KOM OVER DE BRUG JAARVERSLAG 2014

KOM OVER DE BRUG JAARVERSLAG 2014

KOM OVER DE BRUG JAARVERSLAG 2014

Pagina 2 | Kom over de brug - Jaarverslag 2014

Inhoud

Inhoud

1. Voorwoord

3

3

derzoek Oost: voor vroege2. opsporing Bevolkingsonderzoek van kanker Oost: voor vroege opsporing5 van kanker erhaal van Bevolkingsonderzoek 2.1Oost Het verhaal van Bevolkingsonderzoek Oost 5 – 2015: uitblinken in uitvoering2.2 bevolkingsonderzoeken 2013 – 2015: uitblinken in uitvoering bevolkingsonderzoeken 7 ie 2015 - 2018: continu verbeteren, 2.3 blijven Ambitie vernieuwen 2015 - 2018: continu verbeteren, blijven 8 vernieuwen

5 5 7 8

3. Resultaten 9 kingsonderzoek borstkanker 3.1 Bevolkingsonderzoek borstkanker 9 kingsonderzoek baarmoederhalskanker 3.2 Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker 11 kingsonderzoek darmkanker 3.3 Bevolkingsonderzoek darmkanker 13

9 9 11 13

n activiteiten

4. Organisatie en activiteiten

15

15

onderzoeken

5. Projecten en onderzoeken

24

24

6. Governance

27

27

7. Financiële informatie

29

29

32 32 33 34 35

32 32 33 34 35

ormatie

Bijlagen uctuur per 31 december 2014 Organisatiestructuur per 31 december 2014 anogram Uitgebreid organogram t Afkortingenlijst woordenlijst Verklarende woordenlijst

Jaarverslag 2014 1.0

Kom over de brug – Jaarverslag 2014 1.0


Pagina 1 van 35

Pagina 1 van 35

Kom over de brug - Jaarverslag 2014 | Pagina 2

1. Voorwoord Raad van Bestuur Bevolkingsonderzoek Oost presenteert alweer voor de vijfde keer haar inhoudelijk jaarverslag. Vorig jaar brachten we onze belangrijkste activiteiten nog samen in een aantal korte filmpjes. Dit jaar, het jaar waarin de borstkanker screening al 25 jaar in onze regio uitgevoerd wordt, bieden wij een jaarverslag met infographics aan. Het jaar 2014 was een goed jaar voor onze organisatie. Het meest in het oog springend was de start van het bevolkingsonderzoek darmkanker. Na enkele jaren van intensieve voorbereiding gingen de eerste uitnodigingen succesvol de deur uit! We continueerden de lijn van stabilisering en consolidatie en konden het fundament van onze organisatie verder versterken. Onder meer een gunstig exploitatieresultaat en daarmee de groei van ons eigen vermogen naar nagenoeg 10% van de subsidie opbrengsten. We zijn er trots op dat we de meeste zaken die we ons voornamen ook als resultaten voor dit jaar kunnen inboeken. Helaas haalden we net onze taakstelling voor het borstkankeronderzoek niet als gevolg van ongeplande beperktere openstelling van de units. Bij het baarmoederhalskankeronderzoek behaalden we een bijzonder positief resultaat. De opkomst was hoog! We verwachtten bij de darmkankerscreening een hogere opkomst dan 60% te realiseren. We konden voor 2014 een deelnamepercentage van 72,7% in de boeken noteren. Bevolkingsonderzoek Oost wil uitblinken in de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken. Naast de “harde resultaten” besteden we veel aandacht aan de wijze waarop we dit doen. Na de thema’s “Bouwen doe je samen” (2012) en “Bruggen Bouwen” (2013) riepen we medewerkers in 2014 op om zichzelf verder met de organisatie en de doelstellingen te verbinden via het thema “Kom over de brug”. Op het nationale sportcentrum Papendal spraken we hier intensief over met elkaar. In 2015 zal ik de organisatie gaan verlaten. Het is goed om dit te kunnen doen in de wetenschap dat een stevige en gezonde organisatie met een prachtige doelstelling bezig is. Bevolkingsonderzoek Oost is klaar voor de toekomst. Ik dank alle medewerkers, externe samenwerkingspartners en andere betrokkenen voor hun inzet en betrokkenheid bij het behalen van deze prestaties. Met vriendelijke groet, Mw. Drs. G.A. Bentvelsen – Prins Bestuurder Bevolkingsonderzoek Oost



Pagina 3 van 35

Raad van Toezicht Als Raad van Toezicht houden wij de doelstelling van de organisatie in de gaten met een effectieve inzet van mensen en middelen. Ook houden wij toezicht op een juiste, tijdige en volledige verantwoording van onze maatschappelijke functie. In vergaderingen en de daaraan verbonden commissies laten wij ons uitvoerig informeren over de voortgang in de bedrijfsvoering en staan we stil bij de manier waarop Bevolkingsonderzoek Oost haar doelen wil bereiken. Daarnaast adviseren wij de Raad van Bestuur bij onderwerpen die zij aanreikt of door de Raad van Toezicht zelf worden ingebracht. Naast de vier reguliere vergaderingen kwamen wij in een special themadag bij elkaar. Dit jaar was het thema ‘Ontwikkelingen in de (nabije) toekomst en hoe verhouden we ons hiertoe’. Onder leiding van een extern deskundige uit de wereld van zorg en openbaar bestuur spraken wij over de beleidsagenda 2020. In 2014 besteedden we aandacht aan de totstandkoming van het Meerjarenbeleidskader 2015 – 2018, ontwikkelingen op het terrein van ICT en de activiteiten van de gezamenlijke coöperatieve vereniging Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken (FSB). Ook vormden de invoering van het bevolkingsonderzoek darmkanker en de voorbereiding van het vernieuwde bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker vaste punten op de agenda. Daarnaast behandelden wij een aantal specifieke onderwerpen, waaronder het treasurystatuut, de aflossing van leningen, het medewerkerstevredenheidsonderzoek, de uitkomsten van de tussentijdse HKZ-audit, het initieel onderzoek en interim controle van de nieuwe accountant EY. Wij constateren naar tevredenheid dat er sprake is van consolidatie van beleid en uitvoering in 2014. Na een aantal turbulente jaren is de organisatie stabiel en op koers. De interne organisatie is in control, de algemene medewerkerstevredenheid is prima en de externe partners zijn tevreden over de samenwerking. Er is sprake van een gezonde kwaliteits- en financiële situatie. De Raad van Toezicht is trots op de resultaten die in 2014 zijn gerealiseerd. Zij wil haar waardering uitspreken voor de bestuurder, het management en de medewerkers van Bevolkingsonderzoek Oost. Namens de Raad van Toezicht, De heer K. Strik Voorzitter


Pagina 4 van 35


2. Bevolkingsonderzoek Oost: voor vroege opsporing van kanker 2.1 Het verhaal van Bevolkingsonderzoek Oost Wilson & Jungner, formuleerden bijna 50 jaar geleden criteria om vast te stellen of een screening verantwoord is. Zij kregen de opdracht om namens de World Health Organisation (WHO) onderzoek te doen naar een set algemeen aanvaarde uitgangspunten omdat het onderwerp van screening in de ontwikkelde landen aan het groeien was. Hun werk resulteerde in een rapport van bijna 170 pagina’s. Daarin formuleerden ze 10 criteria waaraan een bevolkingsonderzoek zou moeten voldoen. In 2008 stelde de WHO een lijst met aanvullende criteria op. Uitgangspunten van beide lijsten is dat voor zowel grootschalig bevolkingsonderzoek als voor andere screeningen geldt dat screening is verantwoord als de voordelen voor de deelnemers opwegen tegen de nadelen. Nog geen 20 jaar nadat Wilson & Jungner hun criteria formuleerden werden er, na succesvolle proefbevolkingsonderzoeken in Nijmegen en Utrecht, diverse initiatieven ontplooid in Nederland voor de opzet van de bevolkingsonderzoeken baarmoederhalskanker en borstkanker. Start van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Op een zolderkamertje van een statig pand op de Oranjesingel in Nijmegen werden plannen gesmeed om een organisatie op te richten die vrouwen zou gaan screenen op baarmoederhalskanker. De Stichting Kankerscreening Oost Nederland (SKON) werd op 20 november 1985 opgericht; mobiele screeningsunits werden ingericht en personeel aangenomen. De stichting nam onder meer zogenaamde ‘uitstrijksters’ aan, die de uitstrijkjes maakten. De vrouwen die deelnamen betaalden een geringe eigen bijdrage. Dit onderzoek duurde een aantal jaren totdat de herstructurering een feit was en de huisartsen het onderzoek samen met de GGD’en overnamen. Jaren later, in 1996, ontstonden in ons werkgebied drie stichtingen die het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker uitvoerden. In het programma voerden de stichtingen een groot aantal verbeteringen door, onder andere om de kosteneffectiviteit van het bevolkingsonderzoek te verbeteren. Het programma werd landelijk dekkend met een combinatie van centrale coördinatie en regionale uitvoering. De leeftijd waarop vrouwen worden gescreend, werd veranderd, van 35 tot en met 53 jaar naar 30 tot en met 60 jaar. Ook werd het screeningsinterval verlengd van drie jaar naar vijf jaar. 25 jaar bevolkingsonderzoek borstkanker In Nederland was er al vroeg belangstelling voor mammografische screening. In 1974 en 1975 startten in Utrecht en in Nijmegen twee proefbevolkingsonderzoeken. Na zeven jaar follow-up bleek dat deelnemers aan de screening maar ongeveer half zoveel kans hadden om aan borstkanker te overlijden in vergelijking met de niet-deelnemers. Naar aanleiding van de uitkomsten van de proefbevolkingsonderzoeken begon men in Nederland serieus een landelijk bevolkingsonderzoek borstkanker te overwegen. In Twente start het bevolkingsonderzoek borstkanker door Stichting Vroege Opsporing Borstkanker (SVOB). Er zit er een half jaar tussen de oprichtingsakte in 1989 en de daadwerkelijke start op 21 mei 1990. Die tijd is nodig voor de bouw van de allereerste unit, de M2 en het werven en opleiden van laboranten en radiologen. Gestart werd met zes laboranten, één receptioniste en drie kantoormedewerkers. Het kantoor beslaat één gang van een pand aan de Deurningerstraat in Enschede. In datzelfde jaar, toen de Gezondheidsraad positief adviseerde over het advies de screening op landelijke schaal in te voeren, nam de Nijmeegse groep het initiatief om het Landelijk



Pagina 5 van 35

Referentie Centrum voor Bevolkingsonderzoeken (LRCB) op te richten voor de kwaliteitsbewaking en opleidingen voor de laboranten. Ruim een jaar later, op 24 juni 1991, start in Nijmegen het bevolkingsonderzoek borstkanker door de Stichting Vroege Opsporing Kanker Oost-Nederland (SVOKON). In de eerste jaren werden de röntgenfoto’s door laborantes zelf ontwikkeld en in fotomappen opgeborgen. De dossiers werden in een koffer per fiets vervoerd: één koffer heen en één koffer terug. Doordat er nog geen foto’s uit voorgaande jaren waren, waren de koffers nog licht van gewicht. Vanaf ’93 kwam er een koerier in dienst die per auto de koffers vervoerd tussen kantoor, de units en de ziekenhuizen. De onderzoeken breidden zich als inktvlekken uit en de twee regionale organisaties (SVOB en SVOKON) groeien en professionaliseren zich gestaag. In 1994 maakt de toenmalige minister van Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Els Borst, de weg vrij voor de leeftijdsuitbreiding. In 1998 is dit een feit en worden vrouwen tussen de 50 en 75 jaar één keer in de twee jaar uitgenodigd voor het bevolkingsonderzoek borstkanker. De onderzoeken werden jarenlang analoog gedaan wat betekende dat de foto’s ontwikkeld moesten worden in een zogenaamde donkere kamer. Dit veranderde in 2008 toen de digitalisering zijn intrede deed. Een grote vooruitgang in het bevolkingsonderzoek! De kwaliteit van de foto’s verbeterde sterk en het maakte het werken een stuk eenvoudiger. Bevolkingsonderzoek Oost In 2006 wordt bekend dat de diverse organisaties voor de bevolkingsonderzoeken borstkanker en baarmoederhalskanker moeten fuseren zodat er landelijk vijf screeningsorganisaties overblijven. In 2010 fuseren de twee stichtingen voor het bevolkingsonderzoek borstkanker en de drie stichtingen voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker tot één nieuwe organisatie: Bevolkingsonderzoek Oost. In 2011 ging het project “Samenvoegen en Kantelen” van start. “Samenvoegen” staat letterlijk voor het samenvoegen van de vijf verspreide business units op één locatie. “Kantelen” gaat over omvormen van de productgerichte organisatie naar een procesgerichte uitvoering van de activiteiten. Na een intensieve tijd van voorbereiden en uitvoeren is het in 2012 zover. Medewerkers nemen hun intrek in het kantoor aan de Zuthpenseweg in Deventer, van waaruit voortaan de bevolkingsonderzoeken borst- en baarmoederhalskanker worden uitgevoerd. Nadat de medewerkers gewend zijn aan elkaar en het werken vanuit één organisatie staat het volgende grote project voor de deur. De invoering van het bevolkingsonderzoek darmkanker, het derde bevolkingsonderzoek naar kanker. In 2012 startten de vijf screeningsorganisaties samen met het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) en andere partijen met de voorbereiding. In januari 2014 is het dan zover; de eerste uitnodigingen worden verstuurd. Het stof was nog niet neergedaald toen bekend werd gemaakt dat het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker vernieuwd moest worden. Dit project is op het moment van schrijven nog gaande en moet in 2016 zijn beslag krijgen. Dit jaar, in 2015, maakte de Raad van Bestuur Susanne Bentvelsen bekend dat zij de organisatie gaat verlaten na er ruim 12,5 jaar werkzaam te zijn geweest. Met haar vertrek breken er nieuwe tijden aan. Ook gaan de voorbereidingen voor de vernieuwing van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker onverminderd door, werken we mee aan diverse onderzoeken, bereiden we de opening van een vaste screeningsunit in Zwolle voor en zijn er nog tal van andere werkzaamheden. De wereld voor de bevolkingsonderzoeken blijft voortdurend in ontwikkeling en we kijken uit naar wat de toekomst ons gaat brengen.


Pagina 6 van 35


2.2 2013 – 2015: uitblinken in uitvoering bevolkingsonderzoeken Onze strategische ambitie is: in 2020 uitblinken als organisatie in de uitvoering van het bevolkingsonderzoek. Dit betekent dat wij de onderzoeken veilig en betrouwbaar uitvoeren tegen zo laag mogelijke kosten en met een optimale tevredenheid van medewerkers, cliënten en stakeholders. Om te werken aan deze ambitie heeft een globale verkenning van interne en externe ontwikkelingen plaatsgevonden, waarna in de Kaderbrief 2012 – 2015 een top vier van speerpunten in 2014 werden benoemd.

1 Uitvoeren van het strategisch huisvestingsbeleid

2 Implementeren van ISO voor de zorg

3 Versterken van de externe positie in zorgketen

4

1 Verschillende ontwikkelingen maakten dat we een

strategische visie op onze huisvesting moesten ontwikkelen: het opheffen van de beoordelingseenheden in de ziekenhuizen, de wens om tegemoet te komen aan klachten van cliënten rondom de vaste unit in Arnhem, groei van de doelgroep, een betere toegankelijkheid voor rolstoelcliënten en het aflopen van huurcontracten. Daarom openden we in 2014 een vaste unit in Enschede, verhuisden we naar een beter toegankelijke locatie in Nijmegen en vervingen we de vaste unit in Arnhem door een mobiele unit. Ook openden we drie beoordelingseenheden voor radiologen in Deventer en Nijmegen. De voorbereidingen voor een vaste unit in Zwolle in zijn in volle gang.

2 In 2013 ontvingen we het bericht dat het HKZschema voor de kwaliteitsaudit van de borstkankerscreening niet meer zou worden onderhouden. Tegelijkertijd startten we met het nieuwe bevolkingsonderzoek darmkanker. Hierop besloten de screeningsorganisatie over te stappen op het certificeringsschema NEN 15224 (ISO voor de Zorg). Eén schema voor de drie bevolkingsonderzoeken. In 2014 bereidden we ons op de overstap naar deze certificering voor. In 2015 zullen we de initiële audit doorlopen. Implementeren van het bevolkingsonderzoek darmkanker voor zes leeftijdscohorten

3 Samenwerking in de zorgketen en onze rol in deze samenwerking vraagt in toenemende mate aandacht. In 2014 voerden we een stakeholdersreputatieonderzoek uit. Dit vormde de basis voor de visie en het beleid rondom externe betrekkingen. Wij hebben bij het uitvoeren van onze taken te maken met een veelheid aan externe relaties. Door onze stakeholdercommunicatie gedifferentieerd toe te passen, spelen we zo goed mogelijk in op de behoeftes en wensen die bij de verschillende stakeholders leven. Het toegankelijk maken van onze organisatie en de kennis die we bezitten gecombineerd met een klantvriendelijke opstelling van onze medewerkers vormen speerpunten waarmee we de komende jaren verder aan de slag gaan. 4 In 2013 testten we alle verschillende stappen in de uitvoering van het bevolkingsonderzoek

darmkanker in een pilot in de screeningsregio Zuid-West. Bevolkingsonderzoek Oost verzond de eerste uitnodigingen voor het bevolkingsonderzoek darmkanker op 13 januari 2014. Een bijzonder moment! De mannen en vrouwen geboren in 1938 die oorspronkelijk voor 2013 gepland stonden werden in 2014 uitgenodigd. Uiteindelijk het voorgenomen uitnodigingsschema niet volledig in 2014 uitgerold worden. De mannen en vrouwen met het geboortejaar 1948 worden in 2015



Pagina 7 van 35

uitgenodigd. In 2014 werden wel de mannen en vrouwen uit 1938 uitgenodigd. Door een iets latere start zouden zij anders buiten het bevolkingsonderzoek vallen. 2.3 Ambitie 2015 - 2018: continu verbeteren, blijven vernieuwen We hebben ons tot doel gesteld om in 2020 een operationeel excellente organisatie te zijn. Dit hebben wij als volgt gedefinieerd.

De komende jaren, van 2015 tot 2018 ligt de nadruk op vier accenten waaraan wij gaan werken. Op onze website staat een samenvatting van ons Meerjarenkader 2015 - 2018: 'Continu verbeteren, blijven vernieuwen'. Deze geeft globaal weer, aan de hand van een aantal voorbeelden, waarop onze focus ligt.


Pagina 8 van 35


3. Resultaten 3.1 Bevolkingsonderzoek borstkanker Dit jaar, in 2015, bestaat het bevolkingsonderzoek borstkanker 25 jaar. Om precies te zijn startte het bevolkingsonderzoek borstkanker op 21 mei 1990. Verschillende medewerkers die vanaf het begin werkzaam zijn bij Bevolkingsonderzoek Oost en haar rechtsvoorgangers, zijn er nu nog steeds werkzaam. Twee van hen zijn Annelies Verbeke en Erna Dijkslag, Medisch beeldvormingsen bestralingsdeskundige (MBB’er). Ook wel screeningslaborant genoemd. Zij begonnen ongeveer 25 jaar geleden in Enschede, samen met nog een aantal collega’s en radiologen. Hoe het allemaal begon Annelies: “In Enschede, Nijmegen en Utrecht startte het bevolkingsonderzoek borstkanker. Net als nu moesten wij, als laborante, gedurende zes weken een opleiding volgen voordat wij aan het werk mochten binnen het bevolkingsonderzoek. We begonnen met z’n zessen hieraan. Dit deden we tegelijkertijd met een aantal radiologen bij het LRCB in het Radboudumc. Na het afronden van de opleiding begon het dan echt, aan de Deurningerstraat hadden we ons kantoor. Hier werkten een receptioniste en drie kantoormedewerkers, waaronder een projectleider. Gezamenlijk maakten we een roosterplanning, voor onszelf en voor de cliënten. We planden drie laboranten per dag in, en elk kwartier één cliënt.” Erna: “In het begin was het echt pionieren, bedachten we alles zelf en ging er dus ook wel eens iets mis. Zo kan ik me nog goed herinneren dat we op een gegeven moment herinneringen uitstuurden naar cliënten die niet waren gekomen. Per ongeluk stuurden we op één dag 100 herinneringen uit en veel van deze cliënten kwamen vervolgens op hun afspraak. Stonden we dan, drie laboranten en heel veel cliënten. Uiteindelijk is het allemaal goed gekomen en hebben we sommige cliënten op een andere dag in kunnen plannen.” Mijlpalen “Gedurende de 25 jaar dat wij hier nu werkzaam zijn, zijn er uiteraard een aantal belangrijke momenten geweest. Bijzonder was het moment in 1998 dat de doelgroep verder werd uitgebreid en ook vrouwen van 75 jaar voortaan werden uitgenodigd. Tien jaar later, in 2008, kreeg de digitalisering zijn beslag en moesten alle mobiele screeningsunits vervangen worden en kwam er een aanbesteding voor het gehele land. Een grootste operatie met heel veel voorbereidingen. Door de digitalisering verbeterde de kwaliteit van de foto’s sterk. We konden nu direct zien of een foto wel of niet goed gelukt was. Dat was in het analoge tijdperk niet zo. Een sterke verbetering!” “Nu in 2015, is het wederom een bijzonder jaar, en vieren wij dat het bevolkingsonderzoek borstkanker 25 jaar bestaat én ook wij vieren ons 25-jarig jubileum. Want 25 jaar bij de zaak, dat is ook een bijzonder moment”. Erna Dijkslag en Annelies Verbeke



Pagina 9 van 35

Iedere twee jaar krijgen vrouwen in de leeftijd van 50 tot en met 75 jaar een uitnodiging om een mammografie te laten maken. Het onderzoek vindt plaats in één van de 14 onderzoeksunits. Door ons gecontracteerde radiologen bekijken de mammografieën. Zij beoordelen deze als eerste of tweede lezer afzonderlijk van elkaar en komen samen tot een uitslag. Deze uitslag ontvangt de cliënt thuis. Hebben de radiologen een verdenking op borstkanker? Dan informeren wij eerst de huisarts voordat wij de cliënt informeren. In 2014 nodigden wij 243.285 vrouwen uit om mee te doen aan het bevolkingsonderzoek borstkanker. Daarvan lieten 197.035 vrouwen zich onderzoeken in één van onze onderzoeksunits. Het gemiddelde opkomstpercentage was 80,99%. Het target was om in 2014 198.000 vrouwen te onderzoeken. We hebben onze taakstelling dus net niet behaald. De redenen hiervoor zijn storingen in de apparatuur op de screeningsunit en het hogere ziekteverzuim van medewerkers. Hierdoor moesten we ongepland een aantal units langer sluiten dan gewenst. Non-participatie en non-respons In 2014 besloten 20.902 vrouwen (8,59%) niet mee te doen aan het onderzoek. Zij maakten dit vooraf kenbaar aan ons. 25.348 vrouwen (10,42%) namen zonder opgaaf van reden niet deel aan de borstkankerscreening. Zij reageerden niet op de uitnodiging en de herinnering. Wij zien een lichte stijging bij deze laatste groep die we op dit moment niet kunnen verklaren. Om hierin inzicht te krijgen voeren wij in 2015 een non-respondentenonderzoek uit met betrekking tot de samenstelling van doelgroep, de afstand tot de standplaatsen en de invloed van de eigen bijdrage. Doorverwijzing In dit verslagjaar zijn 4.689 vrouwen doorverwezen voor nader onderzoek. Het verwijscijfer bedraagt 23,80 per 1.000 cliënten. In 2013 was dit 25,92 en in 2012 was dit 23,65.

Aantal uitnodigingen 1 Aantal onderzoeken Opkomst Non-participanten % non-participatie Non-respondenten % non-respondentie Aantal verwijzingen Gemiddeld verwijscijfer (per 1.000 cliënten) 2 Werkelijk aantal onderzoeken

2014

2013

2012

243.285 197.035 80,99% 20.902 8,59% 25.348 10,42% 4.689 23,80 196.761 80,88%

238.886 196.959 82,45% 21.202 8,88% 20.725 8,68% 5.112 25,92 197.235 82,56%

239.635 195.706 81,67% 22.242 9,28% 21.687 9,05% 4.621 23,65 195.373 81,53%

1

Aantal onderzoeken is het aantal onderzoeken die zijn uitgevoerd op basis van het aantal uitnodigingen. Werkelijk aantal onderzoeken is het aantal onderzoeken uitgevoerd in het betreffende jaar. Dit aantal onderzoeken wijkt af van de onderzoeken op basis van het aantal uitnodigingen omdat sommige cliënten pas later deelnemen dan in het jaar waarin ze de uitnodiging ontvangen.

2


Pagina 10 van 35


3.2 Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Huisartsassistente Heidi Meijerink werkt bij Huisartsengroep Glanerbrug in Enschede. Vrouwen in de leeftijd tussen de 30 en 60 jaar kunnen bij de huisarts een uitstrijkje laten maken. Dit doet de assistente vaak. “Al vanaf het begin voer ik voor onze praktijk de uitstrijkjes van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker uit. Bevolkingsonderzoek Oost ondersteunt ons hierin, onder meer door de scholingen die zij aanbiedt en de digitale nieuwsbrief waarmee men ons van het laatste nieuws op de hoogte houdt.” “Bevolkingsonderzoek Oost voelt voor mij vertrouwd. Ondanks de fusies uit het verleden heb ik nog steeds met dezelfde mensen van doen. Ik ervaar de communicatie met de organisatie als heel prettig. De bereikbaarheid is goed en medewerkers staan je altijd bereidwillig te woord. Welke vraag ik ook heb, ik schroom niet om ‘m hen voor te leggen!”



Pagina 11 van 35

Vrouwen in de leeftijd van 30 tot en met 60 jaar ontvangen iedere vijf jaar een uitnodiging van ons om een uitstrijkje te laten maken. Dit onderzoek voert een huisarts of assistente uit. Eén van de acht door ons gecontracteerde laboratoria beoordeelt vervolgens het uitstrijkje. De uitslag ontvangt de cliënt thuis. Vindt het laboratorium een afwijking? Dan informeren wij eerst de huisarts voordat wij de cliënt informeren. Jaarlijks nodigen wij rond de 140.000 vrouwen uit voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. In 2014 ontvingen 141.085 vrouwen één of meerdere uitnodigingen (herinneringen, uitnodigingen na uitstel op verzoek of na zwangerschap) voor het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Het aantal vrouwen dat zich liet onderzoeken op basis van de uitnodiging was 99.769. Daarmee werd een opkomst van 70,7% gerealiseerd. Cliënten kunnen er echter voor kiezen om niet direct deel te nemen aan het onderzoek. Zij hebben in principe vijf jaar de tijd om het onderzoek uit te laten voeren. Daardoor is het werkelijke aantal onderzoeken in 2014 groter. Er zijn 103.017 eerste onderzoeken uitgevoerd in 2014 en 1.452 herhaalonderzoeken. Het target was om in 2014 99.550 vrouwen te onderzoeken. Dit is gelukt. Participatie en non-response Geboortejaar Anoniem 1954 1959 1964 1969 1974 1979 1984 Totaal

3

Actieve 4 Participatie

1 18.308 21.436 23.660 24.659 19.201 18.298 17.964

1 12.435 15.459 17.717 18.142 13.607 12.256 10.745

100,0% 67,9% 72,1% 74,9% 73,6% 70,9% 67,0% 59,8%

0 4.457 4.580 4.647 5.440 4.794 4.494 5.029

0,0% 24,3% 21,4% 19,6% 22,1% 25,0% 24,6% 28,0%

0 1.416 1.397 1.296 1.077 800 1.548 2.190

0,0% 7,7% 6,5% 5,5% 4,4% 4,2% 8,5% 12,2%

143.527

100.362

69,9%

33.441

23,3%

9.724

6,8%

Uitnodigingen

%

Non response

%

Passieve participatie

%

Specificatie passieve participatie Uit bovenstaande overzicht blijkt dat 43.165 vrouwen (non response en passieve participatie) ervoor kozen om niet mee te doen aan het onderzoek. Hiervan meldde zich 2.401 (1,7%) definitief af en 7.591 (5,3%) tijdelijk. Vrouwen hebben diverse reden waarom zij zich af melden, waaronder: verwijderde baarmoeder, recent (korter dan een jaar) geleden laten uitstrijken, zwanger, principiële reden, uitstel, etc. Beoordeling Aan 1.873 vrouwen werd gevraagd om het uitstrijkje na 6 weken te laten herhalen omdat de kwaliteit van het uitstrijkje niet voldoende was om deze te beoordelen. 3.680 vrouwen adviseerden we om na 6 maanden opnieuw een uitstrijkje te laten maken. Bij hen constateerden we een lichte afwijking. Het aantal vrouwen dat we in 2014 doorverwezen met een grote(re) afwijking was 950.

3 4

Aantal verstuurde uitnodigingen inclusief herinneringen en uitnodigingen na uitstel op verzoek of na zwangerschap. Deelname op basis van een uitnodiging, herinnering of uitnodiging na uitstel op verzoek of na zwangerschap.


Pagina 12 van 35


3.3 Bevolkingsonderzoek darmkanker Waar we in de bevolkingsonderzoeken borst- en baarmoederhalskanker gewend zijn alleen vrouwen uitnodigen behoren sinds het bevolkingsonderzoek darmkanker ook mannen tot de doelgroep. Hoe het is om als man deel te nemen aan een bevolkingsonderzoek vertelt Henri Olde Reuver. “In december 2014 ontving ik een vooraankondiging voor het bevolkingsonderzoek darmkanker met daarin informatie over het bevolkingsonderzoek en dat de uitnodiging met daarin de ontlastingstest zo’n twee weken later zou volgen. En dat gebeurde uiteraard. Een paarse envelop lag in de brievenbus. Deze heb ik eerst maar even aan de kant gelegd, tot na de feestdagen, en na de geboorte van mijn eerste kleinkind. Toen de feestdagen achter de rug waren moest het er dan toch maar eens van komen. De paarse envelop bevatte uitgebreide informatie met een zogenaamd drie stappen plan. Stap één was het doornemen van de brief en folder, stap 2 de gebruiksaanwijzing, antwoordformulier en het buisje (de ontlastingstest). Tot slot stap 3 met daarin een zakje om de ontlastingstest in te doen en de retourenvelop om het op te sturen. Heel erg duidelijk. Het is wel even opletten op welke dag je de ontlastingstest naar de brievenbus kunt brengen want bewaren in de koelkast, wat het alternatief is, leek me niet zo aantrekkelijk. En dan de test. Hoe doe je dat met een diepspoeltoilet? Dat bleek goed te gaan met wat extra toiletpapier. Dezelfde dag ging de buis in de retourenvelop op de brievenbus. Binnen een week was de uitslag er al. Erg snel want dat kan zo’n twee weken duren. En gelukkig was de uitslag goed. Dit is een spannende tijd en ik was dan ook opgelucht dat het goed was. Ik ben blij dat dit onderzoek wordt uitgevoerd. In mijn nabije omgeving heb ik de ziekte darmkanker van dichtbij meegemaakt. Als je weet dat je dit kunt voorkomen, of er in ieder geval vroeg bij kunt zijn, met zo’n eenvoudige test dan is dat veel waard. De volgende keer, over twee jaar, doe ik zeker weer mee.”



Pagina 13 van 35

13 januari 2014 was een bijzondere dag. Die dag startte officieel het bevolkingsonderzoek darmkanker en verstuurden we de eerste uitnodigingen. Het onderzoek wordt tot 2019 gefaseerd ingevoerd totdat alle geboortejaren minimaal één keer een uitnodiging hebben ontvangen. Het bevolkingsonderzoek darmkanker kan over de periode 2010-2039 de sterfte aan darmkanker met 1.400 personen per jaar verminderen. Op langere termijn kunnen jaarlijks 2.400 minder mensen overlijden aan darmkanker (zie advies Gezondheidsraad). Mannen en vrouwen in de leeftijd van 55 tot en met 75 jaar ontvangen iedere twee jaar een uitnodiging van ons om deel te nemen. Het bevolkingsonderzoek bestaat uit een ontlastingstest, de immunologische fecale occult bloedtest (iFOBT test). Dit onderzoek voert de cliënt thuis uit. Eén van de drie landelijk gecontracteerde laboratoria beoordeelt vervolgens de test. De uitslag ontvangt de cliënt thuis. Vindt het laboratorium een afwijking? Dan plant het geautomatiseerde systeem ScreenIT een intake-afspraak in voor de cliënt bij een coloscopiecentrum. Op basis van het intakegesprek wordt al dan niet een coloscopie gepland voor de cliënt.

Deelname In 2014 nodigden we 148.865 mannen en vrouwen geboren in 1938, 1939, 1947, 1949 en 1951 uit voor het bevolkingsonderzoek darmkanker in onze regio. Hiervan namen 108.244 deel. Daarmee 5 werd een deelnamepercentage van 72,7% gerealiseerd. In juli 2015 wordt de landelijke monitor van het RIVM met de exacte landelijke en regionale cijfers bekend. Daarin presenteren zij onder andere de doorverwijs- en follow up cijfers.

5

Peildatum: 31 december 2014


Pagina 14 van 35


4. Organisatie en activiteiten Wij richten ons op een excellente uitvoering van de bevolkingsonderzoeken. Van uitnodiging tot uitslag. Dat doen we met elkaar voor onze cliënten. Personeelsbeleid Per 1 juli 2014 is het project ‘invoering darmkankerscreening’ afgerond en is de darmkankerscreening in de staande organisatie ingebed. We vervulden succesvol een aantal nieuwe functies in de organisatie. Ook is de personele bezetting op afdeling Cliënten Service & Administratie (CSA) uitgebreid. We leidden medewerkers op om de taken rond de darmkankerscreening adequaat te kunnen uitvoeren. Sociaal Statuut Aan de afbouwregelingen die in het sociaal statuut zijn opgenomen wordt tot 1 februari 2016 uitvoering gegeven. Dit sociaal statuut was opgesteld om de gevolgen van het project “Samenvoegen en Kantelen” voor het personeel op te vangen. Formatie 31-12-2014

31-12-2013

In dienst Aantal vrouwen Aantal mannen

181 168 13

170 161 9

Totaal aantal fte

122

112

Leeftijd 2014 10% 0% 9% 7% 49%

20 - 30 jaar 31 - 40 jaar

25%

41 - 50 jaar

51 - 60 jaar Verloop In 2014 zijn er 15 medewerkers uit dienst getreden in verband met pensionering, het vinden van een baan elders en het eindigen van tijdelijke contracten. Er zijn 23 medewerkers in dienst getreden. De formatie op 31 december 2014 is 10 fte hoger dan het voorgaande jaar. Dit is te verklaren doordat het bevolkingsonderzoek darmkanker sinds 1 januari 2014 wordt uitgevoerd. Hierdoor is er formatie ophoging aan verschillende functies toegekend en zijn er nieuwe functies ingevuld. Tevens is de formatie voor de functie MBB’er in de screening verhoogd om te kunnen voldoen aan de vraag om het gewenste aantal borstonderzoeken uit te kunnen voeren. Verzuim In 2014 lag het verzuimpercentage op 4,68% (tegenover 4,58% in 2013). We hadden tot doel gesteld om maximaal 4,5% ziekteverzuim te hebben. Deze doelstelling hebben we helaas niet behaald. De ziektemeldingsfrequentie was 1,1 het afgelopen jaar. Het verzuimpercentage laat over 2014 een stijging zien. De werkgroep Gezondheidsmanagement is in 2014 van start gegaan. Het doel is om te komen tot duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers en het verlagen van het ziekteverzuim. De werkgroep werkt aan een beleidsplan, waarin doelen en activiteiten worden voorgesteld om dit te bereiken.



Pagina 15 van 35

Cliëntreacties Ons werk doen wij voor de bevolking, onze cliënten. Om kanker zo vroeg mogelijk op te sporen. Wij streven ernaar om dit op een zo goed mogelijke manier uit te voeren. Daarom nodigen wij onze cliënten uit om hun reacties en ervaringen kenbaar te maken. Dit kan via de website, telefoon, het reactieformulier ‘Uw mening telt!’, een e-mail en schriftelijk. Aantal reacties In 2014 ontvingen wij in totaal 1.100 cliëntreacties van 913 cliënten. Een cliënt kan meerdere reacties geven waardoor het aantal reacties hoger is dan het aantal cliënten. Van deze reacties hadden er 1.005 (91,4%) betrekking op het bevolkingsonderzoek borstkanker, 28 (2,5%) op het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker en 67 (6,1%) op het bevolkingsonderzoek darmkanker. Het aantal reacties afgezet tegen het aantal uitgevoerde onderzoeken is klein. Er zijn 243.285 borstkanker-, 103.017 baarmoederhalskanker- en 148.865 darmkankeronderzoeken uitgevoerd. Per 100 cliënten maakten iets minder dan 0,02 hun reactie kenbaar. Top 3 klachten 58% van de reacties betreffen klachten. De top 3 van klachten: 1. Pijn: klachten gaan over de pijnbeleving van het onderzoek of de onderzoeksmethode. 2. Bejegening: klachten gaan over de bejegening door MBB’er in de screening of andere medewerker. 3. Organisatorisch-bereikbaarheid van de standplaats: klachten gaan dan bijvoorbeeld over de bereikbaarheid van het onderzoekscentrum met het openbaar vervoer, de reisafstand vanaf de woonplaats of over de parkeergelegenheid. Complimenten Cliënten geven ons ook regelmatig een compliment. Dit uiten zij schriftelijk, via de website, het reactieformulier of mondeling. Deze cliënten ontvangen van ons een ansichtkaart met een bedankje, tenzij een cliënt een niet gunstige uitslag van het onderzoek ontvangt of aangeeft geen reactie te willen ontvangen. Verdeling op basis van soort reacties per bevolkingsonderzoek Bevolkingsonderzoek

Soort reactie per bvo

BK Compliment Klacht Suggestie Vraag BMHK Compliment Klacht Vraag DK Klacht Vraag Eindtotaal

1005 (91,4%) 359 558 45 43 28 (2,5%) 1 22 5 67 (6,1%) 61 6 1100


Pagina 16 van 35


Verdeling op basis van soort reacties Soort reactie

Totaal

Percentage

Compliment Klacht Suggestie vraag Aantal reacties

360 641 45 54 1.100

33% 58% 4% 5%

Verdeling op basis van categorieën Soort per categorie

Compliment

Klacht

Suggestie

Bejegening Leeftijdsgrenzen Medisch Organisatorisch uitnodiging uitslag voorlichting Afspraak Buisje (DK) Kosten bij doorverwijzen Wachttijd Openingstijden Organisatorisch bereikbaarheid standplaats faciliteiten Overig Pijn Verwonding Eindtotaal

284

92 5 14 53 35 44 53 1 11

1 1 1 4 1 17

3 2 1 2 11

1 6 7 36 7 360

Vraag

Eindtotaal

1

377 8 27 74 42 64 64 1 12

2 9 15 5 1

10 3 88

1

8

11 3 103

69 21 111 31 641

14 1 3 1 45

7 5 1 54

90 65 126 33 1100

Totaal aantal reacties verdeeld over wijze van binnenkomst Wijze van binnenkomst

Q1

Q2

Q3

Q4

Totaal

%

Afmeldformulier Brief Contactformulier website E-mail Reactieformulier Telefoon Medewerker Eindtotaal

4 6 23 30 155 18 4 240

1 10 17 36 181 10 5 260

3 7 16 26 223 17 2 294

7 16 25 41 194 22 1 306

15 39 81 133 753 67 12 1100

1,4 3,5 7,4 12,1 68,5 6,1 1,1 100%



Pagina 17 van 35

Wij richten ons in eerste aanleg op een excellente uitvoering van de bevolkingsonderzoeken. Van uitnodiging tot uitslag. Deze strategische ambitie was conform het beleidskader van deze periode vervat in negen accenten. Onze werkzaamheden, naast de going concern activiteiten, richten zich op deze accenten. 1. Accent op versterking van monitoring Kwaliteitsmanagementsysteem In 2014 startten we met de voorbereiding voor de implementatie van een nieuwe kwaliteitsnorm ISO voor Zorg en Welzijn (NEN-EN15224) voor de drie bevolkingsonderzoeken. De voorbereiding werd tot het project Slim & Slank gedoopt waarbij processen, procedures en formulieren efficiënter werden ingericht. De nieuw ingerichte processen zijn in het kwaliteitsmanagementsysteem gezet en begin 2015 gepubliceerd. Medewerkers werden geïnformeerd en getraind in werkoverleggen en door middel van demo’s en handleidingen zodat we goed voorbereid zijn op de audit die in april 2015 plaatsvindt. Natraject De afdeling Natraject verzamelt, verwerkt en archiveert gegevens van terecht-positief en foutpositief verwezen cliënten en gegevens van cliënten met een interval carcinoom ten behoeve van het bevolkingsonderzoek borstkanker. Hierbij vindt data-uitwisseling plaats met IKNL zodat wij onze gecontracteerde radiologen terugkoppeling kunnen geven op hun advies voor wel of geen verwijzing voor nader onderzoek. Afdeling Onderzoek & Ontwikkeling analyseert de natrajectgegevens voor mogelijk onderzoek. In 2014 is een plan rondom natraject- interval- en visitatiegegevens en fotobesprekingen voor de screening op borstkanker opgesteld, waarin verwoord is hoe dit georganiseerd is. Er is een splitsing gemaakt in het operationele proces op korte termijn en beleidsvorming op lange termijn. In het operationele proces vinden regelmatig vooraf vastgestelde natraject-, fotobesprekingen en auditbijeenkomsten plaats. De bevindingen zijn in een verslag vastgelegd en zijn in de contract evaluatie besprekingen mee genomen. 2. Accent op optimalisatie van de interne organisatie en processen Certificering ISO voor Zorg & Welzijn Medio 2015 wordt de organisatie ge-audit voor certificering volgens de nieuwe norm ‘ISO voor Zorg & Welzijn-norm’ (NEN-EN15224) voor alle drie bevolkingsonderzoeken. Deze nieuwe normering vervangt de HKZ- en ISO-normering die wij tot op heden hanteren. De voorbereidingen zijn in 2013 en 2014 getroffen. We voerden een nulmeting uit om te kunnen inschatten wat de impact van de invoering van de nieuwe norm was. We stelden deze in de tweede helft van het jaar vast. Acties die we nog moesten uitvoeren, monitoren we zorgvuldig. Beleid rolstoelgebonden cliënten In 2014 stond het rolstoelbeleid volop in de aandacht. Die aandacht reikte zelfs tot aan de Tweede Kamer, waar minister Schippers werd bevraagd over de toegankelijkheid van het bevolkingsonderzoek borstkanker voor vrouwen die aan een rolstoel gebonden zijn. Tot het moment waarop het rolstoelbeleid wordt herzien, biedt Bevolkingsonderzoek aan rolstoelgebonden cliënten meerdere opties om zich te laten screenen. Voldoen onze eigen vaste of mobiele units niet, dan bieden we een uitwijkmogelijkheid naar het ziekenhuis aan. Onze eigen radiologen beoordelen deze foto’s dan vervolgens alsnog.


Pagina 18 van 35


3. Accent op optimalisatie van het HRM-beleid HRM-beleid In de ontwikkeling van het jaarplan 2015 sprak het managementteam (MT) over het opzetten van het competentie-management. Besloten is om dit als onderdeel van het strategisch HRM-beleid op te nemen. Dit beleid staat in 2015 op de agenda. Het opleidingsplan MBB’er in de screening is aangeboden aan de OR ter advisering. Evenals het competentiemanagement is besloten het opleidingsbeleid op te nemen in het strategisch HRM-beleid dat in 2015 verder vorm moet gaan krijgen. Introductiebijeenkomst nieuwe medewerkers Sinds twee jaar organiseren wij met enige regelmaat een introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Tijdens deze bijeenkomst volgt uitleg over de organisatie, hoe wij landelijk georganiseerd zijn en allerlei overige relevante zaken. In 2014 vond deze bijeenkomst drie keer plaats en werd het “BVO Oost introductiespel” gespeeld om de nieuwe medewerkers wegwijs te maken in het kantoor en met de organisatie. Nieuwe collega’s waarderen deze wijze van kennismaken. Arbo Arbobeleid is het beleid dat de werkgever voert op het gebied van arbeidsomstandigheden. Doel van dit beleid is om je veilig en gezond te laten werken. De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om hiervoor te zorgen. Het arbobeleidsplan is herzien en werd begin 2015 goedgekeurd door het MT. Bedrijfshulpverlening Alle BHV’ers volgden in 2014 een BHV-herhalingscursus. De ontruimingsoefening heeft plaatsgevonden op kantoor Deventer. Risico inventarisatie en –evaluatie (RI&E) De uitvoering van de RI&E op de vaste screeningsunits in Nijmegen en Enschede, en de rolstoellift heeft plaatsgevonden in laatste helft van 2014. In 2015 wordt het plan van aanpak voor de RI&E opgesteld. Melding bijna-ongevallen Er zijn 8 bijna-ongevallen gemeld bij de Arbo-coördinator. De meldingen worden gerapporteerd aan het MT en, indien nodig, worden maatregelen getroffen. Eind 2013 constateerden we legionella in onze mobiele screeningsunits. Landelijk werd er een legionella beheersplan geschreven. In onze regio voerden we een aantal acties en handelingen uit om de legionella uit te bannen. De legionella is beheersbaar en levert geen gevaar op voor medewerkers en cliënten. In 2017 start het groot onderhoud van onze units en de waterhuishouding is, in verband met legionella, één van de onderdelen die aangepakt wordt. 4. Accent op uitgebalanceerd financieel beleid Optimalisering vermogenspositie In december 2014 werd door de bank de mogelijkheid geboden een lening versneld af te lossen tegen gunstige voorwaarden. Hiervan is gebruik gemaakt. De vermogenspositie is als gevolg van het positieve exploitatieresultaat in 2014 opnieuw versterkt en is daarmee gekomen op het vastgestelde gewenste niveau van 10% van de subsidie-opbrengsten. Uiteraard blijft de ontwikkeling van de vermogenspositie onder de blijvende aandacht van de controller.



Pagina 19 van 35

Betere beheersing financiële middelen door middel van budgethouderschap In de tweede helft van 2014 vonden regelmatig besprekingen plaats tussen MT en de Concernstaf over budgethouderschap. Dit wordt lager in de organisatie belegd. Stap één is het toegankelijk maken van financiële informatie voor budgethouders in Exact Sumatra. In 2015 wordt onderzocht of naast de financiële informatie ook andere informatie kan worden aangeboden via Exact Sumatra. Training in dit systeem vindt plaats op individueel niveau. Inkoopbeleid Vlak voor het einde van het jaar is het hele inkoophandboek afgerond. Deze bestaat uit een inkoopbeleid, een aantal formulieren ten behoeve van het proces (zoals een offerte aanvraagformulier) en een processchema. Begin 2015 is het inkoophandboek goedgekeurd en worden medewerkers geïnformeerd over het inkoopbeleid en gaan we volgens het beleid werken. Nieuwe accountant In 2014 rondden we het selectieproces voor een nieuwe accountant af. EY is als nieuwe accountant door de Raad van Toezicht benoemd. EY heeft naar aanleiding van de interimcontrole een managementletter gepresenteerd. Hierin gaven zij aan dat wij een professionele organisatie zijn en dat de interne beheersing sinds de fusie sterk is verbeterd. Mogelijkheden voor verbeteringen en professionalisering zijn: • Professionaliseren van de organisatie in relatie tot externe ontwikkelingen op ICT gebied. • Vergroten van de grip op zaken die worden uitgevoerd door FSB, de landelijke coöperatieve vereniging waar Bevolkingsonderzoek Oost lid van is. Naar aanleiding van deze bevindingen heeft de controller, in samenwerking met het MT, een plan van aanpak opgesteld. Invoering werkkostenregeling De werkkostenregeling vervangt de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen en is vanaf 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever. Eind 2014 hebben wij deze regeling ingevoerd. Omdat het totaalbedrag van de regelingen die wij hadden het toegestane bedrag oversteeg, is gekozen om de fietsregeling te laten vervallen. De ondernemingsraad heeft ingestemd met de werkkostenregeling en deze is ingevoerd per 1 januari 2015. 5. Accent op cultuuropbouw en onderlinge samenwerking Vervolgtraject “bouwen doe je samen” Jaarlijks organiseert Bevolkingsonderzoek Oost voor haar medewerkers een BVO-dag, die bestaat uit zowel in- als ontspanning. Na de thema’s ‘Bouwen doe je samen’ in 2012 en ‘Bruggen bouwen’ in 2013, stond in 2014 het thema ‘Kom over de brug’ centraal. Tijdens deze dag riepen we medewerkers op om zichzelf verder met de organisatie en de doelstellingen te verbinden. Op het nationaal sportcentrum Papendal spraken we hierover en brachten we de thematiek in verschillende workshops in de praktijk. Ook op cluster- en afdelingsniveau werden de ontwikkeltrajecten vervolgd. Deze hebben tot doel de onderlinge samenwerking te optimaliseren, het eigenaarschap te vergroten en operationeel excellent te worden in de uitvoering. Dit kent zijn uitwerking in het aanpassen van de werkoverleggen waarbij gedeelten thematisch door medewerkers ingevuld worden, resultaatgericht werken, feedback geven en ontvangen, ontwikkeling van leidinggevenden op het gebied van effectiviteit en de herpositionering van de Concernstaf zodat er een betere aansluiting op het primaire proces is.


Pagina 20 van 35


Kernwaarden De nieuwe kernwaarden deskundig, zorgvuldig en bewezen effectief vormen het DNA van de screeningsorganisaties en gelden zowel intern als extern. Deze kernwaarden vormen de basis waarop al onze toekomstige (communicatie)activiteiten gericht zijn. Zij zijn als het ware de fundering van de organisaties. Nadat door de landelijke werkgroep communicatie invulling gegeven is aan de kernwaarden en kernboodschappen zijn deze vertaald naar richtlijnen voor inhoudelijke keuzes en een passende tone of voice zodat in de verschillende communicatie-uitingen altijd dezelfde boodschap en persoonlijkheid doorklinkt. Vervolgens worden deze richtlijnen verankerd in een teksthuisstijl-handboek. Deze laatste fase wordt in 2015 uitgevoerd. De landelijke richtlijnen kennen vervolgens een regionale uitrol. 6. Accent op versterking van positie in de totale keten Implementatie digitale community portal De huidige regionale websites die iedere screeningsorganisatie heeft, voldoen niet meer aan wat het publiek van een website verwacht en vraagt. Hoog tijd om daar iets aan te doen. Hiervoor is een voorstel ingediend bij het Bestuurders Overleg Screening (BOS) met het advies om een usabilitytest uit te laten voeren waarin de behoeften van cliënten én professionals wordt gemeten en bevraagd. Wanneer hierover in 2015 is besloten, volgt de uitrol van het plan van aanpak. CRM In 2015 maken we een eerste stap met de implementatie van het nieuwe Customer relationship management (CRM) systeem. In eerste instantie gaat het daarbij alleen om het correct registreren van de adresgegevens van onze ketenpartners en hun kenmerken op één centraal punt binnen de organisatie. Ook eventuele mutaties en nieuwe gegevens worden vanuit dat centrale punt bijgehouden. Een tweede stap zou kunnen zijn om de contacten met ketenpartners actief te registreren. Binnen Bevolkingsonderzoek Oost hebben vaak meerdere mensen contact met een relatie. Om optimaal te kunnen inspelen op de wens van de “klant”, is het van belang om precies te weten wat er bij deze relatie speelt. Een actuele registratie van contacten speelt daarbij een belangrijke rol. Persbeleid Steeds vaker komen de bevolkingsonderzoeken in het nieuws. Om hierop aan te sluiten is een regionaal persbeleid uitgewerkt en begin 2015 ter besluitvorming aan het MT voorgelegd. Vervolgens zal het beleidsstuk worden gebruikt als input voor het opzetten van het landelijk persbeleid. 7. Accent op versterking landelijke samenwerking Van overlegstructuur naar projectstructuur In 2014 is door een afvaardiging van de managers van de screeningsorganisaties een projectplan opgesteld met de titel ‘van overlegstructuur naar projectstructuur’. Nadat dit projectplan is goedgekeurd door bestuurders is een landelijk implementatieteam ingericht die de transitie voorbereid van overlegstructuur naar projectstructuur. In januari 2015 heeft de kick-off voor de nieuwe projectstructuur plaatsgevonden. Parallel hieraan zijn alle landelijke werkgroepen opgeheven, met uitzondering van de Landelijke Werkgroep Financiën (LWF), het Operationeel Managersoverleg Borstkanker-, Baarmoederhalskanker- en Darmkankerscreening (OMB, OMC en OMD). Er is een toolkit ontwikkeld waarin de benodigde documenten voor projectmatig werken zijn te vinden.



Pagina 21 van 35

8. Accent op ICT ontwikkeling Narrowcasting Halverwege 2014 was het ontwerp voor de wachtkamerschermen klaar en werden de televisieschermen in de screeningsunits opgehangen. Cliënten kunnen nu in de wachtkamer op deze schermen informatie over de bevolkingsonderzoeken en actuele nieuwsfeiten lezen. Ook wordt stap voor stap uitgelegd hoe het bevolkingsonderzoek borstkanker verloopt. Stabiliteit ICT omgeving In 2014 is de nadruk gelegd op een stabielere omgeving voor de kantoorautomatisering. Om dit te realiseren werden softwarematige aanpassingen gedaan, een tweede core switch aangeschaft en 24/7 monitoring van de hele omgeving. De rapportage laat zien dat de omgeving inmiddels stabiel is. De performance van de omgeving is goed en er zijn geen kritische incidenten geweest. In 2015 is het doel om een uptime garantie te kunnen afgeven van 99,6% tijdens kantooruren en het juist en tijdig informeren van eindgebruikers bij verstoringen in het proces. 9. Accent op invoering darmkankerscreening en vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Invoering darmkankerscreening 2014 was het jaar waarin we het derde bevolkingsonderzoek invoerden, het bevolkingsonderzoek darmkanker. Op 13 januari van dat jaar werden de eerste uitnodigingen verzonden aan een gedeelte van de doelgroep vrouwen én mannen. Het eerst half jaar van de invoering bleef de landelijke projectorganisatie, bestaande uit medewerkers van de screeningsorganisatie en het RIVM, bestaan zodat er een centrale plek was waar men met vragen terecht kon, lopende zaken nog afgerond en geïmplementeerd konden worden en kinderziektes verholpen konden worden. Halverwege het jaar, op 14 juli, werd het landelijke projectteam opgeheven en vond de overdracht plaats naar de staande organisatie. De projectleider leverde een eindrapportage van het project op en we voerden gezamenlijk een evaluatie van het project uit onder leiding van een extern adviseur. De manager Planning, Logistiek en Administratie (PLA) kreeg regionaal de darmkankerscreening in haar portefeuille en neemt namens onze organisatie deel aan het OMD. Zij heeft landelijk als aandachtsgebieden ICT en rapportages. Met de komst van dit bevolkingsonderzoek kwamen er nieuwe functies en extra taken voor medewerkers bij. Inmiddels zijn nieuwe medewerkers ingewerkt en de nieuwe werkzaamheden zijn door middel van trainingen eigen gemaakt. Het laatste kwartaal startten we met de periodieke audits van de 17 gecontracteerde coloscopiecentra in ziekenhuizen en zelfstandige behandelcentra en de 7 laboratoria. De planning hiervan loopt door in het eerste kwartaal van 2015. Ook vinden er met enige regelmaat bijeenkomsten plaats voor de ketenpartners die verbonden zijn aan dit bevolkingsonderzoek. In deze bijeenkomsten worden zij bijgepraat over de laatste stand van zaken en wisselen zij onderling informatie en best practices uit. Vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker In oktober 2013 werd bekend dat het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker op enkele punten veranderd wordt. Minister Schippers van VWS besloot om (hoogrisicotype Humaan Papilloma virus) hrHPV screening in het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker in te voeren. Dit voorkomt jaarlijks ongeveer 75 extra gevallen van baarmoederhalskanker en 18 sterfgevallen. Ook besloot de minister om een zelfafnameset beschikbaar te stellen. Vrouwen die na de


Pagina 22 van 35


uitnodiging geen afspraak hebben gemaakt voor het uitstrijkje kunnen bij de herinnering een zelfafafnameset aanvragen. Landelijk en regionaal werden diverse projectgroepen ingericht. In Oost is een externe projectleider aangenomen die projectleider is van een regionaal projectteam en in diverse landelijke projectgroepen, waaronder de landelijke projectgroep Communicatie & Deskundigheidsbevordering zitting heeft. In 2014 zijn de volgende zaken gerealiseerd: • Er is een regionaal projectplan opgeleverd. • De gecontracteerde laboratoria zijn bezocht en de contracten zijn per 1 januari 2016 opgezegd. • Alle huisartsen zijn over de vernieuwing geïnformeerd en er is aangekondigd dat in het vernieuwde bevolkingsonderzoek huisartsen niet meer zelf hun cliënten uitnodigen. • Medewerkers worden met regelmaat geïnformeerd over de stand van zaken. In 2014 vonden voornamelijk landelijke overleggen plaats met een tot nu toe geringe vertaling naar de regio’s. De verwachting is dat in 2015 de regionale impact groter zal worden en daarmee zal het regionale projectteam worden uitgebreid. Dat jaar vinden er diverse aanbestedingen plaats, waaronder die naar de zelfafnameset en de laboratoria.



Pagina 23 van 35

5. Projecten en onderzoeken Bevolkingsonderzoek borstkanker Compressie op maat In december 2014 verscheen er in de European Radiology een wetenschappelijk artikel ‘Comparison of a flexible versus a rigid breast compression paddle: pain experience, projected breast area, radiation dose and technical image quality’ over het onderzoek compressie op maat. Onze onderzoekster, Marloes ten Voorde, was één van de auteurs van dit artikel. Dense trial In april 2013 is de landelijke DENSE studie van start gegaan in de regio Oost. Vrouwen met relatief veel klier- en bindweefsel hebben namelijk meer kans op borstkanker. Daarnaast wordt een tumor in het dichtere borstweefsel makkelijk gemist op een mammogram. In de studie wordt onderzocht of een aanvullende MRI uitkomst biedt voor deze vrouwen. Wij nodigen in ons werkgebied in totaal tussen de 1.000 en 1.500 vrouwen uit voor deelname hieraan. Voor het uitvoeren van de volledige DENSE studie, zijn 4.776 MRI’s nodig. Inmiddels zijn sinds 2011 (de start van de studie in Nederland) 3.004 MRI’s uitgezocht. De verwachting is dat in de loop van 2015 het vereiste aantal MRI’s gehaald wordt. Het streven is om de vrouwen die deelnemen aan de studie, zes jaar lang te volgen en in totaal drie MRI-onderzoeken (na iedere reguliere screeningsronde) aan te bieden. In de afgelopen maanden is op kleine schaal de tweede ronde van start gegaan, waarbij vrouwen die twee jaar geleden mee hebben gedaan aan het MRI-onderzoek, opnieuw voor een MRI-onderzoek zijn uitgenodigd. De uitkomsten van de DENSE studie worden uiteindelijk vergeleken met de resultaten van het reguliere bevolkingsonderzoek borstkanker. Dan kan ook geconcludeerd worden of een MRIonderzoek bij vrouwen met zeer dicht borstweefsel meer borstkanker in een vroeg stadium kan opsporen. Evaluatie landelijk uniforme regeling siliconenprothese Het Centrum voor Bevolkingsonderzoek (CvB) heeft het LRCB gevraagd een evaluatie uit te voeren naar de ervaringen met de nieuwe protheseprocedure in het bevolkingsonderzoek borstkanker. De nieuwe procedure is 1 januari 2014 van start gegaan, waardoor een evaluatie pas begin 2015 uitgevoerd kan worden. Om de evaluatie mogelijk te maken, hebben de screeningsorganisaties gedurende zes maanden alle vrouwen met een borstprothese uniform geregistreerd. De aanwezigheid van prothesen bij een cliënt zijn bij de annotaties aangegeven door alle MBB’ers tijdens de visuele inspectie. De nulmeting is uitgevoerd op 100 beelden: 20 per screeningsorganisatie. Op basis van deze nul-meting is aan alle screeningsradiologen een aangepaste instructie gestuurd voor het beoordelen van vrouwen met een borstprothese. Hetzelfde geldt voor de MBB’ers voor de belichting. Vier maanden na de communicatie van de aangepaste instructie heeft opnieuw een meting plaatsgevonden om te evalueren of de uniformiteit van de radiologen is toegenomen. Eind 2015 wordt een rapportage van de uitkomsten verwacht.


Pagina 24 van 35


Pilot functiedifferentiatie Vanaf 1 september is gestart met het werkervaringsjaar voor de MB’er (screeningsassisente). Aanvankelijk heeft zij gewerkt onder begeleiding van twee MBB-coaches. Dit is later aangevuld met een derde coach. De werkzaamheden worden zowel op een vaste als op een mobiele screeningsunit uitgevoerd. Bij het RIVM is aangegeven dat er een uitspraak gedaan moet worden of MB’ers definitief aangesteld kunnen worden na de pilot, in het kader van geldende regelgeving. De uitvoering loopt in 2015 door. Bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Cliënttevredenheidsonderzoek In juni 2014 is er een landelijk cliënttevredenheidsonderzoek uitgevoerd onder deelnemers aan het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker. Dit onderzoek neemt een jaar in beslag nemen zodat alle leeftijdscohorten vertegenwoordigd zijn. In maart 2015 vindt de analyse van het onderzoek plaats en maken wij de resultaten bekend. Organisatiebreed Organisatieverbetering In 2013 bleek dat de afsluiting van de Concernstaf bij het primaire proces onvoldoende goed tot zijn recht kwam. De overleg- en besluitlijnen verliepen niet transparant doordat de bestuurder ook leidinggevende van de Concernstaf was. Ook werd haar takenpakket (te) vol door een toenemende vraag om inzet voor landelijke vraagstukken. Dit gaf aanleiding om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om de organisatie verder te optimaliseren. In mei 2014 startte een projectgroep onder leiding van een extern deskundige met een inventarisatie van knelpunten en verwachtingen. Dit resulteerde in een aantal scenario’s, alternatieven voor de organisatiestructuur en aandachtspunten in de werkwijze. Ook werd besloten om tijdelijk een leidinggevende voor de Concernstaf aan te stellen, die zowel leiding geeft aan de stafmedewerkers en de bestuurder deels ontzorgt. Begin 2015 maakte de zittende bestuurder Susanne Bentvelsen bekend dat zij per 1 mei 2015 een andere baan geaccepteerd had. Dit stelde het vraagstuk in een ander daglicht en wordt opnieuw in beraad genomen wanneer er een nieuwe bestuurder wordt aangesteld. Huisvesting Verschillende ontwikkelingen maakten dat we een strategische visie op onze huisvesting moesten ontwikkelen: het opheffen van de beoordelingseenheden in de ziekenhuizen, de wens om tegemoet te komen aan klachten van cliënten rondom de vaste unit in Arnhem, groei van de doelgroep, een betere toegankelijkheid voor rolstoel-cliënten en het aflopen van huurcontracten. Daarom openden we in 2014 een vaste unit in Enschede, verhuisden we naar een beter toegankelijke locatie in Nijmegen en vervingen we de vaste unit in Arnhem door een mobiele unit. Ook openden we drie beoordelingseenheden voor radiologen in Deventer en Nijmegen. De voorbereidingen voor een vaste unit in Zwolle in zijn in volle gang en naar verwachting openen we in 2016 hier een vaste unit. Gezondheidsmanagement Medio 2014 is de werkgroep Gezondheidsmanagement van start gegaan. Doel is te komen tot een duurzame inzetbaarheid van medewerkers en het verlagen van het ziekteverzuim tot een maximum van 4,5%. De werkgroep werkt aan een beleidsplan, waarin doelen en activiteiten worden voorgesteld om dit te bereiken. Het ziekteverzuimbeleid neemt in belangrijkheid toe en een rapportage met eventueel nieuwe maatregelen wordt in de eerste helft van 2015 gepresenteerd.



Pagina 25 van 35

Personeels-, salarisadministratie, planning, facturen Sinds januari 2014 beheren wij zelf de salarisadministratie met het systeem AFAS. Sinds eind 2014 kunnen medewerkers inloggen in dit systeem en hierin hun loonstroken, jaaropgaven, rooster en verzuim inzien. Ditzelfde systeem is gekoppeld aan de planningsmodule Ortec Workforce Scheduling (OWS) waarmee de planning van de screeningsunits en het inroosteren van de MBB’ers vereenvoudigd wordt. Via Exact Synergy is de factuurstroom gedigitaliseerd en is het voor de budgethouders mogelijk om op elk gewenst moment op de dag offertes en facturen te raadplegen en te fiatteren. Medewerkersonderzoek In maart 2014 werd er een medewerkersonderzoek uitgevoerd waarin over diverse onderwerpen naar de mening van medewerkers werd gevraagd. Bijna driekwart vulde de vragenlijst in en in mei werden de resultaten bekend gemaakt. De gemiddelde tevredenheid kreeg het cijfer 7,8. Dit ligt boven de gestelde norm van een 7,5 die het MT stelde in het Meerjarenkader 2012- 2015. Ook is de bevlogenheid gestegen ten opzichte van het medewerkersonderzoek in 2011. Dit betekent dat er in de afgelopen drie jaar meer plezier is ontstaan in het uitvoeren van de werkzaamheden en omgang met collega’s. Verbeterpunten liggen op het gebied van communicatie, feedback en samenwerking. Reputatieonderzoek Het reputatieonderzoek dat bureau Motivaction voor ons uitvoerde is afgerond, en de eindrapportage is binnen. Het MT en de staf worden in februari 2015 hierover geïnformeerd. Tevens worden dan de drie pijlers van het beleid externe betrekkingen en voorstellen voor het vervolg besproken.


Pagina 26 van 35


6. Governance Ineke Kors-Uiterwijk maakt sinds maart 2012 actief deel uit van het cliëntenpanel en is nauw betrokken bij het reilen en zeilen van Bevolkingsonderzoek Oost. Ineke: “Dat ik nu deel uitmaak van het cliëntenpanel is min om meer bij toeval op mijn pad gekomen. Tijdens mijn bezoek aan de ‘bus’ voor het borstonderzoek kwam ik in gesprek met een laborant (MBB’er). Ik vroeg haar iets over de wijzingen in de vragenlijst op de achterzijde van de uitnodiging. Deze, zo op het oog simpele vraag, werd beantwoord en mij werd duidelijk dat bij de totstandkoming van een brief en het wijzigen ervan een hele wereld schuilging. Een voor mij toen nog onbekende wereld, en waarvan ik nu weet, een hele interessante. Op dat moment zocht Bevolkingsonderzoek Oost leden voor haar cliëntenpanel en de betreffende MBB’er vroeg mij of dat niet iets voor mij was. Mijn interesse was direct gewekt! Ik nam contact op, werd lid van het panel en maakte kennis met een prachtige organisatie. Een organisatie die oprecht waarde hecht aan de input van hun cliënten. Vanuit dit perspectief kijk ik naar wat de organisatie doet en hoe zij en haar medewerkers communiceren met cliënten. Dit is wat mij aantrok. Meedenken over zaken en plannen over de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken en die ons vrouwen (en sinds ruim een jaar ook mannen) direct aangaan. Het gaat vaak over praktische zaken zoals de uitnodigings- en uitslagbrieven en de folders die verstuurd worden, de inrichting van de screeningsunits en de website. Zijn de teksten helder en begrijpelijk, hoe wordt de inrichting van de units ervaren, werkt de website prettig, is de informatie goed vindbaar, etc.? Allemaal vragen waarover ik mijn mening en advies geef. Een heel nieuw onderdeel waar wij als cliëntenpanel bij betrokken werden was de voorbereiding van het bevolkingsonderzoek darmkanker. Hierover is veel van gedachten gewisseld en zijn ideeën aangedragen. We hebben letterlijk de prototypes van de onderzoekbuisjes aan onderzoek onderworpen. Heel praktisch en waardevol als blijkt dat bepaalde tips overgenomen worden. Twee keer per jaar overleggen we op het kantoor in Deventer. Een kantoor dat warmte uitstraalt en lopend over de werkvloer ervaar je de betrokkenheid van de medewerkers. Tijdens dit overleg worden we geïnformeerd - afhankelijk van het onderwerp - door de bestuurder, de klachtenfunctionaris, projectleiders of communicatieadviseur. Ik heb het gevoel echt een bijdrage te leveren omdat duidelijk is dat onze inbreng gebruikt wordt om een afgewogen besluit te nemen. En dit besluit draagt weer bij tot kwalitatief hoogwaardige bevolkingsonderzoeken waarnaar de screeningsorganisaties streven om zodoende een bijdrage te kunnen leveren aan vroegtijdige opsporing en behandeling van kanker. Op deze manier kan ik een steentje bijdragen.” Cliëntenpanel De samenstelling van het cliëntenpanel veranderde in 2014 drastisch. Nadat een aantal zittende leden aangaf ruimte te willen maken voor “vers bloed”



Pagina 27 van 35

startte onder de eigen medewerkers een wervingsactie voor nieuwe leden. Via dit informele circuit toonden uiteindelijk vier vrouwen zich bereid om lid te worden: Jennie Teering, Josephine Pol, Hetty Murman en Christa Vorsterman van Oijen. Dat bracht de omvang van het panel eind 2014 op zeven leden. Om het panel een zo representatief mogelijke afspiegeling te laten zijn van de doelgroep die we bedienen, zoeken we nog steeds vrouwen tussen 30 en 60 jaar en mannen die hun bijdrage willen leveren. Daarnaast denken we na over een manier om de betrokkenheid van het panel bij de organisatie verder te vergroten. Bestuur en toezicht Onze inkomsten ontvangen wij vanuit de ‘Subsidieregeling Publieke Gezondheid’. Middels een inhoudelijk en financieel jaarverslag leggen wij verantwoording af over het gevoerde beleid, de geleverde prestaties en gemaakte kosten. Een extern accountant controleert onze jaarrekening en bespreekt deze met de Raad van Bestuur, de controller, de auditcommissie Financiën en de Raad van Toezicht. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft een belangrijke rol in de toetsing van de strategie, het beleid, de bedrijfsvoering en de (financiële) verantwoording van beleidsuitvoering en de resultaten. Zij doet dit op basis van de statuten, de opgestelde reglementen en de Zorgbrede Governance Code. Daarnaast heeft zij een belangrijke rol als werkgever, klankbord en adviseur van de Raad van Bestuur. In 2014 bestond de Raad uit 5 leden. Op 1 januari 2014 trad voorzitter mevrouw Janssen af en werd de heer Strik de nieuwe voorzitter en mevrouw Koller de nieuwe vice-voorzitter. In de bijlage, op pagina 31, is een overzicht te vinden van wie de leden zijn, welk aandachtsgebied en functie zij hebben. Organisatiestructuur Onze organisatie kent een Raad van Bestuur die eindverantwoordelijk is, de organisatie aanstuurt, de beleidskaders stelt en richtinggevende besluiten neemt. De taken zijn vastgelegd in de statuten en het reglement van de Raad van Bestuur. Zij legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De bestuurder, manager Screening, manager Bedrijfsbureau, manager PLA en de controller vormen samen het MT. Het MT is integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie en heeft tot taak om de hen betreffende organisatieonderdelen te managen, zorg te dragen voor onderlinge afstemming door de verbindingen tussen de organisatieonderdelen te organiseren en het stellen van kaders in de directe aansturing van de uitvoering. Zij leggen verantwoording af aan de bestuurder. Periodiek vinden MT-vergaderingen plaats waarin de bedrijfsvoering, zowel qua productie als financieel, wordt besproken. Bedrijfsvoering Wij gebruiken een planning- en controlcyclus. Deze start in juni met een kaderbrief waarmee de eerste aanzet voor de jaarplannen en begroting gemaakt wordt. Na vaststellen en goedkeuren van de begroting dienen wij in oktober de subsidieaanvraag in. Per kwartaal stellen we een financiële rapportage op om de opbrengsten en uitgaven ten opzichte van de begroting te bewaken. De Raad van Toezicht, Raad van Bestuur en de controller bespreken deze rapportage ieder kwartaal waarin ook de niet-financiële prestaties zijn opgenomen. Ondernemingsraad De Raad van Bestuur heeft in 2014 vijf keer met het Dagelijks Bestuur van de ondernemingsraad (OR) overleg gevoerd. De voltallige OR heeft in 2014 vijf maal met de bestuurder overleg gevoerd. De OR vermeldt de overige gegevens in haar eigen jaarverslag. Ook instemmingsverzoeken en adviesaanvragen komen in dat jaarverslag aan de orde.


Pagina 28 van 35


7. Financiële informatie De planning en control-cyclus 2015 startte in mei 2014 met een groot MT-dag. Op deze dag worden de kaders voor het nieuwe jaar besproken met de Concernstaf en het MT. Naar aanleiding van de kaderbrief zijn de jaarplannen opgesteld en op basis hiervan de begroting 2015. Deze is in december definitief vastgesteld en goedgekeurd door de RvT. Tussentijds zijn er verschillende Groot MT-dagen gehouden, om bijvoorbeeld de jaarplannen aan elkaar te presenteren. In december 2014 werd door de bank de mogelijkheid geboden een lening versneld af te lossen tegen gunstige voorwaarden. Hiervan is gebruik gemaakt. Het boekjaar 2014 is afgesloten met een positief resultaat van ruim € 556.000 en ligt boven het begrote resultaat van € 533.000. Dat betekende dat eind 2014 het eigen vermogen verder is toegenomen en op het gewenste niveau kwam van 10% van de subsidie opbrengsten. Dit is in lijn met de doelstelling die een aantal jaren geleden is geformuleerd. Een extra dotatie aan de voorziening Groot Onderhoud is ten laste van het resultaat gebracht. Het eigen vermogen mag op basis van de ‘subsidieregeling publieke gelden’ niet meer bedragen dan 10%. Bij overschrijding van dit percentage moet het surplus worden terugbetaald. De liquiditeitspositie is gunstig en is ten opzichte van 2013 fors gegroeid, van €4,4 miljoen naar €6,3 miljoen. De oorzaak van deze groei ligt vooral in de financiële afwikkeling 2013 met het RIVM (afwikkeling subsidie na afloop van het boekjaar) en het effect van vervroegde aflossingen in 2013 (minder aflossing en rente in 2014). Dit jaar hebben zich een aantal bijzonderheden voorgedaan die van invloed zijn op de hoogte van het resultaat. Wanneer we deze bijzonderheden buiten beschouwing zouden laten, dan zou het resultaat € 519.600 bedragen. Het ‘genormaliseerde’ resultaat, dat wil zeggen het resultaat vanuit ‘going concern’ is als volgt opgebouwd (bedragen * € 1.000): In € 1.000 Exploitatieresultaat 2014 Elimineren: Vrijval voorziening reorganisatie Extra dotatie voorziening groot onderhoud units Aflossing lening ING Schattingswijziging mammografen Voorziening versterking infrastructuur

556,3 -118,6 66,9 15,0 -141,7 141,7 -36,7 519,6

Genormaliseerd resultaat 2014

Opbouw van de baten De baten worden grotendeels gevormd door de subsidieverlening voor het borstkanker-, baarmoederhalskanker- en darmkankeronderzoek. De subsidie voor de bevolkingsonderzoeken borst- en baarmoederhalskanker zijn gebaseerd op het aantal uitgevoerde onderzoeken tegen door het RIVM vastgestelde tarief. De baten zijn als volgt opgebouwd (bedragen * € 1.000): Onderdeel

2014

2013

Borstkanker Baarmoederhalskanker Darmkanker Overige opbrengsten Totaal

12.394,0 6.679,7 1.890,6 79,4 21.043,7

12.258,2 6.297,0 1.039,5 37,6 19.632,3



Pagina 29 van 35

Kostprijs per onderzoek De kostprijs per borstkankeronderzoek bedraagt €60,65 en voor baarmoederhalskanker €63,82 Opbouw van de tarieven Het verloop van de tarieven voor de bevolkingsonderzoeken baarmoederhalskanker en borstkanker in 2014 zijn als volgt: 2013

1-1-2014

1-6-2014

Opbouw tarief bmhk Vergoeding huisarts

12,04

12,62

12,62

Vergoeding cytodiagnostische beoordeling Ziekenhuiskosten Specialistenhonorarium

18,01 7,48

23,47 7,66

25,95 7,66

Organisatiekosten Totaal

18,72 €56,25

19,06 €62,81

19,06 €65,29

De organisatiekosten voor de baarmoederhalskankerscreening zijn verhoogd met de OVA indexering van 1,94%. De vergoeding voor de borstkankerscreening is in 2014 gestegen naar €62,99 (2013: €62,15) met de OVA indexering. Deze indexering bedroeg 1,94%. Het verloop is als volgt: Tarief 2013, basis 2014

€62,15

Indexering OVA over 70% van het tarief Tarief

€ 0,84 €62,99

Voor de darmkankerscreening is nog geen tarief vastgesteld. Er is sprake van budget neutrale financiering. Investeringen In 2014 is er voor afgerond € 656.000 geïnvesteerd, hoofdzakelijk bestaande uit: • Inrichting vaste locatie Enschede en Nijmegen • ICT software en hardware ten behoeve van upgrade ICT-systeem • Vervoermiddelen ten behoeve van koeriers en bestuurder. Bijzonderheden in exploitatie De personele kosten zijn ten opzichte van 2013 gestegen. De grootste oorzaak is de uitbreiding van de formatie. Hieronder wordt het aantal fte ultimo boekjaar 2014 en 2013 weergegeven. Deze zijn als volgt te specificeren: Bestuurder / Concernstaf Ondersteuning screening Screening Bedrijfsbureau Totaal

2014

2013

13,9 20,7 73,2 12,8 120,6

10,6 16,2 70,8 14,8 112,4

De gemiddelde kosten per fte bedragen in 2014 €52.642, voor 2013 €52.883. De verlaging van de gemiddelde kosten wordt veroorzaakt door een lagere dotatie aan de voorziening plb-uren (persoonlijk levensfase budget) en voorziening jubilea. In 2014 zijn per saldo minder plb-uren


Pagina 30 van 35


gespaard. De kosten personeel niet in loondienst zijn gestegen als gevolg van het project ‘vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker’. Afschrijvingen materiële vaste activa De afschrijvingen op de mammografen is aangepast van 7 jaar naar 10 jaar omdat de apparatuur langer meegaat dan in eerste instantie was verwacht. Deze aanpassing leidt tot een lagere afschrijvingslast van ruim € 141.000. De financiële ruimte die hier door ontstaat wordt gebruikt voor de financiering van de landelijke projecten als ‘vernieuwing bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker’ en de bouw van het ICT-systeem ScreenIT. Uitvoeringskosten Begin 2015 is de aanbesteding groot onderhoud van de screeningsunits afgerond. De renovatie van de units wordt gemiddeld eens per 7 jaar uitgevoerd. Er wordt in de loop der jaren een voorziening opgebouwd om de renovatiekosten te dekken. Naar aanleiding van de uitkomsten van de aanbesteding is extra gedoteerd aan deze voorziening. In totaal wordt per unit een reservering opgebouwd van € 75.000. Balans en exploitatie Balans per 31-12-2014

Balans per 31-12-2013

Activa Vaste Activa Vlottende Activa Totale Activa

5.516.244 6.897.888 12.414.132

5.858.490 6.005.368 11.863.858

PASSIVA Eigen vermogen

2.079.081

1.510.920

Voorzieningen Totale voorzieningen

4.893.139

4.762.574

Langlopende schulden Kortlopende schulden Totale schulden

1.187.011 4.254.901

1.829.308 3.761.056

Totale passiva

12.414.132

11.863.858

Staat van baten en lasten

2014

2013

Baten

21.043.669

19.632.285

Lasten Financiële baten en lasten Totale lasten Resultaat

20.381.956 105.422 20.487.378 556.291

18.680.986 180.516 18.861.502 770.783



Pagina 31 van 35

Bijlagen Organisatiestructuur per 31 december 2014 Raad van Bestuur Mevr. Drs. G. A. Bentvelsen – Prins (tot 11 mei 2015) Managementteam Naam Mevr. Drs. G. A. Bentvelsen – Prins Mevr. H. Kroeze – Voogd Mevr. S. M. Drewes Dhr. P. Hoogland Dhr. R. van Munster

Functie Bestuurder Manager Primaire Cluster Screening Manager Planning, Logistiek en Administratie Hoofd Bedrijfsbureau Controller

Raad van Toezicht Naam

Aandachtsgebied

Functies

Dhr. C.J.J. Strik

Voorzitter

Bestuurder, woCom Someren

Mevr. mr. K.W.J. Koller, Msc MBA

Vice-voorzitter Lid auditcommissie kwaliteit Lid Lid auditcommissie financiën

Dhr. G.J.H. Geerling RA

Mevr. N.W.A. Vos, RA, CFE Dhr. Prof.dr.H.J. Hoekstra

Lid Lid auditcommissie financiën Lid Lid auditcommissie kwaliteit

Datum eerste benoeming 1 januari 2013

Aftredend

Quality Manager & Legal counsel Wassenburg Medical B.V. Register Accountant Ten Kate Huizinga Accountants NV. (tot 1 febr. 2015) Thans: Hoofd bedrijfsvoering/ Controller De Waerdenborch Toezichthouder Bureau Financieel Toezicht

26 maart 2012

26 maart 2016

26 maart 2012

26 maart 2016

1 september 2013

1 september 2017

Hoogleraar Chirurgische Oncologie, UMCG / RUG Groningen

1 september 2013

1 september 2017

1 januari 2017

Ondernemingsraad Tot 29 juni 2013 Mevr. K. Japing (voorzitter) Mevr. E. H. Dijkslag – Vriezema (secretaris) Mevr. F. E. Velthuis – Kamperman (lid) Mevr. J. Dijkstra (lid) Mevr. C. M. Fliers (lid) Mevr. L. Slager (lid) Mevr. H. Kiers – Zijlstra (lid) Mevr. M. Pipicelli (ambtelijk secretaris)

Per 30 juni 2013 Karin Japing (voorzitter) Mevr. E. H. Dijkslag – Vriezema (secretaris) Mevr. J.M. Eyck-Wijn (lid) Mevr. J. Dijkstra (lid) Mevr. H. Klaseboer (lid) Mevr. L. Slager (lid) Mevr. H. Kiers – Zijlstra (lid) Mevr. M. Pipicelli (ambtelijk secretaris)

Cliëntenpanel Naam Mevrouw R. Planten Mevrouw A. van de Steeg – De Borst Mevrouw Teering – Sanders Mevrouw Murman – van der Schaaf Mevrouw I. Kors Mevrouw Vorsterman van Oijen – Linthorst Mevrouw Pol


Plaats Enschede Enschede Twello Geldermalsen Haaksbergen Apeldoorn Deventer

Pagina 32 van 35


Uitgebreid organogram Raad van Toezicht

Raad van Bestuur

OR

Cliëntenpanel

Concernstaf

Bedrijfsbureau

Screening

PLA

Planning & Control

Planning

Onderzoek & Ontwikkeling

Projecten

FSP

HRM + Arbo

CSA

Technisch beheer

Uitvoering Screening 1

ICT

Communicatie & Externe Betrekkingen

Standplaats beheer

Kwaliteit

Cliëntreacties & Klachten

Beleidsadvies bevolkings onderzoeken

Natraject

- team 1 - team 2 - team 3

Rooster planning

Uitvoering Screening 2 - team 4 - team 5 - team 6

Opleidingen

Uitvoering Screening 3 - team 7 - team 8

Helpdesk

Applicatie beheer

Proces management

Algemeen- / Bestuurs secretariaat

Facilitaire dienst

- team 9 Preventie

Pathologie

Facilitair & Inkoop Koeriers & Postkamer



Pagina 33 van 35

Afkortingenlijst Afkorting

Term

Beschrijving

BE BHV’er

Beoordelingseenheid Bedrijfshulpverlener

BOS

Bestuurders Overleg Screening

CIS

Cervix Informatie Systeem

CRM CvB

Customer relationship management Centrum voor Bevolkingsonderzoek

CSA DNV

Cliënten Service Administratie Det Norske Veritas

ECR

European Congress of Radiology

FSB

Facilitaire Samenwerking Bevolkingsonderzoeken Het Nieuwe Werken hoogrisicotype Humaan Papilloma virus

Ruimte waar radiologen borstfoto’s beoordelen Hulpverlener bij ongewenste gebeurtenissen in een organisatie Landelijk overlegorgaan waarin de bestuurders van de SO’s in vertegenwoordigd zijn ICT-systeem bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker Systeem klantrelatiebeheer Samen met het RIVM verantwoordelijk voor de landelijke coördinatie en regie van de partijen die bij de bevolkingsonderzoeken zijn betrokken Afdeling binnen Bevolkingsonderzoek Oost Organisatie die externe audit uitvoert bij Bevolkingsonderzoek Oost Jaarlijks congres in Wenen op gebied van radiologie Samenwerkingsverband van de vijf screeningsorganisaties Plaats- en tijdonafhankelijk werken Virus waardoor baarmoederhalskanker wordt veroorzaakt ICT-systeem bevolkingsonderzoek borstkanker

HNW hrHPV iBOB iFOBT

Informatiesysteem Bevolkingsonderzoek Borstkanker Immunologische fecale occult bloedtest

IKNL

Integraal Kankercentrum Nederland

KMS

Kwaliteitsmanagementsysteem

LRCB

Landelijk Referentiecentrum voor Bevolkingsonderzoek

LWF MB’er MBB’er MT

Landelijke Werkgroep Financiën Medisch beeldvormingsdeskundige Medisch beeldvormingsen bestralingsdeskundige Managementteam

MTO

Medewerkerstevredenheidsonderzoek

OMB

Operationeel Managersoverleg Borstkankerscreening Operationeel Managersoverleg Baarmoederhalskankerscreening Operationeel Managersoverleg Darmkankerscreening Ondernemingsraad Ortec Workforce Scheduling Planning, Logistiek en Administratie Risico- inventarisatie en evaluatie

OMC OMD OR OWS PLA RI&E


Zelfafnameset die gebruikt wordt in het bevolkingsonderzoek darmkanker Kennis- en kwaliteitsinstituut voor zorgverleners in de oncologische en palliatieve zorg Systeem gericht op beheersing en verbetering van de bedrijfsvoering (processen) Kennisorganisatie die bijdraagt aan de medischinhoudelijke en fysisch-technische kwaliteit van bevolkingsonderzoeken Landelijke werkgroep Screeningsassistent Screeningslaborant Integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatie Onderzoek naar tevredenheid dat 1 keer in de 3 uitgevoerd wordt onder alle medewerkers Landelijke werkgroep Landelijke werkgroep Landelijke werkgroep Inspraak- en medezeggenschapsorgaan Planningssysteem Afdeling binnen Bevolkingsonderzoek Oost Onderdeel van het arbobeleid op gebied van

Pagina 34 van 35


RIVM

Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu

RvB

Raad van Bestuur

RvT SE

Raad van Toezicht Screeningseenheid

SKON

Stichting Kankerscreening Oost Nederland

SVOB

Stichting Vroege Opsporing Borstkanker

SVOKON

Stichting Vroege Opsporing Kanker OostNederland Screeningsorganisatie

SO VWS WHO

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport World Health Organisation

risico's voor de veiligheid en gezondheid op de werkplek Het RIVM bevordert door onderzoek, uitvoering en ondersteuning de publieke gezondheid en een schoon en veilig leefmilieu Hoogste leidinggevende orgaan van een publieke organisatie Toezichthoudende orgaan Screeningsunit waar het bevolkingsonderzoek borstkanker wordt uitgevoerd Organisatie die het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker uitvoerde in regio Nijmegen Organisatie die het bevolkingsonderzoek borstkanker uitvoerde in regio Enschede. Organisatie die het bevolkingsonderzoek borstkanker uitvoerde in regio Nijmegen. Uitvoeringsorganisaties voor de bevolkingsonderzoeken naar kanker

Wereldgezondheidsorganisatie

Verklarende woordenlijst Begrip

Beschrijving

AFAS BIRADS Bouwen doe je samen Bruggen Bouwen Kom over de burg Compressie op maat Dense studie Exact Synergy Foliestudie

Salarisverwerkings- en personeelsadministratiesysteem Classificatiesysteem en richtlijnen bij mammografisch onderzoek. Organisatiebreed teamontwikkeltraject in 2012. Organisatiebreed teamontwikkeltraject in 2013. Organisatiebreed teamontwikkeltraject in 2014. Onderzoek naar pijnvermindering door op de borst afgestelde kracht. Onderzoek naar aanvullende MRI voor vrouwen met dicht borstweefsel. Programma voor fiatteren van facturen. Onderzoek naar gebruik van folies op gebied van borstweefsel en prijsvermindering Planningsprogramma. Certificaat kwaliteitsmanagementsysteem bevolkingsonderzoek borstkanker (HKZ) en bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker (ISO). Certificaat kwaliteitsmanagementsysteem bevolkingsonderzoeken.

Harmony HKZ/ISO-norm ISO voor de Zorg (NEN 15224:2012) MammoXL Medical Device Narrowcasting NEN-EN15224 Natrajectgegevens Non-responders Operationeel excellent

Papendalsymposium

Uitwisseling van beelden en screeningsverslagen tussen de screeningsorganisatie en het ziekenhuis plaats via een beveiligde internetverbinding. Onderzoek naar invloed van medical device op het maken van een mammografie. Beeldschermen in de wachtkamers. kwaliteitsnorm ISO voor Zorg en Welzijn Gegevens van doorverwezen cliënten. Cliënten die niet reageren op een uitnodiging van het bevolkingsonderzoek. Strategische keuze Bevolkingsonderzoek Oost in kostenleiderschap. Dit betekent tegen zo laag mogelijke kosten zo hoog mogelijke kwaliteit (betrouwbaarheid en veiligheid) leveren met tevreden medewerkers, cliënten en ketenpartners. Jaarlijks symposium in het teken van het bevolkingsonderzoek baarmoederhalskanker.



Pagina 35 van 35

Colofon

Dit jaarverslag is een uitgave van Bevolkingsonderzoek Oost, mei 2015. Voorgaande jaarverslagen zijn digitaal beschikbaar op www.bevolkingsonderzoekoost.nl/regio-informatie/jaarverslagen-archief Eindredactie Bevolkingsonderzoek Oost Nynke Kooi, communicatieadviseur Opmaak Reclamebureau Circuit, Zwolle Disclaimer Aan de inhoud van dit jaarverslag kunnen geen rechten worden ontleend. Copyright Niets uit deze uitgave mag worden overgenomen zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Bevolkingsonderzoek Oost. Contact Bevolkingsonderzoek Oost Zutphenseweg 51 7418 AH Deventer T 088 11 86 200 [email protected] www.bevolkingsonderzoekoost.nl

KOM OVER DE BRUG JAARVERSLAG 2014

Recommend Documents