KEGIATAN INTERNAL RELATIONS DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

LAPORAN KULIAH KERJA MEDIA TAHUN 2011

KEGIATAN INTERNAL RELATIONS DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Memenuhi Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan Disusun Oleh : RURY ASWARI D 1608062

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET commit to user 2011

1


digilib.uns.ac.id

PENGESAHAN Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Hari

: Selasa

Tanggal

: 21 Juni 2011

Panitia Ujian Tugas Akhir

1. Drs.Surisno Satrio Utomo, M.Si NIP. 19500 926 1985031001

(

)

2. Drs. H. Dwi Tiyanto, SU NIP. 19540 414 1980031007

(

)

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Dekan,

Prof, Drs. Pawito, Ph.D NIP. 195408051985031 002 commit to user

2


digilib.uns.ac.id

PERSETUJUAN

Tugas Akhir Berjudul : “KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA”

Karya :

RURY ASWARI D 1608062 PUBLIC RELATIONS

Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Surakarta,

Mei 2011

Mengetahui, Dosen Pembimbing

Drs. Ign. Agung Satyawan, M.si NIP. 131 658 636 commit to user

3


digilib.uns.ac.id

HALAMAN MOTTO

Raihlah ilmu, dan untuk meraih ilmu belajarlah untuk tenang dan sabar.

(Khalifah 'Uma)

Dibelakang ada kekuatan tak terbatas, didepanku ada kemungkinan tak berakhir, disekelilingku ada kesempatan tak terhitung, Mengapa harus takut. (Stella Stuart)

commit to user

4


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbil a’lamin, dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan segala rahmat serta hidayahnya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, dengan judul : KEGIATAN INTERNAL RELATIONS di PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA Penulis mengakui dan menyadari sepenuhnya, bahwa dalam penulisan tugas akhir ini sangatlah sederhana dan masih banyak kekurangannya. Untuk itu penulis sangat berterima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu penulis didalam menyelesaikan tugas akhir ini. Dengan demikian penulis tidaklah lupa untuk mengucapkan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Allah SWT, pencipta dan pemilik segalanya. Tanpanya, penulis tidak dapat seperti sekarang. 2. Bapak Prof, Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si, selaku Ketua Program DIII Komunikasi Terapan dan pembimbing akademis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Bapak Drs. Surisno Satrio Utomo, M. Si, selaku dosen pembimbing DIII Komunikasi TerapanUniversitas Sebelas Maret Surakarta commit to user

5


digilib.uns.ac.id

5. Semua dosen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal ilmu untuk meraih masa depan 6. Bapak Johanes Rudianto dan Bapak Beno Supiono, selaku Pjs. Manager Public Relations dan Administrasi. Umum PT. Pertamina Tongkang Jakarta yang telah mengajarkan dan membimbing selama Kuliah Kerja Media (KKM). 7. Seluruh staf fungsi PR & Adm. Umum PT Pertamina Tongkang Jakarta yang telah banyak membantu penulis dalam mengerjakan tugas serta semangat yang diberikan selama melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT Pertamina Tongkang Jakarta. 8. Keluargaku yang telah mencurahkan cinta dan kasihnya serta doa yang tidak ada henti – hentinya untuk penulis. 9. Sahabat – sahabatku yang telah memberikan nasihat, semangat serta bantuan yang tak ternilai harganya untuk penulis 10. Teman – teman PR B 2008, terima kasih atas cinta dan kaih sayangnya. 11. Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat penulis sebutkan satu, persatu yang telah memberikan semangat dan dorongan juga doa yang tulus yang tidak ternilai bagi penulis.

Semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayahnya atas segala kebaikan, jasa bapak, ibu dan saudara – saudara sekalian. commit to user

6


digilib.uns.ac.id

Akhirnya dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan, disamping itu penulis mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan tugas akhir ini untuk dapat memberikan saran dan kritik guna kesempurnaannya. Wassalamu’alaikum Warohmatullahi Wabarakatuh

Surakarta, 17 Juni 2011

Penulis

DAFTAR ISI commit to user

7


digilib.uns.ac.id

JUDUL .........................................................................................................

i.

PERSETUJUAN............................................................................................

ii

PENGESAHAN..............................................................................................

iii

MOTTO .........................................................................................................

iv

KATA PENGANTAR....................................................................................

v

DAFTAR ISI...................................................................................................

vi

BAB

I PENDAHULUAN A. Latar Belakang.................................................................................

1

B. Tujuan..............................................................................................

5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Komunikasi ....................................................................

7

B. Kegiatan Internal ..............................................................................

11

C. Pengertian Humas.............................................................................

13

D. Fungsi Humas...................................................................................

17

E. Pekerjaan dan Kegiatan Humas ........................................................

19

F. Pihak Berkepentingan (Stakeholder) ................................................

23

G. Arti Penting Hubungan Internal .......................................................

28

H. Kekuatan Internal .............................................................................

31

BAB III DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang .......................................

32

B. Visi PT Pertamina Tongkang ..........................................................

34

C. Misi PT Pertamina Tongkang..........................................................

34

D. Tata Nilai Unggul ............................................................................

34

E. Produk dan Layanan ........................................................................ commit to .................................................... user F. Armada PT Pertamina Tongkang

34

8

38


digilib.uns.ac.id

G. Kualitas Utama Layanan .................................................................

40

H. Kualitas Standart International ........................................................

41

I. Fasilitas Lain-Lain...........................................................................

41

J. Anak Perusahaan PT Pertamina Tongkang .....................................

43

K. Kantor Cabang PT Pertamina Tongkang........................................

44

L. Daftar Pelanggan PT Pertamina Tongkang .....................................

45

M. Profil Sumber Daya Manusia ..........................................................

45

N. Struktur Organisasi..........................................................................

46

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) A. ............................................................................................Temp at Pelaksanaan Magang ...............................................................

118

B..............................................................................................Bida ng Pelaksanaan Magang ..............................................................

119

C..............................................................................................Taha p Kegiatan Magang .....................................................................

119

D. ............................................................................................Kend ala yang dihadapi selama pelaksaan Magang..............................

126

E..............................................................................................Kem ajuan yang dicapai .......................................................................

128

F. .............................................................................................Fakto r Penunjang..................................................................................

129

BAB V PENUTUP A. .............................................................................................Kesi mpulan..........................................................................................

131

B. .............................................................................................Saran DAFTAR PUSTAKA DAFTAR LAMPIRAN commit to user

9

135


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Public relations atau hubungan masyarakat masih merupakan bidang baru terutama di Indonesia. Lahirnya public relations seperti yang dipraktekkan sekarang ialah karena adanya kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang itu. Kemajuan yang sekaligus merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam masyarakat, memisahkan manusia kedalam berbagai kelompok atau golongan, yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri dan berusaha untuk mencapai tujuan itu dengan sebaik-baiknya. Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi . Humas dibentuk untuk menunjukkan citra positif suatu organisasi sekaligus mendapatkan kepercayaan dari masyarakat. Target mereka datang dari kalangan internal dan eksternal. Seorang praktisi humas selanjutnya diharapkan untuk membuat programprogram dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana commit to user

10


digilib.uns.ac.id

dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya. Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya. Public Relations sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal dan eksternal.Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah.Public Relations bersama-sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan menginformasikan kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan lengkap dan perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S.Black en MelvinL.Sharpo,1983) Peranan Humas ( Hubungan Masyarakat atau Public Relations ) sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi atau lembaga, bersifat komersial maupun tidak komersial, dari perusahaan industri, organisasi profesi, institusi pendidikan, organisasi sosial budaya sampai pemerintah. Secara garis besar peran Humas adalah komunikator sebuah organisasi/lembaga/perusahaan,baik kepada dan dari public internal maupun public ekternal. Karena itu Humas salah satu commit to user

7


digilib.uns.ac.id

ujung tombak dari organisasi/lembaga/perusahaan untuk bersaing dalam era globalisasi. Bagi sebuah organisasi , Humas sangat diperlukan untuk menjalin komunikasi dengan para Stakeholder ataupun untuk mengkomunikasikan visi,misi,tujuan dan program organisasi kepada public . Humas adalah kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah dan timbal balik. Posisi Humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi diantara keduanya. Untuk itu di era global sekarang ini kita diajak mempraktikkan humas secara terbuka.Terutama dengan situasi yang ada sekarang sangat nyata, dan bisa dirasakan betapa merosotnya moralitas kita.Tepatlah kalau dalam kehidupan kita sehari-hari di bidang apa pun bisnis, profit, nonprofit, pemerintah maupun swasta, masyarakat dengan level apa pun, menerapkan falsafah humas yang menyangkut martabat manusia, memanusiakan manusia, saling mempercayai, dengan mendasarkan pada persyaratan mental humas, yaitu kejujuran, integritas, dan loyalitas. Praktik humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan praktik humas dapat dibandingkan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan pengetahuan, perasaan dan perilaku komunikan.Sehingga praktik humas bertujuan terjaga dan terbentuknya commit to user

8


digilib.uns.ac.id

pengetahuan, perasaan, dan perilaku positif publik terhadap organisasi, perusahaan atau lembaga.Tujuan praktik humas adalah membuat publik dan organisasi, lembaga atau perusahaan saling mengenal.Baik kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing – masing. Pihak universitas mengadakan kegiatan kuliah kerja media (KKM) dengan tujuan agar mahasiswa dapat mengetahui sejauh mana kemampuan mereka selama di bangku kuliah untuk dipraktekkan dalam dunia kerja. Kuliah kerja media ini dimaksudkan agar mahasiswa siap dan berpengalaman dalam dunia kerja setelah lulus dari bangku kuliah nanti, ini sebagai wadah pembekalan untuk kedepannya.Oleh karena itu penulis memilih PT.Pertamina Tongkang sebagai tempat yang dirasa tepat untuk memperdalam ilmu serta menyalurkan ilmu yang dipelajari penulis selama di bangku kuliah.Penulis ingin banyak mengetahui peran/tugas seorang humas dikarenakan humas adalah ujung tombak keberhasilan sebuah perusahaan ( PT. Pertamina Tongkang ) yang bergerak dibidang usaha di sektor industri jasa pelayaran dan jasa kemaritiman, selain itu alasan utama penulis memilih PT. Pertamina Tongkang dikarenakan nilai-nilai yang terkandung didalamnya yaitu : a. Profesional, b. Integritas (Integrity) c. Tanggung Jawab, d. Kerja Sama, e. Disiplin. commit to user

9


digilib.uns.ac.id

Selain itu juga visi dan misi perusahaan, profil perusahaan yang jelas .Dan masih banyak lagi hal-hal yang menjadi bahan referensi penulis memilih PT. Pertamina Tongkang sebagai tempat untuk menimba ilmu. Dalam kesempatan ini penulis ingin mengetahui banyak tentang peran dan fungsi humas sebagai ujung tombak perusahaan serta bagaimana humas membangun dan mempertahankan hubungan yang baik juga bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan organisasi tersebut ( Stakeholdernya ) melalui Kegiatan internal relations yang erat kaitannya dengan seluruh elemen yang berpengaruh langsung terhadap keberhasilan perusahaan,melalui kegiatan internal ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingan publik internal dari organisasi/perusahaan.Dengan hubungan yang harmonis antara pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan maka akan tercipta iklim kerja yang baik,dengan begitu kegiatan operasional perusahaan akan berjalan lancar, untuk itu pada kesempatan ini penulis bermaksud menyusun Tugas Akhir dengan judul “ Kegiatan Internal Relations di PT Pertamina Tongkang Jakarta’’.

B. Tujuan Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mengandung maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama Kuliah Kerja Media (KKM) ini adalah: 1. Memberikan pengalaman bagi mahasiswa sehingga lebih siap menghadapi dunia kerja dalam masyarakat dan mampu menerapkan wawasan teoritis maupun praktek Ilmu Komunikasi dalam kuliah kerja lapangan. commit to user

10


2.

digilib.uns.ac.id

Agar mahasiswa mengetahui gambaran jelas dunia komunikasi, terutama di bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas. Serta tantangan dunia kerja yang semakin kompetitif.

3.

Meningkatkan kreativitas dan profesionalisme mahasiswa, agar dapat memprediksi serta mempersiapkan diri menghadapi persaingan di era globalisasi.

4.

Agar mahasiswa mampu secara kritis memanfaatkan teknologi komunikasi dalam bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas demi kepentingan masyarakat.

5.

Menjalin dan membina hubungan baik antara Fakultas dengan Lembaga dimana mahasiswa melaksanakan Kuliah Kerja Media.

commit to user

11


digilib.uns.ac.id

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Komunikasi 1.

Pengertian Komunikasi Pengertian komunikasi banyak diartikan sebagai proses mengubah perilaku orang lain namun ada juga yang berpendapat komunikasi akan berlangsung selama ada kesamaan makna serta bahasa, berikut ini adalah pengertian komunikasi berdasarkan paradigma dari beberapa ahlinya : a) Hovland es (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003: 80), komunikasi adalah suatu proses yang terjadi karena seseorang memberi stimulus (rangsangan yang biasanya dengan kata - kata) untuk merubah perilaku orang lain. b) William J.Seller (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003: 80), komunikasi adalah proses dengan mana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti. c) Everett Rogers (Soenarko Setyodarmodjo,Prof. Dr. Drs, MPA. 2003: 81), komunikasi adalah suatu proses dari penyampaian ide/pikiran dari sumber kepada penerima dengan tujuan merubah perilaku penerima tersebut. d) Benard Berelsom dan Gary A. Steiner (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D. 2001: 62), Komunikasi adalah transmisi informasi, gagasan, emosi, commit to user

12


digilib.uns.ac.id

ketrampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol - simbol atau kata-kata, gam, figure, grafik, dan sebagainya. e) Judy C. Pearson dan Paul E. Nelson (Deddy Mulyana, M.A, Ph.D. 2001 : 62), Komunikasi adalah proses memahami dari berbagai makna. 2.

Unsur-unsur komunikasi Harold Lasswell mengatakan bahwa cara yang baik untuk menjelaskan komunikasi ialah menjawab pertanyaan sebagai berikut : Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect? Paradigma laswell ini menunjukkan bahwa komunikasi meliputi lima unsur sebagai jawaban dari pertanyaan yang diajukan tersebut, seperti yang dikutip dalam buku berjudul ilmu komunikasi ( Prof.Drs.Onong Uchjana Effendy,M.A 2006 : 10 ),yakni: 1) Sumber (source) Sering

disebut

juga

pengirim

(sender),

penyandi

(encoder),

komunikator (communicator), pembicara (speaker). Sumber adalah pihak

yang

berinisiatif

atau

mempunyai

kebutuhan

untuk

berkomunikasi. Sumber boleh jadi seorang individu, kelompok, organisasi, perusahaan, atau bahkan suatu negara. 2) Pesan (message) Pesan yaitu apa yang akan dikomunikasikan oleh sumber kepada penerima. Pesan merupakan seperangkat simbol verbal dan nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan, atau maksud sumber tadi. commit to user

32


digilib.uns.ac.id

Pesan mempunyai tiga komponen: makna, simbol yang digunakan untuk menyampaikan makna, dan bentuk organisasi pesan. 3) Saluran/media (channel) Adalah alat atau wahana yang digunakan sumber untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. Saluran boleh jadi merujuk pada bentuk pesan yang disampaikan kepada penerima, apakah saluran verbal atau nonverbal. Pada dasarnya saluran komunikasi manusia ada dua saluran, yaitu cahaya dan suara. 4) Penerima (receiver) Sering disebut juga sasaran / tujuan (destination), komunikasi (communication), penyandi balik (decoder), khalayak (audience), pendengar (listener), penafsir (interpreter). Penerima adalah orang yang menerima pesan dari sumber. 5) Efek (effect) Efek yaitu apa yang terjadi pada penerima setelah ia menerima pesan tersebut, misalnya penambahan pengetahuan, terhibur, perubahan sikap, perubahan keyakinan, perubahan perilaku, dan sebagainya. Jadi berdasarkan paradigma Lasswell tersebut, komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Sebenarnya

kelima unsur diatas belum begitu lengkap, bila

dibandingkan dengan unsur-unsur komunikasi yang terdapat dalam proses komunikasi model baru.

Penegasan tentang unsur - unsur komunikasi commit to user

33


digilib.uns.ac.id

baru ini meliputi umpan balik (feed back) yang artinya tanggapan komunikan apabila tersampaikan atau disampaikan kepada komunikator, Kedua gangguan / kendala komunikasi (noise / barriers) dan yang terkhir adalah konteks atau situasi komunikasi. 3.

Tahapan Komunikasi Menurut Cutlip & Center (dalam Kasali dan Abdurachman), tahapan atau proses humas sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial.Tahapan ini terdiri dari : Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan fakta atau data sebelum melakukan tindakan. Misalnya humas sebelum melakukan kegiatan harus mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor. Planning adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah. Communicating adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta atau data tadi, kemudian dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional. Evaluation adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah tujuan sudah tercapai atau belum.Evaluasi ini dapat dilakukan secara kontinui.Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan humas berikutnya. commit to user

34


digilib.uns.ac.id

Kasali juga menambahkan bahwa tahapan humas memperlihatkan dengan jelas pelaksanaan tugas humas bukan semata - mata melakukan aksi, melainkan membutuhkan rencana - rencana dan diikuti langkah langkah pengendalian melalui proses evaluasi.

B. Kegiatan Internal Kegiatan internal humas yaitu melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penilaian pendapat umum serta mengusahakan tercapainya persamaan persepsi dalam rangka menunjang terlaksananya pembangunan, kegiatan yang rutin dilakukan. Dengan melaksanakan kegiatan internal maka akan menciptakan hubungan internal sehingga terjadilah suatu komunikasi guna pencapaian tujuan bersama, publik yang telibat didalamnya seperti seluruh karyawan dari staf sampai karyawan yang paling terbawah.Hubungan yang tercipta sebagai sasaran humas yang terdiri dari orang – orang yang bergiat didalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga) yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban untuk melaksanakan, pengolahan serta penilaian untuk mengusahakan tercapainya satu pendapat yang sama guna menunjang kegiatan yang rutin berlangsung. Komunikasi yang terjadi di dalamnya bermanfaat agar menyamakan persepsi pada publik yang terlibat didalam lingkungan organisasi dan menimbulkan respon ataupun opini sehingga membentuk komunikasi dua arah maupun timbal balik agar terlaksana kegiatan pembangunan dengan rutin. commit to user

35


digilib.uns.ac.id

Fungsi komunikasi internal yang terjadi dalam kegiatan internal ialah mengusahakan para karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan para karyawan a.

Pernyataan Visi Pernyataan visi adalah sebagai alat penting bagi hubungan internal, terutama untuk membantu mengelola reaksi terhadap perubahan dalam lingkungan.Pernyataan

visi

merepresentasikan

tujuan

global

yang

menjelaskan prioritas umum yang akan dikejar oleh organisasi, sebagai gambaran tentang tujuan organisasi dalam membangun organisasi dan sasaran kedepannya. b. Pernyataan Misi Pernyataan misi memberikan tujuan, struktur dan strategi organisasi, nilai, partisipasi, tanggung jawab kepada publik dan stakeholder sebagai perwujudan kegiatan internal.Pernyataan misi membantu karyawan menentukan prioritas dan tujuan, sehingga semua anggota organisasi berkomitmen untuk mencapai misi bersama. c. Hubungan dengan rekan sekerja Hubungan dengan rekan sekerja sampai karyawan yang paling bawah akan meningkatkan dan memperlancar kerja sama antarpribadi, antarunit, dengan bawahan maupun dengan atasan, terbuka saling bisa menerima dan saling mempercayai sehingga pekerjaan berjalan lancar dan commit to user

36


digilib.uns.ac.id

produktivitas meningkat semua pihak menjadi puas karena tujuan organisasi tercapai secara optimal.

C. Humas 1. Pengertian Humas Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Banyak definisi yang dapat dikemukakan dan menunjukkan pengertian pokok yang berbeda-beda mengenai hubungan masyarakat sebagai science (ilmu pengetahuan), activity (kegiatan), art (seni), process (proses), function (fungsi), staff (pekerjaan), means (sarana/alat), technique (cara) dan sebagainya.Dalam hal ini pengertian publik relations menurut ahlinya antara lain : a) Cutlip & Center (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 16), public relations adalah suatu usaha yang terencana untuk mempengaruhi pendapat dan kegiatan melalui pelaksanaan yang bertanggung jawab dalam masyarakat berdasarkan komunikasi dua arah yang saling memuaskan. b) Rex Harlow, mengatakan dalam bukunya yang berjudul ‘Public Relations inWar and Peace’ (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), yaitu proses (rangkaian kegiatan) suatu organisasi untuk meneliti dan commit to user

37


digilib.uns.ac.id

menilai kebutuhan dan keinginan dari kelompok - kelompok masyarakat yang berkepentingan agar dapat melakukan tindakantindakan dan perlakuan - perlakuan yang sesuai terhadap mereka. c) Dimock cs (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), dalam bukunya ‘Public

Administration’adalah

program

yang

terencana

dari

kebijaksanaan dan tindakan – tindakan - tindakan yang ditetapkan oleh seorang administrator untuk membentuk kepercayaan masyarakat dan meningkatkan pengertian masyarakat terhadap program atau lembaga. d) Edward L.Berneys dalam bukunya ‘Public Relations (1919 PR & V.21/231), mempunyai tiga pengertian yang dikutip (Prof. Dr. Drs. Soenarko Setyodarmodjo, MPA, 2003 : 210), yaitu : 1) memberi informasi (timbal - balik, komunikasi dua arah) kepada masyarakat, secara pribadi/kelompok. 2) memberi persuasi dalam pengertian mengubah sikap dan tingkah laku publik terhadap organisasi/perusahaan demi keuntungan kedua belah pihak. 3) mengintegrasi sikap dan perbuatan organisasi dengan sikap dan perbuatan publik atau sebaliknya. Dari definisi tersebut diatas maka dapat dilihat ciri – ciri pokok dari humas, yaitu antara lain : o Bahwa humas merupakan fungsi manajemen (juga merupakan seni) o Bahwa kegiatan humas itu haruslah terencana (merupakan program) commit to user

38


o Bahwa

digilib.uns.ac.id

humas

itu

haruslah

merupakan

kegiatan

yang

berkesinambungan (continuing process) o Bahwa

tujuan

humas

adalah

pengertian

bersama

(mutual

understanding) The British Institude of Pubblic Relations (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 17), Public Relations adalah suatu usaha yang berkelanjutan terus menerus yang terencana dengan pertimbanganpertimbangan yang matang untuk membentuk dan memelihara saling pengertian bersama antara suatu organisasi dengan publiknya. Webster’s New International Dictionary (Sr.Maria Assumpta Rumanti. 2002 : 16), mengemukakan public relations sebagai seni atau ilmu pengetahuan untuk membangun pengertian yang saling menunjang dan kehendak baik bersama. Humas adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan, meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun masyarakat yang terkait. Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The International Public Relations Association (IPRA) bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak, yaitu :

commit to user

39


digilib.uns.ac.id

Public Relations is a management function of a counting and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy and support of those with whom they are or may be concerned-by evaluating public opinion about themselves, in order to achieve, by planned and widespread information, more produktive cooperation and more efficient of their common interest. Terjemahan : Hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen dari budi yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi organisasi

dan lembaga -lembaga yang bersifat umum dan pribadi

berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat umum diantara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan ketatalaksanakan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif dan untuk melaksanakan kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas. Definisi yang dikemukakan oleh IPRA itu dinilai para pakar Humas sebagai definisi yang paling lengkap saat ini, yang menunjukkan ciri khas dan meliputi faktor-faktor yang memang harus ada dalam Humas. Meskipun terdapat banyak perbedaan ada unsur - unsur pokoknya dalam setiap definisi Humas, tetapi banyak juga persamaannya. commit to user

40


digilib.uns.ac.id

D. Fungsi Humas Humas merupakan fungsi manajemen, yang didasarkan pada analisis tehadap pengaruh yang kuat dari lingkungan, apa efek dan dampaknya terhadap publik internal maupun eksternal, peraturan yang setelah diolah menjadi perencanaan yang nyata untuk direalisasikan, demi keuntungan dua belah pihak. Praktik humas sebagai fungsi manajemen, mendorong kemapanan dan saling memelihara arus komunikasi yang menciptakan pengertian, penerimaan dan kerjasama antara organisasi dengan berbagai publiknya, termasuk melibatkan diri dalam manajemen untuk memecahkan masalah atau mengatasi suatu isu, membantu manajemen pula untuk menginformasikan dan merespon terhadap opini publik, membatasi dan menegaskan akan tanggung jawab manajemen untuk melayani publik yang berkepentingan, membantu manajemen membuat kebijakan tertentu secara efektif suatu perubahan yang bemanfaat, menjalankan system peringatan dini untuk mengantisipasi kecenderungan-kecenderungan dan menggunakan penelitian, akal sehat dan komunikasi secara etis sebagai alat secara prinsip yang dimilikinya (Cutlip & Center dan Broom. 2000 :4) Fungsi Humas menurut Betrand R. Confield dalam bukunya Effective Public Relations Edisi Kesembilan

(Dalam Cutlip & Center. 2007 : 11)

mengemukakan tiga fungsi Humas : 1) mengabdi kepada kepentingan umum (it should serve the public interest), 2) memelihara komunikasi yang baik (maintain-good communication), commit to user

41


digilib.uns.ac.id

3) menitikberatkan moral dan tingkah laku yang baik (and stress good moals and manners). Sukses

humas

dalam

melaksanakan

fungsinya,

merupakan

keterlibatan seluruh individu dalam organisasi masing - masing dalam tugasnya, mulai dari top dan staff management sampai tingkat yang paling bawah dalam manajemen.Disini komunikasi sebagai kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan humas. Fungsi humas yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan, suasana kerja yang kondusif , peka terhadap karyawan yang perlu pendekatan khusus, perlu motivasi dalam meningkatkan kinerjanya, dan lain-lain. Dalam hal ini ada lima fungsi humas secara profesional yang mendasar untuk menjalankan perannya : ·

kemampuan berkomunikasi (ability to communication)

·

kemampuan manajerial atau kepemimpinan (ability to organize)

·

kemampuan bergaul atau membina relasi (personality integrity)

·

banyak ide dan kreatif (imagination) Definisi

International

Public

Relations

Association

(IPRA)

menyatakan bahwa hubungan masyarakat adalah fungsi manajemen (management function). Ini menunjukkan bahwa

hubungan masyarakat

bukan alat manajemen yang dapat diadakan, dipindahkan dan ditiadakan, melainkan fungsi yang melekat menjadi satu dengan manajemen.Dimana ada commit to user

42


digilib.uns.ac.id

manajemen, disitu ada hubungan masyarakat (Humas).Dan daya yang menggerakkan dan menjalankan masyarakat ini adalah komunikasi. Bagi para ahli humas yang yang bergabung di IPRA dan yang telah berpuluh tahun mempraktikkannya benar-benar menyadari bahwa humas itu merupakan instrumen yang sangat penting dan urgent untuk perkembangan dan kemajuan organisasi sehingga mampu bersaing, secara terus – menerus mengadakan re-creatie dan ini sangat penting untuk memberi citra baik organisasinya sekaligus menanamkan kepercayaan bagi publiknya.

E. Pekerjaan dan Kegiatan Humas Kegiatan humas tidak ada hentinya, terus menerus berkesinambungan sejalan dengan berkembangnya kehidupan masyarakat. Pelaku – pelaku humas menurut survey yang telah dilakukan oleh “The Education Committee of the Public Relations Society of America’’, sedikitnya melaksanakan macam pekerjaan pokok, yaitu : 1) Menulis, membuat laporan, edaran, naskah, selebaran, tulisan untuk siaran TV dan Radio, teks, pidato, lembaran – lembaran informasi dan lain sebagainya. 2) Mengedit, penyuntingan siaran – siaran untuk pegawai, persiapan laporan – laporan untuk pemegang saham dan hubungan – hubungan manajemen dengan para karyawan serta kelompok masyarakat diluar organisasi. 3) Placement, penempatan berita – berita dan informasi di pers, radio,tv dan majalah.

commit to user

43


4) Promotion,

digilib.uns.ac.id

mengadakan pertemuan – pertemuan dengan wartawaan,

pameran, pertunjukan – pertunjukan : perayaan ulang tahun, peringatan hari istimewa dan lain sebagainya. 5) Speaking, tampil berbicara didepan kelompok – kelompok masyarakat yang bersangkutan, mempersiapkan pidato dan semacamnya. 6) Production, mempelajari seni dan pengetahuan untuk menerbitkan surat edaran, laporan khusus, gambar, foto dan lainnya. 7) Programming, menentukan kebutuhan, tujuan dan langkah – langkah yang diperlukan untuk melaksanakan suatu proyek. 8) Institutional Advertising, pengenalan nama dan keandalan organisasi, melakukan koordinasi dengan bagian periklanan. 9) Hubungan Media dan Penempatan Media: Mengontak media koran, majalah, suplemen mingguan, penulis freelance, dan publikasi perdagangan agar mereka mempublikasikan atau menyiarkan berita dan feature tentang organisasi yang ditulis oleh organisasi itu sendiri atau oleh orang lain. Merespons permintaan informasi oleh media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoritatif. 10) Riset: Mengumpulkan informasi tentang opini publik, tren, isu yang sedang muncul, iklim politik dan peraturan perundangan, liputan media, opini kelompok kepentingan dan pandangan-pandangan lain berkenaan dengan stakeholder organisasi. Mencari database di internet, jasa online, dan data pemerintahan elektronik. Mendesign riset program, melakukan survei, dan menyewa perusahaan riset. commit to user

44


digilib.uns.ac.id

11) Manajemen dan Administrasi: Pemrograman dan perencanaan yang bekerja sama dengan manajer lain; menentukan kebutuhan, menentukan prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, dan mengembangkan strategi dan taktik. Menata personel, anggaran dan jadwal program. 12) Konseling: Memberi saran kepada manajemen dalam masalah sosial, politik, dan peraturan; berkonsultasi dengan tim manajemen mengenai cara menghindari atau merespons krisis; dan bekerja bersama pembuat keputusan kunci untuk menyusun strategi untuk mengelola atau merespon isu-isu yang sensitif dan kritis. 13) Training: Mempersiapkan eksekutif dan juru bicara lain untuk menghadapi media dan tampil di hadapan publik. Memberi petunjuk kepada orang lain di

dalam

organisasi

untuk

meningkatkan

keahlian

menulis

dan

berkomunikasi. Membantu memperkenalkan perubahan dalam kultur, kebijakan, struktur, dan proses organisasional. 14) Kontak: Bertugas sebagai penghubung (liaison) dengan media, komunitas, dan kelompok internal dan eksternal lainnya. Sebagai mediator antara organisasi dan stakeholder penting dengan bertugas untuk mendengarkan pandangan, menegosiasikan, mengelola konflik, dan menjalin kesepakatan. Sebagai tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan jamuan untuk tamu dan pengunjung. Kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relations, spesial event, berbicara, produksi, riset, programming dan konsultasi seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya.Sedangkan penggunaan kegiatan yang commit to user

45


digilib.uns.ac.id

menggunakan waktu terbesar adalah untuk koordinasi, perencanaan dan negosiasi Kegiatan-kegiatan kehumasan meliputi : §

customer relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihak luar, maksudnya menjalin hubungan baik antara perusahaan dengan publik dan hubungan dengan konsumen.

§

Employee relations, seperti membangun hubungan antara pimpinan dengan bentuk kerjasama dan komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan.

§

Community relations, seperti membangun hubungan baik dengan pihakpihak yang selama ini telah melakukan kerja sama dengan perusahaan yang kita wakili, menjaga hubungan yang baik dengan masyarakat sekitar perusahaan dan komunitas-komunitas masyarakat tertentu.

§

Government relations, seperti menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah.

§

Media Relations, seperti menjalin hubungan baik dengan media, karena kerja humas tidak akan pernah berhasil tanpa adanya kerjasama yang baik dengan media, jadi hubungan itu harus dijaga dengan baik dan tidak ada yang dirugikan. Di antara kegiatan yang humas sering lakukan adalah memberikan

informasi, menerangkan hingga melakukan tindakan persuasif, berpromosi melalui iklan, brosur, press release, buklet, juga mengadakan acara seperti konferensi pers, pameran, dan charity. Untuk bisa melakukan semua tugasnya, seorang humas haruslah memiliki kriteria sebagai berikut: commit to user

46


·

digilib.uns.ac.id

Communicative, mampu berkomunikasi dengan baik, verbal maupun tulisan.

·

Leadership skill, memiliki kemampuan dalam memimpin.

·

Make friends, fleksibel dalam bergaul.

·

Credibility,

mendapatkan

kepercayaan

dari

masyarakat

karena

kejujurannya dalam menerangkan sesuatu yang positif tentang perusahaan secara netral dan objektif tentunya. ·

Plenty of ideas, seorang humas dituntut untuk menciptakan hal-hal baru yang kreatif dan inovatif dalam mempromosikan perusahaan.

F. Stakeholder (pihak - pihak yang berkepentingan) Stakeholder adalah setiap kelompok yang berada di dalam maupun diluar perusahaan yang mempunyai peran dalam menentukan keberhasilan perusahaan. Stakeholder bisa berarti pula setiap orang yang mempertaruhkan hidupnya pada perusahaan. Secara umum, stakeholder dapat dikelompokkan menjadi dua bagian, yakni stakeholder internal dan stakehoder eksternal. 1) Stakeholder internal a. Hubungan dengan karyawan Yang dimaksud opy1.25 dengan karyawan adalah orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan struktural. Praktisi Humas

perlu

menangani

para

karyawan

karena

sekalipun

kedudukannya dalam pengambilan keputusan tidak besar tetapi karyawan adalah orang yang paling banyak jumlahnya di dalam sebuah commit to user

47


digilib.uns.ac.id

perusahaan.Selain

itu

fungsi

humas

berkisar

pada

kegiatan

menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis antara pimpinan organisasi dengan karyawan .Ini dilakukan dengan membina hubungan yang sudah baik dan upaya mencegah terjadinya hubungan yang retak dan ini dilaksanakan dengan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan oleh humas secara lisan maupun media yang berlangsung secara timbal balik.Dengan keterampilan berkomunikasi, humas dapat menjadi mediator untuk menyalurkan perasaan para karyawan kepada pimpinan,di lain pihak sebagai motivator untuk membangkitkan daya juang untuk berpartisipasi. b. Hubungan dengan pemegang saham Pemegang saham selalu ingin mengetahui bagaimana jalannya perusahaan.Oleh

karena

itu

pimpinan

perusahaan

harus

memberitahukan kepada pemegang saham mengenai kenyataan dan kewajiban apa yang memang mereka lakukan dalam mengemudikan perusahaan tersebut. Dengan stakeholder relations perusahaan dapat menarik dan memberi

perhatian

terhadap

para

pemegang

saham,

serta

menyenangkan mereka. c. Hubungan dengan dewan direktur Dewan direktur adalah pemegang amanat dari para pemegang kekuasaan untuk menjalankan suatu perusahaan, sehingga mereka commit to user

48


perlu

digilib.uns.ac.id

selalu

mengetahui

dan

dapat

mengikuti

perkembangan

perusahaan dan masalah – masalah lingkungannya. d. Hubungan dengan Manager dan Top Eksekutif Manajer perusahaan berada di bawah kendali pemilik perusahaan. Hanya dengan kapasitas yang memadai seseorang manajer dapat tampil secara otonom dalam mengelola perusahaan. Keterlibatan manager sampai tingkat yang paling bawah dalam manajemen akan menciptakan komunikasi dan kerja sama sangat vital dalam pencapaian tujuan perusahaan. 2) Stakeholder ekternal Publik eksternal sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang atau masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi. a. Hubungan dengan pelanggan atau konsumen Perusahaan tidak dapat dikatakan maju apabila tidak mampu memenuhi minat pelanggan. Sukses yang besar diperoleh suatu perusahaan ialah mendapatkan pelanggan berupa pelayanan serta barang atau jasa yang ditawarkan memuaskan sehingga pelanggan akan menaruh kepercayaan pada perusahaan. b. Hubungan dengan komunitas Definisinya menurut Wilbur J.(Bill) Peak : Merupakan fungsi hubungan masyarakat yang merupakan partisipasi suatu lembaga yang commit to user

49


digilib.uns.ac.id

berencana, aktif dan berkesinambungan dengan dan di dalam suatu komunitas untuk memelihara dan membina lingkungannya demi keuntungan dua pihak,lembaga dan komunitas. Dalam hal ini humas sebagai pelaksanaanya yang bersifat partisipatif. Pentingnya kegiatan berkomunikasi dalam pembinaan hubungan dengan komunitas bagi seorang humas tidak hanya dengan penduduk sekitar, tetapi juga dengan pimpinan organisasi antara lain untuk meyakinkan pentingnya partisipasi benda atau dana dari organisasi untuk melakukan kegiatan termasuk humas juga berperan penting untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti komunitas di kalangan manajer perusahaan. Cutlip dan Center dalam bukunya Effective Public Relation mengatakan bahwa dalm rangka pelaksanaan hubungan dengan komunitas, penting diketahui apa yang didambakan komunitas bagi kesejahteraan, apa yang diharapkan kendati organisasi sebagai urunan untuk kesejahteraannya itu dan bagaimana cara menilai kontribusi tersebut. c. Hubungan dengan pemeritah Pemerintah diperlukan untuk menciptakan lapangan pekerjaan, melindungi karyawan, melindungi lingkungan sekitar perusahaan, mengatur hukum, menarik minat penanam modal asing.

commit to user

50


digilib.uns.ac.id

Maksudnya adalah agar badan perusahaan dapat dikenal baik dan mendapat kepercayaan dari badan – badan pemerintah dapat dengan mudah dan aman melakukan kegiatan – kegiatannya. d. Hubungan dengan media massa Peran media massa sangat besar pengaruhnya pada sebuah perusahaan.

Media

massa

akan

membantu

publikasi

sebuah

perusahaan. Maknanya adalah terbinanya hubungan humas dengan orang-orang

media

massa,seperti

redaktur

surat

kabar

dan

majalah,wartawan televisi dan radio atau reporter televisi. Humas perlu membina hubungan yang akrab dengan media massa agar segala sesuatu yang menyangkut penyebaran informasi kepada publik ekstern berjalan lancar.Dalam rangka pembinaan hubungan dengan media massa itu, khususnya pembinaan hubungan dengan pers perlu mendapat perhatian istimewa karena pers terutama menyiarkan berita sedangkan media elektronik biasanya menyiarkan hiburan. Pers khususnya dan media massa umumnya dapat dimanfaatkan oleh humas dengan berbagai cara antara lain dengan : ·

Jumpa pers (Press Conference)

·

Wisata pers (Press Tour)

·

Siaran pers (Press Release) :Siaran pers mencakup publisitas amat penting dalam humas karena informasi diseberluaskan oleh media massa tanpa membayar sama sekali. commit to user

51


·

digilib.uns.ac.id

Periklanan (Advertising) : humas perlu membayar jika memasang iklan. Sikap humas yang menunjukkan rasa simpati dam empati

kepada insan-insan media dengan menyentuh manusiawinya akan membuat kedua pihak menjadi akrab yang pada gilirannya akan menimbulkan keuntungan pada organisasi yang diwakili humas. e. Hubungan dengan komunitas Dalam hal ini tugas seorang Humas adalah mendidik komunitas agar mereka dapat berhubungan timbal balik. Termasuk didalamnya adalah meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan mereka sebagai sumber tenaga kerja pada perusahaan. Humas juga berperan penting untuk menimbulkan pemahaman akan pentingnya arti komunitas di kalangan manajer perusahaan. f. Hubungan dengan bank Bank sebagai lembaga komersial yang tidak mengandalkan bunga yang diterima, melainkan juga jaminan atas pengambilan pinjaman pokok debitur. Oleh karena itu, selain melihat kelayakan usaha bank juga akan terus menerus memantau kredibilitas sebuah perusahaan, tingkat likuiditas dan jaminan yang dimiliki.

G.

Arti Penting Hubungan Internal Hubungan terpenting dalam organisasi adalah hubungannya dengan karyawan di semua level.

commit to user

52


digilib.uns.ac.id

Istilah publik internal dan publik karyawan mengacu pada baik manajer maupun orang – orang yang menjadi bawahannya.Publik ini merupakan sumber daya terbesar dari organisasi – orang - orangnya.Menurut Alvie Smith ada dua faktor yang mempengaruhi komunikasi internal dengan karyawan dan menambah rasa hormat manajemen terhadap salah satu fungsi humas ini : 1. Manfaat dari pemahaman, teamwork dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang diinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di seluruh organisasi. 2. Kebutuhan untuk membangun jaringan komunikasi manajer yang kuat, yang membuat setiap supervisor di semua level dapat melakukan komunikasi secara efektif dengan karyawannya.Kebutuhan ini lebih dari sekedar menciptakan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tetapi juga harus memuat informasi bisnis dan isu publik yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan. Organisasi yang kehilangan sebagaian besar potensi sumber daya manusianya kerena tidak memprioritaskan komunikasi dua arah yang efektif – yang merupakan landasan untuk hubungan manajer - karyawan dan kinerja pekerjaan secara keseluruhan.Smith menyebutkan ini sebagai konsekuensi akibat kemalasan dalam bekerja. Koordinasi dan mediasi yang dibutuhkan untuk menghadapi karyawan dewasa ini telah menempatkan staf humas, dengan pengetahuan dan commit to user

53


digilib.uns.ac.id

keahlian komunikasinya, di tengah – tengah pengelolaan hubungan internal.Hubungan kerja sehari – hari melibatkan banyak kontak, tetapi komunikasi karyawan yang efektif akan berkembang dalam iklim yang jujur dan dapat dipercaya.Idealnya, hubungan kerja itu dicirikan setidaknya dengan tujuh kondisi : 1) Keyakinan dan kepercayaan atara atasan dan karyawan. 2) Informasi yang transparan dan jujur bebas mengalir ke atas, bawah dan samping di dalam organisasi. 3) Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang. 4) Kontinuitas kerja tanpa perselisihan. 5) Lingkungan yang sehat dan aman. 6) Keberhasilan usaha. 7) Optimisme tentang masa depan. Pimpinan eksekutif harus membangun kultur ini dan menegakkannya sebagai kebijakan formal.Tetapi, walau ada dukungan dari atas, ada banyak hambatan yang menghadang komunikasi dua arah yang bebas di dalam organisasi. Opinion Research Corporation sejak 1950 telah meneliti opini karyawan tentang komunikasi internal organisasi.Sebagian besar mengakui kredibilitas organisasi, tetapi kurang dari separuh yang mengatakan bahwa organisasi’’memberi tahu mereka apa

yang sedang terjadi,’’atau

komunikasi ke bawah (manajemen karyawan).Juga hanya kurang dari commit to user

54


digilib.uns.ac.id

separuh yang mengatakan bahwa organisasi mau’’mendengar pendapat mereka,’’atau komunikasi ke atas (karyawan ke manajemen).

H.

Kekuatan Internal Meliputi kekuatan dari hari ke hari yang terjadi dalam organisasi dimana manajer melaksanakan fungsinya, masing – masing pemimpin atau manajer sesuai tingkatannya melaksanakan hal – hal yang berlainan untuk mengatasi kebutuhan manajerial dalam lingkungan internal. Para pemimpin atau manajer perlu memiliki keterampilan yang berbeda untuk melaksanakan peran yang berbeda.Syarat keterampilan dan peran pelaksanaan adalah kekuatan yang penting dalam lingkungan internal di samping pembinaan kerja sama, suasana kerja yang nyaman dan seterusnya.

commit to user

55


digilib.uns.ac.id

BAB III DESKRIPSI PT PERTAMINA TONGKANG

A. Sejarah Singkat PT Pertamina Tongkang Pertamina Tongkang yang selanjutnya disebut Perusahaan adalah salah satu anak perusahaan PT Pertamina (Persero), dengan kepemilikan saham oleh PT Pertamina (Persero) sebesar 99.99% PT Patra Dok Dumai sebesar 0,01%. Sejak awal tujuan dan perhatiannya PT Pertamina Tongkang adalah sebagai perusahaan yang bergerak di bidang Industri Jasa Maritim yang berfungsi untuk memberikan dukungan secara total terhadap aktifitas PT. Pertamina, seperti: ·

Untuk pengadaan distribusi bahan bakar ke semua pelabuhan di seluruh wilayah Indonesia yang tidak dapat terjangkau oleh kapal tanker.

·

Untuk pengadaan transportasi maritim bagi Pertamina Logistik untuk pengembangan projek yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

·

Bertindak sebagai General Agent dan Handling Agent bagi kapal - kapal tanker milik PT. Pertamina yang disewakan. Tujuan awal pendirian Perusahaan, sebagaimana tercantum dalam

Akta Notaris Than Thong Kie No. 3 tanggal 9 September 1969, adalah untuk mengatur,

menjalankan

kapal-kapal

bukan

tangki

milik

Pertamina

(perusahaan induk) yang berlayar di dalam negeri, dan mengurus dalam arti seluas-luasnya,

diantaranya mencari muatan, commit to user

56

mengatur

perjalanan,

57 digilib.uns.ac.id


menyewakan atau mencharter, melakukan pemeliharaan dan perbaikan, serta mencari dan mengatur anak buahnya. Seiring dengan perkembangan aktivitas Pertamina, pada tahun 1974 perusahaan memperoleh tambahan armada yaitu supply vessel untuk melayani dan menunjang kegiatan produksi dan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas pantai (off-shore). Selain itu, dengan telah selesainya program pembangunan depot-depot bahan bakar di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur, Perusahaan ditugasi oleh Pertamina untuk melakukan pendistribusian bahan bakar di wilayah tersebut, termasuk mengelola armada kapal dan awaknya. Sejak tahun 1978, Perusahaan memperluas jangkauan usahanya. Di samping melayani Pertamina, Perusahaan juga memberikan pelayanan kepada pihak-pihak lain sebagai upaya untuk mewujudkan perusahaan yang profit oriented. Fokus dan aktivitas usaha lepas pantai yang dilakukan adalah: §

Mendukung kegiatan eksplorasi gas dan minyak bumi lepas pantai

§

Menjadi agen penyewaan kapal Pertamina dan kapal milik pihak ketiga Untuk mendukung aktivitasnya, PT Pertamina Tongkang telah

mengubah ijin usahanya yang semula hanya melayani Pertamina, menjadi Perusahaan pelayaran khusus lepas pantai dengan SIUP No. B.XXX256/AL.58, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 17 tahun 1988. Ijin usaha tersebut, terakhir diperbaharui dengan dikeluarkannya SIUPAL BXV1203/AL.58 tanggal 26 Maret 2002, oleh Direktorat Jendral Perhubungan Laut.

commit to user



B. Visi Perusahaan Menjadi perusahaan bisnis jasa maritim yang unggul, tangguh dan terpecaya.

C. Misi Perusahaan Melaksanakan kegiatan bisnis jasa maritim dengan pelayanan prima yang berstandar nasional dan internasional untuk menghasilkan nilai tambah dengan mengutamakan kepuasan pemegang saham ,pelanggan, perusahaan, pekerja, masyarkat dan pemerintah.

D. Tata Nilai Unggulan PT Pertamina Tongkang menetapkan lima nilai unggulan yang akan mendasari tindakan-tindakan dari anggota atau unsur Perusahaan yaitu: 1. Profesional, 2. Integritas, 3. Tanggung jawab, 4. Kerja sama, 5. Disiplin.

E. Produk dan Layanan 1. Pelayaran a) Ship Management PT Pertamina Tongkang memiliki core business dalam pengoperasian kapal milik dengan jenis-jenis sebagai berikut: anchot commit to user



handling and tug supply, multi purpose vessel, tug boat, straight supply vessel, rigid inflatable boat, mooring boat.

Kapal-kapal

tersebut digunakan untuk memenuhi kebutuhan penyarter (PT Pertamina, KPS, dll.) untuk mendukung kegiatan offshore dan onshore. b) Chartering & Brokerage Guna memenuhi dan melayani permintaan customer untuk beragam tipe atau jenis kapal yang belum dimiliki oleh PT Pertamina Tongkang, maka PT Pertamina Tongkang akan memenuhi permintaan tersebut dengan menyewa kapal sesuai dengan permintaan jam sewa atau perjalanan. c) Keagenan Kapal PT Pertamina Tongkang menyediakan jasa kegaenan kapal untuk kapal-kapal yang berlabuh di suatu pelabuhan di seluruh Indonesia sebagai General Agent (GA) atau sebagai Handling Agent (HA). PT Pertamina Tongkang adalah sebagai Handling Agent di seluruh pelabuhan di Indonesia baik sebagai pelabuhan umum ataupun pelabuhan khusus. Aktifitas dari PT Pertamina Tongkang juga meliputi crew supply, bunker handling, water supply, dan aktifitas lainnya yang berhubungan dengan handling agent. Ruang Lingkup servis keagenan kapal meliputi: 1. penyiapan formalitas/fasilitas commit to user



2. pelayanan terhadap crew dan kapal 3. penyelesaian kewajiban financial (disbursement). Tugas pokok keagenan kapal adalah mewakili owner/prinsipal dalam memenuhi ketentuan atau kewajibannya bagi kapal-kapal yang singgah di Indonesia. 2.

Maritim a) Freight Forwarding PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaannya PT Peteka Karya Gapura menawarkan jasa pengiriman Paket atau material melalui laut, udara, atau darat. b) Custom Clearance PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka Karya Samudra menawarkan layanan pengurusan dokumen bea cukai. c) Cargo Handling PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka Karya

Samudra

Stevedoring,

menawarkan

Cargodoring,

jasa

layanan

cargo,

Receiving/Delivering,

seperti:

Stacking

&

Unstacking. d) Water Supply, Bunker Service PT Pertamina Tongkang melalui anak perusahaan PT Peteka Karya Tirta menawarkan layanan Supply air bersih, seperti: Portable commit to user



water & Drill water,sedangkaan Bunker Sevices merupakan fasilitas pengiriman bahan bakar gas untuk kapal/tanker. e) Crew Handling f) Logistic Base (offshore/onshore operations) Layanan terpadu yang ditawarkan oleh PT Pertamina Tongkang meliputi: o area Penyimpanan dengan luas 45,28 hektar o pengiriman Barang dan Pelayaran Cargo o layanan Administrasi Cargo o perbaikan dan pembersihan Cargo dengan fasilitas lengkap o PT Pertamina Tongkang (PTK) sebagai pengelola Administrasi Pelabuhan Khusus Kontractor Production Sharing (KPS)/ Join Operation Base (JOB) meliputi pekerjaan dan tanggung jawab sebagai berikut: 1) mengerjakan administrasi Jasa Pelabuhan yang meliputi: labuh, tambat, pandu, tunda (di luar daerah kerja PT Pelindo) sebagai pendelegasian PT Pertamina (Persero), di mana PTK bekerja atas nama PT Pertamina (Persero). 2) membuat Laporan secara periodik kepada pihak terkait dan dalam penyelesaian

pekerjaannya,

PT

Pertamina

Tongkang

mempertanggung jawabkan penyelesaiannya kepada PT Pertamina (Persero). 3) mengurus perijinan. commit to user



4) ruang lingkup pelaksanaan Pengelolaan Administrasi Pelabuhan Khusus oleh PTK hanya pada Pelabuhan Khusus KPS/JOB. 5) melakukan penagihan Jasa Pelabuhan kepada Agent. 6) melakukan penyetoran Jasa Pelabuhan kepada PT Pertamina (Persero) dan Pemerintah. 7) membuat laporan kegiatan kepelabuhan kepada PT Pertamina (Persero), BP Migas, Kantor Pelabuhan/Administrasi Pelabuhan. 8) membantu pengurusan yang berkaitan dengan Administrasi Kepelabuhan di Pelabuhan Khusus KPS/JOB.

F. Armada PT Pertamina Tongkang 1. AHTS 3000 HP : -

SV. Permina Supply No. 06

-


-


2. AHTS 6000 HP : -


-


-


3. Straight Supply Vessel (SSV) 3450 HP : -


-


4. Multi Purpose Vessel (MPV) 2800 HP : commit to user


-

SV. Petrogas Supply No. 01

-


-


5. Harbour Tug 3000 HP : -

TB. Patra Tunda 3001

-


6. Harbour Tug 4200 HP : -


-


7. Mooring Boat 270 HP : -

PSC. II

-

Rancung VI


PSC ( ML.PSG II )


Rancung VI

10. Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 400 HP : -

RIB I

-

RIB II

11. Rigid Inflatable Boat ( RIB ) 270 HP : -

RIB I

-

RIB II

12. Anchor Handling & Tug Supply ( AHTS ) 5400 HP : commit to user




-

Peteka 5401

-

Peteka 5402

13. Tanker ( 1500 DWT ) HP : -

MT.Patra Tanker I

14. Tanker ( 3500 DWT ) HP : -

MT. Camar Sakti

-

MT. Camar Mas

G. Kualitas Utama Layanan 1. Profesionalisme Staf yang profesional dan berpengalaman siap melaksanakan pengoperasian kapal-kapal sarana pelabuhan dan jasa maritim di lingkungan pelabuhan khusus. 2. Komitmen PTK berkomitmen untuk memberikan pelayanan terbaik yang selalu memberikan nilai tambah bagi pelanggan. PTK juga berkomitmen untuk selalu memperhatikan aspek Kesehatan dan Keselamatan Kerja dalam operasional sarana pelabuhan tersebut. 3. Kehandalan Dalam rangka menjamin tingkat kehandalan operasi tertentu PTK telah mendapatkan ISO 9000 : 2001 dan mendapatkan klasifikasi ISM Code. Sedangkan bagi kegiatan operasional Logistik Base (Pergudangan/open commit to user



storage dan material handling) kami sedang dalam proses mendapatkan sertifikasi ISO 14000 dan OSHAS 18000. 4. Penggunaan Teknologi Penerapan teknologi terkini dalam keselurahan operasi menjadikan PTK dapat dengan mudah menjawab kebutuhan pelanggan dalam rangka terciptanya efisiensi operasi.

H. Kualitas Standard International 1. PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001 versi 2000 dari Lloyd’s Register 2. PT. Pertamina Tongkang telah mendapatkan sertifikasi ISM Code dari BKI (Biro Klasifikasi Indonesia). 3. PT. Pertamina Tongkang sedang dalam proses mendapatkan sertifikasi ISO 14000 dan OHSAS 18000 : 2007.

Gambar 3.1. Sertifikasi ISO dari Lloyd’s Register dan BKI I.

Fasilitas Lain 1. Kabil Marine & Oil Logistic Base, Batam Island commit to user



PT Pertamina Tongkang memiliki fasilitas marine logistic base dengan luas 42,5 ha di Kabil Batam yang dapat digunakan sebagai area penyimpanan untuk tubulars, peti kemas, and barang lainnya guna mendukung kegiatan operasi Perusahaan KPS yang beroperasi di Indonesia. Fasilitas yang tersedia : Dermaga, Pergudangan & Lahan terbuka, Perkantoran, dilengkapi suplai air bersih dan bahan bakar, tenaga listrik and jaringan Telekomunikasi. 2. Balikpapan Logistic Base Balikpapan Logistic Base terletak di teluk Balikpapan di Kalimantan Timur. Logistic Base ini dimiliki oleh PT Pertamina UP V Balikpapan, dikelola dan dipasarkan oleh PT Pertamina Tongkang, yang merupakan AP PT PERTAMINA (Persero). §

Logistic Bases Tersebut sangat sesuai bagi : a. Drilling Equipment b. Construction Material c. Tubular d. Container e. Cement f. Other General Cargo

§

Jasa-jasa : a. Supply Chain Management b. Port/Jetty Terminal Operation c. Supply Vessel / Marine Services commit to user



d. Cargo Handling e. Inventory Management f. Container’s Maintenance and Repair §

Shipping Agency : a. Custom Clearance b. Bonded Area c. Warehousing / Open Storage d. Fresh Water Supply

J.

Anak Perusahaan PTK telah melakukan diversifikasi usaha dalam bentuk anak perusahaan dengan bidang usaha : 1. PT. Peteka Karya Samudera Bergerak dalam bidang usaha pelaksanaan Bongkar Muat barang dari dan ke kapal (Stevedoring, Cargodoring, Reviewing, Delivery) 2. PT. Peteka Karya Gapura Bergerak dalam bidang jasa pengangkutan, pengiriman, pendistribusian barang, penyediaan dan pengadaan tenaga kerja (Labour Supply) jasa Ekspor dan Impor, Ekspedisi dan perdagangan, penyewaan alat – alat berat, pengelolaan air dan bahan bakar dan jasa pengelola serta sarana commit to user



3. PT. Peteka Karya Jala Bergerak dalam bidang perawatan / pemeliharaan dan pengadaan jasa antara lain Menyediakan Peralatan dan suku cadang alat apung, Dok dan perbaikan alat apung, pekerjaan kegiatan bawah air, Rekayasa konstruksi / Mekanik. 4. PT. Peteka Karya Tirta Bergerak dalam bidang penjualan air bersih untuk keperluan industri dan kapal dipelabuhan.

K.

Berikut Kantor Cabang PT.Pertamina Tongkang : 1. PTK Cabang Arun

7. PTK Cabang Plaju / Sei Gerong

2. PTK Cabang Bontang

8. PTK Cabang Batam

3. PTK Cabang Balikpapan

9. PTK Cabang Dumai

4. PTK Cabang Surabaya

10. PTK Cabang Tg.Priok

5. PTK Cabang Cilacap

11. PTK Cabang Sorong

6. PTK Cabang Jambi Untuk lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 3.2 dibawah ini.

Gambar 3.2 Peta Kantor Cabang di Indonesia. commit to user



L. Daftar Pelanggan Pertamina Tongkang : -

Pertamina

-

Santa Fe Energy Resource Ltd

-

Badak LNG

-

CNOOC LIMITED

-

BP

-

MEDCO Energy

-

Chevron Pasific Indonesia

-

TOTAL FINA ELF

-

ExxonMobile

-

-

Amerada Hess

-

Premier Oil

-

ConocoPhillips

-

Perum Pelabuhan

-

Pearl Oil

-

Shell

-

Star Sinergy

-

HumpussAromatic

-

PetroChina

PETRONAS Carigali

. M. Profil Sumber Daya Manusia 1. Komposisi Berdasarkan Jabatan Jabatan

Jumlah

Prosentase (%)

Direksi

3

0

General Managers

8

1

Managers

101

14

Staffs

624

85

Total

736

100

2. Komposisi Berdasarkan Pendidikan Pendidikan

Jumlah

Prosentase (%)

S2

16

2

S1

172

23

D3

102

14

SMA

446

61

commit to user



3. Komposisi Berdasarkan Usia Usia

Jumlah

Prosentase (%)

<= 31 tahun

88

12

31 tahun s/d 40 tahun

188

26

41 tahun s/d 50 tahun

253

34

lebih dari 51 tahun

207

28

Total

736

100

N. Struktur Organisasi Struktur organisasi sebagai kerangka (framework) yang menunjukkan adanya pembagian tugas antara orang – orang di dalam organisasi dan dapat menunjukkan klasifikasi pembedaan antara tenaga pimpinan dan tenaga yang dipimpin. Struktur organisasi adalah suatu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama antar fungsi dan orang-orang yang terdapat dalam suatu badan usaha dalam rangka untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Dengan kata lain, struktur menempatkan pembagian bidang kerja, dimana tiaptiap bidang kerja mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda. Struktur organisasi PT Pertamina Tongkang Jakarta berdasarkan Keputusan Direksi Perusahaan, Nomor : Kpts/006/DIRUT/PTK/2003 adalah seperti dalam gambar 3.2 sebagai berikut :

commit to user


digilib.uns.ac.id

Berikut ini tugas, tanggung jawab serta wewenang dari masing-masing bagian yang ada dalam struktur organisasi dari PT Pertamina Tongkang Jakarta ialah sebagai berikut : 1.

Dewan Komisaris 1. Menyusun pembagian tugas di antara anggota komisaris sesuai dengan keahlian

dan pengalaman masing-masing, serta menetapkan

mekanisme pengambilan keputusan. 2. Menyusun program kerja dan target kinerja tiap tahun, serta mekanisme revisi

kinerja

secara

berkala

(secara

self

assessment),

dan

mengkomunikasikan hasilnya kepada Pemegang Saham. 3. Menandatangani pernyataan tidak memiliki benturan kepentingan. 4. Memberikan arahan dan masukan mengenai visi, misi, dan strategi Perusahaan. 5. Memberikan arahan dan masukan dalam proses penyusunan RJPP dan RKAP. 6. Mengawasi pelaksanaan RJPP dan RKAP. 7. Memantau kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan perundangundangan yang berlaku. 8. Mengevaluasi dan menyetujui transaksi-transaksi yang harus mendapat persetujuannya sesuai kesepakatan antara Direksi dan Komisaris. 9. Memberikan masukan terhadap pelaksanaan manajemen resiko. 10. Memberikan

masukan

dan

arahan

pemanfaatan teknologi informasi. commit to user

118

tentang

pembangunan

dan


digilib.uns.ac.id

11. Mengusulkan Auditor Eksternal untuk disahkan dalam RUPS dan memantau pelaksanaan penugasan Auditor Eksternal. 12. Melaporkan dengan segera kepada RUPS jika terjadi gejala penurunan kinerja Perusahaan. 13. Menandatangani RJPP dan laporan tahunan. 14. Mengawasi efektifitas penerapan Good Corporate Governance. 15. Mempertanggungjawabkan

pelaksanaan

tugas

Dewan

Komisaris

kepada RUPS.

2. Direktur Utama Fungsi : Menentukan, memutuskan dan menetapkan dalam penyusunan dan penetapan strategi, perencanaan serta pelaksanaan seluruh kegiatan pengoperasian kapal–kapal milik perusahaan pelayaran dan pihak-pihak pengguna jasa yang membutuhkan/ mempergunakan jasa perusahaan baik yang bergerak di bidang pencarian minyak lepas pantai maupun sektor lain yang bersifat khusus dalam bidang angkutan laut maupun jasa kepelabuhan agar memperoleh profit optimal dan mengembangkan saham milik (pertamina) dengan memperhatikan etika bisnis dan berpedoman kepada garis kebijakan yang ditetapkan dewan komisaris perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan strategi bisnis plan PT.Pertamina Tongkang serta pelaksanaan seluruh kegiatannya secara efektif dan efisien. commit to user

119


digilib.uns.ac.id

2. Mendorong, mengendalikan dan memotivasikan pengembangan usaha dan strategi pemasaran untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat bersaing dengan kompetitor. 3. Mengendalikan kinerja keuangan dan penggunaan anggaran operasi dan investasi secara accountable dan auditable serta mengarahkan pelaksanaan pengawasan intern perusahaan agar dapat berjalan sesuai rencana dan peraturan yang berlaku. 4. Memberi arahan dalam pelaksanaan pengawasan intern agar terlaksana sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku, sehingga perusahaan selalu berada dalam qualifikasi bersih tanpa cacat dan memperoleh keuntungan sesuai prinsip-prinsip pengelolaan perusahaan 5. Menetapkan Organisasi & Formasi jabatan beserta kelengkapannya yang meliputi Uraian Tugas Pokok, Job grade, Sistem Tata Kerja dan kompetensi jabatan 6. Menetapkan

ketentuan-ketentuan

tentang

pekerja

perusahaan,

termasuk pembinaan, penetapan upah dan penghasilan lainnya, pesangon dan atau penghargaan atas pengabdian serta manfaat pensiun bagi para pekerja perseroan berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku, atas nama Direksi 7. Mengangkat, membina dan memberhentikan pekerja perseroan berdasarkan peraturan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. commit to user

120


digilib.uns.ac.id

8. Mengawasi pelaksanaan Good Corporate Governance (GCG), dan Code Of Conduct (COC), agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan benar. 9. Membangun dan membina kerja sama dengan para Pimpinan Perusahaan Pelanggan Mitra Kerja serta pemerintah dan masyarakat setempat untuk kemajuan Perusahaan. 10. Menetapkan kebijakan pengelolaan perusahaan yang mengutamakan kesehatan, keselamatan kerja dan berwawasan lingkungan.

Tanggung jawab : 1. Tercapainya pengembangan usaha perusahaan 2. Tercapainya investasi proyek baru yang feasible dalam rangka pengembangan usaha perusahaan dan anak perusahaan. 3. Terselesaikannya penyusunan laporan keuangan (neraca rugi-laba) untuk pertanggung-jawaban kepada Dewan Komisaris perusahaan. 4. Tersedianya struktur organisasi perusahaan beserta kelengkapannya. 5. Tersedianya syarat–syarat kerja dan Tata tertib kerja perusahaan, upah, penghasilan dan fasilitas kepegawaian. 6. Terselesaikannya setiap masalah operational/sengketa perusahaan yang diajukan/di proses pengadilan Wewenang / Otorisasi : 1. Mempunyai otorisasi/menanda tangani sampai dengan Rp.2 milyard. commit to user

121


digilib.uns.ac.id

2. Membuka kantor cabang/perwakilan/agent perusahaan di daerah yang dinilai presfektif, dan menetapkan organisasi dan kelengkapannya. 3. Penanda tanganan proyek investasi proyek yang feasible, perjanjian kontrak, sewa/charter penjualan jasa perusahaan dengan pemakai jasa, prinsipal dan pihak ketiga lainnya. 4. Mewakili perusahaan didalam penyelesaian proses pengadilan. 5. Menetapkan Organisasi perusahaan beserta kelengkapannya. 6. Manetapkan syarat dan tata tertib kerja, upah, penghasilan dan fasilitas kepegawaian. 7. Membangun dan membina kerja sama dengan para Pimpinan Perusahaan Pelanggan Mitra Kerja serta pemerintah dan masyarakat setempat untuk kemajuan Perusahaan. 8. Menanda tangani Laporan keuangan (neraca rugi-laba)

3. Coorporate Secretary Fungsi

:

Mengkoordinir,

Memimpin/sebagai

sekretaris

perusahaan/pejabat penghubung (Liason Officer) antara Komisaris dengan Direksi, serta membuat rencana kerja dan rencana biaya jangka panjang dan jangka pendek sehingga terselenggaranya : 1. Kegiatan Rapat Dewan Komisaris dengan Direksi serta menyiapkan segala sesuatu sehubungan dengan kegiatan penyelenggaraan rapat (RUPS).

commit to user

122


digilib.uns.ac.id

2. Kegiatan Fungsi Legal dalam pembuatan contract, proses litigasi dan formalitas dokumen perusahaan, guna menunjang dan melindungi kegiatan usaha perusahaan. 3. Kegiatan Public Relation dalam kegiatan kehumasan, publikasi protokoler dan customer services. 4. Kegiatan sekretariat umum. Dan

memastikan

terselenggaranya

pelaksanaan

kegiatan-kegiatan

tersebut. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerja dan anggaran Fungsi Corporate Secretary 2. Bertugas sebagai penghubung (Liason Officer) antara Pemegang Saham, Dewan Komisaris dan Direksi Perusahaan. 3. Memberikan pertimbangan kepada Dewan Direksi dan Dewan Komisaris agar memenuhi ketentuan-ketentuan undang-undang serta bertindak sebagai pengelola dokumen perusahaan, antara lain: - Daftar Pemegang Sahama - Risalah Rapat Direksi - Risalah Rapat Dewan Komisaris - Risalah RUPS 4. Memberikan informasi berkaitan dengan kegiatan Perusahaan yang diperlukan oleh Direksi. 5. Menyiapkan segala sesuatu yang berkaitan dengan penyiapan Rapat Dewan Komsaris dan Direksi. commit to user

123


digilib.uns.ac.id

6. Terselenggaranya kegiatan Public Relations, Kehumasan dan Customer Services di lingkungan intern PTK, Pertamina, KPS/JOB serta perusahaanperusahaan migas dan umum. 7. Memberi saran/pertimbangan kepada Direksi dan Dewan Komisaris atas ketentuan dan Undang-undang yang berlaku serta bertindak sebagai pengelola dokumen Perusahaan. 8. Mengadakan pengawasan, koreksi-koreksi yang berkaitan dengan kegiatan contract dan litigasi, dan formalitas dokumen Perusahaan. 9. Melaksanakan kegiatan/presentasi, Company Profile, Penyelenggaraan RUPS dan melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan ketentuanketentuan/Undang-undang

Perseroan

terhadap

penyelenggaraan

Perusahaan. 10. Mengkoordinir atas tercapainya pedoman administrasi kearsipan terpadu dan terselenggaranya kegiatan sentral arsip PTK. 11. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerja yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik. 12. Mengkoordinir, mengawasi dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & lindung lingkungan Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Legal 2. Public Relations & Administrasi Umum commit to user

124


digilib.uns.ac.id

Wewenang / Otorisasi : Bertanggung Jawab atas kegiatan di Fungsi Corporate Secretary 1. Memberikan pertimbangan aspek legal terhadap Direksi, berkaitan

dengan operasional perusahaan. 2. Mengatur jadwal, tempat pelaksanaan rapat Direksi 3. Pengeluaran biaya sesuai otorisasi 4. Persetujuan RKAP Fungsi Corporate Secretary 5. Pelaksanaan koordinasi dengan fungsi & lembaga terkait untuk

kegiatan kehumasan dan legal. 6. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen

4. Manager Legal Fungsi : 1. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan kontrak & litigasi guna melindungi Perusahaan dari aspek pembuatan kontrak dengan pihak ketiga dan menyelesaikan setiap permasalahan hukum baik di dalam maupun di luar Pengadilan. 2. Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan kegiatan formalitas guna memenuhi dokumen formal Perusahaan dalam rangka menunjang dan melindungi kegiatan Perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Legal. 2. Mengkaji, menelaah dan memberi pertimbangan hukum atas commit to user

125


digilib.uns.ac.id

segala keputusan yang dibuat Direksi baik dalam bentuk surat keputusan,

instruksi

ataupun

perikatan

dalam

rangka

melindungi kepentingan perusahaan dari aspek hukum, baik internal maupun eksternal. 3. Mengadakan koordinasi, konsultasi dan kerjasama dengan Fungsi terkait tentang pelaksanaan pembuatan kontrak/perjanjian antara perusahaan dengan pihak III. 4. Mengadakan kerjasama dengan pihak ketiga (Lawyer/Law Firm/Penasehat Hukum) untuk penyelesaian kasus yang bersifat komplek dan tidak bisa diselesaikan pihak internal atas persetujuan Direksi. 5. Mengkoordinir dan memimpin pelaksanaan analisa undangundang dan ketentuan-ketentuan nasional dan Intemasional serta membuat rumusan dan/atau pertimbangan hukum yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. 6. Mengatur pelaksanaan bantuan hukum dan menyelesaikan kasus hukum dalam bentuk legal opinion, legal advice dan bantuan

beracara (litigasi) di

pengadilan maupun diluar

pengadilan. 7. Mengurus dan menyelesaikan perijinan Perusahaan ke instansi terkait. 8. Mengurus dan menyelesaikan formalitas dokumen Perusahaan. commit to user

126


9. Mengurus

digilib.uns.ac.id

pembuatan

dan

atau

perpanjangan

sertifikat

kepemilikan aset Perusahaan. 10. Mengurus pembuatan/perubahan/perpanjangan sertifikasi dan atau keanggotaan Asosiasi yang bergerak dibidang Pelayaran dan Maritim. 11. Mengurus pembuatan/perubahan/perpanjangan keanggotaan Rekanan di Perusahaan 12. Mengurus

lain.

pembuatan

Akte

hasil

pernyataan

keputusan

Pemegang Saham atau RUPS/RUPSLB diantaranya tentang laporan tahunan Perusahaan, rencana kerja dan anggaran Perusahaan, perubahan/penambahan aset, perubahan susunan Direksi

dan

atau

Komisaris,

serta

mengaktekan

perjanjian/kontrak sesuai kebutuhan Perusahaan. 13. Mengurus pembayaran Pajak Bumi dan Bangunan atas aset milik

Perusahaan. 14. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada

dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 15. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan,

keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap pengawasan dan pengaturan: 1. Efisiensi pembuatan Kontrak dengan pihak ketiga. commit to user 2. Menyelesaikan permasalahan hukum baik di dalam maupun di

127


digilib.uns.ac.id

luar Pengadilan 3. Kelengkapan

dokumen

perijinan

dan

dokumen

formal

Perusahaan. 4. Legal Opinion dan Legal Advice yang diberikan.

Wewenang / Otorisasi : 1. Membuat permintaan data kepada Fungsi lain di internal Perusahaan berkaitan dengan penyelesaian pekerjaan hukum yang sedang ditangani. 2. Membuat rencana kerja dan anggaran Fungsi Legal. 3. Membuat permintaan alat tulis kantor untuk kebutuhan Fungsi Legal. 4. Memberikan penilaian dari segi user dalam rangka rekruitmen calon pekerja baru untuk Fungsi Legal serta dapat ikut serta dalam proses wawancara. 5. Menentukan kerja lembur untuk pekerja Fungsi Legal. 6. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen.

5. Manager Public Relation & Administrasi Umum Fungsi : 1. Mengkoordinir pelaksanaan tugas kehumasan dan mengatur protokoler acara-acara kedinasan perusahaan dan membuat dokumentasinya. 2. Mengkoordinir

pelaksanaan

tugas

customer

services

dalam

mengakomodir, mengantisipasi dan menyelesaikan setiap keluhan commit to user

128


digilib.uns.ac.id

yang masuk baik dari ekternal perusahaan maupun dari internal / Fungsi lainnya. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Public Relations. 2. Mengkoordinir pelaksanaan publikasi atas kegiatan atau usaha serta kebijakan bisnis perusahaan melalui buletin info PTK, buletin Pertamina, Media Massa baik cetak ataupun elektronik. 3. Mengatur dan melaksanakan kegiatan protokoler dalam acara-acara kedinasan perusahaan, sehingga acara dapat terselenggara dengan baik dan lancar. 4. Mengkoordinir pembuatan dokumentasi setiap acara atau kegiatan yang diadakan perusahaan dan masyarakat. 5. Merencanakan pengadaan / pembuatan audio visual, photo, rekaman dan brosur tentang kegiatan atau usaha perusahaan. 6. Memberikan informasi, keterangan dan penjelasan tentang kegiatan perusahaan,

kepada

khalayak

baik

perusahaan

pemakai

jasa

perusahaan dan masyarakat. 7. Memperkenalkan dan membentuk opini yang baik terhadap image / citra perusahaan pada pelanggan dan perusahaan dalam lingkup migas. 8. Memantau dan mengakomidir setiap berita / informasi yang berkaitan dengan citra, performance dan kegiatan operasional perusahaan dan menyampaikannya kepada Corporate Secretary atau langsung ke Direksi untuk ditindak lanjuti. commit to user

129


digilib.uns.ac.id

9. Mengantisipasi dan menyelesaikan setiap keluhan pelanggan dengan Fungsi terkait. 10. Menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan instansi-instansi pemerintahan, Pertamina dan lembaga lainnya. 11. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 12. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Customer Services 2. Corporate Communication 3. Sekretariat Umum Wewenang / Otorisasi : 1. Bertanggung Jawab atas jalanya kegiatan kehumasan, protokoler, dan arsip. 2. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

6. Kepala Satuan Pengawasan Intern Fungsi : Memberikan

masukan

dan

kontribusi

kepada

Direksi

dalam

penyelenggaraan dan penegakkan sistim pengendalian internal melalui commit to user

130


digilib.uns.ac.id

pengawasan dan pemeriksaan di Lingkungan Perusahaan Kantor Pusat, Cabang-cabang dan Anak Perusahaan serta memberikan saran-saran / rekomendasi tindakan, pencegahan dan perbaikannya, agar tujuan perusahaan dapat tercapai, potensi resiko materil dapat diminimalkan / dimitigasi, dan pengamanan asset dapat terwujud (dengan tujuan memberikan nilai tambah bagi perusahaan). Tugas / Kegiatan Utama : 1. Menetapkan Rencana Kerja Jangka Panjang, Rencana Audit Tahunan dan Anggaran. 2. Menempatkan, membimbing, mengarahkan dan membuat program pengembangan Internal Auditor. 3. Membuat berbagai kebijakan dan prosedur audit sebagai alaat / pedoman bagi Internal Auditor. 4. Menjadi Konsultan Internal bagi Direksi/Manajemen. 5. Mendorong terlaksananya Good Corporate Governance. 6. Membangun dan menjaga komunikasi yang baik dengan Fungsi lain di Perusahaan. 7. Mengadakan koordinasi dan menjaga komunikasi dengan Eksternal Auditor. 8. Mengadakan

penelitian

dan

pengujian

kebenaran

atas

laporan/pengaduan tentang hambatan, penyimpangan prosedur dan kebijakan, penyalahgunaan sumber daya Perusahaan oleh Unit/Eselon di Lingkungan Perusahaan. commit to user

131


digilib.uns.ac.id

9. Membentuk dan melaporkan Key Performance Indicator (KPI) kepada Direktur Utama dan Komite Audit setiap pertriwulan. 10. Performance dialog dengan Direktur Utama dan kepada para bawahan. 11. Melaporkan hasil-hasil audit kepada Direktur Utama dan Audite. 12. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerja yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik. 13. Mengkoordinir, mengawasi dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & lindung lingkungan Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Qual ity Assurance I nternal Audit Bidang Operasi 2. Qual ity Assurance I nternal Audit Bidang Keuangan 3. Qual ity Assurance I nternal Audit Bidang Jasa Korporasi 4. Monitoring dan mendorong penyel esaian Tindak Lanj ut untuk saran dan rekomendasi dengan status terbuka.

Wewenang / Otorisasi : 1. Memastikan Quality Assurance berjalan dengan baik 2. Menentukan jadwal Audit, objek audit, Tim Audit 3. Mengawasi berlangsungnya Kegiatan Audit, konsultasi di Kantor Pusat, Cabang-Cabang dan Anak Perusahaan. 4. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen commit to user

132


digilib.uns.ac.id

7. GM.HR & General Affair Fungsi : 1. Mengkoordinir pemberian f asil itas dan l ayanan kepegawaian/ kedinasan pekerj a dan kel uarganya serta peraturan kerj a perusahaan/ Hubungan I ndustrial Kesej ehteraan. 2. Mengkoordinir perencanaan, pembinaan dan pengembangan, organisasi & prosedur kerj a, management mutu serta pel aksanaan pendidikan dan l atihan pekerj a untuk meningkatkan kual itas sumber daya manusia.

3. Mengkoordinir tugas sekuriti dalam pengamanan perusahaan yang meliputi pengamanan fisik dan pengamanan non fisik. 4. Mengkoordinir pel ayanan dal am bidang penyediaan rumah tangga kantor, al at tul is dan perl engkapan kantor, sarana tel ekomunikasi, transportasi dinas untuk dal am dan l uar kota dan Mengkoordinir tugas bidang pendayagunaan aset, dal am upaya penyediaan sarana dan prasarana ruangan kantor untuk tercapainya suasana nyaman dan sehat.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pemberian kebij akan dal am menetapkan persyaratan umum kepegawaian dan menentukan f asil itas- f asil itas kesej ahteraan Pekerj a.

commit to user

133

kedinasan serta


digilib.uns.ac.id

2. Mengadakan hubungan yang serasi dan harmonis dengan instansi Pemerintah/ Pertamina/ Swasta serta mengadakan koordinasi dengan Fungsi terkait di dal amperusahaan untuk memperl ancar usaha perusahaan. 3. Mengkoordinir perencanaan organisasi, SDMdan aparatur beserta assetnya secara

ef isien

dan

ef ektif

sebagai

sarana

dan

al at

untuk

mengkoordinasikan tugas- tugas perusahaan. 4. Memberi saran/ advis kepada Direktur Utama mengenai strategi organisasi, prosedur, management mutu, kepegawaian, pendidikan & pengembangan SDM. 5. Pemel iharaan keamanan dan kenyamanan dil ingkungan perusahaan baik f isik maupun non f isik, mel iputi pengamanan terhadap asset perusahaan ( gedung dan bangunan, kapal dan l ain- l ainnya) dan penyidikan kasuskasus pel anggaran dil ingkungan perusahaan. 6. Mengkoordinir, mengawasi dan mel aksanakan aspek- aspek kesehatan, kesel amatan kerj a & l indung l ingkungan. 7. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerj a yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerj a yang baik.

Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Layanan SDM 2. Organisasi, Prosedur, Kebij akan dan Dikl at 3. Sekuriti 4. Layanan Umum

Wewenang / Otorisasi : commit to user

134


digilib.uns.ac.id

1. Pengeluaran biaya sesuai otorisasi. 2. Penandatanganan kontrak kerja crewkapal. 3. Mengusulkan system pembinaan dan penggajian pekerja. 4. Pembinaan pekerja di Lingkungan Fungsi HR & General Affair. 5. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen

8. Manager.Renbang & OP Fungsi : 1. Mengkoordinir pembuatan organisasi, prosedur kerj a dan pendidikan & pel atihan yang ef isien, ef ektif , sesuai kebutuhan perusahaan. 2. Mel aksanakan pembinaan,

perencanaan,

pengembangan karir

dan

penggaj ian serta data personal ia.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat Rencana Biaya dan Anggaran Organisasi Prosedur Kebij akan SDM& Dikl at. 2. Mengadakan rencana sistem administrasi prosedur dan kebij akan yang diperl ukan untuk menunj ang kel ancaran pel aksanaan kerj a perusahaan dan rencana organisasi. 3. Mengkoordinir, anal isa dan eval uasi serta kaj ian management mutu dan mengadakan perbaikan / perubahan terus menerus mengenai prosedur kerj a/ mekanisme kerj a dari aspek kegiatan perusahaan. 4. Mengadakan pembinaan, penil aian, penempatan, perencanaan karir serta promosi Sumber Daya Manusia, mengadakan kerj a sama dengan Fungsi-

commit to user

f ungsi l ain dal amperusahaan.

135


5. Mengkoordinir

digilib.uns.ac.id

manpower

pl aning

dan

recruitment

( perencanaan,

penyaringan, penerimaan, dan penempatan) pekerj a sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 6. Mengkoordinir rencana kerj a dan biaya pendidikan & pel atihan untuk peningkatan karier Pekerj a di Kantor Pusat dan Cabang.

7. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 8. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Organisasi dan Prosedur 2. Kebij akan SDMdan Dikl at

Wewenang / Otorisasi : 1. Pengeluaran biaya sesuai Otorisasi 2. Menandatangani kesepakatan kerja magang. 3. Mengusulkan sistem penggajian. 4. Mengususlkan sistem pembinaan pekerja. 5. Melaksanakan pembinaan pekerja Fungsi OP & Kebijakan SDM 6. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

9. Manager.Layanan SDM

commit to user

Fungsi : 136


digilib.uns.ac.id

1. Mengkoordinir pemberian f asil itas dan l ayanan ketenagakerj aan bagi pekerj a dan kel uarganya. 2. Mengkoordinir

tersedianya

pel aksanaannya,

yang

peraturan berkaitan

perusahaan dengan

dan

Hubungan

mengawasi I ndustrial

Kesej ahteraan. 3. Mengkoordinir penyel enggaraan sistempayrol l perusahaan.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengadakan penel itian, menganal isa, studi banding masal ah Hubungan I ndustrial

& Kesej ahteraan,

Ketenagakerj aan

dan

mengusul kan

perbaikan f asil itas kepegawaian.

2. Mengkoordinir pengurusan dan mengeval uasi Rumah Sakit l angganan dal am memberikan l ayanan perawatan kesehatan kepada sel uruh pekerj a dan kel uarganya.

3. Mengkoordinir pemberian f asil itas perj al anan dinas pekerj a. 4. Mengkoordinir pemberian f asil itas detasering / kepindahan pekerj a. 5. Mengkoordinir pemberian Jaminan Sosial ( Jamsostek) , pemul angan, pemakaman dan bantuan bencana al am.

6. Mengkoordinir pel aksanaan eval uasi dan proses terhadap pekerj a yang akan memasuki MPPK/ PHK sesuai prosedur yang berkaitan dengan Hubungan I ndustrial

& Kesej ahteraan pekerj a dengan ketentuan yang tel ah

ditetapkan perusahaan.

7. Mengkoordinir pemberian Hak Cuti, Ul ang Tahun Dinas ( piagamdan peniti) dan f asil itasnya.

commit to user

137


digilib.uns.ac.id

8. Mengkoordinir menyel esaikan permasal ahan yang mencakup bidang Layanan SDMatas usul an dan kel uhan Pekerj a.

9.

Mereview ketepatan perhitungan dan pembayaran upah pekerja dan pembayaran-pembayaran lainnya.

10. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 11. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Fasil itas Pekerj a 2. Hubungan I ndustrial Kesej ahteraan 3. Payrol l

Wewenang / Otorisasi : 1. Pengeluaran biaya sesuai Otorisasi. 2. Mengusulkan sistem pemberian bantuan berobat bagi pekerja. 3. Mengusulkan sistem pemberian fasilitas kepegawaian. 4. Mengkoordinir penerapan disiplin pekerja. 5. Melaksanakan pembinaan pekerja di Fungsi Layanan SDM. 6. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

10. Manager.Layanan Umum commit to user

138


digilib.uns.ac.id

Fungsi : 1. Mengkoordinir pel ayanan dal am bidang penyediaan rumah tangga kantor, al at tul is dan perl engkapan kantor, sarana tel ekomunikasi, transportasi dinas untuk dal amdan l uar kota. 2. Mengkoordinir tugas bidang pendayagunaan aset,

dal am upaya

penyediaan sarana dan prasarana ruangan kantor untuk tercapainya suasana nyaman dan sehat.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerj a dan rencana anggaran Fungsi Layanan Umum& Tel ekom. 2. Membuat rencana dan anal isa pengadaan barang/ material untuk kebutuhan non kapal . 3. Mengkoordinir terl aksananya pel ayanan : a. Kebutuhan al at- al at kantor/ RTK. b. Kebutuhan sarana transportasi untuk dinas, baik didal ammaupun dil uar kota. c. Fasil itas tel ekomunikasi. 4. Mengkoordinir terl aksananya kebutuhan : a. Tersedianya f asil itas ruang kantor. b. Kebersihan l ingkungan ruang kerj a.

5. Menganalisa rencana perbaikan/ perawatan bangunan. 6. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik.

commit to user

139


digilib.uns.ac.id

7. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Layanan Umum& Tel ekom 2. Pemel iharaan

Wewenang / Otorisasi : 1. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

11. Manager.Security Fungsi : Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengamanan fisik dan non fisik perusahaan dengan security system secara integrasi. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerj a dan anggaran biaya j angka pendek dan j angka panj ang untuk terl aksananya kegiatan pengamanan f isik dan non f isik

2. Mengkoordinir kegiatan pengamanan f isik dan non f isik yang bersif at preemtif , preventif dan represif dari segal a HGATB ( Hambatan, Gangguan, Ancaman, Tantangan dan Bahaya) internal maupun eksternal yang dapat merugikan perusahaan.

3. Membuat perencanaan,

menganal isa dan mengeval uasi pengamanan

perusahaan, sehingga dapat dij adikan bahan untuk meningkatkan kondisi keamanan yang kondusif di l ingkungan perusahaan.

commit to user

140


digilib.uns.ac.id

4. Mengkoordinir pel aksanakan pengusutan serta penyidikan dal amkegiatan pengamanan internal perusahaan baik di Kantor Pusat, Cabang dan Anak Perusahaan PTK.

5. Mengkoordinir pel aksanaan pengamanan kegiatan operasional perusahaan mel al ui sistempengawal an penj agaan dan patrol i sesuai prosedur tetap yang berl aku.

6. Pengaturan dan menetapkan tugas- tugas kerj a bagi sel uruh pekerj a yang berada dibawah pengawasannya, sehingga terl aksananya kel ancaran pel aksanaan tugas pengamanan perusahaan.

7. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 8. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap kegiatan : 1. Pengamanan Fisik. 2. Pengamanan Non Fisik. Wewenang / Otorisasi : 1. Mengatur jadwal jaga petugas keamanan. 2. Menetapkan system keamanan perusahaan. 3. Melakukan tindakan represif untuk keamanan perusahaan. 4. Mengkoordinir Instsansi terkait keamanan perusahaan.

commit to user

141


digilib.uns.ac.id

5. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

12.

Manager. HSE Fungsi : Memimpin, mengatur, mengawasi dan mengkoordinasikan serta menetapkan kebijakan perusahaan dalam aspek HSE (Health Safety Environment) agar tercapai sasaran dan tujuan operasional perusahaan dengan aman, efisien dan berwawasan lingkungan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengendalikan

kegiatan

operasional

HSE

(Health

Safety

Environment) sesuai standar ISM Code, ISPS Code, SMK3 dan ISO 9001-2000. 2. Mengkoordinasikan pelaksanaan inspeksi dan audit keseluruh wilayah

kerja

(Kantor

Pusat,

Cabang,

Kapal

dan

Anak

Perusahaan). 3. Mengkoordinir pembuatan rencana kerja & anggaran HSE baik investasi maupun operasional. 4. Mengendalikan kegiatan operasional Kesehatan, Keselamatan Kerja perusahaan sesuai dengan standar ISO 9001-2000, ISM Code dan SMK3. 5. Mengadakan sosialisasi HSE keseluruh pekerja PTK baik itu pekerja darat maupun laut (Kantor Pusat, Cabang, Gudang, Kapal dan Anak Perusahaan). commit to user

142


digilib.uns.ac.id

6. Melaporkan hasil kerja dan solusi permasalahan (jika ada) kepada Direksi. 7. Mengkoordinasikan Tim HSE dalam penanggulangan keadaan darurat. 8. Melaksanakan pembinaan pekerja pada fungsi HSE agar terwujud suatu sistem kerja yang produktif, efektif dan efisien. 9. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 10. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan.

Tanggung jawab : Memastikan sel uruh sistem managemen kesel amatan dan kesehatan kerj a serta perl indungan l ingkungan ( HSE) diterapkan disemua unit kerj a PT. Pertamina Tongkang.

Wewenang / Otorisasi : 1. Merencanakan dan menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran HSE serta tindak lanjut pelaksanaannya. 2. Memeriksa dan menganalisa sistem managemen HSE. 3. Membuat prosedur baru sesuai kebutuhan. commit to user

143


digilib.uns.ac.id

4. Merencanakan program pembinaan dan pengembangan SDM dilingkungan HSE. 5. Memberikan saran kepada Direktur Utama yang berhubungan dengan sistem managemen HSE. 6. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

13.

Direktur Usaha Fungsi : 1. Mengkoordinir kegiatan perusahaan dal amaspek L2K3. 2. Mengkoordinir rencana dan pengembangan usaha perusahaan. 3. Mengkoordinir pencapaian target operating days mel al ui pemasaran j asa kapal kepada end user. 4. Mengkoordinir pel ayanan keagenan terhadap customer. 5. Mengkoordinir kegiatan j asa pel sus, RSO. 6. Mengkoordinir kegiatan maintening kondisi kapal mil ik siap pakai untuk di operasikan.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pel aksanaan penel itian studi & riset berkesinambungan

mengenai

keadaan

pangsa

pasar

yang dan

pengoperasian kapal - kapal mil ik Perusahaan Pel ayaran pada umumnya dan khususnya pihak- pihak pengguna j asa yang membutuhkan/ mempergunakan Jasa Perusahaan baik yang bergerak di bidang pencarian minyak l epas pantai maupun sektor l ain yang

commit to user

144


digilib.uns.ac.id

bersif at khusus dal am bidang Angkutan Laut maupun Jasa Kepel abuhan. 2. Mengkoordinir kegiatan pemasaran dan pengembangan Perusahaan sel uas- l uasnya, dengan upaya meningkatkan prof esional isme sal es promotion, negosiasi untuk menarik minat pihak ketiga agar dapat mendaya gunakan semaksimal mungkin Jasa Perusahaan. 3. Mengkoordinir pengumpul an data/ l ainnya

yang

mempengaruhi

inf ormasi pasar dan data

operasional

Perusahaan

dan

mengkoordinasikannya dengan data harga pokok atas j asa ( produk) tarif j asa Perusahaan yang sesuai dengan tuj uan Perusahaan serta tercapainya kontrak kinerj a Direktur Usaha. 4. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan atas kesiapan, kel ancaran

kegiatan

operasi

yang

mel iputi

maintenance,

f ormal itas, aparatur armada serta pengawakannya. 5. Mengadakan hubungan baik dengan I nstansi Pemerintah maupun Badan Usaha l ain yang berhubungan dengan kegiatan Direktorat usaha, guna menunj ang kepentingan Perusahaan. 6. Mel aksanakan pembinaan pekerj a agar terwuj ud suatu sistem kerj a yang produktif , ef ektif dan ef isien. 7. Mengkoordinir,

mengawasi

dan

mel aksanakan

aspek- aspek

kesehatan, kesel amatan kerj a & l indung l ingkungan.

Tanggung jawab : Terhadap kegiatan pengel ol aan usaha perusahaan

commit Wewenang / Otorisasi : to user

145


digilib.uns.ac.id

1. Biaya > 200 Juta – 2 Milyar / Ekuivalen

14. Manager. Business Development Fungsi : Mengkoordinir

kegiatan

Pengembangan

Usaha

Perusahaan

dengan mengadakan penelitian, studi dan riset terus menerus mengenai peluang pasar, kondisi industri pelayaran & jasa maritim, efektivitas dan efisiensi operasi, serta pengendalian usaha serta diversifikasi usaha maupun kegiatan yang akan dikembangkan Perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir dan melaksanakan marketing research, marketing intelligence untuk mendapatkan informasi yang akurat yang menjadikan pedoman dalam mencari kesesuaian kekuatankekuatan internal dan kekuatan eksternal (peluang dan ancaman) suatu pasar, agar perusahaan dapat mengantisipasi perubahan lingkungan eksternal. 2. Mengkoordinir pelaksanaan kajian Business Plan, Corporate Plan

terkait

penyusunan

Rencana

Jangka

Panjang

Perusahaan. 3. Mengkoordinir evaluasi atas jasa / produk perusahaan dan mempersiapkan studi kelayakan pengembangan produk & jasa perusahaan. commit to user

146


digilib.uns.ac.id

4. Mengkoordinir penghimpunan informasi/ data (internal dan eksternal)

yang

akurat

dalam

rangka

melaksanakan

marketing research dan kajian penyusunan studi kelayakan bisnis. 5. Menjalin hubungan dengan instansi lain, baik Pemerintahan maupun Swasta, dalam rangka membangun jaringan Marketing Information Sistem, guna kemudahan mendapat input dini. 6. Menjalin

hubungan

dengan

partner

strategis, dalam

maupun luar negeri dalam rangka membangun sinergi terkait upaya-upaya pengembangan usaha. 7. Mengkoordinir

pembangunan

dan

memelihara

jaringan

komunikasi pelayanan dengan pemakai jasa/ pelanggan guna kemudahan mendapatkan informasi dini dalam proses perubahan/ peningkatan pelayanan. 8. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 9. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1.

Diversifikasi

usaha

perusahaan,

pengembangan

pasar,

commit to user pengembangan produk & jasa perusahaan, dalam rangka

147


digilib.uns.ac.id

meningkatkan penclapatan perusahaan. 2. Studi kelayakan Bisnis terhadap suatu rencana pengembangan

usaha / produk / jasa-jasa perusahaan dilihat dari aspek-aspek : Legal,

Teknis

&

Operasi,

Pemasaran,

Keuangan

&

Keekonomian, dan Risiko. 3. Business / Marketing Plan rencana pengembangan usaha /

produk / jasa-jasa perusahaan dilihat dari aspek-aspek : Legal, Teknis & Operasi, Pemasaran, Keuangan & Keekonomian, dan Risiko. 4. Rencana Jangka Panjang (RJPP) dan Rencana Kerja Anggaran &

Pendapatan (RKAP) Direktorat Usaha. Wewenang / Otorisasi : 1. Menentukan staf yang akan melakukan kajian studi kelayakan,

pencarian data dan informasi. 2. Memutuskan untuk pengadaan bahan referensi berupa buku-buku,

laporan, dan data-data serta informasi. 3. Melakukan pertemuan dengan pihak eksternal dalam rangka

mencari informasi / peluang usaha dalam rangka pengembangan pasar clan usaha perusahaan. 4. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen.

15. GM. Marketing & Operation Fungsi :

commit to user

148


digilib.uns.ac.id

Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan pemasaran/ penjualan jasa alat apung, baik kapal milik, KSO, back to back .

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pembuatan rencana kerj a dan perkiraan l aba ( RKPL) Fungsi Marketing & Operation. 2. Mengkoordinir pel aksanaan study, riset, anal isa, eval uasi dal am rangka pel aksanaan dan pengembangan kegiatan pemasaran j asa sewa kapal mil ik, kapal non mil ik, kegiatan brokerage, operasi kapal . 3. Merencanakan/

mengusul kan

inovasi

produk

untuk

mengikuti

perkembangan teknol ogi dan penyesuaian atas kebutuhan yang menyangkut penyewaan al at apung. 4. Merekomendasikan harga j ual produk setel ah mel akukan anal isa. 5. Merekomendasikan untuk menj adi peserta tender atau tidak dal am perebutan/ masuk pasar. 6. Merekomendasikan

j enis

atau unit

produk

mana yang akan

dipersaingkan dal amtender. 7. Merekomendasikan pemil ihan pasar. 8. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerj a yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerj a yang baik. 9. Mengkoordinir, mengawasi dan mel aksanakan aspek- aspek kesehatan, kesel amatan kerj a & l indung l ingkungan.

Tanggung jawab : commit to user

149


digilib.uns.ac.id

1. Bertanggung jawab atas kesiapan kelengkapan dokumen tender dan dokumen perjanjian sewa kapal (charter party). 2. Bertanggung jawab atas realisasi pendapatan tahunan kapal milik dan non milik, COA. 3. Bertanggung jawab atas pembuatan laporan “Marketing Plan” Wewenang / Otorisasi : 1. Menentukan harga jual kapal milik maupun non milik pada saat tender 2. Menentukan jenis atau unit produk mana yang akan dipersaingkan dalam tender 3. Menentukan pemilihan pencharter. 4. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen

16. Manager. Sales & Brokerage Fungsi : Mengkoordinir

pelaksanaan

dan

pengembangan

kegiatan

pemasaran jasa penyewaan kapal milik, Kapal Non Milik, COA dan Ship Management Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerj a dan rencana anggaran Fungsi Sal es & Brokerage.

commit to user

150


digilib.uns.ac.id

2. Mengkoordinir kegiatan pemasaran jasa sewa kapal milik, kapal non milik 3. Mengkoordinir

kegiatan

brokerage

dengan

mengadakan

kesepakatan dan pertemuan antara pemilik kapal dengan penyewa. 4. Mengadakan kerjasama pemasaran dengan pemilik kapal dalam kegiatan sales & brokerage atas dasar mutual benefit (saling menguntungkan) antara kedua belah pihak. 5. Mengkoordinir dan mengawasi kegiatan broker yang mewakil i pemil ik kapal dan chartering sebagai agent yang mewakil i penyewa.

6. Meningkatkan mutu pelayanan dengan memberikan informasi yang akurat kepada pengguna jasa baik kepada penyewa kapal milik, kapal charter dan kepada pemilik kapal chartering 7. Mengkoordinir penyiapan dokumen tender dan mengikuti tender pengadaan kapal. 8. Mengkoordinir surat perjanjian sewa (charter party) dengan pemilik kapal (ship owner) dan pencharter, setelah tercapai kesepakatan penyewaan. 9. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 10. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab :

commit to user

151


digilib.uns.ac.id

1. Bertanggung jawab atas kesiapan kelengkapan dokumen tender dan dokumen perjanjian sewa kapal (charter party). 2. Bertanggung jawab atas realisasi pendapatan tahunan kapal milik dan kapal non milik. 3. Bertanggung jawab atas pengelolaan biaya pemasaran kapal milik. 4. Melaksanakan pembinaan pekerja pada Fungsi Sales & Brokerage guna terwujudnya sistem kerja yang produktif, efektif dan efisien. 5. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja dan perlindungan terhadap lingkungan. Wewenang / Otorisasi : 1. Menetapkan pengeluaran biaya pemasaran 2. Menetapkan ketepatan waktu penyelesaian dokumen tender 3. Menetapkan ketepatan waktu penyelesaian kontrak 4. Biaya ≤ 25 Juta/ Ekuivalen 17. Manager. Operation Fungsi : 1. Pencapaian target RKAP dengan senantiasa menjamin kesiapan alat apung sesuai yang tercantum dalam kontrak 2. Mengadakan

pembinaan

dan

pengawasan

serta

mengembangkan/pengelolaan dan kegiatan operasional Kapalkapal milik, Kapal Pinjam Pakai dan Back to back 3. Melakukan pendekatan dengan pihak pencharter di lapangan commit to user

152


digilib.uns.ac.id

4. Memberikan arahan kepada Crew kapal agar bekerja sesuai aturan Perusahaan dan memenuhi keinginan pelanggan Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengawasi alat apung / Kapal milik, Kapal Pinjam Pakai dan Back

to back yang sedang operasi agar tetap layak operasi. 2. Mengkoordinir dan mengawasi kondisi alat apung / kapal yang

sedang beroperasi agar dalam keadaan optimal 3. Menyiapkan kapal-kapal sesuai dengan kebutuhan end user 4. Mengawasi dan memonitor kondisi kapal, posisi kapal serta crew

kapal-kapal yang beroperasi agar tetap optimal 5. Melakukan koordinasi dengan Fungsi Fleet apabila terjadi masalah

terhadap kapal yang sedang beroperasi 6. Mengawasi dan mengkoordinasi pada saat calon pencharter dan

Independen Surveyor melaksanakan proses ON / OFF Hire ataupun Inspeksi ke kapal 7. Mengupayakan dan berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk

closing rekomendation dari Independent surveyor 8. Menjaga hubungan baik dengan para pelanggan, meminimalisasi,

menanggapi dan menangani komplain bagi kapal-kapal yang dicharter oleh pelanggan. 9. Mengkoordinir dan Mengawasi kegiatan bunker kepada Kapal-

Kapal milik dan Kapal Pinjam Pakai yang akan beroperasi 10. Mengkoordinir pencapaian operating days kapal-kapal secara

commit to user

153


digilib.uns.ac.id

maksimal 11. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada

dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 12. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan,

keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Bertanggung j awab atas monitoring operasional kegiatan kapal - kapal mil ik, KSO, back to back charter & COA 2. Bertanggung j awab pada operasi kapal - kapal mil ik, KSO, back to back charter & COA 3. Bertanggung j awab atas pembinaan pekerj a dibawahnya agar dapat bekerj a dengan ef ektif dan berkual itas.

Wewenang / Otorisasi : 1.

Tidak ada wewenang dalam pembuatan keputusan, hanya sebatas memberikan ide/gagasan kepada GM. Marketing & Operation dalam membuat keputusan yang dapat dipertimbangkan.

2.

Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

18. GM. Fleet Fungsi :

commit to user

154


digilib.uns.ac.id

Mengkoordinir, menetapkan kebijakan dan prioritas kerja Fungsi Fleet serta mengawasi fungsi-fungsi Technikal, Manning, Material Fleet dan Administrasi untuk pengelolaan Armada Kapal-Kapal agar selalu

siap

dioperasikan

sehingga

mendatangkan

profit

bagi

Perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pembuatan rencana kerj a dan rencana anggaran Fungsi Fl eet. 2. Mengeval uasi, menganal isa, membuat kaj ian ekonomis atas kapal kapal

yang dioperasikan peremaj aan/ pembangunan kapal - kapal

baru,

membuat perencanaan modif ikasi,

rebuil t kapal

sesuai

permintaan pasar. 3. Mempel aj ari, membuat kaj ian atas penerapan teknol ogi kapal dan pel ayanan sesuai peraturan I nternasional dan Nasional I MO seperti GMDSS, SOLAS, I SM Code, I SO dan l ain- l ain untuk diterapkan di Armada ( Kapal ) . 4. Mengadakan Koordinasi dengan instansi/ f ungsi terkait mengenai perawatan, pengembangan, pengoperasian kapal . 5. Mengkoordinir pengadaan material kapal baik engine dan deck, sarana penunj ang operasional kapal l ainnya. 6. Mengkoordinir pengurusan surat/ dokumen kapal . 7. Mengkoordinir pengurusan dokumen crew dan mengatur mutasi naik/ turun dari kapal sesuai kebutuhan operasional kapal .

commit to user

155


digilib.uns.ac.id

8. Membuat perencanaan, pengadaan dan pengembangan crew dengan berkoordinasi dengan f ungsi terkait. 9. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerj a yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerj a yang baik. 10. Mengkoordinir, mengawasi dan mel aksanakan aspek- aspek kesehatan, kesel amatan kerj a & l indung l ingkungan

Tanggung jawab : 1. Perhitungan & Perencanaan Anggaran Technikal , Manning dan Material Fl eet. 2. Pencapaian Commision Days per kapal 310 hari dan tepat waktunya j adwal Docking Repair. 3. Proses Pengadaan barang dan j asa sesuai prosedur. 4. Tersel enggaranyapemutahiran

I j azah

pel aut,

passport,

buku

pel aut, sertif ikasi kapal , workshop / in house training crew kapal , o- ptimal isasi I smCode dan I SPS Code. 5. Tersel enggaranya ProgramKerj a.

Wewenang / Otorisasi : 1. Pengeluaran biaya sesuai otorisasi 2. Persetujuan RKAP Fungsi Fleet 3. Pelaksanaan koordinasi dengan fungsi terkait untuk merencanakan pengadaan / peremajaan kapal. 4. Persetujuan pengadaan material. 5. Persetujuan pengadaan material. commit to user 6. Persetujuan pelaksanaan maintenance kapal.

156


digilib.uns.ac.id

7. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen

19. Manager.Manning Fungsi : 1. Mengkoordinir, membina, menempatkan crew dalam prioritas kerja bidang equipage. 2. Mengkoordinir dalam pelaksanaan up dating sertifikat kapal dalam bidang sertifikasi. 3. Mengadakan perencanaan, pengembangan pendidikan, pelatihan dan keterampilan bagi crew.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinasi, menetapkan dan mengevaluasi Fungsi Manning atas pelaksanaan, penempatan crew kapal, sertifikasi kapal, pendidikan dan pelatihan crew kapal. 2. Koordinasi dengan instansi terkait (IKP / Perhubungan Laut, Class (ABS/LR/BKI), Kesehatan dan Pelabuhan. 3. Memberikan input/masukan kepada General Manager Fleet atas masalah-masalah pekerja laut. 4. Membina hubungan kerja, baik dengan instansi pemerintah, fungsi lain dalam Perusahaan dan pihak ketiga lainnya yang berhubungan dengan Fungsi Manning guna menunjang kepentingan Perusahaan. 5. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada commit to user

157


digilib.uns.ac.id

dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 6. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : I. Bertanggung jawab Terhadap kegiatan : 1. Equipage. 2. Certification 3. Development Crew. II. Bertanggung jawab kepada General Manager Fleet. Wewenang / Otorisasi : 1.

Memberikan

saran-saran/masukan serta informasi atas kinerja

pekerja laut kepada atasan sebagai bahan pertimbangan. 2. Menampung keluhan-keluhan/permasalahan yang disampaikan oleh pekerja laut sebagai bahan analisa yang akan disampaikan kepada atasan. 3. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

20. Manager. Technical. Fleet Fungsi : Memimpin, mengkoordinir, membina ,mengawasi dan bertanggung jawab atas personil dan kelancaran pelaksanaan tugas maintenance, commit to user

158


digilib.uns.ac.id

perbaikan, pemeliharaan meliputi kegiatan perencanaan teknik, mekanik, menghitung / merencanakan, menganalisa dan meneliti biaya / anggaran dan pengawasan armada dalam rangka pelaksanaan rencana kerja Fleet sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat rencana kerja fungsi Technical Fleet jangka pendek dan

jangka panjang sebagai bagian dari rencana kerja

Fleet yang

meliputi kegiatan perencanaan teknik, penelitian anggaran biaya dan pengawasan armada. 2. Meneliti kebutuhan pemeliharaan, perbaikan kapal / alat apung,

merencanakan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan perabaikan. 3. Meneliti permintaan material teknik dan kebutuhan praktis

operasional dan menerusakan kefungsi material / logistik. 4. Membina hubungan kerja, baik dengan instansi pemerintah, fungsi

lain dan pihak ketiga lainnya yang berhubungan dengan fungsi Technical Fleet guna menunjang kepentingan perusahaan. 5. Memonitor pelaksanaan pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan

serta penggunaan peralatan kapal. 6.

Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik.

7.

Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. commit to user

159


digilib.uns.ac.id

Tanggung jawab : 1. Terlaksananya

pemeliharaan dan perbaikan kapal / alat apung

yang tepat waktu dengan hasil yang baik sesuai dengan anggaran biaya. 2. Menyiapkan kapal / alat apung yang sebaik - baiknya (laik laut), memenuhi kebutuhan operasi sehingga kapal / alat apung dalam operasional tetap terjamin. 3. Tercapainya commision days dari kapal sesuai dengan yang direncanakan. Wewenang / Otorisasi : 1. Memutuskan untuk mencari informasi harga penawaran perbaikan kapal/alat apung. 2. Mengusulkan pemilihan penunjukan penawaran perbaikan kapal / alat apung kepada GM Fleet. 3. Mengusulkan skala prioritas perbaikan / pemeliharaan kapal / alat apung kepada GM Fleet. 4. Mengusulkan hasil survey / penijauan lapangan untuk perhitungan OE kepada GM Fleet. 5. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

21. Manager. Material. Fleet Fungsi : commit to user

160


digilib.uns.ac.id

1. Memimpin, membina, mengkoordinasi, menetapkan, mengawasi tahapan pelaksanaan pengadaan, penyimpanan dan pengiriman barang / material. 2. Mengawasi kegiatan intern tahapan perencanaan ( pre ), tahapan pelaksanaan, tahapan setelah penyelesaian. 3. Mengatur dan melengkapi material untuk kapal operasi / 18 unit, 4. Menyiapkan, menyususn Program Kerja Bulanan, Tahunan dan meghitung rencana Anggaran. 5. Menyelenggarakan pengadaan barang / material dengan effektif, effisien, ekonomis dan hemat, dengan memperhatikan ISM Code, HSE, GMDS, ISO 9001-2000. 6. Pencapaian sasaran / program kerja sesuai KPI dan sasaran / target ISO Tugas / Kegiatan Utama : 1. Menyusun dan menetapkan rencana jadwal pelaksanaan / kegiatan pada Tahun Anggaran yang bersangkutan. 2. Menetapkan dan mensyahkan perkiraan biaya, jadwal, lokasi dan cara pelaksanaan. 3. Mengevaluasi hasil penelitian harga yang akurat. 4. Menetapkan pemenang pengadaan barang / material sesuai kewenangan. 5. Mengevaluasi pembuatan Purchase Order (PO). 6. Memberikan rekomendasi kepada atasan. commit to user

161


digilib.uns.ac.id

7. Mengkoordinasi kegiatan Eselon Material Fleet dengan fungsi terkait. 8. Mengadakan pembinaan dengan personil langsung, pembinaan kepada pemasok. 9. Melaporkan pelaksanaan / penyelesaian pengadaan barang / material kepada atasan. 10. Mengkoordinir pembuatan Program Kerja dan Anggaran. 11. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 12. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Perhitungan & Perencanaan Anggaran Pengadaan & Operasi. 2. Spesifikasi Tehnik, Volume barang / material untuk proses pengadaan, kelengkapan barang / material untuk operasi kapal. 3. Administrasi, phisik, manfaat pengadaan barang /material sesuai ketentuan. 4. Terselenggaranya Pengadaan Barang / Material sesuai prosedur. 5. Terselenggaranya Program Kerja. Wewenang / Otorisasi : 1. Menyusun dan menetapkan rencana pelaksanaan program kegiatan tahun anggaran.

commit to user

162


digilib.uns.ac.id

2. Menetapkan paket – paket barang / material yang akan dilaksanakan untuk pengadaanya. 3. Menetapkan perkiraan biaya, jadwal, delivery pengadaan barang / material. 4. Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan kontrak. 5. Merencanakan pemakaian Anggaran. 6. Menentukan penyelenggaraan pengadaan barang / material. 7. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

22. GM.Marine.Service Fungsi : Mengkoordinir, menetapkan kebijakan dan prioritas kerja Fungsi Marine Service serta mengawasi fungsi-fungsi Agency, Port Operation & Services, Logistic Base dan Operasional Cabang-Cabang untuk mendatangkan profit bagi Perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pembuatan rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Jasa Marine. 2. Mengevaluasi, menganalisa serta membuat kajian ekonomis atas kegiatan operasional, meliputi : Keagenan, Port Operation & Service, Log Base dan Cabang-cabang. commit to user

163


digilib.uns.ac.id

3. Mengadakan Koordinasi dengan Cabang-cabang terkait mengenai pengembangan operasional di Cabang-cabang. 4. Mengkoordinir pengurusan / penyelesaian masalah di Cabangcabang dengan yang terkait dan fungsi-fungsi di Pusat. 5. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja dan perlindungan terhadap lingkungan. 6. Membina dan mengembangkan pekerja yang berada di bawah pengawasannya sehingga tercipta hubungan kerja yang baik. 7. Mengkoordinir, membina dan pengembangan karir pekerja yang berada dibawah pengawasannya untuk menciptakan hubungan kerja yang baik. 8.

Mengkoordinir,

mengawasi

dan

melaksanakan

aspek-aspek

kesehatan, keselamatan kerja & lindung lingkungan Tanggung jawab : 1. Perhitungan & Perencanaan Anggaran Agency, Port Operation & Service, Log Base. 2. Pencapaian Target Pendapatan di Fungsi Marine Services. 3. Lancarnya operasional di wilayah cabang. 4. Terselenggaranya Program Kerja Fungsi Marine Services. Wewenang / Otorisasi : 1. Pengeluaran biaya sesuai otorisasi. 2. Persetujuan RKAP Fungsi Marine Service.

commit to user

164


digilib.uns.ac.id

3. Pelaksanaan koordinasi dengan fungsi terkait untuk kegiatan

operasional di wilayah. 4. Pelaksanaan

koordinasi

dengan

fungsi

terkait

untuk

dan

menyelesaikan peluang yang terkait dengan Bisnis Marine Service. 5. Biaya > 25 Juta - 200 Juta / Ekuivalen

23. Manager. Agency Fungsi : Memimpin, membina, mengawasi, mengatur dan bertanggung jawab pada operasional Fungsi Keagenan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Membuat Rencana Kerja Anggaran Perusahaan Fungsi Agency 2. Membina kemampuan profesionalisme para pekerja fungsi Keagenan dengan tujuan : a) Kelancaran operasional fungsi keagenan b) Kepuasan Pelanggan c) Terbina hubungan baik dengan Instansi terkait. d) Terbina suasana hubungan kerja yang baik di intern Fungsi Agensi maupun terhadap Extern (fungsi lainnya) termasuk dengan Cabang-cabang. 3. Meminta

uang

muka

sesuai

Principal/General Agent. commit to user

165

estimet

Portcharges

kepada


digilib.uns.ac.id

4. Menyiapkan SOD/Advice Tagih sebagai dasar pembebanan kepada Principal/General Agent. 5. Membantu penagihan atas outstanding Fungsi Agency. 6. Koordinasi dengan Cabang-cabang sehubungan dengan kelancaran operasional kegiatan pelaksanaan Keagenan (Fungsi sebagai Handling agent) 7. Menyelenggarakan

pengurusan

perijinan

yang

diperlukan

sehubungan dengan kegiatan keagenan atau sesuai permintaan dari Owner/General Agent. 8. Membuat Laporan Realisasi Rencana Kerja Anggaran Perusahaan secara periodik. 9. Membina hubungan yang lebih baik dengan para pelanggan dan instansi terkait. 10. Mencari peluang – peluang usaha lain untuk peningkatan pendapatan keagenan. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 11. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Realisasi dari Rencana Kerja Anggaran Perusahaan yang diusulkan 2. Kelancaran operasional / kinerja fungsi Keagenan 3. Mutu dan pelayanan untuk kepuasan pelanggan commit to user

166


digilib.uns.ac.id

4. Pertanggung jawaban Pety Cash dean panjar Kerja Fungsdi Keagenan. 5. Mempertahankan dan peningkatan pelanggan. Wewenang / Otorisasi : 1. Membuat besarnya tarif jasa keagenan. 2. Menentukan keputusan atas setiap negosiasi dengan Owner/ General Agent / Principal. Atas pelaksanaan operasional keagenan. 3. Pembinaan terhadap cabangcabang sehubungan dengan mutu pelaksanaan keagenan. 4. Menyetujui / menolak penugasan operasional personil / Staf fungsi keagenan 5. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

24. Manager. Port. Operation & Services Fungsi : Mengawasi dan mengendalikan tugas-tugas pelaksanaan pekerjaan Adminitrasi Jasa Kepelabuhanan yang meliputi seluruh Pelsus Migas KKS/JOB dan mencari peluang untuk kegiatan Recognize Security Organization (RSO) dan Hidro Oceanografi & Pemetaaan (HOP) serta menjaga hubungan baik terhadap mitra kerja. Tugas / Kegiatan Utama :

commit to user

167


digilib.uns.ac.id

1. Penyusunan Rencana Kerja dan Perkiraan Laba (RKPL) yang meliputi bidang Port Operation & Administration dan Port Services (T) 2. Mengontrol, mengawasi dan mengevaluasi realisasi pendapatan dan biaya kegiatan Port Operation & Administration serta Port Services (H) 3. Bertanggungjawab atas realisasi pelaksanaan pembayaran jasa pelabuhan yang menjadi hak Pertamina dan Pemerintah. (H) 4. Mengawasi dan mengevaluasi operasional kegiatan Port Operation & Administartion dan Port Services yang meliputi : Penerapan Regulasi,

penyelesaian

permasalahan

berkaitan

dengan

pengelolaan administrasi Pelsus Migas KKS/JOB dll (H) 5. Menjaga hubungan baik dengan fungsi terkait lainnya dalam kegiatan penagihan atas pekerjaan yang telah diselesaikan (H) 6. Koordinasi dengan pengelola pelabuhan & Dirjen Perla untuk mencari peluang dapat ditunjuk sebagai RSO (B) 7. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 8. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : commit to user

168


digilib.uns.ac.id

1. Bertanggung jawab atas kepastian pelaksanaan pembayaran seluruh pendapatan yang manjadi hak Pemerintah dan Pertamina dapat terlaksana dengan baik 2. Bertanggung jawab semua pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku 3. Bertanggung jawab semua laporan kegiatan operacional yang disampaikan kepada pihak terkait sesuai dengan ketentuan yang berlaku 4. Bertanggung jawab tentang keakuratan data guna pengeluaran biaya operacional. 5. Bertanggung jawab guna pencapaian target pendapatan yang telah dianggarkan 6. Bertanggung

jawab

guna

efektifitas

dan

evisiensi

dalam

evisiensi

dalam

penggunaan dan pengeluaran biaya operasional 7. Bertanggung

jawab

guna

efektifitas

dan

penggunaan dan pengeluaran biaya operasional 8. Membina sumber daya manusia serta menjaga keharmonisan sesama pekerja

yang berada dilingkungan Port Operation &

Services 9. Membina hubungan baik dengan internal maupun exsterernal serta instansi terkait lainnya 10. Memonitor dan mencari peluang Pelsus yang menggunakan jasa RSO /HOP

commit to user

169


digilib.uns.ac.id

11. Melaksanakan assesment untuk kapal milik. Wewenang / Otorisasi : 1. Memeriksa kebenaran tentang penerapan regulasi yang berlaku 2. Memeriksa kebenaran tentang

penerapan aturan pembagian

sharing jasa pelabuhan antara Pertamina dan Pemerintah 3. Menentukan personil dalam pelaksanaan tugas 4. Menentukan pola pembayaran ke Pihak ke-III 5. Menentukan pola penagihan ke pihak ke-III 6. Menentukan sistim / pola dalam pelaksanaan tugas harian guna mencapai efektifitas kerja 7. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

25. Koordinator Logistic Base Fungsi : Mengkoordinir, Mengawasi serta mengendalikan tugas-tugas pelaksanaan pekerjaan Logistic base dapat berjalan dengan baik. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Penyusunan Rencana Kerja dan Perkiraan Laba (RKPL) untuk

Kegiatan Logistic Base (T). 2. Membantu pemasaran dan kerjasama dengan pihak ke-III untuk

Jasa penyewaan Logistic Base. 3. Mengontrol, mengawasi dan mengevaluasi realisasi pendapatan

dan biaya kegiatan Port Logistic Base (H) commit to user

170


digilib.uns.ac.id

4. Mengawasi dan mengevaluasi operasional kegiatan Logistic Base

yang meliputi : Penerapan Regulasi, penyelesaian permasalahan dengan Pihak ke-III, dll (H) 5. Menjaga hubungan baik dengan fungsi terkait baik Internal

maupun External (H) 6. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang

berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 7. Mengawasi

penerapan

dan

melaksanakan

aspek-aspek

kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Bertanggung jawab semua pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku 2. Bertanggung jawab guna pencapaian target pendapatan yang telah dianggarkan 3. Bertanggung

jawab

guna

efektifitas

dan

evisiensi

dalam

penggunaan dan pengeluaran biaya operasional 4. Membina sumber daya manusia serta menjaga keharmonisan sesama pekerja yang berada dilingkungan Logistic Base 5. Hubungan baik dengan internal maupun exsterernal dapat berjalan dengan baik. 6. Memonitor untuk pelaksanaan pelaporan dan operasional lainnya dapat berjalan sebagaimana commit tomestinya. user

171


digilib.uns.ac.id

Wewenang / Otorisasi : 1. Memeriksa kebenaran tentang penerapan regulasi yang berlaku 2. Memeriksa kebenaran tentang

perjanjian-perjanjian kontrak

kerjasama dengan pihak ke-III. 3. Menentukan personil dalam pelaksanaan tugas 4. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

26. Direktur Keuangan Fungsi : Menyel enggarakan pembinaan dan pengawasan atas kel ancaran pel aksanaan pengel ol aan dana Perusahaan sehingga dapat menj amin l iquiditas,

sol vabil itas

kebij aksanaan

dengan

dan kegiatan

rentabil itas

dal am

menetapkan

Management

Risiko,

Portof ol io,

I nvestasi, Akuntansi dan Perbendaharaan Perusahaan serta penyiapan l aporan/ data keuangan yang akurat.

Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengadakan koordinasi dengan Direktorat/ Fungsi terkait dal amrangka menetapkan kebij akan anggaran dari masing- masing kegiatan usaha di Perusahaan. 2. Mengadakan penel itian dan menyempurnakan tata cara pengunaan anggaran untuk

dil aksanakan ol eh masing- masing f ungsi

Perusahaan.

commit to user

172

di


digilib.uns.ac.id

3. Mengkoordinir pengawasan atas pel aksanaan tertib administrasi keuangan

Perusahaan

mel iputi

Anggaran

&

Pembiayaan,

Perbendaharaan dan Akuntansi EDP. 4. Mengkoordinir perencanaan dan mengatur pemasukan, penyediaan, penyimpanan,

penggunaan

dan

perhitungan- perhitungan

pembel anj aan Perusahaan untuk menj amin terl aksananya Rencana Kerj a Perusahaan secara menyel uruh. 5. Mengkoordinir kegiatan manaj emen risiko mel al ui pengel ol aan asuransi perusahaan dan manaj emen portof ol io & investasi dan perpaj akan yang ef isien dan ef ektif

agar dapat memberikan

konstribusi maksimal bagi peningkatan kinerj a perusahaan 6. Pencapaian Kontrak Kinerj a Direktur Keuangan. 7. Mengkoordinir I mpl ementasi SAP dengan Fungsi intern dan TimSAP. 8. Mengadakan pembinaan pekerj a agar terwuj ud suatu sistemkerj a yang produktif , ef ektif dan ef isien. 9. Mengkoordinir, mengawasi dan mel aksanakan aspek- aspek kesehatan, kesel amatan kerj a & l indung l ingkungan.

Tanggung jawab : Terhadap kebij akan dan pengel ol aan dana perusahaan sehingga dapat menj amin l iquiditas, sol vabil itas dan rentabil itas dal am kegiatan Akuntansi dan Perbendaharaan.

Wewenang / Otorisasi : 1. Biaya > 200 Juta – 2 Milyar / Ekuivalen commit to user

173


digilib.uns.ac.id

27. Manager. Mgt. Risk & Portofolio Fungsi : 1. Mengkordinir kegiatan

manajemen risiko guna meminimalkan

risiko keuangan 2. Menjamin kegiatan asuransi telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang berlaku 3. Mengkordinir kegiatan evaluasi cabang dan anak perusahaan guna mengukur kinerja cabang dan anak perusahaan 4. Mengkordinir evaluasi terhadap investasi dan proyek-proyek baru guna menjamin kegiatan investasi dan proyek baru tersebut memberikan kontribusi yang optimal bagi perusahaan Tugas / Kegiatan Utama : 1. Melaksanakan evaluasi kinerja Cabang - cabang 2. Melaksanakan evaluasi kinerja dan rencana kerja Anak Perusahaan 3. Mengkordinir proses penutupan asuransi kapal dan asset lainnya untuk meminimaise resiko yang di alami perusahaan melalui program asuransi 4. Mengkordinir RUPS anak perusahaan 5. Melaksanakan evalusasi risiko manajemen dari kegiatan investasi dan proyek baru 6. Melakukan koordinasi dengan fungsi terkait sehubungan dengan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab Manajemen Risiko commit to user

174


digilib.uns.ac.id

7. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 8. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Memberikan evaluasi kinerja cabang dan anak perusahaan setiap bulan dengan tepat waktu 2. Meminimalkan risiko keuangan akibat pengelolaan asuransi 3. Asset perusahaan telah diasuransikan dengan optimal 4. Kegiatan asuransi teah dilaksanakan sesuai prosedur Wewenang / Otorisasi : 1. Membuat rekomendasi kepada Direktur Keuangan atas kinerja Cabang dan Anak Perusahaan. 2. Membuat rekomendasi kepada Direktur Keuangan atas kajiankajian proyek baru / investasi 3. Mengatur cuti dan membuat penilaian hasil kerja staff serta mempromosikan /mengusulkan kenaikan golongan apabila sudah memenuhi syarat. 4. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

28. Manager. Financial. Accounting Fungsi :

commit to user

175


digilib.uns.ac.id

Mengendalikan,

mengawasi

dan

mengkoordinasikan

terselenggaranya proses akuntansi perusahaan, meliputi rencana organisasi serta metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinir dalam rangka melindungi harta milik perusahaan, memeriksa kecermatan (accuracy) dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya

sehingga

dapat

meningkatkan

efisiensi

usaha

dan

mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan dan sesuai dengan Standar Akuntansi guna mencapai tujuan perusahaan. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Melaksanakan pengendalian internal dalam penyelenggaraan pelaksanaan prosedur akuntansi yang lazim berlaku, serta dalam pelaksanaan Akuntansi Pengolahan Data Elektronik. 2. Melaksanakan verifikasi dan pengendalian akuntansi atas setiap transaksi financial perusahaan baik dari segi kebenaran material dan kebenaran formal, serta ketaatan terhadap system dan prosedur yang berlaku maupun ketaatan terhadap ketentuan pemerintah yang berlaku/ketentuan perpajakan yang berlaku, agar dapat dicapai laporan keuangan yang wajar tanpa pengecualian. 3. Mengadakan koordinasi dan konsultasi sebaik-baiknya dengan fungsi lain dalam Perusahaan dan dengan Instansi di luar Perusahaan, sehingga terjalin koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara menyeluruh. commit to user

176


digilib.uns.ac.id

4. Mengkoordinasikan ke masing-masing seksi bagian Financial Accounting dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan yang berupa Neraca dan Perhitungan Rugi Laba serta perubahan Arus Dana Tunai pada setiap bulan dan setiap akhir tahun buku baik laporan keuangan standar maupun dalam bentuk Reporting Package Pertamina. 5. Sebagai counterpart memberikan data akuntansi yang diperlukan baik oleh pemeriksa internal maupun eksternal. 6. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 7. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Accuracy Penyajian Laporan Keuangan Perusahaan berupa Neraca, Perhitungan Laba Rugi dan Laporan Arus Kas. 2. Penyajian laporan keuangan yang tepat waktu. 3. Opini Pelaporan keuangan Perusahaan. 4. Perhitungan pembagian laba perusahaan. 5. Pengamanan software akuntansi terpadu PTK. 6. Pembinaan pekerja bidang akuntansi Pusat & Cabang. Wewenang / Otorisasi : commit to user

177


digilib.uns.ac.id

1. Membuat rekomendasi kepada Direktur Keuangan atas accuracy laporan keuangan Cabang dan Anak Perusahaan. 2. Membuat rekomendasi kepada Direktur Keuangan atas perubahan prosedur akuntansi sesuai PSAK yang berlaku. 3. Menetapkan perubahan Job Description seksi-seksi di bagian Akuntansi keuangan. 4. Rekomendasi penolakan terhadap kesalahan Pembebanan Cost dari Intern Perusahaan. 5. Mengatur kedisiplinan tata kerja Staf bagian akuntansi keuangan. 6. Pengamanan Software akuntansi terpadu 7. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

29. Manager. Teknologi Informasi Fungsi : Mengarahkan, mengembangkan dan perencanaan strategi TI untuk diimplementasikan di dalam perusahaan, sehingga dapat memberikan nilai tambah bagi kegiatan operasional dan perkembangan bisnis untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengarahkan dan mengembangkan perencanaan dan strategi TI di perusahaan. (T) 2. Memperlancar dan meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat mencapai sasaran, tujuan dan strategi perusahaan. (T) commit to user

178


digilib.uns.ac.id

3. Mengkoordinasikan dan mengontrol implementasi pelayanan TI. (B) 4. Memastikan bahwa dukungan TI yang handal, efektif, dan efisien dapat memberikan informasi yang akurat, efektif, efisien dan aman. (H) 5. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 6. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Menyusun dan mengembangkan perencanaan strategis TI dalam jangka pendek, menengah dan jangka panjang. 2. Menyesuaikan rencana strategi TI dengan rencana dan strategi dan rencana perusahaan dalam mencapai tujuan dan sasaran usaha. 3. Menyusun rancangan anggaran rumah tangga TI dan mengawasi penggunaan dan realisasinya. Memastikan bahwa asset perusahaan dikelola dengan bertanggungjawab. 4. Melakukan review dan evaluasi pada setiap implementasi proyek TI. 5. Memastikan integritas system atau aplikasi korporat yang telah dibangun dan pencapaian target penyelesaian proyek tepat waktu. commit to user

179


digilib.uns.ac.id

6. Mengkoordinir tim TI dalam perencanaan dan pelaksanaan strategi TI. 7. Menganalisa, mengkaji dampak positif dan negative perkembangan dan tren TI terhadap strategi perusahaan sebagai landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi pengembangan TI secara korporat. 8. Membangun suatu pendekatan arsitektural aplikasi perusahaan secara korporat dan selalu mengupdate informasi dan pengetahuan tentang perkembangan TI yang mutakhir. 9. Mendorong tim untuk selalu meningkatkan kinerja, skill dan kompetensi melalui training intern maupun ekstern. 10. Membangun dan mengelola hubungan dengan vendor pembelian hardware dan software. Wewenang / Otorisasi : 1. Mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada bawahannya terkait pekerjaan dan spesifikasi pekerjaannya. 2. Memutuskan spesifikasi Hardware dan Software yang didukung oleh data hasil analisa dan studi kelayakan. 3. Mengidentifikasi dan memberikan suatu standardisasi atas semua informasi yang digunakan untuk menyesuaikan setiap trend dan memberikan laporan kepada Direksi. 4. Mengevaluasi performance dan memberikan arahan kepada bawahannya

yang memiliki commit to user

180

kekurangan

dalam

hal


digilib.uns.ac.id

kemampuan/competency dengan memberikan pelatihan – pelatihan yang bersifat formal. 5. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

30. Manager. Mgt. Accounting Fungsi : Mengelola pembuatan / penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahunan, serta Investasi, baik dalam bentuk kuantitas maupun dalam nilai uang serta tata cara pelaksanaan anggaran, pengendalian pendapatan dan biaya, serta pelaporan akuntansi manajemen yang cepat, tepat dan akurat guna pengambilan keputusan manajemen, serta untuk memastikan Kontrak Kinerja (Performance Contract) Direksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengelola penyusunan / pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran di fungsi Management Accounting. 2. Mengevaluasi dan manganalisa pengajuan Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi dari setiap Fungsi, Cabang-cabang dan Anak Perusahaan untuk dimintakan persetujuan Dewan Komisaris dan Pemegang Saham melalui Direksi. 3. Mengkoordinir penyusunan / pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi secara konsolidasian dari Fungsi, Cabangcabang dan Anak Perusahaan. commit to user

181


digilib.uns.ac.id

4. Mengevaluasi dan menganalisis rencana Investasi tahunan, serta melakukan pencatatan guna pembuatan laporan tahunan. 5. Mengendalikan pemakaian / realisasi Anggaran dan melaporkan kepada Pemegang Anggaran (Budget Holder) setiap triwulan dan tahunan. 6. Melaporkan pencapaian Kontrak Kinerja (Performance Contract) kepada Direksi. 7. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 8. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Tanggung jawab : 1. Memastikan seluruh Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi tahunan telah diajukan secara benar dan realistis untuk mencapai tujuan Laba Perusahaan. 2.

Memastikan pencatatan anggaran dan pemakaian / realisasi anggaran untuk pembuatan Laporan Manajemen.

3. Memastikan terukurnya tingkat pencapaian anggaran dengan membandingkan pencapaian tahun lalu. 4. Memastikan ketepatan jadwal penerbitan Laporan Realisasi Anggaran. Wewenang / Otorisasi : commit to user

182


digilib.uns.ac.id

1. Meneliti seluruh Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi tahunan. 2. Mengendalikan Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi. 3. Membuat Laporan realisasi Anggaran dan Investasi. 4. Mengajukan saran atas Rencana Kerja dan Anggaran serta Investasi kepada Direksi. 5. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen. 31. Manager. Treasury Fungsi : Mengkoordinir pengelolaan dana perusahaan yang efektif dan efisien serta menguntungkan perusahaan, penyelenggaraan sistem payroll perusahaan dan manajemen penagihan piutang usaha perusahaan yang efektif. Tugas / Kegiatan Utama : 1. Mengkoordinir pembuatan rencana kerja dan rencana anggaran Fungsi Treasury. 2. Menentukan rencana dan prioritas penggunaan dana perusahaan. 3. Mengevaluasi dan menganalisa investasi/ penanaman dana yang menguntungkan perusahaan. 4. Mengevaluasi kebutuhan, penggunaan dan saldo dana cabangcabang. 5. Membuat analisa cashflow sebagai bahan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen. commit to user

183


digilib.uns.ac.id

6. Mengevaluasi dan menganalisa kebutuhan penerbitan garansi bank. 7. Mengevaluasi, memantau dan mengontrol (jatuh tempo) bank garansi yang diterima dari pihak ketiga. 8. Menentukan kebutuhan uang kas harian. 9. Menjamin keamanan dana kas perusahaan. 10. Mengawasi, membina dan mengembangkan pekerja yang berada dibawah supervisinya sehingga tercipta suasana dan hubungan kerja yang baik. 11. Mengawasi penerapan dan melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja & perlindungan lingkungan. Taggung jawab : Terhadap kegiatan, 1. Fund Management. 2. Payroll. Wewenang / Otorisasi : 1. Menentukan kegiatan pencarian dan pengelolaan pendanaan yang sifatnya rutin dan sesuai dengan batas kewenangan yang didelegasikan. 2. Menentukan pencairan dana dari mata uang asing ke dalam Rupiah untuk

keperluan

operasi

perusahaan

kewenangan yang didelegasikan.

commit to user

184

sesuai

dengan

batas


digilib.uns.ac.id

3. Memutuskan perubahan cara-cara kerja, metode dan system kerja yang berkaitan dengan operasionalisasi pengelolaan dana untuk tujuan efisiensi. 4. Biaya ≤ 25 Juta / Ekuivalen

32. SEKRETARIS Fungsi : Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap tugas-tugas sekretaris. Tugas : a. Menangani

administrasi

surat-surat

masuk

/

keluar

dan

mendistribusikan kepada yang berkepentingan setelah ditanda tangani / disposisikan. b. Mengatur jadwal dan dokumen pertemuan tamu / realisasi dan perjalanan

atasan,

yang

berhubungan

dengan

kegiatan

perusahaan serta prioritas sesuai urgensinya. c. Menerima dan mendistribusikan notulen rapat kepada masingmasing anggota rapat / pihak terkait. d. Meneliti surat-surat / Bukti Kas dan Bank serta PO sebelum ditanda tangani atasan. e. Menerima / menjawab telepon, mencatat pesan lewat telepon serta mencatat janji / pesan relasi, serta mengatur pertemuan. commit to user

185


digilib.uns.ac.id

f. Bertanggung jawab terhadap penyiapan dan penyimpanan file / dokumen. g. Mengetik konsep surat / memo dari atasan dan mengirimkan pada alamat yang dituju dan menyimpan tandaterima surat / memo. h. Mengatur dan melaksanakan filing surat-surat serta menghimpun nomor telepon relasi, pejabat teras baik di instansi pemerintah / swasta yang berhubungan dengan aktivitas perusahaan. i. Melaksanakan aspek-aspek kesehatan, keselamatan kerja dan perlindungan terhadap lingkungan. Tanggung jawab : Terhadap pelaksanaan kegiatan Kesekretariatan Direktur Utama.

commit to user

186


digilib.uns.ac.id

BAB IV PELAKSANAAN MAGANG Pelaksanaan kegiatan kuliah kerja media (KKM) yang diadakan oleh pihak Universitas dengan tujuan agar mahasiswa mampu menerapkan praktek ilmu komunikasi (terutama di bidang Penyiaran, Periklanan dan Humas) dalam kuliah kerja lapangan. Serta mengetahui gambaran dunia kerja agar mahasiswa dapat mempersiapkan

diri

menghadapi

persaingan

di

era

globalisasi.

Guna

terlaksananya tujuan tersebut penulis mengadakan kegiatan KKM di PT Pertamina Tongkang, Jalan Kramat Raya No. 29 Jakarta Pusat, terhitung mulai dari tanggal 1 Februari sampai dengan tanggal 29April 2011.

A. Tempat Pelaksanaan Magang Tempat pelaksanaan magang atau KKM (kuliah kerja media) yang dilaksanakan penulis di PT Pertamina Tongkang terletak di Jalan Kramat Raya No.29 Jakarta Pusat. Perusahaan yang bergerak dibidang industri jasa maritim ini adalah salah satu anak perusahaan PT Pertamina (persero). Kegiatan KKM (Kuliah Kerja Media) akan berlangsung selama 3 bulan dari tanggal 1 Februari 2011 sampai dengan tanggal 29 April 2011 atau 61 hari kerja.

commit to user

187


digilib.uns.ac.id

B. Bidang Pelaksanaan Magang Selama pelaksanaan magang penulis ditempatkan pada divisi CRS (Coorporate Secretary) khususnya difungsi PR & Adm.Umum di PT Pertamina Tongkang, sesuai jurusan yang diambil penulis yaitu D3 Humas (Hubungan masyarakat) ilmu komunikasi terapan pada Universitas Sebelas Maret Surakarta. Disini penulis dapat belajar banyak tentang kerja nyata seorang Humas serta dapat menerapkan ilmu yang didapat selama di bangku kuliah.

C. Tahap Kegiatan Magang 1. Minggu Pertama Pelaksanaan KKM diminggu pertama tanggal 1Februari 2011 dimulai

perkenalan

penulis

dengan

staf-staf

divisi

Coorporate

Secretary,khususnya difungsi PR & Adm.Umum, karena difungsi ini penulis akan ditempatkan selama kegiatan KKM berlangsung.Selanjutnya penulis menemui Pjs.PR & Adm.Umum untuk mendapatkan penjelasan mengenai tata tertib dan peraturan yang berlaku di perusahaan serta kegiatan di Fungsi PR & Adm.Umum juga susunan struktur organisasi makro

PT

Pertamina

Tongkang

dan

struktur

organisasi

divisi

CRS(Coorporate Secretary) yang membawahi Fungsi PR & Adm.Umum. Selanjutnya penulis diajak keliling kantor oleh salah satu karyawan PR & Adm.Umum untuk diperkenalkan kepada seluruh divisi Manager dan karyawan PT Pertamina Tongkang. commit to user

131


digilib.uns.ac.id

Setelah itu tugas pertama yang penulis lakukan adalah membuat kliping dari surat kabar dan majalah tentang informasi yang berkaitan dengan PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang. Berikutnya penulis ditugaskan mendistribusikan surat dari fungsi PR & Adm.Umum kepada Manager masing-masing divisi, selain kedua tugas diatas penulis juga belajar mencatat dan mendesposisikan surat-surat masuk ke divisi CRS,dijelaskan tentang Company Profile serta menggantikan peran sekretaris CRS yang pada kesempatan itu berhalangan hadir. 2. Minggu Kedua Diminggu kedua,penulis memulai kegiatan dengan membuat kliping berita yang menyangkut informasi tentang PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang dari surat kabar maupun majalah, kemudian merekap surat keluar dan surat masuk di Fungsi PR & Adm.Umum serta mengetik dan mempersiapkan bahan untuk rapat. Dalam merekap surat keluar dan surat masuk di Fungsi PR & Adm.Umum ini dibutuhkan kesabaran maupun ketelitian penulis agar tidak terjadi kesalahan.Setelah itu penulis ditugaskan untuk membuat memorandum tentang SK(Surat Keputusan) Pengukuhan Bapor dan Rencana Kerja serta Anggaran PT Pertamina Tongkang. 3. Minggu Ketiga Kegiatan KKM(Kuliah Kerja Media) penulis di minggu ketiga sama dengan diminggu pertama dan kedua,yaitu Membuat kliping dari commit to user

132


digilib.uns.ac.id

surat kabar juga majalah yang berkaitan tentang informasi perusahaan PT Pertamina

ataupun

PT

Pertamina

Tongkang

meliputi

informasi

perkembangan migas (minyak dan gas),kebijakan pemerintah mengenai kelautan dll. Mendesposisikan surat yang keluar dan masuk pada fungsi PR & Adm.Umum, mengedit susunan kata pada artikel yang akan dimuat di buletin bulanan, tujuannya agar tidak terjadi kesalahan penulisan pada saat setelah dicetak. Selanjutnya

penulis

ditugaskan

untuk

meliput

serta

mendokumentasikan acara Maulid Nabi Muhammad SAW di Gedung Serba Guna PT Pertamina Tongkang dan dari hasil liputan tersebut penulis harus membuat artikel untuk dimuat pada buletin bulanan perusahaan. Dalam pembuatan artikel tersebut penulis mengalami dilema rasa kurang percaya diri, dikarenakan penulis belum pernah menulis berita untuk buletin sebelumnya, oleh karena itu cara mengatasinya dengan banyak bertanya serta mohon pengarahan pada karyawan fungsi PR & Adm.Umum yang lebih berpengalaman agar penulis mendapatkan bimbingan bagaimana cara menyampaikan kata-kata yang baik agar diterima pembaca. 4. Minggu Keempat Tahap pelaksanaan magang pada periode minggu keempat ini penulis sudah mulai bisa beradaptasi dengan lingkungan PT Pertamina Tongkang serta hafal tempat masing-masing divisi beserta managernya, commit to user

133


digilib.uns.ac.id

sehingga tidak lagi terjadi kesalahan bila penulis ditugaskan untuk mendistribusikan undangan rapat maupun memorandum perusahaan. Selanjutnya tugas yang penulis kerjakan diminggu ini, yaitu membuat vessel kapal (posisi kapal) untuk dimuat pada buletin bulanan PT Pertamina Tongkang,tujuan pembuatan vessel ini agar seluruh pembaca buletin khusunya karyawan juga direksi PT Pertamina Tongkang dapat mengetahui informasi dan mengawasi posisi kapal, maka dari itu penulis harus teliti dan banyak bertanya agar tidak terjadi kesalahan. Tugas berikutnya penulis

membantu filling data PR &

Adm.Umum dan mendesposisikan surat masuk ke Fungsi PR & Adm.Umum juga membuat kliping yang berkaitan tentang PT Pertamina ataupun PT Pertamina Tongkang.Berbeda dengan minggu pertama,kedua dan ketiga, diminggu keempat ini penulis mendapat pengetahuan baru yaitu mempelajari bagaimana komplain internal perusahaan. 5. Minggu Kelima dan Keenam Berbeda dengan minggu-minggu sebelumnya, di minggu ini penulis menghadapi kesulitan saat diberikan tugas bagaimana cara membuat pertanyaan kuesioner tentang kepuasan pelanggan eksternal serta merekapitulasi hasil survey kuesioner kepuasan pelanggan eksternal.Yaitu penulis dihadapkan pada, bagaimana penggunaan kalimat yang baik untuk pertanyaan kuesioner agar maksud yang disampaikan bisa dimengerti oleh responden. commit to user

134


digilib.uns.ac.id

Selain itu kendala merekapitulasi hasil survey, penulis harus menghitung ulang hasil rekapitulasi survey karena harus sama hasilnya dengan jumlah kuesioner yang didapatkan, akan tetapi kendala tersebut dapat penulis atasi dengan selalu berusaha,teliti dan banyak bertanya pada karyawan yang berpengalaman. Tugas penulis selanjutnya yaitu,Mendesposisikan surat masuk ke Fungsi PR & Adm.Umum, membuat kliping tentang informasi PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang dari surat kabar atau majalah, membuat memorandum, dan mengedit susunan kata pada penulisan artikel untuk buletin juga mempersiapkan serta mendistribusikan bahan rapat dekom(dewan komisaris) kepada direksi masing-masing divisi termasuk tugas mempelajari komplain eksternal. 6. Minggu Ketujuh dan Kedelapan Tugas pertama yang penulis kerjakan diminggu ketujuh dan delapan periode 14 Maret s/d 25 Maret 2011 dimulai dari membuat kliping dari surat kabar dan majalah mengenai info PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang, membuat memorandum kemudian mencatat serta mendesposisikan surat masuk ke fungsi PR & Adm.Umum. Hanya saja diminggu ini penulis mendapat tugas baru membuat draft editorial,disini penulis harus kreatif agar pembaca tertarik untuk membacanya, kendala ini yang membuat penulis selalu optimis, banyak belajar dan bertanya serta mohon petunjuk pada karyawan yang lebih berpengalaman untuk mendapatkan hasil tulisan yang menarik. commit to user

135


digilib.uns.ac.id

Berikutnya membuat surat balasan sponsorship dan membuat konsep kalender PT Pertamina Tongkang untuk tahun 2012.

7. Minggu Kesembilan dan Sepuluh Diminggu ini penulis melakukan kegiatan rutinitas yang sama dengan minggu-minggu sebelumnya yakni, membuat memorandum, mendesposisikan surat masuk dan surat keluar Fungsi PR & Adm.Umum juga membuat kliping yang berkaitan dengan PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang dari surat kabar dan majalah. Serta mengedit kesalahan penulisan pada artikel yang akan dimuat dibuletin selanjutnya penulis ditugaskan untuk mencatat kemudian memperbaharui data stakeholder PT Pertamina Tongkang. Pada periode ini penulis tidak menemukan kendala yang berarti, hanya saja penulis belum memahami betul bagaimana membuat tugas editing foto untuk kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012 supaya terlihat menarik, karena banyaknya aplikasi editing foto yang belum sepenuhnya penulis kuasai, sehingga diperlukan banyak latihan juga pembelajaran. 8. Minggu Kesebelas dan Duabelas Kegiatan diperiode minggu terakhir, penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media(KKM) dimulai dengan tugas serta ilmu baru, yakni membuat dan mengetik surat usulan kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012 commit to user

136


digilib.uns.ac.id

ditujukan kepada Pjs.Manager PR & Adm.Umum serta pimpinan divisi CRS(Coorporate Secretary). Selanjutnya meliput acara Sosialiasi Budaya Perusahaan di Gedung Serba Guna PT Pertamina Tongkang.Kendala yang penulis hadapi dalam pembuatan surat usulan kalender, penulis harus mengulang beberapa kali dikarenakan kesalahan dalam penggunaan kalimat yang tidak sesuai. Untuk itu penulis mengatasinya dengan lebih banyak membaca artikel agar banyak mendapat bahan referensi tulisan. Selain itu mencatat dan mendesposisikan surat masuk ke Fungsi PR & Adm.Umum, filling data Fungsi PR & Adm.Umum kemudian membuat memorandum serta membuat kliping mengenai informasi PT Pertamina Tongkang maupun PT Pertamina dari surat kabar juga majalah menjadi kegiatan rutin yang penulis kerjakan selama melaksanakan KKM(Kuliah Kerja Media) di PT Pertamina Tongkang, ditambah dengan ilmu baru yang senantiasa penulis dapatkan semoga bisa menambah wawasan.

9. Berikut Rincian Kegiatan KKM Penulis mulai Tanggal 1Februari sampai Tanggal 29 April 2011 di PT Pertamina Tongkang Jakarta a) Membuat kliping tentang informasi PT Pertamina maupun PT Pertamina Tongkang dari surat kabar dan majalah mengenai perkembangan migas (minyak dan gas) serta kebijakan pemerintah mengenai kelautan dll. commit to user

137


digilib.uns.ac.id

b) Mencatat serta mendesposisikan surat yang masuk dan surat keluar ke Fungsi PR & Adm.Umum. c) Membuat artikel dan draft editorial PT Pertamina Tongkang untuk dimuat pada buletin bulanan perusahaan. d) Membuat memorandum perusahaan. e) Meliput serta mendokumentasikan acara-acara di PT Pertamina Tongkang. f) Mempersiapkan bahan rapat dan mendistribusikan bahan rapat maupun surat undangan rapat. g) Membuat kuesioner kepuasan pelanggan eksternal h) Merekapitulasi hasil survey kuesioner ditujukan pada Pjs.Manager PR &

Adm.Umum

serta

pimpinan

Divisi

CRS

(Coorporate

Secretary).kepuasan pelanggan. i) Mempelajari komplain eksternal maupun internal perusahaan. j) Membuat konsep dan editing foto untuk usulan kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012. k) Membuat surat usulan kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012 yang l) Membuat surat balasan untuk sponsorship.

D. Kendala yang dihadapi Penulis Selama Pelaksanaan KKM (Kuliah Kerja Media) di PT Pertamina Tongkang Jakarta commit to user

138


digilib.uns.ac.id

Kendala yang penulis jumpai selama melaksanakan kegiatan KKM (Kuliah Kerja Media), antara lain : 1. Beradaptasi dengan lingkungan PT Pertamina Tongkang serta pengenalan tugas-tugas yang diberikan, salah satunya tugas membuat artikel untuk buletin bulanan perusahaan.Disini penulis mengalami rasa kurang percaya diri, karena kurangnya pengalaman menulis artikel untuk berita buletin sebelumnya. 2. Kesulitan membuat pertanyaan kuesioner tentang kepuasan pelanggan eksternal dan merekapitulasi hasil survey kuesioner kepuasan pelanggan eksternal. 3. Tugas membuat draft editorial,agar menarik pembaca dan kesulitan membuat surat usulan kalender diminggu terakhir KKM. 4. Tugas editing foto untuk kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012. Untuk mengatasi kesulitan tersebut, berikut langkah-langkah penulis untuk mengatasinya : 1. Berusaha dan banyak berkoordinasi mohon pengarahan serta petunjuk pada staf-staf di fungsi PR & Adm.Umum. 2. Berinteraksi dan melakukan pendekatan pada staf-staf di fungsi PR & Adm.Umum serta seluruh karyawan di PT Pertamina Tongkang, dengan aktif mengikuti kegiatan yang diadakan perusahaan seperti senam, touring bersama.Guna menambah relasi kerja dan wawasan commit to user

139


digilib.uns.ac.id

selain itu juga untuk mempermudah pencarian data-data untuk pembuatan tugas akhir. 3. Selalu belajar dan banyak membaca agar menambah wawasan serta pengetahuan.

E. Kemajuan –Kemajuan Yang Telah Dicapai Penulis Kemajuan yang penulis capai selama pelaksanaan magang, yaitu : 1. Dapat mencatat juga mendesposisikan surat keluar maupun surat masuk ke fungsi PR & Adm.Umum dan mendistribusikan bahan rapat ataupun surat undangan. 2. Mengetahui tentang cara Sosialisasi Budaya Perusahaan di PT Pertamina Tongkang. 3. Dapat meliput maupun mendokumentasikan acara di PT Pertamina Tongkang serta membuat artikel dan draft editorial untuk buletin bulanan. 4. Mempelajari komplain internal juga eksternal, selanjutnya mengetahui cara merekapitulasi komplain. 5. Dapat membuat kliping berita yang menyangkut PT Pertamina ataupun PT Pertamina Tongkang dari surat kabar dan majalah juga tahu fungsi dari kliping tersebut. 6. Dapat membuat surat balasan sponsorship dan surat usulan kalender tahun 2012.

commit to user

140


digilib.uns.ac.id

7. Mengetahui cara membuat editing gambar untuk kalender PT Pertamina Tongkang tahun 2012 serta

membuat kuesioner untuk

survey kepuasan pelanggan.

F. Faktor Penunjang Salah satu faktor penunjang terlaksananya kegiatan magang di PT Pertamina Tongkang Jakarta sampai dengan selesai, yaitu

lingkungan

kantor terasa kondusif, dengan keramahan karyawanya penulis merasa diterima baik sebagai orang baru yang akan menimba ilmu mereka semua bersedia membantunya. Khususnya suasana dilingkungan fungsi PR & Adm.Umum penulis seperti dianggap seperti keluarga sendiri, disini para staf-staf di fungsi PR & Adm.Umum memfasilitasi penulis agar merasa nyaman selama melaksanakan magang, dengan menyediakan minum setiap hari di meja diberikan

meja

dan

tempat

duduk

serta

penulis

dipersilahkan

menggunakan komputer sebagai fasilitas penunjang dengan ruang kantor yang dingin sehingga tercipta suasana yang nyaman, seluruh staf-staf PR & Adm.Umum bersedia membantu juga mengarahkan penulis bila menemui kesulitan. Penulispun aktif mengikut kegiatan yang diadakan perusahaan agar terjalin komunikasi dengan para pegawai, seperti mengikuti senam bersama setiap jumat, touring dan pengajian dalam rangka menyambut acara Maulid Nabi Muhammad SAW, ini sebagai salah satu bentuk commit to user

141


digilib.uns.ac.id

pendekatan penulis pada lingkungan PT Pertamina Tongang agar menambah pengetahuan serta relasi kerja, selain itu dapat mempermudah dalam pencarian data untuk Tugas Akhir penulis.

commit to user

142


digilib.uns.ac.id

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan Istilah hubungan masyarakat (humas) sebagai terjemahan dari istilah public relations merupakan sebuah lembaga atau instansi yang menjadi jembatan penghubung antara lembaga tersebut dengan publiknya. Tujuan Public Relation adalah untuk menciptakan, memelihara dan membina hubungan yang harmonis antara kedua belah pihak yakni lembaga dengan publiknya yang saling bermanfaat . Pada dasarnya humas adalah sebagai berikut : 1) Merupakan

kegiatan

yang

bertujuan

memperoleh

goodwill,

kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya. 2) Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak. 3) Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, internal atau eksternal melalui proses timbal balik, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

commit to user

143


digilib.uns.ac.id

4) Unsur dalam menajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat dan produktivitas bisa dicapai secara optimal. Fungsi humas yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi atau perusahaan, suasana kerja yang kondusif , peka terhadap karyawan yang perlu pendekatan khusus, perlu motivasi dalam meningkatkan kinerjanya, dan lain-lain. Fungsi utama humas : 1) Menumbuhkan, mengembangkan hubungan baik, antara organisasi atau perusahaan dengan publik internal maupun eksternal. 2) Menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik. 3) Menciptakan opini publik yang menguntungkan kedua belah pihak. Stakeholder adalah pihak atau sekelompok yang berada diluar maupun didalam perusahaan yang sama – sama memiliki kepentingan dengan perusahaan, lembaga atau organisasi.Stakeholder sendiri dibagi menjadi stakeholder internal maupun eksternal. Pihak yang terlibat dalam stakeholder internal meliputi manajer, top dan staff manajemen sampai ke tingkat yang paling bawah, sedangan commit to user

i


digilib.uns.ac.id

stakeholder eksternal yaitu pemegang saham, pelanggan, pemerintah dan lain sebagainya. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) selama tiga bulan di PT Pertamina Tongkang Jakarta penulis mendapat banyak pengetahuan juga gambaran nyata mengenai peran dan kerja nyata seorang humas, seperti yang diuraikan sebelumnya bahwa humas adalah jembatan penghubung antara lembaga perusahaan dengan publiknya untuk memelihara, mengembangtumbuhkan

hubungan harmonis, sifat harmonis di sini

mengandung makna luas, yakni : sikap menyenangkan (favorable) 1) itikad baik (goodwill) 2) toleransi (tolerance) 3) saling pengertian (mutual understanding) 4) saling mempercayai (mutual confidence) 5) saling menghargai (mutual appreciation) 6) citra baik (good image) Dari

ketujuh

makna

ini

Humas

PT

Pertamina

Tongkang

memformulasikan dengan lima nilai unggul perusahaan, yakni : 1)

P rofesional,

2) Integritas, 3) Tanggung jawab, 4) Kerja sama, 5) Disiplin.

commit to user

ii


digilib.uns.ac.id

Kedalam program kerja humas di PT Pertamina Tongkang. Dengan ini humas PT Pertamina Tongkang dapat dengan mudah menjembatani

kepentingan

internal

perusahaan

ataupun

eksternal

perusahaan melalui perkenalan dan pembentukkan opini yang baik terhadap image atau citra perusahaan pada pelanggan maupun perusahaan dalam lingkup migas ataupun lingkup luas, menjaga hubungan baik antara perusahaan

dengan

instansi-instansi

pemerintah

lainnya

serta

stakeholdernya juga mengkoordinir pelaksanaan publikasi atas kegiatan atau usaha serta kebijakan bisnis perusahaan melalui buletin info PT Pertamina Tongkang, buletin Pertamina, Media Massa baik cetak ataupun elektronik. Humas PT Pertamina Tongkang juga berperan serta mensosialisasikan kebijakan-kebijakan manajemen, dan juga berperan dalam menampung aspirasi atau pendapat karyawan dan perusahaan mulai dari top dan staf management sampai tingkat yang paling bawah untuk menciptakan iklim komunikasi yang efektif, produktif serta kondusif, ini sebagai rangkaian kegiatan internal PT Pertamina Tongkang. Untuk itu seorang praktisi humas di PT Pertamina Tongkang mempunyai tugas besar dalam mengembangkan

juga memajukan

perkembangan perusahaan agar semuanya menjadi instrument perusahaan yang kuat.

commit to user

iii


B.

digilib.uns.ac.id

Saran Adapun kekurangan – kekurangan yang penulis alami saat penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di PT Pertamina Tongkang Jakarta baik dari pihak DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta selaku panitia maupun PT Pertamina Tongkang sebagai wadah untuk menyalurkan ilmu penulis. 1. Saran bagi PT Pertamina Tongkang a) Profesionalisme dan disiplin waktu karyawan lebih ditingkatkan. b) Penyusunan semua arsip di fungsi PR & Adm.Umum seharusnya ditata secara sistematis dan rapi agar tidak ada arsip yang hilang atau terselip. c) Penataan arsip di fungsi PR & Adm.Umum sebaiknya diurutkan dari tanggal dan tahun terlama sampai terbaru selain itu dikelompokkan sesuai jenis juga keterangannya. d) Pelayanan dalam hal penerimaan magang perlu ditingkatkan. 2. Saran bagi DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. a) Lebih profesional dan jelas dalam pembentukan, mempersiapkan panitia KKM maupun kegiatan KKM (Kuliah Kerja Media) agar semua mahasiswa dapat mengakses informasi pelaksanaan KKM dari awal sampai akhir secara jelas agar tidak membuat mahasiswa kesulitan. commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

b) Meningkatkan hubungan maupun komunikasi antar mahasiswa dengan dosen pembimbing. c) Pihak Universitas Sebelas Maret Surakarta fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik DIII Komunikasi terapan hendaknya memperbanyak kegiatan ataupun tanya jawab mengenai bidang kehumasan. d) Pelayanan dari panitia KKM sebaiknya lebih ditingkatkan agar dapat melayanin mahasiswa dengan baik dan terarah.

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

DAFTAR PUSTAKA Maria Assumpta Rumanti, Sr. Dasar – Dasar Public Relations. 2002 : Teori dan Praktik. Edisi Pertama. PT Grasindo, anggota Ikapi. Jakarta. Effendy. Onong Uchjana. Ilmu Komunikasi : Teori dan Praktek. 2006. Penerbit PT Remaja Rosdakarya, Bandung Soenarko Setyodarmodjo, Prof. Dr. Drs., MPA. Public Relations; Pengertian , Fungsi, dan Perananya. 2003. Cet. 2. Papyrus. Surabaya Ruslan,Rosadi. Manajemen public relations dan Media komuniksai : konsepsi dan Aplikasi. 2005. PT.Raja Grafindo Persada. Jakarta

Abdurrachman, Oemi. Dasar-dasar Public Relations. 2001. Penerbit PT. Citra Aditya Bakti. Bandung

Dedy Mulyana, M.A, Ph.D. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. 2001. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. Soemirat, Soleh dan Ardianto, Elvinaro. Dasar-Dasar Public Relations. 2004. Bandung : Remaja Rosdakarya. Cutlip, Scott M., Allen H. Center, Glen M.Broom. Effective Public Relations. Eight Edition. 1999. Prentice Hall Internationa. New Jersey.

commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

commit to user

vii

KEGIATAN INTERNAL RELATIONS DI PT PERTAMINA TONGKANG JAKARTA

Recommend Documents