KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03

KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03 NO. KELUARAN TARIKH KUATKUASA

05 06 JUN 2013

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

NAMA

Mohd As’ri Bin Chik

Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi

JAWATAN

Wakil Pengurusan

Pengarah

TARIKH

03 JUN 2013

04 JUN 2013

KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Bil

1

Kawalan Dokumen

Penerangan Pindaan Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan

No. Prosedur

PMM-PK-PS-03

M/Surat

No Pindaan Baru

Tarikh Kuatkuasa

-

00

01 Julai 2011

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008

1.0

Keluaran

05

Pindaan

00

Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013

OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan tindakan-tindakan yang dilakukan bagi memastikan dokumen yang digunakan dalam sistem pengurusan kualiti diurus dengan teratur dan terkini supaya proses Pemberian Latihan Separa Profesional dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan.

2.0

SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Dokumentasi, Pengawal Dokumen dan pihak-pihak yang terlibat untuk mewujud, menyemak, melulus, meminda, mengedar, mengindeks dan menyelenggara dokumen kualiti dalaman dan data kualiti yang digunakan di Politeknik Merlimau.

3.0

RUJUKAN

3.1

Manual Kualiti

: 4.2.3

3.2

Standard SPK ISO 9001:2008

3.3

PMM-PK-PS-09 : Pengurusan Rekod

1

PMM-PK-PS-03 Kawalan Dokumen ISO 9001:2008 4.0

Keluaran

05

Pindaan

00


DEFINISI

Dokumen Kualiti

Merangkumi semua dokumen kualiti dalaman dan sokongan yang digunapakai dalam sistem pengurusan kualiti.

Dokumen Kualiti Dalaman

Merangkumi Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja yang disediakan dalam bentuk CD.

Dokumen Sokongan

Terdiri daripada: a) Dokumen sokongan dalaman adalah dokumen rujukan yang disediakan oleh Politeknik Merlimau. b) Dokumen

sokongan

luaran

adalah

dokumen

rujukan yang disediakan JPP, BPK dan pihak luar seperti Surat Pekeliling Kerajaan, Akta, Arahan Perbendaharaan dan lain-lain seumpamanya.

Pemegang Dokumen

Pegawai-pegawai

yang ditentukan di dalam senarai

edaran untuk menerima dan menyimpan dokumen. Senarai Induk Dokumen

Satu

senarai

yang

mengandungi jenis-jenis

Kualiti

dokumen yang diguna dan dirujuk dalam sistem pengurusan kualiti.

Senarai Induk Dokumen

Satu

senarai

Kualiti (Dokumen Sokongan

dokumen sokongan dalaman/luaran yang diperlukan

Dalaman/Luaran)

untuk perancangan dan operasi SPK.

Rekod Pindaan

Rekod

yang

yang

mengandungi

mengandungi jenis-jenis

maklumat

berhubung

dengan pindaan yang dibuat ke atas mana-mana dokumen kualiti dalaman yang digunapakai. JKPD

Jawatankuasa Penyelaras Dokumen adalah pegawaipegawai yang diarah untuk menyelaras penyediaan dan pindaan dokumen kualiti dalaman.

CD Dokumen Kualiti

CD yang mengandungi dokumen Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.

2


5.0

Keluaran

05

Pindaan

00


PROSEDUR KERJA

Tanggungjawab

Tindakan A. Penyediaan Manual Kualiti

Pengarah

1.

Mengenalpasti dokumen kualiti yang diperlukan bagi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau.

2. Mengarahkan

Wakil

Pengurusan

menyediakan

Manual Kualiti yang diperlukan.

WP

JKPD

3. Mengarahkan JKPD menyediakan Manual Kualiti.

4.

Menyediakan Manual Kualiti yang diperlukan dan mengemukakan kepada WP.

WP

5. Meneliti Manual Kualiti yang disediakan untuk memastikannya lengkap dan betul.

6. Menyerahkan Manual Kualiti kepada Pengarah sekiranya tiada pindaan. Pengarah

7. Meluluskan

Manual

Kualiti

dan

mengarahkan

Pengurus Kualiti menyediakan Manual Kualiti dalam bentuk CD.

3


Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00


Tindakan B. Penyediaan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja 8. Mengenalpasti Prosedur Kualiti yang diperlukan bagi

WP

pelaksanaan sistem pengurusan kualiti di Politeknik Merlimau.

9. Mengarahkan

Pengurus

Kualiti

dan

menguruskan penyediaan prosedur kualiti

JKPD yang

diperlukan.

PQ dan JKPD

10. Menyediakan Prosedur Kualiti yang diperlukan dan mengemukakannya kepada WP.

WP

11. Meneliti dan meluluskan Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja. Sekiranya bersetuju dengan kandungannya, maka CD Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja akan dikeluarkan.

PQ dan PPQ

12. Melaksanakan Proses E : Edaran Dokumen Kualiti.

C. Pindaan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja

WP

13. Menerima cadangan untuk meminda Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja melalui Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 3).

14. Meneliti cadangan pindaan dan membuat ulasan dan seterusnya mengemukakan kepada Pengarah untuk penelitian lanjut.

4


05

Pindaan

00


Tanggungjawab Pengarah

Keluaran

Tindakan 15. Meneliti

cadangan

pindaan

untuk

memastikan

keperluan pindaan boleh diterima atau tidak.

a. Sekiranya tidak setuju dengan cadangan, arahkan

WP

memaklumkan

kepada

pencadang.

b. Sekiranya setuju, memaklumkan kepada WP untuk membuat pindaan.

WP

16. Mengarahkan JKPD meminda dokumen mengikut cadangan pindaan yang telah dipersetujui.

JKPD

17. Meminda

dokumen

seperti

yang

dicadangkan,

mencatat nombor pindaan dan tarikh pindaan pada dokumen yang dipinda dan mengemaskini Rekod Pindaan Manual Kualiti (Lampiran 4(i)), Rekod Pindaan Prosedur Kualiti (Lampiran 4(ii)) dan mengemukakan kepada Wakil Pengurusan.

18. Mengubah bilangan keluaran jika pindaan melebihi 50% daripada muka surat.

WP

19. Mengemukakan

pindaan

dokumen

kepada

Pengarah.

Pengarah

20. Meluluskan

pindaan

bagi

Manual

Kualiti

dan

Prosedur Kualiti.

21. Menyerahkan dokumen

yang telah dipinda dan

diluluskan kepada Pengurus Kualiti.

5


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan

PQ

22. Mengarahkan Pegawai Pengurusan Kualiti membuat salinan

CD

pindaan

untuk

diedarkan

kepada

pemegang dokumen yang telah disenaraikan.

PPQ

23. Mengedarkan CD dokumen kualiti yang telah dipinda dan diluluskan kepada pemegang dokumen dan mendapatkan menggunakan

pengesahan borang

penerimaan

Senarai

Pengesahan

Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti (Lampiran 5) serta mengumpulkan semua CD Asal yang diterima oleh Pemegang Dokumen.

24. Mengemaskini

status

Manual

Kualiti,

Prosedur

Kualiti dan Arahan Kerja yang dipinda dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti (Lampiran 6 (i)).

PQ

25. Menyimpan satu

salinan CD asal dan dicop

“BATAL”, manakala selebihnya dilupuskan dengan cara mematahkan CD tersebut.

D. Senarai Induk Dokumen Kualiti PQ

26. Menyediakan satu Senarai Induk Dokumen Kualiti yang mengandungi senarai dokumen kualiti dalaman (Lampiran 6(i)) dan dokumen sokongan (Lampiran 6(ii)) yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti serta status terkini dokumen.

TP(A)

27. Mengesahkan

penggunaan

dokumen

sokongan

yang digunapakai di Politeknik Merlimau.

6


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan

PQ

28. Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti setiap kali berlakunya perubahan status dokumen.

D. Edaran Dokumen Kualiti PQ

29. Menyediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti (Lampiran 1).

30. Mengarahkan

Pegawai

Pengurusan

Kualiti

menyediakan salinan CD dokumen kualiti mengikut bilangan yang terdapat dalam Senarai Edaran Dokumen Kualiti

PPQ

31. Menyediakan salinan CD dokumen kualiti untuk diedarkan kepada pemegang dokumen.

32. Mencatat

nombor salinan terkawal dan melabel

SALINAN TERKAWAL di atas CD dokumen kualiti yang telah ditandatangani oleh Pengarah dan Wakil Pengurusan .

33. Mengedar CD dokumen kualiti kepada pemegang dokumen

dan

mendapatkan

Pengesahan

Penerimaan Dokumen Kualiti (Lampiran 2).

F. Pengurusan Sistem Pengkodan JKPD

Manual Kualiti 34. Memberi kod khas kepada Manual Kualiti. Contoh pengkodan adalah seperti berikut:

7


Tanggungjawab

Keluaran

05

Pindaan

00


Tindakan PMM-MK

Politeknik Merlimau Melaka

Manual Kualiti

Prosedur Kualiti PLSP

35. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PLSP. Contoh pengkodan adalah seperti berikut: PMM-PK-PLSP-01


PK-PLSP berkenaan

Prosedur Kualiti PS

36. Memberi kod khas kepada Prosedur Kualiti PS. Contoh pengkodan adalah seperti berikut: PMM-PK-PS-03


PK-PS berkenaan

Borang 37. Memberi kod khas kepada borang-borang kualiti yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti berdasarkan perkara-perkara berikut : a. Nombor rujukan prosedur kualiti (PK) yang berkenaan. b. Tarikh kuatkuasa borang. c. Kod borang diletakkan pada sudut kiri di bawah borang berkenaan

8


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan Contoh pengkodan borang adalah seperti berikut : PS-03(1) (01-07-09)

PK berkenaan

No. Lampiran

Tarikh Kuatkuasa

38. Meminda borang dan menukarkan tarikh kuatkuasa borang sekiranya berkaitan.

G. Pengurusan Dokumen Sokongan (Luaran/Dalaman) 39. Mengenalpasti penggunaan dokumen sokongan TP(A)

yang digunapakai di Politeknik Merlimau bagi pelaksanaan SPK.

PQJ (Pentadbiran/JPA)

40. Memberi kod khas kepada dokumen sokongan yang digunakan dalam pelaksanaan sistem kualiti. Contoh pengkodan dokumen sokongan Luaran adalah seperti berikut: DK/DS/L/A – (1-3)

Dokumen Dokumen Luaran Kualiti Sokongan

Siri Kawalan No edaran & Jumlah Dokumen

Contoh pengkodan dokumen sokongan Dalaman adalah seperti berikut: DK/DS/D/B – (1-11)

Dokumen Dokumen Dalaman Siri Kawalan No edaran & Kualiti Sokongan Jumlah Dokumen

9


Keluaran

05

Pindaan

00


Tanggungjawab

Tindakan

PQJ (Pentadbiran/JPA)

41. Mengedar dokumen sokongan kepada pemegang dokumen

dan

mendapatkan

Pengesahan

Penerimaan Dokumen Kualiti (lampiran 2). 42. Membuat pelupusan sekiranya dokumen terbatal dengan cara mericih dokumen tersebut. Sekiranya perlu, satu salinan dokumen yang terbatal disimpan di Unit Kualiti.

10


Keluaran

05

Pindaan

00


6.0 REKOD KUALITI

Bil.

1.

2.

3.

4.

5.

Jenis Rekod Senarai Edaran Dokumen Kualiti Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti Rekod Pindaan Manual Kualiti

Rekod Pindaan Prosedur Kualiti

Tempoh

Lokasi

Lampiran

2 Tahun

Bilik Kualiti

1

2 Tahun

Bilik Kualiti

2

1 Tahun

Bilik Kualiti

3

Simpanan

4(i) 2 Tahun

Bilik Kualiti

2 Tahun

Bilik Kualiti

4(ii)

2 Tahun

Bilik Kualiti

5

2 Tahun

Bilik Kualiti

6(i)

2 Tahun

Bilik Kualiti

6(ii)

2 Tahun

Bilik Kualiti

Senarai Pengesahan 6.

Penerimaan Pindaan Dokumen Kualiti

7.

Senarai Induk Dokumen Kualiti Senarai Induk Dokumen

8.

Kualiti (Dokumen Sokongan Dalaman/Luaran)

8.

Salinan Dokumen “BATAL”

9

LAMPIRAN 1

SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI Bil

PS-03(1) (06-06-13)

No. Salinan Terkawal

Pemegang Dokumen

LAMPIRAN 2

PENGESAHAN PENERIMAAN DOKUMEN KUALITI Dokumen Nombor Dokumen/Daftaran Nombor Keluaran Bil

Tarikh Kuatkuasa No. Salinan

PS-03(2) (06-06-13)

Dikeluarkan Kepada

T/Tangan

Tarikh Terima

LAMPIRAN 3

CADANGAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI Nombor Dokumen Tajuk Dokumen Keluaran

Tarikh Kuatkuasa

Bahagian Dokumen

Mukasurat

Cadangan Pindaan:

Tandatangan Pencadang

Jawatan

Nama

Tarikh

Ulasan Wakil Pengurusan : Disokong

Tidak Disokong

Catatan:

Tandatangan

Tarikh

Ulasan Pengarah : Catatan: Diluluskan Tidak diluluskan Tandatangan

PS-03(3) (06-06-13)

Tarikh

LAMPIRAN 4(i)

REKOD PINDAAN MANUAL KUALITI Bil

Keluaran

Mukasurat

Tarikh Kuatkuasa

PS-03(4i) (06-06-13)

Keterangan Pindaan

Diluluskan Oleh

LAMPIRAN 4(ii)

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

BIL

No. Prosedur Kualiti

PS-03(4ii) (06-06-13)

Keluaran / Mukasurat

Tarikh Kuatkuasa

Keterangan Pindaan

Diluluskan Oleh

LAMPIRAN 5

SENARAI PENGESAHAN PENERIMAAN PINDAAN DOKUMEN KUALITI Dokumen Nombor Dokumen Nombor Pindaan Nombor Keluaran Bil

No. Salinan

PS-03(5) (06-06-13)

Tarikh Kuatkuasa

Dikeluarkan Kepada

T/Tangan

Tarikh Terima

LAMPIRAN 6 (i)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Manual Kualiti, PK-PS, PK-PLSP. Bil

Nombor Dokumen

PS-03(6i) (06-06-13)

Tajuk

Bil Keluaran

Tarikh Kuatkuasa

Bil Mukasurat

Nombor Salinan Terkawal

LAMPIRAN 6 (ii)

SENARAI INDUK DOKUMEN KUALITI – Dokumen Sokongan * Dalaman / Luaran (* Potong yang tidak berkenaan)

Bil

Nombor Daftaran

PS-03(6ii) 06-06-13)

Tajuk

Catatan / Tarikh Berkuatkuasa

Addendum 1

CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA

:

Penyediaan Dokumen Kualiti

Mula Pengarah / WP

Kenalpasti dokumen kualiti untuk pelaksanaan SPK.

WP

Arahkan JKPD sediakan Dokumen Kualiti

JKPD

Sediakan Dokumen Kualiti

WP

Teliti dan serahkan kepada Pengarah jika tiada pindaan

Tidak setuju

Setuju Pengarah / WP

Lulus dan arahkan PQ sediakan Dokumen Kualiti dalam bentuk CD

PQ

Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti

PQ

Arahkan PPQ sediakan salinan CD Dokumen Kualiti

PPQ

Sedia dan edarkan salinan CD Dokumen Kualiti kepada Pemegang Dokumen

Pemegang Dokumen

Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti

Tamat

Addendum 2


:

Pindaan Dokumen Kualiti

Mula

WP

Terima Borang Cadangan Pindaan Dokumen Kualiti.

WP

Teliti, ulas dan kemukakan kepada Pengarah

Pengarah

Memastikan keperluan pindaan boleh diterima atau tidak

Tidak

WP

Maklumkan kepada Pencadang

Ya WP Maklumkan JKPD untuk buat pindaan JKPD Pinda Dokumen seperti yang dicadangkan

JKPD

Ubah bilangan keluaran jika pindaan lebih 50% daripada mukasurat.

WP

Kemukakan pindaan dokumen kepada Pengarah

Pengarah Lulus dokumen yang dipinda dan serahkan kepada PQ PQ

Arahkan PPQ buat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen

PPQ

Membuat salinan CD pindaan & edar kepada Pemegang Dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti

PQ Tamat

Simpan satu salinan CD Asal & cop ”BATAL”

Addendum 3


:

PENGURUSAN DOKUMEN SOKONGAN (LUARAN/DALAMAN)

Mula

Kenalpasti dokumen sokongan untuk pelaksanaan SPK TP(A) Beri kod khas kepada dokumen sokongan untuk edaran kepada Pemegang Dokumen PQJ (Pentadbiran/ JPA)

Sediakan Senarai Edaran Dokumen Kualiti PQJ (Pentadbiran/ JPA) Edarkan Dokumen Sokongan kepada Pemegang Dokumen PQJ (Pentadbiran/ JPA) Terima & tandatangan Borang Pengesahan Penerimaan Dokumen Kualiti Pemegang Dokumen

Tamat

KAWALAN DOKUMEN PMM-PK-PS-03

Recommend Documents