Docman
Document zoeken
(versie 2.1)
Om een document te kunnen vinden is informatie nodig en enige kennis van Docman. In Docman wordt de informatie uit documenten gestructureerd. Ieder veld heeft een naam, functie en specifieke notatie. Met beperkte informatie in de juiste velden is een document vinden eenvoudig (als privilege raadpleging toelaat !). Knoppen:
= drop down menu,
= naar tabel,
= heen en weer tussen records en *=wildcard (shift 8)
Om een document te kunnen vinden, weet de volgende info:
Afzender of geadresseerde Jaar of periode Onderwerp
zie plaatje 2 of 4 via plaatje 6 of 7 zie plaatje 2, invullen bij Jaar of Reg. datum zie plaatje 2, invullen bij Trefwoord of Zoekwoord
of
Betrokkene
voor student of medewerker, zie plaatje 5 veld Betrokkene
Registratienummer bekend: Referentienummer bekend:
vul dit in bij plaatje 2 in veld Reg. nummer vul dit in bij plaatje 3 in veld ref. kenmerk vul dit in bij plaatje 5 in veld diversen vul dit in bij plaatje 5 in veld diversen
Of
Projectnummer bekend: Studentnummer bekend:
Lijst documenten kader “..”:
Of vul dit in bij plaatje 5 in veld kader in combinatie met plaatje 2 veld Reg. datum
Bovenstaande is een beperkte opsomming van mogelijkheden. Er zijn veel meer combinaties mogelijk.
Velden in plaatjes zijn gevuld als voorbeeld voor notatie en niet als zoekcombinatie !
1
1-
Klik op icoon document zoeken in werkbalk.
2
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 1
Docman
Document zoeken
(versie 2.1)
2 - Tab standaard. Mogelijkheden:
Veld Reg. Nummer:
Veld Soort document: Veld Trefwoord 1 en 2:
woord uit systematiek van algemeen naar bijzonder of via naar tabel, te combineren met trefwoord 2 maar niet met zoekwoord (zie plaatje 10)
Veld Zoekwoord 1 en 2:
woord uit tekst verkorte inhoud registratie, te combineren met zoekwoord 2 maar niet met trefwoord eventueel met gebruik wildcard (onderzoek*)
registratienummer, notatie jjjj/nummer
Veld Afdeling:
uit menu, beperkt response tot gekozen afdeling
Veld Reg. Datum:
tijdvak, notatie dd-mm-jjjj t/m dd-mm-jjjj
Veld Naam Afz./Geadr.:
‘naam afzender*’ of via gekozen afzender
naar tabel NAW (zie plaatje 6), beperkt response tot
uit menu ‘….in’ of ‘….uit’, beperkt response tot gekozen in of uit
3 3 - Tab algemeen.
Veld Vormaanduiding:
uit menu, beperkt response tot gekozen vorm
Veld Medewerker:
uit menu, beperkt response tot documenten van ‘medewerker’
Veld vertrouwelijk:
uit menu, beperkt response tot gekozen rubricering (privileges toelaten?)
Disnr. oud:
hier niet relevant
Ref. kenmerk:
zoeken op kenmerk ‘afzender’, het is mogelijk op deel te zoeken met L05/50* of met *5024* met als resultaat L05/5024-I
Datum Doc:
zoeken op datum uitgaande brief
SAP:
hier niet relevant
Oud adres: Fatale termijn:
hier niet relevant hier niet relevant
Pivot:
beperkt response tot gekozen handelingnummer
Auteur:
beperkt response tot gekozen auteur
4
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 2
Docman
Document zoeken
(versie 2.1)
4 - Tab NAW (naam, adres en woonplaats).
NAW code:
zoeken op afkorting afzender (bv OCW) of
Naam:
zoeken op naam afzender (ministerie van onderwijs*)
zie plaatje 6
Adres:
zoeken op straat (Niels Bohrw*) of 2e veld ‘postbusnummer’
Postcode:
zoeken op ‘postcode’
Plaats:
zoeken op ‘plaats’
Land:
zoeken op ‘land’
Extern Id:
zoeken op ‘buitenlandse code’
5 5 - Tab inhoud.
Trefwoord:
zoeken met woord uit tabel in systematiek van algemeen naar bijzonder of via tabel raadplegen trefwoord (zie plaatje 10)
Combinatiezoeken:
neemt gegevens veld trefwoord mee in velden kader, kenmerk en verkorte inhoud
Kader:
zoeken op onderwerp binnen ‘kader’ (bv onderwijs, onderzoek, personeelszaken)
Betrokkene:
Diversen:
zoeken op ‘naam’ van student of medewerker (notatie: naam, vrl, toevoegingen) en zoeken met naam* zoeken op nummer student of -project (niet kenmerk van afzender !) , het is mogelijk op deel te zoeken met nummer* of met *nummer*
Class.nr.:
zoeken op code U&H uit lijst of via
tabel (zie plaatje 11 en 12)
6 6 - Tabel raadplegen NAW met één wildcard. Kies en klik op knop overnemen. In plaatje 4 wordt NAW code gevuld.
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 3
Docman
(versie 2.1)
Document zoeken
7 7 - Tabel raadplegen NAW met twee wildcards. Kies en klik op knop overnemen. In plaatje 4 wordt NAW code gevuld.
8 8 – Voorbeeld van combinatie zoeken, op tab standaard staat het jaar 2005 ingevuld. Klik op knop zoeken.
9 9 - Resultaat van 8.
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 4
Docman
(versie 2.1)
Document zoeken
10
10 - Tabel raadplegen trefwoord is een woord uit een systematiek van algemeen naar bijzonder. In dit voorbeeld archief, postregistratie en document manager.
11 11 - Tabel raadplegen classificatie via code.
12 12 - Tabel raadplegen classificatie via omschrijving.
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 5
Docman
(versie 2.1)
Document zoeken
13 13 - Voorbeeld van zoeken.
14 14 - Voorbeeld van vinden.
15
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 6
Docman
(versie 2.1)
Document zoeken
15 - Voorbeeld van viewen via icoon toon inhoud in werkbalk. Het image is vervolgens te printen, te koppelen aan e-mail of via OCR als tekst weer beschikbaar te maken in Word.
Tip: Bij gebruik van wildcards is het ter bekorting van responsetijd van belang een periode aan te geven.
Afd Documentaire Informatieverzorging en Archiefbeheer (DIA) Versie 22-08-2005 7
