POLA KLASIFIKASI ARSIP UNIVERSITAS UDAYANA B. BIDANG FASILITATIF KU
KEUANGAN KU.00
Penyusunan Anggaran 0
Pembahasan Anggaran 001 Pembahasan anggaran PNBP 002 Pembahasan APBN 003 Pendapatan SPP/SDPP Unud
KU.01
1
Pagu Indikatif
2
DIPA
Pelaksanaan Anggaran 0
Pendapatan 00 Pajak 01 Bukan Pajak (PNBP)
1
Belanja Belanja Pegawai Belanja Operasional Belanja Modal
I.2.
KU.02
Perbendaharaan
KU.03
Bantuan Luar Negeri
KU.04
Sistem Akuntansi
KU.05
PertanggungJawaban Keuangan 0
Neraca
1
Laporan Keuangan
KP KEPEGAWAIAN
6
KP.00
KP.01
KP.02
Formasi 0
Analisis kebutuhan pegawai
1
Analisis jabatan
2
Evaluasi jabatan
3
Standar kompetensi dan kualifikasi
4
Daftar urut kepangkatan
5
Usulan formasi
6
Penetapan formasi
Pengadaan 0
Seleksi Penerimaan
1
Pengangkatan CPNS
2
Pengangkatan PNS
3
Pengangkatan kembali PNS
4
Pegawai honorer/kontrak
Pembinaan 0
Kenaikan pangkat/golongan
1
Pengangkatan dalam jabatan fungsional
2
Pengangkatan dalam jabatan structural
3
Mutasi pegawai
4
Tugas perbantuan/dipekerjakan
5
Alih tugas/alih jabatan
6 KP.03
Pembinaan jabatan fungsional
KP.04
Cuti
7
KP.04
KP.05
KP.06
KP.07
HK.
0
Cuti di luar tangguan Negara
1
Cuti Besar
2
Cuti tahunan
3
Cuti alasan penting
4
Cuti lainnya
Disiplin 0
Daftar hadir
1
Hukuman disiplin
Kesejahteraan 0
Perumahan
1
Koperasi
2
Taspen
3
Asuransi Kesehatan
4
Angkutan pegawai
5
Bantuan sosial
6
Rekreasi
Pemberhentian 0
Dengan hormat
1
Tidak dengan hormat
Organisasi Non Kedinasan 0
Korpri
1
Dharma Wanita
HUKUM DAN ORGANISASI HK.00 Peraturan
8
0
Peraturan Rektor
1
Keputusan
02
Keputusan Pejabat lainnya
03
Instruksi Rektor
04
Instrumen Hukum
05.
00
Standar/Pedoman
01
Prosedur Kerja/Juklak/Juknis
02
Surat Edaran
03
MOU, Kontrak, Kerjasama
Dokumentasi Hukum (produk hukum ekstern) 0
Undang-undang
1
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
2
Peraturan Pemerintah
3
Peraturan dan Keputusan Presiden
4
Peraturan/Keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen
5 6
dan lain-lain. Sosialisasi atau penyuluhan Hukum
0
Sosialisasi
1
Penyuluhan
2
Pembinaan Hukum
7
Bantuan dan konsultasi hukum 0
Pidana
1
Perdata
2
Tata Usaha Negara
3
Agama
8
Perizinan 0
Berkas perjanjian sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat izin.
OT
ORGANISASI OT.00 Statuta OT.01 Struktur tugas dan fungsi organisasi Perguruan Tinggi dan Kopertis OT.02 Tata Kerja Organisasi 9
OT.03 Uraian/Analisis Jabatan/Analisis Manajemen serta penyusunan ketatalaksanaan OT.04 Evaluasi dan laporan kinerja 00
Laporan Berkala 0
Laporan Bulanan
1
Laporan Triwulan
2
Laporan Semesteran
3
Laporan Tahunan Unit Kerja
4 01
Laporan Tahunan Perguruan Tinggi dan Kopertis
Laporan Insidentil
KS KERJA SAMA KS.00
KS.01
HM
Kerjasama Dalam Negeri: 0
Kerjasama dengan lembaga pemerintah
1
Kerjasama dengan swasta / LSM
2
Kerjasama antar perguruan tinggi
3
Kerjasama dengan perusahaan
Kerjasama Luar Negeri (Bilateral, Regional, Multilateral): 0
Kerjasama antar pemerintah
1
Kerjasama dengan Badan Internasional
2
Kerjasama dengan Lembaga Non Pemerintah
3
Kerjasama antar Perguruan Tinggi
4
Kerjasama dengan Sekolah Asing di Indonesia
5
Kerjasama dengan Sekolah Indonesia di luar negeri
6
Pertukaran pelajar/mahasiswa
HUBUNGAN MASYARAKAT HM.00 Hubungan antar lembaga 0
Hubungan antar lembaga pemerintah
1
Hubungan dengan swasta / LSM
2
Hubungan dengan perusahaan
3
Hubungan dengan perguruan tinggi
4
Hubungan dengan media massa
HM.01 Siaran pers/press release 10
HM.02 Kunjungan wartawan/liputan HM.03 Kunjungan dinas 0
Dalam negeri
1
Luar negeri
HM.04 Hearing DPR. HM.05
Penerbitan, Publikasi, dan Dokumentasi
HM.06 Perpustakaan 0
Pengadaan buku/bahan pustaka
1
Daftar koleksi
2
Kartu anggota
3
Katalog
4
Peminjaman
5
Penghapusan buku/bahan pustaka
HM.07 Guntingan berita/kliping koran HM.08 Pameran/sayembara, festival, pembuatan spanduk dan iklan. HM.09 Pengumuman/pemberitahuan
PR
PERENCANAAN PR.00
Usulan perencanaan Unit Kerja beserta data pendukung
PR.01
RPJM Bidang Pendidikan/pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan Bidang Pendidikan.
PR.02
PR.03
PR.04
Program Kerja Tahunan 00
Program Kerja Tahunan Unit Kerja
01
Program Kerja Perguruan Tinggi dan Kopertis
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah 0
Lakip Unit Kerja
1
Lakip Perguruan Tinggi dan Kopertis
Evaluasi Program 0
Evaluasi masing-masing Unit Kerja
1
Evaluasi tingkat Perguruan Tinggi dan Kopertis 11
PR.05
LK
Laporan 00
Laporan Berkala
01
Laporan Insidentil
PERLENGKAPAN LK.00
Rencana Kebutuhan Barang 0
Usulan Unit Kerja
1
Rencana kebutuhan Perguruan Tinggi dan Kopertis
LK.01
Berkas penawaran
LK.02
Pengadaan Barang 00
Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung) :
01
−
Usulan unit kerja dan data pendukung
−
Proses Pengadaan barang
−
Serah terima barang
Pengadaan/pembelian barang melalui lelang −
Pengadaan
barang
bergerak,
mulai
dari
lelang,
pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang. −
Pengadaan
barang
investasi,
mulai
dari
lelang,
pengumuman pemenang, daftar rekanan sampai dengan berita acara serah terima barang. 2
Pengadaan barang melalui Bantuan/Hibah
3
Pengadaan barang melalui tukar-menukar
4
Pengadaan barang melalui pinjaman
5
Pengadaan barang melalui sewa
LK.03 Pengadaan Jasa Berkas pengadaan jasa oleh pihak ketiga diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian. LK.04 Penyimpanan/pergudangan Berkas penyimpanan atau administrasi pergudangan LK.05 Kartu barang/kartu gudang LK.06 Penyaluran/distribusi
12
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya : surat permintaan barang dari unit kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB) LK.07 Inventaris Barang 00.
Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
01.
Daftar Inventaris Ruangan (DIR)
02.
Daftar Inventaris Barang (DIB)
03.
Kartu Inventaris Barang (KIB)
LK.08 Perbaikan/Pemeliharaan 0.
Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor
01.
Perbaikan/Pemeliharaan Barang Investasi
LK.09 Penghapusan Barang 0.
Penghapusan Barang Bergerak/Barang Inventaris Kantor, diantaranya berkas usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
1.
Penghapusan barang Investasi, diantaranya berkas nota usulan penghapusan,
panitia
penghapusan
s.d.
berita
penghapusan barang. LK.10 Bukti-bukti kepemilikan Aset
TU
0
Sertifikat Tanah
1
IMB
2
BPKB
3
STNK
4
Denah/gambar bangunan/instalasi listrik, air dan gas
KETATAUSAHAAN TU.00 Persuratan 00
Surat tugas/perintah beserta lampirannya
01
Surat Undangan
2
Pengumuman
3
Risalah/Notulen Rapat −
Rapat Staf
13
acara
−
Rapat Pimpinan
4
Daftar Nama/alamat kantor
5
Daftar nama/alamat pejabat
6
Ucapan Terima Kasih
7
Surat Kuasa
8
Surat Keterangan
TU.01 Kearsipan 00
Administrasi Pengendalian Surat (kartu, lembaran, buku)
01
Permintaan Penggandaan Dokumen/Arsip
02
Pembinaan Kearsipan
03
−
Sosialisasi/penyuluhan Kearsipan
−
Bimbingan Teknis
−
Monitoring
Penyimpanan dan Pemeliharaan Arsip: −
Daftar Arsip
−
Pemeliharaan Arsip, seperti kegiatan pembersihan, fumigasi, dll.
04
Peminjaman dan Penggunaan Arsip
05
Penyusutan Arsip −
Pemindahan arsip inaktif Berita Acara Pemindahan Daftar Arsip yang dipindahkan
−
Pemusnahan Arsip Berita Acara Pemusnahan Daftar arsip yang dimusnahkan Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan pemusnaha arsip dari instansi terkait Keputusan Pemusnahan arsip
−
Penyerahan Arsip Berita Acara Serah Terima Arsip Daftar Arsip yang dimusnahkan
6
Berkas Proses alih media arsip
14
RT
7
Kompetisi
8
Sarana prasarana pengelolaan arsip
KERUMAHTANGGAAN RT.00
Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya.
RT.01
Pengamanan/sekuriti
RT.02
Berkas pelaksanaan pengamanan kantor/gedung/rumah dinas dan pejabat
RT.03
Telekomunikasi
RT.04
Pelaksanaan penggunaan peralatan telekomunikasi
RT.05
Kebersihan dan taman
RT.06
Konsumsi dan akomodasi
RT.07
Perjalanan dinas
RT.08
Pengurusan visa/paspor
RT.09
Penerimaan Tamu 0
Tamu biasa
1
Tamu VIP/VVIP (Presiden, DPR, Menteri dan Pejabat Tinggi lainnya)
RT.10
TI
2
Tamu Asing
3
Buku Tamu
Acara kedinasan: 0
Upacara/seremonial
1
Pelantikan
2
Jamuan makan
INFORMATIKA/SIM/TIK TI.00
Perencanaan sistem informasi dan komunikasi
TI.01
Pengumpulan dan pengolahan data
TI.02
Data base 15
DL
TI.03
Design sistem informasi dan komunikasi
TI.04
Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan
TI.05
Evaluasi sistem dan media
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN DL.00 Rencana/program diklat 0
Rencana kebutuhan
1
Kurikulum diklat
2
Modul/materi/bahan diklat
3
Jadwal/ silabus
DL.01 Penyelenggaraan diklat Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta diklat, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, penilaian dan lain-lain. DL.02 Laporan/evaluasi diklat DL.03 Buku register peserta/alumni DL.04 Buku nomor ijazah/STTPL. DL.05 Administrasi pengiriman peserta diklat: 0
Diklat dalam negeri
1
Diklat luar negeri
DL.06 Administrasi pengiriman pendidikan formal: 0
Pendidikan dalam negeri
1
Pendidikan luar negeri
DL.07 Seminar/lokakarya/temukarya/workshop:
PG
0
Penyelenggaraan seminar
1
Pengiriman peserta mengikuti seminar
PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN PG.00
Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, perencanaan, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain.
PG.01
PG.02
Data dan informasi pendidikan 0
Pengumpulan data
1
Pengolahan data
2
Data informasi dan statistik
Hasil penelitian dan pengembangan 16
WS
0
Proses sistem pengujian
1
Pengembangan kurikulum
2
Kebijakan, inovasi pendidikan
PENGAWASAN WS.00 Perencanaan 0
Program kerja pemeriksanaan tahunan
1
Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan di daerah
2
Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional
3
Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan
4
Program AKIP unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi dan Kopertis
WS.01
Administrasi pengawasan meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan dan lain-lain.
WS.02 Laporan 0
Laporan hasil pemeriksaan BPK
1
Laporan hasil pemeriksaan BPKP
2
Laporan hasil pemeriksaan Itjen
3
Laporan Pengaduan Masyarakat
4
Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan tematik
5
Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan
6
Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan
7
Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
8
Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan
9
Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan
10
Laporan hasil seminar/lokakarya
11
Laporan evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Perguruan Tinggi / Kopertis
12
Analisis hasil pengawasan
13
Ekspose hasil pengawasan
WS.03 Laporan tindak lanjut WS.04 Administrasi layanan pengawasan eksternal WS.05 Penanganan Kasus 17
00
Berkas tentang pengaduan, keluhan, ketidakpuasan masyarakat kepada Perguruan Tinggi dan Kopertis
01
Pidana Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa pidana baik kejahatan maupun pelanggaran, meliputi : −
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis.
02
−
Berkas pembelaan dan bantuan hukum
−
Telaahan hukum dan opini hukum
Perdata Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa perdata meliputi : −
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
03
−
Berkas pembelaan dan bantuan hukum
−
Telaahan hukum dan opini hukum
Berkas tentang penyelesaian kasus/sengketa Tata Usaha Negara, meliputi : −
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyidikan sampai dengan vonis
−
Berkas pembelaan dan bantuan hukum
−
Telaahan hukum dan opini hukum
Rektor
Prof. Dr. dr. I Made Bakta, Sp.PD ( KHOM ) NIP. 194806281979031001
18
