Check List AIM Lingkup Penjaminan Mutu - Pelayanan Prima di Program Studi Program Studi Fakultas No. 1
Komponen Penilaian Visi-Misi-Motto
: Teknik Sipil : Teknik Indikator
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
(1.1) Adanya visi dan misi yang dijabarkan dalam perencanaan (Renstra, Renja) mengacu UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
Visi dan Misi
PS Teknik Sipil memiliki visi misi dalam rangka menyelenggarakan pendidikan yang dapat memenuhi standar mutu pendidikan dan menjamin mutu lulusan sesuai dengan kompetensi yang ditetapkan/dijanjikan sehingga mutu dapat dipertahankan secara konsisten dan ditingkatkan. Visi misi tersebut belum mengacu pada UU Nomor 25 Tahun 2009 Motto Join UB Be The Best merupakan motto UB yang digunakan untuk memotivasi pegawai dalam memberikan pelayanan yang terbaik Motto disosialisasikan melalui logo UB dimana logo tersebut digunakan dalam setiap event dan dokumen UB Dalam rangka memberikan pelayan prima yang harus dipenuhi oleh seluruh unit kerja maka disusun dan ditetapkan standar pelayanan yang menjadi tolak ukur pelayan prima
1) Visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi pencapaian Jurusan Teknik Sipil, 2) Renstra Jurusan Teknik Sipil, 3) UU Nomor 25 Tahun 2009
(1.2) Penetapan motto pelayanan yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik (1.3) Motto pelayanan diumumkan secara luas kepada pengguna layanan 2
Standar Pelayanan (2.1) Penyusunan, Penetapan, dan Penerapan Standar Pelayanan yang mengacu Undang-undang dan Maklumat Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Pelayanan
(2.2) Maklumat Pelayanan yang dipublikasikan
3
Sistem, Mekanisme, (3.1) Memiliki sertifikat ISO 9001:2008 dalam dan Prosedur menyelenggarakan pelayanan publik dengan ruang lingkup semua jenis mengacu UU 25/2009
Motto
Pengumuman motto
Standar Pelayanan
Maklumat Pelayanan
Maklumat pelayanan merupakan janji pelayanan yang disosialisasikan melalui media sosial
Sertifikat ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya telah memperoleh Sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2011, akan tetapi ISO tersebut belum mengacu pada UU 25/2009
Pedoman Pendidikan Universitas Brawijaya website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id
1) Standar Pelayanan Prima UB (2012), 2) Standar Pelayanan Minimum UB (2008)
website: sipil.u.ac.id
Sertifikat ISO 9001:2008
1
No.
Komponen Penilaian
Indikator (3.2) Menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM), namun tidak memiliki sertifikat ISO 9001:2008 (3.3) Penetapan Standar Operasional Prosedur ( SOP)
(3.4) Penetapan uraian tugas yang jelas
4
Sumber Daya Manusia
(4.1) Penetapan dan penerapan pedoman kode etik pegawai
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
SOP
Dalam setiap kegiatan di PS Teknik Sipil terdapat standar operasional prosedur dimana di dalam dokumen tersebut akan dijabarkan mekanisme dan prosedur suatu kegiatan. Dengan adanya SOP tersebut maka diharpakan setiap kegiatan dapat terlaksana dengan lancar, tertib dan baik.
1) Manual Prosedur (MP), 2) Instruksi Kerja (IK)
Uraian tugas
PS Teknik Sipil memiliki struktur organisasi dimana di dalam organisasi tersebut terdapat pembagian tugas pokok dan fungsi (tupoksi). Dengan adanya tupoksi tersebut maka pelayanan yang diberikan oleh PS Teknik Sipil dapat berjalan dengan baik
Tupoksi
SMM
Kode etik
(4.2) Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Sikap dan perilaku
(4.3) Tingkat kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Kedisiplinan
(4.4) Tingkat kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Responsivitas
(4.5) Tingkat keterampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan
Keterampilan
Sebagai suatu unit kerja maka diperlukan adanya Kode etik yang tercantum di dalam Pedoman Pendidikan Universitas tata tertib yang perlu dipatuhi sehingga dalam Brawijaya suatu unit kerja dapat tercipta suasana yang tertib dan lancar Dalam rangka meningkatkan pelayanan maka 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi dilakukan evaluasi unit kerja yang dilakukan oleh laboratorium mahasiswa, pengguna jasa dan pimpinan unit kerja. Beberapa hal yang dievaluasi adalah sikap dan perilaku, tingkat kedisiplinan, tingkat respon dan keterampilan pegawai dalam memberikan layanan. Melalui evaluasi tersebut maka dapat 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi diketahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan laboratorium ditingkatkan sehingga dapat tercipta pelayan yang terbaik (pelayanan prima) 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi laboratorium 1) Evaluasi rekording,2) Evaluasi laboratorium
2
No.
5
Komponen Penilaian
Sarana dan Prasarana
Indikator (4.6) Penetapan kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan pelayanan keterampilan / profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada penggunan (5.1) Saranapelayanan dan prasarana yang dipergunakan
Penanganan Pengaduan
Narasi
Pengembangan pegawai Salah satu upaya yang dilakukan oleh PS Teknik Sipil dalam meningkatakan pelayanan adalah dengan mengembangkan keterampilan pegawai melalui jalur gelas (studi lanjut) maupun non gelar (pelatihan, dsb.) Sarana dan prasarana PS Teknik Sipil telah menyediakan sarana
untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal (5.2) Sarana dan prasarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan)
6
Contoh Dokumen
Dokumen MP SDM Pengembangan Staff
prasarana yang dapat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar baik di kelas, outdoor, ruang baca maupun di laboratorium Kebersihan
Dalam mewujudkan kenyamanan pengguna layanan, PS Teknik Sipil memiliki unit kebersihan yang menjaga dan memelihara kebersihan lingkungan Teknik Sipil serta laboran yang menjaga dan memelihara peralatan dan laboratorium. Dalam ruang baca terdapat pustakawan yang akan memelihara dan mengelola setiap buku, jurnal dan karya ilmiah yang ada di PS Teknik Sipil. Selain itu terdapat pula pengelola website PS Teknik Sipil yang selalu mengupdate data
(5.3) Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya)
Sarana pengaduan
PS Teknik Sipil memiliki beberapa sarana pengaduan diantaranya yaitu kotak pengaduan, telepon, email, form kerusakan dan kehilangan serta pengaduan melalui website Teknik Sipil
1) website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id, 2) form kerusakan dan kehilangan inventaris
(6.1) Sistem / prosedur pengelolaan pengaduan pengguna layanan
Sistem pengaduan
Dalam mengelola pengaduan pengguna layanan maka disusun prosedur pengelolaan pengaduan. Pada prosedur tersebut terdapat mekanisme dan prosedur mengelola pengaduan sehingga setiap pengaduan dapat diselesaikan dengan baik
1) MP Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai, 2) MP Kerusakan Inventaris, 3) MP Kehilangan Inventaris
3
No.
7
Komponen Penilaian
Indeks Kepuasan Masyarakat
Indikator
Contoh Dokumen
(6.2) Petugas khusus / unit yang menangani pengelolaan pengaduan
Petugas pengaduan
(6.3) Persentase jumlah pengaduan yang dapat diselesaikan (6.4) Pengelolaan pengaduan yang mengacu Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009 dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan
Jumlah pengaduan
Narasi Dalam menangani pengaduan pengguna layanan telah disiapkan petugas khusus sehingga pengaduan dapat diselesaikan dengan baik dan dalam waktuyang yangmasuk singkat Pengaduan ke dalam website Teknik
Sipil telah direspon sebesar 78% Pengelolaan pengaduan Pengelolaan pengaduan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
(7.1) Pelaksanaan survei IKM dalam periode penilaian
Survei IKM
(7.2) Survei IKM yang dilakukan yang mengacu Kepmenpan 25 Tahun 2004 dalam periode penilaian
Survei IKM
(7.3) Rata-rata skor IKM yang diperoleh
Rata-rata skor IKM
(7.4) Tindak lanjut dari hasil survei IKM
Tindak lanjut
PS Teknik Sipil melaksanakan survei indeks kepuasan secara rutin yaitu 2 kali dalam 1 tahun dimana pelayanan yang dinilai adalah pelayanan rekording dan pelayanan laboratorium. Selain itu dilakukan juga penilaian jasa keahlian oleh pengguna jasa. Survei IKM yang dilakukan di PS Teknik Sipil belum mengacu pada Kepmenpan 25 Tahun 2004
Dokumen
E-complain yang dikelola oleh PS Teknik Sipil Peraturan Menteri PAN-RB Nomor 13 Tahun 2009
1) Form Evaluasi Rekording, 2) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 3) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan
1) Form Evaluasi Rekording, 2) Form Evaluasi Pengguna Laboratorium, 3) Form Evaluasi Pengguna Jasa Layanan, 4) Kepmenpan 25 Tahun 2004 1) Evaluasi rekording, 2) Evaluasi laboratorium, 3) Evaluasi Kepuasan Pengguna Jasa Layanan
Rata-rata skor evaluasi rekoroding yang dilakukan pada tahun 2013 adalah sebagai berikut: sangat puas (4%), puas (55%), tidak puas (41%). Sedangkan rata-rata skor evaluasi laboratorium adalah sangat memuaskan (13%), memuaskan (68%), kurang memuaskan (19%). Sedangkan untuk evaluasi pengguna jasa layanan: sangat memuaskan (77%), memuaskan (19%), kurang memuaskan (4%) Dari hasil survei IKM dapat diketahui beberapa Pelatihan tenaga administrasi dan kekurangan dalam pelayanan yang diberikan laboran sehingga dari data tersebut dapat diambil tindakantindakan yang dapat memperbaiki dan meningkatkan kinerja sehingga dapat memberikan pelayanan prima
4
No. 8
9
Komponen Penilaian Sistem Informasi Pelayanan Publik
Indikator
Contoh Dokumen
Narasi
Dokumen
(8.1) Sistem informasi pelayanan secara elektronik
Sistem informasi
Untuk mempermudah pelanggan dalam mencari informasi maka PS Teknik Sipil telah menyediakan sistem informasi elektronik yang berkaitan dengan pelayanan yang ada. Selain itu juga terdapat sisitem informasi pelayanan yang telah disediakan oleh Universitas Brawijaya.
SIHA, SIAKAD, SMS Center, SIMPEL, SIAM, SIUDA
(8.2) Penyampaian informasi pelayanan publik kepada pengguna layanan
Penyampaian informasi Sistem informasi pelayanan publik disampaikan website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id melalui media elektronik yaitu website Universitas Brawijaya dan website Teknik Sipil
(8.3) Tingkat keterbukaan informasi pelayanan kepada pengguna layanan
Informasi pelayanan telah tersedia secara on line website: ub.ac.id dan sipil.ub.ac.id sehingga dapat diakses oleh publik. Akan tetapi ada beberapa layanan yang memerlukan password (NIM mahasiswa) untuk menjaga privasi dari data tersebut Program Kerja PS Teknik Sipil Target kinerja Untuk menciptakan pelayanan prima maka disusun target kinerja layanan guna pengembangan PS Teknik Sipil. Target kinerja tersebut dicantumkan dalam Program Kerja PS Teknik Sipil Pencapaian target kinerja Pada tahun 2013 PS Teknik Sipil telah mencapai Rencana Strategis PS Teknik Sipil 71.67% dari target kinerja yang telah disusun dalam Program Kerja
Produktivitas dalam (9.1) Penetapan target kinerja pelayanan pencapaian target pelayanan (9.2) Tingkat pencapaian target kinerja
Keterbukaan informasi
5
