Doopsgezind Centrum Gemeenteopbouw
Kerkenraad & Voorganger: een winning team 1
Inleiding
In een doopsgezinde gemeente maken de gemeenteleden samen uit hoe ze gemeente willen zijn, welke keuzen ze maken over de invulling van de zondagse dienst, de bijdrage aan de vredesweek, het jaarprogramma, geld etc. Deze keuzes komen tot stand via een proces van beleidsvorming. In dat proces spelen de kerkenraad en de voorganger een cruciale rol. En hoe beter die samenwerking gaat des te beter gaat genoemd beleidsproces. De gehele gemeente blijft daarbij in beeld: dat mensen worden gehoord over en worden betrokken bij de vraag hoe ze gemeente willen zijn. Hieronder doen we suggesties hoe die samenwerking – met het oog op een goed draaiende gemeente - tussen voorganger en kerkenraad zo vruchtbaar mogelijk kan worden.
2
Vooraf: het beleidskader
Voorganger en kerkenraad werken samen binnen een door de gemeente bepaald beleidskader. De gemeente weet waar ze naar toe wil en heeft dit opgeschreven in een beleidsplan. Het gaat om grote lijnen die in een werkplan concreet worden gemaakt; en dat leidt tot een activiteiten programma. Met het oog op een effectieve uitvoering worden doelen gesteld, taken geformuleerd en mensen benaderd die deze taken op zich nemen . Deze mensen kennen hun opdracht en weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Bovenstaande is kort gezegd het kader waarbinnen de kerkenraad en voorganger hun samenwerking moeten regelen. In die samenwerking hebben kerkenraad en voorganger elk hun eigen rol. De gemeente stelt tevoren vast: a Het profiel van de dominee, passend binnen het profiel van de gemeente b De manier waarop een nieuwe voorganger wordt beroepen (procedure) c De overleg- en verantwoordingsstructuur * werkoverleg * evaluatiegesprekken De gemeente stelt in overleg met de voorganger vast: d taakomschrijving e verdere ondersteuning van de voorganger a het “totaalplaatje van de gemeente” en het profiel van de voorganger
Als een gemeente vacant wordt, is dat meestal een goede aanleiding voor de gemeente om na te denken. Hoe staan we er voor en wat willen en kunnen we? De meeste gemeenten organiseren een of meer gemeenteavonden over deze vragen. Soms is een bijeenkomst voldoende om een takenprofiel van de dominee te kunnen vaststellen. Maar er zijn ook gemeenten (en niet altijd de grote) die meer tijd nemen om in de spiegel te kijken. In verschillende bijeenkomst en worden bijvoorbeeld de levensfunctie van de gemeente bekeken: vieren hoe doen we dat op dit moment, wat vinden we van de zondagse vieringen, maar ook: hoe vieren we door de week. leren hoe draaien de bijbelgroepen, wat zijn de thema’s, wat voor soort preken willen we op zondag? dienen op welke manier manier zetten we ons in voor de naasten verweg en dichtbij? welke projecten steunen we? getuigen Hoe laten we zien wie we zijn. Wat is onze invulling van de Open gastvrije gemeente? We kunnen nog een vijfde levensfunctie noemen: “enigheid bewaren”. Hoe zorgen we dat ieder aan zijn/haar trekken komt erkend wordt. Daarbinnen past bijvoorbeeld een systeem van onderling pastoraat. Duidelijk is dat deze functies niet los verkrijgbaar zijn. Last but not least zal het over geld moeten gaan. En in relatie daarmee de functie van het kerkgebouw. Is de kerk een molensteen of een bouwsteen? Een van de uitkomsten van dit gemeente beraad is de rol van de voorganger. Vaak zeggen we: de voorganger is voor preken en pastoraat. Dat kan een prima keuze zijn, als het maar een echte keuze is! En dat weet je pas als je het hele scala van het gemeenteleven hebt besproken. Tip:
bij een vacature altijd een gemeenteberaad organiseren over de gemeente. De opdracht aan de voorganger is daarvan een onderdeel.
b
Het beroepen van een dominee: de Koninklijke weg
Ook al is er weinig keus en is het verleidelijk iemand via via binnen te halen, kies voor de koninklijke weg: maak een wervingsadvertentie voor Doopsgezind.nl en verspreid het bericht breed. De gemeente heeft een beleidsplan en daarop gebaseerde functie informatie. En verder zijn de arbeidsvoorwaarden bekend. Het informatiepakket nodig voor het beroepen van een predikant staat op www.doopsgezind.nl
c
geformuleerde opdracht en taakomschrijving
Deze is gereed op het moment dat de beroepingscommissie aan het werk gaat. Tijdens de gesprekken zal duidelijk worden welke ideeën en plannen de voorganger heeft. Houd de rode draad in de gaten, maar wees tegelijk flexibel. Veel gemeenten spreken af dat ze na een half jaar de opdracht en taakomschrijving – nu met de praktijkervaring - definitief formuleren. Met een opdracht en een taakomschrijving wordt het kader aangegeven waar binnen de voorganger aan het werk gaat. Daarbinnen worden doelen gesteld en kun je beoordelen of inspanningen al dan niet lukken. Met het formuleren van de doelen, stel je meteen de evaluatie-punten vast! Ook de kerkenraad heeft een opdracht en voert taken uit. Voor hen geldt het zelfde: doelen maken het mogelijk om te evalueren. d
Aan het werk: overleg- en verantwoordingsstructuur
Binnen een gemeente gaat het altijd om een samenwerking tussen voorganger en kerkenraad. De verantwoordelijkheid voor die samenwerking ligt bij beide partijen. Maar omdat de partijen verschillende posities hebben (al was het maar omdat de gemeente de voorganger voor haar werk betaalt) is het zaak daarvoor een goede overleg- en verantwoordingsstructuur te hebben. Voorgangers zeggen vaak dat ze een vrij beroep hebben. Dat is ook zo: de vrijheid in verkondiging. Zo kunnen ze hun rol, soms als “tegenover” in alle vrijheid en vrijmoedigheid, vanuit hun geloof en theologische kennis spelen. Het gaat dus om vrijheid binnen een bepaald inhoudelijke aspect van de voorgangersfunctie. Maar de rest zal in overleg moeten gebeuren. De kerkenraad heeft daarbij de rol van “opdrachtgever” en doet dat namens de gemeente. En daarmee komt een normale arbeidsrelatie in beeld. Let wel een relatie: voorganger en kerkenraad hebben daar een eigen taak en verantwoordelijk. Bij de kerkenraad ligt de primaire verantwoordelijkheid om de voorwaarden waaronder de voorganger haar werk doet helder en zo goed mogelijk te laten zijn. Deze zijn geregeld in de beroepingsbrief en de voorlopige taakomschrijving. De voorganger gaat aan de slag, samen met de kerkenraad. De kerkenraad zorgt er voor dat de voorganger zijn werk goed en met plezier kan doen. Het belangrijkste instrument daarvoor is het werkoverleg. Dat gebeurt op allerlei niveaus: in werkgroepen, in de kerkenraad en ook tijdens het koffiedrinken na de dienst worden afspraken gemaakt, wordt aan werkoverleg gedaan. d.1 Begeleidingscommissie Werkdruk, taken die bij nader inzien toch niet zo helder zijn geformuleerd, verschillende verwachtingen van individuele gemeenteleden, kerkenraadsleden die elkaar tegenspreken, er komt heel veel op een voorganger af. Dat hoeft hij/zij niet alleen op te lossen. Naast het gewone werkcontact (zie boven) is een geformaliseerd contact van cruciaal belang. Binnen de gemeente functioneert een begeleidingscommissie. Deze commissie houdt de vinger aan de pols. Het gaat daarbij om de voortgang van het werk, dat staat tijdens de besprekingen centraal. Binnen de gemeente werken voorganger en vrijwilligers samen aan de hand van werkafspraken voor beide “partijen”.Er is dus steeds sprake van een wederzijdse werkrelatie..
Wie, wat, waarover? De begeleidingscommissie bestaat uit maximaal 3 mensen. Mensen die de gemeente goed kennen, goed kunnen luisteren, discreet zijn en afstand kunnen nemen en zich niet laten opfokken door klagende gemeenteleden. In sommige gevallen zullen ze moeten fungeren als buffer en wordt van hen verwacht dat ze de voorganger “uit de wind houden”. Voor goede afstemming is het handig als een van de commissieleden lid van de kerkenraad is. De kerkenraad, die de begeleidingscommissie in het leven roept checkt te voren of de voorganger vertrouwen heeft in de club die haar moet begeleiden. De begeleidingscommissie komt regelmatig (minimaal 1 keer in de twee maanden) met de voorganger samen. De begeleidingscommissie gaat samen met de voorganger na of gemaakte werkafspraken in de praktijk voldoen. Blijkt de hoeveelheid voor pastoraat voldoende te zijn? Of de voorbereidingstijd voor een kerkdienst? Gaat er veel tijd zitten in bijzondere initiatieven of in oecumenische samenwerking? Wellicht dat er meer begrafenissen zijn dan verwacht en is de voorganger achter geraakt met andere afgesproken taken. Dus tijdens deze bijeenkomsten de afsprakenlijstjes en agenda’ s bij de hand. Afspraken worden genoteerd en tijdens de volgende bijeenkomst van de begeleidingscommissie met de voorganger bekeken: hoe is het gegaan? Zo nodig worden taken van de voorganger bijgesteld. Dat kan ook gelden voor taken die vrijwilligers in de gemeenten (als lid van een werkgroep, commissie of van de kerkenraad) vervullen. De begeleidingscommissie meldt dat aan de kerkenraad die (zorgvuldig!) deze wenselijke verandering bespreekt met de betreffende vrijwilligers. Al dit soort punten voor de kerkenraad worden genoteerd. Het kan immers voorkomen dat in het gesprek duidelijk wordt dat sommige beleidskeuzes in de praktijk niet werken. Dat moet de kerkenraad weten en zo nodig nieuw beleid formuleren. En daar vervolgens de (betreffende) gemeenteleden goed over informeren.
d.2 Evaluatiegesprekken Gelukkig wordt de noodzaak van een goede evaluatie van het werk van de voorganger binnen onze gemeenten steeds meer gevoeld. Niet als het mis gaat, of er als klachten komen, maar op vaste momenten volgens een vast stramien (protocol) We noemen deze gesprekken evaluatiegesprekken, omdat werk wordt besproken met het oog op de toekomst. Je evalueert om van je fouten (en van je successen!) te leren. Voor een evaluatiegesprek geldt het volgende: • een evaluatiegesprek met de voorganger wordt gevoerd door twee mensen namens de gemeente. Bij voorkeur is een daarvan lid van de kerkenraad, de ander is (ook) bekend met de gemeente. Zij zijn competent om dit gesprek te voeren: ze kunnen goed luisteren, zorgvuldig formuleren, weten goede vragen op de juiste manier te stellen en zijn discreet. • een evaluatiegesprek verloopt via een vast protocol • een evaluatiegesprek duurt maximaal anderhalf uur • een (eerste) evaluatiegesprek wordt ruim van te voren afgesproken • in een evaluatiegesprek wordt gesproken over onderwerpen die tevoren, schriftelijk zijn ingebracht. • in een evaluatiegesprek is de positie van beide gesprekspartners in principe gelijk
•
• • • •
in een evaluatie gesprek is ruimte voor oordelen; zowel over de taakuitoefening van de voorganger, maar evengoed over de manier waarop de kerkenraad zijn werk doet en zijn verantwoordelijkheden neemt. in een evaluatiegesprek worden zo nodig afspraken gemaakt over bijscholing in een evaluatiegesprek gaat het ook om de fysieke werkomstandigheden; opmerkingen over bijv. de pastorie kunnen worden gemaakt van een evaluatiegesprek wordt altijd een verslag gemaakt dat door gesprekspartners wordt – na beider goedkeuring – wordt ondertekend. een vast onderdeel van het verslag zijn de afspraken en de datum van het volgende gesprek.
Sommige gemeenten laten de voorganger het verslag maken. Een evaluatiegesprek gaat over werk dat binnen een bepaald beleidskader is afgesproken. Dus: beleids- en werkplannen bij de hand!
Variant: samen evalueren onder leiding van een buitenstaander In een evaluatiegesprek gaat het om de manier waarop voorganger en kerkenraad apart en samen hun werkzaamheden verrichten. Die gezamenlijke verantwoordelijkheid kan het beste besproken worden onder leiding van een buitenstaander. Welk beleid had de gemeente geformuleerd en hoe wat het werkplan? Hoe hebben voorganger en kerkenraad daaraan gewerkt? Wat ging goed, wat niet? In Noord-Holland evalueert een gemeente op deze manier haar functioneren. Voordeel is dat voorganger en kerkenraad nog meer “uitzoomen” en uitgedaagd worden naar zich zelf en elkaar te kijken. Het werkt natuurlijk alleen als je een goede gespreksleider hebt die het gemeentewerk kent en tegelijk afstand kan houden. Belangrijk: wachtgeldregeling Binnen de broederschap geldt een wachtgeldregeling. Als de gemeente en/of voorganger tot de conclusie komen dat de samenwerking niet goed gaat en er bijv. sprake is van verstoorde verhoudingen, kan de (laatste) consequentie zijn dat het contract met de voorganger wordt opgezegd. Tot vorig jaar viel een voorganger dan terug in de bijstand. Gelukkig heeft de ADS nu een wachtgeldregeling als vangnet. Maar om voor deze regeling aanmerking te komen is het noodzakelijk dat er een “personeelsdossier” is. Dat wil zeggen dat er aantoonbaar evaluatiegesprekken zijn gevoerd. Uit dat dossier moet blijken dat men over en weer pogingen heeft gedaan problemen te bespreken en op te lossen. Zonder dossier geen wachtgeldregeling.
e
Verdere ondersteuning van de voorganger
De twee voorgaande paragrafen gingen over een overlegstructuur gericht op een zo optimaal functionerende voorganger en een kerkenraad die zijn verantwoording neemt; dit alles met een vitale gemeente voor ogen. De voorganger heeft voor haar goed functioneren meer nodig: • vertrouwenspersoon • een mentor/coach
Vertrouwenspersoon De gemeente heeft belang bij een goed functionerende, een gelukkige voorganger.
Naast een begeleidingscommissie en regelmatige evaluatiegesprekken is daar nog iemand voor nodig: de vertrouwenspersoon. Dit is iemand die de voorganger zelf uitkiest en bij wijze van spreken dag en nacht beschikbaar is voor lief en leed. Het gaat om iemand die discreet is en goed kan luisteren. Hij of zij is betrokken en kan afstand nemen. De meeste voorgangers geven de voorkeur aan iemand buiten de broederschap. De voorganger bepaalt wat en hoe het besprokene wordt ingebracht in begeleidingscommissie of kerkenraad. Het is niet raadzaam iemand uit de gemeente de rol van vertrouwenspersoon te laten spelen. Een voorganger zei het treffend: “dan heb ik wel een vertrouwenspersoon, maar ben ik een pastorant kwijt”. Binnen de broederschap zijn er andere verbanden waarbij een beginnende voorganger te rade kan gaan. • het seminarie biedt een mentor aan. Dat is een ervaren collega in een naburige gemeente. Uiteraard wordt er gezocht naar een passende combinatie. Dit is een antwoord op het verzoek van sommige voorgangers op een pastorpastorum. • het seminarie biedt daarnaast tien maal supervisie aan. • de ADS biedt coaching op een bepaald deelterrein aan. Bijvoorbeeld een coach op het het gebied van gemeenteopbouw door iemand van het DCG De beroepskwaliteit van de voorganger wordt verder gewaarborgd door een verplicht nascholingsprogramma voor verse voorgangers en een bijscholingsaanbod. Op broederschapsniveau zijn over studieverlof en bijscholing uitgebreide afspraken gemaakt. Veel voorgangers hebben een supervisor. In die bijeenkomst worden persoonlijke identiteit en beroepsidentiteit naast elkaar gelegd en gekeken waar die elkaar niet overlappen en waar niet. Voelen, denken en handelen worden op elkaar betrokken. De supervisor wordt meestal buiten de broederschap gezocht. Voor beginnende voorgangers biedt het seminarie tien supervisiesessies aan.
Ten slotte biedt de Algemene Nederlandse Doopsgezinde Predikanten Vereniging (ANDPV) een platform voor reflectie op het werk van de voorganger door middel van studie en werkbijeenkomsten. Rol Seminarie Het seminarie laat studenten die met goed gevolg hun seminariestudie hebben afgerond en proponent zijn geworden, niet meteen los. Voor pas afgestudeerde proponenten die in hun eerste gemeente het vak daadwerkelijk gaan uitoefenen is er verplichte nascholing: het seminarie biedt een nascholingscursus van twee maal twee weken. Daarna biedt het seminarie bijscholing aan en wijst op het aanbod bij andere kerkgenootschappen (met name de PKN-kerken). De gemeenten hebben afspraken gemaakt over de organisatie en inhoud van het studieverlof. Elke voorganger heeft daar recht op.
4
Ten slotte
Bovenstaande notitie ging vooral over de regelingen die er op gericht zijn om een voorganger beter te laten functioneren. Maar zoals de titel van het stuk als zegt: het gaat om
een “winning-team”. Hoe speelt de kerkenraad die rol als teamlid zo goed mogelijk? Zijn de kerkenraadsleden zich bewust van hun positie en verantwoordelijkheden? Met het oog daarop organiseert het DCG kerkenraadsledenconferenties en informatiebijeenkomsten. Daarnaast organiseert de ADS bijeenkomsten voor dienstdoende voorgangers waarin deze samenwerking vanuit het perspectief van de voorganger wordt behandeld. In januari 2007 werd bijvoorbeeld een bijeenkomst belegd over “burn out”. De aanwezigen werden bovendien geïnformeerd over het programma van de kerkenraadsledenconferenties. Maart 2007, Jaap van Kampen
