Kementerian Kesehatan RI
Pedoman Delegation of Authority
DAfTARISI
l. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1.2 Tujuan
3
1.3 Landasan Hukum
3
2. PELAKSANAAN DELEGATION OF AUTHORITY 2.1 Urgensi Delegation of Authority
5
2.2 Ruang Lingkup Delegation of Authority
6
2.3 lndikator Keberhasilan Delegation of Authority
8
2.4 Sasaran Delegation of Authority
8
2.5 Tingkatan dalam Delegation of Authority
II
2.6 Proses Kegiatan dalam Delegation of Authority
11
3. KERANGKA KERJA DELEGATION OF AUTHORITY 3.1 Jenis Delegation of Authority
13
3.2 Prinsip Dasar dalam melakukan Delegation of Authority
13
3.3 Teknik dalam Delegation of Authority
14
3.4 Hal yang perlu dilakukan dalam Delegation of Authority
15
3.5 Usulan Pendelegasian Baru
16
3.6 Koreksi Dan Perubahan Terhadap Delegasi
17
3.7 Hambatan - Hambatan dalam Delegation of Authority
17
3.8 Pendelegasian Wewenang Sementara
20
3.9 Format dalam Delegation of Authority
21
4. PENGGUNAAN MA TRIKS DALAM DELEGATION OF AUTHORIT 4.1 Definisi Matriks Otoritas
22
4.2 Kendala Implementasi
22
4.3 Arahan Kbusus
22
4.4 Manfaat dari Matriks Otoritas
23
4.5 Perubahan pada Matriks Otoritas
24
4.6 Penyirnpangan pada Prosedur Matriks Otoritas
25
4.7 Jenis Matriks Otoritas
25
5. PENUTUP DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN I. CONTOH FORMAT DELEGATJONOF AUTHORITY 1.1 : Contoh Format Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur 1.2 : Contoh Format Ketatalaksanaan Keuangan 1.3 : Contoh Format Kelembagaan dan Perundang-undangan
1.4 : Contoh Format Pelayanan Publik 1.5 : Contoh Format Permasalahan Umum Organisasi
LAMPIRAN II. MATRIKS DELEGATlONOF AUTHORITY 11.1 : Matriks Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur 11.2 : Matriks Ketatalaksanaan Keuangan Akuntansi
II.3 : Matriks Ketatalaksanaan Keuangan Penganggaran It4 : Matriks Ketatalaksanaan Keuangan Pembendaharaan It5 : Matriks Kelembagaan dan Perundang-Undangan
IJ.6 : Matriks Pelayanan Publik 11.7 : Matriks Permasalahan Umum Organisasi
11.8 : Matriks Otoritas Penandatangan 11.9 : Matriks Penandatangan Bank Dan Transfer Elektronik
ILl 0 : Keterangan Simbol dan Arti dalam Matriks Otoritas
1. PENDAHULUAN J.J
Latar 8eJakang
Refonnasi Birokrasi merupakan salah satu prioritas dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang 2005-2014, RPJM 2010-2014 dan Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 ten tang Keuangan Negara. Secara lengkap RP JP menyatakan : "Pembangunan aparatur negara dilakukan melalui refonnasi birokrasi untuk meningkatkan profesionalisme aparatur negara dan untuk mewujudkan tata pemerintahan yang baik, di pusat maupun daerah, agar mampu mendukung keberhasilan pembangunan di bidang-bidang lainnya". Selanjutnya arah tersebut dijabarkan ke dalam setiap Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM 12005-2009, RPJM 112010-2014, RPJM 1112015-2019 dan RPJM IV 2020-2024) dan Rencana Kerja Pemerintah yang bersifat tahunan . Refonnasi birokrasi tersebut harus menyentuh ketiga aspek atau komponen utama yaitu kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (manajemen) dan sumber daya manusia. Kementerian Kesehatan yang mend apat mandat di bidang kesehatan, juga melakukan refonnasi birokrasi dengan mengacu kepada RPJPN , RPJP-K, RPJMN , RKP dan Pedoman Umum Reformasi Birokrasi yang diterbitkan Kementerian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Refonnasi Birokrasi (Kemeneg PAN dan RB). Secara umum, sasaran refonnasi birokrasi adalah mengubah pola pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) serta
sistem manajemen pemerintahan. Upaya
refonnasi birokrasi meliputi berbagai kegiatan penataan I penyempumaan
kelembagaan, ketatalaksanaan (termasuk program dan anggaran) dan SDM nya, an tara lain: a) penyusunan peta strategi (strategy map) yang berisi arahan atau kegiatan strategi s yang bersifat program percepatan (quick wins), penilaian kinerja (Iembaga, unit kerja , dan individunya); b) analisa beban kerja; c) standard operating procedures (SOP), e-govt; d) manajemen SDM ( analisis dan job description tiap pekerjaan atau jabatan, evaillasi dan pembobotan pekerjaan, jenjang pekerjaan atall job gradin g), penyusunan tunjangan kinerja, dan diklat pegawai serta penataan pola karir; e) penataan sarana dan prasarana kerja ; f) pengawasan
keuangan
dan
pengawasan
kerja; g) penataan
kegiatan
dan
penganggarannya. Salah satu sasaran dari dari manajemen peru bah an yang dilakukan adalah terlaksananya pedoman De/egation of authority atau Pendelegasian wewenan g.
De/egation ofauthority adalah Pemberian kewenangan penuh dari seorang pejabat kepada pejabat setingkat dibawahn ya untuk bertindak sesuai fungsi, kekuasaan dan tugas, atall untuk bertindak atas nama atau mewaki li dalam aktifitas pencapaian tujuan organisasi. Prinsip dalam Pendelegasian kewenangan bukan hanya sekedar memindahkan kewenangan yang dijalankan secara langsllng oleh pejabat terkait, melainkan dalam rangka meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan manajemen tata kelola ya ng baik demi kepentingan publik . Mengingat urgensi dari de/egation ofauthority maka perlu disusun suatu pedoman yang memberikan batasan atall koridor yang mampu memberik an arah dalam proses pendelegasian kewenangan terutama di tingkatan eselon I dan II lingkup Kementerian Kesehatan Rl.
2
1.2. Tujuan Tujuan Umum : Terlaksananya prinsip-prinsip pendelegasian wewenang yang
memenuhi asas tata kelola pemerintahan yang baik dalam rangka mewujlldkan
reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Kesehatan Rl.
Tujuan Khusus :
memberikan acuan Kementerian
bagi
Kesehatan
para
pengambil
RI
dalam
keputusan di
melaksanakan
lingkungan
pendelegasian
wewenang sesuai dengan tujuan reformasi birokrasi. Memberikan dalam
pedoman bagi Kelembagaan Kementerian Kesehatan RI
pembinaan
organisasi
sesuai
dengan
prinsip
pendelegasian
wewenang dalam tata kelola pemerintahan yang baik
1.3. Landasan Hukum Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286); Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355); Undang-Undang Nomor 39 Tahun 2008 tentang Kementerian Negara (Lembaran Negara Repllblik Indonesia Tahun 2008 Nomor 166, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4916);
3
Peraturan
Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan
Organisasi Kementerian Negara; Peraturan
Presiden Nomor 24 Tahun 20 I 0 tentang Kedudukan, Tugas, dan
Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 67 Tahun 20 I 0 tentang Perubahan Atas Peraturan
Presiden
Nomor 24 Tahun 20 I 0 ten tang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara; Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 ten tang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025; Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 20 I 0 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2010-2014; Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 1 144/Menkes/PerNHl/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kesehatan.
4
BAB2.
PELAKSANAAN DELEGATION OF AUTHORITY
Pelaksanaan
Kegiatan Delegation of authority di
Kementerian Kesehatan
dilakukan berdasarkan usulan reformasi birokrasi tentang tugas pokok dan fungsi struktur organisasi Kementerian Kesehatan yang mengacu pada good governance. Pelaksanaan
Delegation of authority pada
kegiatan/aktifitas
Kementerian
Kesehatan dimulai melalui tingkat tertinggi yaitu Menteri Kesehtan, diikuti Seluetaris lenderal Kementerian Kesehatan dengan melibatkan seluruh unit kerja eselon I dan II, baik Pimpinan maupun para jabatan fungsional terkait.
2.1. Urgensi Delegation ofAuthority
Delegation of authority atau Pendelegasian wewenang merupakan sesuatu yang vital dalam organisasi. Pengambil keputusan di
tingka~
yang lebih tinggi perlu
melakukan pendelegasian wewenang agar lembaga bisa menjalankan operasi manajerial secara lebih efektif dan efisien. Selain itu, pendelegasian wewenang adalah konsekuensi logis dari semakin besarnya struktur suatu organisasi. Bila seorang atasan tidak mau mendelegasikan wewenang, maka sesungguhnya organisasi itu tidak butuh siapa-siapa selain dia sendiri. Bila atasan menghadapi banyak pekerjaan yang tak dapat dilaksanakan oleh satu orang, maka ia perlu melakukan
delegasi.
Pendelegasian juga
dilakukan
agar
pimpinan
dapat
mengembangkao bawahan sehingga lebih memperkuat organisasi, terutama di saat terjadi perubahan susunan manajemen. Pendelegasjan (pelimpahan wewenang)
5
merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai pimpinan, pejabat berwenang melakukan Delegation
0/ authority
dengan mengalokasikan
wewenang melalui efisiensi kekuasaan kepada orang-orang dengan kemampuan yang sesuai dan/atau pengalaman pekerJaannya agar lebih produktif dalam melakukan fungsi-fllngsi manajemen lainnya .
Ada beberapa alasan mengapa Delegation ofauthority diperlllkan. \) Pendelegasian memungkinkan pimpinan mencapai hasil yang lebih baik dibanding bila semua kegiatan ditangani sendiri. 2) Dengan pendelegasian, organisasi berjalan lebih efisien. 3) Pendelegasian memungkinkan pimpinan dapat memusatkan perhatian terhadap tugas-tugas prioritas yang lebih penting. 4) Memungkinkan berkembang,
proses
transformasi
bawahan
untuk
bahkan dapat dipergunakan sebagai
tumbllh
bahan
dan
Learning
Organization untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan. 5) Pimpinan seharusnya lebih cermat dalam mendelegasikan tugas dan wewenangnya, mengingat kegiatan kebijakan dalam layanan kesehatan berhubungan dengan kepentingan masyarakat banyak. Oleh karena itll sebelum mendelegasikan tugas/wewenang hendaknya dipahami benar tingkat kemampuan dari pejabat yang akan diberikan delegasi.
2.2.
Ruang Lingkup Delegation ojAllthority
Lingkup pengaturan dalam Delegation of authority adalah mencakup semua proses pengambil keputusan oleh perangkat atau komponen yang ada di dalam
6
Kementerian
Kesehatan,
mulai
dari
kelembagaan
(struktur
organisasi),
manajemen, sumber daya manusia (SDM), anggaran, sarana dan prasarana hingga permasalahan umum organisasi dapat dikelola dan berjalan secara baik sesuai dengan spirit reformasi
Delegation
0/
peljormance)
birokrasi.
authority yang
Dengan
diharapkan
berkelanjutan
mengacu pada suatu pedoman
terjadi
peningkatan
melalui
sharing
kinerja
dan
(beller
transformasi
kepemimpinan, baik kinerja lembaga, unit kerja maupun kinerja pegawai (SDM) didalam lingkup Kementerian Kesehatan. Pedoman Delegation otoritas
0/ authority
pengambilan
keputusan
digunakan untuk menentukan tingkat di mana dalam
setiap
penyelenggaraan
kegiatan
Kementerian Kesehatan untuk memberikan implementasi prosedur yang jelas, terarah, dan efisien untuk kembaJi mendelegasikan otoritas, memfasilitasi kontrol manajemen atas delegasi kewenangan , meyakinkan bahwa otoritas didelegasikan ke tingkat praktis terendah dan menyediakan sumber tunggal otoritatif organisasi otoritas untuk digunakan oJeh seluruh pejabat Kementerian Kesehatan. Pedoman ini dimaksudkan untuk berfungsi sebagai sum her otoritatif dalam pendelegasian wewenang di lingkup Kementerian Kesehatan, tidak adanya otoritas tidak menghalangi peJaksanaan otoritas tersebut karena pejabat struktural atau jabatan fungsional memiliki dasar hukum pelimpahan wewenang dari pimpinan sesuai pedoman Delegation
0/ authority.
Oleh karena itu, Kementerian
Kesehatan menyusun dasar hukum atau administratif De/egation
0/ authority yang
tepat untuk membangun adanya delegasi spesifik lainnya dalam bentuk matriks
Delegation
0/ authority.
Bagian matriks dan Indeks terlampir yang menjelaskan
7
masing-masing proses delegasi resmi dari otoritas jabatan yang terdaftar.
2.3. Indikator Keberhasilan Delegation ofAuthority
indikator keberhasilan De/egation ofauthority diukur atas hal berikut :
I) Struktur organisasi dan diarahkan
pad a
sistem manajemen
struktur
yang
mampu
Kementerian
Kesehatan
mendukung
Kebijakan
Pendelegasian Wewenang; 2) SDM memiliki profesionalisme kerja yang semakin baik untuk mematuhi kriteria dalam Menentukan secara tepat Delegasi Wewenang; 3) Tata Cara De/egation of authority Kementerian Kesehatan berorientasi pada peningkatan kinerja dan efektifitas organisasi. 4) Kementerian Kesehatan memiliki proses mendelegasikan wewenang yang cepat dan
tepat
dalam
menindaklanjuti
permintaan
publik
dalam
pencapaian tujuan organisasi.
2.4. Sasaran Delegation ofAuthority Sasaran delegation of authority dapat dijabarkan ke dalam 4 bidang sasaran yang saling terkait,
yaitu penataan
SDM aparatur,
ketatalaksanaan
keuangan
(Akuntansi, penganggaran, dan pembendaharaan), kelembagaan dan Perundang undangan, dan Permasalahan Umum organisasi sebagai berikut : I) Penataan Sumber Daya Manusia aparatur Terlaksananya dan
diterapkannya
authority
Sumber
Penataan
8
Daya
kebijakan Manusia
matriks aparatur
Delegation of Kementerian
Kesehatan, sejak tahap rekruitmen pegawai hingga mutasi, rotasi dan pensiun. Setiap tahap tersebut dilaksanakan dengan matriks Delegation of
authority, dengan tujuan agar pengelolaan SDM menjadi jelas, dan akuntabel dan benar-benar dapat menigkatkan kinerja dan profesionalisme pegawai. Namun demikian , kondisi tersebut tidak selalu dapat dipertahankan atau memberikan kinerja terbaik , jika pengelolaan SDM tersebut tidak dikelola dengan baik dengan sistem matriks Delegation ofauthority yang akuntabel dan berorientasi pada peningkatan kinerja. 2) Ketatalaksanaan
keuangan
(Akuntansi,
penganggaran ,
dan
pembendaharaan) Terlaksananya sistem matriks Delegation of authority yang berorientasi pada peningkatan kerja lembaga, unit kerja dan SDM. Untuk itu disusun sistem manajemen Kementerian Kesehatan yang antara lain dalam produk I) Aktifitas transaksi Akuntansi,yang relevan; 2) pelimpahan wewenang dalam
aktifitas
transaksi
penganggaran;
3)
aktifitas
transaksi
pembendaharaan di Kementerian Kesehatan dilakukan De/egation of
authority
sesuai
aturan ,
sehingga
mudah
melakukan
peJimpahan
wewenang dan pencabutan wewenang dalam rangka peningkatan kinerj a keuangan. 3) Kelembagaan dan Perundang-undangan Terlaksananya Delegation of authority yang dapat digunakan untuk melimpahkan wewenag penugasan, dan menjadi salah satu bahan dalam
9
melakukan penataan unit-unit kerj a, termasuk penataan substansi dan uraian tupoksi. Pedoman De/egation of authority pad a setiap struktur organisasi Kementerian Kesehatan yang mampu mendukung peningkatan kinerja Kementerian Kesehatan. Berdasarkan matriks Delegation of authority, uraian tupoksi akan di atur untuk menghindar tumpang tindih ataupun grey area. Hal ini untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi disesuaikan dengan perubahan indikator kinerja utama (IKU) Kementerian Kesehatan. 4) Pelayanan Publik Terlaksananya Delegation of authority untuk melimpahkan wewenang penugasan dalam penetapan standar pelayanan kepada ma syara kat, dan menJ3di acuan Jangkah-Iangkah penetapan standarisasi. Dengan pedoman
De/egation o/authority, penetapan standar akan menjadi efisien , cepat dan tepat.. Berdasarkan matriks De/egation of authority dalam pelayanan publik, standar pelayanan dan standar mutu pelayanan akan ditetapkan secara hirarkies secara s trukural guna meningkatkan kepercayaan masyarakat untuk menggllnakan fasilitas dan layanan kesehatan di dal a m negeri .. 5) Permasalahan Umllm organi sasi Secara spesifik, De/egation ofauthority berkaitan dengan pola pikir, sikap, periJakll, tindakan dan lIcapan penyelenggara nega ra dapat menghasilkan tanggllng jawab profes ional yang berorientasi pad a peningkatan kinerja organisasi.
10
2.5.
Tingkatan Dalam Delegation ofauthority Ada beberapa tin gka tan dalam pelaksanaan Delegation o/aulhority : I . Tingkat Pertama Menteri Kesehatan
2. Tingkat kedua Pejabat yang menempati posisi satu tingkat di bawah tingkat
satu
pertama
tidak
peduli
berapa
yang
ditunjllk,
misalnya Sekjen, Dirjen , Irjen, Ka Badan (eselon 1) 3. Tingkat ketiga Pejabat yang menempati posisi satu tingkat di bawah Tingkat kedua yang memimpin sebuah satker, misalnya kepala Biro, kepala Pusat, Direktur, dan Internal Auditor. 4. Tingkat keempat Jabatan fungsional yang memiliki kemampuan teknis kompetensi untuk menunjang wewenang pejabat di Tingkat ketiga. Jika
seorang pimpinan
lebih
tinggi
menganggap
seorang
pejabat
dibawahnya tidak tepat memperoleh delegasi yang tercantum, maka pimpinan lebih tinggi berwenang secara administratif lIntuk menllnjllkkan bahwa pejabat/pegawai bersangkutan tidak layak menerim a delegasi.
2.6.
Proses Kegiatan dalam Delegation ofAuthority Proses kegiatan Delegation ofauthority terbagi dalam : I) Pimpinan yaitu Menteri Kesehatan RI menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada pejabat Eselon 1 yang diberi pelimpahan; 2) Pejabat Eselon I melimpahkan wewenang yang diperlukan kepada Eselon 2 untuk mencapai tujuan ; 3) Pejabat eselon 2 yang menerima delegasi baik eksplisit maupun
JJ
implisit memiliki kewajiban dan tanggungjawab. 4) Pejabat
Jabatan
FungsioJlal
menerima
(akontabilitas) atas hasil yang telah dicapai.
12
pertanggungjawaban
BAB3. KERANGKA KERJA DELEGATION OF AUTHORITY
3.1 Jenis Delegation ofauthority
Otoritas
Deskripsi Otoritas
Persetujuan
Kewenangan pelaksanaan ketentuan khusus dalam kegiatan bisnis tertentu dengan ketentuan bahwa keputusan ini sejalan dengan kebijakan akuntansi yang diterapkan, aturan atau peraturan otoritas
Rekomendasi
Kewenangan yang berlaku untuk latihan kekuatan rekomendasi dalam hal bisnis yang spesifik. Namun, rekomendasi tersebut akan ditinjau (dan perubahan, jika diperlukan) oleh Sekjen dan setingkat eselon I sebelum mereka didukung atau disetujui.
Review / Verifikasi
Mengacu pada Otoritas yang menetapkan tingkat tinjauan yang dibutuhkan / verifikasi, berdasa rkan risiko pertimbangan, untuk menyatakan bahwa transaksi tersebut akurat & asli.
lnisiasi / Persiapan
Berlaku untuk otoritas yang memulai sebuah proses / kegiatan dan menyiapkan dokumen yang relevan.
3.2 Prinsip Dasar dalam melakukan Delegation ofauthority I) Membuat perencanaan ke depan untuk mencegah terj adi nya masal ah. 2) Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis 3) Mensepakati stan dar kerj a 4) Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan delegator (pejabat yang mendapatkan delegasi wewenang)
13
5) Memandu dan mengembangkan delegator dengan memberikan tllgas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan. 6) Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan aktifitas delegator dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai. 7) Monitor
delegator
lebih
sering
dan
mendengarkan
keluhan
keluhannya. 8) Bantu delegator untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide ide baru yang bermanfaat. 9) Memberikan 'reward' atas hasil yang dicapai. 10) Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan.
J.J Teknik dalam Delegation ofauthority
1) Pimpinan pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan dari mulai kepada pejabat berwenang eselon I sampai eselon 2 alau kepala saluan kerja , sampai jabatan fungsional terkait. 2) DeLegasikan maksud kewenangan unluk perselujuan, rekomendasi alau pelaksanaan. 3) Merangking prioritas lugas-lugas dengan waklu yang diperlukan unluk melaksanakannya dan sebaiknya salu kewajiban didelegasikan pad a salu waktu.
14
3.4 Hal yang perlu dilakukan dalam Delegation ofauthority I) Hindari mendelegasikan kekuasaan (power) dan tetap mengedepankan nilai-nilai moral dalam pelaksanaannya. 2) Kontrol dilakukan khusus pada
pekerjaan yang sangat teknis atau
tugas-tugas yang melibatkan kepercayaan. 3) Hal ini merupakan hal kompleks dalam man ajemen organisasi,
sehing ga memerlukan pengetahuan dan kemampuan yang khusus.
4) Pejabat yang akan men angani hal tersebut seharusnya memiliki
kemampuan dasar keilmuwan manajemen dan perilaku. 5) Dampak
mendelegasikan
tugas
dan
tanggung
jawab
dapat
menyebabkan pej abat dan staf dibawah berasumsi bahwa pimpinan tidak mampu untuk menangani tanggung jawab kepemimpinannya dalam manajemen organisasi . 6) Keengganan pimpinan melakukan delegasi karena takut wewenang itu akan disalahgun akan oleh bawahannya, atau bawahannya tidak akan mampu melakukan sebaik yang dilakukannya. 7) Pilihlah secara cermat dan bijak bawahan yang pantas menerima delegas i.
Jangan
pilih
sembarang
orang.
Konsekuensi
positif
pendelegasian wewenang adalah upa ya untuk mengembangkan pejabat dan staf dibawahnya . lni termasuk menuntut pejabat d an staf dibawah untuk
benar-benar
bertanggung
jawab
atas
wewenang
yang
diberikannya. 8) Sebagai aturan umum seorang pejabatlpegawai yang melaksanakan
15
delegasi wewenang seharusnya mencegah terjadinya dua hal yang membahayakan
orgaoisasi
yaitu
Perlama,
wewenang
terkait
kepeotingan diri sendiri misalnya lembur, tunjangan dan promosi jabatan .
Kedua,
pejabat/ pegawai
yang
dideJegasikan
adalah
pejabatJpegawai yang tidak bertanggungjawab.
3.5. UsuJan PendeJegasian Baru Bagian dari Kementerian yang memerlukan delegasi baru harus melakukan tahapan langkah-Iangkah dibawah ini : l. Siapkan pengajuan yang menguraikan Jalar belakang, alasan unluk pendelegas ian
baru, masalah
delegasi
yang diusulkan
serta
surat
rekomendasi delegasi dan mendapal persetujuan pimpinan/pejabal yang relevan. 2. Mengajukan proposal berkaitan lata kelola orgaoisasi dan manajemen risiko. 3. Tata keJola organisasi dan manajemen risiko akan mempersiapkan [nslrumen
Delegasi ,
memperoleh
persetuj uan
formal
dan
menyebarluaskan delegasi baru Kemenlerian Kesehalan melalui Manual Delegasi. 4. Dalam situasi tertentu seperti kagawatan dan bencana, delegasi dapat diproses tanpa keterlibatao biro terkail hukum dao organisasi.
16
3.6 Koreksi Dan Perubahan Terhadap DeJegasi Bagian yang membutuhkan perubahan untuk delegasi, yaitu . penghapusan, penambahan atau perubahan judul, harus mengajukan proposal ke Sekjen setelah mendapat persetujuan dari
tata kelola dan
manjemen resiko
biro/eselon 2 yang terkait, Biro/Eselon 2 yang terkait kemudian akan mempersiapkan Instrumen Delegasi baru dan mengajukan kepada Sekjen untuk disetujui Menteri Kesehatan untuk diumumkan sebagai amandemen terhadap Delegasi yang lama.
3.7 Hambatan - Hambatan dalam Delegation o/authority Hambatan hambatan pad a delegasie (Pimpinan yang memberi delegasi) I) Kemampuan delegator yang diragukan oleh dirinya sendiri 2) Meyakini
bahwa seseorang "mengetahui semua rincian" (over
estimate) 3) Merasa dapat melakukannya sendiri dengan lebih baik. 4) Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegas ikan 5) Rasa tidak aman 6) Takut tidak disukai atau dinilai tidak mampu . 7) Penolakan untuk mengakui ke salahan 8) Kurangnya kepercayaan pada bawahan 9) Kesempurnaan
(perJeksionisme),
menyebabkan
kontrol
yang
berlebihan 10) Kurangnya ketrampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban
17
kerja II) Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab. 12) Keengganan untuk mengembangkan bawahan 13) Kegagalan untllk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efekti f.
Hambatan hambatan pada Delegator (Pejabat/staf yang diberi delegasi) I) Kurangnya pengalaman 2) Kurangnya kompetensi 3) Menghindari tanggung jawab dan tantangan. 4) Sangat tergantung dengan pimpinan (dependensy) 5) Kekacauan dalam mengorganisasikan pekerjaan [disorganization] 6) Kelebihan be ban kerja (over load) 7) Terlalu memperhatikan hal hal tidak relevan atall kurang bermanfaat
Hambatan hambatan dalam situasi I) KebUakan tertllju pada satu orang 2) Tidak ada toleransi kesalahan 3) Kekritisan keplltusan 4) Urgensi, tidak ada waktu untllk menjeJaskan [krisis manajemen] 5) Kebingungan pad a tanggungjawab dan kewenangan. 6) Kekurangan tenaga yang kompeten .
18
Di saat pimpinan mendelegasikan wewenang, maka pimpinan memberikan otoritas pada orang lain, namun sebenarnya pimpinan tidak kehilangan otoritas orisinilnya. lni yan g sering dikhawatirkan oleh banyak pimpinan. Takut bila mela kukan delegasi , akan kehilangan wewenang , padahal tidak , karen a
tan ggu ng jawab
tetap berada
pada
sang pimpinan . Pedoman
Delegation ofauthority dilakukan untuk mengeJoJa aktivitas dan sumber daya yang dimiliki organisasi untuk satu sa ma lain sa ling bersinergi mencapai tujuan yang telah ditetapkan . Pera n Delegation of authority ini sangat penting bagi orga nisasi, karena bersifat mengatur semua aktivitas dan sumber daya yang ada. Sekalipun suatu organisasi sudah memiliki organisasi dan SDM yang ba ik dan sesuai dengan tantanga n yan g dihadapi , namlln jika tidak dikelola dengan sistem Delegation
ofauthority yang tepat, maka organisasi dan SDM te rsebut tidak akan terjadi penyelewenga n penggunaan wewenang yang diberikan.
J9
3.8 Pendelegasian Wewenang Bersifat Sementara Berikut ini adalah ketentuan yang berlaku dalam kasus delegasi sementara
Deskripsi Otoritas
Ketentuan
Ti dak ada pimpinanJpegawai dapal mengaj ukan pengganlian Nominasi sendiri atau bertindak menggantikan secara permanen
• Kewenangan Seorang pimpinanJpegawai dapat didelegas ikan kepada pejaballain sec ara tertulis untuk waktu lertentu.
• Dalam
kaslls tidak adanya pimpinan sa tker / pejabat dari
kantor, se mentara wewenangnya harus didelegasikan ke Sementaral
yang lebih bawah alas perselujuan posisi pejabal yang
Tidak Ada
lebih tinggi.
• Tidak ada pimpinanJpegawai yang dapat mendelegasikan kewenangan lebih dari kew enangan yang dimilikinya.
• Tidak adanya pegawai
yang dapal melakukan
kewenangan tanpa menerima delegasi otorilas untuk m elakukannya.
Keputusan
Delegalor berdasarkan wewenang semen lara yang dimilikinya dapat mengambil Kepulusan, kecuali terbukli bahwa pimpinanJpegawai delegator dalam melaksanakan wewenang, bertindak melaw an kepentingan Kementerian Kesehatan RI.
20
3.9 Format dalam Delegation of authority Pembuatan Format Delegasi harus mencantumkan hal-hal di bawah ini : I . Ketentuan: Ketentuan delegasi adalah sinopsis bahwa maksud delegasi adalah memberdayakan yang bersangkutan untuk melakukan wewenang yang diberikan. KetennIan mencakup kondisi dan keterbatasan yang harus dipatuhi oJeh delegator dalam melaksanakan wewenang. 2. Pwsedur: Bagian ini mencakup, rincian dasar hukum dari pendelegasian dan referensi kebijakan serta prosedur yang secara khusus berlaku. Bagian ini juga dapat mencakup kondisi tertenlu danJalau batasan-batasa yang berJaku dalam pelaksanaan delegasi. 3. Oelegasi Ulama : Delegasi yang di ulamakan, lercantum menurut prioritas pembagiannya secara hirarkis. 4. Waktu efeklif : BerJakunya pendelegasian yang menunjukkan langgal, bulan dan lahun. 5. Seliap delegasi diidentifikasi dengan nomor yang berbeda sendiri dengan kode dan nomor aktifilas (sesuai matriks oloritas) yang menunjukkan jenis delegasi, yailu: a)
.A I : Penalaan Sumber Oaya Manusia Aparatur
b)
A2: Kelatalaksanaan Keuangan
c)
A3: Kelembagaan dan Perundang-undangan
d)
A4: Pelayanan Publik
e)
A5: Permasalahan Umum Organisasi
(Contoh format pada lampiran J)
21
BAB4.
PENGGUNAAN MATRJKS DALAM DELEGATION OF AUTHORITY
4.1 Definisi Matriks Otoritas Matriks Otoritas Kementerian Inpekstorat
adalah
Kesehatan lenderal
penjabaran RI
dalam
Kesehatan RI , TUJuan dari
dan
wewenang yang dilimpahkan
bawahannya,
pelaksanaan
seperti
sehari-hari
kepada
Sekjen , Dirjen dan kegiatan
Kementerian
pendeJegasian wewenang adalah melimpahkan
kewewenangan kepada yang berhak untuk bisa melaksanakan penyelesaian pencapaian tujuan kewenangan yang diberikan secara efektif.
4.2 Kendala Implementasi Matriks Otoritasharus selalu didukung dengan dokumentasi formal dan tepat yang harus disimpan daJam file arsip satuan kerja. PejabatiPegawai berwenang didelegasikan berdasarkan pada struktllr organi sasi yang disetujui Menteri Kesehatan Rl. , karena kewenangan dalam menyediakan biaya dan menyetlljui transaksi diberikan
kepada
kekuasaan otoritas yang menyetujui
kebijakan
organisasi.
4.3 Arahan Khusus I) Setiap kali ada perubahan manajemen atau struktur manajemen, Oloritas harus ditinjall ulang dan diperbaharui sesllai aturan 2) Setelah
mendapat
persetuJ uan
22
dari
Menteri,
Manajemen
dapat
mengeluarkan arahan khusus yang diperlukan untuk membatasi atau meningkatkan hal-hal yang mempengaruhi keuangan dan non keuangan berdasarkan otoritas yang menyetujui. 3) Perubahan-perubahan harus diedarkan melalui memorandum atau cara lain yang sesuai dan segera dimasukkan dalam Matriks Otoritas 4) Semua satuankerja harus menjaga dokumentasi penandatanganan otoritas yang benar pada file arsip. 5) Peran satuan kerja juga diperlukan untuk memastikan pelaksanaan dan kepatuhan
terhadap
otoritas
keuangan
dan
non-keuangan
sebelum
transaksi diproses.
4.4 Manfaat dari Matriks Otoritas Manfaat dari adanya matriks otoritas adalah;
J) Menentukan berbagai tingkatan yang mendapatkan otoritas dari Menteri Kesehatan , Setjen dan setingkat eselon I lain serra manajemen satuan kerja setingkat eseJoo 2 sampai dengan jabatan fungsional sebagai jabatan yang bertanggungjawab uotuk melaksanakan wewenang yang dilimpahkan. 2) Menentukan kekuatao otoritas yang diberikan kepada pejabat yang bersangkutan. 3) Memberikan referensi untuk menentukan siapa yang memiliki wewenang untuk melakukan akti fitas tertentu.
23
4.5 Perubahan pada Matriks Otoritas
4.5.1
Memperbarui & Merevisi Kebijakan Matriks Otoritas
Kepemilikan Pendelegasian Wewenan g terletak pada Menteri Kese hata n RI.
Sekjen bertanggung j awa b atas peJaksanaa n Matriks Pendelegas ian Wewenang
dan memastikan bahwa :
I) Matriks
pendelegasian
wewenang
diperbarui
untuk
mencerminkan
persetujuan terbaru. 2) Usulan tingkat pendelegasian wew ena ng adaJah : - Den ga n batas-batas tertentu - ReaJistis , mengedepankan fungsi dan tangg ung jawab ya ng dilimpatJ<.an oJeh pejabat ber.venang yang menyetujui .. 3) Tingkat persetujuan deJegas i adalah :
- Ketetapan terhadap semua personi J yang bersangkutan
- Diperbarui secara tepat waktu .
4.5.2 Prosedur Memperbarui & Merevisi prosedur Matriks Otoritas Berikut ini adalah prosedur yang haru s diikuti setiap kali memperbarui atau merevisi matrik s otoritas : No.
Jabatan
l.
Pimpinan Satker - EseJon 2
2.
Ese Jon J
3.
Menteri
Deskripsi Prosedur Siapkan Permintaan Penlbahan termasuk dasar pembenaran untuk diJakukannya suatu update / revi si Perubahan Menyetujui Permintaan Permintaan Perubahan jika tidak terkait dengan kewenangannya . Jika h a l itu terkait dengan wewenangnya, meminta persetujuan Menteri.
•
MeneJaah Penlbahan
24
• •
4.
Eselon 1
Persetujuan atas Pennintaan Perubahan . Kirim Persetujuan Perubahan untuk ditindak lanjuti Sekjen Penerapan dan mengintegrasikan update / revisi Delegasi pada Matriks Otoritas
4.6 Penyimpangan pada Prosedur Matriks Otoritas Penyimpangan terhadap persyaratan yang ada pad a Matriks Otoritas tidak diizinkan tanpa persetujuan tertulis yang disahkan secara resmi dan disetujui oleh Menteri Kesehatan.
4.7. Jenis Matriks Otoritas Matriks otoritas terdiri dari: Matriks Penataan Sumber Daya Manusia Aparatur Matriks Ketatalaksanaan Keuangan Akuntansi Matriks Keuangan Penganggaran Matriks Ketatalaksanaan Keuangan Pembendaharaan Matriks Kelembagaan dan Perundang-undangan Matriks Pelayanan Publik Matriks Pennasalahan Umum Organisasi Matriks Otoritas Penandatangan Matriks Penandatangan Bank Dan Transfer Elektronik
(FormatMatriks sebagaimana terlampir da/am Lampiran 11.1 sid I1.JO)
25
BAB 5. PENUTUP
Melakukan refonnasi birokrasi dalam Delegation of Authority merupakan suatu proses untuk mengubah proses, prosedur birokrasi publik dan sikap serta tingkah laku
aparatur
Negara
untuk
mencapai
efektivitas
birokrasi
dan
tujuan
pembangunan nasional. Hal ini bertujuan untuk melakukan perubahan pola pikir
(mind set), budaya kerja (culture set) dan perilaku (behavior) di lingkungan Kementerian Kesehatan Rl. Proses perubahanJpembaruan ini dilakukan secara bertahap dan berkeJanjutan, oleh karena itu bila dilihat dari tujuannya reformasi ini memang membutuhkan kerja keras serta komitmen yang kuat dari seluruh pemangku kepentingan di Kementerian Kesehatan ini .
Agenda prioritas untuk program refonnasi birokrasi di Kementerian Kesehatan di fokuskan pad a tiga program, yaitu peningkatan kualitas peJayanan publik, penguatan akuntabilitas kinerja dan manajemen perubahan. Penyusunan pedoman
Delegation of Authority merupakan bagian vital yang tidak terlepas dari upaya mewujudkan ketiga hal tersebut. Kementerian Kesehatan berkepenlingan untuk mewujudkan hal tersebut sebagai bentuk nyata peJaksanaan prinsip-prinsip pelayanan prima lala kelola pemerintahan yang baik dalam melaksanakan tupoksinya.
26
DAFTAR PUST AKA
Joyce Paul, Strategy In The Public Sector: A Guide to Effective Change Management, Manchester: John Wiley & Sons, 2000 Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Lampiran Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 8112010 Tentang Grand Design Reformasi Birokrasi, Jakarta:, 20 II. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Pedoman Pelahanaan Program Manajem en Pen/bahan. Jakarta:, 20 II. Kementerian Kesehatan RI, Dokumen Usulan dan Road Map Re{ormasi Birokrasi Kementerian Kesehatan 2011-2014. Jakarta:, 2010. Rondinelli Dennis A. , dan Cheema G. Shabbir, Reinventing Government for the Twenty-First Century: An Introduction dalam Reinventing Government for the Twenty-First Century: State Capacity In A Globalizing Society di edit oleh Dennis A. Rondinelli, dan G. Shabbir Cheema, Bloomfield: Kumarian Press, lnc, 2003 Starling Grover, Managing The Public Sector, 2008
Boston: Thomson Wadsworth,
Tierney J Michael, "Delegation of authority In lnternational Relation: The Promise And Limits Agency Theory", Discussion Paper Prepared For Duke Conference 3-4 Maret 2006 Tom Christensen, Per Laegreid, Paul G. Roness, dan Kjell Arne Rovik, Organization Theory and The Public Sector: Ins /n/ment, Culture, and Myth, New York: Routledge, 2007
27
Lampiran
LAMPIRAN I. CONTOH FORMAT DELEGATION OF AUTHORITY 1./ Contoh Format Penataan Sumber Dava Manusia Aparatur
Hal : Rekrutmen Seleksi CPNS Tahun 2013 Kode : A I Nomor 14
Jakarta, 4 Mei 2013
DELEGATION OF AUTHORITY Nomor: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP PangkatJGol Jabatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : Menteri Kesehatan RI
Mendelegasikan wewenang Seleksi rekrutmen CPNS Kementerian Kesehatan Tahun 2013 kepada nama tersebut di bawah ini : Nama NIP PangkatJGol Jabatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxx : Kepala Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal, Kementerian Kesehatan RI
Wewenang penuh pad a pelaksanaan kegiatan terse but mulai berlaku terhitung tanggal 2S Januari 2013 sampai dengan 26 Februari 2013. Tanggungjawab pengelolaan seleksi rekrutmen tetap ada pad a Menteri Kesehatan, maka saudara harus melaporkan melalui Sekretaris Jenderal untuk memperoleh arahan dan evaluasi. Langkah apapun yang dilakukan dalam kegiataan rekrutmen seleksi CPNS 2013 harus sesuai dengan kebijakan Menteri Kesehatan yang mengacu pad a ketentuan Kementerian PAN dan RB. Penekanan prioritas pelaksanaan rekrutmen seleksi CPNS kali ini adalah : l. Lakukan pendaftaran online 2. Utamakan persyaratan kompetensi 3. Cegah dan hindari KKN Demikian Delegation of authority ini dibuat agar yang bersangkutan dapat melaksanakan wewenang yang diberikan dengan baik dan penuh tanggungjawab. Jakarta,4 Mei 2013 Menteri Kesehatan RI
Tid xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP.xxxxxxxxxxxxxxxxxx
1.2. ConlOh Format Ketatalaksanaan Keuangan Hal : Revisi Anggaran tahun 2013 Kode : A 2 Nomor 13
Jakarta, 4 Mei 2013
DELEGATION OF AUTHORITY Nomor: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NfP PangkatJGol Jabatan
:xxxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : Menteri Kesehatan RI
Mendelegasikan wewenang Revisi Anggaran tahun 2013 kepada nama tersebut di bawah ini : Nama NfP PangkatJGol Jabatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxx : Kepala Biro Perencanaan dan Anggaran Sekretariat Jenderal , Kementerian Kesehatan RI
Wewenang penuh pada pelaksanaan kegiatan tersebut mulai berIaku terhitung tanggal 5 Mei 2013 sampai dengan 15 Mei 2013 . Tanggung jawab Revisi Anggarao tahun 2013 tetap ada pada Menteri Kesehatan, maka saudara harus melaporkan melalui Sekretaris Jenderal untuk memperoleh arahan dan evaluasi. Laogkah apapun yang dilakukan dalam Revisi Anggaran tahun 2013 harus sesuai dengan kebijakan Menteri Kesehatan yang mengacu pada ketentuan yang dibuat Bappenas. Penekanan prioritas Revisi Anggaran tahun 2013 adalah: J. Peogadaan fasilitas pengadaan layanan kesehatan daerah tertinggal 2. Tindak lanjut kegiatan reformasi birokrasi 3. Jaminan pembiayaan kesehatan masyarakat miskin Demikian Delegation of authority ini dibuat agar yang bersangkutan dapat melaksanakan wewenang yang diberikan dengan bail< dan penuh tanggungjawab. Jakarta, J April 2013 Menteri Kesehatan Rl T ld
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx N [P. xxxxxxxxxxxxxxxxxx
1.3. Contoh Format Kelembagaan dan Perundang-undangan Hal : Perumusan Strllktur Organisasi Tata Kerja Kode : A 3 Nomor I
Jakarta, 4 Mei 2013
DELEGATION OF AUTHORITY Nomor: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama
:XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
NT?
: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : Menteri Kesehatan RI
Pangkat/Gol Jabatan
Mendelegasikan wewenang Perumusan Struktur Organisasi Tata Kerja Kementerian Kesehatan Tahun 2013 kepada nama tersebut di bawah ini : Nama
:XXXXXXXXXXXXXXXXXX
NiP
: xxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxx : Kepala Biro Hukum dan Organisasi Sekretariat Jenderal, Kementerian Kesehatan RJ
Pangkat/GoJ Jabatan
Wewenang penub pada pelaksanaan kegiatan tersebut mulai berlaku terhitung sejak tanggal 25 Mei 2013 sampai dengan 26 Juni 2013. Tanggung jawab Perllmusan Struktur Organisasi dan Tata Kerja tetap ada pad a Menteri Kesehatan , maka saudara haws melaporkan melailli Sekretaris lenderal untuk memperoleh arahan dan evaluasi. Langkah apapun yang dilakukan dalam Perumusan Struktur Organisasi dan Tata Kerja harus sesuai dengan kebijakan Menteri Kesehatan yang mengacu pada ketentuan Kementerian PAN dan RB . Penekanan prioritas Perumusan Struktur Organisasi dan Tata Kerja kali ini adalah: I. Efisiensi dan efektifitas organisasi 2. Utamakan desentralisasi hirarkis 3. Bentuk struktur yang proporsional dan ramping Demikian Delegation of authority ini dibllat agar yang bersangkutan dapat melaksanakan wewenang yang diberikan dengan baik dan penuh tanggungjawab. Jakarta , 4 Mei 2013 Menteri Kesehatan RI ltd
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP.xxxxxxxxxx xxxxxxxx
1.4 Contoh Format Pelavanan Publik Hal : Penetapan standar layanan rumah sakit swasta Kode : A 4 Nomor 1
lakarta, 14 April 20 13
DELEGATION OF AUTHORITY Nomor: xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx Yang bertanda tangan di bawah ini: Nama NIP PangkatiGol labatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxx xxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : Menteri Kesehatan RI
Mendelegasikan wewenang Penetapan standar layanan rumah sakit swasta kepada nama tersebut di bawah ini : Nama NIP Pangka tiG ol Jabatan
: xxx xxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxx :xxxxxxxxxxxxxxxxxx : Direktur lenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan RI
Wewenang penuh pada pelaksanaan kegiatan tersebut mulai berlaku terhitung sejak tanggal 1 Mei 2013 sampai dengan 30 luni 2013. Tanggung jawab Penetapan stan dar layanan rumah sakit swasta tetap ada pada Menteri Kesehatan, maka saudara harus melapor secara berkala untuk memperoleh arahan dan evaluasi. Langkah apapun yang dilakukan dalam Penetapan standar layanan rumah sakit swasta harus dilakukan sesuai dengan ketentuan Undang nomor 44 tahun 2009 ten tang Rumah Sakit, dengan prioritas kebijakan : I. Akses layanan masyarakat 2. Sertifikasi Kompetensi SDM 3. Hospital Governance dan Good Clinical Governance Demikian Delegation of authority ini dibuat agar yang bersangkutan dapat melaksanakan wewenang yang diberikan dengan baik dan penuh tanggungjawab. Jakarta, 14 April 2013 Menteri Kesehatan RI tltl
xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxx NrP. xxxxxxxxxxxxx xxxxx
/.5. Conloh Format Permasalahan Umum Organisasi
Hal : Jumpa Pers Penanganan Wabah Flu Burung Jakarta, 7 Juni 2013 Kode : A 5 Nomor I. DELEGATION OF AUTHORITY Nomor: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Yang bertanda tangan di bawah jni: Nama NIP Pangkat/Gol Jabatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxxx : Menteri Kesehatan RI
Mendelegasikan wewenang pelaksanaan Jumpa Pers Penanganan Wabah Flu Burung kepada nama tersebut di bawah ini : Nama NIP Pangkat/Gol Jabatan
: xxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxx : xxxxxxxxxxxxxxxxxx : Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI
Wewenang penuh pad a pelaksanaan kegiatan tersebut mulai berlaku terhitung sejak tanggal 8 Juni 2013 sampai dengan 15 Juni 2013. Tanggung jawab Jumpa Pers Penanganan Wabah Flu Burung tetap ada pad a Menteri Kesehatan, maka saudara harus melaporkan segera untuk mendapatkan arahan dan evaluasi. Langkah dan pernyataan apapun dalam Jumpa Pers Penanganan Wabah Flu Burung harus sesuai dengan kebijakan Menteri Kesehatan. Penekanan prioritas Jumpa Pers Penanganan Wabah Flu Burung nanti adalah : I. Langkah strategis yang sudah djlakukan Kementerjan Kesehatan 2. Keberhasilan-keberhasilan yang sudah dicapai 3. Rencana-rencana yang akan dilakukan Demikian Delegation of authority ini dibuat agar yang bersangkutan dapat melaksanakan wewenang yang diberikan dengan baik dan penuh tanggungjawab. Jakarta, 7 Juni 2013 Menteri Kesehatan RI
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NJP.xxxxxxxxxxxxxxxxxx
LAMPlRAN II. MATRIKS DELEGATION OF A UTHORlTY 11. 1 No
Penataan Sumber Daya Maousia Aparatur (A 1) Aktifitas
.IF Fungsio naJ terkait
1
2
3
4
5
Pengembangan & Perubahan Kebijakan SDM Mengajukan Memulai Menelaah Menyerujui Mendefinisikan Uraian Pekerjaan eselon I Memulai Menelaab Menyerujui Mendefinisikan Uraian Pekerjaan eselon 2 Memulai Menelaah Menyerujui Mendefinisikan Uraian Pekerjaan JFU Memulai Menelaah Menyetujui Penenruan indikator kinerja jabatan eselon I Memulai Menelaab Menyerujui
..J
Fungsio nal Kepega waian
Eselon 2 Kepala Karopeg mirekt ur
Eselon 1 Dirjenn Sekjen rjenfKa Badan
Menkes
,
"
" ..J
..J
"
v -,j
v ..J ..J
v
"
"
v v
v
v
v
Keterangan
No
Aktifitas
JF Fungsio nal terkait
6
7
8
9
10
11
12
Penenruan indikaror kinerja jabatan eselon 2 Memulai Menelaah Menyerujui Penenruan indikator kinerjajabatan JFU Mengajukan Memulai Menelaab Menyerujui Penenruan profil kompetensi SDM Eselon I Memulai Menelaah Menyerujui Penentuan prolil :kompetensi SDM Eselon 2 Memulai Menelaah Menyeruiui Penentuan profil kompetensi SDM JFU Mengaiukan Memulai Menelaah Menyerujui Pereneanaan suksesi dan karier Mengajukan Memulai Menelaah Menyerujui Penenruan Seleksi, Mutasi , Rotasi, Promosi
Fungsio nal Kepega waian
Eselon 2 Kepala Karopeg !Direkt ur
Eselon I DirjenII Sekjen rjenfKa Badan
Menkes
Keteran!!an
V V
V
V
V V V
V V
V
---
V -.J
V
V
I
V
V
V V
"-
, V
V V
V
v
V -.J
No
Ak'tifitas
JF Fungsio n31 terkait
Fungsio nal Kepega
Esclon 2 Kepala Karopeg mirekt ur
Menkes
Eselon I Sekjen Oirjenfl rjen/Ka Badon
waian
13
14
Eselon I Mem ulai Menelaab Menvcruiui Penenruan Seleksi, Mutasi, Rotasi , Promosi Eselon 2 Memulal Menelaah Meoyeruiui Penenruan Seleksi, Mutasi, RotaSI, Promosi JFU
" v
IS
16
17
"
.J ..J
..J
..J
~
~enJl.aiukan
Memulai Menelaah MenYe!uiu; Eyaluasi kineria Eselon I Memulai Menelaah MellYelUiU! Eyaluasi kineria Eseloo 2 Memulai Menelaah MenyelUjui Evaluasi kineri a JFU Mengajukan Memulal Menelaah Menyetu iui
I
-J
..J
v
-I
I
,I
"
..J
V
"
-.J
" --I
T -J ..J
"
y
v
Krteran"an
No
JF
Aktifitas Fungsio nal terkait
Fungsio nal Kepega
Eselon 2 Kepala Karopeg lDirekt ur
Eselon I Dirjen/ l Sekjen rjenlKa Badan
Menkes
waian 18
19
20
21
22
23
24
Kenaikan Gaji Tahunan Eselon I Memulai Menelaah Menyetujui Kenaikan Gaji Tahunan Eselon 2 Memulai Menelaah Menyetuju; Kenaikan Gaji Tahunan JFU Mengajukan Memulai Menelaah Mel1}'etujui Penentuan paket Remunerasi Eselon I Memulai Menelaah Menyetujui Penentuan paket Remunerasi Ese lon 2 Memulai Menelaah Menyetujui Penentuan paket Remunerasi Ese lon JFU Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui Penentuan Cuti EseloD I Memulai
-V
-V -V
Y -V -V -V
-V
-V
Y ,I
v v
v -V
Y -V -V -V ...J.
-V -V \
Y
v
-V
Keterangan
No
Aktifitas
.IF Fungsio nal terkait
2S
26
27
28
29
30
31
Menelaah MenyeruJui Peoentuan CUli Eselon 2 Memula; Menelaah Menyerujui Penentuan Cuti JFU Mengajukan Memula; Menelaah Menyerujui Tindakan d;siplin Eselon I Memulai Menelaah Menyetujui T;ndakan d;s;plin Eselon 2 Memula; Meoelaah Menyeruju; Tindakan d;s;pl;n JFU Memula; Menelaah Menvetului Pengangkatan danpemberhentian Eselon I Memulai Menelaah Menyetuju i Pengangkatan dan pemberhent;an Ese lon 2
Fungsio nal Kepega waian
Eselon 2 Kepala Karopeg fDirekt ur
Eselon I Dirjenfl Sekjen rjenfKa Badan
Menkes
Keterangan
..J ..J
v
v
v
v
..J oJ
v
v ..J 'i
v
\
..J oJ
v
v
v
v
-.J
oJ oJ \1
v -.J \'
I I
11.2 Ketatalaksanaan Keuangan Akuntansi (A 2) No
Aktifitas
1
Memperbarui Kebijakan Keuangan dan Manua I Prosedur Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui Merevisi Kebijakan Akuntansi (Termasuk tarif penyusutan)
2
3
4
Mengajukan Memulai Menelaah Menyetuiui Otorisasi untuk Belanja Jika ada dalam AnR.garan Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui Otorisasi untuk Belanja Jika tidak dalam Anggaran
JF Fungsiona Fungsio nal I terkait Keuanga n
v
Eselon 2 Kapusffi Karokeu irektur
v
v
Eselon 1 Dirjenll Sekjen rjenIKa badan
v
-V
Menkes
Keterangan
v perselUjuan Menteri diperlukan jika terjadi perubahan dalam Kebijakan
..J
v
v
v
v
-"v v
v
v
..J
Belanja sebesar kurang dari Rp 500.000 (Termasuk PPN) harus disetujui oleh Kepala Biro Keuangan -
No
Aktifitas
JF Fungsiona Fungsio I terksit nal Keuanga n
Mengajukan Memula i
,I
Mene laah
Menyetujui
I
Eselon 2 KapusfD Karokeu irektur
Menkes
Eselon 1 Sekjen Dirjenfl rjenfKa badan
-.J
Keterangan
Pengeluaran lebih dari Rp 500.000 hingga Rp 1. 000.000 harus disetujui oleh Kepala Biro Keuangan pembelian terse but harus disampaikan kepada [nspektur Jenderal
Y
Y
Pengeluaran ridak dianggarkan untuk dan tidak lebih dari Rp 1.000.000 .000 harus disetujui oleh SekjenfEselon 1.
v
"
"
Pengeluuran tidak dianggarkan untuk dan lebih dari Rp 1.000.000 .000Sekjen harus mendapatkan persetujuan Menteri untuk pengeluaran di luar anggaran (persetujuan lersebul mungkin dalam bentuk persetuiuan mengerahuil
No
Aktifillls
JF Fungsiona Fungsio I terkait nal Keuanga
Eselon 2 KapuslD Karokeu irektur
Eselon 1 Dirjenll Sekjen rjenIKa badan
Menkes
Keterangan
n
5
6
Penghapusan dan pencoretan dari Asel Telap Mengajukan Memulai Menelaah MenyelUjui Pembelian Properti Mengajukan
7
8
Memulai Menelaah MenyelUjui Pembayaran dengan Cek
Memulai Menelaah MenyelUjui Pengisian Kas Kecil Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui
-J
v
v
v
v --I
"
--I -J
v ..J
v Menurul Daftar Penandatangan (lihal sub bab 5.8 Oloritas Penandatangan)
"
--I
--I
v
v
v --I
-J
--I -J ..J
l\Jo
Aktifitas
JF Fungsiona Fungsio I terkait nal Keuanga n
9
Pcl unasan Kewaji ban Pajak
Y
10
Memulai Menelaah Menyetujui Pengolahan PavrolllPenggajian Memulai Mene laah
'I.
Eselon 2 Kapusffi Karokeu irektur
12
~
Persiapan dan Persetujuan Laporan Keuangan Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui Dana taktis aktivitas dan biaya Pimpinan
---
Menkes
Keterangan
bad an Tergantu ng pada jumlah dan sesuai dengan Daftar Penandatangan (hhat sub bab 5.8 Otoritas Penandatangan)
-V
-V
-J
V
Y Menurut Penandatangan Daftar
-V
..J
Y
MenYduj ui
11
Eselon 1 Dirjcnll Sekjen rjenlKa
~
v -I
"1
,I ..;
, Persetujuan kegiatan Menteri oleh Menteri termasuk Pendelegasian akan membutuhkan
No
Aktifitas
JF Fungsiona Fungsio nal I terkait Keuanga
Eselon 2 KapusfD Karokeu irektur
Eselon I Dirjen/I Sekjen rjenlKa badan
Menkes
Keterangan
n
persetujuan Menreri. Tertama pembayaran kegiatan dengan transaksi keuangan otoriras terbatas. Memulai Menelaah Menyetujui
--J
-V
-V -V
-V
-V
II.3 Ketatalaksanaan Keuangan Penganggaran (A 2) No
Aktifitas
JF Fungsio nal leek. il
13
14
15
Men:;visl Ke bljakan Pcnganggaran dan Memutakhirkan Pen gan ~ga ran Mengaj ukan Memul. ; Mcnelaah Mempelajari Menyetuj ui Membuat Masler Budgel dan Rencana Bisnis Memula; Mendaah Menyemj ui PersclUJuan Realokasi Dalam Anggaran
Fungsio nal Program
Eselon 2 KapuslD Karoren irektur gar
Esdon 1 Dirjen/J Sekjen rjen/Ka hada n
Menkes
Keterangan
..J ..J
v
..J
-V
Y
v
\ \
'i \
..J
Realokas i j umlah yang dianggarkan dari salU biaya operasional ke biaya operasional yang lain tidak memerlukan persetujuan Memeri letapi Menleri harus diberilahu len lang realokasi lersebu!. Realokasi jumlah yang dianggarkan dari biaya operasional untuk biaya modal dan sebaliknya memerlukan perselujuan oleh Menleri sebelum
I I
I
No
Aktifitas
JF Fungsio nal terkait
Fungsio nal Program
Eselon 2 KapuslD Karoren irektur gar
Eselon I Dirjenfl Sekjen rjenfl(a badan
Menkes
Keterangan
realokasi akan dibuat.
16
Mengajukan Memulai Menelaah MenyetuJui Penyesuaian anggaran untuk layanan kesehatan Mengajukan Memulai Menelaab Menyetujui
-.J -.J -.J
-.J -.J
-.J
-.J
-.J
,
-.J
V
-.J -.J
..j
n.4 Ketatalaksanaan Keuangan Pembendaharaan (A 2) No
Aktifitas
JF Fungsio nal terkait
17
Merev;,i dan Memutakhirkan Kebijakan pembendaharaan dan Ma nual Prosedur Mengajukan Memulai
Fungsio nal Bendaha ra
Eselon 2 Kapus/D Karokeu irektur
,I
..J
,I y
Sekjen hams memaslikan bahwa semua account perbankan yang bam dibuka pada lembaga perbankan telah disetujui oleh Menteri
v oJ
Menelaah Menyetujui 19
Mengorgamslr PenandatangaIlan Kewenangan, Fasilitas, Jaminan dan Ganti Rugi Memulai Menelaah Menyetujui
Ketcran!!.an
-oJ
MenyetuJul Membuka I Menutup Rekening Bank
Mengajukan j\·!cmtJlai
Menkes
,I
Menelaah 18
Eselon I Dirjen/l Sekjen rjen/Ka badan
v 'oj
"
"
v
o.J
o.J
..J
v
11.5 No
Kelembagaan dan Perundang-undangan (A 3) Aklifilas Fungsio nal lerkai!
I
JF Fungsiona I Analisa Kebijakan
3
4
5
Menkes
Eselon I Dirjenll Sekjen rjenlKa badan
Merevisi Struktur Organisasi Mengajukan
2
Eselon 2 Kapus! Karohu Direkl kor ur
Memulai Menelaah Menyetujui Menghentikan suatu kebijaka n Mengajukan Memulai Menelaah Menye luj Ul Memulai proses lindakan hukum Memulai Menelaah Menyetujui Mengetahui Memperbaharui , membatalkan,atau menganulir kontrak lebih dari 1 milyar Mengajukan Memulai Menelaah Menyetujui Memperbaharui, membalalkan,atau menganulir kontrak kurang dari I milyar Mengajukan
..J
v
"
"
v
Y
Y
v
Y Y
v \(
v
Y
v ..J
..J
v
v V
v \
Y
..J
Ke!erangan
Memulai Menelaah 6
MenyeruJ ui Membuat kesepakatan dengan pihak luar Mengajukan Memulal Menelaah Menyetujui
..J
..J
"
"
..J
I
"
..J
"
"
,I
..J ~
11.6 Pelayanan Publik (A 4) No
JF
Aktifitas Fungsio nal terkait
I
Penetapan standar layanan rumah sakit Mengajukan Memulai
Fungsio nal Adminis tratur Kesehat an
Eselon 2 Kapusm Eselon 2 irektur terkait di Sekjen
"
Eselon 2 terkait di Sekjen adalah Biro Hukum dan Organisasi ,j
Menelaah Penetapan standar layanan Duskesmas Mengajukan Memulai
,j ,j
" "
"
Menyetujui Penetapan standar perizinan rumah sakil Mengajukan Memulai
Menelaah Menyetujui 4
Penetapan standar perizinan kefarmasian dan alat kesehatan
Eselon 2 lerkai! di Sekjen adalah Biro Hukum dan Organisasi
"
Menelaah
3
Keterangan
,j
Menyetujui 2
Menkes
Eselon I DirjenIJ Sekjen rjenlKa badan
,j ,j
,j ,j
,j
Eselon 2 terkai! di Sekjen adalah Biro Hukum dan Organisasi ,j
,j ,j
-
-
No
Aktifitas
JF Fungsio nal terkait
r..'lenRllj ukan
Fungsio nal Adminis tratur Kesehat an
v
Memul.i
Eselon 2 KapusfD Eselon 2 irektur terkait di Sekjen
I
v
Eselon I Sekjen rj en/Ka badan
Menkes
Keterangan
Dirjen/I
,J
b clon 2 terka it di Sekjen adalah Biro Hukum dan Or~ani sa, i
5
6
7
Menelaah Menyeruj ui Penetapan standar kedaruratan wabah dan beneana Men gaiukan Me mula; Mene laa h Menyetujui Penetapan stan dar jamman pembiayaan keseh.tan Mengajukan Memula; Menelaah Menye ruj uJ Dana dekonsentrasi untuk dinas kesehatan daerah Men"aj ukan Memulai
'i
'i
v
v
,
I
Y
Eselon 2 te rkait di Sekjen adalah Pusat Kris i,
"
>!
¥
v ..J
..J
v
Eselon 2 terkall di SekJen adalah Pusat P2J K
¥ \
I
v Y
Y
Eselon 2 lerkait di Sekjen adalah Biro Pereneanaan
I
No
Aktilitas
JF Fungsio nal terkait
Fungsio nal Adminis tratur Kesehat an
Eselon 2 Kapus/D Eselon 2 irektur terkait di Sekjen
Eselon 1 Dirjenil Sekjen rjenlKa badan
v
Me nelaah
v
Menyetujui
8
Hibah khusus untuk o rganisasi kesehatan masyarakat Mengajukan Memulai
" "
v
Menelaah Audit uotuk badan layanan kesehata n Mengajukan Memulai
v
v
Inspeksi layanan kesehatan Mengajukan Memulai
Menelaah Menyetujui
" "
Eselon 2 lerkai! di Sekj en adalah Biro Perencanaan dan anggaran
"
v Eselon 2 terkait di Sekjen adalah Biro Hukum dan Organisasi
"
Menyetujui 10
v
v
Menelaah
Keterangan
dan anggaran
"
Menyetujui
9
Menkes
"
"
"
Eselon 2 !erkail di Sekjen adalah Biro Hukum dan Organisasi
"
"
"
II,7 Permasalahan Umum Organisasi (A 5) No
Akllfitas
JF Fungsio nal lerkail
I
Komunikasi Eksternal Mengajukan Memulai
Eselon 2 Fungsio nal Adminis Iralur Kesehal an
KapusfD ireklur
Eselon 2 lerkail di Sekjen
-,J
'I
Layanan Profesional ' Kurang dari Rp I. 000 000 000 pada Pemanfaatan I Aplikasi Mengajukan Memulai
Menelaah MenyelUjui
Dirjenll rjenlKa badan
Menkes
Kelerangan
Sekjen
,I
Eselon 2 terkai! di Sekjen adalah Kepala Pusa! Komunikasi Publik
"
Menelaah Menyet1Jjui
2
Eselon I
~
-,J
Ulasan Sekjen untuk menyetujui semua komunikasi ekstemal. Namun untuk isu-isu sensitif seperti yang ditenrukan oleh Eselon I/Sekjen, komunikasi tersebut harus diselUjui oleh Menteri
..J -,J
Eselon 2 terkait di Sekjen adalah Biro Keuangan
~
,I
-.J
v
No
Aktifitas
JF Fuogsio nal terkait
3
Fungsio nal Admiois tratur Kesebat ao
KapuslD irektur
Eselon 2 terkait di Sekjeo
Dirjen/l rjen/Ka badao
Meokes
v
Menyetujui Jasa lebih dari Rp I. 000 000000 akan dikenakan proses tender seperti yang dijelaskan dalam Dokumen Kebijakan Keuaogan dan Pengadaan
v
v v
Menelaah Menyetuiui Layanan Profesional - Karyawan dan Layanan Organisasi Penelitian Luar
Mengajukan MemuJai
Menelaab Menyetujui
"
Keteraogao
Sekjeo
Layanan Profesional - Lebih dari Rp I. 000 000000 (tergantung pad a proses tender) pada Pemanfaatan I Aplikasi
Mengajukan MemuJai
4
Eselon I
Eseloo 2
v
Eselon 2 terkait di Sekjen adalah Biro Keuangan
"
"
v v
v
Layanan lebih dari Rp I. 000 000 000 akan dikenakan proses tender Eselon 2 terkail di Sekjen adalah Biro Keuangan
v
11.8 Otoritas Penandatangan No
I
Aktifitas
Penandatanganan Terkait
JF
Eselon
Eselon
Menkes
Keterangan
2
1 -V
-V
Menkes sehingga dapat didelegasikan Eselon I menandatangani atas nama Kementerian Kesehatan
Hukum / Kesepakatan / Jaminan atas nama Kementerian Kesehatan
2
Penandatanganan Kontrak / Perjanjia n atas nama Kementerian Kesehatan
-V
-V
Menkes sehingga dapat didelegasikan Eselon I menandatangani atas nama Kementerian Kesehatan
3
Penandatanganan Hibah atas nama Kementerian Kesehatan -
-V
-V
Menkes sehingga dapat didelegasikan Eselon Imenandatangani atas nama Kementerian Kesehatan
'------- -
-
11.9 Penandatangan Bank Dan Transfer Elektronik
Tingkat Penandatangan Otoritas
Lebih dari I Milyar
Menteri
A
Pejabat Eselon I
B
Kepala Biro Keuangan atau Sekretaris DirjenlIrjenIBadan
I Milyar ke bawah
Keterangan
Transaksi Kementerian Kesehatan mengacu pada tanda tangan Menteri, Sekjen atau pejabat eselon I lain dan kepala Biro Keuangan at au Sekretaris DirjenlIrjeniBadan B
C
-
Keterangan : A : Penandatangan Utama B : Penandatangan Utama berhalangan didelegasikan pada Eselon I C : Eselon I berhalangan didelegasikan pad a Kepala Biro Keuangan atau Sekretaris DirjenlIrjenIBadan
11,10 Keterangan Simbol dan Arti dalam Matriks Otoritas
Simbol
./
Keterangan
Pejabat yang dipilih untuk melaksanakan wewenang
Menkes
Menteri Kesehatan Rl
Sekjen
Sekretaris lenderal
Eselon I
Pejabat Eselon I pimpinan satuan kerja Setingkat
Karopeg
Kepala Biro Kepegawaian
Sekjen seperti Dirjen, Irjen, Kepala Badan
Karoren
Kepala Biro Kepegawaian
Karoum
Kepala Biro Kepegawaian
Karohukor
Kepala Biro Kepegawaian
Karokeu
Kepala Biro Kepegawaian
Eselon 2
Pejabat Eselon 2 pimpinan unit kerja setingkat Kepala Biro seperti Direktur, Kepala Pusat, Inspektur
IF
labatan Fungsional
Lain-lain
Dengan keterangan
