2. számú melléklet
Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdőívhez Az AEO Önértékelési kérdőív célja, hogy segítséget nyújtson Önnek az AEO-státusz megszerzésével kapcsolatos követelmények megértésében, és hogy a kérelemben megadottak mellett további információt szolgáltasson a hatóságnak Önnel és vállalkozásával kapcsolatban. A gazdasági szereplő által az AEO Önértékelési kérdőívben szolgáltatott információk olyan más engedélyek megadásának folyamata során is felhasználhatók, amelyek megszerzéséhez meg kell felelniük néhány vagy minden AEO-kritériumnak. Ezek az utasítások segítséget nyújtanak Önnek az Önértékelési kérdőív kérdéseinek megválaszolásában, valamint információt nyújtanak a szabványokról, amelyeket a vámhatóság elvár Öntől, hogy teljesítsen, és azokat bizonyítsa az AEO-tanúsítvány megszerzéséhez. 1.
Ez a kérdőív a Közösségi Vámkódexre (továbbiakban: VK) és végrehajtási rendelkezéseire (továbbiakban: VK-VHR), valamint módosításaikra, és az AEO Iránymutatásra épül (TAXUD/B2/047/2011 –Rev.3). Leegyszerűsíti és felgyorsítja az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárást, és egyesíti az AEO-iránymutatás 2. részét és a kérelem formanyomtatványára vonatkozó kitöltési útmutatóban (a VK-VHR 1C melléklete) említett kötelező mellékleteket. A vámigazgatás ezért nyomatékosan ajánlja a gazdasági szereplőknek, hogy használják ezt a kérdőívet az AEO-kritériumok teljesítésére való felkészültségük ellenőrzésére. A kérdőív és a kérelem együttesen lehetővé teszik, hogy a vámigazgatás megfelelő képet alakítson ki a kérelmezőről, ami a tanúsítási folyamat felgyorsításához vezet. A gazdasági szereplőket ezért felkérjük, hogy helyesen töltsék ki a kérdőívet, és válaszoljanak a vállalkozással kapcsolatos összes lényeges kérdésre. A magyar vámhatóság magyarázata: A kérdőív kérdéseire adott válaszokban a ténylegesen végzett folyamatok bemutatása szükséges. Az AEO státusszal kapcsolatos további információkat az Európai Bizottság honlapján, illetve a nemzeti vámigazgatás honlapján találhat. Felhívjuk figyelmét, hogy a kérelmezési folyamat megkezdése előtt figyelmesen olvassa el az alkalmazandó jogszabályokat és az Európai Bizottság AEO iránymutatását.
2.
A kérdőívet az AEO-tanúsítvány iránti kérelemmel együtt az illetékes vámhatóságnak kell benyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik). Ha kérdései lennének a kérdőívvel vagy a kérelemmel kapcsolatban, kérjük, azok benyújtása előtt vegye fel a kapcsolatot az illetékes hatósággal.
3.
A kérdőív egyes szakaszai azokat a legfontosabb témaköröket tartalmazzák, amelyek hasznosak lehetnek a vámhatóságok számára. Néhány témakör azonban csupán a nemzetközi ellátási lánc bizonyos szereplőit érinti. Ez az Ön cége által igényelt tanúsítvány típusától függően is változhat. Nem kell olyan kérdésekre válaszolnia,
amelyek nem lényegesek az Ön vállalkozása szempontjából. Az ilyen kérdésekre adja a „Nem alkalmazandó” választ, és röviden indokolja meg, miért nem alkalmazandó. Hivatkozhat például a nemzetközi ellátási lánc azon részére, amelyben Ön érintett, vagy az Ön által igényelt tanúsítvány típusára. A Kitöltési útmutató végén megtalálja a nemzetközi ellátási lánc különböző szereplői esetében releváns és a kért tanúsítvány típustól függő kérdésekre vonatkozó hivatkozásokat. Ha Ön már hozzájutott a vámjogi egyszerűsítésekhez vagy más vámengedélyekhez, amelyek igazolják egy vagy több AEO-kritérium teljesülését, akkor elegendő, ha az említett egyszerűsítésekre vagy engedélyekre hivatkozik. Ha az Ön cége olyan tanúsítványokkal, szakértői jelentésekkel vagy egyéb szakértői következtetésekkel rendelkezik (például gazdasági jelentések, nemzetközi tanúsítványok, stb.; további referenciák az AEO-iránymutatás megfelelő szakaszában találhatók), amelyek részben vagy egészben lefedik a lényeges kritériumokat, akkor nyújtsa be azokat, vagy ezt jelezze a vonatkozó kérdésre adott válaszában. Felhívjuk figyelmét, hogy ezt nem kötelező jelezni, de ha Ön rendelkezik ilyen dokumentumokkal, akkor azok a vámhatóságok számára hasznos adatokat tartalmazhatnak, és felgyorsíthatják a folyamatot. Tájékoztatjuk, hogy nem minden tagállamban kell az összes kérdésre válaszolni. Ez attól függően változhat, hogy az adott tagállam vámhatósága hozzáfér-e az információkhoz vagy sem (például különböző adatbázisokon keresztül). Ez főként az Önértékelési kérdőív 2. és 4. szakaszára vonatkozik. A tagállam – ahol be fogja nyújtani a kérelmet – illetékes vámhatósága tájékoztatja majd, ha ez alkalmazandó. 4.
Fontos megjegyezni, hogy a kérdésekre adott válaszokat nem önmagukban, hanem a kérdéses kritériummal kapcsolatos, átfogó értékelés részeként értelmezi a hatóság. Egyetlen nem kielégítő válasz nem feltétlenül vonja maga után az AEO-státusz elutasítását, ha a folyamat többi részében a kritérium teljesül (összességében véve).
5.
Az AEO-tanúsítványra vonatkozó feltételek és kritériumok minden gazdasági szereplő esetében ugyanazok. A vámhatóságok azonban figyelembe veszik a cég nagyságát (kkv), jogi formáját, szerkezetét, legfontosabb üzleti partnereit, valamint a speciális gazdasági tevékenységet. Ez azt jelenti, hogy a kritérium teljesítésére irányuló intézkedések végrehajtása szereplőnként változhat, például a vállalat nagyságától függően, anélkül hogy ez a követelményeknek való megfelelést veszélyeztetné.
6.
Az AEO tanúsítás ugyanazokon az elveken alapul, mint a többi nemzetközi követelmény, amelyek esetében a cég betartja a belső minőségbiztosítási szabványokat. Ön felelős azért, hogy létesítményeiben mind a vámügyi, mind (adott esetben) a biztonsági és védelmi ügyekben minőségbiztosítási rendszerrel szabályozott eljárásokat kövessenek. A helyszíni ellenőrzéseken az Ön cégének be kell mutatnia a vámhatóságnak, hogy megfelelő belső eljárásokat alakított ki vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyeinek kezelésére, illetve hogy az említett eljárások megfelelő működésének biztosítása céljából megfelelő belső ellenőrzéseket végez. A belső szabályzatokat és/vagy utasításokat vagy elektronikusan, vagy papíralapon kell dokumentálni. Ezeknek a szervezeten belül ismertnek és minden felhasználó számára elérhetőknek kell lenniük, és természetesen folyamatosan frissíteni kell őket.
2
Ezért az első lépés az Ön belső minőségbiztosítási szabványaira vonatkozik. A kérelemmel együtt benyújtott kérdőíven szereplő válaszoknak össze kell foglalniuk az Ön által kidolgozott belső eljárásokat és utasításokat, hogy a vámhatóság átfogó képet kapjon az Ön vállalkozásáról. A kérdőív megválaszolása, illetve az AEO-ellenőrzési folyamatra való felkészülés érdekében a vállalkozás minden olyan fontosabb osztályának (vámügyek, logisztika, számvitel, informatika, beszerzés, értékesítés, biztonság, minőségbiztosítás) részt kell vennie a folyamatban, amely a nemzetközi ellátási láncban érintett. 7.
A kérdőívben adott válaszai a vámjogi és/vagy biztonsági és védelmi ügyekre vonatkozó belső vállalati szabályzatokat vagy utasításokat is említhetik. Ebben az esetben, kérjük, adja meg a dokumentumok nevét vagy számát, és tartsa őket készenlétben a vámhatóság által végzett helyszíni ellenőrzés esetére. A folyamat felgyorsítása érdekében ezeket a dokumentumokat a kérdőívvel együtt is be lehet nyújtani (a benyújtás módja attól függ, hogy a szóban forgó hatóság milyen eszközökkel rendelkezik).
8.
A kitöltött kérdőívet és a kért alátámasztó dokumentumokat a kérelemmel együtt (lehetőleg) elektronikus vagy papír formában az illetékes hatóság rendelkezésére kell bocsátani.
9.
A kérelemmel kapcsolatos eljárás keretében szolgáltatott információk az adatbiztonsági jogszabályok hatálya alá tartoznak, és bizalmasan kell kezelni őket.
I. szakasz
A vállalkozásra vonatkozó információk (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14a. cikke és az azt követők, a VK-VHR 1C. melléklete).
E szakasz célja elsősorban az, hogy a vámhatóság áttekintést kapjon a cégről. A kért tájékoztatás általános formában nyújtható, és a kérelem benyújtásának időpontjában készült pillanatképként szolgál a kérelmező tevékenységéről. Ha az illetékes hatóság már rendelkezik a kért adatokkal, jelezze ezt a formanyomtatványon, vagy tüntesse fel az adatok benyújtásának időpontját.
1.1
alszakasz A vállalatra vonatkozó általános információk
1.1.1 Az a) és b) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítványt és a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.1.2 Az a) kérdésnél csak azokat a részvényeseket tüntesse fel, akik részt vesznek a vállalat mindennapi munkájában/döntéshozatali eljárásában. 1.1.3 A vámügyekért felelős személy: a) az Ön által közvetlenül alkalmazott vagy kijelölt személy, pl. a vámeljárásokban Önt képviselő vámügynök, vagy
3
b) a vámtörvény hatálya alá tartozó ügyekben az Ön képviseletéért felelős személy(ek) (jogi képviselő); olyan jogászok vagy ügyvédek stb., akiket közvetlenül Ön alkalmaz vagy jelölt ki, hogy vámügyekben képviseljék. 1.1.4 Amennyiben lehetséges, adja meg a gazdasági tevékenységeinek megfelelő NACE-kódot (2. kiadás; gazdasági tevékenységek statisztikai osztályozása). A nemzetközi szállítói lánc meghatározását az AEO Iránymutatás (TAXUD/B2/047/2011 –Rev.3 I. része II. szakaszának 1.II.4. pontja tartalmazza. A nemzetközi ellátási láncban elfoglalt helye értékeléséhez és megadásához használja a következő segédletet1: a)
gyártó (MF – manufacturer of goods): aki előállítja a termékeket
Ez a kód csak akkor alkalmazható, ha a gazdasági szereplő állítja elő a termékeket. Nem érinti azokat az eseteket, mikor a gazdasági szereplő csak az áruk kereskedelmében (pl. exportálás, importálás) érintett. b) importőr (IM – importer): aki, vagy akinek a nevében egy vámkezelő ügynök vagy más engedélyezett személy import vámáru-nyilatkozatot kiállít. Ez magába foglalhatja a személyt, aki birtokolja az árukat, vagy akinek az árukat címezték Ez a kód csak akkor használható, ha a gazdasági szereplő birtokolja az árukat. Vámképviselők/ügynökök esetében kérjük a „vámügynök” kód alkalmazását. c) exportőr (EX - exporter): aki által, vagy akinek a nevében az export vámárunyilatkozat kiállításra kerül, és aki az áruk tulajdonosa vagy felettük hasonló rendelkezési joggal rendelkezik az vámáru-nyilatkozat elfogadása idejében Vám képviselők/ügynökök esetében, kérjük a „vámügynök” kód alkalmazását. d) vámügynök (CB – customs broker): ügynök vagy képviselő, vagy hivatásos vámkezelő ügynök, aki közvetlenül jár el a vámhatóságnál az importőr vagy exportőr érdekében A kód alkalmazható azon gazdasági szereplők esetében is, akik ügynökként/képviselőként járnak el, és más célból is (pl. fuvarozó ügynökeként). e) fuvarozó (CA – carrier): aki bonyolítja vagy szervezi az áruk szállítását két megnevezett pont között f)
szállítmányozó (FW – freight forwarder): aki szervezi az áruk szállítását
g) konszolidátor (CS - consolidator): aki összegyűjti a különböző szállítmányokat, kifizetéseket stb. h) terminálüzemeltető (TR szállítóeszközök be- és kirakodását
–
terminal
1
operator):
aki
irányítja
a
Az UN/EDIFACT „Party function code qualifier” kódjegyzékből (felek funkciókódjainak minősítői) felhasznált kódok
4
tengeri
i) raktárengedélyes (WH – warehouse keeper): aki felelősséget vállal a raktárba belép árukért. A raktár nem kötelezően vámraktár; ezért ez a kód használható egyéb tárolási móddal rendelkező gazdasági szereplő által is (pl. átmeneti raktár, vámszabadterület stb.) j) egyéb: pl. konténerüzemeltető (CF – container operator), rakodó (DEP - stevedore), hajójárat üzemeltető (HR – shipping line service). Amennyiben Ön több mint egy szerepet tölt be a nemzetközi ellátási láncban, kérjük, jelölje a releváns kódokat. 1.1.5 Szolgáltasson részletes adatokat a vámtevékenységekben részt vevő helyszínekről (ha több mint öt olyan helyszínnel rendelkezik, amely részt vesz a vámtevékenységben, akkor csak az öt legfontosabb helyszín adatait adja meg), illetve adja meg az említett tevékenységben érintett többi helyszín címét. Ha az AEO-kérelemmel kapcsolatos eljárás ideje alatt új, a vámtevékenységekben részt vevő helyszín jelenik meg, szolgáltasson részletes adatokat erre vonatkozóan is. A magyar vámhatóság magyarázata: A kérdéssel összefüggésben azon helyszíneket szükséges megadni, ahol vámmal érintett árut-, okmányt vagy adatot tárol, kezel. Amennyiben a kérelmező egyes tevékenységi körei (pl. könyvelés, vámügyintézés, biztonsági szolgálat, fuvarozás, stb.) outsourcing tevékenység keretében kiszervezettek, azt megbízás alapján partnerei látják el részére, tegye lehetővé a partner cégeknél való vizsgálat lehetőségét. Meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, az outsourcing keretében bonyolított tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részéről is gondoskodni kell a kijelölt közreműködő személyről. A szerződések az audit során megtekintésre kerülnek. A megállapodásoknak titokvédelemre vonatkozó kitételt tartalmazniuk kell! 1.1.6 Ez a kérdés annak meghatározására irányul, hogy kereskedik-e Ön (árukkal, nem szolgáltatásokkal) a kapcsolt vállalkozásaival. Például, minden beszerzés az USA-beli anyavállalatától történt-e, illetve a tagállamokban működő, kapcsolódó vállalkozások nevében importál-e vagy azoknak forgalmaz-e. Az engedélyezési folyamatban minden adatot rendelkezésre kell bocsátania. 1.1.7 Ezzel kapcsolatban egy részletes szervezeti diagramot is megadhat, amely tartalmazza a vállalkozás különböző területeit/osztályait, azok funkcióit/feladatait, illetve ismerteti az irányítási láncot. 1.1.8 Ha az 1.1.2 b) és c) kérdésnél még nem tette meg, akkor adja meg a szóban forgó személyek teljes nevét, címét, születési dátumát, valamint nemzeti azonosítószámát (pl. a nemzeti személyazonossági igazolvány száma vagy a nemzeti biztosítási szám).
5
Az eljárásoknak tartalmazniuk kell a kulcsfontosságú alkalmazottak (pl. vámügyi vezető, import-ügynök) ideiglenes vagy rövid idejű távolmaradása esetére kidolgozott intézkedéseket, többek között azt is, hogyan és kik látják el az említett alkalmazottak szokásos feladatait. 1.1.9 Adja meg az alkalmazottaknak a kérelem benyújtása időpontjában ismert (megközelítő) számát. 1.1.10 Az a) kérdésnél, kérjük, jelölje a vámügyekben felelős személyek számát, fő feladatukat és vámügyi végzettségük szintjét. Ha az Ön vállalkozása nem rendelkezik vámügyi osztállyal vagy szakértővel, jelezze, hogy „nem alkalmazandó”. Lásd a szintén ezzel a kérdéssel foglalkozó 1.1.3 pontot. A magyar vámhatóság magyarázata: A kérelmező adatai képet nyújtanak a gazdasági szereplőről. Ennek megfelelően az eljárás lefolytatásához szükségesek bizonyos dokumentumok, mint például a cégmásolat vagy aláírási címpéldány, mely dokumentumokat közhiteles nyilvántartások tartalmaznak, ezért a hatóság hivatalból kéri meg azokat az eljárás során. Azonban a folyamat gyorsítása érdekében a kérelmező maga is benyújthatja ezen okmányokat, valamint pl. szervezeti ábrát, éves mérleget, beszámolót, stb. Ezek összességében adják meg a kérdések rendszerszemléletű megközelítésének lehetőségét, az esetlegesen becsatolt egyszerűbb vállalati séma, illetve a gazdasági tevékenység rövid, átfogó szöveges bemutatásával együtt. A vámcélú üzleti terv szintén fontos eleme ezen résznek, hiszen az elkövetkezendő időszak vonatkozásában nemcsak a likviditás szempontjából meghatározó, hanem a vámtevékenység volumene és tagozódása is kiolvasható belőle. Ugyanakkor áttételesen azt is megmutatja, hogy a gazdálkodó a tervszerű üzletmenetben figyelemmel kíséri-e az EU gazdasági szabályozását és annak megfelelően alkalmazkodik-e napi tevékenysége során. A későbbiek során felmerülő kockázatok szempontjából a fentiekben felsorolt dokumentumok csak azokkal összevetve adhatnak kellően megalapozott képet. 1.1.11 Hozzájárulás az AEO adatoknak a TAXUD weboldalán történő közzétételéhez Amennyiben szeretné, hogy a neve közzétételre kerüljön a TAXUD weboldalán lévő AEO-k listáján, úgy írásbeli hozzájárulása szükséges. Ezen hozzájárulás az összes tanúsítványtípusra vonatkozik. Amennyiben nem adja hozzájárulását, úgy az AEO-státusz előnyeit továbbra is élvezi majd, de a neve nem lesz látható a nyilvánosság számára a TAXUD weboldalán lévő listán. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja. Amennyiben neve eltávolítását kéri, a fent említett listáról automatikusan törlésre kerül. A tanúsítvány kibocsátását követően bármikor jogában áll írásos hozzájárulását megküldeni az illetékes vámhatóságnak. A hozzájárulás megváltoztatását az illetékes vámhatóság felé írásban kell jelezni. Erre a célra kizárólag a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása elfogadható. 1.1.12 Hozzájárulás az AEO-adatok cseréjéhez A kölcsönös elismerésre vonatkozó hozzájárulás csak az AEOF-nél, vagy AEOS-nél releváns. A kölcsönös elismerési megállapodás gyakorlati működéséhez elengedhetetlen, hogy a kereskedelmi partnerek vámszervei ismerjék egymás engedélyezett gazdálkodóit. Az AEO-ra 6
vonatkozó egyes adatok cseréje alapvető, például az AEO-státusz érvényessége szükségszerűen része az adatcserének, a kicserélt adatok szigorúan az AEO-programok kölcsönös elismerésének végrehajtását szolgálják. Az Ön által adott, az AEO-adatoknak a kölcsönös elismerési megállapodásban részt vevő harmadik országokkal való kicserélésére vonatkozó hozzájárulás általános jellegű, nem kapcsolódik bizonyos harmadik országokhoz. Az EU adatvédelmi jogszabályainak megfelelően azonban az uniós vámhatóságok csak azt követően cserélhetik ki az Ön AEO-adatait, ha értékelték a harmadik ország által nyújtott védelem szintjét, így biztosítva, hogy a védelem szintje megfelelő. Amennyiben nem adja hozzájárulását, az EU-val kölcsönös elismerésben lévő partnerországok egyikével sem kerülnek az adatai kicserélésre, és Ön nem élvezheti a kölcsönös elismerésről szóló megállapodásban szereplő előnyöket. Amennyiben hozzájárulását adja, azt bármikor visszavonhatja írásban az illetékes vámhatóságnál. Az adatcseréhez történő hozzájárulás visszavonása azonban a kölcsönös elismeréssel járó előnyök visszavonását is eredményezi. A hozzájárulás visszavonása szintén általános jellegű, vagyis a visszavonást követően egyetlen, az EU-val kölcsönös elismerésben lévő partnerországgal sem kerülnek kicserélésre az Ön AEO-adatai. A tanúsítvány kibocsátását követően szintén bármikor jogában áll hozzájárulását megadni. Két külön, kifejezett hozzájárulást kell adnia, egyet az információk interneten történő megjelenítéséhez, és egy másikat a kölcsönös elismerés céljából. Erre a célra a gazdálkodó nevében aláírásra jogosult aláírása fogadható el. 1.1.13 Ahhoz, hogy az AEO-adatok cseréje megtörténhessen, az EU-nak szükség esetén el kell készítenie a lényeges AEO-adatok átírását az egyszerű, 26 betűs ábécé szerint (Latin 1). A partnerországokbeli üzleti partnereinek az Ön cége nevének és címének ezt az átiratát kell megadnia az érintett vámigazgatási szervekkel való kapcsolattartás során (pl. a vámnyilatkozatokon) használandóként. Egyes országok nem tudják ugyanazon karakterkészletet használni, amelyet az EU-ban alkalmazunk. Információs és kommunikációs technológiai rendszereik (IKT) nem képesek a cirill betűk, a különleges karakterek (például az ékezetek vagy a betűk alá helyezett jelek) vagy az egyszerű, 26 elemű ábécén (Latin 1) kívüli betűk kezelésére. (A megengedett karaktereket tartalmazó lista elérhető az Unicode Standard weboldalán: http://www.unicode.org/charts/PDF/U0000.pdf). Kérjük, hogy az átírt nevét, utcanevet, házszámot, irányítószámot, és várost ebben a rovatban szíveskedjék feltüntetni. Ha nem adja hozzájárulását az AEO-adatok cseréjéhez, vagy csak AEOC-ért folyamodott, úgy nem szükséges kitöltenie ezen rovatot.
1.2
alszakasz Az üzleti vállalkozás forgalma
1.2.1 Ha a vállalkozás új, és kevesebb, mint három teljes beszámolóval rendelkezik, az elkészült beszámolókban szereplő adatokat adja meg. Ha még nem kereskedik elég ideje ahhoz, hogy már rendelkezzen teljes, lezárt éves beszámolóval, jelezze, hogy „nem alkalmazandó”. 1.2.2 Adja meg a tároló létesítmények helyét (ha több mint öt ilyen létesítménnyel rendelkezik, tüntesse fel a legfontosabb ötöt, a létesítmények teljes számát, illetve a többi tagállamban található összes létesítményt). A magyar vámhatóság magyarázata: Szükséges megadni a gazdálkodó összes tárolókapacitását, melyen belül, ha a gazdálkodó eltérő típusú (vámraktár, adóraktár, harmadik országos termék alapanyag raktárral, vagy harmadik országos termék felhasználásával készült késztermék raktárával) raktárral 7
rendelkezik, az áttekinthetőség szempontjából érdemes azokat megkülönböztetve feltüntetni, melyekhez célszerű a helyszínrajzok, alaprajzok becsatolása. Adóraktár esetében kérjük külön bontani az Áfa és jövedéki adóraktárt is. Tárolókapacitás alatt kell érteni a következőket: raktárak (négyzetméter, köbméter), tartályok, silók stb. Amennyiben a tároló létesítmény bérlemény, csatolni szükséges a bérleti szerződés másolatát. 1.2.3 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselője, adja meg mind az Ön, mind a mások nevében adott nyilatkozatokat. Példa: Import Szám 2200 2500 2400
2007 2008 2009
Export
érték 9,6 m € 10,3 m € 10,2 m €
Szám 400 350 340
érték 2,6 m € 2,2 m € 2,1 m €
Tranzit Szám 150 100 100
érték 0,8 m € 0,4 m € 0,5 m €
A magyar vámhatóság magyarázata: Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftveréből kinyert adatok használata szükséges. 1.2.4 Ha Ön vámügynök/harmadik fél képviselője, adja meg az Ön ügyfelein vagy fizetési lehetőségein keresztül kifizetett bevételeket. Példa:
2007 2008 2009
Vám 300 m € 400 m € 380 m €
Jövedéki adó 1,75 m € 1,87 m € 1,85 m €
Áfa 2,32 m € 2,12 m € 2,10 m €
A magyar vámhatóság magyarázata: Az adatok megadásához a saját, rendelkezésre álló adatbázisaiból/vámszoftveréből kinyert adatok használata szükséges. 1.2.5 Az ismert jövőbeni változások olyan változások, amelyek befolyásolhatják a cég szervezetét, az AEO-kritériumok teljesítését vagy a nemzetközi ellátási láncra vonatkozó kockázatértékelést. Ezek közé tartozhatnak például a kulcsfontosságú alkalmazottak tekintetében bekövetkező változások, a számviteli rendszer módosítása, új létesítmények létrehozása, új logisztikai szerződések odaítélése stb. 1.3
alszakasz Információk, statisztikák
Ha az Ön partnere(i) jelenleg AEO-ellenőrzés alatt áll(nak), a b) és c) kérdésnél tüntesse fel a tanúsítvány és/vagy a kérelem hivatkozási adatait (név és EORI-szám, kiállító hatóság, nyilvántartási szám). 1.3.2 8
Az a) kérdésnél adja meg az áruk besorolásáért felelős alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. A magyar vámhatóság magyarázata: Harmadik fél igénybevétele esetén az adószám megadása is szükséges. A b) és c) kérdésnél, különösen akkor, ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelően végzik el? A b) kérdésnél jelezze, hogy vezet-e olyan termékfájlt, amelyben a megfelelő vám- és áfatétellel együtt minden cikkhez egy vámtarifaszám van hozzárendelve. A c) kérdésnél, ha minőségbiztosítási intézkedéseket vezettek be, a vámellenőrök látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett intézkedéseket rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat. A d) kérdésnél tüntesse fel, hogyan, ki és milyen gyakran ellenőrzi a besorolásokat, frissíti a termékfájlokat és más kapcsolódó feljegyzéseket, illetve értesíti a változás által érintett személyeket (pl. vámügynökök, beszerzők). Az e) kérdésnél tüntesse fel azt is, hogy használ-e kötelező érvényű tarifális felvilágosítást, KTF-et. Előfordulhat, hogy az ellenőrzés során rendelkezésre kell bocsátania az alábbiakat: a termékeivel kapcsolatos adatatok/jegyzékek vagy termékfájlok, valamint az azokra vonatkozó vámtarifaszámok és vámtételek; (cikktörzs) erőforrások/adatok, pl. naprakész tarifák, műszaki adatok, amelyeket általában az áruk besorolásához használ. A magyar vámhatóság magyarázata: A tarifális besorolás gyakorlata lehetőséget nyújt a tarifa és a kereskedelem/gyártás terminológiájának egyeztetésére, a különbségek árnyalt megvilágítására és azok kiküszöbölésére. Az iparági ismeret és a tarifa ismerete együttesen szolgálják a megfelelő válasz lehetőségét. Ha tehát a tarifaszakértő és a termékszakértő konzultációja, esetleges közös adatbázisa a bevált gyakorlat, úgy bármilyen változás jogszerű állapotot idéz elő és nem beszélhetünk valós kockázatról. Természetes, hogy itt kerül sor mindazon területek bemutatására, amely a tarifához köthető, így a TARIC intézkedések vagy a dömpingellenes vámok esetei. Amennyiben a tarifális besorolásra vonatkozóan kértek előzetes állásfoglalást, tarifális felvilágosítást (pl. fizikai vagy laboratóriumi), meg kell bizonyosodni azok eredményeinek alkalmazásáról. Továbbá célszerű bemutatni azon belső útmutatókat, amelyek az áruk műszaki leírása, laboratórium igénybevétele tekintetében tartalmaznak előírásokat vagy kialakult gyakorlatot. Szükséges megvizsgálni a harmadik országokból importált árukról készített kimutatást, hiszen ha ilyen termékek széles körével kereskedik, számítani lehet arra, hogy az árukódok terén változások fordulnak elő. Ilyen esetekben az alkalmazkodás minősége és gyorsasága, a rugalmas alkalmazkodás és a jogszerűség összhangja kell megjelenjen. A tarifára vonatkozó kérdés megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a nem közösségi áruk tarifális besorolása megtörténik. Milyen 9
személyi és tárgyi keretrendszeren belül történik az áruosztályozás, pl. miként valósulnak meg az alábbiak: a) a tarifális változások nyomon követése, b) oktatás, továbbképzés, c) tanácsadói cég igénybevétele, d) gyártási folyamat, termék és felhasználás ismerete, e) a megfelelő szakterületek közötti kommunikáció (lásd vám-gyártás között).
1.3.3. a) Adja meg az áruk értékeléséért felelős alkalmazott nevét és beosztását, vagy ha ehhez a munkához harmadik felet vesz igénybe, akkor adja meg annak nevét. A magyar vámhatóság magyarázata: Harmadik fél igénybevétele esetén az adószám megadása is szükséges. 1.3.3. b) és d) Ha harmadik felet vesz igénybe, jelezze, hogyan biztosítja, hogy ezt a munkát helyesen, az Ön utasításainak megfelelően végzik el? 1.3.3. b) A minőségbiztosítási intézkedéseknek magukba kell foglalniuk például az alábbiakat: a használt értékelési módszer(ek); hogyan kell elkészíteni és benyújtani az értékelési beszámolókat, ha kérik őket; hogyan állapítják meg a vám- és áfatételeket; hogyan számolják el a fuvarozási és biztosítási költségeket; az importált árut terhelő jogdíjak és licencdíjak, amelyeket a vevőnek közvetlenül vagy közvetetten kell kifizetni az értékesítés feltételeként; megállapodások, amelyek értelmében a későbbi újraértékesítés, kezelés, vagy felhasználás bevételeinek egy része közvetlenül vagy közvetetten az értékesítőt illeti meg; a jutalékok vagy ügynöki jutalékok (a vételi jutalékok kivételével) tekintetében a vevőt terhelő (de az árban nem tartalmazott) költségek; vagy a konténerrel vagy csomagolással kapcsolatos költségek, a vevő által díjmentesen, vagy kedvezményesen biztosított termékek és/vagy szolgáltatások az importált áru előállításával és exportcélú értékesítésével összefüggő felhasználásra. 1.3.3. c) Ha minőségbiztosítási eljárásokat vezettek be, az auditorok látogatása során szolgáltasson bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az említett eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat. A magyar vámhatóság magyarázata: A vámértékre vonatkozó kérdések megválaszolásánál azt az eljárást (folyamatot) szükséges bemutatni, amely alapján a vámérték meghatározásra kerül: a) a könyvelés és a vámeljárások lefolytatásával megbízott között milyen szinten valósul meg az információáramlás; b) előfordulhat-e, hogy a vámeljárások lefolytatásával megbízott nem szerez tudomást a könyvelésben szereplő vámértéket befolyásoló tételekről (számlákról); c) előfordulhat-e az áruk alul- vagy felülértékelése; 10
d) a ténylegesen fizetett vagy fizetendő árat helyesen jelentették-e be, és a VK 32. és 33. cikknek megfelelően kiigazították-e; e) a dömpingellenes vámmal kapcsolatosan egy bizonyos árszintet el nem érő árukra behozatali tilalom volt érvényben; f) a vámértéket igazoló okmányok, szerződések összegszerűségének és pénznemének ellenőrzése során figyelembe vételre került-e, hogy a vételi számla tartalmazott-e más ügyletekből eredő csökkentést vagy kompenzációt; g) amikor az ügyleti értéket pro forma számlák alapján állapítják meg, abban az esetben a végső számla megegyezik-e a pro forma számlával; h) az elemzett pénzmozgások között nemcsak az árukkal kapcsolatosakat kell vizsgálnia, hanem a szolgáltatásokra vonatkozókat is (pl. szállítás, jogdíjak stb.); i) az elszámolások csoportosításakor külön figyelmet kell fordítani a jogdíjakra, jutalékokra, termelési szerződésekre (pl. kiszervezés, stb.) vonatkozó elszámolásokra. Különös figyelmet érdemel, hogy amennyiben az árukat megvásárolják egy személytől, de jogdíjat vagy licencdíjat egy másik személy részére kell fizetni, a fizetést ettől függetlenül lehet az áruk értékesítése feltételének tekinteni. Úgy lehet tekinteni, hogy az eladó vagy a vele kapcsolatban álló személy kötelezi a vásárlót az említett kifizetés teljesítésére, amikor pl. egy multinacionális cégcsoportban az árukat a csoport egyik tagjától vásárolják és a jogdíjakat ugyanazon csoport egy másik tagja részére kell megfizetni. Hasonlóképpen, ugyanez érvényes akkor is, ha az eladó a jogdíj kedvezményezettjének engedélyese, és a kedvezményezett ellenőrzést gyakorol az értékesítési feltételek felett. Amennyiben jellemzők a gazdálkodó forgalmára a 2003. évi CXXVII. törvény (jövedéki törvény) hatálya alá tartozó-, a KAP (Közös Agrárpolitika) alá tartozó-, a dömpingellenes vámok alá tartozó-, valamint a kettős felhasználású termékek, akkor célszerű erre vonatkozóan kimutatást készíteni, a szükséges nyilatkozatot, illetve a jövedéki termék kezelésével kapcsolatos felhasználói engedélyt becsatolni. A fent említett folyamatokért felelős személyek, esetleges közreműködő vámügynökök feltüntetése szintén szükséges. Amennyiben a kérelmező vámügynök, és akár eseti, akár állandó megbízás alapján látja el tevékenységét, javasolt, hogy megbízói részére írásbeli tájékoztatást nyújtson a vámértékszámítás, különös tekintettel a vámértéknövelő tényezők, és a különböző kereskedelempolitikai engedélyek alkalmazásának fontosságára. 1.3.4 A magyar vámhatóság magyarázata: Az a) kérdésnél a kérelem benyújtását megelőző három év viszonylatában adjon áttekintést az áruk preferenciális vagy nem preferenciális származásáról. A b) kérdésnél a belső intézkedések általában olyan intézkedéseket is magukba foglalnak, amelyek segítségével Ön az alábbiakat biztosítja: az exportáló országnak jogában áll preferenciákat meghatározni, illetve hogy az áruk preferenciális vámot vonnak maguk után; a közvetlen szállítási/sértetlenségi követelmények teljesítése; a preferencia igénylése idején rendelkezésre áll egy érvényes, eredeti tanúsítvány vagy számlanyilatkozat; a tanúsítvány vagy számlanyilatkozat megfelel a szállítmánynak, és hogy teljesülnek a származási követelmények; nincs lehetőség a tanúsítvány/számlanyilatkozat kétszeres felhasználására; 11
az import esetében nyújtott preferenciát a tanúsítvány/számlanyilatkozat érvényességének időtartama alatt igényelték; és az eredeti tanúsítványokat/számlanyilatkozatokat az ellenőrzési nyomvonal részeként biztonságos és megbízható körülmények között megőrzik. A c) kérdésnél az Ön által alkalmazott megközelítésnek tartalmaznia kell, hogyan biztosíthatók az alábbiak: az áru megfelel az export esetében nyújtott preferencia követelményeinek, pl. eleget tesz a származási szabályoknak; a preferenciális származás alátámasztásához szükséges dokumentumok/számítások/költségelszámolás/folyamatleírások, valamint a tanúsítvány/ számlanyilatkozat biztonságos és megbízható módon való megőrzése az ellenőrzési nyomvonal részeként; a felhatalmazott alkalmazott aláírja, illetve időben kiállítja a megfelelő dokumentumokat (pl. tanúsítvány vagy számlanyilatkozat); közepes vagy nagy értékű szállítmányok esetében nem állítanak ki számlanyilatkozatokat, kivéve, ha a vám ezt jóváhagyta; a nem használt tanúsítványok biztonságos és megbízható módon való tárolása; és a tanúsítványokat a vámeljárásokban megkövetelt módon bemutatják a kivitel időpontjában. 1.3.5 Adott esetben rendelkezésre kell bocsátani az alábbiakat: a nem uniós országok neve; és/vagy azoknak a gyártóknak a neve és címe, amelyek áruja esetében Önnek dömpingellenes vagy kiegyenlítő vámot kell fizetnie. A magyar vámhatóság magyarázata: Sorolja fel azokat a terméket, melyekre dömpingellenes vámok kerültek kiszabásra, illetve sorolja fel az ehhez hasonló termékeket megelőző három év vonatkozásában.
II. szakasz
Megfelelőségi nyilvántartás (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14h. cikke, AEO Iránymutatás 2. rész, 2.1 pont, 2. melléklet 1. pont
Megjegyzés: A VK-VHR 14h. cikke értelmében a vámszabályok betartása tekintetében az Ön cégének és az 1.1.2, 1.1.3, 1.1.8 kérdéseknél megjelölt személyeknek az előéletét a kérelmet megelőző utolsó három év adatai alapján kell figyelembe venni. Az említett időszakban követhette el a vámszabályok súlyos vagy ismételt megszegését. A vámszabályok betartása tekintetében az előélet azonban elfogadhatónak tekinthető, ha azok megsértése elhanyagolható jelentőségűnek tekinthető a vámügyi műveletek/tevékenységek számához vagy méreteihez viszonyítva, és nem vet fel kétségeket az általános megfelelési szintet illetően. Ebben az eljárásban a vám figyelembe veszi az alábbiakat: szabálysértések/hibák, egészében véve és halmozódás alapján; azok gyakorisága annak megállapítása érdekében, hogy létezik-e valamilyen rendszeresen előforduló probléma; létezett-e csalási szándék vagy mulasztás; 12
önként értesítette-e a hatóságot az Ön által feltárt hibákról/szabálysértésekről; tett-e helyreállító intézkedéseket a jövőbeli hibák megelőzése vagy minimalizálása céljából. A magyar vámhatóság magyarázata: Az előélet akkor megfelelő, ha a szabálysértések elhanyagolható jelentőségűek a vám vonatkozású műveletek számához vagy méreteihez viszonyítva. Annak megállapítása céljából, hogy mi tekinthető elhanyagolható szabálysértésnek, az első figyelembe veendő irányelv az, hogy mindegyik eset egyedi, ezért azt az érintett gazdálkodó gazdasági tevékenységéhez viszonyítva kell kezelni. Az egyik esetben elhanyagolhatónak ítélt szabálysértés egy másik esetben súlyosnak bizonyulhat. Meg kell állapítani, hogy a szabálysértés alapvetően a gazdálkodónak a vámszabályokra és vámügyi eljárásokra vonatkozó hiányos ismereteit tükrözi-e, vagy a hanyagság következményét jelentő szabálysértést. Amennyiben olyan döntés születik, hogy a szabálysértés elhanyagolhatónak tekinthető, a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az előirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügyi tranzakciók során felmerülő hibák számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Amennyiben a feltárt szabályszegésért a gazdálkodó vámügynöke a felelős, akkor a gazdálkodónak bizonyítékkal kell szolgálnia azokra az előirányzott intézkedésekre vonatkozóan, amelyeket a vámügynök által elkövetett szabályszegések számának csökkentése érdekében kíván meghozni. Célszerű a gazdálkodónak vámeljárásokként és a forgalom iránya szerinti (eljáráskódonkénti) bontásban kimutatást készítenie a vámügyleteiről. A megfelelés ellenőrzésénél a gazdálkodónak nyilatkoznia kell arról, hogy a hatóság végzett-e ellenőrzést (vámérték vizsgálat, hatósági ellenőrzés, utólagos ellenőrzés, jövedéki és adóellenőrzés) és az milyen eredménnyel zárult, vagy esetlegesen külső szakértővel végeztetett-e vámügyi auditot, mely pozitív és negatív megállapításokkal zárult. Amennyiben negatív megállapításra került sor, a feltárt hibák kiküszöbölésére milyen intézkedéseket vezetett be? Volt-e olyan, egyéb hatóság által végzett megfelelés-ellenőrzés, mely az export és import tevékenységhez kötődő vagy a vámhatóság hatáskörébe is tartozó kérdéseket vizsgált (környezetvédelmi hatóság, az áruk korlátozásával kapcsolatos forgalomra vonatkozó ellenőrzés)? A fenti ellenőrzések során szabtak-e ki utólagosan köztartozást, amennyiben igen, akkor köztartozások megfizetésre kerültek-e, illetve ha nem, annak mi volt az oka? A vámszabályok betartásánál a szabálytalanságok értelmezése legfőképp a gazdálkodónál feltárt – az Unió és/vagy nemzeti pénzügyi érdekeket sértő – hibákra vonatkozik. 2.1 a) Példák a feltárt szabályszegésekre: 2006. március–szeptember - helytelen valutakódok használata a Kínából származó importok esetében, amely 5500 euró értékű többletvám és HÉA bejelentéséhez vezetett. 2006. december - negyedéves aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozat benyújtásának elmulasztása. Ha több ilyen hiba létezik, adja meg azok teljes számát és legfontosabb okaiknak rövid összefoglalását. 2.1 b)
13
Példák a fenti 2.1 a) pontban leírt két eset következtében hozott minőségbiztosítási intézkedésekre: 2006. október 6. - a számítógépes rendszerben eszközölt módosítások, amelyek azt hivatottak megelőzni, hogy a bejegyzéseket a bejelentett valuta ellenőrzésének lezárása előtt véglegesítsék. Benyújtott függő nyilatkozat. Az aktív feldolgozás felfüggesztésére vonatkozó nyilatkozattal kapcsolatos eljárásokat felülvizsgálják, hogy tartalmazzák a negyedéves irányítási ellenőrzéseket is, majd kiadják az érintett alkalmazottaknak. Az Ön minőségbiztosítási intézkedéseinek általában magukba kell foglalniuk az alábbiakat: a felelős kapcsolattartó személy kijelölése az Ön vállalkozása keretében, aki jelenti a hatóságnak vagy más kormányzati szerveknek a szabálytalanságokat/hibákat, beleértve a bűncselekmény elkövetésének gyanúját is; a feljegyzések (például a hatóságnak és más szabályozó hatóságoknak benyújtott nyilatkozatok/bejelentések, a jóváhagyási/engedélyezési feltételeknek való megfelelés) készítésének és vezetésének pontosságára, teljességére, időszerűségére vonatkozóan elvégzendő, dokumentálandó ellenőrzésekkel kapcsolatos követelmények, beleértve az ellenőrzések gyakoriságát is; az Ön eljárásainak teszteléséhez/bizonyításához szükséges belső ellenőrzési források felhasználása; hogyan történik az alkalmazottaknak a követelményekről/változásokról való értesítése; a jövőbeli ellenőrzések gyakorisága; az eljárások betartásának biztosítását célzó irányítási ellenőrzések. 2.2 Példák: 2006. május - a vámraktározási kérelem elutasítása a gazdasági igény hiánya miatt. 2007. június - a helyi vámkezelési eljárási engedély visszavonása a kiegészítő nyilatkozatok benyújtásának rendszeres elmulasztása miatt. Vámügyi döntésre benyújtott kérelem/engedély elutasítása/felfüggesztése/visszavonása nem feltétlenül vonja maga után az Ön AEO-kérelmének elutasítását.
III. szakasz
Számviteli és logisztikai rendszer (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14i. cikke, az AEO Iránymutatás, 2. rész 2.2 pont, 2. melléklet 2. pont).
A VK-VHR 14i. cikk a) és b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan számviteli rendszert kell fenntartania, amely lehetővé teszi a könyvvizsgálaton alapuló vámellenőrzést. Annak érdekében, hogy lehetővé tegye a hatóság számára a szükséges ellenőrzések elvégzését, Önnek biztosítania kell a nyilvántartásokhoz való fizikai vagy elektronikus hozzáférést. Az elektronikus hozzáférés nem előfeltétel az említett követelménynek való megfeleléshez. A VK-VHR 14i. cikk c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan rendszerrel vagy folyamatokkal kell rendelkeznie, amelyek különbséget tesznek a 14
közösségi és a Közösségen kívüli áruk között, jóllehet az AEOS esetében nincs szükség e feltétel teljesítésére. Fontos megjegyezni, hogy ez az egyetlen eltérés az AEOS és AEOF között. A magyar vámhatóság magyarázata: A számviteli és logisztikai rendszerre vonatkozó kockázatok értelmezése – tekintettel arra, hogy ennek az elvei szintén jogszabályban rögzítettek – során figyelembe kell venni a VKVHR 14i. cikkében foglaltakat. A VK-VHR 14i. cikk b) pontja szerinti hozzáférés értelemszerűen jelenti a szükséges információkhoz való hozzáférés lehetőségét, amely lehet a dokumentumok, kinyomtatott adatok másolata (pl. az éves mérleg ellenőrzése), informatikai adathordozó alkalmazása (nagyobb mennyiségű adatot kell átadni, és adatfeldolgozás is szükséges, pl. egy adott időszakra vonatkozóan, ellenőrzik az egy bizonyos szállítói számlán szereplő összes tranzakciót vagy azok valamilyen kivonatát), a kérelmező számítógépes rendszerén keresztül on-line - helyszíni ellenőrzés során. Az áruk áramlását mutató nyilvántartások és a pénzügyi mozgást követő eljárások, alkalmazások közötti összhang csak kellően dokumentált és ellenőrzött formában bizonyítja a minimalizált kockázatot. Itt a kérdések éppen a szétválasztásra és az összefüggések vizsgálatára, valamint az adatok sértetlenségére terjednek ki. Mivel a kérelmezett tanúsítvány vámszempontú, így itt is megjelennek a harmadik országos termékekre vonatkozó kérdések, amelyek többek között garantálhatják a megfelelő származás igazolását. Természetesen e körben is irányadó jogszabályi előírások (VK-VHR 14i. cikke) adják meg a válaszok és kockázatok megfelelő megközelítését. Az áruk áramlásának vizsgálata több kérdés kapcsán is felvetődik. Legyen az a könyvelés, a nyilvántartások vagy a fizikai mozgás. Az áruk, információk és papírok útját követve, az egyes részlegek végrehajtó személyzetével való beszélgetések, és megfigyelés útján lehet ténylegesen nyomon követni. Kiindulási pont lehet a megrendelés visszaigazolása, a szállítás, a vámárunyilatkozat, a készletbevétel, a számla és a kifizetés. Hasznos lehet a másik irány végigkövetése is, azaz a szállító számlájától elindulva végigmenni a vállalaton belül a vámáru-nyilatkozathoz vezető folyamaton. Ebben az esetben a fő kérdés, hogy a könyvelésből vissza lehet-e vezetni az árukat a vámáru-nyilatkozatig. Ez mutatja a piaci szereplő rendszerének alkalmasságát a készletek nyomon követésére és felgöngyölítésére. Itt merül fel, hogy ki felel a vámáru-nyilatkozatokkal kapcsolatos belső ellenőrzésért, valamint hogy ki a felelős akkor, ha a feltárt hibák miatt a nyilatkozatokat ki kell igazítani, illetve előfordulhat-e például a termelő gépsor javításakor olyan alkatrész beépülése, amely nem került bejelentésre. Fel kell tüntetni, fizikailag hol (milyen címen) tárolják a könyvelési nyilvántartásokat a tárolási hely részletes leírása: könyvelőnél, bejelentett helyen, egyéb helyen. Be kell mutatni, hogy a kérelmezőnek belső vagy külső könyvelője van (végzettséget igazoló okmány, regisztrációs szám). A számvitelről szóló törvény előírása alapján csak az végezhet könyvviteli szolgáltatást (könyvelést), aki a könyvviteli szolgáltatást végzők nyilvántartásba vételét végző szervezettől regisztrációs számot kapott. A könyvvizsgálói jelentésnek a gazdálkodónál is fellelhetőnek kell lennie, e nélkül nem helyezheti letétbe a beszámolóját. 1.
alszakasz: Ellenőrzési nyomvonal
Számos vállalkozás és szervezet biztonsági okokból követeli meg a számviteli ellenőrzési nyomvonal kialakítását az automatizált rendszereiben. Az ellenőrzési nyomvonal az a 15
folyamat vagy gyakorlat, amely során minden egyes könyvelési tételt a forrására való kereszthivatkozással látnak el annak érdekében, hogy könnyebb legyen a pontosságát ellenőrizni. A teljes számviteli ellenőrzési nyomvonal lehetővé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését, kezdve az áru áramlásával, illetve a termékek beérkezésével, egészen azok feldolgozásáig és a vállalattól való elszállításáig. A teljes ellenőrzési nyomvonal keretében nyilvántartás készül a rögzített adatokról, ami lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse egy bizonyos adat útját, attól a pillanattól kezdve, hogy bekerül az adatállományba, addig a pillanatig, amíg kikerül onnan. A számviteli rendszer általában az alábbiakat foglalja magába:
főkönyv értékesítési nyilvántartás beszerzési nyilvántartás eszközök vezetői elszámolások
A logisztikai rendszer általában az alábbiakat foglalja magába:
értékesítési megbízások feldolgozása beszerzési megbízások feldolgozása gyártás leltár – tárolás, raktározás fuvarozás/szállítás szállítók/ügyfelek jegyzéke
A magyar vámhatóság magyarázata: A teljes ellenőrzési nyomvonal az áru áramlása, valamint a termékek beérkezése, feldolgozása és a kérelmezőtől való elszállítása szempontjából lehetővé teszi az operatív tevékenységek életciklusának nyomon követését. Ha a kérelmező ISO tanúsítvánnyal rendelkezik, a kérdőív kitöltése során helyezzen hangsúlyt arra, hogy a gazdálkodónál történő egyedi testreszabás kapcsán, a minőségbiztosítási elveken túlmenően az adaptálás figyelembe vette-e a VK specialitását, mint például az áru származó helyzetének megállapíthatóságát. Ha a nyomvonal ezen szempontot mellőzi, úgy a származásra, áru áramlásra vonatkozó kérdéseknél kell kockázat minimalizálását bemutatni és jelen kérdésnél a megfelelő pontra hivatkozni. A gazdálkodó az ellenőrzési nyomvonalat a hatóság részére olyan adatbázisokhoz való hozzáférés biztosításával tudja igazolni, amelyek alapján, különösen a nem közösségi áruk nyomon követhetők (pl. saját vámadatbázis, raktárnyilvántartás, a könyvelésben erre vonatkozó adatok). Az ellenőrzési nyomvonal áttekinthetősége céljából előnyös, ha a különböző nyilvántartások között az elektronikus átjárhatóság biztosított. Itt kell bemutatni azon adatot, amely a termék nyomon követhetőségét a rendszerekben lehetővé teszi, például rendelési szám, vagy egyedileg alkalmazott azonosító, amelyek alátámasztják a számviteli rendszerben az egy rendeléshez tartozó beszerzés megvalósulását, az áru beérkezése és a termék ellenértékének kifizetése, részteljesítés esetében a teljes szerződés megvalósítása vonatkozásában.
3.1 Az ellenőrzési nyomvonalnak az alábbiakat kell tartalmaznia: 16
értékesítések beszerzések, beszerzési megbízások leltár ellenőrzése tárolás (és tárolási helyek közötti mozgások) gyártás értékesítések, értékesítési megbízások vámáru-nyilatkozatok, dokumentációk fuvarozás szállítás számvitel, pl. számlázás, jóváírási és terhelési értesítések, átutalások/kifizetések
3.2. alszakasz: A számviteli rendszer 3.2.1 Tüntesse fel, ha az alábbiakat használja: a)
Hardverek, így például: kizárólag egy szabadon álló személyi számítógép; hálózatba kötött számítógépek; egy „szerver”-alapú számítógéprendszer; egy mainframe-alapú rendszer; egyéb;
b) Szoftverek, mint például számítógépes programok, amelyek lehetővé teszik, hogy a számítógép olyan alkalmazásokat futtasson, vagy hajtson végre, amelyek támogatják a vállalkozást (pl. Windows, UNIX, stb.); c)
Rendszerek, mint például (adja meg a szállító nevét): teljesen integrált vállalati erőforrás-tervezési (ERP) rendszer; a számviteli és logisztikai szoftver alkalmazások kombinációja; a kis- és közepes vállalkozásokra összpontosító üzleti szoftver megoldás; az Ön vállalkozása által vagy számára kifejlesztett szoftver megoldás.
Megjegyzés: az engedélyezési folyamat során be kell mutatnia az alábbiakat: a számítógépesítés mértéke; a rendelkezésre álló hardver platform és a rajta futó operációs rendszer; a feladatok elválasztása a fejlesztési, tesztelési és műveleti feladatok között; a feladatok elválasztása a felhasználók között; hogyan ellenőrzik a hozzáférést a rendszer különböző részeihez; voltak-e a standard csomagot érintő változtatások; a főkönyvi számlák felsorolása; használja-e a rendszer ellenőrzés céljából a közbenső mérleget; hogyan történik a vám/jövedéki adó/ÁFA nyilvántartása a főkönyvben; „batch”-típusú nyilvántartással dolgozik-e; van-e kapcsolat a készletnyilvántartás és a pénzügyi nyilvántartás között;
17
hogyan kezeli a nyilvántartásait, ha ezeket egy harmadik fél szoftver szolgáltató kezeli.
A magyar vámhatóság magyarázata: Az audit során az ellenőrök megtekintik a nyilvántartásokat és a programokból kibocsátott számlákat kérnek annak megállapítására, hogy azok megfelelnek-e a hatályos jogszabályi rendelkezéseknek. 3.2.3 Ha ezek a tevékenységek, például a törzsadatok vagy kódolási adatok elkészítése, egynél több helyszín között oszlanak meg, tüntesse fel, hogy milyen tevékenységeket végeznek az egyes helyszíneken. A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben ezen tevékenységek helyszínei közül valamely az Európai Unió más tagállamában vagy az Unión kívül található, akkor azt külön részletezze. 3.3 alszakasz. Belső ellenőrzési rendszerek A VK-VHR 14i. cikk d) pontja értelmében olyan rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel a cég típusának és méretének, és amely alkalmas arra, hogy az áruáramlást kezelje, illetve olyan belső ellenőrzéseket kell alkalmaznia, amelyek alkalmasak a jogellenes vagy szabálytalan ügyletek felderítésére. A magyar vámhatóság magyarázata: Ezen alszakasz esetében felvetődik a belső ellenőrzés által feltárt szabálytalanságok kiadása, illetve magának a fogalomnak a megfelelő értelmezése. Az első esetben természetszerűleg a feltárt hiányosságokkal kapcsolatos intézkedések bemutatása is szükséges ezen jelentések becsatolásán kívül. A második eset ennél jóval árnyaltabb megközelítést kíván. Ide kell ugyanis sorolni a vállalat menedzsmentje által kiadott iránymutatásokat, útmutatókat, szabályrendszert is, beleértve multinacionális cégek esetében a létrehozó anyavállalat azon dokumentumait, melyek a kérelmezőre nézve kötelezők. Természetesen nagy mennyiségű anyagról lévén szó, azok magyar nyelvű rendelkezésre állása jelentős anyagi terhet jelenthet, ezért szükséges az egyeztetés a vámhatósággal. Általánosságban elmondható, hogy elégséges a kivonat, a folyamatábrák magyar nyelvű megléte, vagy a konkrét kérdéshez és kockázathoz kacsolódó néhány oldal magyar nyelven történő becsatolása. Mindezeken kívül ide értendő a tényleges belső ellenőrzés működése, beleértve, ha ezen ellenőrzést megbízás alapján külső cég végzi. Szintén itt kell bemutatni a legfontosabb törzsadatokat, azok ellenőrzésének eljárásait. Gyártó cégek tekintetében fontos, hogy a törzsadatokban a termék tekintetében preferenciális (származás) szempontból is legyen bontás. A belső ellenőrzés kiterjed a szerződések, a gyártás, az eladás folyamatára, annak tagozódására, így az információáramlás megfelelő szintjére is. Mutassa be a tulajdonosi elvárásoknak megfelelően kialakított belső ellenőrzési eljárásokat, különös tekintettel az áruk áramlásának vonatkozásában! A belső értékelés célja, hogy az igazgatási (irányítási, könyvelési, kiszolgálói, adminisztrációs) szervezet és a belső ellenőrzés optimalizált meglétét úgy mutassa be, hogy ez az AEO kapcsán releváns áru áramlása tekintetében történjen. Amennyiben egy ISO tanúsítvány megszerzése és fenntartása kapcsán a folyamatok átvizsgálása megtörténik, és ezzel racionalizáltabbá válik egy termelő cég nem termelésben részt vevő szervezeti 18
egységének munkája, ez akkor fontos, ha ez az intézkedés olyan nyilvántartás, könyvelés bevezetését célozza, aminek eredménye az áruk áramlásának nyomon követhetőbbé tétele. Ezen összefüggésben fontos a belső ellenőrzés. Ide értendő a vállalat belső szabályozásának, működési rendjének és a vállalatirányítás egyéb eszközeinek megfelelőségi vizsgálata, ha az az áru áramlása tekintetében releváns. 3.3.1 A vámellenőrök látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy az eljárásait rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és tájékoztatja ezekről az érintett alkalmazottakat. 3.3.2 Lehetséges példák az ellenőrzéstípusokra:
A cégen belüli vagy az anyavállalat által végzett belső ellenőrzés; Az ügyfelek, független könyvelők/könyvvizsgálók, a hatóság vagy más kormányzati szervek által végzett külső ellenőrzés.
A vámhatóság által az Ön létesítményeiben tett látogatás alkalmával rendelkezésre kell bocsátania a jelentéseket, és bizonyítékkal kell szolgálnia a feltárt hiányosságok helyreállítását célzó intézkedésekre. A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben a kérelmező valamely tevékenységét, eljárását kiszervezett tevékenység keretében más gazdálkodó végzi, számoljon be a kérelmező arról, hogy végez-e és ha igen, milyen formában ellenőrzési tevékenységet annak megállapítása érdekében, hogy a szerződésben vállalt kötelezettséget partnere a kívánt módon látja el. 3.3.3 Az állandó adatok vagy törzsállományok az Ön vállalatára vonatkozó kulcsfontosságú adatokat jelentik (pl. ügyfelek neve és címe, szállítók, a termék leírását, vámtarifaszámokat, származást tartalmazó termékfájlok stb.). 3.4 alszakasz Áruáramlás 3.4.1 Az Ön nyilvántartási eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: beszerzési megbízási eljárások; megrendelések igazolása; az áruk fuvarozása/szállítása; az alátámasztó dokumentációra vonatkozó követelmények; az áruk elszállítása a határtól az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyszínéig; az áruk átvétele az Ön vagy az Ön ügyfeleinek helyiségeiben; kifizetés/elszámolás; hogyan, mikor és ki vezeti be az árukat a készletnyilvántartásba. Az áruk tárolása esetében: az áruk tárolási helyének egyértelmű megjelölése; a veszélyes áruk biztonságos tárolása; a készletek nyilvántartása érték és/vagy mennyiség alapján történik-e; 19
leltározási eljárás megléte és gyakorisága; ha az áruk raktározása egy harmadik fél létesítményében történik, annak feltételei, beleértve az Ön és a harmadik fél készletnyilvántartásai közötti egyeztetéseket is; ha az áruk raktározása ideiglenes helyen történik.
Az áruk előállítása esetében: munkamegbízások felvétele; a készlettételek igénylése, leszállítása a raktárból; gyártási folyamat, a személyzet feladatai, vezetett nyilvántartások; receptkód; a gyártott termékek és a fel nem használt készletek készletnyilvántartásban; szabvány gyártási módszerek alkalmazása a termelésben.
feljegyzése
a
Az áruk fuvarozása esetében: az ügyfelek megrendeléseinek fogadása, a munkamegbízások vagy beszerzési megrendelések felvétele; a raktár értesítése az áruk értékesítési megrendelőjéről és kiadásáról; a harmadik félnek szóló utasítások, ha az árukat máshol raktározzák; kiválasztás; csomagolási eljárások; hogyan, mikor és ki frissíti a készletnyilvántartásokat. 3.4.2 Az Ön ellenőrzési és minőségellenőrzési eljárásainak tartalmazniuk kell az alábbiakat, az áruk fogadása esetében: A beszerzési megbízások és az átvett áruk közötti egyeztetés; visszaküldött/elutasított árukkal kapcsolatos szokásos eljárások; az alul- és túlszállítások számon tartásával és jelentésével kapcsolatos szokásos eljárások; a készletnyilvántartásban lévő hibás bejegyzések azonosítása és módosítása esetén szokásos eljárások; a Közösségen kívüli áruk azonosítása a rendszerben. Az áruk tárolása esetében: a készletek nyilvántartása, ellenőrzése; az uniós és az Unión kívüli áruk azonosítása (nem megfelelők a „Biztonság és védelem” tanúsítványra); az áruk mozgása és nyilvántartása ugyanazon helyiségen vagy különböző helyiségcsoportokon belüli helyszínek között; szokásos eljárások az áruk eltörése, megsérülése vagy megsemmisülése, veszteségek, készletváltozások esetén. Az áruk előállítása esetében: a gyártási folyamat felügyeletével, irányításával kapcsolatos ellenőrzések, pl. elszámolási kulcsok; hogyan kezeli a gyártási folyamatban feltárt szabálytalanságokat, eltéréseket, hulladékokat, melléktermékeket, veszteségeket; az előállított áruk minőségellenőrzése és az eredmények nyilvántartása; a veszélyes áruk biztonságos megsemmisítése. 20
Az áruk fuvarozása esetében: szállítási/begyűjtési értesítő; az áruk elszállítása az Ön ügyfeleinek vagy a határig (re)exportálás céljából; értékesítési számlák felvétele; az ügynöknek adott utasítások a (re)exportálások céljából, alátámasztó dokumentumok felvétele/rendelkezésre állása/ellenőrzése; az áruszállítmányokra vonatkozó átvételi elismervény/bizonylat visszaigazolása; visszaküldött áruk – ellenőrzése, megszámlálása, bevezetése a készletnyilvántartásba; kifizetési és jóváírási értesítések; a szabálytalanságok, alulszállítások, eltérések kezelése. A magyar vámhatóság magyarázata: A kérdéskörnél a fizikai árumozgás nyilvántartásokban való leképezése, azok megfeleltetése a kockázati szempont. Természetes, hogy a beérkezés, tárolás, termelés, eladás teljes folyamata megjelenik, amely igen fontos például a megfelelő származási helyzet megítélésében. Szintén kiemelendő a készletekkel való gazdálkodás és nyomon követhetőség. Felmerül az egyes nyilvántartások közötti összefüggések vizsgálata, az egyes nyilvántartások hiánytalansága, vagy a többszöri rögzítésből adódó problémák kezelése. Itt lehetséges például a nyilvántartások időnkénti összefuttatása/összevezetése vagy egyéb olyan ellenőrzés, amely garantálja a teljességet és az adatok megfelelő mennyiségű, minőségű és sértetlen rendelkezésre állását, és ezen adatok összefüggő rendszert alkotó áramlását. Mutassa be a készletnyilvántartás és a raktárnyilvántartás közötti kapcsolatot. Amennyiben nem egy integrált rendszer részét képezik, részletezze, hogyan és milyen gyakorisággal történik meg az adatbázisok közötti egyeztetés. Mutassa be, hogy követi nyomon a származást a készletre vételtől a kitárolásig. A számviteli és gyártási/termelési rendszerhez kapcsolódó esetleges ISO-tanúsítvány, ISOkézikönyv, ennek hiányában belső utasítás: a) Gyártással/termeléssel kapcsolatos eljárások (nyersanyagok igénylése, raktárból való kiszállítása a gyártáshoz/termeléshez, alap/nyersanyagok és félkész/késztermékek veszteségek nyilvántartása). b) Értékesítéssel kapcsolatos eljárások (értékesített termékek kiadásának összehangolása, azt engedélyező személy/csoport/osztály döntése, megfelelő nyilvántartás vezetése, az áru kiadás előtti utolsó ellenőrzése, visszaküldött/hiányos árukra vonatkozó szabvány eljárás). Számítógépes rendszerek védelmének biztosítására vonatkozó tanúsítási szabvány. c) Az áruk fogadásának/küldésének rendszere (árukat kísérő fuvar- és vámokmányok regisztrálása, egyeztetése és eredményének rögzítése, vámhatóság és az értékesítési osztály értesítése az áruk megérkezéséről/feladásáról). 3.5. alszakasz: Vámügyi rutineljárások A VK-VHR 14i. cikk e) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében adott esetben kielégítő eljárásokkal kell rendelkeznie a kereskedelempolitikai intézkedésekkel vagy a mezőgazdasági termékekkel folytatott kereskedelemmel kapcsolatos engedélyek kezelésére; A magyar vámhatóság magyarázata: Mutassa be, hogyan történik az engedélyek kezelése a gyakorlatban, milyen belső eljárásokkal rendelkezik a kezelésük tekintetében. Pl. az alkalmazott vámszoftver figyeli, felügyeli-e a TARIC kódhoz kapcsolódó engedélyeket és azok meglétét; előzetes tarifaszám 21
lekérdezésekkel minimalizálja a kockázatot vagy egyéb módszerrel, így pl. külön nyilvántartás vezetéssel stb. A VK-VHR 14i. cikk g) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében gondoskodnia kell arról, hogy munkavállalói legyenek tudatában annak, hogy a vámhatóságokat tájékoztatniuk kell, amennyiben a megfelelőséggel kapcsolatban nehézségeket fedeznek fel, és megfelelő kapcsolattartást kell kialakítaniuk ahhoz, hogy ennek előfordulása esetén a hatóságokat tájékoztassák. 3.5.1 Importőrként, exportőrként, raktárengedélyesként az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat:
hogyan biztosítja az Ön által készített vámáru-nyilatkozatok teljességét, pontosságát, időszerűségét, beleértve az irányítási ellenőrzések elvégzését is; az alátámasztó dokumentáció bemutatása vagy rendelkezésre állása; az igénybe vett vámügynökökre/harmadik felekre vonatkozó naprakész adatok (nevek, címek); hogyan jelölik ki a vámügynököket, pl. a kijelölésük előtt az Ön által végzett hitelességi és alkalmassági ellenőrzések; az ügynökök igénybevételének körülményei; a feladatokat részletező szerződések, beleértve a vámügynök által biztosított képviselet típusát (közvetlen, közvetett); az a mód, ahogyan világos, egyértelmű utasításokat ad a vámügynökének; hogyan bocsátja a vámügynöke rendelkezésére az alátámasztó dokumentumokat (pl. engedélyek, tanúsítványok), beleértve azok bemutatását, megőrzését és visszaszolgáltatását is; mit kell tennie a vámügynöknek, ha az utasítások nem világosak; a vámügynök munkája pontosságának, időszerűségének ellenőrzése Ön által; hogyan értesíti a vámügynököt az elszámolt tételekkel kapcsolatos hibákról/módosításokról; a szabálytalanságok kezelése; a hibák önkéntes bejelentése a hatóságoknak.
Harmadik fél képviselőjeként az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat:
a feladatokat részletező szerződések, beleértve az Ön által biztosított képviselet típusát (közvetlen, közvetett); hogyan biztosítja az Ön által készített vámáru-nyilatkozatok teljességét, pontosságát, időszerűségét, beleértve az irányítási ellenőrzések elvégzését is; az alátámasztó dokumentáció minél rövidebb időn belül történő bemutatása vagy rendelkezésre állásának biztosítása; hogyan juttatja az alkalmazottak tudomására az ügyfelekkel és a szerződésekkel kapcsolatos követelményeket; mit tesz, ha az ügyfelek utasításai nem világosak vagy helytelen adatokat kap; mit tesz, ha hibákat/módosításokat tár fel az elszámolt tételekkel kapcsolatban; a hibák önkéntes bejelentése a hatóságoknak.
3.5.2
22
Amennyiben ezek az utasítások dokumentálásra kerülnek, az auditorok látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy ezeket az utasításokat rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és értesíti ezekről az érintett alkalmazottakat. A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben nem rendelkezik vonatkozó szabályozással, javasolt bevezetni egy belső utasítást a vámmal kapcsolatos szabálysértések, bűncselekmények – beleértve a korrupció gyanúját is – észlelése során követendő eljárásról, a felelős személy és az értesítési csatornák megjelölésével. Ennek tartalmaznia kell, hogy vámmal kapcsolatos szabálysértés vagy bűncselekmény észlelésekor a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervnél kell megtenni a feljelentést. Az utasítás tartalmával minden munkavállalónak tisztában kell lennie. 3.5.3 Ha eljárásokat alakítottak ki az engedélyek kezelésére, az auditorok látogatása során bizonyítékkal kell szolgálnia arra vonatkozóan, hogy ezen eljárásokat rendszeresen, mindenre kiterjedően ellenőrzi, dokumentálja a változásokat, és értesíti ezekről az érintett alkalmazottakat. A magyar vámhatóság magyarázata: E pontnál adott válasznál figyelembe vehető az 5.6.1 pont. AEOS vagy AEOF-típusú tanúsítvány iránti kérelem esetében a két kérdés megválaszolható ezen pont alatt úgy, hogy az 5.6.1 pontnál vissza kell utalni rá. 3.6 alszakasz Eljárások a biztonsági másolat, a helyreállítás és tartalékolás, valamint az archiválás opcióira A VK-VHR 14i. cikk f) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében kielégítő eljárásokkal kell rendelkeznie a cég nyilvántartásainak és információinak archiválásához és visszakereséséhez, illetve az információvesztés elleni védelemhez. A magyar vámhatóság magyarázata: Az alszakasz a biztonsági másolatok, a helyreállítások kérdéseivel foglalkozik adatoldalú megközelítésben. Javasolt e körben a már egyéb szakmai téren megválaszolt kérdések újbóli áttekintése, számítástechnikai szakember igénybevételével. Az archiválás sok esetben magában a rendszerben zajlik és annak megvalósítása nem a feldolgozók feladata, így szükséges e szempont újbóli áttekintése. Kérdésként merülhet fel ezen anyagok megőrzése, a biztonságuk garantálása. Az archív állomány eltérő helyen történő őrzése, azokhoz való korlátozott hozzáférés jelentősen növeli a biztonságot. Amennyiben az archív anyagok online érhetők el, az adatok hosszú távú rendelkezésre állásánál szükséges kifejteni a biztonsági másolat meglétével kapcsolatos szabályokat, figyelemmel arra, hogy az online elérhető adatok adathordozóinak védelme klasszikusan nem egyenértékű egy archivált biztonsági másolat adatvesztés elleni védelmével. 3.6.1 Az eljárásoknak magukba kell foglalniuk a következőket: milyen adathordozón tárolják az adatokat, milyen szoftver formátumban tárolják az adatokat, tömörítik-e az adatokat és ha igen, melyik szakaszban. Amennyiben harmadik felet vesznek igénybe, adja meg a biztonsági másolatokra és az archivált információkra vonatkozó szokásos eljárásokat, azok gyakoriságát és az információk helyét.
23
A magyar vámhatóság magyarázata: Fentieken kívül arra kell választ adni, hogyan történik a nyilvántartások, adatok helyreállítása hiba, üzemzavar esetében, valamint arra, hogy történt-e adatvisszatöltés valaha? Az auditorok kérhetik az adathordozók, mentési anyagok tárolási gyakorlatának, tárolási helyének bemutatását. 3.6.3 Ha igen, írja le, hogyan biztosítja hosszú távon a nyilvántartás műszaki minőségét, valamint a hardver és a programkód rendelkezésre állását. 3.7 alszakasz. A számítógépes rendszerek védelme A VK-VHR 14i. cikk h. pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében megfelelő, információ-technológiai biztonsági intézkedésekkel (pl. tűzfalak, vírusölők) kell rendelkeznie a számítógépes rendszerének a jogosulatlan behatolással szembeni megvédése, illetve a dokumentációja biztonságba helyezése céljából. 3.7.1 Az a) kérdésnél leírt intézkedéseinek az alábbiakra kell vonatkozniuk: frissített biztonsági terv, amely tartalmazza azokat az óvintézkedéseket, amelyek megvédik a számítógépes rendszereket a jogosulatlan behatolástól, az adatok szándékos megsemmisítésétől vagy elvesztésétől. arra vonatkozó részletes adatok, hogy több rendszert üzemeltet-e több helyszínen, és hogyan ellenőrzi ezeket. ki felel a vállalat számítógépes rendszerének védelméért és működéséért (a felelősség nem korlátozódhat egyetlen személyre, ebben több, egymás lépéseit ellenőrizni képes személynek kell részt vennie). a tűzfalakra, vírusölőkre vonatkozó részletes adatok. a vállalat működésének folytonosságát biztosító/katasztrófaelhárítási terv balesetek esetén. biztonsági rutineljárások arra az esetre, ha a rendszer nem működik, beleértve az összes fontos program és adat helyreállítását. A magyar vámhatóság magyarázata: Hálózati topológia benyújtásával átláthatóbbá teheti IT-rendszerét az auditorok részére. A b) kérdésnél adja meg a rendszer illetéktelen behatolásokkal szembeni ellenőrzésének, az eredmények feljegyzésének gyakoriságát, valamint azt, hogy miként jár el abban az esetben, ha a rendszer megrongálódik. 3.7.2 Az Ön hozzáférési jogosultságokkal kapcsolatos eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat: hogyan történik a számítógépes rendszerekhez való hozzáférési engedélyek kiadása és a hozzáférési szintek meghatározása. (A bizalmas adatokhoz való hozzáférést azon dolgozókra kell korlátozni, akik jogosultak az adatok módosítására és kiegészítésére.) a jelszavak beállításának formátuma, azok megváltoztatásának gyakorisága, a jelszavakat kiadó személy, illetve a felhasználói adatok eltávolítása/karbantartása/frissítése. 24
A magyar vámhatóság magyarázata: a) A jogosultságok kiadásának rendjét szabályozó dokumentum (munkautasítás, szabályzat, stb.) benyújtását vagy bemutatását kérhetik az ellenőrök. b) Amennyiben az IT-rendszer üzemeltetését külső partner végzi, a szerződést az auditorok részére be kell mutatni vagy nyújtani. 3.8. alszakasz: A dokumentáció biztonsága Az Ön által hozott intézkedéseknek általában magukban kell foglalniuk az alábbiakat:
a dokumentumok nyilvántartása, biztonsági másolatok készítése, beleértve a szkennelést, mikrofiche-leolvasást, a hozzáférés korlátozását is; frissített biztonsági terv, amely tartalmazza azokat az óvintézkedéseket, amelyek megvédik a számítógépes rendszereket a jogosulatlan hozzáféréstől, az adatok szándékos megsemmisítésétől vagy elvesztésétől; a dokumentumok archiválása, biztonságos és megbízható tárolása, beleértve a kezelésükkel kapcsolatos feladatokat is; a dokumentumok biztonságát veszélyeztető események kezelése.
A magyar vámhatóság magyarázata: Ezen kérdéskörben a papír alapú dokumentációk biztonságáról is tájékoztatást kell nyújtani. 3.8.2 Az Ön által hozott intézkedéseknek figyelembe kell venniük az alábbiakat:
a rendszereinek tesztelése illetéktelen hozzáférések ellen, valamint az eredmények nyilvántartása; a vállalat működésének folytonosságát biztosító/katasztrófaelhárítási terv; a tényleges események eredményeként hozott, dokumentált helyreállító intézkedések.
IV. szakasz
Fizetőképesség (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14j. cikke, az AEO Iránymutatás, 2. rész 2.3 pont, 2. melléklet 3. pont).
A fizetőképesség olyan, jó pénzügyi helyzetet jelent, amely az üzleti tevékenység típusának kellő figyelembevétele mellett lehetővé teszi az Ön kötelezettségeinek teljesítését. A fizetőképesség az utolsó három év adatai alapján kerül megállapításra. Ha vállalkozása három évnél rövidebb ideje működik, fizetőképességét a rendelkezésre álló nyilvántartások és információk alapján kell megítélni (lásd: 4.3 kérdés). Ezek a feljegyzések csak az AEOkérelmet benyújtó kérelmezőre vonatkozhatnak. A fizetőképességét a jövőben előreláthatóan befolyásoló, ismert információkat a 4.4 kérdésnél kell megadnia. 4.1 Adja meg az Ön vállalkozása vagy a vállalkozás eszközei ellen az utóbbi három évben indított fizetésképtelenségi, csőd- és felszámolási eljárásokra vonatkozó részletes adatokat. 4.2 A kért bizonyítékok vagy információk bármilyen függő kötelezettségekre vagy céltartalékokra, a nettó forgótőke-pozícióra vagy a nettó eszközpozícióra és az immateriális javak mértékére is vonatkozhatnak.
25
Bizonyos körülmények között egy üzleti vállalkozás számára bevett gyakorlat lehet, hogy nettó eszközállománya negatív, például, amikor egy céget az anyavállalat kutatás-fejlesztési céllal hozott létre, amikor a kötelezettségeket az anyavállalattól vagy egy pénzintézettől kapott kölcsönnel finanszírozzák. Ilyen körülmények között nem biztos, hogy a negatív nettó eszközállomány arra utal, hogy a gazdasági vállalkozás képtelen lesz tartozásait megfizetni, de előfordulhat, hogy a vámhatóság további bizonyítékot kér, mint például a hitelező ígérvényét, az anyavállalattól kapott biztosíték használatára történő hivatkozást vagy egy banki hitellevelet a követelménynek való megfeleléshez vagy – ha Ön egyéni vállalkozó vagy személyegyesülés, akkor a vállalkozás fizetőképességének alátámasztására használt személyes eszközök jegyzékét. Megjegyzés: Fizetőképességének megállapításához a hatóság esetleg azt kérheti, hogy az Ön éves beszámolóinak benyújtása naprakész legyen. Látogatásai során a vámhatóság megvizsgálhatja a kérelmező teljes éves beszámolóit az elmúlt három évre visszamenőleg. A vámhatóság a legutóbbi vezetői beszámolókat is kérheti az aktuális pénzügyi helyzet megállapítása céljából. A magyar vámhatóság magyarázata: A fizetőképességgel kapcsolatban felmerülő kérdések tekintetében kerüljön benyújtásra egy önkéntes hozzájáruló nyilatkozat, melyben a gazdálkodó hozzájárul a vele kapcsolatban álló bankok megkereséséhez, valamint a bankok által átadott adatok kezeléséhez. Szükséges benyújtani a számlavezető pénzintézetek által kibocsátott ún. bankinformációt, amely tartalmazza a bankszámlák számát, devizanemét, nyitási dátumát, a hitelfelvétel(ek)re, sorban álló tételekre, a bank és a gazdálkodó kapcsolatára vonatkozó információkat, illetve amely bizonyítja, hogy a kérelmező megbízható ügyfele/adósa a banknak. Továbbá nyilatkozatot arról, hogy a kérelmező külföldi vagy belföldi számlái kapcsán alkalmaz-e cash-pool elszámolási technikát. Nyújtson be nyilatkozatot arra vonatkozóan, hogy vannak-e olyan vevői, akikkel kapcsolatban 6 hónapot meghaladó követelése van! V. szakasz A biztonsággal és védelemmel kapcsolatos követelmények (a VK 5a. cikke, a VK-VHR 14k. cikke, az AEO Iránymutatás, 2. rész 2.4 pont, 2. melléklet 4. pont) Megjegyzés: Ez a szakasz az AEO biztonsági és védelmi kritériumával foglalkozik. Csak abban az esetben kell kitöltenie, ha AEOS vagy AEOF tanúsítványt igényel. E követelmény tekintetében az önértékelésnek tartalmaznia kell az összes létesítményt, amely fontos a kérelmező vámügyekkel kapcsolatos tevékenységeinek szempontjából. A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben a különböző telephelyeken, fióktelepeken eltérő biztonsági intézkedések vannak érvényben, részletesen be kell mutatni mindegy egyes helyszínt a kérdőív pontjai alapján. Abban az esetben is, ha az adott helyszín a kérelmező szempontjából csupán bérlemény, hiszen a tevékenység, illetve az áru a kérelmezőhöz köthető. Önnek bizonyítania kell, hogy – figyelembe véve az Ön szerepét a nemzetközi ellátási láncban – nagymértékben tisztában van a biztonsági és védelmi intézkedésekkel, mind házon belül, mind az ügyfeleivel, szállítóival és a külső szolgáltatókkal fenntartott üzleti tevékenységei során. 26
Ezt nem szabad összetévesztenie az egészségügyi és biztonsági követelményekkel (lásd az AEO iránymutatást). Normális körülmények között úgy gondoljuk, hogy az ebben a részben említett eljárások kellőképpen szabványosítottak és részletesek ahhoz, hogy a) lehetővé tegyék a felelős személyek és helyetteseik egyértelmű azonosítását, ill. b) lehetővé tegyék a helyettesek számára, hogy a felelős személy által kijelölt módon járjanak el. Az eljárásokat dokumentálni kell és az AEO-kritériumok ellenőrzése során a vámhatóság rendelkezésére kell bocsátani, amely mindig ellenőrzi őket a helyszínen. Az Öntől igényelt dokumentumoknak az alábbiakat kell tükrözniük, főként az 5.1.1 (a) és (b) esetében: az Ön szerepe a nemzetközi ellátási láncban; a vállalata jellege és nagysága, illetve a vállalatát fenyegető kockázatok, veszélyek. A magyar vámhatóság magyarázata: A biztonsággal és védelemmel kapcsolatos szabályok tekintetében különös figyelemmel kell lenni a kiszervezett (outsourcing) tevékenységekre abban a tekintetben is, hogy a tanúsítványt kérelmezőnek legyen ráhatása és ellenőrzési jogosítványa ezen esetekben. Célszerű ilyen esetekben a biztonsági szervezet/csoport bevonásával a szükséges egyeztetéseket oly módon elvégezni, hogy a kérelmező kellő garanciális feltételek meglétét tudja igazolni. Kiszervezett tevékenység esetében, amennyiben az releváns az AEO szempontjából, az ellenőrök a tevékenységet szerződés alapján ellátó társaságnál is folytathatnak ellenőrzést annak megállapítására, hogy az a tevékenység megfelel-e az AEO-kritériumainak. 5.1 ÖNÉRTÉKELÉS A biztonsági kockázatok és veszélyek felmérése, az ezekről való tudomással bírás feltételezi egy olyan általános kockázatfelmérés meglétét, amelynél számbavételre kerülnek a következők: kockázat, melynek lehetősége a gazdálkodónál kizárt, kockázat lehetősége, amely az elemzés alapján lehetséges, kockázatbeazonosítás, amely a gazdálkodónál fennáll, kockázat, amely tapasztalat alapján fennállt, és annak későbbi előfordulása kizárt. A magyar vámhatóság magyarázata: Fentiek alapján az önértékelés célja a megfelelő biztonsági éberség bemutatása, a fennálló vagy vélhetően fennálló kockázatok esetében ezek minimalizálására tett intézkedések meglétének bemutatása. Például illetéktelen személy belépése egy mindenkor fennálló kockázat, ugyanakkor egy zárt beléptetési rendszer a hozzátartozó biztonsági szolgálattal a fennálló kockázatot minimalizálja. A biztonsági értékelés feltételezi a megfelelő, célszerű és optimalizált szervezeti struktúrát, amely képes irányítani, felügyelni és koordinálni a biztonsági intézkedéseket. Az elnevezés gazdálkodói formától függően lehet tényleges szervezet, vagy kisebb csoport, vagy akár egyetlen személy is, ha ezen forma garantálja a megfelelő biztonsági éberség kellő hangsúlyát a vállalat irányítói szintjén. Nagyon fontos a kérdőív célja miatt a vészhelyzetek egységes értelmezése, ahol ezen kifejezésbe bele kell érteni olyan biztonsági kockázatok megvalósulását, amelyre a kérdőív
27
egyértelmű kérdést tartalmaz, például beléptetési eljárások, rakodással kapcsolatos előírások, helyiségekben való jogosulatlan belépés, stb. Ez az alszakasz feltételezi egységes biztonsági koncepció meglétét, hiszen enélkül sem a belső ellenőrzési eljárás, sem az árukkal kapcsolatos védelmi és biztonsági követelmény nem értelmezhető. Kiemelten fontos, hogy a harmadik országos termékekkel kapcsolatos vámügyi kérdések, a vámjogi kötelezettségek (vámraktári tevékenységhez fűződő készletnyilvántartás, szállítóeszköz felbontása, áru ellenőrzött áramlása, egyes vámeljárásokkal az áruk változatlan állapotban történő megőrzése stb.) megfelelő biztonsági intézkedéssel párosuljanak, hiszen a VK is tartalmaz fizikai kötelezettségeket. Külső biztonsági veszélyfelmérésbe beleértendő a biztosítók megbízásából végzett biztonsági audit is. Az ügyfelek által támasztott biztonsági előírás széles körben értelmezendő, például ilyen lehet más termékével kapcsolatos feltételrendszer, vagy bizonyos termékek előállításakor a megrendelő által támasztott követelmény, ha az a késztermék hozzáférhetőségét, mozgatását, nyomon követését biztonsági szempontból határozza meg. 5.1.1. a) A vámhatóság elvárja, hogy vagy Ön, vagy egy őrző-védő cég (ha igénybe vesz ilyen céget) dokumentált kockázat- és veszélyértékelést végezzen. Ha a szemle alkalmával nem mutatja be ezt az értékelést, akkor ez automatikusan a kérelem elutasítására vonatkozó ajánlást von maga után. A kockázat- és veszélyértékelésnek ki kell terjednie az összes olyan helyiségre, amely fontos az Ön vámügyi tevékenységeinek szempontjából. Az értékelés célja azon kockázatok és veszélyek azonosítása, amelyek a nemzetközi ellátási láncnak abban a részében jelentkezhetnek, ahol Ön tevékenykedik, illetve azon meglévő intézkedések vizsgálata, amelyek az említett kockázatoknak és veszélyeknek a lehető legkisebb mértékűre való csökkentését célozzák. Ugyanakkor az értékelésnek ki kell terjednie minden olyan kockázatra, amely az Ön nemzetközi ellátási láncban játszott szerepének biztonságával kapcsolatos, így például: a helyiségek és az áru fizikai veszélyeztetése; pénzügyi veszélyek; szerződéses eljárások az Ön szállítási láncában érintett üzleti partnerek esetében; Az értékelésnek az alábbiakat kell érintenie: az Ön által forgalmazott áru; tároláshoz, gyártáshoz és más tevékenységekhez szükséges helyiségek, épületek stb.; a személyzet, beleértve a toborzást is, az ideiglenesen alkalmazott személyzet igénybe vétele, alvállalkozásban dolgozók; az áru szállítása, be- és lerakodása; számítógéprendszer, számviteli feljegyzések, dokumentumok; a fenti területeken nemrégiben jelentett biztonsági események. Arra vonatkozóan is bizonyítékkal kell szolgálnia, hogy milyen gyakorisággal ellenőrzik és frissítik a dokumentumokat, az eljárásoknak pedig tartalmazniuk kell az események jelentésének módját és a jövőbeli ellenőrzések gyakoriságát is. A hatóságnak arra vonatkozóan is bizonyítékot kell keresnie, hogy mikor és hogyan tájékoztatják a személyzetet és a látogatókat ezekről az eljárásokról. 5.1.1. b)
28
Ha a szemle alkalmával nem mutatja be a biztonsági tervet, vagy a kockázat- és veszélyértékelést, ez a szemle idő előtti megszakítását vagy a kérelem elutasítását vonhatja maga után. A biztonsági terv esetében egy ellenőrzési programot kell bevezetni, amelynek tartalmaznia kell azokat a feljegyzéseket, amelyeket a felelős személy lát el keltezéssel és aláírással. 5.1.2 Ennek a résznek legalább annak az öt legfontosabb észlelt kockázatnak a leírását kell tartalmaznia, amelyeket Ön azonosított. A hatóság elvárja, hogy a kockázat- és veszélyértékelés tartalmazza és vizsgálja ezeket, valamint kitérjen ezek valószínűségére, következményeire és az esetleges ellenintézkedésekre. Példák:
csempészáru; termékek szennyezése; az exportra szánt áru hamisítása; illetéktelen hozzáférés, stb.
A magyar vámhatóság magyarázata: További kockázatok lehetnek: lopások belsős- és külső személyek által; tűzeset; illetéktelenek hozzáférése belső bizalmas adatokhoz, IT-rendszerben lévő adatokhoz; veszélyes anyagok szállítása során felmerülő kockázat; szállító járművek biztonsága; magas értékű- vagy veszélyes áru szállításában rejlő kockázat.
5.1.3 Írja le röviden a biztonsági intézkedések bevezetésének, végrehajtásának, nyomon követésének, ellenőrzésének folyamatát. Jelölje meg a felelős személyt és feladatait. A szervezet megfelelő szintjén léteznie kell egy személynek, aki valamennyi biztonsági intézkedésért felelős, és rendelkezik a szükséges engedéllyel a megfelelő biztonsági intézkedések szükség esetén történő végrehajtására. Ha nincs ilyen, akkor mutassa be a különböző érintett osztályokat és az átfogó koordinálást, irányítást. Ha külső őrző-védő szolgálatot vesz igénybe, a felelős személynek gondoskodnia kell a szerződés kezeléséről, és biztosítania kell a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodás megkötését, amely eleget tesz az ebben a szakaszban foglalt kérdésekkel is bemutatott AEOkövetelményeknek. A felelős személynek képesnek kell lennie, hogy megmagyarázza a biztonsági intézkedéseket; továbbá megfelelő eljárásokat kell bevezetnie az említett intézkedések kidolgozására, ellenőrzésére, frissítésére. Általában ez a személy felelős az 5.1.1 a) és b) kérdésben előírt dokumentumok elkészítéséért. Ezeknek az eljárásoknak elegendőnek kell lenniük ahhoz, hogy a felelős személyt helyettesítő személy felvállalja a felelősséget, illetve ellássa az előírt feladatot. A magyar vámhatóság magyarázata: A biztonsági intézkedések koordinálásáért felelős személy munkaköri leírását, amennyiben ez a személy kiszervezett szolgáltatás keretében látja el feladatát, az erre vonatkozó szerződést,
29
illetve a vonatkozó munkautasítást, szabályzatot, stb. az auditorok rendelkezésére kell bocsátani. 5.1.4 Bár sok esetben a biztonsági intézkedések vélhetően csak az adott helyszínre jellemzők, az azok bevezetésére, végrehajtására, nyomon követésére, ellenőrzésére vonatkozó irányítási eljárásokat az összes helyszín között össze lehet hangolni. Az intézkedések összehangolásának elmulasztása a vámhatóság helyszíni ellenőrzéseinek gyakoribbá válását vonhatja maga után. 5.1.5. a) és b) Dokumentált eljárásokat kell bevezetnie, amelyek lehetővé teszik és ösztönzik a személyzetet és a látogatókat a biztonsági események, például az illetéktelen behatolások, lopások, ellenőrizetlen személyek alkalmazásának jelentésére. Az említett eljárásoknak tartalmazniuk kell azt, hogy miként és kinek kell jelenteni, illetve hogy hol találhatók ezek a személyek. Továbbá részletesen le kell írniuk, hogy miként és kinek kell kivizsgálni és jelenteni az említett eseményeket. Ha a válasza „Nem”, írja le, hogyan kíván ezekkel foglalkozni, és jelölje meg az időkeretet is. Ha a válasz „Igen”, írja le, hogyan közli a biztonsági utasításokat az alkalmazottakkal, és szolgáljon részletes adatokkal annak biztosítására vonatkozóan, hogy az alkalmazottak tudomásul vették őket. Azt is el kell magyaráznia, hogyan juttatja a látogatók tudomására az említett biztonsági intézkedéseket. Lásd az 5.2.2 kérdést is. A „Biztonsági” utasításokra történő utalásokat nem szabad összetéveszteni az egészségügyi és védelmi okokból előírt utasításokkal, és egyértelműen tájékoztatni kell róluk a látogatókat és az alkalmazottakat. A magyar vámhatóság magyarázata: A látogatók felé való kommunikáció formája lehet házirend kifüggesztése és a belépéskor a nyilvántartásba való rögzítéssel egyidőben a házirend tudomásulvételének elismertetése, igazoltatása, vagy rövid tájékoztató átadása a gazdálkodó helyszínén való tartózkodás szabályairól. 5.1.6. a) és b) Ez a kérdés a nemzetközi ellátási lánc biztonságára, és nem az egészségügyi és védelmi eseményekre vonatkozik. Például:
a raktárban tapasztalható veszteségek; feltört plombák; a beavatkozások elleni védelmet biztosító eszközök sérülése.
Ilyen jellegű események esetén a hatóság elvárja, hogy ellenőrizze a biztonsági és védelmi eljárásokat, és úgy módosítsa őket, hogy magukba foglalják a helyreállító intézkedéseket is. Arra vonatkozóan is bizonyítékkal kell szolgálnia, hogy az említett változásokat hogyan közölte az alkalmazottakkal és a látogatókkal.
30
A biztonsági és védelmi eljárások ellenőrzése után eszközölt változtatásokat módosításként kell számon tartani, illetve fel kell tüntetni a módosítás dátumát és a módosított részeket. 5.1.7 (a) és (b) Gondoskodnia kell az eredeti dokumentumok megőrzéséről, mivel ezeket a vámhatóság is kérheti. Az ellenőrzés során a vámhatóság figyelembe veszi a vonatkozó tanúsítást is. Például:
Meghatalmazott ügynök (tanúsítvány, értékelési jelentés); TAPA (tanúsítvány, értékelési jelentés); TAPA tanúsítvány esetében a TAPA FSR ’A’ típus bír relevanciával. ISO (tanúsítvány, minőségbiztosítási kézikönyv).
5.1.8 Válaszában például részletes adatokkal kell szolgálnia a veszélyes vegyi anyagokra, értékes árukra, vagy jövedéki termékekre vonatkozóan. Továbbá jeleznie kell, hogy ezekre rendszeresen vagy szabálytalan időközönként kerül-e sor. Például: speciális csomagolás; sajátos tárolási követelmények. Lásd az 5.5.1 kérdést is (logisztikai folyamatok). 5.1.9. a) és b) A válasznak tartalmaznia kell a cég(ek) nevét és címét, illetve azt, hogy hány éve áll(nak) őrző-védő cégként az Ön alkalmazásában, és hogy nyújtanak-e Önnek bármilyen más szolgáltatást. Ha a vállalat elvégezte a veszélyértékelést, a válaszának azt is tartalmaznia kell, hogy milyen kockázatokat tártak fel és foglaltak az 5.1.1 a) kérdésnél említett kockázat- és veszélyértékelésbe. A dokumentumokban fel kell tüntetni az értékelés időpontját/időpontjait, illetve az esetleg végrehajtott ajánlásokat. A dokumentumokat a hatóság ellenőrzése alkalmával rendelkezésre kell bocsátani. 5.1.10 Válaszában fel kell tüntetnie a különböző ügyfelek/biztosító társaságok által támasztott követelményeket, illetve azokat az árukat, amelyekre speciális követelmények, például különleges csomagolási vagy tárolási követelmények vonatkoznak. Ha számos termék és követelmény létezik, elegendő, ha összefoglalja őket. Ezeket a hatóság ellenőrzése alkalmával részletesebben is megvizsgálja 5.2 A TELEPHELYEKRE VALÓ BELÉPÉS A magyar vámhatóság magyarázata: A kérdőív ezen része, leegyszerűsítve, a fizikai biztonság kérdéseit veszi végig. A fizikai biztonság része a gazdálkodó területére történő belépés, az ott történő mozgások ellenőrizhetősége, a szállítóeszközök kialakításával kapcsolatos intézkedés. A biztonság terén önmagában a kamerarendszer vagy biztonsági szolgálat nem garantálja az elérni kívánt célt. Éppen ezért ezek használata, a használat során az archiválás vagy elért eredmények, vagy a biztonsági szolgálat kérelmező általi váratlan és rendszeres ellenőrzése 31
igazolja a biztonságra való törekvést. Ez viszont feltételezi, hogy a kérelmező részéről legyen olyan személy, akinek munkaköri leírásában és valós tevékenységében ez megjelenjen, illetve ezen ellenőrzések kellően dokumentáltak legyenek. A beléptetési rendszer önmagában nem garantál biztonságot, ha nem párosul a vállalat területén mozgó személyek szúrópróbaszerű ellenőrzésével, illetve ha a fokozott biztonsági kritériumoknak kitett területek (pl. áru rakodásának helye, gyártási terület stb.) nem szelektált rendszer részei. Ez utóbbi azt jelenti, hogy vagy a biztonsági rendszerrel, vagy ezen helyszínek ellenőrzésével kell lehetővé tenni az egyes területekre vonatkozó belépési, áthaladási jogosultságok kezelését. Ennek megvalósítása lehet eltérő színű kitűzők használata, eltérő ruházat, vagy ezen területért felelős személy felelősségébe tartozó olyan kérdés, amelyet ellenőrizni köteles, és amellyel kapcsolatban intézkedési jogosultság illeti meg. Az általános követelményrendszereken kívül az egyes alszakaszokhoz tartozó konkrét követelmények adják meg a részletes és kellő tájékoztatást. 5.2.1 a) és b) Írja le röviden a folyamatot; ha szükséges, határozza meg egyértelműen, hogy milyen konkrét folyamatok játszanak közre. Több helyszínre vonatkozó kérelem esetében hasznosnak bizonyulhat leírni a helyszíneket, vagy egy azokat szemléltető általános képet benyújtani. Az eljárásoknak dokumentálniuk kell, hogy ki milyen területekre, épületekbe, termekbe léphet be, és hogyan történik a belépések ellenőrzése (pl. billentyűzet vagy kártyák segítségével). A hozzáférésre vonatkozó korlátozásoknak figyelembe kell venniük az 5.1.1 a) pontban említett kockázat- és veszélyértékelést. A rendszereknek alkalmasnak kell lenniük az illetéktelen behatolási próbálkozások azonosítására és nyomon követésére. Írja le az alkalmazottak azonosítására és látogatóktól való megkülönböztetésére szolgáló rendszert, pl. azonosító kártyák. A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben a kérelmező rendelkezik őrző-védő szolgálattal, az auditorok megtekintik az Őrutasítást (őrszolgálati utasítás). Az 5.2.1 b) pont esetében be kell mutatni azt az eljárást, amelyet a beléptetési folyamatok megfelelő ellátása ellenőrzésére alkalmaz. Pl. amennyiben kiszervezett szolgáltatásként őrzővédő cég szolgáltatását veszi igénybe, a biztonsági koordinációért felelős személy (védelmi tiszt, biztonsági részleg vezetője stb.) végez-e szúrópróbaszerűen ellenőrzést annak megállapítására, hogy a biztonsági szolgálat megfelelően látja el a szolgálatot? 5.2.2 a) és b) Válaszában az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázat- és veszélyértékelés alapján meg kell erősítenie az adatokat. Részletes adatokkal kell szolgálnia más őrző-védő szervezetekkel/rendőrségi szervezetekkel való együttműködésre vonatkozóan, amelyek tapasztalatokkal rendelkeznek ezekben az ügyekben. Vegye figyelembe továbbá az 5.1.5 kérdésre adott válaszát, és tanulmányozza az arra vonatkozó magyarázó megjegyzéseket is. A magyar vámhatóság magyarázata: a) Milyen utasítás (pl. Őrutasítás) tartalmazza a követendő eljárást illetéktelen belépés esetén? 5.2.3 32
A helyszínrajzot a vámhatóság rendelkezésére kell bocsátani. Jóllehet ez a terv nem kötelező, a szemléltető eszközök a hatóság segítségére lesznek az ellenőrzés előkészítésében, és lerövidíthetik a helyszíne(ke)n eltöltött időt. Ez a terv a helyszínről készült műholdas/internetes felvétel is lehet, vagy tartalmazhat ilyen felvételt, ha van ilyen. A bemutatott képen vagy terven fel kell tüntetni a készítés időpontját, illetve más, egyedileg azonosítható módon meg kell jelölni ahhoz, hogy ellenőrzési nyomvonalként szolgálhasson az AEO-kérelemhez. 5.2.4 Különös figyelmet kell fordítania az Ön telephelyén működő cégekre, amelyek csupán bérlők, és nem szállítanak Önnek vagy az Ön nevében. A bérlők speciális biztonsági problémát jelenthetnek, ezért le kell írnia például az azok külön bejáratára és az Ön területén elfoglalt helyre vonatkozó szokásos eljárásokat. A magyar vámhatóság magyarázata: Ez abban az esetben is releváns kérdés, ha a kérelmező nem saját tulajdonú területen látja el tevékenységét, hanem bérlőként (pl. logisztikai központban, ahol egyéb gazdálkodók is tevékenykednek). Tanulmányozza az 5.13 pontot is. 5.3 FIZIKAI BIZTONSÁG A magyar vámhatóság magyarázata: Amennyiben a kérelmező több telephelyen (gyáregység, raktár stb.) végez vámmal érintett gazdasági tevékenységet, és azokra bármely tekintetben (biztonságtechnika, vámeljárások, nyilvántartási rendszer, logisztika) külön előírások vonatkoznak, akkor a kérdőív kitöltésekor azokra külön ki kell térni az egyes pontoknál megjelölve az általános, illetve az egyedi – telephelyi – válaszokat. Hasonló módon kell eljárni, ha üzletági szervezeti felépítés miatt az egyes üzletágakra vonatkozik eltérő szabályozás. Ekkor azonban szükséges az egyes üzletági tevékenységek helyszínét is rögzíteni. Olyan esetben, ha a gazdálkodói tevékenység helyszínén azonos telephelyen több gazdálkodó folytat gazdasági tevékenységet, a kérelmezőnek jól elhatárolhatóan kell bemutatnia a biztonsági kritériumok kockázatainak minimalizálását, függetlenül attól, hogy az egy telephely közlekedő útvonalainak kialakítása nem teszi lehetővé a zárt különálló közlekedési útvonal megvalósítását. A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében gondoskodnia kell arról, hogy a tanúsítvány hatálya alá tartozó műveletekkel kapcsolatban használandó épületek olyan anyagokból épülnek, amelyek a jogellenes belépésnek ellenállnak, és védelmet nyújtanak a jogellenes behatolással szemben. Az épületeknek olyan anyagból kell épülniük, amelyek a jogellenes belépésnek ellenállnak, és a jogellenes behatolással szemben védelmet nyújtanak. Megfelelő ellenőrzési intézkedéseket kell bevezetni a helyiségekbe, gyártási területekre, szállítási területekre, berakodási dokkokba, rakományterekbe és irodákba történő jogellenes belépés megelőzésére. Ezek az intézkedések a vállalkozás nagyságától és típusától, valamint az áruk típusától stb. függnek.
33
5.3.1. a), b) és c) Ez a rész a látható, külső határelemekre vonatkozik (például kerítésekre, kapukra). Elvárt, hogy valamennyi külső- és belső nyílászárót (ablakok, kapuk és kerítések) zárszerkezettel szereljenek fel, vagy más belépést felügyelő- vagy ellenőrző módszerrel biztosítsanak, például külső/belső riasztórendszer, zártláncú tv (biztonsági kamera) segítségével. A magyar vámhatóság magyarázata: Segítséget nyújt a helyszín fizikai adottságainak megismeréséhez az auditorok részére átadott, az egyes épületekről készült objektumleírás, műszaki tervdokumentáció, melyben bemutatásra kerül a helyiségben végzett tevékenység, valamint az épület mechanikai- és elektronikai védelmi berendezései (zárak, ablakrácsok, CCTV, beléptető rendszer, riasztórendszer stb.). Az a)–c) kérdéseknél az említett eljárások betartásának ellenőrzésére, az épületek és kerítések ellenőrzésének gyakoriságára, a biztonsági események jelentésére és rendezésére vonatkozó adatokat az 5.1.1 (a) vagy (b) pontnál előírt dokumentumban kell megadni. Itt utaljon a dokumentum megfelelő bekezdésére, fejezetére vagy oldalára (módosítására/keltezésére). 5.3.2 a) és b) Sorolja fel az összes belépési pontot, lehetőleg a helyszínrajzra történő hivatkozással; jelölje meg a lépcsőkre mutató vészkijáratokat, tegyen különbséget a be- vagy lerakodásra szánt és a közüzemi belépési pontok között, adja meg a nyilvános bejáratok, a gépkocsivezetőknek szánt pihenő területek helyét. Jelölje meg az őrző-védő személyzet irodájának/őrházak helyét. A fentiek betartásáról szóló leírásnak adott esetben tartalmaznia kell a CCTV típusát (pl. statikus kamera vagy követő és zoom kamera), az ellenőrzés módját, illetve azt, hogy a képeket proaktívan vagy reaktívan használják-e. A külső hozzáférési ellenőrzések mellett szintén le kell írnia a belső hozzáférési ellenőrzéseket, beleértve adott esetben a közös létesítményeken belüli belső hozzáféréseket is. Erősítse meg, hogy a létesítmények folyamatosan, hét napon, napi 24 órát (pl. műszakokban dolgoznak) vagy rendes irodai munkaidőben működnek-e. 5.3.3 Adott esetben szolgáljon részletekkel az olyan biztonsági generátorokkal vagy eszközökkel kapcsolatban, amelyek a helyi áramellátás szünetelése esetén biztosítják a folyamatos világítást, illetve arra vonatkozóan, hogyan biztosítják ezek karbantartását. 5.3.4 Hogyan azonosítják a kulcsokat? Milyen eljárásokat alkalmaznak a visszaélések megakadályozására, illetve a kulcsok elvesztése esetére? Az eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy a zárt épületekhez, helyszínekhez, szobákhoz, felügyelt területekhez, irattároló szekrényekhez, széfekhez, gépjárművekhez és gépekhez használt kulcsokhoz csak felhatalmazott személyek férjenek hozzá. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: a kifejezetten a kulcsok tárolására kijelölt hely; a kulcsok biztonságáért felelős személy; annak nyilvántartása, hogy mikor, ki és miért veszi el a kulcsokat, illetve, hogy mikor szolgáltatja vissza őket; a kulcsok elvesztése, illetve visszaszolgáltatásuk elmulasztása esetén alkalmazandó intézkedések. 34
Adjon meg részletes adatokat az elzárási eljárásokra vonatkozóan és, ha szükséges, kik azok, akik a vezérkulccsal rendelkeznek, illetve a létesítményeknek az éjszaka idejére való lezárásáért és a következő munkanapon való kinyitásáért felelnek. Szolgáljon részletes adatokkal más használt, „kulcs-funkcióval" rendelkező eszközökkel, mint például a rádióhullámok segítségével működő kulcsokkal kapcsolatosan (amilyet például a parkoló sorompójának távirányítással való vezérléséhez használnak), illetve arra vonatkozóan, hogy kiknek adták át ezeket. 5.3.5 a), b), c) és d) Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
hogyan ellenőrzik/tartják nyilván azokat a látogatókat, akik saját gépkocsijukkal érkeznek a létesítménybe;
hogyan ellenőrzik az alkalmazottak gépkocsiját a létesítményben;
kifejezetten a látogatók és az alkalmazottak számára fenntartott parkolóhelyek, amelyeket a lopások, akadályozások vagy zavarások elkerülése céljából a felügyelt területektől (így például a berakodási dokkoktól) távolabb alakítanak ki;
a parkolási követelmények betartásának ellenőrzése.
a) Írja le, hogy a látogatók gépkocsiját elkülönítik-e az alkalmazottak gépkocsijától. Szolgáljon adatokkal azokra a gépjárművekre vonatkozóan is, amelyek ideiglenesen lépnek be a létesítmény(ek)be, például taxik, az alkalmazottakat szállító buszok. b) Gondoskodnia kell olyan eljárásokról, amelyek biztosítják az engedélyek rendszeres ellenőrzését és frissítését, hogy figyelembe vegyék az alkalmazottak gépjárműve tekintetében bekövetkező változásokat is. Számoljon be arról, ha az alkalmazottak számára parkolási engedélyt adnak ki; írja le a parkoló területére való belépésre, ill. kilépésre vonatkozó mechanizmust (pl. kártyával működtetett sorompó). c) Írja le a gépjárművek ellenőrzését célzó folyamatokat vagy eljárásokat, például: csúcsidőben alkalmazottak felügyelik a sorompókat, hogy az autók ne kerüljenek túl közel egymáshoz, és hogy az összes gépjárművet megfelelő módon ellenőrizni lehessen. d) Írja le a parkolásra vonatkozó írásbeli szabályozásokat, valamint azt, hogyan közlik ezeket az alkalmazottakkal. Erősítse meg, hogy az említett szabályozásokat belefoglalták-e a biztonsági értékelésbe. 5.4 RAKOMÁNYEGYSÉGEK A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének c) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan intézkedéseket kell bevezetni az áruk kezelésére, amelyek magukban foglalják a védelmet bármely anyag bejuttatása, kicserélése vagy elvesztése, valamint a rakománytételek meghamisítása ellen. A rakományegységek közé tartoznak azok a konténerek, tartálykocsik, furgonok, teherautók, csővezetékek stb., amelyekben az Ön áruinak szállítása történik. Intézkedéseket kell bevezetni a rakomány érintetlenségének a berakodás előtt történő ellenőrzésére. Látogatásunk során rendelkezésünkre kell bocsátania a rakományegységek tulajdonosaira/szállítóira vonatkozó részletes adatokat.
35
A magyar vámhatóság magyarázata: A rakományegységekkel kapcsolatban alapvető biztonsági elvárás, hogy garantált legyen az illegális átalakítások felfedése. Ez jelentheti az üres rakterek átvizsgálását abból a célból, hogy megállapítható legyen, azokban nincs kialakított rejtekhely, illetve jelentheti a szállítóeszközökhöz való illetéktelen hozzáférések megakadályozását is. Az alszakasz feltételezi olyan ellenőrzések megtartását, amely által a gazdálkodó a tanúsítvány birtokában képes a tevékenységén keresztül valós garanciát nyújtani arra, hogy a zárt teherszállításra szolgáló térben az általa bejelentetten kívül egyéb áru nem érkezett az EU területére, illetve az innen indított szállítmányok esetében minimális a kockázata annak, hogy a legális berakodással jogellenes cselekmény kerüljön elfedésre oly módon, hogy a berakott áruk fizikailag megakadályozzák az áruelrejtésre alkalmas helyek felfedését. 5.4.1 A rakományegységek érintetlenségét például állandó felügyelettel, biztonságos, zárt területen való tárolással, vagy használat előtt való ellenőrzéssel kell biztosítani. A rakományegységekhez csak megfelelően azonosított és arra jogosult személy férhet hozzá. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
hogyan lehet belépni arra a területre, ahol a rakományegységeket ellenőrzik (pl. személyzet, külsős kamionsofőrök stb); csak az arra jogosult személyeknek van-e hozzáférése; hogyan biztosítják folyamatosan az egységek felügyeletét, például a kijelölt felelős alkalmazottak és helyetteseik által.
5.4.2 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
ki az a felelős személy, akinek az eseményeket jelentik; hogyan jelentik és tartják nyilván az eseményeket; milyen intézkedéseket kell tenni, beleértve a rendőrségnek/felső vezetésnek történő jelentést; a meglévő eljárások ellenőrzése, módosítása; értesítés a személyzetben bekövetkezett változásokról. A vámhatóság látogatása alkalmával meg kívánja tekinteni az említett ellenőrzésekre vonatkozó bizonyítékokat. 5.4.3. a) és b) Írja le a használt zárak típusát, illetve azokat a szabványokat, amelyeknek ezek a zárak megfelelnek. Ismertesse a gyártó nevét, a zárak kiadására, illetve azok kiadásának, használatának, eltávolításának nyilvántartására vonatkozó eljárást. Dokumentálja az eltört vagy szándékosan megsértett zárak esetében alkalmazandó eljárásokat. 5.4.4 A használt rakományegység típusától függően az alábbi, hét lépésből álló átvizsgálási eljárást kell elvégezni (a vontatóegységgel együtt):
Elülső fal Bal oldal Jobb oldal 36
Padlózat Födém/tető Belső/külső ajtók Külső/alváz
5.4.5. a), b) és c) A karbantartást rendszeresen el kell végezni, nem csak sérülés vagy vészhelyzet esetén. Amennyiben a karbantartásra a vállalat területén kívül kerül sor, vagy nem a vállalati személyzet felügyelete alatt, a rakományegység érintetlenségét az Ön helyszíneire való visszaérkezés után meg kell vizsgálni. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
az alkalmazottakkal szembeni követelmény, hogy ellenőrizzék az egységek érintetlenségét azok visszaszolgáltatásakor; milyen ellenőrzéseket kell elvégezni, mikor és ki által; hogyan közlik az alkalmazottakkal az eljárásokat; irányítási ellenőrzések és azok gyakorisága az egységek újbóli vizsgálatának biztosítása céljából.
Jelezze, hogy rendszeresen ellenőrzik-e a rakományegységeket a beérkező rakományok elfogadása, illetve az áru elküldés céljából való berakodása előtt, illetve hogy leírta-e az eljárásokat az 5.1.1. a) és b) pontban megjelölt dokumentumokban. 5.5 LOGISZTIKAI FOLYAMAT 5.5.1. a), b), c) és d) Ez a rész az importált és/vagy exportált áruknak az Ön helyiségei és a határ között, illetve az Unióban vagy a különböző helyiségcsoportokon belül történő mozgására vonatkozik. Sorolja fel az összes igénybe vett szállítási módot, amely az Ön helyszínein indul vagy végződik és lép be a nemzetközi ellátási láncba. Jelölje meg az igénybe vett szállítási módot. Ha külső szolgáltatókat vesz igénybe, tanulmányozza az 5.13 pontot is (Külső szolgáltatások). 5.6 NEM FISKÁLIS KÖVETELMÉNYEK A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének d) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében adott esetben eljárásokat kell bevezetni a behozatali és/ vagy kiviteli engedélyekkel kapcsolatos tiltások és korlátozások kezelésére, illetve ennek az árunak a többi árutól történő megkülönböztetésére. A magyar vámhatóság magyarázata: Ezen alszakaszban felsorolt speciális áruk vonatkozásában, ha ilyen áru akár kereskedelem, akár gyártás során előfordul, AKKOR ezen árukhoz külön a fizikai biztonságot garantáló feltételeket is szavatolni szükséges a megelőző alszakaszokban. Ilyen termékek esetében a behozatallal, kivitellel, forgalomba hozatallal kapcsolatos szabályokat a termékeket kezelő és gyártó személyzeten kívül a biztonsági szervezettel is ismertetni kell, amely ezen termékekre külön biztonsági előírásokat kell, hogy kidolgozzon. Kettős felhasználású termékek esetében, ha olyan vámtarifaszámú termék fordul elő a gazdálkodónál, amely felveti a kettős felhasználású termék lehetőségét, külön belső szabályzatban kell rögzíteni azt a felelősségi viszonyt, amelynek alapján ezen kritérium egyértelműen megállapítható, vagy kizárható. A belső útmutatónak célszerűen ki kell térnie ezen termékekkel kapcsolatos biztonsági előírásokra is. 37
Hasonló módon kell kezelni az embargó alá eső termékeket is. 5.6.1 a) és b) Ez a rész kiegészíti a 3.5.3 pontot, és a nem fiskális követelményekre vonatkozik. Dokumentálja az azon személyek azonosítására szolgáló folyamatokat és eljárásokat, akik az engedélyek meglétének biztosításáért, valamint az engedélyek hiánya esetén szükséges intézkedésekért felelősek. Írja le a kettős felhasználású áru tekintetében esetlegesen szükséges kiegészítő biztonsági intézkedéseket. A magyar vámhatóság magyarázata: A kérdőív 3.5.3 pontját javasolt figyelembe venni a kérdés megválaszolásánál. 5.7 BEÉRKEZŐ ÁRUK A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének b) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében megfelelő belépés ellenőrzési intézkedéseket kell bevezetni a szállítási területekre, a berakodási dokkokba és a rakományterekbe történő jogosulatlan bejutás megelőzésére. 5.7.1 a) és b) Ezen eljárásoknak a megrendeléstől a nemzetközi szállítási lánc számára történő szállításig a teljes folyamatot le kell fedniük. A dokumentált eljárásoknak be kell mutatniuk az áruáramlást és a kapcsolódó dokumentumokat, és magukba kell foglalniuk a többi érintett partnert is (pl. szállítók, csomagolók, fuvarozók stb.). 5.7.2 Amennyiben a vállalatnak a belföldi és/vagy uniós vagy Unión kívüli szállítókkal biztonsági megállapodásai vannak érvényben, a személyzetnek ismernie kell ezeket a megállapodásokat, és eljárásokat kell kialakítania a megállapodások betartásának ellenőrzésére. Írja le azokat a folyamatokat, amelyek révén az alkalmazottakat tájékoztatják a biztonságról, az átképzések gyakoriságát, és mérlegelje, mely bizonyítékok szükségesek ahhoz, hogy ezeket bemutassa a látogató tisztviselőnek vagy az AEO-ellenőrzések során. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
a sofőr és az áru érkezéskor történő fogadásáért felelős alkalmazott kinevezése; a várt érkezések ütemtervének vezetése; nem várt érkezések kezelése; az árut kísérő fuvar- és vámokmányok regisztrálása; az áru és a kísérő fuvar- és vámokmányok összevetése; a zárak érintetlenségének ellenőrzése; az ellenőrzések elvégzésének és eredményének nyilvántartása; a vámhatóság értesítése az áru érkezéséről, hogy a szállítmány szükséges ellenőrzése megtörténhessen; az áru megmérése/megszámolása és mennyiségi ellenőrzése a válogatási jegyzék/beszerzési megbízás alapján; a minőség vizsgálata; a készletbe történő bevezetés előtt az árut megfelelő módon megjelölik, hogy lehetővé tegyék annak azonosítását; az eltérések vagy minőségellenőrzési mulasztások azonosítása és jelentése; 38
az értékesítési osztály és a nyilvántartási osztály értesítése az áru beérkezéséről.
Ez például attól függhet, hogy magas értékű/kockázatú árukkal kereskedik-e. A megállapodás szerint az áruknak:
olyan állapotban kell megérkezniük, amilyenben elhagyták a szállító létesítményét; mindig zár alatt kell lenniük; nem szabad megszegniük a biztonsági vagy védelmi előírásokat.
Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
a fentiekben említett körülmények közlése a beérkező áruk fogadásáért felelős alkalmazottakkal ahhoz, hogy tudják, konkrétan mit kell tenniük, ha szabálytalanságokat fedeznek fel; az említett eljárások rendszeres ellenőrzése, frissítése; irányítási/felügyeleti ellenőrzések annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak betartják ezeket az előírásokat.
5.7.3 a) és b) Lezárt rakományegységek megérkezésekor létezniük kell a zár helyes kezelésének biztosítására irányuló intézkedéseknek. Ezek magukban foglalhatnak vizuális ellenőrzéseket annak biztosítása érdekében, hogy a) a zár valóban érintetlen; b) nincsenek beavatkozásra utaló jelek. Ha a vizuális ellenőrzés eredménye kielégítő, a felhatalmazott személy áttérhet a zárak fizikai ellenőrzésére, a zár érintetlenségét az arra történő megfelelő nyomás kifejtésével ellenőrizve. 5.7.4 Nincs szükség megjegyzésekre. 5.7.5 Az Ön által forgalmazott áruk természetétől függően, megtörténhet, hogy nincs szükség számolásra, mérésre vagy mennyiségi meghatározásra. Le kell írni a beérkező áruk számbavételére szolgáló alternatív módszert, valamint azt, hogyan történik a megfelelés igazolása. 5.7.6 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: hogyan és milyen dokumentumok alapján, mikor és ki vezeti be az átvett árukat a készletnyilvántartásba; az áruknak a rakományjegyzékkel és a megrendeléssel összevetve történő ellenőrzése; az áruk nyilvántartásba vétele, minél hamarabb azok beérkezése után. 5.7.7 (a) és (b) A feladatokat el kell különíteni az áruk megrendelése (beszerzés), az átvétel (raktár), az áruknak a rendszerbe történő bevezetése (adminisztráció) és a számla kifizetése között. Ez a vállalat nagyságától, összetettségétől függ. 5.8 AZ ÁRUK TÁROLÁSA Ez az alszakasz csak a nemzetközi szállítási lánc részét képező áruk tárolására vonatkozik. 39
5.8.1, 5.8.2, 5.8.3, 5.8.4 és 5.8.5 Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: az áruk tárolására kijelölt terület, amely lehetővé teszi azok biztonságos és megbízható tárolását, és amelyet az ellenőrzést végző alkalmazottak egyértelműen ismernek; azok a tárolási területek, ahova csak a felhatalmazott alkalmazottak léphetnek be; rendszeres leltározás; a beérkező áruk ellenőrzése, átvitele más helyszínekre, állandó vagy ideiglenes eltávolításuk; szabálytalanságok, eltérések, veszteségek vagy lopások azonosítása esetén hozandó intézkedések; az áruk kezelése és feldolgozása, visszavezetése a készletbe; adott esetben a különböző árutípusok elkülönítése, például: közösségi, Közösségen kívüli, nagy értékű, veszélyes; a készletnyilvántartások vezetése és azonnali frissítése, beleértve az áruk helyét is; a tároló létesítmény fizikai biztonságával kapcsolatos valamennyi vonatkozás kezelése. A biztonsági előírások az áruk típusától, a vállalat nagyságától és összetettségétől függnek, kezdve az irodatömbben egyetlen helyiséget elfoglaló vállalatokkal egészen a több tagállamban, több helyszínen működő nagyvállalatokig. 5.8.6 Kiszervezett szolgáltatás esetében jelölje a raktározásban érdekelt vállalato(ka)t. 5.9 ÁRUELŐÁLLÍTÁS Ez az alszakasz csak a nemzetközi szállítási lánc részét képező áruk előállítására vonatkozik. Csak abban az esetben válaszoljon az 5.9.1-5.9.4 kérdésekre, ha ezek alkalmazandók az Ön vállalkozása esetében. Ebben az összefüggésben az áruelőállítás olyan tevékenységeket ölel fel, mint például a nyersanyagokból való előállítás vagy a részekben vásárolt áruk összeszerelése. 5.9.1 a) és b) Az Ön által megadott leírásban számoljon be arról is, hogy a gyártási területen dolgozók a vállalat állandó vagy ideiglenes alkalmazottai. Írja le a gyártási helyet a létesítményen belül és, ha lehetséges, jelölje be a helyszín tervének másolatán. Tanulmányozza az 5.2.3 pontot is. 5.9.2 Válaszát az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázat- és veszélyértékelésre történő hivatkozással támassza alá. A megfelelőségi ellenőrzést az erre vonatkozó, aláírással és keltezéssel ellátott bizonylattal kell alátámasztani. 5.9.3 A csomagolás érintetlenségénél adja meg a használt technológiai segédeszközöket (pl. súly ellenőrzés vagy CCTV felügyelet stb.). Írja le továbbá az egyes csomagok biztosítását célzó folyamatot, valamint azt, hogyan összesítik a csomagokat, például raklapok segítségével. Szolgáljon részletes adatokkal arra vonatkozóan, hogy a címzett (cím/ország) melyik ponton válik ismertté, illetve hogyan ellenőrizhető ez az információ. 5.9.4 40
Az Ön által megadott leírásban fel kell tüntetnie a harmadik felekkel kötött szerződéseket vagy a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodásokat. A vámhatóság meg kívánja őket tekinti. Ez arra az esetre is vonatkozik, amikor az egyes szolgáltatásokra vonatkozó szerződéseket egy csomagban kötik meg. 5.10 ÁRUK BERAKODÁSA 5.10.1 a) és b) és 5.10.2 a), b) és c) Ki kell jelölni az áruk berakodásának felügyeletével megbízott alkalmazottakat annak megakadályozása céljából, hogy az árukat felügyelet nélkül rakodják be vagy hátrahagyják. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
a sofőr fogadásáért és az áruk berakodásáért felelős alkalmazott kinevezése; a kijelölt alkalmazottnak minden alkalommal jelen kell lennie; az abban az esetben alkalmazandó eljárás, ha az erre kijelölt alkalmazott nem elérhető, például helyettesek kijelölése; a berakodásra csak a felhatalmazott alkalmazott jelenlétében kerülhet sor; az áruk megmérése, megszámolása, mennyiségi ellenőrzése és megjelölése; az eltérések/szabálytalanságok kezelése; zárak alkalmazása és a dokumentumok/feljegyzések nyilvántartása, amelyek segítségével biztosítható, hogy a zárakat a megfelelő áruk esetében használták, eleget tesznek a megállapított szabványoknak, és alkalmazásuk a jogi előírásokkal összhangban történt. az árukat kísérő fuvar- és vámokmányok regisztrálása az Ön nyilvántartásaiban; az áruk és a kísérő fuvar- és vámokmányok összevetése; az ellenőrzések elvégzésének és eredményének regisztrálása; a vámhatóság értesítése az áruk elküldéséről, hogy a szállítmány szükséges ellenőrzése elvégezhető legyen; az értékesítési/adminisztratív osztály tájékoztatása az áruk elküldéséről; hogyan (milyen dokumentumok alapján), mikor és ki vezeti be a berakodott árukat a készletnyilvántartásba; az áruk ellenőrzése a rakományjegyzékkel és az értékesítési megbízással összevetve; az áru kivezetése a nyilvántartásból, minél hamarabb az indulás után; az áruk átvételének és a szabálytalanságok elismerése az ügyfelei által; az exportálást bizonyító igazolás (adott esetben).
5.10.3 Ez csak abban az esetben alkalmazandó, ha az ügyfelei különleges feltételekben állapodtak meg Önnel, melyek szerint például az összes árut zárral kell ellátni, a röntgen-sugarakkal kapcsolatos előírások miatt meghatározott módon kell csomagolni és címkézni őket. Ha igen, az alkalmazottakat tájékoztatni kell ezekről a feltételekről, és az eljárásoknak olyan irányítási/felügyeleti ellenőrzéseket kell magukba foglalniuk, amelyekkel biztosítható, hogy az alkalmazottak tiszteletben tartják ezeket az előírásokat. Az említett eljárásokat rendszeresen kell ellenőrizni és frissíteni. Lásd az 5.1.10 kérdést is. 5.10.7 Az ennek a résznek az alátámasztására szolgáló bizonyítékot össze kell kapcsolni az 5.1.1 a) és b) kérdésnél leírt kockázat- és veszélyértékelés megfelelő területével. 41
A szabálytalanságok az ügyfelek nyilatkozataihoz, a fel nem hatalmazott gépjárművezetőkhöz, eltört, beavatkozás elleni védelmet biztosító eszközökhöz kapcsolódhatnak stb. 5.11 BIZTONSÁGI KÖVETELMÉNYEK ÜZLETI PARTNEREKKEL SZEMBEN A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének e) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében olyan intézkedéseket kell végrehajtani, amelyek lehetővé teszik kereskedelmi partnereinek egyértelmű azonosítását a nemzetközi ellátási lánc védelme érdekében. Az üzleti partnerek (árukat vagy szolgáltatásokat) szállítók vagy ügyfelek lehetnek. A magyar vámhatóság magyarázata: Annak érdekében, hogy a kereskedelmi partnerek a velük szemben támasztott követelményeknek megfeleljenek, az engedélyezett gazdálkodóknak, amikor új szerződéses kapcsolatot hoznak létre egy üzleti partnerrel, a másik szerződő felet bátorítaniuk kell arra, hogy mérje fel szállítási láncának biztonságát és fokozza azt, és – amennyire az üzleti modelljében megvalósítható – ezeket a kijelentéseket a szerződéses megállapodásokba is vegyék bele. Emellett javasolt, hogy a kérelmező készítsen dokumentációt erről az aspektusról, hogy megmutassa, milyen erőfeszítéseket tesz annak biztosítására, hogy üzleti partnerei ezeknek a követelményeknek megfeleljenek. A gazdálkodó megteheti azt is, hogy mielőtt szerződéses kapcsolatokat létesít, áttekinti a másik szerződő félre vonatkozó kereskedelmi információkat. Példák az ellátási lánc biztonságának növelésére: a) az ellátási lánc teljes mértékben biztonságosnak csak akkor tekinthető, ha az engedélyezett gazdálkodó az egész szállítási láncért felel, pl. az engedélyezett gazdálkodó exportőrként és fuvarozóként jár el, b) az engedélyezett gazdálkodó más engedélyezett gazdálkodókkal vagy azzal egyenértékű szervezetekkel dolgozik együtt, c) az engedélyezett gazdálkodó a biztonság tárgyában szerződéses megállapodásokat köt üzleti partnereivel, d) az engedélyezett gazdálkodó alvállalkozóinak (pl. szállítmányozók) kiválasztása annak alapján történik, hogy bizonyos biztonsági szabályokat betartanak-e, e) a konténereket az ISO-PAS 17712 norma szerinti, „nagybiztonságú vámzárakkal” zárják le, f) a konténereket az alvállalkozó helyiségeiben, a terminálon és a fogadó fél helyiségeiben ellenőrzik, hogy azokat helyesen zárták-e le, g) mielőtt szerződéses megállapodásokat kötnek, figyelembe veszik (amikor lehetséges) a cégbejegyzésben illetékes testületektől beszerezhető általános információkat és a partner termékeit (kockázatos és érzékeny áruk stb.), h) az engedélyezett gazdálkodó biztonsági nyilatkozatot kér, i) olyan létesítményeket használ, melyeket nemzetközi vagy európai biztonsági tanúsítványok szabályoznak (pl. ISPS kód, meghatalmazott ügynök, stb.). 5.11.1 a) és b) Ön csak a nemzetközi ellátási lánc Önt érintő részéért és csak azokért az árukért tehető felelőssé, amelyek az Ön ellenőrzése alatt állnak. A nemzetközi ellátási lánc biztonsága csak az üzleti partnerek között létrejött szerződések révén biztosítható. 42
A szállítókkal szembeni követelmények például arra vonatkozhatnak, hogy minden árut meg kell jelölni, zárral kell ellátni, a röntgen-sugaras vizsgálatok miatt meghatározott módon kell csomagolni és címkézni stb. A szállítóknak továbbá tiszteletben kell tartaniuk a nemzetközi előírásokat. Abban az esetben, ha léteznek ilyen előírások, az Ön eljárásainak magukban kell foglalniuk az alábbiakat:
ha lehetséges, rendszeresen meg kell látogatni a szállítók üzleti létesítményeit annak ellenőrzése érdekében, hogy az előírásokat tiszteletben tartják; az említett megállapodások közlése az alkalmazottakkal, hogy ellenőrizzék az áruk megfelelőségét azok megérkezésekor; a szabálytalanságok/események jelentésével kapcsolatos feltételek; irányítási/felügyeleti ellenőrzések annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottak betartják ezeket az előírásokat; az említett feltételek megsértése esetén hozott helyreállító intézkedések; az eljárások rendszeres ellenőrzése, frissítése.
A vámhatóság elvárja, hogy megtekinthesse majd az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenőrzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a szemle során rendelkezésre kell bocsátani ellenőrzés céljából. A magyar vámhatóság magyarázata: Javasolt, hogy a partnerek kiválasztására és a meglévő partnerek értékelésére dolgozzon ki egy metodikát, melyben meghatározza az alapvető, szerződő partnerektől elvárt kritériumokat. A kiválasztás alapja lehet a már meglévő AEO- vagy egyéb, biztonsági minősítésből eredő státusz, a leendő partner üzleti körében meglévő AEO-k, illetve egyéb szervezetek által biztonságosnak minősített gazdálkodók (meghatalmazott ügynök, IATA, CTPAT, TAPA FSR-A stb.), referenciák stb. Az értékelés alapja lehet a megbízások teljesítésének szerződés szerinti módja/ideje, a megbízhatóság, a kifogásolható teljesítésből eredő károk mennyisége stb. Szerződéses viszony esetén szükséges titokvédelmi záradék/nyilatkozat rögzítése, valamint javasolt biztonsági előírások, követelmények meghatározása. Ez a kérdés összefügg az 5.13.1 ponttal. Amennyiben együttesen kívánja megválaszolni a két kérdést, szükséges ennek jelölése. 5.11.2 A válaszát dokumentumokkal kell alátámasztani. A vámhatóság várhatóan szeretné majd megtekinteni az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenőrzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a szemle során rendelkezésére kell bocsátani ellenőrzés céljából. 5.11.3 A válaszát dokumentumokkal kell alátámasztani. A vámhatóság várhatóan megtekinti az Ön által adott válaszok alátámasztására szolgáló dokumentumokat. Ezek közé tartozhatnak az alkalmazott ellenőrzésekkel kapcsolatos feljegyzései is. Ezeket a látogatás során rendelkezésre kell bocsátani ellenőrzés céljából. A vámhatóság elvárja, hogy a megállapodás megsértését feltüntesse az 5.1.1 a) és b) pontban említett dokumentumokban a megfelelő módosításokkal és további ellenintézkedésekkel együtt.
43
5.12 A SZEMÉLYZET BIZTONSÁGA A VK-VHR 14k. cikk (1) bekezdésének f) és g) pontjában említett kritériumnak való megfelelés érdekében Önnek: a) a jogszabályok által megengedett mértékben biztonsági átvilágítást kell végeznie azoknál a leendő alkalmazottainál, akik biztonsági szempontból kényes beosztásban dolgoznak, valamint időszakos háttérellenőrzéseket kell végeznie; b) gondoskodnia kell arról, hogy az érintett alkalmazottak aktívan részt vegyenek a biztonsági tudatosságot elősegítő programokban. 5.12.1 a), b), c) Az Ön foglalkoztatási politikájának tükröznie kell a kockázatértékelésre alapuló biztonsági előírásokat. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra:
háttérellenőrzések végzése az új és meglévő alkalmazottak esetében, akik biztonsági szempontból kényes beosztásban dolgoznak vagy ilyen beosztásba kerülnek majd; a toborzáskor referenciák kérése és ellenőrzése; a biztonsági szempontból kritikus beosztások azonosítása, illetve mind a letöltött, mind a letöltetlen büntetésekkel kapcsolatban szükséges ellenőrzések elvégzése; az alkalmazottakkal szembeni előírás, miszerint tájékoztatniuk kell munkaadójukat a rendőrségi óvadékról, a függőben lévő bírósági ügyekről és/vagy ítéletekről; a számítógépes hozzáférés eltávolítása, a biztonsági belépő vagy kitűző visszaadása az alkalmazottak felmondása vagy elbocsátása esetén; az alkalmazottaknak tájékoztatást kell nyújtaniuk egyéb munkahelyeikről.
A megfelelési ellenőrzéseket kellőképpen bizonyítani kell a végrehajtott ellenőrzésekre vonatkozó megfelelő feljegyzéseken feltüntetett iniciálék és dátum alapján. A magyar vámhatóság magyarázata: A felvételi eljárás keretén belül hatósági erkölcsi bizonyítvány bekérése javasolt minden leendő alkalmazott esetében, mint hivatalos, könnyen beszerezhető dokumentum a büntetlen előélet ellenőrzésére. 5.12.2 a) és b) Az 5.1.1 a) és b) pontban említett dokumentumoknak olyan eljárásokat kell leírniuk, amelyeknek ki kell terjedniük arra, hogy miként ellenőrzik a leendő új alkalmazottakat, mielőtt munkát ajánlanak nekik, illetve a képzési folyamatra, amelynek tartalmaznia kell a vállalat biztonsági utasításait is. Minden új alkalmazottnak aláírással kell igazolnia, hogy megértette az eljárásokat. Az eljárásoknak magukba kell foglalniuk azt, hogy milyen intézkedéseket kell tenni, ha a vállalat által már alkalmazott személyeket biztonsági szempontból kényes területekre helyezik át. 5.12.3 a), b), c) és d) Minden alkalmazottnak megfelelő képzésben kell részesülnie a biztonsági és védelmi előírásokkal kapcsolatban (így például a biztonsági protokollokra, a behatolások/beavatkozások feltárására, az események jelentésére, a nemzetközi szállítási láncot veszélyeztető kockázatokra vonatkozóan). Az alkalmazottak képzéséért egy egységnek vagy csoportnak (belső vagy külső) kell felelnie. Változások esetén a képzést frissíteni kell, és az összes képzési tevékenységről nyilvántartást kell vezetni. 44
A külső szállítók esetében egy megfelelő, a szolgáltatások szintjére vonatkozó megállapodást kell kötni. Tanulmányozza az 5.13.1 pontot is. 5.12.4 a) és b) A vállalatnak rendelkeznie kell az ideiglenes személyzetre vonatkozó biztonsági előírásokkal. Az Ön eljárásainak ki kell terjedniük az alábbiakra: a munkaközvetítő ügynökségekkel kötött szerződések, melyek az alkalmazott tekintetében meghatározzák a kinevezése előtt és után végrehajtandó biztonsági ellenőrzések szintjét; az előírásoknak megfelelő, ismert ügynökségek igénybe vétele; hasonló biztonsági előírások mind az ideiglenes, mind az állandó alkalmazottak esetében (lásd az 5.12.1 megjegyzést). A helyszíni ellenőrzés során rendelkezésre kell bocsátani ezeket a szerződéseket. A vámhatóság elvárja, hogy az ideiglenes alkalmazottakat ugyanúgy ellenőrizzék, mint az állandó alkalmazottakat. Mivel az említett alkalmazottak esetében gyakran megtörténik, hogy ideiglenes személyzetet biztosító külső ügynökség alkalmazza őket, ezekkel az ügynökségekkel a szolgáltatások szintjének biztosítására vonatkozó megállapodásokat kell kötni (lásd az 5.13 pontot is), és eljárásokat kell bevezetni annak biztosítása érdekében, hogy a vállalat betartja a megállapodásokban foglalt standardokat, és ezt az Ön feljegyzései is alátámasztják. 5.13 KÜLSŐ SZOLGÁLTATÁSOK Amennyiben a vállalat bizonyos szolgáltatásokat kiszervez (például: szállítás, őrzés-védés, takarítás, karbantartás), a külső céggel kötött megállapodásoknak tartalmazniuk kell a biztonsági követelményeket is. 5.13.1 a), b) és c) Az a)–b) kérdések esetén a vámhatóság helyszíni ellenőrzésére elő kell készítenie a szerződéseket és a szolgáltatások szintjének biztosítására vonatkozó megállapodásokat, amelyek magukba foglalják az említett külső szolgáltatásokat nyújtó alkalmazottak személyazonosságának ellenőrzését, valamint egyéb ügyeket is. Bocsássa rendelkezésre az ellenőrzés alkalmával a vállalatok listáját, és jelölje az általuk nyújtott szolgáltatásokat. A c) kérdésre írja le, hogyan követi nyomon a szerződéseket, kezeli a szabálytalanságokat, illetve ellenőrzi az eljárásokat. Adott esetben válaszát az 5.1.1 a) és b) pontban leírt kockázatés veszélyértékelésre történő hivatkozással támassza alá. A megfelelőségi ellenőrzéseket az erre vonatkozó, aláírással és keltezéssel ellátott bizonylattal kell alátámasztani. A magyar vámhatóság magyarázata: Ez a kérdés összefügg az 5.11. ponttal. Amennyiben együttesen kívánja megválaszolni a két kérdést, szükséges annak jelölése.
45
2. számú melléklet
Táblázat a nemzetközi ellátási lánc egyes szereplői részére meghatározott kritériumokról
0 0.1. 0.2.
1
1.1.
1.1.1.
1.1.2.
1.1.3.
1.1.4.
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
Importőr
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Általános információk Engedélyezett gazdálkodók Iránymutatások A vállalat osztályainak bevonása
A vállalatra vonatkozó információk A vállalatra vonatkozó általános információk (1.1.1-től 1.1.11-ig csak akkor kell kitölteni, ha az AEO-kérelem kötelező információiban nem került megválaszolásra. A kérelmező vállalat neve, címe, alapításának időpontja, a szervezet jogi formája Részvényesek, irányító testület és/vagy ügyvezetők részletes adatai A kérelmező igazgatási szervezetén belül a vámügyekért felelős személy neve Kereskedelmi tevékenység és a nemzetközi ellátási láncban betöltött pozíció
1.1.5.
Helyszínek megadása
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.6.
Kapcsolt vállalkozások
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.7.
A vállalat belső szervezeti struktúrájának bemutatása és az osztályok feladatai/kötelezettségei
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.8.
Felsővezetők neve
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.9.
Alkalmazottak száma
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
Importőr
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.1.10
1.1.11 1.1.12 1.1.13
1.2. 1.2.1.
Azon személyek neve és pozíciója a vállalaton belül, akik konkrét vámügyi szaktudással rendelkeznek Beleegyezés az adatátadásba a VK-VHR 14x. cikkének (4) bekezdése szerint Beleegyezés az adatátadásba kölcsönös elismerés céljára Átírás
Az üzleti vállalkozás forgalma Éves beszámoló mutatók – nyereség vagy veszteség
1.2.2.
Tároló létesítmény
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.3.
Vámáru-nyilatkozatok száma és értéke
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.4.
Közterhek összege
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
1.2.5.
Tervezett szerkezeti átalakítás a vállalaton belül
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
47
1.3.
Vámügyi statisztikák (2. melléklet, 2.6. pont)
1.3.1.
Vámügyi képviselet
1.3.2.
Áruosztályozás
1.3.3.
CSF
CSF
CSF
CSF*
CSF
CSF
CSF
Vámérték meghatározás
CSF*
CSF*
CSF
CSF
1.3.4.
Származás
CSF*
CSF
CSF
CSF
1.3.5.
Antidömpingvámok vagy kiegyenlítő vámok
CSF*
CSF
CSF
2
Megfelelőségi nyilvántartás (AEO Iránymutatás,2. rész, 2.1. pont, 2. melléklet, 1. pont)
2.1.
Észlelt vámszabálysértések
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
2.2.
Engedélyek, kérelmek elutasítása/visszavonása
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3
3.1. 3.1.1.
3.2.
A kérelmező számviteli és logisztikai rendszere (AEO Iránymutatás,2. rész, 2.2. pont, 2. melléklet, 2. pont) Ellenőrzési nyomvonal (2. melléklet, 2.2. pont) Ellenőrzési nyomvonal lényeges jellemzői Számviteli rendszer (2. melléklet, 2.1. pont)
48
3.2.1. 3.2.2. 3.2.3.
IT-rendszer Közösségi-/nem közösségi áruk közötti különbségtétel Számítástechnikai tevékenységek helyszíne
3.3.
Belső ellenőrzési rendszer (2. melléklet, 2.4. pont)
3.3.1.
Belső ellenőrzési eljárások
3.3.2. 3.3.3. 3.4.
Belső ellenőrzési eljárás auditja Számítástechnikai adatállomány ellenőrzése Áruáramlás (2. melléklet, 2.5. pont)
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
Importőr
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.4.1.
Érkeztetési eljárás
CSF
CSF
CSF
CSF
3.4.2.
Készletszint ellenőrzés
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF
CSF*
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF*
CSF
CSF*
3.5. 3.5.1. 3.5.2. 3.5.3.
3.6.
Vámügyi rutineljárások (2. melléklet, 2.6. pont) Vámáru-nyilatkozatok felülvizsgálata Szabálytalanságok bejelentése Gazdasági-kereskedelmi engedélyek Eljárások a biztonsági másolat, a helyreállítás és tartalékolás, valamint az archiválás opcióira (2. melléklet, 2.7. pont)
49
3.6.1.
Adatok helyreállítása és archiválása
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.6.2.
Archiválás időtartama
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.6.3.
Készenléti terv
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
3.7.
Számítógépes rendszer védelme (2. melléklet, 2.8. pont)
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
Importőr
3.7.1. 3.7.2. 3.7.3.
3.8. 3.8.1. 3.8.2. 3.8.3.
3.8.4.
4
Védelem illetéktelen behatolás ellen Hozzáférési jogosultságok adminisztrációja Fő szerver Dokumentáció biztonsága (2. melléklet, 2.9. pont) Dokumentumvédelem illetéktelen hozzáférés ellen Illetéktelen hozzáférés esetei A különböző alkalmazotti csoportok hozzáférési jogosultsága Biztonsági és védelmi kötelezettségek harmadik fél számára
Fizetőképesség (AEO Iránymutatás, 2. rész, 2.3. pont, 2. melléklet, 3.
50
pont) 4.1.
Fizetésképtelenségi eljárások
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.2.
Pénzügyi helyzet
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.3.
Újonnan alapított vállalkozás
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
4.4.
Fizetőképesség a közeljövőben
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
CSF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5
5.1. 5.1.1. 5.1.2. 5.1.3. 5.1.4.
Biztonsági és védelmi követelmények (AEO Iránymutatás, 2. rész, 2.4. pont, 2. melléklet, 4. pont) Önértékelés (2. melléklet, 4.1. pont) Kockázat- és veszélyértékelés Biztonsági kockázatok Biztonsági intézkedések végrehajtása Biztonsági intézkedések harmonizálása
5.1.5.
Biztonsági utasítások
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.6.
Biztonsági események
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.1.7.
5.1.8.
Biztonsági tanúsítványok egyéb ügynökségektől vagy hatóságtól Különleges biztonsági és védelmi követelmények árukra
51
5.1.9. 5.1.10
Veszélyértékelés harmadik fél által Harmadik fél által támasztott biztonsági és védelmi követelmények
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.
Belépés a telephelyekre (2. melléklet, 4.2. pont)
5.2.1.
Belépés-ellenőrzés
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.2.
Intézkedés illetéktelen behatolás esetén
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.3.
Helyszínek tervrajza
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.2.4.
A helyszíneken lévő vállalatok
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3. 5.3.1.
Fizikai biztonság (2. melléklet, 4.3. pont) A vállalati helyszínek külső határvonalainak védelme
5.3.2.
Belépési lehetőségek
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.3.
Megvilágítás
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.4.
Hozzáférés kulcsokhoz
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.3.5.
Magángépjárművek parkolása
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
Importőr
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.
Rakományegységek (úm. konténerek, cserefelépítmények, hordozók)(2. melléklet, 4.4. pont)
5.4.1.
Rakományegységekhez való
52
hozzáférés szabályai 5.4.2.
Rakományegységek sértetlenségét biztosító intézkedések
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.3.
Zárak használata
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.4.4. 5.4.5.
Rakományegység-ellenőrző intézkedések Rakományegységek tulajdonosa/üzemeltetője és karbantartója
5.5.
Logisztikai eljárások (2. melléklet, 4.5. pont)
5.5.1.
Fuvarozási módok
5.6.
Nem fiskális követelmények (2. melléklet, 4.6. pont)
5.6.1.
Nem fiskális szempontok
5.7. 5.7.1. 5.7.2. 5.7.3.
Beérkező áruk (2. melléklet, 4.7. pont) Eljárás beérkező áruk ellenőrzésére Biztonsági megállapodás szállítókkal Zárak sértetlenségének ellenőrzése
5.7.4.
Áruk egységes jelölése
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.5.
Áruk mérése és számolása
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.6.
Eljárás áru-átvételre
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.7.7.
Belső ellenőrzési eljárások
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
53
5.8.
Áruk tárolása (2. melléklet, 4.8. pont)
5.8.1.
Áruk tárolásának területei
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.2.
Tárolási hely kijelölése
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
5.8.3.
Belső ellenőrzési eljárások
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
SF
SF
SF*
SF
SF
SF
SF*
Importőr
5.8.4. 5.8.5. 5.8.6.
5.9. 5.9.1. 5.9.2.
Különböző típusú áruk elkülönített tárolása Illetéktelen behatolás elleni védelem Ellenőrzési eljárások kiszervezett tárolás esetén Áruelőállítás (2. melléklet, 4.9. pont) Termelő területek kijelölése Biztonsági intézkedések a termelő területre való belépésre
SF SF
5.9.3.
Áruk csomagolása
SF
SF*
5.9.4.
Csomagolás harmadik fél által
SF
SF*
Gyártó
Exportőr
Szállítmányozó
Raktárengedélyes
Vámügynök
Fuvarozó
5.10.
Áru berakodása (2. melléklet, 4.10. pont)
5.10.1.
Berakodás kezelése
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.2.
Kimenő áruk zárása
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.3.
Ügyfelek biztonsági intézkedései
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.4.
Berakodás felügyelete
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
54
5.10.5.
Áruk mérése és számolása
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.6.
Eljárás áruk berakodására
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.10.7.
Ellenőrzési intézkedések
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
SF
5.11.
5.11.1. 5.11.2. 5.11.3.
5.12. 5.12.1 5.12.2 5.12.3 5.12.4
Biztonsági követelmények üzleti partnerek részére (2. melléklet, 4.11. pont) Biztonsági és védelmi követelmények üzleti partnerek részére Üzleti partnerek ellenőrzése Biztonsági megállapodások megsértése Személyes biztonság(2. melléklet, 4.12. pont) Biztonsági és védelmi követelmények a foglalkoztatási politikában Alkalmazottak biztonsági ellenőrzése Biztonsági és védelmi oktatás Biztonsági követelmények ideiglenes alkalmazottakkal szemben
Külső szolgáltatók (2. melléklet, 4.13. pont) Külső szolgáltatók 5.13.1 használata * ahol alkalmazható 5.13.
55
56
