A Nemzeti Adó- és Vámhivatal által kiadott 4003/2014. tájékoztatás az engedélyezett gazdálkodói (AEO) státuszról
I. fejezet Bevezetés 1. A közösségi vámjog végrehajtásának részletes szabályairól szóló 15/2004. (IV. 05.) PM rendelet (a továbbiakban: PM rendelet) 72/B. § (1) bekezdése alapján a Tanács Közösségi Vámkódex létrehozásáról szóló 2913/92/EGK rendeletének (a továbbiakban: VK) 5a. cikke szerinti engedélyezett gazdálkodói (AEO) tanúsítványok kiadásának feltételeihez és kritériumaihoz kapcsolódó ellenőrzési módszereket és vizsgálati területeket a vámhatóság tájékoztatásban teszi közzé. Az ellenőrzési módszerek és vizsgálati területek az AEO státusz újbóli értékelése során is irányadók. Mivel az Önértékelési kérdőív (1. számú melléklet) és a hozzá kapcsolódó kitöltési útmutató (2. számú melléklet) az Európai Bizottság által módosításra, kiegészítésre került, szükségessé vált a korábbi, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal elnöke által kibocsátott 4004/2012. számú Tájékoztatás visszavonása, és új jogalkalmazást segítő eszköz kiadása. 2. Mindazon kérdéskörök, melyek nem tartoznak az AEO kritériumokhoz kapcsolódó ellenőrzési módszerek és vizsgálati területek közé, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal hivatalos internetes oldalának AEO felületén kerülnek publikálásra: http://nav.gov.hu/nav/vam/vaminformaciok/aeo/engedelyezett_gazdalkodo_aeo.html 3. Az AEO státusszal kapcsolatos általános jellemzőket az Európai Bizottság TAXUD/B2/047/2011–Rev.3 számú ENGEDÉLYEZETT GAZDÁLKODÓK IRÁNYMUTATÁSOK (a továbbiakban: Iránymutatás) című dokumentuma tartalmazza, amely a Nemzeti Adó- és Vámhivatal internetes oldalának AEO felületén, valamint az Európai Bizottság alábbi internetes AEO oldalán elérhető: http://ec.europa.eu/taxation_customs/customs/policy_issues/customs_security/aeo/index_e n.htm
II. fejezet Általános rendelkezések Az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtására, és az auditra vonatkozó általános szempontok 4. Az AEO eljárás során a közösségi vámjog végrehajtásáról szóló 2003. évi CXXVI. törvény (a továbbiakban: Vámtörvény) vámtitokra vonatkozó előírásai az irányadók. a) A vámhatóság nem kér olyan információt a kérelmezőtől, amelyet közhiteles nyilvántartás tartalmaz, vagy valamely hatóság nyilvántartásában elérhető. Azonban az eljárás gyorsítása érdekében javasolt a kötelezően benyújtandó hiteles cégmásolat és a cégjegyzésre jogosult személyek aláírási címpéldánya másolatának benyújtása. Továbbá nem kell benyújtani olyan adatot, dokumentumot, amelyet a Nemzeti Adó- és Vámhivatal bocsátott ki, vagy amely az általa folytatott eljárásra vonatkozik. b) Amennyiben vámjogi egyszerűsítések (AEOC) vagy vámjogi egyszerűsítések és biztonság és védelem (AEOF) típusú tanúsítvány kerül kibocsátásra, úgy a
vámhatóság nyilatkoztatja a gazdálkodót arról, hogy hozzájárul-e a kérelmére indult AEO audit során benyújtott dokumentumai, adatai, nyilatkozatai vám utólagos jellegű ellenőrzések (a VK 78. cikke szerinti vámáru-nyilatkozatok utólagos ellenőrzése és a Vámtörvény 1. § (3) bekezdés 7. pontja szerinti ellenőrzés) során való felhasználásához. A kizárólag biztonsági és védelmi tanúsítvánnyal (AEOS) rendelkező gazdálkodónak csak abban az esetben kell nyilatkoznia, ha rendelkezik vámhatóság által kibocsátott engedéllyel, illetve folytat tényleges vámtevékenységet. Amennyiben a gazdálkodó nem járul hozzá az AEO eljárás alatt és a tanúsítvány kibocsátását követően általa benyújtott adatok vám utólagos jellegű ellenőrzések alkalmával való felhasználásához, úgy azokat a vizsgálat során a vámhatóság ismételten bekérheti. 5. A PM rendelet 72/B. § (2) bekezdése értelmében a kérelmező, valamint a feltételek és kritériumok teljesülésében érintett személy köteles a vámhatósággal együttműködni az AEO eljárás során. 6. A multinacionális vagy nagyvállalatok – melyek általában egy anyavállalatból és leányvállalatokból, és/vagy állandó telephelyekből/fióktelepekből állnak –, függetlenül attól, hogy az EU-ban vagy harmadik országban telepedtek-e le, AEO-tanúsítvány iránti kérelme esetében az Európai Bizottság e témakörben kibocsátott iránymutatása követendő, melyet jelen tájékoztató 3. számú melléklete tartalmaz. 7. A Közösségi Vámkódex végrehajtására vonatkozó rendelkezések megállapításáról szóló 2454/93/EGK bizottsági rendelet (a továbbiakban: VK-VHR) 14a. cikk (2) bekezdése értelmében a vámhatóságok figyelembe veszik az AEO eljárás során a kis- és középvállalkozások (a továbbiakban: kkv) sajátos jellemzőit. A kkv fogalmát a mikro-, kisés középvállalkozások meghatározásáról szóló 2003. május 6-i bizottsági ajánlás (HL L 124., 2003.5.20., 36. o.) határozza meg, amely az alábbiak szerint elérhető: http://eurlex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2003:124:0036:0041:EN:PD F Ezek alapján: a) A mikro-, kis- és középvállalkozások kategóriájába kevesebb, mint 250 alkalmazottat foglalkoztató vállalkozások tartoznak, melyek éves forgalma nem haladja meg az 50 millió eurót, és/vagy melyek éves mérlegének főösszege nem haladja meg a 43 millió eurót. b) A kis- és középvállalkozások kategórián belül a kisvállalkozás kevesebb, mint 50 alkalmazottat foglalkoztat, éves forgalma és/vagy éves mérlegének főösszege nem haladja meg a 10 millió eurót. c) A kis- és középvállalkozások kategórián belül a mikrovállalkozás kevesebb, mint 10 alkalmazottat foglalkoztat, éves forgalma és/vagy éves mérlegének főösszege nem haladja meg a 2 millió eurót. 8. A kkv-k ugyanúgy benyújthatják az AEO-tanúsítvány iránti kérelmüket, mint a nagyvállalatok. Esetükben azonban nem lehet egységes – egyszerűsített – megfelelőségi szintet felállítani az AEO eljárás során, mert a megfelelésnek minden esetben az adott vállalkozáshoz kell igazodnia, figyelembe véve a kérelmező által folytatott tevékenység összetettségét, illetve a foglalkoztatottak létszámát. A vizsgálatnak a kockázatok minimalizálását kell igazolnia, melyben támpont lehet a már meglévő különféle 2
vámhatósági engedéllyel összefüggő tevékenységek gyakorlata, illetve a vámszervek vizsgálatainak eredménye, és az azt követő ügyféli magatartás. A kérelmezőnek valamennyi releváns kritériumnak meg kell felelnie, vagyis igazolja, hogy a VK-VHR vonatkozó cikkeiben foglaltakat – a cég méretének és munkavállalói létszámának figyelembe vételével – teljesítette. Az AEO eljárás lefolytatása megegyezik valamennyi vállalattípus esetében, méretre való tekintet nélkül. Az Önértékelési kérdőív is úgy került kidolgozásra, hogy az a kkv-k esetében is gond nélkül kitölthető, vagyis nincsen speciálisan a kkv-kra kidolgozott kérdéssor. A kérdőív kitöltésekor mindenképpen ajánlott, hogy az Iránymutatás Fenyegetések, kockázatok és lehetséges megoldások című mellékletében foglaltak figyelembevételre kerüljenek. A kkv-k esetében a sajátosságok figyelembevételére különösen a vállalatirányítási, számítástechnikai és biztonságtechnikai alkalmazások, illetve ezen kritériumoknak való megfelelés területén kerül sor. Így például, míg egy összetett tevékenységet folytató nagyvállalat komplex vállalatirányítási rendszert alkalmaz, egy mikrovállalkozás esetében elfogadott a saját használatra kidolgozott belső nyilvántartási rend. A belső ellenőrzés lebonyolítása, vagy az irányítói létszámból adódó információáramlás szűkített megvalósulása, ezzel összefüggésben ezen területre vonatkozó belső útmutatók esetleges hiánya szintén jellemző a kkv-kra. A számítástechnikai rendszer esetében a saját, belső archiválási, mentési gyakorlat külső informatikai cég alkalmazása nélkül elfogadott. Legmarkánsabb jellemzők a biztonságtechnikai feltételeknek való megfelelés területén tapasztalhatók. A mikrovállalkozás esetén nem követelmény magas szintű biztonsági rendszerek (pl. zárt láncú kamerarendszer, biztonsági szolgálat stb.), valamint biztonsági vezető alkalmazása. Elegendő annak bizonyítása, hogy megfelelő rendelkezések (pl. zárak, kapuk, kulcsnyilvántartás, riasztórendszer alkalmazása stb.) bevezetésre kerültek. Fő szempont annak a bizonyítása, hogy a gazdálkodó belső folyamatai szabályozottak, nyomon követhetők, nyilvántartási rendje alkalmas arra, hogy abban a korábbi események visszakereshetők legyenek, valamint biztonsági szegmenst tartalmazó tanúsítvány esetén a folyamatok szabályozottsága, egyes MABISZ (Magyar Biztosítók Szövetsége) által tett ajánlások alkalmazása. 9. Az AEO-tanúsítvány iránti kérelem benyújtható papír alapon vagy elektronikusan a Nemzeti Adó- és Vámhivatal szervezetéről és egyes szervek kijelöléséről szóló 273/2010. (XII.9.) Korm. rendeletben meghatározott hatásköri szabályok alapján arra kijelölt vámszerveknél. A kérelem formanyomtatványt, illetve az adatkezeléssel kapcsolatos nyilatkozatokat (kérelem 10. melléklete és a kölcsönös elismerésre vonatkozó adatcseréhez való hozzájárulás) aláírással ellátott eredeti példányban kell benyújtani. A kölcsönös elismerési megállapodás/Mutual Recognition Agreement (MRA) az Európai Unió és harmadik országos partnere között létrejött egyezmény, amely értelmében a felek által megbízhatónak minősített, biztonsági-védelmi szegmenst tartalmazó AEOtanúsítvánnyal rendelkező gazdálkodók a másik fél által kedvezőbb kockázati besorolásban részesülnek. A megállapodással érintett gazdálkodók jelölése: MRA gazdálkodók. 10. Az AEOS és AEOF, vagyis a biztonsági és védelmi szegmenst tartalmazó tanúsítvánnyal rendelkezők esetében az Unió a fentiekben már említett kölcsönös elismerési megállapodásokat köt harmadik országokkal annak érdekében, hogy a nemzetközi ellátási lánc végponttól végpontig terjedő biztonsága erősödjön, egyúttal a gazdálkodóknak nyújtható előnyök is növekedjenek. Az AEO státusz kölcsönös elismerésének tárgya, hogy az egyes partnerországok vámhatóságai felismerjék egymás AEO-it, és előnyöket, könnyítéseket nyújtsanak számukra. Az előnyök az egyes megállapodásokban kerülnek meghatározásra, de
3
általánosnak mondható a kevesebb fizikai és okmányalapú ellenőrzés. A biztonsági és megfelelőségi ellenőrzések duplikációjának kerülése könnyíti a legális kereskedelmet. A kölcsönös elismerési megállapodások szükségszerű velejárója egyes adatok partnerországok vámhatóságai közötti átadása az érdekelt AEO-k előzetes, önkéntes beleegyezésével. Ennek hiányában az AEO nem részesülhet az MRA előnyeiből. A beleegyezés általános, nem korlátozható valamely partnerországra. Az adatok átadása kizárólag az MRA céljából történik, biztonságos úton, a megfelelő biztonságvédelmi intézkedések biztosításával. Az Önértékelési kérdőív 1.1.12 és 1.1.13 pontjai szerinti, kölcsönös elismerésekre vonatkozó kérdések tekintetében bővebb tájékoztatót az Iránymutatás IV. szakasz – Kölcsönös elismerések címe tartalmaz. Továbbá az Európai Unió által megkötött megállapodásokról és a folyamatban lévő tárgyalásokról információk érhetők el az Európai Bizottság és a Nemzeti Adó- és Vámhivatal honlapjának AEO oldalán. 11. Amennyiben a kérelmező egyes AEO szempontból releváns tevékenységi körei más gazdálkodó részére kiszervezettek, lehetővé kell tenni a vámhatóság részére a partnercégeknél való vizsgálat lehetőségét. A benyújtott vizsgálati anyagban meg kell jelölni a kiszervezés helyéül szolgáló cég nevét, adószámát, székhelyét, a kiszervezett tevékenység végzésének helyszínét, továbbá ezen gazdálkodó részéről is javasolt kijelölt közreműködő személyt biztosítani az eljárás során. 12. Biztonsági szegmenst tartalmazó AEO-tanúsítvány (AEOS vagy AEOF) kérelmezése esetében amennyiben a gazdálkodó valamely tevékenysége helyszínén, azonos telephelyen több gazdálkodó folytat gazdasági tevékenységet, a kérelmezőnek jól elhatárolhatóan kell bemutatnia a biztonsági kritériumok kockázatainak minimalizálását függetlenül attól, hogy a telephely közlekedő útvonalainak kialakítása nem teszi lehetővé a zárt, különálló területek létrehozását. 13. A VK-VHR 14k. cikk (4) bekezdésben szereplő nemzetközi tanúsítványokra való hivatkozások esetén szükséges a vállalatra szabott konkrét paraméterek bemutatása, ismertetése, így pl. a tanúsítvány/szabvány érvényessége, telephelyek, helyiségek megadása, amelyekre a tanúsítvány/szabvány érvényessége kiterjed. Az AEO eljárás okmányai 14. A befogadási eljárás okmányai: a) AEO-tanúsítvány iránti kérelem formanyomtatvány (VK-VHR 1C Melléklet) a kitöltési útmutatónak megfelelően kitöltve, b) a kitöltési útmutatóban felsorolt kötelező mellékletek (10 db melléklet), melyek az Önértékelési kérdőív részeként is benyújthatók, c) vámügyekben eljáró jogi képviselő 3 hónapnál nem régebbi, eredeti erkölcsi bizonyítványa, amennyiben nem a kérelmező saját alkalmazottja, d) amennyiben nincs vámügyekben eljáró jogi képviselője a kérelmezőnek, erről az ügyvezető nyilatkozatának benyújtása szükséges. 15. A befogadáshoz szükséges, alábbi, közhiteles nyilvántartásból származó dokumentumokat a hatóság hivatalból megkéri az illetékes szervtől, azonban meggyorsítja az eljárást, ha azt a kérelmező az eljárás során benyújtja: a) hiteles cégmásolat, 4
b) cégjegyzésre jogosult személyek aláírási címpéldánya (másolatban), 16. A fizetőképesség igazolásának okmányai: a) számlatükör, számviteli politika, b) kérelem benyújtását megelőző 3 évre vonatkozó független könyvvizsgálói jelentés, éves beszámoló mellékletekkel, üzleti jelentés (másolatban); c) nyilatkozat arról, hogy vannak-e a kérelmezőnek olyan vevői, akik felé 6 hónapot meghaladó követelése van (korosítási lista); d) bankinformáció a kérelmező folyószámláit vezető bankoktól (eredeti, valamennyi pénzintézettől, mely tartalmazza a számlavezetéssel kapcsolatos adatokat, úgy mint ügyfél adat, ügyfél szám, számla típusa, számla nyitás és zárás dátuma, devizanem, valamint az ügyfélmegítélés, fizetőképesség, hitelkapcsolat, sorállás stb. 17. Az AEO audit lefolytatásához szükséges okmányok: a) Kitöltött Önértékelési kérdőív A kérdőív nem jogszabály része, kitöltésére és benyújtására a kérelmező nem kötelezhető, de az abban szereplő kérdések megválaszolása elengedhetetlen az eljárás lefolytatásához, mert a kérdésekre adott válaszok adnak képet a hatóságnak a kérelmező tevékenységéről, szabályozottságáról. Kitöltése nagy segítséget nyújt a gazdálkodónak is, mert kérdései alapján előzetesen fel tud készülni az auditra. A kitöltés hiányában a kérdésekre a hatóság a helyszínen fog választ kérni, mely nagyobb terhet róhat a gazdálkodóra, mint az előzetes felkészülés. A benyújtott kérdőív tehát segíti és gyorsítja az audit lefolytatását, így javasolt annak benyújtása. b) Önértékelési kérdőív mellékletei A mellékletek benyújthatók papír alapon, vagy elektronikus formában. Az adminisztrációs terhek csökkentése érdekében törekedni kell arra, hogy csak az adott kérdéskörre vonatkozó, illetve a vámhatóság auditorai által kért dokumentumok kerüljenek benyújtásra az eljárás során. c) Magyarországon bejelentett lakóhellyel rendelkező cégjegyzésre jogosult személyek erkölcsi bizonyítványa Az erkölcsi bizonyítvány benyújtására – a Vámtörvény 1. § (3) bekezdés 16. pontjában, valamint az 1/A. §-ban foglaltak figyelembevételével – a megbízható vámadós státusz feltételeinek vizsgálata céljából van szükség. Mivel a jogszabály a fenti rendelkezésében foglalt, gazdasági tevékenységgel összefüggő súlyos bűncselekmény fogalmát a Büntető Törvénykönyvről szóló törvényre hivatkozva határozza meg, minden esetben a magyar hatóság által kiállított hatósági erkölcsi bizonyítvány benyújtása szükséges az audit során. A kérelmező benyújthatja az erkölcsi bizonyítványt, vagy kérheti, hogy a büntetlen előéletre vonatkozó adatokat a bűnügyi nyilvántartó szerv a vámszerv részére továbbítsa a bűnügyi nyilvántartási rendszerről, az Európai Unió tagállamainak bíróságai által magyar állampolgárokkal szemben hozott ítéletek nyilvántartásáról, valamint a bűnügyi és rendészeti biometrikus adatok nyilvántartásáról szóló 2009. évi XLVII. törvény 67. § (1) bekezdés b) pontja alapján. Ekkor a kérelmező maga nyújtja be az igénylő lapot és fizeti meg az eljárásért az igazgatási szolgáltatási díjat. A Vámtörvény 17. § (7) bekezdés c) pontja alapján a vámszerv a Vámtörvény 1/A. § (2) bekezdésében meghatározott adatokat igényelhet a bűnügyi nyilvántartási rendszerből a megbízható vámadós státusz feltételeként előírt gazdasági tevékenységgel összefüggő súlyos bűncselekmény miatt büntetett előélet vizsgálata céljából. 5
18. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) 9. § (1) bekezdése alapján a közigazgatási hatósági eljárás hivatalos nyelve a magyar, ezért az eljárás során a dokumentumokat magyar nyelven szükséges benyújtani. Amennyiben – főként leányvállalatok, fióktelepek, külföldi tulajdonban álló vállalatok esetében – valamely szabályzat, intézkedés, utasítás kizárólag idegen nyelven áll rendelkezésre, úgy magyar nyelvű, nem hivatalos fordítást, vagy – nagy terjedelmű dokumentum esetén – magyar nyelvű kivonatot szükséges benyújtani az eljárás gyorsítása, gördülékenyebb lefolytatása érdekében. Amennyiben a válaszhoz tartozó melléklet terjedelme nem teszi lehetővé a fordítást, akkor a dokumentum tartalomjegyzékéről és az adott kérdést tisztázó releváns részeiről szintén magyar nyelvű, nem hivatalos fordítást kell benyújtani.
III. fejezet Az Önértékelési kérdőív 19. Az AEO-tanúsítvány iránti kérelem befogadását követő audit az Önértékelési kérdőív kérdései alapján kerül lefolytatásra. A kérelem kitöltéséhez segítséget nyújt az AEOtanúsítvány iránti kérelem kitöltési útmutatója. A dokumentumok jelen tájékoztatás mellékleteként, illetve a Nemzeti Adó- és Vámhivatal hivatalos internetes oldalának AEO felületén elérhetők. 20. Az Önértékelési kérdőív olyan információkat nyújt a vámhatóság részére a gazdálkodóról, melyek elengedhetetlenek az audit lefolytatásához. Amennyiben a kérelmező nem tölti ki a kérdőívet, nem ismeri meg előzetesen a kérdéseket és a kérdőív szellemiségét, esetlegesen nehezebben tud megfelelni az uniós jogszabályok által megfogalmazott kritériumoknak, amelyek összhangban állnak a kérdőív kérdéseivel. Az uniós jogszabály és a kérdőív kapcsolatát A Bizottság Közösségi Vámkódex végrehajtásáról szóló 2454/93/EGK rendelete 14i., 14j. és 14k. cikkeinek pontjai és az Önértékelési kérdőív releváns kérdéseinek kapcsolata című dokumentum tartalmazza, amely elérhető a Nemzeti Adó- és Vámhivatal internetes oldalának AEO felületén. 21. A tanúsítvány iránti kérelem 10 kötelező melléklete az Önértékelési kérdőív részeként is benyújtható. Ebben az esetben a kérdőív papír alapon, eredeti aláírással ellátva, és egyúttal elektronikus formában is kerüljön benyújtásra. 22. Az Önértékelési kérdőív kitöltése során az adott pillanatban fennálló vállalati jellemzőket, információkat szükséges megadni. Amennyiben a kérelmező releváns változásokat fog eszközölni a közeljövőben, amelyek a kérdőív kitöltésekor már ismertek, úgy azokat jelezni szükséges a vámhatóság felé a válaszadás során. 23. Annak érdekében, hogy a vámhatóság megfelelő, előzetes képet kapjon a kérelmező tevékenységéről, a kérdésekre adott válaszoknak részletes, világos, jól áttekinthető információkat kell tartalmazniuk. A válaszok kellő módon kell, hogy bizonyítsák azt, hogy az adott területen felmerülő lehetséges kockázatot a kérelmező a minimális szintre szorította. 24. Az Önértékelési kérdőív kitöltésekor törekedni kell a kérdések rendszerszemléletű megválaszolására, melynek eredményeként megállapítható kell, hogy legyen az egyes kockázatok minimalizálásán túl a vámtevékenységhez kötődő okmányokon szereplő áruk nyomon követése a gazdálkodó tevékenységének megfelelően. E rendszerszemlélet alapján 6
kell tudni bemutatni mindazon külső kapcsolatokat, amelyek a minimális kockázat szintjét nem növelik. Ezért ezen gazdálkodókkal meglevő optimális információáramlás is bemutatandó. 25. Amennyiben a gazdálkodó a kérdőív kitöltése során azt tapasztalja, hogy az adott válasz olyan belső útmutatóhoz vagy gyakorlathoz kapcsolódik, amely a gazdálkodói szervezeten belül is korlátozott betekintés hatálya alá tartozik, úgy ezen tárgykörben ennek tényét az adott válasznál rögzíteni szükséges. Az ilyen dokumentumot, leírást benyújtani nem kell, azonban a helyszíni vizsgálat során a betekintést az ellenőrzést végzők részére biztosítani szükséges. Ez esetben a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyve tartalmazza a betekintés megtörténtét. 26. Amennyiben az Önértékelési kérdőív bármely pontja útmutatót, belső leírást, technológiát, vagy ellenőrzési szempontot tartalmaz, akkor multinacionális cégek esetében az alatt érteni kell a kérelmező, az esetleges európai központ, illetve anyavállalat által kiadottat is, ha az a kérdés szempontjából értékelhető adatot tartalmaz. Abban az esetben, ha a legmagasabb irányítói szint által kiadott útmutató elvi kérdéseket rögzít, annak meglétét pusztán jelezni kell. 27. A kérdőív vámhatóság általi könnyebb feldolgozása miatt szükséges, hogy annak mellékleteként csatolt dokumentumok sorszám szerint azonosíthatók legyenek, és a hatóság által javasolt formátumban (pl.doc, docx, rtf, pdf, jpeg, xls, xlsx) kerüljenek benyújtásra. A kérdőív és mellékletei benyújthatók papír alapon vagy elektronikus formátumban. Az ügyvezető által tett nyilatkozatokat azonban eredeti aláírással ellátva, papír alapon kell benyújtani. 28. Amennyiben az Önértékelési kérdőív kérdése megelőző ellenőrzésre, belső ellenőrzésre utal – függetlenül attól, hogy ez irányítási, belső ellenőrzési, jogszerűségi vagy számítástechnikai stb. területre vonatkozik –, azon érteni kell mind a gazdálkodó által elvégzett, mind a gazdálkodó megbízásából elvégzett, illetve esetlegesen az anyavállalat által lefolytatott vagy elvégeztetett ellenőrzéseket. Ezen esetekben az ellenőrzések puszta tényén kívül jelezni kell a megállapított pozitív és negatív észrevételeket, és azon tevékenységeket, melyek a negatív észrevételekkel kapcsolatban megtételre kerültek, vagy megtételük folyamatban van. Hasonló módon kell a hatóság megelőző ellenőrzései kapcsán tett intézkedéseket is értékelni. 29. Abban az esetben, ha a kérelmező valamely AEO releváns tevékenységét, amelyre az Önértékelési kérdőív kérdése vonatkozik, nem Magyarországon, hanem az Európai Unió másik tagállamában vagy harmadik országban végzi vagy végezteti, úgy azt a kérdőívben a partnere nevének és azonosítóinak megadásával, valamint a partner által végzett konkrét tevékenység bemutatásával jelezni kell. 30. A kérelmezővel kapcsolatban álló más gazdálkodó esetében – ha annak tevékenysége közvetlenül kapcsolódik a kérdőívhez (pl. biztonsági szolgálat, raktártulajdonos, gépkocsik üzemeltetői stb.) – a biztonsággal összefüggő kérdések, illetve a fiskális kockázatok csökkentésének bemutatásánál konkrét példaként szolgálhat ezen gazdálkodókkal kötött szerződés, ha az kitér az AEO kritériumok ismeretére, a tanúsítvány kérelmezőjének megfelelő szintű ellenőrzési jogosítványaira, vagy olyan záradékot tartalmaz, amely garantálja a kockázatok minimalizálására való törekvést. Amennyiben a kérelmezővel kapcsolatban álló gazdálkodó már rendelkezik AEO-tanúsítvánnyal, amely tényre javasolt
7
utalni, az a kérelem elbírálása során az érintett tevékenységre nézve figyelembe vételre kerül. 31. Amennyiben a kérelmező több telephelyen (gyáregység, raktár stb.) végez gazdasági tevékenységet, és azokra bármely tekintetben (vámeljárások, nyilvántartási rendszer, logisztika, biztonságtechnika stb.) külön előírások vonatkoznak, a kérdőív kitöltésekor azokra külön ki kell térni, megjelölve az egyes pontoknál az általános, illetve az egyedi – telephelyi – válaszokat. Hasonló módon kell eljárni, amennyiben üzletági szervezeti felépítés miatt az egyes üzletágakra vonatkozik eltérő szabályozás. Ekkor azonban szükséges az egyes üzletági tevékenységek helyszínét is rögzíteni. 32. Az Önértékelési kérdőív kitöltési útmutatóját a tájékoztatás 2. számú melléklete tartalmazza. A dokumentumban Times New Roman 12 pontos álló betűvel az Európai Bizottság, Times New Roman 12 pontos dőlt betűvel a magyar vámhatóság magyarázata került feltüntetésre.
IV. fejezet Az AEO eljárás menete 33. Az AEO eljárás akkor indul, amikor a gazdálkodó az általa kitöltött AEO-tanúsítvány iránti kérelmet benyújtja a vámhatóság felé. Javasolt, hogy a kérelem benyújtása előtt a gazdálkodó tanulmányozza az Európai Bizottság és a NAV AEO oldalán található tájékoztató anyagokat (jogszabályok, kérelem, Önértékelési kérdőív stb.), valamint szükség esetén vegye fel a kapcsolatot az AEO eljárás lefolytatására illetékes vám- és pénzügyőri igazgatósággal, amely részletes tájékoztatást nyújt ún. előzetes konzultáció keretében az eljárásról, és az audit lefolytatásához benyújtandó dokumentumokról. A kérelem benyújtását megelőzően a gazdálkodó részéről egy ún. önaudit lefolytatása szükséges annak érdekében, hogy feltérképezze az AEO kritériumrendszerét, és megállapítsa, hogy tevékenységéhez, ellátási láncban való szerepvállalásához mérten mely feltételeket tudja teljesíteni, illetve ezek alapján melyik AEO-tanúsítványt kérelmezze. Az önauditot javasolt az uniós jogszabályokban meghatározottak (VK 5a. cikk, VK-VHR 14a.-x. cikkei), valamint az Önértékelési kérdőív kérdései alapján elvégezni olyan módon, hogy a válaszok a kitöltés időpontjában aktuális állapotot tükrözzék. Annak megállapítása érdekében, hogy a cég által alkalmazott eljárások mennyire felelnek meg az AEO követelményeinek, mennyire zárják ki vagy minimalizálják a kockázatokat, az Iránymutatás Fenyegetések, kockázatok és lehetséges megoldások című mellékletében foglaltak az irányadók. 34. Amennyiben az önaudit lefolytatása eredményeként a gazdálkodó azt állapítja meg, hogy valamely kritériumot nem teljesíti, a Fenyegetések, kockázatok és lehetséges megoldások című, előző pontban jelölt dokumentum „Lehetséges megoldások” oszlopában közöltek szerint módosító intézkedéseket eszközölhet. 35. Az AEO tanúsítvány iránti kérelmet és mellékleteit akkor javasolt benyújtani, amikor az önaudit során feltárt hiányosságok kiküszöbölésre kerültek. 36. A vámhatóság a TAXUD/2006/1452 számú dokumentumban meghatározott ún. compact modell ajánlásai figyelembevételével folytatja le az auditot. A dokumentum az alábbiak szerint elérhető: 8
http://ec.europa.eu/taxation_customs/resources/documents/customs/policy_issues/customs _security/AEO_compact_model_hu.pdf 37. A befogadási eljárás során a vámhatóság vizsgálja a VK-VHR 14f. cikkében foglaltak teljesülését. Amennyiben a kérelem adatai, mellékletei hiányosak vagy módosításra szorulnak, hiánypótlásra szólítja fel a kérelmezőt. Abban az esetben, ha megállapításra kerül a VK-VHR 14f. cikk b), c) vagy d) pontjaiban foglalt, kérelem befogadását akadályozó valamely akadályozó feltétel, úgy a kérelem befogadás előtti elutasításra kerül. 38. Amennyiben a kérelem befogadásra került, megkezdődik annak érdemi vizsgálata, vagyis a VK-VHR 14h., 14i., 14j. és 14k. cikkeiben foglalt kritériumok meglétének ellenőrzése, annak függvényében, hogy milyen típusú tanúsítványt kérelmez a gazdálkodó. Ennek értelmében a VK-VHR 14k. cikkben foglaltak csak abban az esetben kerülnek vizsgálatra, ha a kérelmező biztonsági szegmenst tartalmazó AEOS vagy AEOF típusú tanúsítványt kérelmezett. 39. A vámhatóság a vizsgálat során felhasználja a rendelkezésére álló azon információkat, amelyeket informatikai nyilvántartásaiban tárol, illetve amelyek vámeljárások, engedélyezési és egyes ellenőrzési eljárások során keletkeztek. Továbbá feldolgozza a kérelmező által benyújtott dokumentumokat, így különösen az Önértékelési kérdőívre adott válaszokat és a kérdőív mellékleteit. 40. A vámhatóság kijelölt kapcsolattartója fenti előzetes kockázatértékelés során szükség szerint kommunikál a kérelmező kapcsolattartójával. 41. Az elemzés során a vámhatóság képet kap a kérelmező tevékenységéről, eljárásairól, és feltárja a lehetséges kockázatokat. Ezeket kommunikálja a kérelmező felé az egyes Önértékelési kérdőívre adott válaszok kiegészítésére, mellékletek bekérésére irányuló felhívással. 42. Az Önértékelési kérdőív válaszait az elemzés során a vámhatóság a beazonosított kockázat szintjének megfelelően, a kockázat leírásával, jelöli. A kockázatok szintjei: a) Zöld = alacsony b) Sárga = közepes, amely nem akadálya a tanúsítvány kibocsátásának, de amely esetében törekedni kell arra, hogy a szint tovább csökkenjen c) Piros = magas, vagyis a tanúsítvány nem bocsátható ki, ameddig minimum közepes szintig nem sikerül leszorítani a kockázatot. 43. Az AEO eljárás annak megállapítására irányul, hogy a kérelmező eleget tud-e tenni a kritériumrendszernek. Ez azonban nem azt jelenti, hogy a kérelem benyújtása pillanatában kell megfelelni a feltételeknek. A kérelmező a vámhatósággal folyamatosan együttműködve, a hatóság által a javító intézkedések megtételére vonatkozó ajánlások elfogadásával, esetlegesen saját ajánlásokkal, és mindezek megvalósításával tudja teljesíteni a kritériumokat. A cél, hogy az eljárás folyamán ne maradjanak fenn magas (piros) kockázatok, amelyek akadályai a tanúsítvány kibocsátásának. 44. Az Önértékelési kérdőív feldolgozását követően a vámhatóság helyszíni ellenőrzés(ek) lefolytatásával, és a kérelmező meghallgatásával győződik meg arról, hogy a kérdőív válaszaiban foglaltak hogyan realizálódnak a gyakorlatban. A helyszíni ellenőrzésekről
9
jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza az esetleges javító intézkedések megtételére vonatkozó vámhatósági javaslatokat. 45. Mikor valamennyi kritérium ellenőrzésre került, a vámhatóság az Iránymutatás 3.III.7.4. Végső jelentés és auditdokumentáció fejezetében foglaltakkal összhangban elkészíti belső jelentését, majd dönt a tanúsítvány kibocsátásáról, esetlegesen – valamely kritérium(ok) nem teljesülése esetén – a kérelem elutasításáról. A tanúsítvány kibocsátása esetén elkészíti annak nyomon követésére szolgáló monitoring tervét. A terv tartalmazza a monitoring tervezett időpontját, és a feltárt, tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó kockázatokat, amelyek a jövőbeni vizsgálat alapjául fognak szolgálni. V. fejezet A tanúsítvány kibocsátása 46. Az audit lefolytatását követően a vámhatóság – amennyiben úgy ítéli meg, hogy nem merült fel olyan mértékű kockázat, amely akadálya az engedélyezett gazdálkodói státusz megadásának –, határozatot hoz, és kibocsátja az AEO-tanúsítványt a kérelmező részére. A határozatban ismertetésre kerülnek az audit során feltárt, tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó kockázatok, amelyek a monitoring alapját fogják képezni. 47. Mindaddig, amíg az AEO-tanúsítványt a vámhatóság fel nem függeszti vagy vissza nem vonja, a gazdálkodót megilletik a státuszából eredő előnyök, amelyekről a Nemzeti Adóés Vámhivatal tájékoztatót publikál honlapjának AEO felületén. 48. A Ket. 9. § (1) bekezdése alapján a közigazgatási hatósági eljárás hivatalos nyelve a magyar. Amennyiben a tanúsítvány VK-VHR 14o. cikk (1) bekezdése szerinti kiállítása a kérelmező indítványára nem magyar nyelven, hanem az Európai Unió egyéb hivatalos nyelvén történik, az fordításnak minősül, és illetékköteles. A gazdálkodó az illetéket, mint eljárási költséget, az eljárás lefolytatásáért fizeti meg. Az illetékekről szóló 1990. évi XCIII. törvény (a továbbiakban: Itv) mellékletének V. pontja kimondja, hogy az eljáró hatóság által készített fordítás illetékfizetési kötelezettséget von maga után, akárcsak a VI. pont (1) bekezdése a) szerinti hitelesítés. A Ket. 153. § 1. pontja szerint az illeték eljárási költségnek minősül. A fentiek szerinti eljárást kell követni akkor is, ha a tanúsítvány idegen nyelven történő kiállítását az AEO egy későbbiekben kéri. Az illeték megfizetésére az Itv 73.§ (3) bekezdésében meghatározottak az irányadók. A NAV által kezelt vámhatósági számlaszámokról az alábbi címen található tájékoztatás: NAV - Vámhatósági számlaszámok
VI. fejezet Az AEO-logó használata 49. Érvényes AEO-tanúsítvánnyal rendelkező gazdálkodók jogosultak arra, hogy az Európai Bizottság által alkotott AEO logót használják. 50. A logóra vonatkozó szerzői jog tulajdonosa az Európai Unió, ezért az embléma letölthető formátumban nem áll rendelkezésre. Amennyiben az AEO státusszal rendelkező gazdálkodó alkalmazni kívánja a hivatalos emblémát, azt a tanúsítványt kibocsátó vámszervtől kell megkérnie.
10
51. A logó csak a megadott formátumban használható a Directorate General Customs and Taxation © European Union, 2007-2011 felirattal együtt, vagy anélkül. A felirat nem módosítható, szó szerinti fordítása az EU hivatalos nyelveire engedélyezett. 52. Az AEO státusz felfüggesztésekor vagy visszavonásakor a logó használatát azonnal be kell szüntetni. 53. Az emblémával való visszaélés vagy annak nem megfelelő használata az Európai Unió jogi eljárását vonja maga után. VII. fejezet A monitoring és az újbóli értékelés 54. A tanúsítvány érvényessége határozatlan ideig szól, de a vámhatóság felügyeli az AEO által teljesítendő feltételeknek és kritériumoknak való megfelelést a VK-VHR 14q. cikk (4) bekezdése alapján. 55. Az audit során beazonosított, tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó kockázatokat figyelemmel kell kísérni a tanúsítvány kibocsátását követően az ún. monitoring tevékenység során, összhangban az Iránymutatás 5. részének I. szakaszában foglaltakkal. 56. A monitoring az AEO-tanúsítvány kiadását követően a kritériumok teljesülését, felügyeletét és nyomon követését szolgáló folyamatos tevékenység. Ahogy azt az Iránymutatás A tanúsítványok kezelése című 5. része is leírja, mind a gazdálkodó, mind a vámhatóság részéről felügyelni, gondozni kell a tanúsítványt. 58. A vámhatóság kötelessége az AEO kritériumok fenntartásának folyamatos nyomon követése, figyelembe véve a gazdálkodó saját ajánlásait is, amelyhez felhasználja pl. a gazdálkodó által folytatott vámeljárások során szerzett hatósági tapasztalatokat, illetve magától a cégtől érkező jelzéseket, bejelentéseket. 59. A gazdálkodó felelőssége, hogy az AEO kritériumrendszerének való megfelelését folyamatosan biztosítsa például úgy, hogy a belső ellenőrzési rendszerébe beilleszti saját monitoring tevékenységét az auditot lefolytató vámhatóság ajánlásainak, megállapításainak figyelembevételével. 60. Az AEO audit során a vámhatóság által feltárt, és a tanúsítvány kibocsátásakor határozatban közölt azon kockázatokat, amelyek nem akadályozták a státusz megadását, figyelemmel kell kísérni, illetve törekedni kell azok további csökkentése, lehetőség szerint megszüntetése iránt a vámhatóság erre vonatkozó ajánlásaira tekintettel. Amint olyan változás áll be a gazdálkodó életében, tevékenységében, amely kihatással lehet az AEO-tanúsítványára – ez lehet valamely korábban beazonosított kockázat megszüntetése, vagy, fordított esetben, új kockázat megjelenése, vagy korábban beazonosított kockázat növekedése – azt észlelnie, és ezt követően a vámhatóság felé jeleznie kell. Ezt a kötelezettséget írja elő a VK-VHR 14w. cikk (1) bekezdése. Az értesítésnek fenti körülmény tudomásra jutását követően azonnal, írásban kell megtörténnie, illetve olyan formában, ahogy arról a gazdálkodó és a vámhatóság előzetesen megállapodott. A változások vagy várható módosulások bejelentésének, formájának és módjának alkalmasnak kell lennie arra, hogy a vámhatóság az érintett változásokról hitelesen és teljes körűen tudomást szerezzen. Mivel minden gazdálkodó egyedi, sajátos jellemzőkkel rendelkezik tevékenységét és eljárásait tekintve, nem 11
lehetséges általános jellegű, teljes körű listát készíteni a releváns, bejelentés-köteles változásokról. A vámhatóság az AEO-tanúsítvány átadásakor írásban tájékoztatja a gazdálkodót arról, hogy melyek azok a kritériumok, amelyek változása esetén bejelentési kötelezettség keletkezik. Ez a tájékoztatás az audit során tapasztaltak alapján egyes elemeiben eltérhet az ellátási lánc szereplői esetében. Javasolt, hogy a változások beállásakor, illetve egyes tevékenységek, telephelyek, alkalmazottak tekintetében bekövetkező, tervezett, jövőbeni változásról az AEO kapcsolattartója előzetesen értesítse a vámhatóság által kijelölt kapcsolattartót. 61. Az alábbi – nem kimerítő – felsorolás tartalmazza azokat a kritériumokat, amelyek változása esetén mindenképpen bejelentési kötelezettség terheli a gazdálkodót. Figyelemmel arra, hogy a felsorolás nem teljes körű, minden bekövetkezett vagy a jövőben bekövetkező, előre látható változás esetében, amennyiben annak bejelentési kötelezettsége nem egyértelmű, javasolt felvenni a kapcsolatot a tanúsítványt felügyelő vám- és pénzügyőri igazgatósággal. a) a VK-VHR 1C. mellékletében meghatározott kérelem tartalma, kivéve a vámhatóság által kibocsátott engedélyekre vonatkozó adatokat, b) a kérelem VK-VHR 1C. mellékletében meghatározott mellékleteinek tartalma, amelyek esetében a létszámadatokban bekövetkezett változás a gazdálkodó kulcsbeosztású alkalmazottai személyében bír nagyobb relevanciával (egyéb, létszámra utaló változás bejelentése, pl. gyártósoron dolgozó kollégák számában bekövetkezett változás esetében a bejelentést az AEO-tanúsítványt kezelő vámhatósággal való előzetes megállapodás szerint kell megtenni), c) a tárolókapacitás, d) a számítógépes környezet (az egyes IT programok verziószámának változása nem releváns tényező), e) az integrált számviteli rendszer, f) a belső ellenőrzési eljárások, g) áruk, készletmozgási technológiák módosulása, ha ez a raktárközi forgalomban, akár a raktártermelés viszonylatában változást jelent, h) az információk biztonsága - számítógépes rendszerek védelme, i) a biztonsággal és védelemmel kapcsolatos követelmények: i. a biztonsági vezető személye, ii. a vagyonvédelmi szervezet struktúrája, iii. új biztonsági szolgálat alkalmazása, iv. új vagyonvédelmi rendszer bevezetése (pl. élőerős őrség mellett kártyás beléptető rendszer bevezetése), v. lényeges változások az ipari (zárt láncú) kamerarendszerben, ha az a beléptetést, az áruk rakodásának helyét, vagy a termelést érinti, vi. külső határoló falak módosítása, beleértve külső kerítések ideiglenes elbontása stb. 62. Amennyiben a változásról szóló bejelentési kötelezettségének az AEO nem tesz eleget, tanúsítványa felfüggesztésre és/vagy visszavonásra kerülhet. 63. Annak érdekében, hogy a gazdálkodó ne mulassza el a bekövetkezett változásokról szóló tájékoztatást, a tanúsítványt felügyelő vámszerv 6 hónaponként, írásban felhívja erre a kötelezettségre a figyelmét.
12
64. A 46. pontban említett monitoring terv alapján a vámhatóság nem csak adminisztratív, hanem helyszíni ellenőrzést is tart az AEO-nál. A helyszíni ellenőrzésre a tanúsítvány kibocsátását követő 3 éven belül, ezt követően 3 évente kerül sor. Azon gazdálkodók esetében, amelyek a tanúsítvány iránti kérelem benyújtását megelőző 3 éven belül alakultak – összhangban a VK-VHR 14q. cikk (5) bekezdésében foglaltakkal – szoros felügyeletet kell alkalmazni a státusz első évében, ami azt jelenti, hogy az első helyszíni ellenőrzésre ezen időtartamon belül sor kerülhet. 65. A monitoring nem az Önértékelési kérdőív újbóli, AEO általi teljes kitöltését és annak vámhatóság részéről való elemzését jelenti, hanem az audit során tapasztalt, a tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó, vagy az esetleg később feltárt kockázatok vizsgálatát. 66. Fenti monitoring nem azonos az újbóli értékeléssel, amelyet a VK-VHR 14q. cikk (5) bekezdésben foglaltak esetében kell lefolytatni. Így abban az esetben, ha a közösségi jogszabályokban jelentős változások történtek, vagy indokoltan feltételezhető, hogy a gazdálkodó már nem teljesíti az AEO státusz kritériumait. Megjegyzendő azonban, hogy az újbóli értékelés elrendelése eredhet a monitoring során tapasztaltakból. 67. Annak megállapítása, hogy a gazdálkodó nem teljesíti valamely AEO feltételt, eredhet a tanúsítványt felügyelő igazgatóság saját, vagy más vámszerv észleléséből, illetve az AEO által tett bejelentésből. Az újbóli értékelést ebben az esetben tehát valamilyen új, az alap audit során nem észlelt körülmény előállása, vagy a tanúsítvány kibocsátását nem akadályozó kockázatban beállt negatív változás idézi elő. Ekkor vizsgálatot kell indítani annak megállapítása érdekében, hogy a jelzett körülmény akadályozza-e az engedélyezett gazdálkodói státusz fenntartását. 68. Az AEO-tanúsítvány kibocsátását követően a gazdálkodó életében bekövetkezhetnek olyan változások, amelyek nem indokolják újbóli értékelés lefolytatását, de amelyek hatással lehetnek az AEO-tanúsítvány tartalmára, így pl. adószám vagy név változása stb. Az ilyen változások, mivel érintik a kibocsátott tanúsítvány adatait, szükségessé teszik annak módosítását. 69. A vámhatóság részéről nagy körültekintést követel annak megállapítása, hogy az AEOtanúsítvány fenntartható-e a felügyeleti tevékenység (monitoring vagy újbóli értékelés) során vizsgált változás következtében. Előállhatnak olyan esetek, amikor a tanúsítvány visszavonása szükséges, így például akkor, ha az AEO egy másik cégbe való beolvadással megszűnik, akár rendelkezik a jogutód cég külön AEO státusszal, akár nem. Amennyiben az AEO-tanúsítvánnyal rendelkező cégbe olvad be egy másik gazdálkodó, úgy a tanúsítvány újbóli értékelése válik szükségessé a beolvadt területek és tevékenységek AEO-kritériumoknak való megfelelése ellenőrzésének vonatkozásában.
VIII. fejezet Záró rendelkezések 70. Jelen tájékoztatás a kiadmányozását követő 5. munkanaptól érvényes. 71. Az elnöki tájékoztatás internetes tartalomszolgáltatás keretében megjelenítendő. 72. A tájékoztatás érvényességének napjától az AEO-tanúsítvány kibocsátásának feltételeihez és kritériumaihoz kapcsolódó ellenőrzési módszerekről és vizsgálati területekről szóló, a 13
Nemzeti Adó- és Vámhivatal Elnöke által kiadott 4004/2012. számú Tájékoztatás nem alkalmazható. Budapest, 2014. március 4.
Mellékletek 1. számú melléklet: Önértékelési kérdőív 2. számú melléklet: Kitöltési útmutató az AEO Önértékelési kérdőívhez 3. számú melléklet: Multinacionális és nagyvállalatok esetében az engedélyezett gazdálkodóként történő elismerés feltételeire és a követendő eljárásra vonatkozó iránymutatás
1. számú melléklet.xlsx
2. számú melléklet.docx
3. számú melléklet.docx
Tartalomjegyzék
I. fejezet ............................................................................................................................. 1 14
Bevezetés ........................................................................................................................... 1 II. fejezet ............................................................................................................................ 1 Általános rendelkezések ................................................................................................... 1 III. fejezet .......................................................................................................................... 6 Az Önértékelési kérdőív................................................................................................... 6 IV. fejezet .......................................................................................................................... 8 Az AEO eljárás menete .................................................................................................... 8 V. fejezet .......................................................................................................................... 10 A tanúsítvány kibocsátása ............................................................................................. 10 VI. fejezet ........................................................................................................................ 10 Az AEO-logó használata ................................................................................................ 10 VII. fejezet ....................................................................................................................... 11 A monitoring és az újbóli értékelés ............................................................................... 11 VIII. fejezet ..................................................................................................................... 13 Záró rendelkezések ........................................................................................................ 13 Mellékletek ...................................................................................................................... 14 Tartalomjegyzék ............................................................................................................. 14
15
