Klaar voor een ergonomische toekomst

Office Magazine.nl Dit document wordt u aangeboden door: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX klik hier voor meer artikelen

Multimediaal vakblad voor kantoorinrichting, -organisatie & facilitair management Jaargang 7 - 2013 - nr1 - Officemagazine.nl

Dataflex

Klaar voor een ergonomische toekomst Vragen en feiten over gerecycled papier - LifeSize introduceert ‘smart video’ met de Icon-serie - ‘Voorkom kabelchaos rondom uw werkplek’

De perfecte combinatie

CPU houders

Electrificatie

Ergonomische producten

Kabelgeleiding

Cablemanagement

Scheidingswanden en Akoestiek

TFT monitorarmen

Verlichting

Werkplek accessoires

Full service en product supplier voor onze partners met een breed assortiment producten en diensten voor op en rond de werkplek. Dit met gemotiveerde en hardwerkende mensen met kennis van zaken.

DE VOS GROEP de partner voor uw werkplek

Hoofdveste 15 Postbus 66 3990 DB Houten

Meer weten? [email protected] Informeer ook naar onze uitgebreide productcatalogus.

T 030 - 63 56 000 F 030 - 63 50 777 www.devosgroep.nl

ergonomics

Voorwoord Office

Communicatie moet, maar dan wel goed We leven in het tijdperk van de communicatie: nog nooit hadden we zoveel middelen om met elkaar te communiceren. We twitteren ons een slag in de rondte, er gaat geen minuut voorbij zonder whatsappje en de pc staat roodgloeiend van alle mails die we versturen en ontvangen. We willen (bijna, want niet je pincode) alles delen met onze community omdat we ergens bij willen horen. Sociologen zouden ongetwijfeld een verband kunnen leggen met bijvoorbeeld trends van ontkerkelijking en het feit dat steeds minder mensen lid zijn van een politieke partij, maar daar zijn andere magazines voor. OfficeMagazine.nl concentreert zich op de communicatie in de kantooromgeving, en dat is volgens de zelfbenoemde trendwatchers (het nieuwe werken, weet u nog) overal waar je maar enigszins kunt werken – dus waar internet is. Het gevaar van dat nieuwe werken is dat het privé-leven te zeer vermengd raakt met het werken: sommige mensen kunnen niet meer ophouden met werken, ze kunnen de scheiding niet meer maken. Het nieuwe kantoor werkt daar ook aan mee: dat lijkt meer en meer op een gezellig café of huiskamer. Er zijn dus ook al managers die zich ergeren aan het feit dat veel medewerkers meer privé aan het communiceren zijn dan echt aan het werk. De communicatie in een kantoor is van levensbelang voor het soepele verloop van de werkprocessen, maar de privé-communicatie kan die wel eens verstoren: we communiceren soms teveel. Vandaar ook dat deze editie van OfficeMagazine.nl een artikel heeft over het faciliteren van geconcentreerd werken, dus zonder afleidingen als Twitter en Facebook, maar gewoon: je werk doen. Communicatie heeft ook te maken met documentatie: namelijk via geschreven of digitale informatie. Vandaar ook een tafeldiscussie over archivering fysiek/digitaal. Maar het blad bevat nog veel meer artikelen en andersoortige informatie over alles wat met kantoor te maken heeft, zoals u van ons gewend bent. Bijvoorbeeld over hoe de (digitale) informatie op ergonomisch verantwoorde wijze kan worden opgenomen en verstuurd. Dus ook tweets… Veel leesplezier. Hans Hooft

OfficeMagazine.nl

3

8 Coverstory: Dataflex: Klaar voor de ergonomische toekomst Ze zijn er nog: Nederlandse ondernemingen die niet alleen in eigen land produceren, maar ook nog eens bijzonder innovatief zijn. Dataflex International BV in Krimpen aan den IJssel is daar één van de beste voorbeelden van. Zo won Dataflex dit jaar een prestigieuze iF product design award voor hun onlangs uitgebrachte ViewLite Plus monitorarm.

14 Geconcentreerd werken: een verloren noodzakelijkheid?

“Een andere conclusie is dat geconcentreerd werken de activiteit is die het minst effectief wordt ondersteund door de werkomgeving.”

De afgelopen vijf jaar heeft het toonaangevende bureau voor kantoorontwerp Gensler onderzoek laten doen naar de ontwikkelingen van de inrichting van kantoren en de behoeftes van de mensen die daarin werken. Uit dat onderzoek bleek dat die inrichting het kenniswerken juist niet stimuleerde.

29 Vragen en feiten over gerecycled papier Over gerecycled papier bestaan nog steeds veel indianenverhalen. Om de fabels uit de wereld te helpen, geven we hier enkele vaak gestelde vragen en de antwoorden daarop.

45 LifeSize introduceert ‘smart video’ met de Icon-serie LifeSize heeft onlangs tijdens de Integrated Systems Europe beurs in de RAI in Amsterdam de LifeSize Icon-serie geïntroduceerd.

57 Thovip: kabelmanagement producten Thovip Ergonomics biedt een breed assortiment aan kabelmanagement producten die ervoor zorgen dat uw werkplek facilitair, technisch, ergonomisch en esthetisch op orde is.

14 20 4 OfficeMagazine.nl

Inhoudsopgave Office

Jaargang 9, nummer 1 www.officemagazine.nl

van munster m e d i a

g r o e p

Een uitgave van: MVM Producties b.v.

39

Postbus 6684 6503 GD Nijmegen Kerkenbos 12-26c 6546 BE Nijmegen t: 024 - 3 738 505 f: 024 - 3 730 933

42

Uitgever Michael van Munster Drukwerk Balmedia b.v., Schiedam Hoofdredactie Hans Hooft Medewerkers Sofie Fest, Lars van Bergen, Eelco Nauta Vormgeving Joost Franken, Jan-Willem Bouwman Advertentie Exploitatie

35

Van Munster Media B.V. Aysun Mahubessy-Saruhan t:024-6421917 Joep van der Linden t: 024-3734467 Advertentietarieven: op aanvraag Abonnementen t: 024 - 3738 505 Coverstory Dataflex Abonnementen kunnen op elk gewenst tijdstip ingaan. Alle abonnementen hebben een looptijd van één jaar en worden automatisch verlengd, tenzij de abonnee uiterlijk 3 maanden voor verstrijken schriftelijk opzegt. Abonnementsprijs per jaar 39 euro excl. btw. Copyrights Het auteursrecht op de in dit tijdschrift verschenen artikelen wordt door de uitgever voorbehouden. Hoewel de informatie gepubliceerd in deze uitgave

Verder in deze editie Column / agenda 9 10 Reacties stelling kantoorstoelen 12 Flexibel en hybride 17 De Haan Archiefbeheer 18 Nieuwe kantoorcultuur 20 Opbergen moet 22 Verslag tafeldiscussie archivering 28 De Vos Groep 33 Boeken 35 Quantore redactiepagina 36 Nabeschouwing Paperworld Frankfurt 39 ARBO en milieuwinst door FleXlezen® 40 Factuurautomatisering 41 Vijf stappen voor betere speeches

42 ELBA for Business: Het Nieuwe – georganiseerde - Werken 43 Beurs SOCD 48 Tonerstof in kantoorapparatuur 51 Technostress 52 Lync4all: telefonie cloud-oplossing 60 Energie-efficiëntie en onderhoud 63 Reacties stelling maincontracting 64 Nabeschouwing Vakbeurs Facilitair 17, 43, 53, 54, 55, 62, 66

Kort nieuws

zorgvuldig is uitgezocht en waar mogelijk gecontroleerd, sluiten de uitgever en de redactie uitdrukkelijk iedere aansprakelijkheid uit voor eventuele onjuistheden en/of onvolledigheid van de verstrekte gegevens.

OfficeMagazine.nl

5

Klaar voor een ergonomische toekomst Ze zijn er nog: Nederlandse ondernemingen die niet alleen in eigen land produceren, maar ook nog eens bijzonder innovatief zijn. Dataflex International BV in Krimpen aan den IJssel is daar één van de beste voorbeelden van. Zo won Dataflex dit jaar een prestigieuze iF product design award voor hun onlangs uitgebrachte ViewLite Plus monitorarm.

6 OfficeMagazine.nl

Coverstory Office

D

ataflex werd in 1982 opgericht en specialiseerde zich in eerste instantie in de ontwikkeling en productie van ergonomische werkplekaccessoires, evenals professionele oplossingen in klein kantoormeubilair. Nu, 30 jaar later, is Dataflex een toonaangevende producent en grossier op het gebied van ergonomisch verantwoorde werkplekinrichting, met actieve verkoopkantoren in de Benelux, Duitsland, Frankrijk, Verenigd Koninkrijk en Italië. De producten worden exclusief door de vakhandel (dealers, catalogi, distributeurs, importeurs) aangeboden.

Dataflex Benelux Sinds de oprichting heeft Dataflex een gestage groei doorgemaakt. Om die groei te structureren en om de diverse producten beter zichtbaar te maken voor meerdere segmenten in de markt, heeft Dataflex op 1 januari 2009 de distributie weer in eigen handen genomen en werd Dataflex Benelux BV als voorraadhoudend verkoopkantoor. Commercieel directeur Roderik Mos: “Daarmee bieden we het verkoopkanaal grote voordelen. Bestellingen worden veel sneller geleverd, zeg maar just in time, waardoor de klant maar een minimale voorraad hoeft te behouden.” Mos noemt nog enkele andere belangrijke service-elementen van Dataflex: “De stabiele prijzen en uitstekende productkennis van onze mensen op het gebied van ergonomische oplossingen voor iedere werkplek vormen een stevige basis voor de verkoopbevordering bij de dealer. Die dealer kan ons dus ook inschakelen bij het zoeken naar de juiste oplossing bij specifieke vragen. Om een cliché te gebruiken: wij leveren maatwerk.” Dat maatwerk is echt letterlijk te nemen: niet voor niets gaat het bij Dataflex om ergonomisch verantwoorde producten. Zo zijn alle monitorarmen, een belangrijk segment in het assortiment, in allerlei standen in te stellen en daarmee aan te passen aan de individuele gebruiker. Flexplekken “Die instelbaarheid en inzetbaarheid van onze monitorarmen, maar ook de vele andere oplossingen voor de werkplekinrichting, zijn uitermate belangrijk voor de juiste werkhouding van de gebruiker,” vervolgt Mos. “Een investering in de ergonomie van een werkplek levert minder klachten aan rug, arm, nek en schouder waardoor ziekteverzuim afneemt. Op gebied van gezondheid levert het dus winst. Maar een gezonde, ergonomische werkplek draagt ook bij aan het gevoel van welzijn. Mensen die intensief gebruik maken van ICT-middelen zitten tijdens het werk hierdoor lekkerder in hun vel. Daardoor stijgt ook de productiviteit.” Mos benadrukt dat het gaat om ‘het hele plaatje’ van de werkplek: de oplossingen moeten op elkaar zijn afgestemd – en uiteraard kan Dataflex hierin adviseren. Naast dat advies, waar het vaak allemaal mee begint, levert Dataflex ook alles wat de werkplek ergonomisch verantwoord maakt: notebook

standaards waarmee de schermen ervan op ooghoogte kunnen worden gebracht, documenthouders om documenten gemakkelijker leesbaar te maken, enzovoort. Met name de notebook standaards zijn zeer geschikt voor flexplekken, waar men tijdelijk de laptop neerzet om te werken. “Normaal vind je een notebook standaard niet op een flexplek, terwijl die daar eigenlijk wel standaard hoort te zijn”, aldus Mos. “Dat geldt minder voor de zogeheten aanlandplek, waar je maximaal 2 uur aan werkt – al is dat in de praktijk vaak langer, met alle gevolgen van dien: last van de rug en/of spanningen in nek, armen en schouders.”

Pronkstuk Voor wat betreft de ‘vaste’ werkplekken heeft Dataflex nog veel meer producten in het assortiment die de ergonomie bevorderen. Mos noemt als voorbeelden de oplossingen die Dataflex heeft voor kabelmanagement, evenals de LTX laserprinterkappen. Deze laatste beschermen gebruikers tegen schadelijke toner- en fijnstofdeeltjes middels een speciaal filter en reduceren de geluidsoverlast op de werkplek. “Het binnenklimaat op kantoor is daarom gezonder en het is stiller op de werkvloer, zodat mensen ongestoord en maximaal productief kunnen blijven.” Maar het pronkstuk van de collectie is natuurlijk de ViewLite Plus monitorarm. Die heeft inmiddels drie prestigieuze prijzen gewonnen: een reddot design award – eervolle vermelding 2012, een ‘European Aluminium Award - Young Designers Prize’ voor productontwerper Tijs Horn en onlangs dus de iF product design award. De prijzen kregen nog een extra waarde voor Dataflex omdat de ViewLite Plus ontworpen is door eigen mensen: de al eerder genoemde Tijs Horn, en Roderik Mos, die naast commercieel directeur Benelux ook productmanager is voor de overkoepelende organisatie, Dataflex International. De monitorarm is ook niet zo maar een houder waar je een scherm aan kunt bevestigen. Mos: “We zien de ICT-wereld veranderen als het gaat om de producten die de mensen gebruiken. Ik hoef niemand meer uit te leggen wat de impact voor de werkplek is van het feit dat mensen hun eigen apparatuur meebrengen: inderdaad, BYOD (Bring Your Own Device). Probleem dat ze dan hebben is dat de werkplek er niet op toegerust is – en niet alleen op ergonomisch gebied – om die ‘vreemde’ apparatuur te faciliteren. Met de ViewLite Plus is een groot probleem opgelost: die kan namelijk ook tablets en notebooks van een stabiele houder voorzien dankzij de modulaire uitbreidingsmogelijkheden.” Mos noemt nog een ander aspect van de ViewLite Plus waarmee deze de huidige én toekomstige werkplek faciliteert: “Meubilair wordt vaak tegelijk met monitorarmen en schermen aangeschaft. Alleen is het zo dat meubels fiscaal worden afgeschreven met 5 jaar en na 10 à 15 jaar vervangen. Hardware daarentegen wordt vaak al na 3 à 4 jaar vervangen. Dan moet je straks op zoek naar een nieuwe monitorarm die het nieuwe display wél kan dragen, maar ook nog leuk bij je oude meubels past. Met de OfficeMagazine.nl

7

Office Coverstory

ViewLite Plus hoeft dit probleem niet te ontstaan en kunnen ook de OLED-schermen van de toekomst bevestigd worden. Die zijn milieuvriendelijker, ultra-thin en veel beter dan de gangbare LED-schermen, maar zijn ook een stuk lichter in gewicht. Ze zijn alleen vaak té licht voor gangbare monitorarmen die gebruik maken van een gas- of springveer. De ViewLite Plus is mede met het oog op die ontwikkelingen ontworpen en houdt stand vanaf nul kilo.”

Milieu Eén van de aspecten waar de jury van de iF design award rekening mee houdt bij de beoordeling van een product, is de impact ervan op het milieu. “Dat zit bij onze producten wel goed”, zegt Mos. “De ViewLite Plus is bijna helemaal gemaakt van ‘groen’ (deels gerecycled) gegoten aluminium.” De zorg voor het milieu maakt een vast onderdeel uit van het algehele beleid van Dataflex. Zo neemt het bedrijf al sinds 2004 groene stroom af en zijn er diverse maatregelen genomen om het aardgasverbruik terug te dringen. Sinds 2012 betrekt Dataflex actief toeleveranciers van onder andere grondstoffen bij haar milieubeleid om de gehele productieketen te verduurzamen; daarnaast worden assemblagemethoden gehanteerd waardoor producten eenvoudig te recyclen zijn. Mos: “In 2012 hebben we ons tot doel gesteld om nieuwe grondstofonttrekking van aluminium en staal terug te brengen tot 55%.” Mos noemt nog een ander onderdeel van dit voornemen: een programma om oude producten van cliënten in te nemen en te recyclen, om te smelten tot nieuwe kantooraccessoires. Dat heeft een dubbele functie: naast het feit dat materialen gerecycled worden (op zich al een goed streven) haalt Dataflex uit die oude

8 OfficeMagazine.nl

producten een scherper zicht op verbeteringen aan toekomstige ontwerpen, waardoor de gebruiksperiode ervan verlengd kan worden. Kortom: leren hoe het beter – milieuvriendelijker – kan. Een voor de klant prettig gevolg van die doordachte strategie is dat Dataflex afhankelijk van de productgroep twee tot vijf jaar garantie geeft op zijn producten.

Met de tijd mee De producten van Dataflex zijn niet overal te koop. Mos hierover: “Allereerst, wij zijn fabrikant en leveren onze producten via Dataflex Benelux BV. Die onderneming is verantwoordelijk voor de verspreiding in de Nederlandse, Belgische en Luxemburgse markt. Onze producten zijn te vinden in de kantoorvakhandel en diverse webshops. Ja, ‘bricks and clicks’, we gaan met onze tijd mee. Je moet ook wel, als je met je producten klaar bent voor de toekomst”, grapt Mos. Hij wijst op twee mogelijkheden: een overzicht van de webshops (de ‘clicks’) waar de Dataflex-producten kunnen worden aangeschaft is te vinden op de Dataflex website www.dataflex.nl. Zoek daar op een artikelcode (met punt) van de Dataflex-producten en click op ‘Koop Online’. De tweede mogelijkheid (de ‘bricks’) is via een ‘echte’ winkel: neem dan contact op met Dataflex Benelux BV (tel. 0180- 530 750 of via [email protected] om een kantoorvakhandel bij u in de buurt te zoeken. Overigens is op YouTube een filmpje te vinden met een showcase van de ViewLite Plus monitorarm. Dat filmpje van 2 minuut 25 toont alle mogelijkheden én voordelen van de innovatieve monitorarm. Meer info: www.dataflex.nl

Prof dr Peter Vink

Column/agenda Office

Agenda 19 maart Ede

23 – 25 april

Utrecht

Overheid & ICT www.vnuexhibitions.com

Document Process Management www.document.heliview.nl

24 april Rotterdam

19 maart Bussum

Telecom Expense Management 2013

e-reading & tablet event

www.telecom.heliview.nl

www.jakajima.be 28 mei Maarssen 20 maart Breukelen

Gezond in bedrijf

Middagcongres ‘Succes met aanbesteden!’

www.gezondinbedrijf.com

www.vakmedianetshop.nl

5 - 6 juni Brussel

22 maart Ede

www.contract-contact.be

Dag van de gastvrijheidsmedewerker

5 - 7 juni Utrecht

www.vhvg.nl

Vakbeurs Gebouwbeheer

ContRact 2013

Het spreekt voor zich

www.vakbeursgebouwbeheer.nl Oh nee, komt die blaaskaak naast mij zitten? Waarom moet zo enthousiast en hard getelefoneerd worden? Hoe kan het dat er zoveel lollige mensen zijn? Bij ieder telefoontje wordt er hard gelachen. En was dat het maar. Vorige keer schreeuwde die na iedere verkochte advertentie zo hard dat er volgens mij bloed uit mijn oren druppelde. Het werkte aanstekelijk. Anderen deelden ineens ook gretig hun successen. Het aantal decibels werd zo hoog dat het rustiger is om in een juichend voetbalstadion werken. Natuurlijk, ik ben graag op de hoogte van interessante gebeurtenissen en dat lukt buitengewoon goed in onze kantoortuin, maar ik prefereer enige abstractie. Ik zie liever een overzicht van het aantal verkochte advertenties aan het eind van de maand, dan ze zo intens te moeten beleven. Het klinkt wellicht wat oubollig, maar ik durf er nu op papier voor uit te komen. In de heksenketel van lawaai voorzichtig naar voren brengen dat ik liever een statistische analyse van de verkopen over een week bestudeer, zal weinig effect hebben. Mijn werk is namelijk niet alleen het volgen van andermans verkoopsucces. Ik heb zelf ook taken. Bekker toonde in 1983 al in een onderzoek onder 100 docenten en 356 studenten aan dat er in een open kantoor minder efficiënt gewerkt wordt en concentratie moeilijker is. Iets recenter concluderen De Croon e.a. (in 2005) op basis van een literatuurstudie dat in open kantoren de privacy en werktevredenheid laag zijn. Blok e.a. (2012) bevestigen dit maar geven ook aan dat de communicatie verbetert. De oplossing is gewoon mensen de plek laten kiezen waar hun taak het beste uitgevoerd kan worden. Voor sales heb je wellicht de stimulans van de blaaskaak naast je nodig, maar voor geconcentreerd werk is een concentratiewerkplek beter. Zorg dat ze er zijn. Het woord concentratiewerkplek spreekt voor zich.

26 maart Utrecht

Het Identiteitscongres

6 - 8 juni Zaandam

http://congresidentiteit.nl

Design District www.designdistrict.nl

One chair fits all?

In elke uitgave van OfficeMagazine.nl leggen we enkele belangrijke spelers uit de relevante branche een prikkelende stelling voor. Dit keer vormt de kantoorstoel het onderwerp. Hieronder de stelling en de reacties.

Stelling:

Het is pure verspilling om voor elke taak een speciale stoel aan te schaffen.

Reactie Renny Vos, Marketing Manager Scandinavian Business Seating: “Mensen zijn niet gemaakt om stil te zitten. Ons lichaam is gemaakt voor een actief leven. Helaas is het tegendeel waar. Onze moderne levensstijl zorgt ervoor dat we anno 2013 vaak lange uren stilzitten op kantoor. Gelukkig weet Scandinavian Business Seating alles over het creëren van beweging, zelfs wanneer deze niet vanzelfsprekend lijkt. SB Seating is eigenaar van de merken HÅG, RH en RBM en is markt-

10 OfficeMagazine.nl

leider in Europa als het gaat om het ontwerpen en produceren van kantoorwerkplek-, kantineen conferentiestoelen. Wij van SB Seating denken dan ook dat het verspilling is om voor elke taak een speciale stoel aan te schaffen. Uw stoel zou altijd onderdeel van de dagelijkse actie moeten zijn. Zo nodigt onze nieuwe HÅG SoFi stoel u uit tot concentratie aan het bureau, maar ook tot samenwerken – het zich tot iemand wenden, achteruit leunen, zijwaarts zitten of stoelen verwisselen met elkaar. De nieuwe RH Mereo

geeft een optimale steun in iedere zithouding, past als een maatkostuum en volgt al uw zithoudingen waarbij een rechte rug gewaarborgd blijft. Beide stoelen reageren op de kleinste beweging en houden u intuïtief in evenwicht en continu in beweging. De stoelen zijn dan ook geschikt voor alle taken van de dag, zijn zeer intuitief in te stellen en daarmee ideaal voor de hedendaagse flexwerkplekken.”

Stelling Office

Reactie Patrick Lems, Manager Seating Gispen: “Bij zitten ontstaat er onvermijdelijk een fysieke belasting, ongeacht de taak die je uitvoert. Dit heeft simpelweg te maken met de houding zitten. Problemen die bij veel zitten kunnen ontstaan vertalen zich veelal in lage rugklachten en vermoeidheid in spieren door statische overbelasting. Iedereen heeft daar wel eens last van. Het overgrote deel van de klachten kan voorkomen worden door bewust en verantwoord te zitten. Waar het op neerkomt is bewegen, afwisselen en de stoel goed aanpassen aan het postuur. Bij de keuze van een stoel dient men dus te kijken naar de bewegingstechniek van de stoel en het instelcomfort. Dat laatste is voornamelijk belangrijk bij inrichtingen waarbij men uitgaat van flexwerkplekken. Om optimaal gebruik te maken van de stoel is goede voorlichting essentieel. Het geven van een workshop over fysieke belasting bij zitten helpt het bewustzijn te vergroten. Daarmee

Reactie Wilbur van der Velde, directeur van Velto, exclusief importeur van Interstuhl “Het is inderdaad verspilling om voor iedere taak een speciale stoel aan te schaffen. Maar

Reactie Mimi de Kieviet-Lodewijks, www.emtek.nl “Hoe u dit als lezer (m/v?) doet weet ik niet, maar als ik een eind ga wandelen laat ik mijn naaldhakken thuis. Zo is het ook niet mogelijk elke taak met hetzelfde type stoel uit te voeren. Er zijn meerdere elementen in de zitsituatie die bepalen welke eisen er aan een stoel dienen te worden gesteld. Een ‘beruchte’ zitsituatie is de baliewerkplek. De baliehoogte

bereik je, samen met een instructie, dat men actief omgaat met de mogelijkheden waardoor genoemde klachten voorkomen kunnen worden. Kortom, het feit dat sommige bedrijven speciale stoelen inzetten om daarmee klachten te voorkomen is meestal niet nodig. Als je per taak gaat kijken welke stoel daar het beste bij past is het mogelijk dat je verschillende stoelen toepast. Bij een taak die bestaat uit langdurig beeldschermwerk, kan een stoel met meer aanpassingsmogelijkheden noodzakelijker zijn ten opzichte van alleen het bijwerken van je mail, wat opzoeken op internet of overleggen. Bij deze taken passen stoelen die

niet per se uitgevoerd moeten zijn met grote verstelmogelijkheden zoals omschreven in bijvoorbeeld de NPR 1813. Als een bedrijf op deze manier kijkt naar de invulling van de stoelen kan er een diversiteit van verschillende stoelen ontstaan wat echter eerder een besparing oplevert dan verspilling. Niet iedereen heeft dan een full-option stoel die veelal duurder is.” Gispen International BV Parallelweg West 23, 4104 AZ Culemborg T 0345 474 297, www.gispen.nl

het is allesbehalve verspilling om voor iedere collega een speciale stoel aan te schaffen. Of er in ieder geval over na te denken en te onderzoeken op welke stoel die collega het beste werkt. Want op een slechte stoel of niet goed

ingestelde stoel werken, dát is pas verspilling. Het kost je uiteindelijk je rug en op de korte termijn werk je er veel minder efficiënt door.”

kan meestal niet individueel worden afgesteld voor de zittende werknemer, omdat ook rekening dient te worden gehouden met de klant aan de andere zijde. Deze individuele maten zijn maar moeilijk met elkaar te verenigen. De vraag is of de arbocoördinator dit zou moeten willen. Daarom wordt een balie meestal op vaste hoogte afgesteld en wordt gewerkt met meerdere losse voetenbanken welke vaak niet juist (kunnen) worden ingesteld. Ook lengte,

gewicht of (medische) klachten kunnen gezamenlijk met de uit te voeren taak bepalen welke eisen er aan de stoel dienen te worden gesteld. Mijn voorkeur heeft de aanpak om complexe zitsituaties (individueel en/of per taakgebied) in zijn geheel te benaderen en je niet – zoals ik vaak zie – blind te staren op het oplossen van het ‘baliehoogteprobleem’. Deze visie draag ik over in onze Zitcoach trainingen.”

OfficeMagazine.nl

11

Flexibel en hybride De wereld om ons heen verandert, omdat wij veranderen. Technologieën maken nieuwe vormen van communicatie mogelijk, ons leven gemakkelijker. Wil je bij blijven dan is het motto: flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Pas je aan, ga er in mee. Dat houdt in dat onze leef- en werkomgeving mee moet veranderen.

H

oe lang zou het nog duren voordat er in het Openluchtmuseum een huisje wordt ingericht geheel in de stijl van de jaren ’50? Of ’60? Want vandaag de dag ziet de huiskamer er wel heel anders uit dan in die tijd. Wellicht kan er dan ook meteen plaats worden gemaakt voor ‘het kantoor’ uit de jaren ’50. Want dit zal ook heel wat herinneringen, respectievelijk verbazing opwekken. De werkprocessen worden steeds dynamischer. De kantooromgeving zelf verandert, maar het werk beperkt zich niet meer tot de kantoren. De moderne kantoorwerker verricht zijn werkzaamheden thuis, onderweg of op de zogenoemde derde werkplek. Dankzij het internet, UMTS en wifi kunnen we overal werken, voor veel mensen is dit al de normaalste zaak van de wereld. Het moderne werken kenmerkt zich door communicatie en samenwerken, men werkt in teams aan projecten en heeft een grote eigen verantwoordelijkheid. Steeds meer mensen werken om verschillende redenen (deels) vanuit huis waar zij een thuiswerkplek hebben ingericht. Om de ochtend- en avondfile te vermijden, of om thuis te zijn als de kinderen uit school komen. Er zijn zelfs scholen die voor ouders (zzp’ers bijvoorbeeld) werkplekken inrichten


in leegstaande lokalen. Die mensen kunnen daar dan gebruik van maken in ruil voor, bijvoorbeeld, surveillancediensten tijdens de pauzes. Moeilijk, inderdaad, om al die verschillende werkruimtes in één museum onder te brengen. Dan is het oude kantoor toch een stuk gemakkelijker in beeld te brengen.

Variatie Maar ‘het kantoor’ bestaat niet meer. Tegenwoordig heeft een kantoorhoudende organisatie verschillende ruimtes die zo zijn ingericht dat de verschillende kantoortaken er optimaal worden gefaciliteerd. Die variatie maakt het kantoor aantrekkelijker om in te werken – en hoogstwaarschijnlijk kun je er ook beter in werken. Je werkt geconcentreerd op een stilteplek, overlegt in een overlegzone, vergadert in een vergaderruimte, in de multifunctionele kantine (sorry: bedrijfsrestaurant) ontvang je bezoekers, in een andere ruimte houd je presentaties of videoconferenties. Overal is wifi, mensen hebben allemaal een notebook, laptop en/of tablet, en houden contact middels smartphones. Dankzij unified communications weet de receptie of je in huis bent, en zo ja, waar je je bevindt. Mocht je elders zijn, dan wordt het telefoongesprek automatisch doorgeschakeld en lijkt het

Foto: Bene

voor de beller of je ‘gewoon’ op kantoor zit. Je werkplek is waar je je op dat moment bevindt.

Gepersonaliseerd Dat kantoor met die verschillende ruimtes, het ‘multispace office’, is een grote stap in de goede richting als het gaat om het optimaal faciliteren van werktaken, maar het is niet ideaal. Die ideale situatie is nooit te realiseren, want iedereen is anders en werkt dus anders. In het ideale geval zou er een kantoor moeten zijn waarbij de ruimtes zich aanpassen aan de taken – en de personen die de taken uitvoeren. Op zich is dat met de moderne technieken redelijk te realiseren: een ruimte kan met verlichting, verwarming en klimaatbeheersing worden gepersonaliseerd, tafels op hoogte en stoelen in de ideale, ergonomisch verantwoorde stand worden gezet. Misschien dat in de verre toekomst je dit alles voor elkaar kunt krijgen door gewoon even met je smartcard langs een reader te lopen. Leuke opdracht voor de TU Delft, om maar een gerenommeerde onderwijsinstelling te noemen. Maar dat vereist een inrichting die zo flexibel is dat die voor elke taak kan worden aangepast. Het kostenplaatje daarvan zal helaas boven het budget van menige organisatie gaan, vrezen we.

Ontwikkelingen Office

Foto: Bene

Hybride Juist dat kostenplaatje zorgt ervoor dat organisaties bij de nieuwe kantoorinrichting uitgaan van een hybride opstelling. Met andere woorden: de inrichting houdt het midden tussen een cellenkantoor en een kantoortuin (open office), de twee meest recente vormen van kantoorinrichting. Het nieuwe kantoor heeft kenmerken van beide, en is dus een hybride te noemen. Verschil met beide opstellingen is dat het alleen de voordelen van die inrichtingen heeft overgenomen, the best of both worlds. Het grote bezwaar van het cellenkantoor (de ‘cubicles’) was de saaie eenvormigheid, het gebrek aan identiteit en kleur. In het open office kon je feitelijk niet geconcentreerd werken, er was altijd wel overlast van bellende of overleggende collega’s. In de hybride vorm worden beide inrichtingen dus samengebracht in een gecombineerde opstelling. Zo krijgen we stiltezones met optisch transparante, maar akoestisch afgeschermde individuele kantoortjes, met in dezelfde ruimte eveneens akoestisch geïsoleerde team-zones met voor samenwerken aangepaste voorzieningen. Ter aanvulling zijn er ook projectruimtes voor tijdelijke maar ook permanente activiteiten, evenals benches die als aanlandplekken fungeren voor de werknomaden, en de concentratieruimtes waar je kort ongestoord kunt werken of telefoneren. Natuurlijk wordt de informele communicatie tussen de medewerkers ook gefaciliteerd, en wel middels zones als lounges, chillout ruimtes of touch-downs. Ook daar kan overleg plaatsvinden, al zijn deze ruimtes/zones minder geschikt om bezoekers te ontvangen.

Wensen en eisen Het wensenpakket van de moderne kantoorwerker is tegenwoordig wel wat uitgebreider dan dat van de medewerker in de jaren ’50 en ver daarna. De toenemende schaarste aan gekwalificeerde medewerkers (door onder andere de vergrijzing) noopt de werkgever tot het nemen van maatregelen om mensen binnen te halen en te houden. Uit diverse onderzoeken blijkt dan dat het salaris niet meer de belangrijkste motivatie is, maar de sfeer in het bedrijf en de communicatie onderling met de collega’s. Onderzoekers kunnen dan wel roepen dat de werkomgeving (de inrichting van het kantoor) heel belangrijk is om de prestaties te verhogen (als mensen zich prettig voelen, werken ze beter), dat kantoor is slechts een randvoorwaarde. Maar wel een die de sfeer voor een groot deel bepaalt: de moderne kantoorwerker zal echt niet kiezen voor een werkomgeving die er nog steeds uitziet zoals in de jaren ’50. Want die faciliteert het moderne werken niet. De moderne werken wil flexibele werktijden, veel eigen vrijheid maar ook verantwoordelijkheid, en zijn eigen apparatuur kunnen gebruiken (bring your own device, BYOD). Dat laatste heeft als grote voordeel dat de gebruiker daar voorzichtiger mee omgaat dan wanneer het een apparaat betreft dat door de baas ter beschikking is gesteld. Bovendien werkt hij er prettiger mee omdat hij het ding goed kent. Dus prettig werken in een aangename omgeving, wat wil je nog meer? Komt het toch nog goed met kantoorhoudend Nederland.

OfficeMagazine.nl

13

Foto’s: Bene

Geconcentreerd werken:

Een verloren noodzakelijkheid? De afgelopen vijf jaar heeft het toonaangevende bureau voor kantoorontwerp Gensler onderzoek laten doen naar de ontwikkelingen van de inrichting van kantoren en de behoeftes van de mensen die daarin werken. Uit dat onderzoek bleek dat die inrichting het kenniswerken juist niet stimuleerde.

I

n het begin van 2012 verschenen diverse artikelen in belangrijke media, alle met dezelfde strekking: als gevolg van de trend naar open plan kantoren (kantoortuinen, open space offices of hoe je ze ook wilt noemen) gingen de prestaties van de kantoorwerkers omlaag omdat ze zich niet konden concentreren op hun werk. Het onderzoek van Gensler bevestigde dit en de resultaten ervan werden weergegeven in een rapport. We geven hier een samenvatting van dat rapport.

Vier werkmodi De artikelen (onder andere in de New York Times, The Atlantic en Time) waren een bevestiging van de stelling die Gensler aanhield. Uitgaande van het feit dat kantoorwerk bestaat uit vier werkmodi: concentreren, samenwerken, leren en ‘socializen’, hield de stelling in dat de afschaffing van individele werkplek-


ken te ver was doorgevoerd. De vraag in het onderzoek was dan ook of de trend naar samenwerking ten koste was gegaan van het geconcentreerd werken. Is het belang van tijd gereserveerd voor individueel denken onderschat in de concurrentiestrijd van organisaties?

Database Eén van de opdrachten van het onderzoeksteam was het vaststellen van de invloed van de inrichting van de werkomgeving op de effectiviteit van het werken in de genoemde vier werkmodi. Dat onderzoek werd verricht aan de hand van Gensler’s Workplace Performance Index® (WPI) tool. Daaruit ontstond een database van meer dan 90.000 mensen van 15 organisaties uit 10 branches (per september 2012). Die database leverde tienduizenden gegevenspunten op over hoe mensen vandaag de dag in kantoren

Inrichting Office

Wat is er veranderd sinds 2007? werken en hoe de werkomgeving hen daarin ondersteunt – of juist niet. Want de opmerkelijkste conclusie uit dat onderzoek is dat in het bepalen of een werkomgeving effectief en stimulerend is, de belangrijkste factor niet het samenwerken is, maar het individuele, geconcentreerde werken. Een andere conclusie is dat geconcentreerd werken de activiteit is die het minst effectief wordt ondersteund door de werkomgeving.

Samenwerken gebeurt door individuen De respondenten in het onderzoek gaven zonder uitzondering aan dat geconcentreerd werken hun meest kritische werkactiviteit is en dat dit het grootste gedeelte van de werkdag inneemt. Zelfs met de technologie en het beleid dat hen in staat stelt buiten het kantoor te werken, verwachten ze toch dat hun werkplek op kantoor geconcentreerd werken faciliteert. Een diepgaande analyse van de gegevens uit het onderzoek toont aan dat bij kenniswerk de vier werkmodi niet op zichzelf staan, maar nauw met elkaar zijn verbonden en in elkaar overlopen. Geconcentreerd werken is daarbij de belangrijkste component en de basis voor de effectiviteit van alle andere modi. Dus een werkomgeving die goed scoort op het gebied van effectieve focus, scoort ook goed op de vlakken samenwerken, leren en socializen. Het tegenovergestelde is echter ook waar: als je niet scoort op individueel geconcentreerd werken, dan lijden alle andere modi daar onder. Met name de relatie met samenwerken is daarbij belangrijk. Als de effectiviteit van het geconcentreerd werken afneemt, neemt ook de effectiviteit van het samenwerken af.

‘Strategieën die het individueel

geconcentreerd werken opofferen voor het samenwerken leiden tot een lagere effectiviteit voor beide.’

Het is niet moeilijk, de reden hiervoor te vinden. Als de belangrijkste werkactiviteit van mensen het minst effectief wordt ondersteund door de werkomgeving, leidt dat tot frustratie, met een domino-effect op alle andere werkmodi. Het is beslist niet aannemelijk dat een gefrustreerd persoon zijn bureaustoel zal draaien om even gezellig met een collega te babbelen; een gefrustreerde geest leert niet gemakkelijk; een gefrustreerde medewerker is hoogstwaarschijnlijk veel minder betrokken of productief. Deze gegevens zijn geen afkraken van samenwerken, maar eerder een promotie van geconcentreerd werken. Als dat plaatsvindt, kunnen er mooie dingen gebeuren.

Concentreren is gecompliceerd We kunnen heel gemakkelijk socializen en samenwerken, maar concentratie vereist inspanning. Om diep en productief te kunnen nadenken moet onze geest zich geheel focussen. Zelfs als je alleen bent, kan concentreren moeilijk zijn. De inspanning neemt echter

• Nieuwe afleidingen Tablets, smartphones, Twitter, Facebook, al deze nieuwe tools en media bieden zeker een bepaalde vorm van ondersteuning van de productiviteit, maar hebben ook gezorgd voor veel verschillende soorten van afleiding van het werk.

• Minder plek Een onderzoek van CoreNet (in Amerika) toont aan dat in de periode 20102012 de gemiddelde werkplek-oppervlakte per persoon is teruggegaan van 75 naar iets meer dan 58m2. De verwachting is dat dit nog verder zal afnemen naar 33m2 in 2017.

• Minder privacy Als gevolg van kostenbesparing en de trend naar samenwerken zijn open offices steeds populairder geworden, en zelfs de standaard inrichting geworden.

• Langere dagen Een indirect effect van de recessie: mensen besteden meer tijd op hun werk dan voor de economische problemen.

exponentieel toe door de afleidingen die het wijdverbreide open office oplevert. Onderbrekingen door collega’s, auditieve en visuele afleidingen zorgen er samen voor dat in het moderne kantoor geconcentreerd werken de moeilijkste werkmodus is. Wat nog verder bijdraagt aan de complexiteit is dat samenwerken, leren en zelfs socializen steeds meer virtuele werkmodi worden die plaatsvinden via de computer of de telefoon. In essentie is virtueel werken, door de manier waarop het wordt ondersteund door de werkplek, het equivalent van geconcentreerd werken. Iedereen die vaak zijn aandacht lange tijd moet richten op een conference call, weet dat dit een aanzienlijke inspanning vergt. Rust en stilte is dan geen bijkomstigheid, maar een noodzakelijkheid.

Niet alle werkmodi zijn even belangrijk Een andere opmerkelijke uitkomst van het onderzoek is dat de drempel voor een effectieve samenwerkingsruimte relatief laag is: mensen werken samen in een grote verscheidenheid aan ruimtes en vinden die ruimtes over het algemeen effectief. Mensen passen zich ook vrij gemakkelijk aan veranderingen in de samenwerkingsruimtes aan. Dit is waarschijnlijk te danken aan het feit dat de meest kritische factor in samenwerken is met wie je samenwerkt, en niet waar. Ruimte speelt een rol, maar een secundaire. Dit geldt niet voor geconcentreerd werken. Het belangrijkste element in geconcentreerd werken is de locatie. De WPI toont aan dat geconcentreerd werken veel meer beperkt is in waar het plaatsvindt en dat de werkomgeving consequent achterblijft in het ondersteunen ervan. Het zou een vergissing zijn om het groeiende belang van geconcentreerd werken als een stap achteruit te beschouwen. Vaak wordt beweerd dat de werkplek geen pas heeft gehouden met de manier waarop mensen vandaag de dag werken, gewoonlijk wordt OfficeMagazine.nl

15

Office Inrichting

Foto’s: Prooff

Wat zijn de vier werkmodi? • Samenwerken Werken met een ander persoon of in een groep – persoonlijk, of via technologie of een combinatie daarvan – om een doel te realiseren.

• Geconcentreerd werken Individueel werken met concentratie en aandacht gefocust op een bepaalde taak of project.

• Leren Kennis vergaren over een onderwerp of vaardigheid middels opleiding of ervaring.

• Socializen Interacties die vertrouwen scheppen, gemeenschappelijke verbanden en waarden, collectieve identiteit, collegialiteit en productieve relaties.

daarbij verwezen naar mobiliteit of samenwerken. Maar op het gebied van geconcentreerd werken wordt deze stelling pas echt belangrijk. De werkplek in elke van zijn vorige of huidige invullingen – open office, cubicle farm, doolhoven van privé-kantoren – is nooit in staat geweest om het delicate evenwicht te ondersteunen tussen de intensieve focus en de rijke samenwerking die kenniswerkers nodig hebben om te kunnen excelleren. In plaats daarvan suggereren de resultaten van het Gensler-onderzoek dat de werkplek van de toekomst een nog nooit eerder gerealiseerde invulling gaat krijgen. Het wordt een plek die ruimtes heeft waar mensen voor langere tijd ongestoord geconcentreerd kunnen werken, maar die ook naadloos kunnen participeren in informele, formele en virtuele samenwerking. Leren, in al zijn vormen (formeel in een groep, individueel geleid en passieve observatie), zal opbloeien. Socializen zal worden aangemoedigd en veelvuldig plaatsvinden.


Het probleem van focus – de oplossing Het volgende probleem is hoe organisaties het hoofd bieden aan de eisen voor de vele individuele werkplekken met schaalbare, efficiënte oplossingen gezien de kosten en de praktische invulling daarvan. Er zijn al voorbeelden van dergelijke oplossingen die uitgevoerd zijn door organisaties (vaak in de IT-sector) die niet terugschrikken voor een uitdaging. Ze bieden een ongekende mate van vrijheid voor hun personeel om hun werkplekken in te richten naar hun eigen behoeftes, en dit kan wel eens de volgende trend zijn die zich afkeert van de one-size-fits-all oplossingen voor organisaties die hun mensen optimaal willen stimuleren in hun innovativiteit en inventiviteit. Geconcentreerd werken vereist een meer geïndividualiseerde set opties dan welke wordt geboden door de huidige standaard kantoorinrichtingsbrochure. Teneinde zowel de samenwerking als het geconcentreerd werken te verbeteren, zijn we op zoek naar een werkplek die een breed spectrum biedt aan individuele keuzemogelijkheden voor de primaire werkplek, ondersteund door ruimtes om samen te werken, te socializen en te leren. Deze nieuwe hybride vorm zou tot nu toe onontgonnen bronnen kunnen ontsluiten door een meer evenwichtige verdeling van geconcentreerd en samenwerken in de kantooromgeving: een nieuwe benadering die een katalysator zou kunnen zijn voor het succes van een organisatie. Het herdefiniëren van geconcentreerd werken als een belangrijke, waardevolle en gewenste activiteit op de werkplek is een omslag voor organisaties die – terecht – de kracht van samenwerking inzetten voor productiviteit en innovatieve ideeën. Maar het hoeft geen 180-graden ommekeer te zijn: het stimuleert ons om een andere weg in te slaan die leidt naar wat uit het onderzoek bleek: er zijn vier werkmodi. Ze zijn alle vier belangrijk en ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Nieuws Office

Extern archiefbeheer zorgt voor grote besparingen Steeds meer bedrijven kijken kritisch naar hun ruimtegebruik en naar het uitbesteden van gespecialiseerde werkzaamheden. Een belangrijke besparing kan gerealiseerd worden op het extern beheren van uw archieven. Zeker met het gemak van Scanning on demand (digitale aanlevering van benodigde documenten) is dit steeds interessanter. In de praktijk geeft het bovendien de noodzakelijke impuls voor een professionelere aanpak van dit ‘geheugen van de organisatie’. Zoekt en vindt Wie weet werkelijk de kosten van zijn eigen archiefbeheer? Uit onderzoek blijkt dat archiefbeheer voor 90% uit personeelskosten, 7% uit materiaalkosten en 3% uit ruimtekosten bestaat. Door de efficiënte archiefoplossingen van De Haan kunnen uw medewerkers meer tijd besteden aan andere doelgerichte werkzaamheden en wordt de informatie snel gevonden. En u kunt de vrijgekomen ruimte afstoten of beter gebruiken. Maatwerk U kunt kiezen voor het hoogwaardig archieven beheer op dossierniveau (dynamisch archief), maar ook voor archief beheer van uw statisch archief. De Haan is ISO-gecertificeerd en heeft haar archiefprocessen zo ingericht dat u kunt rekenen op een snelle bezorging van uw opvragingen; fysiek of digitaal. Bij De Haan Archiefbeheer is alles mogelijk; van enkele dozen tot grote hoeveelheden, zelfs in aparte persoonlijke ruimten. Ook voor het schonen van archieven, digitalisering van archieven, databackup, archiefvernietiging of restauratie bent u bij De Haan aan het juiste adres. Alles wordt afgestemd op uw wensen. Archiefspecialist Uw digitale en fysieke archief beheren wij professioneel en bovendien voordelig. De Haan Archiefbeheer is bovendien – en dat is uniek – aange-

sloten bij de Internationale organisatie voor archiefbeheer: PRISM, en de Koninklijke Nederlandse verenigingen voor Archivarissen. Archief Quick Scan Onze deskundige Archiefadviseurs staan u terzijde bij een zorgvuldige inventarisatie van uw situatie en wensen. Zij verstrekken vanuit hun dagelijkse ervaring met archiefbeheer graag hun tijdsbesparende, ruimtebesparende en dus kostenbesparende adviezen m.b.t. professioneel archiefbeheer. Dit komt tot uiting in een Archief Quick Scan. Gratis Quick Scan Archief Profiteer van de tijdelijke actie Gratis Archief Quick Scan voor de lezers van OfficeMagazine.nl. Benieuwd wat De Haan Archiefadviseurs voor uw bedrijf kunnen betekenen en de kosten van archiefopslag? Neem contact op met De Haan via 078-6920333 of ga naar www.dehaan-archiefbeheer.nl.

Overtoom realiseert kantoorinrichting voor Visual Sonics Dat Overtoom snel bedrijfsondersteunende artikelen kan leveren, is bij een groot publiek wel bekend. Maar Overtoom doet meer dan dat. Het bedrijf kan ook een complete kantoorinrichting realiseren. Visual Sonics ondervond het aan den lijve: hun nieuwe ruimte op het Sciencepark in Amsterdam werd binnen drie weken compleet ingericht door Overtoom. De verhuurder van het pand op het Science Park vroeg interieurontwerper Ilse Panis afgelopen zomer om in samenspraak met Visual Sonics een functionele indeling te maken. Besloten werd om de ruimte van 500 vierkante meter, toen nog opgedeeld in afzonderlijke kleine ruimtes, open en transparant te maken. In samenspraak kwamen de partijen tot een strak en modern vormgegeven kantoor met 34 werkplekken en twee transparante vergaderruimtes. De ruimte moest wel binnen één maand gebruikt kunnen worden, maar de uitgekozen leverancier kon dat niet voor elkaar krijgen. Toen is Overtoom ingeschakeld en binnen drie weken was de ruimte ingericht met de juiste meubels. Precies op maat, met de kleurstelling die de klant wenste. Zoals licht eikenhouten bureau- en tafelbladen en felgroene stoffering voor bureaustoelen en scheidingswanden. Meer info: www.overtoom.nl; www.overtoomprojecten.nl

OfficeMagazine.nl

17

Een nieuwe kantoorcultuur Tijdens de Orgatec beurs, medio oktober in Keulen, werden de resultaten gepresenteerd van een Duits onderzoek naar trends en ontwikkelingen in de werkprocessen op kantoren. De nadruk bij het onderzoek lag op de veranderingen voor wat betreft de communicatie in relatie met de veranderingen in de werkomgeving. Het onderzoek bracht enkele interessante zaken aan het licht.


Communicatie Office

I

n totaal werden 600 organisaties benaderd in het onderzoek, en er werd specifiek gevraagd naar hun interne communicatie. In het verslag van het onderzoek werd gesproken over een nieuwe werkorde (New Work Order).

Tweede digitale golf Die naam (het rapport had zelfs die titel) was bewust gekozen, want de wereld is met de komst van de social media aanzienlijk veranderd, dus ook de communicatie die met het werk te maken heeft. De opkomst van de nieuwe communicatiemiddelen heeft volgens de onderzoekers een tweede digitale golf veroorzaakt: de informele communicatie versnelt de formele processen en verandert deze. Het alomtegenwoordige internet heeft het dagelijks leven substantieel veranderd door het individu zichzelf te laten organiseren en de consument meer daadkracht en keuzemogelijkheden te bieden. Het logische gevolg was dat de werkomgeving mee veranderde. De flexibele communicatie helpt nu ook bij het stimuleren van de werkprocessen in de kenniseconomie en heeft zelfs een complete revolutie teweeggebracht in de manier waarop organisaties zijn gestructureerd. Everybody Like? De ommekeer/revolutie/ontwikkeling, hoe je het ook wilt noemen, is internationaal: het internet is immers overal – al beperken sommige landen het gebruik ervan tot staatsvriendelijke sites. Maar zelfs in die landen maakt men gebruik van social media om zijn onvrede met het bestel kenbaar te maken aan de buitenwereld. Soms met gevaar voor eigen leven, want de staat (Big Brother) monitort het dataverkeer. Terug naar democratische landen: hier hebben de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen gezorgd voor een andere manier van werken. In Nederland heet dit Het Nieuwe Werken (al is communicatie daar slechts een onderdeel van). Maar dankzij die intensievere communicatie zijn bestaande structuren overboord gegooid (geen wonder dat die totalitaire regimes het internet inperken, ze weten wat er kan gebeuren) en daar is niet iedereen in de organisatie blij om. Hiërarchieën en machtsposities komen onder druk te staan of verdwijnen helemaal. Communicatie en samenwerken moet transparant plaatsvinden, je moet je kennis delen.

Wie zijn kennis voor zichzelf houdt, gedraagt zich asociaal. Die communicatiemiddelen heten niet voor niets social media. Wie zijn kennis deelt en anderen helpt, krijgt erkenning, respect en wordt beschouwd als deskundige. Kortom: hij hoort bij de groep en is een waardevolle collega.

Verlengstuk De nieuwe, communicatieve manier van werken moet een verlengstuk zijn van de kenniseconomie, en deze verder stimuleren. De Open Source automatisering, het transparante samenwerken, het beoordelen op prestaties, de verdergaande versmelting van werk en privé, in feite zijn al deze zaken niet echt bevorderlijk voor een gezonde werkhouding en de verantwoording van de werkgever naar de werknemer. Desondanks zal de dynamiek van de wereldwijde concurrentie steeds hogere eisen stellen aan de criteria voor efficiënt en prestatiegericht werken. 4 Pijlers Uit het onderzoek komt ook naar voren dat de bovengenoemde New Work Order steunt op vier pijlers: - Technologie: dankzij de uitbreiding van de virtuele communicatiemogelijkheden is de toegang tot allerlei informatie een stuk gemakkelijker geworden. Niet voor niets wordt de Generatie-Y ook wel de Googlegeneratie genoemd. De wereldwijde contacten maken de concurrentie steeds sneller en feller. Als collega’s met elkaar communiceren via social media (bijvoorbeeld microblogging of Activity streams) worden de processen transparanter en de samenwerking efficiënter. - Maatschappij: dankzij de social media kunnen de zogeheten digital natives (screenagers) toch nauw contact hebben met collega’s, iets wat met het virtueel werken voorheen niet mogelijk was. Gemeenschappelijke belangen zorgen voor contacten zonder onderscheid in leeftijd of specialisatie, en dit is van groot belang in verband met de oprukkende vergrijzing en het groeiend tekort aan vakkundig personeel. Werk en privé raken steeds meer verstrengeld. - Economie: de kostendruk op de internationale markten stijgt. Locaties moeten zich gaan onderscheiden op basis van het aanbod aan personeel en marktpotentieel.

Als gevolg van efficiëntie-maatregelen worden de vierkante meters voor de kantoorruimte in snel tempo verminderd, en in veel organisaties wordt een kantoor voor één persoon beschouwd als een buitensporige luxe. Kenniswerkers gaan mobiel projectmatig werken en hebben een hoge mate van autonomie en verantwoordelijkheid. - Cultuur: oud tegenover jong, mondiaal tegenover lokaal, werk- tegenover vrije tijd, flexibiliteit tegenover loyaliteit, hiërarchie tegenover netwerk, het succes van de ommekeer hangt af van de manier waarop werkgevers en werknemers deze contrasten kunnen combineren.

Eigen doeleinden Natuurlijk is het aan elke organisatie zelf om de social media tussen de werknemers onderling en de belanghebbende partijen (klanten, toeleveranciers, enzovoort) te gebruiken voor zijn eigen doeleinden. Het is echter wel raadzaam om het uit te proberen: de werknemers gebruiken het immers ook allang. Tenminste: de vaak jongere werknemers, de digital natives. Het is dan een logische stap om de jongeren de ‘ouderen’ te laten helpen met het gebruik van de social media. Inderdaad, dit is ook een cultuurverandering: de ouderen maken, als vanouds, de jongeren wegwijs in de zakelijke en bedrijfsprocessen, maar de jongeren helpen op hun beurt de ouderen met de nieuwe communicatiemiddelen. De organisatie kan dus beter toestaan dat de medewerkers de social media gebruiken in hun werk. Het spreekt echter vanzelf dat daar ook enkele voorwaarden, dan wel richtlijnen voor worden opgesteld. Niet voor niets heeft menige organisatie de toegang tot bijvoorbeeld Facebook via de zakelijke pc’s al geblokkeerd. Maar ja, dan is er altijd nog het eigen apparaat (Bring Your Own Device), en wat je in je vrije tijd doet is je eigen verantwoordelijkheid. Maar de organisatie kan wel sancties instellen op negatieve publiciteit over de organisatie, de collega’s of de leidinggevenden. Vaak wordt nog steeds onderschat hoeveel schade een ‘disgruntled employee’ kan aanrichten aan de reputatie van een organisatie. Communicatie is een mooi gegeven en je kunt er beslist je (zakelijk) voordeel mee doen, maar het kan ook tegen je werken.

OfficeMagazine.nl

19

Opbergen moet: kastsystemen vergeleken Digitalisering, flexwerken, het Nieuwe Werken, voor een heleboel kantoorwerkers hebben deze trends en ontwikkelingen nauwelijks effect. Zij gaan gewoon door met werken zoals ze altijd al hebben gedaan: met een eigen werkplek die ze naar eigen believen kunnen aankleden. Wat bij die werkplek beslist hoort, is een eigen voorziening om persoonlijke zaken in op te bergen en dingen die bij het werk horen, zoals perforator, schaar, plakband enzovoort.

M

aar ook de ordners, de plant, de beamer en persoonlijke decoratiezaken moeten worden geplaatst, en die vinden dan vaak een plekje op of in de archiefkast. Aan opbergfaciliteiten is beslist geen gebrek: de producenten van kantoormeubilair bieden ze in een zeer grote verscheidenheid aan. Dat de kast (zoals we die maar even generaliserend noemen) nog zeker toekomst heeft, wordt telkens weer bewezen door de meubelproducenten die minimaal elke twee jaar (Orgatec!) weer met een geheel nieuwe lijn op de markt komen.

Plek genoeg? Natuurlijk moet er in het steeds kleiner wordende kantoor (dure vierkante meters) voldoende plaats zijn om kasten neer te kunnen zetten – en ze gemakkelijk te kunnen gebruiken. Voor deuren en lades die naar buiten draaien respectievelijk schuiven, moet genoeg ruimte zijn om de deur helemaal open te kunnen zetten en de lade zo ver mogelijk naar buiten te kunnen trek-


ken. Dat lijkt een open deur intrappen, maar in de praktijk wordt daar nog wel eens geen rekening mee gehouden. Denk bijvoorbeeld maar eens aan een kastenwand die is opgesteld in een drukke gang. Houd dus zeker rekening met de routering in een kantooromgeving. Voor kasten met jalouziedeuren geldt dit uiteraard minder. De grotere archiefkasten worden tegenwoordig steeds meer als scheidingswand gebruikt. De hogere bieden dan uiteraard meer privacy dan de lagere. Overigens wordt de hoogte van dergelijke kasten uitgedrukt in ordnerhoogte: gangbaar zijn kasten van 2 tot 6 ordners. Daarbij is de kast van 3 orderhoogtes waarschijnlijk het meest toegepast. Juist vanwege die toepassing als scheidingswand zien we dat de wanden van de kasten vrijwel altijd bedekt zijn met een akoestische laag, van verschillende materialen. En vanwege de meer gebruikersvriendelijke aankleding van het moderne kantoor zijn

Archivering en opslag Office

de kasten niet meer standaard vaalgrijs, maar in allerlei kleuren verkrijgbaar en in vriendelijke houtkleuren. Naast de gewone kasten zijn er in het kantoor nog veel meer verschillende opbergfaciliteiten te vinden. We zetten de meest gebruikelijke op een rij en bespreken de voor- en nadelen ervan.

• Kasten en sideboards (dressoirs) Voor:

- b ieden ruime opbergplekken en kunnen ook als (tijdelijk) archief functioneren - k unnen ook als ruimtescheider worden gebruikt - h ebben (tegenwoordig) akoestische eigenschappen - kunnen een gezellige sfeer creëren - z eer grote verscheidendheid aan accessoires (lades, hangframes, opbergbakken, uittrekbaar werkblad, enzovoort) -m et rol- en jalouziedeuren nemen ze betrekkelijk weinig ruimte in

- b ieden meer dan voldoende ruimte om decoratiemateriaal en planten op te zetten - b ieden een goed overzicht van wat beschikbaar is dan wel ontbreekt Tegen:

- s chappensystemen die tegen een wand zijn aangebracht, worden met schroeven en pluggen aan die wand bevestigd. Daar moet dus voor geboord worden. Uitbreiding van het systeem vereist dus opnieuw boren en pluggen - d oordat het systeem gewoonlijk open is, geeft dat de gebruiker geen gevoel dat zijn spullen veilig zijn opgeborgen. Ze liggen letterlijk in de kijker - o mdat het systeem open is, vormen zich snel stofnesten: het is moeilijk schoon te maken - h et ziet er vaak enigszins ongeordend uit vanwege de grote verscheidenheid aan spullen die er vaak op worden gelegd.

• Ladeblokken (ook wel containers genoemd), worden gewoonlijk onder het bureau geplaatst Voor:

- g eschikt voor het bewaren van persoonlijke en kleinere spullen (supplies) - o ok verkrijgbaar in 80cm hoogte, dan geschikt als bijzettafel voor het werkblad (bijv. printer) - z eer variabele indeling: lades, hangmappenhouder - direct op de werkplek te plaatsen

• Caddy (rolkoffer) Voor:

- uitermate geschikt voor flexwerkers -m obiel, genoeg ruimte voor persoonlijke spullen Tegen:

• Ordnerzuilen

Tegen:

Voor:

- o ver het algemeen niet mobiel (wieltjes zijn optioneel wel verkrijgbaar) - d irect naast de werkplek, kan isolerend werken - r ol- en jalouziedeuren zijn relatief luidruchtig in de bediening

• Informatica- en videokasten

- ruimtebesparende opslag voor ordners - d raaibaar, dus snelle toegang tot ordners op alle lagen - r obuust, uitbreidbaar en in verschillende hoogtes verkrijgbaar - mobiel dankzij (optionele) rollers - o ok verkrijgbaar met afsluitbare deuren en in hoekopstelling

Voor:

Tegen:

- k unnen vanwege hun hoogte ook als stawerkplek worden gebruikt - v anwege de geringe afmetingen nemen ze nauwelijks ruimte in - d ragen bij tot oppervlakte-efficiëntie in de kantoorruimte -m ultifunctioneel (katheder, platform voor presentaties) - t echniek: verschillende mogelijkheden voor elektrificatie en installatie van IT-apparatuur

- feitelijk alleen geschikt voor ordners, mappen of CD’s

- je moet hem altijd meeslepen naar de beschikbare werkplek - o pbergen in lockers gaat niet altijd even gemakkelijk

• Hangmappenboy Voor:

- handig bij de werkplek - r uim voldoende plek voor actuele dossiers - mobiel, want op wielen - o ok verkrijgbaar in afsluitbare versie met roldeur bovenop - verkrijgbaar met legbord voor ordners

• Paternosterkasten

Tegen:

Voor:

- n iet geschikt als bijzettafel (uitzonderingen daargelaten) - meestal open, dus niet beveiligd

- d raaiende planken, vakken kunnen middels een hendel, elektrische bediening of met een afstandsbediening op de gewenste hoogte worden gebracht -m aakt het mogelijk, zonder belemmeringen te werken Tegen:

• Schappensystemen (modulaire rekken) / folderkasten

ten te vinden. Deze bevatten vaak meer persoonlijke spullen. Ook hier geven we voorbeelden en voor- en nadelen.

Voor:

- b ij veel producenten niet in het assortiment, vaak maatwerk - redelijk duur in aanschaf

- redelijk goedkoop - rijkelijk opbergplekken voorhanden - kunnen zonder problemen met meer planken/dragers/rails worden uitgebreid

Kleinere faciliteiten Naast de ‘echte’ kasten zijn er op een kantoor ook nog kleinere opbergfacilitei-

Deze opsomming is beslist niet uitputtend, er zijn ruim voldoende alternatieven en oplossingen ontwikkeld die het werken op een kantoor nog praktischer en efficiënter maken. Denk aan de Bite van Bisley, of de multifunctionele Office Unit van Bruynzeel, of de Moby van Steelcase, om maar enkele opvallende noviteiten te noemen. Keuze genoeg dus en dat is maar goed ook, want opbergen moet.

OfficeMagazine.nl

21

Gevraagd: (digitale) informatiemanager Menige organisatie heeft kilometers fysiek archief staan, al of niet extern. Hoe gaat men daar mee om, qua kosten en toegankelijkheid? Is digitaliseren de zaligmakende oplossing? Om antwoorden te krijgen op dergelijke vragen organiseerde OfficeMagazine.nl een tafeldiscussie met belangrijke spelers op deze markt. Fotografie: Karim de Groot Deelnemers - Emile van de Spijker, account manager Data Space Nederland bv - Patricia van der Wal, labelmanager Corporate Market Doxis - Richard Beers, directeur Karmac Informatie & Innovatie - Coen van der Zalm, sales & marketing director Cintas Document Management Europe - Wilfred Bussink, directeur-eigenaar View Document Management - Jeroen Strik, commercieel directeur Iron Mountain - Wim Helder, directeur Helder Communicatie - Leonard Gort, directeur De Haan Archiefbeheer - Gespreksleider: Sietze Ketelaar, directeur Dissel Development Het forum vond plaats in Conferentiecentrum Kontakt der Kontinenten in Soesterberg. De discussie werd gevoerd aan de hand van enkele stellingen.

S

telling 1: Volgens Deloitte zal de hoeveelheid bedrijfsgegevens in 2020 met 7.500 procent gegroeid zijn vergeleken met 2010. Je ontkomt dus niet aan digitalisering, alleen al vanwege de enorme hoeveelheid fysieke documenten die dit zou opleveren. Wim Helder reageert op het woord digitalisering: “Volgens mij hebben we bijna alles al digitaal, hebben we niets eens zoveel meer te digitaliseren. Wat je produceert is digitaal, wat binnenkomt is meestal digitaal, en juist om er papier van te maken moet je er iets voor doen. Je bespaart enorm veel werk door digitaal archief als uitgangspunt te nemen. Papier is maar een heel klein percentage van wat er actief is en dat moet gedigitaliseerd om voortaan te komen tot een volledig digitaal archief.” Jeroen Strik vult aan: “In Nederland gaan grote bedrijven niet van de ene op de andere dag over van fysiek naar digitaal.” Strik vervolgt: “Neem de banken: daar spelen zoveel complexe processen dat ze stapje voor stapje overgaan. En de eerste stap die je dan moet maken, is dat nieuwe informatie als het ware


digitaal geboren wordt. Je moet niet gaan dweilen met de kraan open. Je ziet ook dat organisaties daarin investeren, en proberen consumenten daarin mee te krijgen.” Wilfred Bussink maakt een onderscheid: “Het brondocument blijft nog papier, maar alle werkzaamheden gaan gewoon digitaal. Voor de juridische aspecten pakt men het papieren brondocument, maar zeker de nieuwe generatie werkt met het digitaal archief.” Coen van der Zalm sluit zich daarbij aan, “maar je hebt in veel organisaties nog de hybride generatie die op de afdeling nog die grote archiefkasten hebben, daar willen ze ook geen afstand van doen. Ze willen die zekerheid behouden van de dossiers binnen handbereik.” Maar het werk zelf gebeurt meer en meer digitaal. Er is dus sprake van een overgangssituatie. “Dat betekent dat wij hen een oplossing moeten kunnen bieden voor beide zaken, digitaal én fysiek. Het één sluit het ander niet uit.” Van der Wal herkent dat: “Heel veel trajecten zijn gericht op het digitale werkproces, maak dat leidend, en wat een werknemer met een kast op een afdeling doet is op dat moment niet de belangrijkste discussie. Als zij zich in haar element voelt om die kast nog achter zich te hebben staan, laat die dan vooral staan. Alleen: zorg wel dat haar werkwijze in het digitale proces is opgenomen en geborgd is. Zodat haar informatie niet alleen maar in die kast zit.” Bussink pleit voor een opschoning van het fysieke archief: “Je moet gaan kijken wat je kunt skippen en wat relevant is en bewaard moet blijven, anders verzuip je. Vaak kan zeker de helft gewoon weg.” Van der Zalm wijst op het veiligheidsaspect bij het fysiek of digitaal opschonen: “Fysiek is makkelijker te borgen en te organiseren, digitaal is heel lastig omdat het niet altijd in een DMSomgeving zit maar ook nog eens in je e-mailbox en drie of vier keer nog eens ergens anders.”

Forum Office

Van der Wal herkent het dilemma van veel organisaties: “Ze hebben hun processen al digitaal ingericht, dus de informatie wordt aan de voorkant digitaal naar binnen getrokken, maar voor de zekerheid wordt het toch allemaal extern opgeslagen, want stel dat… dan hebben we toch nog het brondocument. Het is dus puur een veiligheidsissue, ze vertrouwen hun digitale proces niet.” Strik gaat verder: “In de basis van je processen en je compliancy en je autorisatie maakt het niet zoveel uit of het fysiek of digitaal is.” Wat voor hem speelt is dat binnen organisaties de verantwoordelijkheid voor digitale security vaak wordt ontweken. Van der Wal stelt dat je het informatiemanagement ook niet bij één persoon of afdeling kunt neerleggen. “Het is een integraal onderdeel dat over alle lagen heen gaat!” Richard Beers wijst op een ander probleem: “Van die 7.500 procent groei zijn heel veel dubbelingen en driedubbelingen. Gegevens zijn vaak in meerdere programma’s of toepassingen opgeslagen.” Van der Wal vult aan: “Je moet ook niet de illusie hebben dat alles in één systeem kan, want een DMS is geen workflowsysteem. Daar zitten zoveel verschillen in! Men denkt: met één systeem los ik alles wel op. Maar zo werkt het niet.” Die fysieke berg uit de stelling zal inderdaad groeien, volgens de deelnemers. Trend is wel dat organisaties er steeds vaker toe overgaan, die fysieke archieven extern op te slaan. Emile van de Spijker wijst op een mooie gelegenheid: “Verhuizingen en fusies zijn vaak de reden om het archief te

reorganiseren. Maar het papieren archief blijft in mijn ogen altijd bestaan.” Van der Zalm geeft aan dat de grotere bedrijven de weg naar buiten, externe opslag, al hebben gevonden: “Ze hebben ingezien dat er professionele organisaties zijn die dat archiefbeheer voor hen kunnen oppakken, voor een interessante prijs en met een net zo goede – en zelfs vaak betere toegankelijkheid.” Strik ziet een tweede golf komen: “Naast het uitbesteden van archieven het gebruik daarvan, en het tijdig vernietigen ervan. Je ziet dus dat het beheer veel gestructureerder wordt. Dat zal zeker de komende jaren doorzetten.”

Stelling 2: Vanwege een toenemend aantal complianceeisen en ten behoeve van de snelheid van het terugvinden van gegevens is digitale archivering van bedrijfsgegevens noodzakelijk. Strik maakt onderscheid tussen compliancy en snelheid. “Snelheid lukt over het algemeen wel, alleen compliancy blijkt nog een heel grote issue te zijn. Uit een PwC-rapport blijkt dat op een schaal van 0 tot 100 qua perfect beheer, de meeste bedrijven niet verder komen dan 40, 42 punten op die schaal. Dat zegt echt iets over de risico’s. Soms denken we dat de digitale wereld de compliancy-zaken gaat oplossen. Terwijl de problemen die je in het verleden had, nog steeds bestaan.” Beers is het daar mee eens: “Dan helpt het als je het aan het licht kunt brengen.” OfficeMagazine.nl

23

Helder: “Wat jullie dus zeggen: die compliancy was al niet goed, en door digitaliseren wordt het zichtbaar gemaakt?” Van der Wal nuanceert: “Mensen zijn zich er bewuster van. Maar ze zetten de noodzakelijke veranderingen niet door. Ze werken wel deels digitaal maar doen dit volgens de analoge ‘werkwijze’.” Strik vervolgt: “De wet van Moore geldt ook voor de risico’s, dat vergeten mensen nog wel eens. Vroeger had je voor 300.000 fysieke dossiers een verhuiswagen nodig. Maar die passen vandaag de dag digitaal op één dvd’tje, en verliezen is dan heel snel gebeurd. Dus als het mis gaat, dan gaat het ook goed mis. Je ziet dus dat de compliancy steeds lastiger wordt en moeilijker te overzien.” Van der Zalm: “Er worden gigantische boetes voor opgelegd, tot 450.000 euro per incident. Maar denk ook aan de reputatieschade.” Beers is van mening dat digitalisering voor een deel dat probleem oplost. Hij wijst ook op het feit dat bijvoorbeeld HR-dossiers maar voor een bepaalde tijd mogen worden bewaard. “In een goed DMS kan je ook inregelen dat dat document automatisch verwijderd wordt na die periode.” Gort wijst op het ontbreken van risicomanagement op data. Bussink noemt de actuele kwestie met Henk Krol: “Die heeft laten zien hoe gemakkelijk het kan zijn om informatie boven water te krijgen. En de Miljoenennota, die ligt ook elk jaar al eerder op straat.” Van de Spijker vraagt zich af of het bij Krol wel om echt hacken ging: “Als je bij het wachtwoord van 2012 een 2013 maakt, en het wachtwoord schijnt ‘wachtwoord’ geweest te zijn, dan maak je het wel heel gemakkelijk.” Helder vindt het “weer een typisch Nederlandse reactie dat we met z’n allen met het boze vingertje naar Henk Krol gaan wijzen, terwijl hij juist wilde aantonen dat men beter moest beveiligen.” Bussink is het daarmee eens: “De IT-afdeling had voor de rechter moeten komen. Die had zijn werk niet goed gedaan!”

Stelling 3: Het digitaal archiveren van bedrijfskritische gegevens is vele malen risicovoller dan fysiek opslaan. Fysiek is veel beter te beveiligen dan digitaal. Van de Spijker refereert aan het Henk Krol-verhaal. “Digitaal is gemakkelijker te kraken dan fysiek. Als Krol het fysieke dossier had willen inzien, dan had hij naar Eindhoven gemoeten en daar naar binnen moeten sluipen. Nu logde hij gewoon in vanuit zijn eigen computer.” Van der Zalm wijst op het punt opslagcapaciteit: “Het risico van verlies als je gegevens fysiek in een groot pakhuis plaatst met goede beveiliging, is minder groot. Want je kunt wel een dossier of een doos verliezen, dat heeft dan minder impact dan dat je een dvd of een USB-stick verliest. Je moet dus heel goede regels maken om dat te borgen, en daar maak ik me zorgen over.” Beers noemt een ander aspect: “In het geval van een calamiteit als brand is het archief ook weg. Letterlijk. Digitaal betekent dat je een back-upprocedure kunt starten. Je hebt een beveiligingsrisico maar het risico op verlies is beperkt.”


Forum Office

Strik vindt digitaal vernietigen het grote probleem. “We slaan gegevens ergens in de cloud op en weten niet waar die back-up ligt en hoe dat is geregeld. Op het moment dat je zegt: we willen informatie echt kunnen vernietigen, is dat bijna niet meer mogelijk.” Gort beaamt dat: “Het risico van brand dat je vroeger had, is nu het risico van beveiliging en beheer. Want vernietigen, wie gaat dat controleren? Denk je dat het weg is, kom je het via de volgende zoekterm weer tegen.” Van der Wal wijst er op dat veel bedrijven onvoldoende bekend zijn met cloud-opslag. “Ze nemen een dienst af en laten hun bedrijfskritische gegevens ergens op een server zetten. Maar dat is vaak een publieke server waar dus eigenlijk weinig tot geen beveiliging op zit. Die gegevens moeten feitelijk op een aparte server staan die totaal niet toegankelijk is voor het publiek.” Bussink noemt een eigen beveiligingsregeling: “Wij laten één keer per jaar onze systemen ethisch hacken door studenten van de afdeling beveiliging van de Universiteit Twente.” Gort ziet toch een probleem: “Maar jij kunt dan toch niet garanderen dat iemand anders jouw data ondertussen niet heeft gestolen.” Helder wijst op een andere factor: “Als je volgens de regels vernietigt, wordt er vaak geen rekening gehouden met de backup. Die wordt dan niet meegenomen. En op het moment dat het document nog wel beschikbaar is, mag het voor de rechter gebruikt worden, ook als het al vernietigd had moeten zijn.” Volgens Beers is papier ook niet perfect: “Neem nu het faxpapier, als we oudere dossiers krijgen met faxen erin, dan zijn die vrijwel niet meer te lezen.”

Stelling 4: Informatiemanagement wordt de hoofdtaak van de ICT-afdeling. Dus ook het archiveren. Strik ziet de ICT-afdeling tegenwoordig steeds meer in de operationele hoek gedrukt worden. Beers: “De hele uitvoering wordt steeds meer uitbesteed en dus de ICT ook. Die heeft meer een regiefunctie en moet veel meer op de business zitten.” Van der Wal gelooft juist dat die scheiding veel groter wordt. “Vroeger kon de ICT-afdeling nog bepalen wat voor DMS er werd gekozen, en vervolgens moest de organisatie er maar mee gaan werken. Dat wordt veel meer losgetrokken, dat wordt veel meer vanuit de organisatie gedragen en de ICT staat daar veel meer los van. En is daarmee facilitair geworden, ondersteunend.” Gort signaleert een ander probleem: “Vroeger had je in archieven de vakmensen die de zaak echt op orde hadden, de ‘papierarchivaris’ die je tegenwoordig vooral in musea vindt. Tot in detail wisten ze zaken fysiek te vinden, maar ze willen de overstap naar digitaal vaak niet maken. Om die overstap naar digitaal wel te maken heb je dus iemand nodig die dat weer begrijpt en leuk vindt. Daar zie ik een vacuüm ontstaan want de digitale archivaris, die is er nog niet.” Maar die beheerfunctie, doe je dat zelf of outsource je dat? Houd je zelf de regie daarop of niet? Helder is stellig: “Regie moet je sowieso in je eigen organisatie houden.”

Van der Zalm vult aan: “Je moet de regie zelf hebben en de partners gebruiken om oplossingen aan te dragen. Het probleem is: vroeger was het perfect onder controle dankzij die mannetjes, en nu zie je dat minder, de ICT is daar vaak gewoon niet voor toegerust.” Helder is het daar niet helemaal mee eens: er zijn wel – grote – organisaties die het goed hebben geregeld. Hij noemt een voorbeeld: “Daar werd het niet vanuit IT geregeld, maar ze hadden een aparte informatieafdeling. En alles digitaal.” Van der Zalm wijst op het belang van goed beheer: “Bij dergelijke grote organisaties is ontzettend veel kennis vergaard, dus als je dat niet goed aanvliegt, dan heb je er niets aan. Dan ben je je kroonjuwelen aan het verspelen.” Strik kaart een andere kwestie aan: “Het informatiebeheer ligt zo dicht tegen de business aan. En daar ligt die uitdaging: ook al ben ik CIO van een onderneming, ik heb nooit de kennis van al die business. Daarom is het heel lastig om dat centraal te regelen.” Gort ziet een voordeel: “Maar als je het centraal hebt geregeld, dan heb je in ieder geval beleid op dat gebied. Het is er belangrijk genoeg voor, en het hoeft maar één keer mis te gaan, dan zijn we allemaal weer wakker.”

Stelling 5: De voortgaande digitalisering zal stokken omdat er te weinig dataspecialisten zijn. Dat tekort zal alleen maar toenemen. Daarom is het van groot belang om fysieke archivering te handhaven. Van der Wal ziet een verandering binnen haar organisatie. “Wat wij zien is dat applicatiebeheer steeds vaker wordt uitbesteed aan externe partijen zoals Doxis.” Gort ziet de oplossing in Azië: “Heel veel mensen in Azië, India, China, zijn heel goed opgeleid op ICT-gebied. En óf men komt hier naartoe, óf men gaat daar naartoe met het datacentrum.” Strik: “Maar de vraag is dus of we genoeg specialisten van eigen bodem kunnen leveren.” Bussink noemt het financiële aspect: “Die ‘eigen’ specialisten vragen gemiddeld zo’n 120 euro per uur. Als je een toepassing wilt hebben met een stuk maatwerk, dan ben je zo een paar duizend euro verder. Dat is in deze tijd niet meer te verkopen. Dan zegt de klant: dan doen we dat maar niet. Het is gewoon te duur. De kennis en de know-how is aanwezig, maar de meerwaarde staat niet in verhouding tot de kosten.” Strik ziet een ander probleem: “Er gaan steeds meer mensen studeren en er komen dus voldoende dataspecialisten. Wat we wel zien is dat aan de fysieke kant mensen heel snel weglekken. Die oude archivaris die met pensioen gaat, maar wel alles weet van het archief. We waarschuwen organisaties ook om dat snel te regelen, want al die informatie wordt dan ineens een berg papier waar niemand meer wijs uit kan. Dat risico wordt vaak onvoldoende onderkend.” Beers is het daar mee eens: “Je ziet veel mbo-arbeid verdwijnen en meer hoogopgeleide mensen gevraagd worden.” De echte archivaris wordt dus uitgefaseerd, al is er nog wel behoefte aan het goed kunnen inrichten van de zogeheten busiOfficeMagazine.nl

25

ness classification schemes, er is dus een integratie van het ‘oude’ archiveren en ICT-aspecten. Helder gaat daar op in: “Bij de opleidingen waar ik docent ben gaat het nauwelijks meer over fysiek archiveren, het gaat juist over het inrichten van classificatieschema’s, het inrichten van document managementsystemen, dat soort zaken. Maar je ziet wel dat je mensen met een dergelijke opleiding vrijwel alleen maar bij de overheid tegenkomt. En minder in het bedrijfsleven, terwijl iemand met zo’n opleiding, een echte informatiemanager, van grote waarde zou zijn voor een onderneming.” Gort: “Maar die oude archivaris die het archief beheerde, die zei gewoon tegen mensen die spullen kwamen brengen: dat accepteer ik zo niet. Ga maar eerst eens zorgen dat het opgeschoond is. Die fungeerde als een soort gatekeeper. Wie gaat er nu naar een afdeling om te zeggen dat hun digitale archieven niet op orde zijn? Niemand toch?”

Stelling 6: Veel organisaties zijn er nog niet aan toe om hun archief te digitaliseren. Dit heeft nadelige consequenties voor die organisaties. Van der Zalm merkt dat de motivatie om te gaan scannen nogal varieert. “Ik denk dat het voor heel veel bedrijven niet meer zaak is om stante pede een heel archief weg te scannen. Je moet veel meer kijken hoe je in de overgangsfase gaat werken. Dat je die hybride wereld goed ontwikkelt, dat je het aan de voorkant goed afvangt en dat je het aan de achterkant zo inregelt dat aansluiting op het bestaande archief mogelijk is.” Van de Spijker noemt een project van een groot ziekenhuis.


“Ze hebben specifiek gekozen voor het scannen on demand. Want ze hebben 18 kilometer aan medische dossiers, en om alles te digitaliseren zou heel veel geld kosten. Ze hebben er dus voor gekozen om die medische dossiers bij ons neer te zetten. Vervolgens hebben ze twee- tot driehonderd opvragingen per dag, die picken wij uit ons archiefdepot, die scannen we en leveren die digitaal aan.” Bussink vindt het een mooie tussenoplossing: “Als je die 200 of 300 dossiers in handen hebt, meteen opschonen en digitaliseren.” Strik wil een onderscheid maken: “De vraag is dus eigenlijk: wil je digitaliseren of wil je het digitaal beschikbaar maken? Dat is een heel groot verschil.” Van der Zalm maakt wel een voorbehoud: “Wij hier aan tafel bieden zowel storage- als scanfaciliteiten, er zijn ook bedrijven die alleen kunnen scannen. Tijdens het scanproces hebben ze spreekwoordelijk ‘de vingers in de oren’, dan moet je geen opvragingen doen want dan onderbreek je het proces. Wat je merkt is dat de klant die daarvoor kiest, heeft besloten om vanwege budget-issues die horde dan maar in één keer te nemen. Maar ze beseffen vaak niet dat ze daarmee een heel ICT-circus op de hals halen. Met back-ups en toegankelijkheid en hosting. Het verdwijnt in een server en daarmee gaan de kosten ook navenant toenemen. Bovendien: als je in korte tijd een heel groot volume moet verwerken, hoe zit het dan met de kwaliteit? In sommige gevallen wordt er dan direct substitutie gepleegd, ofwel het fysieke dossier mag na scanning versnipperd worden. Maar als er dan iets niet goed gaat digitaal, is

Forum Office

het onherroepelijk weg.” De discussie gaat vervolgens over of het goedkoper is om alles te digitaliseren en het risico maar te nemen dat je een paar duizend euro aan boete moet betalen in een rechtszaak als je het brondocument niet meer kunt overleggen. Wat ook meespeelt: de reputatieschade voor een organisatie. Gort vindt dat het eerste deel van de stelling wel klopt: veel organisaties zijn nog niet toe aan het digitaliseren van hun archief. “Je moet eerst organiseren en dan digitaliseren of fysiek opvragen. Of dat nadelige gevolgen heeft voor zo’n organisatie, dat is een interessante stelling maar dat is nog maar de vraag. Want wat is de waarde van je archief? Voor je core business, en voor de middellange termijn? Hoe relevant is het dat die informatie heel snel beschikbaar is? Heel veel informatie is niet zo dynamisch als de klant vaak denkt. Want wat blijkt – en dan kom je weer bij die hybride omgeving – die informatie is al ergens beschikbaar. In het systeem zit al zoveel informatie. De kern van een archief is toegankelijkheid, en hoe houd je je achief toegankelijk, hoe krijg je een archief toegankelijk – naast beveiliging uiteraard?” Strik ziet “heel veel uitgestelde pijn. Men schuift het voor zich uit. Er is nog zoveel archief dat niet goed is afgestoten, en niet goed is beschreven. Er gaan projecten komen waarbij men eerst per dossier moet gaan kijken wat het eigenlijk is, wanneer het vernietigd mag worden, enzovoort. Dat wordt allemaal maar naar voren

geduwd, maar het wordt daarmee wel steeds lastiger.” Bussink: “Men schrikt er ook een beetje van dat men een handtekening moet zetten dat iets vernietigd mag worden.” Van der Wal: “Het is angst, dat er dan toch per ongeluk dat ene papiertje tussen zit dat juist niet weg mag. Aan de andere kant: als je je digitaliseringsproces en digitale beheeromgeving helemaal goed hebt ingericht, en voldoet aan de geldende weten regelgeving, dan staat je eigenlijk niets meer in de weg om verzekerd digitaal tegaan werken.” Gort vult aan: “Je hebt het over mag vernietigd worden, er zijn ook veel zaken die moeten vernietigd worden, denk aan HR-dossiers.” Van der Zalm ziet een andere ontwikkeling: “Een server wordt gekopieerd op tapes, wordt extern geplaatst om de eenvoudige reden dat men nog niet overtuigd is van on-line back-up services. Er zijn prachtige mogelijkheden maar grote bedrijven doen het niet om dat het herstel lastig is vanwege de enorme omvang van de hoeveelheid data. Je zou verwachten dat al die pakhuizen met papier en back-up tapes zouden afnemen, maar het neemt alleen maar toe. Data blijft exponentieel toenemen, dat is een ding dat zeker is. En de oplossing die wij als branche bieden, die schuift mee.”

OfficeMagazine.nl

27

Office Advertorial

De wereld om ons heen verandert sneller dan we denken De wereld om ons heen verandert sneller dan we denken. Social media, BYOD (bring your own device), HNW, het zijn termen waar we dagelijks mee te maken hebben en krijgen. Dus ook op ons werk. We zitten immers gemiddeld 7-9 uur per dag op ons werk. Onze kantooromgeving en werkplek moeten daar dus voor zijn uitgerust.

S

teeds vaker worden wij van De Vos Ergonomics gevraagd om mee te denken met onze partners over hoe de werkplek ingericht dient te worden. Belangrijk in dit soort projecten is dat alle afdelingen binnen een organisatie gekend en geconsulteerd worden. We verzorgen (kosteloze) proefplaatsingen bij eindgebruikers voor onze partners en regelmatig komt het dan voor dat de afdeling facilities een bepaald idee heeft over de inrichting en dat het ICT- of ARBO-technisch lastig is uit te voeren. Maar het gebeurt ook dat er een bepaald ICT-systeem gehanteerd wordt zodat er heel andere eisen worden gesteld aan de electrificatie en dataconnectoren dan voorgesteld is.

Enkele aandachtspunten Gaat u gebruik maken van een TFT-monitorarm, dan dient u uiteraard rekening te houden met alle ARBO-regels, maar ook met wat voor soort werkplek het moet gaan worden. Is het een werkplek die dag in dag uit gebruikt gaat worden door dezelfde persoon, dan is een in hoogte en diepte instelbare TFT-arm al voldoende. U stelt deze 1 keer op de juiste hoogte en diepte in. Is diezelfde werkplek een flexplek waar meerdere mensen gebruik


van maken, dan kunt u het beste kiezen voor een TFT-arm die zowel in de hoogte als in de diepte traploos instelbaar is. Dit is vaak een ‘geveerde’ TFT-arm. Ook belangrijk bij de keuze van de TFT-monitorarm is het gebruik van de TFT-arm in de toekomst. Gaat u bijvoorbeeld werken met dubbele computerschermen of met een laptop? Deze zaken kunnen u later veel kosten bezorgen als u daar nu nog niet over nadenkt. Electrificatie op de werk-/lounge-/vergaderplek is, zeker gezien de ontwikkeling van alle mobiele apparaten en Het Nieuwe Werken, een steeds belangrijker onderdeel geworden van de werkplek. Bij deze keuze van het juiste systeem moet u dus rekening houden met de verschillende gebruikers maar ook met de toekomst. Kiest u bijvoorbeeld nu voor een unit voorzien van VGA en Audio maar gaat u op termijn over naar HDMI, dan moet de unit daar wel voor geschikt zijn of voor kunnen worden aangepast. Of het nu een bestaande omgeving is of nieuw-(ver) bouw, de producten en diensten van De Vos Ergonomics kunnen overal toepast worden. Kijk op onze websites www.dvgshop.nl of www. devosgroep.nl

Vragen en feiten over gerecycled papier Tover elke ruimte om tot de ideale presentatieruimte! ARBO en milieuwinst door FleXlezen® - Factuurautomatisering: nog te duur - Vijf stappen voor betere speeches

Vragen en feiten over gerecycled papier Over gerecycled papier bestaan nog steeds veel indianenverhalen. Om de fabels uit de wereld te helpen, geven we hier enkele vaak gestelde vragen en de antwoorden daarop.

• Wat maakt het uit welk papier we kiezen? Bossen vormen één van onze meest kostbare en waardevolle bronnen, maar per seconde verdwijnt een oppervlakte van 20 voetbalvelden voor de productie van pulp en papier. Bijna de helft van alle bomen die bijvoorbeeld in Noord-Amerika worden gerooid, worden gebruikt voor één of ander papierproduct. De wereldwijde productie in de pulpen papiersector zal, zo is de verwachting, in 2020 gegroeid zijn met 77 procent, vergeleken met 1995. Daarom wordt het hoog tijd dat we actie ondernemen om het voortbestaan van onze bossen te garanderen. Het toepassen van gebruikt en gerecycled papier vermindert de behoefte om bossen te kappen. Wat ook belangrijk is: de papierindustrie verbruikt veel meer dan alleen bossen. Voor de productie van papier uit zogeheten virgin fiber (vezels van ‘vers’ gekapt hout) is heel veel energie en water nodig, en tijdens het productieproces komen er aanzienlijke hoeveelheden broeikasgassen vrij in de atmosfeer. De toepassing van gerecycled papier vormt een significante vermindering van deze impacten op het milieu. Elke ton gerecyclede vezels die een ton virgin fibers vervangt, zorgt voor de volgende verminderingen in gebruik: > hout: -100% > totale energieverbruik: -27% > afvalwater: -33% > uitstoot van deeltjes in de lucht: -28% > vast afval: -54% De toepassing van gerecycled papier is de belangrijkste stap in het verkleinen van de ecologische voetafdruk voor de industrieën die papier gebruiken, zoals uitgeverijen en kantoren. Papier is verantwoordelijk voor circa 40 procent van alle


vaste afval dat in Amerika op de vuilstorten terecht komt. En hoewel in de afgelopen jaren recycling populairder is geworden, blijft de ‘oogst’ van voor recycling aangeboden papier (in alle soorten) relatief klein – in Amerika. Het goede nieuws is dat in Nederland maar liefst 86 procent van al het gebruikte papier wordt aangeboden voor recycling. 80 Procent van het in Nederland gemaakte papier en karton bestaat uit gerecycled oudpapier en karton. Nog meer goed nieuws: het Europese bosoppervlak is sinds 1950 met 30 procent gegroeid (Bron: www. papierenkarton.org).

• Wat bepaalt nu of een papiersoort beter is? Een betere papiersoort houdt in een schonere, groener, efficiëntere papierproductie in elke fase van het proces: het pulpen, de feitelijke papierproductie, het bedrukken, de verspreiding en de recycling. In een tabel geven we een vergelijking: Beter papier

Minder goed papier

Lichter basisgewicht Zwaarder basisgewicht Gercycled materiaal Virgin fiber Lignine verwijderd met zuurstof Chloorvrij verwerkt Inefficiënte en niet geheel chloorvrij verwerking Forest Stewardship Council Vage certificering (SFI, (FSC) gecertificeerd CSA, PEFC) of geen certificering Geen of weinig niet-hernieuwbare Intensief gebruik van energiebronnen: wind-, zonne- niet-hernieuwbare energie, biogas energiebronnen: kolen, olie en biomassa

Recycled papier Paper&Supplies

• Is beter papier gemakkelijk verkrijgbaar? Het idee dat ecologisch verantwoord papier nog geen betrouwbare bron is voor, bijvoorbeeld, tijdschriften, is een fabeltje. Feit is dat er voldoende gerecycled papier wordt geproduceerd om aan het grootste gedeelte van de totale behoefte te voldoen. Recyclen van papier is een systeem, bestaande uit drie factoren: a/ het recyclen ofwel het niet weggooien op afvalstorten of verbranden; b/ het produceren van gerecycled papier uit ontinkte vezels; c/ het aanschaffen van gerecycled papier. In het gehele ketenproces speelt de groothandel een belangrijke rol: deze bepaalt in eerste instantie al waar hij het papier vandaan haalt, uit welk betrouwbare – want gecertificeerde – bron het papier komt. Naast deze rol heeft de groothandel ook een adviserende rol naar de kantoorvakhandels: natuurlijk moeten ook deze spelers in de keten weten welke papiersoort ecologisch verantwoord is, en welke niet. Uiteindelijk bepaalt de eindgebruiker welke papiersoort hij kiest, maar zonder gedegen en controleerbare informatie zal deze allereerst naar de prijs kijken.

• Is beter papier duurder? Gerecycled papier heeft nu een prijs die concurrerend is met die van papier van virgin fibers. In het geval dat er een prijsverschil bestaat tussen beide soorten, zijn er altijd alternatieven om binnen het beschikbare budget te blijven. Zowel de groothandels als de kantoorvakhandels kunnen deze alternatieven aanbieden, en het eventuele verschil aangeven. Papierproducenten zullen waarschijnlijk eerder papier van virgin fibers aanbieden, puur vanwege het feit dat hun fabrieken uitermate effectief zijn in het omzetten van boomvezels in pulp, maar (nog) niet zijn ingericht om ontinkte vezels op een kostenefficiënte manier te integreren in het productieproces. Naarmate de vraag naar gerceycled papier toeneemt, zal de noodzaak om dit proces te integreren in de fabrieksprocessen groter worden. De prijs van gerecycled papier zal dan vanzelf lager worden. Grootgebruikers zijn over het algemeen wel zo slim om grote hoeveelheden in te kopen, er zijn al groothandels die dergelijke partijen aanbieden, maar alleen afleveren OfficeMagazine.nl

31

Paper&Supplies Recycled papier

wanneer dat nodig is, just-in-time. En zoals altijd geldt: hoe meer je afneemt, hoe lager de prijs per eenheid.

• Is gerecycled papier van mindere kwaliteit dan papier van virgin fibers? In de afgelopen jaren is de kwaliteit van gerecycled papier en milieuvriendelijker drukprocessen significant verbeterd. Moderne ontinkting processen produceren gerecycled papier dat dezelfde technische specificaties heeft als papier van virgin fibers. Het idee dat papier van virgin fibers van een betere kwaliteit zou zijn dan dat van gerecycled materiaal, is dus een fabeltje. De zogeheten ecopapier-producten zijn verkrijgbaar in een grote verscheidenheid aan helderheid, opaciteit, en gladheidswaarden, en kunnen aan alle wensen van de eindgebruiker voldoen. Vrijwel alle papierproducenten kunnen tegenwoordig enkele papiersoorten leveren waarin gerecycled materiaal is opgenomen. Tijdschriften die vandaag de dag te koop zijn, zijn vaak van een papiersoort die een hoeveelheid gerecycled materiaal bevat, variërend van 30 procent tot in sommige gevallen wel 100 procent. En toch zien ze er schitterend uit. • Wat wordt bedoeld met de term ‘chloorvrij’? Om papier ‘helderder’ te maken, worden houtvezels gewoonlijk gebleekt met chloor of chloorsamenstellingen. Wanneer deze bleekmiddelen worden gecombineerd met organisch materiaal zoals houtvezels, onstaat een bijproduct: dioxine, een bekende kankerverwekkende stof. De meeste papierfabrieken hebben, gevolg gevend aan wetgeving omtrent dit probleem, bleekprocessen geïmplementeerd waarbij geen of veel minder chloor wordt toegepast, en produceren daarom minder dioxine. Voor het meest milieuvriendelijke papier geldt dus: geheel chloorvrij en met een maximale hoeveelheid gerecycled materiaal geproduceerd. Overigens bestaan er inmiddels voldoende alternatieven voor chloor om papier te bleken. We geven een aantal van die alternatieven, de meest milieuvriendelijke bovenaan. We gebruiken hiervoor de internationaal geaccepteerde afkortingen.


• Processed Chlorine Free (PCF, chloorvrij geproduceerd) heeft betrekking op herwonnen papiervezels en houdt in dat de gerecyclede en ontinkte papiervezels gebleekt zijn zonder toepassing van chloor. Omdat we de bossen willen behouden en chemisch afval willen vermijden, is PCF de meest milieuvriendelijke oplossing. • Totally Chlorine Free (TCF, totaal chloorvrij) papier wordt ook gebleekt zonder chloor, maar kan alleen worden toegepast op papier van virgin fibers en niet op gerecycled papier. Bij deze optie is het zaak om te controleren of de houtvezels 100 procent FSC-gecertificeerd zijn, en niet afkomstig zijn uit bedreigde of illegaal gekapte bossen. • Enhanced ECF (verbeterd chloorvrij) gebruikt ozon of waterstofperoxide in plaats van chloor als bleekmiddel in de eerste fasen van het bleekproces. Dit proces is inferieur aan PCF en TCF omdat het chloorgas toepast in de laatste fase van het bleekproces. Echter, vergeleken met de hieronder beschreven methodes, is dit proces te prefereren omdat de kwaliteit van het afvalwater beter is en het mogelijk maakt om het grootste gedeelte (70 tot 90 procent) van het afvalwater te recyclen, vergeleken met de standaard ECF. • Enhanced ECF waarbij de lignine aanvullend of met zuurstof wordt verwijderd. Hiermee wordt een grotere hoeveelheid lignine uit het hout verwijderd dan met de standaard ECF-methode. Daarom zijn er minder chemische bleekmiddelen nodig. Bovendien verbruikt deze methode, vergeleken met standaard ECF, 30 procent minder energie, is de kwaliteit van het afvalwater beter, en is bijna de helft minder water nodig voor deze methode. • Elemental Chlorine Free (ECF) is een bleekmethode waarbij chloor dioxide wordt vervangen door elementair chloor. Vergeleken met bleekprocessen met elementair chloor, vermindert bleken met ECF de vorming van veel organische stoffen die chloor bevatten. Het elimineert deze echter niet totaal en de hoeveelheid afvalstoffen van de fabrieken is niet minder.

Boeken Paper&Supplies

Kort, bondig en effectief Met dit boekje laat je onuitgevoerde en mislukte businessplannen voorgoed achter je en schrijf je een duidelijk plan dat wél werkt. De auteurs beschrijven hoe je met behulp van de OGSM-methodiek (Objective, Goals, Strategies, Measures) een plan op slechts 1 A4 schrijft. De methode verbindt ambitieuze doelstellingen aan concrete activiteiten en helpt je om goede plannen te maken en daar slim aan te werken. Wereldwijd werkten organisaties, zoals de NASA, Procter & Gamble, Coca-Cola en Business Openers, al met de OGSM-methodiek. Businessplan op 1 A4 is sinds verschijnen al flink opgeklom-

men in de Managementboek top 100, met vandaag een positie op #25. Het boekje en de methode zijn bewezen populair. Titel: Businessplan op 1 A4 Auteurs: Marc van Eck, Ellen Leenhouts en Judith Tielen Omvang: 144 pagina’s, paperback ISBN: 978 90 430 28 134 Prijs: € 9,95 Uitgever: Pearson Benelux, www.pearson.nl

Crisis? What crisis? Wie ooit wel eens een presentatie van ‘bedrijfsverloskundige’ Guido Thys heeft mogen bijwonen, weet dat hij veel humor in zijn verhaal inbouwt, maar dat Thys toch wel een zeer goed inzicht heeft in de wereld van het bedrijfsleven. Dat inzicht deelt hij met zijn publiek via die presentaties, maar ook middels boeken. Zijn meest recente publicatie is weer een bewijs van zijn nuchtere en realistische kijk op wat de BV Nederland nu bezighoudt: de crisis. Thys analyseert de huidige situatie in 6 misvattingen (mythes) die hij ontkracht, maar daar blijft het niet bij: hij zet de lezer aan het werk met opdrachten. In het werkboek ach-

Moderne communicatie Trendwatcher Adjiedj Bakas schijnt vandaag de dag de meest toonaangevende futurist in Nederland te zijn. Hij is veelgevraagd als spreker, en publiceert regelmatig zijn ideeën over hoe we in de (nabije) toekomst gaan leven. Dit trendboek van Bakas’ hand beschrijft de situatie van de maatschappij en het zakenleven op basis van het internet in al zijn aspecten. Het boekje is onderverdeeld in drie hoofdstukken: Informatisering van de samenleving, Informatisering van het bedrijfsleven en Informatisering en HRM. In elk van die hoofdstukken staan interviews met

terin het boekje biedt Thys handvatten om de crisis te lijf te gaan. Weg met de negatieve gedachtes! Lezen! Actie! Titel: Dit is GEEN economische crisis! Ondertitel: 6 gevaarlijke mythes die ons in de crisisgreep houden en wat er aan te doen Auteur: Guido Thys Inhoud: 140 pagina’s inclusief werkboek ISBN: 978-90-820282-0-1 Prijs: € 16,51 (ex btw) Uitgeverij: De Dwarsdenkerij bv Contact: www.guidothys.nl

mensen uit de praktijk die vertellen welke functie en voordelen het internet voor hun organisatie heeft. Met uiteraard ook aandacht voor de toekomst met nog meer IT en internet Titel: Hoe IT en internet ons werk veranderen Auteur: Adjiedj Bakas Omvang: 104 pagina’s, gebonden ISBN: n.v.t. Prijs: gratis te downloaden via www.adecco.nl/kenniscentrum/whitepapers Uitgever: Adecco Group Nederland

Voorbeelden modern werken Dit leuke boekje gaat over de vragen die het management van een organisatie zou kunnen hebben bij het invoeren van het zogenoemde Het Nieuwe Werken. Of zoals het in het boekje wordt genoemd: Werken Nieuwe Stijl. Het spreekt bijna vanzelf dat het ook een interview bevat met Erik Veldhoen, de grondlegger in Nederland van HNW/ WNS. Verder biedt het boekje een soort wetenschappelijk artikel met resultaten van onderzoeken, en een verslag van een rondetafelgesprek. Het meest aansprekend zijn echter

de voorbeelden van organisaties die HNW/WNS hebben ingevoerd: hun ervaringen, werkwijzen, voordelen van de invoering ervan. Altijd leuk om bij organisaties naar binnen te kijken, en je steekt er nog wat van op ook! Titel: Werken Nieuwe Stijl Auteurs: Rob Hartgers, Pierre de Winter Omvang: 50 pagina’s, gebonden ISBN: n.v.t. Prijs: gratis via www.mt.nl/werkennieuwestijl Uitgever: Berend Jan Veldkamp

OfficeMagazine.nl

33

Rexel Hands Free Office Magazine 102 x 140.pdf 1 22-2-2013 14:50:18

Met Avery® Ordnerrugetiketten en tabbladen vindt u sneller terug wat u zoekt. C

M

Y

CM

MY

Ordnerrugetiketten Premium 2 in 1 De etiketten zijn 100 % opaak. Handig voor het hergebruik van ordners. Met optionele kleurcodering.

CY

CMY

K

INVOEREN

SLUITEN

INDEX MAKER ™ Easy Apply Ontwerp en print zelf het inhoudsblad en de tabs. Met vernieuwde technologie, EasyApply ™. Uw tabbladen klaar in een handomdraai.

KLAAR

• Automatische invoer van maximaal 60 vellen per keer • Vernietigt in snippers van 4 x 45 mm • Gebruiksvriendelijk & fluisterstil • Betrouwbare rollentechnologie

www.rexeleurope.com

Innovatieve Producten Gebruiksvriendelijke Templates & Software Service & Ondersteuning

www.avery.eu

Ad BLX organisation Portrait.indd 1

18.11.10 13:32

NIEUW

Stijlvol geïntegreerd in de Aurorafamilie zal het nieuwe ADOC logo de familiebanden tussen de verschillende Aurora producten verduidelijken en aanhalen. Samen met het logo worden ook enkele nieuwe producten voorgesteld, o.a. de ADOC notebooks en een praktische ADOC sorteermap.

Elegante dispensers!

Ontdek het volledige gamma op www.aurora-productions.be

De super elegante bureau dispensers staan Nu mooibij op elk bureau tesa: nieuwe bureaudispenser De nieuwe tesa Stop-Pad voorkomt schuiven, met afwasbare stop-pad! zodat plakband met 1 hand af te scheuren is De Stop-pad kan onder de kraan afgewassen en herhaaldelijk opnieuw gebruikt worden ®

www.tesa.nl

Bureaudispensers Frame en Compact

Handig presenteren

Tover elke ruimte om tot de ideale presentatieruimte! De beste ideeën verdienen de beste presentatie. Helaas zijn de juiste presentatiemiddelen niet altijd voorhanden. Hoe krachtig uw boodschap ook is, de manier van communiceren is de sleutel tot succes. Vorm, inhoud en structuur zijn de succesfactoren voor een heldere presentatie. Als u deze onderdelen goed beheerst, wordt uw verhaal boeiender én beter onthouden.

I

n de eerste plaats moet u uw boodschap helder krijgen. Visualiseer uw ideeën met behulp van de mindmappingtechniek. Stel het hoofdonderwerp centraal en benoem vervolgens alle relevante termen die u met het onderwerp associeert. Heeft u uw boodschap goed in kaart? Dan kunt u aan de vorm gaan denken. PowerPoint en Prezi zijn handige tools om uw boodschap duidelijk te presenteren. Maar wat als u geen digitale middelen tot uw beschikking heeft? En hoe presenteert u uw ideeën als er geen geschikte ruimte voorhanden is? Het nieuwe werken leidt ertoe dat werkplekken een steeds flexibeler karakter krijgen. Evengoed blijft de behoefte aan de juiste randvoorwaarden bestaan. Een handige tool om uw visuele communicatie krachtig te presenteren is bijvoorbeeld de Legamaster Magic-Chart; een kant-en-klare oplossing voor iedere spontane of geplande bijeenkomst. Zo kunt u elke ruimte tot een geschikte presentatieruimte omtoveren. De Magic-Chart maakt het gebruik van een whiteboard of flipover overbodig. U plakt een vel waar u wilt, noteert uw ideeën met de bijgeleverde marker en neemt uw presentatie weer mee zonder sporen achter te laten. Door het elektrostatische folie blijft de Magic-Chart op vrijwel ieder oppervlak plakken. Ideaal om snel een flexibele

presentatieruimte te creëren. Om uw boodschap goed over te brengen is het van essentieel belang uw presentatie overzichtelijk te houden. Het nadeel van een flipover of whiteboard is dat u maar één onderdeel van uw boodschap tegelijk kunt overbrengen. Post-it heeft, in de vorm van de Easel Pad, hiervoor de perfecte oplossing. Sticky notes op flip-over formaat zorgen voor een heldere structuur in uw presentatie. U kunt eenvoudig meerdere vellen naast elkaar op de muur hangen, voor een snelle weergave van al uw ideeën.

Deskundig advies Voor advies over ideale presentatietools en met al uw vragen over kantoorartikelen kunt u terecht bij uw kantoorvakhandel. Bent u op zoek naar een specifiek artikel, heeft u vragen over bepaalde kantoorartikelen of meubilair of bent u benieuwd naar de ideale kantoorinrichting? Uw kantoorvakhandel is gespecialiseerd in A-merken, beschikt over de juiste kennis en geeft u een advies waar u iets mee kunt. Kijk voor meer informatie en een kantoorvakhandel bij u in de buurt op www.quantore.com/verkooppunten.

OfficeMagazine.nl

35

Beurstrends Van 26 tot en met 29 januari werd in Frankfurt weer de Paperworld beurs gehouden. Dit jaar namen 1.780 organisaties uit 64 landen deel aan de beurs die werd bezocht door 45.360 bezoekers. Daarmee is Paperworld nog steeds het belangrijkste evenement op het gebied van papier, kantoorbenodigdheden en papierwaren.

M

et zijn uitgebreide aanvullende programma was Paperworld wederom een waardevolle bron van impulsen en ideeën. De programma’s, speciale presentaties en forums boden een goed inzicht in belangrijke trends zoals de presentatie van gethematiseerde en productenconcepten, multi-kanalenstrategieën en duurzaamheid. We gaan hier wat dieper in op de gesignaleerde trends.


Duurzaamheid Duurzaamheid blijft één van de belangrijkste thema’s van de beurs. De producenten blijven relevante benaderingen en concepten ontwikkelen, zowel waar het hun producten betreft als wanneer het gaat om hun eigen handelwijze. Aan de ene kant kan het dan gaan om ‘verantwoorde’ behuizingen zoals perforators en nietmachines met een hoog ‘houtplastic’ gehalte,

Beurs Paper&Supplies

aan de andere kant bieden sommige producten de mogelijkheid om onderdelen van producten te vervangen, zoals de inkt in markeerstiften. Hiermee wordt het bruikbare leven van het product aanzienlijk verlengd. Daarnaast blijken de producenten van grote merken grote waarde te hechten aan de ecologische verantwoordelijkheid van hun productieprocessen. Waarde en kwaliteit zijn elementen die vaak worden gekoppeld aan het concept van duurzaamheid en blijven daarom vanuit het oogpunt van de inkopers belangrijke trends in de sector papier, kantoorbenodigdheden en papierwaren.

Individualiteit De trend naar individualisering van met name persoonlijke commodities kan in de meeste gebieden wel worden waargenomen. Dat varieert daarom van opplakmotieven op tassen tot bedrukte kalenders en gelabelde bureausets. Belangrijk is ook de mogelijkheid om vooraf via internet je eigen product te ontwerpen. Gematigde luxe vind je terug in strakke designs en functionaliteiten, gecombineerd met hoogwaardige materialen. Kleuren worden spaarzaam, alleen voor accenten gebruikt. De materialen variëren van moderne geweven stoffen tot elegant leder. Het moderne thuiskantoor Over het algemeen worden de kleuren voor het thuiskantoor meer geprononceerd: voornamelijk heldere kleuren als oranje, neongroen en rose zijn populair. Sprekende kleuren worden gecombineerd met chique wit en zorgen voor relatief gedekte kleuraccenten. De vraag naar decoratieve elementen en de wens om de werkomgeving in de thuissituatie te upgraden geven deze trend nog een krachtige impuls. Daarnaast bieden een grote verscheidenheid aan kantoortuin-concepten en de integratie van het thuiskantoor in de woonomgeving bijzonder veel aantrekkelijke mogelijkheden. Naast de krachtige vormgevingen en kleuraccenten worden het komende seizoen ook veel fijne pastelkleuren en filigraan-patronen toegepast. Motieven van boomtakken, vogels en herten verschijnen op allerlei zaken, zoals notitieboekjes, memoblokjes en dergelijke, in een vrolijke combinatie met geruite motieven en een terugverwijzing naar de chique jaren ’50. Voor de persoonlijke accessoires en de inrichting van de thuiswerkplek blijft echter een voorkeur bestaan voor sets van producten: alles moet op elkaar zijn afgestemd en met elkaar in overeenstemming zijn. Jongste trend Als meest recente trend in de sector voor papier, kantoorbenodigdheden en papierwaren kan worden aangewezen een verschuiving naar multikanaals oplos-

singen. Naast de genoemde trends is er over het gehele spectrum een groeiende beweging naar het combineren van traditionele producten met de digitale wereld. Het aanbod op dit gebied varieert van de beveiligings-app van een leverancier van papierwaren tot de videoclip die middels een QR-link op een ansichtkaart kan worden bekeken. Als reactie op die verschuiving van traditionele schrijfwaren en het standaard kantoor naar de digitale wereld, hebben de producenten een grote verscheidenheid aan producten ontwikkeld die de kloof tussen de twee werelden overbruggen. Zo zijn er bijvoorbeeld kantoormachines waarvan de gebruikersinterface nu is vormgegeven als een touchpad. In lijn hiermee is er de neiging om producten te individualiseren, met name die voor persoonlijk gebruik. Sommige producenten hebben hier al op ingespeeld door klanten de mogelijkheid te bieden, via internet hun eigen ontwerp te maken en dat te laten realiseren. Daarnaast vindt het concept ‘multikanaals’ steeds vaker zijn weg in de discussies tussen de producenten en de retailers en speciaalzaken, over de kansen die kunnen worden geboden door een combinatie van winkel en internet: ‘clicks and bricks’. De producenten zijn van mening dat het internet de retailers een unieke kans biedt om hoogwaardige producten online te presenteren. Van de andere kant zien we een groeiende beweging van internet naar winkel: online aanbieders gaan ertoe over, ook een ‘echte’ winkel te runnen – naast hun internetaanbod. Deze combinatie die in de richting gaat van de ‘multikanaals speciaalzaak’, is een interessante ontwikkeling waarbij de producenten die hoogwaardige artikelen brengen, de retailers serieus ondersteuning bieden.

OfficeMagazine.nl

37

Wat een lach! Geniet van blije klanten met Data Copy. • Eén papiersoort voor fantastische kleuren en probleemloze doorloop bij alle toepassingen • Consistente witheid en gladheid in elke riem • Kwaliteit gegarandeerd door bekend en vertrouwd fabrieksmerk Tover die lach op het gezicht van uw klanten.

[email protected] www.datacopy.com

Communicatie Paper&Supplies

ARBO en milieuwinst door FleXlezen® Het nieuwe werken staat volop in de belangstelling. Veel facetten zijn dan belangrijk: van kantoorinrichting tot communicatie en gedrag van medewerkers. Want: Grote verschillen in werkduur en werkbelasting, overload aan elektronische informatie, allerlei klachten, werkplek, werkinhoud, organisatie, Repetitive Strain Injury (RSI).

D

e introductie van het nieuwe werken vereist een nieuwe werkstijl. Dit vraagt om meer aandacht voor gedrag en vaardigheid op veel terreinen, maar in het bijzonder bij de techniek van het lezen, zowel voor de snelheid als voor het begrip.

Informatieoverload en FleXlezen Op de basisschool heb je woord voor woord leren lezen, soms ook nog met behulp van het bekende leesplankje. De meeste mensen passen deze methode nog steeds toe – en belemmeren daardoor hun leessnelheid. We zijn daar tevreden mee, omdat we denken dat het niet anders kan. Maar de aangeleerde technieken belemmeren je als er grote hoeveelheden informatie worden aangeboden. Ook het gebruik van het beeldscherm vertraagt de informatieverwerking. Er wordt langzamer gelezen. Dat vertaalt zich in klachten in nek en schouders, en hoofdpijn of brandende ogen. Anderen, en niet alleen de ouderen, printen hun werk uit voordat ze het echt gaan lezen. Pilots Bij Vitens en een gemeente zijn pilots gedaan met FleXlezen, een nieuwe methode

voor beeldschermsnellezen. In deze pilots zijn de effecten van FleXlezen onderzocht met als doel: - Vergroten acceptatie van het beeldschermlezen - Verbeteren leeskwaliteit en -kwantiteit - Effect op gezondheidsvlak (arbo) - Effect op printgedrag (milieu)

per minuut! Daarnaast bleek uit de enquêtes dat zowel de vermoeidheid bij beeldschermwerk in het algemeen was afgenomen, maar dat ook de vermoeidheid van de ogen was gereduceerd. De neiging om e-mails en brieven uit te printen was sterk afgenomen. Het printen van rapporten en grote verslagen was gelijk gebleven.

De deelnemers, uit verschillende functies en verschillend werkniveau, hadden een gezamenlijk kenmerk van minimaal 2 uur beeldschermwerk per dag. Zij namen op vrijwillige basis deel aan een individueel leestraject. In 2 workshops van 3 uur en nog 6 uur oefenen op de werkplek of thuis werden de methoden van FleXlezen uitgelegd en geoefend. In die workshops werden versnelling van de leessnelheid en technieken om het begrip te verhogen behandeld. De resultaten werden gemeten door het monitoren van de oefeningen, leestests, en middels evaluatieformulieren.

Conclusie FleXlezen , een goede training Snel en Effectief Lezen, bespaart niet alleen tijd, maar ook papier en geeft de medewerker meer rust. Minder vermoeidheid door informatiestress, het draagt bij aan de professionaliteit van de medewerkers en bespaart kosten. FleXlezen beinvloedt het gedrag van de medewerker effectief en draagt bij aan Arbo- en milieudoelstellingen. Dissel Development is een kleinschalig bureau voor advies, training en coaching. Directeur/eigenaar Sietze Ketelaar heeft ruime ervaring op deze terreinen en werkt samen met partners in verschillende netwerken. FleXlezen is een Pro

Resultaat De resultaten waren verbluffend: de effectieve leessnelheid (de verhouding tussen snelheid en begrip) nam toe met 285%, van 207 woorden per minuut naar 724 woorden

Read product. Meer informatie via sietzeketelaar@proread. nl of de website www.proread.nl

OfficeMagazine.nl

39

Paper&Supplies Papierrecycling

Factuurautomatisering: nog te duur Een belangrijk deel van de bedrijven en organisaties vindt het elektronisch verwerken en archiveren van inkomende facturen nog te duur en te ingewikkeld. Dat blijkt uit een recent onderzoek van DDi Document Software.

J

aarlijks houdt DDi een enquête onder haar (potentiële) klanten om te zien hoe zij zich bezig houden met het ontvangen en verwerken van factuurstromen. Na een aantal edities is het vervolgens heel goed mogelijk om de belangrijkste trends te ontdekken en daarop in te spelen. Uit het onderzoek van vorig jaar bleek dat voor 2012 de verwachtingen hooggespannen waren. Het is echter iets anders gelopen.

Aarzeling door kosten Hoe groot de mogelijkheden tot procesoptimalisatie en efficiency bij elektronische factuurverwerking ook zijn, voor veel organisaties die deze optie nog niet gebruiken blijkt het nog altijd een brug te ver. Terwijl deze organisaties volgens het onderzoek wel erkennen dat het proces van verwerken van papieren facturen te veel tijd kost (29,6% van de respondenten), regelmatig facturen zoek raken (18,5%) en er (te) weinig grip is op het totale proces (29,6%). Meer dan de helft van de respondenten (52%) is dan ook matig of niet tevreden over het proces


zoals het nu verloopt. Thom Menssink, Commercieel Directeur DDi Document Software: ‘Redenen genoeg om zowel het proces als de alternatieven eens goed onder de loep te nemen.’ En dat doen de respondenten ook: meer dan 65% overweegt de stap te maken naar automatisering van het proces. Echter, daar hebben ze dan een termijn voor in gedachte die varieert van 6 maanden tot 1 jaar (50%) en de overige denken er zeker langer dan een jaar over te willen nadenken. Er is blijkbaar toch iets wat deze bedrijven tegenhoudt om sneller te handelen. En dat is de reële prijs die men in het algemeen over heeft voor het oplossen van de genoemde problemen. Deze bedraagt maximaal 10.000 euro (66,7%).

Verschuiving respondentengroep Zo’n 70% van de respondenten ontvangt en verwerkt maximaal zo’n 10.000 facturen per jaar en de grootste groep respondenten komt uit de zorg (37%), uit transport & logistiek (29,6%). De derde grootste groep respondenten komt uit de financiële instellingen en dienstverleners

(18,5%). Blijkbaar speelt de problematiek in deze drie groepen het meest. De overheid vormt deze editie slechts een klein percentage van de respondenten, dat zou kunnen betekenen dat die groep al in ruime mate is voorzien en daarvoor de enquête minder relevant is geworden. Dat klopt met eerdere onderzoeken waaruit naar voren kwam dat juist die groep al heel actief was met elektronisch factureren en -archiveren. Het onderzoek wijst uit dat de bereidheid er wel is, maar de aarzeling over de investeringen is er aan de andere kant ook meteen. “Dat verbaast me nog steeds. De winst in efficiency, gebruiksgemak en inzicht is dermate groot dat de investeringen gemiddeld binnen een half jaar terug verdiend kunnen zijn. En dan heb ik het nog niet over de winst in compliancy, verantwoording ten aanzien van weten regelgeving. Iets wat tegenwoordig als bijzonder belangrijk wordt ervaren.” Aldus Thom Menssink. Bron: DDi Document Software

Communicatie Paper&Supplies

Vijf stappen voor betere speeches Heeft u zich ook wel eens uitermate verveeld tijdens het bijwonen van een presentatie? Was het verhaal slaapverwekkend en dacht u al na vijf minuten dat u uw kostbare tijd (en misschien geld) veel beter had kunnen besteden? Dan geven we hier enkele tips die u na de voorstelling aan de presentator zou kunnen aanbieden.

T

oegegeven, niet elk onderwerp is even interessant, en niet iedereen is een Steve Jobs die zijn publiek van begin tot eind wist te boeien. Of een Emile Ratelband die zijn publiek opzweept tijdens zijn motivatiesessies. Maar je kunt best een presentatie opstellen waarvan je met iets meer zekerheid kunt stellen dat

1. Schrijf een speech die een bepaalde meerwaarde voor het publiek heeft. Teveel schrijvers maken de fout door te communiceren wat zíj willen zeggen in plaats van te focussen op wat het publiek wil horen. Natuurlijk komen de toehoorders naar je luisteren om iets te leren, niet om jouw ego te strelen. Ze willen wel je mening horen, maar die moet dan wel enige betekenis voor hen hebben, en een link met hun belevingswereld.

2. Vertrouw in een speech meer op emotie en minder op logica. Vertel een verhaal, en geef geen opsomming van droge feiten en cijfers. Die kunnen weliswaar de basis voor je verhaal vormen, maar verpak die in een goed lopend verhaal. Zorg dat je toehoorders zich in dat verhaal kunnen plaatsen en laat ze zelf tot conclusies komen.

je toehoorders in ieder geval wakker blijven. Daarbij kun je gebruik maken van de tips van F. Dean, gepubliceerd in zijn artikel Five steps to speechwriting success (Communication Directory, Newsletter voor Corporate Communication and Public Relations, januari 2012). We geven die tips hier in een enigszins aangepaste vorm.

3. Geef de speech een duidelijk herkenbare structuur. Een onsamenhangend verhaal brengt de luisteraar alleen maar in verwarring. Geef indien mogelijk eerst een kort overzicht van wat je gaat vertellen, dan weet de toehoorder wat hij kan verwachten en het maakt het gemakkelijker voor hem om te onthouden waar je presentatie over ging. Bekende structuren zijn: chronologisch, geografisch en opsommend. Geef die structuur weer op een flipover of powerpoint-dia. ------------------------------------------------4. Gebruik powerpoint alleen als ondersteuning voor de speech. Slides moedigen passief luisteren aan en halen de aandacht weg van de spreker. Gebruik ze om punten met voorbeelden (grafieken, illustraties, videoclips) te visualiseren, of om een opsomming weer te geven. Met andere woorden: laat powerpoint uw presentatie niet doden.

5. Gebruik geen groteske, protserige schrijfstijl. Houd het taalgebruik: - Simpel en helder - Opwindend en fris - Warm en persoonlijk. Hoogdravend taalgebruik stoot af, te simpele termen zijn funest voor de waarde van de presentatie. Onderschat je publiek niet, maar overspoel de mensen ook niet met complexe (Engelse!) termen. Ga er ook niet van uit dat iedereen weet wat je met bepaalde afkortingen of vakjargon bedoelt. Maar bovenal: maak gebruik van humor om je presentatie luchtig te houden – zonder het thema te bagatelliseren of de bedoeling te versluieren. Dus: functioneel. Uitermate belangrijk: oefen, en niet één keer, maar meerdere keren totdat je de speech bijna uit je hoofd kunt geven. Voor wat betreft de feitelijke presentatie van de speech, dat is een verhaal apart.

OfficeMagazine.nl

41

Paper&Supplies Advertorial

ELBA for Business:

Het Nieuwe – georganiseerde - Werken Voor business professionals die regelmatig onderweg zijn of die volgens “het nieuwe werken” principe werken, is het van groot belang om altijd de relevante documenten geordend en veilig opgeborgen bij de hand te hebben. Daarom heeft ELBA het productassortiment ELBA for Business ontwikkeld, met hoogstaande, innovatieve organisatieproducten die helemaal zijn aangepast aan de behoeften van de (mobiele) business professional.

P

raktisch, efficiënt, lichtgewicht, multifunctioneel en stijlvol, dat zijn de kernwoorden van de productlijn ELBA for Business. De producten zijn ontwikkeld op basis van de vraag: hoe kunnen we de zakenman en -vrouw helpen om zijn/haar documenten en andere zaakgerelateerde materialen professioneel, representatief, efficiënt én praktisch te ordenen?

Meerwaarde Deze eisen zijn allemaal gerealiseerd in het nieuwe productassortiment ELBA for Business. Het assortiment bestaat uit praktische opbergen presentatiemiddelen. Wat de producten een extra meerwaarde geeft, is dat ze innovatieve functionaliteiten hebben die het opbergen


en terugvinden van documenten nog eenvoudiger maken. Die functionaliteiten zijn het resultaat van uitgebreid onderzoek naar de dagelijkse praktijk en de behoeftes van iedereen die veel voor vergaderingen, afspraken of het flexibel werken onderweg zijn.

‘Free yourself, get organised’

ondersteunen de gebruiker in het dagelijks organiseren en beschermen van documenten. Bovendien zijn de producten aantrekkelijk vormgegeven en complementair met digitale producten zoals een tablet en smartphone. Daardoor geven deze producten de gebruiker een relaxt gevoel en de mogelijkheid om zich voor 100% op het eigen werk te focussen. Het ELBA for Business assortiment is verkrijgbaar bij de betere kantoorvakhandel.

Assortiment Het assortiment bestaat uit ordners, ringbanden, sorteermappen, opbergboxen, elastomappen, reportcovers, tabbladen, showtassen, L-mapjes en binnenmappen. De producten van ELBA for Business

Bekijk alle ELBA for Business producten en hun toepassingen op: www.youtube.com/hamelinbrands. www.elba.nl

Beurs Paper&Supplies

Ergonomie moet! Dat ook ergonomie onderhevig is aan ontwikkelingen blijkt uit het feit dat Dé Ergonomiegids al vrij snel een hernieuwde uitgave beleeft. Het kan ook zijn dat de eerste editie inmiddels is uitverkocht en dat Health2Work een herdruk uitbrengt. Er zijn feitelijk maar weinig verschillen tussen de eerste en de tweede uitgave, maar die laatste is wel 30 pagina’s dikker. Nieuwe items zijn Verlichting en Ruimteakoestiek, en deze onderwerpen maken natuurlijk ook deel uit van een verantwoorde werkomgeving. We mogen hier nu, zelfs nog meer dan bij de vorige editie, eigenlijk wel spreken van een standaardwerk dat in geen enkele organisatie mag ontbreken omdat het belangrijke tips en suggesties bevat voor een ergonomisch verantwoord (kantoor)werk. Het enige puntje van kritiek is dat er weliswaar specifieke namen en producten worden genoemd, maar dat er nog veel meer op de markt is op de verschillende gebieden: je zou op z’n minst een leveranciersoverzicht mogen verwachten in een ‘standaardwerk’. En niet alleen de producten die Health2Work in zijn assortiment heeft. Titel: Dé Ergonomiegids Auteurs: Douwe Jan Boersma en Floris Lindeman Omvang: 150 pagina’s, gebonden ISBN: n.v.t. Prijs: gratis via www.health2work.nl Uitgever: Health2Work, www.health2work.nl

Organiseer je kantoor

Doorstart Van 3 tot en met 5 februari werd in de Brabanthallen in Den Bosch de beurs Stationery Office & Convenience Days (SOCD) gehouden. Dat de naam engszins bekend voorkomt, is geen verrassing: het is in feite het vervolg op de Paper & Convenience beurs. De organisatie is overgegaan van VNU naar SOCD B.V., maar de opzet is dus in veel opzichten identiek gebleven. De ongeveer 80 standhouders waren niet onverdeeld enthousiast over de opkomst, maar dat kan aan het weer, de economische situatie of de datum hebben gelegen. Feit is dat het aantal bezoekers wat tegenviel, al was bijvoorbeeld Bianca Pouw van Hamelin Brands zeer tevreden over het resultaat. Rob Daniels van BIC was iets meer gereserveerd: voor hem hadden er best meer mensen mogen komen. Hopelijk gaat zijn wens met de najaarseditie (15 tot en met 17 september) in vervulling.

Werken in een goed georganiseerd kantoor bespaart tijd, ruimte, ergernis en moeite. Een aantal tips om je kantoor zo georganiseerd mogelijk te houden. • Beter is om van je kantoor geen opslagplaats te maken. Probeer zoveel mogelijk papier weg te gooien. Maak hierbij onderscheid tussen belangrijke en minder belangrijke documenten en kijk kritisch naar wat je bewaart. • Richt je kantoor in met functionele meubels voor een optimaal gebruik. • Houd je werkplek en kasten toegankelijk en zorg voor voloende bewegingsruimte. • Houd bij het inrichten rekening met: lichtval, stopcontacten, verlichting, computer- en telefoonaansluitingen. • Ontvang je vaak mensen? Dan is het prettig om zicht te hebben op de deur. • Dingen die je regelmatig nodig hebt, geef je een plek binnen handbereik. • Verwijder overbodige dingen van je bureau zodat je je werkplek zo vrij mogelijk houdt. Daardoor kun je efficiënter werken. • Het is praktisch om een verdeelsysteem voor lopende zaken op je bureau te hebben. Bron: www.managementsupport.nl

OfficeMagazine.nl

43

Paper&Supplies Advertorial

Technology Product of the Year Award

Pulp- en papierfabriek in Frankrijk De Thaise papierproducent Double A heeft onlangs een pulpen papierfabriek overgenomen in Alizay, noord-Frankrijk. Double A zal de fabriek een doorstart laten maken om voornamelijk zijn Europese klanten te bedienen. De fabriek in Alizay heeft een gecombineerde pulp en papier productiecapaciteit van 300.000 mt per jaar. Met deze investering bewijst Double A wederom zijn continue streven om de merkbekendheid te vergroten en de Europese klantenkring te ondersteunen. De fabriek biedt werkgelegenheid aan maximaal 200 ervaren Franse papiermakers en speelt een belangrijke rol in de plaatselijke en regionale economie. In de fabriek in Alizay worden twee soorten ruw materiaal gebruikt: virgin kortvezel van de duurzame bronnen van Double A in Thailand voor het gelijknamige papier, en gerecyclede vezels voor de productie van het papiermerk Evolve. Meer info: www.DoubleAPaper.com

De serie Auto+ automatische papiervernietigers van Rexel is ‘Technology Product of the Year’ geworden tijdens de European Office Products Awards (EOPA) 2013. Deze awardshow werd voor het 12de jaar gehouden en geldt als bevestiging van commerciële prestatie, innovatie en professionaliteit in ondernemen op Europees niveau. De awards zijn uitgereikt op 28 januari 2013 tijdens Paperworld in Frankfurt. Rexel’s Auto+ serie is voorzien van de unieke AutoFeed technologie ‘Invoeren, Sluiten & Klaar!’. Plaats simpelweg het papier in de papiervernietiger, sluit de deksel en laat de machine het werk doen: verspil geen tijd meer met het invoeren van papier! De AutoFeed serie bestaat uit de Auto+ 60X, 80X, 100X, 250X en 500X en is sinds kort uitgebreid met twee nieuwe modellen om de markt nog beter te bedienen: de Auto+ 175X en de Auto+ 750X. Van persoonlijk gebruik of gebruik in kleinere kantoren (1-10 gebruikers) tot gebruik op afdelingen en in grote kantoren (+20 gebruikers), de Auto+ serie voldoet aan elke wens. Meer info: www.rexeleurope.com

Documentbeheer 3.0 Kies voor het nieuwe werken met View-online. Altijd en overal inzage in uw documenten.

View

Document Management BV

100% veilig validatie Uitgebreide rtificaat Ce L SS met

Archiefbeheer & opslag | Digitaliseren | Consultancy


uwarchiefspecialist.nl

LifeSize introduceert ‘smart video’ met de Icon-serie Tonerstof in kantoorapparatuur - Nieuw risico in werk: technostress - GO Connect door Polycom erkend als beste Benelux partner 2012

LifeSize introduceert ‘smart video’ met de Icon-serie LifeSize heeft onlangs tijdens de Integrated Systems Europe beurs in de RAI in Amsterdam de LifeSize Icon-serie geïntroduceerd. Onderzoekers hebben het gebruik van videoconferentie jarenlang onderzocht. De resultaten van het onderzoek en de verbetering van het functionele ontwerp moeten de drempels wegnemen voor de gebruikers. Het nieuwe videosysteem is zo eenvoudig dat gebruikers er direct mee aan de slag kunnen zonder enige training.

D

e videoconferentie industrie ondergaat momenteel een fundamentele verandering met de opkomst van mobiele, cloud- en virtualisatie technologieën. Smartphones hebben de telecomindustrie sterk veranderd. LifeSize heeft het doel om met ‘smart video’ de ervaring van videocommunicatie te veranderen. De LifeSize Icon-serie is te gebruiken zonder de gecompliceerde processen en hoge kosten die aan traditionele videoconferenties verbonden zijn. In plaats daarvan kunnen gebruikers nu efficiënt werken en zich richten op de zakelijke processen. “Om een videogesprek te kunnen voeren zou men niet eerst op tientallen knoppen moeten drukken om vervolgens bij een ingewikkelde interface terecht te komen”, zegt Stefan van Hoof, Country Manager Benelux bij LifeSize. “Het zijn dat soort drempels, tezamen met vaak hoge kosten en complexiteit voor de


IT-afdeling, die ervoor zorgen dat bedrijven tot op heden video collaboration nog niet volledig hebben geadopteerd. De LifeSize Icon-series voldoet aan de vraag van de industrie. Sinds de introductie van videocommunicatie bestaat al de behoefte aan een eenvoudige gebruikerservaring. Dat is smart video.” Het videosysteem is volledig geïntegreerd met het LifeSize UVC Platform (Universal Video Collaboration) en de bijbehorende gevirtualiseerde applicaties zoals streaming en recording, firewall traversal, gebruik van groepsgesprekken en het beheer. Hierdoor wordt het gemakkelijker voor gebruikers om gebruik te maken van het volledige vermogen van hun platform. Deze integratie maakt de aankoop en de ondersteuning van videoconferentie flexibeler en efficiënter, waardoor organisaties alleen de applicaties aan hoeven te schaffen die ze ook echt nodig hebben en op

Techniek Document&ICT

Solutions

Stefan van Hoof

Wat doet LifeSize? LifeSize is een pionier en wereldleider op het gebied van samenwerking in HD video. De oplossingen van LifeSize zijn ontworpen om videoconferenties echt universeel te maken: ze zijn eenvoudig aan te schaffen, toe te passen, te ondersteunen en te gebruiken. LifeSize is toegewijd aan universele videosamenwerking en biedt daarom zowel videoconferentiesystemen en softwaretoepassingen als een volledig assortiment aan video-infrastructuur, dat beschikbaar is op locatie of in de cloud. Dankzij LifeSize kunnen klanten deelnemen aan HD-gesprekken met grote en meerdere groepen, live streamen en opnemen, samenwerken op elk mobiel apparaat en netwerk en dit alles op het hoogste niveau van kwaliteit. LifeSize werd in 2003 opgericht en in 2009 overgenomen door Logitech. LifeSize heeft haar hoofdkantoor in Austin, in de Amerikaanse staat Texas. Europa, het Midden-Oosten en Afrika worden bediend vanuit München en de Aziatische markt bestuurt men vanuit Singapore.

kunnen schalen wanneer de behoefte aan videoconferentie binnen de organisatie toeneemt. De applicaties worden geïnstalleerd op een VMware of HyperV (Microsoft) platform. “De user interface van de Lifesize Icon-serie is anders dan elk ander videosysteem dat ik ooit heb gezien”, vervolgt Van Hoof. “Het logische ontwerp biedt een optimale gebruikerservaring. Ik verwacht dat er een gigantische opportuniteit in de markt is voor dit systeem en helemaal als je de prijs in overweging neemt.” Het enthousiasme van Van Hoof is niet gespeeld. Tijdens de Integrated Systems Europe beurs in Amsterdam heeft Office Magazine de mogelijkheid om het systeem hands-on uit te testen. LifeSize heeft verbinding gemaakt met een kantoor in Utrecht waar voor deze demo de hele dag een dame beschikbaar is. Het is niet de eerste keer dat wij van doen hebben met een video conferencing systeem, maar de eenvoud van de LifeSize Icon-serie is onvoorstelbaar. Van Hoof maakt dat duidelijk door de afstandsbediening af te geven en een stap achteruit te doen. De afstandsbediening is simpel, letterlijk en figuurlijk: zwart ontwerp, een aan/uit knop en een D-pad of vierpuntsdruktoets. De bediening gebeurt on screen door middel van een eenvoudige

menustructuur en herkenbare pictogrammen. Het spreekwoord ‘een kind kan de was doen’ is hier wel op zijn plaats. Al deze eenvoud heeft overigens geen invloed op de kwaliteit. De camera presteert zeer goed en het beeld is haarscherp.

De wederverkoper LifeSize werkt in Nederland nauw samen met GO Connect, een van de grootste distributeurs in Nederland op het gebied van audio- en videoconferentie. Van Hoof onderstreept dat zowel de distributeur als haar resellers ontzettend belangrijk zijn voor LifeSize. “Samen zorgen we voor veel educatie voor de resellers. Zeker bij nieuwe producten is dat van belang. We proberen, al dan niet samen met GO Connect, de reseller uit zijn comfortzone te halen. Het is natuurlijk heel makkelijk om standaard pakketten te verkopen, het zogenaamde dozen schuiven. Maar het is toch veel interessanter om daadwerkelijk de vraag van de klant te beantwoorden en soms zelfs een latente behoefte actueel te maken? Om bij een klant te komen en te zeggen ‘moet je kijken wat ik nu toch heb’. Daar willen graag naartoe. Samen met de reseller moeten we ook proberen om video uit de directiekamer te halen. Tot voor kort was het iets exclusiefs. Maar dat is het eigenlijk al lang niet meer. Samen met de reseller en distributeur moet dat een haalbare missie zijn.” OfficeMagazine.nl

47

Tonerstof in kantoorapparatuur Tonerstof in laserprinters en multifunctionals (mfp’s) kan substanties bevatten die schadelijk zijn voor de gezondheid. Deze stofdeeltjes kunnen vrijkomen in de omgevingslucht en klachten veroorzaken als chronische verkoudheid.

D

e gevaren van de stofdeeltjes voor de gezondheid worden niet altijd onderkend. Het is in ieder geval raadzaam, bepaalde maatregelen te treffen ter bescherming van de medewerkers. Let bijvoorbeeld al bij de aanschaf van een apparaat op de keurmerken.

Wijdverbreid In Nederland staan miljoenen computers en bijna net zoveel printers te ronken. Een groot deel daarvan staat in kantoren, maar er worden ook steeds meer printers in de woonomgeving toegepast: vrijwel iedereen heeft wel een pc en/of mac thuis, voor privé, dan wel voor het thuiskantoor. Laserprinters met tonercartridges zijn populair vanwege de snelheid en de hoge afdruk-


kwaliteit. Toner bevindt zich trouwens niet alleen in laserprinters, maar ook in laserfax- en kopieerapparaten. Tonerstof kan vrijkomen bij het verwisselen van de cartridge en bij onderhoudswerkzaamheden, maar ook bij het oplossen van storingen zoals ‘vastlopers’. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat kleine hoeveelheden tonerdeeltjes vrijkomen via de koelventilator van het apparaat. De stofdeeltjes komen dan in het lichaam via inademen of via het eten, bijvoorbeeld als je een broodje eet zonder dat je je handen hebt gewassen na het verwisselen van een cartridge.

Serieus De mogelijkheid bestaat dat mensen gezondheidsproblemen krijgen als gevolg van het inademen van giftige

Printers Document&ICT

Solutions

Tips voor de inkoop Waar moet je nu op letten bij de aanschaf van tonercartridges? Het is in ieder geval raadzaam om bij de aanschaf van een mfp of ander apparaat bij de leverancier na te vragen hoe het is gesteld met de uitstoot van fijnstof door de machine. Verder zijn de volgende tips mogelijk interessant: • Gesloten tonersystemen belasten de luchtwegen en het milieu minder dan open exemplaren. • Let op keurmerken, met name op de uitstootgegevens. Zijn die te technisch, vraag dan om uitleg en eventueel vergelijking met andere apparaten. • Er zijn producenten die machines aanbieden die grotendeels zijn vervaardigd van gerecyclede materialen; bovendien bieden ze een terugnamegarantie: bij aankoop van een nieuwe machine nemen ze de oude in voor recycling. • Heb je wel een laserprinter nodig, of voldoet ook een inktjet-apparaat? • Let op keurmerken zoals Energy Star, Blauwe Engel en dergelijke. • Apparaten kunnen ook na aankoop worden voorzien van een fijnstoffilter – als dit er tenminste niet in zit. • Stofarm papier en kopiëren met gesloten klep verminderen het risico.

stoffen in kantoorapparatuur die met toner werkt. Dit is al lang bekend, en de diverse producenten zijn nog steeds druk bezig om hiervoor oplossingen te vinden waarbij hun apparaten voorkomen dat de tonerdeeltjes in de lucht vrijkomen. Ze nemen dit probleem terecht serieus, want tonerdeeltjes kunnen de oorzaak zijn van aandoeningen als COPD, huidproblemen, geïrriteerde slijmbeurzen, chronische verkoudheid, brandende ogen, evenals ‘minder zichtbare’ problemen als depressies, pijn aan ledematen en koorts. Bovendien zouden de deeltjes kankerverwekkend kunnen zijn. Uit een Duits onderzoek waarbij de cartridges van tien grote producenten van laserprinters werden bekeken, bleek dat de toners stoffen bevatten die mogelijk kankerverwekkend zijn, zoals nikkel en kobalt, styrol en fenol. Alle onderzochte stoffen bevatten tevens aromatische koolwaterstoffen, zij het in geringe mate. Eén van de onderzochte toners bevatte zelfs het kankerverwekkende benzol. Opvallend was dat deze stoffen zelfs werden aangetroffen in apparaten die waren goedgekeurd volgens het ‘Blaue Engel’ keurmerk. Bij sommige printers waren de concentraties van ozon en vluchtige organische stoffen ‘zeer hoog’. Slechts bij twee producten kon de kwalificatie ‘aanbevolen’

worden gegeven: de Brother toner TN-6300 en de Oki tonercartridge Type 6.

Combinatie De chemicaliën die werden aangetroffen in de toners werden als gevaarlijk beschouwd omdat de stoffen bij het afdrukken als het ware in het papier worden ingebrand. Door de hitte kunnen die toch al giftige stoffen door een chemische reactie zich ontwikkelen tot nog gevaarlijker verbindingen. Over de effecten van deze stoffen op de gezondheid weet men helaas nog te weinig, maar in ieder geval genoeg om te stellen dat de apparaten beter in aparte ruimtes kunnen worden geplaatst. Overigens hadden twee van de producenten kritiek op het onderzoek: dit had plaatsgevonden in een laboratorium-opstelling en zou dus niet representatief zijn voor een kantooromgeving. Deze kritiek werd weerlegd door de mededeling dat er ook niet was gestreefd naar een test in kantoren, maar alleen om vast te stellen of deze apparaten schadelijke stoffen uitstootten. Kopieerapparaten Apart werd onderzocht of kopieerapparaten – die immers volgens hetzelfde principe werken als prinOfficeMagazine.nl

49

Document&ICT Solutions Printers Tips voor veilig gebruik De eindconclusie mag luiden dat het gebruik van laserapparatuur in de kantooromgeving geen serieuze klachten hoeft te veroorzaken. We geven hier echter wel een aantal tips om risico’s voor de gezondheid te vermijden dan wel te voorkomen. • Laserprinters, kopieerapparaten en andere lasermachines kunnen het beste geplaatst worden in aparte, goed geventileerde ruimtes. • Trek bij vastlopers niet het papier met geweld uit de machine: de nog niet gefixeerde toner komt dan ook vrij. • Was na het verhelpen van een vastloper je handen met koud water. • Als je vaak met kopieën werkt, was dan vaak je handen: er kan tonerstof aan kleven. • Maak de verpakking van nieuwe tonercartridges met beleid open; bewaar ze veilig, dus buiten bereik van kinderen. • Laat lasermachines regelmatig onderhouden door geschoold personeel. In grotere kantoren dient het wisselen van de cartridges en het verhelpen van vastlopers door medewerkers worden verricht die daartoe een training hebben gevolgd. • Lege tonercartridges moeten in zijn geheel worden verwisseld. Als deze worden bijgevuld, dient dit door vakkundig personeel in vakhandels te worden gedaan. De meeste tonercartridges kunnen worden aangeboden voor recycling.

ters – ook giftige stoffen in de toner bevatten. 14 toners werden aan een onderzoek onderworpen, van apparaten uit de categorie van de meestverkochte machines met een operatiesnelheid van 20 tot 40 kopieën per minuut. De tonercartridges zijn echter ook geschikt voor circa 40 andere modellen van de twaalf belangrijkste producenten. De testresultaten wezen uit dat alle toners sporen, respectievelijk te hoge waarden van de genoemde stoffen bevatten. Slechts vijf van de onderzochte apparaten kregen het predikaat ‘voldoende’, de rest kreeg een ‘onvoldoende’.

Contra-expertise Uiteraard ontlokten de testresultaten reacties van de brancheverenigingen. Zij bestreden natuurlijk niet dat de genoemde stoffen in de toners voorkwamen, maar stelden dat bij het vrijkomen van tonerstof de concentraties van die stoffen dermate laag waren dat ze vrijwel onmogelijk een gezondheidsgevaar konden opleveren voor de gebruikers. Daarbij werd wel het voorbehoud gemaakt dat de apparaten volgens de voorschriften werden gebruikt. Alleen bij het reinigen en onderhoud bestaat de mogelijkheid dat iemand in direct contact komt met tonerstof. In een volgend onderzoek in opdracht van de Duitse ‘Arbeitskreises des Bundesamtes für Risikobewertung


(BfR)’ in 2006 werden laserprinters wel in een kantooromgeving getest. Hieruit bleek dat deze apparaten verantwoordelijk zijn voor een duidelijke verhoging van de hoeveelheid ultrafijnstof in de lucht. In een gemiddeld kantoor staan immers nog andere aparaten die eveneens fijnstof produceren. Hierbij speelt niet de concentratie, maar de combinatie met giftige verbindingen van zware metalen een rol. Deze kunnen onder meer via de ademhalingsorganen in het lichaam terechtkomen en tot chronische klachten leiden. De resultaten van dit onderzoek leidden tot weer een vervolgonderzoek, en in 2008 concludeerde de BfR dat emissies uit laserprinters, -kopieerapparaten en -mfp’s bij konden dragen tot niet-specifieke symptomen als slijmbeursklachten, bindweefselirritaties en irritaties aan de luchtwegen. Op basis van de testresultaten kon echter geen ernstige schade aan de gezondheid worden vastgesteld. Dat wil echter niet zeggen dat er totaal geen gevaar bestaat, zo blijkt uit een laboratoriumonderzoek van het Duitse ‘Institut für Umweltwissenschaften’ van het universitair medisch centrum Freiburg (april 2010). Een langdurige blootstelling aan de uitstoot van laserprinters en -kopieerapparaten kan, zo blijkt uit dit onderzoek, leiden tot een verandering van de menselijke cellen. Oorzaak: de vrijkomende fijnstofdeeltjes.

Technostress Document&ICT

Solutions

Nieuw risico in werk: technostress Uit een eerste verkenning van de FNV en de Universiteit van Amsterdam blijkt dat werknemers steeds meer hinder ondervinden van technostress. De druk op werknemers om altijd bereikbaar te zijn zorgt steeds vaker voor fysieke en psycho-sociale klachten. De FNV vindt dat de mens weer de regie moet krijgen over de techniek, in plaats van andersom.

D

e UvA deed literatuuronderzoek naar technostress en de FNV stelde de leden vragen op internet. Hoewel het hier om een eerste verkenning gaat, zijn de uitkomsten wat de FNV betreft opmerkelijk. Er is een groeiende groep werkenden die het online apparaat (smartphone, iPad of laptop) ook buiten werktijd frequent checkt op berichten van het werk. Uit de peiling blijkt dat meer dan 20% dat meer dan 6 keer per dag doet. Een kwart van de respondenten gebruikt de mobiele apparatuur meer dan 6 keer per uur.

Complexer en intensiever Zo’n 33% van de werknemers geeft aan dat het werk er door mobiele apparatuur niet gemakkelijker op is geworden. Integendeel, één op de drie werknemers vindt dat het werk complexer en intensiever is geworden met de komst van mobieltjes. Iets dat ook uit de literatuurstudie blijkt. Werknemers geven in meerderheid (bijna 60%) aan dat er afspraken moeten worden gemaakt in het bedrijf over het versturen van werkgerelateerde berichten buiten werktijd. Volgens de FNV is er een duidelijke behoefte om ‘de eigen tijd’ van ‘werktijd’ te onderscheiden. Concentratieverlies “Het is namelijk de vraag of de voortdurende verstoring door mobieltjes de productiviteit ten goede komt. Je moet iedere keer opnieuw opstarten en ‘terugschakelen’ naar hetgeen je aan het doen was”, aldus vicevoorzitter van FNV in Beweging, Leo Hartveld.

Ook blijkt dat de laptop terrein verliest en steeds meer handelingen op de telefoon worden gedaan, misschien wel overmatig. Voortdurend werken op deze kleine apparatuur geeft nieuwe gezondheidsrisico’s, waaronder een vergrote kans op RSI-achtige klachten en concentratieverlies. Hartveld: “Het lijkt erop alsof steeds meer werknemers de hele klok rond worden geconfronteerd met meldingen uit iPads, iPhones en andere smartphones. Zij voelen een constante druk om hierop te reageren. Vaak betreft het werkmails, vragen van collega’s, opdrachten, doorgeven van vergaderdata, enz. De kans bestaat dat werknemers deze druk als ‘dat hoort er nou eenmaal bij’ gaan ervaren en daar kun je je vraagtekens bij zetten.”

Mens moet weer de regie krijgen over de techniek De FNV zal de uitkomsten voorleggen aan deskundigen en wil een discussie zoals die in Duitsland al aan de gang is. “Daar verbieden bedrijven rond de kerst om berichten te verzenden vanuit het werk. Het was de Duitse minister van binnenlandse zaken die stelde dat de mens weer de regie moet krijgen over de techniek, in plaats van andersom. Dat wil de FNV ook.” Het Techno-stress - onderzoeksrapport is te downloaden via http://www.fnv.nl/site/media/images/1283/460093/Technostress_verkennend_ onderzoek.pdf Bron: FNV via www.arboonline.nl

OfficeMagazine.nl

51

onafhankelijke softwareleveranciers, adviseurs, integrators, dienstverleners en andere bedrijven met Polycom en onderling samenwerken om op maat gemaakte oplossingen te leveren die bedrijven vandaag de dag nodig hebben. Niet veel later werd bekend gemaakt dat GO Connect de clouddienst Lync4all van StartReady gaat distribueren.

GO Connect door Polycom erkend als beste Benelux partner 2012 GO Connect heeft tijdens de jaarlijkse salesen partnerconferentie van Polycom de Benelux Partner of the Year award ontvangen. Polycom, marktleider in Unified Communications & Collaboration-oplossingen, heeft deze award aan GO Connect toegekend vanwege de marketinginspanningen in de Benelux het afgelopen jaar om de oplossingen van Polycom onder de aandacht te brengen. De Polycom Partner awards geven erkenning aan partners die successen hebben behaald in het distribueren van Polycom-oplossingen in één van de vijf regio’s waarin het bedrijf opereert. Behalve deze awards, zijn er ook Excellence awards uitgereikt aan partners die excelleren in de categorieën: Diensten, Innovatie, Integratie en Industrie Focus. GO Connect werd door Polycom beloond voor het behaalde succes in de Benelux. “Wij zijn zeer verheugd met de award die we van Polycom hebben ontvangen”, zegt Jean-

Paul Weterings, directeur van GO Connect. “De oplossingen van Polycom sluiten goed aan bij de wensen van onze klanten op het gebied van audio-, videoconferentie- en telepresenceoplossingen. Deze partner award laat zien wat we in de Benelux hebben bereikt en is een bekroning van de uitstekende relatie die we met Polycom hebben.” “In een altijd veranderende en groeiende markt als deze is het erg belangrijk om een partner zoals GO Connect te hebben die ons helpt beter in te spelen op de behoeften van onze klanten” zegt Ron Myers, Senior Vice President, Worldwide Channels bij Polycom. “Wij willen GO Connect middels deze award erkenning geven voor hun inspanningen in de Benelux.” GO Connect maakt onderdeel uit van het Polycom Partner Network. De 7000 leden van dit partnernetwerk leveren uitgebreide UC-oplossingen aan organisaties in de sectoren: gezondheidszorg, onderwijs, overheid, manufacturing, financiële dienstverlening, media en entertainment. Door dit netwerk kunnen IT’ers,

Joost van Hest nieuwe directeur Dutch ICT Group Joost van Hest is begin dit jaar in dienst getreden van de Dutch ICT Group. Als mede-eigenaar en COO van de Group heeft hij als voornaamste taak meer synergie binnen de onderdelen van de Group te creëren. Klanten worden zo beter en efficiënter bediend. Van Hest was eerder werkzaam bij BT Global Services, alwaar hij binnen de directie onder andere verantwoordelijk was voor productontwikkeling en marketing. Vanaf oktober 2012 is hij zijn functie bij BT gaan afbouwen, terwijl hij zijn nieuwe rol als operationeel directeur binnen de Dutch ICT Group aan het opbouwen is. Van Hest over zijn overstap: “In een grote organisatie als


Lync4all is een veelzijdige telefonie-oplossing, gebaseerd op Microsoft Lync. Hierbij worden alle moderne communicatiemiddelen in één toegankelijk platform geïntegreerd. Gebruikers kunnen eenvoudig schakelen tussen e-mail, telefonie, voicemail, instant messaging en videoconferentie. Werknemers leggen hierdoor sneller en gerichter contact met collega’s en kunnen ook op afstand beter met elkaar samenwerken. Dit vermindert de reistijd en –kosten en levert een bedrijf een aantoonbare kostenbesparing en productiviteitsverbetering op. Tot voor kort was de functionaliteit van Microsoft Lync alleen beschikbaar voor grotere bedrijven. Omdat de Lync4all-dienst wordt gehost in de cloud, is het voor bedrijven vanaf 10 medewerkers nu ook mogelijk om plaatsen tijdonafhankelijk te werken. De installatie brengt daarnaast geen initiële investeringen met zich mee en omdat er gratis contact kan worden gelegd, scheelt dit tevens in de telefoniekosten.

BT is het makkelijk het contact met de medewerkers te verliezen. Ik kan en wil geen manager op afstand zijn. Ik heb bewust gekozen voor een kleinere organisatie waar de menselijke maat heel belangrijk is. Ik krijg er enorm veel energie van als ik mensen van dichtbij kan aansturen.” Lijnrecht tegen de concurrentie in Joost is ervan overtuigd dat er volop groei mogelijk is voor de Dutch ICT Group: “Al onze concurrenten zijn aan het navelstaren. Ze kijken naar binnen, proberen kosten te besparen en te reorganiseren terwijl wij met de verregaande integratie van onze labels juist de blik naar buiten richten. Klanten doen graag zaken met groeiende bedrijven die aandacht voor hen hebben. Bedrijven zoals de Dutch ICT Group”, aldus Van Hest.

Nieuws Document&ICT

Solutions

Wereldwijde vergroting van M-Filespartnerprogramma door toetreding van Dantuma M-Files Corporation, ontwikkelaar van op metagegevens gebaseerde M-Files-oplossingen (in de cloud, in het eigen bedrijf of hybride) voor Enterprise Content Management (ECM) heeft bekendgemaakt dat Dantuma, een Nederlandse aanbieder van oplossingen voor documenten afdrukbeheer, wordt opgenomen in het partnerprogramma van het bedrijf. Bedrijven die meedoen aan het M-Filespartnerprogramma kunnen een nieuwe inkomstenbron aanboren in de snelgroeiende markt voor documentbeheer en ECM, door M-Files en de bijbehorende dienstverlening te verkopen als een oplossing die hun bestaande productaanbod uitstekend aanvult. M-Files is opgenomen in ‘Gartner Magic Quadrant for ECM’ 2012 en heeft inmiddels een leidende positie op het raakvlak van traditionele ECM en de Quality, Risk and Compliance (QRC)-markt door de unieke combinatie van functies, aanpasbaarheid en gebruiksgemak. M-Files biedt een breed scala aan zakelijke kansen voor value-added resellers (VAR’s), systeemintegratiespecialisten en infrastructuur- en consultancybedrijven die tegemoet willen komen aan de eisen van hun klanten op het gebied van informatiebeheer, kwaliteit en de naleving van regelgeving.

Nieuwe standaard voor elektronische documentoplossingen Met de nieuwe DTU-1031 presenteert Wacom een ideale oplossing voor zakelijke en institutionele instellingen die behoefte hebben aan een klein beeldscherm waarop zij grote documenten kunnen openen, invullen en digitaal kunnen ondertekenen. Veel banken, verzekeraars, hotels en winkels laten hun klanten documenten direct aan de toonbank of balie ondertekenen. Met het DTU-1031 scherm voor het zetten van digitale handtekeningen wordt voorzien in de behoefte van organisaties om dit een geïntegreerd onderdeel te laten zijn van een volledig papierloze en efficiënte workflow. Met het 10.1 inch (26cm) LCD scherm biedt de DTU-1031 een scherm waarmee A4 en briefformaat documenten kunnen worden bekeken en is scrollen nauwelijks nodig. Hierdoor kunnen klanten de inhoud van de bestanden duidelijk zien en met vertrouwen ondertekenen. State of the art encryptie is geïntegreerd om te zorgen dat transacties veilig en betrouwbaar worden uitgevoerd.

Konica Minolta wint twee MVO-awards

Eco Mark Award

Konica Minolta heeft de RobecoSAM Gold Class Award en de Eco Mark Award gewonnen voor haar MVO-initiatieven. De awards erkennen de duurzame investeringen en milieuvriendelijke producten van het bedrijf. Dit is de eerste keer dat een aanbieder van documentoplossingen de Eco Mark Award heeft gewonnen.

De tweede award, de Eco Mark Award 2012 Bronze Prize, erkent de beste inspanningen voor het promoten van milieuvriendelijke producten, zodat klanten milieubewuste producten kunnen kiezen en op deze manier een bijdrage leveren aan een duurzame samenleving. Konica Minolta is met deze award beloond voor haar initiatieven die de ecologische footprint van de nieuwe line-up kleuren-multifunctionals drastisch omlaag brengen.

RobecoSAM is een Zwitserse investeringsspecialist die zich exclusief richt op duurzame investeringen. Meer dan 3000 organisaties deden mee aan de RobecoSAM Corporate Sustainability Assessment. Criteria die in de analyse zijn meegenomen omvatten economische, milieu- en maatschappelijke aspecten. Konica Minolta scoorde het hoogst van alle MFP-leveranciers op deze criteria en is daarvoor beloond met een Gold Class Award. Samen met 67 andere organisaties is Konica Minolta hiervoor opgenomen in het onlangs gepubliceerde ‘Sustainability Yearbook’ van 2013.

“Deze awards bevestigen dat we op de goede weg zitten en dragen bij aan het bereiken van onze lange termijnvisie op het milieu”, aldus Ruud van Soest, Marketing Manager bij Konica Minolta. “We integreren MVO als managementcomponent en starten korte en lange termijn-initiatieven om de schadelijke impact op het milieu te verminderen. Het winnen van de awards werkt als extra stimulans om onze inzet voor het milieu verder te vergroten.”

OfficeMagazine.nl

53

Nieuwe monitoren MMD, het bedrijf voor toonaangevende technologie en licentie partner voor Philips monitoren, presenteerde op CeBIT een gevarieerd aanbod nieuwe modellen. In het zakelijke segment presenteert MMD een UltraWide Philips-monitor van 73,6 cm (29”) in het Cinemascope-formaat 21:9. Ook onderdeel van het B2B-assortiment is een PLS-model van 68,6 cm (27”) met een adembenemende WQHD-resolutie van 2560 x 1440 pixels en een IPS-model van 58,4 cm (23”) met ErgoSensor-technologie. De ErgoSensor technologie geeft gebruikers advies over hoe men in een ergonomisch correcte houding achter hun beeldscherm kunnen zitten. Daarnaast lanceert MMD een AH-IPS-monitor van 27 inch met een MHL-aansluiting.

Dunste harde schijf ter wereld Buffalo Technology, wereldwijd leider in het ontwerpen, ontwikkelen en produceren van bekabelde en draadloze netwerken en storageoplossingen, lanceert de dunste harde schijf ter wereld: de MiniStation Slim. Deze harde schijf is slechts 8,8 millimeter dun, 79 millimeter breed en 115 millimeter lang en past in elke binnenzak of laptoptas. Bovendien weegt de schijf slechts 140 gram, waardoor deze eenvoudig is mee te nemen op zakenreis, vakantie of naar het werk. De MiniStation Slim van Buffalo biedt – ondanks zijn compacte afmetingen – maar liefst 500 GB opslagcapaciteit. Dankzij de USB 3.0-poort zijn bestanden snel over te zetten van en naar de schijf. Zo is de compacte harde schijf ideaal voor het opslaan van een grote hoeveelheid foto’s, video’s en muziek. Groot voordeel is verder, dat de USB-poort functioneert als voeding, waardoor er geen aparte aansluiting op het stopcontact nodig is. De MiniStation Slim heeft een premium aluminium behuizing in de kleuren zilver, zwart of rood en werkt perfect met zowel Apple- als Windows-pc’s. Meer info: www.buffalo-technology.com

Nieuwe inkjet codeersystemen met code assurance Op 27 en 28 maart a.s. presenteert Videojet de meest innovatieve codeeroplossingen van dit moment. Van inkjet tot laser en van thermo transfer tot de nieuwste software. Videojet heeft twee nieuwe printers toegevoegd aan de betrouwbare 1000-lijn – de 1550 en 1650 inkjetprinters. Voorzien van nieuwe functies ter verhoging van de productiviteit en winstgevendheid, verschaffen de 1550 en 1650 inkjetprinters statistieken om de beschikbaarheid te meten, alsmede functies om de uptime en de Overall Equipment Effectiveness (OEE) te meten en verbeteren. Naast een eenvoudige bediening hebben de 1550 en 1650 codeerintegriteit-functies om het aantal codeerfouten te verminderen en ervoor te zorgen dat de juiste code op de juiste producten wordt geprint. De nieuwe generatie printers zijn voorzien van Code Assurance, een integrale aanpak voor het printen van de juiste codes op de juiste producten. Geavanceerde software zorgt voor zo min mogelijk invoerfouten van de gebruiker in het codeer- en markeerproces. Veldvragen, dropdownmenu’s, kalenders en vooraf gedefinieerde indelingen beperken de gebruiker tot gespecificeerde keuzes en helpen daarmee de juiste invoer te garanderen. Zo worden het aantal herproducties, recalls en riscio’s op imagobeschadiging aanzienlijk verlaagd. Meer info: www.videojet.com


Nieuws Document&ICT

Sharp introduceert eerste cloud-ready MFP’s Sharp introduceerde de eerste cloud-ready A3-kleuren MFP’s op de Beneluxmarkt. De MX-2640, MX-3140N en MX-3640N bieden volledige connectiviteit met mobiele randapparatuur en zijn speciaal ontwikkeld voor flexibele kantoorruimte. Dankzij de cloud-ready interface is het voor gebruikers eenvoudig om altijd en overal informatie te delen. Het systeem beschikt daarnaast over een intuïtieve multi-touch bedieningsinterface die bekend is voor gebruikers die werken met een smartphone of tablet. “Werknemers zijn vaak druk, waardoor er nagenoeg geen tijd is om handleidingen te bestuderen of een nieuwe manier van werken aan te leren. Daarom heeft Sharp het gebruiksgemak van onze systemen geoptimaliseerd”, aldus Wilbert Hendriks, Manager Product Marketing Document Solutions van Sharp Electronics Benelux. “We hebben cloud-connectiviteit en multi-touch LCD-bedieningsdisplay gecombineerd waardoor gebruikers eenvoudig met onze systemen kunnen werken.”

Solutions

Presenteren krijgt een nieuwe dimensie met Wacom’s DTH-2242 Wacom presenteert de nieuwe DTH-2242, een interactief pen display van 55 centimeter waarmee presenteren een hogere efficiëntie van het werkproces krijgt. Dit is met name nuttig voor het onderwijs, publieke sprekers en de zorgsector, waar presenteren centraal staat. De DTH-2242 stelt leraren en publieke sprekers in corporate omgevingen, trainingen en board rooms in staat om tijdens een presentatie altijd het publiek aan te kijken. Een veel intiemer en interactiever gevoel bij het publiek is het resultaat. Sprekers kunnen de input van het publiek ook direct intergreren door handgeschreven aantekeningen en tekeningen aan het materiaal toe te voegen. Standaard en aangepaste touch bewegingen maken navigeren in de presentatie snel en natuurlijk. In de zorg betekent dit dat artsen in ziekenhuizen en medisch centra, oogartsen en tandartsen die met elektronische dossiers werken effectiever communiceren met hun patiënten. Tijdens gesprekken met patiënten kunnen zorgspecialisten snel aantekeningen of tekeningen maken om hun uitleg meer impact te geven of begrijpelijker te maken. Door dossiers scrollen en afbeeldingen inzoomen is ontzettend gemakkelijk met de multi-finger touch mogelijkheid.

Betaalbare tablet van ASUS met TranSleeve Keyboard ASUS introduceerde onlangs de VivoTab Smart. Deze tablet biedt een volledige Windows 8 ervaring tegen een betaalbare prijs. De slechts 9,7mm dunne en 580g lichte tablet heeft een 10,1 inch LEDbacklit scherm met 1366x768 HD-resolutie. IPS-schermtechnologie met 178 graden brede kijkhoek zorgt voor duidelijke, heldere beelden vanuit elke hoek. De VivoTab Smart beschikt daarnaast over 5-punts multi-touch, voor vloeiende vingergestuurde bediening in Windows 8. Met zijn Intel Atom Z2760 dual-core processor biedt de VivoTab Smart snelle, vlot reagerende prestaties, terwijl de accu tot wel 9,5 uur meegaat op een enkele lading. Het TranSleeve Keyboard is een innovatief alles-in-één accessoire dat dienst doet als cover, toetsenbord en staander.

OfficeMagazine.nl

55

CLUSIEF IN

3

JAAR

FRIENDL CO

TURE IN FU

L

IE

OG

O KI

ED

DE SI

THE

FE

TECHNO

L

Y

E

GA

AT U R E S

R A N TIE

Facility Solution Thovip Ergonomics’ Kabelmanagement Producten:

‘Voorkom kabelchaos rondom uw werkplek’

Energie-efficiëntie en onderhoud - Maincontracting: einde verhaal? - Vakbeurs Facilitair: Trends en noviteiten

Thovip Ergonomics’ Kabelmanagement Producten:

‘Voorkom kabelchaos rondom uw werkplek’ In iedere editie van Office magazine 2013 zullen wij een groep uit ons assortiment uitlichten. In de 1e editie willen wij de groep ‘kabelmanagement producten’ onder de aandacht brengen.

U

zult de kabelchaos ofwel kabelspaghetti wel herkennen. Een grote ongeordendheid van loshangende kabels en snoeren rondom de werkplek. Het belemmert uw werkzaamheden, zorgt voor onnodige stofnesten, struikelgevaar en mogelijk verlies van data (kans op kortsluiting en daardoor weer kans op brandgevaar). Thovip Ergonomics biedt een breed assortiment aan kabelmanagement producten die ervoor zorgen dat uw werkplek facilitair, technisch, ergonomisch en esthetisch op orde is. Voor het gemak alle pluspunten nog even op een rijtje.

Facilitair - Er kan beter worden schoongemaakt - Verhuisbewegingen zijn efficiënter en sneller


- Stroom-, data en andere kabels zijn overzichtelijk - Minder kans op brandgevaar

Ergonomisch - Reductie cq vermijden van struikelgevaar - Meer bewegingsvrijheid op en rondom de werkplek - Betere werkhouding en extra werkplezier - Werken op een veilige werkplek Technisch -V oorkom vertraging van datasnelheid rondom de werkplek - Tijdsbesparing bij vervanging van hardware - Geen kortsluiting door overbelasting - Geen kabelbreuken

Kabelmanagement Facility

Solutions

‘Kabelmanagement toepassen op de werkplek hoeft écht niet duur te zijn. Door gebruik te maken van de juiste producten kunnen kabels al bij een zeer geringe investering op de juiste wijze weggewerkt worden’.

Esthetisch - Overzichtelijke werkplek zonder kabelchaos - Professionele uitstraling van de werkplek - geen onnodige stofnesten - Betere klimaatbeheersing Bij een ergonomisch verantwoorde werkplek speelt veiligheid, gezondheid en comfort een belangrijke rol. Iedereen moet in staat worden gesteld om zo efficiënt mogelijk zijn of haar werk te kunnen uitoefenen zonder gezondheidsklachten en veiligheidsrisico’s. Het toepassen van kabelmanagement op de werkplek is hier een belangrijk onderdeel van.

omschreven zijn er genoeg redenen waarom het zo belangrijk is om kabels rondom de werkplek op een verantwoorde manier weg te werken. Kabelmanagement toepassen op de werkplek hoeft écht niet duur te zijn. Door gebruik te maken van de juiste (basis) producten kunnen kabels al bij een zeer geringe investering op de juiste wijze weggewerkt worden. Neem als basis bijvoorbeeld een kabeldoorvoer, enkele kabelklemmen, een stukje cable eater en eventueel klittenband en voor enkele euro’s per werkplek bent u al klaar! Een greep uit het assortiment kabelmanagement producten ziet er als volgt uit. Ga voor het complete assortiment naar : www.thovipergonomics.nl Heeft u vragen, wilt u advies of wilt u een bezoek brengen aan onze showroom, neem gerust contact op met

Vaak is er weinig tot geen budget meer over om kabelmanagement toe te passen. Maar hoe belangrijk is het eigenlijk? Zoals al

onze afdeling verkoop. Telefoon 077-3730440 of per e-mail [email protected]

Kabeldoorvoeren in diverse materialen, kleuren en afmetingen

Producten voor het wegwerken van kabels

Producten voor het wegwerken van kabels en stekkerblokken

Producten voor het wegwerken van kabels op de vloer

OfficeMagazine.nl

59

Energie-efficiëntie en onderhoud Eigenaren en beheerders van bedrijfspanden zijn tegenwoordig actief in het bedenken van mogelijke besparingen op de kosten van hun panden. Daarbij wordt het onderhoud vaak als interessante bezuiniging gezien. Maar besparing op onderhoud heeft een negatief effect op het energiebeheer. Ofwel: minder onderhoud = hoger energieverbruik.

G

emeten over de gehele levensduur van een gebouw, bedragen de kosten voor ontwerp en bouw tussen de 5 en 10 procent van de totale kosten. De kosten voor acquisitie, renovatie en afstoting zijn verantwoordelijk voor circa 5 tot 35 procent van de kosten voor de totale levenscyclus, terwijl de kosten voor gebruik en onderhoud tussen de 60 en 85 procent liggen. De personeelskosten bedragen 88 procent van de totale kosten gedurende de levenscyclus van het gebouw, gebruik en onderhoud kosten 11 procent daarvan en ontwerp en bouw zijn verantwoordelijk voor 1 procent. De kosten voor gebruik en onderhoud vormen dus een aanzienlijk gedeelte van de totale kosten gedurende de gehele levenscyclus van een commercieel gebouw.

Verbruik Vijf jaar geleden werd berekend dat de commerciële gebouwen in de Verenigde Staten verantwoordelijk waren voor 71 procent van het totale elektriciteitsverbruik en voor 38 procent van de uitstoot van kooldioxide (USGBC 2007). 75 Procent van het totale energieverbruik van commerciële panden gaat op aan verlichting, verwarming en koeling. De resterende 25 procent wordt verbruikt voor ventilatie, koken, koeling en kantoorapparatuur (inclusief liften en telefoons). Het gebruik van commercieel vastgoed heeft dus een forse impact op zowel de economie als het milieu. Het is daarom van groot belang, te weten hoe een gebouw presteert op het gebied van energiebeheer. Met name op dit moment is het een enorme uitdaging voor gebouwbeheerders en -eigenaren om niet alleen inzicht te hebben in dergelijke gegevens, maar zeker ook om proactief te kunnen zijn in het beheersen van het verbruik, en dus van de kosten van het gebruik van het bedrijfspand zelf, de processen en de apparatuur. Het verzamelen van die gegevens is niet al te


moeilijk, een beetje geavanceerd Facility Management Informatie Systeem (FMIS) bevat ook een module die het energieverbruik monitort. De uitdaging ligt dan met name in het analyseren en interpreteren van die gegevens. Die uitdaging wordt nog groter gemaakt door de huidige gebruikssituatie van de systemen die worden toegepast bij het beheren (energie, klimaat) van het pand: in veel panden zijn nog systemen en apparaten in gebruik die niet optimaal worden benut, niet goed worden beheerd of gebruikt, of zelfs niet meer functioneren. In dergelijke situaties kan er dus nooit accurate informatie over het gehele energieverbruik worden verzameld, en kunnen de oorzaken van onnodig energieverbruik niet worden geïdentificeerd, laat staan verholpen. Met onnodig hoge energiekosten tot gevolg voor bijvoorbeeld verwarming en koeling, ventilatie en luchtbehandeling.

Middelen Bijkomende problemen zijn een gebrek aan middelen voor een effectieve onderhoudsplanning, het niet optimaal gebruiken van geautomatiseerde onderhoudsbeheersystemen en FMIS systemen. Verder beschouwen veel eigenaren en beheerders een bedrijfspand nog steeds als een gebruiksvoorwerp, en niet als een vorm van kapitaalinvestering. Zelfs als er in een pand een effectief energiebeheerprogramma wordt gebruikt, maar geen effectief onderhoudsprogramma, zal in de loop der tijd de prestatie van de apparatuur minder worden, mede omdat sensoren en meters buiten kalibratie geraken. De gegevens met betrekking tot het energieverbruik verliezen dan hun waarde omdat ze niet meer betrouwbaar zijn. Overigens is wel bewezen (in een Amerikaans onderzoek uit 2009) dat een gebouw dat goed wordt gebruikt en een effectief onderhoudsprogramma heeft, maar slecht is ontworpen, een betere energieprestatie levert dan een goed ontworpen gebouw dat slecht wordt gebruikt en waar een niet-effectief onderhoudsprogramma wordt toegepast.

Energiemanagement Facility

Proactief Als gevolg van de economische onzekerheid en de problemen in de vastgoedmarkt wordt er noodgedwongen fors bezuinigd, op allerlei gebieden. In veel gevallen wordt dan in eerste instantie gekeken naar het personeelsbestand (als duurste factor), en vervolgens naar zaken als onderhoud en beheer. Hoewel veel organisaties al zijn overgegaan op een FMIS om facilitaire zaken (en wat valt daar tegenwoordig niet onder) effectief te kunnen beheren, wordt er geen of te weinig actie ondernomen op wat een dergelijk systeem wel biedt: gegevens over onderhoud op de langere termijn. Ofwel proactief onderhoud. Dit kan ten koste gaan van de totale waarde van het bedrijfspand, en op termijn zelfs aanzienlijke kostenposten opleveren omdat vanwege achterstallig onderhoud complete installaties vervangen moeten worden. Dat kan natuurlijk worden geïnterpreteerd als een positieve ontwikkeling, omdat de nieuwe installatie hoogstwaarschijnlijk efficiënter werkt dan de oude. Maar als de oude installatie nog lang niet toe was aan zijn totale afschrijving op de balans, levert dat toch een kostenpost op vanwege kapitaalvernietiging. Veel organisaties gaan om diverse redenen in kleinere panden zitten, of stoten een gedeelte van hun vastgoed af omdat ze het niet meer nodig hebben. Als de oude panden dan geen effectieve en efficiënte installaties hebben, zijn ze nog moeilijker te verkopen of verhuren. De panden die vandaag de dag nieuw worden gebouwd, zijn zo efficiënt mogelijk, en hebben de meest actuele hoogrendement apparatuur. Oudere bedrijfspanden zijn, mede omdat ze die moderne installaties niet

Solutions

hebben, nauwelijks nog te verkopen of verhuren. Dat is één van de redenen waarom steeds meer stemmen opgaan om die oude panden dan maar te slopen. Dat zou pas echt kapitaalvernietiging zijn, maar voor een gedeelte van die 7 miljoen vierkante meter kantoorruimte die leeg staat, zou een reddingsplan gemaakt kunnen worden, waarvan een belangrijk onderdeel zou kunnen zijn het renoveren van de installaties en het integreren van zaken die het beheer (onderhoud!) en gebruik gemakkelijker, milieuvriendelijker en goedkoper maken. Dat vergt een aanzienlijke investering, maar kan op de langere termijn weer een gebruiker opleveren.

Ondergeschikt Energie-efficiëntie is een basisonderdeel van duurzaamheid. De rol die onderhoud in de discussies over energie-efficiëntie speelt, is helaas echter meestal ondergeschikt of zelfs geheel niet aanwezig. Maar zonder effectief onderhoud zal het energieverbruik steeds minder efficiënt worden omdat aandrijfriemen gaan slippen, kogellagers slijten en sensoren uit kalibratie geraken. In het licht van bovengenoemde uitdagingen, evenals van de kosten en milieu-impact van gebouwen, zijn nieuwe tools nodig om de doelen die worden gesteld met betrekking tot energieverbruik, te kunnen realiseren. Deze behoefte zal groter worden naarmate er meer eisen worden gesteld aan ontwerp, bouw en gebruik (beheer) van bestaande bedrijfspanden die zo milieuvriendelijk mogelijk zijn, dan wel klimaatneutraal zijn of zelfs klimaat-positief dankzij installaties als zonnepanelen, windmolens en dergelijke. Onderhoud kan in dat geval niet los worden gezien van een effectief energiebeheer. OfficeMagazine.nl

61

Facility Solutions Nieuws

Nieuw: akoestische stoelpootbescherming Silent Socks® Gorinchem, 4 januari 2013 – In werkomgevingen en scholen wordt dagelijks volop geschoven met stoelen op doorgaans harde vloeren. Juist op dit soort plekken, waar veel mensen bij elkaar in één ruimte zitten, leidt het geluid van schrapende stoelen tot irritatie en een oncomfortabele akoestische omgeving. Merford Noise Control introduceert daarom Silent Socks op de Nederlandse markt. Silent Socks zijn ontwikkeld in Zweden en het resultaat van een meerjarig ontwerpproject dat tot doel had om het schrapende geluid

van stoelpoten in scholen en kinderdagverblijven te dempen. Aangezien een stoel met Silent Socks makkelijk glijdt, hoeft u nooit zwaar te tillen en komen er ook geen krassen op de vloer. Hardnekkige vlekken op de vloer, veroorzaakt door plakviltjes die loskomen, behoren nu ook tot het verleden. Silent Socks zijn zeer geschikt voor toepassing in bijvoorbeeld kantines, vergaderruimten, kantoortuinen, klaslokalen van kinderdagverblijven en scholen maar ook in woonomgevingen. Hoge geluiddemping en slijtvastheid Silent Socks bezitten uitstekende geluiddempende eigenschappen, vergeleken met gewone plakviltjes, plastic doppen of tennisballen (die soms in scholen gebruikt worden). Naargelang de stoel en vloer die werden getest, werd voor Silent Socks een geluiddempend effect gemeten dat 18 dB(A) groter was dan het geval was met de oorspronkelijke plastic stoelpootbeschermingen. Een vergelijkend onderzoek met gewone beschermingen van vilt en plastic toonde aan dat de slijtvastheid van Silent Socks buitengewoon goed is. Een stoel, belast met 50 kg, werd 40 cm heen en weer getrokken in alle richtingen. Na 40.000 cycli werd de test beëindigd.

Nescafé Milano Lounge Een romige cappuccino met extra veel melk, een warme chocolademelk, een voortreffelijke macchiato of liever een krachtige espresso? NESCAFÉ MILANO LOUNGE biedt koffieliefhebbers de keuze uit honderden koffievariaties. Via het innovatieve touchscreen kunnen koffiedrinkers zelf eenvoudig hun favoriete kop koffie samenstellen. NESCAFÉ MILANO LOUNGE is een revolutionair koffieconcept voor liefhebbers die een premium kwaliteit koffie willen serveren met het grootste gemak en het minste onderhoud. Nestlé Professional presenteerde NESCAFÉ MILANO LOUNGE voor het eerst op de Vakbeurs Facilitair. Dit innovatieve concept is sinds maart beschikbaar.

De Silent Socks waren toen nog steeds intact, terwijl de op één na beste stoelpootbeschermingen (tennisballen) stuk gingen na 23.000 cycli. Andere materialen haalden zelfs nog geen 1000 cycli. De test werd uitgevoerd op een linoleumvloer, wat een gebruikelijk vloertype is in scholen en kinderdagverblijven. Toepassing Silent Socks zijn eenvoudig te bevestigen op stoelen met stalen buispoten, gereedschap is niet nodig. Eventuele aanwezige viltjes onder de poten hoeft u niet te verwijderen voordat u Silent Socks aanbrengt. Silent Socks zijn verkrijgbaar in twee afmetingen die passen op stalen buispoten met een diameter van 16-22 mm en 20-27 mm, eventueel met inwendige of uitwendige plastic dop. Silent Socks zijn gemaakt van synthetisch rubber en zijn uitwendig afgewerkt met gevilte wol. De beschermers zijn eenvoudig schoon te maken en uitwasbaar. Daarnaast zijn ze leverbaar in diverse kleuren. Kijk voor meer informatie en direct online bestellen op: http://shop.merford.nl/zakelijk_nederlands/producten/ akoestische-sokken.html

Doordat de koffie direct in de kop bereid wordt, is het onderhoud van de machine zeer snel en eenvoudig. De binnenkant van de machine blijft droog, dus even afnemen met een doekje en doorspoelen is genoeg. Daarnaast biedt het touchscreen vele branding mogelijkheden voor bedrijven, zoals het tonen van promoties of video’s. Via een draadloze verbinding is op afstand informatie te verkrijgen over de verkochte dranken en de voorkeur van gebruikers. Met andere woorden, NESCAFÉ MILANO LOUNGE is veel meer dan een innovatieve koffiemachine in een modern jasje; het is een totaal koffieconcept dat voldoet aan de wensen van zowel koffieliefhebbers als ondernemers. NESCAFÉ MILANO LOUNGE maakt een beleving van het dagelijkse momentje genieten. Meer info: www.nestleprofessional.nl

Facilitaire Vakbeurs Assen Op 23 en 24 oktober aanstaande wordt in de TT Hall Assen voor de derde keer de Facilitaire Vakbeurs Assen georganiseerd. De organisatie verwacht tijdens deze editie de zichtbare stijging in het aantal bezoekers en exposanten te kunnen doorzetten. Het aanbod op de beursvloer wordt dit jaar verbreed met de branches afbouw en interieur. Het woord facilitair is een enorm breed begrip en blijkt in de praktijk vooral bezoekers vanuit grote bedrijven, overheden en instelling aan te spreken. De organisatie is er echter van overtuigd dat Facilitaire Vakbeurs Assen voor bijna alle bedrijven interessant is. Bedrijven die interesse hebben in een deelname aan de Facilitaire Vakbeurs Assen, kunnen zich inschrijven voor de derde editie op 23 en 24 oktober in de TT Hall Assen. De documentatie en het inschrijfformulier kan men opvragen bij de organisatie. Digitaal inschrijven via de website www.facilitairevakbeurs.nl behoort ook tot de mogelijkheden.


Stelling Facility

Solutions

Maincontracting: einde verhaal? In elke uitgave van OfficeMagazine.nl leggen we enkele belangrijke spelers uit de relevante branche enkele prikkelende stellingen voor. Dit keer vormt presenteren in de breedste zin van het woord het onderwerp. Hieronder de stellingen en de reacties.

Stelling:

De crisis en het Nieuwe Werken zorgen er voor dat Maincontracting wordt afgeschaft

Reactie Erwin Vos, Manager Marketing & Communicatie CSU Onderstaand onze reactie op de stelling. Het onderzoek van Ipso iov Hago is deze week (week 8, red.) gepubliceerd en geeft hier ook meer info over. • Klopt het dat de dagschoonmaak in Nederlandse bedrijven maar moeizaam van de grond komt? Ja, ze staan niet te trappelen al tonen gesprekspartners in toenemende mate begrip, zij krijgen het niet over de bühne m.u.v. de hogere overheden.

Reactie Peter van Gameren, manager bij INNAX gebouwmanagement: “Het tegendeel is waar; de crisis en het nieuwe werken zorgen voor minder benodigde m² kantooroppervlakte, krimp van facilitaire organisaties en dus benodigd personeel. Een gevolg hiervan is dat de facilitaire organisatie verschuift van een uitvoerings- naar een regie- of zelfs een demand-organisatie.’

• Heeft CSU daar ook mee te kampen? Wat is jullie ervaring daarmee? Een tussenvorm is wel mogelijk. Klantbeleving is in toenemende mate van belang en hier is met dagschoonmaak winst te behalen. • Wat kan de reden zijn dat veel bedrijven niet staan te springen om overdag het kantoor te laten schoonmaken? Vrees dat het reguliere werk hinder ondervindt van schoonmaakactiviteiten gedurende kantoortijden. • Zijn er indicaties dat dit (op korter termijn) gaat veranderen? Zo ja, op wat voor manier? Ja, langzaam aan winnen we terrein. Nogmaals

Volgens INNAX zijn integrale uitbestedingscontracten kenmerkend voor een demand organisatie, waarbij maincontracting de meest verregaande vorm van ontzorging is. Er is dan één marktpartij als maincontractor (hoofdcontractant) voor het technisch beheer en onderhoud. Deze partij is verantwoordelijk voor zowel de coördinatie als de uitvoering en de opdrachtgever heeft slechts één aanspreekpunt en één factuur voor een veelvoud aan onderhoudswerkzaamheden.

de beleving i.c.m. flexibiliteit en commitment zullen daar een rol in spelen. • In hoeverre is dit belangrijk voor CSU? M.a.w. wat is het belang voor CSU om overdag schoon te maken? CSU streeft naar een toename van het werk op de dag omwille van o.a. sociale factoren voor al ons personeel. Respect krijg je niet door een ander z’n rommel op te ruimen zonder dat deze het onder ogen wil hebben. Maar we mogen niet vergeten dat ook een grote groep zich om diverse redenen beter voelt bij het schoonmaken in de avonduren.

Bij veel uitvoerende partijen ontbreekt de expertise als regisseur van ‘hard services’. Als de opdrachtgever deze niet zelf in huis heeft, is het verstandig om te kiezen voor een onafhankelijke en deskundige maincontractor, die contracteert, regisseert en risicodragend is voor de contractuele afspraken. Op deze manier kunnen de opdrachtgever en maincontractor de gewenste kwaliteit en de laagste Total Cost of Ownership (TCO) waarborgen.”

OfficeMagazine.nl

63

Vakbeurs Facilitair:

Trends en noviteiten De vijftiende editie van de vakbeurs Facilitair was alweer een succes. Niet zozeer vanwege de bezoekersaantallen (die vielen wat tegen) als wel omdat het aanbod enorm gevarieerd was, met nogal wat opvallende noviteiten.

M

ede omdat de laatste jaren de beurs wordt gebruikt om nieuwe producten en diensten aan de markt te presenteren, mag het evenement zich in een nog steeds groeiende populariteit verheugen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er sinds 2011 elk jaar een noviteitencompetitie wordt gehouden tussen alle nieuwe zaken die op de beurs worden gelanceerd: de FGNoviteitenprijs. Dit jaar ging de prijs naar Metos met haar Rendisk Flex WasteDispo. Het aantal bezoekers viel toch enigszins tegen, vonden enkele standhouders. Maar het was druk genoeg en over de kwaliteit van de bezoekers had niemand iets te klagen. Blijkbaar werden de zogenoemde dagjesmensen (die uit verveling maar wat gratis toegankelijke beurzen aflopen in de hoop gadgets te scoren) afgeschrikt door de weersomstandigheden, en konden de mensen die echt geïnteresseerd waren, de weg naar de Brabanthallen wederom wel goed vinden. Voor wat betreft die noviteiten: op het gebied van kantoorinrichting waren er enkele zaken die ook al te zien waren geweest op de Orgatec, in oktober vorig


jaar. Maar ja, daar gaat niet iedereen naartoe. Dus kregen we hier de Nederlandse primeur van bijvoorbeeld de Office Unit, de geheel vernieuwde Compactus van Bruynzeel, en de Oxidesk, het fietsbureau van Markant. Steelcase Solutions viel op omdat er geen meubels in de stand stonden, waarbij de medewerkers van het bedrijf graag uitlegden waarom. Uitleg gaf ook graag Leo Schouten van SV en Prooff, die het liever heeft over Anders Werken. Akoestiek en ongestoord kunnen (samen)werken staat bij zijn producten hoog in het vaandel. Ook in de ruime stand van Gispen waren enkele interessante nieuwigheden te zien, en Facilicom had zelfs een geheel nieuwe, open stand. Aan koffie, de motor van het (kantoor)werk, ontbrak het uiteraard ook niet: verschillende aanbieders presenteerden zich met gastvrije stands, bijvoorbeeld Nescafé met zijn Milano Lounge. Kortom, er was heel veel te zien. We geven hier slechts een kleine fotoimpressie van het gebeuren, en we kijken alweer uit naar de volgende editie. De zestiende editie van vakbeurs Facilitair vindt op 15, 16 en 17 januari 2014 plaats in de Brabanthallen in ‘s-Hertogenbosch.

Beurs Facility

Solutions

OfficeMagazine.nl

65

Facility Solutions Printers K9 noodverlichting – discreter dan ooit Verlichtingsspecialist ETAP heeft K9, het paradepaardje uit zijn noodverlichtingsgamma, vernieuwd. Kwaliteit, discretie en topprestaties blijven meer dan ooit de sleutelwoorden. K9 was een van de eerste noodverlichtingsreeksen uitgerust met leds, wat garant stond voor energie-efficiëntie, betrouwbaarheid en duurzaamheid. Maar ook de hoge kwaliteit van de afwerking en de discrete, stijlvolle vormgeving waren zelden gezien voor een noodverlichtingsarmatuur. Met de nieuwe K9 bouwt ETAP deze sterke punten verder uit. Wat meteen opvalt, zijn de eenvoud en de zuiverheid van het nieuwe design. Ook qua prestaties zet de nieuwe K9 de toon. Zo ontwikkelde ETAP een specifieke antipanieklens, die zorgt voor een nagenoeg vierkante distributie van het licht. Daardoor kunnen de ruimtes egaler verlicht worden, zonder blinde vlekken. De nieuwe lenzen verhogen de efficiëntie van de K9-armaturen verder. Vluchtweg- en antipaniekversies kunnen nu tot 5 m

hoog gemonteerd worden, tegenover 3,5 m voor de vorige versie. Ook de tussenafstanden voor de vluchtwegverlichting zijn toegenomen, tot 19 m bij een ophanghoogte van 2,8 m. Meer info: www.etaplighting.com

Greenlease Menukaart Het Platform Duurzame Huisvesting, waar de beroepsvereniging Facility Management Nederland (FMN) partner van is, heeft samen met Vastgoedmanagement Nederland en Jones Lang LaSalle de Greenlease Menukaart gelanceerd. De menukaart is een online tool om eigenaren en huurders te stimuleren om duurzaamheidsdoelen in de huurbepalingen vast te leggen. Het instrument is aangeboden aan de Vereniging Raad van Onroerende Zaken (ROZ). Aart Hordijk, directeur van ROZ ontving de eerste Greenlease Menukaart. Hordijk heeft toegezegd de Menukaart op te nemen als vaste bijlage bij de standaard huurovereenkomsten van ROZ. De Greenlease Menukaart is een logisch vervolg op de in november 2011 gepresenteerde Leidraad Green Lease.

De aanleiding voor de menukaart is het knelpunt van de zogenaamde split incentive: de vastgoedeigenaar draait op voor de kosten van verduurzaming en de huurder profiteert van bijvoorbeeld minder energielasten. Met een Greenlease kunnen eigenaar en huurder vooraf en gezamenlijk aanvullende afspraken maken over wederzijdse inspanningen tijdens de huurperiode. Het gaat erom dat het voor zowel huurder als verhuurder aantrekkelijk is om een zo duurzaam mogelijk gebouw te realiseren door duurzame ontwikkeling, duurzaam gebruik en duurzaam beheer. De Greenlease Menukaart geeft hiervoor het meest concrete handvat dat op dit moment in de markt bestaat. Meer info: www.platformduurzamehuisvesting.nl/menukaart

Nieuwe energierichtlijn Uit onderzoek van Emerson Network Power, industriële leverancier van infrastructuurtechnologieën, blijkt dat 43 procent van de Europese facility managers en IT-professionals niet op de hoogte is van de EU-richtlijn 20-20-20. De EU heeft toegezegd de uitstoot van broeikasgassen te verminderen met ten minste 20 procent tegen 2020, evenals de verhoging van de energie-efficiëntie met 20 procent en een aandeel van duurzame energie van 20 procent in hetzelfde jaar. Slechts 21 procent van de respondenten, waaronder facilitair managers, heeft actie ondernomen om te voldoen aan de eisen van de richtlijn. 63 procent van de respondenten die de eisen wel kennen, maakt zich zorgen over de effecten op hun datacenteractiviteiten. Volgens Emerson Network Power bieden energie-efficiënte apparatuur, verbeterde monitoring en power usage effectiveness-waardemetingen het antwoord op de richtlijn. Deze maatregelen helpen de manager zuinig om te gaan met energie en inzicht te krijgen in hun datacenter energieverbruik.


De power usage effectiviteness waarde, of pue-waarde, is een maatstaf voor de efficiëntie van een datacenter, waarbij het totale stroomgebruik wordt gedeeld door het opgenomen vermogen van de servers. Bron: Facility Management Magazine

®

tesa, voor een groene toekomst! Milieuvriendelijk én topkwaliteit

NIEUW!

Alle tesa producten met het ecoLogo® symbool zijn ecologisch verantwoord geproduceerd met gerecyclede of hernieuwbare grondstoffen. Ze voldoende uiteraard aan dezelfde kwaliteitseisen als het overige tesa assortiment. Goed voor het milieu ■ Gebruik van gerecyclede of hernieuwbare grondstoffen ■ Oplosmiddelvrije kleefstof ■ Maximaal gebruik van gerecyclede of recyclebare verpakkingsmaterialen Goede resultaten ■ Hoge tesa® productkwaliteit ■ Voldoet aan de DIN en ISO 14021 normen voor ecologische producten

tesa ecoLogo mini dispensers- en correctierollers ®

www.tesa.be

Klaar voor een ergonomische toekomst

Recommend Documents