Check List AIM Lingkup Penjaminan Mutu - Pelayanan Prima di Program Studi Program Studi Fakultas Komponen Penilaian 1 Visi-Misi-Motto
No.
: S2 Teknik Sipil : Teknik Indikator
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
(1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Visi dan Misi
PS Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengembangan IPTEK di bidang teknik sipil dalam lingkup nasional dan internasional. Visi misi tersebut telah mengacu pada UU Nomor 25 Tahun 2009, namun tidak dijabarkan dalam perencanaan.
1) Visi dan Misi Program Magister Teknik Sipil, 2) Borang Kinerja BAN-PT Standar 1, 3) UU Nomor 25 Tahun 2009
(1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik
Motto
(1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas kepada pengguna layanan
Pengumuman motto
2 Standar Pelayanan (2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan dan Maklumat Standar Pelayanan yang mengacu UndangPelayanan undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan
Standar Pelayanan
Maklumat Pelayanan
Motto pelayanan di PS-S2 Teknik Sipil mengacu Pedoman Pendidikan pada motto pelayanan UB, yaitu "Join UB Be Universitas Brawijaya, yaitu The Best". Motto ini telah dipahami dan mampu "Join UB Be The Best" memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang terbaik Motto telah disosialisasikan secara luas melalui berbagai media
Dalam rangka memberikan pelayan prima yang harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang menjadi tolak ukur pelayan prima Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan yang telah disusun dan disosialisasikan melalui berbagai media
1) website (ub.ac.id, sipil.ub.ac.id), 2) Pedoman Pendidikan Program Magister dan Doktor Tahun Akademik 2011-2012 sd 2014-2015 1) Standar Pelayanan Prima UB (2012), 2) Standar Pelayanan Minimum UB (2008) website: sipil.u.ac.id
Komponen Penilaian 3 Sistem, Mekanisme, dan Prosedur
No.
Indikator (3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam menyelenggarakan pelayanan publik dengan ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009 (3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO 9001:2008 (3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP)
(3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas
4 Sumber Daya Manusia
(4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode etik pegawai
Contoh Dokumen
Narasi
Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO tersebut belum mengacu pada UU 25/2009
Dokumen Sertifikat ISO 9001:2008
SMM
SOP
Uraian tugas
Kode etik
Dalam setiap kegiatan di PS-S2 Teknik Sipil terdapat standar operasional prosedur dimana di dalam dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP tersebut maka diharapkan setiap kegiatan dapat terlaksana dengan lancar, tertib dan baik. PS-S2 Teknik Sipil memiliki struktur organisasi dimana di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan oleh PS-S2 Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik
1) Manual Prosedur (MP), 2) Standar Operasional Prosedur (SOP)
Tupoksi
Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan Kode etik yang tercantum di adanya tata tertib yang harus dipatuhi sehingga dalam Pedoman Pendidikan dalam suatu unit kerja dapat tercipta suasana Universitas Brawijaya yang tertib dan lancar. Kode etik tersebut telah disusun dan diterapkan.
Komponen Penilaian 4 Sumber Daya Manusia
No.
Indikator (4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
Sikap dan perilaku
Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka PS-S2 Teknik Sipil merencanakan untuk melakukan evaluasi unit kerja yang dilakukan oleh mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit kerja. Beberapa hal yang akan dievaluasi adalah sikap dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon dan keterampilan pegawai dalam memberikan layanan. Melalui evaluasi tersebut maka nantinya akan dapat diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang terbaik (pelayanan prima)
1) Form evaluasi rekording, 2)From evaluasi laboratorium
(4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam Kedisiplinan memberikan pelayanan kepada pengguna layanan (4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam Responsivitas memberikan pelayanan kepada pengguna layanan (4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam Keterampilan memberikan pelayanan kepada pengguna layanan (4.6) Penetapan kebijakan pengembangan Pengembangan pegawai pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan keterampilan / profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada penggunan pelayanan 5 Sarana dan Prasarana
(5.1) Sarana dan prasarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal
Sarana dan prasarana
1) Form evaluasi rekording, 2)From evaluasi laboratorium 1) Form evaluasi rekording, 2)From evaluasi laboratorium 1) Form evaluasi rekording, 2)From evaluasi laboratorium
Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS-S2 Teknik Sipil dalam meningkatkan pelayanan adalah dengan mengembangkan keterampilan pegawai melalui jalur gelar (studi lanjut) maupun non gelar (pelatihan, dsb.)
MP SDM Pengembangan Staff
PS-S2 Teknik Sipil telah menyediakan sarana prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor, ruang baca maupun di laboratorium
website: sipil.u.ac.id
No. 5
6
Komponen Penilaian Sarana dan Prasarana Pelayanan
Penanganan Pengaduan
Indikator
Contoh Dokumen
Narasi
Kebersihan
Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan yang menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga dan memelihara peralatan dan laboratorium. Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil yang selalu mengupdate data
(5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya)
Sarana pengaduan
(6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan
Sistem pengaduan
PS-S2 Teknik Sipil memiliki beberapa sarana pengaduan diantaranya yaitu kotak pengaduan, telepon, email, form kerusakan dan kehilangan, serta pengaduan melalui website Teknik Sipil. Namun masih belum dipergunakan secara optimal Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan, yaitu: 1) MP Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai, 2) MP Kerusakan Inventaris, 3) MP Kehilangan Inventaris , namun masih belum digunakan secara optimal pada PS-S2 Teknik Sipil Dalam menangani pengaduan pengguna layanan telah disiapkan petugas khusus sehingga pengaduan dapat diselesaikan dengan baik dan dalam waktu yang singkat
(5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)
(6.2) Petugas khusus / unit yang menangani pengelolaan pengaduan
Petugas pengaduan
(6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan
Jumlah pengaduan
(6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan
Dokumen
1) website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan dan kehilangan inventaris
1) MP Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai, 2) MP Kerusakan Inventaris, 3) MP Kehilangan Inventaris
Jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan pada PS-S2 Teknik Sipil adalah <10%
Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
No. 7
8
Komponen Penilaian Indeks Kepuasan Masyarakat
Sistem Informasi Pelayanan Publik
Indikator
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
(7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode penilaian
Survei IKM
Survei IKM di PS-S2 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
1) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3) Kepmenpan 25 Tahun 2004
(7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode penilaian
Survei IKM
Survei IKM di PS-S2 Teknik Sipil direncanakan untuk dilakukan dengan mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
1) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 2) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 3) Kepmenpan 25 Tahun 2004
(7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh
Rata-rata skor IKM
Hasil survei IKM direncanakan untuk dianalisis
(7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM
Tindak lanjut
Hasil survei IKM direncanakan akan dievaluasi dan ditindaklanjuti sehingga dapat memperbaiki dan meningkatkan kinerja untuk memberikan pelayanan prima
(8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik
Sistem informasi
(8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik kepada pengguna layanan (8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan
Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari SIAKAD, SIMPEL, SIAM, SIUDA, informasi maka PS-S2 Teknik Sipil telah MP Sistem Informasi menyediakan sistem informasi elektronik yang Akademik berkaitan dengan pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat sistem informasi pelayanan yang telah disediakan oleh Universitas Brawijaya. Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan website: ub.ac.id dan melalui media elektronik yaitu website sipil.ub.ac.id Universitas Brawijaya dan website Teknik Sipil Keterbukaan informasi Informasi pelayanan telah tersedia secara on line sehingga dapat diakses oleh publik. Akan tetapi ada beberapa layanan yang memerlukan password (NIM mahasiswa) untuk menjaga privasi dari data tersebut
website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
Komponen Indikator Penilaian 9 Produktivitas (9.1) Penetapan target kinerja pelayanan dalam pencapaian target pelayanan
No.
(9.2) Tingkat pencapaian target kinerja
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
Target kinerja
Untuk menciptakan pelayanan prima maka telah disusun target kinerja layanan guna pengembangan PS-S2 Teknik Sipil. Target kinerja tersebut dicantumkan dalam Program Kerja PMD FTUB Pada tahun 2013, pencapaian target kinerja PSS2 Teknik Sipil telah mencapai < 40%
1) Program Kerja Fakultas Teknik 2013
Pencapaian target kinerja
Borang Akreditasi Standar 1
