1
PERAN PUBLIC RELATIONS DALAM KOMUNIKASI INTERNAL DI PT MULIA INDUSTRINDO TBK., CIKARANG
SKRIPSI
Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Gelar Sarjana Strata - I (S1) Ilmu Komunikasi
Nama NIM Jurusan
: NATALIA SUSANTI : 44205120017 : Public Relations
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta 2009
2
Peran Public Relations Dalam Kebutuhan Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Strata 1 (S1) FIKOM - UMB
Disusun oleh: Nama NIM
: Natalia Susanti : 44205120017
Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta 2009
3
4
5
6
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa berkat kasih, penyertaan dan bimbingan-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini walaupun dalam proses penulisan skripsi ini penulis menghadapi banyak tantangan dan hambatan. Dalam penulisan skripsi ini penulis melakukan penelitian di PT Mulia Industrindo, Tbk. Dalam penulisan skripsi ini penulis mengambil topik atau judul “Peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang”, yang disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Sarjana (S1). Tujuan penulis melakukan penelitian di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang sebab penulis merasa tertarik untuk mengetahui lebih dalam kebutuhan komunikasi karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang. Dalam menyusun skripsi ini penulis mendapatkan banyak sekali bantuan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan berbahagia ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dorongan moril maupun materil, baik terhadap pihak-pihak yang membantu secara langsung maupun pihak-pihak yang membantu secara tidak langsung. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1. Bapak Dr. Andy Corry Wardhani, M.Si., selaku pembimbing.
7
2. Ibu Dra. Diah Wardhani M.Si. selaku Dekan Fikom UMB, Ibu Dra. Agustina Zubair M.Si. selaku Wakil Dekan Fikom UMB, Ibu Marhaeni F Kurniawan. S.Sos., M.Si. selaku Ketua Bidang Studi PR Fikom UMB. 3. Seluruh Dosen Pengajar Fakultas Ilmu Komunikasi UMB yang penulis hormati.
4. Seluruh staf TU Fakultas Ilmu Komunikasi UMB yang selalu membantupenulis. 5. Bapak Anton Suwanto selaku Industrial Relationship Manager yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang dan telah meluangkan waktu beliau untuk penulis wawancarai. 6. Bapak A. Purnomo Utomo selaku Head of General Affair yang telah meluangkan berkenan penulis wawancarai dan memberikan penulis datadata yang diperlukan. 7. Ibu Rossa Fernandez selaku Head of Personnel yang berkenan memberikan informasi yang mendukung penulisan skripsi ini kepada penulis. 8. Alm. Papa tercinta yang telah pergi meninggalkan kami sekeluarga beberapa bulan dan Mama yang selalu memberikan doa, dukungan, dan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada adik-adik penulis yang memberikan doa dan dukungan tidak henti-hentinya.
8
9. Mba Endang yang sudah berkenan membantu memberikan saran dan masukan, serta dukungan untuk penulisan skripsi ini. 10. Orang yang saya sayangi dan keluarga yang telah mendukung dan memberikan semangat serta bantuan kepada penulis dalam proses penyelesaian skripsi ini. 11. Semua rekan-rekan dan sahabat serta pihak-pihak yang telah sangat membantu dan memberikan masukan dalam penulisan skripsi ini yang tidak penulis sebutkan satu persatu. Semoga Tuhan Yang Maha Kuasa senantiasa melimpahkan berkat dan rahmat-Nya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian penulisan skripsi ini.
Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan keterbatasan dalam penulisan skripsi ini sehingga hasil penelitian ini masih jauh dari sempurna. Penulis berharap kekurangan yang ada dapat dimanfaatkan
untuk
mengadakan penelitian sejenis lebih lanjut. Semoga hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang terkait dan bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Jakarta, 09 Agustus 2009 Hormat saya,
Natalia Susanti
9
ABSTRAK Nama : Natalia Susanti Judul : Peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. x + 91 halaman + 5 lampiran, Bilbilografi 40 acuan (1976 – 2006) Saat ini peran Public Relations dalam setiap organisasi penting keberadaannya. Dalam setiap kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi baik profit maupun non profit memerlukan adanya peran Public Relations, yang bermanfaat dalam membantu majunya perusahaan. Peran Public Relations dalam setiap tugasnya seringkali berhubungan dengan publik internal. Oleh karena itu dibutuhkan peran Public Relations yang dapat melaksanakan tugasnya secara optimal, sehingga apa yang diinginkan perusahaan dapat tercapai sesuai dengan tujuannya. Peran Public Relations sangat dibutuhkan oleh setiap perusahaan besar seperti PT Mulia Industrindo, Tbk. karena PT Mulia Industrindo, Tbk. merupakan perusahaan yang sangat komplek dengan permasalahan khususnya dalam komunikasi internal. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sejauh mana peran Public Relations PT Mulia Industrindo, Tbk. dalam komunikasi internal dalam rangka menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawan. Hasil penelitian ini diharapkan dapat mengetahui lebih dalam peran dan kedudukan humas. Kerangka pemikiran dalam penelitian ini adalah peran, Public Relations, fungsi humas, humas internal, struktur organisasi PT Mulia Industrindo, Tbk., serta struktur organisasi General Affairs PT Mulia Industrindo, Tbk. sebagai pihak yang menjalankan peran Public Relations di perusahaan tersebut. Tipe penelitian ini adalah deskriptif, yaitu suatu uraian tanpa pengujian hipotesa yang mengumpulkan informasi secara rinci dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Peran yang lebih besar dilakukan oleh General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations yaitu menjadi pihak yang memenuhi komunikasi internal. Dalam peran tersebut, General Affairs lebih berperan sebagai fasilitator komunikasi dibandingkan fasilitator pemecah masalah, karena Public Relations hanya berhak memberikan masukan-masukan saja, semua keputusan tetap diambil oleh manajemen. Sedangkan sebagai fasilitator, Public Relations berhak untuk melakukan apapun dalam mendistribusikan informasi terbaru sesuai dengan prosedur yang ada, dan dalam menjalankan tugas serta perannya Public Relations selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan departemen terkait.
10
DAFTAR ISI
Hal BAB I
BAB II
BAB III
BAB IV
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ......................................... 1.2. Rumusan Masalah .................................................. 1.3. Tujuan Penelitian .................................................... 1.4. Manfaat Penelitian ........................................... ...... 1.4.1.Kegunaan Akademis ..................................... 1.4.2.Kegunaan Praktis .......................................... TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi .......................................... 2.2. Komunikasi Organisasi .......................................... 2.3. Komunikasi Internal ............................................... 2.3.1. Hubungan Publik Internal .................................. 2.3.1.1. Employee Relations (Hubungan dengan Para Pegawai) ............... 2.3.1.2. Manager Relations (Hubungan dengan Para Manager) .............. 2.3.1.3. Labour Relations (Hubungan dengan Para Buruh)................... 2.3.1.4. Stockholder Relations (Hubungan dengan Para Pemegang Saham) 2.4. Public Relations ................................................... 2.5. Peran Public Relations ......................................... 2.6. Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi 2.7. Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah
1 10 10 11 11 11 12 17 19 23 27 28 29 29 31 36 37 38
METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Sifat Penelitian ....................................................... 39 3.2. Metode Penelitian .................................................. 41 3.3. Key Informan ......................................................... 43 3.4. Teknik Pengumpulan Data .................................... 44 3.5. Definisi Konsep dan Fokus Penelitian 3.5.1. Definisi Konsep ................................................. 45 3.5.2. Fokus Penelitian ................................................. 46 3.6. Teknik Analisa Data .............................................. 49 HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum PT Mulia Industrindo Tbk. 4.1.1. Sejarah Berdirinya PT Mulia Industrindo Tbk 50 4.1.2. Visi, Misi, Motto PT Mulia Industrindo Tbk. ... 52 4.1.3. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk. 54 4.2. Gambaran Umum Peran Public Relations dalam Komunikasi
11
BAB V
Internal di PT Mulia Industrindo Tbk. ........................ 4.2.1. Visi, Misi, Tujuan dan Strategi General Affairs...... 4.2.2. Fungsi dan Tugas General Affairs .......................... 4.2.3. Urusan dan Fungsi General Affairs dalam Peranan Public Relations ....................................... 4.2.4. Struktur Organisasi General Affairs PT Mulia Industrindo Tbk...................................... 4.2.5. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk..................................... 4.3. Hasil Penelitian ........................................................ 4.3.1. Peran Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi ........................................................ 4.3.2. Peran Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah ........................................................ 4.4. Pelaksanaan Kegiatan ........................................... 4.5.1. Mekanisme Menangani Masalah ................ 4.6. Pembahasan .......................................................... 4.6.1. Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi 4.6.2. Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah............................................... 4.6.3. Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang ..............
81
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan............................................................ 5.2. Saran .....................................................................
86 88
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN BIOGRAFI PENULIS
54 59 60 61 61 61 63 66 69 72 75 77 77 80
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai berbagai macam tujuan. Aktivitas didalam suatu perusahaan selalu ditujukan untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan pengelolaan faktor-faktor produksi yang terdiri dari sumber daya alam, sumber daya manusia, modal, bahan baku, mesin, teknologi, untuk dapat dikelola oleh perusahaan dengan sebaikbaiknya terutama pada bidang sumber daya manusia agar mampu bekerja lebih baik dan efisien karena sumber daya manusia memegang peranan penting dalam pencapaian tujuan suatu perusahaan. Setiap
individu
yang
menjalankan
aktivitas-aktivitas
didalam
perusahaan, merupakan sumber daya yang mempunyai cara berpikir, sikap, tingkah laku, dan kebutuhan yang berbeda-beda, keadaan ini merupakan masalah yang rumit bagi perusahaan harus memberikan perhatian khusus dalam mengelola sumber daya manusianya sebab jika pengelolaannya tidak baik maka akan timbul masalah, yaitu: munculnya ketidakpuasan akan kondisi kerja, kurangnya semangat kerja karyawan untuk berprestasi, tingkat absensi yang tinggi, kurangnya kedisiplinan dalam bekerja dan lain-lain. Semua masalah yang timbul ini akan berpengaruh terhadap kelancaran aktivitas perusahaan dalam mencapai tujuannya.
2
Perlu kita ketahui bahwa untuk dapat melakukan komunikasi yang baik diantara perusahaan dengan para stakeholders tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Perusahaan tidak hanya membina hubungan komunikasi yang baik dengan para stakeholders, namun perusahaan juga perlu mendukung proses kegiatan komunikasi sehingga komunikasi yang dibutuhkan oleh stakeholdersnya dapat berlangsung lancar dan kebutuhan komunikasi para stakeholders mampu dipenuhi oleh perusahaan. Dengan demikian perusahaan dapat menghindarkan diri atau mencegah permasalahan atau konflik yang dapat terjadi di masa datang, yang diakibatkan tidak lancarnya proses komunikasi. Agar perusahaan dapat membina hubungan yang baik dengan stakeholders, maka perlu adanya suatu proses komunikasi yang efektif dan didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai agar komunikasi tersebut dapat berjalan lancar sebab dengan terpenuhinya kebutuhan komunikasi dapat menciptakan kepuasan stakeholders yang dapat digunakan sebagai indikator keberhasilan perusahaan. Perusahaan yang gagal umumnya mengalami kehilangan kepercayaan dari konsumen, pemerintah, karyawan dan unsur stakeholders lainnya. Dalam dunia kerja, komunikasi merupakan satu hal yang paling penting dan menjadi bagian dari tuntutan profisiensi (keahlian). Kadang-kadang penyebab rusaknya hubungan antar individu dalam suatu organisasi, misalnya antara manajer atau supervisor dengan karyawan atau di antara karyawan itu sendiri adalah adanya miss-communication yang terjadi.
3
Salah satu stakeholder perusahaan adalah karyawan. Perusahaan yang baik harus dapat mempertimbangkan dan memperhatikan kebutuhan karyawannya sehingga dapat tercapai kepuasan kerja. Hal ini tentu saja dapat meperlancar pekerjaan karyawan dan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai. Dewasa ini komunikasi semakin dipandang mempunyai peranan penting dalam rangka menunjang keberhasilan perusahaan karena dengan komunikasi yang lancar dapat menciptakan hubungan kerja yang selaras dan serasi antara pimpinan dan bawahannya serta sesama bawahan. Demikian halnya dengan komunikasi di PT Mulia Industrindo Tbk. untuk dapat mencapai tujuannya maka PT Mulia Industrindo Tbk. pun memerlukan komunikasi dengan karyawannya. Komunikasi yang terjalin baik maka dapat memudahkan tercapainya kepuasan kerja diantara perusahaan dan karyawan, serta stakeholdernya. Dilihat dari pihak karyawan, karyawan sebagai manusia juga mempunyai tujuan dalam bekerja. Sedangkan perusahaan sebagai organisasi yang mempunyai beberapa tujuan, diantaranya untuk memperoleh laba. Oleh sebab itu perlu adanya komunikasi yang baik diantara perusahaan dengan karyawan. Agar dapat merealisasikan hal itu, maka perlu adanya suatu integrasi antara tujuan perusahaan dengan tujuan karyawan, kedua belah pihak perlu mengetahui apa yang menjadi kebutuhan masing-masing pihak. Banyak
perusahaan
yang
semakin
menyadari
bahwa
peran
komunikasi dewasa ini semakin penting dalam rangka menunjang
4
keberhasilan perusahaan, sehingga banyak perusahaan, baik besar maupun baru berkembang membuat bagian atau departemen khusus untuk menangani komunikasi antara perusahaan dengan para stakeholdernya, departemen tersebut adalah Humas atau Public Relations. Public Relations merupakan figur penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Keberhasilan dalam organisasi atau perusahaan sangat dipengaruhi oleh keberhasilan Public Relations dalam menjalankan tugasnya. Agar tugas yang menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik, maka Public Relations perlu memperhatikan kebutuhan komunikasi. Ada dua hal penting yang harus diperhatikan dan dimiliki oleh Public Relations dalam kebutuhan komunikasi, yaitu kebutuhan komunikasi Public Relations terhadap pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi. Penentuan kebutuhan komunikasi ini penting khususnya dalam upaya Public Relations dalam melayani kebutuhan perusahaan dan stakeholder terhadap informasi yang diperlukan maupun dorongan ke arah bekerja yang lebih efektif dan efisien. Peranan Public Relations dalam menyediakan informasi memerlukan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang mendukung dan memadai. Public Relations perlu memiliki inovasi yang dapat membawa komunikasi dapat berjalan efektif dan efisien, maka hendaknya Public Relations dapat menyediakan
berbagai informasi yang relevan dan akurat dengan
permasalahan-permasalahan yang terjadi antara perusahaan dan stakeholder, khususnya dalam penulisan ini adalah karyawan. Public Relations perlu
5
mempunyai kemampuan dalam menyediakan informasi dan keterampilan berkomunikasi, sebab hal tersebut memegang peranan yang sangat penting dalam kebutuhan komunikasi1. Pengetahuan Public Relations mengenai berbagai hal seputar perusahaan dan karyawan, tempat Public Relations tersebut bekerja, diantaranya: inovasi di perusahaan, berbagai informasi yang terkait bidang usaha perusahaan dan seputar tenaga kerja yang berada di perusahaan, dan lain-lain; harus disertai pula dengan keterampilan berkomunikasi yang baik. Public Relations tidak hanya berperan sebagai penyampai informasi tetapi harus mampu pula meyakinkan khalayaknya sehingga dapat tercipta kepercayaan dan motivasi dari khalaknya tersebut. Biasanya departemen Public Relations diletakkan pada tingkatan yang strategis dalam struktur organisasinya, sejajar dengan fungsi departemen lain. Namun demikian, dalam prakteknya peran Public Relations seringkali kurang dianggap penting bagi beberapa perusahaan dan peran Public Relations tersebut dijalankan dan dirangkap oleh bagian lain yang sudah ada di perusahaan, seperti yang terjadi di PT Mulia Industrindo Tbk. Peran Public Relations untuk berhubungan dengan eksternal perusahaan dijalankan oleh bagian Marketing dan untuk berhubungan dengan internal perusahaan, peran Public Relations dijalankan oleh bagian General Affair yang terletak dibawah Industrial Relationship Department. Padahal seperti yang telah kita ketahui bahwa tujuan utama dari Public Relations adalah untuk mengembangkan atau 1
Andi Corry, Studi Tentang Kebutuhan Komunikasi Penyuluh Lapangan di Kabupaten Lampung Tengah, hal. 2. 1999.
6
membangun hubungan yang baik dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal serta mempunyai fungsi sosial, informasi dan persuasi. Public Relations menyelenggarakan komunikasi timbal balik antara organisasi dengan karyawannya untuk menciptakan saling pengertian dan dukungan bagi terciptanya tujuan, kebijakan, dan langkah serta tindakan organisasi itu. Semua itu ditujukan untuk mengembangkan pengertian dan niat baik karyawannya serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan karyawannya. Dengan adanya komunikasi yang terjalin baik dalam perusahaan, hal tersebut dapat menunjang kinerja perusahaan, yang tentu saja juga dapat memuaskan dan menciptkan kerjasama yang baik antara karyawan dan perusahaan. Pada PT Mulia Industrindo, Tbk. memang tidak ada Public Relations Department. Fungsi PR sendiri dijalankan oleh GA Department dalam hubungan dengan publik internal. Sedangkan dalam untuk berhubungan dengan publik eksternal dijalankan oleh Marketing Department. Dalam penelitiain ini, peneliti hanya akan memfokuskan pada peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. sebab berdasarkan hasil pengamatan peneliti, terjadi beberapa permasalahan dalam komunikasi internal, seperti: 1) Pada Juni 2003 dan Februari 2004 lalu terjadi demonstrasi karyawan dan pekerja pabrik di PT Mulia Industrindo, Tbk., yang diakibatkan PHK secara sepihak oleh perusahaan sehingga banyak menimbulkan gejolak di
7
kalangan karyawan. Seperti yang kita ketahui bahwa karyawan merupakan aset penting perusahaan yang memiliki pengaruh besar terhadap maju mundurnya perusahaan. 2) Kurang beragamnya media internal dan sarana serta prasarana yang dipergunakan di perusahaan. Kita sadari bahwa dalam mencapai visi dan misi perusahaan, tentu akan lebih mudah dicapai jika terdapat hubungan komunikasi
yang
baik
antara
tingkat
manajemen
dan
seluruh
karyawannya. Komunikasi yang baik dapat membantu segala situasi yang sedang maupun yang akan dihadapi oleh perusahaan. Perlu kita ketahui bahwa komunikasi merupakan perekat yang dapat menyatukan manusia yang bekerjasama untuk mencapai sebuah tujuan bersama, dan juga hal ini tentu saja mempengaruhi situasi dan motivasi kerja para karyawan. Komunikasi memiliki peranan penting dalam memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan kebutuhan karyawan, serta membantu mengembalikan dan memelihara kepercayaan, menjadi jelas bagi lebih banyak orang. Permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya pemenuhan kebutuhan
komunikasi
yang
diterapkan
perusahaan,
yang
dapat
mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, hal tersebut dapat menjadi penyebab permasalahan yang timbul di dalam internal perusahaan. Para karyawan yang tidak puas akan berpengaruh pada meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa curiga atau prasangka buruk karyawan terhadap pimpinan, Top
8
management, bahkan terhadap perusahaan pula. Hal ini tentunya dapat fatal bagi perusahaan sebab kegiatan produksi menjadi terhambat. Disamping itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena masih ada pimpinan yang kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang melanda perusahaan, khususnya pada masa krisis global sekarang ini yang dihadapi oleh banyak perusahaan di seluruh dunia. Hal ini disebabkan para pimpinan tersebut hanya memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Hal ini tentu tidak tepat untuk diterapkan pada organisasi atau perusahaan di masa kini sebab karyawan ingin dapat dianggap oleh perusahaan sebagai bagian dari perusahaan yang memerlukan pula informasi seputar perusahaan tempat mereka bekerja. Hal ini ditambah pula dengan terbatasnya sarana dan prasarana komunikasi yang tersedia di perusahaan tersebut, serta tidak terdapat departemen khusus yang ahli dalam bidang komunikasi dan selama ini dirangkap oleh General Affairs Department. Menghadapi komunikasi seperti penjelasan di atas, diperlukan adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yaitu Public Relations, namun di PT Mulia Industrindo, Tbk. peran tersebut dilaksanakan oleh General Affairs Department. Sebagai fasilitator komunikasi, General Affairs harus mampu bertindak sebagai sumber informasi pimpinan dan karyawan. Mengapa permasalahan tersebut menjadi fokus penelitian? Sebab pada zaman sekarang ini masih banyak perusahaan yang belum menyadari betapa penting peran
9
Public Relations di dalam suatu organisasi atau perusahaan, salah satunya adalah PT Mulia Industrindo, Tbk. PT Mulia Industrindo, Tbk. yang bergerak di beberapa bidang, tentunya berhubungan dengan banyak pihak, salah satunya adalah karyawan yang memiliki peranan penting dalam proses produksi yang berpengaruh pada kelangsungan hidup perusahaan. Oleh sebab itu perlu adanya peranan Public Relations yang dapat berperan aktif dalam menunjang kinerja perusahaan. General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk semua aktivitas kehumasan berada di bawah naungan Human Capital and Corporate Affairs Directors, tepatnya langsung di bawah Industrial & Community Development Head, sehingga setiap aktivitas yang akan dan sedang dilakukan oleh General Affairs harus melaporkan kepada Industrial & Community Development Head dan memperoleh ijin atau persetujuan dari Human Capital and Corporate Affairs Directors serta Board of Directors. Peneliti melihat bahwa peran yang dilakukan oleh General Affairs sudah baik, namun General Affairs dalam menjalankan peran Public Relations masih harus menambah pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi sehingga menjadi tidak maksimal, padahal peranan Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk. sangat
penting
terlebih
pada
saat
perusahaan
sedang
mengalami
permasalahan-permasalahan yang timbul di internal perusahaan. Peneliti berharap dapat memberikan masukan kepada perusahaan terhadap pentingnya peran Public Relations dalam memenuhi kebutuhan komunikasi internal
10
perusahaan. Muncul beberapa pertanyaan yang melatarbelakangi yaitu: Apakah peranan Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs sangat penting bagi perusahaan? Apa peranan dari Public Relations itu sendiri bagi kemajuan perusahaan? Apakah peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs bisa memenuhi komunikasi internal di perusahaan? Alasan pemilihan topik “Peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk.” yaitu penulis ingin mengidentifikasi peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department dalam pemenuhan komunikasi internal di PT Mulia Industrindo, Tbk.
1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan pertanyaan yang muncul di Latar Belakang Masalah, maka dirumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana peran Public Relations PT Mulia Industrindo,Tbk. dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan?
1.3. Tujuan Penelitian Untuk mengetahui dan menjelaskan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk dalam komunikasi internal perusahaan.
11
1.4. Manfaat Penelitian 1.4.1. Kegunaan Akademis 1. Penelitian terhadap peran Public Relations ini dilakukan agar hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan untuk bidang studi Public Relations. Pelaku bisnis komunikasi dan komunikasi bisnis, dan juga pihak-pihak yang berminat pada ilmu komunikasi pada umumnya. 2. Peneliti berharap semoga penulisan skripsi ini juga mampu memberikan kontribusi mengenai pemahaman dan wawasan bagi berbagai pihak yang membaca dan berhubungan dengan ilmu komunikasi dan dapat menjadi bahan referensi untuk bacaan dan penelitian lainnya. Diharapkan bisa dijadikan bahan rujukan dalam mempelajari bidang Public Relations, khususnya kebutuhan komunikasi bagi perusahaan atau organisasi dan stakeholder. 1.4.2. Kegunaan Praktis 1. Dapat mengelola komunikasi internal antara pemimpin dan seluruh anggota perusahaan sehingga saluran komunikasi dapat tetap terbuka, serta mampu memfasilitasi perubahan agar terhindar dari rintangan yang dapat menghambat proses berjalannya komunikasi internal. 2. Dapat menjadi mediator atau jembatan penghubung antara Top management dan karyawan. 3. Dapat bertindak sebagai wadah informasi dan kontak resmi bagi Top management perusahaan dan karyawan.
12
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Pengertian Komunikasi Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari kata Latin communis yang berarti “sama”.2 Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal-usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama.3 Berbicara tentang definisi komunikasi, tidak ada definisi yang benar ataupun salah. Komunikasi didefinisikan secara luas sebagai “berbagi pengalaman”. Sampai batas tertentu, semua makhluk dapat dikatakan melakukan komunikasi dalam pengertian berbagi pengalaman.4 Komunikasi merupakan sebuah proses interaksi untuk berhubungan dari satu pihak ke pihak lainnya, yang pada awalnya berlangsung sangat sederhana dimulai dengan sejumlah ide-ide yang abstrak atau pikiran dalam otak seseorang untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudian dikemas menjadi sebuah bentuk pesan untuk kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode suara, atau kode tulisan.
2
3 4
William I. Gorden, Communication: Personal and Public, hal.28, Sherman Oaks, CA: Alfred, 1978 Deddy Mulyana, Ilmu Komunikasi, hal. 42, (PT Remaja Rosdakarya Bandung), 2005 Frank Jeffkins, Pengantar Komunikasi, hal. 56
13
Manusia sebagai makhluk sosial senantiasa membutuhkan interaksi dengan sesamanya. Salah satu syarat terjadinya interaksi adalah dengan cara berkomunikasi. Gordon Zimmerman menyatakan komunikasi mempunyai dua fungsi yaitu5: 1. Fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang kita perlukan untuk menyelesaikan tugas; 2. Fungsi hubungan yang melibatkan pertukaran informasi mengenai bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Komunikasi merupakan proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik langsung secara lisan, maupun tak langsung melalui media. Dalam definisi tersebut tersimpul tujuan, yakni memberi tahu atau mengubah sikap (attitude), pendapat (opinion), atau perilaku (behavior). Jadi ditinjau dari segi si penyampai pernyataan, komunikasi yang bertujuan bersifat informatif dan persuasif. Komunikasi persuasif (persuasive communication) lebih sulit daripada komunikasi informatif (informative communicattion), karena memang tidak mudah untuk mengubah sikap, pendapat, atau perilaku seseorang atau sejumlah orang. Dari pengertian komunikasi ada sejumlah komponen atau unsur yang dicakup, yang merupakan persyaratan terjadinya komunikasi. Dalam “ bahasa komunikasi ” komponen-komponen tersebut adalah sebagai berikut: komunikator - orang yang menyampaikan pesan; - pesan - pernyataan yang 5
Deddy Mulyana, Ibid, hal. 4
14
didukung oleh lambang; - komunikan - orang yang menerima pesan; - media sarana atau saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya; - efek - dampak sebagai pengaruh dari pesan. Yang penting dalam komunikasi ialah bagaimana caranya agar suatu pesan yang disampaikan komunikator itu menimbulkan dampak atau efek tertentu pada komunikan. Dampak yang ditimbulkan dapat diklasifikasikan menurut kadarnya, yakni: a. dampak kognitif, b. dampak afektif, c. dampak behavioral Komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu. Pengertian Komunikasi menurut Onong Uchjana Effendy pada hakekatnya adalah6: Proses penyampaian pesan, pikiran / perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan) secara tatap muka (face to face) atau melalui media lain dengan tujuan tertentu sehingga menimbulkan efek tertentu. Sedangkan Bernard Berelson dan Gary A. Steiner mengatakan7: Komunikasi adalah transmisi informasi, gagasan, emosi, keterampilan, dan sebagainya, dengan menggunakan simbol-simbol, kata-kata, gambar, figur, grafik, dan sebagainya. Tindakan atau proses transmisi inilah yang biasanya disebut komunikasi. Carl I Hovland mengatakan8: Komunikasi adalah proses yang memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan untuk mengubah perilaku orang lain (komunikan).
6
7
8
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, hal. 27, Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992 Thomas M. Scheidel, Speech Communication and Human Interaction, edisi ke-2, hal. 5, Glenville, Ill: Scott, Foresman & Co., 1976 Lihat Effendy, hal. 4
15
Raymond S. Ross mengatakan9: Komunikasi (intensional) adalah suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan komunikator. Stewart L. Tubss dan Sylvia Moss mengatakan10: Komunikasi adalah proses pembentukan makna diantara dua orang atau lebih. Indikator paling umum untuk mengklasifikasikan komunikasi berdasarkan konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam komunikasi. Maka dikenal: komunikasi intrapribadi, komunikasi antar pribadi, komunikasi massa, komunikasi organisasi.11 Komunikasi
tertulis
mempunyai
makna
yang
formal
dalam
penyampaian informasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Pesan tertulis merupakan sesuatu yang nyata (tangible). Ia memberikan suatu dokumen tentang tindakan organisasi dan dapat ditinjau kembali serta dipelajari. Satu hal yang menjadi perhatian utama seseorang yang mengirim pesan bisa jadi bahwa
diharapkan
penerima
benar-benar
menerimanya.
Penelitian
menunjukkan bahwa pesan yang telah ditulis dan dikirimkan tidak berarti bahwa orang yang dituju telah membaca dan memahaminya. Kesimpulan yang dapat diambil dari beberapa definisi diatas yaitu para ahli memberikan penekanan bahwa tujuan komunikasi adalah mengubah
9
10 11
Raymond S Ross, Speech Communication: Fundamentals and Practice, edisi ke-6, hal.8, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall, 1983 Tubbs dan Moss, hal. 6 Frank Jefkins, Loc.Cit, hal. 25
16
atau membentuk perilaku. Komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu, kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja, serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari perilakunya. Komunikasi pada dasarnya menuntut dua tindakan yaitu memberi dan menerima. Jadi, definisi tersebut diatas menjelaskan bahwa proses komunikasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh komunikator untuk menyampaikan ide, gagasan atau pendapatnya kepada orang lain. Secara umum dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain, dan komunikasi akan berhasil dengan baik apabila kedua belah pihak yakni si pengirim pesan dan si penerima pesan dapat memahami dan timbul saling pengertian diantara mereka. Dalam hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak menyetujui isi pesan yang disampaikan. Yang terpenting adalah kedua belah pihak memahami isi pesan tersebut. Begitu kompleksnya hal dan permasalahan yang ada dalam lalu lintas informasi yang ada pada zaman sekarang ini, akhirnya menuntut adanya suatu cara atau sistem berkomunikasi yang efektif dan efisien. Untuk dapat melakukan hal tersebut dibutuhkan kemampuan berkomunikasi yang efektif dan efisien pula sebab informasi yang disampaikan dalam proses komunikasi tersebut selalu terus berkembang dan up-to-date. Oleh sebab itu komunikasi perlu dilakukan secara cepat dan tepat yang dapat diterima serta diserap oleh penerimanya dengan tepat, benar, padat, dan singkat. Perlu kita ketahui
17
bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti sangatlah dibentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi perorangan.
2.2. Komunikasi Organisasi Karyawan di banyak perusahaan mengalami jenis perubahan dalam dunia kerja, baik dari alat yang dipergunakan, bentuk manajemen, lingkungan kerja, dan orang-orang yang saling berinteraksi. Disamping itu, banyak perubahan dalam dunia kerja yang dinamis ini berkisar seputar memproses dan mengkomunikasikan informasi. Oleh sebab itu para pelaku dalam perusahaan harus mempunyai keterampilan komunikasi yang baik. Kita perlu menjadi seorang komunikator yang efektif dan efisien sehingga dapat memperlancar proses komunikasi dalam perusahaan itu sendiri sebab seperti yang kita ketahui bahwa dalam suatu organisasi terdapat berbagai departemen atau struktur yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain, karena merupakan sebuah komponen yang saling terkait satu sama lain dan tidak dapat dipisah-pisahkan maupun tidak dapat berdiri sendiri. Komunikasi
organisasi
(organizational
communication)
yaitu
komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, serta berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar daripada komunikasi kelompok. Berkembang dalam dunia kerja yang dinamis dan penuh tuntutan bergantung pada banyak faktor, sebagian diantaranya tidak dapat kita kendalikan. Namun sebagian diantaranya dapat kita kendalikan, yaitu seberapa baik kita berkomunikasi dengan orang-orang yang berada di luar maupun dalam organisasi.
18
Keahlian berkomunikasi merupakan dasar yang paling penting bagi pekerja terdidik, sebab hal ini membuat kita mampu untuk mendengarkan dan mengungkapkan ide, gagasan, atau saran kita dengan efektif, baik secara tertulis maupun lisan. Semakin meningkat jabatan atau posisi kita maka keahlian berkomunikasi kita dituntut untuk semakin efektif. Seperti yang kita ketahui bahwa tujuan utama dari komunikasi adalah pengiriman dan pemahaman atas makna yang disampaikan dan proses komunikasi dikatakan berhasil apabila penerima memahami ide dan maksud isi pengirim. Komunikasi organisasi yang bersifat formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi. Sedangkan komunikasi informal merupakan komunikasi yang berlangsung diantara teman sejawat, termasuk gosip. Hubungan yang berlangsung di dalam komunikasi organisasi, yaitu: 1. Komunikasi internal yaitu suatu kegiatan penyampaian pesan, pikiran / perasaan yang berlangsung di dalam organisasi atau perusahaan itu sendiri, seperti: komunikasi yang terjadi antara
atasan dengan
bawahannya, maupun sebaliknya baik secara tatap muka (face to face) atau melalui media lain dengan tujuan tertentu sehingga menimbulkan efek tertentu. 2. Komunikasi eksternal yaitu kegiatan penyampaian informasi, baik itu berupa gagasan, pikiran, ide yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar yang terkait dengan kegiatan perusahaan, seperti: komunikasi yang berlangsung antara perusahaan dengan pemerintah setempat terkait keberadaan perusahaan itu sendiri.
19
Dalam penelitian ini, peneliti akan membahas komunikasi internal, sebab hal ini sesuai dengan judul penelitian yang dibahas dalam skripsi ini.
2.3. Komunikasi Internal Lingkup komunikasi organisasi dalam aktivitas Public Relations selalu berkaitan dengan masalah manajemen perusahaan. Komunikasi internal adalah proses penyampaian pesan dari pimpinan, Top management, bahkan perusahaan kepada karyawan, baik melalui media maupun secara lisan yang menimbulkan efek tertentu. Komunikasi internal yang berlangsung dalam organisasi dapat dilakukan secara12: 1. Komunikasi vertikal dari atas ke bawah (downward communication) Komunikasi mengalir dari tingkatan pimpnan tertinggi atau manajemen puncak ke manajemen yang lebih rendah, dari pimpinan kepada karyawan yang lebih rendah, dan dari pembuat kebijaksanaan sampai akhirnya pada karyawan operasional. Fungsi komunikasi dari atas ke bawah adalah untuk memberikan pengertian mengenai sesuatu, yang dapat berbentuk: 1.1. Intruksi/ perintah, baik secara lisan maupun tertulis. 1.2. Pengarahan (pengarahan), pimpinan memberikan penjelasan singkat untuk memberikan penerangan secara ringkas. 1.3. Pemberian informasi tentang kebijakan perusahaan
12
Sukanto Reksohadiprodjo & T. Hani Handoko, Organisasi Perusahaan Teori Struktur dan Perilaku, Edisi Kedua, BFFE, Yogyakarta, 1991.
20
1.4. Melakukan penilaian terhadap pelaksanaan kerja karyawan yang dilakukan pada waktu-waktu tertentu. 1.5. Penanaman ideologi pimpinan perusahaan terhadap karyawannya yang sesuai dan telah disepakati pihak perusahaan sebagai upaya pimpnan untuk menyampaikan dan menanamkannya dalam diri karyawan, sehingga akan menumbuhkan adanya tingkat semangat kerja, pengabdian, rasa memiliki atau dukungan terhadap perusahaan. 1.6. Pemberian penghargaan oleh pimpinan kepada karyawan untuk memberikan insentif, motivasi/dorongan agar karyawan dapat bekerja dengan giat sesuai dengan instruksi. 1.7. Melakukan teguran oleh pimpinan terhadap karyawan yang lalai dalam menjalankan tugas/instruksi, baik secara lisan maupun tertulis. 1.8. Pemberian insentif dan tunjangan bagi karyawan yang telah dapat mencapai target tertentu yang dirasa menguntungkan perusahaan. 2. Komunikasi vertikal dari bawah ke atas (upward communication) Komunikasi dimulai dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke hirarki wewenang yang lebih tinggi dalam rangka memberikan pengertian untuk diketahui dan dijadikan bahan pertimbangan dalam rangka kepemimpinan pada umumnya, namun komunikasi ini seringkali tersendat karena komunikasi dari bawahan sering dianggap sebagai komunikasi bersifat permohonan, kritikan, usulan, tuntutan, dan sebagainya. Komunikasi dari bawah ke atasan seringkali menjadi ancaman bagi seorang bawahan,
21
inilah yang mungkin seringkali suara bawahan yang ditujukan bagi atasan menjadi tersendat. Pada prinsipnya fungsi komunikasi dari bawah ke atas adalah untuk memberikan pengertian mengenai sesuatu, seperti: permohonan bantuan, laporan prestasi kerja, saran dan kritik, opini, usulan anggaran, laporan prestasi kerja untuk diketahui dan dijadikan bahan penentuan kebijakan dalam rangka kepemimpinan, serta memperolha informasi dari bwahan mengenai kegiatan pelaksanaan pekerjaan karyawan dari tingkat lebih rendah ke tingkat yang lebih atas. Komunikasi ini dimanfaatkan untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam suatu perusahaan, sehingga upaya pimpinan sebagai pengambil keputusan secara tepat dapat dilakukan dengan baik. Partisipasi bawahan dalam proses pengambilan keputusan sangat membantu pencapaian tujuan organisasi. Dalam rangka upaya pencapaian keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para pimpinan harus memiliki kepercayaan terhadap para karyawan. 3. Komunikasi horisontal (horizontal or lateral communication) Komunikasi ini terjadi antara dua pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama, yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam perusahaan, biasanya komunikasi yang dilakukan dalam bentuk koordinasi. Tujuan komunikasi ini adalah untuk mempengaruhi dan memberi informasi kepada departemen lain yang sejajar. Kegiatan komunikasi ini dapat berupa: memo antar Kepala Bagian, rapat antar Kepala Sie, Konferensi antar manajer, interaksi antar
22
karyawan. Komuinikasi ini bersifat koordinatif diantara mereka yang memiliki posisi sejajar, baik di dalam satu departemen maupun diantara beberapa departemen. Komunikasi horisontal dapat dilaksanakan baik secara formal maupun informal, dan biasanya lebih sering dilakukan secara informal sebab mereka dalam posisi yang sama sehingga dapat terbuka dalam mengemukakan pendapatnya. 4. Komunikasi diagonal atau komunikasi silang yaitu komunikasi yang ruang lingkupnya adalah silang, berdasarkan pada struktur perusahaan, seperti: staf kearah bawahan yang tidak langsung. Namun terdapat hubungan kerja sebab ada spesialisasi, tanggungjawab terhadap pelaksanaan pekerjaan tertentu, dan sebagainya. Dalam pelaksanaan komunikasi internal dalam suatu organisasi atau perusahaan juga perlu didukung dengan keterampilan berkomunikasi supaya Public Relations dapat menyampaikan informasi, pesan, dan kebijakankebijakan manajemen itu kepada para stakeholder perusahaan dengan menggunakan sarana, media, dan cara penyampaian informasi (seperti: penggunaan bahasa dan kalimat yang jelas, tepat, dan tidak bertele-tele). Selain itu seorang Public Relations dalam suatu organisasi atau perusahaan hendaknya juga memiliki pengetahuan berkomunikasi dengan menguasai informasi,
pesan,
dan
kebijakan-kebijakan
disampaikan kepada para stakeholder perusahaan.
manajemen
yang
ingin
23
2.3.1. Hubungan Publik Internal Khalayak/publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada perusahaan itu sendiri termasuk dalam publik internal. Dalam dunia bisnis Public Relations, publik internal dari suatu perusahaan antara lain13: 1. Publik pegawai (employee public) 2. Publik manajer (manager public) 3. Publik pemegang saham (stockeholder public) 4. Publik buruh (labour public), dan sebagainya. Dengan adanya publik internal dalam lingkup kegiatan Public Relations tersebut memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing publik internal tersebut. Tujuan dibinanya hubungan dengan publik internal adalah untuk menciptakan hubungan baik yang harmonis dalam rangka memperoleh kesedian kerjasama (cooperation) diantara orangorang yang menjadi bagian dari perusahaan serta memungkinkan orang-orang tersebut untuk ikut berpartisipasi dan berprestasi lebih tinggi dengan mendapatkan kepuasan dari hasilnya14. Sementara itu Oemi Abdurrachman mengutip pendapat Griswold tentang tujuan dibinanya hubungan dengan publik internal adalah: ”Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja15.”
13
Dr. Hj. Neni Yulianita, Dasar-Dasar Public Relations, Jakarta, 1995, hal. 57 Dr. Hj. Neni Yulianita, Dasar-Dasar Public Relations, Jakarta, 1995, hal. 58 15 Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 34 14
24
Mencapai karyawan yang mempunyai kegairahan kerja adalah tujuan Internal Public Relations. Ini dapat diciptakan bila pimpinan memperhatikan kepentingan-kepentingan para pegawai baik ditinjau dari segi ekonomi, sosial, maupun psikologi. Kesejahteraan seperti kesehatan dan tempat bekerja para karyawan dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas dalam perusahaan itu sendiri. Pimpinan dan karyawan termasuk keluarga kedua belah pihak dan antara teman sejawat harus ada hubungan yang baik, sehingga seluruh anggota perusahaan dapat saling memahami, menghargai, dan mempercayai yang dapat memberikan kesan positif pada publik dan tentunya hal ini berpengaruh pada nama perusahaan tempat ia bekerja. Dengan demikian, maka tiap anggota suatu perusahaan memainkan peranan penting dalam pembentukan opini publik. Oleh karena itu sesuai dengan ”Code of Condact” dan ”Code of Ethics” Public Relations ”mental attitude” dari para anggota harus diperhatikan dan dibina16. Di dalam usahausaha untuk menciptakan suasana yang menyenangkan dalam perusahaan itu dan bagi keuntungan perusahaan itu, komunikasi yang bersifat ”two-way communication” penting dan mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan antara bawahan dengan pimpinan, yang merupakan feedback, berdasarkan good human relations sesuai prinsip Public Relations. Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan terhadap bawahan (downward communication) tidak akan mengalami banyak kesulitan; tetapi 16
Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 34
25
sebaliknya, komunikasi yang berjalan dari bawah keatas (upward communication) besar kemungkinan mengalami hambatan-hambatan. Ini disebabkan karena faktor psikologis, sosiologis, pendidikan, dan lainlain.demikian pula dalam komunikasi horisontal yang terjadi diantara sesama kolega, dapat timbul kesulitan-kesulitan, seperti: tiap anggota merasa tugasnya lebih penting daripada anggota lainnya, atau tiap kelompok profesional merasa profesinya lebih tinggi daripada profesi atau bidang lainnya. Hal diatas tersebut merupakan tugas Public Relations untuk menyelenggarakan komunikasi persuasif dan informatif, yang dapat dilaksanakan dengan17: 1. Tertulis dengan menggunakan surat, papers, buletin, brosur, dan lain-lain. 2. Lisan dengan mengadakan briefing, rapat, diskusi, ceramah, dan sebagainya. 3. Counseling yaitu menyediakan beberapa anggota staf yang telah mendapat latihan atau pendidikan untuk memberikan nasihat, skills dan abilities kepada para karyawan, turut membantu memecahkan masalah yang
sedang
dihadapi
oleh
para
anggota
perusahaan,
atau
mendiskusikannya bersama-sama. Public Relations harus mengetahui dan memahami tentang segala sesuatu yang ada hubungannya dengan kepentingan atau kebutuhan para karyawan, baik sebagai individu maupun sebagai anggota kelompok, dan 17
Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 35
26
kepentingan perusahaan tersebut. Personal Contact antara pimpinan dan seluruh karyawan sangat penting dalam memupuk kepercayaan dan kerjasama18. Internal Public Relations yang baik adalah yang memperlakukan seluruh karyawannya dengan sikap yang sama, tanpa membeda-bedakan tingkat pendidikan, jabatan, dan lain-lain19. Usaha yang dapat lebih mengeratkan hubungan antara karyawan agar mereka dapat lebih mengenal satu sama lainnya (termasuk keluarganya), maka kegiatan olahraga, darmawisata, dan kegiatan lain dapat dilakukan dan fasilitasnya disediakan. Salah satu usaha untuk mengatasi kesulitan hubungan dari bawah keatas (upward communication) dan memberikan kesempatan pada para karyawan untuk menyatakan pendapatnya dengan bebas sebagai seorang partisipan dalam usaha memajukan perusahaan, maka penggunaan suggestion box atau kotak saran dapat memberi pengaruh kepada orang-orang yang melihatnya dan akan menggunakannya20. Public Relations hendaknya membuka kotak saran secara regular pada hari yang telah ditetapkan, kemudian pendapat karyawan tersebut dapat dirangkum sebagai laporan kepada pimpinan atau dapat juga dibawa kedalam rapat kerja.
18
Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 37 19 Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 37 20 Oemi Abdurrachman, M.A., Dasar-Dasar Public Relations, PT Citra Aditya Bakti, 1995, hal. 37
27
2.3.1.1. Employee Relations (Hubungan dengan Para Pegawai) Hubungan ini merupakan kegiatan Public Relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Publik pegawai adalah salah satu internal publik yang dijadikan salah satu sasaran dari kegiatan Public Relations di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi, yang merupakan potensi berarti bagi suatu perusahaan sebab mereka itu dianggap salah satu publik yang menentukan suksesnya perusahaan, maka perlu diadakan dan dikembangkan hubungan yang lebih baik dan terarah. Public Relations harus berkomunikasi secara langsung dengan seluruh karyawan, yang perlu mengadakan kontak pribadi, seperti: mendatangi para karyawan dan bercakap-cakap dengan karyawan sehingga Public Relations dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan dan perasaannya, yang tentu saja berbeda dengan karyawan lain sebab mereka memiliki tingkat pendidikan dan pengetahuan yang berbeda. Onong Uchjana Effendy menyatakan bahwa kegiatan untuk menciptakan hubungan dengan para pegawai dapat dilakukan melalui berbagai hal, seperti: pemberian upah yang cukup dan sesuai, perlakuan yang adil, ketenangan bekerja, perasaan diakui, penghargaan atas hasil kerja, dan penyalur perasaan21. Kegiatan dalam rangka membina hubungan baik dengan para karyawan dapat dilakukan melalui berbagai kegiatan, yaitu dengan pemberian pengumuman, Buku Pegangan Pegawai, Personal Calls, Pertemuan Berkala, 21
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Remaja Rosdakarya, Bandung, 1992.
28
Kotak Saran, Hiburan dan Darmawisata, Olahraga, Study Tour, Training, Hadiah dan Penghargaan, Klinik dan Rumah Obat, Tempat Ibadah, dan Tempat Pendidikan.
2.3.1.2. Manager Relations (Hubungan dengan Para Manajer) Hubungan ini merupakan kegiatan Public Relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Seperti yang kita ketahui bahwa manajer merupakan orang yang bekerja di perusahaan berdasarkan kemampuannya dalam mengelola perusahaan agar dapat mengabdikan diri bagi kepentingan perusahaan melalui kredibilitas, kemampuan, dan keahlian untuk dapat memajukan perusahaan. Apabila manajer diperlukan untuk dapat membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Ini berarti mereka mempunyai kontribusi terhadap berbagai kebijakan manajemen di bidangnya bahkan mungkin di bidang umum. Mereka merupakan orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggungjawab besar bagi pekerjaannya. Untuk itu perlu dilakukan kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manajer ini, seperti memberikan Uang Tunjangan Jabatan, Uang Resiko Jabatan, Kegiatan Coffee Morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluran ide kebijakan bagi perusahaannya.
29
2.3.1.3. Labour Relations (Hubungan dengan Para Buruh) Hubungan ini merupakan kegiatan Public Relations dalam rangka memelihara hubungan antara pimpinan dengan serikat pekerja dalam perusahaan dan turut menyelesaikan masalah-masalah yang timbul antara keduanya. Disinilah letak peranan Public Relations, ia harus mengadakan tindakan-tindakan preventif guna mencegah timbulnya kesulitan bagi perusahaan yang dapat timbul di masa akan datang. Dengan demikian Public Relations turut pula melancarkan hubungan harmonis antara Top management dengan karyawan22. Misalnya: menyelesaikan kasus tentang adanya rasa permusuhan dari karyawan kepada atasannya. Karena adanya tuntutan kenaikan upah sehingga pimpinan mempertahankan sikap yang menimbulkan aksi mogok kerja para pekerja tersebut, dan PHK dari pihak perusahaan, dan sebagainya
2.3.1.4. Stockholder Relations (Hubungan dengan Para Pemegang Saham) Hubungan ini merupakan kegiatan Public Relations dalam rangka memelihara hubungan dengan para pemegang saham. Ini sangat penting sebab besar kecilnya modal menentukan besar kecilnya perusahaan, sehingga hubungan dengan stockholder ini tidak boleh dikesampingkan oleh pihak perusahaan. Usaha membina hubungan dengan stockholder tidak lain adalah untuk tujuan memajukan perusahaan. Komunikasi dengan mereka dapat dilakukan misalnya dengan cara menyatakan 22
Dr. Hj. Neni Yulianita, Dasar-Dasar Public Relations, Jakarta, 1995, hal. 67
30
selamat kepada pemegang saham yang baru, memberikan laporan, memberikan majalah organisasi, mengadakan pertemuan, dan sebagainya. Untuk itu berikut adalah deskripsi mengenai kegiatan-kegiatan tersebut: 1. Menyatakan selamat kepada pemegang saham yang baru Pemberian selamat datang ke perusahaan, misalnya dalam bentuk surat akan menimbulkan kesan baik, para pemegang saham akan merasa dihargai dan dihormati, serta mereka akan menganggap perusahaan merupakan perusahaan bonafit. 2. Memberikan laporan Laporan mengenai perkembangan perusahaan adalah merupakan kegiatan komunikasi yang berfungsi sebagai kegiatan yang harmonis, hal ini juga akan menanamkan kepercayaan pemegang saham kepada perusahaan. 3. Mengirimkan majalah organisasi Majalah organisasi merupakan salah satu media yang baik untuk membina hubungan baik/harmonis dengan para pemegang saham, sehingga mereka mengetahui atau dapat mengikuti perkembangan perusahaannya beserta segala kegiatannya. 4. Mengadakan pertemuan Pertemuan secara face to face adalah bentuk komunikasi yang lain untuk membina hubungan yang harmonis, meningkatkan pengertian bersama, dan meningkatkan kepercayaan. Ini dapat dilakukan dengan cara menyelenggarakan pertemuan antara pimpinan organisasi dengan
31
para pemegang saham sehingga akan menambah eratnya hubungan, dapat juga diadakan pertemuan lengkap dengna seluruh karyawan misalnya: dalam acara malam halal bihalal, peringatan ulang tahun perusahaan, dalam pertemuan ini dapat dimanfaatkan untuk membicarakan mengenai masalah pembagian keuntungan, penjualan saham baru dan sebagainya.
2.4. Public Relations Public Relations (PR) terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan dengannya.23 Public Relations senantiasa berkenaan dengan kegiatan penciptaan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul perubahan yang berdampak. Public Relations menyangkut kepentingan setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial maupun yang non-komersial. Public Relations terdiri dari semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang menjalin kontak dengannya. Menurut Institute of Public Relations (IPR)24: “Public Relations adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good-will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.”
23 24
Anggoro, 2001, Pengantar Humas , hal.2, Modul Ibu Emilia Bassar Frank Jeffkins, Public Relations, Revisi ke-5, hal. 9
32
Menurut Frank Jefkins25: “Public Relations adalah semua bentuk komunikasi yang terencana baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian.” Komunikasi mengambil bagian penting dalam kegiatan Public Relations, karena sebenarnya kegiatan Public Relations adalah semata-mata merupakan kegiatan komunikasi. Dan perlu dipahami bahwa komponen yang paling penting dari Public Relations adalah komunikasi, karena komunikasi tersebut merupakan dasar dari seluruh kegiatan Public Relations. Dalam komunikasi internal (personil atau anggota institusi), tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan Public Relations, yaitu: a. Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi atau perusahaan. b. Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat. c. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya. Dari penelitian ini, kita dapat melihat hubungan antara komunikasi dengan Public Relations. Komunikasi dapat berjalan lancar apabila ada peranan
Public
Relations,
dan
Public
Relations
dapat
bermakna
keberadaannya apabila terdapat kegiatan komunikasi yang dapat disampaikan kepada perusahaan dan stakeholder, dan sebaliknya. Hal ini terlihat jelas bahwa komunikasi dan kehumasan saling terkait terhadap kemajuan perusahaan dalam rangka pencapaian perusahaan itu sendiri. 25
Ibid, hal. 1
33
Cutlip mengatakan26: Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian, penerimaan, dan kerjasama antara organisasi dan masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat umum, mendefinisi dan menekankan tanggung jawab manajemen dalam memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan, dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya. Pada November 1982, Public Relations Society of America (PRSA) secara
normal
mengadopsi
Pernyataan
Resmi
tentang
Hubungan
Masyarakat27: Sebagai fungsi manajeman, Public Relations mencakup hal-hal berikut ini: 1. Mengantisipasi, menganalisa, dan menerjemahkan pendapat publik, sikap dan masalah yang mungkin berdampak baik ataupun buruk terhadap jalan serta rencana organisasi. 2. Memberi anjuran kepada manajemen pada semua jenjang di dalam organisasi, dengan memperhatikan keputusan kebijaksanaan, rangkaian tindakan, dan komunikasi, dengan memperhitungkan percabangan masyarakatnya dan tanggung jawab sosial, atau tanggung jawab kewarganegaraan. 3. Meneliti, melaksanakan, dan mengevaluasi program tindakan dan komunikasi secara berkelanjutan, agar masyarakat yang diberi informasi
26 27
Cutlip, 2005, Pengantar Humas , hal. 2, Modul Ibu Emilia Bassar Ibid, hal. 3-4
34
memperoleh pemahaman, sehingga tujuan organisasi tercapai. Programprogram itu dapat mencakup pemasaran, keuangan, pengumpulan dana, hubungan dengan karyawan atau pemerintah, dan lainnya. 4. Membuat rencana dan menerapkan upaya organisasi untuk mempengaruhi atau mengubah kebijakan umum. 5. Menentukan sasaran, membuat rencana, membuat anggaran, menyaring dan melatih staf, mengembangkan fasilitas. Singkatnya, mengelola sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan semua yang disebutkan di atas. 6. Contoh pengetahuan yang diperlukan dalam praktek profesional Humas mencakup seni komunikasi, psikologi, psikologi sosial, sosiologi, ilmu politik, ilmu ekonomi, dan prinsip-prinsip serta etika manajemen. Pengetahuan serta keterampilan teknis diperlukan untuk penelitian pendapat, analisis masalah masyarakat, hubungan media, direct mail, iklan kelembagaan, penerbitan, pembuatan video / film, peristiwaperistiwa khusus, pidato, dan presentasi. Menurut Pernyataan Meksiko (The Mexican Statement)28: “Praktik Public Relations adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial yang menganalisa berbagai kecenderungan, memperkirakan setiap kemungkinan konsekuensinya, memberi masukan dan saran-saran kepada para pemimpin organisasi, serta menerapkan programprogram tindakan yang terencana untuk melayani kebutuhan organisasi dan kepentingan khalayaknya.”
28
Frank Jeffkins, Loc Cit, hal.10
35
Seorang Public Relations yang baik harus rendah hati, tekun serta cepat menyesuaikan diri. Berikut adalah 6 kriteria keahlian seorang praktisi Public Relations yang baik: a. Mampu menghadapi semua orang yang memiliki aneka ragam karakter dengan baik, mampu dan mau berusaha untuk memahami dan bersikap toleran kepada setiap orang yang dihadapinya. b. Mampu berkomunikasi dengan baik, mampu menjelaskan sesuatu dengan jernih. c. Pandai mengorganisasikan segala sesuatu, kemampuan perencanaan yang prima. d. Memiliki integritas personal, baik di dalam profesi maupun di dalam kehidupan pribadinya. e. Memiliki imajinasi, mampu mencari tahu, mengakses informasi seluasluasnya. f. Mampu melakukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kampanye PR serta belajar dari hasil-hasil tersebut. Besar kecilnya departemen Public Relations internal dari suatu organisasi atau perusahaan tergantung pada 3 hal utama, yakni: 1. Ukuran organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. 2. Kebutuhan perusahaan akan PR yang efektif dan nilai atau arti penting dari fungsi PR bagi pihak manajemen. 3. Karakteristik khas PR bagi masing-masing organisasi atau perusahaan.
36
Peran Public Relations bertujuan untuk membina hubungan baik dengan
stakeholders
melalui
proses
komunikasi,
merawat
dan
mengembangkan kepercayaan stakeholders.29 Jadi dapat disimpulkan bahwa PR dapat membantu perusahaan untuk melayani kebutuhan komunikasi terhadap stakeholder perusahaan yang beragam. 2.5. Peran Public Relations Public Relations memiliki peran yang menunjang keberhasilan suatu perusahaan. 1. Penasehat Ahli Manajemen Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu manajemen memberikan solusi dalam penyelesaian masalah terkait hubungan dengan publiknya (Public Relationship). 2. Fasilitator Komunikasi Public Relations sebagai komunikator atau mediator untuk membantu manajemen dalam mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Peran fasilitator komunikasi bagi Public Relations adalah sebagai perantara komunikasi antara pimpinan dan karyawannya. 3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah Perusahaan Membantu top management sebagai penasehat hingga mengambil tindakan eksekusi dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi perusahaan secara rasional dan profesional. 29
Jalaluddin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1984
37
4. Teknisi Komunikasi Praktisi PR sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan
teknis
komunikasi
atau
dikenal
dengan
methode
of
communication in organization.30 Dalam penelitian ini peran Public Relations yang akan peneliti bahas adalah peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi yang lebih sering dijalankan oleh General Affairs Department dan terkadang menjalankan peran sebagai fasilitator pemecah masalah dalam merangkap peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.
2.6. Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi Peran fasilitator komunikasi bagi Public Relations sebagai pendengar yang peka dan perantara komunikasi, serta berfungsi sebagai penghubung perantara, penerjemah, dan mediator antara organisasi dan karyawan. PR menjaga komunikasi dua arah dan memfasilitasi percakapan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan menjaga agar saluran komunikasi tetap terbuka, sehingga dapat memberikan informasi
yang
dibutuhkan baik manajemen maupun karyawan untuk membuat keputusan demi kepentingan bersama. Public Relations bertindak sebagai sumber informasi bagi organisasi dan karyawan, yang menengahi interaksi, menyusun agenda diskusi, meringkas dan menyatakan ulang suatu pandangan, meminta tanggapan, serta
30
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, hal. 19-20, Rajawali Pers, 2003
38
membantu mendiagnosis dan memperbaiki kondisi yang mengganggu hubungan komunikasi diantara kedua belah pihak. PR beroperasi dibawah asumsi bahwa komunikasi dua arah akan meningkatkan kualitas keputusan yang diambil oleh organisasi dan publik dalam hal kebijakan, prosedur, dan tindakan demi kepentingan bersama.
2.7. Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah Public Relations membantu top management dan organisasi untuk memecahkan masalah dalam proses manajemen. PR berkolaborasi dan bermusyarawah dengan manajer lain untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah, mulai dari persoalan dan sampai evaluasi program final. Fasilitator pemecah masalah masuk dalam tim manajemen karena keahlian dan keterampilan dalam membantu manajer lain untuk menghindari masalah atau memecahkan masalah. Akibatnya, pandangan Public Relations akan dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan manajemen. Manajer berperan dalam menganalisis situasi masalah yang dihadapi perusahaan. Manajer merupakan pihak yang paling tahu dan dekat dengan kebijakan, produk, prosedur, dan tindakan perusahaan, yang mempunyai kekuasaan untuk melakukan perubahan. Ketika manajer berpartisipasi dalam proses perencanaan strategis Public Relations, PR akan memahami motivasi dan tujuan program, mendukung keputusan taktis dan strategis, dan berkomitmen untuk membuat perubahan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan program.
39
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Sifat Penelitian Berdasarkan tujuan dari penelitian yang penulis lakukan, yaitu ingin mengidentifikasi peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk. dalam memenuhi kebutuhan komunikasi internal perusahaan. Maka penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif dan bersifat deskriptif. Menurut Adi Nugroho31: “Metode deskriptif bertujuan untuk menggambarkan secara sistematis fakta atau karakteristik populasi tertentu secara faktual dan cermat.” Penelitian ini hanya memaparkan situasi atau peristiwa, penelitian ini tidak mencari atau menjelaskan hubungan, tidak menguji hipotesa atau membuat prediksi. Penelitian deskriptif ditujukan untuk mengumpulkan informasi faktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, mengidentifikasi masalah, membuat perbandingan-perbandingan atau evaluasi dan menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. Ciri lain metode deskriptif ialah titik berat pada observasi dan suasana alamiah yaitu peneliti terjun ke lapangan bertindak sebagai pengamat. Jadi,
31
Adi Nugroho, Metode Penelitian, 1996, hal. 35
40
penelitian deskriptif itu selain menjabarkan dan mengklasifikasi tetapi juga memadukan (sintesis) dan organisasi32. Penelitian deskriptif ditujukan untuk33: 1. Mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, 2. Mengidentifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang berlaku, 3. Membuat perbandingan atau evaluasi, 4. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. Metode deskriptif kualitatif dilakukan untuk mencari jawaban dengan cara menggunakan dan menjelaskan perihal yang ditemukan dilapangan, pendekatan ini dilakukan dengan mengadakan survey lapangan dengan jalan: a. Mengadakan pengamatan langsung b. Mengadakan pengumpulan data-data c. Mengadakan penganalisaan data-data Tujuan dari penelitian kualitatif ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sifatnya umum terhadap kenyataan sosial dari perspektif partisipan. Pemahaman tersebut tidak ditentukan terlebih dahulu tetapi diperoleh setelah melakukan analisis terhadap kenyataan sosial yang menjadi fokus penelitian, dan kemudian ditarik suatu kesimpulan berupa pemahaman 32 33
Jalaluddin Rakhmat, Ibid, hal.25 Ibid
41
umum tentang kenyataan-kenyataan tersebut34. Selain itu, pendekatan kualitatif juga bertujuan mengumpulkan data berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku objek yang diamati. Pendekatan ini diarahkan pada latar individu secara holistik (utuh) dalam hal ini tidak boleh mengisolasi individu atau organisasi ke dalam variabel atau hipotesa, tetapi memandangnya sebagai suatu keutuhan35. 3.2. Metode Penelitian Metode yang digunakan yaitu studi kasus (case study) yang berkenaan dengan kasus demonstrasi dari pihak karyawan terhadap Top management tentang tuntutan mereka agar PHK yang mereka terima sebelum aksi demo berlangsung untuk dicabut kembali. Jenis studi kasus yang diambil peneliti adalah studi kasus tunggal, yang memusatkan pada kasus yang telah ditetapkan sesuai dengan fokus penelitian yang telah dirumuskan. Penelitian studi kasus adalah penelitian tentang status penelitian yang berkenaan dengan suatu fase spesifik atau khas dari keseluruhan personalitas. Subjek penelitian ini bisa saja individu, kelompok, lembaga, maupun masyarakat. 36 Ditinjau dari wilayahnya maka penelitian kasus hanya meliputi daerah atau subjek yang sangat sempit, tetapi ditinjau dari sifat penelitian, penelitian harus lebih mendalam.
34
35
36 37
37
Peneliti juga mengadakan observasi atau
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, hal.53, Rajawali Pers, 2003 Lexy. J. Moleong, MA, Metodologi Penelitian Kualitatif, hal.6, Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1998 Moh. Nazir, Metode Penelitian Kualitatif, Jakarta, Ghalia Indonesia, 1988, hal.66 Suharsimi Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, hal.120, Penerbit: PT Rineka Cipta, Jakarta, 2002
42
pengamatan langsung di lapangan mengenai kegiatan komunikasi internal yang berlangsung di perusahaan. Latar belakang penelitian ini yaitu bagaimana membina hubungan baik antara manajemen perusahaan dengan karyawan, sehingga tercipta hubungan harmonis antara perusahaan dan karyawan, serta mempersatukan kepentingan setiap elemen yang ada di dalamnya, guna mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Sasaran atau obyek penelitian dibatasi agar data yang diambil dapat digali sebanyak mungkin serta agar penelitian ini tidak dimungkinkan adanya pelebaran obyek penelitian. Desainnya bersifat umum, dan berubah-berubah, berkembang sesuai dengan situasi di lapangan sehingga bersifat fleksibel dan terbuka.38 Metode penelitian studi kasus ini dilaksanakan dengan melakukan wawancara secara mendalam (Indepth Interview) kepada para key informan yang dalam penelitian ini adalah Human Capital and Corporate Affairs Directors, Industrial and Community Development Head, General Affairs Head Office Department, dan staf General Affairs Department, yang akan diwawancarai berdasarkan pertanyaan-pertanyaan yang dibuat oleh peneliti yang berhubungan dengan topik penelitian.
38
www.petra.ac.id/~puslit/journals/request.php?PublishedID=MAN02040206, Perbedaan Dasar antara Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif
43
3.3. Key Informan Dalam penelitian kualitatif, posisi narasumber sangat penting, bukan sekadar memberi respon melainkan juga sebagai pemilik informasi. Mereka disebut sebagai informan atau disebut juga sebagai subjek yang diteliti, karena ia bukan saja sebagai sumber data melainkan juga aktor atau pelaku yang ikut menentukan berhasil tidaknya sebuah penelitian berdasarkan informasi yang diberikan. Key informan yang berkompeten untuk diwawancara dan diminta informasi sehubungan dengan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bapak Handoyo Budhisejati, Human Capital and Corporate Affairs Directors PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang. Alasan: Beliau merupakan Top management yang membawahi langsung langsung Industrial and Community Development Head. 2. Bapak Anton Suwanto, Industrial and Community Development Head PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang. Alasan: Beliau adalah orang terpenting yang ada di Industrial and Community Development Head, yang membawahi langsung General Affairs Department. Beliau paling paham mengenai kegiatan dan peran humas yang dijalankan/ dilaksanakan oleh General Affairs Department. 3. Bapak A. Purnomo Utomo, General Affairs Head Office Department PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang.
44
Alasan:
Beliau merupakan pemimpin dari departemen General Affairs, yaitu merupakan departemen yang berkaitan dengan kegiatan kehumasan dan melaksanakan peranan humas di PT Mulia Industrindo Tbk., sehubungan tidak terdapatnya departemen Humas di perusahaan tersebut.
4. Ana Hasijati, Staf General Affairs Department PT Mulia Industrindo Tbk. Alasan: Beliau adalah orang yang membantu General Affairs Head Office Department dalam melaksanakan kegaiatan peran kehumasan, baik dari segi administrasi sampai hal lainnya.
3.4. Teknik Pengumpulan Data Analisa data menurut Patton seperti dikutip Lexy Moleong39, adalah proses mengatur urutan data, mengorganisasikannya ke dalam suatu pola, kategori, dan satuan uraian dasar. Pengumpulan data adalah prosedur yang sistematis dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan.
Teknik yang penulis gunakan dalam
pengumpulan data ada 2 (dua) macam, sebagai berikut:
3.4.1. Data Primer Dengan
melakukan
wawancara
secara
mendalam,
dengan
cara
mengadakan tanya jawab dengan orang yang berwenang dan berkepentingan yang dapat memberikan data tentang masalah yang dibahas, berupa keterangan langsung. Data ini diperlukan
39
Moleong, Lexy, 280
untuk memperdalam atau
45
memperkaya data. Hasil dari wawancara tersebut akan dianalisis dan dibuat suatu kesimpulan. Wawancara dilakukan tidak berstruktur, artinya tidak berstruktur adanya kebebasan peneliti mengajukan pertanyaan dapat beralih-alih dari satu pokok pertanyaan ke pokok pertanyaan yang lain, sedangkan data yang terkumpul dari wawancara bebas itu dapat beraneka ragam, tetapi tetap berpedoman kepada tema yang akan diteliti oleh peneliti.
3.4.2. Data Sekunder Dengan cara studi kepustakaan yaitu dengan cara mempelajari bukubuku dan bahan-bahan tertulis yang ada hubungannya dengan permasalahan penulisan. Dan berdasarkan hasil observasi atau pengamatan yang dilakukan oleh peneliti. Selain itu juga diambil bahan tertulis maupun teori yang didapat pada saat kuliah.
3.5. Definisi Konsep dan Fokus Penelitian 3.5.1. Definisi Konsep Untuk pelaksanaan penelitian ini, berbagai konsep dan istilah perlu dijelas. Definisi konsepnya yaitu: 1. Peranan adalah dinamisasi dari status atau adanya kedudukan yang apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajibannya sesuai dengan kedudukannya maka dia menjalankan suatu peranan.40
40
Soerjono Soekamto, Sosiologi Suatu Pengantar, hal.208, 2001
46
Unsur-unsur yang ada dalam peranan adalah adanya tugas, status, hak dan kewajiban. 2. Public Relations merupakan fungsi manajemen khusus yang membantu pembentukan dan pemeliharaan garis komunikasi dua arah, saling pengertian,
penerimaan,
dan
kerjasama
antara
organisasi
dan
masyarakatnya, yang melibatkan manajemen problem atau masalah, membantu manajemen untuk selalu mendapat informasi dan merespon pendapat
umum,
mendefinisi
dan
menekankan
tanggung
jawab
manajemen dalam memanfaatkan perubahan dengan efektif, berfungsi sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi kecenderungan,dan menggunakan riset serta komunikasi yang masuk akal dan etis sebagai sarana utamanya.41 3. Komunikasi internal adalah komunikasi antar organisasi sendiri, baik pusat, cabang, maupun perwakilan-perwakilan yang dapat dilakukan dalam bentuk komunikasi langsung maupun komunikasi tidak langsung. 4. Hubungan komunikasi internal adalah khalayak/publik yang menjadi bagian dari kegiatan usaha pada suatu organisaasi atau instansi itu sendiri. Jadi publik yang termasuk ke dalamnya pun menyesuaikan diri dengan bentuk organisasi atau perusahaan itu sendiri 3.5.2. Fokus Penelitian Fokus penelitian merupakan garis besar dari pengamatan penelitian, dan dalam penelitian ini yang menjadi fokus penelitiannya adalah peran Public
41
Cutlip, 2005, Pengantar Humas , hal. 2, Modul Ibu Emilia Bassar
47
Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk. yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam rangka memenuhi kebutuhan komunikasi internal perusahaan. Fokus penelitian dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Peran Humas dalam komunikasi internal mencakup 2 (dua) hal yaitu sebagai berikut: 1.1.
Peran Humas sebagai Fasilitator Komunikasi Yaitu menjadi pendengar yang sensitif dan menjadi fasilitator komunikasi yang berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan menjadi mediator antara organisasi dan publiknya dalam hal menyampaikan
kebijakan-kebijakan
maupun
keputusan
organisasi. 1.2.
Peran Humas sebagai Fasilitator Pemecah Masalah Yaitu berperan mencarikan solusi dari suatu permasalahan, menjadi penengah dalam konflik, menganalisa dan memahami suatu permasalahan, melaksanakan riset, dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat, dan merupakan bagian dari Manajemen.
2. Demi terhindar dari masalah yang tidak diinginkan oleh perusahaan di masa yang akan datang, seperti: kasus demonstrasi oleh para karyawan terhadap perusahaan yang terjadi pada awal 2009 lalu, peran Public Relations kini lebih aktif dalam aktifitas komunikasi internal. Aktivitas tersebut berupa:
48
a. Pengadaaan suggestion box (kotak saran) b. Rapat yang berkaitan dengan budget (performance meeting), pada rapat ini General Affairs mengajukan untuk diadakannya kegiatan outbound untuk para karyawan dan direksi; family gathering; dan perayaan acara hari raya keagamaan, seperti: perayaan Idul Fitri dan Natal bagi para karyawan. c. Rapat operasional yang bertujuan mengatasi masalah dan mengambil keputusan d. Rapat koordinasi (cross functions meeting) Bagi perusahaan, dengan adanya peran Public Relations maka perusahaan dapat memperoleh informasi yang sedang beredar di kalangan karyawan perusahaan, sehingga perusahaan dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para karyawan secara terpercaya dan akurat sehingga terhindar dari masalah-masalah yang dapat timbul di masa yang akan datang, seperti: kebijakan atau keputusan. Sedangkan bagi karyawan dengan
adanya
peran Public Relations, maka karyawan
dapat
menyampaikan aspirasi atau pendapatnya kepada manajemen sehingga dapat diketahui dan memperoleh feedback dari manajemen dan karyawan akan merasa diperhatikan serta dihargai keberadaannya. Hal ini secara tidak langsung tentu akan menimbulkan rasa memiliki / loyalitas pada perusahaan. Peran Public Relations dalam komunikasi internal dapat dilihat dari salah satu kasus yang pernah terjadi di PT Mulia Industrindo, Tbk. Karyawan
49
tidak mengetahui secara pasti perusahaan mem-PHK para karyawan secara sepihak. Mereka tidak puas dengan kebijakan tersebut dan beberapa hari kemudian mereka mengadakan aksi demonstrasi yang mengakibatkan kerja produksi terhambat. Dalam kasus ini, General Affairs yang melaksanakan peran Public Relations sebagai wakil manajemen untuk menemui perwakilan karyawan yang berdemo. Setelah itu, General Affairs bersama departemen terkait lainnya mengadakan rapat yang dihadiri oleh pimpinan unit dan direksi terkait untuk mendiskusikan permasalahan tersebut. Setelah mendapat keputusan, General Affairs segera mengkomunikasikan keputusan manajemen dan General Affairs menjadi penengah dengan memberitahukan alasan perusahaan terpaksa mem-PHK mereka akibat dampak dari krisis global, dan ini juga sudah memperoleh persetujuan dari Top management.
3.6. Teknik Analisa Data Analisa data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah untuk dibaca dan diinterpretasikan. Data yang telah terkumpul selanjutnya dianalisis melalui teknik analisis data deskriptif, data yang terkumpul akan diolah dan dicari hubungan antar fenomena sehingga dihasilkan suatu uraian yang runtut dan sistematis, yang pada akhirnya akan diperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai pokok permasalahan dalam penelitian. Selanjutnya data diolah dan dianalisa kemudian ditarik kesimpulan untuk menjawab masalah pokok penelitian. Peneliti memaparkan data yang diperoleh secara apa adanya.
50
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum PT Mulia Industrindo, Tbk. 4.1.1. Sejarah Berdirinya PT Mulia Industrindo, Tbk. Sejarah terbentuknya PT Mulia Industrindo, Tbk. mengalami proses yang cukup panjang. Awalnya dimulai dengan mendirikan PT IndoGlass yang didirikan pada 06 Oktober 1989. Kemudian perusahaan ini berubah nama menjadi PT MuliaGlass. Beberapa bulan kemudian, tepatnya 19 April 1990 mulai dioperasikan pula usaha lain yang bergerak di produksi keramik, yang beroperasi dengan nama PT Mulia Menara Persada. Perusahaan ini kemudian juga mengalami perubahan nama menjadi PT Muliakeramik Indahraya. PT Mulia Industrindo, Tbk. (selanjutnya disebut ”Perseroan”) didirikan berdasarkan akta No. 15 tanggal 15 November 1986 dari Liliani Handajawati Tamzil SH, notaris di Jakarta, kemudian diubah dengan akta No. 7 tanggal 6 Mei 1987 dari notaris yang sama. Anggaran Dasar serta perubahannya telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C2-3936.HT.01.01.TH.87 tanggal 25 Mei 1987 dan diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 40 tanggal 18 Mei 1990. Anggaran Dasar PT Mulia Industrindo, Tbk. telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No. 24 tanggal 23 Juli 1999
51
dari Fathiah Helmi SH, notaris di Jakarta, sehubungan dengan peningkatan modal dasar PT Mulia Industrindo Tbk. dan penyesuaian dengan peraturan Badan Pengawas Pasar Modal (BAPEPAM) tentang penambahan modal tanpa hak memesan efek terlebih dahulu. Perubahan Anggaran Dasar ini telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C-18759.HT.01.04-TH.99 tanggal 12 November 1999. Perusahaan tersebut di atas mendaftarkan usahanya pada Bursa Efek Jakarta dengan nama PT Mulia Industrindo, Tbk, pada tanggal 17 Januari 1994. PT Mulia Industrindo, Tbk. menjalankan kegiatan produksinya di Jl. Raya Tegal Gede No. 1, Lemahabang, Cikarang - Bekasi, dengan nama Komplek Mulia Industry, yang memiliki luas area kawasan 200 hektar. Sedangkan alamat perwakilan untuk pemasaran dan korespondensi beralamat di Wisma Mulia Lantai 53, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta 12170. PT Mulia Industrindo, Tbk. merupakan holding company dengan 2 (dua) anak Perusahaan (subsidiaries). Sesuai dengan pasal 3 Anggaran Dasar PT Mulia Industrindo Tbk., ruang lingkup kegiatan Perseroan meliputi bidang perdagangan atas hasil produksi anak-anak perusahaan (subsidiaries) PT Mulia Industrindo Tbk., yakni: a. PT. Muliakeramik Indahraya (MKIR) PT Muliakeramik Indahraya memproduksi keramik lantai (floor tile) dan keramik dinding (wall tile). Produk keramik yang dihasilkan 160 ribu
52
square meter/ hari. Produk keramik ini dijual ke dalam dan luar negeri. Produk Mulia Keramik: keramik lantai dan dinding dengan berbagai ukuran. b. PT Muliaglass terdiri dari beberapa plant, yaitu: PT Muliaglass Float (MGF) yang memproduksi kaca lembaran. Produk ini dijual ke dalam dan luar negeri. Produk Mulia Glass Float: kaca clear, dark grey, dark blue, bronze, green, and grey. PT Muliaglass Container (MGC) yang memproduksi aneka kaca botol dan glass block. Produk ini dijual ke dalam dan luar negeri. Produk Mulia Glass Container: aneka jenis botol dan glass block. PT Muliaglass Safety (MGS) memproduksi kaca pengaman mobil. Produk ini dipasarkan ke dalam dan luar negeri
4.1.2. Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk. Visi PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki visi yaitu menjadi perusahaan yang tangguh secara internasional terutama dalam bidang keramik dan kaca, baik kaca lembaran, botol kemasan, glass block, kaca pengaman otomotif. Misi 1. Meningkatkan penjualan dengan minimum 50% hasil produksi yang dijual ke pasar internasional. 2. Memperoleh gross margin yang memadai sesuai harapan stakeholder. 3. Menjual produk sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pelanggan. 4. Meningkatkan dan mengembangkan mutu produk dan service. 5. Menerapkan dan mengembangkan Corporate Value.
53
Motto Perusahaan Growth Through Quality and Service (Berkembang dengan Kualitas dan Pelayanan). Nilai Perusahaan (Corporate Value) PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki corporate value yang menjadi pedoman dalam menjalankan kegiatan perusahaan, yaitu: 1. Berorientasi terhadap pelayanan kepada konsumen. 2. Profesionalisme (Professionalism). 3. Integritas (Integrity). 4. Kerjasama (Team work). 5. Adversity 6. Rasa saling menghormati (Respects to others). 7. Inisiatif dan kreativitas (Initiative and creativity). 8. Berorientasi pada pencapaian (Achievement Orientation).
54
4.1.3. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.
Board of Commissioners Board of Director BOD Assistant Risk Assessment Head
Management Audit Head
COO 1
MuliaGlass (Float) Director
MuliaGlass (Container) Director
COO 2
Sales & Marketing Director
Human Capital & Corporate Affaairs Director
Muliakeramik Deputy COO
Finance Director
Tabel 1. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.
4.2. Gambaran Umum Peran Public Relations yang Dilaksanakan oleh General Affairs Department di PT Mulia Industrindo,Tbk. Aspek terpenting bagi kesuksesan perusahaan adalah karyawan. Sebelum manajemen memperhatikan hubungannya dengan stakeholder lain, hendaknya manajemen harus lebih dahulu memperhatikan orang-orang yang bekerja dengan perusahaan, yaitu karyawan. Oleh sebab itu salah satu peran Public Relations dalam hal ini adalah General Affairs yang menjalankan peran tersebut guna mewakili perusahaan harus menciptakan dan memelihara hubungan internal perusahaan. Hubungan internal adalah bagian khusus dari
55
Public Relations yang membangun dna memepertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat perusahan menggantungkan kesuksesannya. General Affairs yang melaksanakan peran Public Relations dapat menjadi jembatan penghubung antara manajemen dan karyawan di perusahaan dan wadah informasi yang pantas untuk diberitakan, baik kepada manajemen maupun karyawan, sehingga dapat memotivasi para publik internal perusahaan. Public Relations merupakan perantara antara manajemen dengan karyawan begitu pula sebaliknya. Public Relations merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal balik dalam rangka mendukung fungsi dan tujuan manajemen dengan meningkatkan pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama, serta fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh bagian General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk. sangat dibutuhkan karena: 1. Banyak kegiatan dan kebijakan Top management yang belum terpublikasikan kepada karyawan. 2. Banyak pihak, termasuk manajemen yang belum menyadari dan memahami arti pentingnya komunikasi internal di perusahaan.
56
3. Pihak manajemen perusahaan memandang kegiatan Marketing lebih penting dan vital bagi perusahaan, sehingga kurang berfokus kepada kebutuhan komunikasi internal perusahaan. 4. Komunikasi yang tidak berjalan lancar dapat menghambat proses beroperasinya kegiatan perusahaan dan tentu hal ini rentan bagi kelangusangan perusahaan di masa mendatang. General Affairs yang merangkap pula peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk. memiliki tugas untuk menangani komunikasi internal. General Affairs berhubungan dengan publik internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. Dalam hal ini hubungan yang dibina bagi publik internal di perusahaan yaitu42: 1. Hubungan dengan para karyawan yaitu kegiatan Public Relations untuk memelihara hubungan, khususnya antara manajemen dengan para karyawannya. Hubungan ini dalam rangka kepegawaian secara formal. Publik pegawai adalah salah satu internal publik yang dijadikan salah satu sasaraan dari kegiatan Public Relations di dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi. Mereka merupakan suatu potensi yang sangat berarti dalam perusahaan, yang menentukan suksesnya perusahaan. Oleh sebab itu perlu diadakan dan diciptakan hubungan yang baik dan terarah. Public Relations harus berkomunikasi secara langsung dengan para karyawannya, dengan mendatagani mereka dan bercakap-cakap, sehingga
42
Hj. Neni Yulianita. Dasar-dasar Public Relations. Hal. 59.
57
dapat mengetahui kesulitan, keinginan, harapan, dan perasaannya yang tentu berbeda dengan karyawan lain, seperti: 1. Upah yang cukup 2. Perlakuan yang adil 3. Ketenangan bekerja 4. Perasaan diakui 5. Penghargaan atas hasil karya 6. Penyalur perasaan Kegiatan komunikasi dalam rangka membina hubungan baik dengan para
karyawan
dapat
dilakukan
melalui
kegiatan
pemberian:
Pengumuman, Buku pegangan pegawai, Personal Calls, Pertemuan berkala, Pertandingan olah raga, Training, Klinik, Tempat ibadah, Perpustakaan atau tempat pendidikan 2. Hubungan dengan para manajer yaitu kegiatan Public Relations untuk memelihara hubungan baik dengan para manajer di lingkungan perusahaan. Para manajer merupakan orang-orang yang mengabdikan diri bagi kepentingan perusahaan melalui kemampuannya dalam mengelola perusahaan
agar
dapat
menghasilkan
keuntungan
sesuai
tujuan
perusahaan. Oleh sebab itu perusahaan memerlukank orang yang credible, acceptable, dan capable untuk dapat memajukan perusahaan. Sehubungan manajer merupakan orang-orang pilihan, maka baginya perlu dialkukan kegiatan khusus untuk diperlakukan sebagai orang yang dianggap penting.
58
Dalam hal ini jika manajer diperlukan untuk dapat mampu membuat, menetapkan keputusan, sampai pada menyampaikan keputusan yang berkaitan dengan berbagai kebijakan manajemen yang sangat menentukan maju mundurnya perusahaan. Mereka merupakan orang yang dituntut untuk dapat memikul tanggung jawab besar bagi pekerjaannya. Untuk konsekuensi ini, maka dapat dilakukan berbagai kegiatan untuk melakukan hubungan baik dengan para manager ini, misalnya: memberlakukan Uang Tunjangan Jabatan, Uang Resiko Jabatan, mobil dinas, rumah dinas, dan Coffee Morning diantara para manajer dalam rangka membina hubungan dan bahkan memungkinkan adanya keluaran ide kebijakan bagi perusahaannya. Peran Public Relations yang berlangsung di PT Mulia Industrindo, Tbk. adalah peran PR sebagai: 1. Fasilitator komunikasi General Affairs dalam menjalankan peran PR dituntut dapat menjadi pendengar yang sensitif bagi perusahaan mengenai apa yang sedang terjadi di kalangan karyawan. Hal ini telah dilakukan setelah kasus demo beberapa waktu lalu terjadi. Kini General Affairs lebih aktif dan kritis dengan membaur langsung dengan para karyawan sehingga dapat memperoleh informasi atau isu yang sedang berkembang sehingga dapat segera ditindaklanjuti oleh manajemen. Selain itu, General Affairs juga mengadakan kotak saran sebagai salah satu cara agar karyawan dapat menyalurkan pendapat atau saran kepada manajemen. Kotak saran itu
59
dibuka dan dilaporkan secara rutin yaitu dua minggu sekali untuk mendapatkan
jawaban
atau
kebijakan
dari
manajemen
dan
mengkomunikasikannya kembali kepada karyawan. 2. Fasilitator pemecah masalah Dalam menjalankan peran ini, General Affairs memang tidak banyak melakukannya. Terkadang General Affairs memecahkan masalah dengan berkoordinasi bersama departemen lain yang terkait, dan baru melaporkan kepada manajemen setelah pelaksanaan. Hal ini dilakukan saat keadaan mendesak dan segera ditindaklanjuti. Hal ini terjadi ketika bulan Desember 2008, beberapa pekerja pabrik MuliaKeramik Indah Raya mengadakan aksi mogok kerja akibat dihapusnya rute bus antar jemput mereka ke arah Cikampek, sedangkan saat itu kegiatan produksi di MuliaKeramik Indah Raya harus segera beroperasi. Setelah berdiskusi antara staff dan Head Office of General Affairs bersama dengan pimpinan pabrik MuliaKeramik Indah Raya dan MuliaGlass Container, maka diputuskan bahwa bus untuk para pekerja tersebut dapat ikut bergabung dengan bus MuliaGlass Container yang masih memiliki kapasitas untuk rute ke Cikampek. 4.2.1. Visi, Misi, Tujuan, dan Strategi General Affairs Deparment Visi Menjadi fasilitator perusahaan dengan internal publik PT. Mulia Industrindo Tbk.
60
Misi Merencanakan, mengarahkan, mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan kehumasan di perusahaan.
Tujuan Pencitraan positif PT. Mulia Industrindo Tbk. bagi stakeholders / pemangku kepentingan.
Strategi Menjalin hubungan publik internal yang harmonis.
4.2.2. Fungsi dan Tugas General Affairs Department Fungsi Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi ekstern dan intern guna membentuk citra positif perusahaan dan keselarasan kerja internal. Tugas Membina hubungan dengan para stakeholders (legislatif, eksekutif, organisasi perusahaan, organisasi pekerja, dan lain-lain) untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi melalui media massa baik cetak maupun elektronik (above the line) dan kegiatan pameran, seminar, talkshow, sponsorship (below the line), mengelola sarana komunikasi internal dan materi situs internet perusahaan.
61
4.2.4. Urusan dan Fungsi General Affairs dalam Peranan Public Relations 1. Urusan Komunikasi Internal Fungsi
: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan
informasi di lingkungan internal perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan internal perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan.
4.2.5. Struktur Organisasi General Affairs Department
Human Capital & Corporate Affairs Directors
Sekretaris
Industrial & Community Development Head
Human Resources Development Head
Personnel Head Office Department
Organization Development Industry Head Office Department
Recruitment Head Office Department
Training Head Office Department
General Affairs Head Office Department
Environment, Health & Safety Head Office Department
4.2.6. Kedudukan Humas dalam Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk. Kedudukan General Affairs Department dalam struktur organisasi berada di bawah Human Capital and Corporate Affairs Directors, tepatnya langsung di bawah Industrial and Community Development Head, sehingga semua kegiatan internal, yang terkait dengan peranan humas harus atas
62
persetujuan Human Capital and Corporate Affairs Directors, tepatnya langsung di bawah Industrial and Community Development Head dan wajib untuk melaporkan setiap perkembangan dari kegiatan tersebut.
General Affairs Department merupakan bagian integral dari suatu perusahaan yang berfungsi sebagai mediator yang menjembatani komunikasi, menjadi komunikator dan bertindak sebagai juru bicara perusahaan sehubungan dengan kebijakan-kebijakan yang dijalankan, menginformasikan acara-acara dan kegiatan yang berhubungan dengan sosialisasi. Hal ini seperti yang pernah dilakukan oleh General Affairs pada saat perayaan Idul Adha 2008 lalu. General Affairs mengumumkan kepada seluruh karyawan bahwa pada hari perayaan Idul Adha akan diadakan penyembelihan hewan kurban yang dihadiri pula oleh perwakilan dari direksi. Seluruh kegiatan pada perayaan tersebut dilaksanakan oleh General Affairs berkoordinasi dengan koperasi Mulia Industrindo, Security Department, Personnel Department, Purchasing Department, Finance Department, dan Marketing Department. Seluruh kegiatan General Affairs Department terkait peranan Humas pada hakikatnya adalah kegiatan komunikasi yang bersifat timbal balik. Kegiatan komunikasi tersebut sebagian besar merupakan penyampaian atau penyebaran informasi dari suatu perusahaan dalam hal ini adalah PT Mulia Industrindo Tbk. kepada karyawan yang menjadi sasaran. Diharapkan dari informasi tersebut didapatkan feed back dari karyawan untuk kemudian dianalisa.
63
4.3. Hasil Penelitian Bab ini merupakan isi dari uraian penulis mengenai hasil penelitian. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian diperoleh berdasarkan wawancara mendalam (Indepth Interview) dengan narasumber yaitu: Bapak Handoyo Budhisejati, Bapak Anton Suwanto, Bapak A. Purnomo Utomo, selain itu juga diperoleh data-data dari pihak-pihak yang membantu program Humas, diantaranya yaitu Ibu Ana Hasijati selaku staf General Affairs Department. Narasumber tersebut merupakan orang-orang yang berkaitan langsung dengan kegiatan peranan Public Relations serta mempunyai peranan penting dan berkompeten dengan topik ini. Peneliti juga mengadakan pengamatan pada kegiatan komunikasi yang berlangsung di PT Mulia Industrindo, Tbk. Peneliti melakukan analisa data hasil penelitian mengenai ”Peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk.” Dalam
mendeskripsikan
permasalahan
tersebut
dengan
menguraikan
sistematika yang telah disusun oleh penulis sebagai berikut: 1. Peran Public Relations dalam komunikasi internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. lebih mengarah kepada peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi dan terkadang melaksanakan peran sebagai fasilitator pemecah masalah. Peran PR sebagai fasilitator komunikasi dapat dilihat pada saat kasus demo pada awal 2009 lalu terkait dengan PHK yang dilaksanakan perusahaan, General Affairs turun langsung ke lapangan, mewakili Top management menemui perwakilan para karyawan
64
yang berdemo untuk mengetahui aspirasi atau tuntutan mereka. Setelah menemui para demonstran, General Affairs dan perwakilan departemen terkait mengadakan rapat yang dihadiri oleh pimpinan unit kerja dan direksi terkait untuk melaporkan aspirasi atau tuntutan para demonstran tersebut. Masalah tersebut didiskusikan dan dibahas oleh pihak-pihak yang hadir. Akhirnya diperoleh alasan sebenarnya PHK terpaksa dilakukan oleh Top management dan diputuskan bahwa PHK untuk beberapa karyawan yang memiliki kinerja baik selama beberapa tahun bekerja akan dipertimbangkan kembali dan sebagian karyawan akan tetap PHK dengan pemberian pesangon yang akan dibayar secara bulanan oleh perusahaan. Sedangkan pada karyawan yang memprovokasi diberi tindakan tegas akan di-PHK tanpa pesangon dari perusahaan. Keputusan tersebut segera General Affairs sampaikan kepada para demonstran, dan memberitahukan bahwa perusahaan terpaksa mem-PHK akibat adanya krisis global. Bulan Desember 2008 juga pernah terjadi aksi mogok kerja oleh pekerja pabrik MuliaKeramik Indah Raya karena rute bus antar jemput mereka ke arah Cikampek ditiadakan, sedangkan saat itu kegiatan produksi di MuliaKeramik Indah Raya harus segera beroperasi. Setelah berdiskusi antara staff dan Head Office of General Affairs bersama dengan pimpinan pabrik MuliaKeramik Indah Raya dan MuliaGlass Container, maka diputuskan bahwa bus untuk para pekerja tersebut dapat ikut bergabung dengan bus MuliaGlass Container yang masih memiliki
65
kapasitas untuk rute ke Cikampek. Pada kasus tersebut, General Affairs berperan sebagai fasilitator pemecah masalah dikarenakan keadaan yang harus segera mendapatkan tindakan sebab dapat menghambat produksi perusahaan Dalam aktivitasnya, peran Public Relations yang selama ini dijalankan General Affairs Department lebih sering menjalin hubungan dengan publik internal pegawai, publik manajer, dan publik buruh/pekerja pabrik. Hal tersebut dapat dari contoh kasus demonstrasi diatas.
2. Dalam menjalankan komunikasi internal, General Affairs dituntut semakin aktif dan kritis dalam menjalankan peran Public Relations sehingga dapat memperoleh informasi atau isu yang sedang berlangsung sehingga dapat segera dilaporkan kepada manajemen untuk memperoleh kebijakan sehingga dapat terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan. Disamping itu, General Affairs dalam menjalankan peran PR berusaha untuk dapat menciptakan hubungan harmonis antara manajemen dan karyawan sehingga dapat berpengaruh positif terhadap kehidupan perusahaan.
4.3.1. Peran Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi Permasalahan yang timbul akibat kurang baiknya komunikasi yang diciptakan dan diterapkan pimpinan dapat mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, dimana hal tersebut dapat menjadi penyebab permasalahan yang timbul di dalam internal perusahaan. Para karyawan yang
66
tidak puas akan berpengaruh pada meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa tidak percaya terhadap pimpinan, manajemen, bahkan terhadap perusahaan juga. Hal tersebut sangat fatal bagi perusahaan. Selain itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena masih ada pemimpin yang kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. Hal ini disebabkan para pemimpin tersebut masih menganut peraturan lama yaitu pemimpin cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Dalam menghadapi komunikasi seperti penjelasan diatas, diperlukan adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yaitu Public Relations. Sebagai fasilitator komunikasi, General Affairs Department harus mampu bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. Selain itu, juga harus dapat menjadi pendengar yang sensitif dan menjadi fasilitator komunikasi yang berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan menjadi mediator antara organisasi dan publiknya dalam hal menyampaikan kebijakan-kebijakan maupun keputusan organisasi. Menurut Adi Purnomo Utomo (Head Office of General Affairs)43: ”General Affairs Deparment senantiasa menjalankan perannya sebagai fasilitator komunikasi. Hal tersebut dapat dilihat dari beberapa kasus dimana General Affairs berperan sebagai fasilitator komunikasi. Misalnya memfasilitasi konflik antara perusahaan dengan karyawan 43
Hasil wawancara dengan Adi Purnomo Utomo Department), 10 Juni 2009.
(Head Office of General Affairs
67
perusahaan yang tergabung dalam SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia), karyawan dengan Direksi, mensosialisasikan kebijakankebijakan pimpinan, dan sebagainya. Selain dari itu, General Affairs juga berperan menjembatani komunikasi antara karyawan dengan pimpinan, misal: mengadakan acara dialog terbuka, menyampaikan pendapat karyawan kepada pimpinan secara formal (melalui rapat) maupun informal, dan sebagainya.”
Hal tersebut juga diakui oleh General Affairs Staff, Ana Hasijati: ”Setiap ada permasalahan di perusahaan, seperti demo karyawan pada awal tahun 2009 lalu, kami dari General Affairs langsung turun ke lapangan mewakili perusahaan untuk mengetahui tuntutan para pendemo tersebut. Setelah itu kami sampaikan kepada manajemen dengan berinisiatif mengadakan rapat yang dihadiri oleh GA, para perwakilan dan pimpinan departemen, terkait, serta direksi. Selama ini kami juga selalu menginformasikan setiap kebijakan atau peraturan manajemen yang baru kepada seluruh karyawan yang ada di perusahaan. Selain itu, kami menyediakan kotak saran untuk mempermudah proses penyampaian aspirasi kepada manajemen, dari kotak saran itu kami akan menyampaikan aspirasi tersebut kepada manajemen dan feedback dari manajemen tersebut dapat dikomunikasikan kembali kepada para karyawan. Kami selalu berusaha agar kami dapat menjalankan peran ini dengan baik.”
Bapak Anton Suwanto, selaku Industrial and Community Development Head mengakui hal yang sama: ”Salah satu peran yang dijalankan oleh General Affairs dalam perusahaan adalah peran PR, dengan menjadi penghubung antara manajemen dengan para karyawan. Perusahaan mendelegasikan peran ini kepada GA agar dapat mengurangi gap yang ada di intern perusahaan, dengan harapan agar terjalin hubungan yang harmonis dan menghindari potensi konflik atau masalah di masa akan datang.” Bapak Handoyo Budhisedjati, selaku Human Capital and Corporate
Affairs Director menyatakan hal serupa44: ”Direksi mengharapkan GA dapat menjadi fasilitator atau mediator perusahaan yang dapat menjadi wadah informasi bagi manajemen maupun seluruh karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk. Seperti yang dilakukan GA pada saat demo awal tahun 2009 lalu, dan harapan kami peran GA tersebut dapat terus dikembangkan.” 44
Hasil wawancara dengan Ana Hasijati (General Affairs Staff), Anton Suwanto (Industrial and Community Development Head), Handoyo Budhisedjati (Human Capital and Corporate Affairs Director), 10 Juni 2009.
68
Berdasarkan pengamatan peneliti, General Affairs bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. General Affairs dapat mengelola komunikasi antara pemimpin dengan karyawan dan seluruh anggota perusahaan, memfasilitasi perubahan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan membuat saluran komunikasi tetap terbuka. Bagi General Affairs, aktifitas internal yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui keadaan atau kondisi para karyawan, sehingga nantinya akan diperoleh informasi tentang keadaan para karyawan, informasi ini berguna bagi humas untuk dapat memecahkan kendala atau problem yang berpeluang muncul dikemudian hari, juga bermanfaat dalam menciptakan kebersaman, silaturahmi, dan pembinaan kerjasama bagi karyawan. Sedangkan bagi karyawan, dengan adanya aktifitas internal humas, karyawan akan merasa diperhatikan serta dihargai keberadaannya. Hal ini secara tidak langsung tentu akan menimbulkan rasa memiliki / loyalitas pada perusahaan. Hasil dari aktifitas internal Public Relations digunakan sebagai input dalam menentukan program kebijakan yang akan dijalankan dikemudian hari, selain itu Public Relations juga sebagai juru bicara (spokeperson) perusahaan, dalam memberikan pernyataan-pernyataan yang bersifat makro maupun mikro (yang dipandang perlu) kepada pihak intern perusahaan mengenai semua kebijakan perusahaan.
69
4.3.2. Peran Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah
General Affairs sebagai fasilitator pemecah masalah dan kemudian mencari solusi dari permasalahan tersebut. Membantu pimpinan lainnya dan manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan permasalahan serta mampu mengambil keputusan. General Affairs sebagai fasilitator pemecah masalah harus dapat cepat mengambil keputusan dan dapat menyelesaikan setiap permasalahan dan mencari solusinya. Dalam menyelesaikan permasalahan, General Affairs harus selalu berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait, kecuali permasalahan bersifat darurat yang harus secepatnya diselesaikan, itu pun General Affairs sebelum memutuskan harus memberikan laporan kepada pimpinan. Hal ini terjadi ketika bulan Desember 2008, beberapa pekerja pabrik MuliaKeramik Indah Raya mengadakan demo akibat dihapusnya rute bus antar jemput mereka ke arah Cikampek, sedangkan saat itu kegiatan produksi di MuliaKeramik Indah Raya harus segera beroperasi. Setelah berdiskusi antara staff dan Head Office of General Affairs bersama dengan pimpinan pabrik MuliaKeramik Indah Raya dan MuliaGlass Container, maka diputuskan bahwa bus untuk para pekerja tersebut dapat ikut bergabung dengan bus MuliaGlass Container yang masih memiliki kapasitas untuk rute ke Cikampek. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, dapat disimpulkan bahwa General Affairs PT Mulia Industrindo, Tbk. sudah cukup baik melaksanakan perannya dalam memenuhi kebutuhan komunikasi perusahaan.
70
Namun masih perlu perbaikan atau tambahan pengetahuan dan keterampilan berkomunikasi bagi General Affairs yang menjalankan peran tersebut. Dari uraian tersebut menunjukkan bahwa pihak General Affairs Department yang mewakili manajemen dalam menjalankan peranan humas, belum menyadari dan memahami betapa pentingnya peran komunikasi, media hanya dianggap sebagai penyampaian pengumuman saja dari manejemen kepada karyawan. Komunikasi hendaknya dapat berfungsi sebagai media informasi dan kontak resmi antara pemimpin dan karyawan, dan sebaliknya. Disadari pula dengan adanya komunikasi dapat berfungsi sebagai fasilitasi perubahan dengan menyingkirkan rintangan dalam hubungan dan membuat saluran komunikasi tetap terbuka. Ditunjang pula dengan aktifitas antara manajemen dan karyawan yang dilakukan, seperti: outing, family gathering, dan pertandingan untuk memperebutkan piala perusahaan, yang bertujuan untuk mempererat tali silahturahmi antara manajemen dan karyawan, sehingga nantinya dapat diperoleh informasi tentang keadaan para karyawan, informasi ini berguna bagi perusahaan untuk dapat memecahkan kendala atau problem yang berpeluang muncul dikemudian hari, juga bermanfaat dalam menciptakan kebersaman, silaturahmi, dan pembinaan kerjasama bagi karyawan. Sedangkan bagi karyawan, dengan adanya aktifitas tersebut, karyawan akan merasa diperhatikan serta dihargai keberadaannya. Hal ini secara tidak langsung tentu akan menimbulkan rasa memiliki / loyalitas pada
71
perusahaan. Hasil dari aktifitas internal humas digunakan sebagai input dalam menentukan program kebijakan yang akan dijalankan dikemudian hari. Kebutuhan komunikasi yang terpenuhi dapat membantu perusahaan untuk memecahkan berbagai masalah dan kemudian mencari solusi dari permasalahan tersebut. Membantu pimpinan lainnya dan manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan permasalahan serta mampu mengambil keputusan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk sudah melaksanakan perannya sebagai fasilitator pemecah masalah, hanya saja dalam melaksanakan tugas dan peran tersebut, khususnya dalam menyelesaikan permasalahan, General Affairs Department tetap selalu berkoordinasi dengan Top management dan departemen lain yang terkait, dan General Affairs tidak diperkenankan memutuskannya sendiri.
4.4.Pelaksanaan Kegiatan Dalam
melaksanakan
kegiatan
maupun
dalam
menangani
permasalahan, General Affairs Department selalu berkoordinasi dengan unitunit lainnya yang terkait dengan permasalahan tersebut, seperti Personnel Department. Seperti aksi demonstrasi di PT Mulia Industrindo, Tbk. di bulan April 1997 menuntut UMR 1997 dan perbaikan kesejahteraan. Aksi tersebut kembali terjadi, Juni 2003 dan Februari 2009 pihak karyawan dan para buruh/pekerja pabrik akibat perusahaan mem-PHK para karyawan dan para
72
pekerja pabrik secara sepihak tanpa pemberitahuan yang jelas tentang pemberhentian kerja tersebut. Hal ini mengakibatkan para karyawan dan pekerja pabrik tidak dapat menerima pemberhentian tersebut. Para karyawan dan pekerja pabrik tersebut bersama-sama mengadakan aksi unjuk rasa dan menutup akses masuk dan keluar perusahaan, serta mengajak para karyawan dan pekerja yang masih bekerja untuk turut dalam aksi tersebut dengan mengancam. Aksi tersebut didukung pula adanya peran SPSI (Serikat Pekerja Seluruh Indonesia) dalam membantu nasib para karyawan dan pekerja tersebut. Dalam peristiwa itu, General Affairs akan meminta bantuan kepada Environment, Health and Safety Department untuk dapat mengamankan keadaan di perusahaan dan menangkap oknum-oknum yang menjadi provokator dalam aksi tersebut. Disamping itu, General Affairs meminta bantuan kepada Personnel Department untuk dapat memberikan bantuan data karyawan yang melakukan demonstrasi sesuai dengan instruksi dari Direktur sehingga Direktur dapat memberikan sanksi kepada para karyawan yang berunjuk rasa tersebut, yang nantinya sanksi tersebut akan dilakukan oleh General Affairs melalui Personnel Department. Dalam kegiatan kunjungan kerja, seringkali atau lebih banyak adalah atas inisiatif atau memang ada permintaan dari pihak-pihak yang ingin berkunjung ke PT Mulia Industrindo Tbk.. General Affairs Department hanya memberikan atau menyediakan fasilitas yang dibutuhkan dalam kunjungan tersebut. General Affairs Department juga memfasilitasi kegiatan yang
73
bersifat formal maupun informal. Kegiatan tersebut misalnya pelantikan, kerjasama, dialog, seminar, dan sebagainya. Dalam kegiatan-kegiatan seperti itu General Affairs Department seringkali berperan sebagai fasilitator dan bekerjasama dengan Training Department. General Affairs Department akan mengorganisir dokumentasi yang terkait dengan kebijakan dan program PT Mulia Industrindo Tbk. General Affairs Department juga sebagai juru bicara (spokeperson) perusahaan kepada para karyawan dalam menyampaikan informasi dari Top management kepada pihak intern perusahaan mengenai semua kebijakan perusahaan. Menurut Anton Suwanto, selaku Industrial Relationship Manager, langkah yang harus dilakukan GA dalam menjalankan fungsi internal yaitu45: 1. Merencanakan dan mengarahkan pembuatan pedoman/tatalaksana kehumasan untuk setiap unit kerja, 2. Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 3. Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries), 4. Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, 5. Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja. Hal ini serupa dengan yang diungkapkan oleh Ana Hasijati, Staff General Affairs Department dan Bapak Adi Purnomo Utomo, selaku Head of General Affairs Department, mengenai langkah yang harus dilakukan GA dalam menjalankan fungsi internal yaitu46:
45
46
Hasil wawancara dengan Anton Suwanto (Industrial Relationship Manager), 10 Juni 2009. Hasil wawancara dengan Anton Suwanto (Industrial Relationship Manager), 10 Juni 2009.
74
1. Merencanakan dan mengarahkan pembuatan pedoman/tatalaksana kehumasan untuk setiap unit kerja, 2. Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 3. Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries), 4. Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, 5. Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja.
4.5.1. Mekanisme Menangani Masalah Mendata dan menganalisis permasalahan yang ada dalam komunikasi internal perusahaan dan membuat usulan-usulan solusi. Apabila menghadapi situasi krisis, mekanisme yang dilakukan General Affairs Department adalah menginfokan kepada pimpinan, baik kepada Manajer maupun kepada Direktur. Setelah menginfokan, kemudian berkoordinasi dengan unit-unit terkait dan Direksi yang berkaitan. Jadi, mekanisme menangani masalah baik dalam keadaan normal maupun tidak, mekanismenya tetap seperti itu. Peran General Affairs Department dalam menyelesaikan masalah hanya sebagai mediator atau fasilitator. Sesuai dengan penjelasan Anton Suwanto, selaku Industrial Relationship Manager47: “Setiap masalah yang terjadi di PT Mulia Industrindo Tbk., direktur pasti akan menganalisa terlebih dahulu, kemudian dilihat bahwa masalah tersebut berkaitan dengan unit kerja mana, setelah itu direktur melalui General Affairs menginstruksikan kepada Industrial Relationship Manager dan Head of General Affair Department bersama-sama dengan unit terkait membuat jawaban dari masalah tersebut dan tidak lupa sebelum mengkomunikasikan jawaban tersebut 47
Hasil wawancara dengan Anton Suwanto (Industrial Relationship Manager), 10 Juni 2009.
75
memberikan laporan kepada Direktur dan Direksi yang membawahi unit yang bermasalah tersebut. Setelah mendapat persetujuan barulah dikomunikasikan.” Penjelasan diatas, serupa dengan yang diungkapkan Adi Purnomo Utomo, Head of General Affairs Department48: “GA selalu melaporkan apa yang terjadi di intern perusahaan, khususnya apabila terjadi konflik di perusahaan. Kami akan mengidentifikasikan permasalah yang terjadi tersebut lalu kami kami akan menyampaikan kepada direksi dan direksi akan menganalisis untuk memutuskan kebijakan atas permasalahan tersebut. Setelah itu, kebijakan segera dikomunikasikan melalui GA untuk disampaikan kepada seluruh karyawan.” Penjelasan diakui pula oleh Ana Hasijati, Staff General Affairs Department49: “GA selalu menginformasikan kepada manajemen dan feedback dari manajemen atas permasalahan tersebut segera kami sampaikan kepada seluruh karyawan agar kebijakan manajemen tersebut up-todate.” Sarana-sarana komunikasi di PT Mulia Industrindo Tbk. cukup memadai namun masih terbatas dan perlu dikembangkan, antara lain perusahaan dapat mendukung kegiatan komunikasi melalui media internet, majalah dinding (papan informasi). Selain media-media tersebut sarana informasi dan komunikasi lain juga perlu diadakan adalah melalui pertemuanpertemuan (baik resmi maupun tidak resmi), misalnya: setiap 2 (dua) minggu sekali di hari Jumat selalu diadakan sholat Jumat bersama, dialog terbuka antara karyawan semua tingkatan dengan Direksi, family gathering, dan sebagainya. Dan, yang tidak kalah pentingnya setiap Hari Ulang Tahun PT 48
49
Hasil wawancara dengan Anton Suwanto (Industrial Relationship Manager), 10 Juni 2009. Hasil wawancara dengan Anton Suwanto (Industrial Relationship Manager), 10 Juni 2009.
76
Mulia Industrindo Tbk. perlu diadakan acara yang penuh kekeluargaan. Semua kegiatan tersebut difasilitasi oleh General Affairs Department, namun bukan sebagai perencana akan tetapi sebagai pelaksana di lapangan. Setiap kegiatan atau rencana kerja yang telah dibuat Head of General Affairs Department, baik yang sudah dilaksanakan atau belum selalu dipantau oleh Direktur.
4.6. Pembahasan Dalam pembahasan ini, peran Public Relations dalam komunikasi internal mencakup dua hal, yaitu:
4.6.1. Public Relations sebagai Fasilitator Komunikasi Menurut Cutlip & Center di dalam bukunya Effective Public Relations mengemukakan bahwa Humas adalah suatu kegiatan komunikasi dan penafsiran serta komunikasi dan dari suatu lembaga kepada publiknya dan pengkomunikasian info, gagasan-gagasan serta pendapat publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis dari lembaga itu dengan masyarakatnya. 50 Dalam hal ini, Humas bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Di pihak lain, dia juga dituntut untuk mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan 50
Kurtadi Suhandang, Public Relations Perusahaan, hal.45, Yayasan Nuansa Cendikia, 2004
77
organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.51 Dari penjelasan diatas penulis melihat bahwa General Affairs PT Mulia Industrindo, Tbk. lebih banyak melakukan perannya sebagai fasilitator komunikasi, antara lain: General Affairs secara rutin turun ke lapangan dan membaur ke karyawan untuk memperoleh informasi apa yang sedang berkembang di kalangan
karyawan
sehingga
dapat
dikomunikasikan
kepada
Top
management dan dapat mengkomunikasikan kembali kepada para karyawan untuk mencegah aksi mogok atau aksi lain yang tidak diharapkan oleh Top management, dan sebaliknya. General Affairs juga menyediakan kotak saran yang dibuka secara rutin seminggu sekali untuk dapat dibuat laporan kepada Top management. General Affairs dalam menjalankan peran Public Relations harus memastikan apakah informasi yang didistribusikan berhasil dan dapat diterima serta bermanfaat bagi perusahaan, Top management, dan para karyawan PT Mulia Industrindo, Tbk. Dalam keadaan normal, General Affairs dapat memberikan informasi dan menjalankan tugasnya sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya yaitu permasalahan yang bersifat umum. Akan tetapi apabila hal tersebut bersifat krisis dan sensitif, penanganan masalah diambil alih oleh pimpinan, General Affairs hanya berperan sebagai pelaksana di lapangan.
51
Rosady Ruslan, Loc.Cit, hal. 19
78
Public Relations dalam suatu organisasi atau perusahaan hendaknya menguasai informasi, pesan, dan kebijakan-kebijakan manajemen yang ingin disampaikan
kepada
para
stakeholder
perusahaan.
Hal
ini
sangat
mempengaruhi dan menentukan keberhasilan Public Relations dalam meyakinkan stakeholder terhadap informasi, pesan, dan kebijakan-kebijakan manajemen yang disampaikan itu. Seperti yang tertulis di atas, maka General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk. harus menguasai berbagai informasi dan kebijakan yang terdapat di perusahaan. Mengapa General Affairs Department? Sebab di perusahaan tersebut fungsi dan peran Public Relations diemban pula oleh General Affairs Department, sehubungan di perusahaan tersebut tidak terdapat Public Relations. Kebutuhan pengetahuan tentang informasi, pesan, dan kebijakan-kebijakan manajemen sesuai dengan kondisi dan situasi yang ada di lingkungan organisasi atau perusahaan. Contoh: Top management menerbitkan kebijakan baru berupa peraturan mengenai perhitungan pembayaran lembur yang baru. Terhadap hal tersebut tentu Public Relations bertugas mensosialisasikan mengenai kebijakan baru tersebut melalui pemilihan media yang tepat. Seorang Public Relations hendaknya memperhatikan beberapa faktor dalam melaksanakan tugas dan peranannya, seperti mengetahui siapa dan bagaimana latar belakang khalayak yang dituju dari kebijakan tersebut dan informasi apa saja yang terkait dengan peraturan tersebut yang perlu diketahui oleh khalayak yang dituju tersebut. Seorang Public Relations tentu saja tidak dapat asal menginformasikan kebijakan
79
tersebut kepada khalayak, namun seorang Public Relations juga perlu mengetahui informasi-informasi yang terkait dengan kebijakan baru tersebut sehingga informasi yang dikomunikasikan tersebut dapat tersampaikan dan diterima dengan baik oleh khalayak sehingga dapat menciptakan persepsi sesuai yang dikehendaki oleh perusahaan.
4.6.2. Peran Public Relations sebagai Fasilitator Pemecah Masalah Public Relations sebagai fasilitator pemecah masalah adalah Public Relations yang selama ini dijalanakan oleh General Affairs Department di PT Mulia Industrindo, Tbk. yang berperan sebagai departemen yang membantu mencarikan solusi untuk memecahkan masalah yang sedang maupun akan dihadapi oleh perusahaan. Membantu manajemen serta menerapkan proses manajemen langkah demi langkah dalam menyelesaikan permasalahan serta mampu mengambil keputusan. Ada beberapa cara dan langkah yang dapat dilakukan dalam menyelesaikan masalah atau konflik, antara lain52: 1. Mengidentifikasi masalah Mengidentifikasi penyebab dari pertentangan dan perbedaan pendapat tersebut dan berupaya mencari jalan keluarnya. 2. Menentukan tujuan yang akan dicapai 3. Menjabarkan alternatif tindakan jalan keluar 4. Percobaan dan Penyempurnaan 52
John Mattock and Jons Ehrenborg, How To Be A Negotiator, PT Elex Media Komputindo,Jakarta.
80
Setelah memilih alternatif perlu dicoba dan dilaksanakan, kemudian diteliti apakah sudah tepat atau belum, dan efektif atau tidak. 5. Pelaksanaan dan Pengawasan Setelah diadakan penyempurnaan, tahap berikutnya adalah menerapkan alternatif terbaik yang disempurnakan sehingga pertentangan dan konflik dapat diatasi dengan tepat dan tuntas. Public Relations harus mampu mengenali situasi dengan baik, sehingga akan lebih mudah mengenali masalah yang ada serta mencari cara untuk
menyelesaikannya.
Antara
kegiatan Public
Relations
dengan
pemecahan masalah terkait erat, karena kita tidak mungkin mengatasi suatu persoalan jika kita tidak memahami terlebih dahulu. Dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator pemecah masalah, praktisi
Public
Relations
mengambil
langkah-langkah
untuk
menyelesaikannya. Langkah-langkah yang ditempuh untuk mengatasi atau menyelesaikan masalah melalui beberapa tahapan-tahapan yaitu: mencari jalan keluar, berupaya menghilangkan penyebab dari timbulnya permasalahan atau konflik yang timbul melalui teknik komunikasi dan manajemen krisis. Langkah-langkah tersebut perlu dilakukan oleh Public Relations dalam menyelesaikan permasalahan sehingga setiap permasalahan yang timbul dapat diselesaikan secara tuntas. Dalam keadaan normal, Public Relations dapat memberikan informasi dan menjalankan tugasnya sesuai dengan kewenangan yang dimilikinya yaitu permasalahan yang bersifat umum. Akan tetapi apabila hal tersebut bersifat krisis dan sensitif, penanganan masalah
81
diambil alih oleh pimpinan, Public Relations hanya berperan sebagai pelaksana di lapangan. 4.6.3. Peran Public Relations dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Hubungan antara sesama pegawai di PT Mulia Industrindo Tbk. (staff relations) tidak sepenuhnya sama dengan hubungan-hubungan industri (industrial relations). Komunikasi internal (lebih lanjut akan disebut komunikasi pegawai) memiliki tiga wujud. Yang pertama adalah komunikasi ke bawah, yakni dari pihak manajemen atau pimpinan perusahaan kepada para pegawai (dari atasan ke bawahan). Yang kedua adalah komunikasi ke atas, yakni dari pegawai ke pihak manajemen (dari bawahan ke atasan). Adapun yang ketiga adalah komunikasi sejajar, yakni yang berlangsung antara sesama pegawai. Dilihat dari salah satu contoh kasus yang terjadi pada awal tahun 2009 lalu, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi yang selama ini terjadi di PT Mulia Industrindo, Tbk. lebih banyak komunikasi sejajar dan komunikasi dari atasan ke bawahan yang lebih banyak berupa instruksi kerja. Sedangkan komunikasi dari bawahan kepada atasan tidak berjalan baik, sehingga hal ini menjadi salah satu pemicu yang mengakibatkan masalah-masalah yang tidak diinginkan perusahaan terjadi, seperti kasus demo oleh karyawan terhada PHK yang dilaksanakan perusahaan. Perusahaan tidak terbuka kepada karyawan. Hal ini terjadi saat perusahaan
mem-PHK
para
pekerja
tersebut,
perusahaan
tidak
82
memberitahukan bahwa PHK terpaksa dilakukan akibat dampak krisis global. Hendaknya perusahaan dapat terbuka sehingga dapat terhindar dari aksi demo tersebut. Hal tersebut menuntut General Affairs dalam menjalankan peran Public Relations harus lebih aktif dan kritis. Peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dan manajemen memegang peranan penting dalam kehidupan perusahaan, sebab peran ini merupakan jembatan penghubung yang dapat membantu para karyawan menyalurkan aspirasi, pendapat, tuntutan, maupun keluhan kepada pihak manajemen. Sedangkan bagi manajemen, peran PR sangat penting yang dapat menunjang aktivitas perusahaan untuk mengkomunikasikan segala prosedur, kebijakan, peraturan baru, maupun tujuan perusahaan kepada para karyawan. Dilihat pada kasus demo awal tahun 2009 lalu, peran PR sebagai fasilitator dapat dilihat saat GA mewakili Top management menemui perwakilan para karyawan yang berdemo untuk mengetahui aspirasi atau tuntutan mereka. Dan mengadakan rapat yang dihadiri oleh pimpinan unit kerja dan direksi terkait untuk melaporkan aspirasi atau tuntutan para demonstran tersebut. Masalah tersebut didiskusikan dan dibahas oleh pihakpihak yang hadir. Akhirnya diperoleh alasan sebenarnya PHK terpaksa dilakukan oleh Top management dan diputuskan bahwa PHK untuk beberapa karyawan yang memiliki kinerja baik selama beberapa tahun bekerja akan dipertimbangkan kembali dan sebagian karyawan akan tetap PHK dengan pemberian pesangon yang akan dibayar secara bulanan oleh perusahaan.
83
Sedangkan pada karyawan yang memprovokasi diberi tindakan tegas akan diPHK tanpa pesangon dari perusahaan. Keputusan tersebut segera General Affairs sampaikan kepada para demonstran, dan memberitahukan bahwa perusahaan terpaksa mem-PHK akibat adanya krisis global. Sedangkan pada peran PR sebagai fasilitator pemecah masalah terkadang dilakukan oleh GA, tergantung dari hal-hal yang mendesak dan bersifat genting, serta membutuhkan penanganan segera. Hal ini terjadi pada Desember 2008, beberapa pekerja pabrik MuliaKeramik Indah Raya mengadakan aksi mogok kerja akibat dihapusnya rute bus antar jemput mereka ke arah Cikampek, sedangkan saat itu kegiatan produksi di MuliaKeramik Indah Raya harus segera beroperasi. Setelah GA berunding dengan pimpinan pabrik MuliaGlass Container, maka General Affairs memutuskan bahwa para pekerja tersebut dapat ikut bergabung dengan bus MuliaGlass Container yang masih memiliki kapasitas untuk rute ke Cikampek. Berbagai masalah yang terjadi dapat dihindari, apabila perusahaan memperhatikan beberapa hal pokok, yaitu: 1. Keterbukaan pihak manajemen. 2. Kesadaran dan pengakuan pihak manajemen akan nilai dan arti penting komunikasi dengan para pegawai. 3. Adanya keberadaan Bagian Public Relations yang tidak hanya ahli dan berpengalaman, namun juga didukung oleh sumber daya teknis yang modern.
84
Pembicaraan tatap muka secara pribadi dan langsung merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk memperlihatkan sikap terbuka pihak manajemen. Tersedianya suatu fasilitas bagi para pegawai untuk mengadakan komunikasi ke atas dan bagi pihak manajemen untuk melangsungkan komunikasi ke bawah jelas sangat penting demi terciptanya komunikasi yang efektif di kalangan para pegawai. Pihak manajemen tidak boleh menganggap komunikasi pegawai tersebut sebagai suatu hal yang bersifat monopolistik. Public Relations sebagai fasilitator manajemen dengan karyawan, disini semua informasi berpusat pada humas. Namun, General Affairs hanya bisa
memberikan
masukan
-
masukan
kepada
manajemen,
serta
mengkomunikasikannya kembali kepada karyawan internal, sehingga informasi apapun semua karyawan mengetahuinya. Semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen. Dari uraian diatas peneliti melihat bahwa peran dilakukan oleh General Affairs yaitu adalah sebagai fasilitator guna memenuhi kebutuhan komunikasi internal perusahaan, karena General Affairs hanya berhak memberikan masukan-masukan saja, semua keputusan tetap diambil oleh manajemen. Sedangkan dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator, General Affairs berhak untuk melakukan apapun dalam mendistribusikan informasi terbaru sesuai dengan prosedur yang ada.
85
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1.
Kesimpulan
Setelah peneliti melakukan penelitian di PT Mulia Industrindo, Tbk., yang beralamat di Jl. Raya Lemahabang, Cikarang. Dalam penelitian tersebut, peneliti lebih memfokuskan kepada peran Public Relations yang selama ini dilakukan oleh General Affairs Department. Penelitian tersebut dilakukan dengan cara mewawancarai beberapa narasumber yang berkompeten secara mendalam dan data dari departemen yang terkait dengan penelitian ini. Berdasarkan uraian hasil penelitian yang peneliti lakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Kurang baiknya komunikasi yang diciptakan dan diterapkan Top management mengakibatkan ketidakpuasan para anggota internal perusahaan, hal tersebut menjadi penyebab permasalahan yang timbul di dalam internal perusahaan. Para karyawan yang tidak puas berpengaruh pada meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas dan motivasi kerja, timbul rasa tidak percaya terhadap pimpinan, manajemen, bahkan terhadap perusahaan juga. Hal tersebut sangat fatal bagi perusahaan. Selain itu, salah satu penyebab gagalnya jalinan hubungan komunikasi yang baik antara pimpinan dan karyawan karena Top management masih kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang
86
dihadapi perusahaan. Hal ini disebabkan Top management masih menganut peraturan lama yaitu Top management cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja. Dalam menghadapi komunikasi seperti penjelasan diatas, diperlukan adanya peranan fasilitator dalam perusahaan yaitu Public Relations. 2. Peranan Public Relations dalam komunikasi internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. berjalan kurang maksimal sebab peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs kurang berperan aktif dalam memenuhi komunikasi internal. Sesuai yang tercantum di bab II bahwa peran Public Relations diantaranya adalah sebagai fasilitator komunikasi di internal perusahaan, hendaknya General Affair mampu menjadi fasilitator dan mediator setiap ada permasalahan baik antara karyawan dengan karyawan, maupun karyawan dengan manajemen (pimpinan), serta menjadi pendengar yang sensitif. 3. Sebagai fasilitator komunikasi, General Affairs Department harus mampu bertindak sebagai sumber informasi dan kontak resmi pemimpin, tingkat manajemen dan para karyawan. Selain itu, juga harus dapat menjadi pendengar yang sensitif dan menjadi fasilitator komunikasi yang berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan menjadi mediator antara organisasi dan publiknya dalam hal menyampaikan kebijakan-kebijakan maupun keputusan organisasi. 4. Public Relations hanya sebagai pelaksana dan hanya bisa memberikan masukan-masukan kepada manajemen dalam setiap menjalankan tugas
87
dan melaksanakan perannya, terutama dalam hal penanganan masalah atau konflik, praktisi Public Relations harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan departemen terkait dengan permasalahan tersebut. Artinya Public Relations tidak diperbolehkan menangani suatu permasalahan tanpa koordinasi terlebih dahulu dengan pimpinan maupun dengan departemen lain terkait masalah yang sedang dihadapi perusahaan. Semua keputusan tetap diputuskan oleh pihak manajemen. Sedangkan dalam menjalankan perannya sebagai fasilitator. 5.2.
Saran Dari kesimpulan tersebut, peneliti ingin memberikan saran, yaitu:
1. Top management perlu merubah pemikiran yang mereka anut yaitu Top management cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu karyawan ketahui saja. Sebaiknya pemikiran tersebut dapat diubah, Top management dapat melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang perusahaan sedang hadapi agar dapat terhindar dari miscommunication yang dapat menimbulkan aksi atau tindakan yang tidak diinginkan dari pihak karyawan terhadap perusahaan. Perusahaan perlu menyadari bahwa karyawan merupakan bagian dari perusahaan yang memegang peranan penting sehingga karyawan akan merasa bahwa perusahaan mengakui keberadaan mereka, sehingga dapat tercipta trust, kepuasan kerja dan loyalitas karyawan terhadap perusahaan sehingga absensi, produktivitas, dan motivasi kerja karyawan dapat meningkat. Hal ini akan membawa dampak positif bagi perkembangan perusahaan.
88
2. Top management hendaknya menyadari bahwa bukan hanya Marketing saja yang memegang peranan terpenting bagi perusahaan, namun peran Public Relations juga memegang peranan penting dalam kegiatan komunikasi, khususnya komunikasi internal sebab apabila tidak terdapat peran Public Relations maka perusahaan dapat mengalami kesulitan berkomunikasi antara perusahaan dengan para karyawan dalam rangka melaksanakan kegiatan perusahaan untuk mencapai tujuan yang ingin perusahaan capai. 3. Perusahaan hendaknya mulai menyadari dan memahami pentingnya peranan Public Relations di perusahaan sehingga perusahaan dapat membuat departemen khusus yang menangani kegiatan Public Relations sehingga kegiatan komunikasi dapat ditangani oleh orang-orang yang memiliki keahlian dan kemampuan dalam bidang Public Relations. 4. Dalam melaksanakan peran Public Relations sebagai fasilitator antara Top management dengan para karyawan dapat berjalan maksimal maka General Affairs dapat mengadakan kegiatan antara perusahaan dan karyawan, seperti: outing, family gathering, dan atau pertandingan yang memperebutkan piala perusahaan dan hadiah. Kegiatan tersebut dapat dilakukan minimal satu kali dalam setahun sebagai salah satu cara untuk menciptakan komunikasi yang harmonis di internal perusahaan, sekaligus sebagai bentuk apresiasi atau penghargaan perusahaan terhadap karyawan,.
1
DAFTAR PUSTAKA
Ardianto dan Lukiati Komala Erdinaya, 2004, Komunikasi Massa Suatu Pengantar, Bandung: Simbiosa Rekatama Media. Corrado, Frank M., 2004, Berkomunikasi dengan Karyawan, PPM, Jakarta. Cutlip, Scott M., Allen Center dan Glen M. Broom, 2000, Effective Public Relations. New Jersey: Prentice Hall International. Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 1992). Gorden, William I, Communication: Personal and Public, Sherman Oaks, CA: Alfred, 1978. Guffey, Mary Ellen, Kathleen Rhodes, Patricia Rogin, 2006, Business Communication:
Process & Product. Salemba Empat, Jakarta, Edisi
Keempat. Heller, Robert, 2003, Selling Successfully. Dian Rakyat, Jakarta. Jeffkins, Frank, 2004, Public Relations, Edisi Kelima, Erlangga, Jakarta. Jefkins, Frank, Pengantar Komunikasi Revisi ke-5, (Erlangga, 2002) ---Public Relations, Revisi ke-5, (Erlangga, 2002). Kenneth K. Sereno dan Edward M. Bodaken, 1975, Trans-Per Understanding Human Communication, Boston: Houghton Miffin. Managers, DK Essential, 2001, Motivating People, Dian Rakyat, Jakarta.
2
Mattock, John & Jons Ehrenborg, 2003, How To Be A Better Negotiator, PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Mintorogo, Antonius, 2001, Kepemimpinan dalam Organisasi, Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara, Jakarta. Moleong, Lexy. J, MA, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung, PT Remaja Rosdakarya, 1998) Mulyana, Deddy, 2005, Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar, PT Remaja Rosdakarya, Bandung. Nazir, Mohammad, Metode Penelitian Kualitatif, (Jakarta, Ghalia Indonesia, 1988) Nugroho, 1996, Metode Penelitian. Rakhmat, Jalaluddin, Metode Penelitian Komunikasi, (Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1984, 1995). Reksohadiprodjo, Sukanto, 1991, Organisasi Perusahaan, BPFE, Edisi Kedua, Yogyakarta. Robbins, Stephen P., 2003, Perilaku Organisasi, Prentice Hall International, New Jersey. Ross, Raymond S, Speech Communication: Fundamentals and Practice, edisi ke-6, Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall, 1983
3
Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Rajawali
Pers,
2003. Scheidel, Thomas M, Speech Communication and Human Interaction, edisi ke-2, Glenville, Ill: Scott, Foresman & Co., 1976 Suharsimi, Arikunto, Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, (PT Rineka
Cipta,
Jakarta, 2002) SUMBER LAIN:
http://id.wikipedia.org/wiki/Karyawan, Arti Karyawan http://library.gunadarma.ac.id/files/disk1/3/jbptgunadarma-gdl-s1-2005indripanda103-babi.pdf, Metode Penelitian www.petra.ac.id/~puslit/journals/request.php?PublishedID=MAN02040206, Perbedaan Dasar antara Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif
BAHAN REFERENSI TAMBAHAN: Company Profile PT Mulia Industrindo, Tbk. Website PT Mulia Industrindo
4
Lampiran 1 PEDOMAN WAWANCARA
1. Mengenai PT Mulia Industrindo Tbk. 1. 2. 3. 4. 5.
Apa itu PT Mulia Industrindo Tbk.? Sejarah singkat PT Mulia Industrindo Tbk.? Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk.? Apakah motto PT Mulia Industrindo Tbk.? Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.?
2.
Peran Public Relations Dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang
1. Apakah Public Relations Department merupakan departemen tersendiri di PT Mulia Industrindo, Tbk.? 2. Mengapa tidak terdapat Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk.? 3. Lalu siapakah yang menjalankan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.? 4. Apakah fungsi dan tugas General Affairs Department dalam menjalankan peran PR dalam komunikasi internal perusahaan? 5. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban General Affairs Department dalam menjalankan peran PR? 6. Apa yang melatarbelakangi peran Public Relations dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan? 7. Apakah selama ini peran PR yang selama ini dirangkap oleh General Department dalam rangka memenuhi komunikasi internal di PT Mulia Industrindo Tbk. sudah berjalan efektif? 8. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban bagian General Affairs dalam melaksanakan peranan Public Relations? 9. Apa yang melatarbelakangi General Affairs menjadi fasilitator antara top management dengan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? 10. Apakah Public Relations menjadi bagian penting dalam perusahaan? 11. Apakah menurut Anda kedudukan General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations sudah tepat? 12. Apakah General Affairs selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal PT Mulia Industrindo, Tbk.? 13. Apakah General Affairs yang sekaligus berperan sebagai Public Relations memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? 14. Bagaimana peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam melaksanakan atau menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawannya?
5
15. Sampai sejauh mana arah komunikasi internal yang berlangsung antara top management dan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? 16. Apakah General Affairs diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan terkait peranannya sebagai Public Relations perusahaan? 17. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah General Affairs bertanggung jawab dengan pengetrapannya? 18. Bagaimana sikap GA dalam menjalankan peran PR yaitu sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dengan top management, khususnya setelah aksi demo beberapa waktu lalu? 19. Apa saja program yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan top management dan karyawan? 20. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut? 21. Apa saja kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? 22. Apakah program yang dijalankan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab General Affairs? 23. Apa yang menjadi hambatan dalam mengkomunikasikan program kehumasan di perusahaan? 24. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program kehumasan tersebut? 25. Apa sajakah media komunikasi yang dipergunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan para karyawan, baik dari atasan ke bawahan, karyawan ke atasan, maupun sesama rekan yang berada di level yang sama? 26. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian General Affairs Department dalam menjalankan peran Public Relations agar kebutuhan komunikasi dapat terlaksana dengan baik? Jelaskan! 27. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan komunikasi internal perusahaan oleh General Affairs Department yang sekaligus merangkap peranan Humas? 28. Apa yang melatarbelakangi General Affairs Department yang merangkap peran PR dalam pemenuhan komunikasi internal di perusahaan? Jelaskan! 29. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan General Affairs Department dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya internal? Jelaskan! 30. Dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan, apakah Humas melakukan analisa sebelum mengambil keputusan? Jelaskan! 31. Bagaimana General Affairs Department dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah yang terkait dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama pada saat kejadian demonstrasi yang berlangsung beberapa waktu lalu? Jelaskan! 32. Apakah kebutuhan komunikasi karyawan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik sesuai dengan apa yang hendak disampaikan perusahaan kepada karyawan, serta mendapat feedback atau respon yang diharapkan oleh perusahaan? Jelaskan!
6
33. Komunikasi apa saja yang telah dilakukan oleh General Affairs Department yang berkaitan dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama setelah aksi demo kemarin? 34. Bagaimana peran General Affairs Department dalam melaksanakan tugas dan fungsi humas dalam rangka pemenuhan kebutuhan komunikasi internal perusahaan? 35. Apakah General Affairs Department melakukan evaluasi pasca kegiatan komunikasi? 36. Apa dampak dari kegiatan atau program yang telah dijalankan GA dalam komunikasi internal di perusahaan karyawan, terutama setelah aksi demontrasi beberapa waktu? Jelaskan! Narasumber Pada penelitian di PT Mulia Industrindo, Tbk., peneliti melakukan wawancara kepada para narasumber yang terkait dengan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk. Narasumber tersebut yaitu: a) Bapak Handoyo Budisedjati selaku Human Capital and Corporate Affairs Director PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang. b) Bapak Anton Suwanto, selaku Industrial Community Development PT Mulia Industrindo, Tbk. c) Bapak Adi Purnomo Utomo, selaku Head of General Affairs Department PT Mulia Industrindo, Tbk. d) Ibu Ana Hasijati, selaku staff General Affairs Department PT Mulia Industrindo, Tbk. Wawancara yang dilakukan oleh peneliti kepada para narasumber terdiri dari dua hal, yaitu: 1. Pertanyaan mengenai PT Mulia Industrindo Tbk. Pertanyaa ini terdiri 5 (lima) butir pertanyaan umum mengenai PT Mulia Industrindo, Tbk. Narasumber pertanyaan ini adalah: 2. Peran Public Relations Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo Tbk., Cikarang. Pertanyaan ini lebih mengarah pada peran Public Relations dalam komunikasi internal di PT Mulia Industrindo, Tbk. yang selama ini peran tersebut dijalankan oleh General Affairs Department.
7
Transkrip Wawancara Pertanyaan Mengenai PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Narasumber: Bapak Handoyo Budisedjati (Human Capital and Corporate Affairs Director)
Jumat, 29 Mei 2009 4. Apa itu PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: PT Mulia Industrindo Tbk. merupakan salah satu holding company di Indonesia, yang telah terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ), tepatnya pada tanggal 17 Januari 1994. PT Mulia Industrindo Tbk. ini bergerak di bidang produksi keramik yaitu dibawah naungan PT Muliakeramik Indahraya, dan bidang produksi kaca yang berada dibawah naungan PT MuliaGlass. PT MuliaGlass terdiri dari 3 (tiga) jenis produksi kaca, yaitu: kaca lembaran di bawah naungan PT MuliaGlass Float, botol kaca dan glass block di bawah naungan PT MuliaGlass Container, dan kaca mobil di bawah naungan PT MuliaGlass Safety. Jadi PT Mulia Industrindo Tbk. ini merupakan holding company yang memiliki 4 (empat) anak perusahaan (subsidiaries). Produksi dari subsidiaries PT Mulia Industrindo Tbk. juga telah memperoleh pengakuan dengan diperolehnya beberapa sertifikat standarisasi, yaitu: ISO 9001; ISO 14001: 2002 untuk PT Muliakeramik Indahraya, sertifikat ISO 9001; ISO 14001; ISO TS 16949 untuk PT MuliaGlass Float, sertifikat ISO 9001; ISO 14001: 2002 untuk PT MuliaGlass Container, dan ISO TS 16949; ISO 9001:2000; ANSI/SAE Z26.1-1996, AS1 DOT 681 (USA Standard), AS/NZS 2080; ASNZS2208 (Australian & New Zealand Standard), ECE-R43 Mark (European Standard), SNI 15-1326-2005 & SNI 15-0048-2005 (Indonesian Standard) untuk PT MuliaGlass Safety. 5. Sejarah singkat PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Sejarah terbentuknya PT Mulia Industrindo Tbk. mengalami proses yang panjang. Perusahaan ini pertama kali didirikan pada tanggal 6 Oktober 1989 dengan nama PT IndoGlass, yang kemudian berubah nama menjadi PT MuliaGlass. Beberapa bulan kemudian, tepatnya 19 April 1990 mulai dioperasikan pula PT Mulia Menara Persada yang akhirnya berubah nama pula menjadi PT Muliakeramik Indahraya. PT Mulia Industrindo, Tbk. didirikan berdasarkan akta No. 15 tanggal 15 November 1986 dari Liliani Handajawati Tamzil SH, notaris di Jakarta, kemudian diubah dengan akta No. 7 tanggal 6 Mei 1987 dari notaris yang sama. Anggaran Dasar serta perubahannya telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C23936.HT.01.01.TH.87 tanggal 25 Mei 1987 dan diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 40 tanggal 18 Mei 1990. Anggaran Dasar PT Mulia Industrindo, Tbk. telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No. 24 tanggal 23 Juli 1999 dari
8
Fathiah Helmi SH, notaris di Jakarta, sehubungan dengan peningkatan modal dasar PT Mulia Industrindo Tbk. dan penyesuaian dengan peraturan Badan Pengawas Pasar Modal (BAPEPAM) tentang penambahan modal tanpa hak memesan efek terlebih dahulu. Perubahan Anggaran Dasar ini telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C18759.HT.01.04-TH.99 tanggal 12 November 1999. PT Mulia Industrindo, Tbk. menjalankan kegiatan produksinya di Jl. Raya Tegal Gede No. 1, Lemahabang, Cikarang - Bekasi, dengan nama Komplek Mulia Industry, yang memiliki luas area kawasan 200 hektar. 6. Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Visi PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki visi yaitu menjadi perusahaan yang tangguh secara internasional terutama dalam bidang keramik dan kaca, baik kaca lembaran, botol kemasan, glass block, kaca pengaman otomotif, dengan kualitas dan pelayanan prima. Misi a) Meningkatkan penjualan dengan minimum 50% hasil produksi yang dijual ke pasar internasional. b) Memperoleh gross margin yang memadai sesuai dengan harapan stakeholder. c) Menjual produk sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pelanggan. d) Meningkatkan dan mengembangkan mutu produk dan service. e) Meningkatkan Corporate Values. 6. Apakah motto PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Growth Through Quality and Service (Berkembang dengan Kualitas dan Pelayanan). 7. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: terlampir (Lampiran II)
9
Transkrip Wawancara Pertanyaan Mengenai PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Narasumber: Bapak Anton Suwanto (Industrial and Community Development Head)
Jumat, 29 Mei 2009 a. Apa itu PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Perusahaan ini memiliki beberapa bidang produksi yaitu: keramik dan kaca yaitu: kaca lembaran, kaca pengaman bol, dan botol kaca serta glass block. Masing-masing produksi tersebut telah memperoleh pengakuan baik nasional maupun internasional. PT Mulia Industrindo Tbk. ini merupakan holding company yang telah terdaftar di BEJ pada 1994. b. Sejarah singkat PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Perusahaan ini didirikan oleh keluarga Tjandranegara. Awalnya perusahaan ini berdiri dengan nama PT IndoGlass dan berubah menjadi PT MuliaGlass pada tahun 1995. Keluarga Tjandranegara mulai merambah produksi keramik pada tahun 1990, dan berubah menjadi PT Muliakeramik Indahraya. PT Mulia Industrindo, Tbk. menjalankan kegiatan produksinya di Jl. Raya Tegal Gede No. 1, Lemahabang, Cikarang - Bekasi, dengan nama Komplek Mulia Industry, yang memiliki luas area kawasan 200 hektar. Kegiatan korespondensi dan perwakilan untuk marketing beralamatkan di Wisma Mulia Lantai 53, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta 12170. c. Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Visi PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki visi yaitu menjadi perusahaan yang tangguh secara internasional terutama dalam bidang keramik dan kaca, baik kaca lembaran, botol kemasan, glass block, kaca pengaman otomotif, dengan kualitas dan pelayanan prima. Misi a. Meningkatkan penjualan dengan minimum 50% hasil produksi yang dijual ke pasar internasional. b. Memperoleh gross margin yang memadai sesuai dengan harapan stakeholder. c. Menjual produk sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pelanggan. d. Meningkatkan dan mengembangkan mutu produk dan service. e. Meningkatkan Corporate Values. 4. Apakah motto PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Growth Through Quality and Service (Berkembang dengan Kualitas dan Pelayanan).
10
5. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Lihat lampiran (Lampiran II)
Transkrip Wawancara Pertanyaan Mengenai PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Narasumber: Bapak Adi Purnomo Utomo (Head of General Affairs Department)
Jumat, 29 Mei 2009 i.
Apa itu PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Perusahaan ini telah terdaftar di BEJ sejak 1994 lalu. Perusahaan ini bergerak di bidang keramik dengan nama PT MuliaKeramik Indah Raya, di bidang produksi kaca lembaran dibawah naungan PT MuliaGlass Float, di bidang botol kaca dan glass block dibawah naungan PT MuliaGlass Container, dan kaca pengaman mobil dibawah naungan PT MuliaGlass Safety. Masing-masing produksi dari perusahaan itu telah mendapatkan sertifikat standarisasi baik nasional maupun internasional.
ii.
Sejarah singkat PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Keluarga Tjandranegara pertama kali mendirikan PT Indo Glass yang sekarang ini bernama PT MuliaGlass. Kemudian mengembangkan usahanya dengan bidang usaha produksi keramik dengan nama PT Mulia Menara Persada, yang kini bernama PT MuliaKeramik Indah Raya. PT Mulia Industrindo, Tbk. menjalankan kegiatan produksinya di Jl. Raya Tegal Gede No. 1, Lemahabang, Cikarang - Bekasi, dengan nama Komplek Mulia Industry, yang memiliki luas area kawasan 200 hektar. Kegiatan korespondensi dan perwakilan untuk marketing beralamatkan di Wisma Mulia Lantai 53, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta 12170. Perusahaan ini berdiri berdasarkan akta No. 15 tanggal 15 November 1986. Dengan perkembangan usaha akta tersebut diubah dengan akta No. 7 tanggal 6 Mei 1987.
iii.
Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Visi PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki visi yaitu menjadi perusahaan yang tangguh secara internasional terutama dalam bidang keramik dan kaca, baik kaca lembaran, botol kemasan, glass block, kaca pengaman otomotif, dengan kualitas dan pelayanan prima. Misi a) Meningkatkan penjualan dengan minimum 50% hasil produksi yang dijual ke pasar internasional.
11
b) Memperoleh gross margin yang memadai sesuai dengan harapan stakeholder. c) Menjual produk sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pelanggan. d) Meningkatkan dan mengembangkan mutu produk dan service. e) Meningkatkan Corporate Values. iv.
Apakah motto PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Growth Through Quality and Service (Berkembang dengan Kualitas dan Pelayanan).
v.
Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Terlampir (Lampiran II) Transkrip Wawancara Pertanyaan Mengenai PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Narasumber: Ibu Ana Hasijati (Staff General Affairs Department)
Jumat, 29 Mei 2009
7. Apa itu PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: PT Mulia Industrindo Tbk. Merupakan salah satu holding company di Indonesia, yang telah terdaftar di Bursa Efek Jakarta (BEJ), tepatnya pada tanggal 17 Januari 1994. PT Mulia Industrindo Tbk. ini bergerak di bidang produksi keramik yaitu dibawah naungan PT Muliakeramik Indahraya, dan bidang produksi kaca yang berada dibawah naungan PT MuliaGlass. PT MuliaGlass terdiri dari 3 (tiga) jenis produksi kaca, yaitu: kaca lembaran di bawah naungan PT MuliaGlass Float, botol kaca dan glass block di bawah naungan PT MuliaGlass Container, dan kaca mobil di bawah naungan PT MuliaGlass Safety. Jadi PT Mulia Industrindo Tbk. ini merupakan holding company yang memiliki 4 (empat) anak perusahaan (subsidiaries). Produksi dari subsidiaries PT Mulia Industrindo Tbk. juga telah memperoleh pengakuan dengan diperolehnya beberapa sertifikat standarisasi, yaitu: ISO 9001; ISO 14001: 2002 untuk PT Muliakeramik Indahraya, sertifikat ISO 9001; ISO 14001; ISO TS 16949 untuk PT MuliaGlass Float, sertifikat ISO 9001; ISO 14001: 2002 untuk PT MuliaGlass Container, dan ISO TS 16949; ISO 9001:2000 ; ANSI/SAE Z26.1-1996, AS1 DOT 681 (USA Standard), AS/NZS 2080; ASNZS2208 (Australian & New Zealand Standard), ECER43 Mark (European Standard), SNI 15-1326-2005 & SNI 15-0048-2005 (Indonesian Standard) untuk PT MuliaGlass Safety. 8. Sejarah singkat PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Sejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang. Perusahaan ini pertama kali didirikan pada tanggal 6 Oktober 1989 dengan nama PT IndoGlass, yang kemudian berubah nama menjadi PT MuliaGlass. Beberapa bulan kemudian, tepatnya 19 April
12
1990 mulai dioperasikan pula PT Mulia Menara Persada yang akhirnya berubah nama pula menjadi PT Muliakeramik Indahraya. PT Mulia Industrindo, Tbk. didirikan berdasarkan akta No. 15 tanggal 15 November 1986 dari Liliani Handajawati Tamzil SH, notaris di Jakarta, kemudian diubah dengan akta No. 7 tanggal 6 Mei 1987 dari notaris yang sama. Anggaran Dasar serta perubahannya telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusan No. C23936.HT.01.01.TH.87 tanggal 25 Mei 1987 dan diumumkan dalam Lembaran Berita Negara Republik Indonesia No. 40 tanggal 18 Mei 1990. Anggaran Dasar PT Mulia Industrindo, Tbk. telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir dengan akta No. 24 tanggal 23 Juli 1999 dari Fathiah Helmi SH, notaris di Jakarta, sehubungan dengan peningkatan modal dasar PT Mulia Industrindo Tbk. dan penyesuaian dengan peraturan Badan Pengawas Pasar Modal (BAPEPAM) tentang penambahan modal tanpa hak memesan efek terlebih dahulu. Perubahan Anggaran Dasar ini telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C18759.HT.01.04-TH.99 tanggal 12 November 1999. PT Mulia Industrindo, Tbk. menjalankan kegiatan produksinya di Jl. Raya Tegal Gede No. 1, Lemahabang, Cikarang - Bekasi, dengan nama Komplek Mulia Industry, yang memiliki luas area kawasan 200 hektar. Sedangkan alamat perwakilan untuk pemasaran dan korespondensi beralamat di Wisma Mulia Lantai 53, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta 12170. 9. Visi dan Misi PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Visi = PT Mulia Industrindo Tbk. memiliki visi yaitu menjadi perusahaan yang tangguh secara internasional terutama dalam bidang keramik dan kaca, baik kaca lembaran, botol kemasan, glass block, kaca pengaman otomotif, dengan kualitas dan pelayanan prima. Misi = 2. Meningkatkan penjualan dengan minimum 50% hasil produksi yang dijual ke pasar internasional. 3. Memperoleh gross margin yang memadai sesuai dengan harapan stakeholder. 4. Menjual produk sesuai dengan kualitas yang diharapkan oleh pelanggan. 5. Meningkatkan dan mengembangkan mutu produk dan service. 6. Meningkatkan Corporate Values. 8. Apakah motto PT Mulia Industrindo Tbk.? Jawab: Growth Through Quality and Service (Berkembang dengan Kualitas dan Pelayanan). 9. Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.?
13
Jawab: Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk. adalah sebagai berikut:
Board of Commissioners Board of Director BOD Assistant Risk Assessment Head
Management Audit Head
COO 1
MuliaGlass (Float) Director
MuliaGlas (Container) Director
COO 2
Sales & Marketing Director
Human Capital & Corporate Affairs Director
Muliakeramik Deputy COO
Transkrip Wawancara Pertanyaan Mengenai Peran Public Relations Dalam Komunikasi Internal di PT Mulia Industrindo, Tbk., Cikarang Narasumber: Bapak Handoyo Budisedjati (Human Capital and Corporate Affair Director) Senin-Selasa, 2-3 Maret 2009 37. Apakah Public Relations Department merupakan departemen tersendiri di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Bukan. PT Mulia Industrindo, Tbk. tidak terdapat Public Relations Department. 38. Mengapa tidak terdapat Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Hal tersebut merupakan kebijakan top management dalam memutuskan tidak perlu adanya PR. Selain itu perusahaan kami merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri yang berfokus
Finance Director
14
pada penjualan produk untuk memperoleh profit sehingga kami menitikberatkan marketing sebagai ujung tombak organisasi. 39. Lalu siapakah yang menjalankan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Peran PR dalam komunikasi internal dapat dirangkap oleh General Affairs Department. Sedangkan untuk komunikasi eksternal, peran tersebut dijalankan oleh Marketing Department. 40. Apakah fungsi dan tugas General Affairs Department dalam menjalankan peran PR dalam komunikasi internal perusahaan? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal guna menciptakan keselarasan kerja internal perusahaan. Tugas: a) Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan komunikasi internal perusahaan yang harmonis. b) Membina hubungan dengan para stakeholders untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal dengan menggunakan media yang tersedia di perusahaan. d) Mengelola sarana dan prasarana komunikasi internal. 41. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban General Affairs Department dalam menjalankan peran PR? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan komunikasi internal di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar departemen. 42. Apa yang melatarbelakangi peran Public Relations dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan? Jawab: a) Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, b) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries), c) Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, d) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja. 43. Apakah selama ini peran PR yang selama ini dirangkap oleh General Department dalam rangka memenuhi komunikasi internal di PT Mulia Industrindo Tbk. sudah berjalan efektif? Jawab: Selama ini PT Mulia Industrindo Tbk. lebih terfokus pada kinerja perusahaan dan GA belum fokuskan kepada komunikasi internal sehingga belum dapat dikatakan efektif.
15
44. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban bagian General Affairs dalam melaksanakan peranan Public Relations? Jawab: General Affairs berada di bawah naungan Human Capital and Corporate Affairs Directors, tepatnya langsung di bawah Industrial & Community Development Head, sehingga setiap aktivitas yang akan dan sedang dilakukan oleh General Affairs harus melaporkan kepada Industrial & Community Development Head dan memperoleh ijin atau persetujuan dari Human Capital and Corporate Affairs Directors serta Board of Directors, dengan tetap berkoordinasi bersama pihak lain yang terkait dengan kegiatan tersebut. 45. Apa yang melatarbelakangi General Affairs menjadi fasilitator antara top management dengan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Pada dasarnya top management yang ada di PT Mulia Industrindo, Tbk. yaitu up to down dan down to up. Karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan tempat mereka bekerja, begitu pula top management. Oleh sebab itu perlu saluran yang dapat membantu menyalurkan informasi tersebut sehingga informasi yang didapat tidak simpang siur. General Affairs sebagai departemen yang merangkap peran Public Relations bertanggungjawab menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak. Informasi tersebut biasanya dilakukan melalui pengumuman di papan pengumuman. 46. Apakah Public Relations menjadi bagian penting dalam perusahaan? Jawab: Ya, sebab Public Relations merupakan perantara antara top management dengan para karyawan begitu pula sebaliknya. Public Relations merupakan komunikasi dua arah antara perusahaan dengan karyawan secara timbal balik dalam mendukung fungsi dan tujuan perusahaan dengan meningkatkan pembinaan kerjasama dan pemenuhan kepentingan bersama, serta fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara perusahaan dengan karyawan yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan tersebut. 47. Apakah menurut Anda kedudukan General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations sudah tepat? Jawab: General Affairs sudah sesuai sebab apa yang dilakukan oleh General Affairs dalam melaksanan peran tersebut sudah sesuai dengan perintah dari Industrial & Community Development Head, berdasarkan instruksi langsung dari Human Capital and Corporate Affairs Directors, sesuai dengan ijin dari Board of Directors. 48. Apakah General Affairs selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Seharusnya iya, namun kepercayaan yang diberikan top management kepada General Affairs terbatas, sehingga perusahaan menganggap General Affairs dalam menjalankan peran Public Relations belum bekerja maksimal. Selain itu ditambah pula latar belakang General Affairs bukanlah orang yang ahli dalam Public Relations.
16
49. Apakah General Affairs yang sekaligus berperan sebagai Public Relations memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? Jawab: Tidak, sebab semua keputusan dan kebijakan perusahaan tetap diputuskan oleh pihak manajemen. General Affairs hanya memiliki wewenang untuk menjadi fasilitator dan menyampaikan informasi dari pimpinan kepada para karyawan perusahaan. 50. Bagaimana peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam melaksanakan atau menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawannya? Jawab: General Affairs hanya memberikan ide atau masukan kepada atasan, serta mengkomunikasikannya kembali kepada para karyawan internal sehingga informasi apapun itu dapat diketahui oleh para karyawan. 51. Sampai sejauh mana arah komunikasi internal yang berlangsung antara top management dan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Arah komunikasi yang berlangsung selama ini adalah upward communication, downward communication, dan horizontal communication. Namun komunikasi yang lebih banyak berlangsung di PT Mulia Industrindo, Tbk. adalah upward communication sebab kewenangan ada di top management. 52. Apakah General Affairs diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan terkait peranannya sebagai Public Relations perusahaan? Jawab: Ada, tapi hanya yang bersifat informatif saja seijin top management yang berwenang. 53. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah General Affairs bertanggung jawab dengan pengetrapannya? Jawab: Iya, sebab semua yang dilakukan harus General Affairs ketahui baik dari awal hingga akhir kegiatan. Setelah itu dibuat laporan untuk diberikan kepada atasan. 54. Bagaimana sikap GA dalam menjalankan peran PR yaitu sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dengan top management, khususnya setelah aksi demo beberapa waktu lalu? Jawab: Top management meminta agar semua unit kerja lebih peka terhadap apa yang sedang terjadi di lapangan. Dan top management melihat kini GA lebih aktif turun langsung ke lapangan dan mengajukan beberapa masukan, salah satunya adalah penggunaan kotak saran. 55. Apa saja program yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan top management dan karyawan? Jawab: General Affairs kini lebih aktif dan kritis dengan membaur dan berkomunikasi secara rutin dan langsung kepada para karyawan, menyediakan kotak saran dan dikelola secara rutin untuk dapat mengetahui informasi dari para karyawan sehingga dapat dilaporkan kepada top management. 56. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut?
17
Jawab: Top management dan karyawan PT Mulia Industrindo, Tbk. 57. Apa saja kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? Jawab: General Affairs yang menjalankan peran Public Relations kini semakin lebih semakin kritis dan aktif dalam menjalankan peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi antara top management dengan karyawan. 58. Apakah program yang dijalankan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab General Affairs? Jawab: Tidak sepenuhnya, departemen lain dan seluruh internal yang ada di internal perusahaan pun turut terlibat. 59. Apa yang menjadi hambatan dalam mengkomunikasikan program kehumasan di perusahaan? Jawab: Top management belum menyadari perlu adanya Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk., Top management masih menganut peraturan lama yaitu manajemen cukup memberitahukan pada karyawan apa yang perlu mereka ketahui saja dan kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan, sehingga menimbulkan miscommunication antara manajemen dengan karyawan, Top management belum memberikan kepercayaan sepenuhnya kepada General Affairs Department dalam menjalankan Peran humas. 60. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program kehumasan tersebut? Jawab: General Affairs yang menjalankan peran Public Relations kini semakin lebih semakin kritis dan aktif dalam menjalankan peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi antara top management dengan karyawan. Setelah peristiwa aksi mogok beberapa bulan lalu, General Affairs secara rutin turun ke lapangan dan membaur ke karyawan untuk memperoleh informasi apa yang sedang berkembang di kalangan karyawan sehingga dapat dikomunikasikan kepada top management dan dapat mengkomunikasikan kembali kepada para karyawan untuk mencegah aksi mogok atau aksi lain yang tidak diharapkan oleh top management, dan sebaliknya. General Affairs juga menyediakan kotak saran yang dibuka secara rutin seminggu sekali untuk dapat dibuat laporan kepada top management. 61. Apa sajakah media komunikasi yang dipergunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan para karyawan, baik dari atasan ke bawahan, karyawan ke atasan, maupun sesama rekan yang berada di level yang sama? Jawab: Komunikasi tidak langsung melalui 2 media yaitu: media elektronik yang digunakan diantaranya: telepon, internal e-mail, sedangkan media tulis yang digunakan yaitu pengumuman yang dipasang di papan pengumuman. Komunikasi langsung dilakukan setahun sekali yaitu pada saat lomba memperingati HUT kemerdekaan Indonesia yang dirayakan 17 Agustus.
18
62. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian General Affairs Department dalam menjalankan peran Public Relations agar kebutuhan komunikasi dapat terlaksana dengan baik? Jelaskan! Jawab: General Affairs Department langsung di bawah Industrial and Community Development Head, sehingga apapun kegiatan yang akan dilaksanakan harus atas sepengetahuan Industrial and Community Development Head dan memperoleh persetujuan dari Direktur terkait. 63. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan komunikasi internal perusahaan oleh General Affairs Department yang sekaligus merangkap peranan Humas? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tata laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan internal perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan. 64. Apa yang melatarbelakangi General Affairs Department yang merangkap peran PR dalam pemenuhan komunikasi internal di perusahaan? Jelaskan! Jawab: Pada dasarnya manajemen yang ada di PT Mulia Industrindo Tbk. yaitu up to down dan sebaliknya down to up. Karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan tempat mereka bekerja, begitu pula manajemen. Oleh karena itu butuh kanal atau saluran yang bisa membantu menyalurkan informasi tersebut sehingga informasi yang didapat tidak simpang siur. Oleh karena selama ini bagian General Affairs Department lebih banyak berhubungan dengan para karyawan, maka peranan humas dalam rangka pemenuhan kebutuhan komunikasi karyawan di perusahaan dirangkap oleh General Affairs Department, yang mempunyai fungsi yaitu berkewajiban menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak. Informasi tersebut bisa melalui pengumuman di papan pengumuman, internal e-mail, maupun telepon. 65. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan General Affairs Department dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya internal? Jelaskan! Jawab: 1) Mengikuti setiap kegiatan / program kerja yang perlu dikomunikasikan / disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 2) Merencanakan dan mengendalikan informasi diantara unit kerja lain yang berada di keempat subsidiaries dan holding company. 3) Merencanakan, mengendalikan dan memonitor penanganan permasalahan yang muncul dalam komunikasi karyawan dan perusahaan, 4) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan pengumuman untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja, 5) Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi kebijakan perusahaan maupun informasi lain terkait karyawan dan perusahaan di lingkungan intern perusahaan, 66. Dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan, apakah Humas melakukan analisa sebelum mengambil keputusan? Jelaskan!
19
Jawab: Pasti, karena hasil dari analisa tersebut oleh General Affairs Department melaporkannya kepada Industrial and Community and Development Head, kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Human Capital and Corporate Affairs Director yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi Top Management untuk mengambil, memutuskan, menyetujui atau tidaknya kegiatan maupun kebijakan yang akan diambil terkait kelangsungan dan kelancaran internal perusahaan, dengan tetap berkoordinasi bersama unit-unit kerja lain yang terkait. 67. Bagaimana General Affairs Department dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah yang terkait dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama pada saat kejadian demonstrasi yang berlangsung beberapa waktu lalu? Jelaskan! Jawab: Setiap masalah yang terjadi di PT Mulia Industrindo Tbk., General Affairs langsung ke lapangan dan berkomunikasi dengan beberapa perwakilan karyawan dan unit kerja lain yang terkait untuk mendengarkan aspirasi atau pendapat dari karyawan. Kemudian aspirasi karyawan tersebut disampaikan kepada Industrial and Community Development Head untuk dianalisa terlebih dahulu dan didiskusikan dengan pihakpihak lain yang terkait dengan permasalahan tersebut, setelah itu bersamasama dengan unit kerja terkait membuat jawaban dari masalah tersebut dan sebelumnya mengkomunikasikan jawaban tersebut dengan memberikan laporan kepada Human Capital and Corporate Affairs Director dan Direksi yang membawahi unit yang bermasalah tersebut. Setelah memperoleh persetujuan barulah dikomunikasikan jawaban tersebut. 68. Apakah kebutuhan komunikasi karyawan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik sesuai dengan apa yang hendak disampaikan perusahaan kepada karyawan, serta mendapat feedback atau respon yang diharapkan oleh perusahaan? Jelaskan! Jawab: Respon dari karyawan yang pada saat itu berdemonstrasi cukup dapat diterima dengan baik, walaupun tidak seluruh respon dari karyawan tersebut sesuai dengan yang diharapkan. 69. Komunikasi apa saja yang telah dilakukan oleh General Affairs Department yang berkaitan dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama setelah aksi demo kemarin? Jawab: a. Untuk komunikasi langsung, top management melihat kini GA semakin aktif dan kritis dalam menjalankan peran PR. GA kini turun langsung ke lapangan untuk dapat berkomunikasi dengan para karyawan dan dapat memperoleh informasi atau isu yang sedang terjadi di pihak karyawan. Hal tersebut nantinya akan dilaporkan kepada top management untuk dapat dibahas dalam rapat departemen atau Responsibility meeting (rapat pertanggungjawaban) yang biasanya diadakan satu bulan sekali yang dihadiri oleh para direksi dan Head Office Department dari masing-masing unit kerja.
20
b. Komunikasi tidak langsung, diantaranya: penggunaan kotak saran yang dilaporkan secara rutin kepada Industrial and Community Head sehingga laporan tersebut dapat disampaikan kepada top management untuk memperoleh kebijakan atau jawaban atas keluhan, saran, maupun pertanyaan karyawan terkait dengan kegiatan internal di perusahaan. Selain itu digunakan juga telepon, pengumuman, dan email. 70. Bagaimana peran General Affairs Department dalam melaksanakan tugas dan fungsi humas dalam rangka pemenuhan kebutuhan komunikasi internal perusahaan? Jawab: General Affairs Department hanya bisa menyampaikan informasi dari karyawan kepada manajemen, serta mengkomunikasikannya kembali kepada karyawan internal, sehingga informasi apapun semua karyawan mengetahuinya. 71. Apakah General Affairs Department melakukan evaluasi pasca kegiatan komunikasi? Jawab: Pasti, dengan tujuan apabila kegiatan komunikasi tersebut dianggap berhasil maka General Affairs bisa menjadikannya sebagai dasar untuk kegiatan komunikasi berikutnya dan tentu saja lebih ditingkatkan lagi. Apabila tidak berhasil, maka dicari dimana letak ketidakberhasilannya, mengapa dan apa yang harus dilakukan serta apa solusi yang terbaik untuk memperbaiki kegiatan komunikasi tersebut. 72. Apa dampak dari kegiatan atau program yang telah dijalankan GA dalam komunikasi internal di perusahaan karyawan, terutama setelah aksi demontrasi beberapa waktu? Jelaskan! Jawab: Dampak keberhasilan tersebut dapat dilihat dari beberapa hal antara lain berkurangnya keluhan dari pihak karyawan terhadap manajemen, maupun sebaliknya. Berkurangnya absensi karyawan dan hal tersebut meningkatkan kembali motivasi kerja dan rasa percaya para karyawan terhadap top management, bahkan terhadap perusahaan juga.
Transkrip Wawancara Narasumber: Bapak Anton Suwanto (Industrial and Community Development Head) Selasa dan Kamis, 7 dan 9 April 2009
1. Apakah Public Relations Department merupakan departemen tersendiri di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab:. PT Mulia Industrindo, Tbk. memang tidak terdapat Public Relations Department. 2. Mengapa tidak terdapat Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk.?
21
3.
4.
5.
6.
7.
Jawab: Semua itu merupakan kebijakan top management dalam memutuskan tidak perlu tidaknya PR. Lalu siapakah yang menjalankan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: General Affairs Department menghandle urusan komunikasi internal. Sedangkan untuk komunikasi eksternal, peran tersebut dijalankan oleh Marketing Department. Apakah fungsi dan tugas General Affairs Department dalam menjalankan peran PR dalam komunikasi internal perusahaan? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal untuk menciptakan keselarasan kerja internal perusahaan yang harmonis. Tugas: a) Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan komunikasi internal perusahaan yang harmonis. b) Membina hubungan dengan para stakeholders untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal dengan menggunakan media yang tersedia di perusahaan. d) Mengelola sarana dan prasarana komunikasi internal. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban General Affairs Department dalam menjalankan peran PR? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan komunikasi internal di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar departemen. Apa yang melatarbelakangi peran Public Relations dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan? Jawab: a) Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, b) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries), c) Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, d) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja. Apakah selama ini peran PR yang dirangkap oleh General Department dalam rangka memenuhi komunikasi internal di PT Mulia Industrindo Tbk. sudah berjalan efektif? Jawab: Saya akui belum efektif karena GA belum dapat sepenuhnya fokus kepada komunikasi internal sehubungan masih harus pula menjalankan perannya sebagai GA dan top management lebih terfokus pada kinerja perusahaan.
22
8. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban bagian General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations? Jawab: Setiap aktivitas yang dilakukan General Affairs harus melaporkannya kepada Industrial & Community Development Head untuk disetujui untuk dapat diajukan kepada Human Capital and Corporate Affairs Directors serta Board of Directors untuk memperoleh izin dan persetujuan. Setelah itu barulah aktivitas dapat dilakukan, dengan tetap berkoordinasi bersama pihak lain yang terkait dengan kegiatan tersebut. 9. Apa yang melatarbelakangi General Affairs menjadi fasilitator antara top management dengan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Pada umumnya komunikasi internal yang berlangsung di perusahaan adalah up to down dan down to up. Top management dan karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan. Oleh sebab itu perlu adanya fasilitator yang dapat menjadi jembatan penghubung antara manajemen dengan karyawan dan membantu menyalurkan informasi sehingga informasi yang didapat tidak simpang siur. Berdasarkan keputusan top management, General Affairs sebagai salah satu departemen yang banyak berhubungan dengan departemen lain diminta pula untuk merangkap peran tersebut untuk menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak. 10. Apakah peran Public Relations menjadi bagian penting dalam perusahaan? Jawab: Peran PR sebagai fasilitator antara manajemen dengan karyawan tentu saja sangat penting sebab hal ini bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan. Kelangsungan hubungan yang terjadi antara top management dan karyawan mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. 11. Apakah menurut Anda kedudukan General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations sudah tepat? Jawab: General Affairs sudah sesuai sebab apa yang dilakukan oleh General Affairs dalam melaksanan peran tersebut sudah sesuai dengan perintah dari Industrial & Community Development Head, berdasarkan instruksi langsung dari Human Capital and Corporate Affairs Directors, sesuai dengan ijin dari Board of Directors. Namun menurut pendapat saya, seiring dengan perkembangan perusahaan dan persaingan bisnis, perusahaan perlu mempertimbangkan adanya PR Department. 12. Apakah General Affairs selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: ya, namun kewenangan dan kepercayaan dari top management masih terbatas. 13. Apakah General Affairs yang sekaligus berperan sebagai Public Relations memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? Jawab: Semua keputusan dan kebijakan perusahaan ada pada top management. General Affairs hanya memiliki wewenang untuk menjadi
23
fasilitator dan menyampaikan informasi dari pimpinan kepada para karyawan perusahaan. 14. Bagaimana peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam melaksanakan atau menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawannya? Jawab: General Affairs hanya memberikan saran atau masukan kepada top management. Setelah top management memutuskan suatu kebijakan, maka GA segera mengkomunikasikannya kepada para karyawan. 15. Sampai sejauh mana arah komunikasi internal yang berlangsung antara top management dan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Arah komunikasi yang berlangsung selama ini adalah upward communication, downward communication, dan horizontal communication. Namun komunikasi yang lebih banyak berlangsung di PT Mulia Industrindo, Tbk. adalah upward communication sebab kewenangan ada di top management. 16. Apakah General Affairs diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan terkait peranannya sebagai Public Relations perusahaan? Jawab: Hanya sebatas pada hal-hal yang bersifat informatif saja. 17. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah General Affairs bertanggung jawab dengan pengetrapannya? Jawab: Iya, semua yang dilakukan harus General Affairs ketahui dengan baik. Setelah itu memberikan laporan kepada top management. 18. Bagaimana sikap GA dalam menjalankan peran PR yaitu sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dengan top management, khususnya setelah aksi demo beberapa waktu lalu? Jawab: Kini GA lebih berperan aktif dengan langsung berkomunikasi dengan para karyawan dan semakin banyak masukan yang diajukan kepada top management. 19. Apa saja program yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan top management dan karyawan? Jawab: General Affairs kini lebih aktif dan kritis dengan membaur dan berkomunikasi secara rutin dan langsung kepada para karyawan, menyediakan kotak saran dan dikelola secara rutin untuk dapat mengetahui informasi dari para karyawan sehingga dapat dilaporkan kepada top management. 20. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut? Jawab: Top management dan karyawan PT Mulia Industrindo, Tbk. 21. Apa saja kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? Jawab: General Affairs yang menjalankan peran Public Relations kini semakin lebih semakin kritis dan aktif dalam menjalankan peran Public Relations sebagai fasilitator komunikasi antara top management dengan karyawan. 22. Apakah program yang dijalankan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab General Affairs?
24
Jawab: Tidak sepenuhnya. Hal ini melibatkan juga departemen lain terkait dan seluruh internal yang ada di internal perusahaan. 23. Apa yang menjadi hambatan dalam mengkomunikasikan program kehumasan di perusahaan? Jawab: Top management belum menyadari arti penting peran Public Relations Department di perusahaan, GA belum sepenuhnya diberikan kewenangan oleh top management dalam melaksanakan peran PR, dan top management hanya memberitahukan pada karyawan sebatas hanya apa yang perlu mereka ketahui saja dan kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan yang sedang dihadapi perusahaan. 24. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program kehumasan tersebut? Jawab: Setelah peristiwa aksi mogok beberapa bulan lalu, General Affairs kini mengadakan kotak saran di setiap pabrik, holding dan subsidiaries company. GA juga secara rutin turun ke lapangan dan membaur ke karyawan untuk memperoleh informasi apa yang sedang berkembang di kalangan karyawan sehingga dapat dikomunikasikan kepada top management dan dapat mengkomunikasikan kembali kepada para karyawan untuk mencegah aksi mogok atau aksi lain yang tidak diharapkan oleh top management, dan sebaliknya. General Affairs juga menyediakan kotak saran yang dibuka secara rutin seminggu sekali untuk dapat dibuat laporan kepada top management. 25. Apa sajakah media komunikasi yang dipergunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan para karyawan, baik dari atasan ke bawahan, karyawan ke atasan, maupun sesama rekan yang berada di level yang sama? Jawab: Komunikasi tidak langsung seperti: kotak saran yang beberapa bulan ini telah digunakan, intranet, papan pengumuman, dan lain-lain. Sedangkan untuk komunikasi langsung dilakukan GA setiap hari dengan membaur langsung kepada karyawan, sholat Jumat dan kebaktian yang diadakan seminggu sekali, dan lomba memperingati HUT kemerdekaan Indonesia yang dirayakan 17 Agustus. 26. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian General Affairs Department dalam menjalankan peran Public Relations agar komunikasi internal dapat terlaksana dengan baik? Jelaskan! Jawab: General Affairs Department langsung di bawah Industrial and Community Development Head, sehingga apapun kegiatan yang akan dilaksanakan harus atas sepengetahuan Industrial and Community Development Head dan memperoleh persetujuan dari Direktur terkait. 27. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan komunikasi internal perusahaan oleh General Affairs Department yang sekaligus merangkap peranan Humas? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tata laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan
25
dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan internal perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan. 28. Apa yang melatarbelakangi General Affairs Department yang merangkap peran PR dalam pemenuhan komunikasi internal di perusahaan? Jelaskan! Jawab: Manajemen yang ada di PT Mulia Industrindo Tbk. memerlukan pihak yang menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan, sehingga komunikasi yang berlangsung di internal perusahaan dapat terjalin baik dan harmonis. Lancarnya komunikasi mempengaruhi kesuksesan perusahaan. Top management memberikan tugas kepada General Affairs Department untuk dapat menjadi penghubung dengan para karyawan, maka peranan PR dalam rangka pemenuhan kebutuhan komunikasi karyawan di perusahaan dirangkap oleh General Affairs Department, yang mempunyai fungsi yaitu berkewajiban menjadi perantara atau fasilitator antara kedua belah pihak.. 29. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan General Affairs Department dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya di internal perusahaan? Jelaskan! Jawab: 1) Mengikuti setiap kegiatan / program kerja yang perlu dikomunikasikan / disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 2) Merencanakan dan mengendalikan informasi diantara unit kerja lain yang berada di keempat subsidiaries dan holding company. 3) Merencanakan, mengendalikan dan memonitor penanganan permasalahan yang muncul dalam komunikasi karyawan dan perusahaan, 4) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan pengumuman untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja, 5) Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi kebijakan perusahaan maupun informasi lain terkait karyawan dan perusahaan di lingkungan intern perusahaan, 30. Dalam menjalankan peran PR, apakah GA melakukan analisa sebelum mengambil keputusan dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan? Jelaskan! Jawab: GA pasti menganalisanya terlebih dahulu. Dari hasil analisa tersebut dilaporkan kepada Industrial and Community and Development Head, kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Human Capital and Corporate Affairs Director yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi Top Management untuk memperoleh keputusan yang siap untuk dapat GA komunikasikan kepada karyawan atau pihak internal lain yang terkait. 31. Bagaimana General Affairs Department dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah yang terkait dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama pada saat kejadian demonstrasi yang berlangsung beberapa waktu lalu? Jelaskan!
26
Jawab: General Affairs bersama perwakilan dari departemen lain terkait langsung ke lapangan dan berkomunikasi dengan beberapa perwakilan karyawan terkait untuk mendengarkan aspirasi atau pendapat dari para karyawan. GA bersama perwakilan tersebut mengadakan rapat, yang dihadiri oleh Industrial and Community Development Head, pimpinan unit kerja lain yang terkait, untuk melaporkan aspirasi karyawan dan analisa GA bersama dengan perwakilan departemen lain. Dalam rapat tersebut, aspirasi dan analisa tersebut dilaporkan untuk dirundingkan atau didiskusikan untuk mendapat kebijakan dari top management. Setelah kebijakan diputuskan, GA segera mengkomunikasikan kebijakan tersebut. 32. Apakah kebutuhan komunikasi karyawan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik sesuai dengan apa yang hendak disampaikan perusahaan kepada karyawan, serta mendapat feedback atau respon yang diharapkan oleh perusahaan? Jelaskan! Jawab: Masih ada yang tidak menerima, namun itu dapat dihandle oleh GA bekerjasama dengan departemen lain terkait. Dan perlu diketahui seringkali aksi mogok ini diprovokasi oleh pihak lain yang tidak bertanggungjawab. 33. Komunikasi apa saja yang telah dilakukan oleh General Affairs Department yang berkaitan dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama setelah aksi demo kemarin? Jawab: a. GA membaur ke lapangan secara langsung kepada para karyawan, seperti pada saat makan siang di kantin. GA berkomunikasi dengan para karyawan dan memperoleh informasi atau isu yang sedang terjadi di pihak karyawan, yang kemudian dilaporkan kepada top management untuk dapat dibahas dalam rapat departemen atau Responsibility meeting (rapat pertanggungjawaban). b. Beberapa bulan ini GA menggunakan kotak saran yang secara rutin dilaporkan kepada direksi terkait. 34. Bagaimana peran PR yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department dalam melaksanakan tugas dan fungsi PR dalam rangka pemenuhan komunikasi internal perusahaan? Jawab: General Affairs Department memberikan laporan kepada top management untuk mendapat kebijakan, serta mengkomunikasikan kembali kebijakan tersebut kepada para karyawan, sehingga informasi apapun semua karyawan dapat mengetahuinya. 35. Apakah General Affairs Department melakukan evaluasi pasca kegiatan komunikasi? Jawab: Saya lihat setelah kasus demonstrasi beberapa waktu lalu, kini GA selalu melakukan evaluasi dari setiap kegiatan yang telah dilakanakan, padahal sebelumnya setiap kegiatan yang dulu dilaksanakan jarang dievaluasi. Namun kini kinerja GA dalam peran PR lebih baik dibandingkan sebelumnya.
27
36. Apa dampak dari kegiatan atau program yang telah dijalankan GA dalam komunikasi internal di perusahaan karyawan, terutama setelah aksi demontrasi beberapa waktu? Jelaskan! Jawab: Claim dari karyawan terhadap manajemen berkurang, produktivitas karyawan semakin membaik sebab karyawan termotivasi untuk bekerja dan memiliki kepercayaan terhadap manajemen, absensi para karyawan menurun.
28
Transkrip Wawancara Narasumber: Bapak Adi Purnomo Utomo (Head Office of General Affairs Department) Rabu dan Jumat, 10 dan 26 Juni 2009
1. Apakah Public Relations Department merupakan departemen tersendiri di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Tidak ada departmen Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk. 2. Mengapa tidak terdapat Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Hal itu merupakan wewenang dan keputusan top management. 3. Lalu siapakah yang menjalankan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Departemen General Affairs yang diminta oleh top management untuk merangkap urusan komunikasi internal di perusahaan. 4. Apakah fungsi dan tugas General Affairs Department dalam menjalankan peran PR dalam komunikasi internal perusahaan? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal untuk menciptakan keselarasan kerja internal perusahaan. Tugas: a) Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan komunikasi internal perusahaan yang harmonis. b) Membina hubungan dengan para stakeholders untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal dengan menggunakan media yang tersedia di perusahaan. d) Mengelola sarana dan prasarana komunikasi internal. 5. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban General Affairs Department dalam menjalankan peran PR? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan komunikasi internal di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar departemen. 6. Apa yang melatarbelakangi peran Public Relations dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan? Jawab: a) Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, b) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries),
29
c) Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, d) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja. 7. Apakah selama ini peran PR yang dirangkap oleh General Department dalam rangka memenuhi komunikasi internal di PT Mulia Industrindo Tbk. sudah berjalan efektif? Jawab: Sepenuhnya belum sebab fokus GA terbagi untuk dua peran yaitu peran GA dan peran PR. 8. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban bagian General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations? Jawab: Setiap aktivitas yang dilakukan General Affairs harus melaporkannya kepada Industrial & Community Development Head untuk disetujui untuk dapat diajukan kepada Human Capital and Corporate Affairs Directors serta Board of Directors untuk memperoleh izin dan persetujuan. Setelah itu barulah aktivitas dapat dilakukan, dengan tetap berkoordinasi bersama pihak lain yang terkait dengan kegiatan tersebut. 9. Apa yang melatarbelakangi General Affairs menjadi fasilitator antara top management dengan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Top management dan karyawan membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan. Perlu ada departemen yang dapat memfasilitasi manajemen dengan karyawan sehingga informasi yang ada di internal perusahaan dapat dipercaya dan tidak menimbulkan miscommunication atau perbedaan persepsi yang dapat mengakibatkan hal-hal yang dapat menghambat kegiatan perusahaan. 10. Apakah peran Public Relations menjadi bagian penting dalam perusahaan? Jawab: Tentu penting apalagi perannya selaku fasilitator komunikasi antara manajemen dengan karyawan. Hal ini bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan bagi kelangsungan hubungan yang terjadi antara top management dan karyawan. 11. Apakah menurut Anda kedudukan General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations sudah tepat? Jawab: Selama ini General Affairs telah melaksanakan semua tugas dan pekerjaan dari top management sesuai top management. Namun sebaiknya perusahaan dapat lebih mempertimbangkan untuk mengadakan PR Departemen yang sesuai dengan kriteria seorang PR. Selain itu pekerjaan GA juga dapat lebih terfokus kepada perannya sebagai GA. 12. Apakah General Affairs selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: GA dalam menjalankan peran PR selalu berusaha menjadi penengah antara perusahaan dan karyawan sesuai dengan kewenangan dan kepercayaan dari top management, namun masih terbatas dan seizin top manangement.
30
13. Apakah General Affairs yang sekaligus berperan sebagai Public Relations memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? Jawab: General Affairs hanya sebatas menjadi fasilitator dan menyampaikan informasi dari top management kepada para karyawan. Semua keputusan dan kebijakan perusahaan ada pada top management dan GA sebagai pelaksana. Namun apabila keadaan mendesak dan masih bisa ditangani oleh GA bersama departemen lain, maka GA dapat mengambil keputusan dan nantinya harus dilaporkan kepada top management alasan GA mengmbil keputusan tersebut. 14. Bagaimana peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam melaksanakan atau menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawannya? Jawab: Hanya sebatas memberikan saran atau masukan kepada top management, dan keputusan tetap ada di top management. 15. Sampai sejauh mana arah komunikasi internal yang berlangsung antara top management dan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Arah komunikasi yang berlangsung selama ini adalah dari top management kepada karyawan, dari karyawan kepada top management, dan komunikasi yang berlangsung diantara rekan kerja yang memiliki kedudukan sejajar di perusahaan. Namun komunikasi yang lebih banyak berlangsung di PT Mulia Industrindo, Tbk. adalah dari top management kepada karyawan sebab kewenangan ada di top management. 16. Apakah General Affairs diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan terkait peranannya sebagai Public Relations perusahaan? Jawab: Hanya sebatas pada hal-hal yang bersifat informatif saja dan itu sesuai dengan perintah dari top management. 17. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah General Affairs bertanggung jawab dengan pengetrapannya? Jawab: Iya, semua yang dilakukan General Affairs harus ketahui dengan baik sebab GA sebagai pelaksana dari kebijakan top management. 18. Bagaimana sikap GA dalam menjalankan peran PR yaitu sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dengan top management, khususnya setelah aksi demo beberapa waktu lalu? Jawab: Sejak kasus demo beberapa waktu lalu, saya meminta kepada seluruh staff GA dapat lebih aktif dan dapat menjadi pendengar yang peka mengenai berbagai informasi, baik itu dari karyawan maupun manajemen dengan cara GA dapat langsung berkomunikasi dengan para karyawan, seperti saat para karyawan makan siang di kantin. GA juga memberikan masukan kepada top management untuk dapat mendukung kegiatan komunikasi internal salah satunya dengan cara mengadakan suggestion box. 19. Apa saja program yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan top management dan karyawan?
31
Jawab: General Affairs kini lebih aktif dan kritis dengan membaur dan berkomunikasi secara rutin dan langsung kepada para karyawan, menyediakan kotak saran dan dikelola secara rutin untuk dapat mengetahui informasi dari para karyawan yang nantinya dilaporkan kepada top management. 20. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut? Jawab: Seluruh pihak-pihak internal yang ada di PT Mulia Industrindo, Tbk. 21. Apa saja kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? Jawab: Apa yang ingin disampaikan oleh para karyawan kepada manajemen yang sebelumnya mengalami kesulitan, kini para karyawan dapat lebih mudah menyampaikan keluhan atau pesan yang ingin disampaikan kepada top management, dan sebaliknya. Hal ini berarti kegiatan yang General Affairs laksanakan dalam peranannya menjalankan peran Public Relations yang kritis dan aktif telah membuahkan hasil seperti yang diharapkan. Hal-hal tersebut tentu saja mendapat dukungan dari top management untuk dapat lebih dikembangkan. 22. Apakah program yang dijalankan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab General Affairs? Jawab: Tidak. Tentu hal melibatkan juga departemen lain terkait dan dapat berhasil bila dapat didukung oleh seluruh pihak-pihak internal perusahaan. 23. Apa yang menjadi hambatan dalam mengkomunikasikan program kehumasan di perusahaan? Jawab: Wewenang yang diberikan oleh top management kepada GA masih terbatas, sehingga semua kegiatan atau kejadian harus menunggu hasil keputusan dari top management. Top management masih kurang transparan dalam menyampaikan informasi kepada para karyawan, mereka hanya memberitahukan pada karyawan apa yang perlu karyawan ketahui saja dan kurang melibatkan para karyawan dalam permasalahan ada di perusahaan. 24. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program kehumasan tersebut? Jawab: Hubungan yang terjalin di internal perusahaan berjalan lebih lancar dan aspirasi karyawan dapat didengar dan mendapat tanggapan dari top management. Hal ini terjadi setelah peristiwa aksi mogok beberapa bulan lalu, General Affairs mengajukan kepada top management untuk mengadakan kotak saran di seluruh PC dan perusahaan, serta setiap pabrik. GA ke lapangan salah satunya dengan mengadakan acara makan bersama. 25. Apa sajakah media komunikasi yang dipergunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan para karyawan, baik dari atasan ke bawahan, karyawan ke atasan, maupun sesama rekan yang berada di level yang sama? Jawab: Komunikasi tidak langsung seperti: kotak saran yang beberapa bulan ini telah digunakan, intranet, papan pengumuman, dan lain-lain.
32
Sedangkan untuk komunikasi langsung dilakukan GA setiap hari dengan membaur langsung kepada karyawan, sholat Jumat dan kebaktian yang diadakan seminggu sekali, dan lomba memperingati HUT kemerdekaan Indonesia yang dirayakan 17 Agustus. 26. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian General Affairs Department dalam menjalankan peran Public Relations agar komunikasi internal dapat terlaksana dengan baik? Jelaskan! Jawab: General Affairs Department langsung di bawah Industrial and Community Development Head, sehingga apapun kegiatan yang akan dilaksanakan harus atas sepengetahuan Industrial and Community Development Head dan memperoleh persetujuan dari Direktur terkait. 27. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan komunikasi internal perusahaan oleh General Affairs Department yang sekaligus merangkap peranan Humas? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tata laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan internal perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan. 28. Apa yang melatarbelakangi General Affairs Department yang merangkap peran PR dalam pemenuhan komunikasi internal di perusahaan? Jelaskan! Jawab: Belum terdapat bagian yang khusus menangani komunikasi internal perusahaan, sedangkan perusahaanmemerlukan pihak yang menjadi fasilitator atau mediator antara manajemen dan karyawan. Top management memberikan tugas kepada General Affairs Department untuk dapat menjadi penghubung dengan para karyawan. 29. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan General Affairs Department dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya di internal perusahaan? Jelaskan! Jawab: 6) Mengikuti setiap kegiatan / program kerja yang perlu dikomunikasikan / disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, 7) Merencanakan dan mengendalikan informasi diantara unit kerja lain yang berada di keempat subsidiaries dan holding company. 8) Merencanakan, mengendalikan dan memonitor penanganan permasalahan yang muncul dalam komunikasi karyawan dan perusahaan, 9) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan pengumuman untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja, 10) Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi kebijakan perusahaan maupun informasi lain terkait karyawan dan perusahaan di lingkungan intern perusahaan, 30. Dalam menjalankan peran PR, apakah GA melakukan analisa sebelum mengambil keputusan dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan? Jelaskan!
33
Jawab: Keputusan ada di tangan top management. Namun sebelum keputusan diambil oleh top management, GA menganalisa permsalahan yang sedang dihadapi terlebih dahulu dan kemudian melaporkannya kepada top management untuk dapat menjadi bahan pertimbangan top management dalam pengambilan keputusan. Kemudian keputusan itu dikomunikasikan kembali kepada top management. 31. Bagaimana General Affairs Department dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah yang terkait dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama pada saat kejadian demonstrasi yang berlangsung beberapa waktu lalu? Jelaskan! Jawab: General Affairs bersama pimpinan pabrik, security department dan personnel department turun ke lapangan untuk berkomunikasi dengan beberapa perwakilan karyawan untuk mendengarkan aspirasi atau pendapat dari para karyawan yang berdemonstrasi. Setelah itu GA bersama perwakilan beberapa departemen mengindentifikasi dan menganalisa permasalahan tersebut. Lalu hasilnya dilaporkan kepada top management dengan mengadakan rapat, yang dihadiri oleh Industrial and Community Development Head, pimpinan unit kerja lain dan direksi terkait. Aspirasi dan analisa tersebut dirundingkan atau didiskusikan. Setelah kebijakan diputuskan, GA segera mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada para karyawan yang berdemonstrasi tersebut. Dan pihak karyawan yang menjadi provokator, top management mengeluarkan kebijakan agar para provokator diberi sanksi berupa PHK. 32. Apakah kebutuhan komunikasi karyawan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik sesuai dengan apa yang hendak disampaikan perusahaan kepada karyawan, serta mendapat feedback atau respon yang diharapkan oleh perusahaan? Jelaskan! Jawab: Setelah mendengarkan keputusan dan penjelasan dari top management, sebagian para karyawan mau menerima keputusan tersebut. Namun ada beberapa karyawan yang belum mau menerima dan merupakan provokator pada aksi tersebut. Namun hal tersebut dapat dihandle oleh GA, dan berdasarkan keputusan direksi para provokator tersebut mendapat sanksi tegas berupa PHK, dan pada saat melaksanakan tugas tersebut, GA bekerjasama dengan personnel department. 33. Komunikasi apa saja yang telah dilakukan oleh General Affairs Department yang berkaitan dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama setelah aksi demo kemarin? Jawab: GA lebih aktif membaur ke karyawan secara langsung, mereka saling berkomunikasi agar GA dapat memperoleh informasi yang perlu diketahui atau dilaporkan kepada top management. Selain itu GA menggunakan kotak saran yang secara rutin dilaporkan kepada direksi terkait. 34. Bagaimana peran PR yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department dalam melaksanakan tugas dan fungsi PR dalam rangka pemenuhan komunikasi internal perusahaan?
34
Jawab: General Affairs Department memberikan laporan kepada top management. Setelah memperoleh keputusan, GA mengkomunikasikannya kepada para karyawan. 35. Apakah General Affairs Department melakukan evaluasi pasca kegiatan komunikasi? Jawab: GA selalu melakukan evaluasi dari setiap kegiatan yang telah dilakanakan. Kini kinerja GA lebih baik dibandingkan sebelumnya. 36. Apa dampak dari kegiatan atau program yang telah dijalankan GA dalam komunikasi internal di perusahaan karyawan, terutama setelah aksi demontrasi beberapa waktu? Jelaskan! Jawab: Produktivitas karyawan semakin meningkat, motivasi kerja karyawan juga semakin membaik, serta keluhan atau rasa tidak puas dari pihak karyawan terhadap manajemen berkurang.
35
Transkrip Wawancara Narasumber: Ibu Ana Hasijati (Staff General Affairs Department) Rabu, 24 Juni dan 9 Juli 2009
1. Apakah Public Relations Department merupakan departemen tersendiri di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Tidak ada. 2. Mengapa tidak terdapat Public Relations Department di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Keputusan itu adalah dari direksi. 3. Lalu siapakah yang menjalankan peran Public Relations di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Direksi meminta agar departemen General Affairs mengurus pula komunikasi internal di perusahaan, dengan menjadi pendengar yang peka yang dapat melaporkan apa yang sedang terjadi di pihak karyawan untuk dapat disampaikan kepada direksi. 4. Apakah fungsi dan tugas General Affairs Department dalam menjalankan peran PR dalam komunikasi internal perusahaan? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal untuk menciptakan keselarasan kerja internal perusahaan. Tugas: a) Memantau dan mengarahkan pendapat umum yang berkaitan dengan perusahaan untuk menciptakan komunikasi internal perusahaan yang harmonis. b) Membina hubungan dengan para stakeholders untuk dapat menyampaikan informasi yang diperlukan dengan cepat, tepat, dan efisien c) Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan komunikasi internal dengan menggunakan media yang tersedia di perusahaan. d) Mengelola sarana dan prasarana komunikasi internal. 5. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban General Affairs Department dalam menjalankan peran PR? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan komunikasi internal di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan intern perusahaan antar departemen. 6. Apa yang melatarbelakangi peran Public Relations dalam memenuhi komunikasi internal perusahaan? Jawab: a) Mengikuti setiap kegiatan/program kerja yang perlu dikomunikasikan/disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, b) Merencanakan dan mengendalikan kegiatan kehumasan internal antar unit kerja (Kantor pusat dan kantor-kantor subsidiaries),
36
c) Memonitor permasalahan yang muncul dalam komunikasi internal perusahaan, d) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja. 7. Apakah selama ini peran PR yang dirangkap oleh General Department dalam rangka memenuhi komunikasi internal di PT Mulia Industrindo Tbk. sudah berjalan efektif? Jawab: Belum efektif. Namun kami selalu berbuat yang terbaik dalam menjalankan setiap tugas yang terkait dengan peran PR tersebut agar membuahkan hasil yang memuaskan baik bagi pihak karyawan maupun perusahaan itu sendiri. 8. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggungjawaban bagian General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations? Jawab: GA selalu melaporkan setiap aktivitas kepada Industrial & Community Development Head. Setelah mendapat dukungan, selanjutnya laporan tersebut diajukan ke Human Capital and Corporate Affairs Directors serta Board of Directors untuk memperoleh izin dan persetujuan. Setelah itu GA segera membuat budget untuk biaya-biaya yang akan dikeluarkan untuk kegiatan tersebut. Setelah itu kebijakan yang telah memperoleh persetujuan dari top management dapat dilaksanakan, dengan tetap berkoordinasi bersama pihak lain yang terkait dengan kegiatan tersebut. 9. Apa yang melatarbelakangi General Affairs menjadi fasilitator antara top management dengan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Agar dapat mencapai tujuannya, perusahaan memerlukan adanya dukungan dari setiap elemen yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu jalinan komunikasi yang berlangsung harus baik. Untuk dapat melaksanakan pekerjaannya masing-masing, para karyawan dan top management membutuhkan informasi segala hal menyangkut perusahaan agar mereka dapat menjalankan peran dan fungsinya masing-masing. Alasan tersebut merupakan latarbelakang GA untuk berperan sebagai fasilitator antara manajemen dengan karyawan supaya terhindar dari halhal yang menghambat kinerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.. 10. Apakah peran Public Relations menjadi bagian penting dalam perusahaan? Jawab: Tentu penting, namun sayang top management kurang menyadari arti penting peran PR. Padahal dalam perusahaan yang cukup besar perlu adanya peran PR selaku fasilitator komunikasi antara manajemen dengan karyawan yang dapat mendukung kegiatan perusahaan dan karyawan bagi kelangsungan hubungan yang terjadi antara top management dan karyawan. 11. Mengapa Ibu tadi jawab “sayang top management kurang menyadari arti penting peran PR”? Jawab: Ya, seharusnya apabila top management menyadari arti penting peran PR hendaknya top management dapat membuat departemen PR yang memang berkompeten dalam menangani masalah komunikasi.
37
12. Apakah menurut Anda kedudukan General Affairs dalam melaksanakan peran Public Relations sudah tepat? Jawab: Selama ini General Affairs telah menjalankan semua tugas sesuai dengan perintah dari top management dan kami selalu berusaha untuk melaksanakan semua tugas dan pekerjaan dari top management dengan sebaik-baiknya. 13. Apakah General Affairs selalu berperan menjadi penengah dalam setiap permasalahan yang terjadi di internal PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: GA dalam menjalankan peran PR dituntut top management untuk menjadi penengah dan fasilitator apabila terjadi permasalahan di dalam perusahaan. Namun hal tersebut tidak sepenuhnya dapat kami lakukan secara bebas, sebab top management masih memberikan kewenangan yang masih terbatas dan selalu berdasarkan izin dari pihak manajemen. 14. Apakah General Affairs yang sekaligus berperan sebagai Public Relations memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan apabila menghadapi situasi penting? Sejauh mana kewenangan tersebut? Jawab: Porsi yang diberikan oleh top management kepada General Affairs hanya sebatas pelaksana dari kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen. Namun, terkadang apabila situasi mendesak dan segera memerlukan tindakan segera, maka GA mengambil tindakan preventif berdasarkan persetujuan dari Human Capital and Corporate Affairs Director, dimana Head of General Affairs Department langsung menghubungi Human Capital and Corporate Affairs Director untuk mendapatkan persetujuan beliau. 15. Bagaimana peran Public Relations yang selama ini dijalankan oleh General Affairs dalam melaksanakan atau menjadi fasilitator antara top management dengan para karyawannya? Jawab: Lebih banyak kepada memberikan masukan saja, keputusan tetap ada di tangan top management. 16. Sampai sejauh mana arah komunikasi internal yang berlangsung antara top management dan karyawan di PT Mulia Industrindo, Tbk.? Jawab: Lebih banyak dari top management kepada karyawan yang lebih banyak berupa instruksi atau perintah kerja. 17. Apakah General Affairs diberikan kewenangan dalam membuat suatu perencanaan atau kebijakan terkait peranannya sebagai Public Relations perusahaan? Jawab: Hanya hal-hal yang bersifat informatif yang diperlukan oleh top management untuk dipergunakan dalam pengambilan keputusan. 18. Setelah perencanaan tersebut dibuat apakah General Affairs bertanggung jawab dengan pengetrapannya? Jawab: Tentu, semua yang General Affairs lakukan selalu dipelajari dan diketahui agar kami dapat melaksanakan peran PR dengan baik. 19. Bagaimana sikap GA dalam menjalankan peran PR yaitu sebagai fasilitator komunikasi antara karyawan dengan top management, khususnya setelah aksi demo beberapa waktu lalu?
38
Jawab: Agar peristiwa demo tersebut tidak terulang, GA kini langsung turun ke lapangan dengan membuka diri untuk dapat berkomunikasi dengan para karyawan demi memperoleh informasi yang perlu diketahui oleh top management. Diharapkan hal ini dapat mencegah peristiwa demonstrasi dari pihak karyawan. kemudian beberapa bulan ini, departemen kami juga mengajukan kepada pihak manajemen untuk pemakaian kotak saran, dan itu sudah mendapat persetujuan dari pihak manajemen, dan kini sudah diterapkan. Alhamdullilah hasilnya cukup memuaskan, hal ini merupakan salah satu cara yang efektif untuk diterapkan di perusahaan.. 20. Apa saja program yang dilakukan khususnya yang berkaitan dengan top management dan karyawan? Jawab: General Affairs kini lebih aktif dan kritis dengan membaur dan berkomunikasi secara rutin dan langsung kepada para karyawan, menyediakan kotak saran dan dikelola secara rutin untuk dapat mengetahui informasi dari para karyawan yang nantinya dilaporkan kepada top management. 21. Siapa saja khalayak sasaran dari program tersebut? Jawab: Semua karyawan, top management, dan pihak internal lain yang terkait dengan perusahaan. 22. Apa saja kriteria yang menjadi tolok ukur keberhasilan program tersebut? Jawab: Karyawan lebih mudah menyampaikan keluhan atau pesan yang ingin disampaikan kepada top management, dan sebaliknya. Hal ini berarti kegiatan yang General Affairs laksanakan dalam peranannya menjalankan peran Public Relations yang kritis dan aktif telah membuahkan hasil seperti yang diharapkan. 23. Apakah program yang dijalankan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab General Affairs? Jawab: Tidak. Kami membutuhkan kerjasama dari unit kerja lain yang dan tentu saja juga kami memerlukan dukungan dari pihak manajemen perusahaan. Apabila tidak, maka semua ini sia-sia dan tidak berarti. 24. Apa yang menjadi hambatan dalam mengkomunikasikan program kehumasan di perusahaan? Jawab: Top management masih memberikan kepercayaan dan kewenangan yang masih terbatas. Hal ini membuat kami tidak secara maksimal dapat melaksanakan peran PR yang selama ini dijalankan oleh GA. Top management juga masih kurang transparan terhadap informasi yang seharusnya perlu diketahui oleh para karyawan. 25. Apa dampak dari keberhasilan dalam sosialisasi program kehumasan tersebut? Jawab: Kotak saran yang telah dipasang di pabrik, PC dan di kantor pusat ternyata merupakan salah satu cara yang cukup efektif sehingga selama ini aspirasi dari karyawan kepada manajemen dapat tersampaikan. Hal ini membuat para karyawan merasa puas dalam bekerja. Tentu ini dapat membuat hubungan yang terjalin di internal perusahaan berjalan lebih
39
lancar dan aspirasi karyawan dapat didengar dan mendapat tanggapan dari top management. 26. Apa sajakah media komunikasi yang dipergunakan perusahaan untuk berkomunikasi dengan para karyawan, baik dari atasan ke bawahan, karyawan ke atasan, maupun sesama rekan yang berada di level yang sama? Jawab: Penggunaan kotak saran yang beberapa bulan ini telah berlangsung, intranet, papan pengumuman, dan lain-lain. GA makan siang bersama di kantin bersama karyawan lain, sholat Jumat dan kebaktian yang diadakan seminggu sekali, dan lomba memperingati HUT kemerdekaan Indonesia yang dirayakan 17 Agustus. 27. Bagaimana mekanisme kerja dan pertanggung jawaban bagian General Affairs Department dalam menjalankan peran Public Relations agar komunikasi internal dapat terlaksana dengan baik? Jelaskan! Jawab: General Affairs Department langsung di bawah Industrial and Community Development Head, sehingga apapun kegiatan yang akan dilaksanakan harus atas sepengetahuan Industrial and Community Development Head dan memperoleh persetujuan dari Direktur terkait. 28. Apa tugas dan tanggung jawab dari masing-masing urusan komunikasi internal perusahaan oleh General Affairs Department yang sekaligus merangkap peranan Humas? Jawab: Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan tata laksana kehumasan di lingkungan intern perusahaan, serta mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi tentang kebijakan-kebijakan internal perusahaan antar unit kerja guna menyelaraskan persepsi karyawan. 29. Apa yang melatarbelakangi General Affairs Department yang merangkap peran PR dalam pemenuhan komunikasi internal di perusahaan? Jelaskan! Jawab: Belum terdapat bagian yang khusus menangani komunikasi internal perusahaan, sedangkan perusahaan memerlukan pihak yang menjadi fasilitator atau mediator antara manajemen dan karyawan. Top management memberikan tugas kepada General Affairs Department untuk dapat menjadi penghubung dengan para karyawan. 30. Langkah-langkah apa saja yang dilakukan General Affairs Department dalam menjalankan fungsinya tersebut khususnya di internal perusahaan? Jelaskan! Jawab: a) Mengikuti setiap kegiatan / program kerja yang perlu dikomunikasikan / disosialisasikan kepada unit kerja lainnya, b) Merencanakan dan mengendalikan informasi diantara unit kerja lain yang berada di keempat subsidiaries dan holding company. c) Merencanakan, mengendalikan dan memonitor penanganan permasalahan yang muncul dalam komunikasi karyawan dan perusahaan, d) Mengoordinasikan inventarisasi dokumentasi rutin dan pengumuman untuk kebutuhan sosialisasi ke unit-unit kerja,
40
e) Mengoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan data / informasi serta melakukan check and balance mengenai sosialisasi kebijakan perusahaan maupun informasi lain terkait karyawan dan perusahaan di lingkungan intern perusahaan, 31. Dalam menjalankan peran PR, apakah GA melakukan analisa sebelum mengambil keputusan dalam setiap kegiatan atau setiap permasalahan? Jelaskan! Jawab: Keputusan ada di tangan top management. Namun sebelum keputusan diambil oleh top management, GA menganalisa permsalahan yang sedang dihadapi terlebih dahulu dan kemudian melaporkannya kepada top management untuk dapat menjadi bahan pertimbangan top management dalam pengambilan keputusan. Kemudian keputusan itu dikomunikasikan kembali kepada top management. 32. Bagaimana General Affairs Department dalam mengidentifikasi maupun mendifinisikan masalah yang terkait dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama pada saat kejadian demonstrasi yang berlangsung beberapa waktu lalu? Jelaskan! Jawab: Pada saat demonstrasi beberapa waktu lalu, General Affairs langsung menemui perwakilan dari karyawan yang berdemonstrasi untuk mengetahui tuntutan mereka. Setelah itu, kami menghubungi Industrial and Community Development Head untuk mengadakan meeting dengan para pimpinan unit kerja dan direksi terkait. Setelah mendapat kabar tentang meeting tersebut, kami melaporkan hasil identifikasi dan analisa kami bahwa tuntutan mereka adalah pencabutan PHK yang mereka terima dari top management beberapa hari lalu serta perusahaan mempertimbangkan kenaikan upah kerja yang mereka terima. Setelah dirundingkan atau didiskusikan, maka top management mengeluarkan kebijakan bahwa PHK akan tetap dilaksanakan terkait krisis global yang sedang dihadapi oleh perusahaan dan kenaikan gaji belum dapat dilakukan terkait krisis tersebut. Namun beberapa karyawan yang di-PHK akan dipertimbangkan kembali, khususnya bagi mereka yang memiliki kinerja yang baik selama beberapa tahun bekerja di perusahaan. Namun bagi para provokator dalam aksi demo tersebut akan tetap dikenakan PHK tanpa pesangon. Setelah itu, GA segera mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada para karyawan yang berdemonstrasi tersebut. Dan pihak karyawan yang menjadi provokator, top management mengeluarkan kebijakan agar para provokator diberi sanksi berupa PHK, dengan bekerjasama personnel department. 33. Apakah kebutuhan komunikasi karyawan dapat tersampaikan dan diterima dengan baik sesuai dengan apa yang hendak disampaikan perusahaan kepada karyawan, serta mendapat feedback atau respon yang diharapkan oleh perusahaan? Jelaskan! Jawab: Sebagian para karyawan ada yang mau menerima keputusan tersebut. Namun ada beberapa karyawan yang belum mau menerima dan merupakan provokator pada aksi tersebut. Namun hal tersebut dapat dihandle oleh GA, dan berdasarkan keputusan direksi para provokator
41
tersebut mendapat sanksi tegas berupa PHK, dan pada saat melaksanakan tugas tersebut, GA bekerjasama dengan personnel department. 34. Komunikasi apa saja yang telah dilakukan oleh General Affairs Department yang berkaitan dengan pemenuhan komunikasi internal di perusahaan, terutama setelah aksi demo kemarin? Jawab: Berkomunikasi langsung dengan karyawan untuk memperoleh informasi yang perlu diketahui atau dilaporkan kepada top management. Selain itu GA menggunakan kotak saran yang secara rutin dilaporkan kepada direksi terkait. 35. Bagaimana peran PR yang selama ini dijalankan oleh General Affairs Department dalam melaksanakan tugas dan fungsi PR dalam rangka pemenuhan komunikasi internal perusahaan? Jawab: Selama ini General Affairs Department selalu memberikan laporan mengenai informasi/isu yang beredar di pihak karyawan. Setelah memperoleh keputusan terhadap isu tersebut, GA mengkomunikasikannya kepada para karyawan. Dan terakhir GA melaporkan kepada top management perihal perintah/instruksi top management telah dilaksanakan dengan baik. 36. Apakah General Affairs Department melakukan evaluasi pasca kegiatan komunikasi? Jawab: Kami akui bahwa baru belakangan ini setelah kasus demonstrasi beberapa bulan lalu, GA mengadakan evaluasi dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan. Dari evaluasi membuat kami selalu mengadakan perbaikan dari kekurangan kegiatan yang telah berlangsung. 37. Apa dampak dari kegiatan atau program yang telah dijalankan GA dalam komunikasi internal di perusahaan karyawan, terutama setelah aksi demontrasi beberapa waktu? Jelaskan! Jawab: Dari hasil komunikasi langsung, yang selama ini kami yang telah lakukan keluhan dari pihak karyawan sudah berkurang dan mereka merasa senang sebab pendapat mereka kini dapat didengar oleh top management, sehingga gap antara perusahaan dan karyawan semakin kecil. Dan dari laporan produksi masing-masing pabrik, produktivitas karyawan semakin meningkat, motivasi kerja karyawan juga semakin membaik.
42
Lampiran II Struktur PT Mulia Industrindo Tbk. dengan Subsidiaries
1. Muliaglass Float 2. Muliaglass Container 3. Muliaglass Safety
Struktur Organisasi PT Mulia Industrindo Tbk.
Board of Commissioners Board of Director BOD Assistant Risk Assessment Head
Management Audit Head
COO 1
MuliaGlass (Float) Director
MuliaGlass (Container) Director
COO 2
Sales & Marketing Director
Human Capital & Corporate Affaairs Director
Muliakeramik Deputy COO
Finance Director
43
Lampiran III
Logo PT Mulia Industrindo Tbk.
44
Lampiran IV
STRUKTUR ORGANISASI GENERAL AFFAIRS DEPARTMENT
Human Capital & Corporate Affairs Directors
Sekretaris
Industrial & Community Development Head
Human Resources Development Head
Personnel Head Office Department
Organization Development Industry Head Office Department
Recruitment Head Office Department
Training Head Office Department
General Affairs Head Office Department
Environment, Health & Safety Head Office Department
