KEGIATAN MEDIA RELATIONS THE SUNAN HOTEL SOLO DALAM MEMPERTAHANKAN IMAGE POSITIF

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA

KEGIATAN MEDIA RELATIONS THE SUNAN HOTEL SOLO DALAM MEMPERTAHANKAN IMAGE POSITIF

Disusun oleh : DYAH PURNAMAWATI D1608001

TUGAS AKHIR Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011

i


digilib.uns.ac.id

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Run for your life

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, dengan segala kebesaran dan keagunganNYA, dengan segala rahmat dan petunjuk yang diberikan kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini yang berjudul “Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel Solo Dalam Mempertahankan Image Positif”. Diadakannya Kegiatan Kuliah Kerja Media ini mempunyai tujuan yaitu, untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public Relations,

serta

untuk

mendapatkan

pengalaman

sehingga

dapat

membandingkan teori yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi pada perusahaan, selain itu untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta. Sedangkan tujuan khususnya adalah untuk mengetahui gambaran kerja Public Relations dalam menjalankan tugasnya di The Sunan Hotel Solo. Dalam penelitian Laporan Tugas Akhir ini, penulis menemui cukup banyak hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, serta dukungan dari berbagai pihak akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Dengan kerendahan hati penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Drs. Pawito Ph,d selaku Dekan FISIP UNS. 2. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku ketua jurusan program D3 Komunikasi Terapan.

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

3. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing Tugas Akhir ini. 4. Almarhum Bapak tercinta, atas segenap perhatian dan kasih sayangnya serta kenangan yang tak ternilai harganya. 5. Ibu yang selalu menyanggupi apa yang saya minta meski tak selamanya ada. 6. Henricus Hans yang sudah memperhatikanku dan mau mendengarkan keluhanku setiap hari. 7. Dimas, yang telah membatuku dalam pengerjaan Tugas Akhir ini. 8. Rofik, yang membantu dan berjuang bersama-sama dalam proses pengerjaan Tugas Akhir ini. 9. Dita, Desi, Anne dan teman- teman semua yang telah memberikan semangat dan membantuku. 10. Mbak Retno selaku PR Manager The Sunan Hotel Solo dan juga sebagai pembimbing selama proses magang, yang telah banyak membantu, memberi masukan, dam membimbing penulis selama magang berlangsung. 11. Mbak Tika, selaku sekretaris PR Manager The Sunan Hotel Solo, yang selama proses magang selalu memberi bantuan dan bimbingan. 12. Seluruh civitas akademik FISIP UNS. Salam kreatifitas untuk kalian. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan masih kurang sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

Akhirnya penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

bagi

penulis

pada

khususnya

bagi

pembaca

umumnya.Terima kasih. Surakarta, 27 Mei 2011 Penulis

Dyah Purnamawati

commit to user

vii

pada


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL .......................................................................................

i

PERSETUJUAN .............................................................................................

ii

PENGESAHAN ..............................................................................................

iii

MOTTO

....................................................................................................

iv

KATA PENGANTAR ....................................................................................

v

DAFTAR ISI ..................................................................................................

viii

BAB I

PENDAHULUAN ...........................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................

1

B. Tujuan ........................................................................................

6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA...................................................................

8

A. Pengertian Public Relations .......................................................

8

B. Fungsi dan Peranan Public Relations ........................................

10

C. Pengertian Media Relations .......................................................

12

D. Pentingnya Membina Media Relations .......................................

14

E. Bentuk-bentuk Kegiatan Media Relations .................................

17

BAB III DESRIPSI PERUSAHAAN.............................................................

19

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ...................................................

19

B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo .................................

21

C. Wilayah Usaha ...........................................................................

23

D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo ..................................................

24

E. Visi,Misi,Falsafah,Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo .......

32

commit to user F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo .................................

33

viii


digilib.uns.ac.id

G. Job Description ...........................................................................

34

H. Pembagian Waktu Kerja .............................................................

38

BAB IV PELAKSANAAN KKM ..................................................................

39

A. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ...................................

40

B. Bidang Pelaksanaan ....................................................................

40

C. Kegiatan Yang Telah Dilakukan ................................................

41

D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel ..............................

44

BAB V PENUTUP .........................................................................................

47

A. Kesimpulan ................................................................................

47

B. Saran ..........................................................................................

48

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................

50

LAMPIRAN

commit to user

ix


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Aktivitas Public Relations (PR) pada hakekatnya merupakan proses yang berkesinambungan. Dimana manajemen berusaha untuk memperoleh itikad baik dan pengertian dari komunitasnya, dari para pegawainya dan juga merupakan kelanjutan proses penetapan kebijakan pihak manajemen dalam memberikan masukan dan saran perbaikan untuk meningkatkan citra. Dalam hal ini PR merupakan sosok yang mewakili kepentingan perusahaan. Keberhasilan PR didalam menjalankan aktivitasnya dinilai akan membawa nama baik perusahaan dimata khalayaknya, dan sebaliknya kegagalan PR akan membawa citra buruk perusahaan. Citra perusahaan sangat penting bagi setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan citra merupakan keseluruhan kesan yang terbentuk dibenak masyarakat tentang perusahaan. Citra dapat berhubungan dengan nama bisnis, arsitektur, variasi dari produk, tradisi, ideologi dan kesan pada kualitas komunikasi yang dilakukan oleh setiap karyawan yang berinteraksi dengan klien perusahaan. Citra juga layaknya seperti nyawa bagi perusahaan untuk bisa terus bertahan dan mengeruk keuntungan bisnisnya sepanjang masa. Hal ini wajar, karena tanpa citra yang baik, perusahaan tidak akan langgeng, dan bisa jatuh terjun bebas sebelum akhirnya mati di tengah kompetisi bisnis yang semakin ketat.

commit to user

1

2 digilib.uns.ac.id


Salah satu akses menjaga citra perusahaan adalah lewat media. Hal ini disebabkan media adalah salah satu jembatan komunikasi antara perusahaan dengan publiknya. Media seringkali menjadi acuan bagi publik untuk bergerak dan bertindak atas sebuah isu yang dipublikasikan. Media bisa membentuk opini masyarakat. Dengan kekuatan media, masyarakat bisa mengamini apa yang dipublikasikan karena media dianggap sebagai pihak yang objektif, independen, jujur dan tidak memihak. Media juga berperan penting dalam publikasi suatu perusahaan yakni sebagai penyebaran informasi kepada masyarakat agar masyarakat mengetahui keberadaan perusahaan maupun produk yang dimiliki perusahaan sehingga memperoleh pengertian dan itikad baik publik. Selain itu publikasi juga berperan penting sebagai salah satu alat promosi ampuh untuk memperkenalkan keberadaan perusahaan termasuk jasa atau pelayanan yang ditawarkan melalui berita media massa. Penggunaan media massa bagi keperluan Public Relations (PR) sangat besar manfaatnya. Dengan kondisi yang sangat kompetitif saat ini, bidang PR berupaya merebut dukungan publik melalui program yang dilakukannya agar perusahaan tetap mampu bersaing dan berkembang terus. Upaya meraih dukungan publik itu, dalam kegiatannya PR perlu bekerja keras dengan mencari dan memberi informasi kepada masyarakat, agar perusahaan mereka tumbuh subur, karena melalui kepercayaan dan sokongan publiklah sebuah organisasi ataupun perusahaan itu akan tetap berjalan. commit to user

3 digilib.uns.ac.id


Salah satu fungsi PR yakni sebagai mediator atau penghubung antara pihak eksternal dengan pihak internal ataupun sebaliknya. Selain sebagai mediator, PR juga berfungsi sebagai fasilitator yaitu wadah yang memberikan fasilitas dalam penyampaian informasi bagi publik internal maupun eksternal. Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada masyarakat untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik adalah kegiatan Hubungan Media (Press Relations/Media Relations) yakni membina hubungan baik dengan kalangan pers yang mengelola media cetak (surat kabar/majalah) dan media elektronik (TV/radio). 1 Hubungan kemitraan antara PR dan pers sangatlah diperlukan. Hal ini dikarenakan menjalin hubungan dengan pers bukanlah suatu kegiatan yang mudah. Seorang PR, harus dapat menjaga kerahasiaan instansinya untuk konsumsi publik. Hubungan pers adalah usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atas informasi PR dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.2 Kegiatannya

tidak

sebatas

hanya

menyebarkan

informasi,

melainkan semua kegiatan komunikasi guna mendorong terciptanya saling pengertian, kepercayaan antara perusahan dan khalayaknya. Seluruh kegiatan yang dilakukan seorang PR dalam membina hubungannya dengan pihak eksternal memerlukan dukungan dari pihak media massa (pers). Hubungan PR 1

Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, penerbit Rosda. Hlm 121

commit to user

2

Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 9

4 digilib.uns.ac.id


dan pers saling bergantung satu sama lain, kadang menjadi lawan, dan kadang menjadi mitra kerja dalam suatu masalah atau persoalan yang sama-sama ada kepentingan di dalamnya. Penting sekali dalam sebuah kegiatan PR menjalin hubungan pers atau Media

Relations

yang

baik

dengan

para

pemimpin

dan

reporter/wartawan surat kabar, majalah, radio, dan televisi. Perlakuan yang berdasarkan like

dan

dislike

dalam

memberikan

keterangan

dapat menimbulkan berita-berita/tulisan-tulisan yang tidak akurat, bahkan berita yang tidak benar tentang organisasi/perusahaan yang mungkin membawa kerugian.3 Untuk itulah perlunya membina hubungan dengan media tanpa membeda-bedakan. Salah satu aktivitas PR adalah membina dan memperoleh suatu kepercayaan, pengertian serta penghargaan dari suatu lembaga atau instansi serta masyarakat yang menjadi publik sasaran. Oleh karena itu diharapkan PR dapat menciptakan suatu persepsi yang menguntungkan perusahaan dengan membina suatu hubungan yang harmonis (good relationship) antara perusahaan atau organisasi dengan masyarakat atau sebaliknya, melalui komunikasi

timbal

balik

dalam

upaya

menciptakan

kondisi

yang

saling menghargai, pengertian, mempercayai dan toleransi. Bagi The Sunan Hotel Solo yang dulu bernama Quality Hotel Solo, PR menjadi fungsi manajemen dari perusahaan. Untuk mewujudkan visi, misi, memiliki daya saing, dan terus berkembang, The Sunan Hotel Solo melalui 3

Drs. Saleh Soemirat, M.S & Drs. Elvianaro, M.Si, Dasar-dasar Public Relations, 2007, Bandung, commit to user penerbit Rosda. Hlm 122

5 digilib.uns.ac.id


berbagai devisinya bersama-sama untuk terus bekerja keras baik dalam perbaikan produk, pelayanan, SDM, brand products, brand corporate, dan citra perusahaan. Salah satu tujuan humas The Sunan Hotel Solo adalah mendapatkan persepsi yang baik dari khalayaknya. Pers merupakan salah satu khalayaknya. Melalui pembentukan persepsi PR dapat membangun citra yang baik dan menguntungkan dalam menyampaikan program kerja instansinya agar dapat mencapai tujuannya. Aktivitas PR The Sunan Hotel Solo, dilakukan oleh seorang petugas PR yang mengerti tujuan dan program perusahaan yang perlu disampaikan kepada masyarakat. Petugas PR di tuntut untuk memiliki pengetahuan mengenai sistem perusahaan, harus bertindak sebagai juru bicara perusahaan, memberikan layanan informasi tentang perusahaan dan produk dari The Sunan Hotel Solo. Salah mempertahankan

satu citra

fungsi positif

PR

The

perusahaan

Sunan

Hotel

dimata

Solo

masyarakat

adalah luas.

Mempertahankan citra perusahaan dapat dilakukan dengan berbagai kegiatan, diantaranya dengan cara publikasi. PR The Sunan Hotel Solo harus ekstra kerja keras untuk bisa mendapatkan publikasi seluas-luasnya dari masyarakat, tentunya publikasi yang positif setidaknya yang berimbang dalam pemberitaan di media massa. Aktivitas PR dan pers di The Sunan Hotel Solo terasa meningkat semenjak beberapa tahun belakangan. Oleh karena itu, kegiatan PR The Sunan Hotel Solo berupaya untuk membina hubungan baik dengan wartawan, agar commit to user

6 digilib.uns.ac.id


wartawan dapat membantu menciptakan

image atau citra positif di

masyarakat dan pemerintahan. Seiring dengan berjalannya waktu penulis mempelajari bahwa kegiatan Media Relations di The Sunan Hotel Solo berjalan sangat baik. Berbagai pemberitaan positif kerap muncul di media baik lokal maupun nasional. Berdasarkan latar belakang tersebut maka judul penulisan Laporan Kuliah Kerja Media ini adalah “ Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel Solo Dalam Mempertahankan Image Positif“.

B. Tujuan Tujuan dari pelaksanaan Kegiatan Kuliah Kerja Media ini adalah : § Tujuan Umum : 1. Untuk

mendapatkan

pengalaman

bagi

mahasiswa

dalam

menghadapi dunia kerja nantinya. 2. Untuk memperoleh tambahan ilmu pengetahuan dibidang Public Relations. 3. Mendapatkan pengalaman sehingga dapat membandingkan teori yang didapat di bangku kuliah dengan kenyataan yang terjadi pada perubahan. 4. Untuk memperoleh gelar Ahli Madya Program Studi Public Relations Komunikasi Terapan FISIP UNS Surakarta. 5. Meningkatkan kreativitas dan profesionalitas mahasiswa agar siap dalam persaingan dalam dunia kerja. commit to user

7 digilib.uns.ac.id


§ Tujuan Khusus : 1. Untuk mengetahui berbagai kegiatan dan kinerja Public Relations di perusahaan, khususnya di The Sunan Hotel Solo. 2. Membangun serta membina hubungan yang baik antara Jurusan Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas

Maret

Surakarta

dengan

lembaga/

instansi,

dimana

mahasiswa menjalankan praktek Kegiatan Kuliah Kerja Media, khususnya dengan The Sunan Hotel Solo.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Public Relations Definisi Public Relations (humas) menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center, dan Glen M. Broom, seperti dikutip oleh Onong Uchjana Effendy yaitu4 : “Public Relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih dan pengertian dan dukungan publik.” Sedangkan definisi PR menurut Frank Jeffkins “Semua bentuk komunikasi yang terencana dengan baik ke dalam maupun keluar antara suatu organisasi dengan khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.”5 Menurut Dr. Rex Harlow dalam bukunya yang berjudul A Model Public Relations Educations For Profesional Practise yang diterbitkan oleh IPRA (Internasional Public Relations Association) menyatakan bahwa definisi dari Public Relations adalah6 : “Fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya, menyangkut aktivitas komunikasi, pengertian, dan kerja sama, melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik, mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan 4

Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. Frank Jefkins, Public Relations edisi kelima, 2003, Jakarta, penerbit Erlangga. Hlm 113-115 6 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) commit user edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. to Hlm 17 5

8

9 digilib.uns.ac.id


dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama.”

Para ahli PR menanggapi definisi yang dirumuskan oleh DR. Rex Harlow tersebut, dan kemudian dilengkapi dengan definisi yang dihasilkan pada pertemuan di Mexico City, bulan Agustus 1978 yang dinamakan The Statemen of Mexico. Definisi tersebut yakni7 :

“Praktik PR adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensikonsekuensinya, menasehati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan public atau umum.”

Menurut J.C. Seidel, direktur Public Relations Devitions of Housing, State N.Y. Public Relations adalah “Proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh good will dan pengertian dari para langganannya,pegawai-pegawainya, dan public pada umumnya”.8 Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy, humas adalah “ Komunikasi dua arah antara organisasi dengan public secara timbale balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerja sama dan pemenuhan kepentingan bersama.”9

7

M. Linggar Anggoro, Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia, 2002, Jakarta, Penerbit, Bumi Aksara. Hlm 2 8 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. 9 Rosady Ruslan, S.H, Manajemen Humaas dan Manajemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi) edisi revisi, 2001, Jakarta, penerbit Rajawali Pers. Hlm 21

commit to user

10 digilib.uns.ac.id


Selain definisi-definisi diatas, masih banyak lagi definisi public relations yang lain, tetapi pada hakekatnya terdapat persamaan. Terutama bahwa kegiatan public relations dimaksudkan untuk memperoleh pengertian, kepercayaan, dan dukungan melalui komunikasi dua arah.

B. Fungsi dan Peran Public Relations Secara garis besar fungsi Public Relations adalah menumbuhkan hubungan baik antara segenap komponen pada suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka memberikan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi. Cutlip & Center and Canfield merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut: 1. Menjunjung aktifitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga atau organisasi) 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya sebagai khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasikan yang menyangkut opini, persepsi dan tanggapan masyarakat

terhadap

badan/organisasi

yang

diwakilinya

atau

sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan manajemen demi untuk tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya ata commit to user



terjadi sebaliknya demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. Menurut Onong Uchjana Effendy dirumuskan fungsi PR sebagai berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik eksternal maupun internal. 3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Melayani

publik

dan

menasehati

pimpinan

organisasi

demi

kepentingan umum.

Peranan PR dalam suatu organisasi dapat dibagi menjadi empat kategori: 1. Penasehat Ahli (Expert Prescriber), seorang praktisi pakar PR yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat menbantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah yang berhubungan dengan publik. 2. Fasilitator Komunikasi (Communications Fasilitator), dalam hal ini Praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau meditor untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dapat juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan commit to user



komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik antara kedua belah pihak. 3. Fasilitator Proses Pemecah Masalah (Problem Solving Proces Fasilitator). Peranan Praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan PR ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasehat (advisor) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional. 4. Teknisi

Komunikasi

(Communications

Technician),

peranan

Communications technician ini menjadi praktisi PR yang hanya menyediakan layanan teknik komunikasi atau dikenal dengan method of communication in organization.

C. Pengertian Media Relations Media relations merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh PR. Membina hubungan dengan media merupakan bagian dari fungsi PR, dan ini bias menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien. Media relations dapat menjadi perangkat yang sangat penting dan efisien, karena media dianggap mampu untuk menjangkau publik eksternal perusahaan yang tersebar luas. Selain itu media juga merupakan salah satu commit to user



sumber informasi yang berita dan informasinya diperhatikan oleh masyarakat luas. Menurut Frank Jefkins: “Media Relations adalah usaha untuk mencapai publisitas atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam ranka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. “ Selain itu juga ada beberapa uraian tentang media relations dalam membentuk pengertian media relations, yaitu : 1. Media relations itu berkenaan dengan media komunikasi. Media komunikasi ini diperlukan karena menjadi sarana yang sangat penting dan efisien dalam berkomunikasi dengan publik. Agar komunikasi dengan publik tersebut bisa terpelihara. Maka, segala kepentingan media massa terhadap organisasi mesti direspons oleh organisasi. Tujuannya adalah untuk keberhasilan program. 2. Media relations itu pada dasarnya berkenaan dengan pemberian informasi atau memberi tanggapan pada media pemberitaan atas nama organisasi atau klien. Karena berhubungan dengan media massa itulah, maka ada yang menyebutnya bahwa media relations itu merupakan fungsi khusus di dalam satu kegiatan atau program PR. Letak kekhususannya ada pada pelibatan media massa yang berada di luar kendali organisasi untuk bisa menopang pencapaian tujuan organisasi. Komunikasi yang dikembangkan dalam praktik PR

adalah

komunikasi dua arah. Komunikasi yang dilakukan bukan hanya dari commit to user



organisasi kepada publik-publiknya, melainkan juga sebaliknya. PR menggunakan media massa untuk mencapai seluruh publik eksternalnya. Melalui media relations, PR tidak hanya menggunakan media sebagai sarana untuk berkomunikasi dengan publiknya, tetapi juga menggunakan media untuk mendengarkan atau mengikuti apa yang dikomunikasikan publikpublik terhadap organisasinya.

D. Pentingnya Membina Media Relations Salah satu kegiatan PR dalam memberikan informasi kepada masyarakat adalah untuk memperoleh dukungan dan kepercayaan publik yang dilakukan melalui media relations, yakni membina hubungan baik dengan berbagai media, baik media cetak maupun media elektronik. Seorang public relations harus selalu membina hubungan baik dengan media agar perusahaan/organisasi dapat diketahui dan dikenal oleh publiknya. Bila seseorang PR mengetahui cara kerja media massa, informasi yang disampaikan PR kepada publiknya akan menjadi layak berita, antara lain memiliki nilai berita yang tinggi dan sistematika penulisan yang sesuai dengan media massa pada umumnya. PR dapat mengemukakan isu yang actual, gaya penulisan serta visi dan misi media tersebut, sehingga informasi yang akan disampaikan dapat dimuat oleh media yang bersangkutan. Hal-hal yang perlu diketahui PR tentang media massa menurut Frank Jefkins antara lain:

commit to user



a. The editorial policy, yaitu kebijakan redaksi yang menayangkan visi dan misi media, isi dan bentuk media yang diterbitkan. Misalnya surat kabar secara regular memuat secara rinci dan khusus tentang berita bisnis. b. Frequency of publication, yaitu harian, mingguan, dwi mingguan, seminggu dua kali, bulanan, triwulanan, tahunan. Edisi tertentu setiap harinya dianggap penting. c. Copy date, yaitu batas waktu dan tanggal pemasok berita ke media massa, termasuk untuk isu berita mendatang. Bergantung frekuensi dan proses pencetakan. d. Printing process, yaitu jenis percetakan media massa yang digunakan seperti letterpress, photogravure, atu lithography. e. Circulations area, yaitu daerah sirkulasinya, mencangkup internasional, nasional, regional, satu kota, pinggiran kota, pemuatan kasus-kasus tertentu menjadi bagian pemuatan regional propinsi tertentu. f. Readership profile, yaitu bagaimana karakteristik/profil orang-orang yang membaca media itu, dilihat dari kelompok umur, jenis kelamin, tingkat sosial, pekerjaan, kepentingan khusus, kebangsaan, kelompok etnis, agama, dan politik. g. Distribution method, yaitu cara penyebaran media tersebut. Misalnya dijual eceran di toko buku, eceran langsung, atau berlangganan.

Hal-hal tersebut perlu diketahui dan dipahami oleh seseorang PR untuk dapat mengetahui bagaimana cara kerja media yang sebenarnya. commit to user



Misalnya dalam hal Frequency of publication, seorang PR perlu mengetahui bagaimana frekuensi penerbitan media yang bersangkutan, apakah harian, mingguan, dwi mingguan atau sebulan sekali, agar PR dapat memantau mengenai pemberitaan mengenai perusahaan di media tersebut. Hubungan yang dibina oleh PR dengan media harus tetap erat. Hal ini dilakukan karena PR tidak dapat meninggalkan media sebagai sarana publikasi PR, sebaliknya media membutuhkan informasi resmi, akurat, dan lengkap, yang biasanya didapat melalui PR. Beberapa prinsip umum untuk membina hubungan dengan pers yang baik menurut Frank Jefkins: a. By servicing the media, yaitu memberikan pelayanan kepada media. b. By establishing a reputations for reliability, yaitu menegakkan suatu reputasi yang dapat dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan informasi yang akurat dimana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat. c. By supplying good copy, yaitu memasok naskah informasi yang baik. Misalnya memberikan gambar/foto dan pengiriman news release. d. By coorperation in providing material, yaitu melakukan kerja sama yang baik dengan menyediakan bahan informasi. Misalnya merancang wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers ketika itu. e. By providing verification facilities, yaitu penyediaan fasilitas yang memadai. Misalnya memberikan fasilitas yang dibutuhkan dalam menggali berita.

commit to user



f.

By building personal relationship with the media, yaitu menjalin hubungan personal dengan media. Hal ini yang mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing. Dengan melaksanakan media relations seorang PR dapat

memantau

perkembangan

berita

atau

informasi

mengenai

perusahaan/organisasinya. Sehingga apabila ada pemberitaan yang negatif yang perlu ditindaklanjuti, maka PR tersebut telah mengetahuinya. Untuk mencapai tujuan PR yang diantaranya menciptakan citra positif dan saling pengertian antara publik dengan perusahaannya, maka banyak kegiatan PR yang dilakukan di media, yang dapat menjangkau publik yang tersebar.

E. Bentuk-Bentuk Kegiatan Media Relations Dalam upaya membina hubungan dengan media, kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain: 1. Konferensi Pers, temu pers atau jumpa pers yaitu diberikan secara simultan/berbarengan oleh seseorang pejabat pemerintah atau swasta kepada sekelompok wartawan, bahkan bisa ratusan karyawan sekaligus. 2. Press Briefing, yaitu diselenggarakan secara regular oleh seseorang pejabat PR. Dalam kegiatan ini disampaikan informasi-informasi mengenai kegiatan yang baru terjadi kepada pers, juga diadakan tanggapan atau pertanyaan bila wartawan belum puas dan menginginkan keterangan lebih rinci. commit to user



3. Press Tour, yaitu diselenggarakan oleh suatu perusahaan atau lembaga untuk mengunjungi daerah tertentu dan pers diajak menikmati objek wisata yang menarik. 4. Press Release, atau siaran pers sebagai publisitas yaitu media yang banyak digunakan dalam kegiatan kehumasan karena dapat menyebarkan berita. 5. Special Event, yaitu peristiwa khusus sebagai suatu kegiatan PR yang penting dan memuaskan banyak orang untuk ikut serta dalam suatu kesempatan, mampu meningkatkan pengetahuan dan memenuhi selera publik. Seperti peresmian gedung, peringatan ulang tahun perusahaan. 6. Press luncheon, yaitu pejabat PR yang mengadakan jamuan makan siang bagi para wakil media massa/wartawan, sehingga pada setiap kesempatan, pihak pers dapat bertemu dengan top manajemen perusahaan/lembaga guna mendengarkan perkembangan perusahaan/lembaga tersebut. 7. Wawancara pers, sifatnya lebih pribadi dan lebih individual. PR atau top manajemen yang diwawancarai hanya berhadapan dengan wartawan yang bersangkutan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI THE SUNAN HOTEL

A. Sejarah The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangan terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo, dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company The Sunan Hotel Solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo. Pada awalnya The Sunan Hotel Solo hanya menawarkan jasa penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel dan bertujuan agar cepat dikenal di kalangan perhotelan, memutuskan

baik

domestik

untuk

maupun

menggunakan

mancanegara, manajemen

owning

company

QUALITY-CHOICE

INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang commit to user

19



berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International. Pada bulan Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini. Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality Hotel Solo

melepaskan

diri

dari

manajemen

QUALITY–CHOICE

INTERNATIONAL dan merubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo. Mulai tanggal 23 November 2007 Quality Hotel Solo resmi berubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo. The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancy-nya didunia perhotelan. Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara. Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya commit tojasa useryang ditawarkan The Sunan Hotel minat masyarakat dalam menggunakan



Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA. The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel. Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul. Kemudian selanjutnya berturut-turut Mr. Leopold Tambingon (incharge), Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA. Selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive assistant manager di The Sunan Hotel Solo. B. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo. The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2 dengan pelaksanaan pembangunannya yaitu oleh PT. Pembangunan Perumahan, sedangkan manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka Konsultan. Design arsitektur hotel merupakan commit to user



perpaduan antara tradisional jawa dengan design modern yang dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah. Struktur bangunan The Sunan Hotel Solo adalah sebagai berikut: a. Basement, terdapat: 1.

Ruang

perkantoran

dan

pengendalian 2.

Music room

3.

Pusat kebugaran (fitness center) dan sauna

4.

Florist

5.

Royal season education center

6.

Musholla qolbun shalim

7.

Locker karyawan

8.

Area parker

b. Ground Floor, terdapat : 1. Receptionist 2. Lobby 3. Restaurant narendra indo asia dining 4. Royal espresso & tea lounge 5. Shopping arcade 6. Semi olimpic swimming pool commit to user 7. Grand Ballroom



8. Kono room 9. Privat Dining Room c. Lantai 1, Terdapat kamar-kamar penginapan, Triwindu I & II Meeting Room Embassy Wine Lounge and Shop. d. Lantai 2, 3, 4, 5, dan 6 Diseluruh lantai-lantai tersebut terdapat kamar-kamar penginapan e. Halaman depan Halaman depan yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos keamanan hotel.

C. Wilayah Usaha The Sunan Hotel Solo terletak di daerah bagian barat kota Solo, tepatnya di Jl. Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan dalam lokasi ideal karena berada didalam kota serta didukung oleh beberapa hal atau segi berikut: 1. Dari Segi Transportasi. The Sunan Hotel Solo cukup mudah untuk dijangkau oleh para wisatawan asing maupun domestik yang datang atau berkunjung ke kota Solo dan sekitarnya karena berjarak 6 Km dari Bandara Adi Sumarmo dengan waktu tempuh 15 menit, 6 menit atau 4 Km dari stasiun Balapan Solo. 2. Dari Segi Pemasaran

commit to user



The Sunan Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan dua jalan utama di kota Solo yaitu Jl. Slamet Riyadi dan Jl. Adi Sucipto. Disepanjang keduan jalan tersebut terdapat berbagai fasilitas-fasilitas seperti perkantoran, perhotelan, maupun tempat-tempat olahraga yang dapat memudahkan tamu untuk melakukan berbagai kegiatan maupun aktivitasnya. 3. Dari Segi Kepariwisataan The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan obyek-obyek wisata yaitu 4 Km dari Istana Mangkunegaran, 5 Km dari kantor Balaikota, 5 Km dari pasar tekstil terbesar di Jawa Tengah, Pasar Klewer. The Sunan Hotel Solo juga terletak dengan pusat perbelanjaan seperti Solo Grandmall, Solo Square, pusat perbelanjaan Macro, Matahari Departement Store, dan Coyudan. Selain itu The Sunan Hotel Solo juga berdekatan dengan kawasan Stadion Olahraga Manahan, Kota Barat yang dikenal sebagai pusat para pedagang makanan dan minuman di kota Solo.

D. Fasilitas The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan sebagai berikut: 1. Kamar. Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan spesifikasi: commit to user



a. Deluxe Rooms 1) Sebanyak 102 kamar yang terletak di lantai 2 – 5. 2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, kamar mandi hot & cold, dan perlengkapan kamar standar. b. Executive Business Room 1) Sebanyak 14 kamar dan terletak dilantai 6. 2) Fasilitas single / double bed, terdapat dua bantal dan dua guling, TV Cable, kamar mandi hot & cold, telephone, perlengkapan kamar standar, ditambah dengan fasilitas hot spot atau internet gratis yang bisa langsung diakses didalam kamar. c. Junior Suites Rooms 1) sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6. 2) fasilitas single / double bed, dua televisi, dua kamar mandi, perlengakapan kamar standar ditambah dengan adanya ruang keluarga lengkap dengan mini bar. d. Suites Room 1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6. 2) Fasilitas single / double bed, TV Cable, dua kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televisi dengan layar lebar yang terdapat di kamar tidur dan di ruang keluarga. e. President Suites Room commit to user 1) Hanya terdapat satu kamar yang terletak di lantai 6.



2) Fasilitas ruang besar, dua kamar tidur dengan kasur yang berukuran twin bed dan King Size bed, dua kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih istimewa, satu kamar mandi untuk di ruang utama, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, tiga televisi dengan tv cable, dan tiga telephone yang bisa dipakai untuk luar area hotel. ·

Fasilitas –fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah : telephone SLI / SLJJ, televise (satellite & in house movies) dengan remote control dan parabola 19 channel, hair dryer, VCD, radio / piped music, mini bar and refrigerator, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas & dingin, central AC with individual control, dan kunci kamar magnetik.

·

Sedangkan failitas-fasilitas yang didapatkan para tamu adalah: welcome drink, Koran, buah-buahan segar dikamar, sarapan pagi, transportasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas menggunakan fasilitas olahraga, (fitness dan renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry, dan layanan room service 24 jam.

2. Ruang Banquet dan fasilitas Konferensi (meeting room). The Sunan Hotel Solo mempunyai 9 (sembilan) buah ruang konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara seperti rapat, pertemuan, seminar, konferensi, pameran, pesta maupun acara-acara lainnya. Ruang konferensi tersebut adalah sebagai berikut: commit to user



a. Ballroom I: Ruangan ini menempati area seluas 288m2 dengan ukuran 12 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Coctail Style berkapasitas 250 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi

b. Ballroom II: Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I. c. Ballroom III: Ruangan ini menempati area seluas 648 m2 dengan ukuran 27 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Coctail style berkapasitas 900 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 900 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 400 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 280 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 250 kursi

d. Grand Ballroom: Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah : commit to user 1) Untuk Coctail Style berkapasitas 2800 kursi



2) Untuk Theater Style berkapasitas 2200 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 500 kursi

e. Kono Meeting Room Ruangan ini menempati area seluas 64,8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Coctail Style berkapasitas 50 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi 3) Untuk Banquet style berkapaitas 30 kursi 4) Untuk Classroom style berkapasitas 30 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 25 kursi

f. Executive Meeting Room Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 7,8 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Coctail Style berkapasitas 30 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 20 kursi commit to user



g. Private Dining Room Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 20 kursi

h. Triwindu Meeting Room I Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki adalah: 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi 5) Untuk U – Shape berkapasitas 30 kursi

i. Triwindu Meeting Room II Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Triwindu Meeting Room II.

commit to user



3. Restaurant dan bar. a. Narendra Indo Asia Dining Terletak diantara loby dan kolam renang dibuka untuk umum mulai pukul 06.00 – 24.00 WIB dengan kapasitas 120 kursi dan diiringi alunan live music. b. Music Room Terletak di basement, menyajikan hiburan malam yang menyajikan live music dengan full band. Dibuka untuk umum dari pukul 18.30 – 01.30 WIB dini hari dengan kapasias 150 kursi dan 350 pengunjung. c. Mezzanine lounge / terrace. Terletak di lantai 1, dibuka untuk umum mulai pukul 11.00 – 21.00 WIB dengan kapasitas 160 kursi. d. Pool Bar Terletak di samping kolam renang, menyajikan makanan dan minuman ringan, dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 – 22.00 WIB. Dengan kapasitas 30 kursi. e. Royal Espresso & Tea Lounge. Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi istimewa. Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi.

commit to user



4. Fasilitas Olah Raga. a. Out Heated Semi Olympic pool Terletak di serambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby pool dan medium pool untuk balita dan anak – anak. Dibuka untuk umum dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB. b. Ayudi Fittness and spa. Terletak berdekatan dengan music room dilengkapi dengan sauna, namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum. c. Fasilitas pendukung lain : 1) Bussiness centre 2) Shopping arcade 3) Drug store 4) Laundry and dry cleaning 5) Recepsionist 24 hours 6) Klinik 7) Banqueting facilities 8) Hot spots 9) 24 hours security 10) 24 hours room service 11) Free parking 12) Salon & hair beauty treatment commit to user



E. Visi, Misi, Falsafah, Motto dan Logo The Sunan Hotel Solo 1. Visi Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan F&B di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan, dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten.

2. Misi ·

Meningkatkan

nilai

tambah

bagi

pemegang

saham

dengan

menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik ·

Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha

·

Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi

·

Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerja sama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua.

3. Falsafah Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama.

4. Motto Mengutamakan kerja sama team dalam memberikan pelayanan. commit to user



5. Logo

F. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo adalah hotel berbintang 4 (empat) yang sebagaimana perusahaan pada umumnya juga melakukan perincian tugas pekerjaan dan pengelompokan kegiatan kerja yang akan dibebankan kepada setiap individu, agar setiap individu dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya dengan baik dan benar. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada di bawah pimpinan GM (general Manager). Setiap departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo dipimpin oleh seorang Departemen Head dengan beberapa orang staff. Semua itu tercermin dari dalam struktur organisasi hotel yang dirancang atau disusun sedemikian rupa sehingga

mampu menunjukan

kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan

diantara fungsi,

bagian-bagian, kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab, yang berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Hotel ini mengelompokan kegiatan-kegiatan yang sama atau fungsi commit to user yang sejenis kedalam suatu departemen dan dikepalai oleh seorang manager.



Seperti yang digambarkan dalam lampiran. (Struktur organisasi The Sunan Hotel Solo terlampir).

G. Job Description PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad Dahlan No 32 Solo merupakan direksi (Boardsof Director) sekaligus pemilik dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General Manager (GM) serta departemen – departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo. Adapun job description departemen adalah sebagai berikut: 1. EXECUTIVE OFFICE Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan. 2. ACCOUNTING DEPARTEMENT Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa serta menyusun laporan perusahaan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku. 3. HRD / PERSONAL DEPARTEMENT Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan tugas:

commit to user



a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu. b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel. c. Menjalin hubungan baik dengan HRD hotel-hotel berbintang, internasional, café – café/ restaurant dan perusahaan besar berkait. d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik untuk internal The Sunan Hotel Solo maupun eksternal lingkungan sekitar. 4. SECURITY DEPARTMENT Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh chief security dengan tugas menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel 5. ENGINERRING DEPARTMENT Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Enginerring dengan tugas bertanggung jawab atas perencanaan, pengerahan, pengawasan, koordinasi staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode teknik kerja.

commit to user



6. FRONT OFFICE DEPARTMENT Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan tugas: a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengkoordinir, seluruh aktifitas fornt office dan menjamin kepuasan tamu atas pelayanan di front office. b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart operating procedure dan kebijakan yang ditatapkan management. 7. HOUSEKEEPING DEPARTMENT Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive housekeeping dengan tugas: a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen. b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh. 8. LAUNDRY DEPARTMENT Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi, serta admistrasi bagian laundry. 9. MARKETING DEPARTMENT Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas: a. Membuat rencana promosi / penjualan commit to user



b. Mengarahkan operasi sales dan marketing c. Mengkoordinasikan aktifitas sales dan marketing dengan department lain. 10. FOOD AND BEVERAGE Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh F&B Manager dengan tugas: a. Merencanakan,

mengorganisir,

melaksanakan,

serta mengontrol

kegiatan operasional diseluruh outlet F&B b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi diseluruh outlet F&B. 11. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh executive Chief dengan tugas: a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang berpedoman

pada peraturan hotel yang berlaku, melaksanaan

penataan dan pembinaan dibidang adminstrasi bagian pengolahan makanan. b. Bertanggung jawab atas pengendalian atas biaya produksi makanan 12. PUBLIC RELATIONS DEPARTMENT Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Public Relation Manager dengan tugas: a.

Melakukan hubungan kemasyarakatan internal dan eksternal hotel

b.

Membangun citra positif hotel dimata public/ masyarakat

13. ICC Berjumlah 1 orang yang bertugas: mengontrol / control masalah keuangan.

commit to user



H. Pembagian Waktu Kerja Karyawan The Sunan Hotel Solo berjumlah 156 orang dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut: 1. Marketing dan Accounting Senin – Kamis

Pukul : 08.00 – 12.00 13.00 – 17.00

Jumat

Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu

Libur

2. Executive Office, Personalia, Public Relations Senin – Kamis

Pukul : 08.00 – 12.00 13.00 – 17.00

Jumat

Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu

Libur

3. Front Office, Engineering, Security, Laundry, Houskeeping, F&B Service, F&B Product Shift I : Senin – Kamis

Pukul : 07.00 – 12.00 13.00 – 15.00

Jumat

Pukul : 07.00 – 12.00 13.00 – 15.00

Shift II : Senin – Minggu

Pukul : 15.00 – 22.00 commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV PELAKSANAAN KKM

A.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Penulis menjalani kuliah kerja media selama 3 (tiga) bulan. Terhitung mulai dari 1 Februari 2011 samapi 29 April 2011di The Sunan Hotel Solo, beralamat di Jl.Ahmad Yani No. 40. Aktivitas selama pelaksanaan magang adalah hari Senin sampai hari Jumat, dengan jam kerja pukul 08.00 – 17.00 wib. Dikarenakan tempat dan suasana kuliah kerja media penulis ini merupakan perusahaan swasta, maka penulis dihaurskan menggunakan kemeja berwarna putih dan bawahan rok berwarna hitam. Dalam pelaksanaan KKM, penulis mempergunakan kesempatan untuk mencari dan menggali sedalam mungkin tentang apa saja yang harus dikerjakan karena dengan demikian akan dapat memberikan manfaat bagi penulis. Baik berupa pengalaman, pengetahuan, dan skill yang dapat menambah potensi penulis.

B.

Bidang Pelaksanaan Selama melaksanakan kuliah kerja media, penulis ditempatkan di departemen Public Relations yang terletak di basement. Pada dasarnya departemen Public Relations berperan sebagai pusat interaksi antara perusahaan, masyarakat umum dan media sehingga pihak – pihak luar commit to user

40



dapat memperoleh informasi terbaru tentang perkembangan dan kegiatan perusahaan. Public Relations secara structural tata kelola perusahaan berada langsung dibawah General Manager, sehingga laporan pertanggung jawaban (report) langsung kepada General Manager perusahaan. Public Relations di kepalai oleh seorang Manager, berjumlah 6 orang bertugas melaksanakan kegiatan public relations yang berkaitan dengan public secara umum dan media relations yaitu media monitoring, menerbitkan siaran pers, media gathering, dll. Selain itu juga melakukan kegiatan dengan internal perusahaan. Bekerjasama dengan HRD melaksanakan kegiatan guna menjalin komunikasi yang lancar dalam internal perusahaan.

C.

Kegiatan Yang Telah Dilakukan Dalam melaksanakan proses kuliah kerja media penulis telah melaksanakan berbagai macam kegiatsan. Dari berbagai macam kegiatan yang bersifat rutin hingga insidentil. Adapun kegiatan yang dilakukan penulis selama mengikuti proses kuliah kerja media selam 13 minggu adalah : 1. Media monitoring. Penulis mendapat tugas untuk melakukan monitoring dari beberapa media cetak lokal dan nasional (ompas, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Jawa Pos, Suara Merdeka, Solopos, Joglosemar, Seputar Indonesia, Koran Wawasan, Suara Pembaharuan). Dimana penulis diharuskan membaca dan mengkliping sejumlah berita commit to user



yang berkaitan dengan perusahaan dan pariwisata. Hal ini penulis lakukan setiap hari. 2. Mencatat administrasi kantor. Penulis ditugaskan untuk mencatat semua daftar belanja PR, mencatat semua iklan yang telah dipesan dan mencatat semua voucher yang telah dikeluarkan oleh PR ( Room, Pool, Meal Voucher ). 3. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat press release. Biasanya penulis membuat press release mengenai event – event yang akan berlangsung di Hotel Sunan. Seperti membuat press release paket kamar, promosi masakan, event Musro ( Rave Republic, Sparkling Wednesday, dll ), serta membuat press release special event jika ada. Penulis memperoleh materi dari news letter, kadang kala juga ada event yang tidak dicantumkan dalam news letter seperti Pengajian Jumat Legi, Donor Darah, dll. 4. Menghitung publikasi di media. Kegiatan ini penulis lakukan setiap akhir minggu dan akhir bulan. Hal ini dimaksudkan sebagai tolak ukur kinerja PR selama seminggu, kemudian PR akan mengevaluasi dan merencanakan kegiatan selama seminggu kedepan. 5. Membantu menyiapkan materi News Letter dan Website dengan bertanya dan meminta materi ke departemen Marketing dan FB. Hal ini dilakukan guna meng update media internal dan website perusahaan. Tugas ini penulis lakukan di akhir bulan. commit to user



6. Membuat rekapan PR Report yang akan dilaporkan kepada General Manager. Hal ini dilakukan agar GM mengetahui aktivitas departemen PR selama satu bulan dan untuk mengetahui perkembangan publikasi dan advertisment yang dilakukan PR. Tugas ini penulis lakukan setiap akhir bulan. 7. Membuat rekapitulasi berita di media, kemudian dibuat grafik media publikasi dan advertisment yang nantinya dilaporkan kepada GM dan di bagikan ke FOM dan Marketing. Hai ini dilakukan untuk mengetahui kinerja perusahaan dengan kompetitor. Kegiatan ini penulis lakukan setiap akhir bulan. 8. Penulis juga mendapat tugas untuk membuat materi spanduk untuk in house promo dan mengirim materi tersebut ke biro advertising melalui email. Kegiatan ini penulis lakukan setiap awal bulan. 9. Membantu menyiapkan keperluan media gathering. Dalam hal ini penulis diminta untuk melakukan final cek dan menyiapkan press release beserta media kit. Media gathering ini sendiri adalah salah satu agenda kegiatan perusahaan yang pelaksanaannya menjadi tanggung jawab PR. Selain itu acara media gathering sendiri adalah suatu sarana untuk menjalin interaksi yang harmonis antara media massa dan perusahaan

secara

langsung.

Pada

kesempatan

ini

media

diperkenankan untuk bertanya tentang perusahaan secara langsung dengan GM dan PR. commit to user



10. Penulis berkesempatan memonitoring dan mengambil foto saat Press Conference berlangsung. Dalam hal ini penulis diminta menyiapkan beberapa dokumen pendamping untuk nara sumber serta menyiapkan press release untuk dibagikan kepada media. 11. Dalam

beberapa

kesempatan

penulis

juga

berkesempatan

memonitoring beberapa event yang diselenggarakan di Hotel Sunan. Penulis ditugaskan untuk melakukan final cek. 12. Mengikuti meeting PR. Penulis ditugaskan untuk membuat notulen rapat yang nantinya akan dilaporkan kepada GM. Meeting PR ini dilakukan setiap sebulan sekali guna mengkoordinasi departemen PR untuk menyiapkan kegiatan dan media plan selama sebulan kedepan. 13. Mengelola mading perusahaan sebagai komunikasi internal bagi karyawan Hotel Sunan. Dalam hal ini penulis bekerja sama dengan HRD.

D. Kegiatan Media Relations The Sunan Hotel Berdasarkan uraian diatas, Menurut PR Manager The Sunan Hotel Solo Retno Wulandari, untuk mencapai sasaran dan pelaksanaan program-program di Media Relations akan melaksanakan beberapa aktifitas yaitu : 1) Media Visit Membawa sejumlah media Nasional ke The Sunan Hotel agar media memiliki pengalaman dan pemahaman lebih baik tentang fasilitas dan pelayanan The Sunan Hotel. commit to user



2)

P ress Breafing Menjalin hubungan yang konsisten dengan media termasuk menggali informasi secara berkelanjutan dari media.

3)

P ress Conference Memberikan Informasi secara resmi kepada wartawan mengenai isu-isu atau topik pemberitaan yang menyangkut The Sunan Hotel Solo.

4)

P ress Release Secara pro aktiv dan responsive mengirimkan press release atas perkembangan perusahaan dan berkaitan dengan event-event yang akan diadakan di The Sunan Hotel Solo.

5)

A dvertorial

Informasi factual dan lengkap tentang kinerja maupun kegiatan operasional The Sunan Hotel Solo. 6)

R adio Talk Show Wawancara eksklusif dengan PR Manager The Sunan Hotel untuk berbagai isu secara berkelanjutan.

7)

T V Talk Show

commit to user



Wawancara eksklusif dengan Manajemen The Sunan Hotel Solo untuk berbagai isu secara berkelanjutan. 8)

P lacement di berbagai Media Nasional Mengisi rubrik tentang The Sunan Hotel Solo yang terdiri dari berbagai isu sesuai dengan sasaran.

BAB V PENUTUP

1. Kesimpulan Selama penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media pada Divisi Media Relations The Sunan Hotel Solo, penulis merasakan banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari aktifitas-aktifitas sehari-hari yang penulis kerjakan selama kurun waktu 3 bulan. Maka penulis dapat menyimpulkan bahwa : 1. Media Relations merupakan salah satu kegiatan yang menurut PR The Sunan Hotel Solo penting bagi perusahaan. 2. Sulitnya untuk membina hubungan yang baik dengan stakeholder The Sunan Hotel Solo khususnya disini adalah media/pers. Karena tidak selamanya keinginan perusahaan sejalan dengan agenda dari media massa. 3. Kegiatan-kegiatan Media Relations yang dilakukan oleh The Sunan Hotel Solo sejauh ini cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dari respons yang commit to user


digilib.uns.ac.id

diberikan wartawan atau media yang memuat tulisannya terhadap acara yang diselenggaran oleh perusahaan. 4. Divisi PR selaku penghubung antara media dengan perusahaan, sangat memperhatikan kebutuhan media akan informasi mengenai perusahaan, dengan menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh media. Misalnya dengan

membuat

Press

Release,

dan

selalu

meng

up-date

(memperbaharui) website The Sunan Hotel Solo yang banyak diakses oleh media. 5. Peran, fungsi, dan kegiatan-kegiatan PR The Sunan Hotel Solo berpedoman pada nilai-nilai disiplin ilmu komunikasi maupun praktisi profesional. 6. Kegiatan media relation The Sunan Hotel Solo dilakukan bertujuan untuk memperoleh pubisitas seluasnya mengenai kegiatan serta kebijakan yang baik untuk diketahui oleh halayak umum, memperoeh tempat dalam pemberitaan media yang wajar, obyektif dan seimbang, memperoleh informasi umpan balik dari masyarakat mengenai upaya kebijakan dan kegiatan perusahaan, mewujudkan pemahaman masyaraat tentang upaya, kebijakan dan kegiatan yang dilakukan eh perusahaan sehingga meraih simpati masyarakat.

2. Saran

commit to user

52


digilib.uns.ac.id 53

Beberapa saran maupun masukan yang dapat penulis sampaikan kepada PR The Sunan Hotel Solo sebagai berikut : 1. Penulis mengharapkan agar PR The Sunan Hotel Solo menjadi lebih berinovasi dan kreatif dalam perencanaan dan pembuatan program kampanye, special event, dan kegiatan lainnya sebagai materi PR untuk media massa dalam kegiatan-kegiatannya.

Bagi program DIII Komunikasi Terapan Khususnya Public Relations dalam melaksanakan kegiatan kuliah kerja media ini, penulis menemukan beberapa kekurangan untuk itu penulis mencoba memberikan saran atau masukan kepada pihak DIII Komunikasi Terapan FISIP UNS : 1. Mata kuliah yang ada di dalam DIII Komunikasi Terapan khususnya Humas memang sudah mencakup semua tugas-tugas yang ada di kehidupan kerja, namun kurang dalam hal praktek. 2. Akan lebih baik lagi apabila program DIII Komunikasi Terapan Khususnya Humas lebih sering mengadakan studi banding maupun kunjungan ke beberapa instansi yang bonefit di Indonesia. Hal ini dimaksudkan agar lulusan DIII Humas memiliki kompetensi yang lebih baik lagi.

commit to user

KEGIATAN MEDIA RELATIONS THE SUNAN HOTEL SOLO DALAM MEMPERTAHANKAN IMAGE POSITIF

Recommend Documents