PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI BERBASIS KOMPETENSI DAN BEBAN KERJA
KANTOR REGIONAL II BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA
DASAR HUKUM
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999;
Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003;
Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 tentang Hari Kerja di Lingkungan Lembaga Pemerintah;
Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 75/KEP/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil.
LATAR BELAKANG q
Peraturan Bersama Menteri PAN & RB, Menteri Dalam Negeri, dan Menteri Keuangan Nomor
: 02/SPB/M.PAN-RB/8/2011 800-632 Tahun 2011 141/PMK.01/2011
Tanggal
: 24 Agustus 2011
q
Pasal 3 ayat (1) “Dalam masa penundaan dilakukan penghitungan jumlah kebutuhan Pegawai Negeri Sipil yang tepat berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja.”
q
Pasal 6 “Instansi Pusat dan Daerah selain menghitung jumlah kebutuhan PNS juga menyusun proyeksi kebutuhan PNS selama 5 (lima) tahun ke depan.”
qBerdasarkan
Pasal 17 ayat (2) UndangUndang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 ditentukan bahwa pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan dilaksanakan berdasarkan prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan untuk jabatan itu serta syarat obyektif lainnya tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau golongan.
FAKTOR-FAKTOR YANG DIPERTIMBANGKAN Penghitungan Kebutuhan PNS
Beban Kerja
Standar Kemampuan Rata2
Waktu Kerja
Faktor Lain
MEKANISME PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI TUGAS POKOK DAN FUNGSI
ANALISIS JABATAN
PETA JABATAN KEBUTUHAN
INFORMASI JABATAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
•
NAMA JABATAN
•
IKHTISAR JABATAN
•
URAIAN TUGAS
•
SYARAT JABATAN, DLL.
ANALISIS BEBAN KERJA
PEMANFAATAN INFORMASI JABATAN PERENCANAAN PEGAWAI REKRUTMEN & SELEKSI
HASIL ANJAB • • •
PETA JABATAN URAIAN JABATAN SYARAT JABATAN
PERENCANAAN KARIER PENGANGKATAN DALAM JABATAN PENILAIAN KINERJA
•
• •
•
•
•
• •
•
REMUNERASI DIKLAT
•
Analisis beban kerja (Analisis kebutuhan pegawai)
Standar kualifikasi Kriteria seleksi Pola karier
Standar kompetensi kerja/jabatan Penilaian kompetensi
Standar kinerja Kriteria kinerja Evaluasi jabatan (Bobot&peringkat jabatan)
Analisis kebutuhan diklat
7
SYARAT JABATAN Pangkat dan Golongan Ruang Pendidikan Kursus/Pelatihan ◦ ◦
Penjenjangan Teknis
Pengalaman Kerja Pengetahuan Keterampilan Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik Fungsi Pekerja
8
PETA JABATAN
Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan Struktural dan Fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi.
ANALISIS BEBAN KERJA
Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk menentukan jumlah dan jenis pekerjaan suatu unit organisasi yang dilakukan secara sistematis menggunakan teknik analisis jabatan dengan memperhatikan, atau teknik manajemen lainnya
CONTOH PETA JABATAN Struktur Organisasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan
Rekapitulasi Kekuatan Pegawai
Nomenklatur Fungsional dengan Jumlah
Beban Kerja
METODE ANALISIS BEBAN KERJA METODE DAFTAR PERTANYAAN Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas dari masing-masing pegawai/pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.
METODE WAWANCARA Mewawancarai masing-masing pegawai/pemegang jabatan yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinyang dikerjakan oleh pemegang jabatan
METODE PENGAMATAN LANGSUNG Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan
PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN q Pegawai
Negeri Sipil adalah sbgmana di-maksud dlm Undang-undang Nomor 8 tahun 1974 ttg Pokokpokok Kepegawaian sbgmana telah diubah dgn Undang-undang Nomor 43 tahun 1999.
q Jabatan
adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dlm suatu satuan organisasi.
q Tugas
adalah pekerjaan wajib dikerjakan oleh Pegawai Negeri Sipil yg merupakan bagian atau komponen dari suatu jabatan.
PENGERTIAN DALAM PEDOMAN ANALISIS BEBAN KERJA BKN (2) q Uraian Tugas
adalah suatu paparan atau bentangan atas semua tugas jabatan yang dilakukan pemegang jabatan.
q Beban
Kerja (BK) adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
ELEMEN-ELEMEN DALAM ANALISIS BEBAN KERJA 1.
Beban Kerja
2.
Hari Kerja Efektif
3.
Jam Kerja Formal
4.
Waktu Luang
5.
Jam Kerja Efektif
6.
Standar Waktu Penyelesaian
7.
Standar Efektifitas Jabatan
BEBAN KERJA
Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis beban kerja adalah identifikasi beban kerja dalam kurun waktu 1 tahun. Identifikasi beban kerja dilakukan dengan menggunakan beberapa pendekatan terhadap tugas, yaitu: 1.
Pendekatan Hasil Kerja
2.
Pendekatan Objek Kerja
3.
Pendekatan Proses Kerja
HARI KERJA EFEKTIF
Dalam Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995, ditetapkan bahwa hari kerja formal adalah 5 hari kerja dan 6 hari kerja. Perhitungan Hari Kerja Efektif adalah sebagai berikut: ◦
Untuk 5 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 235 hari
◦
Untuk 6 hari kerja, total hari dalam 1 tahun = 287 hari
JAM KERJA FORMAL
Penetapan Jam Kerja Formal dapat mengacu pada Keputusan Presiden Nomor 68 tahun 1995 yang menyatakan bahwa Jam Kerja Formal Pegawai Negeri Sipil adalah 37,5 jam untuk setiap minggunya.
WAKTU LUANG
Standar Waktu Luang ditetapkan sebesar 30% dari Jam Kerja Formal.
Perhitungan Waktu Luang dilakukan dari Jam Kerja Formal per Minggu, yang kemudian diperoleh besaran Waktu Luang sebanyak 11,25 jam (11 jam 15 menit).
JAM KERJA EFEKTIF (5 hari kerja)
Untuk Instansi yang menerapkan 5 hari kerja:
= 5 jam 15 menit = 315 menit Dibulatkan menjadi 300 menit per hari
JAM KERJA EFEKTIF (6 hari kerja)
Untuk Instansi yang menerapkan 6 hari kerja:
= 4 jam 22 menit = 262 menit Dibulatkan menjadi 250 menit per hari
STANDAR WAKTU PENYELESAIAN
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dapat diperoleh dari dokumen standard operating procedure (SOP), kontrak kerja, perintah kerja dan atau pedoman kerja sejenis.
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) juga dapat diolah dari rata-rata waktu dari seluruh pegawai yang menghasilkan produk atau melaksanakan tahapan proses yang sama.
PROSEDUR PELAKSANAAN
PEMANFAATAN HASIL ANALISIS
Terhadap Perencanaan Pegawai 1.
Perhitungan Formasi
2.
Kebutuhan akan Pemutakhiran Spesifikasi Jabatan
Terhadap Distribusi Pegawai 1.
Optimalisasi Peta Kekuatan Pegawai
2.
Sinkronisasi Spesifikasi Jabatan dengan Kualifikasi/Kompetensi Pegawai
Terhadap Pengembangan Pegawai 1.
Sebagai salah satu dasar untuk menentukan Tunjangan Jabatan
2.
Sebagai salah satu dasar dalam penentuan kebutuhan diklat (Training Need Analysis)
KRITERIA BEBAN KERJA JABATAN
Beban Rendah (Underload) 0 – 0,999
Beban Sesuai (Inload) 1 – 1,280
Beban Tinggi (Overload) Lebih besar dari 1,280
KATEGORI TINGKAT EFISIENSI UNIT
Sangat Kurang : 0 – 0,256
Kurang Efisien : 0,257 – 0,512
Cukup Efisien
Efisien
Sangat Efisien : 1,025 – 1,280
: 0,513 – 0,768 : 0,769 – 1,024
RUMUS PERHITUNGAN
JmlBebanKerja StdWaktuPenyelesaian zc VKJ 72000
VolumeKerjaUnit TEU JumlahPegawaiUnit
FORMULIR - 1 FORMULIR 1 - INVENTARISASI PEMANGKU JABATAN Unit Kerja :
No.
Nama Jabatan
Jumlah Pemangku Jabatan
(1)
(2)
(3)
TOTAL:
0
FORMULIR – 2 FORMULIR 2 - PERHITUNGAN BEBAN KERJA Nama Jabatan : Unit Kerja :
No.
Rincian/Butir Kegiatan
(1)
(2)
Satuan Jumlah Beban Beban Kerja (SBK) Kerja (JBK)
Standar Waktu Penyelesaian (SWP) dalam Menit
Volume/ Isi Kerja Jabatan (VKJ)
Esensi Tugas (ET)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Jumlah Total Volume/ Isi Kerja Jabatan
0.000
FORMULIR - 3 FORMULIR 3 - HASIL ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN 1. Nama Jabatan : 2.
Unit Kerja :
3.
Volume/Isi Kerja Jabatan :
4.
Kriteria Beban Kerja Jabatan :
5.
Interpretasi terhadap Kriteria Beban Kerja Jabatan : a. Perencanaan Pegawai
b. Distribusi Pegawai
c. Pengembangan Pegawai
FORMULIR – 4 FORMULIR 4 - DAFTAR REKAPITULASI VOLUME KERJA JABATAN Unit Kerja : Jumlah Pegawai
No.
Nama Jabatan
Volume/ Isi Kerja Jabatan (VKJ)
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
Kriteria
Yang Ada
Dibutuhkan
TOTAL
VOLUME KERJA UNIT TINGKAT EFISIENSI UNIT
KATEGORI EFISIENSI UNIT
FORMULIR – 5 FORMULIR 5 - REKAPITULASI VOLUME KERJA UNIT Nama Instansi : Jumlah Pegawai No.
Unit Kerja
(1)
(2)
Volume/ Isi Kerja Unit (VKU)
Tingkat Kategori Efisiensi Unit Efisiensi Unit (TEU) Yang Ada
Dibutuhkan
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
FORMULIR – 6 FORMULIR 6 - TABEL GAP ANALYSIS BEBAN KERJA DAN KOMPETENSI UNIT KERJA : No
Standar *)
Jabatan
Beban Kerja
Existing
Kompetensi
Beban Kerja**)
Keterangan
Kompetensi***)
ALTERNATIF UNTUK GAP ANALYSIS Overload
Underload
Dari segi perencanaan ada beberapa Dari segi perencanaan ada beberapa kemungkinan: 1) jabatan dipecah; 2) kemungkinan yang dapat dilakukan: 1) uraian tugas dalam jabatan tersebut jabatan digabung/dihapus; 2) uraian dikurangi (diberikan pada jabatan yang tugas dalam jabatan tersebut diperluas lain yang sejenis) sehingga efektif (enrichment) sehingga efektif dikerjakan dikerjakan oleh satu orang pegawai. Jika oleh satu orang pegawai. Jika uraian uraian tugas dalam jabatan telah tugas dalam jabatan telah sesuai/cukup sesuai/cukup untuk satu orang untuk satu orang pegawaian maka pegawaian maka dalam penyusunan dalam penyusunan kebutuhan kebutuhan pegawai/formasi muncul satu pegawai/formasi muncul satu formasi formasi jabatan jabatan. Dari segi kebijakan distribusi yang Distribusi Pegawai Dari segi kebijakan distribusi ada beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan ada beberapa kemungkinan: dilakukan: 1) penambahan pemangku 1) apakah dari sisi kemampuan jabatan sesuai dengan hasil perhitungan; pemangku jabatan, sebaiknya ybs 2) distribusi uraian tugas dari yang didistribusi ke jabatan lain lain yang overload ke yang masih inload. inload, atau; 2) pemangku jabatan sesuai dengan kemampuannya tetap pada jabatan tersebut dan dilakukan penambahanuraian tugas sehingga inload dan efektif untuk dikerjakan oleh satu orang pegawai. Dari segi pengembangan, pemberian Dari segi kebijakan pengembangan Pengembangan tunjangan harus diberikan lebih besar (misal: kesejahteraan) ada beberapa Pegawai sesuai dengan besarnya persentase kemungkinan yang dapat dilakukan a.l. kelebihan beban kerja dibanding dengan tunjangan diberikan lebih kecil sesuai yang inload. persentasi dengan yang inload. Perencanaan Pegawai
