KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah menciptakan langit dan bumi begitu juga yang ada diantara keduanya, yang telah menurunkan Al-Alquran yang tidak ada keraguan didalamnya. Shalawat serta salam semoga tercurah limpahkan kepada Nabi Muhammad SAW, keluarga, sahabat dan kepada kita umatnya sampai akhir zaman. Alhamdulillah atas kasih sayang-Nya, team bisa membuat manual book terkait dengan sistem yang akan digunakan oleh Badan Perencanaan dan Pengembangan Usaha UPI yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Usaha (SIMPUL) dan Sistem Informasi Kerjasama (SIMPEL). Manual book ini berisi tata cara dalam mengoperasikan kedua sistem untuk setiap unit. Semoga dengan adanya manual book ini dapat membantu dalam pengeoperasian kedua sistem tersebut. Sistem ini akan terus dikembangkan, untuk itu kami memohon kritik dan saran terhadap pihak terkait dalam upaya penyempurnaan kembali kedua sistem tersebut,
Bandung, 19 Juli 2016
Team
1
SIMPUL SISTEM PENGELOLAAN USAHA
Sistem Pengelolaan Usaha bertujuan untuk mengetahui Income Generating Unit UPI. Dimana setiap unit yang melakukan kegiatan bisnis dilingkungan UPI wajib menginput keseluruhan pendapatan dan pengeluaran ke dalam sistem. Sistem terbagi menjadi dua peran yaitu Administrator dan User. Administrator sebagai pemegang kendali penuh atas jalannya sistem dan User sebagai pengguna dari sistem. Pengguna atas sistem ini adalah setiap unit yang ada di lingkungan upi baik yang berada di pusat maupun yang berada di daerah. User Setiap user akan memperoleh username dan passward default dari administrator yang akan dikirimkan melalui email masing-masing unit untuk dapat masuk ke dalam sistem. Setelah masuk kedalam sistem setiap unit diwajibkan untuk mengisi format yang ada dalam sistem tersebut. Berikut adalah langkah-langkah pengisian data tersebut. (alamat : bppu.upi.edu/simpul) 1. Setiap unit/user akan diberikan username dan passward untuk masuk ke dalam sistem
2. Setelah Login maka user akan masuk pada dashboard
2
Dalam dasboard tersebut akan ditampilkan ringkasan dalam bentuk matriks tentang pendapatan dan pengeluaran selama waktu berjalan. Hal pertama yang perlu dilakukan oleh user adalah mengisi Profil terlebih dahulu yaitu dengan mengklik Menu Profil. Yang terpenting adalah setiap unit harus merubah passward default yang diberikan oleh admin dengan membuat passward yang baru (kalo bisa disertai dengan angka untuk keamanan).
3. Setelah mengisi profil selanjutnya adalah user mengisi menu Laporan. Dalam menu laporan tersebut user harus mengisi form pendapatan dan pengeluaran sesuai dengan transaksi setiap harinya. Cara nya mengklik kolom kosong lalu muncul tanggal lalu pilih tanggal transaksi tersebut kemudian klik GO.
3
4. Setelah itu maka muncul Form sebagai berikut
Pengisian
tersebut
disesuaikan
dengan
transaksi
apakah
termasuk
PENDAPATAN atau PENGELUARAN. Lalu isi kolom KETERANGAN dengan trasaksi tersebut dan mengisi jumlah rupiahnya. Setelah selesai Klik Entri. Maka transaksi tersebut akan secara otomatis tersimpan.
Catatan : Sistem akan terkunci setiap satu bulan, sehingga bila ada user yang tidak sempat menginput transaksi dalam satu bulan kebelakang maka secara otomatis tidak akan bisa menginput transaksi tersebut ke dalam sistem. Maka user wajib memberi tahu pada admin.
4
SIMPEL SISTEM INFORMASI KERJASAMA
Sistem informasi kerjasama ini bertujuan sebagai pencatatan, pengelolaan, pemantauan, pengendalian pelaksanaan kerjasama. User (alamat : bppu.upi.edu/simple) Setiap user login dengan passward dan username yang sama dengan sistem pengelolaan usaha. Jika sudah melakukan pergantian passward pada sistem pengelolaan usaha maka untuk sistem kerjasama ini tidak diperlukan lagi perubahan passward
1. Setelah login user akan masuk kedalam dasboard sistem. Dalam dashboard tersebut terdapat beberapa MoU yang akan dipilih sesuai dengan SPK yang akan dibuat.
5
2. Setelah mengisi profil, user memilih Mou yang dituju untuk pembuatan SPK yaitu dengan mengklik Pilih MoU pada kolom Aksi. Setelah mengklik Pilih MoU maka akan muncul form untuk pengisian SPK. Jika sudah selesai diisi selanjutnya klik Simpan.
3. Hal selanjutnya adalah membuat tahapan dalam pelaksanaan SPK tesebut yaitu terdiri dari Tiga tahap, tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan. Yaitu dengan mengklik Daftar SPK yang ada di Menu. 4. Dalam Menu Daftar SPK tersebut akan terlihat informasi seperti dibawah ini.
5. Selanjutnya untuk mengisi tahapan tersebut dengan mengklik tanda mata.
6
6. Selanjutnya klik tanda klik tanda (+) pada setiap tahapan proses. Contohnya pada tahapan perencanaan sebagai berikut :
Keterangan diisi dengan proses kegiatan dalam perencanaan misalkan rapat. Dan status dipilih apakah kegiatan dalam proses perencanaan tersebut belum, sedang atau telah dilakukan, kemudian klik simpan. Catatan : Apabila ada hal yang belum dimengerti dalam tata cara pengisian kedua sistem tersebut silahkan hubungi admin di 082316925665 atas nama Dede Azis.
7
