Kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések (rendezvényszervezés, nyomda-grafika, médiavásárlás, PR-kreatív) lebonyolításának eljárásrendje
A kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések keretében a megrendelések pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos feladat-, felelősség- és hatáskörök, a részfolyamatok és a határidők az alábbiak: 1. § (1) Jelen eljárásrend hatálya kiterjed a Miniszterelnökség központi koordinációs szervének és az irányító hatóságok azon munkatársaira, akik részt vesznek a kommunikációs célú megrendelések lebonyolítási folyamatának szakmai és pénzügyi végrehajtásában. (2) A Miniszterelnökséggel szerződő féllel szemben az eljárásrend szerződő félre vonatkozó rendelkezéseit kell érvényesíteni. (3) Az eljárásrend hatálya kiterjed a Miniszterelnökség valamennyi, a fejlesztéspolitikai kommunikációhoz kapcsolódó beszerzésében lebonyolítandó megrendelési folyamatra. 2. § Az eljárásrend alkalmazásában: a) beszámoló: a Miniszterelnökség és a vállalkozó között megkötött szerződés alapján a vállalkozó által a feladat végrehajtásáról készített dokumentum, b) brief: a szerződésekben meghatározott feladatok elvégzéséhez szükséges információkat tartalmazó sablon, c) köztehermentesség vizsgálata: az Uniós Fejezeti Főosztály (a továbbiakban: UFF) által a köztehermentesség NAV-adatbázisból történő ellenőrzése, d) teljesítésigazolás: a megrendelt feladat teljesítését követően a megrendelő által a vállalkozó részére kiállított meghatározott formájú dokumentum, amely alapján a vállalkozó jogosult a számla benyújtására. 3. § (1) A kommunikációs célú beszerzések megrendelési folyamatában az irányító hatóságok, a Fejlesztéspolitikai Kommunikációs Főosztály (FKF), az UFF és a közreműködő szervezetek (KSZ) vesznek részt. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek, szervezetek kötelesek az 1. mellékletben foglalt feladatokat a 3. mellékletben előírt határidőben elvégezni. (3) A feladatok ellátása érdekében az érintett szervezeti egységek kötelesek az eljárásrendben meghatározott módon kapcsolatot tartani és a szükséges adatszolgáltatást biztosítani. 4. § A dokumentumokat oly módon kell kitölteni, feldolgozni és megőrizni, hogy azokból egyértelműen megállapítható legyen a dokumentumokban rögzített gazdasági esemény minden lényeges körülménye, továbbá megfeleljenek a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, valamint a 20072013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet vonatkozó előírásainak.
5. § (1) A tényleges kifizetést megelőzően az UFF köteles a köztehermentességet a NAV adatbázisában ellenőrizni, technikai probléma esetén a partnercégtől bekérni. (2) A számla kifizetéséhez a tényleges kifizetés időpontját megelőző, 30 napnál nem régebbi köztehermentességet igazoló adóigazolás megléte szükséges. 6. § (1) A kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések vonatkozásában az ezen eljárásrendben nem szabályozott kérdésekben a 2007-2013 programozási időszak Technikai Segítségnyújtás Eljárásrendet kell alkalmazni. (2) Az irányító hatóságok vezetői kötelesek biztosítani az ezen eljárásrendben foglalt rendelkezések KSZ-ek felé történő érvényesítését.
1. melléklet Kommunikációs célú beszerzések általános eljárási folyamata Ssz. 1.
Eljárásrendi lépés Igény megfogalmazása
2.
FKF szakmai ellenőrzés, jóváhagyás után ajánlatkérés a Vállalkozótól a Brief megküldésével Ajánlat beérkezése
3. 4.
5.
Árajánlat szakmai és pénzügyi ellenőrzése a szerződés pénzügyi ajánlata alapján Ajánlat visszaigazolása, megrendelés
Dokumentum
Brief
Felelős Megrendelő (KSZ vagy az igényt megfogalmazó szervezeti egység) FKF
Részletes árajánlat
Vállalkozó
Részletes árajánlat
FKF, UFF
Megrendelő
kötelezettségvállaló (alap vagy delegált hatáskörben)
Brief
6.
Teljesítés
megrendelés szerint
Vállalkozó
7.
Beszámoló készítése, teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása
Vállalkozó
8.
Beszámoló és teljesítést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése Teljesítésigazolás kiállítása a Vállalkozó felé
Szakmai beszámoló, teljesítést alátámasztó dokumentumok (pl.: résztvevők listája, program, jelenléti ív, sajtóanyagok, fotó /audió/ videó, meghívó, szállítólevél, újságcikk, tv-videofelvétel: digitális vagy analóg, rádióhangfelvétel az időpont megjelölésével) Teljesítésigazolás kiadásához kapcsolódó ellenőrző lista
Teljesítésigazolás
teljesítésigazoló (alap vagy delegált hatáskörben)
Számla, visszaigazolt teljesítésigazolás
Vállalkozó
Kifizetést megelőző ellenőrző lista
UFF illetékes munkatársa
9.
10. 11.
Számla benyújtása teljesítésigazolás csatolásával Számla formai és tartalmi ellenőrzése
FKF illetékes munkatársa
12.
Esetleges hiánypótlás kezelése
Kifizetést megelőző ellenőrző lista
15 napos határidő az FKF-nek
13.
Köztehermentesség vizsgálata
Nemleges adóigazolás
UFF illetékes munkatársa
14.
Számla kifizetése
Számla
UFF vezető beosztású munkatársa
Kommunikációs célú beszerzések általános folyamata
2. melléklet
Igény felmerülés KSZ-nél Igény felmerülés (IH, Főosztály) – Brief kiállítása
Igény jóváhagyása FKF által Igény elutasítása FKF részéről
Brief megküldése az FKF-nek
Brief ellenőrzése után az FKF megküldi azt a Vállalkozónak
Ajánlatot a Vállalkozó megküldi az FKF-nek
A Vállalkozó ajánlatának szakmai ellenőrzése az FKF által, pénzügyi ellenőrzése az UFF által
Kötelezettségvállalás, az FKF megküldi a Megrendelőt a Vállalkozó részére
Megrendelés véglegesítése (mozgó paraméterek változtatása pl. létszám, layout elfogadása)
Teljesítés a Vállalkozó által
Beszámoló készítése, a teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása a Vállalkozó által az FKF részére, a benyújtott dokumentumok ellenőrzése az FKF által
Teljesítésigazolás kiállítása és megküldése a Vállalkozónak az FKF által
Esetleges hiánypótlás kezelése
Számla kiállítása és benyújtása a Vállalkozó által (a teljesítésigazolás csatolásával)
A számla formai és tartalmi ellenőrzése Köztehermentesség vizsgálatát követően a számla kifizetése
Esetleges hiánypótlás kezelése
3. melléklet3. Határidők az egyes eljárásrendekhez kapcsolódóan Eljárásrendi lépés neve
Határidő Catering
1.
Igény megfogalmazása
3 munkanappal az esemény előtt
2.
FKF szakmai ellenőrzése, jóváhagyás után ajánlatkérés a Brief megküldésével Ajánlat beérkezése Árajánlat szakmai és pénzügyi ellenőrzése
3. 4.
5.
6. 7.
8.
9.
10.
11. 12. 13. 14.
Ajánlat visszaigazolása, megrendelés
Teljesítés Beszámoló készítés, a teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása Beszámoló és teljesítést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése Teljesítésigazolás kiállítása a vállalkozó felé Számla benyújtása a teljesítés igazolás csatolásával Számla formai és tartalmi ellenőrzése Esetleges hiánypótlások kezelése Köztehermentesség vizsgálata Számla kifizetése
Határidő Komplex rendezvény 15 munkanappal az esemény előtt
1 munkanapon belül
Határidő Nyomdagrafika 1 hónappal a teljesítés előtt 2 munkanapon belül
Határidő Médiavásárlás 12 munkanappal a tervezett megjelenés előtt 1 munkanapon belül
Határidő PR-kreatív 20 munkanappal a tervezett feladat elvégzése előtt 2 munkanapon belül
Briefben meghatározott határidőre 2 munkanapon belül
2 munkanapon belül
Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon belül
Az ajánlat Az ajánlat beérkezésébeérkezétől számítva sétől 3 munkanaszámítva 3 pon belül, a munkanagrafikai pon belül tervek elfogadása a kézhezvételt követő 5 munkanapon belül Megrendelés alapján 2 munkanapon belül Szerződés szerint
3 munkanapon belül
Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon belül, a grafikai tervek elfogadása a kézhezvételt követő 5 munkanapon belül
2 munkanapon belül
5 munkanapon belül
5 munkanapon belül
Szerződés szerint
Legfeljebb 15 nap a számla beérkezését követően 10 napos határidő a Vállalkozónak Kifizetés napjáig Jogszabályi határidők szerint
Rendezvény brief sablon Alapadatok Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/e-mail címe Esemény megnevezése Dátum Időpont Helyszín (ha nincs kiválasztott helyszín, akkor a kapcsolatos elvárásokat kérjük leírni) Amennyiben nincs kiválasztott helyszín az alábbi kritériumok megadása kötelező!!!! • hotel vagy rendezvény helyszín • csillag besorolás, mind helyszín, mind étterem esetében (1., 2., 3. osztály) • klasszikus vagy modern helyszín • egy konkrét példa, hogy legyen mihez hasonlítanunk Résztvevők száma Meghívottak köre Az esemény rövid leírása Módosítások utolsó időpontja: Rendezvénytípus megnevezése (lásd: ártáblázat, a csak cateringet igénylő rendezvényeknél nem szükséges) Catering típus megnevezése, darabszáma (lásd: ártáblázat) Technikai igények Személyzeti igények Berendezés, dekorációs, nyomda igények Lebonyolítás során felmerülő kérdések Forgatókönyv (FKF/Vállalkozótól várjuk) Meghívottak biztosítása/meghívók kezelése (FKF/Vállalkozótól várjuk) Regisztráció kezelése (FKF/Vállalkozótól várjuk) Háttéranyag biztosítása a résztvevők számára (FKF/Vállalkozótól várjuk) Kiegészítő program biztosítása Parkolás Szállás biztosítása Egyéb
4a. melléklet
Nyomda-grafika brief sablon
Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/e-mail címe Tervezett igény témája, pontos paraméterek részletes leírása
Tételszám az árlistából Árajánlat elkészítésének határideje* Teljesítés tervezett időpontja Szállítási cím Mellékletek Egyéb * FKF tölti ki
4b. melléklet
4c. melléklet Médiavásárlás brief sablon Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs renszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/e-mail címe Árajánlat (médiaterv) elkészítésének határideje* Tervezett megjelenés témája, rövid leírása
Megjelenés tervezett időpontja Milyen médium(ok)ban fog megjelenni Megjelenés paraméterei (méret, gyakoriság, stb.) A hirdetés/reklámszpot/banner stb. elkészítése az adott médium feladata-e Egyéb Mellékletek (pl. előzetes ajánlat) * FKF tölti ki
4d. melléklet PR-kreatív brief sablon Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/e-mail címe Ajánlat elkészítésének határideje* Feladat rövid leírása
Időzítés Egyéb Mellékletek * FKF tölti ki
