KLASIFIKASI DAN PEMBERKASAN ARSIP
© Kantor Arsip Universitas Indonesia 2014
MENU
Penyelenggaraan Kearsipan
NSPK UU 43 Tahun 2009
POLA KLASIFIKASI
Satuan Kerja
Unsur Kegiatan
Sarana
Surat - Menyurat Unit kerja
Create
PAU & Fakultas
Pemberkasan Arsip
DPA
Penyimpanan Arsip Aktif
KANTOR ARSIP
Use & Maintenance
Unit kerja PAU & Fakultas
Penerimaan & Penyimpanan Arsip InAktif
Klasifikasi
Layanan & Peminjaman
Arsip Publik PPID
Seleksi & Transfer Arsip In-Aktif
Disposal Schedule
Unit kerja PAU & Fakultas
Jadwal Retensi
Seleksi Arsip In-Aktif Appraisal Alih Media
Musnah Permanen & Vital
BA Musnah
Daur hidup arsip §Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. §Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. §Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Proses Pengelolaan Arsip -- ISO 15489:2001 (records managment process) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Penangkapan (capture) Registrasi (registration) Klasifikasi (classification) Akses dan sistem klasifikasi keamanan (access and security classification) Identifikasi status penghancuran (identification of disposition status) Penyimpanan (storage) Penggunaan dan pelacakan (use and tracking) Implementasi dari penghancuran (implementation of disposotion)
Records Management System
Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria Kearsipan “diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya pada pasal 40 ayat (4) disebutkan "untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip”
Sistem klasifikasi Analisis fungsi bisnis
q Menjelaskan fungsi organisasi dan unit-unitnya q Menjelaskan proses Sistem yang bervariasi q Sistem hirarkis q Berbasiskan pada struktur organisasi q Sistem berabjad
Fungsi Organisasi §Fungsi Substantif : fungsi utama : sangat tergantung pada visi, misi dan tujuan institusi: yang membedakan institusi yang satu ke institusi lainnya. Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat §Fungsi Fasilitatif : fungsi pendukung : fungsi yang mendukung operasional institusi : Keuangan, Sumber Daya Manusia, Hukum dan Pengawasan, Organisasi dan Tatalaksana, dll.
Masalah Pemberkasan
SURAT MASUK 2013
Universitas Indonesia
SURAT KELUAR 2014
SURAT MASUK 2014
Universitas Indonesia
Universitas Indonesia
Sistem Pemberkasan
Pola Klasifikasi Arsip
“Pemberkasan memberikan kontrol terhadap penataan rekod sehingga temu kembali record yang dibutuhkan dilaksanakan dengan mudah, cepat dan akurat” Kennedy (1998)
Fungsi Skema Klasifikasi §Menggambarkan aktivitas bisnis organisasi darimana mereka berasal dan berdasarkan analisis kegiatan bisnis organisasi ISO 15489-1 (2001, p.14). §Mendukung berbagai macam proses manajemen rekod. §Organisasi harus menentukan tingkatan kontrol klasifikasi yang mereka butuhkan untuk tujuan bisnisnya. §Pengawasan kosa kota dan pengindeksan.
POLA KLASIFIKASI Tujuan:
“Keteraturan Pemberkasan sehingga memperlihatkan hubungan antar dokumen/arsip”
Kode dan Indeks SUBSTANTIF • PDP
Pendidikan dan Pengajaran
• PPM
Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Kode dan Indeks FASILITATIF • KEU • SDM • OTL • HKP • HMI • RTK
Keuangan Sumber Daya Manusia Organisasi dan Tata Laksana Hukum dan Pengawasan Humas dan Informatika Rumah Tangga Kantor
Contoh Pola Klasifikasi Substantif
Contoh Pola Klasifikasi Fasilitatif
Pola Klasifikasi Substantif
Pola Klasifikasi Fasilitatif
Proses Pemberkasan Surat Lamaran
Surat Lamaran Surat Panggilan
Surat Lamaran Surat Panggilan Surat persetujuan (SPP/Lolos Butuh)
Surat Surat Permintaan Surat Permintaan Surat Permintaan Surat Permintaan Permintaan SDM.0.1 Penerimaan
Penjajaran Arsip
FUNGSI SUBSTANTIF
Primer
Sekunder
Penjajaran Arsip
PDP.0.0 Seleksi Mahasiswa 2013
Universitas Indonesia
SDM.0.1 Penerimaan 2012
Universitas Indonesia
PPM.0 Penelitian 2013
Universitas Indonesia
Daftar Arsip Aktif *) **) No.
Unit Pengolah
Nomor Berkas
Kode Uraian Informasi Kurun Jumlah Keterangan Klasifikasi Berkas Waktu
* PP 28 Tahun 2012, Pasal 42 Ayat 5 : daftar arsip aktif ** PP 28 Tahun 2012, Pasal 42 Ayat 7 : unit kerja menyampaikan (akuisisi) daftar arsip aktif paling lama 6 bulan kepada unit kearsipan
Landasan Hukum dan Teori q Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan q Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan q ISO/TR 15489-2001. Information and Documentation-Records Management q Kennedy, Jay. 1998. Records management: a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne: Addison Wesley Longman.
