KEGIATAN BIMBINGAN TEKNIS KEPEGAWAIAN DAN PENDIDIKAN KILAT (DIKTLAT) PADA BADAN KEPEGAWAIAN KANTOR REGIONAL VII PROVINSI SUMATERA SELATAN BERBASIS WEB Rahmatullah Akbar Rendi Andriwansya Yossi Amelia Jurusan Manajemen Informatika Politeknik PalComTech Palembang Abstrak Badan Kepegawaian Provinsi Sumatera Selatan (BKN) adalah sebuah instansi pemerintahan ditingkat Provinsi Sumatera Selatan yang bertujuan untuk menjalankan fungsi pemerintahan untuk mengatur manajemen pegawai negara pada tingkat provinsi. Salah satu tugas dan fungsi utama Badan Kepegawaian adalah merencanakan pembinaan kepegawaian sesuai dengan undang-udang dan peraturan yang berlaku serta menyelenggarakan pengawasan, koordinasi dan bimbingan terhadap pelaksanaan peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian dan pensiun pada departemen-departemen dan lembaga-lembaga negara/Lembaga-lembaga Pemerintah Non departemen. Sedangkan jenis data yang digunakan adalah data sukender dan data prime. Pada teknik pengumpulan data yang digunakan pada laporan ini dengan cara wawancar dan dokumentasi. Pada alat pengembangan sistem menggunakan modal proses Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram. Sedangkan pada teknik pengembangan sistem menggunakan Metode Air Terjun (waterfall) dan sering juga disebut Metode sekuensial linier (sequensial linier). Analisis yang didapatkan adalah bagaimana memperbaiki sistem sederhana yang ad di BIMTEK yaitu dari sistem manual menjadi sistem komputerisasi. Maka dihasilkan sebuah program dengan 11 from input dan 7 output laporan yang berfungsi menghadirin laporan dokumentasi kegiatan, laporan sk bimtek, laporan peserta, laporan jadwal, laporan proposal kegiatan, laporan kegiatan, laporan pengajuan kegiatan. Sehingga dapat mengurangi kesalahan data yang ada. Kata Kunci:Aplikasi, Pengolahan Data, Kegiatan, Kepegawaian.
PENDAHULUAN Instansi pemerintahan adalah sebuah badan milik negara yang memiliki tujuan yang beragam untuk membantu masyarakat dalam proses keseharian. Dalam usaha membantu masyarakat dan untuk mencapai tujuan tertentu yang sudah dirumuskan sebelumnya maka instansi pemerintahan memerlukan sumber daya manusia (SDM), teknologi informasi dan pengelola sistem manajemen informasi untuk mengambil sebuah keputusan. Salah satu wujud perencanaan pembinaan kepegawaian adalah dengan mengadakan bimbingan teknis kepegawaian dan diklat kepegawaian, melakukan pangawasan kompotensi jabatan, dan pengendalian pemanfaatan lulusan diklat Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Daerah. Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang bernaung pada sebuah instansi pemerintahan akan mendapatkan bimbingan teknis dan diklat (pendidikan kilat) kepegawaian untuk mendukung lancarnya proses manajemen kepegawaian pada instansi tersebut. Dengan demikian Badan Kepegawain Provinsi Sumatera Selatan (BKN) berkewajiban menyelenggarakan kegiatan
1
bimbingan teknis pada semua pegawai dilingkungan provinsi Sumatera Selatan. Perancangan aplikasi untuk pendataan kegiatan bimbingan teknis kepegawain dan diklat kepegawaian di kantor regional VII Provinsi Sumatera Selatan akan membantu pegawai pada bagian BimTek (Bimbingan Teknis) untuk mendata dan merencanakan semua kegiatan yang akan diadakan oleh bagian kepegawaian. TINJAUAN PUSTAKA Aplikasi Menurut Hendrayudi (2008:194), Aplikasi adalah jenis tugas atau pekerjaan yang dilakukan suatu program sistem komputer, misal perancangan teknik. Menurut Simarmata (2007:112), Aplikasi adalah program khusus yang dibuat untuk melakukan sebuah pekerjaan tertentu yang dibuat oleh seorang programmer komputer sesuai permintaan atau kebutuhan seseorang, lembaga atau perusahaan guna keperluan internalnya. Informasi Menurut Kristanto (2008:7), informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sistem Informasi Menurut Kristanto (2008:16), secara umum sistem informasi merupakan kombinasi dari orang (people), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi (communication networks) dan sumber data yang dihimpun, ditransformasi, dan mengalami proses pengaliran dalam suatu organisasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan bagian besar dari Badan Kepegawaian Negara, dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
2
Gambar 1. Diagram Konteks Data Flow Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
3
Data Pengajuan Kegiatan Admin
Data Kegiatan
1.0 P Laporan Data Pengajuan kegiatan
2.0 P Laporan Data Kegiatan
Rekam
pengajuan_kegiatan
Rekam
kegiatan
Data Kegiatan
Data Pengajuan Kegiatan Data Proposal Kegiatan Kasubag
3.0 P Laporan Data Proposal Kegiatan
Rekam proposal_kegiatan Data Proposal Kegiatan
Data Jadwal
4.0 P Laporan Data Jadwal
Rekam
jadwal
Data Jadwal
Data Peserta Peserta
5.0 P Laporan Data Peserta
Rekam
peserta
Data Peserta Data Kegiatan Data Sk Bimtek
6.0 P Laporan Data Sk Bimtek
Rekam sk_bimtek
Data Kegiatan
Data Dokumentasi Kegiatan
7.0 P Laporan Data Dokumentasi Kegiatan
Rekam
dokumentasi_kegiatan
Laporan Dokumentasi Kegiatan Sk Bimtek
Laporan Sk Bimtek Lapran Peserta
Peserta Jadwal Kepala Dinas
8.0 Laporan
Laporan Jadwal Laporan Proposal Kegiatan Laporan Kegiatan
Laporan Dokumentasi Kegiatan Laporan Proposal Kegiatan Laporan Kegiatan Laporan Pengajuan Kegiatan
Laporan Pengajuan Kegiatan
Gambar 2. Diagram Flow Level 0
4
Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
Gambar 3. Diagram Flow Level 1 Entity Relationalship Diagram Entity Relation Diagram (ERD) adalah pengekspresian dari keadaan sebenarnya ke dalam kumpulan objek-objek dasar yang disebut entitas melalui relasi diantara entitas-entitas tersebut. Adapun Diagram ERD pada Portal Informasi Diklat Provinsi Sumatera Selatan dapat dilihat pada gambar dibawah ini :
5
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD )
PEMBAHASAN Halaman Utama (Home) Halaman utama adalah halaman pembuka dari website BKN ( Badan Kepegawaian Negara) yang berisi berita Diklat. Kegunaan halaman home untuk melihat berita.
6
Gambar 5. Halaman Utama (Home)
Halaman Login Halaman Login adalah halaman yang berfungsi untuk admin masuk kedalam website. Gambar halaman login.
7
Gambar 6. Halaman Login Halaman Pengajuan Kegiatan Halaman Pengajuan Kegiatan adalah halaman yang berfungsi untuk pengajuan kegiatan. Pada halaman ini admin dapat memasukkan pengajuan kegiatan.
Gambar 7. Halaman Pengajuan Kegiatan Halaman Lihat Data Pengajuan Kegiatan Halaman lihat data pengajuan kegiatan adalah halaman untuk melihat data dan mengedit.
8
Gambar 8. Lihat Data Pengajuan Kegiatan Halaman Input Kegiatan Halaman input kegiatan berfungsi untuk menambahkan input kegiatan yang akan ditampilkan.
Gambar 9. Halaman Input Kegiatan Halaman Lihat Data Kegiatan Halaman lihat Data Kegiatan berfungsi untuk melihat data kegiatan yang berhasil ditambahkan.
Gambar 10. Halaman Lihat Data Kegiatan
9
Halaman Input Proposal Kegiatan Halaman input proposal kegiatan berfungsi untuk menambahkan proposal kegiatan yang akan ditampilkan.
Gambar 11. Halaman Input Proposal Kegiatan
Halaman Lihat Data Proposal Kegiatan Halaman lihat data proposal kegiatan berfungsi untuk melihat data proposal kegiatan yang berhasil ditambahkan.
Gambar 12. Lihat Data Proposal Kegiatan
Halaman Lihat Berita Halaman lihat berita berfungsi untuk melihat data berita yang berhasil ditambahkan.
10
Gambar 13. Halaman Lihat Berita Halaman Input Galerry Halaman input galerry berfungsi untuk menambahkan foto-foto dan video yang akan ditampilkan.
Gambar 14. Halaman Input Galerry Halaman Jadwal Kegiatan Halaman jadwal Kegiatan berfungsi untuk melihat jadwal kegiatan.
11
Gambar 15. Halaman Jadwal Kegiatan
PENUTUP Berdasarkan hasil pengamatan yang ada pada pembahasan sebelumya, maka dapat diambil simpulan bahwa terdapat sebuah permasalahan yaitu “ Bagaimana merancang dan membangun Kegiatan Bimbingan Teknis Kepegawaian dan Pendidikan kilat Pada Badan Kepegawaian Kantor Regional VII Propinsi Sumatra selatan sehingga dapat diakses oleh seluruh masyarakat khususnya kota Palembang, masyarakat Indonesia dan mancanegara pada umumnya. Setelah melihat dari prosedur yang berjalan, maka penulis mempunyai saran- saran. Diharapkan website ini terus dilakukan pengisian content (halaman) sehingga informasi tidak terputus. Membangun sebuah halaman yang fleksibel diakses dengan menggunakan perangkat Web.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, ANDI, Yogyakarta. Hendrayudi, 2009, VB 2008 untuk Berbagai Keperluan Programming, Elek Media Komputindo, Jakarta. Kadir, Abdul, 2008, Dasar Perancangan & Implementasi Database Relational, ANDI, Yogyakarta. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi. Gaya Media, Klaten. Simarmata, Jenar, 2010, Rekayasa Perangkat Lunak, ANDI, Yogyakarta
12
