Készítette: Koreny Ida Polgármesteri Irodavezető Pilisi Polgármesteri Hivatal Kelt: Pilis, augusztus

ÁROP-3.A.2.-2013-2013-0026 projektelem – Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése

Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése

Készítette: Kelt:

Koreny Ida Polgármesteri Irodavezető Pilisi Polgármesteri Hivatal Pilis, 2014. augusztus 23.-26.


TARTALOMJEGYZÉK

I. BEVEZETÉS................................................................................................................................................... 3 II. ÖNKORMÁNYZATI FELADATOK ÁTALAKULÁSA, AVAGY A KÖZPONTI SZERVEZETI VÁLTOZÁSOK HATÁSA A SZEMÉLYI ÁLLOMÁNYRA ............................................................................................................ 5 II. A POLGÁRMESTERI HIVATAL HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁSA ............................................. 6 1. Korábbi szervezetfejlesztéshez kapcsolódó dokumentumok .................................................................... 6 2. Munkakörelemzés és tervezés ................................................................................................................... 7 3. Helyzetkép bemutatása ............................................................................................................................. 8 4. A humán erőforrás gazdálkodással kapcsolatos problémák és észrevételek .......................................... 9 III. ÖSSZEGZÉS .............................................................................................................................................. 11 1. sz. melléklet ......................................................................................................................................... 12 2. sz. melléklet ......................................................................................................................................... 14

2


I. BEVEZETÉS „Az Országgyűlés a Jó Állam kialakítása érdekében, a törvényesen és átláthatóan működő, a közszolgáltatásokat maradéktalanul biztosító Állam működési feltételeinek a megteremtése, valamint a helyi államigazgatási rendszer megújítása, hatékonyságának további növelése és a struktúrájának átláthatóbbá tétele érdekében” 2012. június 25-én megalkotta a járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvényt. A törvény célja azon ügyek egységes gyors (egyablakos) ellátása, amely ügyeket kiszolgáló szakmai rendszerek központi nyilvántartás(ok)ban, törvény erejénél fogva szabályozottak, továbbá törvény erejénél fogva alanyi jogon járó jogok (pl. egyes segélytípusok) biztosítása. Gyermekvédelmi és gyámhivatali ügyek, illetve egyes szabálysértési ügyek ellátása tekintetében megfigyelhető jogalkotói akarat arra vonatkozóan, hogy ezen ügyek, országosan egységes keretek között legyenek ellátva, ideértve egészen az egységes megjelenést is, valamint a formalizált írásos megjelenést. A települési önkormányzatok hivatalaiból az államigazgatási feladatok ellátásával összefüggésben funkcionális feladatokat ellátók álláshelyei, valamint az érintett feladatokat ellátó köztisztviselők és munkavállalók a fővárosi és megyei kormányhivatal állományába kerültek át. Pilis Város Önkormányzata 2012. október 16. napján írta alá a járási hivatalok kialakításával kapcsolatos megállapodást a Pest Megyei Kormányhivatallal. További nagy változást jelentett a Polgármesteri Hivatal korábbi működésében, hogy az építéshatósági feladatok szintén átkerültek a járási rendszerhez. Változott az önkormányzatok állami finanszírozásának számítása is. Településkategóriák és lakosságszám kategóriák alapján került meghatározásra az elismert hivatali alaplétszámot, melyet különböző feladatokhoz és sajátosságokhoz kapcsolódó szorzószámokkal emel a központi jogszabály. Pilis Város Önkormányzata esetében az elismert hivatali létszám minimum 20, maximum 35 fő. Az önkormányzati hivataloknak 2013. évtől az elismert hivatali létszám bér- és dologi kiadásai kerülnek finanszírozásra. Egy fő elismert köztisztviselő után 3,6 millió forint bérrel és járulékkal, továbbá 0,98 millió forint dologi kiadással került központilag kialakításra a fajlagos összeg.1 Figyelemmel az Önkormányzatunk évek óta feszített költségvetésére a Polgármesteri Hivatal létszámát úgy kellett kialakítani 2013. január 01-jével, hogy az nemcsak az elismert hivatali létszámba beleessen, de az állami finanszírozás is fedezetet nyújtson. Így számításba kellett venni a Hivatal személyi állományának illetmény eloszlását a vezetői kinevezéssel, felsőfokú végzettséggel és középfokú végzettséggel rendelkezők arányának függvényében. A kormány erős szándékát jelzi, hogy a jelenlegi szabályozást a személyzetpolitika tekintetében egy munkakör alapú, karrier utakat biztosító, átképzésekkel könnyen átjárható, az egyes munkakörök érteke szerinti bérezést, és az alkalmazottak munkamorálját és teljesítményét nyomon követő rendszerré alakítsa át. A munkakör-alapú rendszer kialakításának eszköze a munkakörelemzés. A munkakörelemzés alkalmas arra, hogy a munkaköröket karrier utak szerint csoportosítsuk és munkakörcsaládokba rendezzük, illetve megadott szempontok alapján rangsorba állítsuk, és meghatározzuk a közigazgatás 1

Farkasné Dr. Gasparics Emese önkormányzati helyettes államtitkár, Belügyminisztérium AZ ÖNKORMÁNYZATI RENDSZER MEGÚJÍTÁSÁNAK NÉHÁNY IDŐSZERŰ KÉRDÉSE c. előadása nyomán.

3


számára relatív értéküket. Szükséges, hogy egységes munkaköri leírások érvényesüljenek a közigazgatásban, ezért a munkakörök feladatai és kompetenciái alapján meghatározzuk a munkakörök teljesítmény követelményeit, a munkakör betöltéséhez szükséges képzési szükségleteket. A közigazgatási munkakör-elemzésnél a legismertebb és egyben legelismertebb munkakör-elemzési és értékelési módszertan, a HAY módszertan, amelynek lényege, hogy bemutassa az egyes munkakörök hogyan járulnak hozzá a szervezeti célok eléréséhez. Hay elemzési és értékelő módszert (Hay Guide Chart Method) a világ számos közigazgatásában (pl. Nagy Britannia, Írország, Portugália, Ausztria, Belgium, Új-Zéland) alkalmaznak.2 A jelen szervezetfejlesztési dokumentum célja az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a Pilisi Polgármesteri Hivatal humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a személyi állomány munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, valamint szükség szerinti átszervezésre történő javaslattétel.

2

Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium: MAGYARY ZOLTÁN KÖZIGAZGATÁS-FEJLESZTÉSI PROGRAM (MP 12.0) 3.4.2.2. Munkakör-alapú rendszer alcím alatt írottak.

4


II. ÖNKORMÁNYZATI FELADATOK ÁTALAKULÁSA, AVAGY A KÖZPONTI SZERVEZETI VÁLTOZÁSOK HATÁSA A SZEMÉLYI ÁLLOMÁNYRA 2013. január 01. napja mérföldkőnek tekinthető a települési önkormányzatok, így Pilis Város Önkormányzata életében is. A járási hivatalok kialakítása komoly (át)szervezési feladatok elé állította a Polgármesteri Hivatal vezetését és irányítását. Pilis Város Önkormányzata Képviselő-testületének Pilis Város Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló a 4/2012. (IV.01.) sz. önkormányzati rendelettel, a 41/2011. (XI.28.) sz. önkormányzati rendelettel, valamint a 15/2011. (IV.04.) sz. önkormányzati rendelete módosításáról szóló 2/2013. (II.03.) sz. önkormányzati rendelet 6. §-a 2013. január 01. napi hatállyal módosította a Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítését a „megmaradt” önkormányzati feladatok figyelembe vételével. Az új szervezeti felépítés szerint a Polgármesteri Hivatal 5 szervezeti egységéből (Adóügyi Iroda, Építéshatósági Iroda, Hatósági Iroda, Pénzügy és Számviteli Iroda, Polgármesteri Iroda, Szociális és Gyámügyi Iroda) 2013. január 01. napjától 3 szervezeti egység lett (Igazgatási Iroda, Adóügyi, Pénzügyi és Számviteli Iroda, Polgármesteri Iroda). Az Adóügyi Iroda, valamint a Pénzügyi és Számviteli Iroda egy közös szervezeti egységként működött tovább, az Építéshatósági Iroda valamennyi köztisztviselői állományával együtt - teljes mértékben megszűntetésre került, a Hatósági Iroda, valamint a Szociális és Gyámügyi Iroda szintén egy közös irodaként működött tovább. Megszűntetésre kerültek az alábbi státuszok: 1 fő építéshatósági irodavezető, 1 fő építéshatósági adminisztrátor, 1 fő építéshatósági ügyintéző, 1 fő közterület-felügyelő, 1 fő szociális és gyámügyi igazgatási ügyintéző 1 fő számviteli, karbantartási adminisztrációs ügyintéző, 4 fő számviteli ügyintéző, 1 fő pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző, 0,5 fő pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző, A Polgármesteri Hivatal állományi létszáma a szervezeti változásokat követően így 40,5 főről 29 főre csökkent. 2013. január 01-jével 28%-os létszámcsökkenéssel kezdte meg munkáját. Az építéshatósági feladatok, és az Építéshatósági Iroda személyi állományának megszűnésével gondoskodnia kellett a vezetőségnek a megmaradt önkormányzati műszaki, beruházási feladatok ügyintézéséről. Erre 1 fő köztisztviselői státusz került kijelölésre. Az egyes szociális ügykörhöz tartozó ügyek, mint például a gyermekvédelmi és gyámügyi feladatok, ápolási díjjal kapcsolatos ügyek, valamint a közgyógyellátással és az időskorúak járadéka intézésével kapcsolatos feladatok elkerülése miatt 1 fő szociális és gyámügyi igazgatási ügyintézői státusz megszűntetésre került, 3 fő viszi tovább a szociális igazgatási feladatokat. Az 1 fő közterület-felügyelő jogviszonyának megszűntetésére szintén központi jogszabály változások miatt került sor, amely előírta a nyugdíjas köztisztviselő foglalkoztatásának tilalmát. Pénzügyi és Számviteli Irodához tartozó 6,5 fő köztisztviselő – státuszának megszűntetésével - a Monori Járási Hivatalhoz került áthelyezésre, kormánytisztviselői jogviszonyba.

5


II. A POLGÁRMESTERI HIVATAL HUMÁN ERŐFORRÁS GAZDÁLKODÁSA 1. Korábbi szervezetfejlesztéshez kapcsolódó dokumentumok Pilis Város Önkormányzata 2008. októberében pályázatot nyújtott be az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében kiírt ÁROP-3.A.1/A kódszámú pályázati kiírásra, mely a Közép-magyarországi Régióban lévő önkormányzatok szervezetfejlesztését célozta. A pályázat sikeres elbírálását követően a közreműködő szervezet ÁROP-3.A.1/A-2008-0057 azonosítószámon regisztrálta azt, 19.879.360 Ft-os összköltségen. A projekt keretében szervezetfejlesztési tevékenységek, képzések, valamint szoftveres fejlesztés került megvalósításra. Pilis Város Önkormányzata a pályázatban vállalt szervezetfejlesztési tevékenységek megvalósítására a Corporate Values Kft-t kérte fel, mely külső cég szervezetünknél az alábbi tevékenységeket végezte: 1. Diagnosztika 2. Főfolyamat átvilágítás, átstrukturálás 3. Folyamatmenedzsment 4. Munkakörelemzés 5. Stratégiai workshop, stratégiai térkép 6. Balanced Score Card (BSC) 7. Eredményességi mutatószámok 8. Önkormányzat pályázati lehetőségeink feltérképezése a költségvetés tervezése és a település fejlesztési stratégia összehangolása érdekében A munkakörelemzés projektelem keretein belül a hivatali munkakörök elemzésének alapját a felső vezetéssel készített interjúk, megfigyelések, továbbá szervezeti dokumentumok képezték. A korábbi diagnosztikus anyagokból is láthatóvá vált, hogy a Hivatalban jelentős túlterheltség volt érezhető, amelynek jelei az alábbiak voltak: túlórák száma a helyettesítés problémája leterheltség és fáradtság humánerőforrás hiány aránytalan munkaterhelés A szervezetfejlesztés során a tanácsadói javaslatok a vezetői szinten konszenzus és stratégia megalkotására, a változások kezelésére, a delegálás kultúrájának kialakítására, a kompetenciarendszerek megállapítására, a munkaköri követelmények területenkénti, vezetők általi meghatározására, folyamatos karbantartására irányult. A munkakörelemzés az egyik legfontosabb fejlesztési eleme lehet a szervezetnek, hiszen a munkaköri leírás személyhez szólóan, részletesen tartalmazza a szervezet alkalmazottainak mindazon feladat- és határkörét, amely a mindennapi munkájához elengedhetetlen feltétel.

6


2. Munkakörelemzés és tervezés3 A munkakörtervezés a munkakör tartalmának, funkciójának és kapcsolatrendszerének kialakítása, a szervezeti célok elérése, valamint az alkalmazottak szükségleteinek kielégítése érdekében. A vizsgált munkakörök számos szempontjával foglalkozik, beleértve a célokat, főbb felelősségi területeket és tevékenységeket és mindazon feltételeket, körülményeket, amelyek között az alkalmazott a munkáját végzi. A munkakörtervezést egy fontos folyamat, a munkakörelemzés előzi meg, amely információt szolgáltat a munkakör lényegéről, és arról, hogy milyen teljesítményt kell nyújtania a munkakör betöltőjének. A szervezet- és folyamatelemzés során fontos vizsgálati szempont, hogy a különböző tevékenységek milyen szerepet játszanak az értékképzés folyamatában. Eredményként körvonalazódnak azok a felelősségi viszonyok és feladatkörök, amelyek rögzítésre kerülnek a szervezeti dokumentumokban és a munkaköri leírásokban. A munkakörelemzés segítségével meghatározhatjuk a munkakör elvégzésével összefüggő: szervezeti viszonyokat, feladatokat és felelősségeket, kapcsolatokat, lehetőségeket és határokat, munkaköri követelményeket (tudás, tapasztalat, képességek). Az elemzés alapján lehetővé válik, hogy a szervezet úgy alakítsa ki a munkakörök tartalmát, funkcióit és kapcsolataikat, hogy a szervezeti célok elérését és a dolgozók igényeinek kielégítését is szolgálják. A munkakörök az alábbi jellegzetes módon alakíthatóak: 1. Munkaköri specifikáció 2. Munkaköri rotáció 3. Munkakörbővítés 4. Munkakör-gazdagítás 5. Csoportmunka, 6. Rugalmas munkaidő, 7. Távmunka. A Polgármesteri Hivatal humán erőforrás gazdálkodásával összefüggő helyzetként bemutatását követően a szervezeti dokumentumok, a köztisztviselők munkaköri leírásai, megfigyelések, a korábbi szervezetfejlesztési dokumentációkban megfogalmazott javaslatok, továbbá a vezetőséggel folytatott interjúk alapján bemutatásra kerül a vizsgálat eredménye, valamint javaslatok kerülnek megfogalmazásra a Polgármesteri Hivatal humán erőforrás kapacitásgazdálkodására vonatkozóan, figyelembe véve a központi jogszabályban meghatározottakat.

3

Forrás: Karoliny Mártonné – Farkas Ferenc – Poór József – László Gyula Emberi erőforrás menedzsment kézikönyv, KJK-KERSZÖV Jogi és Üzleti Kiadó Kft., Budapest, 2004. 121. o. – 153. o., 183. o. – 218. o.

7


3. Helyzetkép bemutatása Az önkormányzati munka 2013. I. félévének gyakorlata igazolta, hogy a szervezeti egységek kialakítását, a feladat- és hatáskörök elosztását a meglévő állományi létszámmal újra kellett gondolni. Az átalakult önkormányzati feladatokra való reagálás következtében 2013. október 01. napjától ismét változott a Hivatal szervezeti felépítése, amelyet a Képviselő-testület a 25/2013. (IX.30.) sz. önkormányzati rendeletével fogadott el és helyezett hatályba az alábbiak szerint. A Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése: Jegyző (1 fő) Polgármesteri Iroda (9 fő) 1 fő Vezetője: polgármesteri irodavezető 1 fő jegyzői referens 1 fő polgármesteri referens 1 fő testületi ügyintéző 1 fő bizottsági ügyintéző 1 fő informatikus 1 fő fizikai alkalmazott – kézbesítő 1 fő fizikai alkalmazott – gépkocsivezető 1 fő fizikai alkalmazott - takarító Hatósági Iroda (11 fő) 1 fő Vezetője: aljegyző Adóügyi Csoport (3 fő) 1 fő Vezetője: adóügyi csoportvezető 1 fő adóügyi ügyintéző 1 fő adóügyi ügyintéző Szociális Csoport (3 fő) 1 fő Vezetője: szociális csoportvezető 1 fő szociális ügyintéző 1 fő szociális ügyintéző Igazgatási Csoport (4 fő) 1 fő Vezetője: igazgatási csoportvezető 1 fő igazgatási ügyintéző 1 fő műszaki ügyintéző 1 fő közterület-felügyelő Gazdálkodási Iroda (8 fő) 1 fő Vezetője: gazdálkodási irodavezető 1 fő számviteli ügyintéző 1 fő számviteli ügyintéző 1 fő számviteli ügyintéző 1 fő pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző 1 fő pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző 8


1 fő pénzügyi-gazdálkodási ügyintéző 1 fő személyügyi-munkaügyi ügyintéző A 2013. október 01. napjától megváltozott szervezeti felépítést indokolta, hogy a feladat- és hatáskörök újragondolása mellett a vezetők közötti hierarchia felállításával az ügyek intézésének rendje logikusabb, követhetőbb, ellenőrizhetőbb és egyszerűbb lett. A Polgármesteri Hivatal jelenleg is ebben a szervezeti elosztásban működik a Polgármesteri Hivatal Ügyrendjének, valamint a Szervezeti Egységek Ügyrendjének megfelelően.

4. A humán erőforrás gazdálkodással kapcsolatos problémák és észrevételek A korábbi szervezetfejlesztési diagnosztikus anyagok, felmérések rögzítették, hogy a Hivatalban jelentős túlterheltség volt érezhető, amely elsősorban a túlórák számában, a helyettesítés problémájában, a leterheltségben és fáradtságban, a humánerőforrás hiányban, valamint az aránytalan munkaterhelésben mutatkozott meg. Az alábbiakban a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei szerinti bontásban kerülnek bemutatásra a humán erőforrás gazdálkodással kapcsolatos problémák és észrevételek: 1./ Polgármesteri Iroda A Polgármesteri Iroda 5 fő köztisztviselői és 3 fő munkavállalói státusszal rendelkezik. Az 5 fő köztisztviselő végzi a képviselő-testületi munka előkészítésével, megszervezésével, javaslattétellel, jegyzőkönyvezéssel, a döntések végrehajtásával összefüggő feladatok nagy részét. A jegyzőkönyvvezetési feladatok miatt ezen az irodán jelentős a túlórák száma, tekintettel arra, hogy a Képviselőtestület Szervezeti és Működési Szabályzata alapján az ülésezések kezdő időpontjai rendre munkaidőn kívülre esnek. A leterheltség és fáradtság is jelentős a jegyzőkönyvvezetés területén, amely elsősorban a költségvetés tervezése, tárgyalása miatti rendkívüli ülésezési időszakban mutatkozik meg. A helyettesítés megoldott ezen a területen, azonban egy személy időszakos „kiesése” komoly többletfeladatot ró a helyettesítő személyre a testületi munkával kapcsolatos kötelező feladatok felettes szerv felé határidőben történő továbbítása miatt. A túlórák száma és a leterheltség is megszűntethető, vagy legalábbis csökkenthető lenne amennyiben a 2014. október 12-i hely önkormányzati képviselők és polgármester választást követően az újonnan felállt Képviselő-testület a Szervezeti és Működési Szabályzatát úgy alakítaná ki, hogy az ülésezések kezdő időpontja a Polgármesteri Hivatal munkarendjébe essen. További lehetőség a rugalmas munkaidő bevezetése a testületi és a bizottsági ügyintézők esetében, akik a jegyzőkönyvezést végzik. Rugalmas munkaidő beosztás esetén kifejezetten a feladat határidőben történő végrehajtása „szabná” meg munkarendjüket. 2./ Hatósági Iroda A Hatósági Iroda 3 szervezeti egység, az Adóügyi Csoport, a Szociális Csoport és az Igazgatási Csoport tevékenységét foglalja magában. Vezetője az aljegyző, aki felügyeli, irányítja és ellenőrzi a 3 csoportot és mindemellett helyettesíti a Hivatal vezetőjét a jegyzői feladatok ellátásában.

9


2.1./ Adóügyi Csoport Az Adóügyi Csoport végzi a helyi adó hatósági feladatokat. A csoport túlmunka leterheltsége időszakos, amely elsősorban az adó határozatok kiküldésének idejére összpontosul. A csoportban a helyettesítés megoldott és a túlórák is kezelhetőek. 2.2./ Szociális Csoport A Szociális Csoport végzi a helyben maradt szociális igazgatási feladatokat. A csoporton belül a helyettesítés megoldott, túlmunka nem jellemző. 2.3./ Igazgatási Csoport Az Igazgatási Csoport részeként működik a város közterület-felügyelete, amely jelenleg 1 főből áll, továbbá az 1 fő műszaki ügyintéző, valamint az igazgatási hatósági ügyeket intéző köztisztviselők. Az 1 fő közterület-felügyelő és az 1 fő műszaki ügyintéző helyettesítése jelenleg nem biztosított. Feladatukat igyekeznek teljeskörűen ellátni, azonban az irányító Képviselő-testület által meghatározott újabb és újabb feladatok miatt ez a két státusz a leginkább kiszámíthatatlan az elintézésre váró ügyek mértéke tekintetében. A szervezeti egységre további nagy terhet ró, hogy az Igazgatási Csoport 2 fő igazgatási ügyintézője végzi a választással összefüggő, napi feladatokat, amely 2014. évben 3 alkalommal is túlmunkát és többlet feladatot jelent elsősorban a csoport köztisztviselői számára. Ez azonban időszakos, a leterheltség a választások évében jelentkezik, a feladat végrehajtása munkakörbővítéssel megoldható és kezelhető. A közterület-felügyelői, valamint a műszaki ügyintézői állomány vonatkozásában célszerű lenne 1-1 plusz státusz létesítése a feladatok maradéktalan teljesítése és a helyettesíthetőség biztosítása miatt. 3./ Gazdálkodási Iroda A Polgármesteri Hivatal Gazdálkodási Irodája végzi a Polgármesteri Hivatal, valamint a helyi önkormányzati költségvetési szervek és szakfeladatok pénzügyi-gazdálkodási, számviteli, valamint személyügyi-munkaügyi feladatait. A Gazdálkodási Irodán a helyettesítés megoldott mind az irodavezető, mind a többi köztisztviselő vonatkozásában. A túlmunka, a leterheltség és a fáradtság ennél a szervezeti egységnél a legjellemzőbb. A probléma elsősorban abból adódik, hogy az Irodán évek óta tartó fluktuáció mutatkozik mind a vezető, mind az alkalmazottak tekintetében. Az új kollégák betanítása és betanulása időigényes, az Irodán belüli munkakörök a vezető változása, és az új kolléga kompetenciáinak hiánya miatt az elmúlt időszakban többször is változott. A központi jogszabály változások leginkább a gazdálkodás szakterületét érinti, a folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségek határidőben történő teljesítése miatt gyakran előfordul a túlmunka. 2014. évtől egy új integrált pénzügyi-számviteli program került bevezetésre az ÁROP-3.A.2.-20132013-0026 számú pályázatnak köszönhetően. Az új program központi és helyi jogszabályoknak megfelelő beindítása komoly többletmunkát jelentett a szervezeti egység valamennyi dolgozója számára. A korábbi adatok migrációja, az új rendszer betanulása rendkívül időigényes volt, a program szerteágazó, részletes felhasználhatósága miatt. Ennek eredményeként a napi munkavégzés során egyszerűsödni fognak a feladatok, megszűnik a duplikáció és a különböző igényeknek megfelelő adatok és információk kinyerése is felgyorsul. A felmérés alapján megállapítható, hogy a munkakörök rotációjával, valamint bővítésével az új kollégák betanítása felgyorsulhat. A betanulási folyamat – mind az új kollégák, mind az új program vonatkozásában – mihamarabb alkalmazási szintre történő hozatalát követően a túlmunka, a leterheltség és a fáradtság megszűntethető, vagy legalábbis csökkenthető lesz.

10


III. ÖSSZEGZÉS A járások kialakításáról, valamint egyes ezzel összefüggő törvények módosításáról szóló 2012. évi XCIII. törvény hatályba lépésével Pilis Város Önkormányzatának számos változással kellett szembenéznie. Önkormányzatunk évek óta feszített költségvetésére, valamint az önkormányzatok létszám bér- és dologi kiadásai figyelembevételével kialakított finanszírozására tekintettel, a központi jogszabályokban foglaltaknak eleget téve, 2013. január 01. napjával kialakította a Polgármesteri Hivatal új szervezeti felépítését. Számításba vége az átszervezés után megmaradt hivatali személyi állományt, kialakításra kerültek az új szervezeti egységek feladat- és hatásköre a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltak szerint. 2013. év első felében a feladat és hatáskörök nem megfelelő elosztása miatt, a munkafolyamatokban való fennakadások indokolták a 2013. október 01. napjától átalakított szervezeti elosztást, amely a tapasztalatok és felmérések alapján megfelelően működik. A hierarchikus rendszer bevezetésével a munkafolyamatba épített vezetői ellenőrzések is hatékonyan hozzájárulnak a hivatali munka fejlődéséhez. A vezetői szintű konszenzus és stratégia kialakítása a rendszeres értekezletek és egyeztetések következtében hatékonyan működik. Szervezetünk életében folyamatos igényként jelentkezett a hatékony és eredményes munkavégzéshez, a dolgozók és az ügyfelek elégedettségének eléréséhez szükséges feltételek megteremtése. Jó néhány változás történt a közelmúltban és történik jelenleg is, amelyek jelentősen befolyásolják a hivatali munkaköröket, ugyanakkor lehetőséget nyújtanak a feladat- és hatáskörök optimalizálására. Összességében elmondható, hogy a Polgármesteri Hivatalban a vezetői szintű delegálás kultúrája kialakításra, a kompetenciával kapcsolatos elvárások a szervezeti egységek vezetői részéről megfogalmazásra kerültek. A hivatali munka különböző területeinek számos egyedi ismérve és kompetencia igénye van, amit az újonnan felvételre kerülő kollégák esetében az illetékes szervezeti egység vezetője a kiválasztás folyamatában a lehetőségekhez mérten számításba vesz. A közszolgálati szféra sajátos helyzete az iskolai végzettséghez és a munkában töltött időhöz kötött illetmény megállapítása, amely középfokú végzettségű, 30 éves munkaviszonnyal rendelkező köztisztviselő esetén is csak a garantált bérminimummal megegyező összeg. A megfelelő szaktudással és kompetenciával rendelkező pályázó kiválasztása, valamint megtartása a nem piacképes bérek miatt sokszor csupán a személyi állomány elkötelezettségén és hivatástudatán múlik. A Gazdálkodási Irodán meglévő évek óta jelentős fluktuáció jórészt ennek köszönhető. A jelen szervezetfejlesztési dokumentumban bemutatásra került a Polgármesteri Hivatal helyzetképe, a humán erőforrás gazdálkodással kapcsolatos problémák és észrevételek, továbbá javaslatok az egyes személyi állománnyal kapcsolatos fejlesztésekre. A humán erőforrás gazdálkodás vizsgálat során felhasználásra kerültek a Corporate Values Kft. által készített visszajelző dokumentumok, a Hivatal belső szabályzatai, hivatkozott központi jogszabályok, Karoliny Mártonné – Farkas Ferenc – Poór József – László Gyula: Emberi erőforrás menedzsment kézikönyv című irodalma, Farkasné Dr. Gasparics Emese önkormányzati helyettes államtitkár, Az önkormányzati rendszer megújításának néhány időszerű kérdése c. előadás anyaga, valamint a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium: MAGYARY ZOLTÁN KÖZIGAZGATÁSFEJLESZTÉSI PROGRAM (MP 12.0) alatt írottak.

11


1. sz. melléklet Elismert hivatali alaplétszám Lakosságszám No.

Elismert köztisztviselői létszám

alsó és felső határa a

minimum

maximum

c

d

b

A.

Községek

A.1.

2 000-3 000

6

8

A.2.

3 001-5 000

8

11

A.3.

5 001-11 000

11

20

B.

Városok

B.1.

1 125-5 000

10

13

B.2.

5 001-10 000

13

20

B.3.

10 001-20 000

20

35

B.4.

20 001-40 750

35

55

C.

Megyei jogú városok

C.1.

34 500-60 000

74

119

C.2.

60001-100 000

119

156

C.3.

100001-205 200

156

265

D.

Fővárosi kerületek

D.1.

21 901-60 000

64

112

D.2.

60 001-100 000

112

131

D.3.

100 001-134 600

131

157

Az elismert hivatali létszám a számított alaplétszám korrekciós tényezőkkel korrigált összege. A számított alaplétszám az alábbi képlet alapján határozható meg: SZAL=c+(ÖL-a)/(b-a)*(d-c), két tizedes jegyre kerekítve, ahol SZAL=számított alaplétszám, ÖL= az önkormányzat(ok) lakosságszáma, amennyiben a közös hivatalt fenntartó önkormányzatok együttes lakosságszáma nem éri el a 2 000 főt, úgy 2 000 főként kell a számításkor figyelembe venni a= az elismert hivatali létszám táblázat alapján a település típusa szerint az adott lakosságszámkategória alsó határa,

12


b= az elismert hivatali létszám táblázat alapján a település típusa szerint az adott lakosságszámkategória felső határa, c= az elismert hivatali létszám táblázat alapján a település típusa szerint az adott lakosságszámkategóriához tartozó elismert köztisztviselői létszám minimuma, d= az elismert hivatali létszám táblázat alapján a település típusa szerint az adott lakosságszámkategóriához tartozó elismert köztisztviselői létszám maximuma Pilisi Polgármesteri Hivatal számított alaplétszáma: 20+(11498-10001)/(20000-10001)*(35-20)=22,25 fő

13


2. sz. melléklet A Pilisi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETI ÁBRÁJA

1. számú melléklet

POLGÁRMESTER

JEGYZŐ

HATÓSÁGI IRODA

POLGÁRMESTERI IRODA

GAZDÁLKODÁSI IRODA Aljegyző

Költségvetés, beszámoló, zárszámadás készítési feladatok

Képviselő-testületi, bizottsági ülések előkészítése

Könyvelési, számlázási feladatok

Titkársági feladatok Jegyzőkönyvvezetés

Házipénztár kezelés, banki utalás Igazgatási Csoport:

Adóügyi Csoport:

Szociális Csoport:

Adóigazgatási feladatok

Szociális igazgatási feladatok

Informatikai feladatok

Tárgyi eszköz, vagyon nyilvántartás Személyügyi, munkaügyi feladatok

Kézbesítés

Anyakönyvvezetés

Gépkocsivezetői feladatok

Állampolgári eskü

Takarítás-szervezési feladatok

Birtokháborítás

Beszerzési feladatok Egyéb gazdálkodási feladatok

Kereskedelmi engedély. Hatósági bizonyítvány

14

Készítette: Koreny Ida Polgármesteri Irodavezető Pilisi Polgármesteri Hivatal Kelt: Pilis, augusztus

Recommend Documents