Kasverslag 2011 – Ten behoeve van de Jaarlijkse Algemene Vergadering d.d. 18 april 2012 –
1
Geachte leden, Op zaterdag 17 maart jl. heeft er een kascontrole plaatsgevonden waarbij aanwezig waren: namens de Kascommissie: Arjan Nijboer, Geert Jansen en Marloes Kuijpers; en namens het Hoofdbestuur: Marlon Buijs, Bram Dirkx en Floor Ockers. Namens de Kascommissie was ook Sabine Koebrugge aanwezig. Sabineis uiteindelijk niet betrokken geweest bij het eindoordeel over de boekhouding omdat zij in 2011 het Hoofdbestuur heeft geassisteerd bij het uitvoeren van boekingen Tijdens de kascontrole is de financiële administratie van de JOVD gecontroleerd in verband met het afsluiten van het boekjaar 2011. Hierna volgen onze bevindingen. Boekhouding Het heeft een lange tijd geduurd voordat in 2011 de accountantsverklaring over het boekjaar 2010 was verkregen. De reden hiervoor is met name gelegen in problemen bij de accountant en lag daarmee voor het overgrote gedeelte buiten de schuld van de Landelijk Penningmeester. Als gevolg hiervan is de accountantsverklaring pas eind juni jl. ontvangen. Daarna kon de Landelijk Penningmeester pas beginnen met het opstarten van de boekhouding over 2011. Hierdoor is er gedurende het eerste halfjaar onvoldoende inzicht geweest in de financiële positie van de vereniging. Daarnaast is de Landelijk Penningmeester vanwege persoonlijke omstandigheden enige tijd niet in staat geweest om de boekhouding bij te houden. Voormalig Landelijk Penningmeesters Jelmer Hiemstra en Laurens Heinen en Kascommissielid Sabine Koebrugge hebben het Hoofdbestuur gedurende deze periode bijgestaan om de boekhouding gedeeltelijk te corrigeren en aan te vullen zodat de opgelopen achterstand kon worden beperkt. Ten slotte zijn er enkele problemen met het boekhoudprogramma geconstateerd die het inzicht in voornamelijk de debiteuren en crediteuren belemmeren. De Kascommissie heeft tevens geconstateerd dat er in 2011 niet altijd originele bonnen zijn ingediend voordat werd overgegaan tot het uitbetalen van een declaratie. De Landelijk Penningmeester heeft aangegeven hier in de toekomst scherp op te letten. Desalniettemin heeft de Kascommissie geconstateerd dat de boekhouding over 2011 voldoende inzicht geeft in de financiële positie van de vereniging. De voormalige en huidige Landelijk Penningmeester hebben de afgelopen maanden veel werk verzet om tijdig tot een goedkeurende verklaring van de nieuwe accountant te komen. De Landelijk Penningmeester heeft de Kascommissie tijdens twee extra kascontroles op 17 december 2011 en 19 februari 2012 goed inzicht in de financiën gegeven. Dit heeft geresulteerd in een boekhouding die voldoende controleerbaar is en voldoet aan de eisen die gesteld worden in het Financieel Reglement.
2
Resultaat De vereniging heeft in 2011 een netto resultaat van € 55.333,12 behaald. Dit is veroorzaakt door een sterk stijgend aantal leden en de, in verband met het gestegen aantal zetels van de VVD, verhoogde subsidie van het Ministerie van BZK. Aangezien beiden altijd sterk aan verandering onderhevig zijn geweest, adviseert de Kascommissie de AV om in te stemmen met het voorstel van het Hoofdbestuur om het resultaat te reserveren voor de aankoop van een nieuw pand. Op deze manier kan de JOVD zich ook in de toekomst verzekeren van een solide financiële positie. Hoofdbestuur De post “Hoofdbestuur” is een begrotingspost waarop alle kosten worden geboekt van Hoofdbestuursleden die niet aan een andere post toewijsbaar zijn. Dit betreft voornamelijk telefoonkosten en reiskosten van Hoofdbestuursleden. In het Financieel Reglement staat aangegeven dat deze post niet mag worden overschreden. Desalniettemin is deze post in 2011 met € 2.870,33 overschreden. Er staan geen consequenties voor deze overschrijding genoemd in het Financieel Reglement. De Kascommissie vond het niet wenselijk dat het in november aangetreden Hoofdbestuur in december geen mogelijkheden meer zou hebben om (reis)kosten te declareren in verband met hoge declaraties van het vorige Hoofdbestuur. Wel is er tijdens de kascontrole in december jl. gesproken over deze overschrijding. Er is toen afgesproken dat er bewuster met declaraties zou worden omgegaan en er voor de toekomst maatregelen zouden worden getroffen door de Landelijk Penningmeester en het Hoofdbestuur. Op 19 februari jl. heeft de kascommissie mede op verzoek van de Landelijk Penningmeester een extra controle gehouden. De Kascommissie en het Hoofdbestuur bereikte geluiden vanuit de vereniging dat de indruk bestond dat er nog altijd teveel kosten op deze post werden gedeclareerd. Tijdens deze extra controle is gebleken dat er aanvullende maatregelen nodig waren om voortijdige overschrijding van de post “Hoofdbestuur” in 2012 te voorkomen. Inmiddels heeft het Hoofdbestuur maatregelen getroffen tegen overschrijding van deze post en wordt aan de Algemene Vergadering het voorstel gedaan om deze post met € 2.000 te verhogen. Het Hoofdbestuur heeft aangegeven dat dit voldoende moet zijn om in 2012 binnen het budget te blijven. De Kascommissie zal hier gedurende het jaar nauwlettend toezicht op houden. Sinds de inwerkingtreding van het Financieel Reglement kunnen autokosten ten hoogste worden gedeclareerd tot het bedrag van de kosten met het openbaar vervoer op basis van een tweede klas treinkaartje. Deze zogenaamde OV-regel is tijdens de kascontrole in februari steekproefsgewijs gecontroleerd. Hierbij heeft de Kascommissie geconstateerd dat de OVregel niet altijd is toegepast. Dit heeft voornamelijk gevolgen gehad voor de post Hoofdbestuur. De Landelijk Penningmeester heeft toegezegd om per 1 januari jl. de OV-regel strikt toe te passen op de declaraties waarbij autokosten zijn gedeclareerd.
3
Najaarscongres Het Najaarscongres heeft een negatief resultaat gehad van € 5.427,22. Dit is gelegen in het feit dat er meer deelnemers zijn toegelaten dan binnen de begroting mogelijk was. Over de herziening van de begroting is een besluit genomen in een Hoofdbestuursvergadering waarbij de Landelijk Penningmeester afwezig was. De oorspronkelijke begroting blijkt onvindbaar te zijn. De Kascommissie is van oordeel dat dit zeer onzorgvuldig is en is van mening dat dergelijke zaken op een ordentelijke manier geadministreerd moeten worden. Bovendien heeft de Kascommissie geconstateerd dat de kosten van een Projectgroep uitje door de vereniging zijn betaald. Deze uitbetaling is in strijd met de financiële afspraken binnen de vereniging. Debiteuren Er zijn debiteuren die al geruime tijd een schuld jegens de vereniging hebben. Zo hebben IFLRY en JD al lange tijd een schuld openstaan naar aanleiding van een door de JOVD voorgefinancierd congres. Ook staat er nog een schuld open van een aantal Hoofdbestuurders dat in 2008 aanwezig is geweest bij het diner aansluitend op de Algemene Vergadering. Omdat er de afgelopen jaren vaker problemen zijn geconstateerd bij voorgefinancierde diners door de vereniging, zal de Kascommissie een voorstel doen tot wijziging van het Financieel Reglement. Wanneer dit voorstel door de Algemene Vergadering wordt aangenomen zal het in de toekomst onmogelijk zijn om declaraties uit te betalen zolang een schuld jegens de vereniging bestaat. De Landelijk Penningmeester heeft aangegeven om zich in te spannen voor het innen van deze langdurende schulden. Kas Alhoewel de Kascommissie het Hoofdbestuur al meermalen heeft verzocht om het zorgvuldig bijhouden van kastransacties in een kasboek, is dit in 2011 niet opgepakt. In 2011 is er tweemaal een pinopname gedaan ten behoeve van rondleidingen in de Tweede Kamer waar geen nota voor aanwezig is in de administratie. Het dient te allen tijde mogelijk te zijn om nota’s te overleggen aan de Kascommissie en de accountant. Nog zorgelijker is het feit dat eenmaal door een Hoofdbestuurslid een privéopname is gedaan met de pinpas van de vereniging. Deze transactie is overigens wel zorgvuldig gedocumenteerd en tijdig terugbetaald. Desalniettemin is de Kascommissie geschokt over deze privéopname. Contributie-inning In januari jl. is een laatste contributie-inning over 2011 gedaan. De inning over 2012 is nog niet uitgevoerd, omdat de Rabobank vanwege het hoge aantal storneringen eerst de accountantsverklaring wilde ontvangen, alvorens tot automatische incasso over te gaan. De Landelijk Penningmeester heeft toegezegd om direct na ontvangst van de verklaring deze naar de bank te zenden en over te gaan tot het innen van de contributie.
4
Ledenadministratie Tijdens de Kascontrole heeft de Kascommissie de ledenadministratie steekproefsgewijs gecontroleerd. Hierbij zijn geen grote afwijkingen geconstateerd. De Algemeen Secretaris heeft de ledenadministratie naar behoren bijgehouden. Materieel beheer De Kascommissie heeft naast de administratie van de JOVD ook het materieel beheer van de vereniging gecontroleerd. Dit betreft onder meer de bezittingen van de vereniging en het sleutelbestand. De bezittingen zijn zorgvuldig door de Algemeen Secretaris bijgehouden. De Kascommissie heeft verder geconstateerd dat het Algemeen Secretariaat goed wordt onderhouden, maar wel zorgvuldiger dient te worden schoongemaakt. Naast de verantwoordelijkheid die het Hoofdbestuur hier in heeft, zal ook overleg plaatsvinden tussen het Hoofdbestuur en het schoonmaakbedrijf. Conclusie De Kascommissie is kritisch over de wijze waarop de boekhouding in 2011 is gevoerd, maar constateert dat de inspanningen van de Landelijk Penningmeester gedeeltelijk in samenwerking met de voormalig Landelijk Penningmeester de laatste maanden hebben geleid tot een voldoende inzicht in de financiële positie van de vereniging. De Kascommissie adviseert de Algemene Vergadering derhalve het voorliggende financieel jaarverslag vast te stellen en de personen die in 2011 zitting hebben gehad in het Hoofdbestuur decharge te verlenen.
Namens de Kascommissie,
Arjan Nijboer Geert Jansen Marloes Kuijpers
5
