STRATEGI MEDIA RELATIONS PADA HOTEL SANTIKA PREMIERE JAKARTA LINA Universitas Bina Nusantara, Jakarta, (+62-21) 53696919,
[email protected]
Amia Luthfia.S.P.,M.Si ABSTRAK Tujuan penelitian menjelaskan mengenai Strategi Media Relations serta kegiatan media relations yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Metode deskriptif melalui wawancara mendalam dan observasi partisipan dimana peneliti terlibat secara langsung dalam berbagai kegiatan media relations serta data – data yang mendukung. Hasil penelitian ini, adalah Public Relations selalu menetapkan tujuan, menentukan media, menetapkan keputusan dan melakukan evaluasi serta pemantauan, Strategi media relations berupa pembaruan kontak pribadi, menyampaikan informasi dan informal, membangun hubungan personal, memberikan apresiasi dan menyediakan informasi yang dibutuhkan media. Kegiatan berupa membuat media list, press release, konferensi pers, press calls, media event, interviews with media, radio interaktif, meeting with editors, in-house publication, electronic communications serta website Hotel Santika Premiere Jakarta. Simpulan untuk membangun hubungan dengan media adalah memberikan pelayanan terbaik, memberikan informasi, memberikan informasi yang benar dan jujur, membangun kerjasama, memberikan fasilitas yang dibutuhkan media This study describes the purpose of the Strategy and Media Relations media relations activities conducted by the Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. With descriptive method through in-depth interviews and participant observation in which researchers directly involved in a variety of media relations activities as well as data - data that support. The results of this study is the Public Relations always set goals, determine the media, establish and evaluate decisions and monitoring, media relations strategy in the form of personal contact updates, convey information and informal, personal relationships, appreciation and provide the required information media. Activities such as making media lists, press releases, press conferences, press calls, media events, interviews with media, interactive radio, meeting with editors, inhouse publication, electronic communications and website Hotel Santika Premiere Jakarta. Conclusion to build relationships with the media is to provide the best service, give information, give a true and fair information, build partnerships, provide facilities required media Keywords: Hotel, Media Relations, Public Relations, Strategy
PENDAHULUAN 1
2
Penelitian ini dilatar belakangi oleh peningkatan persaingan industri pariwisata yang dicatat oleh Badan Pusat Statistik berdasarkan jumlah wisatawan mancanegara yang berkunjung ke Indonesia berdasarkan gambar berikut,
Gambar 1 Perkembangan Jumlah Wisman Sumber : Laporan Bulanan Data Sosial Ekonomi Edisi 35 April 2013 Peningkatan ini secara tidak langsung juga berdampak pada peningkatan persaingan industri perhotelan yang selalu berusaha memberikan kontribusi melalui pelayanan dan fasilitas terbaiknya kepada setiap tamu. Hal ini juga didukung karena peningkatan hotel di Jakarta mengalami pertumbuhan yang dinyatakan dengan banyak pembangunan hotel di Jakarta mulai dari hotel berbintang sampai hotel bujet. Public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan publik yang berpengaruh terhadap kesuksesan atau kegagalan suatu perusahaan, hal inilah yang menggambarkan begitu pentingnya membangun hubungan dengan berbagai pihak khususnya dengan media karena berdampak langsung kepada sukses tidaknya sebuah perusahaan. Berdasarkan pemahaman tersebut, maka seorang public relations harus mampu membuat strategi terbaiknya bagi internal maupun eksternal perusahaan. Maka penting peran public relations dalam penciptakan program yang mampu meningkatkan hubungan media agar perusahaan mendapat publisitas atau pemberitaan yang baik dalam media. Hotel Santika Premiere Jakarta yang tergabung dalam group Santika Indonesia Hotels & Resorts dan dikelola oleh PT. Grahawita Santika. PT. Grahawita Santika didirikan untuk mengelola bisnis perhotelan di bawah Kelompok Kompas Gramedia. Hotel yang memenangkan ajang penghargaan Indonesia Tourism Award 2011 di Jakarta sebagai hotel bintang 4 (empat) terbaik ini, tentu memiliki strategi yang baik dalam mengelola hubungan dengan media agar mendapat pemberitaan yang baik sehingga menciptakan citra positif dimata para tamu. Untuk itu Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta berupaya untuk membangun hubungan baik dengan media melalui strategi komunikasi yang dijalankan organisasi untuk mencapai tujuan menjalin hubungan yang harmonis dengan publik-publik dan stakeholder-nya khususnya media. Strategi dan program Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta dalam mengelolah hubungan komunikasi media pada akhirnya mampu meningkatkan citra baik perusahaan dimata media, serta menjadi hal yang sangat penting dalam mencapai tujuan perusahaan sangat menarik penulis untuk melakukan penelitian yang mendalam. Untuk itu penulis tertarik untuk menganalisis strategi yang dimiliki Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta melalui media relations beserta kegiatan media relations yang dilakukan. Selain itu penulis melakukan penelitian ini didasari pada pentingnya hubungan media ditingkatkan dan dipertahankan dalam membangun pelayanan terbaik yang menghasilkan citra positif dimata para tamu dengan mengelola hubungan komunikasi media. Terlebih lagi penelitian ini difokuskan pada acara yang diadakan tepat pada saat penulis melakukan penelitian di Hotel Santika Premiere Jakarta. Dimana dalam acara tersebut, peran public relations sangat diperlukan untuk menciptakan publikasi yang baik dan menarik dalam media. Dalam jurnal internasional The Power of Public Relations In Media Relations : A Nations Survey of Health Public Relations Practitioners yang ditulis oleh Sooyoung Cho (2009) melakukan penelitian mengenai kekuatan media relations dalam survei nya pada para praktisi public relations, dengan metode kuantitatif, jurnal tersebut juga menjelaskan bahwa strategi public relations memiliki kekuatan dalam membangun hubungan baik dengan media. Sedangkan Dalam membangun hubungan dengan media, maka peran public relations diperlukan dalam menciptakan strategi terbaiknya untuk membangun
3
hubungan dengan media, dimana hal ini merupakan dasar dari kegiatan media relations. Untuk itu dalam menciptakan strategi membangun hubungan dengan media maka public relations harus paham prinsip yang perlu dibangun ketikan berubungan dengan media seperti yang disampaikan oleh Siti Khadijah dalam jurnalnya Strategi Public Relations Dalam Membangun Citra Perusahaan (Studi Deskriptif (2012). Membangun Hubungan Baik Dengan Media Dalam Upayah Meningkatkan Citra Perusahaan). Hal ini penting dipahami untuk menciptakan hubungan yang baik dan harmonis dengan media. Berbeda dengan penelitian sebelumnya dalam berbagai kegitan media relations, penulis menemukan penemuan baru yang tentu menjadi salah satu kegiatan yang dilakukan oleh public relations Hotel Santika Premiere Jakarta dengan selalu melakukan media monitoring, membuat monthly report, serta menggunakan teknologi komunikasi dalam kegiatan media relations melalui E-mail Blash, BBM (Blackberry Messager) Blash, dan SMS (Short Message Service) Blash. Untuk itu penelitian ini menjadi sangat menarik untuk dipahami mendalam oleh seorang public relations. Untuk mendasari dan menjadi acuan dalam penelitian ini penulis menggunakan teori Soleh Sumirat dan Elvinaro Ardianto yang ditulis dalam buku Rini Darmastuti, dimana teori tersebut memberikan rincian yang sangat jelas tentang strategi komunikasi Public Relations dengan Media. Strategi komunikasi Public Relations dengan media yaitu By serving the media, By establishing a reputations for reliability, By supplying good copy, By cooperations in providing material, By providing verification facilities, By building personal relationship with the media. Strategi ini merupakan strategi yang dilakukan dengan membangun hubungan secara personal antara Public Relations dengan media massa (baik itu orang – orang yang ada di institusi media maupun dengan wartawan dan pekerja media lainnya). Hubungan personal yang baik antara Public Relations dengan pekerja media di harapkan dapat digunakan sebagai dasar untuk membangun keterbukaan dan saling menghormati antar profesi masing – masing.
METODE PENELITIAN Untuk mendasari dan menjadi acuan dalam penelitian ini penulis menggunakan teori Soleh Sumirat dan Elvinaro Ardianto yang ditulis dalam buku Rini Darmastuti, dimana teori tersebut memberikan rincian yang sangat jelas tentang strategi komunikasi Public Relations dengan Media. Strategi komunikasi Public Relations dengan media yaitu By serving the media, By establishing a reputations for reliability, By supplying good copy, By cooperations in providing material, By providing verification facilities, By building personal relationship with the media. Strategi ini merupakan strategi yang dilakukan dengan membangun hubungan secara personal antara Public Relations dengan media massa (baik itu orang – orang yang ada di institusi media maupun dengan wartawan dan pekerja media lainnya). Hubungan personal yang baik antara Public Relations dengan pekerja media di harapkan dapat digunakan sebagai dasar untuk membangun keterbukaan dan saling menghormati antar profesi masing – masing. Penelitian ini menggunakan metodologi penelitian kualitatif deskriptif. Berdasarkan metodologi tersebut, penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data melalui wawancara dan observasi. Dimana dalam melakukan wawancara penulis menggunakan teknik sampling purposif, yakni penulis mewawancarai nara sumber yang sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini. Untuk pengumpulan data, penelitian ini mengumpulkan data dari berbagai sumber data baik berupa data primer yakni dengan wawancara mendalam dan melakukan observasi maupun data sekunder melalui studi pustaka dan dokumentasi. Dalam melakukan wawancara dan observasi penulis menggunakan alat perekam dan alat tulis untuk melakukan pencatatan dalam pengumpulkan data. Selain itu dalam observasi penulis melakukan pengamatan mengenai data – data dan dokumentasi yang berhubungan dengan pengambilan gambar. Satuan kajian dalam penelitian ini yakni strategi Media Relations yang direncanakan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Hal ini dikarenakan penelitian berfokus pada.Media Relations yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta dalam membangun hubungan dengan media. Dalam penilaian keabsahan (trustwirthiness), trustworthiness adalah menguji kebenaran dan kejujuran subjek dalam mengungkapkan realitas menurut apa yang dialami, dirasakan, atau dibayangkannya. Untuk itu penelitian ini melakukan penilaian keabsahan melalui authenticity, hal ini dilakukan untuk memperluas konstruksi personal yang diungkapkan secara rinci. Dalam hal ini, penulis memberikan narasumber peluang untuk mengungkapkan atau bercerita mengenai hal yang ditanyakan penulis dalam wawancara informal. Selain itu penelitian ini menggunakan penilaian trianggulasi sumber dengan membandingkan atau mengecek ulang derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh dari sumber yang berbeda. Untuk itu dalam melakukan wawancara, penulis juga mewawancarai sumber lain untuk mendapatkan kepertayaan yang tepat agar penulis memahami bahwa sumber tersebut merupakan
4
sumber yang dapat dipercaya. Serta triangulasi metode yang merupakan usaha pengecekan keabsahan data dan temuan riset, maka triangulasi metode dilakukan penulis untuk teknik pengumpulan data yang tidak hanya dengan wawancara, namun juga dengan teknik lain seperti observasi yang dapat membantu penulis untuk membandingkan informasi yang didapat melalui narasumber dengan penemuan langsung penulis selama kegiatan media relations yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta. Setelah data dikumpulkan dan diteliti dengan baik maka perlu di kelolah lagi agar data menjadi data yang sesuai dan mendapatkan hasil penelitian yang itu Pada prinsipnya analisis data kualitatif dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data. Teknik ini penulis ambil dari buku yang ditulis oleh Rachamat Kriyantono yang diawali dengan meredusksi data lalu menempatkan data ke dalam kategori – kategori yang sebelumnya dilakukan. Melakukan kategorisasi dimana memperluas kategori sehingga didapat kategori data yang murni dan tidak tumpang tindih satu dengan lainnya. Setelah melakukan kategorisasi sesuai dengan permasalahan yang akan diteliti maka penulis mencoba untuk mendeskripsikan makna dari kategorisasi data yang ditemukan dan disesuaikan dengan pembahasan permasalahan. Dilanjutkan dengan mencari hubungan antarkategori dan sintesiasi atau menyederhanakan dan mengintegrasikan data ke dalam struktur teori yang koheren (masuk akal, saling berlengketan, atau bertalian secara logis). Selain menghubungakan antara data dan permasalahan, penulis juga menghubungkan dengan teori yang menjadi landasan agar dapat memberikan kesimpulan yang jelas.
HASIL DAN PEMBAHASAN a. Strategi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Dalam menjalankan kegiatannya Public Relations selalu berusaha memberikan kemampuannya untuk membuat strategi Public Relations yang mampu mencapai tujuan perusahaan. Sama seperti yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta dimana Public Relations dituntut untuk menciptakan strategi baik untuk kegiatan Public Relations sehari – hari ataupun acara – acara khusus Hotel Santika Premiere Jakarta. Hotel Santika Premiere Jakarta juga memiliki Strategi Public Relations yang hampir sama dengan teori yang disampaikan oleh Cutlip yakni dimulai dengan menciptakan tujuan dari setiap kegiatan Public Relations, dilanjutkan dengan melakukan pemilihan media mana yang mampu mengkomunikasikan pesan yang ingin disampaikan oleh Public Relations kepada masyarakat yang dituju. Setelah itu seorang Public Relations juga harus menetapkan langkah yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan hal ini berkaitan dengan sikap Public Relations yang tentu harus menguntungkan perusahaan dan media baik dalam melakukan kerja sama, sponsorship ataupun acara – acara khusus Public Relations. Dalam menentukan langkah Public Relations akan memiliki banyak alternatif untuk itu perlu ada strategi membuat keputusan yang tepat bagi perusahaan dan media serta sesuai dengan tujuan perusahaan. Strategi selanjutnya yang dilakukan Public Relations adalah melakukan pemantauan dan evaluasi hal ini merupakan bagian terpenting untuk memahami keberhasilan seluruh strategi yang dilakukan oleh Ibu Hesty Ning Tyas melalui strategi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Untuk memahami lebih mendalam, penulis mencoba menguraikan strategi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta dalam menjalankan aktifitas sehari – hari.Dalam setiap acara yang dibuat Public Relations selalu memiliki tujuan. Salah satunya acara “Office Treat”, dimana Hotel Santika Premiere Jakarta bekerja sama dengan Kiss Fm untuk melakukan kegiatan di perusahaan Vi Ve Re. Kegiatan tersebut memiliki tujuan, dimana bukan saja ingin memelihara hubungan baik dengan perusahaan yang telah bekerja sama dengan Hotel Santika Premiere Jakarta, namun juga tujuan tersebut mampu memelihara hubungan baik antara perusahaan dengan perusahaan media (Kiss FM). Dalam mengadakan sebuah acara, tidak jarang Hotel Santika Premiere Jakarta melakukan kerja sama dengan media maupun perusahaan lain. Untuk itu disinilah peran Public Relations diharapkan mampu memberikan kontribusinya melalui strateginya dalam menentukan media mana yang tepat untuk menciptakan kerjasama yang baik serta mampu meningkatkan hubungan media dengan perusahaan. Bukan hanya penentuan kerjasama dengan media namun juga harus menentukan masyarakat mana yang akan dituju untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat yang berdampak pada reputasi perusahaan. Setelah memahami tujuan dari acara tersebut dan penentuan media serta masyarakat yang menjadi konsentrasi perusahaan, maka Public Relations dituntut untuk menciptakan langkah yang mampu mewujudnyatakan strategi yang dibuatnya. Untuk itu dalam acara “Office Teat” yang bekerja sama dengan Kiss FM, Public Relations tidak hanya membuat surat kerja sama yang berisi perjanjian kerja
5
sama yang menguntungkan namun ada langkah selanjutnya yang mampu mempertahankan hubungan perusahaan dengan media yakni Kiss FM dan stakeholder lainnya seperti perusahaan Vi Ve Re. Strategi Public Relations dalam membuat keputusan juga diperlukan perusahaan dalam menetapkan dimana dalam perjanjian kerja sama tersebut Kiss FM menyiarkan secara langsung acara “Office Treat” dan menyediakan MC acara. Sedangkan Hotel Santika Premiere Jakarta menyediakan food and beverage untuk kebutuhan “Offcie Treat” serta membayar live report yang telah disepakati. Dalam hal ini keputusan dibuat disesuaikan dengan kebutuhan dan keuntungan masing – masing pihak. Dalam Hotel Santika Premiere Jakarta pemantauan dan evaluasi menjadi hal yang sangat penting. Karena pemantauan dan evaluasi membantu Public Relations untuk membangun hubungan baik dengan media. Pemantauan dan evaluasi yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta yaitu dengan pemantauan publikasi yang dilakukan media serta evaluasi yang dilakukan berupa monthly report yang dibuat setiap bulannya. Untuk mempermudah penjelasan strategi yang digunakan Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta maka penulis membuat tabel berikut yang memberikan perbadingan secara signifikan sebagai berikut, Strategi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta Teori Cutlip Strategi
Bukti
Membuat keputusan mengenai sasaran dan tujuan program
Penetapan tujuan
Pada acara “Office Treat” di Vi Ve Re = tujuannya untuk menjalin kerja sama dengan Kiss FM dan perusahaan Vi Ve Re
Melakukan identifikasi khalayak penentu
Penentuan media dan masyarakat yang dituju
Kerjasama dengan Kiss FM sebagai media yang dituju dan Vi Ve Re sebagai masyarkat yang dituju
Menetapkan kebijakan atau aturan untuk menentukan strategi yang akan dipilih
Menetapkan langkah
Membuat pres release untuk “Office Treat” yang bekerja sama dengan Kiss FM dan Vi Ve Re
Memutuskan strategi yang akan digunakan
Membuat keputusan
Keputusan dalam surat perjanjian kerjasama dengan Kiss FM dalam acara “Office Treat” yakni live report dari Kiss FM dan penyediaan F&B dari Hotel Santika Premiere Jakarta
Pemantauan dan evaluasi
Dengan media monitoring dan monthly report
Tabel 1 : Tabel penyederhanaan pembahasan b. Strategi Media Relations Hotel Santika Premiere Jakarta Pentingnya kegiatan Public Relations dan hubungan dengan media, membuat Public Relations Manager Hotel Santika Premiere Jakarta harus mampu menetapkan strategi Public Relations yang tepat untuk menciptakan berbagai kegiatan media relations yang baik sehingga mampu menghasilkan publikasi yang bermanfaat meningkatkan untuk citra perusahaan. Strategi media relations yang dilakukan oleh Hotel Santika Premiere Jakarta jelas terjadi dalam kegiatan sehari – hari Public Relations. Salah satunya dalam acara “Harmoni Musik Indonesia” dimana sebelum acara terebut berlangsung, Public Relations membuat media list untuk mengundang para wartawan, lalu para wartawan dibagikan press release yang merupakan informasi yang mampu melengkapi segala informasi yang dibutuhkan oleh media. Selain itu setiap wartawan yang datang juga dibagikan media kit yang bertujuan untuk memberikan informasi mengenai acara tersebut dan informasi tentang perusahaan. Dalam acara tersebut terlihat bagaimana seorang Assistant Director Of Sales bersama – sama dengan Public Relations dan Design Public Relations menjalin hubungan baik dengan melakukan komunikasi informal kepada para wartawan. Dalam memberikan informasi kepada media, Public Relations Manager Hotel Santika Premiere Jakarta selalu menyampaikan informasi secara informal sebelum informasi resmi, hal ini merupakan strategi media relations Hotel Santika Premiere Jakarta untuk membuat media meresponi setiap informasi
6
yang akan disampaikan. Namun selain itu, strategi yang tepat dalam berbagai kegiatan media relations adalah selalu bertukar informasi dengan media untuk memahami kebutuhan informasi yang diinginkan media. Menciptakan media relations yang baik juga berarti membangun hubungan personal yang lebih akrab dengan media. Hal ini menjadi salah satu dasar teori jurnal yang di tulis oleh Siti Khadijah. Untuk itu, Hotel Santika Premiere Jakarta selalu mengundang rekan media dalam berbagai acara perusahaan, selain itu media juga diberikan kesempatan untuk menikmati menu baru hotel, hal ini dimaksudkan agar rekan media tidak hanya melihat namun juga mencicipi dan menikmati secara langsung berbagai fasilitas, pelayanan dan menu khusus Hotel Santika Premiere Jakarta. Hal ini menjadi salah satu strategi perusahaan untuk memberikan informasi bagi media. Dalam jurnal Siti Khadijah terdapat prinsip mengirimkan kartu ucapan, hal ini pun dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Dalam berbagai kesempatan seperti ulang tahun direksi atau editor atau wartawan salah satu perusahaan media, Public Relations selalu memberikan cake yang merupakan bagian dari strategi untuk menciptakan hubungan baik dengan media. Hal ini terlihat pada saat ulangtahun kompas.com pada tanggal 29 mei 2013, dimana Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta mengunjungi kantor kompas.com untuk memberikan cake sebagai bentuk media relations perusahaan. Dalam berbagai kegiatan media relations yang dilakukan oleh Public Relations yang bekerja sama dengan Design Public Relations, Hotel Santika Premiere Jakarta selalu berusaha memberikan informasi yang dibutuhkan oleh media melalui press release, interview dan liputan. Hal ini pun diungkapkan oleh Bapak Hendras Natanegara yang memiliki tanggung jawab penuh terhadap divisi Public Relations. Dalam tabel berikut dapat terlihat dengan jelas strategi media relations yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta untuk menciptakan hubungan yang lebih baik dengan media seperti, Strategi media relations menurut Frank Jefkins Kontak pribadi Pelayanan atau berita
informasi
Antisipasi kemungkinan darurat
Strategi media relations Hotel Santika Premiere Jakarta Strategi media relations
Bukti
Update contact person
Media list terlihat pada saat media visit
Menyampaikan info secara informal
Terlihat pada saat wartawan Tribunenews.com berkunjung
Menetapkan hubungan secara personal
Terlihat pada acara konser “Harmoni Musik Indonesia”
Memberikan perhatiant kepada rekan media
Saat ulang tahun kompas.com tanggal 29 Mei 2013
Menyediakan info yang dibutuhkan
Mengirim informasi tentang dafrat menu baru atau foto menu tersebut by email kepada wartawan Tribunenews.com
Tabel 2 : Tabel Penyederhanaan Pembahasan c. Kegiatan Media Relations Hotel Santika Premiere Jakarta Melakukan media list dimana mendata dan bertukar kartu nama dengan rekan media saat melakukan acara media visit seperti yang dilakukan pada 27 maret 2013 kebeberapa persahaan media. Selain itu dalam berbagai acara juga dilakukan konferensi pers yang disertai dengan media briefing. Ibu Hesty Ning Tyas selaku Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta juga melakukan press calls untuk memberikan berbagai informasi dan konfirmasi kepada media. Kegiatan lain seperti melakukan wawancara dengan beberapa media juga menjadi salah satu kegiatan Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta. Kegiatan lain yang dilakukan untuk media relations adalah membuat press release. Untuk itu Public Relations Manager dibantu dengan Design Public Relations membuat press release. Dimana Public Relations membuat informasi yang ingin disampaikan melalui press release sedangkan Design Public Relations melakukan publikasi dalam bentuk foto yang nanti dikirim kepda media untuk menjadi salah satu informasi mengenai Hotel Santika Premiere Jakarta. Konferensi pers dilakukan Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta untuk tujuan menyampaikan informasi mengenai sebuah kegiatan yang diadakan perusahaan seperti acara Konser
7
Untuk Sahabat bersama Jubing. Dimana dalam konferensi tersebut Public Relations menyampaikan maksud dari acara tersebut dan tujuan diadakannya acara tersebut. Dalam hal ini perusahaan secara tidak langsung memberikan banyak informasi kepada media melalui konferensi pers tersebut. Dalam konferensi pers ini, media diberikan press kit yang berisi press release acara tersebut dan informasi pendukung lainnya. Pentingnya kegiatan press call juga dirasakan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta yang selalu menghubungi rekan media melalui telepon seperti salah satunya dalam melakukan konfirmasi atau memastikan contact person sesuai. Ini juga disampaikan secara langsung oleh Ibu Hesty Ning Tyas, hal ini juga terlihat saat diadakan media visit, Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta melakukan konfirmasi ulang kedatangan melalui telepon. Sesuai dengan teori media event yang disampaikan Rini Darmastuti, kegiatan media relations yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta yaitu media event, dimana media event sering menjadi salah satu kegiatan media relations yang efektif. Setiap bulan Ibu Hesty selaku Public Relations mengundang wartawan atau rekan media untuk meliput launching menu of the month. Hal ini menjadi sangat penting karena sangat berpengaruh pada publisitas perusahaan dalam media. Untuk itu seperti yang disampaikan Bapak Hendras Natanegara biasanya media event berupa launching kamar terbaru atau pelayanan terbaru, serta launching menu terbaru The Harmony Restaurant dan Yan Palace”. Dalam kegiatan media relations, rekan media terkadang membutuhkan informasi tidak hanya mengenai info perusahaan saja, namun terkadang rekan media membutuhkan informasi lain mengenai hal – hal diluar perusahaan yang merupakan hasil wawancara langsung dengan perusahaan melalui Public Relations. Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta yaitu Ibu Hesty Ning Tyas juga pernah melakukan kegiatan tersebut seperti interview dengan wartawan Avenue yang meliput mengenai Hotel Santika Premiere Jakarta. Radio interaktif yang merupakan salah satu kegiatan media relations yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta yang sama seperti teori Rini Darmastuti. Meskipun Hotel Santika Premiere Jakarta belum melakukan kegiatan television talk shows sebagai kegiatan media relations namun hotel bintang 4 yang kental dalam menawarkan keragaman budaya Indonesia seringkali diundang oleh media untuk melakukan radio interaktif sebagai salah satu kegiatan media relations. Kegiatan meeting with editors sering sekali dilakukan dalam Hotel Santika Premiere Jakarta. Dimana Public Relations sering melakukan pertemuan dengan editor sebuah media dari pembicaraan formal mengenai suatu hal yang dibahas hingga pembicaraan yang informal. Hal ini membuat hubungan perusahaan dengan media menjadi lebih harmonis. Seperti yang disampaikan oleh Ibu Hesty Ning Tyas bahwa kita harus selalu siap dan harus memberikan respon yang positif agar mampu membangun hubungan baik dengan media. Selain itu Design Public Relations juga membuat berbagai informasi melalui in – house television, serta membuat e-news letter yang akan dipublikasikan kedalam web Hotel Santika Premiere Jakarta. Selain itu dalam beberapa kegiatan Public Relations berupa acara khusus, seorang Design Public Relations membuat banner dan brosur yang mempermudah media dan para tamu untuk mendapatkan informasi yang sesuai. Bapak Wahyu Ilahi yang merupakan Design Public Relations menjelaskan bahwa setiap disain harus sesuai dengan standarisasi yang di inginkan Hotel Santika Premiere Jakarta dalam mencipatakan citra dimata publik. Public Relations Manager dan Design Public Relations juga selalu menyebarkan informasi kepada media sebagai kegiatan media relations melalui komunikasi elektronik dalam bentuk E-mail Blash, BBM (Blackberry Messager) Blash, dan SMS (Short Message Service) Blash. Dimana komunikasi elektronik ini memudahkan Public Relations dalam menyampaikan informasi khususnya bagi rekan media. Hal ini juga bermanfaat untuk menciptakan hubungan baik perusahaan dengan media dalam menyediakan segala informasi yang dibutuhkan oleh rekan media dengan cepat dan tepat karena langsung kepada media yang dituju. Untuk dapat menciptakan komunikasi yang baik, maka Hotel Santika Premiere Jakarta juga selalu meng-up-date informasi yang terdapat dalam web perusahaan, seperti salah satunya di Whats On. Dengan memelihara website perusahaan bukan saja pengunjung lebih mudah mendapatkan informasi, namun juga media dapat dengan mudah mencari informasi tambahan melalui web perusahaan. Untuk itu Public Relations dan Design Public Relations Selalu berusahaan memelihara web perusahaan dengan baik dan memberikan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap dalam http://www.santika.com/jakartapremiere/.Untuk memberikan penjelasan yang lebih mudah dipahami maka penulis mencoba menjelaskan menggunakan tabel berikut,
8
Kegiatan media relations dalam bentuk acara menurut Rini Darmastuti
Kegiatan media relations Hotel Santika Premiere Jakarta
Kegiatan
Bukti
Konferensi pers
Pada saat acara konser untuk sahabat bersama Jubing
Kunjungan pers (facility pers)
Media Visit
Kunjungan keberbagai media pada tanggal 21 – 23 maret 2013
Press Calls
Press Calls
Saatsebelum melakukan media visit
Konferensi pers (press conferences) Resepsi pers (press reception)
-
Media briefing
-
Media events
Media Event
Mengundang wartawan untuk launching menu of the month salah satunya wartawan Tribunenews.com
Radio, television, newspaper, and magazine interviews
Interview with media
Saat wartawan Avenue mewawancarai Ibu Hesty selaku Public Relations
Radio talk shows and television talk shows
Radio Interaktif
Salah satunya saat acara “Office Treat” bersama Vi Ve Re
Development of your organization’s own radio or televisions program Meeting with editors
-
-
Meeting with editors
Salah satunya saat melakukan kunjungan media pada tanggal 2122 Maret 2013
T abel 3 : Tabel Penyederhanaan Pembahasan
Selain kegiatan media relations dalam bentuk acara, Hotel Santika Premiere Jakarta juga melakukan kegiatan media relations dalam bentuk tulisan sebagai berikut, Kegiatan media relations dalam bentuk tulisan menurut Rini Darmastuti
Kegiatan media relation Hotel Santika Premiere Jakarta Kegiatan
Press releases
Press releases
Bukti Seperti press release pada acara konser “Harmoni Musik Indonesia”
Placing opinion pieces in the local newspaper
-
-
Letters to the editor of the local newspaper
-
-
9
Public Service Announcements
-
-
In-house publications, newsletters
In-house publications (inhouse TV)
Seperti in-house TV dan Banner untuk “Harmoni Musik Indonesia”
Electronic Communications
Electronic Communications
Melalui BBM blash dan E-mail blash untuk “Harmoni Musik Indonesia”
Banners
Banner
Banner “Harmoni Musik Indonesia”
Websites
Website
Whats up untuk bulan april dan mei 2013
Tabel 4 : Tabel Penyederhanaan Pembahasan d. Membangun Hubungan Baik Hotel Santika Premiere Jakarta dengan Media Untuk membangun hubungan baik dengan media maka perusahaan perlu memberikan pelayanan terbaik kepada media. Hal ini penting seperti yang disampaikan dalam teori By serving the media strategy adalah strategi dengan memberikan pelayanan kepada media. Public Relations dituntut untuk memberikan pelayanan kepada media dengan cara selalu siap dalam memberikan pelayanannya kepada media massa, sesuai yang dibutuhkan oleh media massa tersebut. Untuk itu melayani media menjadi salah satu prioritas Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta dalam menjalankan tugasnya. Sesuai dengan teori By supplying good copy, dimana perusahaan selalu berupayah memberikan informasi yang diperlukan oleh media. Dengan menyediakan informasi tersebut hubungan baik akan tercipta, hal ini dapat diartikan saat media membutuhkan informasi maka orang yang akan dicari adalah perusahaan dimana kita bekerja. Untuk itu, agar mampu membuat nama kita berada pada posisi pertama dalam pikiran rekan media, kita harus selalu memberikan informasi diminta ataupuan tanpa diminta oleh media. Dalam membangun hubungan dengan media Hotel Santika Premiere Jakarta selalu menekankan kepada kejujuran dalam menyampaikan informasi. Hal ini dibuktikan saat melakukan wawancara mengenai perkembangan dan peningkatan occupancy hotel bersama majalah ekslusif. Secara langsung perusahaan menyampaikan informasi dengan benar, hal ini merupakan kredibilitas tinggi yang harus dimiliki oleh seorang Public Relations dalam menciptakan hubungan baik dengan media. Dengan sikap seperti ini sampai saat ini Hotel Santika Premiere Jakarta mendapat kepercayaan yang baik dari media, hal ini merupakan modal besar untuk membangun hubungan yang lebih baik dengan media. Hal tersebut dibuktikan dengan teori Strategi By cooperations in providing material. Dimana Hotel Santka Premiere Jakarta selalu melakukan kerja sama yang baik dengan media dimulai dengan memberikan waktu dan memahami cara kerja media. Strategi by providing verification facilities yang menjadi landasan cara membangun hubungan baik dengan media merupakan hal mutlak yang harus dilakukan oleh perusahaan. Terlebih lagi Hotel Santika Premiere Jakarta, dimana perusahaan selalu memberikan fasilitas yang mampu membantu media mendapatkan informasi dengan mudah. Untuk itu fasilitas yang selalu disediakan oleh perusahaan adalah dengan berbagai macam materi atau printing material baik press release, book let, brosur dan informasi cetak lainnya yang dibutuhkan oleh media. Selain itu Public Relations dan Design Public Relations selalu mengirimkan informasi melalui e-mail. Media juga diberikan untuk meliput secara langsung sebuah acara yang diadakan oleh perusahaan. Cara untuk membangun hubungan baik dengan media ini juga disampaikan dalam teori by building personal relationship with the media. Dimana dengan membangun hubungan personal maka kita dapat memahami media dengan baik dan media pun demikian. Cara ini dibangun dengan komunikasi informal dan formal yang dilakukan perusahaan. Tidak jarang media secara personal menghubungi Public Relations hanya sekedar datang berkunjung dan berbicara santai dengan Public Relations. Tentu hal ini merupakan kesempatan baik untuk membangun hubungan dengan media. Berdasarkan pemahaman tersebut maka menulis membuat tabel yang mampu menjawab cara Hotel Santika Premiere Jakarta dalam membangun hubungan baik dengan media, sebagai berikut,
10
Membangun hubungan baik dengan media menurut Rini Darmastuti By serving the media
Membangun hubungan baik dengan media yang dilakukan Hotel Santika Premiere Jakarta Kegiatan Memberikan pelayanan terbaik kepada media
Bukti Dengan melayani media baik memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan ataupun memberikan pelayanan saat media berkunjung keperusahaan
By establishing a reputations for reliability
-
By supplying good copy
Memberikan info yang dibutuhkan media
Selalu menyediakan informasi seperti press release ataupun e-mail blash
By cooperations in providing material
Menciptakan kerjasama yang baik dengan media
Selalu menyediakan waktu untuk media dan membuka kerjasama dengan media
By providing verification facilities
Memberikan fasilitas kepada media
Seperti memberikan contact person pribadi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta kepada media
By building personal relationship with the media.
Membangun hubungan personal dengan media
Dengan mengundang media untuk sekedar makan bersama atau berkomunikasi informal dengan media.
Memberikan info yang benar (kejujuran)
Dengan sikap keterbukaan kepada media, selain itu dengan memberikan informasi dalam press release dengan benar dan tidak berbohong.
-
-
Tabel 5 : Tabel Penyederhanaan Pembahasan e. Penemuan Baru Kegiatan sehari – hari, kegiatan media relations yang dilakukan oleh Public Relations Manager adalah dengan media monitoring dimana mencari berita tentang beberapa hotel lain termasuk mencari publikasi Hotel Santika Premiere Jakarta dalam media. Dalam Hotel Santika Premiere Jakarta, Media Monitoring dilakukan sendiri oleh Public Relations bukan menggunakan pihak eksternal. Hal ini mempermudah Public Relations untuk memahami berbagai informasi serta menghemat pengeluaran perusahaan karena tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk menggunakan jasa pihak eksternal. Salah satu strategi Public Relations yang dilakukan Hotel Santka Premiere Jakarta adalah dengan pemantauan dan evaluasi. Pemantauan dapat dilakukan dengan media monitoring, sedangkan evaluasi dapat dilakukan dengan monthly report. Meskipun setiap perusahaan melakukan hal yang sama namun teori secara khusus yang membahas mengenai monthly report tidak cukup untuk menjelaskan pentingnya kegiatan ini. Dalam melakukan kegiatan media relations, Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta selalu memanfaatkan teknologi komunikasi dengan baik, salah satunya dengan BBM (blackberry messager), SMS Blash (short messager service) dan E-Mail Blash untuk memberikan informasi kepada media dan para tamu mengenai informasi dan promo ataupun acara khusus Hotel Santika Premiere Jakarta. Hal ini memberikan pengaruh yang cukup besar dalam memberikan informasi kepada para tamu khususnya kepada para media. Dimana informasi yang di-blash kebeberapa media mampu memberikan informasi tambahan dan mampu menarik perhatian media untuk mempublikasikan perusahaan. Maka tidak heran kegiatan ini menjadi sangat penting dan selalu dilakukan Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta.
11
Penemuan Baru Kegiatan
Bukti
Media Monitoring
Memonitor media setiap hari yang di buat kedalam bentuk kliping Hotel Santika Premiere Jakarta
Monthly Report
Dibuat setiap akhir bulan
BBM (blackberry messager), SMS Blash (short messager service) dan E-Mail Blash
Seperti yang dilakukan pada acara konser “Harmoni Musik Indonesia”
Tabel 6 : Tabel Penyederhanaan Pembahasan
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil wawancara dan observasi yang penulis lakukan serta teori yang menjadi landasan strategi Public Relations, maka dapat diambil simpulan bahwa hampir seluruh kegiatan dan aktifitas yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premeire Jakarta selalu berhubungan dengan media, untuk itu Ibu Hesty Ning Tyas selalu berupaya melakukan pembaruan kontak pribadi dengan rekan media melalui media list. Selain itu menyampaikan informasi secara informal menjadi salah satu strategi terbaik untuk mendaptkan respon rekan media. Strategi lainnya adalah membangun hubungan secara personal dengan media, hal ini pun mendasari strategi berikutnya yaitu dengan memberikan perhatian dan apresiasi kepada rekan media. Dan strategi yang juga penting yaitu selalu menyediakan informasi yang dibutuhkan media. Hasil wawancara serta berdasarkan observasi penulis saat melakukan penelitian pada Hotel Santika Premiere Jakarta, dapat disimpulkan bahawa kegiatan media relations yang dilakukan oleh Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta setiap hari hampir sama seperti teori yang menjadi dasar teori penulis. Mulai dari membuat media list, press release, konferensi pers, press calls, media event, interviews with media, radio interaktif, meeting with editors, in-house publication, electronic communications sampai kegiatan yang berhubungan dengan website Hotel Santika Premiere Jakarta. Tidak hanya kegiatan media relations atau kegiatan hubungan media yang menjadi perhatian Hotel Santika Premiere Jakarta, namun bagaimana cara membangun hubungan baik dengan media merupakan salah satu tujuan perusahaan. Untuk itu dengan memberikan pelayanan terbaik kepada media diharapkan mampu memenuhi kebutuhan media. Untuk memelihara kepercayaan media Hotel Santika Premiere Jakarta senantiasa menjaga serta menjalin hubungan yang lebih baik dengan media yang diharapkan terciptanya kedekatan dengan media yang lebih baik.
Saran Untuk mampu memaksimalkan setiap strategi yang dilakukan perusahaan maka penting bagi Public Relations Hotel Santika Premiere Jakarta memahami lebih dalam mengenai kegiatan media relations lain karena seperti resepsi pers, media briefing, media gathering, radio talk shows and television talk show, placing opinion pieces in the local newspaper, public service announcements serta membuat feature dan artikel yang dapat membantu publisitas Hotel Santika Premiere Jakarta. Secara praktis kegiatan media relations tidak hanya selalu membuat press release, namun untuk mendapatkan publisitas media dan membangun hubungan baik, seorang Public Relations harus mampu memberikan informasi yang bermanfaat bukan hanya bagi perusahaan namun juga bagi masyarakat. Maka feature, artikel atau advetorial menjadi salah satu hal yang mampu meningkatkan perhatian media dan masyarakat dalam melihat sisi lain dari Hotel Santika Premiere Jakarta.
12
REFERENSI Broom, Glen. M. (2009). Cutlip & Center’s effective public relations. Australia: Pearson Education Internatiol. Cangara, Hafied. (2008). Pengantar Ilmu Komunikasi Edisi Revisi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Cho, Sooyoung. (2009). The Power of Public Relations In Media Relations : A Nations Survey of Health Public Relations Practitioners . Journalism & Mass Communication Quarterly , 563. Volume 83, No. 3, diakses 29 Juli 2013 dari www.proquest.com Darmastuti, Rini. (2012). Media Relations Konsep, Strategi dan Aplikasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Hubeis, Musa., Lindawarti Kartika., dan Ratih Maria Dhewi. (2012). Komunikasi Profesional Perangkat Pengembangan Diri. Bogor: PT Penerbitan IPB Press. Hurns, Diane., dan Linda Tapp (2010). Working With the Media. PROFESSIONAL SAFETY, 52-54. Edisi Januari 2010, diakses 15 Juni 2013 dari www.proquest.com Iriantara, Yosal. (2011). Media Relations Konsep, Pendekatan dan Praktik. Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Jefkins, Frank. (2004). Public Relations. Jakarta : PT Gelora Aksara Partama. Jo, Samsup., & Kim, Yungwook. (2008). Media or Personal Relations? Exploring Media Relations Dimmensions In South Korea. Journalism & Mass Communication Quarterly , 292, Volume 82, No.2, diakses 28 Juli 2013 dari www.proquest.com Elizabeth, A Johnson, Sallot. Lynne M. (2009). The Gatekeeper Interview : Teaching Public Relations. Jurnalism & Mass Communication Educator , 165. Volume 61. No. 2, diakses 26 Juli 2013 dari www.proquest.com Kainthola, V. Prakesh. (2009). Princioles of Hotel Management. Global Media. Khadijah, Siti. (2012). Strategi Public Relations Dalam Membangun Citra Perusahaan (Studi Deskriptif Membangun Hubungan Baik Dengan Media Dalam Upayah Meningkatkan Citra Perusahaan). Strategi Public Relations Dalam Membangun Citra Perusahaan. diakses 15 Mei 2013 dari unismabekasi.ac.id Khodarahmi, Ehsan. (2009). Media Relations. Emeraldinsight, 525-540. Volume 18 No. 5, diakses 15 Mei 2013 dari www.emeraldinsight.com Kriyantono, Rachmat. (2006). Riset Komunikasi. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Moleong, Lexy. J. (2004). Metodologi Penelitian Kualitatif Edisi Revisi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya Offset Bandung. Morissan, (2008). Manajemen Public Relations, Strategi Menjadi Humas Profesional. jakarta: Kencana Prenada Media Group. Natasya, Ria dan Eko Hary Susanto (2011). Peran Public Relations Dalam Pembentukan Citra Merek Mal Central Park (Studi Tentang Jakarta Great Sale 2010 Mal Central Park). Jurnal Komunikasi Universitas Tarumanegara, 59-67. Volume III, diakses 01 Mei 2013 dari lintar.tarumanagara.ac.id Nurdin, (2007). Pengantar Komunikasi Massa. Jakarta : PT RajaGrafindo Persada. Oliver, Sandra. (2007). Strategi Public Relations. Jakarta: PT Gelora Aksara Pratama. Robinson, Scoott E., dan Joseph W. Reed. (2010). Media Relations and Effective Evacuations of Gulf Coast Communities. diakses 20 Mei 2013 dari www.proquest.com Ruslan, Rosady. (2010). Metode Penelitian Public Relations dan Komunikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Sitepu, Edy Sahputra, dan Faulina. (2011). Profesional Public Relations. Medan: USU Press. Suryamin. (April 2013). Laporan Bulanan Data Sosial Ekonomi. Jakarta: Badan Pusat Statistik. Edisi 35 Soedarsono, D. D. (2009). Sistem Manajemen Komunikasi. In D. D. Soedarsono, Konsep Komunikasi (p. 27). Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Szondi, Gyorgy. (2010). From image management to relationship building: A public relations approach to nation. Macmillan Publishers, 333–343. Volume 6, diakses 15 Mei 2013 dari www.proquest.com Wasesa, Silih Agung., dan Jim Macnamara. (2010). Strategi Public Relations. Jakarta: PT Gramedia.
RIWAYAT PENULIS Lina lahir di kota Jakarta pada 06 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komunikasi pada tahun 2013 dalam bidang ilmu komunikasi dengan peminatan dalam Public Relations pada tahun 2013.
