AKTIFITAS KEGIATAN EMPLOYEE RELATIONS HOTEL CIPUTRA JAKARTA
SKRIPSI Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komunikasi Jenjang Pendidikan Strata Satu (S-1) Program Studi Public Relations
Disusun Oleh : Nama
: Moh. Fahrul Rozi
NIM
: 04202 – 062
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2009 1
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI
Nama
: Moh. Fahrul Rozi
NIM
: 04202 - 062
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Bidang Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta
Disetujui dan diterima oleh :
Pembimbing
(Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.Si)
i
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
LEMBAR TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI
Nama
: Moh. Fahrul Rozi
NIM
: 04202 - 062
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Bidang Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta
Jakarta, 14 Agustus 2009
Ketua sidang Dra. Tri Diah Cahyowati, M.Si
(
)
Penguji Ahli Nurprapti. W. Widyastuti, S.Sos, M.Si
(
)
Pembimbing Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.Si
(
)
ii
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI
Nama
: Moh. Fahrul Rozi
NIM
: 04202 - 062
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Bidang Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta Disetujui dan diterima oleh :
Pembimbing
(Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.Si)
Mengetahui :
Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi
Ketua Bid. Studi Public Relations
(Dra. Diah Wardhani, M.Si)
(Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.Si)
iii
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
LEMBAR PERBAIKAN SKRIPSI
Nama
: Moh. Fahrul Rozi
NIM
: 04202 - 062
Fakultas
: Ilmu Komunikasi
Bidang Studi
: Public Relations
Judul Skripsi
: Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta
Jakarta, 14 Agustus 2009
Ketua sidang Dra. Tri Diah Cahyowati, M.Si
(
)
Penguji Ahli Nurprapti. W. Widyastuti, S.Sos, M.Si
(
)
Pembimbing Marhaeni Fajar Kurniawati, S.Sos, M.Si
(
)
iv
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
ABSTRAKSI Moh. Fahrul Rozi (04202 – 062) “Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta” xiii + 90 halaman + 1 tabel + 58 lampiran Bibliografi 21 acuan (1971 – 2002) 2 acuan dari sumber lain Dalam komunikasi organisasi employee relations yang kondusif sangat diperlukan karena berfungsi untuk menumbuhkan hubungan yang baik, baik itu antara pimpinan dengan karyawan, karyawan dengan pimpinan, ataupun karyawan dengan karyawan. Selain itu kegiatan employee relations seperti program pendidikan dan pelatihan, program pencapaian motivasi kerja berprestasi, program penghargaan dan program acara khusus. Semua kegiatan tersebut sangat memicu untuk menuju suatu aliran komunikasi organisasi formal yang harmonis dan kondusif. Di sini terlihat bahwa kedua konsep ini yaitu komunikasi organisasi dan employee relations sangat berkaitan dan kedua konsep ini bersifat dinamis. Perkembangan perekonomian nasional, mendorong pesatnya pertumbuhan industri pariwisata. Industri pariwisata paling erat hubungannya dengan perhotelan. Semakin banyaknya bisnis perhotelan yang muncul, persaingan dikancah bisnis perhotelan khususnya di Jakarta semakin ketat, terutama dengan masuknya hotel-hotel berbintang yang menyandang nama internasional. Persaingan itu dapat dilihat dari segi pelayanan, fasilitas dan kualitas hotel. Penelitian ini menggunakan tipe atau jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan metode kualitatif dan teknik analisa data triangulasi dengan menggunakan sumber data. Data yang digunakan adalah data primer dari hasil wawancara kepada narasumber dan data sekundernya didapat dari data Hotel Ciputra Jakarta yang sudah terdokumentasi. Dari hasil penelitian yang dilakukan, menyimpulkan bahwa aliran komunikasi organisasi formal dalam kegiatan employee relations Hotel Ciputra Jakarta berjalan dengan kondusif dan harmonis. Hal itu ditunjukkan dari hasil penelitian bahwa aliran komunikasi organisasi formal,yaitu hubungan antara karyawan dengan pimpinanan berjalan dengan baik, hubungan antar sesama karyawan pun berjalan dengan baik dan hubungan antara pimpinan dengan karyawan juga berjalan dan diterapkan dengan baik, dan semua hal tersebut bertujuan kepada komunikasi organisasi dan employee relations yang baik, harmonis dan kondusif.
v
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb Alhamdulillahirobbil’alamin, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang sudah melimpahkan rahmat, ridho, karunia dan hidayahnya kepada penulis berupa kesehatan dan petunjuk sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Aktifitas Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta”. Penulis menyadari bahwa untuk menyajikan sebaikbaik tulisan ini masih banyak kekurangan baik mengenai isi maupu penyajiannya. Penulisan skripsi ini adalah salah satu bentuk dari karya ilmiah yang pada dasarnya merupakan syarat mutlak untuk meraih gelar sarjana strata satu khususnya jurusan Public Relations Universitas Mercu Buana. Oleh karena itu dalam penulisannya memerlukan kesungguhan, kecermatan dan wawasan yang cukup sehingga dapat mengaplikasikan kemampuan dalam mengembangkan teoriteori yang telah diperoleh selama perkuliahan dan sekaligus dapat menerapkannya dalam praktek. Skripsi ini tidak mungkin dapat disusun tanpa bantuan dari berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk itu dengan segala ketulusan hati pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, semangat dan bimbingan serta petunjuk dalam penulisan skripsi ini khususnya kepada :
vi
1. Ibu Marhaeni F. Kurniawati, S.Sos, M.Si, selaku Pembimbing atas bimbingannya selama ini kepada penulis, sehingga dapat belajar, mengerti dan memahami masalah yang penulis teliti. 2. Ibu Arieka Putri, selaku Public Relations Executive Hotel Ciputra Jakarta yang telah memberikan saran dan waktunya untuk penulis, sehingga skripsi ini dapat selesai dengan baik. 3. Ibu Riantini Martono, selaku Assistant Manager Humas Resources department Hotel Ciputra Jakarta yang telah mengizinkan penulis melakukan riset dan membantu dalam memberikan bimbingan dan kritikan selama riset berlangsung dan Ibu Tini juga sebagai Key Informan II bagi penulis. 4. Bapak Denny Susanto, selaku Staff Room Boy Hotel Ciputra Jakarta dan Bapak Denny ini juga sebagai Key Informan ke III penulis, terima kasih Mas Denny untuk waktu yang luang diberikan kepada penulis untuk melakukan wawancara. Top banget gaya mas Denny waktu wawancara bak pejabat di gedung putih. 5. Ibu Dra. Diah Wardhani, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana. 6. Bapak Drs. Hardianto, M.Si, selaku Wakil Dekan dan Ketua Sidang Outline, Ibu Dra. Tri Diah Cahyowati, M.Si selaku Ketua Sidang Skripsi, Ibu Nurprapti. W. Widyastuti, S.Sos, M.Si selaku Penguji Ahli Sidang Skripsi berkat pengarahan dan sarannya membuat penulis untuk maju terus. 7. Seluruh dosen dan staff pengajar Fikom Universitas Mercu Buana yang telah menyumbangkan
pengetahuan
kepada
penulis
mengaplikasikannya di dalam penulisan skripsi ini. vii
sehingga
dapat
8. Seluruh staff dan karyawan Hotel Ciputra Jakarta (Mas Disky Ananda) yang tidak dapat disebut satu per satu, terima kasih karena telah memberi kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset di Hotel Ciputra dan mengenal semua orang-orang yang ada di sana. Terima kasih atas semua kebaikan dan keramahannya. 9. Untuk Almarhum ayahanda Thamrin Hasibuan dan Almarhumah Ibunda Siti Maria Nasution, walaupun ayah dan mama sudah di surga tetapi tetap menjadi motivasi buat Paung, semoga anak-Mu ini bisa menjadi anak yang berguna paling tidak berguna untuk keluarga dan dengan kelulusan ini Paung akhirnya bisa menjadi seorang sarjana dan mewujudkan keinginan mama. Terima kasih ayah, terima kasih mama. 10. Untuk kakak-kakak ku, ka Butet, ka Lena, ka Ratna dan satu abang saya Helmy support dan perhatian kalian membuat paung semangat dan lebih giat lagi untuk menjadi orang yang sukses dan berhasil. 11. Semua keponakanku Ilham, Azil, Wahyu, Boby, Kiki dan si cantik Cinta jadi anak yang soleh dan soleha yaa…amin… 12. Untuk penghuni apartemen 12 N mami Rita, Vega, Yuda, Shaula, Rigel dan penampakan-penampakan lainnya (Yufa), thank you and the best support for you all. 13. Teman-teman ku tercinta Imam,Adun, Ricardo, Fiki, Ruben, Dayan, Chandra, Arya, Roland, Deden, Inoy, Mike Sukses and tetap exist ya semuanya.
viii
14. Salvatore Ferragamo team Rosmah and Putri thank you ya untuk pengertian waktunya, berkat kalian penulis bisa mencuri waktu kerja untuk ke kampus, LOEWE team khususnya Alan, thank you untuk suit LOEWE nya. 15. Seluruh sahabat penulis di Fakultas Ilmu Komunikasi khususnya Jurusan Public Relations dan teman-teman di Universitas Mercu Buana, khususnya angkatan 2002, Opick, Ayah, Daru, Wati, Rima, Karnia, Mimi, Iin, Iis dan Junior penulis si gendut Mahar, terima kasih untuk segala masukan dan bantuannya dan untuk semua orang yang membantu penulis yang belum disebutkan namanya. Satu kali lagi penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan dan kerjasamanya dalam berbagai hal yang susah sampai yang gampang, semoga kita semua sukses dalam segala hal, yakin kalau kita pasti bisa sukses, amin. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran agar tercapainya pola pemikiran dan penyusunan yang lebih baik lagi. Akhir kata, semoga Allah SWT memberikan hidayah-Nya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini. Penulis juga mengharapkan semoga skripsi ini berguna bagi penulis khususnya dan juga bagi pembaca pada umumnya. Wassalamu’alaikum Wr. Wb Jakarta, Agustus 2009 Penulis
ix
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG SKRIPSI ........................................... i LEMBAR TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI ........................................... ii LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI .................................... iii LEMBAR PERBAIKAN SKRIPSI ............................................................... iv ABSTRAKSI ................................................................................................ v KATA PENGANTAR .................................................................................. vi DAFTAR ISI ................................................................................................ x DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xiii BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ......................................................... 1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................... 7 1.3 Tujuan Penelitian ................................................................... 8 1.4 Signifikasi Penelitian.............................................................. 8 1.4.1 Signifikasi Akademis .................................................... 8 1.4.2 Signifikasi Praktis ......................................................... 8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Komunikasi ............................................................................ 9 2.1.1 Pengertian Komunikasi .................................................. 9 2.1.2 Komunikasi Organisasi .................................................. 11 2.2 Public Relations ..................................................................... 19 2.2.1 Pengertian Public Relations ........................................... 19 x
2.2.2 Fungsi Public Relations ................................................. 22 2.2.3 Tugas dan Tujuan Public Relations................................ 25 2.3 Internal Public Relations ........................................................ 29 2.4 Media Public Relations .......................................................... 33 2.5 Employee Relations ................................................................ 35 2.5.1 Pengertian Employee Relations ...................................... 35 2.5.2 Tujuan Employee Relations ........................................... 38 2.5.3 Fungsi dan Manfaat Employee Relations........................ 38 2.5.4 Bentuk Kegiatan Employee Relations ............................ 39 BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tipe Penelitian ....................................................................... 42 3.2 Metode Penelitian .................................................................. 43 3.3 Tehnik Pengumpulan Data ..................................................... 43 3.3.1 Data Primer ................................................................... 43 3.3.2 Data Sekunder ............................................................... 44 3.4 Narasumber (Key Informan) ................................................... 44 3.5 Definisi Konsep ..................................................................... 45 3.5.1 Aliran Komunikasi Organisasi ....................................... 46 3.5.2 Organisasi Formal ......................................................... 46 3.5.3 Kegiatan ........................................................................ 46 3.5.4 Employee Relations ....................................................... 46 3.6 Fokus Penelitian ..................................................................... 47 3.6.1 Aliran Komunikasi Formal ............................................ 47 xi
3.6.2 Employee Relations ....................................................... 48 3.7 Metode Analisis Data ............................................................. 48 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Hotel Ciputra Jakarta .................................. 50 4.1.1 Sejarah Hotel Ciputra Jakarta ........................................ 50 4.1.2 Visi dan Misi Hotel Ciputra Jakarta ............................... 62 4.1.3 Struktur Organisasi Hotel Ciputra Jakarta ...................... 64 4.1.4 Struktur Organisasi Public Relations dan Sales Marketing Hotel Ciputra Jakarta.................................... 65 4.1.5 Tugas dan Tanggung Jawab Public Relations Hotel Ciputra Jakarta .............................................................. 66 4.1.6 Peran Public Relations Hotel Ciputra Jakarta ................. 67 4.1.7 Job Description Public Relations Executive ................... 68 4.1.8 Job Description Public Relations Officer ....................... 69 4.2 Hasil Penelitian ....................................................................... 70 4.2.1 Aliran Komunikasi Organisasi Formal ........................... 70 4.2.2 Employee Relations ....................................................... 75 4.3 Analisis Data ........................................................................... 83 BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ............................................................................. 86 5.2 Saran ....................................................................................... 89
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lamprian 1
Surat Keterangan Riset
Lampiran 2
Permohonan Wawancara untuk Data Riset
Lampiran 3
Surat Ucapan Terima Kasih Pengambilan Data
Lampiran 4
Draf Wawancara
Lampiran 5
Hasil Wawancara
Lampiran 6
Struktur Organisasi Hotel Ciputra Jakarta
Lampiran 7
Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta
Lampiran 8
Surat-surat Siaran Pers Hotel Ciputra Jakarta
Lampiran 9
Foto Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta
Lampiran 10 Set up dan Harga Function Rooms Lampiran 11 Daftar Riwayat Hidup
xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Manusia adalah makhluk pribadi atau makhluk individu, dan sekaligus makhluk sosial. Manusia memerlukan manusia lain atau kelompok manusia yang lain, sehingga kehidupan manusia baik individu maupun anggota kelompok selalu berhubungan. Manusia melaksanakan hubungan itu melalui proses berkomunikasi. Proses komunikasi adalah suatu proses sosial yang melandasi semua proses yang ada di dalam organisasi. Tanpa komunikasi maka tiadak akan terjadi interaksi sosial, tidak akan ada interaksi yang membuat dinamika sosial dan dinamika organisasi. Proses komunikasi merupakan proses timbal balik antara pengirim pesan dan penerima pesan, karena saling mempengaruhi. Dalam suatu kegiatan organisasi atau perusahaan memiliki kebijakankebijakan pimpinan bagi karyawannya. Kebijakan tersebut mengatur hubungan antar karyawan, dimana saling berkerja sama yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan, budaya perusahaan dan komitmen perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi. Unsur manusia dalam hubungan turut menentukan sukses tidaknya suatu proses manajemen yang dijalankan. Masalah manusia memegang peranan penting di antara sumber daya lainnya. Hubungan dalam suatu perusahaan merupakan faktor penting dalam terciptanya hubungan harmonis bagi anggota perusahaan baik pimpinan 1
maupun karyawan. Komunikasi yang terjalin antara pimpinan dan karyawan mempunyai pengaruh terhadap motivasi kerja dan selanjutnya berpengaruh pada kinerja karyawan. Dari hubungan harmonis inilah timbul suatu kerja sama serta kinerja yang baik dari karyawan. Hal tersebut diatas tidak bisa dilepaskan dengan penanganan pada aspek kegiatan Human Relations yaitu kegiatan komunikasi persuasive yang dilakukan oleh seseorang kepada orang lain secara tatap muka dalam situasi kerja dan dalam organisasi kekaryaan dengan tujuan untuk menggugah kegairahan dan kegiatan bekerja dengan semangat kerja sama yang produktif dengan perasaan bahagia dan puas hati. Salah satu faktor yang mendukung peningkatan kepuasan kerja karyawan adalah dengan cara komunikasi. Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia, dengan berkomunikasi manusia dapat saling berhubungan satu sama lain. Tidak ada manusia yang tidak terlibat komunikasi. Pentingnya komunikasi bagi manusia tidak dapat dihindari, begitu halnya di dalam perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan para karyawannya perusahaan yang mempunyai fungsi manajemen, harus mampu menciptakan suasana kerja yang harmonis diantara perusahaan dan karyawan. Hubungan harmonis sebaiknya dibina secara khusus dalam suatu fungsi atau divisi (bagian) yang memang bertugas mengatur internal relations. Fungsi tersebut dilakukan oleh public relations atau hubungan masyarakat (humas) sebagai pengatur laku employee relations. 2
Fungsi manajemen humas adalah menciptakan dan mengembangkan persepsi terbaik bagi perusahaan dengan berperan dalam melakukan komunikasi dua arah bertujuan menciptakan saling pengertian, saling menghargai, menciptakan good will, dan memperoleh dukungan publiknya, demi tercapainya citra perusahaan yang positif. 1 Employee relations merupakan salah satu kekuatan perusahaan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam suatu hubungan kerja. Pembinaan karyawan ini dilakukan berkesinambungan dan terus menerus agar tujuan perusahaan tercapai. Oleh karena itu humas atau public relations mengatur jalur-jalur komunikasi dan mengatur hubungan antar karyawan (employee relations) harus mempunyai strategi untuk dapat memunculkan dampak positif tersebut. Kegiatan employee relations salah satunya, kegiatan employee relations yaitu kegiatan public relations untuk memelihara hubungan khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Employee relations juga merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang harus dibina dan diabadikan dalam suatu hubungan kerja, dengan tingkat penekanan kerja yang sangat tinggi. Sehingga peran PR dalam membina hubungan baik dengan karyawan membutuhkan perhatian ekstra. Mengingat pentingnya jasa public relations dalam suatu perusahaan maka idealnya dalam setiap perusahaan memiliki departemen atau divisi 1
Rosadry Ruslan, Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi, Raja Grafindo Persada, 1998, hal. 29
3
public relations. Pekerjaan public relations yang selalu berupaya menciptakan citra positif perusahaan di mata publik melalui hubungan baik yang diciptakannya sangat membantu dalam menjaga eksistensi perusahaan tersebut di mata publik. Hubungan
masyarakat
merupakan
fungsi
manajemen
yang
membentuk dan mengelola hubungan saling menguntungkan antara instansi dan masyarakat luar (eksternal). Hubungan masyarakat, sebagaimana halnya staff dan fungsi lini lainnya, haruslah dievaluasi menurut besar, kecilnya kontribusi mereka untuk memajukan visi dan misi instansi beserta mencapai tujuan-tujuan instansi. Sebab yang mereka lakukan adalah guna kepentingan masyarakat banyak. Komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, yang bersifat formal maupun nonformal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok. Komunikasi sering sekali melibatkan komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni komunikasi ke atas, komunikasi sejajar dan komunikasi ke bawah, sedangkan komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komuinikasi antar teman sejawat, juga termasuk gosip.2 Public
relations dalam
organisasi
atau
perusahaan
berperan
menciptakan dan mengembangkan relasi. Hal ini sangat menentukan
2
Dedy Mulyana, Ilmu Komunikasi Antar Pengantar, Rosdakarya, Bandung, 2000, hal. 75
4
perkembangan
dan
kemajuan
organisasi,
maka
perlu
sikap
saling
mempercayai, membangun relasi tingkat internal atau eksternal, nasional atau internasional. Public relations secara terus menerus menciptakan dan memperbaiki relasi dengan publik yang khusus, potensial, umum, pribadi maupun kelompok, dan relasi yang baik semakin terbuka, semakin saling mempercayai. Inilah kelanjutan dari kehidupan organisasi. Di sini akan semakin tampak yang dimaksudkan Ivy Ledbetter Lee bahwa komunikasi yang khas bagi public relations yaitu timbal balik yang merupakan titik sentral dalam kegiatan public relations sekaligus meningkatkan motivasi, efisiensi, integrasi, partisipasi, etos kerja dan tanggung jawab, sehingga produktivitas semakin sesuai dengan tujuan organisasi.3 Komunikasi dalam suatu organisasi memiliki peran yang sangat penting dalam mempengaruhi anggota organisasi dalam berprilaku. Untuk itu diperlukan suatu pembinaan komunikasi yang baik dalam publik internal organisasi yang dikenal dengan komunikasi internal. Komunikasi ini adalah komunikasi yang dilakukan secara internal di dalam organisasi untuk publik internal organisasi tujuannya adalah untuk mendapatkan kesamaan persepsi diantara publik internal organisasi agar tercipta pemahaman, pengertian dan kesepakatan yang sama mengenai organissai sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi. Bagian dalam organisasi yang biasanya membidangi komunikasi internal adalah bagia public relations. Dalam pelaksanaan
3
pekerjaannya,
seorang
praktisi
public
relations
Maria Assumta Rumanti, Dasar-dasar Public Relations, Grafindo, Jakarta, 2002, hal. 214
5
akan
menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya, seperti : membuat rencana, melakukan persiapan-persiapan, melakukan aksi dan komunikasi, dan ditutup dengan tindakan pengendalian yang disebut evaluasi. 4 Secara struktur public relations merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan atau organisasi. Public relations merupakan salah satu dari fungsi manajemen. Public relations dalam organisasi menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi atau lembaga dengan publiknya baik internal maupun eksternal komunikasi timbal balik tersebut ditujukan untuk menciptakan saling pengertian (public understanding) dan dukungan (public support) bagi tercapainya tujuan, kebijakan serta tindakan perusahaan. Kegiatan public relations pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi, dan kegiatan ini mempunyai ciri hakiki, yaitu komunikasi yang bersifat timbal balik (two way traffic). Lebih dari itu Public Relations merupakan suatu fungsi strategi dalam manajemen organisasi yang melakukan komunikasi untuk menimbulkan pemahaman dan penerimaan dari publik mengenai tujuan organisasi, persamaan persepsi mengenai organisasi, keadaan dan kondisi organisasi, pencapaian target kerja dan hal lainnya, yang ada hubungan dengan perusahaan. Berdasarkan gambaran itulah peneliti ingin meneliti tentang kegiatan employee relations di hotel Ciputra Jakarta, oleh sebab itu peneliti memilih
4
Rhenald Kasali, Manajemen Humas, Grafiti, Jakarta, 1994, hal. 32
6
judul Aktifitas kegiatan employee relations Hotel Ciputra Jakarta, dan juga karena
komunikasi
organisasi
dan
employee
relations
saling
berkesinambungan dan merupakan unsur terpenting dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bersifat dinamis. Maka peneliti juga meneliti tentang aliran komunikasi organisasi formal yang kaitannya kepada kegiatan employee relations. Peneliti tertarik dan memilih objek penelitian di Hotel Ciputra Jakarta, karena divisi public relations di Hotel Ciputra Jakarta berdiri sendiri walaupun di dalam satu departemen dengan sales and marketing dan kegiatan employee relations di hotel Ciputra Jakarta langsung direncanakan dan dimonitoring oleh divisi public relations hotel Ciputra Jakarta.sehingga mempermudah bagi peneliti untuk melakukan riset atau penelitian.
1.2 Perumusan Masalah “Bagaimanakah aktifitas kegiatan employee relations Hotel Ciputra, Jakarta?”
1.3 Tujuan Penelitian “Penelitian ini bertujuan ingin mengetahui aliran komunikasi organisasi formal dan pelaksanaan kegiatan employee relations di Hotel Ciputra, Jakarta”.
7
1.4 Signifikasi Penelitian 1.4.1 Signifikasi Akademis Untuk suatu pengembangan ilmu pengetahuan terutama ilmu komunikasi dan khususnya ilmu hubungan masyarakat. Penelitian ini adalah suatu kajian dibidang kehumasan yang diharapkan dapat melengkapi tentang studi komunikasi organisasi khususnya lagi tentang kegiatan employee relations yang baik dan produktif.
1.4.2 Signifikasi Praktis Bagi perusahaan, hasil penelitian ini akan menjadi sarana untuk menggambarkan dan memberikan masukan mengenai kegiatan employee relations Hotel Ciputra, Jakarta.
8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi 2.1.1 Pengertian Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin “communication” yang berasal dari kata communis yang artinya sama makna. Melalui komunikasi yang dilakukan dimungkinkan dapat diciptakan kesamaan makna dan juga dapat diciptakan kesamaan pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi semakin banyak kesamaan yang diciptakan semakin efektif komunikasi itu.1 Komunikasi menurut Phil Astrid S.Susanto memegang peranan penting dalam kehidupan suatu masyarakat. Tanpa adanya komunikasi maka tidak ada kehidupan dalam masyarakat. Antara manusia yang satu dengan yang lainnya harus berinteraksi. ”Komunikasi merupakan dasar dari eksistensi dari suatu masyarakat dan menentukan pula struktur masyarakat”.2 Proses individu
mengirim
stimulus (rangsangan)
yang
biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku manusia, guna lebih memperjelas mengenai pengertian tentang komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berlangsung dua arah (two traffic
1
Hamdan Adman dan Hafied Cangara, Prinsip dan Humas, Usaha Nasional, Surabaya, 1996, hal.96 2 Astrid S.Susanto, Filsafat Komunikasi, Bina Cipta, Bandung, 1976, hal.77
9
communication) antara komunikator dengan komunikan dengan lembaga-lembaga yang saling dimengerti oleh kedua belah pihak. Agar kedua belah pihak mendapatkan penjelasan atau keterangan yang diperlukan maka dalam melakukan komunikasi harus efektif, karena dengan melakukan komunikasi yang efektif tujuan yang diharapkan dari kedua belah pihak akan tercapai. Pengertian komunikasi menurut Onong Uchana Effendi bahwa komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil membina pengertian, berhasil menyampaikan pesan yang komunikannya memberikan tangapan yang diberikan oleh komunikator. Komunikator efektif bukan hanya berhasil membina pengertian yang sama antara komunikator dan komunikan, tetapi berhasil merubah tingkah laku kearah yang dikehendaki komunikator. 3 Dalam berbagai hal yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka hubungannya dengan kelompok-kelompok tertentu, maka komunikasi ini merupakan kegiatan hubungan masyarakat. Bagi suatu organisasi, pengetahuan tentang bagaimana pendapat, sikap dan reaksi publik terhadap kebijaksanaan atau pun kegiatan yang ditempuh oleh organisasi sangat penting sekali. Karena dengan pengetahuan ini perlu perubahan-perubahan, sehingga keberadaan organisasi dapat dipertahankan dan bahkan dapat dikembangkan.
3
Onong Uchana Effendi, Kepemimpinan dan Komunikasi, Bandung, CV. Mandar Maju, 1995
10
Sebagaimana dengan komunikasi, maka komunikasi dalam Humas dilakukan dengan dua cara yaitu komunikasi secara langsung dan komunikasi secara tidak langsung. Komunikasi secara langsung merupakan suatu komunikasi dimana komunikator dan komunikan langsung berhubungan dengan yang lain, sehingga umpan balik dapat diketahui secara langsung atau diketahui saat itu juga. Komunikasi tidak langsung merupakan komunikasi yang menggunakan alat-alat bantu seperti radio, televisi, surat kabar, majalah, film, buku, dan lain-lain. Maka umpan balik tertunda atau tidak dapat diperoleh secara langsung. Dari beberapa pengertian tentang komunikasi yang telah diuraikan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi merupakan
percakapan
dua
arah
antara
komunikan
dengan
komunikator. Untuk mencapai sebuah komunikasi yang efektif antara komunikan dan komunikator harus memiliki tujuan yang sama, dengan demikian komunikasi yang efektif akan terwujud.
2.1.2 Komunikasi Organisasi Dalam komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tersebut. Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari pada 11
komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi sering kali melibatkan juga komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi dan ada kalanya juga komunikasi publik. Komunikasi formal adalah menurut struktur organisasi, yaitu komunikasi ke atas, komunikasi sejajar dan komunikasi
kebawah,
sedangkan
komunikasi
informal
tidak
berlangsung pada sumber organisasi, seperti antara sejawat, juga termasuk gossip. Komunikasi dalam organisasi memegang peranan yang sangat penting. Suatu organisasi tidak akan ada tanpa adanya komunikasi. Jika tidak ada komunikasi, karyawan tidak akan tahu apa yang harus dilakukan oleh rekan-rekan kerjanya, manajemen tidak mendapat masukan atau pihak pimpinan tidak bisa memberikan perintah, kerja sama
tidak
mungkin
tercipta
karena
orang-orang
tidak
mangkomunikasikan kebutuhan dan perasaannya. 5 Komunikasi organisasi menurut Deddy Mulyana “Komunikasi menjadi sumber yang penting bagi kehidupan dan kedinamisan usaha, oleh karena komunikasi merupakan sarana yang menghubungkan semua individu dalam sebuah organisasi atau perusahaan untuk mencapai tujuan. Sedangkan organisasi adalah sebuah wadah yang menampung orang-orang dan objek-objek yang berusaha mencapai tujuan bersama”.6
5 6
Opcit, hal 19 Deddy Mulyana, Komunikasi Organisasi, PT. Remeja Rosdakarya, Bandung, 1998, hal.17
12
Komunikasi organisasi sebagai penafsiran pesan diantara unitunit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi tersebut, Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hirarkis antara yang satu dengan yang lainnya berfungsi dalam satu lingkungan. Organisasi sebagai kerangka menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang-orang di dalam organisasi itu dan diklasifikasikan sebagai tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Sebagian besar dari komunikasi organisasi berlangsung dari orang-orang yang hanya melibatkan sumber pesan sebagai tujuan akhir, misalnya bila diperlukan perubahan jadwal kerja atau bila sebuah kelompok harus diberi penjelasan mengenai suatu prosedur baru.
Seringkali
pesan-pesan
tersebut
disebut
memo
atau
memorandum dikirim kepada sejumlah orang dalam sebuah organisasi. Dalam
organisasi
yang
efektif,
komunikasi
mengalir
keberbagai arah, aliran atau arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi keatas yaitu yaitu komunikasi antara bawahan dengan atasan, komunikasi sejajar yaitu komunikasi antar sesama karyawan pada tingkat jabatan kurang lebih sejajar, komunikasi ke bawah yaitu antara atasan dengan bawahan.
13
1. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas merupakan pesan yang dikirim dari tingkatan hirarki yang lebih rendah ke tingkatan yang lebih tinggi misalnya, para pelaksana ke manajernya, dari para dosen ke dekan. Jenis komunikasi ini biasanya mencakup : a. Kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan, artinya apa yang sedang terjadi dipekerjaan, seberapa jauh pencapaiannya, apa yang masih harus dilakukan dan apa yang masih lain serupa. b. Masalah yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertanyaan yang belum terjawab. c. Berbagai gagasan untuk perubahan dan saran-saran perbaikan. d. Perasaan yang berkaitan dengan berbagai pekerjaan mengenai organisasi, pekerjaan itu sendiri, pekerjaan lainnya dan masalah yang serupa.7 Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang mungkin dialami para karyawannya. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa saling memiliki (sense of belonging) dan merasa bagian dari organisasi di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.
7
Joseph A. Devito, Komunikasi Antar Manusia, Profesional Book, 1997, hal. 374
14
2. Komunikasi sejajar (lateral) Komunikasi sejajar (lateral) adalah pesan antara manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak dibagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi yang terjadi dua orang dosen dalam suatu fakultas. Komunikasi sejajar (lateral) memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi menghindarkan beberapa masalah dan memecahkan lainnya. Komunikasi sejajar (lateral) juga membangun semangat kerja dan kepuasan kerja karyawan. Hubungan yang baik dan komunikasi yang berarti antara para karyawan merupakan sumber utama kepuasan karyawan. Yang lebih umum lagi, komunikasi lateral bisa memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman dan keahliannya. 8
3. Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingka hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawan adalah komunikasi ke bawah.
8
Joseph A. Devinto, ibid, hal. 348
15
Bersamaan dengan pemberian perintah ini biasanya dibarengi dengan penjelasan prosedur, tujuan dan sejenisnya. Para manajer juga bertanggung jawab untuk memberikan penilaian kepada karyawan dan memotivasi mereka, demi kebaikan organisasi secara keseluruhan. Menurut Daniel Katz dan Kahn : “Komunikasi organisasi adalah pertukaran informasi dan penyamapaian makna yang merupakan hal utama dari suatu sistem sosial atau organisasi yang juga merupakan proses penyampaian informasi, dan pengertian dari satu orang ke orang lain yang merupakan satu-satunya cara manajemen aktivitas dalam suatu organisasi melalui proses komunikasi.”9 “Komunikasi organisasi, adalah suatu petunjuk dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkis antara yang satu dan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.”10
Struktur organisasi cenderung mempengaruhi proses komunikasi. Hidupnya suatu organisasi akan sangat tergantung dari unsur komunikasi di dalam organisasi ditekankan pada arus komunikasi yang terjadi diantara orang-orang, dalam hal ini pejabat dan karyawan yang dibentuk oleh struktur organisasi tersebut. Komunikasi organisasi dapat bersifat komunikasi formal dan komunikasi nonformal. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi, 9
Rosady, Ruslan, Manajemen Humas, Grafindo Persada, Jakarta, 2002, hal. 92 Husein Umar, Metode Riset Komunikasi Organisasi, Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama, 2002, hal. 8 10
16
produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi misalnya : memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers dan surat-surat resmi. Sedangkan komunikasi non formal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial misalnya : orientasinya tidak pada organisasinya sendiri, tetapi lebih pada para anggotanya secara individual.11
Public Relations dalam Organisasi Bidang humas adalah suatu bidang yang sangat luas untuk menyangkut
hubungan
dengan
berbagai
pihak-pihak
yang
berhubungan dengan organisasi dalam humas disebut stakeholders disebut juga sebagai target publik yang terdiri atas pemegang saham, manajemen, karyawan, konsumen, pers dan lain sebagainya. Mereka semua dapat membentuk opini di dalam masyarakat dan yang dapat mengangkat dan menjatuhkan citra organisasi atau perusahaan. Oleh karena itu humas merupakan fungsi strategi dalam manajemen yang melakukan
komunikasi
untuk
menimbulkan
pemahaman
dan
penerimaan dari publik. Menurut Onong Uchyana Effendy12 fungsi humas dalam organisasi adalah “Upaya yang berencana untuk mempengaruhi dan membina opini yang menyenangkan melalui penampilan yang dapat diterima, dilakukan secara jujur dan dengan kepercayaan melalui 11
Uday Pareek, Prilaku Organisasi, Jakarta, 1984, hal. 340 Onong Uchyana Effendi, Human Relations dan Public Relations dalam Management, CV Mandar Maju, Bandung, 1989, hal 41 12
17
komunikasi dua arah. Humas merupakan fungsi manajemen, yakni upaya
berencana
itu
harus
didasarkan
pada
pernyataan
kebijaksanaan yang mapan dan yang disetujui yang mencerminkan prinsip-prinsip”. Dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dalam aspek ini humas adalah operasional konsep dari manajemen. Fungsi humas menurut John Tondowidjojo (2004:63) yaitu : membantu, menentukan serta merumuskan tempat dan tujuan organisasi dalam kehidupan bersama, humas memberi masukan untuk kebijaksanaan dan langkah-langkah selanjutnya, humas memberi masukan dalam kepemimpinan, mengetahui situasi organisasi dan perkembangan dalam kehidupan dan opini publik, menetapkan adanya kelompok-kelompok publik yang relevan dari organisasi, persentasi organisasi mengurus resresentasi organisasi. Dari uraian di atas, fungsi humas adalah upaya mempengaruhi opini publik dengan komunikasi dua arah timbal balik, dimana yang dioperasikannya adalah konsep dari manajemen. Fungsi staf di sini adalah mewakili publik pada manajemen dan manajemen pada publik sehingga terdapat dua arah, baik bagi informasi maupun untuk sikap. Tahap paling tinggi bagi tugas humas adalah sebagai eksekutif PR, yaitu salah satu orang dalam manajemen pada posisi puncak yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan untuk hal-hal 18
yang berkaitan dengan bidang pekerjaannya, memonitor dan melaporkan setiap perkembangan yang terjadi di luar dan di dalam organisasi, selain juga sebagai penasehat bagi pimpinan tertinggi dari perusahaan. Seseorang atasan baik dalam organisasi yang terkecil maupun besar harus dapat melaksanakan fungsi-fungsi humas tersebut yang bertujuan guna mengefektifkan dan mengefisienkan pencapaian tujuan organisasi. Dimana upaya-upaya yang dilakukan oleh atasan sebagai berikut : 1. Menyampaikan secara detail tugas-tugas yang harus pegawai lakukan. 2. Menghargai pekerjaan yang telah dilakukan pegawai. 3. Memberikan kesempatan untuk bertukar pikiran. 4. Memberikan
dorongan/dukungan
terhadap
kemajuan
karir
pegawai. 5. Pembagian tugas yang diberikan sesuai dengan kriteria yang sudah ditetapkan dalam perusahaan.
2.2 Public Relations 2.2.1 Pengertian Public Relations Terdapat banyak batas definisi mengenai public relations yang telah dirumuskan antara lain adalah : 19
Definisi public relations menurut The International Public Relations Association (IPRA) : “Character, through which public and private organizations and intituations seek to win and retain the understanding, symphaty, and support of tose with whom they are or my be concerneb by evaluation public opinion and procedures, to avhieve by planned and widespread information more productive cooperation and more efficient fulfillment of their common interest” (public relations adalah fungsi manajemen dari sikap budi yang berencana dan berkesinambungan, yang dengan itu organisasiorganisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berupaya membina pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang ada kaitannya atau yang mungkin ada hubungannya dengan jalan menilai pendapat umum diantara mereka, untuk mengkorelasikan sedapat mungkin, kebijaksanaan dan tata cara mereka yang dengan informasi yang berencana dan selebar luas, mencapai kerja sama yang lebih produktif dan pemenuhan kepentingan bersama yang lebih effisien).13 Dari definisi tersebut, Onong dalam bukunya Humas Relations dan Public Relations dalam Management, menyimpulkan public relations memiliki unsur-unsur sebagai berikut: 1. Suatu fungsi manajemen yang menggunakan penelitian dan upaya yang berencana dengan mengikuti standar-standar etis.
13
Onong U. Effendi, Ibid, hal.27
20
2. Suatu proses yang mencakup hubungan antara organisasi dengan publiknya. 3. Analisis dan evaluasi melalui penelitian terhadap sikap, opini, dan kecenderungan
sosial,
serta
mengkonsumsikannya
kepada
manajemen. 4. Konseling manajemen agar dapat dipastikan bahwa kebijaksanaan, tata cara dan kegiatan-kegiatan dapat dipertanggung jawabkan secara sosial dalam kepentingan bersama antara organisasi dan publiknya. 5. Pelaksanaan dan penindakan program kegiatan yang berencana, komunikasi dan evaluasi melalui penelitian. 6. Pencapain itikad yang baik, pengertian, dan penerimaan sebagai dari hasil akhir dari kegiatan Public Relations.14 Definisi public relations menurut Cutlip dan Center, yaitu : “public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifitaskan seseorang
atau
kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi
demi
kepentingan
dan
tata
cara
publik,
serta
merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pangertian dan dukungan publik.15 Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan public relations adalah suatu kegiatan penunjang yang penting, Karena public relations berperan
dalam
menjalankan
14
komunikasi di
dalam
Onong U. Effendi, Ibid, hal 120 Onong U. Effendi, Human Relations dan Public Relations Dalam Management, (Bandung:CV. Mandar Maju, 1989) hal.116 15
21
perusahaan, baik itu antara atasan dengan bawahan, sesama pegawai, ataupun perusahaan dengan pihak luar. Dengan lancarnya komunikasi tersebut maka dapat diharapkan suatu keharmonisan dalam perusahaan yang akhirnya akan menimbulkan kemajuan dikarenakan para karyawannya bekerja secara maksimal. Dengan demikian akan tercipta suatu penghargaan, goodwill, serta kepercayaan diri publik bagi kelangsungan suatu perusahaan itu.
2.2.2 Fungsi Public Relations Secara organisasi public relations, berkedudukan sebagai bagian atau unsur dari “Top Management” yang berfungsi sebagai penghubung antara pimpinan organisasi atau perusahaan dengan publik intern dan ekstern dalam rangka memberi pengertian, menumbuhkan dan partisipasi. Public relations sebagai komunikator mempunyai peran ganda yaitu keluar memberikan informasi kepada halayak dan ke dalam menyerap reaksi dari halayak. Dengan demikian secara kegiatan komunikasi bukan saja dalam hubungan dinas, tapi juga di luar dinasnya atau tugasnya, maka dia harus juga bergaul dengan para karyawannya. Seorang pimpinan yang baik dalam tingkah lakunya akan menitik beratkan pada moralitas. Seorang pimpinan akan mempunyai
22
wibawa apabila moralnya bagus atau tidak jelek. Karena dia harus menjadi tauladan para bawahannya. Public relations merupakan fungsi timbal balik keluar dan kedalam. Kalau ia harus mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambar (image) masyarakat yang positif terhadap segala tindak dan kebijakan organisasi atau lembaganya. Ke dalam, ia berusaha mengenali, mengidentifikasi hal-hal yang dapat menimbulkan sikap dan gambaran yang negatif (kurang menguntungkan) dalam masyarakat sebelum suatu tindakan atau kebijakan itu djalankan. Fungsi utama dari public relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara lembaga atau organisasi dengan publiknya, intern maupun extern dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan inovasi dan pertisipasi publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan lembaga atau organisasi. Edwin emery menyebut fungsi public relations sebagai berikut : “the planned and organized effort of a company or institution to establish mutually beneficial through acceptable communication relationships with its various publics” (upaya yang terencana dan terorganisasi dari sebuah perusahaan atau lembaga untuk menciptakan
23
hubungan-hubungan
yang
saling
bermanfaat
dengan
berbagai
publiknya).16 Sementara itu Cultip dan Center mengatakan bahwa public relations meliputi hal-hal berikut : 1. Menunjang kegiatan manajemen dan mencapai tujuan organisasi. 2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada perusahaan. 3. Melayani publik dan memberikan nasehat kepada pimpinan organisasi untuk kepentingan umum. 4. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dan publik baik intern dan ekstern.17 Dalam pengertian yang berbeda Rosady Ruslan menyebutkan fungsi public relations sebagai upaya yang terencana dan terorganisir dari sebuah perusahaan atau lembaga nutuk menciptakan hubungan yang saling bermanfaat dengan berbagai publiknya.18 Dalam berbagai pendapat tersebut maka fungsi public relations dapat disimpulkan, yaitu : 1. Sebagai komunikator atas penghubung antar organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.
16
Edwin Emery, Introduction to mass communication, edisi kesembilan (New York), Harper Row publishers, 1988, hal.328 17 Ibid, hal.15-16 18 Rosady Ruslan, Menejemen Humas, Menejemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi), PT. Raja Grapindo jakarta, 1999, hal.29
24
2. Peran back up manajemen, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan. Dalam berbagai macam penjelasan tentang fungsi public relations diatas penulis mengambil kesimpulan bahwa fungsi public relations dalam suatu organisasi adalah untuk melaksanakan fungsi manajemen dalam hal komunikasi publik, baik publik eksternal maupun publik internal suatu organisasi. Selain itu juga public relations berfungsi untuk menciptakan komunikasi yang harmonis baik itu publik internal maupun publik eksternal.
2.2.3 Tugas dan Tujuan Public Relations Menurut A. W Widjaja mengenai tugas public relations yaitu, pertama adalah pelaksana tujuan kedalam dan keluar melaui pendekatan informatif, edukatif, persuasif
dan dihadirkan pula
pendekatan yang bersifat imperatif dan penitif. Tugas public relations yang kedua adalah proses komunikasi lewat kegiatan yang dilakukan secara berencana dan terus menerus yang meliputi keterampilan komunikator, pesan yang disampaikan akurat, objektif dan punya daya pengaruh yang kuat guna keberhasilan sasaran yan telah ditetapkan. 19 Masih menurut A. W Widjaja dalam praktek sehari-hari kegiatan penyelenggaraan penyampaian informasi baik dalam bentuk lisan tertulis atau dalam bentuk gambar kepada publiknya dengan
19
A. W Widjaja, komunikasi : komunikasi dalam Humas, Bumi Aksara, Jakarta, 2002, hal.53
25
demikian, publik memiliki pengertian yang komperehansif mengenai keadaan perusahaan. Selain itu tugas public relations lainnya adalah untuk memonitor dan mengeveluasi tanggapan publik, mengenai kebijakan lembaga maupun segala macam pendapat. Public relations juga harus menjaga hubungan baik dengan publiknya dan media massa untuk mendapatkan opini yang menguntungkan perusahaan.20 Adapun tugas public relations adalah : a. Menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan secara lisan, tertulis
atau
visual
pada
publiknya
sehingga
masyarakat
memperoleh pengertian yang besar dan tepat mengenai kondisi perusahaan, tujuan dan kegiatannya. b. Melakukan studi dan analisis atas reaksi serta tanggapan publik terhadap kebijakan dan tindakan perusahaan termasuk segala macam
pendapat
publik
yang
mempengaruhi
perusahaan
memberikan informasi kepada pejabat atau eksekutif tentang pihak acceptiance dan non-acceptiance atas cara-cara
pelayanan
perusahaan kepada masyarakat. c. Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas guna membantu mereka dalam memberikan pelayanan perusahaan kepada masyarakat.
20
Ibid, hal.23
26
d. Menyelengarakan hubungan yang baik dengan masyarakat dan media massa untuk memperoleh favorite public dan opini publik serta perubahan sikap.21 Selain itu menurut Muhidin Mahmut dalam bukunya Pengantar public relations menyebutkan bahwa salah satu tugas public relations antara lain adalah menyiapkan kegiatan hari raya dan peringatan atau event.22 Sedangkan kegiatan public relations antara lain : a. Penyusunan kegiatan (Programming) ini meliputi analisis masalah dan alternative penetapan tujuan dan publik, dan memberi saran serta perencanaan aktivitas. b. Keterpautan antara Relationship. Para petugas public relations yang berhasil mengembangkan ketermpilan pribadinya dalam mengumpulkan informasi dari manejemen, dan rekan dalam organisasinya dan dari sumber eksternal. Secara terus menerus mereka mengevaluasi apa yang telah dilakukan, merumuskan rekomendasi dan mengusahakan persetujuan dari manejemen. c. Penulisan dan penyuntingan (writing and editing). Karena seorang public relations sering kali berusaha untuk menjangkau kelompok besar dalam masyarakat maka alat yang paling sering digunakan adalah kata-kata tercetak contohnya brosur, pidato, siaran berita, naskah film dan informasi barang-barang yang dihasilkan. 21 22
A.W Widjaja, Opcit, hal.62 Muhidin Mahmut, Pengantar Humas, Karurika, Jakarta, 1998, hal.19
27
d. Informasi (information). Menatapkan saluran yanga tepat bagi penyebaran materi dalam surat kabar, stasiun radio dan majalah. e. Produksi (production) brosur, film dan progaram multi media adalah cara-cara penting dalam komunikasi. Petugas tidak perlu menjadi seorang ahli dalam bidang seni, tata letak dan fotografi tetapi latar belakang pengetahuan tentang tekhnik bidang tersebut diperlukan
bagi
perencanaan
dan
pengawasan
terhadap
penggunanya. f. Pidato (Speach). Pekerjaan public relations menuntut ketrampilan dalam berkomunikasi tatap muka, mencari forum yang cocok, mempersiapkan pidoto bagi orang lain dalam nenyampaikan pidatonya. g. Peristiwa atau acara khusus (special event). Konfrensi pers, pameran, kontes program berhadiah dan pertemuan khusus peluncuran produk (product launching) semua itu merupakan peristiwa khusus yang dapat digunakan untuk menarik perhatian dan memperoleh penerimaan dari masyarakat. h. Penelitian dan Penilaian (research and evaluation). Aktifitas pertama yang selalu dilaksanakan oleh seorang public relations adalah fact finding (pengumpulan fakta) kegiatan ini bersifat sangat pribadi melalu wawancara, pengkajian materi perpustakaan dan percakapan yang bersifat informasi. Setelah semua program selesai
28
petugas public relations harus mempelajari hasilnya dan menilai pelaksanaan dan keefektifan program tersebut.23 Sedangkan tujuan public relations antara lain adalah memperoleh pengertian, kepercayaan, dukungan dan kerja sama publik serta manciptakan, mengembangkan dan mempertahankan citra organisasi yang positif dimata publik. Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa tugas seorang public relations adalah sebagai berikut : 1. Menyampaikan pesan atau informasi yang masuk dari luar kepada manajemen organisasi atau perusahaan, baik itu dalam bentuk lisan maupun tulisan. 2. Memberikan masukan kepada organisasi atau perusahaan agar perusahaan tersebut memiliki citra positif dimata publik. 3. Mengevaluasi segala sesuatu yang telah dilaksanakan oleh organisasi atau perusahaan agar dapat berbuat lebih baik lagi.
2.3 Internal Public Relations Pada umumnya publik PR terbagi menjadi dua bagian besar yang disebut publik internal dan eksternal. Kedua jenis hubungan itu meliputi, hubungan dengan karyawan, pemegang saham, pelanggan, khalayak sekitar, pemerintah, pers dan lain sebagainya. Dalam penulisan ini hanya membatasi
23
Frazier Moore dikutip oleh Rosady Ruslan, Hubungan Masyarakat Prinsip Kasus dan Masalah (vol.1), Remaja Rosdakarya, Bandung, 1987, hal 138-140
29
membahas masalah internal public relations terutama pada hubungan dengan karyawan. Tujuan public relations yang akan dicapai adalah tujuan organisasi sebab public relations dibentuk atau digiatkan guna menunjang manajemen yang berupa mencapai tujuan organisasi. Organisasi itu adalah kerangka manajemen yang berupa mencapai suatu tujuan tertentu dan kegiatan itu adalah pengerahan manusia-manusia secara terarah yang dinamakan manajemen. Tujuan organisasi dalam bentuk perusahaan berbeda dengan organisasi pemerintah dan berbeda pula dengan organisasi yang lain, namun dalam kegiatan public relations terdapat kesamaan, yaitu upaya membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publiknya. Cyrill
W.
Plattes
mengaitkan
hubungan
masyarakat
sebagai
manajemen yang menyebutkan sebagai tanggung jawab dan fungsi manajemen yang bertugas : 1. Menganalisa interest publik dan menetapkan sub publik. 2. Menentukan dan menterjemahkan kebijaksanaan perusahaan dan goodwill masyarakat terhadap perusahaan atau organisasi. 24 Dari definisi tersebut jelas bahwa hubungan masyarakat mempunyai tugas ganda yang tidak saja ditujukan kepada masyarakat umum di luar, akan tetapi juga masyarakat atau publik di dalam perusahaan atau organisasi itu
24
Djafar A. Ssegaf, Hubungan Masyarakat dalam Praktek, Ghalia, Jakarta, 1982, hal. 12
30
sendiri dan dapat juga dikatakan berfungsi baik ke dalam maupun ke luar. Usaha public relations ke dalam ini sering disebut “internal communication”. Tingkat efektivitas dari humas internal sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok, yaitu : 1. Keterbukaan dan dukungan pihak manajemen. 2. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai. 3. Kesadaran seorang manajer komunikasi (manager public relations) yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, tetapi juga didukung oleh sarana dan prasarana. Hubungan ke dalam pada umumnya adalah hubungan dengan para karyawan. Hubungan antara karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang terbina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-hari ditempat kerjanya. Sudah tentu antara karyawan yang satu dengan lainnya terdapat hal-hal yang sama, mereka sama-sama menghendaki : 1. Upaya yang cukup 2. Perasaan diakui 3. Perlakuan adil 4. Penghargaan atas hasil kerja 5. Ketenangan kerja 6. Tempat penyalur perasaan25
25
Djafar A. Assegaff, ibid, hal. 24
31
Komunikasi internal (internal communication) memiliki tiga wujud, yang pertama adalah komunikasi ke atas (up ward communication) yaitu dari karyawan ke pihak manajemen. Yang berfungsi sebagai : 1. Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan. 2. Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. 3. Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Yang kedua adalah komunikasi sejajar (side word communication) yaitu komunikasi yang berlangsung antara sesama karyawan. Yang berfungsi sebagai : 1. Memperbaiki koordinasi tugas. 2. Upaya pemecahan masalah. 3. Saling berbagi informasi. 4. Upaya untuk memecahkan konflik. 5. Membina hubungan melalui kegiatan bersama.26 Adapun yang ketiga adalah komunukasi ke bawah (down ward communication), yaitu dari pihak manajemen atau pimpinan kepada para karyawan. Yang berfungsi sebagai : 1. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)
26
R. Wayne Pace & Don F. Faules, Komunikasi Organisasi (Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, hal. 127
32
2. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationate) 3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) 4. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2.4 Media Public Relations Dalam berkomunikasi, baik itu dengan pihak dalam perusahaan sendiri maupun pihak luar perusahaan, selalu memakai media yang berupa lisan maupun tulisan. Media lisan public relations bisa berupa : 1. Telepon Public relations dapat menghubungi seseorang atau instansi lain dengan cepat dan hemat waktu, baik di dalam kota maupun di luar kota dengan mempergunakan telepon. 2. Pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat Public
relations
mengadakan
pertemuan-pertemuan
dengan
mengundang pihak instansi pemerintah atau kolega dari perusahaannya guna membahas suatu rencana kerja atau sekedar pertemuan keakraban. Juga pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat dapat dilakukan secara berkala bagi kalangan intern, yakni mempertemukan pegawai dengan pegawainya. Sehingga segala macam permasalahan yang dihadapi oleh karyawan dapat diketahui.
33
3. Konferensi Pertemuan ini biasanya ditujukan kepada pihak media massa atau kepada masyarakat. Biasanya pertemuan tersebut tentang dikeluarkannya pengumuman yang berhubungan dengan pihak luar. 4. Media tulisan public relations bisa berupa Majalah atau bulletin yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk ditujukan kepada karyawan dan keluarganya. Isi majalah bisa berupa keadaan perusahaan, proyek yang dilakukan, berisi pengumuman yang ditujukan kepada pegawai dan tulisan-tulisan santai antar pegawai. 5. Papan pengumuman Berisikan foto-foto, kegiatan perusahaan, pengumuman 6. Laporan tahunan Biasanya berisikan berdirinya perusahaan, sambutan dari pimpinan perusahaan tentang keadaan perusahaan dan harapan-harapan yang ingin dicapai
bagi
perusahaan
yang
akan
datang,
laporan
ini
juga
memperlihatkan hasil-hasil pendapatan selama setahun dan perbandingan dengan tahun sebelumnya. Laporan tahunan merupakan laporan pekerjaan selama setahun yang diperlihatkan kepada pegawainya, diberikan kepada pemegang saham, juga relasi-relasi dari perusahaan.27
27
Mahmut Muhidin, Pengantar Humas, Karurika, Jakarta, 1998, hal. 32
34
2.5 Employee Relations 2.5.1 Pengertian Employee Relations Karyawan atau pekerja merupakan asset yang cukup penting dalam suatu perusahaan, dan karyawan itu sendiri secara pratiknya banyak terkait erat dengan status atau kedudukan antara satu orang dengan yang lainnya mempunyai perbedaan-perbedaan yang cukup mencolok,
misalnya
dapat
dilihat
pada
tingkat
kemampuan,
pengalaman, pendidikan, pangkat, gaji, usia dan lain sebagainya. Masih banyak perusahaan dan organisasi-organisasi yang mengabaikan karyawan sebagai sasaran kegiatan public relations. Kebanyakan perusahaan memfokuskan kegiatannya kepada publik eksternal, semestinya publik internal mendapat perhatian yang sama dan seimbang. Ini tidak berarti secara struktural para karyawan harus berada di bawah bagian public relations. Fungsi humas tidak berkaitan dengan penerimaan karyawan baru, penggajian, kenaikan pangkat, pensiun dan lainnya, tetapi berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan para karyawan. Ini dilakukan dengan membina hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan yang retak. Menurut ahli Purel Archibald William employee relations merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis yang dibina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan sehari-hari dibelakang 35
bangku kerja tukang kayu, dibelakang mesin atau dibelakang meja tulis.28 Ungkapan William itu mengandung makna bahwa seorang public relations bukan merupakan seorang priyayi yang selalu duduk di belakang meja tulisnya dan kerjanya hanya memerintah, ia harus sering beranjak dari kamar kerjanya untuk menghubungi para karyawan dalam rangka memantau keresahan tak terungkap.29 Seorang public relations harus berkomunikasi langsung dengan para karyawan. Ia harus senantiasa mengadakan kontak pribadi. Yang dimaksudkan dengan karyawan di sini ialah semua pekerja, baik pekerja halus yang berpakaian bersih di ruangan kantor yang serba bersih pula, maupun pekerja kasar yang berpakaian penuh minyak di pabrik-pabrik. Hanya dengan demikian timbang rasa, pengertian bersama dan kepercayaan dari mereka dapat dipelihara dan dibina. Dengan senantiasa berkomunikasi dengan mereka yakni mendatangani mereka dan bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan, harapan dan perasaannya. 30 Pengertian employee relations (internal relations) yang lain adalah merupakan hubungan yang terjadi di dalam lingkungan
28 Effendy Onong Uchjana, Human Relations & Public Relations, (Bandung : Remaj Rosdakarya, 1993) 144 29 Aly, Bachtiar, Teknik Hubungan Masyarakat (Jakarta : UT), 31 30 Effendy Onong Uchjana, op.cit, 144
36
perusahaan antara pimpinan dengan karyawan, hal tersebut menjadi perhatian utama dalam kegiatan manajemen perusahaan. 31 Dapat diartikan bahwa hubungan kepegawaian (employee relations) tersebut bukanlah dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsurunsur proses. Landasan bagi hubungan karyawan yang baik adalah kebijaksanaan personalia yang logis yang mendorong perusahaan untuk memberikan pekerjaan yang teratur, kondisi pekerjaan yang baik, upah yang memadai, kesempatan untuk memperoleh kemajuan, penghargaan terhadap
prestasi,
pengawasan
yang
baik,
kesempatan
untuk
mengemukakan pendapat serta keuntungan yang diinginkan kepada para karyawannya. Untuk menyampaikan suatu informasi mengenai suatu program perusahaan atau masalah perusahaan, maka dilakukan komunikasi dua arah. Kegagalan dalam menyajikan informasi kepada karyawan tentang kebijakan
dan
perkembangan
perusahaan
yang
mempengaruhi
kepentingannya, akan menimbulkan kesalahpahaman, desas-desus palsu dan ancaman. Sehingga terkadang karyawan akan membuat asumsinya sendiri tentang perusahaan. Selain itu juga menjadikan komunikasi tidak efektif.32
31 32
Rhenald Khasali, Manajemen Public Relations, (Jakarta : Grafiti, 1994), 78 Frazier Moore, op.cit, hal. 3
37
2.5.2 Tujuan Employee Relations Pelaksanaan program employee relations dalam suatu organisasi secara tepat merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang mampu mengelola sumber daya manusianya dan lain sebagainya demi tercapainya tujuan organisasi atau perusahaan. Adapun tujuan dari employee relations adalah : 1. Sebagai sarana komunikasi internal secara timbal balik yang dipergunakan dalam suatu organisasi/perusahaan. 2. Untuk menghilangkan kesalahpahaman atau hambatan komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawannya. 3. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi/perusahaan. 4. Sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan).33
2.5.3 Fungsi dan Manfaat Employee Relations Fungsi dari employee relations adalah untuk menghilangkan kesalahpahaman
atau
hambatan-hambatan
komunikasi
antara
manajemen perusahaan dengan para karyawan. Adapun manfaat employee relations, menurut Cutlip, Center dan Broom, sebagai berikut: 33
Ruslan, op.cit, 256
38
1. Menciptakan diantaranya
semua karyawan
suatu
kesadaran
mengenai operasional dasar, masalah dan target organisasi/ perusahaan. 2. Menjaga semua karyawan terinformasi pada perkembangan yang signifikan yang dapat mempengaruhi perusahaan dan karyawan. 3. Meningkatkan efektifitas semua karyawan di luar dan di dalam pekerjaan. 4. Meminta dan mendorong masuk dari karyawan untuk peningkatan operasional. 5. Kepusan karyawan adalah keinginan untuk tetap berinformasi dan untuk berpartisipasi dalam organisasi atau perusahaan. 34
2.5.4 Bentuk Kegiatan Employee Relations Bentuk kegiatan employee relations antara lain melalui berbagai macam aktivitas dan program : 1. Program pendidikan dan pelatihan. Dilaksanakan oleh perusahaan, yakni dalam upaya meningkatkan kualitas keterampilan (skill) karyawan, dan kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan lainnya. 2. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi. Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (AMT), dimana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan 34
Kim Harrion, Vineard Pubslihing, “Strategic Public Relations a Practical Gude to success, 2nd Edition, hal. 194
39
antara motivasi dan prestasi kerja karyawan dengan harapanharapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. 3. Program penghargaan. Program ini dimaksudkan dalam upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaannya secara terus menerus dan sebagainya. Sehingga akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan. 4. Program acara khusus (special events). Yakni merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya menghadapi event ulang tahun perusahaan dengan mengadakan
kegiatan
keagamaan,
olahraga
dan
semua
karyawannya, dengan maksud untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan. Kegiatan employee relations ada banyak dan salah satunya adalah dengan mengadakan rekreasi dan memberikan penghargaan kerja kepada karyawan yang berprestasi. Perhatian sekecil apapun akan mempengaruhi karyawan dalam bekerja. Selain itu juga akan menimbulkan rasa memiliki terhadap perusahaan dan mempunyai rasa tanggung jawab terhadap pekerjaannya. 35 Bentuk lain dari aktivitas employee relations adalah :
35
Ruslan, op.cit, 256
40
1. Dengan mengadakan rapat dan pertemuan rutin antar karyawan dan manajemen. 2. Menyediakan dan menampung masukan dari karyawan yang bermanfaat untuk kemajuan perusahaan dan karyawan. Dalam menyosialisasikan dan lebih memberikan pengertian program employee relations ini kepada karyawan dengan menggunakan media internal seperti bulletin, inhouse magazine dan juga rapat-rapat dan meeting mingguan yang diadakan oleh perusahaan. Karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan akan dapat dengan penuh rasa tanggung jawab dan memiliki loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan
tempat
bekerja
apabila
ada
dorongan,
semangat,
penghargaan dan perhatian sekecil apapun serta motivasi yang diberikan oleh perusahaan. Hubungan yang harmonis antara pimpinan perusahaan dan karyawan dapat menciptakan komitmen kerja positif melalui motivasi kerja yang tinggi sehingga akan timbul rasa disiplin kerja yang tinggi.
41
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Tipe Penelitian Dalam penelitian ini tipe yang digunakan adalah tipe penelitian yang bersifat deskriptif, penelitian deskriptif berkaitan dengan pengumpulan data untuk memberikan gambaran atau penegasan suatu konsep atau gejala juga menjawab pertanyaan sehubungan dengan penelitian saat ini.1 Penelitian deskriptif ditujukan untuk : 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada. 2. Mengidentifikasikan masalah atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang berlaku. 3. Membuat perbandingan atau evaluasi.2 Dalam penelitian, peneliti hanya mengumpulkan data mengenai aktifitas kegiatan employee relations Hotel Ciputra, Jakarta. Peneliti menganalisis data, dimana data tersebut berasal atau didapat melalui naskah wawancara, catatan lapangan, memo dan dokumen resmi lainnya dari public relations internal Hotel Ciputra, Jakarta.
1
Rosady Ruslan, Manajemen Humas & Komunikasi (Konsepsi & Aplikasi), PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002, hal. 149-150 2 Sumanto, Metode Penelitian Sosial dan Pendidikan, Andi Offset, Yogya, 1990, hal. 6
42
3.2 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif yaitu metode yang hanya memaparkan situasi atau peristiwa. Penelitian ini tidak menguji hipotesis atau membuat prediksi. Tetapi menitikberatkan pada observasi dan suasana ilmiah.3 Chaedar Alwasilah menambahkan bahwa menampilkan deskripsi kental atau hickt description dalam laporan penelitian, yaitu deskripsi secara literal ihwal manusia, kejadian atau proses yang diamati. Deskripsi ini juga harus menyajikan interprestasi bukan sekedar berondongan fakta-fakta diamati.4
3.3 Tehnik Pengumpulan Data 3.3.1 Data Primer Data primer yaitu data yang diperoleh melalui wawancara mendalam (indepth interview) dengan pihak Public Relations, Human Resouces Departement dan karyawan Hotel Ciputra, Jakarta. Untuk memperoleh data atau informasi dilakukan dengan wawancara secara langsung bertatap muka dengan informan dengan maksud mendapatkan gambaran lengkap tentang topik yang diteliti.5 Wawancara adalah proses percakapan dengan maksud untuk mengkonstruksi mengenai orang, kejadian, kegiatan, organisasi, motivasi, perasaan dan sebagainya, yang dilakukan dua pihak, yaitu 3
Jalaludin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, (Bandung : Rosda, 2002), 24-25 Chaedar Alwaasilah, Pokoknya Kualitatif, (PT. Dunia Pustaka Jaya, Jkt, 2002), 171 5 Bungin Burhan, Metode Penelitian Kualitatif, (Jakarta : Raja Grafindo, 2004), 110 4
43
pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dengan yang diwawancarai (interviewee).6
3.3.2 Data Sekunder Data sekunder yaitu data yang mendukung data primer yang didapat melalui kepustakaan, yaitu didapat dari buku-buku, majalah, contoh skripsi yang ada hubungannya dengan hal-hal yang akan dibahas sesuai dengan judul penelitian serta membaca sumber-sumber informasi seperti surat kabar, company profile yang mendukung dalam perolehan informasi/data mengenai penelitian yang dilakukan ini.
3.4 Narasumber (Key Informan) Nara sumber adalah sejumlah unit analisis yang menjadi sarana dalam suatu penelitian. Untuk mendapatkan data yang valid, akurat dan mendukung penelitian ini, peneliti melakukan wawancara mendalam (indepth interview) dengan narasumber (key informan). Adapun yang menjadi narasumber dalam penelitian ini adalah : 1. Ibu Arieka Putri menjabat sebagai Public Relations Executive di Hotel Ciputra, Jakarta Alasan peneliti memilih Ibu Arieka Putri sebagai narasumber karena beliau sebagai pihak yang memonitor dari kegiatan employee relations dan juga sebagai penerima feed back dari hasil kegiatan yang telah
6
Ibid, 108
44
dilakukan, untuk dijadikan analisis dan tolak ukur keberhasilan dan beliau juga yang mempunyai wewenang untuk menjalankan peran dan kegiatan baik secara internal maupun external. 2. Ibu Riantini Martono menjabat sebagai Assistant Human Resources Department Manager di Hotel Ciputra, Jakarta Alasan peneliti emilih Ibu Riantini Martono sebagai narasumber dalam penelitian ini karena beliau adalah salah satu personalia, yang kegiatannya meliputi pengadaan, pembinaan dan pengembangan tenaga kerja serta beliau sebagai pengelola kegiatan employee relations di Hotel Cipurta, Jakarta 3. Bapak Denny Susanto menjabat sebagai Staff Room Boy di Hotel Ciputra, Jakarta Alasan peneliti memilih Bapak Denny Susanto sebagai narasumber karena beliau salah satu karyawan yang mengikuti kegiatan employee relations dan target dari kegiatan employee relations di Hotel Ciputra, Jakarta.
3.5 Definisi Konsep Definisi konsep dimaksudkan untuk mengetahui secara ringkas dan jelas tentang konsep apa saja yang dipergunakan dalam penelitian ini. Dan berikut ada beberapa definisi konsep yang tercakup, yaitu :
45
3.5.1 Aliran Komunikasi Organisasi Adalah suatu proses dinamik dalam mana pesan-pesan secara tetap
dan
berkesinambungan
diciptakan,
ditampilkan
dan
dinterpretasikan yang hidup dan berkembang dalam sebuah organisasi. Aliran Komunikasi Organisasi berfungsi untuk mengetahui bagaimana informasi itu terdistribusikan kepada anggota-anggota organisasi, bagaimana pola-pola distribusinya dan bagaimana orangorang terlibat dalam proses penyebaran informasi itu dalam sebuah organisasi.
3.5.2 Organisasi Formal Kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
3.5.3 Kegiatan Kegiatan adalah sesuatu yang dilakukan oleh individu maupun suatu organisasi ataupun perusahaan.
3.5.4 Employee Relations Employee relations adalah hubungan yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan antara pimpinan dengan karyawa yang mana merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis. Hubungan karyawan sangat perlu diperhatikan karena karyawan adalah asset yang cukup penting dalam satu perusahaan dan secara praktiknya banyak 46
terkait erat dengan status atau kedudukan antara satu orang dengan lainnya yang mempunyai kemampuan dan keahlian yang berbeda-beda.
3.6 Fokus Penelitian 3.6.1 Aliran Komunikasi Organisasi Formal 1. Komunikasi ke atas Komunikasi yang dilakukan karyawan Hotel Ciputra Jakarta kepada pimpinan, yang dikategorikan dengan penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
2. Komunikasi sejajar Komunikasi yang dilakukan karyawan Hotel Ciputra Jakarta kepada karyawan, yang dikategorikan dengan saling berbagai informasi.
3. Komunikasi ke bawah Komunikasi yang dilakukan dari pimpinan Hotel Ciputra Jakarta kepada karyawan, yang dikategorikan dengan pembinaan atau penyampaian instruksi kerja.
47
3.6.2 Employee Relations 1. Program pendidikan dan pelatihan yang dikategorikan dengan meningkatkan kualitas dan keterampilan (skill) 2. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi yang dikategorikan dengan mempertemukan antara motivasi kerja dan prestasi kerja karyawan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. 3. Program penghargaan yang dikategorikan dengan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan. 4. Program acara khusus (special event) yang dikategorikan dengan menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan.
3.7 Metode Analisis Data Untuk
menganalisa
data-data
hasil
penelitian
menggunakan
pendekatan kualitatif yang dimaksud dengan metodologi kualiatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari organisasi-organisasi dan perilaku yang dapat diamati. Dalam hal ini data-data yang dikumpulkan dari wawancara mendalam (indeph interview), dan observasi dianalisa dengan teknik triangulasi. Triangulasi adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data tersebut. Dan dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik triangulasi dengan sumber data, yaitu penelitian yang dilakukan dengan membandingkan dan mengecek baik derajat 48
kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui waktu dan cara yang berbeda. Teknik triangulasi dengan sumber data ini dicapai melalui: 1. Membandingkan data hasil pengamatan dengan data hasil wawancara. 2. Membandingkan hasil wawancara dengan isi suatu dokumen yang berkaitan. Setelah peneliti memperoleh data dan fakta yang dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan narasumber, selanjutnya akan disajikan suatu analisa yang sesuai dengan tujuan penelitian, maka analisa data dalam penelitian ini adalah memberikan gambaran mengenai aliran komunikasi organisasi formal dalam kegiatan employee relations hotel Ciputra, Jakarta.
49
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum Hotel Ciputra Jakarta Peneliti mengambil hasil penelitian ini di Hotel Ciputra Jakarta. Hotel Ciputra Jakarta ini merupakan tempat penginapan untuk khalayak umum, baik dari dalam negeri maupun mancanegara. Kebersihan hotel menarik para pengunjung atau tamu untuk menginap dihotelnya, dapat mempengaruhi peningkatan dalam bidang pariwisata. Peneliti hanya menggambarkan keadaan dan situasi mekanisme komunikasi organisasi dalam kegiatan employee relations Hotel Ciputra Jakarta. 4.1.1 Sejarah Hotel Ciputra Jakarta Hotel Ciputra Jakarta (sebelumnya bernama Hotel Citraland Jakarta) yang dimiliki oleh Grup Perusahaan Ciputra, merupakan Hotel Berkelas Internasional Pertama dan hotel terbesar di Jakarta Barat. Hotel Ciputra Jakarta ini dibuka sejak tanggal 21 Maret 2004. Hotel Ciputra Jakarta merupakan hotel Internasional berbintang empat dengan total kamar yang ditawarkan sebanyak 289 kamar termasuk di dalamnya 2 kamar suit. Pelayanan yang diberikan untuk para tamunya juga sangat memuaskan hal ini terlihat dari pelayanannya yang hangat serta menunjukkan keramah-tamahan masyarakat Indonesia. Sebuah hotel mempunyai manfaat yang besar khususnya sebagai bagian dari kehidupan kota Jakarta. Begitu pula dengan Hotel Ciputra 50
Jakarta yang menyediakan restoran, bar, lobby juga ruang serbaguna, termasuk sebuah ruangan besar yang dapat menampung sampai 800 orang. Bentuk bangunan dari Hotel Ciputra Jakarta menampilkan suatu bentuk kontemporer yang berbeda dari gedung-gedung yang ada di sekitarnya yang kebanyakan merupakan bangunan dari kaca-kaca, hal ini membuat Hotel Ciputra Jakarta menjadi hotel yang unik dilingkungannya. Bagian paling bawah dari bangunan mall dihiasi dengan nama dan lambang dari produk yang tersedia di toko-toko yang berada di mall, dengan latar belakang dinding berwarna merah muda karang. Sementara pada tingkat ke-9 hotel tersebut membentuk sudut huruf V. Bagian utama yang paling ditonjolkan pada bagian lobby hotel ini adalah penggunaan dekorasi dengan pualam dan lantai yang didekor secara mozaik. Dari lobby hotel ini terdapat jalan langsung menuju Mall Ciputra. Lobby hotel terlihat langsung dari coffee shop Hotel Ciputra atau Gallery. Hotel Ciputra Jakarta menyediakan berbagai jenis kamar mulai dari Deluxe, Superior Deluxe, Executive Club Room sampai Suit Room. Seluruh kamar yang ada dihotel ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu saluran hubungan internasional, kulkas, fasilitas pembuat kopi dan teh, kotak untuk menyimpan brang-barang berharga, televisi berwarna dengan 20 channel, radio, pengering rambut dan pengontrol 51
pendingin udara pribadi. Khususnya tamu untuk pada ruangan executive mempunyai akses langsung ke ruang santai ekslusive yang dilengkapi dengan breakfast continental, kopi, teh, cocktail sore dan banyak tambahan lainnya. Swiss-Belhotel Internasional merupakan perusahaan yang mengatur Hotel Ciputra yang ada di Jakarta, Semarang dan dibeberapa daerah lainnya. Secara keseluruhan negara-negara yang dijadikan mitra kerjasama oleh Swiss-Belhotel Internasional adalah Indonesia, China, Vietnam dan Filipina. Di Indonesia sendiri Swiss-Belhotel Internasional mendirikan beberapa hotel, yaitu :
Hotel Ciputra Jakarta (Jakarta)
Hotel Ciputra Semarang (Semarang)
Swiss-Belhotel Bali Aga (Bali)
Swiss-Belhotel Borneo (Banjarmasin)
Pat-mase (Bali)
1. Informasi Hotel Nama
: Hotel Ciputra Jakarta
Alamat
: Jalan Letnan Jenderal S. Parman
Kota/Negara
: Jakarta 11470, Indonesia
Telepon
: (62-21) 566 0640
Faksimil
: (62-21) 566 1172
E-mail
:
[email protected] 52
Web-site
: www.hotelciputra.com or www.swis-belhotel.com
Kategori
: Hotel Bintang Empat
Jumlah kamar
: 289
Pembukaan awal : 1 September 1993 Pembukaan besar : 21 Maret 1994 Arsitek
: Grup Ciputra dan International Baltimore Desain, USA
Interior Desain
: Hendra Adiprana
Kepemilikan
: Grup Ciputra
2. Lokasi Hotel Ciputra Jakarta adalah salah satu hotel terdekat dengan Bandara Internasional Soekarno-Hatta dan kurang lebih 30 menit dari pelabuhan Tanjung Priok. Hotel Ciputra Jakarta hanya membutuhkan beberapa menit untuk dapat ke pusat kota, lokasi hotel ini juga berdampingan dengan pusat perbelanjaan terbesar (mall Ciputra) yang menyediakan toko-toko ekselusif, restoran, bank, bisokop, karaoke, taman bermain anak-anak terbesar dan banyak tempat menarik lainnya.
53
3. Manajemen Hotel Ciputra Jakarta yang merupakan milik dari perusahaan Grup Ciputra dan dijalankan oleh Swiss-Belhotel Internasional Ltd. Perusahaan ini didirikan di Hongkong oleh pakar hotel Bapak Peter Gautschi. Swiss-Belhotel Internasional ini mengatur beberapa hotel di Asia Pasific, seperti Indonesia, China, Vietnam dan Filipina.
4. Kategori Kamar Room
Total Room
Floor
Size in Square Meter
Deluxe
217
9 – 15
30
Superior Deluxe
25
9 – 15
35
Executive Club
41
16 – 17
30
Executive Suite
4
16 – 17
59
Presidential Suite
2
17
82
5. Kamar Bebas Rokok Tersedia 41 ruangan bebas rokok.
6. Fasilitas dan Layanan Tamu 1) Pelayanan kamar Menyediakan pelayanan kamar selama 24 jam. 2) Bar a) Chips bar, berlokasi di lantai 1 (satu), bar ini menyediakan berbagai variasi minuman dan makanan kecil. Buka dari pukul 17.00 – 24.00. 54
b) Galery restoran, berlokasi dilantai 1 (satu). Buka selama 24 jam, bar menyediakan makanan dan snack internasional baik berupa buffee ataupun menu a’ala carte. c) Pulau bar dan restoran, memasak dan menyajikan berbagai jenis makanan langsung di depan tamu, berlokasi di area kolam renang yaitu di lantai 7 (tujuh). Senin – Sabtu
: pukul 10.00 – 23.30
Minggu – libur nasional
: pukul 08.00 – 22.00
d) Lounge (ruang santai) Ruangan ini menyediakan live musik, makanan dan snack sepanjang hari yang tersedia di lobby. e) Banquet Ruangan Puri, Hotel Ciputra Jakarta menyediakan 6 fasilitas banquet, yang semuanya dilengkapi dengan pengatur udara, menyediakan fasilitas untuk 10 sampai 800 orang baik untuk pesta cocktail, pernikahan dan sampai 400 orang untuk keperluan rapat atau pertemuan lainnya. Ruangan-ruangan ini dilengkapi dengan peralatan audio yang lengkap. Tersedia juga pelayanan katering hingga 300 orang. f) Bakery Toko roti Hotel Ciputra Jakarta berlokasi di mall Ciputra, Pondok Indah mall I dan II, Pluit. Buka dari pukul 09.00 – 21.30 setiap hari. 55
g) Ruang santai untuk awak kapal Ruangan ini berlokasi di lantai 8 (delapan). h) Pusat layanan kebugaran Arena club, berlokasi di lantai 8 (delapan), tamu yang menginap bebas untuk menggunakan pusat pelayanan kebugaran, kelas aerobik, sauna, pijatan tradisional dan terapi aromatik. i) Kolam renang Terletak di luar ruangan, yaitu dilantai 7 (tujuh). Gratis untuk tamu hotel. j) Pusat layanan bisnis Senin sampai Jum’at dari pukul
: 07.00 – 23.00
Sabtu dan hari libur dari pukul
: 09.00 – 17.00
Juga menyediakan ruang rapat dengan ukuran kecil. k) Fasilitas lainnya yang tersedia di setiap ruangan Pengontrol udara ruangan, saluran telepon hubungan langsung internasional, televisi berwarna, radio, tempat penyimpanan barang pribadi, fasilitas membuat kopi dan teh, kulkas mini, pengering rambut, koran harian dan majalah. l) Tenaga listrik 220 volt untuk alat cukup (100/200 volt).
56
m) Fasilitas tamu lainnya Binatu, semir sepatu, penjaga bayi (sesuai permintaan). n) Tempat tidur tambahan Tersedia dengan biaya tambahan. o) Ranjang untuk bayi Tersedia berdasarkan pesanan, gratis. p) Dokter jaga Dapat dipanggil melalui telepon selama 24 jam. q) Pelayanan perawat Tersedia selama 24 jam. r) Pusat layanan medis Berlokasi di lantai bawah mall Ciputra Jakarta : Dokter umum Dokter gigi Ahli dermatologi Apotik Pusat kecantikan Buka dari pukul 10.00 pagi sampai 09.00 malam setiap hari. Khusus untuk dokter gigi, pada hari minggu hanya buka pada pukul 12.00 siang sampai 08.00 malam. s) Bus antar-jemput hotel-bandara Tersedia dengan biaya tambahan.
57
t) Taksi atau limosin Tersedia dari perusahaan blue bird. u) Club anak-anak Berlokasi dilantai 8 (delapan) Hotel Ciputra Jakarta. Buka pada hari Sabtu dan Minggu pada pukul 09.00 pagi sampai 06.00 sore. v) Layanan internet Sekarang Hotel Ciputra Jakarta menyediakan layanan internet dengan konsep PLC, yang memungkinkan setiap orang memiliki sambungan internet ke kamarnya, restoran dan area hotel. Tersedia dipusat bisnis dengan biaya tambahan. w) Lainnya Tenis dan golf.
7. Kartu Kredit American express, visa, master, diners, JCB. BCA.
8. Mata uang Mata uang Indonesia yang dapat digunakan ialah pecahan 100.000, 50.000, 20.000, 10.000, 500 dan 100 pada uang kertas dan 1.000, 500, 100, 50 dan 25 untuk uang logam. Penggunaan mata uang asing baik kertas ataupun cek akan lebih mudah ditukar dibank atau penukar mata uang. 58
9. Fasilitas untuk Diwaktu Luang Mall Ciputra Jakarta Salah satu mall terbesar di Jakarta, berlantai 7 (tujuh) yang di dalamnya berisi 250 toko, bioskop, 40 restoran dan bar, pusat hiburan, club kesehatan, tempat bermain anak-anak, karaoke, diskotik, ATM dan bank yang dapat dengan segera diakses melalui lobi hotel. Kota untuk berbelanja Kampung China, pasar burung, pabrik batik, Taman Anggrek, Monumen Nasional,
Kebun Binatang Ragunanan,
Istana
Presiden, Pelabuhan Sunda Kelapa, Taman Impian Jaya Ancol dan Pasar Seni serta miniatur Taman Mini Indonesia. Tempat-tempat menarik - Bogor
: 1 jam perjalanan dari hotel, kebun botani dan istana presiden.
- Puncak
: 1 ½ jam perjalanan dari hotel, pemandangan pegunungan, perkebunan teh
- Bandung
:4
jam
perjalanan
dari
hotel,
kota,
pemandangan pegunungan, beras milik paddy. - Pulau seribu : 1 jam perjalanan ke pelabuhan Tanjung Priok lalu 1 jam dengan perahu, olah raga air, menyelam, sky air.
59
- Yogyakarta
: 45 menit penerbangan, Candi Borobudur, Istana Sultan Yogyakarta
- Bali
: 1 ½ jam penerbangan, kota dan candi
10. Cuaca Suhu daerah Hotel Ciputra Jakarta ialah panas dan lembab. Pada bulan Oktober sampai April merupakan musim hujan sedangkan pada bulan Mei sampai September merupakan musim kemarau, dengan suhu rata-rata antara 260C sampai 310C (750F).
11. Keunikan Hotel Ciputra Jakarta -
Hanya 20 menit perjalanan dari bandara internasional SoekarnoHatta
-
Berlokasi langsung di atas salah satu mall terbesar dan terkenal di Jakarta yang menyediakan akses langsung ke 250 toko-toko yang eksklusife, 40 restoran, bank, ATM, bioskop, tempat berkaraoke, tempat bermain anak-anak yang cukup luas dan banyak tempat hiburan lainnya.
-
Hanya beberapa menit dari pusat rekreasi “Taman Impian Jaya Ancol”.
-
Tempat
menonjol
pertama
yang
internasional. -
Hanya beberapa menit dari pusat kota. 60
terlihat
dari
bandara
-
Hotel ini menggunakan barang-barang yang modern dan nyaman untuk digunakan, didekorasi secara atraktif dengan lukisanlukisan dari seniman Indonesia, kira-kira sebanyak 700 lukisan.
-
Dikelilingi oleh beberapa pusat perbelanjaan terbesar di Jakarta seperti Mall Taman Anggrek, Glodok Plaza, Carrefour, Mangga Dua dan ITC.
12. Manajemen Hotel Ciputra Jakarta Tepat tidaknya penggunaan manajemen dalam suatu perusahaan
akan
sangat
mempengaruhi
tingkat
kebersihan
perusahaan tersebut, untuk itu dalam menjalankan Hotel Ciputra Jakarta dipilihkan orang-orang yang dinilai berkompeten dalam bidangnya, agar tetap menjadikan Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel bintang 4 yang terdepan di Jakarta. Berikut ini adalah pihak-pihak manajemen Hotel Ciputra Jakarta : a. General Manager
: Mr. Darren Earle
b. Executive Assistant Manager
: Mr. Budi Irianto
c. Financial Controller
: Mr. Murwantoro Toroxandy
d. Director of Sales & Communication
: Ms. Thea S. Gunardhi
e. Public Relations Executive
: Ms. Ari Eka. P
f. Dir Off & B
: Mr. Rizal H. Sultoni
g. Assistant F & B Manager
: Mr. Zainuddin
h. Executive Chef
: Mr. Teten 61
i. Dir of Human Resources
: Mr. Yudi S. Triyudiana
j. Front Office Manager
: Mr. Heru Mustapa
k. Executive Housekepper
: Mr. Troy Zulkarnain
l. Purchasing Manager
: Mr. Rody
m. Chief Engineer
: Mr. Barita Marpaung
n. Executive Pastry Chef
: Mr. Surmarno
o. Loss Prevention Manager
: Mr. Uyu Suyoto
4.1.2 Visi dan Misi Hotel Ciputra Jakarta Visi Hotel Ciputra Jakarta sebagai satu-satunya hotel yang nyaman dan tetap menjadi salah satu hotel yang popular diantara hotel-hotel lainnya di Jakarta. Menjadikan Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel yang dinamis melalui kerja keras, sikap pro-aktif dan memotivasi staff yang selalu berhasrat akan kesempurnaan pelayanan.
Misi Untuk memperoleh hasil di atas rata-rata hotel lainnya Tetap menjadikan Hotel Ciputra Jakarta sebagai hotel bintang 4 yang terdepan di Jakarta. Mencapai standar yang lebih baik dalam pelayanan, kepuasan pelanggan dan berperan aktif dalam mencapai target kerja harian.
62
Meneruskan janji kepada karyawan dan keluarga akan kesejahteraan, pelatihan dan peningkatan karir. Mendukung
inisiatif
sebagai
bagian
dari
Swiss-Belhotel
Internasional akan pelanggan, pemasok, rekanan bisnis dan komunitas sekitar. Berusaha menghasilkan keuntungan yang lebih besar kepada perusahaan pemilik atas investasi yang telah diberikan.
63
4.1.3 Struktur Organisasi Hotel Ciputra Jakarta
General Manager
Executive Assistant Manager
Financial controller
Dir. Of Sales & Communications
Public Relations Executive
Dir. Of F&B
Executive Chef
Dir. Of Human Resources
Front Office Manager
Executive House Kepper
Purchasing Manager
Chief Engineer
Executive Pastry Chef
Loss Prevention Manager
Assistant F&B Manager
64
64
4.1.4 Struktur Organisasi Public Relations dan Sales Marketing Hotel Ciputra Jakarta
PR Executive Ms. Ari Eka. P
DOS & M Ms. Thea S. Gunardhi
PR Officer Mr. Dominicus. C
Sr. SM Corporation Ms. Diah S.R. (Didie)
Corporate SM Ms. Dessy Marsidi
Sr. SM TA & Airlines Mr. Yos Octoriza
Corporate SM Ms. Siti Mariwyah
PP Coordinator Ms. Marjani (Eny)
Director of FB Mr. Rizal Sultoni
Asst. FB Manager Mr. Zaenuddin
SBEC Manager Mr. Ronald. M
Reservation Spv Mr. Andhika. H
Banquet SM Ms. Ratna
Exec. Secretary Ms. Frida Lestari
Reservation Agent Ms. Sany
Banquet SE Ms. Fifi Sadeli
Banquet SE Mr. Novky
Admn. BQT Ms. Susi
Reservation Agent Mr. Duci BQT Secretary Ms. Apik
65 65
4.1.5 Tugas dan Tanggung jawab Public Relations Hotel Ciputra Jakarta Tugas Public Relations 1. Menciptakan dan memelihara suatu citra yang baik dan tepat atas organisasinya, baik itu yang berkenaan dengan kebijaksanaan, produk, jasa maupun para personelnya. 2. Memantau pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kegiatan, reputasi maupun kepentingan-kepentingan organisasi dan menyampaikan setiap informasi yang penting ini langsung ke director of sales and communication, yang kemudian akan disampaikan kepada pimpinan puncak untuk ditanggapi atau ditindaklanjuti. 3. Memberi nasehat atau masukan kepada pihak manajemen (melalui director of sales and communication) mengenai berbagai masalah komunikasi
yang
penting,
berikut
berbagai
tehnik
untuk
mengatasinya. 4. Menyediakan
berbagai
informasi
kepada
khalayak,
perihal
kebijakan organisasi, kegiatan, produk, jasa dan personalia selengkap mungkin demi menciptakan suatu pengetahuan yang maksimal dalam rangka menjangkau pengertian khalayak.
Tanggung jawab Public Relations 1. Menetapkan sasaran atau merumuskan tujuan-tujuan dari operasi public relations. 2. Membuat budget public relations department. 66
3. Menetapkan skala prioritas guna mengendalikan pilihan publik (segmen khalayak yang akan dituju), media untuk menyampaikan pesan kepada mereka, waktu operasi serta optimalisasi penggunaan tenaga kerja dan berbagai sumber daya lainnya. 4. Menentukan kelayakan pelaksanaan dari setiap upaya yang hendak dilakukan dalam rangka mengejar tujuan-tujuan tertentu dengan dana, kapabilitas staf dan daya dukung serta kecukupan berbagai macam peralatan yang tersedia.
4.1.6 Peran Public Relations Hotel Ciputra Jakarta Public relations di Hotel Ciputra Jakarta berada di bawah departemen sales and marketing dan bertanggung jawab pada direktur sales and marketing. Segala kegiatan public relations diupayakan guna mendukung tujuan dari departemen tersebut yaitu memasarkan dan mempromosikan produk-produk hotel. Public relations di Hotel Ciputra Jakarta berperan mendukung departemen sales and marketing. Kegiatan public relations yang diprogramkan harus terlebih dahulu diajukan ke direktur sales and marketing untuk disetujui. Secara garis besar, peran public relations ialah melakukan promosi, publikasi, media relations, event organizer dan sebagai juru bicara mewakili hotel.
67
Public relations di Hotel Ciputra Jakarta, yaitu : 1.
Public relations executive, yaitu petugas public relations yang melakukan kegiatan public relations di Hotel Ciputra Jakarta.
2.
Public relations officer yaitu petugas public relations yang mempunyai kedudukan dibawah public relations executive. Peranannya mendukung dan membant public relations executive dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
4.1.7 Job Description Public Relations Executive Berikut ini adalah tugas dari public relations executive di Hotel Ciputra Jakarta : Tugas Dasar 1. Public relations executive harus membuat strategi public relations yang berkaitan dengan tujuan dari marketing dan komunikasi dan sesuai dengan tujuan marketing hotel. 2. Membuat program tahunan untuk public relations, lengkap dengan tujuan dan anggaran untuk membuat kegiatan tersebut. 3. Menyiapkan tujuan dan anggaran tahunan public relations, bersamaan dengan departemen sales and marketing, membuat rencana kerja untuk mencapai target/tujuan, memonitor pencapaian kinerja secara periodik dan melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan.
68
Tugas Khusus 1. Membuat dan menyebarkan siaran pers kepada media lokal terkait (setelah mendapat persetujuan dari atasan). 2. Menjaga hubungan baik dengan media lokal dan menyadari kebutuhan dan ketertarikan media. 3. Bekerjasama dengan semua kepala departemen untuk membuat berita yang potensial.
Tugas Utama 1. Menyiapkan siaran pers, foto-foto baik dari tamu maupun karyawan dan hal-hal lainnya. 2. Bertindak sebagai penghubung hotel dengan media untuk membuat publikasi yang baik dan mengantisipasi berita buruk. 3. Menyediakan informasi terbaru tentang hotel untuk media.
4.1.8 Job Description Public Relations Officer Berikut adalah tugas dari public relations officer, diantaranya : 1. Menyusun serta mendistribusikan sajian berita (news release), fotofoto untuk konsumsi kalangan media massa. 2. Mengorganisasikan konferensi pers, press reception, acara-acara resmi yang diadakan oleh hotel, termasuk mengatur para tamu undangan dan media massa yang datang meliput.
69
3. Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat, tamu kehormatan maupun tokoh-tokoh.
4.2 Hasil Penelitian 4.2.1 Aliran Komunikasi Organisasi Formal 1. Komunikasi Keatas Komunikasi yang dilakukan karyawan kepada pimpinan, yang dikategorikan dengan penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Komunikasi ke atas di Hotel Ciputra Jakarta ini juga berjalan dengan baik dan kondusif. Terutama tentang penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya. Para karyawan di Hotel Ciputra Jakarta ini dapat langsung menyampaikan keluhan kepada pimpinan-pimpinan departemennya masing-masing. Berikut cara para karyawan Hotel Ciputra Jakarta dalam menyampaikan keluahan kepada pimpinan yang berkaitan dengan dirinya sendiri maupun pekerjaannya : 1. Disampaikan langsung kepada pimpinan datang langsung ke mejanya atau officenya. 2. Melalui telepon. 3. Melalui kotak saran karyawan.
70
Adapun cara berkomunikasi para karyawan Hotel Ciputra dengan pimpinannya : 1. Berusaha menemui langsung untuk membicarakan ide, saran ataupun program. 2. Berusaha kontak secara tidak langsung melalui telepon, internet atau email. 3. Mengadakan meeting koordinasi bila menyangkut beberapa pimpinan dan departemen. Ibu Arieka Putri, selaku public relations executive menambahkan: “Arus komunikasi ke atas yang saya lihat di Hotel Ciputra Jakarta ini sangat baik, karena para karyawan dapat langsung datang ke officenya untuk menyampaikan keluhan-keluhan mengenai dirinya sendiri ataupun mengenai pekerjaannya. Para pimpinanpimpinan departemen juga sangat terbuka dan menampung semua keluhan para karyawannya. Selain itu juga para pimpinan-pimpinan departemen menerima baik itu kritik, saran, ide ataupun program dari para karyawan yang nantinya akan dibicarakankan lagi dalam meeting para pimpinan-pimpinan departemen”. Bapak Denny Susanto mengatakan : “Saya di sini sebagai staff room boy tidak ada keterbatasan untuk menyampaikan aspirasi kepada pimpinan baik itu untuk menyampaikan keluhan ataupun gagasan. Saya cukup sering 71
melakukan komunikasi dengan pimpinan baik hanya sekedar memberikan
ide,
saran
dan
mereka
pun
menerima
dan
menampungnya untuk dibicarakan lagi dalam meeting para pimpinan-pimpinan departemen”.
2. Komunikasi Sejajar Komunikasi yang dilakukan karyawan kepada karyawan, yang dikategorikan dengan saling berbagi informasi. Komunikasi yang dilakukan antar sesama karyawan juga berjalan dengan baik dan harmonis. Adapun cara para karyawan melakukan komunikasi dengan sesama karyawan. 1. Secara lagsung melalui komunikasi verbal baik formal dan informal. 2. Melalui training. 3. Melalui organisasi khusus seperti Ciputra Hotel Bikers Community ( CHBC ) 4. Notice board karyawan. 5. Telepon dan internet. Komunikasi antara karyawan dengan karyawan bertujuan untuk saling berbagi informasi agar tidak terjadi kesalahpahaman dan saling mengerti. Berikut cara para karyawan Hotel Ciputra Jakarta dalam berbagi informasi : 1. Melalui internet. 72
2. Melalui notice board khusus organisasi (CHBC untuk para bikers, notice borad bipartite untuk para pencinta alam). 3. Disampaikan dan disebarkan secara verbal langsung dan tak langsung dalam kondisi formal dan informal.
Bapak Denny Susanto menambahkan : “Komunikasi antar sesama karyawan sangat baik terlihat di sini tidak pernah terjadi keributan antar sesama karyawan. Justru di Hotel Ciputra ini sebaliknya, kami sesama karyawan saling mendukung dan saling support. Terlihat dari wadah organisasi yang dibentuk seperti ada CHBC untuk para bikers dan bipartite untuk pecinta alam dan organisasi lainnya”.
3. Komunikasi Kebawah Komunikasi
yang
dilakukan
dari
pimpinan
kepada
karyawan, yang dikategorikan dengan pembinaan atau penyampaian instruksi kerja. Komunikasi ke bawah terjadi di Hotel Ciputra Jakarta ini berjalan dengan sangat harmonis, di sini terlihat pimpinan sangat aktif melakukan komunikasi dengan para karyawan dan komunikasi yang dilakukan dengan 2 cara yaitu : 1. Secara langsung : a. Dilakukan dengan cara formal maupun informal 73
b. Dalam kondisi training atau tidak dalam kondisi training c. Dengan cara berdiskusi dan tanya jawab 2. Secara tidak langsung : a. Dengan mengirimkan memo tentang suatu informasi ke departemen
yang
bersangkutan
atau
keseluruhan
departemen. b. Mengirim dan menyebarkan informasi melalui internet. c. Telepon Dalam komunikasi ke bawah ini para pimpinan, pimpinan departemen langsung membina atau menyampaikan instruksi kerja kepada staff atau para karyawannya. Adapun cara-cara
pimpinan
departemen
dalam
pembinaan
atau
penyampaian instruksi kerja kepada karyawan : 1. Secara langsung melalui komunikasi verbal informal dan formal. 2. Melalui training atau sosialisasi. 3. Melalui notice board karyawan 4. Melalui memo 5. Melalui internet atau e-mail dan telepon. Ibu Riantini Martono menambahkan : “Komunikasi ke bawah atau komunikasi yang dilakukan dari pimpinan kepada karyawan di Hotel Ciputra Jakarta ini berjalan dengan kondusif, mengapa saya berkata seperti itu, 74
karena untuk berkomunikasi di Hotel Ciputra ini tidak ada batasnya asalkan dalam hal-hal yang positif, dan satu bukti lagi bahwa komunikasi ke bawah di Hotel ciputra Jakarta ini sangat kondusif yaitu para pimpinan-pimpinan departemen langsung membina atau menyampaikan instruksi kerja secara langsung baik dalam kondisi formal maupun informal”. Dari gambaran tersebut di atas dapat dikatakan komunikasi ke bawah yang terjadi di Hotel Ciputra Jakarta ini berjalan dengan harmonsi dan kondusif.
4.2.2 Employee Relations 1. Program Pendidikan dan Pelatihan, yang dikategorikan dengan Meningkatkan Kualitas dan Keterampilan (skills) a. Management development program Program pendidikan ini ditujukan untuk para manager dan excutive hotel Ciputra Jakarta dan untuk waktu trainingnya ditentukan sesuai dengan kebutuhan. Adapun programnya : 1) MP : mission possible 2) Future manager program b. Supervisory training Training pendidikan ini ditujukan untuk para supervisor atau para pimpinan departemen yang sudah mempunyai staff, waktu trainingnya ditentukan sesuai dengan kebutuhan. Adapun programnya : 75
1) Supervisor skill 2) Leadership 3) Coaching & conselling 4) Communication training c. Specialized training topics Program pelatihan ini ditujukan untuk semua karyawan Hotel Ciputra Jakarta. Adapun program-progamnya : 1) Train the trainer 2) Finance for non financial managers 3) Sales productivity training 4) Safety & emergency procedures 5) Computer d. General training Program pelatihan ini ditujukan untuk semua para karyawan Hotel Ciputra Jakarta. Adapun program-programnya : 1) Induction program 2) Service excellence 3) Team building 4) Motivation 5) Hygien & sanitation 6) Product knowledge 7) ESQ
76
e. Language Program pendidikan bahasa Inggris ini ditujukan untuk semua karyawan
Hotel Ciputra Jakarta
kecuali para pimpinan
departemen dan manager, untuk program language ini setiap karyawan diwajibkan untuk ikut paling tidak 1 hari dan seminggu. Ibu Arie Eka Putri mengungkapkan : “Program pendidikan dan pelatihan yang terdapat dalam training matrix itu konsepnya dari kami divisi public relations, tetapi yang mengkoordinasi dari divisi human resources department. Setelah program itu berjalan kami divisi public relations memonitoring pelaksanaan program tersebut lalu kami mengevaluasinya. Apakah program tersebut berjalan dengan baik dan sudahkah semua karyawan melaksanakan program terebut, lalu setelah itu kami membuat reportnya dan kami berikan kepada divisi human resources department. Namun report tersebut juga mendapatkan saran dan masukan dari divisi human resources department. Tentunya kerjasama yang baik ini menghasilkan satu perubahan dan kemajuan yang lebih baik lagi”.
77
Tabel Kegiatan Employee Relations dalam Program Pendidikan dan Pelatihan (Training Matrix) di Hotel Ciputra Jakarta No
Subject
I 1 2 II 1
MANAGEMENT DEVELOPMENT PROGRAM : MP – Mission Possible Future Mnager Program SUPERVISORY TRAINING SUPERVISORY SKILL 1 & 2 (Priority Matric, Managing Change & Innovation, Team Work Problem Solving, Hiuman Relations, Self Assetstment, etc) LEADERSHIP 1 & 2 (Leadership Style, To Motivative, Organizing Meeting, Managing Behaviour, Delegating, ect) COACHING & COUNSELLIG COMMUNICATION TRAINING SPECIALIZED TRAINING TOPICS TRAIN THE TRAINER (TNA, Training Delivering Tehcniques, Andragogy, Presentation Skill, Post Training Follow up & Measurement, etc) FINANCE FOR NON FINANCIAL MANAGERS SALES PRODUCTIVITY TRAINING SAFETY & EMERGENCY PROCEDURES (Fire knowledge for employee, fire training for fire fighting team, fire evacuation, first aid, CPR, etc) COMPUTER GENERAL TRAINING : INDUCTION PROGRAM (corporate vision & mission, product & facilities knowledge hotel tour, departmental information, etc) SERVICE EXCELLENCE (Grooming, courtesy, handling complaints, love & care, professional attitude-ettiquette, telephone manner, excellent service, customer care program, handling service stress, up selling skill, ect) TEAM BUILDING MOTIVATION HYGIENE & SANITATION PRODUCT KNOWLEDGE (training, test & competition) ESQ (Emotional Spiritual Quotions) TRAINING LANGUAGE : ENGLISH (grammar, pronouciation, comprehension) ENGLISH (business correspondence)
2
3 4 III 1
2 3 4
5 IV 1
2
3 4 5 6 7 V 1 2
RFIIIB
RFIIIA
RFIII
LEVEL OF EMPLOYEES RFIV RFV BII BI
B
x
x
x
DH’s A
EXCO
x
x
x x
x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
x x
x x
x x
x x
x
x
x
x
x
x x x
x x x
x
x
x
x
REMARK
Trainers
x
x
x
x
x
x x x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x x x x x
x
x
x
x
x x
x x
x x
x x
for empl outside accounting dept. SM/PR staff
Secretaries & employee concerned
78
78
2. Program
pencapaian
motivasi
kerja
berprestasi,
yang
dikategorikan dengan mempertemukan antara motivasi kerja dan prestasi kerja karyawan dalam mencapai produktivitas yang tinggi Adapun program-programnya sebagai berikut : a. Memberi training atau pelatihan tentang motivasi. b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prestasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward. d. Mengirim training ke luar Hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan. f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan) seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi. g. Mengadakan
acara-acara
hiburan
untuk
karyawan
dan
keluarganya tiap tahun. h. Menyelenggarakan atau menyalurkan kegiatan peminatan atau hobby karyawan (bikers, bulutangkis, footsal, pencita alam, band, dan lain-lain). Mengajak serta karyawan pada kegiatan kompetisi antar hotel untuk ajang meningkatkan kemampuan diri atau skills, seperti : a.
Sport and skill competition yang diadakan HHRM (Hotel Human Resources Manager Association) setiap 2 tahun sekali. 79
b.
Lomba memasak dan pahat makanan dan coklatm, dan lain-lain ACP (Association culinary Profession).
c.
Lomba Employee of The Month yang diadakan JIHA (Jakarta International Hotel Association/Perkumpulan para General Manager hotel-hotel di seluruh Indonesia). Ibu Arieka Putri selaku public relations executive dan Ibu
Riantini Martono selaku assistant training manager mengemukakan: “Untuk program ini para karyawan sangat antusias untuk melaksanakannya dan merekapun sangat menyambut programprogram tersebut, dan dengan kerjasama yang baik ini tentunya akan menambah semangat dan memotivasi kerja mereka agar lebih berprestasi lagi agar dapat mencapai produktivitas kerja yang tinggi”. Bapak Denny Susanto selaku staff room boy, mengatakan: “Saya sangat senang melakukan program-program yang diberikan oleh Hotel Ciputra dan program tersebut buat saya pribadi bisa memacu semangat kerja saya dengan program tersebut saya merasa termotivasi agar prestasi kerja saya lebih produktif lagi”.
80
3. Program
penghargaan,
yang
dikategorikan
dengan
menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan a. Penghargaan untuk karyawan teladan. b. Penghargaan untuk karyawan terbaik. c. Penghargaan untuk karyawan yang berprestasi. Semua program tersebut rutin dilakukan pada saat hari ulang tahun Hotel Ciputra Jakarta yaitu pada tanggal 1 September, Ibu Riantini Martono mengungkapkan : “Program penghargaan merupakan bukti para pimpinan kepada para karyawannya, bahwa para pimpinan memonitoring dan memperhatikan para karyawannya. Tentunya dengan memberikan penghargaan
kepada
mereka,
para
karyawan
akan
merasa
diperhatikan dan dengan diperhatikan seperti ini pasti dapat menimbulkan rasa loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan”.
4. Program acara khusus (special event), yang dikategorikan dengan menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan Event khusus yang diadakan oleh Hotel Ciputra Jakarta dalam menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan, antara lain : a. Perayaan hari-hari besar keagamaan seperti : buka puasa bersama, halal bihalal, natal, paskah dan kegiatan lainnya. 81
b. Perayaan hari besar nasional seperti peringatan hari kemerdekaan Republik Indonesia. c. Kegiatan social seperti menyumbang dana untuk para korban tsunami, tujuannya untuk meningkatkan kepedulian social antara sesama dan mempererat persahabatan. d. Gathering pada saat hari ulang tahun Hotel Ciputra yaitu pada tanggal 1 September.
Bapak Denny Susanto mengungkapkan : “Rasa keakraban dan kebersamaan sangat terasa sekali di sini, baik antar sesama karyawan, maupun dengan para pimpinan, kami di sini rutin melakukan kegiatan seperti buka puasa bersama, halal bihalal, natal, paskah dan hari ulang tahun pimpinan dan karyawan, tentunya dengan kegiatan tersebut sangat terasa rasa keakraban dan kebersamaan yang tinggi”. Ibu Riantini Martono yang mengatakan : “Event khusus perayaan hari besar, kegiatan sosial, gathering itu rutin kita adakan dengan tujuan untuk memupuk dan menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan yang tinggi, tentunya apabila kita mempunyai rasa keakraban dan kebersamaan yang tinggi situasi kerjapun akan terasa harmonis, tidak ada keributan antar sesama karyawan. Toleransi juga semakin tinggi, saling menghormati dan menghargai berjalan dengan baik. Oleh 82
sebab itu penting bagi kami untuk menyelenggarakan event khusus tersebut”.
4.3
Analisis Data Setelah melakukan penelitian, penulis dapat melihat aktifitas kegiatan employee relations yang terjadi di Hotel Ciputra Jakarta. Untuk melakukan sebuah kegiatan employee relations diperlukan perencanaan yang matang oleh karena itu dibutuhkan suatu aliran komunikasi organisasi formal yang harmonis agar kegiatan employee relations dapat berjalan dengan baik. Tujuan dari kegiatan employee relations : sebagai sarana komunikasi internal
secara
timbal
organisasi/perusahaan,
balik
untuk
hambatan komunikasi antara
yang
dipergunakan
menghilangkan
dalam
kesalahpahaman
suatu atau
manajemen perusahaan dengan para
karyawannya, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi dalam upaya menjelaskan tentang kebijaksanaan, peraturan dan ketatakerjaan dalam sebuah organisasi/perusahaan, sebagai sarana saluran atau alat komunikasi internal bagi pihak karyawan untuk menyampaikan keinginan-keinginan atau sumbang saran dan informasi serta laporan kepada pihak manajemen perusahaan (pimpinan). Pelaksanaan kegiatan employee relations, program pendidikan dan pelatihan, program pencapaian motivasi kerja berprestasi, program penghargaan, program acara khusus (special event) dan kesemua program 83
kegiatan employee relations memiliki tujuan yang amat baik yaitu dapat meningkatkan kualitas dan keterampilan dapat mempertemukan antara motivasi kerja dan prestasi kerja karyawan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. Aliran komunikasi organisasi formal yang terjadi di hotel Ciputra Jakarta adalah komunikasi ke atas komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan karyawan, komunikasi sejajar yaitu komunikasi yang terjadi antara karyawan dengan karyawan atau sebaliknya antara pimpinan dan komunikasi kebawah. Komunikasi yang terjadi antara pimpinan dan karyawan dan semuanya ini menuju kepada suatu aktivitas kegiatan employee relations. Employee relations atau hubungan karyawan merupakan asset penting dalam suatu perusahaan, dan karyawan itu sendiri secara praktiknya banyak terkait erat dengan status atau kedudukan antara satu orang dengan yang lainnya dalam hal ini terkait erat dengan organisasi. Oleh sebab itu dengan adanya kegiatan employee relations diharapkan dapat membina suatu hubungan yang baik dan harmonis antara pimpinan dengan karyawan, karyawan dengan karyawan atau pimpinan dengan pimpinan dan karyawan dengan pimpinan. Setelah mendapatkan hasil penelitian penulis menganalisis aliran komunikasi organisasi formal dalam kegiatan employee relations hotel Ciputra Jakarta sebagai berikut :
84
Komunikasi ke Atas
Aliran Komunikasi Organisasi Formal
Komunikasi Sejajar
Employee Relations
Komunikasi ke Bawah
Dari bagan tersebut di atas, maka dapat dikatakan bahwa aliran komunikasi organisasi formal seperti komunikasi keatas, komunikasi sejajar, komunikasi kebawah adalah komunikasi penunjang yang mengarah kepada suatu kegiatan employee relations.
85
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Sebagai bagian terakhir dalam penyusunan skripsi ini tentang Aliran Komunikasi Organisasi Formal dalam Kegiatan Employee Relations Hotel Ciputra Jakarta penulis akhirnya menarik kesimpulan serta memberikan beberapa saran ataupun masukan sebagai berikut : 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh dari beberapa bab sebelumnya, maka diperoleh kesimpulan-kesimpulan sebagai berikut : 1. Aliran komunikasi organisasi formal : a. Komunikasi keatas : merupakan pesan yang dikirim dari tingkat hirarki yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi, misalnya : para pelaksana ke manajernya, dari para dosen ke dekan. Komunikasi ke atas sangat penting untuk mempertahankan dan bagi pertumbuhan organisasi. Komunikasi itu memberikan manajemen umpan balik yang diperlukan mengenai semangat kerja para karyawannya dan berbagai ketidakpuasan yang mungkin dialami para karyawannya. Komunikasi itu juga membuat bawahan memiliki rasa saling memiliki (sense of belonging) dan merasa bagian dari organisasi di samping itu juga memungkinkan manajemen memiliki kesempatan untuk memperoleh berbagai gagasan baru dari para pegawainya.
86
b. Komunikasi sejajar : merupakan pesan antara manajer ke manajer, karyawan ke karyawan. Pesan semacam ini bisa bergerak dibagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi yang terjadi dua orang dosen dalam suatu fakultas. Komunikasi sejajar (lateral) memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah. Hal ini membantu organisasi menghindarkan
beberapa
masalah
dan
memecahkan
lainnya.
Komunikasi sejajar (lateral) juga membangun semangat kerja dan kepuasan kerja karyawan. Hubungan yang baik dan komunikasi yang berarti antara para karyawan merupakan sumber utama kepuasan karyawan.
Yang
lebih
umum
lagi,
komunikasi
lateral
bisa
memungkinkan berbagai divisi untuk mengumpulkan pengalaman dan keahliannya. c. Komunikasi kebawah : merupakan komunikasi ke bawah merupakan pesan yang dikirim dari tingka hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah. Sebagai contoh, pesan yang dikirim oleh manajer kepada karyawan adalah komunikasi ke bawah. Bersamaan dengan pemberian perintah ini biasanya dibarengi dengan penjelasan prosedur, tujuan dan sejenisnya. Para manajer juga bertanggung jawab untuk memberikan penilaian kepada karyawan dan memotivasi mereka, demi kebaikan organisasi secara keseluruhan.
87
2. Employee relations : a. Program pendidikan dan pelatihan. Dilaksanakan oleh perusahaan, yakni dalam upaya meningkatkan kualitas keterampilan (skill) karyawan, dan kualitas maupun kuantitas pemberian jasa pelayanan lainnya. b. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi. Program tersebut dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training (AMT), dimana dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi kerja karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai produktivitas yang tinggi. c. Program penghargaan. Program ini dimaksudkan dalam upaya pihak perusahaan (pimpinan) memberikan suatu penghargaan kepada para karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup lama masa pengabdian pekerjaannya secara terus menerus dan sebagainya. Sehingga akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang tinggi terhadap perusahaan. d. Program acara khusus (special events). Yakni merupakan program khusus yang sengaja dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya menghadapi event ulang tahun perusahaan dengan mengadakan kegiatan keagamaan, olahraga dan semua karyawannya, dengan maksud untuk menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan. 88
Employee relations merupakan suatu asset yang terpenting dalam organisasi atau perusahaan. Employee relations ini juga berjalan dengan dinamis sama halnya seperti dengan komunikasi organisasi formal.
5.2 Saran Berdasarkan pada hasil penelitian yang telah dilakukan penulis, maka penulis dengan segala keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki akan mencoba untuk memberikan saran yang sekiranya dapat berguna bagi perusahaan yaitu : 1. Saran Akademis Bagi teman-teman yang ingin melanjutkan penelitian ini hendaknya memilih objek yang divisi public relationsnya berdiri sendiri, gunanya agar lebih mengetahui dan lebih dalam lagi bagaimana seseorang public relations menjalankan aliran komunikasi organisasi formal dalam kegiatan employee relations.
2. Saran praktis a. Agar kegiatan employee relations lebih diperhatikan lagi karena mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap suksesnya aktifitas kegiatan employee relations. b. Mengupayakan program-program kegiatan employee relations yang lebih mendekatkan kepada karyawan dan kelurga karyawan.
89
c. Memelihara dan membina hubungan baik dengan semua pihak yang terlibat dalam kegiatan employee relations. d. Lebih menginsentifkan progam pendidikan dan pelatihan sehingga menghasilkan para karyawan yang berkualitas dan berpendidikan yang setara.
90
DAFTAR PUSTAKA
Abduracman Oemi. Dasar-dasar Public Relation, Alumni, Bandung Adman Hamdan dan Hafied Cangara. Prinsip dan Humas, Usaha Nasional, Surabaya. 1996 Devinto A. Joseph. Komunikasi Antar Manusia, Profesional Book, Jakarta. 1997 Effendi Uchana Onong. Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunikologis, Remaja Rosdakarya, Bandung. 1992 Effendi Uchana Onong.Kepemimpinan dan Komunikasi, Bandung, CV. Mandar Maju. 1995 Effendi Uchana Onong. Human Relations dan Public Relations Dalam Management, CV. Mandar Maju, Bandung. 1989 Emery Edwin. Introduction to mass communication, edisi kesembilan (New York), Harper Row publishers. 1988 Ensiklopedia Nasioanal Indonesia. Jilid 9, Jakarta, PT. Cipta Adi Pustaka. 1990 Faisal Sanafiah, Metodologi Penelitian Bidang Sosial, Yogya :UGM Kasali Rhenald. Manajemen Humas, Grafiti, Jakarta. 1994 Mahmut Muhidin. Pengantar Humas, Karurika, Jakarta. 1998 Moore Frazier dikutip oleh Rosady Ruslan.Hubungan Masyarakat Prinsip Kasus dan Masalah (vol.1), Remaja Rosdakarya, Bandung. 1987 Mulyana Deddy. Komunikasi Organisasi, PT. Remeja Rosdakarya, Bandung. 1998 Mulyana Dedy. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, Rosdakarya, Bandung. 2000 Phil, Astrid S.Susanto. Filsafat Komunikasi, Bina Cipta, Bandung. 1976 R.Wayne Pace Don F.Faules, Komunikasi Organisasi (Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan) PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, Rakhmat Jallaludin. Metode Penelitian Komunikasi, CV.Mandar Maju, Bandung. 1993 91
Rumanti Assumta Maria. Dasar-dasar Public Relations, Jakarta. 2002 Ruslan Rosady. Menejemen Humas, Menejemen Komunikasi (Konsepsi dan Aplikasi), PT. Raja Grapindo, Jakarta. 1999 Sugiyono. Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta. 2002 Widjaja A. W. Komunikasi : Komunikasi dalam Humas, Bumi Aksara, Jakarta. 2002
Sumber lain : Dokumen Hotel Ciputra Jakarta Website : www.google.com
92
LAMPIRAN 4
93
DRAFT WAWANCARA Dengan narasumber :
Ibu Arieka Putri menjabat sebagai Public Relations Executive di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan karyawan ? 2. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan pimpinan ? 3. Bagaimana cara Ibu memberikan atau menyampaikan instruksi kerja kepada karyawan ? 4. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, terutama yang berkaitan dengan diri sendiri ? 5. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, yang berkaitan dengan pekerjaannya ? 6. Bagaimana cara karyawan saling berbagi informasi ? 7. Program pendidikan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan ? 8. Program pelatihan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan (skill) kerja karyawan ? 9. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
dapat
memotivasi
kerja
sehingga
produktivitas kerja karyawan dan prestasi kerjanya bisa tinggi ? 10. Bagaimana pimpinan/perusahaan bisa menimbulkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan ? 11. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
menumbuhkan
bekersamaan terhadap sesama karyawan ?
94
rasa
keakraban
dan
DRAFT WAWANCARA Dengan narasumber :
Ibu
Riantini Martono
menjabat
sebagai
Assistan
Manager Human Resources Department di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan karyawan ? 2. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan pimpinan ? 3. Bagaimana cara Ibu memberikan atau menyampaikan instruksi kerja kepada karyawan ? 4. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, terutama yang berkaitan dengan diri sendiri ? 5. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, yang berkaitan dengan pekerjaannya ? 6. Bagaimana cara karyawan saling berbagi informasi ? 7. Program pendidikan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan ? 8. Program pelatihan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan (skill) kerja karyawan ? 9. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
dapat
memotivasi
kerja
sehingga
produktivitas kerja karyawan dan prestasi kerjanya bisa tinggi ? 10. Bagaimana pimpinan/perusahaan bisa menimbulkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan ? 11. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
menumbuhkan
bekersamaan terhadap sesama karyawan ? 95
rasa
keakraban
dan
DRAFT WAWANCARA Dengan narasumber :
Bapak Denny Santoso menjabat sebagai staff Room Boy di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Bapak mendapatkan, pemberian atau penyampaian instruksi kerja? 2. Bagaimana Bapak melakukan komunikasi dengan pimpinan ? 3. Bagaimana cara Bapak menyampaikan keluhan tentang diri Bapak sendiri ? 4. Bagaimana cara Bapak menyampaikan keluhan tentang pekerjaan ? 5. Bagaimana cara Bapak saling berbagi informasi ? 6. Program pendidikan apa saja yang Bapak ikuti dalam meningkatkan kualitas kerja ? 7. Program pelatihan apa yang Bapak ikuti dalam memotivasi kerja dan prestasi kerja ? 8. Bagaimana cara Bapak mencapai produktivitas yang tinggi dalam memotivasi kerja dan prestasi kerja ? 9. Bagaimana cara Bapak melakukan komunikasi dengan sesama karyawan ? 10. Bagaimana cara Bapak menumbuhkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan ? 11. Bagaimana cara Bapak menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan ?
96
LAMPIRAN 5
97
HASIL WAWANCARA Dengan narasumber :
Ibu Arieka Putri menjabat sebagai Public Relations Executive di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan karyawan ? Dengan 2 cara yaitu : a. Berkomunikasi secara langsung, seperti : 1) Dilakukan pada saat berdiskusi atau training 2) Dilakukan dengan kondisi formal ataupun informal b. Berkomunikasi secara tidak langsung, seperti : 1) Melalui memo 2) Melalui internet 3) Melalui telepon
2. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan pimpinan ? Sama seperti di atas dengan berkomunikasi secara langsung, seperti : a. Bertemu di officenya. b. Pada saat meeting koordinasi Dan secara tidak langsungnya, seperti : telepon dan internet
3. Bagaimana cara Ibu memberikan atau menyampaikan instruksi kerja kepada karyawan ? Dalam divisi public relations ini hanya ada 3 staff saja yang pertama saya public relations executive, assistant public relations evecutive dan public 98
relations officer dan di sini saya langsung menyampaikan instruksi kerja kepada mereka.
4. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, terutama yang berkaitan dengan diri sendiri ? Cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, terutama yang berkaitan dengan dirinya sendiri yaitu : a. Bisa disampaikan langsung yaitu dengan datang langsung ke officenya atau langsung datang kepada pimpinan. b. Bisa disampaikan dengan tidak langsung yaitu dengan berkomunikasi melalui telepon, internet dan kotak saran.
5. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, yang berkaitan dengan pekerjaannya ? Caranya sama seperti pertanyaan yang tadi yaitu dengan cara langsung menghadap kepada pimpinan dan tidak langsung melalui telepon, internet dan kotak saran.
6. Bagaimana cara karyawan saling berbagi informasi ? Cara karyawan saling berbagi informasi : a. Disampaikan dan disebarkan secara verbal langsung dan tak langsung dalam kondisi formal dan informal. b. Melalui telepon atau internet. c. Melalui madding atau notice board khusus organisasi. 99
7. Program pendidikan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan ? Program pendidikan yang kami berikan yaitu : a. Pendidikan komputer dilakukan seminggu sekali targetnya adalah semua para karyawan Hotel Ciputra Jakarta b. Pendidikan bahasa Inggris dilakukan seminggu sekali targetnya hanya sampai level supervisor dan manager.
8. Program pelatihan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan (skill) kerja karyawan ? Program pelatihan yang kami berikan yaitu : a. Pelatihan untuk para manager. b. Pelatihan untuk para supervisor c. Pelatihan untuk service excellence d. Pelatihan untuk pemadam kebakaran e. Pelatihan ESQ (emotional spiritual quotions)
9. Bagaimana pimpinan atau perusahaan dapat memotivasi kerja sehingga produktivitas kerja karyawan dan prestasi kerjanya bisa tinggi ? Cara pimpinan atau perusahaan dalam memotivasi kerja sehingga produktivitas kerja karyawan dan prestasi kerjanya bisa tinggi yaitu : a. Memberikan award bagi karyawan teladan dan berprestasi b. Memberikan reward 100
c. Mengirim karyawan untuk training ke luar Hotel Ciputra Jakarta d. Memberikan training atau pelatihan mengenai motivasi e. Memberikan asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman atau koperasi f. Menyelenggarakan atau menyalurkan kegiatan peminatan atau hobby karyawan g. Mengadakan event khusus untuk para karyawan seperti accociet party h. Mengajak karyawan pad akegiatan kompetisi antar hotel untuk ajang meningkatkan kemampuan diri atau skill
10. Bagaimana pimpinan/perusahaan bisa menimbulkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan ? Cara pimpinan atau perusahaan dalam menimbulkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan yaitu : a. Memberi training / pelatihan tentang motivasi b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prstasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward d. Mengirim training ke luar hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan), seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi 101
g. Mengadakan acara-acara hiburan untuk karyawan dan keluarganya tiap tahun h. Menyelenggarakan / menyalurkan kegiatan peminatan / hobby karyawan (bikers, bulutangkis, footsal, pencinta alam, band, dan lain-lain)
11. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
menumbuhkan
rasa
keakraban
dan
bekersamaan terhadap sesama karyawan ? a. Memberi training / pelatihan tentang motivasi b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prstasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward d. Mengirim training ke luar hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan), seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi g. Mengadakan acara-acara hiburan untuk karyawan dan keluarganya tiap tahun h. Menyelenggarakan / menyalurkan kegiatan peminatan / hobby karyawan (bikers, bulutangkis, footsal, pencinta alam, band, dan lain-lain)
102
HASIL WAWANCARA Dengan narasumber :
Ibu
Riantini Martono
menjabat
sebagai
Assistan
Manager Human Resources Department di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan karyawan ? a. Dengan cara langsung : Dilakukan dengan cara formal maupun informal Dalam kondisi training atau tidak dalam kondisi training Dengan cara berdiskusi, tanya jawab dan lain-lain b. Dengan cara tidak langsung : Dengan mengirimkan memo tentang suatu informasi ke departemen yang bersangkutan atau ke seluruh departemen tergantung kebutuhan. Mengirim dan menyebarkan informasi melalui intranet Melalui telepon, dan lain-lain
2. Bagaimana Ibu melakukan komunikasi dengan pimpinan ? a. Berusaha menemui langsung untuk membicarakan ide, saran, program dan lain-lain b. Berusaha kontak secara tidak langsung melalui telepon, internet/email c. Mengadakan meeting koordinasi bila menyangkut beberapa pimpinan dan departemen, dan lain-lain
103
3. Bagaimana cara Ibu memberikan atau menyampaikan instruksi kerja kepada karyawan ? a. Secara langsung melalui komunikasi verbal informal dan formal b. Melalui training-training/sosialisasi c. Melalui notice board karyawan d. Melalui memo, intranet/email e. Melalui telepon, dan lain-lain
4. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, terutama yang berkaitan dengan diri sendiri ? a. Disampaikan langsung kepada pimpinan (datang ke officenya) b. Melalui telepon c. Melalui kotak saran karyawan, dan lain-lain
5. Bagaimana cara karyawan menyampaikan keluhan kepada pimpinan, yang berkaitan dengan pekerjaannya ? a. Disampaikan langsung kepada pimpinan (datang ke officenya) b. Melalui telepon c. Melalui kotak saran karyawan, dan lain-lain
6. Bagaimana cara karyawan saling berbagi informasi ? a. Melalui intranet/email b. Melalui notice board khusus organisasi (CHBC untk para bikers, notice board Bipartit, Notice board karyawan) 104
c. Disampaikan dan disebarkan secara verbal langsung dan tak langsung dalam kondisi formal dan informal
7. Program pendidikan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan dalam meningkatkan kualitas kerja karyawan ? Kami menyebutnya dengan “Training Matrix” (see attachment)
8. Program pelatihan apa saja yang Ibu berikan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan (skill) kerja karyawan ? Kami menyebutnya dengan “Training Matrix” (see attachment)
9. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
dapat
memotivasi
kerja
sehingga
produktivitas kerja karyawan dan prestasi kerjanya bisa tinggi ? a. Memberi training / pelatihan tentang motivasi b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prstasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward d. Mengirim training ke luar hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan), seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi
105
g. Mengadakan acara-acara hiburan untuk karyawan dan keluarganya tiap tahun h. Menyelenggarakan / menyalurkan kegiatan peminatan / hobby karyawan (bikers, bulutangkis, footsal, pencinta alam, band, dan lain-lain) i.
Mengajak serta karyawan pada kegiatan kompetisi antar hotel untuk ajang meningkatkan kemampuan diri/skill, seperti : Sport & skill competition yang diadakan HHRM (Hotel Human Resources Manager Association) setiap 2 tahun sekali Lomba masak dan pahat makanan & coklat, dan lain-lain dalam ACP (Association Culinary Professional) Lomba employee of the Month yang diadakan JIHA (Jakarta International Hotel Association / Perkumpulan para General Manager hotel-hotel di seluruh Indonesia), dan lain-lain masih banyak lagi.
10. Bagaimana pimpinan/perusahaan bisa menimbulkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan ? Dengan berbagai macam program yang dibuat oleh perusahaan : a. Memberi training / pelatihan tentang motivasi b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prstasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward d. Mengirim training ke luar hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan 106
f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan), seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi g. Mengadakan acara-acara hiburan untuk karyawan dan keluarganya tiap tahun Seluruh karyawan diharapkan dapat timbul rasa loyalitas dan kebersamaan karyawan.
11. Bagaimana
pimpinan/perusahaan
menumbuhkan
rasa
keakraban
dan
bekersamaan terhadap sesama karyawan ? Dengan berbagai macam program yang dibuat oleh perusahaan : a. Memberi training / pelatihan tentang motivasi b. Memberikan award bagi karyawan teladan dan bagi berbagai prstasi karyawan lainnya. c. Memberikan reward d. Mengirim training ke luar hotel Ciputra Jakarta e. Memberikan kesejahteraan bagi keluarga karyawan f. Mengurus segala macam keperluan karyawan (meningkatkan benefit karyawan), seperti : asuransi kesehatan, jaminan hari tua, memberikan fasilitas pinjaman, koperasi g. Mengadakan acara-acara hiburan untuk karyawan dan keluarganya tiap tahun Seluruh karyawan diharapkan dapat timbul rasa loyalitas dan kebersamaan karyawan. 107
HASIL WAWANCARA Dengan narasumber :
Bapak Denny Santoso menjabat sebagai staff Room Boy di Hotel Ciputra, Jakarta
1. Bagaimana Bapak mendapatkan, pemberian atau penyampaian instruksi kerja? Saya mendapatkan instruksi kerja langsung dari atasan atau pimpinan saya tergantung dari departemen masing-masing, dalam hal ini saya berada di departemen housekeeping jadi kepala department housekeeping yang langsung memberikan instruksi kerja kepada saya.
2. Bagaimana Bapak melakukan komunikasi dengan pimpinan ? Berkomunikasi dengan pimpinan : a. Berusaha menemui langsung b. Kontak secara tidak langsung seperti : melalui telepon dan internet c. Pertemuan pada saat meeting
3. Bagaimana cara Bapak menyampaikan keluhan tentang diri Bapak sendiri ? Cara yang saya lakukan adalah : Di hotel Ciputra Jakarta ini para pimpinan sangat terbuka dan menerima segala saran, ide ataupun keluhan. Jadi saya bisa langsung menyampaikan keluhan tentang iri saya sendiir dengan bertatap muka langsung melalui telepon ataupun melalui kotak saran karyawan.
108
4. Bagaimana cara Bapak menyampaikan keluhan tentang pekerjaan ? Yang saya lakukan sama seperti di atas yaitu : a. Disampaikan langsung kepada pimpinan atau datang ke officenya b. Melalui telepon c. Melalui kotak saran karyawan
5. Bagaimana cara Bapak saling berbagi informasi ? Cara yang kami lakukan untuk saling berbagi informasi : a. Bertatap muka langsung antar sesama karyawan b. Melalui internet c. Melalui notice board khusus organisasi atau karyawan d. Melalui pertemuan-pertemuan dalam kondisi formal ataupun informal
6. Program pendidikan apa saja yang Bapak ikuti dalam meningkatkan kualitas kerja ? Program pendidikan yang saya ikuti adalah program pendidikan bahasa Inggris, saya hanya mengikuti program ini. Karena saya sangat memerlukan pendidikan untuk bahasa Inggris, walaupun ada program pendidikan lainnya yang paling saya suka dan saya ikuti hanya program pendidikan bahasa Inggris saja.
109
7. Program pelatihan apa yang Bapak ikuti dalam memotivasi kerja dan prestasi kerja ? Program pelatihan yang saya ikuti ada banyak salah satunya ada pelatihan untuk terjadi kebakaran dan pelatihan untuk service excellent tetapi program pelatihan tersebut tidak setiap minggu diadakan. Program pelatihan tersebut dilakukan sekitar 3 bulan sekali atau sesuai dengan kebutuhan departemen masing-masing. 8. Bagaimana cara Bapak mencapai produktivitas yang tinggi dalam memotivasi kerja dan prestasi kerja ? Cara yang saya lakukan dalam mencapai produktivitas yang tinggi dalam memotivasi kerja dan prestasi kerja yaitu dengan bekerja lebih giat lagi. Datang sesuai atau tepat waktu, memberikan service excellent kepada semua tamu hotel. Karena kita semua karyawan di hotel Ciputra Jakarta ini selalu berusaha menjadi yang terbaik agar nanti pada saat gathering ulang tahun Hotel Ciputra Jakarta kita mendapatkan award karyawan terbaik ataupun karyaan teladan. 9. Bagaimana cara Bapak melakukan komunikasi dengan sesama karyawan ? Caranya yaitu : a. Berkomunikasi secara langsung b. Berkomunikasi secara tidak langsung, seperti : Melalui internet Melalui notice board khusus organisasi Melalui telepon 110
10. Bagaimana cara Bapak menumbuhkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan ? Cara saya menumbuhkan loyalitas dan rasa memiliki yang tinggi terhadap perusahaan yaitu : a. Mengikuti training-training yang diberikan hotel Ciputra Jakarta b. Mengikuti event-event special c. Mengikuti komunikomunitas atau organisasi karyawan d. Mengikuti kompetisi-kompetisi yang diselenggarakan baik oleh hotel Ciputra Jakarta maupun kompetisi yang diselenggarakan di luar hotel.
11. Bagaimana cara Bapak menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan ? Yang saya lakukan untuk menumbuhkan rasa keakraban dan kebersamaan yaitu : dengan mengikuti kegiatan special event yang diselenggarakan oleh hotel Ciputra, seperti buka puas abersama, natal dan paskah bersama, perayaan hari ulang tahuns taff, pimpinan ataupun ulang tahun hotel Ciputra Jakarta dengan kegiatan tersebut sangat terasa bagi saya rasa keakraban dan kebersamaan yang tinggi baik sesama karyawan ataupun kepada karyawan.
111
DRAFT WAWANCARA
Dengan narasumber : Bapak Erick menjabat sebagai Ketua Bidang Publikasi, Data dan Informasi di PT. (Persero) Angkasa Pura II
1. Bagaimana PT. Angkasa Pura II mengelola relasi dengan pihak media massa sebagai pekerja media massa ? 2. Mengapa PT. Angkasa Pura II melakukan kegiatan tersebut ? 3. Bagaimanakah pihak PT. Angkasa Pura II melakukan komunikasi secara intensif kepada pihak media massa ? 4. Mengapa pihak PT. Angkasa Pura II melakukan hal tersebut ? 5. Bagaimanakah cara anggota PT. Angkasa Pura II menjalin hubungan yang baik dengan pihak media massa ? 6. Mengapa pihak PT. Angkasa Pura II menjalin relasi harus dibangun berdasarkan hubungan antar manusia ? 7. Bagaimana pihak PT. Angkasa Pura II memberikan pengembangan materi PR untuk media massa sebagai pengembangan materi ? 8. Menggunakan media massa apa saja PT. Angkasa Pura II dalam memberikan informasi kepada publik ? 9. Bagaimanakah perihal PT. Angkasa Pura II membangun dan memelihara kontak yang baik dengan media massa ? 10. Mengapa PT. Angkasa Pura II di posisikan sebagai sumber informasi yang handal bagi media massa ? 112
11. Apakah pihak PT. Angkasa Pura II selalu berkoordinasi dengan bagian-bagian lain di perusahaan untuk mendapatkan informasi ? 12. Apakah pihak PT. Angkasa Pura II melakukan pengkrekrutan tenaga wartawan untuk menjadi public relations officer (PRO) untuk pengembangan jaringan ? 13. Bagaimanakah pihak PT. Angkasa Pura II melakukan hubungan yang baik dengan organisasi kewartawanan ? 14. Apakah pihak PT. Angkasa Pura II juga melakukan hubungan baik dengan profesi yang berbeda untuk memperluas jaringan dengan media massa ?
113
DRAFT WAWANCARA Dengan narasumber : Bapak Yoppy menjabat sebagai wartawan dari media massa Satelit News 1. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah melakukan komunikasi yang baik dan intensif kepada pihak media massa ? 2. Bagaimana menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah mengelola relasi dengan baik dengan media massa ? 3. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II memiliki tim media dalam melakukan kegiatan media massa ? 4. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II menjalin relasi dengan media massa berdasarkan hubungan antar manusia ? 5. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah memberikan informasi yang baik dalam pengembangan strategi ? 6. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah membangun dan memelihara dengan baik kontak dengan media massa ? 7. Apakah Bapak selalu berkoordinasi dengan pihak PT. Angkasa Pura II untuk mendapatkan pesan dan informasi ? 8. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II merekrut tenaga wartawan untuk menjadi public relations officer dalam memperluas jaringan ? 9. Apakah menurut Bapak PT. Angkasa Pura II sudah melakukan hubungan yang baik dengan organisasi kewartawanan ? 10. Untuk memperluas jaringan dengan media massa apakah pihak PT. Angkasa Pura II juga melakukan hubungan yang baik dengan lain profesi, bagaimana menurut Bapak ?
114
DRAFT WAWANCARA Dengan narasumber : Bapak Tb. Nova Firdaus, SIP menjabat sebagai pimpinan redaksi di tabloid investigasi Monitor Ibukota 1. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah melakukan komunikasi yang baik dan intensif kepada pihak media massa ? 2. Bagaimana menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah mengelola relasi dengan baik dengan media massa ? 3. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II memiliki tim media dalam melakukan kegiatan media massa ? 4. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II menjalin relasi dengan media massa berdasarkan hubungan antar manusia ? 5. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah memberikan informasi yang baik dalam pengembangan strategi ? 6. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II sudah membangun dan memelihara dengan baik kontak dengan media massa ? 7. Apakah Bapak selalu berkoordinasi dengan pihak PT. Angkasa Pura II untuk mendapatkan pesan dan informasi ? 8. Menurut Bapak apakah pihak PT. Angkasa Pura II merekrut tenaga wartawan untuk menjadi public relations officer dalam memperluas jaringan ? 9. Apakah menurut Bapak PT. Angkasa Pura II sudah melakukan hubungan yang baik dengan organisasi kewartawanan ? 10. Untuk memperluas jaringan dengan media massa apakah pihak PT. Angkasa Pura II juga melakukan hubungan yang baik dengan lain profesi, bagaimana menurut Bapak ?
115
