KOCKÁZATELEMZÉS
Pilis Polgármesteri Hivatal
2015.
I. KÜLSŐ KOCKÁZATOK: 1. Infrastrukturális: A Hivatal kiemelt figyelmet szentel az infrastrukturális kockázatok csökkentésére, a munkavégzéshez szükséges alapvető eszközök, munkakörülmények biztosítására. A hivatal számítógépeiről összességében elmondható, hogy jó állapotban vannak. Korszerű Microsoft Windows 7 Professional operációs rendszert, Microsoft Office 2013 irodai programcsomagot és Kaspersky Endpoint Security 10 víruskeresőt futtatnak. Az operációs rendszer adta alkalmazásokon felül minden számítógépen megtalálható a Mozilla Firefox, Google Chrome, Acrobat Reader, a böngészőkhöz telepített Adobe Flash Player, Oracle JAVA RE aktuális verziója (ahol nem az aktuális verzió van, ott ez külön feltüntetésre kerül). Hivatali levelezésre a Microsoft Office 2013 részét képező Outlook programot használja mindenki, amit a Microsoft Exchange 2010 levelező szerver szolgál ki. A levelek vírusvédelmét a Kaspersky végzi. Minden számítógépen fut a Kiméra Extraikt nevű iktató programja. Ez Visual FoxPro környezetben fut és MSSql adatbázist használ. Frissítése e-mailben kapott tájékoztatás után a cég weboldaláról letöltött frissítő alkalmazással történik. Valamennyi számítógép szemkímélő TFT monitorral van ellátva viszont ezek mindegyike 5-8 éves darab és nem nyújtanak teljes üzembiztonságot a bennük lévő elektronikai alkatrészek tervezett üzemidejét figyelembe véve sem. A munkaállomások nem rendelkeznek szünetmentes áramforással, így egy áramszünet esetén az éppen folyó munka meghiúsul és el is veszhet. Az Irodák számítógépeinek állapota: 1. Az adóügyi iroda Az iroda 3 számítógéppel működik. A fent említett programokon túl használják az Önkadó programot, ami az Államkincstár által kötelezően előírt szoftver. Az irodában egy darab KonicaMinolta BizHub 360 fekete-fehér multifunkciós fénymásoló gép működik. Ezen A3 méterig történhet nyomtatás, fénymásolás és szkennelés. Időszakos (évente két alkalom) feladat az adótartozásokról szóló értesítő mellé a csekkek előállítása is. Ehhez erre az időszakra beállított mátrix nyomtató van fenntartva. Használnak még a mindennapos munka folyamán webes alkalmazásokat is. Ilyen a gépjármű teljesítményadó lekérés, az e-adaton való kommunikáció, valamint a Takarnet. Használatban van továbbá az APEH ÁNYK nyomtatvány kitöltő programja, ami JAVA környezetben fut, de nem verziófüggő a működése. Az irodában 3 telefonkészülék található. Ebből egy különálló vonalat, kettő pedig ikresítettet használ. Az utóbbi ügyfélfogadási időn kívül ügyfél-tájékoztató módba van kapcsolva. 2.
Az anyakönyvi feladatok ellátása infrastrukturálisan (számítógép-korszerűsítés tekintetében) teljes mértékben támogatott. Az irodában 2 db hivatali számítógép és 1db ASZA gép található, továbbá használatban van a Takarnetet illetve a Helyi Visual Register (HVR) program. Ennek frissítése e-mail-ben érkezett letöltési linkről beszerzés majd a programban beolvasásra kerülő egyedi állományból történik. Használatba van továbbá az APEH ÁNYK nyomtatvány kitöltő programja. Az irodában egy A4 méretű kis teljesítményű Kyocera FS-1118MFP fekete-fehér multifunkciós fénymásoló gép van. Nyomtatás és fénymásolás feladatokat lát el.
2
Szkennelés biztonsági okokból nincs beállítva. Szkennelést a polgármesteri irodán található fénymásolón végzik. Az ASZA géphez további két nyomtató csatlakozik. Egy fekete-fehér lézer, ami a dokumentumok nyomtatását szolgálja és egy biztonsági (UV) patronnal ellátott színes melyekkel az anyakönyvek nyomtatása történik. Ez utóbbi biztonsági elektronikával van ellátva és kulccsal zárt patronfedéllel rendelkezik. Az iroda két különálló vezetékes telefonnal rendelkezik. 3.
Műszaki iroda Jelenleg két számítógép található itt. Az egyik a gépkocsivezető számítógépe, ami ritkán van használva. A másik gép a szokásos programokon kívül Takarnetet elérést is biztosít. Nyomtatásra saját hálózati nyomtatót használnak, de folyosón lévő, szociális irodával közös multifunkciós eszközre is tudnak nyomtatni. Gyakran előfordul, hogy színes nyomatot kell előállítaniuk, amire a polgármesteri iroda nyomtatóját tudják használni. Ugyanezt az eszközt használják szkennelésre is. Egy vezetékes telefonnal rendelkezik az iroda.
4.
Közterület felügyelet Két számítógép található ebben az irodában. Az iroda nyomtatóval nem rendelkezik, erre a feladatra a folyosón lévő, szociális irodával közös multifunkciós eszközt használjak, illetve mivel sokszor színes nyomat előállítására van szükségük a polgármesteri iroda készülékét. A közterület-felügyelet több éve tartó állapot, mely szerint egy közterületfelügyelője volt a városnak. megszűnt, jelenleg 2 fő látja el a feladatot. Munkájuk ellátáshoz minden jogszabályban előírt eszköz biztosítottak, rendelkezésre állnak. Sűrűn előfordul, hogy mobiltelefonról töltenek a számítógépre helyszínelés során készült fotókat. Fényképezőgéppel nem rendelkeznek. Az iroda egy vezetékes telefonvonallal és készülékkel rendelkezik.
5.
Az iktatási feladatok. Az iktatást két személy látja el a Hivatalban. A gépek állapota jónak mondható, a Kiméra időnként lassú, nem felhasználóbarát, használata nehézkes az ügyintézőnek, a vezetés számára sem biztosít kellő információt, hatósági statisztika, adatszolgáltatás teljesítése is csak a program tulajdonos segítségével történik. Az iktatóprogram cseréjével arra számítunk, hogy az információ és statisztikai adatszolgáltatás javul.
6.
A szociális iroda feladata az intézmények étkezésének rögzítése és az ezekhez szükséges csekkek nyomtatása. Ehhez a CompuTREND EcoStat nevű programjának étkezés modulját használják. Használják az Államkincstár CSTINFO rendszerét, az OEP jelentésekhez előállításához időnként szükségük van a Jelent programra, ami a jelenlegi rendszeren nem indul el. Speciális programjuk a Kiméra SQL Szoc. programja, ami az iktató programjukhoz hasonló környezetben fut. Frissítése ugyanúgy történik. Ez a program lecserélésre kerül az Abacus Kft.WinSzoc programjára. A szociális iroda két helységből áll 1-1 vezetékes telefonnal rendelkeznek. A WinSzoc program frissítése online történik. Szükségük van még a régi szociális programra is az adatbázis és az előzmények keresése miatt. Nyomtatást mindkét iroda a folyosón lévő Konica Minolta BizHub 420, A3, multifunkciós hálózati fénymásolóra végzi. Ezen az eszközön történik a fénymásolás és a szkennelés is. A gazdálkodási irodában: A gazdálkodási iroda egésze elég sok szoftvert használ. Az EcoSTAT program különböző moduljait mindenki használja és ki-ki a feladatköréhez
7.
3
köthető egyéb programokat is. Az informatikai rendszerváltások következménye az, hogy mivel a régi adatokra szükség van és a migrációjuk vagy nem, vagy csak részlegesen megvalósítható, ezért a régi szoftvereket is meg kell őrizni működőképes állapotban. Ez érvényes a régi pénzügyi rendszerre (Gordius) is, amit időnként használnak ebben az irodában. Ehhez a szoftverhez semmiféle dokumentációval nem rendelkezünk ezért az operációs rendszer cseréjekor ennek beüzemelése nem volt megoldható (azóta többször előkerült a dolog). A probléma megoldására egy régi számítógép lett meghagyva, amin fut ez a rendszer is és ezt a hálózaton keresztül tudják elérni a felhasználók. Az EcoStat programról tudni kell, hogy egy nagyon összetett, több modulból álló rendszer, ahol a modulok között kapcsolat van. A program bonyolultsága miatt sűrűn érkezik hozzá –illetve a modulokhoz- frissítés automatikusan és néha szükség van az adatbázisba kézzel történő módosításra is. A sűrű program változások a vírusokra jellemző tevékenység ezért a víruskeresőben ezek a programok ki vannak vonva vizsgálatok alól különben blokkolásra kerülnének. Használják továbbá a korábban említett Általános Nyomtatvány Kitöltő programot. A banki műveletekhez az OTP Elektra programját használják, ami hálózatos környezetben fut, felhasználónként külön konfigurációval. A víz és csatorna kezelésre két program van használatban. Ezek egy kijelölt számítógépre vannak telepítve és csak ezen futnak. A kötelező adatszolgáltatás webes felületű alkalmazásokban történik, biztonsággal. Nagyobb problémát jelent a KIRA illetményszámfejtő rendszer. Ez a KIR3 utódja és igaz pár hónapja került bevezetésre mégsem lehet naprakész környezetben futtatni, csak Internet Explorerben lehet futtatni. Ez nemcsak a Gazdálkodási iroda, hanem a Polgármesteri iroda személyügyekkel foglalkozó munkatársa részére is komoly gondot okoz. A számvitel és a pénzügy is rendelkezik egy-egy Konica Minolta BizHub 360 muntifunkciós fénymásolóval. A nyomtatások nagy része ezeken keresztül történik, ahogy a fénymásolás is. Az irodavezetőnek van egy saját helyi nyomtatója és a számvitelen található még egy A4 méretű hálózati nyomtató, ami korábban a csekkek nyomtatására volt beüzemelve, most viszont terheléselosztás miatt van üzemben. Az iroda összesen 5 vezetékes telefonnal rendelkezik. A számvitelen 4 főre jut egy készülék, ami nem eléggé kényelmetlen, de nincs helye másik készüléknek. A titkárság
Javaslat: A biztonságos munkavégzés érdekében szünetmentes tápegységekre a felhasználók gépeire.
szükség
van
A Családsegítő új helyen történő elhelyezésével felszabadult a Pogármesteri Hivatal épületében 4 irodahelyiség, melyet a szociális iroda, a műszaki ügyintézés és a közterület-felügyelet foglalt el. A korábbinál jobb körülmények alakultak ki mind a munkavégzésre, mint pedig az ügyfélfogadásra. A korábban használt irodák funkciói megváltoztak, irattár bővítés vált lehetővé. A biztonságos irattárolás lehetővé vált. A képviselő-testületi és a bizottsági ülések hanganyagának megnyugtató rögzítése érdekében szükség lenne egy jegyzőkönyvvezető rendszer kiépítésére a tárgyaló helyiségben.
Javaslat: A jegyzőkönyvvezető rendszer kiépítése Összességében elmondható, hogy az infrastrukturális kockázat 2015. évben a Pilisi Polgármesteri Hivatalban minimális. Az időközben felmerülő hiányosságokat és problémákat rövid határidőn belül meg kell oldani annak érdekében, hogy a napi 4
munkavégzés gátjává ne váljanak. Ugyanakkor vannak nagyobb anyagi ráfordítást igénylő feladatok, melyeket az elkövetkező 2-3 évben ütemezni kell. 2. Gazdasági: A likviditási probléma a Pilisi Polgármesteri Hivatalban illetőleg az intézmények tekintetében nem volt 2015-ben. Folyamatosan figyelemmel kíséri a Gazdálkodási iroda, hogy 30, illetőleg 60 napon túli szállítói tartozásunk ne legyen. A Pénzügyi Bizottság rendszeresen tájékoztatást kap a likviditásról. A beruházásoknak korlátot szab a költségvetési keret, amit figyelembe kell venni az egyes pályázatokon történő induláskor is. A Kormány 2014-ben az önkormányzatok teljes adósságállományát konszolidálta. Jelenlegi szabályozás szerint hitelt csupán naptári év végéig vállalt visszafizetési kötelezettséggel, vagy külön kormányzati engedéllyel lehetséges felvenni. A számlákat folyamatosan és rendszeresen határidőben tudtuk kifizetni, a bérek, a segélyek határidőben kerültek kifizetésre. Beruházásra, felújításra, pályázati önrészekre kevés szabad pénzeszköz maradt. A működőképesség megőrzése érdekében a képződő bevételek biztosítják a fennálló kötelezettségek jövőbeni fedezetét, de a beruházások, felújítások fedezetét is meg kell teremteni 3. Jogi szabályozás: Az érintett területeken a jogszabály-változások folyamatosan nyomon követhetők. A gyorsan változó pénzügyi, és munkaügyi jogszabályok miatt szükséges azok folyamatos nyomon követése az Opten jogtár segítségével biztosított valamint államháztartási szakkönyvek vásárlásával, továbbképzéseken való részvétellel oldunk meg, illetőleg a belső ellenőr által nyújtott segítség a jogszabály-értelmezés terén. Igény van a továbbképzéseken való gyakoribb részvételre, azonban a kötelező képzés keretében nem mindig olyan képzéseket ajánlanak, ami a napi munkavégzést segítené, illetőleg a személyes részvételt nem igénylő képzést részesítjük előnyben. Külön munkaszervezést igényel, hogy a feladatok zavartalan ellátása biztosított legyen akkor is, amikor a képzési és vizsgakötelezettségnek tesznek eleget a kollégák.
Javaslat: A hatékony munkavégzés érdekében továbbképzéseken való részvétel ösztönzése és támogatása. Az év folyamán is nagy intenzitású volt a központi jogalkotás. Komoly feladatot jelentett ezen újonnan életbe lépő, illetve módosított jogszabály(ok) folyamatos nyomon követése. Ily módon a változásokról történő időben való tudomásszerzés, és gyakorlatba ültetés kockázata nagy, azonban Hivatalunk minden területen igyekszik e változásokat követni, és azokhoz igazodni. 2013. január 1. napjától új közigazgatási rendszer kezdte meg működését, amely elsősorban a járások kialakítását, és a jegyzői hatáskörök, feladatkörök átszervezését eredményezte. Az építésüggyel kapcsolatos hatósági munka 2013 januárjától alapvetően megváltozott. Mivel településünk nem járásszékhely, így az elsőfokú építéshatósági hatáskör elkerült Monorra. Ugyanakkor megjelent új feladatként az Építésügyi Szolgáltatási Pont biztosítása, továbbá a településképpel, településrendezéssel kapcsolatos feladatok vannak az építésügyi ügyintézőnél. A településképi engedélyezési eljárással kapcsolatosan a társulásban foglalkoztatott Főépítész tesz javaslatot a Polgármester részére, aki határozattal elfogadja, vagy elutasítja a kérelmet. 5
Az adóügyi irodát érintően jogszabályi változások évközben jelentős mértékben nem történt. A Hivatal működésén belül a helyi rendeletalkotás is fontos lehet, ami a központi szabályozással együtt szintén módosul, változik. A jelenlegi változó jogi környezetet gyorsan kell lekövetni, hogy a mindennapi kihívásoknak megfeleljen a szervezet. A szociális feladatellátásban is nagy változást hozott 2013. január 1.-a járások létrejöttével, majd a 2015. évi jogszabályváltozás, melyet követően a helyi rendelet módosításra került. 4. Környezeti: Az egyes irodák közötti kommunikáció és segítségnyújtás a Hivatalon belül megfelelőnek mondható. A munkavégzés során kialakultak a különböző feladatok tekintetében az egyes kommunikációs csatornák. A titkárság elhelyezése nem ideális. Természetes fény, szellőzés hiánya, a levegőtlenség nagymértékben rontja a két kolléga komfort érzetét.
Javaslat: Átalakítással a titkárság jobb körülmények közé helyezése. Továbbiakban is kockázatot jelent, hogy a pénztári ablak folyosóról nyílik. Pénztári kifizetés alkalmával (segély kifizetés, Erzsébet utalvány kiosztás, a közmunkások bérének kifizetése), nem a Gazdálkodási irodába jutnak be az érintettek, de teljesen elzárják az egyes szervezeti egységek megközelíthetőségét, illetőleg a mosdó használatát. Rendfenntartás a portás a közterület felügyelők aktív közreműködésével biztosítható.
Javaslat: Célszerű lenne a pénztárhelyiséget a hivatali közlekedést és a mosdó használatát nem gátló módon kialakítani. 5.
Politikai: Az országos szintű politika elsősorban a rohamos, intenzív jogszabályváltozások miatt jelent magas kockázati tényezőt a Hivatal életében, mégpedig azzal, hogy az ily mértékű változások nyomon követése nem egyszerű. A kormányhivatal szervezetében a 2015. év eleje is jelentős változásokat hozott. Ezen változások lekövetése sem egyszerű feladat. A járási hivatalok felállítása, hatáskörök átrajzolása – központi döntés eredményeképpen nagymértékben befolyásolta/befolyásolja a Hivatal szervezetét, hatáskörét, feladatait (feladat és munkamegosztást). A Hivatalunk azonban igyekezett (és sikerült is) a munkaköri és egyéb szervezeti átalakításokat a lehető legésszerűbb és leghatékonyabb módon megtenni. Információk szűrődnek ki azzal kapcsolatban, hogy a közigazgatási reform a közeljövőben tovább folytatódik, amely ismételten hatáskörelvonással érintheti az önkormányzatokat. Ez nagy kockázatot jelent a dolgozók számára, hiszen a bizonytalanság és a kiszámíthatatlanság a hatékony és pontos munkavégzést negatív irányban befolyásolja. Más megközelítésben, a közszférában az előzőekből következő létszámcsökkentés komoly működésbeli problémákat okozhat önkormányzati szinten is. Tapasztalatok alapján ez ismételt bizonytalanságot és csökkentő motivációt okoz egy olyan környezetben, melynek egyik meghatározó értéke évtizedekig a kiszámíthatóság volt. A helyi politika meghatározza és befolyásolja a Hivatalunk mindennapi működését. A feladatok, elvárások terén Pilis Város Polgármestere minden fontos – egész Hivatalt érintő kérdéskörök vonatkozásában - apparátusi értekezletet tart tájékoztatva a Hivatal valamennyi dolgozóját. Ez kétirányú kommunikáció, hiszen bárkinek adott a lehetőség kérdés feltevésére is. Fontos a hatékony működéshez, hogy a Hivatal vezetésében működjön a kommunikáció minden irányban, és tudatosuljon az a politika, hogy közös cél érdekében dolgozunk, és ehhez mindenképpen a közös álláspontok kialakítása, és az ezek alapján történő cselekvés az elsődleges szempont.
6
A szociálpolitikai segélyezés területén teljes mértékben támogatott és elfogadott a szakmai, illetőleg jogszabályoknak megfelelő döntés. Fontos, hogy a dolgozók, mint az információ birtokosai, az információ sérthetetlenségéről, és házon belül tartásáról gondoskodjanak. 6.
Elemi csapások: A Hivatal vagyonbiztosítással rendelkezik esetleges elemi csapás bekövetkezésének esetére. A fontosabb, nagyobb adatállományt, nyilvántartást kezelő számítógépek vonatkozásában nem rendelkezünk szünetmentes tápegységekkel. Így a biztonságos, és elemi csapás miatti adatvesztés nélküli munkavégzés nem biztosított. (Erre vonatkozóan már tettünk javaslatot) II. PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK:
7.
Költségvetési: A pénzügyi jogköröket aktualizált szabályzatok tartalmazzák, melyek 2015-ben aktualizálásra kerültek. A további években is nagy figyelmet kell fordítani a szabályzatok határidőben történő aktualizálására. A beruházások és így az uniós pályázatok és közbeszerzések nem egy kézben összpontosulnak, de ennek ellenére az ezekkel foglalkozó kollégák (műszaki ügyintéző, gazdálkodási irodavezető) napi kapcsolatban vannak, és tájékoztatják egymást az aktuális feladatokról. Az egyes feladat-csoportok tekintetében szoros összefüggés van a rendelkezésre álló pénzeszközök és az elvégzendő feladatok teljesíthetősége között. Különösen fontos a tervezhetőség és kiszámíthatóság. A működéshez szükséges források egyrészt állami normatívából, másrészt egyéb bevételekből származnak. A jogszabályi változások miatt az állami finanszírozás is bizonytalan, illetve változik, és az egyéb bevételek (pl. iparűzési adó, de akár igazgatási szolgáltatási díjakra is gondolhatunk) együttesen sem biztosítanak annyi forrást, mint amire szükség volna. A Városüzemeltetési Kft. létrehozásával csökkent a Gerje Kft feladatköre. A Kft-k gazdálkodását, költségvetés tervezését racionalizálni kell. A feladat elosztást és tervezést pontosan meg kell határozni az önkormányzat és a Kft-k között. Figyelembe kell venni az önkormányzat normatív támogatásának feladatfinanszírozási jellegét és a Városüzemeltető Kft vállalkozási tevékenységének sajátosságait.
Javaslat: a Városüzemeltető Kft. és a Gerje-Nonprofit Kft gazdálkodásának, költségvetésének újragondolása a jövőbeli finanszírozási problémák elkerülése érdekében.
8. Likviditás: A Hivatal számára nem jelenik meg kockázati tényezőként sem a beszállítókkal szemben, sem a foglalkoztatottak tekintetében.
Javaslat: Továbbiakban is fontos követelmény az ésszerű, takarékos – a prioritásokat is figyelembe vevő – gazdálkodás folytatása A Kormány 2013-ban önkormányzatunk adósságállományának 70 %-át konszolidálta, részben segítve ezzel a további „életben maradást”. Azonban egyéb intézkedések miatt ez csak átmeneti segítséget jelentett. Ezt követően a Kormány 2014-ben teljes mértékben
7
konszolidálta az Önkormányzat adósság-állományát. Mindez azonban párhuzamosan egyéb megszorítással járt különös tekintettel a hitelfelvétel szigorú szabályaira. Annak érdekében, hogy a költségvetési támogatás és adóbevételek fedezzék a mindennapi működéssel kapcsolatos kiadások, intézmények fenntartásával kapcsolatos kifizetések, Kft-k működési kiadásait és emellett a megnyert pályázatok önrészének megfinanszírozására/előlegezésére is elegendő legyen, felelős gazdálkodást kell folytatni önkormányzati és intézményi szinten egyaránt. 9. Csalás vagy lopás: A csalás, valamint a lopás tényállási elemeinek megvalósulási kockázata több szempontot is figyelembe véve közepesnek mondható. Külső személy által a bejutás a hivatal épületébe napközben ügyfélfogadási időn kívül – a beléptető rendszer és a portaszolgálat miatt – csupán a portás engedélyével történhet.
Nagy figyelmet kell fordítani arra, hogy ügyfélfogadási időn kívüli időpontban illetéktelen személy engedély nélkül ne jusson az épületbe. Az egyes irodák ajtói zárhatók. Munkaidő lejárta után a parkoló ajtaját is zárni szükséges. A Hivatal eszközei vonatkozásában - a munkavégzéshez szükséges eszközök átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kerülnek a dolgozók használatába, illetőleg az átfogó leltár készítésével törekszünk a vagyonvédelemre. Az iratok nyomon-követhetősége érdekében előadói munkanapló vezetése az elvárás minden dolgozótól. Az irodák ajtói zárhatóak, szinte valamennyi iroda rendelkezik zárható szekrénnyel, ennek segítségével szintén elkerülhető az irat eltűnésének, eltulajdonításának lehetősége. 10. Biztosítási: A Hivatal a megfelelő vagyonbiztosítással rendelkezik. Az Önkormányzat tulajdonában lévő egyes ingatlanok fennálló biztosításainak
felülvizsgálata szükséges, különös tekintettel az önrészre. 11. Felelősségvállalási: A felelősségvállalás egyes szabályairól külön jogszabályok rendelkeznek (fegyelmi, kártérítési felelősség). Minden dolgozó például fokozott figyelmet szentel az iratok megfelelő megsemmisítésére és a személyes adatok védelmére.
Javaslat: fokozott figyelmet kell fordítani arra, hogy az egyes irodákban az iratok ne maradjanak őrizetlenül, és illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá, továbbá az iratmegsemmisítést az előírásoknak megfelelően kell végezni. 12. Tőke beruházási: A város anyagi helyzetével összhangban kell a beruházásokkal kapcsolatos döntéseket meghozni. 13. Fejlesztési: Fontos, hogy csak olyan beruházás megvalósítása kerüljön megindításra, amelynek költségigénye a pénzügyi lehetőségeinket nem haladja meg, illetőleg a fenntartási költségek figyelembe vételével, ellenkező esetben ez nagy kockázati tényezőt is jelenthet és likviditási problémákat is okozhat. Előfordulhat, hogy a valós költségek meghaladják a tervezett költségeket. Az alultervezés kockázata magas is lehet.
Javaslat: Megfontolt gazdaságpolitika, prioritások kialakítása, és azok követése.
8
III. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK: 14. Működés-stratégiai: A követendő stratégia ciklusonként – ha kis mértékben is, de folyamatosan változik. Az apparátus minden egyes változást követően igyekszik hozzá igazodni a követendő stratégia által kitűzött célok eléréséhez, melyek többek között a még magasabb szintű jogszabálykövetés, az apparátuson belüli egyenlő bánásmód, külső-belső kommunikáció fontossága, a kollegialitás fontossága, a megfelelő munkakörülmények biztosítása. Kiemelendő a munkavégzéshez feltétlenül szükséges információk tényszerűsége, azok megalapozott volta, hiszen ha a stratégia pontatlan információra épül, minden bizonnyal a célok csak részben fognak megvalósulni. A működéssel kapcsolatosan a tényleges kockázat a feladatokban jelentkezik. A 2012. év végén még jelentős kockázati tényezőt jelentett az, hogy mely jegyzői hatáskörök maradnak a Hivatalnál és melyek kerülnek át a járási hivatalhoz. Ez a kockázat a 2013. év elején hamar elmúlt, hiszen a megmaradt hatáskörök elosztásával, továbbá a munkakörök ésszerű elosztásával, lényegesen kevesebb létszámmal is hatékonyan, gyorsan, ügyfélbarát módon látja el valamennyi dolgozó a munkakörébe tartozó feladatokat. A hatáskörök átrendezése folyamatos, 2015-re is voltak prognosztizálva, illetőleg 2016-ban várható még néhány területen, hogy szükségessé válik a munkakörök átszervezése. Pilis speciális helyzetben volt az utóbbi években a tekintetben is, hogy gyakori személycsere volt megfigyelhető jegyző, aljegyző, gazdálkodási irodavezető személyében. A működés elsősorban a rendelkezésre álló emberi erőforrástól és az általuk elvégzendő feladatoktól (azok mennyiségétől és minőségétől) függ.
Javaslat: a kormányzati döntésekhez igazított stratégia kidolgozása és annak megfelelő munkaszervezés, valamint személyi állomány kialakítása és fenntartása. A személyi állomány stabilitására törekvés. A stratégiai döntések tekintetében kiemelt fontosságú a Hivatal bevételszerző tevékenysége, amely elsődlegesen az adóügyi irodán keresztül történik az adóügyi iroda szemléletében fontos célkitűzés is az adóhátralékok folyamatos csökkentése. Kockázatként mutatkozik, hogy az esetleges több éves elmaradások behajtása nehezebb feladat, figyelembe véve azt a szempontot, hogy jelenleg is nehéz kitermelni, előteremteni egy-egy adózónak az elmaradását az adott évi befizetések mellett. Itt fontos kockázati tényezőként figyelembe veszi az iroda, hogy az adóalany a következő évben is rendezze (képes legyen rendezni) az adófizetési kötelezettségét a törvényi előírásoknak megfelelően, ezért méltányossági jogkörben a részletfizetés lehetőségét ajánljuk meg. Különösen nagy hátralék állomány halmozódott fel egy-egy adózónál a talajterhelési díj esetén. 15. Információs: A kommunikáció hiánya a Hivatalban jelentős kockázati tényezővel jár és járhat. A heti rendszerességgel megtartott vezetői megbeszélés nagyban hozzájárul ahhoz, hogy ez a kockázati tényező csökkenjen. Fontos, hogy a felső vezetés tagjai között működjön az oda-vissza irányuló kommunikáció, és személyes kontaktus. Amennyiben ezek nem működnek, és működnének, akkor az egész hivataltól sem várható el egy egységes, hatékony és konfliktusmentes munkavégzés. A Hivatal vezetése éppen emiatt nagyobb hangsúlyt fektet az apparátus felé irányuló kommunikációra is, de nemcsak apparátusi szinten, hanem több a személyes kontaktus is. A belső információáramlás egyik sarokköve az e-mailforgalom.
Javaslat: a belső hálózat mielőbbi kiépítése és tökéletesítése és a Hivatalon belüli információáramlás hatékonyságának növelése érdekében annak használatának 9
ösztönzése. Az internetszolgáltatóval való kapcsolatfelvétel annak érdekében, hogy minden olyan információt bocsássanak az informatikus rendelkezésére, amely az ilyen jellegű feladat ellátásához szükséges. 16. Hírnév: Adó- és egyéb hatósági ügyek: ezek közül valamennyi terület olyan jellegű, hogy valamely ügyfélre (panaszolt, ügyfél, adózó) nézve szankcióval, kötelezéssel, vagy marasztaló döntéssel jár(hat). Ebből eredeztethetően e hatósági munka megítélése e személyek részéről negatív, azonban ez ennek a velejárója, a jogszabályi kötelezettségnek – ennek ellenére is – eleget kell tenni. Az adóztatás fogalmához a köztudatban már van egy jelentős előítélet. Az adóügyi iroda és a hatósági iroda munkatársai, pozitív hozzáállással igyekeznek ezt ledolgozni. Műszaki ügyintéző: A polgármester hatósági jogkört kapott (településképi véleményezési eljárás), ebből adódóan elvileg előfordulhat, hogy egyes esetekben – ügyfél számára kedvezőtlen döntésnél – az önkormányzatot, hivatalt negatívan ítélik meg. A jogszabálykövető munka – az esetleges elutasító döntések – elkerülhetetlen velejárója. Szociális csoport: a segélykérelmek nagy száma, illetőleg a hozott döntések szintén válthatnak ki ellenérzést. A közfoglalkoztatás vonatkozásában is érdekes helyzetek alakulnak ki. Sokszor szembesülünk azzal, hogy amíg nincs konkrét munkafelajánlás, addig panasz van, hogy nincs munka, amikor viszont munkalehetőség ajánlunk, jönnek a kifogások. Nehéz megtalálni a megfelelő helyre a megfelelő embert, s ha betöltésre kerül az állás, akkor pedig kérdéses, hogy meddig végez ténylegesen munkát. Gyakran betegállomány a vége. 17. Technológiai kockázat: a hatékonyság fejlesztése érdekében egyes feladatoknál új technológiákat kell bevezetni. (pl. folyamatosan újabb elektronikus nyilvántartásokat kell vezetni). A közigazgatás 2013. január 1. napjától kezdődően történt átszervezése technológiafejlődéssel is együtt járt. Az építéshatósági ügyintézésben januártól bevezetésre került az ún. ÉTDR-rendszer (elektronikus ügyintézés). Gyakorlati alkalmazás alátámasztja azt, hogy minden technológiai változás kezdetben megnehezíti, lassítja az ügyintézést, amelynek egyik oka a korábban megszokott gyakorlattól való eltérés, valamint maga a technológia kezdeti kiforratlansága. Az ÉTDR-rendszer (Építésügyi Pont) Az adóügyi irodában több alkalommal korlátozta a munkavégzést üzemzavar. A munkaügy területén a KIR rendszer helyébe 2014. november 1. napjától egy új, egységes bérszámfejtő rendszert (KIRA) kívántak bevezetni, azonban az indulás eléggé akadozott és néhány napon belül kudarcba fulladt. E problémák miatt a KIR rendszer további használata visszaállításra került 2014. december 31-ig, majd 2015ben a KIRA bevezetése okozza folyamatosan a problémákat. A fejlesztés folyamatos. Anyakönyvi területen 2014. július 1. napjától kezdve az Elektronikus Anyakönyv (EAK) bevezetése folyamatos, amely a jövőben felváltja majd az ASZA rendszert. Az elektronikus közigazgatás bevezetése már évek óta várat magára. Előbb-utóbb a központi jogalkotás kötelezni fogja hivatalunkat annak bevezetésére, amely rendkívül nagy változást és feladatot fog jelenteni a Hivatal legtöbb alkalmazottja részére. 10
Új technológia bevezetése mindig magas kockázattal jár, a bevezetés időszakában a legmagasabb, az idő előrehaladtával (jelentkező hibák, zavarok megoldásával) a technológia kockázata csökken. 18. Projekt kockázat: nem jellemző az átgondolatlan beruházás, a város vezetés igyekszik minden beruházás vonatkozásában a jogszabályi rendelkezéseket maradéktalanul betartani. A projektbe belekezdeni csakis előzetes stratégia alapján, és azon belül meghatározott – elérni kívánt – célok kitűzése mellett előzetes vizsgálatok, számítások, kalkulációk figyelembe vételével lehet, mindezek nélkül kockázatos, és kihatással lehet az egész szervezet – mint önkormányzat – működésére, likviditására. Kockázatot jelenthet ismeretlen, folyamatosan új, külsős cégekkel való együttműködés. A kockázat enyhítését a velük kötött megbízási szerződésekben lévő jogok, kötelezettségek, valamint felelősség pontos körülhatárolása jelentheti. 19. Újítási: Jelenleg az infrastrukturális fejlesztések eddigi, és a jövőbeni megvalósításával a munka megfelelő hatékonysággal ellátható. Az újítások folyamatosan napirenden vannak, mely kérdés összefügg sok más aspektussal (jogszabályváltozások, likviditás, technológia, személyi állomány). Az új rendszerek bevezetése minden esetben nehéznek mondható. Az ECOSTAT pénzügyiszámviteli rendszert két éve használja a gazdálkodási iroda. A Hivatal munkáját annyiban könnyíti meg, hogy a vezetők magas szintű információs igényét maximálisan kielégíti. 2014-től az újítások tovább fokozódottak, a már említett gyökeres számviteli változások miatt – új főkönyvi számok, új könyvelési folyamatok, pénzforgalmi és költségvetési könyvelés az eddigi csak pénzforgalmi könyvelés helyett. Az ECOSTAT teljesen új rendszert készített (amely majdnem fél évig jelentős korlátozások mellett működött), melynek újra tanulása és használata megnehezítette a munkát. 2015-ös évben a gazdálkodási iroda már biztosítani tudja a naprakész könyvelést és adatszolgáltatást. IV. EMBERI ERŐFORRÁS KOCKÁZATOK: 20. Személyzeti: Szociális – hatósági – műszaki ügyintézés: Az ügyfélszolgálati helyiség nincs kialakítva, minden ügyintéző ügyfélfogadási időben intézi a munkakörébe tartozó feladatokat, illetőleg szükség esetén helyettesítik egymást. 2013. január 1. napjától a járási hivatalok felállításával átrajzolták a jegyzői hatásköröket. A feladatok egy jelentős része átkerült a járási hivatalokhoz. A közigazgatás ilyen irányú átalakítása a szociálpolitikai feladatok ellátását is érintette. 2013. január 1. napjától a Monori Járási Hivatal hatáskörébe került időskorúak járadéka, ápolási díj, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság, alanyi és normatív közgyógyellátás. Jegyzői hatáskörben maradt az aktív korúak rendszeres szociális segélye, a közfoglalkoztatás, a méltányos közgyógyellátás. A szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény 2014. január 1-jétől hatályos módosításai és a 2015. március 1-jétől hatályos változásai átvezetésre kerültek Pilis Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a pénzbeli és természetben nyújtott szociális ellátásokról szóló önkormányzati rendeletében. Polgármesteri hatáskörbe tartozik jelenleg a települési támogatások, a köztemetés, a jegyző hatáskörébe került a helyi lakásfenntartási támogatás. Anyakönyvi feladatok: A Hivatalban egy személy látja el teljes körűen az anyakönyvi feladatokat. 11
Az iktatást két személy látja el a Hivatalban, mindkettő munkakörében egyéb feladatok is tartoznak (szociális ellátással kapcsolatos, illetőleg bizottsági jegyzőkönyvezés.
Közterület-felügyelet: A közterület-felügyelői létszám – hosszú évek után – végre 2015-ben egészült ki 2 főre. Gazdálkodási iroda: Az elmúlt években a gazdálkodási irodára is jellemző volt a személycsere, dolgozók és vezetők tekintetében is. A 2015. év is bővelkedett változásokban – vezetői személycsere, dolgozó kilépése, újak belépése, illetőleg hosszan tartó betegség. A rendszeres és gyakori adatszolgáltatás teljesítését nehezíti. Létszám: 9 fő
Javaslat: az üres álláshelyek áttekintése, számba vétele és szükség esetén betöltése. Műszaki Iroda 2013. január 1. napjától bekövetkezett változások eredményeképpen az I. fokú építéshatósági hatáskör a járási jegyzőhöz, illetve a felállt járási hivatalok szervezeti egységeként létrejövő Építésügyi Hivatalokhoz kerültek. Hivatalunkban Építésügyi Szolgáltatási Pont jött létre, amellyel kapcsolatos feladatokat 1 fő látja el. Képzettség tekintetében megfelelő, az elvégzendő feladatok összetettek és szerteágazók. A Társulásban foglalkoztatott főépítész személye adott. Adóügyi Iroda Az adóügyi iroda jelenleg 3 fővel működik, 2015. december 1-től a létszám 2 főre csökkent. 2015 évben egy kolléganőt, betegsége miatt huzamosabb ideig helyettesítették kollégái.
Javaslat: az adóhátralékok behajtására a továbbiakban is nagy hangsúlyt kell fektetni. Egy olyan gyakorlat és rendszer kiépítésére kell törekedni, amely az adófizetési hajlandóságot növeli az adóalanyok tekintetében. Titkárság A Titkárságon 2 dolgozó látja el a feladatokat Tevékenységük rendkívül összetett és kiemelten fontos – különös tekintettel a képviselő-testületi anyagok előkészítésére és kezelésére –, polgármesteri és jegyzői levelezés. Az egész hivatal tekintetében probléma, hogy vannak olyan területek (műszak, személyügy, anyakönyv) melyet egy-egy kolléga lát el, annak kiesése esetén a helyettesítés nehezen vagy egyáltalán nem megoldható. 21. Szervezeti: A Hivatal szervezeti felépítése az apparátusi létszámhoz mérten megfelelőnek mondható. Az irodavezetők minden héten, kedden 9 órakor irodavezetői értekezleten beszámolnak a Hivatal vezetője, azaz a jegyző számára az egy hét fontosabb történéseiről, illetve esetlegesen megoldandó – felső vezetés jóváhagyását megkívánó – problémáról. Az értekezleten írásos jegyzőkönyv készül. Az értekezleten elhangzottakról az irodavezetők tájékoztatják a dolgozókat 22. Pszichikai: Amennyiben a Hivatalon belül hiányzik a munkáért való elismerés akár felső, akár alsóbb szinten, mindez alapja lehet az esetleges rossz közhangulatnak. Az erkölcsi elismerés ösztönző hatása a hatékony munkavégzés tekintetében vitathatatlan. A 12
munkakörök átvizsgálása folyamatos tekintettel az egyenlő mértékű munkakörelosztásra. A vezetőség nagyobb figyelmet fordít a dolgozókkal szembeni egyenlő bánásmódra is (juttatások és személyes kapcsolatok terén).
Javaslat: Továbbiakban is kiemelendő, hogy az elvégzett – esetleges nagyobb lélegzetű – munka erkölcsi megbecsülése, elismerése, akár írásban, akár szóban megtörténjen. 23. Egészség és biztonsági: Feltételek biztosítottnak mondhatók. Az éves szintű kötelező orvosi vizsgálat az egész apparátus szintjén megtörtént. A számítógép előtt végzett munkához amennyiben szükséges – van mód szemüveg biztosításra a Polgármesteri Hivatal SZMSZ-ben biztosítottak szerint. Az elhasználódott, kényelmetlenné vált, javíthatatlan székek időről időre cserére szorulnak. A munkavédelmi megbízott rendszeresen végez munkabiztonsági kockázatelemzést, javaslatai figyelembe vételre kerülnek. V. ÖSSZEGZÉS: A Hivatal vonatkozásában a fenti kockázati tényezők külön-külön történő megvizsgálását követően az alábbiak állapíthatók meg: - Az infrastrukturális, az információs, a környezeti, valamint a személyzet terén törekedni kell a stabilitásra Az infrastrukturális kockázati tényezők minimalizálhatóak egy ésszerű, és prioritásokat figyelembe vevő gazdálkodással. - A többi kockázat is egy ésszerű és koncentrált szervezéssel, és vezetéssel, amely, még ha nem is teljes mértékben, de legalább részben hozzájárulhat egy hatékonyabban működő, ügyfélbarát, egymással együttműködő apparátusra építkező Hivatal kialakításához, fenntartásához. Természetesen ebben az évben is maradtak olyan kockázati tényezők, amelyeknek a mértéke jelenleg is legalább közepes, vagy magasabbnak mondható, azonban ezek egy része csupán jelentős anyagi ráfordítással valósíthatók meg, másik része pedig a továbbiakban is követendő ésszerű és koncentrált szervezéssel, és vezetéssel lesz teljesíthető. Pilis, 2015. december 01. Tisztelettel: Dr Szabó György jegyző Határozati javaslat: Pilis Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Pilis Polgármesteri Hivatal tekintetében, a 2015. év vonatkozásában végzett kockázatelemzésről készült beszámolót tudomásul veszi. Határidő: azonnal Felelős: Simó Gáborné polgármester
13
