6.12 Overige Knoppen en menu-opties De meeste menu-opties en knoppen zijn hiervoor beschreven en toegelicht. De niet eerder genoemde knoppen en menu-opties worden hierna besproken:
6.12.1 Knop Dossier Controleren Sommige rubrieken zijn verplicht om in te vullen. Om vast te stellen of deze correct zijn ingevuld kan via de knop “Dossier Controleren” een toetsing worden uitgevoerd. Deze controle wordt overigens ook uitgevoerd vóór het dossier wordt opgeslagen. Menu: Dossier --> Controleer Dossier Tip: Het is mogelijk om tevens maatwerk controles toe te passen. Hiermee is het mogelijk te waarborgen dat dossiers volgens voorgeschreven regels worden ingevuld. De maatwerk controles bestaan uit SQL-instructies die vanuit een extern bestand worden uitgevoerd. De resultaten van de controles worden als dossier-kenmerk toegevoegd en vervolgens aan de gebruiker getoond. Het is ook mogelijk om verplichte gegevensvelden automatisch aan te maken, danwel te vullen. Dit geldt typisch voor dossier-kenmerken (voorbeeld: bij schade moet er een schadenummer zijn) en logboek-items (bij gesloten dossiers moet er een sluitdatum zijn). De controle SQL-instructies kunnen door de leverancier van Facts! overeenkomstig uw wensen worden vervaardigd. Op de Facts! installatie CD wordt een voorbeeldbestand met enkele eenvoudige controles meegeleverd. Kopieer dit bestand ,,SQL Controleer Dossier.txt’’ uit de directory \Program Files\Factsx_xx\sql naar een relevante directory op uw systeem (suggestie: maak een sub-directory ,,SQL’’ bij de Facts programma directory).
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 118 -
08-04-13 21:24
Het activeren van de maatwerk controles gaat via instellen van de optie ,,VerifyExtendedSQLFile’’ in de sectie Default van Facts.ini. Zie paragraaf 14.2.1.
Het voorbeeld controlebestand voert de volgende controles uit: Is er een dossier-referentienummer? Passen de status en het LogItem ,,gesloten’’ bij elkaar? Is er een dossier-verantwoordelijke ingesteld? Is er bij een schade-dossier een schadenummer? Zijn sommige LogItems dubbel terwijl dat niet is toegestaan?
6.12.2 Knop Nieuw Dossier Vanuit het scherm “Wijzigen Dossier” kan een nieuw dossier worden aangemaakt door te klikken op de knop “Nieuw Dossier”. Hiermee wordt het actuele dossier bewaard en wordt het geopend.
Menu: Dossier --> Dossier Toevoegen scherm “Nieuw Dossier”
6.12.3 Knop Afdrukvoorbeeld Via de knop “Afdrukvoorbeeld” kunnen de detailgegevens Menu: van een dossier worden ingezien in rapportvorm. Dossier --> Dossier Afdrukvoorbeeld De (gewijzigde) gegevens van het dossier zullen eerst in de databank worden bewaard en opnieuw teruggelezen. Zie ook paragraaf 6.12.4 - Knop Dossier Verversen. Zie
ook
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
paragraaf
- 119 -
5.8
-
08-04-13 21:24
Knop Afdrukvoorbeeld voor details.
6.12.4 Knop Dossier Verversen De gegevens van het actuele dossier kunnen tussentijds Menu: worden bewaard door te klikken op de knop ,,Dossier Dossier --> Verversen’’. Dossier Verversen Na het opslaan van de gegevens worden het dossier uit de databank teruggelezen en wordt het actuele Tabblad weer Tip : Gebruik sneltoets getoond.
+ S Deze optie is bijvoorbeeld zinvol om verwijderingen te effectueren (,,- zal worden verwijderd’’) of om gegevensverlies bij een eventuele computerstoring verkleinen.
6.12.5 Menu-optie Dossier Afgehandeld! Dikwijls is het wenselijk om bij het ,,afhandelen’’ van een dossier een aantal dossiergegevens in één bewerking te kunnen aanpassen. Via menu Dossier --> Dossier Afgehandeld! kan Facts! een aantal dossiergegevens in één keer wijzigen. De wijzigingen zijn afhankelijk van instellingen in de tabel FactsMeta in de sectie [Database]. Zie paragraaf 14.2.6 - Instellingen in de tabel FactsMeta.
De volgende handelingen worden uitgevoerd: De Statuscode van het dossier wordt gewijzigd in de waarde die in FactsMeta staat vermeld achter DoneStatusCode.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 120 -
08-04-13 21:24
Er wordt verder een (nieuw) logboek-item aangemaakt met de sleutelwaarde die in FactsMeta staat vermeld achter DoneLogItemAdd. Als afhandeldatum wordt de systeemdatum vermeld. Indien een LogItem met deze sleutelwaarde reeds bestaat zal het NIET worden gewijzigd. Alle eventuele aanwezige logboek-items met de code die in FactsMeta staat vermeld achter DoneLogItemDelete worden verwijderd. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle (openstaande) rappel-LogItems in één keer worden verwijderd (bij een gesloten dossier is een rappel-LogItem niet (meer) zinvol. Vervolgens worden de dossiergegevens opgeslagen en wordt het bewerken van het dossier afgesloten.
6.12.6 Knop Dossier Sluiten De gegevens van het actuele dossier worden in de Menu: databank bewaard door te klikken op de knop “Dossier Dossier --> Sluiten”. Dossier Sluiten U keert terug naar het scherm “Dossiers Lijst”. Bij het opslaan van het dossier zal de trefwoordenindex met de aangebrachte wijzigingen worden geactualiseerd. Let op: Het is mogelijk dat een nieuw ingevoerd dossier niet direct in het scherm “Dossiers Lijst” wordt getoond omdat er geen overeenkomst is met het eerder toegepaste zoekgegeven.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 121 -
08-04-13 21:24
Door de menu keuze “Zoek Vandaag” ziet u de meest recente wijzigingen bovenin de lijst met gevonden dossiers.
6.12.7 Knop Annuleren Via de knop “Annuleren” wordt de laatste wijziging Menu: ongedaan gemaakt en keert u terug naar het scherm Dossier --> “Dossiers Lijst”. Annuleren Let op: Als u annuleren kiest worden alle lopende wijzigingen aan het dossier ongedaan gemaakt, ook wijzigingen of toevoegingen aan betrokkenen, objecten, kenmerken etc. Let op: Als u eerder ,,Dossier Verversen’’ ( + S) succesvol heeft uitgevoerd zijn wijzigingen tot dat moment reeds opgeslagen en kunnen via Annuleren niet meer ongedaan worden gemaakt. Indien u geen wijzigingen hebt aangebracht is de knop “Annuleren” de snelste methode om terug te keren naar het scherm “Dossier Lijst” omdat er geen controles plaatsvinden, de gegevens niet worden opgeslagen en de trefwoordenlijst niet wordt bijgewerkt.
Facts 3_41 Handleiding per sub-hoofdstuk
- 122 -
08-04-13 21:24
