KENDALA DALAM IMPEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA

PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI

Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi

KENDALA DALAM IMPEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA Siti Nurhayati * *Universitas Pekalongan, Ketua LPMU

Abstract KENDALA DALAM IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN UPAYA PENANGGULANGANNYA Siti Nurhayati [1] I. Pendahuluan 1.1. Sejarah SPMI di Universitas pekalongan Wacana tentang penjaminan mutu pendidikan telah dimulai sejak diberlakukannya Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan . Oleh karenanya sejak Tahun 2006 Universitas Pekalongan telah mengembangkan sebuah badan yang bernama “Kantor Jaminan Mutu (KJM) Universitas Pekalongan” yang dibentuk dengan Peraturan Rektor Nomor 96/D.09.01/XI/2006. Pada awal berdirinya KJM Universitas Pekalongan, aktivitasnya masih belum berjalan dengan lancar yang disebabkan karena kurangnya personil yang memiliki kompetensi di bidang penjaminan mutu. Untuk mengatasinya, pimpinan Universitas (Rektor) memiliki komitmen untuk melakukan capacity building di bidang penjaminan mutu dengan cara mengirimkan personalia KJM ke pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi ( SPM-PT ). Sebagai organisasi yang bergerak di bidang pendidikan, Universitas Pekalongan memiliki komitmen untuk selalu berusaha meningkatkan mutu/kualitas secara berkesinambungan ( Continuous Quality Improvement ), dalam rangka memenuhi tuntutan dan tantangan perkembangan di dunia ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (IPTEKS). Oleh karena itu, seiring dengan perkembangan Universitas Pekalongan dan dinamika tuntutan stakeholder terhadap kualitas pendidikan, maka dipandang perlu untuk meningkatkan status badan penjaminan mutu dari “kantor” menjadi “lembaga”. Dengan demikian diputuskan untuk merubah nama Kantor Jaminan Mutu menjadi “Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU)”. Perubahan status dari kantor menjadi lembaga ditetapkan dengan Peraturan Rektor Nomor 11/PER/D.09.01/XII/2010, sehingga tanggung jawab atas terlaksananya mutu pendidikan di Universitas Pekalongan praktis menjadi tugas dan tanggung jawab dari Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Pekalongan (LPMU).

Sebagai kelengkapan atas Peraturan Rektor Nomor 11/PER/D.09.01/XII/2010, kemudian diterbitkan Surat Keputusan Rektor Universitas Pekalongan Nomor 25/KEP/D.09.01/XII/2010 tentang Pengangkatan Tim Lembaga Penjaminan Mutu Universitas (LPMU) untuk periode 2010 – 2014. Dalam melaksanakan aktivitasnya, LPMU bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Mulai tahun 2010 LPMU Universitas Pekalongan mengembangkan dokumen SPMI yang sebagian besar dananya berasal dari dana Program Hibah Kompetisi Institusi (PHKI), di mana pada waktu itu dokumen yang disusun baru pada taraf penjaminan mutu akademik dengan disusunnya 4 dokumen yaitu “Kebijakan Akademik, Manual Mutu Akademik, Standar Akademik, dan Manual Prosedur Akademik”. Dengan dimilikinya dokumen SPMI tersebut maka setiap kegiatan akademik diharuskan mengacu pada standar mutu akademik yang sudah ditetapkan. Selanjutnya LPMU melaksanakan monitoring dan evaluasi atas kegiatan akademik yang dilakukan oleh sivitas akademika Universitas pekalongan. Pada tahun 2011 Universitas Pekalongan mengirim borang penjaminan mutu ke Dikti, dan Alhamdullah pada tahun tersebut setelah dilakukan verifikasi hasil evaluasi diri SPMI dan site visit oleh tim pengembang SPMI Dikti, Universitas Pekalongan masuk dalam 9 perguruan tinggi terbaik dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) yang ditetapkan dengan “Pengumuman Hasil Evaluasi Diri Implementasi SPM-PT Tahun 2011” dari direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan (Ditbelmawa) Dikti Nomor : 00333/E3.3/2012. Selanjutnya pada tahun 2012 Universitas Pekalongan merupakan salah satu nominasi dari 50 Perguruan Tinggi penerima “Hibah Pengembangan Prodi Bersistem Penjaminan Mutu” berdasarkan surat Ditbelmawa Dikti Nomor : 0917/E3.3/2012. Surat Ditbelmawa tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan e_mail dari Kasubdit Pembelajaran Ditbelmawa tanggal 18 juli 2012 yang berisi pemberitahuan kepada 22 Perguruan Tinggi penerima hibah, dan Universitas Pekalongan memperoleh pendampingan dalam upaya pengembangan SPMI dari Dikti. Selama proses pendampingan Universitas Pekalongan memperoleh banyak masukan, yang kemudian digunakan untuk mengembangkan dokumen SPMI yang ada. Hasil rumusan tim pengembang SPMI membuahkan suatu dokumen SPMI yang meliputi Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI, Prosedur tetap (Protap), dan Formulir atau borang yang diperlukan setiap standar. Universitas Pekalongan memutuskan untuk menetapkan standar SPMI yang melebihi SNP (8 standar), maka ditetapkan 15 standar pendidikan di Universitas Pekalongan. Selama masa perjalanan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan, muncul berbagai regulasi baru terkait dengan pendidikan tinggi, diantaranya adalah Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi; Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 50 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi; dan Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Dengan demikian mau tidak mau dokumen SPMI yang ada harus disesuaikan dengan regulasi-regulasi tersebut. Sesuai dengan dinamika perubahan regulasi sebagaimana disebutkan dimuka, dokumen SPMI Universitas pekalongan juga perlu dikembangkan lagi, dan kemudian ditetapkan pemilikan standar pendidikan yang terdiri atas standar minimal sesuai dengan Permenristekdikti Nomor 44 Tahun 2015. ditambah standar lain yang dikembangkan Universitas Pekalongan. Dokumen SPMI Universitas pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan untuk menyelaraskan cakupan standar yang ada dalam SPMI dengan kebutuhan akreditasi (SPME). Dalam dokumen SPMI Universitas Pekalongan terdapat sejumlah standar yang meliputi “standar Dikti” sebanyak 3 standar dengan 24 standar turunan, ditambah dengan “standar perguruan tinggi” sebanyak 11 standar dengan 51 standar turunan, sehingga semuanya berjumlah 14 standar meliputi 75 standar turunan. 1.2. Implementasi SPMI di Universitas pekalongan Implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut : a. Berorientasi kepada kebutuhan seluruh pemangku kepentingan

b. Merupakan tanggungjawab sosial dari seluruh sivitas akademika c. Bersifat partisipatif dan melembaga d. Trasnparansi dan saling menghargai e. Inovasi dan berorientasi pada continuous quality improvement f. Dinamis, dalam arti memberi ruang untuk pengembangan diri pada seluruh sivitas akademika Manajemen pengelolaan SPMI di Universitas pekalongan mengacu pada kebijakan nasional SPMI yang menghendaki adanya 5 prinsip pengelolaan standar yaitu : Penetapan standar; Pelaksanaan standar; Evaluasi pelaksanaan standar; Pengendalian pelaksanaan standar; dan Peningkatan standar (manajemen PPEPP). Dengan manajemen PPEPP ini akan terjamin adanya peningkatan kualitas berkelanjutan (continuous quality improvement) dari setiap aktivitas yang dilaksanakan oleh sivitas akademika Universitas pekalongan. Sedangkan implementasi SPMI di Universitas Pekalongan dilaksanakan melalui siklus yang dikembangkan oleh Edward Deming dan dikenal dengan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action). Siklus PDCA menjamin terlaksananya prinsip peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement), yang mengandung makna bahwa jika suatu aktivitas sudah mencapai standar yang ditetapkan, maka standar untuk aktivitas tersebut akan ditingkatkan lagi. Implementasi siklus PDCA sebagaimana disebutkan di muka dapat dijelaskan sebagai berikut. Ø Perencanaan (Plan) Pada tingkat institusi, agenda kegiatan seluruh sivitas akademika Universitas Pekalongan selama satu (1) tahun akademik yang akan berjalan disusun dalam “Kalender Akademik” dan Rencana Operasional Tahunan (RENOP) yang akan diikuti oleh seluruh unit yang ada, baik di tingkat Rektorat, Fakultas, UPT, maupun Program Studi. Perencanaan kegiatan yang terkait dengan tugas dosen dilakukan oleh setiap dosen dengan cara menyusun : (1) Kontrak Beban Kerja Dosen yang meliputi rencana kegiatan Tridaharma PT dan kegiatan penunjang, (2) dokumen perencanaan pembelajaran (meliputi Rencana Pembelajaran satu semester (RP), Rencana Pelaksanaan pembelajaran (RPP), dan materi/bahan ajar yang di unggah di Sistem Administrasi Akademik/SIAKAD). Perencanaan pada tingkat Fakultas/Prodi dilakukan dengan penyiapan sarana-prasarana kegiatan akademik seperti ruang kuliah, lembar presensi hadir kuliah mahasiswa dan lembar jurnal mengajar dosen, LCD, whiteboard, spidol, AC, Sound Sistem, perangkat komunikasi lainnya. Ø Pelaksanaan (Do) Seluruh unit yang ada melaksanakan aktivitas yang sudah disusun dalam perencanaan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, dengan berdasarkan pada standard an prosedur yang telah ditetapkan. Ø Pengendalian (Check) Pengendalian atas pelaksanaan kegiatan dilakukakan melalui 2 tahap yaitu tahap “monotoring’ dan tahap “evaluasi”. Monitoring dilakukan oleh manajemen dari masing-masing unit sebagai berikut : a. Kegiatan pembelajaran dimonitor oleh Ka. Prodi bersama dengan Unit Penjaminan Mutu Fakultas (UPMF) dengan sasaran meliputi : pengisian jurnal mengajar oleh dosen, rekam jejak durasi dan frekuensi mengajar dosen, ketersediaan sarana-prasarana. b. Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dimonitor oleh Ka. Prodi bersama-sama dengan lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM). c. Monitoring penggunaan sarana prasarana dimonitor oleh Wakil Dekan II masing-masing Fakultas. Sedangkan kegiatan evaluasi dilakukan oleh LPMU bersama-sama dengan UPMF setiap akhir semester, dengan sasaran evaluasi sebagai berikut : a. Evaluasi terhadap kinerja manajemen setiap Prodi, dilakukan menggunakan instrument berupa rubrik berikut checklisnya. Hal-hal yang dievaluasi diantaranya adalah : pelaksanaan rapat-rapat selama proses pembelajaran, pelibatan karyawan dalam setiap rapat, termasuk pengadministrasian dokumen atau berita acara rapat. b. Evaluasi pelaksanaan tugas dosen meliputi kegiatan tridharma PT dan kegiatan penunjang, dengan menggunakan form BKD. c. Evaluasi kinerja pelaksanaan pembelajaran dosen oleh mahasiswa dilakukan secara online melalui laman Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) d. Evaluasi kinerja pelayanan administrasi yang dilaksanakan oleh UPT yang

ada (Perpustakaan, BAAKSI, BAUK, UPT Laboratorium, UPT Pusat Komputer, dan pelayanan oleh TU masing-masing Fakultas) 4. Tindak Lanjut (Action) Tindak lanjut dilakukan atas temuan pada kegiatan evaluasi, dan dilakukan oleh pejabat yang terkait dengan masalah temuan, yang bisa dilakukan oleh pejabat di tingkat rektorat, tingkat Fakultas. Maupun tingkat Prodi. Beberapa contoh tindak lanjut yang sudah pernah dilakukan adalah : a. dalam evaluasi ditemukan ada dosen yang mengisi jurnal mengajar 2 kali (tanda tangan 2 kali) padahal pertemuannya hanya 1 kali, dengan tujuan agar frekuensi mengajarnya memenuhi standar. Atas temuan ini, Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memanggil dosen yang bersangkutan untuk di ingatkan dan dibina agar tidak melakukan kecurangan seperti itu lagi. b. ada temuan seorang dosen mengajar 2 mata kuliah berbeda pada jam yang sama dengan cara kelas yang satu diberi soal untuk dikerjakan mahasiswa dan dosen tersebut masuk di kelas yang lain. Atas temuan ini Wakil Rektor I menindaklanjuti dengan memberi surat kepada Ka. Prodi agar dilakukan pengecekan jadual kuliah supaya tidak lagi ada seorang dosen mengajar 2 mata kuliah pada jam yang sama. II. Berbagai Kendala Yang Dihadapi 2.1. Komitmen Organisasi Perjalanan implementasi SPMI di Universitas pekalongan yang telah dimulai sejak tahun 2006 belum sepenuhnya menjadi komitmen para pemangku kepentingan. Masih ada pejabat yang menganggap penjaminan mutu menjadi beban bagi unitnya, sehingga bukan mendukung tetapi malah menghambat pelaksanaan SPMI. Hasil evaluasi belum sepenuhnya dipahami sebagai penilaian kinerja unit, sehingga berakibat tidak ada tindak lanjut. Hasil evaluasi hanya dianggap sebagai tugas rutin LPMU dan UPMF, sehingga dokumen laporan hasil evaluasi hanya disimpan, dan tidak ada tindak lanjut. Selanjutnya ketika akan dilaksanakan sistem penjaminan mutu eksternal (akreditasi) pimpinan uni mencari dokumen laporan hasil evaluasi ke LPMU. 2.2. Kesadaran Individu Selain membutuhkan komitmen seluruh pemangku kepentingan, implementasi SPMI juga membutuhkan kesadaran internal (internally driven) setiap individu untuk menjamin mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi di Universitas Pekalongan. Kenyataan yang terjadi adalah belum sepenuhnya setiap individu memiliki kesadaran untuk selalu menempatkan “mutu” sebagai tujuan dari setiap kegiatannya. Tidak semua orang menerima dengan baik ketika dievaluasi. Masih ada sebagian dosen yang melaksanakan kegiatan tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan, melainkan sesuai apa yang menurut dia menguntungkan bagi dirinya sendiri. Bahkan yang lebih parah lagi adalah ada seorang dosen yang melakukan kesalahan dan sudah ditegur oleh pimpinan, pada semester berikutnya masih melakukan kesalahan yang sama. Kondisi ini menunjukkan bahwa dosen yang bersangkutan belum memiliki kesadaran untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan standard, apalagi meningkatkan mutu berkelanjutan, dan kepatuhannya ditentukan oleh “siapa yang memberi perintah”. 2.3. Regulasi Pemerintah yang Cepat Berubah Faktor lain yang menjadi kendala dalam implementasi SPMI adalah adanya regulasi pemerintah yang cepat berubah. Sebagai contoh, pada tahun 2014 terbit Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 49 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Perguruan tinggi berusaha menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan yang ada pada Peraturan tersebut. Belum lagi tuntas penyesuaian dokumen SPMI, sudah keluar instruksi bahwa peraturan tersebut di pending. Tidak lama kemudian terbit Peraturan Menteri Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 44 /Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. Hal seperti ini tentu saja menjadi kendala bagi perguruan tinggi untuk menyesuaikan dokumen SPMI dengan ketentuan regulasi. I II. Upaya-Upaya Untuk Mengatasi Kendala Berbagai upaya terus dilakukan oleh LPMU bersama-sama dengan pimpinan Universitas maupun Fakultas agar implementasi SPMI bisa berjalan dengan baik. Berbagai upaya tersebut diantaranya

adalah : a. Wakil Rektor I menghimbau kepada seluruh dosen agar pelaksanaan setiap kegiatan mengacu pada standar mutu yang telah ditetapkan b. LPMU bersama-sama dengan UPMF melakukan rapat koordinasi secara periodik (minimal 1 kali setiap semester) untuk membahas permasalahan yang muncul di setiap unit, dan kemudian membahas upaya jalan keluarnya c. Pada setiap rapat (baik di tingkat rektorat maupun Fakultas/Prodi) selalu mengingatkan kepada dosen dan karyawan agar dalam setiap aktivitasnya berusaha memenuhi standar yang telah ditetapkan. d. Membuat baliho tentang siklus penjaminan mutu yang setiap saat bisa dilihat oleh sivitas akademika. IV. Penutup Dokumen SPMI di Universitas Pekalongan saat ini sedang dalam tahap pengembangan dalam rangka menyesuaikan dengan regulasi terkait dan perkembangan tuntutan kebutuhan stakeholder. Implementasinya juga masih menghadapi berbagai kendala sebagaimana dijelaskan di muka. Oleh karena itu posisi implementasi SPMI sekarang ini masih menggunakan standar yang yang lama dan belum bisa melakukan peningkatan standar, karena pencapaian standar mutu belum bisa maksimal (100 % mencapai standar). Kesadaran individu tentang budaya mutu masih harus ditingkatkan; demikian pula dengan komitmen darti seluruh pemangku kepentingan. [1] Siti Nurhayati; Ketua Lembaga Penjaminan Mutu Universitas Pekalongan; HP. 085226809561 Email : [email protected]