PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

Disusun Oleh : DENISE PRAMITA WAKULU NIM : D 1605088

TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-tugas Dalam Memenuhi Syarat-syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan

PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2008

PERSETUJUAN

Tugas Akhir yang berjudul : PERANAN MEDIA RELATIONS DALAM PROSES REBRANDING THE SUNAN HOTEL SOLO

Karya : Nama

: Denise Pramita Wakulu

NIM

: D 1605088

Konsentrasi

: Public Relations

Disetujui untuk dipertahankan Panitia Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta,

Juni 2008

Menyetujui Dosen Pembimbing

Dra. Christina TH, M.Si NIP.131 570 291

PENGESAHAN

Tugas akhir ini telah diuji dan disahkan oleh panitia Ujian Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret

Hari

:

Tanggal

: Panitia Ujian Tugas Akhir

Drs. Christina TH, M.Si

Dr. H. Widodo M, SE, M.Comm

NIP. 131 570 291

NIP. 131 792 193

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Dekan,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU NIP. 130 936 616

PERSEMBAHAN

Dengan segala cinta dan ketulusan hati, tugas akhir ini kupersembahkan untuk : Ø Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan karunia yang diberikan kepadaku. Ø Mama & Papa beserta keluarga besarku tersayang, kupersembahkan ini sebagai rasa terima kasih yang tak terhingga untuk cinta dan kasih sayang selama ini. Ø Friends of mine yang telah memberi keceriaan dan warna dalam hidupku. Ø Seseorang yang telah mengantarkan aku, hingga aku sampai disini.

MOTTO

“Bukan kamu yang memilih Aku, tetapi Akulah yang memilih kamu. Dan Aku telah menetapkan kamu, supaya kamu pergi dan menghasilkan buah dan buahmu itu tetap, supaya apa yang kamu minta kepada Bapa dalam nama-Ku, diberikan-Nya kepadamu” ( Injil Yohanes 15 : 16 )

“Setiap permasalahan dalam hidup anggaplah sebagai permainan yang harus di menangkan” ( Dari seorang sahabat pikir )

“Janganlah merasa kecewa jika tidak mengerti, tetapi hendaklah kecewa karena tidak belajar” ( Penulis )

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME yang dengan tidak henti-hentinya memberi limpahan rahmat dan petunjuk baik disaat–saat sulit maupun di saat-saat mudah yang penulis lalui hingga dapat diselesaikannya tugas akhir ini. Tugas akhir dengan judul “Peranan Media Relations Dalam Proses Rebranding The Sunan Hotel Solo disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan Public Relations Diploma III Fakultas Ilmu Politik dan Ilmu Sosial Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, walaupun penulis telah berusaha dengan sebaik mungkin. Berbagai pihak telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun material demi kelancaran tugas akhir ini. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis sampaikan terima kasih yang setulus–tulusnya kepada: 1. Tuhan Yesus Kristus yang Maha Besar dan Maha Agung. 2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan ijin penulisan Laporan Kuliah kerja Media sebagai Tugas Akhir. 3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.si selaku Ketua Program Diploma III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret.

4. Ibu Dra. Christina TH, M.si selaku dosen pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun tugas akhir ini. 5. Bapak Drs. Ig. Agung Satyawan,

M.si, SE selaku dosen pembimbing

akademik yang telah membimbing penulis selama ini. 6. Seluruh dosen dan staf program Diploma III Komunikasi Terapan atas semua pengetahuan yang telah diberikan selama di bangku perkuliahan. 7. Seluruh management The Sunan Hotel Solo karena telah menjadi laboratorium kerja yang penuh tantangan dan hal-hal baru, yang telah membantu kelancaran selama proses magang berlangsung. 8. Mama dan papa untuk doa yang tak putus-putusnya. 9. Kakak-kakakku Erick dan Ricky (Alm) untuk kasih sayang, support dan nasehat. 10. Bapak Amir Syarief (Alm) beserta keluarga untuk kasih yang tidak pernah berhenti pada saat pasang dan surut. 11. Teman-teman Diploma III Komunikasi Terapan FISIP Public Relations “B” atas kebersamaannya selama ini. 12. Sahabat-sahabatku yang brillian, Novia, Putri, Gagan, Katul, Adi, Karyo, Pak Bik, Yanuar, Irhan, James dan Nana untuk segala inspirasinya selama ini. 13. Dan kepada semua pihak yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis berdoa semoga segala kebaikan yang telah diberikan, memperoleh balasan berkat dan anugerah yang berkelimpahan dari Tuhan YME. Akhir kata,

penulis berharap semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat dan berguna bagi masyarakat pada umumnya dan rekan-rekan mahasiswa Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret pada khususnya serta dapat memberikan motivasi yang kuat untuk meneruskan pencarian dan pendalaman atas pemahaman yang lebih baik lagi tentang public relations di masa-masa mendatang.

Surakarta,

Juni 2008

Penulis

( DENISE PRAMITA WAKULU )

DAFTAR ISI

PERSETUJUAN .............................................................................................

i

PENGESAHAN ..............................................................................................

ii

PERSEMBAHAN ...........................................................................................

iii

MOTTO

..................................................................................................

iv

KATA PENGANTAR ....................................................................................

v

DAFTAR ISI ...................................................................................................

viii

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................................

1

B. Tujuan .....................................................................................

5

TINJAUAN PUSTAKA A. Definisi Public Relations ........................................................

7

B. Fungsi Public Relations ..........................................................

10

C. Humas Sebagai Alat Manajemen ............................................

13

D. Definisi Media Relations ........................................................

15

E. Image / Citra ............................................................................

16

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations ..............

18

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan 20 BAB III

DESKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah The Sunan Hotel Solo ................................................

22

B. Gambaran Umum Choice Hotels International .......................

24

C. Lokasi The Sunan Hotel Solo .................................................

26

BAB IV

BAB V

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo ..............................

27

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo .................................

29

F. Visi, Misi, Falsafah dan Motto The Sunan Hotel Solo ...........

36

1. Visi ....................................................................................

36

2. Misi ...................................................................................

36

3. Falsafah .............................................................................

37

4. Motto .................................................................................

37

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo .............................

37

H. Job Description .......................................................................

38

I. Pembagian Waktu Kerja .........................................................

42

PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM) A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo ...........

44

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ...........................................

52

1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan ................................

52

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi ............................

55

3. Cara yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan.............

56

4. Kemajuan yang Telah Dicapai ...........................................

56

PENUTUP A. Kesimpulan .............................................................................

58

B. Saran-saran ..............................................................................

59

DAFTAR PUSTAKA

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Dunia bisnis dan industri di Indonesia saat ini mengalami perkembangan yang semakin meningkat. Hal ini dapat terlihat dari semakin banyaknya penyempurnaan-penyempurnaan yang dilakukan menuju manajemen yang baik atau berstandar internasional. Industri pariwisata adalah salah satu diantaranya. Industri pariwisata Indonesia masih belum bisa pulih sepenuhnya, meskipun wisatawan mancanegara yang sempat hilang sudah mulai berdatangan kembali. Hal ini disebabkan oleh mulai maraknya aksi unjuk rasa serta munculnya berbagai macam isu dan peristiwa kerusuhan sporadis yang mau tidak mau juga memunculkan rasa khawatir. Keadaan tersebut juga berimbas pada usaha bisnis sektor pariwisata. Khususnya di bidang bisnis akomodasi, yakni perhotelan yang sangat tergantung pada tamu asing. Perhotelan merupakan salah satu unsur dari perangkat yang ada dalam dunia kepariwisataan. Akomodasi adalah suatu wahana penyediaan jasa penginapan yang dapat dilengkapi dengan jasa-jasa lainnya. Hotel memegang posisi penting dalam industri pariwisata. Wisatawan yang berkunjung ke Indonesia sebagaian besar memilih hotel sebagai rumah keduanya selama melakukan perjalanan wisata ke pelosok tanah air. Oleh karena itu, hotel sebagai salah satu usaha jasa yang dikelola secara komersial dan mempunyai peranan penting dalam industri pariwisata diharapkan

mampu memberikan pelayanan yang baik kepada tamu maupun kepada publik. Perkembangan kebutuhan dan permintaan akan hotel yang semakin meningkat, membuat pengusaha dan pengembang hotel berusaha untuk menyediakan berbagai macam fasilitas dan pelayanan yang maksimal untuk memuaskan pelanggan yaitu tamu yang menginap dan pengunjung hotel. Persaingan dalam usaha perhotelan, dimana banyaknya hotel-hotel yang dibangun menyebabkan adanya persaingan yang kuat. Dengan demikian masingmasing hotel akan berusaha meningkatkan mutu dan kualitas hotel untuk bisa melangsungkan hidupnya di tengah-tengah persaingan yang ketat. Selain itu, kepercayaan pelanggan terhadap pelayanan dan image perusahaan menjadi fakor yang sangat penting dalam mencapai tujuan utama. Rosady Ruslan berpendapat dalam bukunya “Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi” bahwa tujuan yang ingin dicapai dari setiap lembaga, organisasi atau perusahaan intinya adalah sama, yaitu mendapatkan citra positif dan kepercayaan dari publiknya. Aktivitas public relations merupakan kegiatan komunikasi untuk mencapai citra positif perusahaan yang berasal dari publiknya sehingga dapat menunjang tujuan perusahaan. Citra perusahaan terbentuk atas segala hal yang berhubungan dengan perusahaan, baik yang dengan sengaja dikomunikasikan maupun yang tercipta dengan sendirinya dimata khalayak. Sehingga baik buruknya citra suatu perusahaan bergantung kembali pada upaya perusahaan mengimplementasikan diri pada khalayaknya, baik khalayak internal maupun eksternal. Menyadari pentingnya hal tersebut, maka dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departemen yang khusus menangani segala

sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan hubungan serta tehnik-tehnik berkomunikasi guna memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran public relations akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu. Menurut Oka A Yoeti dalam bukunya “Hotel Public Relations”, dalam kondisi pasar yang penuh persaingan sekarang ini, hotel public relations semakin diperlukan dengan alasan: 1. Pertumbuhan hotel sebagai suatu industri yang semakin kompleks, telah membuat jarak antara manajemen dengan tamu-tamu hotel semakin jauh. Dengan perkataan lain, karena kesibukannya manajemen hotel tidak mungkin menemui tamu-tamunya secara langsung. 2. Terjadinya persaingan, tidak saja antara sesama akomodasi perhotelan, tetapi juga antara akomodasi perhotelan dengan apartemen atau kondominium yang semakin marak dimana-mana. 3. Adanya isu-isu negatif atau kritik dari pejabat, pakar-pakar pariwisata dan perhotelan atau tamu yang membutuhkan klarifikasi atau jawaban secara cepat oleh pejabat yang profesional dalam bidangnya. 4. Perkembangan teknologi komunikasi yang semain canggih, perlu dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya dalam memperkenalkan hotel dengan segala fasilitas yang dimiliki, untuk meningkatkan citra hotel dalam masyrakarat secara luas, terutama pelanggan potensial. 5. Pelanggan ingin berhubungan dengan perusahaan yang mengetahui dan menerapkan cara pemenuhan kebutuhan serta harapannnya secara

memuaskan. Pelayanan yang memuaskan terdiri atas tiga komponen, dan semuanya mencerminkan citra perusahaan. Ketiga komponen tersebut adalah : a. Kualitas produk dan layanan yang dihasilkan b. Cara memberikan pelayanan. c. Hubungan antar pribadi yang terbentuk melalui layanan. Tetapi ketika suatu perusahaan melakukan rebranding, upaya perusahaan

untuk

mengimplementasikan

dirinya

yang

baru

harus

menciptakan positioning yang baru juga di mata khalayak. Tentu bukan hal yang mudah untuk merubah persepsi terhadap brand, karena rebranding bukan sekedar ganti logo atau ganti atribut fisik. Dengan atribut dan logo baru, maka brand harus terus konsisten dalam mempertahankan segala aktivitas dan atributnya sesuai dengan positioning yang baru. Hal ini akan membuat konsumen percaya akan perubahan yang telah terjadi, sehingga cepat atau lambat akan merubah persepsi masyarakat dan makin menepis keraguan. Rebranding harus didukung penuh oleh corporate dan juga sesuai dengan brand mapping dari brand-brand perusahaan itu sehingga meminimalkan kanibalisme yang tidak diinginkan ataupun konflik di masa depan. Mengingat semakin pentingnya peran citra perusahaan ini, maka semakin banyak pula perusahaan yang melakukan pengukuran terhadap kekuatan dan kelemahan citra perusahaan sebagai masukan untuk membuat strategi di masa mendatang.

Citra perusahaan tidak semata-mata terpikul di pundak public relations, karena citra dibangun diatas pilar berbasis reputasi maka dengan sendirinya tanggung jawab pembentukan dan perawatan citra perusahaan terpikul dipundak seluruh jajaran pekerja mulai dari office boy hingga manajemen puncak. Bila reputasi perusahaan itu baik dan public relations mampu mengkomunikasikannya secara proporsional maka citra perusahaan akan cemerlang di depan publik . Oleh karena itu secara substansial citra baru perusahaan dapat dibangun lewat media relations yang dimainkan oleh public relations untuk memoles citra perusahaan menjadi lebih baik. Dalam hal ini peran public relations lebih bersifat sebagai katalisator, transformator, dan komunikator berbagai nilai-nilai dasar, untuk mendorong pengembangan kredibilitas dan reputasi perusahaan yang secara terus menerus disinari oleh visi dan misi serta budaya perusahaan. Sebagai lembaga pelayanan jasa, tentu saja The Sunan Hotel Solo akan selalu mengutamakan pelayanan dan kepuasan pelanggannya. Public relations dalam hal ini sekaligus memiliki salah satu fungsi manajemen, yaitu melakukan kegiatan komunikasi yang terencana, terarah dan berkelanjutan. Public relations juga memiliki tujuan untuk menjalin dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan, dengan maksud agar memperoleh keuntungan, understanding, simpati dan dukungan, sehingga tercapailah apa yang diinginkan oleh manajemen. Hal tersebut dimaksudkan sebagai tujuan untuk meraih keberhasilan pada organisasi The Sunan Hotel sendiri di dalam membangun serta memelihara citranya yang baru.

B. Tujuan

Setiap kegiatan yang dilakukan pasti mempunyai atau mengandung maksud dan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan utama dari pelaksanaan KKM (Kuliah Kerja Media) ini adalah memberikan bekal pengalaman autentik kepada mahasiswa sebagai calon professional agar dapat menjembatani kesenjangan antara profesi yang diperoleh dari bangku kuliah dengan praktek profesi dunia kerja. Sedangkan tujuan lain dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan memahami peranan media relations dalam proses rebranding di The Sunan Hotel Solo. Selain itu, penulis dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) mempunyai tujuan sebagai berikut : 1. Menumbuhkembangkan pemahaman mahasiswa terhadap seluk beluk praktikpraktik kerja serta kesadaran sikap professional mahasiswa sebagai calon tenaga kerja yang bertanggung jawab. 2. Membandingkan serta menerapkan ilmu yang dipelajari diperkuliahan ke dalam dunia kerja dan penulis ingin mengetahui secara langsung aktivitas Public Relations di The Sunan Hotel Solo. 3. Menerapkan dan mempraktekkan semua ilmu pengetahuan dan teori yang di dapat di bangku perkuliahan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 4. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang cara-cara menjalin hubungan mutual dengan publik internal dan publik eksternal. 5. Sebagai media pembentukan karakter yang sesuai dalam keprofesionalan dunia kerja. 6. Sebagai tugas akhir mahasiswa Diploma III Komunikasi Terapan Jurusan Public Relations Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Unuversitas Sebelas

Maret Surakarta dalam memperoleh sebutan Professional Ahli Madya pada bidang Public Relations.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

H. Definisi Public Relations Seiring dengan perkembangan zaman, keberadaan Public Relations sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan karena mempunyai peranan penting dan dapat menentukan keberhasilan dalam suatu perusahaan. Mendeskripsikan praktik PR adalah cara lain untuk mendefinisikan konsep dalam praktik PR itu sendiri. Ratusan definisi telah ditulis guna menangkap esensi dari PR dengan menyebutkan aktivitas-aktivitas utama yang muncul dalam praktik. Tokoh professional dan akademik di bidang ini, Rex F. Harlow, (mengumpulkan hampir 500 definisi yang ditulis antara tahun 1900-an dan 1976). Definisinya mencakup elemen konseptual dan operasional yang terdapat dalam bukunya berjudul “Building Public Relations Definitions “ menyatakan bahwa : “Public Relations adalah fungsi manajemen tertentu yang membantu membangun dan menjaga lini komunikasi, pemahaman bersama, penerimaan mutual dan kerjasama antara organisasi dan publiknya; PR melibatkan manajemen problem atau manajemen isu; PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini public; PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan public; PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai system peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends); dan PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya.” Scott M. Cutlip (2007 : 5)

Scott M. Cutlip dalam bukunya ”Effective Public Relations 9th Edition” menyatakan bahwa unsur-unsur yang lazim di jumpai dalam banyak definisi PR menyatakan bahwa PR : 1. Melakukan program terencana dan berkesinambungan sebagai bagian dari manajemen organisasional. 2. Menangani hubungan antara organisasi dan public stakeholders-nya. 3. Memonitor kesadaran, opini, sikap, dan perilaku didalam maupun diluar organisasi. 4. Menganalisis dampak dari kebijakan, prosedur, dan aksi terhadap public stakeholder. 5. Mengidentifikasi kebijakan, prosedur, dan tindakan yang bertentangan dengan kepentingan public dan kelangsungan hidup organisasi. 6. Memberi saran kepada manajemen dalam hal pembentukan kebijaksanaan baru, prosedur baru, dan tindakan baru yang sama-sama bermanfaat bagi organisasi dan public. 7. Membangun dan mempertahankan komunikasi dua arah antara organisasi dan publiknya. 8. Menciptakan perubahan yang terukur dalam kesadaran, opini, sikap dan perilaku didalam dan diluar organisasi. 9. Menghasilkan hubungan yang baru dan atau tetap antara organisasi dan publiknya. Sedangkan definisi Public Relations lainnya yang berkaitan dengan manajemen adalah definisi yang dikeluarkan oleh Public Relations News : “Public Relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-

sikap public, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang / sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan programprogram komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan public.” Rhenald Kasali (1994 : 7). Dari definisi diatas dapat dilihat tujuan dari Public Relations adalah menciptakan hubungan yang baik dan harmonis dengan publik di luar lembaga sehingga akan menciptakan opini publik yang baik. Ada berbagai macam definisi dan menggunakan bahasa yang berbedabeda, tetapi pada prinsip dan intinya mempunyai pengertian yang sama. Pertemuan para pakar humas/public relations di Mexico City pada tahun 1978 menghasilkan definisi-definisi Humas yang lebih singkat dan dinamakan The Statement of Mexico. Definisi tersebut berbunyi: “Praktik public relations adalah seni dan ilmu pengetahuan sosial yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi dan melakasanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum“.

Dari definisi-definisi diatas kiranya memberi kita gambaran yang jelas mengenai Public Relations. Meski rangkaian dua kata (public dan relations) dapat diartikan memalui berbagai cara, public relations adalah tetap suatu seni, suatu tehnik yang memerlukan keahlian yang luas. Bidang public relations adalah suatu bidang yang sangat luas yang menyangkut hubungan dengan berbagai pihak. Public relations tidak sama dengan sekedar relations, meskipun personal relations mempunyai peranan yang sangat besar dalam kampanye public relations. Public relations juga bukan sekedar menjual senyum, propaganda dengan tujuan memperoleh kemenangan sendiri, atau mendekati pers dengan tujuan untuk

memperoleh pemberitaan. Lebih dari itu, public relations mengandalkan strategi agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak-pihak yang berhubungan.

B. Fungsi Public Relations Setiap perusahaan pasti tidak dapat melepaskan diri dari fungsinya sebagai komunikator. Dan fungsi ini dapat dilakukan oleh public relations yang mempunyai peranan penting dalam membina hubungan baik antara perusahaan dengan publik yang dituju. Menurut Bernay (1952) terdapat 3 fungsi utama humas yaitu: 1. Memberikan penerangan kepada masyarakat. 2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung. 3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan/lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya. Dari pemaparan definisi dan fungsi public relations tersebut diatas dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa ciri khas proses dan fungsi manajemen humas (Public Relations Management) adalah sebagai berikut : 1. Menunjukkan kegiatan tertentu (action) 2. Kegiatan yang jelas (activities) 3. Adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different) 4. Terdapat suatu kepentingan tertentu (important) 5. Adanya kepentingan bersama (common interest)

6. Terdapat komunikasi dua arah timbal balik (reciprocal two ways traffic communication) Kemudian Berdasarkan ciri khas kegiatan humas/PR tersebut, menurut pakar humas internasional, Cutlip, Centre and Broom (2000:4) fungsi public relations dapat dirumuskan, sebagai berikut : 1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi). 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya, atau sebaliknya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbang saran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik, dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak. Public relations dalam hal ini menunjuk pada batasan melakukan salah satu fungsi manajemen, yaitu melakukan kegiatan komunikasi yang terencana, terarah, dan berkelanjutan. Adapun tujuan utamanya adalah untuk untuk menjalin dan memelihara hubungan yang saling menguntungkan, dengan maksud agar memperoleh keuntungan, understanding, simpati dan dukungan. Kedudukan dan

peran public relations atau humas adalah merupakan bagian dari top manajemen, selain berperan pula sebagai liaison. Public relations juga memiliki fungsi dan tujuan antara lain: 1. Penghubung /liaison 2. Memelihara citra perusahaan 3. Memantau, mengkaji dan tanggap terhadap sikap, persepsi serta pendapat public 4. Menjalin hubungan dengan media, lembaga dan sebagainya Humas dalam pekerjaannya menggunakan asas pelayanan, maka seluruh aparat perusahaan bertindak sebagai public relations atau humas. Dan karena perusahaanlah yang membutuhkan pelanggan, didalam melakukan pelayanan nya menggunakan pendekatan human relations, dengan keterbukaan komunikasi sebagai dasar pelayanannya, serta orientasi pelayanan adalah merupakan kepentingan umum sehingga orientasi kerjanya berdasarkan fakta bukan imajinasi. Adapun definisi kinerja public relations atau humas ialah mengemban fungsi manajemen serta mencoba menciptakan komunikasi dua arah dengan saling pengertian serta mau menerima dan kerjasama dengan publiknya di dalam organisasi. Sedangkan makna manajemen dalam batasan ini dapat diartikan, bahwa public relations selalu memperhatikan masalah dan isu, untuk membantu manajemen agar peka terhadap pendapat umum, melayani publik mengantisipasi sikap yang kurang menguntungkan perusahaan serta memanfaatkan hasil penelitian dan tehnik-tehnik komunikasi di dalam mencapai tujuan perusahaan.

Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul ”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek”, lingkup kerja public relations atau humas tergantung kepada beberapa hal yaitu: 1. Kebutuhan dan kondisi keuangan suatu organisasi 2. Kliennya dan suasana opini yang hidup dalam lingkungan tertentu. 3. Bagaimana klien mengartikan masalah. Oleh karena itu, lingkup kerja humas bervariasi, pada umumnya ada pada level: a. Pengambil keputusan penentu kebijakan. Dalam hal ini humas biasanya bertindak sebagai konsultan. b. Opinion leader group, membantu membuat suatu perencanaan jangaka panjang untuk suatu kegiatan organisasi dan sebagainya. Suatu inovasi dibutuhkan dalam menciptakan profil perusahaan yang unik, yang pada akhirnya akan menciptakan citra perusahaan yang menguntungkan (favourable image) dari pelanggannya. Berdasarkan uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa public relations adalah fungsi manajemen yang melakukan evaluasi terhadap sikap-sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur seseorang/sebuah perusahaan terhadap publiknya, menyusun rencana serta menjalankan program-program komunikasi untuk memperoleh pemahaman dan penerimaan publik.

C. Humas Sebagai Alat Manajemen Menurut Rosady Ruslan dalam bukunya “Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi”, peranan umum PR dalam manajemen suatu organisasi itu terlihat dengan adanya beberapa aktivitas pokok kehumasan yaitu : 1. Mengevaluasi sikap atau opini publik. 2. Mengidentifikasi kebijakan & prosedur perusahaan dengan kepentingan publiknya. 3. Merencanakan & melaksanakan penggiatan aktivitas PR. Dari peranan yang dilaksanakan tersebut, PR Officer akan melakukan fungsi-fungsi manajemen perusahaan, secara garis besar aktivitas utamanya berperan sebagai : 1. Communicator. Kemampuan sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui media cetak / elektronik dan lisan (spoken person) atau tatap muka sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader. 2. Relationship. Kemampuan peran PR membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan public internal dan eksternal. Juga berupaya menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerja sama dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut. 3. Back up Management. Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti manajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia, dan

sebagainya untuk mencapai tujuan bersama dalam suatu kerangka tujuan pokok perusahaan. 4. Good Image Maker. Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi, dan sekaligus menjadi tujan utama bagi aktivitas public relations dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra atau nama baik perusahaan dan produk yang diwakilinya.

D. Definisi Media Relations Menurut Nurudin Muhammad Saefullah (2004 : 13) media relations adalah usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi public relations dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan. Hubungan media dan pers merupakan sebagai alat pendukung atau media kerja sama untuk kepentingan proses publikasi dan publisitas berbagai kegiatan program kerja atau untuk kelancaran aktivitas komunikasi public relations dengan pihak publik.Rosady Ruslan (2003 : 146). Media merupakan bentuk jamak dari medium. Dalam ilmu komunikasi media diartikan sebagai : 1. Saluran; 2. Sarana penghubung; 3. Alat-alat komunikasi. Secara garis besar pengertian hubungan media pers adalah hubungan yang baik dengan pihak media massa dibangun melalui suatu kejujuran, serta mau

membantu untuk pelayanan pemberian sumber berita atau informasinya yang diperlukan dalam suasana saling menghormati dan adanya keterusterangan. Cutlip & Center Prentice hall, New Jersey (1982:384). Menurut Sr. Maria Assumpta Rumanti dalam bukunya yang berjudul ”Dasar-dasar Public Relations, Teori dan Praktek”, penggunaan media dalam kegiatan PR mempunyai beberapa tujuan : 1. Membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk dan jasa. 2. Menjalin komunikasi berkesinambungan. 3. Meningkatkan kepercayaan public. 4. Meningkatkan citra baik perusahaan.

E. Image / Citra Menurut Ali (1986:1) citra merupakan tujuan pokok sebuah perusahaan. Pengertian citra itu sendiri sebenarnya abstrak atau intangible, tetapi wujudnya dapat dirasakan dari hasil penelitian, penerimaan, kesadaran dan pengertian, baik semacam tanda respek atau hormat, dari publik sekelilingnya atau masyarakat luas terhadap personalnya (dipercaya, profesional dan dapat diandalkan dalam pemberian pelayanan yang baik). Menurut Frank Jefkins dalam bukunya periklanan, citra perusahaan (Corporate Image) adalah gagasan atau persepsi mental dari khalayak tertentu atas suatu usaha perusahaan atau organisasi, yang didasarkan pada pengetahuan dan pengalaman khalayak itu sendiri.

Citra perusahaan bisa bervariasi dan tidak sesuai dengan sesungguhnya, bergantung pada sejauh mana khalayak itu berhubungan dengan (dan mengetahui tentang) organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atas dasar itulah perusahaan harus senantiasa berusaha menciptakan hubungan yang baik antara pihaknya sendiri dan segenap unsur yang menjadi khalayak atau konsumennya yakni mulai dari para pemegang saham perusahaan, pegawai distribusi, konsumen dan lain-lain. Citra perusahaan tidak bisa direkayasa, namun citra dipersepsikan secara salah bisa diluruskan melalui penyebaran informasi dan pembeberan faktafakta yang relevan. Menurut Rachmadi (1994:64) proses pembentukan citra atau image dapat dilihat dalam Teori Image Building yaitu :

PR

Original Message Stimulus Factor

Physical Receptor

Attention Filter Selective Perception

Perception Filter Selective Perception

Perception Image

Teori Image Building Model tersebut menggambarkan proses pembentukan citra melalui proses penerimaan panca indra, filter perhatian (attention filter). Dari sini kemudian menghasilkan pesan yang dapat dimengerti (perception message) yang berubah menjadi persepsi dan akhirnya membentuk citra. Citra merupakan seperangkat anggapan, kesan atau gambaran seseorang atau sekelompok orang mengenai obyek yang bersangkutan.

F. Jenis dan Teknik Publisitas Dalam Media Relations PR dan media adalah dua profesi yang tidak bisa dipisahkan. Informasi tentang perusahaan mustahil dapat diketahui publik tanpa bantuan media. Sebaliknya, media pun membutuhkan informasi sebagai bahan berita. Ada dua unsur utama kegiatan PR berhasil mendapatkan publisitas yaitu : kreatifitas pesan dan media. Pesan adalah semua bentuk informasi, pernyataan, penjelasan, tanggapan, data tentang perusahaan yang penting untuk diketahui publik. Media adalah semua bentuk sarana, saluran komunikasi, agar pesan dapat diterima public sasaran pada waktu yang tepat. Kreatifitas dalam merancang pesan dan memilih media merupakan senjata ampuh agar berhasil menyasar public yang menjadi target kegiatan PR. Berbeda dengan bagian pemasaran yang mengemas pesan secara komersialdalam bentuk iklan produk, memilih dan membayar biaya pemuatan di media-media tertentu, pean-pesan ala PR lebih bervariasi baik dari segi isi pesan maupun bentuk medianya. Teknik publisitas PR tidak mengenal biaya pemuatan, karena media mengkategorikannya sebagai berita. Tantangan bagi PR Officer adalah bagaimana mempersiapkan pesan yang “ampuh” untuk merayu dan menggoda redaksi media, sehingga pesannya dapat dimuat tanpa mengeluarkan biaya. Petugas PR senantiasa

haus

akan

publisitas

bagi

perusahaannya,

sebaliknya

pers

membutuhkan berita untuk medianya. Klop lah ketergantungan PR dengan media. Sebuah kerjasama akan berkesinambungan jika pihak yang memberi dan pihak yang menerima mendapatkan manfaat yang seimbang (Ima Hardiman, 2007 : 8).

Untuk memberikan alternatif pesan bagi media, ada beberapa macam media yang dikembangkan oleh Public Relations Department The Sunan Hotel Solo : 1. Media Cetak, termasuk di dalamnya adalah house journal, surat kabar, majalah, dan sebagainya. 2. Broadcasting media, termasuk di dalamnya adalah radio dan televisi. 3. Special event. 4. Media luar ruang, termasuk di dalamnya baliho, spanduk, midi board, dll. Menurut Frank Jefkins (1992), kerjasama dalam kegiatan proses publikasi dengan media pers biasanya diwujudkan melalui dua cara : 1. Kontak secara formal pada event-event tertentu yang sengaja dirancang. Kontak secara resmi ini direncanakan dan dilaksanakan oleh PR untuk bekerjasama dengan pihak pers yang diundang secara resmi dalam event tertentu dengan menetapkan tema dan tujuan yang hendak dicapai. Sebagai contoh : a. Press Conference / Konferensi Pers. b. Press Tour / Wisata Press c. Press Gathering / Jamuan Pers. d. Press Briefing / Taklimat Pers. e. Media Visit / Kunjungan Media 2. Kontak pers tidak resmi atau informal : a. Press Statement / Keterangan Pers. b. Interview Press / Wawancara Pers

c. Press Gathering Informal Personal to Personal Approach. d. Press Release / Siaran Berita.

G. Fungsi Media Relations Bagi Public Relations dan Perusahaan Seperti halnya yang dikemukakan Rosady Ruslan (2003), media perusahaan yang biasa dipergunakan oleh Public Relations The Sunan Hotel Solo untuk

menyampaikan

pesan

kepada

publiknya

dan

sekaligus

mampu

meningkatkan citra barunya memiliki fungsi sebagai berikut : 1. House Journal Media Internal atau House Organ (In House Journal) dipergunakan untuk keperluan publikasi atau sarana komunikasi yang ditujukan pada kalangan terbatas / sendiri, seperti karyawan, relasi bisnis atau pelanggan. Biasanya berbentuk : Newsletter, Company Profile, Majalah Dinding dan sebagainya. 2. Printed Material Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaian pesan-pesannya yang berbentuk : Brochure, Leaflet, Kop Surat, Kartu Nama, Kartu Ucapan Selamat (Suplement), Kalender dan lain sebagainya. 3. Media Pertemuan (Event) Media pertemuan secara langsung dengan para audiencenya melalui tatap muka langsung (face to face) demi menyamakan persepsi dan pendapat untuk menjalin saling pengertian, misalnya presentasi, diskusi panel, seminar, pameran dan lain sebagainya.

4. Broadcasting Media dan Internet Publikasi yang disiarkan melalui Stasiun TV atau siaran radio dan computer serta internet (email) yang dimanfaatkan sebagai media publikasi dan komunikasi PR yang menjangkau seluruh lapisan masyarakat karena mempunyai daya tarik khusus sebagai media “pandang-dengar”. 5. Media Sarana PR Yaitu termasuk media PR yang berkaitan dengan penampilan identitas perusahaan (corporate identity) yang standar perusahaan dan kemasan produk (corporate product colour image), penampilan dan citra lobby perusahaan (front office lobby image), pakaian seragam (uniform) hingga model huruf atau logo perusahaan (style of identity mark) yang sekaligus merupakan citra penampilan perusahaan yang khas sebagai pembeda dengan competitor lainnya. Model huruf atau logo perusahaan atau produk berbentuk signature mark, monogram, allusive dan associate (terlampir). 6. Media Personal Merupakan media PR yang berkaitan dengan kemampuan untuk mengadakan pertemuan secara langsung (face to face contact) untuk maksud mengadakan pendekatan personal (personal approach) atau melobi dan kemudian meningkat untuk bernegosiasi sehingga kedua pihak yang terlibat dalam perundingan akan mencapai kata sepakat, baik itu kesepakatan saling menguntungkan (win-win solution) atau kesepakatan yang sebaiknya harus ada yang mengalah (win-lost solution).

BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN

J. Sejarah The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo yang dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang mulai dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 (Quality Hotel Solo) oleh H. Wisnu Suhardono, SE selaku pemilik PT. Graha Mulya Wirastama, suatu badan usaha yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo, dengan beberapa holding company, diantaranya The Sunan Hotel Solo. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo. Setelah sembilan tahun berkibar dengan nama Quality Hotel Solo, mulai 23 November 2007 lalu hotel berbintang empat ini resmi berubah nama menjadi The Sunan Hotel Solo. Pergantian nama ini menandai berakhirnya penggunaan nama Quality serta Franchise dari Choice Hotels International sejak tahun 1988 silam. Adapun alasan utama pergantian nama ini adalah terbentuknya kemandirian manajerial dan unggulnya kemampuan sumber daya manusia (SDM) dari karyawan hotel untuk mengelola sendiri serta tingginya popularitas hotel dan tingkat hunian. Mengingat bahwa ini hanyalah berganti brand saja, sementara jajaran manajemen mulai dari Direktur Utama hingga level bawah tidak ada pergantian. Selain itu juga adanya kewajiban manajemen untuk menyerahkan 4,5 persen pendapatan kamar/bulan kepada pihak Choice Hotels International.

Perubahan branding ini juga diikuti dengan peningkatan kualitas layanan serta pembaruan fasilitas yang ada, lay out hotel dan beberapa inovasi-inovasi lainnya. Pada prinsipnya, The Sunan Hotel Solo tidak ingin sekedar ganti brand. The Sunan Hotel Solo didesain untuk mempresentasikan sebuah kemewahan, cita rasa berkelas, pengalaman dan inovasi produk hotel. Untuk ke depannya, The Sunan Hotel Solo akan dikembangkan menjadi brand baru yang mewarnai hospitality industri, dengan mengusung kesempurnaan konsep pemasaran yang berbasis inovasi dan keunikan pada produk dan pelayanan. Peningkatan target okupansi atau tingkat hunian hotel yang dulu hanya 70 % menjadi 75 % serta harapan untuk dapat memenuhi setiap ekspektasi pelanggan yang datang dalam perjalanan bisnis maupun leisure (melancong) di Kota Solo dengan layanan hospitality yang prima juga merupakan latar belakang pergantian brand. Adapun alasan pemberian nama The Sunan karena simple dan mudah diingat. Nama tersebut memiliki filosofi bahwa hotel ini ingin menghadirkan hunian mewah dengan pelayanan yang santun serta sentuhan citra adiluhung. Logo The Sunan sendiri menyiratkan makna keagungan yang mengejawantahkan megahnya

mahkota

kasunanan

dalam

kemegahan

sebuah

hotel

dan

mempresentasikan kekokohan, kemapanan dan kestabilan. Bentuk mahkota kasunanan yang menjulang tinggi pun telah diaplikasikan pada bentuk arsitektur bangunan, sebagai identitas hotel kelas atas. Warna kuning keemasan pada logo, secara psikologis dimaksudkan untuk menekankan keagungan hotel sekaligus membangkitkan semangat dan pencerahan para tamu.

Mahkota serta logo tersebut dipresentasikan secara nyata pada saat launching perubahan nama tanggal 23 November 2007 lalu dengan menampilkan kuluk (mahkota raja Jawa) raksasa. Mahkota tersebut memiliki tinggi 162 cm, dengan diameter bagian bawah 165 cm dan diameter bagian atas 110 cm. Dengan kuluk ini, Museum Rekor Indonesia (MURI) menyatakan The Sunan Hotel Solo sah menjadi pemrakarsa dan penyelenggara mahkota raja atau kuluk terbesar. Keyakinan untuk dapat mencapai target yang diharapkan didasari dengan optimisme dari seluruh jajaran manajemen The Sunan Hotel Solo, yang sejak berdirinya tidak lagi berada dibawah manajemen Choice Hotels Indonesia. Memang tidak dipungkiri, bahwa dengan label Quality bisa membawa hotel dikenal tidak hanya di jajaran konsumen lokal, melainkan pada pengguna jasa mancanegara. Akan tetapi hal tersebut tidak mengurangi rasa optimisme manajemen. Terbukti setelah berganti nama, pada tahun 2008 ini okupansi atau tingkat hunian hotel melampaui apa yang sudah ditargetkan, yang artinya bahwa perubahan nama ini tidak membuat jumlah tamu menurun. (Seputar Rebranding terlampir).

K. Gambaran Umum Choice Hotels Internationals Choice Hotels International merupakan jaringan hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat sebagai trademark. Di Indonesia, Choice hotels Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotels International. Pada Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini.

Kerjasama ini dilakukan dengan sistem licensing (izin operasi) atau franchising (waralaba). Dalam sistem franchising hotel tersebut, maka akan terdapat standar yang harus diikuti sesuai dengan model atau pola yang telah ditetapkan oleh Choice Hotels Internasional terutama dalam standar servis ataupun aspek promosinya. Dahulu, melalui jaringan Choice Hotels Internasional diharapkan Quality Hotel Solo(The Sunan Hotel Solo) akan mendapatkan keuntungan seperti supporting tamu, brand image dan sebagainya. Choice Hotels Internasional

bertindak

sebagai

operator

dimana

dalam

kerjasamanya

menggunakan dua sistem kerjasama yaitu : 1. Under franchise Hanya menggunakan franchise (merk) Quality. Pembayaran dari hotel meliputi pembayaran royalty dan marketing fee, kepada hotel operator dalam hal ini Choice hotels Indonesia. Contoh hotel yang memakai sistem ini adalah Quality Hotel Solo (The Sunan Hotel Solo), dimana secara manajemen Hotel Quality dikelola oleh PT Graha Mulya Wirastama. 2. Under Management. Hotel dikelola dan berada dibawah management Choice Hotels Indonesia. Pembayaran meliputi royalty fee, marketing fee dan manajemen fee. Contoh hotel yang menggunakan system ini dalam jaringan choice hotels Indonesia adalah Quality Hotel Jogjakarta.

Choice

Hotels

International

mengklasifikasikan

hotel

dibawah

manajemennya ke dalam empat kelas, yaitu : 1. The Sleep Choice (hotel bintang dua) 2. The Comfort Choice (hotel bintang tiga) 3. The Quality Choice (hotel bintang empat) 4. The Clarion Choice (hotel bintang lima) Di Indonesia sendiri, jaringan Choice Hotel International juga tersebar di beberapa kota di seluruh Indonesia diantaranya, yaitu : 1. Clarion Hotel Jakarta 2. Quality Hotel Jakarta 3. Quality Suites Jakarta 4. Quality Hotel Aspac Jakarta 5. Quality Suites Sunda Kelapa, Jakarta 6. Clarion Suites Carita, Jakarta Barat 7. Quality Hotel Ujung Pandang 8. Clarion Resort batam 9. Quality Suite Medan, dll

C. Lokasi The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo terletak di sebelah barat kota Solo, yaitu tepatnya di Jalan Ahmad Yani No. 40. Lokasi ini cukup strategis dan cukup mudah dijangkau oleh wisatawan karena hanya berjarak 6 km dari Bandara Internasional Adi Sumarmo dengan 15 menit perjalanan berkendara. Jarak dari

Stasiun Kereta Api Balapan hanya sekitar 4 km atau 6 menit perjalanan dengan kendaraan bermotor. Lokasi The Sunan Hotel Solo yang berada di tepi jalan raya semakin memberikan nilai tambah bagi perkembangan dan kemajuan hotel. Dari segi pemasaran Quality Hotel Solo terletak di jalan yang menghubungkan antara jalan Slamet Riyadi dan jalan Adi Sucipto dimana disepanjang kedua jalan utama tersebut terletak berbagai fasilitas perkantoran, pertokoan maupun tempat olahraga sehingga memudahkan para tamu untuk tetap dapat melakukan berbagai macam aktivitasnya selama berada di Solo. Selain itu lokasi The Sunan Hotel Solo terletak cukup dekat dengan objekobjek wisata di Surakarta dan sekitarnya. Diantaranya: Istana Mangkunegaran, Keraton Kasunanan dan Pusat Batik “Pasar Klewer”, Candi Sukuh, Candi Cetho, Pusat-pusat perbelanjaan seperti Solo Square, Solo Grandmall, pusat perbelanjaan Macro, Pusat Grosir Solo dan Beteng Trade Centre. Selain itu juga, The Sunan Hotel Solo terletak tidak jauh dari Kota Barat, Manahan, dan Purwosari yang dikenal sebagai pusat jajan makanan dan minuman khas Solo (denah lokasi terlampir).

D. Struktur Bangunan The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2, pembangunan hotel dilaksanakan oleh PT. Pembangunan Perumahan, sementara manajemen konstruksi ditangani oleh PT. Paramaloka

Konsultan. Desain arsitektur hotel yang merupakan perpaduan tradisional Jawa dan modern dirancang oleh arsitek, Jaya Kencana, ME dengan arsitektur pelaksana PT. Talenta Indah. Struktur bangunan Quality Hotel Solo adalah sebagai berikut : a. Basement 1) Ruang perkantoran dan pengendalian. 2) Music Room. 3) Pusat Kebugaran (Fitness Centre & Sauna) 4) Florist 5) Royal Season Education Centre 6) Musholla Qolbun Salim 7) Clinic 8) Area parkir kendaraan. 9) Loker karyawan. b. Ground Floor 1) Receptionist. 2) Lobby 3) Royal Espresso & Tea Lounge 4) Shopping Arcade 5) Swimming Pool 6) Ballroom dan Ruang Pertemuan 7) Salon dan Perawatan Kecantikan 8) Rice Crispy Business & Family Dinning

9) Business Center c. Lantai I 1) Kamar-kamar penginapan para tamu. 2) Terrace atau Mezzanine Lounge (Embassy Wine Lounge & Shop dan Airu Sushi Japanese Resto), dimana para tamu bisa bersantai sambil menikmati alunan musik. d. Lantai II, III, IV, V, VI Di seluruh lantai ini terdapat kamar-kamar penginapan para tamu. e. Halaman Depan Halaman yang cukup luas digunakan untuk parkir kendaraan dan pos keamanan hotel.

E. Fasilitas-fasilitas The Sunan Hotel Solo The Sunan Hotel Solo memiliki beberapa fasilitas yang ditawarkan, yaitu sebagai berikut : 1. Kamar. Kamar yang dimiliki The Sunan Hotel Solo berjumlah 127 kamar dengan spesifikasi : a. President Suite Room. 1) Hanya terdapat 1 kamar dan terletak di lantai 6. 2) Fasilitas ruang besar, 2 kamar tidur dengan kasur ukuran Twin bed dan King size bed, 2 kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih

istimewa, 1 kamar mandi untuk di ruang tamu, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, dan 3 televisi. b. Suite Rooms. 1) Sebanyak 2 kamar dan terletak di lantai 6. 2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televise dengan layar lebih lebar yang terdapat di kamar tidur dan ruang keluarga. c. Junior Suite Rooms. 1) Sebanyak 8 kamar dan terletak di lantai 6. 2) Fasilitas single/double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan ruang keluarga lengkap dengan televisi dan sofa. d. Executive Business Rooms. 1) Sebanyak 14 kamar dan terletak di lantai 6. 2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi, perlengkapan kamar standar ditambah dengan fasilitas khusus untuk para pebisnis. e. Deluxe Rooms. 1) Sebanyak 102 kamar dan terletak dilantai 2 – 5. 2) Fasilitas single / double bed, televisi, kamar mandi dan perlengkapan kamar standar. ·

Fasilitas yang dimiliki tiap kamar : 1) Bathroom and Shower. 2) Hot and Cold Water.

3) IDD Telephone. 4) Central Air Conditioning with individual control. 5) Remote Control TV ( Satellite & in-house Movie). 6) Radio / Piped Music. 7) Well-Stoked mini Bar and Refrigerator. 8) Socket for Shavers. 9) Guest Amenities. 10) Directory of Service. 11) Hair Dryer. 12) Water Boiler. ·

Sedangkan fasilitas yang didapatkan para tamu : Welcome drink, koran, buah-buahan segar di kamar, sarapan untuk 2 orang, transportasi dari dan ke bandara/stasiun KA, in room check out, bebas menggunakan fasilitas olahraga (fitness & renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry dan layanan room service 24 jam.

2. Ruang Banquet dan Fasilitas Konferensi (Meeting Room). The Sunan Hotel Solo memiliki 9 (sembilan) ruang konferensi dengan berbagai ukuran yang disediakan untuk berbagai acara MICE (Meeting, Incentive, Conference, dan Exhibition) maupun acara-acara lainnya. Ruang tersebut antara lain sebagai berikut : a. Ballroom I :

Ruangan ini menempati area seluas 288 m2 dengan ukuran 12 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 250 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 250 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 120 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 100 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 70 kursi. b. Ballroom II : Ukuran luas area dan kapasitas sama dengan Ballroom I. c. Ballroom III : Ruangan ini menempati area seluas 648 m2 dengan ukuran 27 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 900 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 900 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 400 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 280 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 250 kursi. d. Soemaryo Grand Ballroom : Ruangan ini menempati area seluas 1296 m2 dengan ukuran 54 x 24 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 2800 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 2800 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 900 kursi.

4) Untuk Classroom Style berkapasitas 700 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 500 kursi.

e. Kono Meeting Room : Ruangan ini menempati area seluas 64.8 m2 dengan ukuran 5,4 x 12 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 50 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 50 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 30 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 30 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 25 kursi. f. Executive Meeting Room : Ruangan ini menempati area seluas 35 m2 dengan ukuran 4,5 x 17,8 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 30 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 30 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 20 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 20 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 20 kursi. g. Nurhadi Private Dining Room : Ruangan ini menempati area seluas 27 m2 dengan ukuran 5,4 x 5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 10 kursi.

2) Untuk Theater Style berkapasitas 10 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 10 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 10 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 10 kursi. h. Triwindu Meeting Room I : Ruangan ini menempati area seluas 82,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 30 kursi. i. Triwindu Meeting Room II : Ruangan ini menempati area seluas 85,5 m2 dengan ukuran 15 x 5,5 m2 dan kapasitas yang dimiliki : 1) Untuk Cocktail Style berkapasitas 75 kursi. 2) Untuk Theater Style berkapasitas 80 kursi. 3) Untuk Banquet Style berkapasitas 50 kursi. 4) Untuk Classroom Style berkapasitas 50 kursi. 5) Untuk U – Shape Style berkapasitas 30 kursi.

3. Restaurant dan Bar. a. Rice Crispy Bussines and Family Dining.

Terletak di antara lobby dan kolam renang, dibuka untuk umum mulai pukul 06.00 – 24.00 WIB. Berkapasitas 120 kursi yang di dekorasi khusus dan di iringi alunan live music. Menyediakan macam-macam menu dari Indonesian Food, Western Food & Chinese Food. b. Airu Sushi Japanese Resto. Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor, dibuka untuk umum mulai pukul 11.00 – 14.00 WIB dan 18.00 – 22.00 WIB. Menu masakan khas Jepang dengan standart pelayanan internasional. c. Royal Espresso & Tea Lounge. Terletak di lobby bagian depan. Menyajikan aneka kopi pilihan istimewa dengan atmosfir kehangatan. Dibuka untuk umum mulai pukul 10.00 – 23.00 WIB dengan kapasitas 20 kursi. d. Pool Bar. Terletak di samping kolam renang. Menyajikan menyajikan makanan dan minuman ringan. Dibuka untuk umum mulai pukul 07.00 – 22.00 WIB dengan kapasitas 30 kursi. e. Embassy Wine Lounge & Shop. Terletak di lantai 1 / Mezzanine floor. Menyajikan minuman anggur/ wine pilihan dengan cita rasa internasional. f. Music Room.

Terletak di basement. Menyajikan hiburan malam live musik dengan full band.

4. Fasilitas Olahraga dan lainnya. a. Out Heated Semi Olympic Pool. Terletak diserambi belakang hotel. Tersedia juga kolam ukuran baby pool dan medium pool untuk balita dan anak-anak. Dibuka untuk umum dengan waktu operasional 06.00 – 21.00 WIB. b. Fitness Center dan Spa Gallery. Terletak berdekatan dengan Music Room dilengkai dengan sauna, namun managementnya terpisah dengan management The Sunan Hotel Solo. Selain sebagai fasilitas untuk tamu juga dibuka untuk umum. c. Fasilitas pendukung Lain : 1) Business Centre. 2) Shoping Arcade. 3) Drug Store 4) Hot Spots. 5) Klinik. 6) Salon & Hair Beauty Treatment. 7) 24 Hours Security

F. Visi, Misi, Falsafah dan Motto The Sunan Hotel Solo

1. Visi Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri perhotelan dan Food & Beverage di Indonesia dalam aspek kepuasan pelanggan, peningkatan penjualan, kesejahteraan karyawan dan profitabilitas melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh karyawan yang kompeten. 2. Misi a. Meningkatkan

nilai

tambah

bagi

pemegang

saham

dengan

menjalankan etika bisnis dan pengelolaan perusahaan yang baik. b. Menciptakan manfaat jangka panjang yang berkesinambungan dan saling menguntungkan antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha. c. Selalu memberikan pelayanan yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik dan kualitas produk yang terbaik kepada semua tamu tanpa kompromi. d. Saling menghormati dan selalu meningkatkan kerjasama yang baik antara sesama karyawan demi kebaikan semua. 3. Falsafah Memberikan service yang baik kepada tamu merupakan tujuan utama. 4. Motto Feel The Sunan Experience!

G. Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo Sebagaimana perusahaan pada

umumnya,

hotel

juga melakukan

pembagian kerja dengan rincian tugas pekerjaan yang dibebankan kepada setiap

individu. Hal ini bertujuan agar tiap-tiap individu bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas kewajibannya tersebut sebaik mungkin. Semua departemen yang ada di The Sunan Hotel Solo berada dibawah kepemimpinan General Manager dan tiap-tiap departemen yang ada dipimpin oleh seorang Department Head dengan beberapa orang staf seperti yang tercemin pada struktur organisasi hotel yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola hubungan diantara fungsi, kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.(Struktur Organisasi The Sunan Hotel Solo Terlampir).

H. Job Description PT. Graha Mulya Wirastama yang terletak di Jl. KH. Ahmad Dahlan No. 32 Solo merupakan Direksi (Boards of Director) sekaligus pemilik dari The Sunan Hotel Solo. Dewan direksi pusat membawahi General Manager (GM) serta department-department yang ada di The Sunan Hotel Solo. Adapun job description masing-masing department adalah sebagai berikut : 1. EXECUTIVE OFFICE Berjumlah 3 orang yang dipimpin oleh General Manager (GM) dengan tugas yaitu bertanggung jawab atas kelangsungan dan kelancaran perusahaan serta mengawasi aktivitas dalam perusahaan. 2. ACCOUNTING DEPARTMENT Berjumlah 15 orang yang dipimpin oleh Accounting Manager dengan tugas yaitu mengendalikan dan mengatur sistem keuangan hotel, menganalisa

serta menyusun laporan keuangan perusahaan sesuai dengan standar akuntasi yang berlaku.

3. HUMAN RESOURCES DEPARTMENT / HRD Berjumlah 2 orang yang dipimpin oleh Human Resources Manager dengan tugas : a. Mempersiapkan dan melaksanakan kebijaksanaan karyawan sehingga karyawan setia terhadap perusahaan, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja sehingga dapat memberikan pelayanan optimal kepada tamu. b. Melaksanakan koordinasi dalam pelaksanaan tugas operasional keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel. c. Menjalin

hubungan

baik

dengan

HRD

hotel-hotel

berbintang,

internasional, café/ restaurant dan perusahaan-perusahaan besar terkait. d. Menyusun kegiatan outing, kerja bakti, bakti sosial dan keagamaan baik untuk internal The Sunan Hotel Solomaupun eksternal lingkungan sekitar. 4. MARKETING DEPARTMENT Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh Marketing Manager dengan tugas : a. Membuat rencana promosi / penjualan. b. Mengarahkan operasi sales dan marketing. c. Mengkoordinasikan aktivitas sales & marketing dengan department lain. 5. ENGINEERING DEPARTMENT

Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Engineering dengan tugas bertanggung jawab atas perencanaan, pengarahan, pengawasan, koordinasi staff bawahannya dan bertanggung jawab atas penyiapan dan penerapan sistem pencegahan bahaya, pemeliharaan dan pengembangan metode teknik kerja. 6. FRONT OFFICE DEPARTMENT Berjumlah 19 orang yang dipimpin oleh Front Office Manager dengan tugas : a. Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan, mengawasi, dan mengkoordinasikan seluruh aktivitas front office dan menjamin kepuasaan tamu atas pelayanan di front office. b. Melaksanakan pengelolaan front office dan berpedoman pada standart operating procedure dan kebijakan yang ditetapkan manajemen. 7. PUBLIC RELATION DEPARTMENT Berjumlah 6 orang yang dipimpin oleh seorang Public Relations Manager dan dibantu oleh seorang asisten. Selain seorang asisten public relations, dalam menjalankan tugasnya, public relations manager juga membawahi art design beserta stafnya yang berjumlah 3 orang. Secara rinci tugas seorang Public Relations Manager adalah sebagai berikut : a. Melakukan PR ke masyarakat internal dan eksternal hotel. b. Membangun citra positif hotel di masyarakat luas. Sedangkan untuk Asstistant Public Relation Manager bertugas :

a. Membantu pelaksanaan operasional kegiatan Public Relation Manager. b. Bertanggungjawab atas realisasi rencana Public Relation Manager.

8. FOOD AND BEVERAGE DEPARTMENT Berjumlah 22 orang yang dipimpin oleh Food & Beverage Manager dengan tugas : a. Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan serta mengontrol kegiatan operasional di seluruh outlet F&B. b. Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan administrasi di seluruh outlet F&B. 9. FOOD AND BEVERAGE PRODUCT Berjumlah 20 orang yang dipimpin oleh Executive Chef dengan tugas : a. Melaksanakan koordinasi pengelolaan bagian pengolahan makanan yang berpedoman kepada peraturan hotel yang berlaku, melaksanakan penataan dan pembinaan di bidang administrasi bagian pengolahan makanan. b. Bertanggung jawab atas pengendalian biaya produksi makanan. 10. HOUSEKEEPING DEPARTMENT Berjumlah 29 orang yang dipimpin oleh Executive Housekeeping dengan tugas : a. Melaksanakan pengelolaan dan pengendalian operasional administrasi housekeeping berdasarkan kebijaksanaan manajemen.

b. Melaksanakan kerjasama dengan staff bawahannya untuk menjamin kelancaran tugas-tugas secara menyeluruh. 11. LAUNDRY DEPARTMENT Berjumlah 7 orang yang dipimpin oleh Laundry Supervisor dengan tugas bertanggung jawab atas kelancaraan kegiatan operasional laundry dan perumusan kebijakan teknis, bimbingan, pembinaan, koordinasi serta administrasi bagian laundry. 12. SECURITY DEPARTMENT Berjumlah 13 orang yang dipimpin oleh Chief Security dengan tugas menjaga keamanan untuk mewujudkan situasi aman dan tertib di lingkungan hotel.

H. Pembagian Waktu Kerja The Sunan Hotel Solo memiliki 156 orang karyawan dengan pembagian waktu kerja sebagai berikut : 1. Marketing dan Accounting Senin – Kamis

Pukul : 08.00 – 12.00 13.00 – 17.00

Jumat

Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu

Libur

2. Executive Office, HRD & Public Relations Senin – Kamis

Pukul : 08.00 – 12.00

13.00 – 17.00 Jumat

Pukul : 08.00 – 11.30 13.00 – 17.00

Sabtu – Minggu

Libur

3. Front Office, Engineering, F&B Service, F&B Product, Housekeeping, Laundry & Security Shift I : Senin – Kamis

Pukul : 07.00 – 12.00 13.00 – 15.00

Jumat

Pukul : 07.00 – 11.30 13.00 – 15.00

Shift II : Senin – Minggu

Pukul : 15.00 – 22.00

BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA (KKM)

A. Peranan Media Relations Bagi The Sunan Hotel Solo Proses pencapaian tujuan suatu hotel agar dapat terpenuhi, maka dukungan dari publiknya, baik internal maupun eksternal sangat penting. Untuk memperoleh dukungan ini tidaklah mudah. Karena dukungan publik itu sangat tergantung dari citra atau kesan hotel. Tidak adanya ruang komunikasi antara pihak manajemen dengan publiknya menyebabkan munculnya ketidakpercayaan publik luar dengan hotel tersebut. Dukungan dari publik sebagai sasaran perusahaan memang sangat berarti bagi kelangsungan perusahaan sehingga bagi hotel, tamu adalah aset utama untuk pertumbuhan usahanya. Menyadari pentingnya hal tersebut maka dalam manajemen hotel diperlukan sebuah divisi atau departement yang khusus menangani segala sesuatu yang berkaitan dengan publik, baik secara internal maupun eksternal perusahaan terutama yang berkaitan dengan pembentukan

hubungan

serta

tehnik-tehnik

berkomunikasi

guna

memperoleh dukungan yang diharapkan tersebut. Maka disinilah fungsi serta peran media relations dalam menunjang tujuan perusahaan akan dipergunakan dalam melaksanakan semua kegiatan itu. Secara umum penggunaan media dalam kegiatan public relations The Sunan Hotel Solo mempunyai beberapa tujuan :

1. Membantu mempromosikan pemasaran produk dan meningkatkan pemasaran produk dan jasa. 2. Menjalin komunikasi berkesinambungan. 3. Meningkatkan kepercayaan publik terhadap citra baru The Sunan Hotel Solo. 4. Meningkatkan citra baik The Sunan Hotel Solo Peran media massa sangat strategis dimana tujuan pokoknya adalah menciptakan pemahamam, bukan hanya menyebarkan informasi atau pesan demi citra indah saja di depan khalayak. Hubungan press ini adalah upaya untuk mempublikasikan suatu pesan atau informasi yang maksimum untuk menciptakan pengetahuan dan pemahamam bagi khalayak yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan. Dengan memahami prinsip hubungan press ini, dari sisi kehumasan akan berdampak sangat positif, karena mereka yang mampu menguasai informasi dan media massa akan menjadi pemenang dalam setiap persaingan. Adapun media yang dipilih untuk mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo dilaksanakan melalui beberapa jenis media yaitu: media cetak, media elektronik (broadcasting media), media luar ruang dan special event yang meliputi : 1. Media Cetak Media Cetak menjadi pilihan pertama The Sunan Hotel Solo untuk mengkomunikasikan program–program dan pergantian brand dari Quality Hotel Solo menjadi The Sunan Hotel Solo. Alasan bahwa media cetak dalam hal ini surat kabar menjadi media primer karena surat kabar mampu menjangkau publik lokal, nasional maupun regional. Hal ini tentu diperlukan

untuk membantu menciptakan image baru serta meningkatkan brand awareness The Sunan Hotel Solo. Mengingat segmentasi pasar utama dari pelanggan atau tamu hotel adalah pasar lokal (eks Karesidenan Surakarta) sebesar 65 % kemudian pasar nasional 30 % terdiri dari tamu dari Semarang, Jakarta, Surabaya, Bandung, dan lain lain, sisanya sebesar 5 % merupakan market tamu overseas yang terdiri dari tamu Singapura, Jepang, Amerika dan lain lain. Sebagai media primer dipilih Harian Umum Solopos untuk membantu mengkomunikasikan program dari The Sunan Hotel Solo. Selanjutnya Harian Kompas, Suara Merdeka, Jawa Pos, Radar Solo, Joglosemar, Seputar Indonesia, Bisnis Indonesia, Koran Tempo dan Suara Pembaruan yang menjadi media pendukung. Materi yang ditayangkan di koran adalah press release, iklan display, advertorial, artikel tandingan dan artikel yang bersifat untuk membentuk opini publik. Dengan komposisi 70 % publisitas dan 30 % iklan maka tampilan media The Sunan Hotel Solo lebih didominasi oleh press release, statement pejabat public relations dan eksekutif hotel serta liputan acara–acara yang berlangsung di hotel. Data kegiatan iklan dan publisitas di media cetak dibuat secara berkala setiap bulannya, berikut perbandingannya dengan data hotel kompetitor di kota Solo yang dapat diketahui dari kliping berita setiap harinya. Kliping disini adalah sebagai alat sekaligus bahan evaluasi. Dalam menjalankan promo untuk media cetak selain koran maka digunakan majalah sebagai media cetak pendukung, yang dikhususkan untuk pilihan menggunakan majalah sebagai media untuk mengkomunikasikan

pergantian brand serta program baru hotel. Hal ini dimaksudkan untuk memperkuat citra baru hotel di benak publik. Adapun majalah yang dipilih adalah majalah yang terkait dengan life style atau majalah bisnis. Majalah yang selama ini sudah melakukan kerjasama dengan The Sunan Hotel Solo adalah Griya Asri Magazine, Venue Magazine, Jakarta Java Kini, Trust, Saudagar, Tempo dan lain-lain. Promo media dilakukan dengan cara menempatkan iklan dan advertorial produk serta pergantian brand hotel menyesuaikan dengan karakteristik majalah tersebut. Misalnya untuk Venue Magazine yang merupakan majalah MICE, dapat dijadikan sarana untuk memperkenalkan serta memasarkan fasilitas MICE The Sunan Hotel Solo (terlampir). 2. Media Luar Ruang Media luar ruang atau lebih dikenal dengan outdoor media menjadi pilihan kedua setelah penggunaan media cetak. Alasan dari penggunaan media luar ruang ini adalah segmentasi The Suanan Hotel Solo yang lebih didominasi oleh market local, disamping penyelenggaraan event atau acara–acaranya yang dtargetkan untuk masyarakat Surakarta. Media luar ruang yang sering digunakan adalah : baliho , banner , neon sign , midi board. Strategi khusus yang dirancang untuk media luar ruang ini adalah pilihan pemasangan media yang hanya berada di lokasi-lokasi strategis di Solo dan khusus untuk penyelenggaraan acara musik, The Sunan bekerjasama dengan sponsor untuk menekan biaya produksi bagi promosi media luar ruang yang tinggi.

Spanduk atau banner dimaksudkan untuk memberikan informasi mengenai paket kamar biasanya ditempatkan di lokasi sumber tamu seperti bandara, stasiun kereta api dan terminal bis. Sedangkan baliho dimanfaatkan untuk memberikan informasi mengenai acara di Music Room dan acara musik yang berlangsung di The Sunan. Sebagai penunjuk arah ke The Sunan Hotel Solo, digunakan midi board yang berisi nama, alamat dan logo hotel. Midi board The Sunan berjumlah 6 buah terletak di lokasi Kartasura dekat bandara, Jl. Ir. Sutami Kentingan, Depan Terminal Tirtonadi, depan Stasiun Balapan, Patung Wisnu Kerten dan Jl. Slamet Riyadi. 1 buah tower sign yang mengambil lokasi di depan The Sunan Hotel Solo. Tower sign tersebut berisikan semua outlet yang ada di The Sunan Hotel Solo. 3. Broadcasting Media Penggunaan media elektronik (broadcasting media) juga dimanfaatkan untuk menanamkan brand baru The Sunan Hotel Solo beserta programprogramnya yang inovatif., Promo media elektronik ini dioptimalkan melalui dua media yaitu radio dan televisi. Untuk radio The Sunan Hotel Solo menggunakan pilihan media radio Prambors FM, Solopos FM, Solo Radio, Metta FM, PTPN FM, Karavan FM, dan radio local Solo lainnya. Materi spot berupa program acara yang dilaksanakan The Sunan Hotel digunakan sebagai media komunikasi dengan audiencenya. Selain spot radio The Sunan Hotel juga menggunakan program interview dan talkshow dimana pejabat hotel tampil sebagai narasumbernya (terlampir).

Untuk media televisi, The Sunan bekerja sama dengan Terang Abadi Televisi (TA TV) dalam melaksanakan promo berkala, dengan talkshow sebagai sarana launching pergantian brand dan program-progam hotel selanjutnya. Khusus media televisi, untuk menekan biaya promosi yang begitu besar maka pihak The Sunan Hotel berupaya untuk menjadi sponsorship program acara televisi melalui fasilitas akomodasi atau venue. Kontrapretasi yang didapat oleh pihak The Sunan Hotel adalah pihak televisi tersebut akan menampilkan running teks atau iklan berjalan yang berisi lokasi hotel pada tayangannya, dan mencantumkan credit title pada akhir acara yang berisikan logo beserta alamat hotel. 4. Penyelenggaraan Special Event Mengacu pada positioning hotel sebagai hotel entertainment, maka keseluruhan penyelenggaraan special event di The Sunan Hotel Solo lebih diprioritaskan pada event yang mampu mempertajam positioning hotel tersebut.

Manajemen telah menyusun standarisasi penyelenggaraan event

dimana ada persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaran event yaitu acara yang diadakan harus bisa mendapatkan efek publisitas maksimal seperti konser musik dengan bintang tamu artis nasional, atau acara tersebut harus unik dan belum pernah terselenggara di kota Solo. Selain mengelola event sendiri The Sunan Hotel Solo juga sering mengadakan kerjasama dengan pihak event organizer. Akan tetapi dalam pelaksanaannya pihak EO harus mengadakan koordinasi terus menerus dengan pihak hotel, karena standar pelaksanaan dan konsep event harus menyesuaikan

dengan aturan yang telah ditetapkan oleh The Sunan Hotel terutama event– event yang terselenggara di Music Room. Konsistensi atau rutinitas event juga tetap dijaga oleh pihak manajemen dimana minimal tiga bulan sekali harus menyelenggarakan event yang mendatangkan artis nasional. Kegiatan sosial dan keagamaan di The Sunan Hotel seperti donor darah, pengajian Qolbun Salim rutin setiap Jumat legi, Natal bersama, dan lain-lain, dimaksudkan untuk mendekatkan The Sunan Hotel kepada masyarakat Solo (terlampir). Dalam membangun corporate image The Sunan Hotel Solo yang baru ini, hotel Public Relations juga memanfaatkan dan melaksanakan Courtesy Call untuk kegiatan media visit atau kunjungan media. Kunjungan ini dilakukan pada media terseleksi baik media lokal ataupun nasional. Manfaat dari kunjungan ini adalah untuk membangun hubungan baik antara perusahaan sehingga menimbulkan pemahamam terhadap perusahaan. Adakalanya media visit ini tidak hanya dilakukan oleh pejabat public relations saja melainkan dengan mengajak seluruh departement head dalam kunjungan media. Selain itu, The Sunan Hotel Solo memberlakukan media rate atau harga kamar khusus untuk kalangan media yang sedang membutuhkan akomodasi hotel. Harga khusus tersebut sangat efektif untuk mendekatkan kalangan jurnalis dengan The Sunan Hotel sehingga dengan adanya harga khusus tersebut proses interaksi dengan kalangan media menjadi lebih intens . Dalam penggelolaan opini publik, The Sunan Hotel Solo lebih memprioritaskan media cetak dalam menyampaikan pesan–pesan perusahaan. Iklan yang ditayangkan oleh The Sunan Hotel tidak terbatas pada iklan yang

bertujuan untuk penjualan saja, melainkan juga iklan yang mampu menunjukkan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat, atau iklan yang menunjukkan kepedulian sosial. Pendekatan melalui lobby sering dilakukan The Sunan Hotel kepada pemerintah, komunitas sekitar hotel dan media. Lobby tersebut dilakukan demi terciptanya pemahamam dengan pihak lain sehingga The Sunan Hotel akan mendapatkan dukungan dan simpati publik. Dalam melakukan kegiatan lobbying diperlukan figur public relations yang memiliki kredibilitas agar dapat menjalankan fungsinya secara baik. Press tour juga dilakukan untuk menopang media relations The Sunan Hotel, kunjungan press tersebut bertujuan untuk mengajak kalangan wartawan berkunjung langsung ke lokasi hotel. Misalnya pada saat Music Room selesai direnovasi dengan konsep baru atau pada waktu Soemaryo Grandballroom diperluas. Hal ini selain dimaksudkan untuk memberikan informasi produk hotel juga merupakan ajang promosi hotel (terlampir). Mengundang insan media secara rutin dalam suatu acara khusus dengan acara makan malam dan hiburan atau lebih dikenal dengan gathering press juga dilakukan The Sunan Hotel Solo. Biasanya acara tersebut sekaligus dimanfaatkan bagi public relations untuk menyerap informasi yang beredar di masyarakat maupun persepsi wartawan sendiri terhadap The Sunan Hotel Solo. Kegiatan ini sangat efektif dalam mempererat hubungan dengan media massa. Di dalam upaya melakukan promosi, pelayanan dan produksi, The Sunan Hotel Solo menerapkan manajemen pelayanan pelanggan, yaitu manajemen yang berorientasi kepada pemberian pelayanan prima, pelayanan yang berkualitas

tinggi kepada tamu, atau pelanggan. Customer appreciating asset adalah kekayaan atau harta perusahaan yang nilainya terus bertambah sesuai dengan perjalanan waktu yang disebabkan karena bertambahnya simpati, dukungan yang pada akhirnya akan menimbulkan loyalitas. Sentuhan keramahtamahan mampu dijiwai oleh karyawan dan mempengaruhi output layanan yang berciri khas The Sunan Hotel Solo. Metode pendekatan kepada tamu secara lebih personalized menjadi nilai lebih dalam mengikat sisi emosional para pelanggan The sunan Hotel Solo. Suasana kekeluargaan yang kuat juga ditanamkan pada diri setiap karyawan dalam memberikan pelayanan kepada para tamu agar tamu merasa betah dan nyaman untuk tinggal di hotel.

B. Pelaksanaan Kuliah Kerja Media Pelaksanaan Kuliah Kerja Media (KKM) pada The Sunan Hotel Solo ditempuh kurang lebih selama tiga bulan, terhitung mulai tanggal 24 Januari 2008 sampai dengan 30 April 2008 dengan jam kerja pukul 8.00 wib sampai 17.00 wib. Selama proses KKM, penulis banyak mendapat bantuan dari Ibu Retno Wulandari selaku supervisor (Public Relation Manager) dalam melaksanakan tugas-tugas, diantaranya menjalin hubungan komunikasi secara dua arah / timbal balik (two way communication) baik dengan public internal maupun dengan public eksternal. 1. Tugas – tugas yang Telah Dilakukan Pada awal pelaksanaan KKM, penulis dibekali pengetahuan dan pengenalan tentang The Sunan Hotel Solo dan lingkungan kerja sekitar perusahaan. Selanjutnya supervisor memberikan penjelasan tugas-tugas yang

akan diberikan kepada penulis. Selain itu penulis juga diberi pengarahan bersama peserta KKM yang lainnya melalui Short Training. Dalam Short Training tersebut para peserta KKM diberi pengarahan dan penjelasan oleh pembimbing lapangan KKM tentang tugas-tugas yang akan diberikan kepada peserta pada setiap department. Adapun tugas-tugas yang diberikan kepada penulis antara lain : a. Memberikan berbagai informasi termasuk menginformasikan semua event yang diadakan di The Sunan Hotel Solo, baik kepada seluruh associate maupun public eksternal, seperti adanya event regular Musro, paket-paket yang ditawarkan hotel, fasilitas hotel dan event berskala Nasional yang diadakan rutin setiap tiga bulan sekali beserta kegiatan donor darah dan pengajian Jum’at Legi. Untuk internal hotel, informasi diberitahukan melalui notice board. Sedangkan untuk eksternal hotel, melalui newsletter, in house promo, website, press release dan media cetak, media luar ruang, media broadcasting maupun media televisi. b. Menangani project officer Media Visit to Jakarta. Mulai dari membuat janji bertemu dengan perwakilan perusahaan yang akan dikunjungi, mengirimkan confirmation letter sebagai permohonan kunjungan secara resmi via fax, menyusun jadwal kunjungan, mengupdate data-data yang diperlukan selama media visit berjalan, dan membuat laporan dari hasil media visit tersebut untuk selanjutnya difollow up sehingga terjalin kesepahaman mengenai kontrak kerjasama kerja dengan perusahaan yang sudah dikunjungi. (Terlampir)

c. Melakukan kerjasama dan membina hubungan baik dengan sesama perhotelan, relasi perusahaan, pemerintahan, customer dan media massa, seperti :

menangani kegiatan sponsorship dengan IHS, memaintain

hubungan baik dengan wartawan, menangani kerjasama merchant dengan Bank Mega, Danamon, Mandiri, dll. d. Melakukan rekapitulasi publikasi dan media promosi. Diawali dengan mengkliping berita-berita dari Koran (Solopos, Radar Solo/Jawapos, Kompas, Seputar Indonesia, Joglosemar, Suara Merdeka, Bisnis Indonesia, Koran Tempo, Suara Pembaruan dan Wawasan) mengenai The Sunan Hotel Solo beserta hotel kompetitornya di kota Solo. Selanjutnya setiap bulan sekali dibuat Grafik Advertisement (terlampir), dimana dari situ manajemen dapat mengetahui publikasi hotel. Dari kliping ini manajemen juga dapat menjadikannya bahan evaluasi dan untuk mengetahui cara kerja, trend pemberitaan, serta politik ekonomi media, dll. Merekapitulasi belanja iklan di media seperti : Lensa Bisnis, Island Ad. (Solopos), Advertorial hotel di Majalah-majalah yang melaksanakan kerja sama dengan manajemen (Jakarta Java Kini, Griya Asri Magazine, Venue Magazine) dan iklan Jacket Cover (Majalah Tempo). e. Menangani management kantor Public Relations, antara lain : 1) Handling telepon masuk. 2) Mengetik laporan yang diperlukan, memasukkan data ke dalam system computer dan mengcopy data-data yang penting. 3) Follow up proposal masuk dan kontrak kerjasama via email dan fax.

4) Membuat data inventory. 5) Menempatkan dan memasukkan surat-surat penting ke dalam file, seperti : memfilekan newsletter yang sudah invalid, BEO (Banquet Event Order, Promotion Plan, Press release yang sudah dikirimkan via fax, kontrak kerjasama media dan merchant, proposal-proposal, dll. Selama KKM berlangsung, penulis juga terlibat dalam acara-acara atau kegiatan yang diselenggarakan The Sunan Hotel Solo maupun Public Relations Department, seperti : b. Mengikuti event Gala Dinner Imlek 2559 di Rice Crispy Business & Family Dining. (Terlampir) c. Launching Ice Blend di Royal Espresso & Tea Lounge. d. Talkshow Anniversary Kartini Days di Metta FM, Solo.

2. Kesulitan atau Kendala Yang Dihadapi Dalam setiap kegiatan tentu ada kesulitan atau kendala yang dihadapi, begitu juga yang dialami penulis. Dalam mengerjakan atau melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepada penulis selama Kuliah Kerja Media (KKM), penulis banyak mendapatkan kendala atau kesulitan, diantaranya : a. Kurangnya kepercayaan diri / optimisme dalam berkomunikasi dengan partner kerja hotel yang belum dikenal sebelumnya, yang akhirnya tak dapat menguasai materi kerja secara mendalam.

b. Kurang konsentrasi dengan satu pekerjaan karena pembagian tugas yang tidak pasti, sehingga mengurangi keefisiensian waktu dan menyebabkan penulis sering lupa dengan apa yang sudah dikerjakan. c. Harus menyesuaikan ritme kerja yang cepat dan dinamis serta keprofesionalan dalam dunia kerja. 3. Cara Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kesulitan Dalam menghadapi kesulitan atau kendala selama KKM , penulis melakukan banyak hal untuk mengatasi kesulitan-kesulitan tersebut, diantaranya : a. Dalam menghadapi kesulitan penulis banyak bertanya, memohon bimbingan dan penjelasan kepada supervisor mengenai kendala yang sedang dihadapi, berkaitan dengan tugas-tugas yang diberikan. b. Mencatat setiap hal yang penting, apa saja yang sudah dikerjakan dan yang akan dikerjakan. c. Mengupgrade kompetensi diri yang kurang dan banyak membaca bacaan (Koran, Majalah, Buku Kehumasan, dll) yang menunjang berjalannya proses Kuliah Kerja Media (KKM). d. Mengevaluasi hasil kerja dengan supervisor selama seminggu sekali. e. Banyak mempelajari Public Speaking sehingga dapat menghadapi orang dengan karakter yang berbeda-beda dan dapat berinteraksi dengan baik dan benar.

f. Belajar untuk komitmen, disiplin dan bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang akan dikerjakan serta menganalisa dengan kritis dan teliti.

4. Kemajuan Yang Telah Dicapai Selama kurang lebih tiga bulan melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di The Sunan Hotel Solo, penulis banyak sekali memperoleh kemajuan-kemajuan dan pengalaman-pengalaman dalam dunia kerja yang sangat berharga bagi penulis, diantaranya : a. Mengetahui kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan dan proses bekerjasama dengan perusahaan lain dalam mencapai tujuan tertentu. b. Pembentukan karakter dalam mempersiapkan diri menghadapi dunia kerja yang nyata dan professional c. Lebih mengerti bagaimana cara beretika dalam berkomunikasi dan bersoosialisasi dengan media dan public eksternal maupun internal. d. Mengetahui management kantor dan merancang sebuah event. e. Mengetahui penulisan press release yang komunikatif dan mempunyai news-values, sehingga dapat tayang di media massa. f. Mengetahui aktivitas hotel Public Relations secara nyata, baik dalam hal Customer Relations, Community Relations, Government Relations, maupun Media Relations. Kemajuan

yang penulis peroleh selama melaksanakan KKM

merupakan modal dan bekal untuk dapat terjun ke dunia kerja secara nyata.

Penulis merasa sangat senang karena dapat mempraktekkan teori-teori Public Relations yang selama ini penulis peroleh di bangku perkuliahan. Dengan adanya KKM ini, penulis banyak mendapatkan ilmu serta wawasan yang akan sangat bermanfaat bagi penulis di masa depan.

BAB V PENUTUP

C. Kesimpulan 1. Media Relations merupakan usaha untuk mencari publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi Public Relations dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan. Media Public Relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang dipergunakan seorang Public Relations Officer

(mewakili perusahaannya) dengan publiknya, yaitu

public internal maupun public eksternal untuk membantu pencapaian tujuan. 2. Meningkatnya citra perusahaan merupakan salah satu tujuan public relations yaitu dengan berbagai upaya, seperti menciptakan reputasi perusahaan dan organisasi, menciptakan reputasi perorangan sebagai ahli di bidangnya, meningkatkan kesadaran pada produk dan jasa, serta perusahaan yang menghasilkannya, dan tidak kalah penting yaitu meningkatkan kredibilitas perusahaan dimata publik serta merencanakan kampanye atau promosi yang bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu. 3. The Sunan Hotel Solo berhasil membangun citra barunya terutama dalam upaya membangun “brand image“ sebagai hotel convention dan entertainment di Solo. Keberhasilan tersebut ditunjang oleh kemampuan membangun hubungan dengan media massa yang dikombinasikan dengan

penyelenggaraan program yang unik dan konsisten. Hal ini sesuai dengan rencana strategis public relations dalam penetapan skala prioritas perusahaan dalam membangun image. Keberhasilan itu terbukti dengan meningkatnya tingkat hunian hotel dari yang sudah ditargetkan sebelumnya. 4. Peranan Public Relations dalam membangun brand baru sebuah perusahaan adalah menciptakan situasi dan kondisi yang komunikatif sehingga tercipta adanya keterbukaan dan saling mempercayai yang menguntungkan perusahaan maupun masing-masing pribadi kelompok. Public Relations merupakan suatu bentuk komunikasi yang khas dalam bidang kegiatan khusus diantara model komunikasi dua arah yang menguntungkan kedua belah pihak dengan menciptakan opini public sebagai efeknya. 5. Tujuan penggunaan media dalam Public Relations secara umum adalah membantu mempromosikan dan meningkatkan pemasaran suatu produk dan jasa, Menjalin komunikasi yang berkesinambungan, meningkatkan kepercayaan public serta meningkatkan citra baik perusahaan. unsur yang terpenting dari publikasi

Unsur-

adalah “ dikomunikasikan” dan

“menarik perhatian sejumlah orang” karena merupakan sesuatu yang “baru” baginya.

B. Saran-saran

Dengan terselesaikannya masa Kuliah Kerja Media (KKM) yang berlangsung selama tiga bulan, maka dengan ini ada beberapa saran dari penulis yang mungkin berguna dan bermanfaat baik bagi kemajuan bersama maupun kemajuan individual. Saran – saran tersebut antara lain sebagai berikut : 1. Saran untuk Lembaga Akademis Diploma III FISIP UNS : a. Dalam menghadapi dunia kerja yang nyata, fakultas seharusnya lebih banyak memberikan praktek selain teori yang diberikan agar mahasiswa lebih siap dalam menghadapi dunia kerja yang penuh persaingan dan tantangan. b. Intens dalam mengadakan seminar-seminar Public Relations yang mendatangkan praktisi-praktisi ahli di bidang Public Relations maupun media relations yang akan menambah wawasan pengetahuan bagi mahasiswa. c. Peningkatan penguasaan teknologi seperti akses internet yang merupakan sarana penting untuk mengetahui berbagai informasi actual dari berbagai daerah dan negara. 2. Saran untuk The Sunan Hotel Solo : a. Kegiatan-kegiatan sosial / Corporate Social Responsibility agar terus ditingkatkan kuantitasnya dan harus ditujukan kepada masyarakat secara riil serta mengambil tema yang strategis dan fokus untuk mencapai citra positif perusahaan dan terjalin hubungan yang baik antara The Sunan Hotel Solo dengan public / masyarakat sekitar.

b. Peningkatan program training untuk karyawan misalnya penambahan tentang penguasaan bahasa asing dengan mengadakan english course dan english day untuk hari-hari tertentu. c. Perubahan design Newsletter yang selama ini monoton dari bulan ke bulan. d. Kerjasama dengan department lain, sikap kerja yang professional serta disiplin karyawan yang kini telah berjalan dengan baik agar terus ditingkatkan demi peningkatan kualitas dalam semua bidang pelayanan The Sunan Hotel Solo. e. Peningkatan inovasi dalam program kerja serta pelayanan The Sunan Hotel Solo yang dapat menunjang tingkat hunian hotel. f. Dalam memaksimalkan peran dan kekuatan media untuk melakukan strategi promosi, hendaknya lebih berhati-hati dalam hal pengelolaan hubungan supaya tidak terjadi hal-hal yang kurang menguntungkan dalam pencitraan serta dampak dari tingginya frekuensi tayang di media harus lebih dicermati supaya tidak terjadi over expose sehingga tidak sesuai dengan target citra yang diharapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Cutlip, Scott M, Center, Allen H, Broom, Glen M. 2007. Effective Public Relations, 9th Edition. Jakarta : Kencana.

_________________, 2007. Effective Public Relations, 9th Edition. New Rersey : Prentice Hall.

Effendy,

Onong

Uchjana.

1992.

Hubungan

Masyarakat

Suatu

Studi

Komunikologis. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.

Hardiman, Ima. 2007. Karier Public Relations The Most Wanted Job, Seri Pintar 2. Jakarta : Gagas Ulung Publisher.

Jefkins, Frank. 1995. Public Relations. Jakarta : Erlangga.

Kasali, Rhenald. 1994. Manajemen Public Relations Konsep dan Aplikasinya di Indonesia. Jakarta : Pustaka Utama Grafiti.

Partao, Zainal Abidin. 2006. Media Relations Strategi Meraih Dukungan Publik. Jakarta : PT. Indeks.

Rachmadi, F. 1994. Public Relations dalam Teori dan Praktek. Jakarta : Gramedia.

Rumanti, Sr Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik. Jakarta : PT. Grasindo.

Ruslan, Rosady. 2003. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta : PT. Grafindo Persada.

Sirait, Charles Bonar. 2007. The Power Of Public Speaking, Kiat Sukses Berbicara Di Depan Publik. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama.

Yoeti, Oka A. 1999. Hotel Public Relation. Jakarta : Pertja

www.google.com//rebranding.indonesia