MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH GRESIK

: QMR-UMG-003

Nomor Tanggal Terbit Revisi Halaman

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Kode. Dokumen

:

QMR-UMG-003

No. Revisi

: 01

Tanggal Terbit

:

02-01-2016

Halaman

: 1 dari 56

Badan Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Alamat: Jl Sumatra No 101 Gresik Kota Baru

TAHUN 2O16

Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik

1



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

MANUAL MUTU SPMI

PENGESAHAN Disiapkan Oleh:

Diperiksa Oleh:

Disahkan Oleh:

Co. Audit Mutu Akademik

Ka. BPM

Rektor

Sri Suryanti, S. Pd. M. Si

Dr. Khoirul Anwar, M. Pd.

Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.

NIDN : 0713098501

NIDN : 0015017301

NIDN : 0703037101


2



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

KATA PENGANTAR Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT., akhirnya dokumen Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik ini dapat kami selesaikan. Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam penyusunan Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu. Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada stakeholders. Layanan akademik yang bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu akademik yang baik. Salah satu sistem manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai aspek termasuk layanan akademik di perguruan tinggi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diharapkan mampu mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif serta mampu bersaing di tingkat nasional dan internasional. Manual Mutu ini menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik Gresik, 02-01-2016 Rektor

Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.


3



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

KOMITMEN MANAJEMEN Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders). Sehubungan dengan itu maka Universitas Muhammadiyah Gresik berkomitmen untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu terintegrasi dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik, sehingga tercapai peningkatan mutu secara berkelanjutan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini akan mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten, kompetitif, dan berakhlak mulia, serta dapat bersaing di tingkat global.

Gresik, 02-01-2016 Universitas Muhammadiyah Gresik


4



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

DAFTAR ISI Halaman Sampul

1

Halaman Pengesahan

2

Kata Pengantar

3

Komitmen Manajemen

4

Daftar Isi

5

BAB 1

7

1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik

7

1.2. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik

13

1.3. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik

14

1.4. Manual Mutu

15

BAB II KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU

17

2.1 Istilah dan Definisi

17

2.2 Prinsip Dasar Manajemen Mutu

18

2.3 Lingkup Sistem Manajemen Mutu

19

2.4 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu

19

2.5 Landasan Sistem Penjaminan Mutu

20

2.6 Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu

20

2.7 Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

21

BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

27

3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

27

3.2. Badan/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik

27

3.3. Wewenang dan Tanggung Jawab Badan Penjaminan Mutu (BPM)

30

BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU

34

4. 1 Persyaratan Umum

34

4. 2 Persyaratan Dokumentasi

34

BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

37

5. 1 Komitmen Manajemen

37

5. 2 Fokus Pada Mahasiswa

37


5



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

5. 3 Kebijakan Mutu

38

5. 4 Perencanaan

38

5. 5 Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi

38

5. 6 Tinjauan Manajemen

39

BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA

41

6. 1 Penyediaan Sumberdaya

41

6. 2 Sumber daya Manusia

41

6. 3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja

42

6. 4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik

42

BAB VII REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI

43

7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT

43

7.2. Proses Terkait Mahasiswa

45

7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian dan

47

Pengabdian Kepada Masyarakat 7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik

59

7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada

50

Masyarakat 7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan

52

BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU

53

8.1. Panduan Umum

53

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran

53

8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai

54

8.4. Analisa Data

54

8.5. Perbaikan

55


6



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik 1.1.1

Sejarah Universitas Muhammadiyah Gresik Universitas Muhammadiyah Gresik didirikan atas upaya meningkatkan amal usaha

Muhammadiyah dibidang pendidikan tinggi, karena pada saat itu di daerah Kabupaten Tingkat II Gresik belum ada Perguruan Tinggi. Berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kabupaten Gresik Majelis Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan Nomor : E.1/017-V/1980 tanggal 25 Mei 1980, berdirilah Universitas Muhammadiyah Gresik yang peresmiannya dilakukan oleh Bupati KDH Tingkat II Kabupaten Gresik Bapak Kolonel Wasiadji, SH yang juga sebagai pelindung. Sejak tahun 1983 Universitas Muhammadiyah Gresik mengajukan status terdaftar ke Kopertis Wilayah VI (sekarang Wilayah VII). Atas petunjuk Kopertis Wilayah VII dan kesepakatan bersama antara Pimpinan IKIP Muhammadiyah Surabaya, Sekolah Tinggi Teknologi Surabaya dan Universitas Muhammadiyah Gresik. Ketiga Perguruan Tinggi tersebut digabungkan berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI. Nomor : 0141/0/1984 tanggal 9 Maret 1984 menjadi Universitas Muhammadiyah Surabaya. Di Gresik sendiri diberi nama Universitas Muhammadiyah Surabaya Kampus Gresik. Fakultas yang ada di kampus Gresik : 1.

Fakultas Ekonomi : - Jurusan Manajemen - Ilmu Ekonomi dan Study Pembangunan

2.

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : - Jurusan Pendidikan Matematika - Jurusan Kurikulum Teknologi Pendidikan

Dengan beberapa pertimbangan dan perkembangan Universitas Muhammadiyah Surabaya Kampus Gresik, pada tahun 1987/1988 telah dibuka dua Fakultas yaitu Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan. Kedua Fakultas tersebut diajukan untuk Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik

7



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

mendapatkan status terdaftar sebagai Sekolah Tinggi Pertanian Muhammadiyah dan Sekolah Tinggi Perikanan Muhammadiyah Gresik melalui Kopertis Wilayah VII Surabaya. Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0763/0/1989 dan Nomor : 0841/0/1989 kedua Sekolah Tinggi tersebut mendapat Status Terdaftar. Untuk lebih memantapkan pengelolaan fakultas-fakultas yang ada, kedua Sekolah Tinggi tersebut diajukan pengintegrasian menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik. Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0498/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990, pengintegrasian dua Sekolah Tinggi tersebut menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik. Fakultas-fakultas dan jurusan Program S-1 yang mendapat Status Terdaftar berdasarkan SK. Mendikbud RI Nomor : 0499/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990 adalah : 1.

Fakultas Pertanian : 1.1. Jurusan/Program Studi :Budidaya Pertanian 1.2. Jurusan/Program Studi :Teknologi Hasil Pertanian

2.

Fakultas Perikanan : 2.1. Jurusan/Program Studi :Budidaya Perikanan 2.2. Jurusan/Program Studi :Teknologi Hasil Perikanan

3.

Fakultas Ekonomi : 3.1. Jurusan/Program Studi :Manajemen 3.2. Jurusan/Program Studi :Akuntansi

4.

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan : 4.1. Jurusan Program Studi 4.2. Jurusan Program Studi

:

Pendidikan Dunia Usaha

:

Pendidikan Akuntansi

:

Pendidikan MIPA

:

Pendidikan Matematika

Dengan adanya status terdaftar beberapa jurusan/program studi, maka pada tahun 1990 Universitas Miuhammadiyah Gresik berpisah dari Universitas Muhammadiyah Surabaya. Tahun Akademik 1990/1991 dibuka Fakultas Tarbiyah jurusan Pendidikan Agama Islam. Sesuai dengan peraturan pemerintah tahun 1998/1999 Fakultas Tarbiyah berubah menjadi


8



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Fakultas Agama Islam dengan jurusan Pendidikan Agama Islam dan Al Ahwal Assyakhshiyyah. Perkembangan Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya, pada tahun 1995/1996 menempati kampus sendiri di Jl. Sumatera 101 GKB Randu Agung Gresik. Pada tahun 1996/1997 membuka Fakultas Teknik jurusan teknik Industri dan tahun 2000/2001 membuka jurusan Teknik Informatika dengan izin operasional dari Dirjen Dikti No. 3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001 Pada tahun 2000 Fakultas Ekonomi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan mendapatkan status “ Terakreditasi B “ dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi Depdiknas dengan surat Keputusan : Nomor : 021/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Manajemen Nomor : 019/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Akuntansi Nomor : 023/BAN–PT/Ak–IV/IX/2000 bagi Program studi Pendidikan Matematika Fakultas/Program studi yang kemudian dibuka pada tahun 2001/2002 adalah : 1. Fakultas Psikologi Program Studi Psikologi dengan izin operasional No : 3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001 2. Program Studi Bahasa Inggris dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30 Agustus 2001 3. Program Studi Teknik Elektro dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30 Agustus 2001 Pada tahun 2002 Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan digabung menjadi Fakultas Pertanian yang membawahi Program Studi Budidaya Pertanian dan Budidaya Perikanan. Sampai tahun akademik 2014/2015 Universitas Muhammadiyah Gresik telah memiliki 6 Fakultas dengan 12 Jurusan/ Program Studi, yaitu ◊ Fakultas Fakultas Ekonomi

◊ Jenjang (Strata 1)

◊ Jurusan/Prodi Akuntansi (Terakriditasi) Manajemen (Terakriditasi)

Fakultas Teknik

(Strata 1)


Teknik Industri (Terakriditasi)

9



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Teknik Informatika (Terakriditasi) Teknik Elektro (Terakriditasi) Fakultas Agama Islam

(Strata 1)

Pendidikan Agama Islam (Terakriditasi)

Fakultas Pertanian

(Strata 1)

Budidaya Perikanan (Terakriditasi) Budidaya Pertanian (Terakriditasi)

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

(Strata 1)

Pendidikan Matematika (Terakreditasi) Pendidikan Bahasa Inggris (Terakriditasi) Pendidikan Guru Sekolah Dasar (Terakriditasi)

Fakultas Psikologi

(Strata 1)

Psikologi (Terakriditasi)

The Realistic Education Orientasi masyarakat era tahun 1970-1980 an, orang bersekolah dan kuliah untuk mencari ijazah telah bergeser pada era tahun 1990 an ke peningkatan kompetensi yang dapat menjadikannya hidup. Orientasi baru ini makin menguat lebih-lebih setelah krisis ekonomi dan politik yang nyata-nyata terjadi. Krisis ini menyadarkan banyak orang bahwa ijazah tidak lagi cukup untuk bekal hidup, dan tidak dapat lagi digunakan bersaing memasuki dunia kerja. Kebutuhan yang muncul adalah pengembangan potensi yang relevan dengan kebutuhan kehidupan riil yang dihadapi. Persoalannya kemudian, bagaimana menumbuh kembangkan potensi diri secara riil agar siap hidup dan dengan proses yang benar-benar hidup. Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) menjawab tantangan tersebut, dengan mengembangkan dan merealisasikan konsep Realistic Education menuju Learning University dengan system pengajaran Case Study di beberapa Fakultas. Suatu konsep yang menempatkan pendidikan untuk hidup. Suasana belajar yang menghadirkan realitas kehidupan sesuai dengan program studinya (Ekonomi,


10



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Teknik, KIP, Pertanian/Perikanan, Agama Islam, Psikologi). Maka belajar bisa jadi kerja dan hidup sesungguhnya, bukan sekedar cerita. Maka peluang untuk meraih sukses hidup bersama UMG sangat memungkinkan karena kekhasan lokasi yang berdiri di kota Gresik, yang memang tepat untuk mengembangkan Realistic Education, daerah kawasan industri yang dihuni tidak kurang dari 700 perusahaan besar dan menengah, seperti PT Petrokimia Gresik, PT Semen Gresik, PT Maspion, PT Plywood, PT Varia Usaha, PT Smelting, serta sekitar 4000 perusahaan kecil. Dengan ribuan perusahaan besar, menengah dan kecil sangat memungkinkan bagi Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) menerapkan program kemitraan (kerja sama) yang meliputi;  Penyediaan tenaga ahli dan praktisi untuk memberikan kuliah umum, diskusi, bimbingan dan pelatihan bagi civitas akademika UMG.  Penyediaan kesempatan untuk melaksanakan; a) Survey lapangan b) Penelitian c) Magang (praktek kerja lapangan plus) d) Pemberian kesempatan untuk dapat menggunakan laboratorium yang ada di perusahaan, sepanjang dimungkinkan. e) Pemberian kesempatan untuk terlibat dalam pengujian produk f) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat. g) Kesediaan UMG untuk memberikan berbagai temuannya bagi dunia industri. Agar mahasiswa program reguler dapat memasuki berbagai perusahaan untuk magang pada tahun ke empat maka :  UMG menata kurikulum yang memungkinkan mahasiswa dapat menyelesaikan teori dalam waktu 3 (tiga) tahun tanpa mengurangi bobot kedalaman teori.  Sistem pengajaran dengan metode kasus (Case Study) yang dapat memberikan gambaran nyata realitas baik perusahaan maupun masyarakat.


11



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

 Memberikan pendidikan profesi Bahasa Inggris (setara D-1) selama satu tahun dan Kursus (setara D-1) Komputer, serta Bahasa Jepang, Cina, dan Jerman sebagai bahasa pilihan.  Memberikan latihan keterampilan hidup : Komunikasi, Negoisasi, dan Mengolah Konflik, serta Pengembangan Kepribadian.  Memberikan pendidikan ke-Islaman yang relevan dengan proses kehidupan.  Menyediakan Dosen Konselor di masing-masing Fakultas untuk membantu mahasiswa yang mempunyai permasalahan akademik dan sejenisnya. Sebagai sarana pendukung dalam mempercepat proses pengembangan intelektual, sosial, kepribadian, ritual, dan ketrampilan mahasiswa, UMG menyediakan berbagai fasilitas: a) Tenaga edukasi dengan kualifikasi sebagian besar berpendidikan S-2 dan para praktisi handal. b) Jaringan komputer global internet. c) Perpustakaan ber-AC yang dilengkapi ruang baca serta perpustakaan digital. d) Laboratoriun Dasar (Fisika, Kimia, Biologi) dan laboratorium pertanian/perikanan e) Laboratorium Komputer ber-AC dengan sistem jaringan Windows NT, Novell, dan Linux, dengan sistem Database SQL Server. f) Pusat Keahlian Akuntansi, Manajemen, Statistik, Analisis Perancangan Kerja, dan Proses Produksi. g) Pusat Tenaga Kerja (diantaranya memberi informasi lowongan kerja bagi alumni) h) Green House i) Breeding House j) Kebun Percobaan k) Pusat Keahlian Psikologi l) Pusat Keahlian Bahasa (Inggris, Jepang, Arab) Di sisi lain, UMG mengembangkan program Pembinaan dan Pengembangan Minat Akademik Mahasiswa melalui pemberian kesempatan kepada alumni dan mahasiswa yang


12



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

berbakat dibidang akademik dan berminat untuk terlibat dalam pendidikan dan pengajaran sebagai asisten dosen di kelas dan tutor bagi pengayaan materi.

1.2 Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik 1.2.1

Visi Tahun 2030 menjadi Universitas unggul, mandiri yang dijiwai dengan nilai-nilai entrepreneurship islami.

1.2.2

Misi 1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic education). 2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik (Good University Governace). 3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami (Islamic Entrepreneurship).

3.2.2

Tujuan 1. Terwujudnya lulusan yang berkompeten dan berkarakter sesuai dengan bidang ilmu dan keahlian bidang kerja yang dilandasi jiwa kewirausahaan yang islami. 2. Terwujudnya proses pembelajaran yang berkualitas melalui student center learning. 3. Menghasilkan penelitian inovatif yang mendorong pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan humaniora, dalam skala global. 4. Menghasilkan pengabdian yang berkualitas melalui pencerahan dan pemberdayaan masyarakat. 5. Mewujudkan Universitas mandiri yang proaktif dan adaptif terhadap perkembangan yang strategis. 6. Mewujudkan tata kelola Universitas (Good University Governance) melalui optimalisasi penjaminan mutu.


13



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

7. Mewujudkan Universitas yang mengembangkan nilai-nilai entrepreneurship yang Islami.

1.3 Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik Struktur organisasi Universitas Muhammadiyah digambarkan pada gambar berikut ini :


14



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

1.4 Manual Mutu 1.4.1

Latar Belakang Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) disusun untuk

mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan memenuhi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008 dan Standar Akreditasi BAN PT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMG, kebijakan mutu, sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal di UMG. UMG melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan UMG secara berkelanjutan, dengan demikian mutu penyelenggaraan pendidikan di UMG diakui tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT) atau Badan Akreditasi Internasional. Dalam penerapan SPMI, UMG memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, UMG akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif), mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Oleh karena itu, UMG menyusun dokumen SPMI sebagai berikut:  Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan UMG.  Dokumen mutu yaitu Manual Mutu UMG, Standar dan Sasaran Mutu, Prosedur Sistem, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan Borang-borang.

1.4.2

Ruang Lingkup Manual Mutu Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu UMG dan

merupakan persyaratan Sistem Manajemen Mutu. yang harus dipenuhi oleh unit-unit


15



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

kerja di lingkungan UMG. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dengan pedoman implementasinya dalam layanan pendidikan, peraturan-peraturan pemerintah RI, persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan profesi akreditasi BAN-PT. 1.4.3

Tujuan Manual Mutu

Manual Mutu bertujuan untuk:  Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi, baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di UMG, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan pelanggan.  Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.  Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan ISO 9001 : 2008.  Mencerminkan komitmen UMG dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan. 1.4.4

Pengendalian Dokumen Manual Mutu Dokumen Manual Mutu UMG disusun dalam delapan (8) bagian sesuai

persyaratan ISO 9001:2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Koordinator Mutu (KM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan UMG. Selanjutnya konsep diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh pimpinan UMG. Secara rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen terkendali dan mengikuti Prosedur Pembuatan dan Pengendalian Dokumen Sistem Penjaminan Mutu (SPM) dan Prosedur Pengendalian Rekaman SPM.


16



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB II KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU

2.1. Istilah dan Definisi a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan. b. Jaminan Mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu. c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat. d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya. e. Kebijakan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan UMG tentang suatu hal. f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan sistem manajemen mutu dari organisasi UMG. g. Prosedur adalah dokumen yang berisi ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan operasional dan tahap-tahap pelaksanaan kegiatannya. h. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan UMG dapat dibagi menjadi 3 (tiga)


17



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pendidikan dan pelatihan sebagai pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta pendidikan dan pelatihan; serta pengguna lulusan. i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Universitas, Fakultas/Program studi dan unit pendukung baik di tingkat Universitas maupun Prodi yang menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan. j. Unit pendukung adalah unit yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan atau pelatihan. k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya. l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi. m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan. n. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value). 2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM menggunakan model siklus PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/ pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM ada sembilan prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah: 1.

Komitmen terhadap mutu.

2.

Fokus kepada pelanggan/Stakeholder.

3.

Kepemimpinan.

4.

Melibatkan semua orang.

5.

Pendekatan proses.

6.

Pengelolaan manajemen menggunakan pendekatan sistem.

7.

Perbaikan/peningkatan berkelanjutan.

8.

Pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan.

9.

Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan.


18



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu Ruang lingkup penerapan SPM adalah pada seluruh bagian dalam lingkungan organisasi yang berkaitan dengan semua proses bisnis ini dan proses-proses kegiatan penunjang lainnya.

Gambar 2.1 Proses Pendidikan Universitas Muhammadiyah Gresik

2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu Tujuan mengimplementasikan SPM adalah: 1. Untuk Peningkatan kualitas akademik berkelanjutan. 2. Untuk Memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif dan efisien. 3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.


19



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya. 2.5. Landasan Sistem Penjaminan Mutu Rujukan yang digunakan adalah: 1. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 Jo. No. 32 Tahun 2013, Perubahan Kedua No. 13 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan. 2. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi. 3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. 4. Akreditasi Program Studi Sarjana, dan Magister oleh Badan Akreditasi

Nasional,

2009. 5. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik 6. Statuta Universitas Muhammadiyah Gresik 7. Renstra Universitas Muhammadiyah Gresik. 8. Persyaratan SMM ISO 9001 : 2008. 9. Panduan SPMI Depdiknas Republik Indonesia 2.6. Perangkat dan Dokumen dalam Sistem Penjaminan Mutu Membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang konsisten dan berkelanjutan harus tersedia /memiliki perangkat sistem dari SPM yang terdokumentasi . Perangkat sistem dalam SPM terdiri : 1.

Manual Mutu

2.

Kebijakan Mutu

3.

Sasaran Mutu

4.

Prosedur Sistem

5.

Standar Operasional Prosedur

6.

Instruksi Kerja

7.

Formulir dan dokumen pendukung lainnya


20



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

2.7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi 2.7.1. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila : a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif). b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa:  Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs)  Kebutuhan dunia kerja (industrial needs)  Kebutuhan professional (professional needs) Dengan demikian, Perguruan Tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana diuraikan di atas. 2.7.2. Tujuan Penjaminan Mutu Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan, yang dijalankan oleh perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui penyelenggaraan Tri Dharma. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh Perguruan Tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui kegiatan Audit Mutu Internal, sehingga obyektivitas penilaian terhadap pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di Perguruan Tinggi dapat diwujudkan. 2.7.3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya disebut SPM UMG, merupakan bagian dari manajemen UMG yang tidak terpisahkan dengan tanggung jawab pimpinan Universitas, Fakultas, Lembaga dan pimpinan unit. Desain dan Implementasi SPM UMG didasarkan dan menggunakan Konsep Quality Manajemen System (QMS) ISO 9001, Quality Assurance System (QAS) dan Total Quality Manajement (TQM) dengan


21



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan UMG serta persyaratan dan harapan pelanggan/ stakeholders UMG. Sistem Penjaminan Mutu UMGh dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan. Penerapan SPM di tingkat Universitas, Prodi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma, Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di UMG, yang mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu, Prosedur Sistem, SOP, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses pembelajaran, sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan kepuasan pelanggan/ stakeholders UMG. Penerapan SPM di UMG dimaksudkan untuk memastikan kemampuan UMG secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholder, misi, visi, dan tujuan UMG, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/ lembaga, peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan UMG. 2.7.4. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM UMG menggunakan model siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang akan menghasilkan perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM UMG, terdapat 8+1 (delapan plus 1) prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen UMG adalah: a. Fokus Pada Pelanggan/Stakeholders UMG bergantung pada pelanggan/ stakeholders, oleh karena itu hendaknya Pengelola UMG memahami kebutuhan di saat ini dan di masa depan dari


22



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

stakeholders. Pimpinan UMG berkewajiban untuk dapat memenuhi kebutuhan dan berusaha melampaui harapan pelanggan/stakeholders. b. Kepemimpinan Pimpinan UMG berkewajiban menetapkan kesatuan tujuan dan arah Perguruan Tinggi yang dipimpinnya. Pimpinan perguruan tinggi hendaknya berkemampuan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang kondusif bagi semua anggota organisasi sehingga anggota organisasi yang dipimpinnya mampu melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai tujuan UMG. c. Melibatkan semua Orang Semua anggota organisasi merupakan pelaksana inti organisasi tersebut, tidak terkecuali di organisasi UMG. Tidak memandang, tingkatan anggota organisasinya masing-masing berperan sesuai kemampuan yang dimiliki oleh anggota tersebut. Keberhasilan UMG dalam mencapai tujuan berarti keberhasilan bersama bukan keberhasilan perorangan. Keterlibatan anggota organisasi Pendidikan Tinggi bergantung seberapa besar kemampuan mereka untuk berperan aktif dalam organisasi. Pelibatan penuh terhadap mereka pada organisasi akan menambah kemampuan manfaat organisasi itu sendiri. d. Pendekatan Proses Segala bentuk aktivitas Pendidikan Tinggi yang diselenggarakan oleh UMG hendaknya diupayakan secara efisien. Agar efisiensi tercipta, maka segala bentuk aktivitas diupayakan selalu tercipta dengan sumberdaya yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Oleh karena itu serangkaian aktivitas kegiatan dan penggunaan sumber daya yang ada perlu dikelola sebagai sebuah proses, sehingga mudah dikenali untuk melakukan monitoring dan tindak lanjutnya. e. Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem Penyelenggaraan Pendidikan di UMG bukan merupakan kegiatan satu unit fungsi saja, tetapi melibatkan satuan fungsi lainnya. Oleh karena itu, setiap


23



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

pengelolaan aktivitas hendaknya dilihat sebagai suatu kesatuan proses yang terintegrasi dalam suatu sistem. f. Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan Setiap proses dipandang sebagai suatu siklus, maka tahap-tahap dari siklus tersebut hendaknya selalu ditinjau ulang dalam rangka untuk mengupayakan proses aktivitas yang efisien. Upaya perbaikan proses ini, perlu didokumentasikan sehingga upaya perbaikan yang dilakukan dapat dipantau capaiannya dan hasil perbaikan yang dilakukan dapat meningkat dibandingkan dari hasil perbaikan yang sebelumnya. g. Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan Setiap keputusan atau kebijakan yang diambil oleh pengelola UMG hendaknya didasarkan fakta, data, dan informasi yang berbasis teknologi. h. Hubungan Kemitraan yang Saling Menguntungkan UMG merupakan organisasi yang banyak berhubungan dengan organisasi lainnya, baik organisasi bisnis, masyarakat, instansi pemerintah maupun organisasi sesamanya. Hal ini perlu disadari oleh pengelola UMG, sehingga Pengelola Fakultas hendaknya dapat menjalin kerjasama atau kemitraan dengan pihak luar organisasinya yang didasarkan pada suatu hubungan saling menguntungkan dan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan nilai tambah bagi organisasi masing-masing. i. Komitmen Terhadap Mutu Mutu menjadi prioritas utama dalam semua kegiatan yang dilakukan UMG. Mutu menjadi tanggung jawab semua pihak sesuai fungsi dan kedudukan di UMG. Komitmen menjadi kunci keberhasilan penerapan Sistem Penjaminan Mutu. Komitmen bukan sekedar dukungan saja tetapi lebih jauh berkaitan dengan tanggung jawab, tindakan dan mau terlibat di dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu tersebut. Komitmen dicontohkan oleh pimpinan dan disosialisasikan serta diaktualisasikan oleh semua civitas akademika UMG.


24



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Komitmen terhadap mutu ditunjukkan dengan memberikan yang terbaik, melakukan dengan yang terbaik dan menghasilkan yang terbaik. 2.7.5. Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Standar Mutu UMG merupakan Standar yang ingin dicapai pada setiap proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada di UMG dalam rangka mencapai Sasaran Mutu. Rencana Mutu minimun berisi: aspek kegiatan, nama kegiatan, parameter pemeriksaaan/ performans indikator, standar/ kriteria penerimaan, metode pemeriksaan, frekuensi pemeriksaan, pencatatan hasil pemeriksaan, dokumen acuan, penanggung jawab/ pelaksana pemeriksaan. Pelaksanaan pengukuran, hasil dan tindak lanjut pengukuran dituliskan dalam formulir hasil pemeriksaan Rencana Mutu. Sumber daya yang dibutuhkan dan langkah-langkah pada setiap proses kegiatan diuraikan dalam prosedur yang terkait. Rencana Mutu UMG dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri. Sebagaimana dikemukakan di atas, UMG memilih dan menetapkan sendiri standar mutu pendidikan tinggi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek di antaranya : 1. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian 2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 3. Mahasiswa dan Lulusan 4. Sumber Daya Manusia 5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik 6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi 7. Penelitian, Pelayanan/ Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama 2.7.6. Proses Manajemen Mutu Penjaminan mutu pendidikan tinggi di UMG dijalankan melalui tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut: a. UMG menerapkan visi dan misi secara konsisten b. Visi dan misi kemudian dijabarkan menjadi serangkaian standar mutu pada setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas


25



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

c. Sasaran Mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi UMG (secara deduktif) dan kebutuhan stakeholder (secara induktif) sebagai standar, rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD (Audience, Behavior, Competence, Degree) dan SMART (Spesific, Measurable, Achievable, Realistic, Time) d. UMG menetapkan organisasi pelaksanaan mekanisme kerja penjaminan mutu e. UMG melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan Sistem Penjaminan Mutu yang berbasis pada ISO 9001:2008. f. UMG mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara berkelanjutan. 2.7.7. Model SPM Universitas Muhammadiyah Gresik SPM

UMG

adalah

suatu

sistem

yang

dikembangkan

dan

diimplementasikan di lingkungan UMG untuk menjamin agar mutu pendidikan dapat

dipertahankan

dan

ditingkatkan

sesuai

dengan

yang

direncanakan/dijanjikan. Berikut ini model yang di implementasikan di lingkungan UMG.

Gambar. 2.2. Model Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah berbasis ISO 9001 : 2008 Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik

26



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU

3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Universitas Muhammadiyah pada tahun 2003 sudah mulai melaksanakan sistem penjaminan mutu, dan telah dibentuk P3AI, kemudian tahun 2008 berubah nama menjadi Badan Penjaminan Mutu dibawah Kepala Badan Penjaminan Mutu. Tahun 2015 Sistem Penjaminan Mutu Universitas

Muhammadiyah Gresik (UMG)

merupakan perpaduan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dengan Pengelolaan Mutu (Quality Management) dan implementasinya didasarkan pada Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

3.2 Lembaga/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan baku mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Mutu pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan tinggi dan kompetensi lulusan yang telah ditetapkan UMG di dalam rencana stateginya (Renstra), atau sesuai dengan standar baku yang telah ditentukan. Tujuan Penjaminan Mutu pada Pendidikan Tinggi adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan yang dijalankan oleh Universitas Muhammadiyah secara internal untuk mewujudkan visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan Stakeholders melalui pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi. Adapun visi Universitas Muhammadiyah adalah: “Tahun 2030 menjadi Universitas Unggul, Mandiri yang dijiwai nilai-nilai Enterpreneurship islami”. Dalam pencapaian visi tersebut, dirumuskan misi Universitas Muhammadiyah yaitu:


27



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic education). 2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik (Good University Governace). 3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami (Islamic Entrepreneurship). Peran Badan Penjaminan Mutu (BPM) dalam SMM UMG merupakan lembaga yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan SMM di lingkungan UMG. BPM berkedudukan di UMG dan mempunyai perwakilan di tingkat Fakultas/ Program Studi yang disebut Gugus Kendali Mutu (GKM). BPM dan perangkatnya yang diangkat dan bertanggung jawab kepada Rektor, merupakan wakil dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. Dengan demikian, fungsi dan peran BPM dalam menjamin penerapan SMM pada bidang pembelajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu. Organisasi penjaminan mutu di UMG terdiri atas organisasi di aras Universitas dan di aras fakultas. Struktur organisasi di aras Universitas yang disebut BPM berada langsung di bawah Rektor dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. Organisasi BPM terdiri atas seorang ketua dan seorang sekretaris, yang dilengkapi dengan tiga Koordinator Bidang, yaitu: Koordinator Bidang Audit Mutu Akademik, Koordinator Dokumen, dan Koordinator Kepuasan Pelanggan. Struktur Organisasi BPM dapat dilihat pada Gambar 3.1:


28



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

REKTOR UMG

Tri Ariprabowo. M.S.i .

WAREK I

WAREK II

WAREK III

M Nuruddin, S.T., M. T.

Harunur Rosyid , S.T. , M.Kom .

Idha Rahayuningsih, S. Ps.I., M.Psi.

KEPALA BPM

SEKRETARIAT Dr. Khoirul Anwar , M.Pd.

Yussana Tri Lestari , S. Pd.

KOORDINATOR KEPUASAN PELANGGA

KOORDINATOR AUDIT

KOORDINATOR DOKUMEN

GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS / PRODI

Maulidyah Amalina R , S.E.,M.M.

Sri Suryanti, S. Pd., M. Si.

Ahmad Shofiyuddin , M.Pd .I.

Gambar 3.1 : Struktur Organisasi BPM Universitas Muhammadiyah Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah diperlukan Badan Penjaminan Mutu (BPM/UPM). BPM/UPM yang dibentuk memiliki visi, misi dan lingkup kerja yakni:

3.2.1

Visi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik

Menjadi lembaga mutu internal yang profesional dalam pengembangkan dan membumikan budaya mutu di lingkungan UMG untuk mencapai visi UMG, yaitu: “Menjamin peningkatan kualitas output Universitas Muhammadiyah Gresik yang unggul dan berdaya saing”.


29



3.2.2

: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Misi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik 1. Menyelenggarakan penjaminan mutu internal (SPMI-PT) dengan Standar Nasional Pendidikan yang dikembangkan 2. Menjamin

peningkatan

kualitas

Institusi/

Fakultas/

Prodi

melalui

ketercapaian Akreditasi dan ISO 9001 : 2008 dengan prinsip perbaikan berkelanjutan. 3. Menyelenggarakan fungsi kelembagaan Penjaminan Mutu.

3.2.3

Lingkup Kerja BPM 1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik di UMG. 2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem penjaminan mutu. 3. Memonitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik dan non akademik. 4. Melakukan audit mutu akademik internal (AMAI) 5. Membuat perbaikan, rekomendasi dan peningkatan mutu. 6. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik maupun non akademik kepada rektor.

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab BPM Wewenang dan Tanggung Jawab BPM dalam mengawal dan monitoring pelaksanaan dan implimentasi SMM di lingkungan UMG sesuai dengan kedudukan jabatan dalam organisasi BPM dan lingkup kerja (job description) yang menjadi wewenang dan tanggung jawabnya. Secara rinci Wewenang dan Tanggung Jawab pejabat yang berada di lingkungan BPM adalah sebagai berikut. 3.3.1 Tugas Manajerial Kepala BPM a.

Menselaraskan Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah menjadi Visi dan Misi BPM secara komprehensif.


30


b.


: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Menanamkan dan mengimplementasikan Nilai-nilai Islami dalam Pengembangan Penjaminan Mutu.

c.

Merencanakan, mengorganisir, memantau dan mengevaluasi kegiatan BPM.

d.

Merencanakan, mengarahkan, memantau audit kualitas di tingkat Universitas Muhammadiyah, fakultas dan jurusan/prodi.

e.

Merencanakan dan mengorganisir pembinaan tenaga kerja (promosi, pemberhentian atau pelatihan) untuk unit induk (Universitas)

f.

Merencanakan, mengarahkan, dan menyusun draft perencanaan strategis dengan memperhatikan aspirasi pimpinan Universitas Muhammadiyah, fakultas dan yayasan.

3.3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Kepala BPM a. Menyusun program kerja BPM dengan berkoordinasi dengan Co. audit Mutu akademik, Co. Dokumen, Co. Customer Satisfaction . b. Bertanggung jawab terhadap realisasi program kerja dan melakukan evaluasi serta tindaklanjut hasil evaluasi program kerja BPM. c. Mengkoordinasikan pelaksanaan,

dan

bertanggung

jawab

terhadap

perencanaan,

monitoring, evaluasi dan tindaklanjut penerapan Sistem

Penjaminan Mutu di lingkungan UMG mencakup Penyusunan dokumen, pelatihan Sistem Penjaminan Mutu, Audit Mutu Internal, dan Pengukuran Kinerja Mutu. d. Melaporkan kepada Rektor implementasi dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan UMG, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya. e. Menyiapkan materi dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen di tingkat UMG. f. Bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu di UMG.

3.3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Audit Mutu Akademik a. Menyusun program kerja dan anggaran Audit Mutu Internal, Monitoring Akreditasi dan mengusulkan kepada Kepala BPM.


31



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

b. Mengkaji dan menyiapkan Dokumen Sistem Mutu yang terdiri dari: Kebijakan Mutu (KB), Standar Akademik, Manual Mutu (MM), Sasaran Mutu (SM), Rencana Mutu (RM), Prosedur Sistem (PS), Standar Operasional Prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK), serta Wewenang dan Tanggung Jawab (WT). c. Mengagendakan dan melaksanakan koordinasi implementasi Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan UMG dengan GKM dan atau penanggung jawab unit serta mengupayakan tindaklanjut hasil koordinasi tersebut d. Mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas Muhammadiyah. e. Berkoordinasi dengan Ketua BPM untuk melaksanakan pelatihan dan Penyegaran Auditor f. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dalam mendesain panduan pengukuran Sasaran Mutu g. Mengendalikan dan monitoring seluruh aktifitas Audit Mutu Internal untuk menjaga terlaksananya Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas Muhammadiyah. h. Menyusun resume/kesimpulan dan rekomendasi hasil AMI berdasarkan data hasil AMI yang sudah diolah. i. Melaksanakan penilaian kinerja Auditor serta menindaklanjuti hasil penilaian tersebut. j. Bertanggung jawab terhadap data hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu. k. Melaporkan hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu kepada Ketua BPM. l. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dan Co. Customer Satisfaction serta Co. Dokumen menyiapkan materi dan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen serta menyusun tindak lanjut hasil rapat.


32



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

m. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap seluruh kegiatan dan realisasi program kerja Bidang Audit Mutu Internal dan monitoring evaluasi serta mengupayakan tindak lanjut hasil evaluasi tersebut 3.3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Dokumen a. Menyusun program kerja dan anggaran dokumen serta mengusulkan kepada Ketua BPM. b. Menerima dan memeriksa usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu yang diterima dan menindaklanjuti usulan perubahan dokumen tersebut. c. Memeriksa semua dokumen dan laporan yang dikeluarkan oleh BPM. d. memastikan dokumen yang telah ditelaah dan disetujui oleh personal yang berwenang sebelum didistribusikan. e. Memastikan bahwa dokumen eksternal tersedia dan terkendali dengan baik f. Mencegah terjadinya penggunaan dokumen yang telah kedaluarsa, serta memastikan bahwa dokumen telah sesuai dengan ketentuan 3.3.5. Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Kepuasan Pelanggan a. Menyusun program kerja dan anggaran monev kepuasan pelanggan serta mengusulkan kepada Ketua BPM. b. melakukan survei kepada pengguna terutama mahasiswa dan dosen terhadap layanan yang telah diberikan c. menganalisis hasil kuesioner kepuasan pelanggan setiap unit kerja setiap 2 minggu d. melaporkan hasil analisa kepuasan pelanggan setiap bulan kepada kepala BPM untuk ditindaklanjuti


33



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1. Persyaratan Umum Universitas Muhammadiyah Gresik menerapkan sistem penjaminan mutu dengan melakukan perbaikan secara terus menerus, meliputi proses-proses bisnis yang ada secara runtut melalui kriteria dan metode serta sumber daya manusia, keuangan dan infra struktur sehingga efektifitas operasional dan pengendalian proses dapat terlaksana dengan baik. Melakukan

pengukuran

dan

penganalisaan

serta

peningkatan

secara

berkesinambungan terhadap semua proses. Melakukan implementasi tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.

4.2. Persyaratan Dokumentasi 4.2.1. Umum Dokumentasi sistem manajemen mutu UMG terdiri dari: 1.

Pernyataan kebijakan mutu

2.

Sasaran muta

3.

Pedoman mutu

4.

Dokumen/rekaman dari setiap kegiatan

4.2.1.1.

MM (Manual Mutu) Kumpulan kebijakan/ arahan atau petunjuk umum dari Rektor yang

menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Gresik. 4.2.1.2.

PM (Prosedur Mutu) Pengaturan-pengaturan koordinatif untuk mensinkronkan berbagai fungsi

dalam mencapai suatu tujuan. Prosedur Mutu UMG adalah prosedur terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme pelaksanaan semua proses aktivitas dalam Sistem Penjaminan Mutu yang


34



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

melibatkan berbagai fungsi serta prosedur kerja dari semua aktivitas kerja yang akan menjamin aktivitas di semua unit di lingkungan UMG terkendali. 4.2.1.3.

IK (Instruksi Kerja) Petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara

terinci. Intruksi kerja SPMI UMG adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur SPMI dan Prosedur kerja di seluruh bagian unit kerja. Instruksi Kerja di lingkungan UMG selengkapnya dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri. 4.2.1.4. R (Rekaman) Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan. 4.2.1.5. F (Formulir) Formulir kosong dan Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan

Gambar 4.1. Hirarki Dokumen ISO 9001:2008 4.2.2. Manual Mutu Manual Mutu berisi: Lingkup sistem manajemen mutu termasuk dasar pembenaran dan pengecualian.


35



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Prosedur terdokumentasi yang dikembangkan untuk sistem manajemen mutu atau referensinya. 4.2.3. Pengendalian Dokumen Untuk mengendalikan dokumen, UMG membuat Rekaman Mutu yaitu jenis dokumen yang spesial dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dalam klausul 4.2.4. 4.2.4. Pengendalian Rekaman Rekaman Mutu dibuat untuk membuktikan kesesuaian persyaratan dan keefektifan operasional sistem manajemen mutu.


36



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1. Komitmen Manajemen Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) mengidentifikasi layanan pendidikan yang memuaskan kebutuhan dan harapan mahasiswa. UMG dan unit kerja mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan SPMI. Strategi yang dilakukan, meliputi : a. Mengkomunikasikan SPMI di seluruh unit kerja UMG, b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu UMG di masa depan, c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices, d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi, e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu, f.

Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran mutu yang ditetapkan.

5.2. Fokus Pada Mahasiswa Universitas,

prodi

dan

unit

kerja

penyelenggara

pendidikan

harus

mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan mahasiswa yang ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan semua indikator kinerja. Sementara untuk unit pendukung akademik mengindentifikasi persyaratan mahasiswa sesuai Tupoksi dan program pelayanan prima. Persyaratan mahasiswa dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu. Atas permintaan Pimpinan Universitas, penanganan keluhan mahasiswa dikoordinir oleh Wakil Manajemen. Setiap tahun dilakukan evaluasi kepuasan mahasiswa internal dan eksternal untuk perbaikan mutu UMG secara berkelanjutan.


37



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

5.3. Kebijakan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik menggunakan kebijakan mutu untuk memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu berkesinambungan dalam proses layanan. Dalam rangka melaksanakan tugas penyelenggaraan pendidikan tinggi, pimpinan UMG menetapkan kebijakan mutu dan mempunyai komitmen untuk menjalankannya. Kebijakan Mutu tertuang dalam Dokumen Kebijakan Mutu UMG. 5.4. Perencanaan Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu UMG. Keefektivan perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu UMG menjadi tanggung jawab pimpinan Universitas. 5.4.1

Sasaran Mutu Rektor UMG menetapkan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan layanan tri

dharma perguruan tinggi yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan dan stakeholders, dikembangkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi, dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran Mutu UMG disusun berdasarkan Kebijakan Mutu dan merupakan standar Mutu yang dapat terukur serta bersifat strategis. Sasaran mutu secara lengkap terdapat dalam dokumen tersendiri. 5.4.2

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu: Pimpinan UMG memastikan bahwa penetapan sasaran mutu dapat tercapai dan

terukur, maka sistem manajemen mutu akan direncanakan, diterapkan dan dipelihara, sehingga memenuhi semua persyaratan umum sebagaimana tercantum dalam sub bab 4.1 dan strategi pada panduan sistem mutu ini. 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi 5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang Pimpinan UMG memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan serta dikomunikasikan dalam organisasi. Hal ini dijelaskan dalam struktur organisasi


38



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

dan job description dari seluruh karyawan pada masing-masing bagian dalam organisasi. 5.5.2. Wakil Manajemen Pimpinan UMG dalam menerapkan sistem manajemen mutu menunjuk dan menetapkan seorang tenaga dosen yang berkompeten di bidang mutu sebagai Wakil Manajemen. Wakil Manajemen yang ditunjuk, selain bertanggungjawab dalam bidangnya mempunyai tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan standar yang ditetapkan, serta melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu kepada pimpinan UMG. Wakil Manajemen harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO 9001 : 2008 dan standar akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan mahasiswa. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi standar mutu yang disepakati. 5.5.3. Komunikasi Internal Pimpinan UMG menetapkan bahwa untuk menjamin terlaksananya sistem manajemen mutu yang baik diterapkan sistem komunikasi antar semua bagian untuk memberi masukan-masukan sehingga tidak terjadi kesenjangan komunikasi dalam penerapan sistem manajemen mutu. Hal ini dijelaskan dalam Ketetapan-ketetapan pimpinan UMG sehubungan dengan komunikasi internal. 5.6. Tinjauan Manajemen 5.6.1. Umum Pimpinan UMG harus melaksanakan tinjauan manajemen secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan mahasiswa. Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria


39



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi. 5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen Dalam melakukan tinjauan manajemen, Pimpinan UMG akan menindaklanjuti masukan-masukan yang berupa: a) Hasil rapat tinjauan manajemen sebelumnya. b) Hasil internal audit. c) Umpan balik dari mahasiswa. d) Kinerja proses dan kesesuaian produk/kompetensi lulusan. e) Status tindakan pencegahan dan koreksi. f) Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu. g) Saran-saran untuk perbaikan. Hal ini dijelaskan dalam Risalah Rapat Tinjauan Manajemen. 5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya sekali dalam satu tahun. Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan UMG, prodi dan unit kerja harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan prosesnya. Keluaran tinjauan SPMI harus direkam dan dikomunikasikan kepada seluruh anggota organisasi dan mencakup tiga hal: 1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu. 2. Peningkatan pelayanan akademik terkait permintaan mahasiswa. 3. Peningkatan pelayanan akademik terkait sumber daya.


40



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB VI MANAJEMEN SUMBERDAYA

6.1. Penyediaan Sumberdaya: Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk penyediaan layanan dan juga memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi SPMI yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk meningkatkan kepuasan stakeholders melalui pemenuhan persyaratan stakeholders. Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus : a) Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya; b) Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan panjang; c) Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan d) Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SPMI dan untuk memastikan bahwa kebutuhan stakeholders terpenuhi.

6.2. Sumber Daya Manusia: 6.2.1. Umum: Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif. 6.2.2. Kompetensi, Kesadaran Dan Pelatihan: UMG harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten, memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. UMG harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan tuntutan/ kebutuhan kurikulum, program unit kerja dan persyaratan yang


41



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

ditetapkan. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen tersertifikasi dan tenaga kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin. 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi sarana prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mendukung proses pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. UMG harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium, bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitas kesehatan, keamanan fisik, kantin, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara secara rutin sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus dikalibrasi secara rutin agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasarana dan barang milik universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku. 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik UMG menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang memenuhi persyaratan stakeholders.

UMG harus menyediakan bukti bahwa

lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu berkesinambungan.


42



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB VII REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI

7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT Universitas Muhammadiyah Gresik harus merencanakan program layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program Studi S1, dan S2. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program layanan UMG secara rinci disampaikan dalam Program Kerja yang mengacu pada Rencana Strategis (Renstra). 7.1.1. Pendidikan/Pengajaran Universitas,

Fakultas

dan

program

studi

harus

merencanakan

pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum, penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang

diinginkan.

Universitas,

Fakultas

dan

program

studi

harus

mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1 dan S-2 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Universitas, Fakultas dan program studi harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus terkontrol

meliputi

asesmen

kebutuhan;

desain,

pengembangan

dan

pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan


43



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran dievaluasi setiap tahun sekali. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. 7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan internasional. UMG melalui LPPM harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan

komersialiasi

inovasi

penelitian. Selain itu juga

merencanakan

pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran RIP (Rencana Induk Penelitian), renstra, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. UMG harus merencanakan sumber daya yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan partner atau stakeholders terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding good practices dan konsultasi,

harus

meningkatkan

kompetensi

civitas

akademika

dan

menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan


44



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi, metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan. Perubahan

metode

pengendalian

proses-proses

utama

tersebut

harus

didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara. 7.2. Proses Terkait Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Gresik secara umum memberikan layanan yang tanggible dan intanggible kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa. UMG harus memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktikkan penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. Proses Belajar Mengajar sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium, di dalam/luar kampus, diharapkan minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut : a) Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung jawab memeliharanya b) Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan universitas yang responsif c) Personel UMG memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan d) Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan kualifikasinya. 7.2.1. Penetapan Persyaratan Mutu yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan UMG untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan Universitas Muhammadiyah sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh universitas, fakultas dan program studi. Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh


45



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

fakultas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NPM dan lain-lain. Layanan Tri dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata pendidikan. Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/ Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, dan lainnya). Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh pemberi dana dalam administrasi dan pengelolaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.

7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT UMG dan program studi, lembaga, biro harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri Dharma PT untuk memastikan bahwa: a) Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan. b) Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan. c) Universitas Muhammadiyah memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan. d) Apabila persyaratan pendidikan diubah, Universitas Muhammadiyah harus memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan. e) Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara. 7.2.3. Komunikasi

dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Universitas

Muhammadiyah Gresik UMG harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan : Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk


46



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan Tri Dharma PT, UMG menggunakan komunikasi interaktif telpon, faksimil, email dan website. 7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat 7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan Dalam perencanaan kurikulum, pimpinan harus mempertimbangkan pengembangan UMG dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada mahasiswa. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan target kurikulum. Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan kurikulum.

Proses

pengembangan

kurikulum

Program

Studi

harus

didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan. Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dilakukan oleh Lemlit dan LPM berdasar pada kompetensi dan track record


47



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah, perencanaan penelitian dapat diupdate setiap kurun waktu tertentu agar output penelitian memenuhi kebutuhan stake holder dan selalu relevan terhadap perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. 7.3.2. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Universitas, Fakultas dan program studi penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 7.3.3. Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi lulusan. 7.3.4. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT UMG menunjuk tim untuk melakukan evaluasi hasil rancangan dan pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar yang diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis Universitas Muhammadiyah. 7.3.5. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Verifikasi rancangan kurikulum harus dilakukan dalam satu atau beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam tinjauan rancangan secara independen (Senat Universitas). Tahap keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara. 7.3.6. Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT


48



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

Validasi kurikulum dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan UMG agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan kegiatan pendidikan dapat dipastikan penerapannya. Validasi perencanaan penelitian dan pengebadian kepada masyarakat dilakukan oleh Ketua Lemlit dan LPM. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan. Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus dipelihara. 7.3.7. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan iptek dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan, disyahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan terkait dan rekaman harus dipelihara. 7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang UMG sesuai Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan UMG dan perundang-undangan yang berlaku. 7.4.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa

maupun

layanan

pelatihan

dan/atau

studi

lanjut

harus

mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau


49



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di UMG. Khusus untuk Pengadaan dengan dana dari APBN/APBD/ Pemerintah, proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Perpres No. 70 tahun 2012 dan atau aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima UMG. Hal ini menyangkut alokasi anggaran dan klasifikasi barang/ jasa yang dibutuhkan. Dokumen pengadaan barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan. 7.4.2. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, dan kualifikasi SDM. 7.4.3. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan Tim penerima barang/ jasa UMG melakukan pemeriksaan terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh tim khusus atas permintaan pimpinan UMG. Hasil verifikasi disampaikan kepada pimpinan UMG dalam bentuk laporan. Jika terdapat ketidaksesuaian maka pimpinan UMG meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau pencegahan. 7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 7.5.1. Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT Universitas, Fakultas, program studi dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, universitas, fakultas,


50



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

program studi juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat

(melalui

evaluasi

kepuasan

stakeholder).

Universitas

Muhammadiyah, program studi memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev Renstra UMG sesuai prosedur yang berlaku. 7.5.2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT Universitas Muhammadiyah dan program studi melakukan validasi atau pengesahan penyediaan layanan Tri Dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan UMG. Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh Lemlit dan LPM. Dengan pedoman tersebut, UMG melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda. 7.5.3. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja terkait harus mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri dharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan pimpinan UMG melalui Wakil Manajamen berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke pimpinan UMG. 7.5.4. Barang dan Informasi Milik Mahasiswa UMG mengidentifikasikan, memverifikasi dan melindungi barang milik mahasiswa yang disediakan untuk dipakai.


51



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

UMG melaporkan kepada pelanggan dan membuat catatannya, apabila barang milik pelanggan hilang, rusak atau hal lain yang tidak sesuai untuk dipakai. 7.5.5. Penyimpanan Barang dan Informasi Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja penyelenggara pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan, misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran atau penelitian dan pekerjaan pengembangan. 7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja harus menetapkan instrumen penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir. Universitas Muhammadiyah, program studi atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid, universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.


52



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU

8.1. Panduan Umum Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.

8.2. Pemantauan Dan Pengukuran 8.2.1. Kepuasan Mahasiswa UMG menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi mahasiswa tentang tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan mahasiswa harus didukung oleh bukti obyektif. UMG mendiskusikan dengan pelanggan tentang persepsi kepuasannya.

8.2.2. Audit Internal UMG melalui BPM melaksanakan audit internal berdasarkan program audit internal untuk menilai kinerja implementasi sistem manajemen mutu dan penyelenggaraan pendidikan. Audit internal dilakukan oleh auditor yang kompeten dan tersertifikasi. Hal ini dilakukan sebelum audit eksternal. Audit internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi sistem di tiap unit kerja. UMG mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada Prosedur Audit Internal UMG.

8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses UMG mengukur dan memantau kinerja dan keefektivan proses yang digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses


53



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi proses. UMG mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur kinerja dan keefektivan proses.

8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Pendidikan Unit kerja di UMG yang memberikan layanan pendidikan (termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan pemenuhan persyaratan kurikulum. Penilaian

kinerja

unit

kerja

yang

memberikan

layanan

pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan.

8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai UMG memastikan bahwa pembelajaran dan pelatihan yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak diinginkan. UMG mendokumentasikan prosedur pengendalian, tanggung jawab dan wewenang untuk menangani ketidaksesuaian pembelajaran dan pelatihan.


54



: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

8.4. Analisa Data Unit kerja di UMG sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan, menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang diterima. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan preventif. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian dari sistm manajemen mutu. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya terus menerus dan dinyatakan dalam prosedur kerja atau instruksi kerja. Unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber, untuk membandingkan sumber, untuk membandingkan kinerja sistem dan proses pendidikan, untuk mengidentifikasi bidang perbaikan. 8.5. Perbaikan 8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan Unit kerja harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang lingkup layanan utamanya. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan komentar mahasiswa. 8.5.2. Tindakan Korektif Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan.


55


Tindakan

korektif


sebaiknya

: QMR-UMG-003

: 02-01-2016 : 01 : 1 - 56

diambil

untuk

mengeliminasi

ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam. 8.5.3. Tindakan Pencegahan Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi) untuk melaksanakan tindakan Pencegahan yang dihasilkan dari analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait). Tindakan Pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan prekventif sebaiknya dikomunikasikan keseluruhan organisasi.


56

MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL

Recommend Documents