het personeel over deze procedure geïnformeerd en geraadpleegd? Ja, deze procedure is waar dat noodzakelijk is onderwerp geweest van een procedure voor informeren en raadplegen van vertegenwoordigende instanties voor het personeel van L’OREAL, met name voor de entiteiten van L’OREAL in Frankrijk. 17) Welke informatie wordt in deze procedure verwerkt? Alleen de volgende typen gegevens worden verwerkt: -
Identiteit, functies en contactgegevens van de persoon die het probleem meldt; Identiteit, functies en contactgegevens van de beschuldigde persoon en de mogelijke getuigen; De gebeurtenissen die noodzakelijk zijn om het gemelde probleem te begrijpen. Alleen gebeurtenissen die objectief worden beschreven, indien mogelijk met vermelding van data en betrokken personen, en die rechtstreeks verband houden met uw probleem en strikt noodzakelijk zijn om uw probleem te kunnen verifiëren, worden in beschouwing genomen. Indien u de geringste twijfel heeft over de gebeurtenissen die u beschrijft, vermeld dan dat het daarbij om een vermoeden gaat.
5
