ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2017
KARYA TULIS ILMIAH Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RekamMedisdanInformasiKesehatan
Oleh : SATRIA RIMBA KUSUMA D22.2012.01287
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO SEMARANG 2017
HALAMAN HAK CIPTA
©2017 Hak Cipta Karya Tulis Ilmiah Ada Pada Penulis
ii
iii
iv
v
vi
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ini kupersembahkan untuk : Terimakasih untuk Allah SWT yang selalu memberikan kehidupan dan kekuatan untuk menghadapi segala masalah dan akhirnya bias mneyelesaikan karya tulis ini Untuk ibu tercinta (SITI MARYAM) terima kasih telah berjuang untuk mendidik dan selalu marah dan akhirnya bias terselesaikan karya tulis ini . terima kasih telah menjadi surga yang nyata . Untuk bapak tersayang ( SUTRISNO) terima kasih telah berjuang juga untukku dan sudah menjadi malaikat yang nyata. Terima kasih untuk kakak tercinta MOH.SIGIT yang sudah mensuport dan menjadi kakak terbaik . Untuk semua keluarga besarku terima kasih sudah memberi semangat Untuk teman-teman seangkatan (BANYAK) tetap semangat dan jangan lupakan persaudaraan kita , we are family bro . Untuk teman-teman bakul computer terima kasih juga telah mensuport adik kalian ini untuk tetap semangat dalam mengerjakan karya tulis ini . Terima kasih untuk MIlanisti Basis Purwodadi yang tetap ngajak main dan nakal bareng akhirnya saya bias menyelesaikan KTI ini ,tetap kompak dan FORZA MILAN! Untuk kota Semarang terima kasih sudah menerima saya dengan baik . Buat usahaku sendiri The NR Game terima kasih sudah selalu menjadi penyemangat dan akhirnya buka usaha lagi dengan The NR Design dan akhirnya bisa bantu buat bayar kuliah .
vii
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Satria Rimba Kusuma
Tempat & TanggalLahir
: Grobogan , 17 Desember 1993
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Gang Srikaya Jengglong Timur RT05 RW06 Purwodadi Grobogan Jawa Tengah
Riwayat Pendidikan : 1.
SDN 10 Purwodadi tahun 2000-2006
2.
SMP Kristen Purwodadi 2006-2009
3.
SMA Kristen tahun2009-2012
4.
Program Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang tahun 2012-2017
viii
PRAKATA
Puji dan puji syukur oleh peneliti atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan Rahmat, Inayah, serta RidhoNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini. Keberhasilan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1.
Prof.Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom, selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2.
Dr. Guruh Fajar Shidik S.Kom.,M.Cs selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3.
Arif Kurniadi, M.Kom, selaku Ka. Progdi DIII RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro.
4.
Jaka Prasetya,S.Kep, M.Kes, selaku Dosen Pembimbing KTI.
5.
Andri Asmorowati, S.KM Sebagai Kepala Unit Rekam Medis RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang
6.
Seluruh bapak dan ibu karyawan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
7.
Semua Kanca-Kanca RMIK angkatan tahun 2012 .
8.
Semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu persatu oleh penulis.
ix
Dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini, penulis menyadari masih jauh dari sempurna.
Karenanya
penulis
mengharapkan
kritik
dan
saran
demi
kesempurnaannya. penulis berharap, semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat.
Semarang,
Penulis
x
Maret 2017
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2017 ABSTRAK SATRIA RIMBA KUSUMA Analisa Kinerja Petugas Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017 57 + xi + 4 tabel + 3 gambar + 4 lampiran Rekam medis dapat dijaga dan dikelola dengan baik apabila sistem penyimpanannya didukung oleh sumber daya manusia yang handal. Sarana yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017adalah tracer, namun tracer yang digunakan masih manual . Jarak antar rak filing masih sangat terlalu berdekatan. Tingkat pendidikan petugas filing belum terdapat lulusan DIII Rekam Medis. Keefektifan dan efisiensi di rumah sakit dalam pelayanan belum tercapai, kemungkinan petugas rumah sakit tersebut belum melaksanakan prosedur dan kebijakan Standar Pelayanan Minimal (SPM) yang sudah diberikan rumah sakit dengan maksimal. Maka dari itu peneliti ingin menganalisisKinerja Petugas Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017 Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan pendekatancross sectional. Metode yang digunakan yaitu observasi untuk mengamati kinerja petugas filing dalam menyediakan DRM bagi pemberian pelayanan dan wawancara kepada satu kepala Rekam Medis dan 5 petugas filing dengan cara menyiapkan pertanyaan-pertanyaan tertulis sebagai pedoman untuk mengetahui kinerja petugas filing. Hasil penelitian menunjukkan perbandingan kinerja petugas dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) didapatkan hasil bahwa target yang dicapai sasaran mutu penyediaan dokumen rawat jalan sebesar 80% dan yang tidak memenuhi target adalah 20%. Hasil pengukuran jarak antar rak filing didapat rata-rata 40-60 cm. Belum adanya petugas filing yang berlatar belakang pendidikan D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Dari hasil penelitian disarankan sebaiknya prosedur Standar Pelayanan Minimal (SPM) dibuatkan Protap tertulis agar petugas lebih tertib dalam serta mendapatkan sasaran target mutu penyediaan dokumen tercapai. Dibuatkan tracer yang secara otomatis tercetak setelah petugas pendaftaran selesai melayani pasien. Pembenahan jarak antar rak filing dengan ukuran antropometri 95% yaitu 2 kali lebar bahu orang dewasa. Petugas rekam medis bagian filing sebaiknya berlatar belakang pendidikan DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Kata Kunci
: kinerja petugas,filing, Standar Pelayanan Minimal (SPM)
Jumlah pustaka
: 19 (1989-2015)
xi
Diploma Degree (D-3) of Medical Records and Health Information Faculty of Health Science, Dian Nuswantoro University Semarang 2016 Abstract SATRIA RIMBA KUSUMA Performance Analysis of Filing Officer in Panti Wilasa Dr. Cipto Hospital Semarang Year 2017 57 + xii + 4 tables + 3 picture + Medical records could be kept and maintained properly if the storage system supported by reliable human resources. Filing clerk was not graduated from diploma degree of medical record. The purpose of this study was to analyze performance Filing clerk at Panti Wilasa Hospital Dr. Cipto Semarang Year 2017 This research was descriptive with cross sectional approach. The method used is observation to observe the performance of the officer filing in providing DRM for service delivery and interview to the head of the Medical Record and 5 officers to determine the performance of the officer filing filing. The research results of comparison officer performance with the Minimum Service Standards showed that the target to achieve targets quality provision of outpatient documents by 80%. The distance average between filing shelf was 40-60 cm. There had been no filing clerk with D-III Medical Records and Health Information educational background. Research recomendation, Minimum sevice standards should be made in written SOPs so the Officer would be considerate and provision of documents quality targets could be reached.
Key words : Filing Officer Perfomance, Minimum Sevice Standards. Bibliography : 19 (1989-2015)
xii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL …………………………………………………………… I HALAMAN HAK CIPTA ……………………………………………………… II PERSETUJUAN LAPORAN TUGAS AKHIR ……………………………… III PENGESAHAN PENGUJI……………………………………………………. IV KEASLIAN PENELITIAN…………………………………………………….. V PERNYATAAN
PERSETUJUAN
PUBLIKASI
KARYA
ILMIAH
UNTUK
KEPENTINGAN AKADEMIK ……………………………………………….
VI
HALAMAN PERSEMBAHAN ……………………………………………….
VII
RIWAYAT HIDUP ………………………………………………………….…
VIII
PRAKATA …………………………………………..………………..……….
IX
ABSTRAK INDONESIA ………….………………………..………………..
XI
ABSTRAK INGGRIS …………...……………………………………………
XII
DAFTAR ISI ………………………….………………………..……………… XIII DAFTAR TABEL …………………...………………………………………… XVI DAFTAR GAMBAR …………….….…………………………………………
XVII
DAFTAR LAMPIRAN …………….………………………………..………… XVIII DAFTAR SINGKATAN ………………………………………………………. XIX BAB I : PENDAHULUAN A.
Latar Belakang ………………,………………………………………… 1
B.
Rumusan Masalah ……………………………………………………. 4
C.
Tujuan Penelitian ………………….…………………………………… 4
xiii
D.
Manfaat Penelitian ………………………………………..…...……… 4
E.
Lingkup Penelitian………………………………………….…………. 5
F.
Keaslian Penelitian …………………………………………………….. 6
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A.
Rekam Medis …………………………………………………………… 9
B.
Filling…………………… …………………………………………….
C.
Sistem Penomoran Rekam Medis……………………………………. 12
D.
Sistem Penyimpananan Rekam Medis………………………………. 14
E.
Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor………………… 15
F.
Sistem Penyimpanan Rekam Medis ……….………………………… 18
G.
Pengertian 5 W………………………………………………………
20
H.
Tracer…….. ……………………..…………………………………
20
I.
Prosedur Tetap ………………………………………………………….21
J.
Ergonomi………………………………………………………………
K.
Sarana Filling…………………………………………………………… 22
L.
Kinerja………………………………………………………………….. 23
M.
Sumber Daya Manusia……………………………………………….. 24
N.
Tugas Pokok Filling…………………………………………………..
O.
Kerangka Teori…………………………………………………………. 26
11
21
24
BAB III : METODE PENELITIAN A.
Kerangka Konsep ………………………………….………………
27
B.
Jenis Penelitian ………………………………………………………
28
C.
Variabel Penelitian ..………………………………………………….. 28
D.
Definisi Operasional …………….…………………………………… 28
xiv
E.
Subjek dan Objek ……………….…….………………………………. 30
F.
Instrumen Penelitian………………………………………………….. 30
G.
Pengumpulan Data ………………………………………………….
27
H.
Pengolahan Data …………….………………………………………
31
I.
Analisis Data …………………………………………………………… 31
BAB IV : HASIL PENELITIAN A.
Gambaran Umum Rumah Sakit ………………………………………. 32
B.
Gambaran Umum Rumah Sakit……………………………………….. 36
C.
Hasil Penelitian …………………………………….…………………
40
1.
SOP (Standart Oprasional Pelayanan)………………………… 40
2.
Sistem Filling………………….………………………………….
3.
Karakteristik Petugas ……….…………..………….…………… 43
4.
Kinerja Petugas Filling …………………………………………… 44
40
BAB V : PEMBAHASAN 1.
SOP (Standart Oprasional Pelayanan)………….…………………
45
2.
Sistem Filling…. ……………………………………………………
45
3.
Karakteristik Petugas ……………………………………………….… 49
4.
Kinerja Petugas Filling ………………………………………………
51
BAB VI : PENUTUP A.
Kesimpulan …………………………………………………………..
52
B.
Saran ……………………..…………………………………………..
53
DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………………
54
LAMPIRAN
xv
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman 1.1 Keaslian Penelitian………………………………...………………………6 3.1 Definisi Operasional ……………………………..………………… ...... 28 4.1 Karakteristik Petugas……………………..………………………….......43 4.2. Perbandingan Kinerja Petugas Dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) ......................................................................................................44
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman 2.1 Kerangka Teori …………………………………………………..
26
3.1 Kerangka Konsep ………………………………………………… 27 2.4 Tata Letak dan Jarak Filing…………………….………………
xvii
42
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Surat Jawaban Penelitian
Lampiran 2
Hasil Observasi
Lampiran 3
Hasil Wawancara
Lampiran 4
SPO Standart Pelayanan Operasional
xviii
DAFTAR SINGKATAN
1.
DRM
:
Dokume Rekam Medis
2.
SNF
:
Straight Numerical Filing
3.
TDF
:
Terminal Digit Filing
4.
SPO
:
Standar Prosedur Operasional
5.
SPM
:
Standar Pelayanan Minimal
6.
UNS
:
Unit Numbering System
7.
RM
:
Rekam Medis
8.
TPPRI
:
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
9.
TPPRJ
:
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
:
Rumah Sakit
10. RS
xix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kesehatan merupakan hal yang sangat penting agar manusia dapat bertahan hidup dan melakukan aktivitas.Pentingnya kesehatan ini mendorong pemerintah untuk mendirikan layanan kesehatan.Pemerintah mendirikan lembaga kesehatan atau fasilitas pelayanan kesehatan seperti Puskesmas, Rumah Sakit Umum Daerah dan Rumah Sakit Umum milik Swasta.Lembaga kesehatan yang sering diakses oleh masyarakat adalah Puskesmas.Keterbatasan fasilitas yang ada pada puskesmas, membuat masyarakat memilih rumah sakit umum pusat menjadi rujukan untuk mengakses layanan kesehatan.Pengelolaan unit usaha rumah sakit memiliki keunikan tersendiri karena selain sebagai unit bisnis, rumah sakit juga memiliki misi sosial yang berperan penting dalam hal kesehatan masyarakat. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis pada pasal 1 adalah dokumen yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan yang dibuat oleh dokter mengenai tindakan – tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas pelayanan terhadap seseorang pasien dan juga mampu melindungi
kepentingan
hukum
bagi
pasien
yang
bersangkutan.
Sedangkan pasien ialah setiap orang yang melakukan konsultasi tentang
1
2
masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan, baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter atau dokter gigi dan atau tenaga kesehatan tertentu..(1) Sedangkan Pasal 10 Permenkes Nomor 749a/1989 tentang rekam medis berbunyi berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan dan isi rekam medis milik pasien.Dengan demikian, konsekuensinya adalah semua fasyankes wajib menyelenggarakan rekam medis, termasuk pusat kesehatan masyarakat (puskesmas).Oleh karena itu, sebuah fasilitas pelayanan kesehatan secara integral harus memiliki unit rekam
medis.Unit
rekam
medis
sendiri
meliputi
subunit-subunit
pencatatan di bagian luar dan pengolahan data di bagian dalam unit rekam medis suatu fasilitas pelayanan kesehatan. Adapun salah satu tugas pokok dan fungsi (tupoksi) salah satu subunit pengolahan rekam medis, yaitu subunit filing, meliputi menyimpan dokumen rekam medis (DRM) pasien dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan, mengambil
kembali
(retrieve)
DRM
untuk
berbagai
keperluan,
menyusutkan/meretensi DRM sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan fasyankes, memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif, menyimpan
DRM
yang
diabadikan
dan
membantu
pelaksanaan
pemusnahan dokumen yang sudah tidak bernilai guna bersama dengan tim pemusnahan fasilitas pelayanan kesehatan.(2) Berdasarkan survei awal di bagian filing bulan November 2016 di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang penyimpanan dokumen rekam medis dengan cara sentralisasi yaitu penyimpanan Dokumen Rekam Medis (DRM) dalam satu kesatuan baik catatan rawat jalan
3
maupun rawat inap. Sistem penomoran pada filing menggunakan Unit Numbering System (UNS) yaitu setiap pasien yang berkunjung pada pelayanan kesehatan hanya diberikan satu nomor rekam medis untuk dipakai seumur hidup sehingga rekam medis pasien tersebut tersimpan dalam satu folder dan berkesinambungan. Penggunaan sarana filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang salah satunya adalah penggunaan tracer namun yang digunakan masih manual, petugas pendaftaran masih harus menulis nomer rekam medis, nama pasien dan poli yang dituju pada selembar kertas buffalo bergaris. Filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarangsudah menggunakan kode warna.Jarak antar rak filing masih terlalu berdekatan sehingga jika 2 petugas berpapasan harus bergantian, hal tersebut menjadikan petugas filling lama dalam mengambil dokumen rekam medis yang berdampak pada lamanya waktu tunggu pasien ada poliklinik. Ditinjau dari Sumber Daya Manusia tingkat pendidikan yang ada di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang belum terdapat petugas filing dengan lulusan Perekam Medis dan terdapat dokumen rekam medis yang diletakkan dilantai serta di samping rak penyimpanan. Kinerja merupakan penerapan kemampuan pembelajaran untuk melengkapi proses berkaitan dengan spesifikasi dengan standart yang telah ditetapkan. Menurut wawancara kepala unit Rekam Medis Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarangterdapat Standart Pelayanan Minimal penyediaan dokumen rawat jalan adalah 10 menit , namun belum ada SOP atau peraturan tertulis yang mengatur standart pelayanan minimal
4
tersebut, kepala unit rekam medis hanya menyampaikan secara lisan kepada petugas filling Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang . hal tersebut menjadikan petugas filling tidak tertib dalam pengambilan dokumen . Dengan ditemukannya beberapa masalah di bagian penyimpanan maka, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisa Kinerja Petugas Filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017”.
B. Rumusan Masalah Mengetahui kinerja petugas yang menghambat lamanya waktu pelayanan terhadap pasien maka dapat dirumuskan suatu pertanyaan penelitian yaitu Bagaimana gambaran kinerja petugas filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2016 ?
C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Menggambarkan kinerja petugas filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017. 2. Tujuan Khusus a. Mendeskripsikan
SOP
(Standar
Oprasional
Pelayanan)
pelayanan filling . b. Mendeskripsikan sistem penomoran , sistem penyimpanan , sistem penjajaran ,dan tata letak ruangan filling Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017.
di Rumah
5
c. Mendeskripsikan karakteristik petugas filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Tahun 2017 berdasarkan umur , jenis kelamin, pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja . d. Mendiskripsikan kinerja petugas petugas filling Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang . D. Manfaat Peneliti 1. Bagi Peneliti Dapat menambah wawasan dan pengetahuan, sehingga peneliti dapat membedakan apa yang di pelajari di kampus dengan apa yang ada di rumah sakit. 2. Bagi Akademik Memberikan
masukan
materi
yang
berharga
sebagai
pembelajaran bagipendidikan mahasiswa Program Studi D-III rekam medis dan informasi kesehatan tentang sistem penjajaran dokumen yang baik dan benar . 3. Bagi Rumah Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang Penelitian ini diharapkan menjadi masukan untuk Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam memperbaiki sistem penjajaran di filling. E. Lingkup Penelitian 1. Ruang Lingkup Keilmuan Lingkup ilmu rekam medis. 2. Ruang Lingkup Objek
6
Sasaran penelitian ini adalah filling Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang. 3. Ruang Lingkup Materi Materi yang digunakan adalah prosedur penjajaran dan penomoran DRM. 4. Ruang Lingkup Lokasi Lingkup dari penelitian ini adalah Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang. 5. Ruang Lingkup Metode Penelitian Metode yang di gunakan adalah metode observasi dan wawancara. 6. Ruang Lingkup Waktu Penelitian ini mulai dilakukan pada tahun 2017 di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang.
F. Keaslian Penelitian Tabel 1.1 No 1.
Penelitian Ahmad Rusadi
Judul Penelitian Tinjauan Tata Kelola Sistem
Metode Penelitian
Hasil Jenis penelitian
diskriptif,
deskriptif dengan
Filling Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Ade Mohammad
dengan metode pendekatan cross observasi
dan sectional
wawancara
Djoen Sintang studi dokumen
Hasil penelitian disimpulkan bahwa 2 petugas filing rawat inap telah melaksanakan
7
fungsi mereka sebagai penyedia DRM dengan cukup baik karena telah menyediakan DRM untuk keperluan yang dibutuhkan baik dari pihak dalam rumah sakit maupun luar rumah sakit 2.
Cahyati
Tinjauan Kinerja
Penelitian
Petugas dalam
diskriptif ,
Mengelola
dengan metode
Rekam mMedis
wawancara dan
di Rumah Sakit
mengambil
Umum Pusat
sample
Jenis penelitian deskriptif dengan pengumpulan daya wawancara dan observasi
Persahabatan Hasil penelitian kinerja petugas filing dilihat dari sistem penjajaran dan penggunaan kode warna belum seluruhnya digunakan sebelum tahun 2010 sehingga mempengaruhi kecepatan pecarian.dokumen rekam medis,
8
maka menggunakan tracer sebagai pedoman dalam penyimpanan dokumen rekam medis kembali selain adanya kode warna, sehingga dalam penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis lebih cepat. 3.
Wahyu Sofyan
Tinjauan Kinerja
Penelitian
Petugas Rekam
diskriptif ,
Medis di BKPM
dengan metode
Semarang guna
wawancara dan
Peningkatan
mengambil
Pelayanan
sample
Kesehatan
Jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan cross sectional Hasil penelitian pada bagian pendaftaran pasien baru (100%) Instruksi Kerja telah dilaksanakan, pendaftaran pasien lama (100%), assembling (50%), koding / indeksing (100%)
9
dan filing (50%).
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah terletak pada lingkup lokasi, lingkup objek dan lingkup waktu penelitian. Untuk lingkup lokasi penelitian ini di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang sedangkan lingkup lokasi sebelumnya RSUD Kota Semarang, BKPM Semarang dan RSUD Ade Mohammad Djoen Sintang. Lingkup waktu penelitian ini adalah tahun 2017 sedangkan penelitian sebelumnya tahun 2013 dan 2014.Sedangkan Objek penelitian ini adalah Petugas Filing sedangkan penelitian sebelumnya filing rawat inap dan bagian rekam medis.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis 1. Definisi Rekam Medis Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah di berikan kepada pasien (permenkes 269/2008).(12) Menurut Edna K.Huffman (Health information Managemen, physician Recod Co, 1994) Rekam Medis adalah kumpulan dari fakta – fakta atau bukti keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang di tulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan pada pasien tersebut.(3) Menurut MF Skurka (AHA= American Hospital Association, 1988) Istilah rekam medis mengandung arti adanya dokter yang berpartisipasi dalam mensupervisi pelayanan medis yang di berikan kepada pasien dalam institusi pelayanan kesehatan.(4) Menurut permenkes 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis yang menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Penjelasan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit bahwa rekam medis adalah dokumen yang berisikan anamnesa, pemeriksaan, diagnosa, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit – unit rawat jalan termasuk unit gawat darurat dan unit rawat inap.(5)
10
11
2. Kegunaan Rekam Medis Menurut Gibori th 1991 Kegunaan Rekam Medis atau manfaat yang dikenal dengan singkatan ALFRED, a. Administration (Administrasi) Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan manegemen untuk melaksanakan fungsi guna mengelolah berbagai sumber daya. b. Legal (Hukum) Dokumen rekam medis mempunyai nilai hukum karena isinya menyangkut masalah adanya hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan. c. Financial (Keuangan) Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar makan dapat untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien. Selain itu jumlah dan jenis kegiatan pelayanan yang dicatat dalam formulir dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan. d. Research (penelitian) Berbagai macam pelayanan yang telah dicatat ke dalam rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan penelitian. e. Education (Pendidikan) Berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang pengembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau refensi penjajaran di bidang profesi. f. Dokumentation (Dokumentasi)
12
Mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit berdasarkan surat Keputusan Dirjen Yanmed no. 78/yanmed/PS UM.Dib/YMU/I/91 tentang petunjuk pelaksaan penyelenggara rekam medis atau Medical Record di Rumah Sakit maka Rekam Medis dipakai sebagai: 1) Sumber informasi medis pasien yang berobat ke Rumah Sakit yang berguna untuk keperluan pengobatan dan pemeliharaan kesehatan pasien. 2) Alat komunikasi antara dokter dengan dokter lainnya, antara dokter dengan paramedis dalam usaha memberikan pelayanan pengobatan dari perawatan. 3) Bukti tertulis (Documentary Evidence) tentang pelayanan yang telah diberikan oleh rumah sakit dari keperluan lainnya. 4) Alat untuk analisa dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit. 5) Alat untuk melindungi kepentingan hukum, bukan pasien, dokter, tenaga kesehatan lainnya dan rumah sakit. 6) Untuk penelitian dan pengobatan. 7) Untuk perencanaan dan pemanfaatan sumber daya. 8) Untuk keperluan lain yang ada kaitannya dengan rekam medis.(6) B. Filing Bagian filing adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok diantaranya yaitu: a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis. b.
Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan.
13
c. Menyusutkan (meretensi)
dokumen rekam
medis
sesuai
dengan
ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan dokumen inaktif dari dokumen aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis f.
Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan (diabadikan).
g. Membantu dalam pelaksaaan pemusnahan formulir rekam medis. Fungsi filing di dalam pelayanan rekam medis yaitu sebagai berikut: a. Penyimpanan dokumen rekam medis. b. Pelindung dokumen rekam medis terhadap kerahasiaan isi data dan kerusakan fisik. c. Penyedia dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan seperti penelitian dan pengarsipan.(7)
C. Sistem Penomoran Rekam Medis Rekam medis pada hampir semua lembaga pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor, yaitu berdasarkan nomor pasien masuk (admission number). Menurut Buku Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit, (1991 : 13) ada 3 (tiga) macam sistem pemberian nomor pasien masuk (admission numbering system) yang umum dipakai yaitu : 1. Pemberian nomor cara seri (serial numbering system) Dengan sistem ini setiap pasien mendapat nomor baru setiap kujungan ke rumah sakit. Jika pasien berkunjung lima kali, mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang diberikan kepada pasien tersebut harus di catat pada Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) pasien yang bersangkutan.Rekam medisnya disimpan diberbagai tempat sesuai nomor yang telah diperoleh. 2. Pemberian nomor cara unit (unit numbering system)
14
Sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien berobat jalan ataupun untuk dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan berikutnya, sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah satu nomor. 3. Pemberian nomor cara seri unit (serial unit numbering system) Sistem ini merupakan gabungan antara sistem seri dan sistem unit.Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit diberikan satu nomor baru tetapi rekam medisnya yang terahuludigabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis.Apa bila satu rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama. Dari ketiga macam sistem penomoran berdasarkan nomor pasien masuk tersebut, pemberian nomor cara unit lah yang lebih baik digunakan, karena dengan cara ini seorang pasien hanya memiliki satu nomor setiap kunjungan ke rumah sakit, dan rekam medisnya baik rawat jalan maupun rawat inap terkumpul dalam satu map (folder) sehingga dengan cepat memberikan gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien kepada rumah sakit maupun staf medis lainnya. Selain itu juga menghilangkan kerepotan mencari/mengumpulkan rek am medis pasien yang terpisah-pisah seperti pada sistem seri, menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis lama untuk disimpan ke nomor baru seperti dalam sistem seri unit.
D. Sistem Penjajaran Rekam Medis
15
Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens
yang
khusus
agar
rujukan
dan
pengambilan
kembali
(retrieve) menjadi mudah dan cepat , terdapat 3 cara dalam sistem penjajaran rekam medis, yaitu : 1.Sistem nomor langsung / straight numerical filing Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam
medis
dengan
mensejajarkan berkas
dokumen
rekam
medis
berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan. 2. Sistem angka akhir / terminal digit filing Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. 3. Sistem angka tengah/ middle digit filing . Sistem
penjajaran
dengan
sistem
angka
akhir
yaitu
suatu
sistem
penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir. (9) E. Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor Sistem penyimpanan rekam medis yang dipergunakan adalah sistem numerik (berdasarkan angka atau nomor). Ada 3 (tiga) macam penyimpanan dengan sistem numerik yaitu:
1. Sistem nomor langsung (straight numerical filing system) Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan berkas rekam medis
16
dalam rak secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis. Misalnya, 225023, 225024, 225025, 225026.
Kebaikan dari sistem ini adalah : -
Sangat mudah mengambil sejumlah rekam medis sekaligus dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diperlukan, juga untuk mengambil rekam medis yang tidak aktif.
-
Mudah
melatih
petugas
yang
melaksanakan
pekerjaan
penyimpanan. Kelemahannya adalah : -
Kesibukan tidak merata. Pekerjaan paling sibuk terjadi pada rak penyimpanan yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
-
Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari nomor rekam medis untuk menghindari tertukarnya angka-angka yang bisa menyebabkan rekam medis salah simpan.
-
Pengawasan kerapian sukar dilakukan.
2. Sistem angka akhir (terminal digit filing system) Sistem ini menggunakan nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3, masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.
Contoh :
22 angka ketiga (tertiary digits)
50 angka kedua (secondary digits)
23 angka pertama (primary digits)
17
Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99.pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok
angka
ketiga,
sehingga
dalam
setiap
kelompok
penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.
Contoh :
22-50-23 23-50-23 24-50-23 25-50-24 26-50-25
Kebaikan sistem angka akhir ini adalah : -
Pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan.
-
Pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata.
-
Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di setiap section tersebut.
-
Jumlah
pertambahan
perencanaan rak.
rekam
medis
terkontrol,
memudahkan
18
-
Kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak.
Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.
3. Sistem angka tengah (middle digit) Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka.Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga.
Contoh :
22
Angka kedua
23
50
angka pertama
angka ketiga
Kebaikan sistem angka tengah adalah : -
Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.
-
Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir.
-
Penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.
-
Petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah.
-
Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas.
19
-
Terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (DEPKES, 1991 : 19). (10)
F. Sistem Penyimpanan Rekam Medis Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga . Ada 2 (dua)cara pengurusan penyimpanan dalam pengelolaan rekam medis yaitu:
1. Sentralisasi Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat yaitu bagian rekam medis.
Kebaikan sistem sentralisasi adalah : -
Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis
-
Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
-
Efisiensi kerja petugas.
-
Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.
Kelemahannya adalah : -
Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
-
Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan poliklinik.
20
2. Desentralisasi Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masingmasing unit pelayanan.Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat.Rekam medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang bersangkutan, sedangkan rekam medis pasien dirawat disimpan dibagian rekam medis.
Kebaikan sistem desentralisasi adalah : -
Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
-
Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan.
-
Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit.
Kelemahannya adalah : -
Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat penyakit pasien terpisah.
-
Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak.
-
Bentuk/isi rekam medis berbeda.
-
Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.
G. Pengertian 5 M (Man,Money,Market,Machine,Methode) Unsur manajemen atau sumber daya bagi manajemen adalah hal-hal yang merupakan modal bagi pelayanan manajemen , dengan modal itu akan lebih menjamin pencapaian tujuan . orang sering menyebut 5 M : 1. Man
: Sumber daya manusia
2. Money
: Uang atau anggaran
21
3. Market
: Pasien
4. Machine
: Alat-alat , mesin
5. Methode
: Metode ,tata cara , prosedur
H. Tracer Tracer atau kartu petunjuk keluar (out guide) yaitu kartu yang digunakan untuk penggantian DRM yang diambil untuk digunakan berbagai keperluan. Setiap DRM yang diambil dari rak file maka pada tracer harus dicatat nomer rekam medis, tanggal pengambilan/peminjaman, nama penerima/peminjam, untuk apa dan dimana (unit pelayanan apa), digunakan oleh, nomer surat ijin (bila diperlukan). Setelah tracer dicatat selipkan diantara DRM yang akan diambil dengan nomer rekam medis tampak diluar. Bila telah diselipkan ambil DRM yang dimaksud. Dengan demikian maka DRM yang sedang dgunakan (keluar dari rak) dapat diketahui digunakan untuk apa dan siapa penggunaanya mulai kapan digunakan. Selanjutnya apabila DRM telah selesai digunakan, maka ketika akan mengembalikan sudah ada petunjuk tracer tersebut. Tracer selain bermanfaat sebagai petunjuk keberadaan DRM, bermanfaat pula untuk menghitung tingkat penggunaannya per periode tertentu. Selain tingkat penggunaan DRM, dapat pula dihitung tingkat penggunaan atau unit penggunaan dengan cara yang sama.(11) I.
Prosedur Tetap 1. Pengertian Prosedur Tetap Prosedur
adalah
suatu
rangkaian
tugas-tugas
yang
saling
berhubungan yang merupakan urutan-urutan tugas menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang-ulang yang berarti prosedur adalah suatu tata kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap dan telah ditentukan.(12)
22
J. Ergonomi a. Pengertian Ergonomi Ergonomi adalah ilmu yang penerapannya berusaha untuk menyerasikan pekerjaan dan lingkungan terhadap orang atau sebaliknya dengan bertujuan mencapai produktivitas dan efisiensi yang setinggi-tingginya melalui pemanfaatan faktor manusia seoptimal-optimalnya. b. Ergonomi dan Pembangunan Pembangunan bertujuan suatu pertumbuhan yang cukup cepat. Pertumbuhan demikian hanya akan dicapai dengan baik bila produktivitas dan efisiensi tenaga kerja cukup tinggi. c. Antromometri Ergonomi antropometri adalah ilmu yang secara khusus mempelajari tentang pengukuran
tubuh
manusia,
ukuran
tubuh
manusia
bervariasi
berdasarkan umur, jenis kelamin, suku bangsa, bahkan kelompok pekerjaan, antropometri interaksi antara ruang dengan manusia secara dimensional dapat menimbulkan dampak antropometris, yaitu kesesuaian dimensi-dimensi ruang terhadap dimensi tubuh manusia. Tenaga kerja dalam Undang-undang No.14 Tahun 1969 tentang ketentuanketentuan pokok tenaga kerja merupakan subyek dan obyek pembangunan. Ergonomi yang mempunyai sasaran efisiensi dan keserasian kerja memiliki arti penting bagi tenaga kerja baik subyek maupun obyek.(13) K. Sarana Filling Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud
dan
tujuan,
yang
merupakan
penunjang
utama
terselenggaranya suatu proses. Fasilitas dan peralatan harus disediakan agar pelayanan yang efisien. (14)
23
1. Kode Warna Penyimpanan dokumen rekam medis sering terjadi salah letak atau missfile.Hal ini terjadi karena banyaknya dokumen yang harus diambil dan disimpan setiap harinya.Dalam upaya mengatasi salah letak / missfile maka pada sistem penjajaran angka akhir atau tengah dapat diberi kode warna sesuai 2 angka kelompok yang digunakan sebagai penjajaran. Ketentuan warnanya yaitu: 1. Angka 1 = Ungu 2. Angka 2 = Kuning 3. Angka 3 = Hijau tua 4. Angka 4 = Oranye 5. Angka 5 = Biru muda 6. Angka 6 = Coklat 7. Angka 7 = Kemerahan / Merah muda 8. Angka 8 = Hijau muda 9. Angka 9 = Merah 10. Angka 0 = Biru tua
Warna
tersebut
ditempelkan
dibawah
nomor
rekam
medis
yang
bersangkutan. Misalnya pada nomor rekam medis 2 angka kelompok akhir adalah 21 maka, dibawah nomor akan ditempelkan warna kuning dan ungu.(15) L. Kinerja Kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Kinerja petugas Rekam Medis didasarkan pada uraian tugas pokok dan fungsinya sebagai petugas rekam medis baik dibagian pendaftaran, pengkodean, pendistribusian dan analisis data berkas rekam
medis. Pelaksaaan tugas
24
pokok dan fungsi dalam suatu organisasi tergantung pada pendidikan, pengetahuannya, kejelasan uraian tugasnya, serta faktor pengalamannya.(15) Dalam penilaian kinerja umumnya hanya menilai hasil fisik, tetapi pelaksanaan pekerjaan perlu dipertimbangkan secara keseluruhan karena menyangkut berbagai bidang seperti kemampuan kerja, kerajinan, disiplin, hubungan kerja atau hal-hal khusus sesuai dengan bidang dan tingkat pekerjaan yang dijabatnya dimana ada 5 (lima) faktor dalam penilaian kinerja antara lain adalah kualitas pekerjaan, meliputi: akurasi, ketelitian, penampilan, dan penerimaan keluaran, kuantitas pekerjaan, meliputi: volume keluaran dan kontribusi, supervisi, meliputi: membutuhkan saran, arahan, atau perbaikan, kehadiran, meliputi: reguralitas, dapat dipercayai/andalkan, ketepatan waktu, dan konservasi, meliputi: pencegahan pemborosan, kerusakan, dan pemeliharaan peralatan.(16) M. Sumber Daya Manusia a. Tingkat Pendidikan Tingkat pendidikan petugas filing di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang belum terdapat lulusan DIII Rekam Medis. Kelima petugas dengan berlatar belakang pendidikan SMA. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
55
Tahun
2013
tentang
Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Di dalam pasal 3 berbunyi : 1) Standar kelulusan Diploma tiga (D3) sebagai ahli madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. 2) Standar kelulusan Diploma empat (D4) sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis. 3) Standar kelulusan Sarjana (S1) sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis. 4) Standar kelulusan Magister (S2) sebagai Magister Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam.(18)
25
N. Tugas Pokok Filling a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuai dengan kebijakkan penyimpanan dokumen rekam medis. b. Mengambil kembali dokumen rekam medis untuk berbagai keperluan. c. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dari dokumen rekam medis aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f.
Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan.
g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam medis. (19)
26
O. Kerangka Teori
Karakteristik petugas 1. Pendidikan 2. Pelatihan 3. Pengalaman Kerja
Tugas Pokok Filling
Kinerja
Sistem Filing : 1. Sistem Penomoran 2. Sistem Penyimpanan 3. Sarana Filing 4. Tata letak dan jarak filing dengan ruangan
Gambar 2.1 Kerangka Teori
Mutu Pelayanan
BAB III METODE PENELITIAN
A. Kerangka Konsep
Karakteristik petugas Filling 1. 2. 3. 4. 5.
Umur Jenis Kelamin Pendidikan Pelatihan Pengalaman Kerja
Kinerja Petugas Filling
SOP Pelayanan Filling
Sistem Filling 1. 2. 3. 4.
Sistem Penomoran Sistem Penyimpanan Sistem Penjajaran Tata Letak Ruang Filling
Gambar3.1 kerangka Konsep
27
28
B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah kualitatif, yaitu peneliti menganalisis sebuah kasus untuk mengetahui permasalahan yang ada .Metode yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode observasi dan wawancara yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung di dalam lapangan. Pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan cross sectional yaitu mengambil data secara lagsung pada saat penelitian . C. Variabel Penelitian 1. Krakteristik Petugas 2. Kinerja Petugas 3. Sistem Filing , meliputi: 1. Sistem Penomoran 2. Sistem Penyimpanan 3. Sistem Penjajaran 4. Sarana Filing 5. Tata letak dan jarak filing dengan ruangan
D. Definisi Operasional Tabel 3.1 Tabel Definisi Operasional No
Variable
Definisi Operasional
1.
Karakteristik Petugas
Ciri atau karakteristik petugas filling yang diukur berdasarkan hasil wawancara meliputi umur, jenis kelamin, pendidikan dan pengalaman kerja .
2.
SOP pelayanan filling
Aturan
tertulis
tentang
Standart
Pelayanan Minimal (SPM) berdasarkan hasil wawancara dan observasidi RS
29
Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang . 3.
Tata Letak Ruangan Tataletak ruangan filling berdasarkan Filling
observasi diukur dari luas ruangan , panjang ruangan , jarak antar sub rak filling
di RS Panti Wilasa Dr. Cipto
Semarang . 4.
Kinerja Petugas
Hasil kerja berdasarkan hasil observasi petugas filling dalam pengambilan rekam medis dinilai dari kecepatan , ketepatan , dalam pengambilan dokumen rekam medis dan dalam pengelolaan sistem filling di RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang .
5.
Sistem Penomoran
Sistem penomoran yang digunakan
di
RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang berdasarkan hasil wawancara . 6.
Sistem Pyimpanan
Sistem Penyimpanan yang digunakan di RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang berdasarkan hasil wawancara .
7.
Sistem Penjajaran
Sistem penomoran yang digunakan
di
RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang berdasarkan hasil Observasi .
30
E. Subjek dan Objek Penelitian 1. Subjek 5 petugas filing dan 1 kepala Rekam Medis di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang 2. Objek Objek dalam penelitian ini adalah kinerja petugas filing.
F. Instrumen Penelitian A. Pedoman Wawancara Membuat Pertanyaan kepada petugas 5 Filing dan 1 kepala Rekam Medis dengan pedoman wawancara yang sudah peneliti siapkan untuk mendapat jawaban dari petugas filing untuk mengetahui pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja, sistem penjajaran, tata letak dan jarak filing dan sarana.
B. Pedoman Observasi Cara pengumpulan data dengan mengamati objek penelitian secara langsung di lapangan .
G. Cara pengumpulan data 1. Wawancara Terstruktur Data yang diperoleh secara langsung dengan mengamati subjek penelitian sebagai informasi yang dicari melalui wawancara kepada petugas filing dan dari hasil observasi. 2. Observasi
31
Data yang diperoleh dengan cara mengamati secara langsung pada bagian filling Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang .
H. Pengolahan Data Pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah: 1. Editing
: mengoreksi data yang telah dikumpulkan.
2. Collecting
: mengumpulkan data sebagai sumber data.
3. Tabulasi
: mengelompokkan data hasil penelitian dalam sebuah table yang informatif.
I.
Analisa Data Dalam penelitian ini analisis yang digunakan adalah analisis diskriptif yaitu menganalisa hasil penelitian berdasarkan teori yang dicantumkan dalam tinjauan pustaka, agar diperoleh suatu gambaran yang jelas tentang kinerja petugas filing.
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Tahun 1948 muncul gagasan untuk mendirikan rumah sakit Kristen oleh pekerja Zending di Semarang yaitu Zr. N.G. de Jonge dan RH. Van Eyk. Kemudian dibentuk panitia pendiri Klinik Bersalin dengan ketua Ds. R. Soehardi Hadipranowo. Tahun 1949, Zr. A.J. Heidema dari Nederland datang akan memimpin klinik yang akan dibentuk. Tanggal 19 Januari 1950 diresmikan Klinik Bersalin Panti Wilasa yang mengandung arti Rumah Sih Kamirahan/Kawilasan.Klinik ini di bawah pengawasan Dr. Thio Kee Tiong. Akhir tahun 1950 ada 13 tempat tidur dan 18 orang karyawan. Kedatangan Dr. G.J. Dreckmeier pada bulan Januari 1952 memperkuat tim Klinik Bersalin Pantiwilasa. Tahun 1959, Dr. J. Bouma Spesialis Kebidanan/Kandungan datang dari Nederland.Tahun 1959, Dr. Oei Kiem Hien datang dari Sumba.Ibu J.T de Jong juga datang dari Nederland menjadi ibu asrama.Dr. A. Hoogerwerf datang dari Netherland menggantikan Dr. J. Bouma.Tahun 1967–1968 Dr. Kwik Tjhiang Poen membantu RB.Panti Wilasa serta aktif dalam bidang KB. Tahun 1969–1973 Dr. B. Kandu memimpin RS Bersalin dan Anak Panti Wilasa. Tanggal 9 November 1969 dilaksanakan peletakan batu pertama kompleks Panti Wilasa baru yang berlokasi di Jalan Citarum 98 Semarang, oleh Bapak Walikota Dati II Kodya Semarang, dengan bantuan dana dari pemerintah Kerajaan Belanda. Tanggal 28 November 1973 Dr. Mangkureno Sadijo memimpin komplek Panti Wilasa di Jl. Dr. Cipto 50 yang rencananya akan digunakan untuk Bagian 32
33
Penyakit Dalam dan Bedah serta Balai Pengobatan Umum. Sedangkan di tahun yang sama, gedung baru di Jl. Citarum diresmikan sebagai RS Panti Wilasa I yang menangani Bagian Kebidanan/penyakit kandungan dan penyakit anak. Tanggal 19 Januari 1974 merupakan saat bersejarah karena pada saat itu pelayanan di kompleks Jl. Dr. Cipto diresmikan : Rumah Sakit Umum Pantiwilasa Citarum. Tanggal 1 November 1978 adalah pemisahan RS.Panti Wilasa di kompleks Jl. Dr. Cipto 50 menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa II, sedangkan kompleks di Jl. Citarum menjadi Rumah Sakit Panti Wilasa. Tahun 1985–1988 Dr. Guno Samekto, Direktur RS Bethesda Yogyakarta, ditetapkan sebagai pejabat Direktur di RS Panti Wilasa II.Tahun 1991 -1994 Jabatan Direktur dipegang oleh Dr. M. Haryanto. Tahun 1994–1997, Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM menjabat sebagai Direktur RS Panti Wilasa II, jumlah tempat tidur 60 dan 90 orang karyawan. Tanggal 1 April 1994 tepat pada permulaan Pembangunan Jangka Panjang RS tahap II, dimulai pula pembangunan dan renovasi RS Panti Wilasa “Dr. Cipto“ terjadi penggantian nama rumah sakit melalui SK Direktur Jendral Pelayanan Medik tanggal 29 Agustus 1995 No. : YM. 02.04.3.5.03831, nama RS Panti Wilasa II diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Dr. Cipto, sedangkan nama RS Panti Wilasa I diubah nama menjadi RS Panti Wilasa Citarum. Pada tahun 1966 RS Panti Wilasa Dr.
Cipto
Semarangmendapat
penghargaan Penampilan Terbaik Pertama Tingkat Nasional RSU Swasta setara kelas D. Di tahun yang sama jumlah tempat tidur ditingkatkan menjadi 100 tempat tidur sehingga meningkat dari RSU kelas pertama menjadi RSU kelas Madya. Pada
periode
1997–2001
kembali
Direktur
RS
Pantiwilasa
Dr.
CiptoSemarang dijabat oleh Dr. Sri Kadarsih Subroto, MM, dan diperpanjang sampai dengan akhir tahun 2003.
34
Akhir tahun 1998 memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh dari Kesehatan Republik Indonesia untuk 5 standar pelayanan.Pada awal tahun 1999 jumlah tempat tidur ditingkatkan secara bertahap menjadi 120 dan karyawan sebanyak 228 orang. Pada tahun 2000 jumlah tempat tidur bertambah menjaddi 125 buah. Pada bulan April 2001, RS Panti Wilasa Dr. Cipto Semarang mulai digunakan sesuai Rencana Induk Pemgembangan dengan pembangunan gedung 4 lantai yang akan digunakan untuk Ruang ICU dan Ruang VIP. September 2001, memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh Tingkat Lanjut 12 standar dari Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pada
tanggal
19
Januari
2002,
gedung
4
lantai
untuk
Ruang
ICU/CCU/PICU/NICU, Ruang VIP dan aula diresmikan.Bertepatan dengan itu RS Pantiwilasa Dr. Cipto menerima sertifikat Akreditasi Tingkat Lanjut 12 standar yang diserahkan oleh Dirjen Yanmed DepkesRI. Pada tanggal 28 Februari 2003, diresmikan Ruang Helsa dan Ruang Gamma (Gedung 2 lantai yang semula adalah Ruang Gamma).Dengan demikian jumlah tempat tidur menajdi 180 buah. Dengan dioperasionalkan lantai II ini, maka pelayanan Ruang Pasca beRSalin bisa dipusatkan di lantai I (Ruang Helsa). Sedangkan pelayanan Ruang Anak menempati lantai II (Ruang Gamma). Pada bulan Maret 2003 mulai dibangun gedung (Instalansi Pengolahan Air Limbah)IPALberlantai II yang telah selesai pada tanggal 31 Desember 2003. Uniknya, lantai dasar digunakan untuk parkir kendaraan roda 2, lantai II (atas) untuk “pot bunga raksasa“ sebagai indikator bagi IPAL tersebut. Akhir tahun 2003, Tim Akreditasi RS Panti Wilasa Dr. CiptoSemarang yang diketuai oleh Dr. Yoseph, M.Kes mulai mempersiapkan diri untuk akreditasi 16 standar yang rencananya akan maju pada pertengahan tahun 2004.
35
17 Januari 2004, dilakukan pelantikan dan serah terima jabatan Direktur dari Dr. Sri Kadarsih Soebroto, MM kepada Dr. Yoseph Candra M.Kes untuk periode 2004–2008.
2. Motto, Visi, Misi Rumah Sakit a. Motto Melayani dengan cinta kasih, mengutamakan kualitas pelayanan. b. Visi 1) Rumah sakit bermutu pilihan masyarakat. 2) Rumah sakit bermutu sebagai rumah sakit yang mampu memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar pelayanan medis keperawatan dan menunjang secara professional untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. 3) Rumah sakit pilihan masyarakat sebagai rumah yang mampu menjadi rujukan masyarakat yang memiliki pelayanan kualitas, penuh cinta kasih yang tulus, hangat, dan bersahabat. c. Misi 1) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia 2) Meningkatkan mutu sistem pelayanan 3) Meningkatkan kepuasan pelanggan 4) Meningkatkan produktivitas dan efisiensi d. Jenis Pelayanan Rumah Sakit 1) Pelayanan Rawat Jalan 2) Pelayanan Rawat Inap 3) Pelayanan Gawat Darurat 4) Pelayanan Penunjang Hemodialisa
36
B. GAMBARAN UMUM UNIT REKAM MEDIS 1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
SUB KOMITE REKAM MEDIS
KOORD KEPALA INSTANSI PENUNJANG REKAM MEDIS
KEPALA INSTALANSI REKAM MEDIS
BAGIAN PENERIMAAN PASIEN Petrus A. TPPRJ Hermawan TPPRI
TPPGD
INFORMASI KESEHATAN DAN MEDIK LEGAL
PENGELOLAAN Adm REKAM MEDIS
REPORTING / PELAPORAN
ASSEMBLIN G DAN KODING
ASURANSI
INPUT / INDEKSING
PEMBUATAN VISUM BALASAN RUJUKAN
FILLING
37
2. Tugas Pokok Dan Fungsi Unit Rekam Medis. a. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pencatatan Data Rekam Medis (TPPRJ, TPPRI, TPPGD, IPP, URJ, URI, UGD) 1) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ) a) Menyediakan catatan dan dokumen RM baru b) Memberi informasi yang lengkap kepada pasien dan keluarganya tentang pelayanan di rumah sakit c) Melakukan pendaftaran pasien secara komputerisasi yaitu: 1. Pencatatan identitas dengan jelas dan benar 2. Mencari nomor RM lama dengan komputerisasi bagi pasien kunjungan lama yang tidak membawa KIB 3. Mendistribusikan dokumen RM ke IRJ 4. Membuat KIB 5. Melakukan registasi pasien rawat jalan 6. Membuat buku catatan penggunaan nomor RM dan buku pengendalian pemakaian dokumen RM 7. Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan pasien rawat jalan setiap bulan kepada kepala urusan rekam medis 8. Bertanggung
jawab
masalah
ketertiban,
keamanan
dan
kebersihan di bagian penerimaan pasien rawat jalan 9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan. 2) Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI) a) Menerima dan mendaftar pasien dari IRJ dan IGD yang akan dirawat inap b) Menyediakan dokumen RM yang sesuai dengan ruangan yang dituju atau sesuai dengan admission note. c) Menyediakan informasi tentang :
38
1. Nama pasien-pasien yang dirawat inap sesuai dengan
ruangan
dan kelas perawatannya 2. Tarif rawat inap 3. Pelayanan BPJS. 4. Informasi lain yang diperlukan oleh berbagai pihak
d) Membuat laporan kegiatan urusan penerimaan rawat inap setiap bulannya kepala kepala urusan RM. e) Bertanggung jawab terhadap masalah ketertiban, keamanan dan kebeRSihan serta inventarisasi barang di bagian penerimaan pasien rawat inap f)
Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan.
b. Prosedur Pelayanan Rekam Medis di Bagian Pengolahan Data Rekam Medis (Assembling, Koding/Indeksing, Filling, Analising/Reporting) 1) Assembling a) Mengalokasikan dan mengendalikan penggunaan dokumen Rekam Medis b) Memeriksa kelengkapan dokumen RM dan menyerahkan dokumen yang tidak lengkap ke kepala ruangan untuk dilengkapi c) Menulis nomor RM pada formulir yang belum terisi nomornya d) Melepas formulir yang tidak terpakai dan merakit kembali e) Mengurutkan jenis formulir sesuai nomor formulirnya atau riwayat pelayanan pasien f)
Menjaga ketertiban, keamanan, dan kebersihan dilingkungan urusan assembling
g) Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh atasan
39
2) Koding/Indeksing a) Memberi kode diagnosis penyakit berdasarkan ICD-10 b) Membuat indeks pernyakit, operasi, kematian, dan indeks dokter kemudian disimpan menurut abjad c) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
3) Filing a) Menerima dan mancatat dokumen RM pasien pulang b) Menyimpan dokumen yang sudah lengkap dengan metode angka akhir dan diurutkan sesuai nomor urut c) Mengambil dokumen RM untuk keperluan pelayanan dan keperluan lainnya d) Melakukan retensi dokumen RM menjadi dokumen aktif dan non-aktif e) Melayani peminjaman dokumen RM f)
Mengusulkan pemusnahan dokumen RM
g) Membuat laporan kegiatan kepada urusan filing setiap bulannya kepada kepala RM h) Bertangung jawab masalah ketertiban, keamanan pada bagian filing i)
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.
4) Analising/Reporting a) Mengumpulkan data RM sensus harian (rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat) dan buku laporan (instalasi pemeriksaan penunjang dan kebidanan & kandungan) b) Mengolah dan menabulasi data RM yang diperlukan untuk pelaporan c) Menyusun laporan bulanan, triwulan dan tahunan data RM, sesuai dengan : 1. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI
40
2. Petunjuk pelaporan dari Depkes RI d) Menjaga ketertiban, keamanan dan kebeRSihan di lingkungan urusan analisis dan pelaporan. e) Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
C. Hasil Penelitian Hasil pengamatan diperoleh dengan cara mengamati kegiatan pelayanan petugas filing sehari-hari dengan menggunakan pedoman observasi dan wawancara yang telah dibuat. Maka didapatkan hasil sebagai berikut : 1. SOP (Standart Operasional Pelayanan) Berdasarkan hasil wawancara kepada kepala Unit Rekam Medis RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang terdapat Standart Pelayanan Minimal (SPM) kepada petugas filling RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang yaitu 10 menit waktu pengambilan dokumen Rekam Medis untuk pelayanan rawat jalan . Namun SPM (Standart Pelayanan Minimal) tersebut belum dibuat secara tertulis dan hanya disampaikan secara lisan kepada petugas filling RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang .
2. Sistem Filing a. Sistem Penomoran Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, menggunakan sistem penomoran secara Unit Numbering System (UNS). Sistem penomoran ini dengan cara memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dan bayi baru lahir.
b. Sistem Penyimpanan
41
Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, menggunakan sistem penyimpanan
Sentralisasi.
Sistem
penyimpanan
ini
dengan
cara
menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan baik dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat menjadi satu folder (map). c. Sistem Penjajaran Sistem penjajaran di filling Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menggunakan TDF (terminal digit filling) yaitu mengelompokkan nomor rekam medis berdasarkan angka akhir nomor rekam medis . d. . Sarana Filing Lokasi filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang terletak satu ruangan dengan bagian assembling, koding indeksing, analysing reporting , pendaftaran berada di lantai bawah . Sarana yang digunakan untuk menunjang bagian filing antara lain : a. Kode Warna Di filing metode sudah menggunakan sistem kode warna.Hal tersebut menjadikan petugas lebih mudah dalam pencarian. b.Tracer Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, metode sudah menggunakan tracer, namun masih manual yaitu petugas pendaftaran rawat jalan harus menulis nomor rekam medis, nama pasien dan poli yang dituju didalam selembar kertas buffalo bergaris kemudian diserahkan kepada petugas filing guna pencarian dokumen rekam medis pasien.
42
e. Tata Letak Jarak Filing
2
s
^ 60cm
40cm
1
8 5
5
4 3 Gambar 2.4 Tata Letak dan Jarak Rak Filing Keterangan : 1. Meja Filling 2. Rak Filling 3. Meja Kepala Rekam Medis 4. Meja Petugas Analising Reporting 5. Meja Koding 6. Meja Assembling 7. Mesin Fotocopy 8. Loket Filling
6
7
6
43
3. Karakteristik Petugas Tabel 4.1 Karakteristik Petugas
Kepala RM
Tingkat Pendidikan Sarjana Kesehatan Masyarakat
Petugas Filing 1 SMA
Petugas Filing 2 SMA
Petugas Filing 3 SMA
Petugas Filing 4 SMA
Petugas Filing 5 SMA
Pelatihan
Pengalaman Kerja
Pelatihan Koding dan pelatihan Rekam Medis dan UU rekam medis Pelatihan Rekam Medis dan UU rekam Medis Pelatihan Rekam Medis dan UU rekam Medis Pelatihan Rekam Medis dan UU rekam Medis Pelatihan Rekam Medis dan UU rekam Medis Pelatihan Rekam Medis dan UU rekam Medis
14th
7th
7th
2th
3th
9th
Berdasarkan tabel 4.1 sebagian besar petugas filing berpendidikan terakhir SMA, dan dengan masa kerja 6-10 tahun . Semua petugas filling sudah mendapatkan pelatihan Rekam Medis dan Undang-Undang Rekam Medis .
44
4. Kinerja Petugas Filling Berdasarkan hasil penelitian kinerja petugas filling didapatkan sebagai berikut
Tabel 4.2 Perbandingan Kinerja Petugas Dengan Standar Pelayanan Minimal (SPM) No
No.RM
Pelaksanaan
Memenuhi
1
101xxx
12 menit
2
102xxx
5 menit
3
205xxx
5 menit
4
175xxx
6 menit
5
078032
9 menit
6
223xxx
8 menit
7
285xxx
9 menit
8
026xxx
11 menit
9
095xxx
5 menit
10
018xxx
5 menit
Tidak memenuhi
Berdasarkan tabel diatas presentase yang tidak memenuhi standart ( mencapai
)
BAB V PEMBAHASAN A. Pembahasan 1. SOP (Standart Oprasional Pelayanan) Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum ada SOP yang mengatur tentang SPM (Standart Pelayanan Minimal) pengambilan dokumen Rekam Medis rawat jalan , sehingga masih ada petugas yang terlambat mengambil dokumen untuk pasien rawat jalan dikarenakan SPM (Standart Pelayanan Minimal) disampaikan secara lisan oleh kepada Unit Rekam Medis kepada petugas filling RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang.
2. Sistem Filing a. Sistem Penomoran Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, menggunakan sistem penomoran secara Unit Numbering System (UNS). Sistem penomoran ini dengan cara memberikan satu nomor rekam medis pada pasien rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dan bayi baru lahir. Sistem penomoran Unit Numbering System
(UNS) memberikan
hanya satu unit rekam medis kepada pasien baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien berobat jalan ataupun untuk dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan berikutnya, sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis yang tersimpan dibawah satu nomor.(11) Sistem penomoran yang digunakan di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada
45
46
b. Sistem Penyimpanan Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang menggunakan sistem penyimpanan
Sentralisasi.
Sistem
penyimpanan
ini
dengan
cara
menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan baik dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat menjadi satu folder (map). Dalam teori disebutkan sistem penyimpanan sentralisasi adalah suatu sistem penyimpanan dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).(11) Sistem penyimpanan yang digunakan di bagian filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada. c. Sistem penjajaran Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang, metode penyimpanan DRM menggunakan sistem sentralisasi (rawat jalan dan rawat inap jadi satu).Sistem penjajaran digunakan dengan metode TDF (Terminal Digit Filling). Dalam teori disebutkan pemberian nomor secara unit (Unit Numbering System) yaitu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan, pasien rawat inap, gawat darurat dan bayi baru lahir. Kelebihan sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan, tetapi pengambilan data pasien akan lebih lama karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan pendaftaran pasien pernah berkunjung (berobat) atau sebagai pasien lama hanya
47
memiliki satu nomor. Kekurangan ini dapat diatasi dengan sistem pelayanan yang terpisah antara pendaftaran pasien lama atau baru.(10) Sistem penomoran yang digunakan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada. d. Sarana Filing Lokasi filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto terletak satu ruangan dengan bagian
assembling,
koding
indeksing,
analysing
reporting
dan
pendaftaran pasien. Sarana yang digunakan untuk menunjang bagian filing antara lain : 1) Kode Warna Di filing RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah terdapat sistem kode warna.Hal tersebut menjadikan petugas lebih mudah dalam pencarian dokumen Rekam Medis. Pemberian kode warna di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah sesuai dengan teori yang ada . 2) Tracer Di
filing
RS
Panti
Wilasa
Dr.Cipto
Semarang
sudah
menggunakan tracer, namun masih manual yaitu petugas pendaftaran rawat jalan harus menulis nomor rekam medis, nama pasien dan poli yang dituju didalam selembar kertas buffalo bergaris kemudian diserahkan kepada petugas filing guna pencarian dokumen rekam medis pasien. Dalam
teori
disebutkan
tracer
merupakan
kartu
yang
digunakan sebagai petunjuk digunakan keluarnya dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing. Dalam penggunaan nya tracer digunakan sebagai pengganti pada tempat dokumen rekam medis yang
48
dikeluarkan dari rak sampai dokumen rekam medis yang dipinjam dikembalikan ke rak filing.(11)
Sebaiknya tracer dicatat oleh petugas filling dengan memperbaiki sistem komputerisasi , dengan cara petugas pendaftaran hanya perlu mencatatkan nomor rekam medis pasien pada sistem komputer , lalu sistem akan otomatis mengirim nomor pendaftaran ke komputer filling dengan notifikasi , agar petugas filling mengetahui adanya permintaan dokumen pasien , dan baru dicatat pada tracer untuk meminimalis waktu yang ada .
e. Tata Letak Filing Dari hasil pengukuran jarak antar filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang rata-rata berkisar antara 40–60 cm. Dalam
teori disebutkan bahwa tata
letak filing
dapat
disesuaikan dengan efisiensi ruangan sedangkan jarak harus disesuaikan dengan gerak petugas sehingga dapat meningkatkan kualitas mutu pelayanan dokumen rekam medis. Jarak antar filing seharusnya 2 kali lebar bahu orang dewasa. Rata-rata jarak filing berkisar 1,5 meter sehingga petugas yang berpapasan tidak harus memutar guna menjaga arus lalu lintas. Ruang filing seharusnya tidak berdekatan dengan pintu utama, karena disebutkan dalam teori perancangan manajemen kerja dengan berdasarkan aspek hukum kesehatan seharusnya unit rekam medis tidak menempatkan pintu utama berdekatan dengan ruang filing.Hal ini untuk mencegah risiko DRM pasien hilang maupun isi keamanan DRM pasien itu sendiri.
49
Meja-meja petugas seharusnya menghadap dengan dengan arah yang sama dan berjarak 1-1,5 meter antar meja. Penggunaan peralatan lebih dekat dengan pemakainya.(2) Terdapat loket filling pada bagian ruang filling untuk keluarga pasien yang diperuntukan untuk mengurus asuransi dll .pada hal tersebut keluarga atau pasien yang akan mengurus asuransi dll dapat melihat dokumen rekam medis pada loket , tentunya hal tersebut tidak boleh terjadi karena
dokumen rekam medis adalah dokumen yang
sangat rahasia dan harus dijaga kerahasiaannya oleh petugas rumah sakit . Jarak antar rak filing yang terlalu sempit menjadikan kendala bagi petugas filing dalam proses pencarian. Sebaiknya jarak antar filing tersebut melihat aspek anthropometri lebar bahu orang dewasa yaitu persentil 95%.Hal tersebut dikarenakan agar petugas lebih leluasa dalam pencarian. Luas ruangan filling terlalu sempit , panjang ruang filing hanya 16 meter dan lebar 8 meter . luas tersebut diisi rak filling yang berjumlah 22 rak filling yang tentunya sangat tidak efisien untuk kinerja petugas filling .
3. Karakteristik Petugas a. Tingkat Pendidikan Tingkat pendidikan petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum terdapat lulusan DIII Rekam Medis. Kelima petugas filing berjenis kelamin laki-laki dengan berlatar belakang pendidikan SMA ..
50
Dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Di dalam pasal 3 berbunyi : 5) Standar kelulusan Diploma tiga (D3) sebagai ahli madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan 6) Standar kelulusan Diploma empat (D4) sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis 7) Standar kelulusan Sarjana (S1) sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis 8) Standar kelulusan Magister (S2) sebagai Magister Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam.(20)
b. Pelatihan dan Pengalaman Kerja Di di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarangpetugas filing Hanya mendapatkan pelatihan tentang rekam medis dan undang-undang rekam medis . Pengalaman kerja petugas filing rata-rata 6-10tahun .Di dalam teori disebutkan bahwa pelatihan menjadi salah satu cara apabila staf rekam medis yang belum memenuhi kualifikasi dan pendidikan elemen standar Kualifikasi Pendidikan dan Staf (KPS). Pelaksanaan pelatihan kerja untuk staf rekam medis termasuk dalam program pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM).Pengembangan Sumber Daya manusia (SDM) memiliki dua jalur, yaitu jalur formal dan informal. Jalur formal diberikan untuk staf rekam medis yang akan menempuh pendidikan dan jalur informal untuk staf rekam medis yang akan menempuh pelatihan. Ada dua jenis pelatihan untuk staf rekam medis yaitu pelatihan internal dan eksternal. Pada pelatihan internal bekerja sama dengan organisasi profesi. Sedangkan untuk pelatihan
51
eksternal, beberapa staf rekam medis dikirim untuk mengikuti pelatihan yang diadakan di luar Rumah Sakit tersebut. Pelatihan yang telah dilakukan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang untuk petugas filing sudah efisien karena melihat latar belakang pendidikan petugas filing yang belum lulusan D3 Rekam Medis sehingga kinerja petugas dapat memenuhi syarat standar mutu pelayanan rekam medis.
4. Kinerja Petugas Filling Berdasarkan hasil pengamatan perbandingan kinerja petugas filling dengan Standart Pelayanan Minimal (SPM) didapatkan persentase 20% tidak memenuhi Standart Pelayanan Minimal (SPM), sedangkan yang memenuhi Standart Pelayanan Minimal (SPM) didapatkan persentase 80% . Standart Pelayanan Minimal (SPM) tentang waktu penyediaan DRM Rawat Jalan diRS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarangtidak ada SOP secara tertulis dan disampaikan secara lisan oleh kepala Unit Rekam Medis kepada petugas filling bahwa penyediaan DRM adalah
dan target yang
harus dicapai adalah 90%. Hal ini berarti kinerja petugas filling belum memenuhi target karena hanya didapatkan 80% dari target 90% . Oleh karena itu perlu dilakukan evaluasi tentang kinerja petugas filling sacara rutin untuk memastikan bahwa SOP (Standart Operasional Pelayanan) sudah dijalankan dengan baik .
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
A.
Kesimpulan Dari hasil pengamatan dan pembahasan dalam penelitian maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. SOP (Standart Operasional Pelayanan) untuk mengatur Standart Pelayanan Minimal (SPM) di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang belum dibuat secara tertulis . 2. Sarana filing yang digunakan di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang adalah tracer namun tracer yang digunakan masih manual yaitu petugas pendaftaran menulis nomor rekam medis dan poli yang dituju . 3. Berdasarkan pengukuran jarak antar rak filing didapat rata-rata 40-60 cm, sehingga jarak antar rak filing tersebut dirasa masih kurang luas karena petugas merasa sangat kurang leluasa dalam proses pengambilan DRM pasien sehingga berdampak pada lamanya pelayanan pasien Rawat Jalan . 4. Terdapat loket pada ruang filling sehingga pasien atau keluarga pasien dapat melihat dokumen rekam medis dari luar , seharusnya selain petugas tidak boleh ada pasien atau keluarga pasien yang melihat rekam medis karena dokmen rekam medis sangat bersifat rahasia . 5. Keseluruhan petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang ada 5 (lima) orang petugas dengan jenis kelamin laki-laki. Petugas terdiri dari berbagai latar belakang, semua berlatar belakang Sekolah Menengah Atas (SMA). 6. Pelatihan yang pernah diikuti petugas filing di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang dalam meningkatkan kinerjanya antara lain pelatihan Rekam medis dan undang-undang rekam medis .. 52
53
7. Berdasarkan
perbandingan
kinerja
petugas
dengan
Standar
Pelayanan Minimal disimpulkan kinerja petugas belum memenuhi target waktu pelayanan penyediaan dokumen rekam medis. B. Saran Dari kesimpulan di atas, untuk meningkatkan kinerja petugas filing peneliti menyarankan: 1. Perlunya dibuatkan SOP (Standart Operasional Pelayanan) untuk mengatur Standart Pelayanan Minimal (SPM) di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang secara tertulis . 2. Sebaiknya dibuatkan tracer yang secara otomatis tercetak setelah petugas pendaftaran selesai melayani pasien , atau sebaiknya tracer dicatat oleh petugas filling dengan memperbaiki sistem komputerisasi dengan cara petugas pendaftaran hanya perlu mencatat nomor rekam medis pasien pada sitem komputerisasi
, maka sistem komputerisasi akan otomatis mengirim nomor
rekam medis pasien ke komputer petugas filling dengan notifikasi agar petugas filling dapat mengetahui adanya permintaan dokumen rekam medis . 3. Perlunya pembenahan jarak antar rak filing dengan ukuran anthropometri 95% yaitu 2 kali lebar bahu orang dewasa supaya petugas lebih leluasa dalam proses pencarian DRM pasien dan pembenahan tata ruang filling agar petugas dapat leluasa mengambil dokumen dan bekerja untuk memenuhi kebutuhan pasien. 4. Petugas rekam medis bagian filing sebaiknya berlatar belakang pendidikan DIII Rekam Medis, hal tersebut telah dijelaskan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Atau member kebijakan petugas filling agar mengambil pendidikan DIII Rekam Medis , jika petugas filling tidak mampu maka petugas filling sebaiknya diberi pelatihan-pelatihan secara berkala .
54
5. Sebaiknya loket untuk mengurus asuransi dll tidak ditempatkan pada bagian filling , agar dokumen rekam medis tetap bisa terjaga dengan baik kerahasiannya .
DAFTAR PUSTAKA
1. Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis 2. Suma’mur. Egonomi Untuk Produktivitas Kerja. Jakarta : Haji Masagung. 1989. 3. Huffman, Edna K. Health Information Manajement. Physician Record Company Berwyn Linois.1994. 4. Skurka, MF, (AHA= American Hospital Association), 1988. 5. Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008, Rekam Medis. Jakarta 2008. 6. Undang – Undang No 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan, Jakarta 2009. 7. Shofari, Bambang, dr. MMR, 2008. Sistem Rekam Medis di Pelayanan Kesehatan . Semarang. (tidak dipublikasikan) 8. fauzimade.wordpress.com,cara-pengisian-register-tpprj 9. http://www.medrec07.com/2014/12/sistem-penjajaran-berkas-rekam-medis.html 10. Indra Nur Asmayanti , Tinjauan Tata Kelola Sistem Filling Rekam Medis Rawat Jalan di RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011 , 2011 11. Wintri, santri. Sistem Penyimpanan, Penomoran dan Penjajaran Rekam Medis, 2011, http//dedemedrec.blogspot.com, diakses tanggal 8 juni 2015. 12. Peraturan Menteri Kesehatan No:269/Menkes/PER/III/2008. 13. Suma’mur. Egonomi Untuk Produktivitas Kerja. Jakarta : Haji Masagung 14. Alwi, S. Manajemen Sumber Daya Manusia; Strategi Keunggulan Kompetitif. Yogyakarta : BPFE Yogyakarta. 2001. 15. Astuti, Retno Setijaningsih. Pemanfaatan Kode Warna Untuk Kemudahan Kelacakan Berkas Rekam Medis. Visikes Jurnal Kesehatan. Volume 3 : 41-47. 2004. 16. Suprihanto, J. Perilaku Organisasional. Yogyakarta : Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. 2006 17. Mangkunegara, AP. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Remaja Rosdakarya. 18. Kementerian Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis .
55
56
19. Daryanto , Feby Fauzani Fadillah, Gilang Utama, Indra Muhamad Iqbal . Manajemen Informasi Kesehatan II .
LAMPIRAN 1
Lampiran 2
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2017 Pedoman Wawancara Petugas Filing
Nama
:A
Pendidikan Terakhir : SMA Umur
: 38 th
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Lama Kerja
: 7th
1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Jawab : pelatihan yang pernah diikuti adalah pelatiha Rekam Medis dan UndangUndang Rekam Medis. 2. Sebelum bekerja pada bagian filing, Anda bekerja dimana / bagian apa? Jawab : Hanya dibagian Filling saja . 3. Seperti apakah sistem penjajaran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangannya? Jawab : Sistem penjajaran yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang adalah Terminal Digit Filing (TDF), sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir. Kelebihan : Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap sectionnya dapat terkontrol dan tersebar secara merata.
Kekurangan : Untuk selama ini dirasa belum ada, hanya saja jika terdapat petugas filing baru perlu diadakan pelatihan agar tidak terjadi kekeliruan (missfile). 4. Seperti apakah sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara unit, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Kelebihan : informasi medis lebih akurat. 5. Seperti apakah sistem penyimpanan yang digunakan di filing? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penyimpanan nya dengan cara sentralisasi, dengan menyatukan formulir rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam 1 map. Kelebihan : Data dan informasi medis hasil pelayanannya dapat berkesinambungan. 6. Apakah pada sistem filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : Sudah menggunakan kode warna jadi lebih meudahkan petugas untuk mengambil dokumen rekam medis . 7. Apakah tata letak filing sesuai dengan efisiensi ruang? Jawab : belum memadahi dan kurag efisien karena terlalu sempit , jadi petugas tidak leluasa dalam bekerja . 8. Apakah jarak filing sesuai dengan gerak petugas? Jawab : Belum sesuai, karena letak ruangan yang kurang memadai menjadikan jarak antar rak filing sempit 9. Apa saja sarana yang tersedia di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam menunjang pelayanan rekam medis?
Jawab : Tracer , buku ekspedisi , bon pinjam . 10. Kendala apa yang dihadapi petugas filing? Jawab : Letak lemari yang terlalu sempit dan ruangan yang kurang memadai menjadikan petugas tidak leluasa dalam pencarian.
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 Pedoman Wawancara Petugas Filing
Nama
:B
Pendidikan Terakhir : SMA Umur
: 48 th
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Lama Kerja
: 7th
1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Jawab : pelatihan yang pernah diikuti adalah pelatiha Rekam Medis dan UndangUndang Rekam Medis. 2. Sebelum bekerja pada bagian filing, Anda bekerja dimana / bagian apa? Jawab : Pendaftaran 2 tahun . 3. Seperti apakah sistem penjajaran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangannya? Jawab : Sistem penjajaran yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang adalah Terminal Digit Filing (TDF), sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir. Kelebihan : Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap sectionnya dapat terkontrol dan tersebar secara merata.
Kekurangan : Untuk selama ini dirasa belum ada, hanya saja jika terdapat petugas filing baru perlu diadakan pelatihan agar tidak terjadi kekeliruan (missfile).
4. Seperti apakah sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara unit, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Kelebihan : informasi lebih mudah dibaca dan dimengerti . 5. Seperti apakah sistem penyimpanan yang digunakan di filing? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penyimpanan nya dengan cara sentralisasi, dengan menyatukan formulir rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam 1 map. Kelebihan : Data dan informasi medis hasil pelayanannya dapat berkesinambungan. 6. Apakah pada sistem filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : Sudah menggunakan kode warna jadi lebih meudahkan petugas untuk mengambil dokumen rekam medis . 7. Apakah tata letak filing sesuai dengan efisiensi ruang? Jawab : belum memadahi dan kurag efisien karena terlalu sempit , jadi petugas tidak leluasa dalam bekerja . 8. Apakah jarak filing sesuai dengan gerak petugas? Jawab : Belum sesuai, karena letak ruangan yang kurang memadai menjadikan jarak antar rak filing sempit
9. Apa saja sarana yang tersedia di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : Tracer , buku ekspedisi , bon pinjam . 10. Kendala apa yang dihadapi petugas filing? Jawab : Letak lemari yang terlalu sempit dan ruangan yang kurang memadai menjadikan petugas tidak leluasa dalam pencarian.
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 Pedoman Wawancara Petugas Filing
Nama
:C
Pendidikan Terakhir : SMA Umur
: 35 th
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Lama Kerja
: 2th
1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Jawab : pelatihan yang pernah diikuti adalah pelatiha Rekam Medis dan UndangUndang Rekam Medis. 2. Sebelum bekerja pada bagian filing, Anda bekerja dimana / bagian apa? Jawab : Hanya dibagian Filling saja . 3. Seperti apakah sistem penjajaran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangannya? Jawab : Sistem penjajaran yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang adalah Terminal Digit Filing (TDF), sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir. Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap sectionnya dapat terkontrol, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan, rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
Kekurangan : Untuk selama ini dirasa belum ada, hanya saja jika terdapat petugas filing baru perlu diadakan pelatihan agar tidak terjadi kekeliruan (missfile).
4. Seperti apakah sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara unit, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Kelebihan : informasi medis dapat berkesinambungan sehingga riwayat perjalanan penyakitnya mudah dibaca. 5. Seperti apakah sistem penyimpanan yang digunakan di filing? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penyimpanan nya dengan cara sentralisasi, dengan menyatukan formulir rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam 1 map. Kelebihan : Mengurangi duplikasi data, efisiensi kerja petugas sehingga petugas tidak perlu bolak balik.. 6. Apakah pada sistem filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : Sudah menggunakan kode warna jadi lebih meudahkan petugas untuk mengambil dokumen rekam medis . 7. Apakah tata letak filing sesuai dengan efisiensi ruang? Jawab : belum memadahi dan kurang efisien karena terlalu sempit , jadi petugas tidak leluasa dalam bekerja . 8. Apakah jarak filing sesuai dengan gerak petugas? Jawab :
Belum sesuai, karena letak ruangan yang kurang memadai menjadikan jarak antar rak filing sempit 9. Apa saja sarana yang tersedia di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : Tracer , buku ekspedisi , bon pinjam . 10. Kendala apa yang dihadapi petugas filing? Jawab : Letak lemari yang terlalu sempit dan ruangan yang kurang memadai menjadikan petugas tidak leluasa dalam pencarian.
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 Pedoman Wawancara Petugas Filing
Nama
:D
Pendidikan Terakhir : SMA Umur
: 33 th
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Lama Kerja
: 3th
1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Jawab : pelatihan yang pernah diikuti adalah pelatiha Rekam Medis dan UndangUndang Rekam Medis. 2. Sebelum bekerja pada bagian filing, Anda bekerja dimana / bagian apa? Jawab : pendaftran 1 tahun . 3. Seperti apakah sistem penjajaran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangannya? Jawab : Sistem penjajaran yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang adalah Terminal Digit Filing (TDF), sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir. Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap sectionnya dapat terkontrol, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan, rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
Kekurangan : Untuk selama ini dirasa belum ada, hanya saja jika terdapat petugas filing baru perlu diadakan pelatihan agar tidak terjadi kekeliruan (missfile).
4. Seperti apakah sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara unit, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Kelebihan : sebagai petunjuk petugas dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan dibagian filing, sedangkan bagi pasien informasi medis dapat berkesinambungan sehingga riwayat perjalanan penyakitnya mudah dibaca. 5. Seperti apakah sistem penyimpanan yang digunakan di filing? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penyimpanan nya dengan cara sentralisasi, dengan menyatukan formulir rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam 1 map. Kelebihan : Dapat mengurangi duplikasi data, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas karena DRM pasien berada dalam 1 folder dan dapat mengurangi biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan. 6. Apakah pada sistem filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : Sudah menggunakan kode warna jadi lebih meudahkan petugas untuk mengambil dokumen rekam medis . 7. Apakah tata letak filing sesuai dengan efisiensi ruang? Jawab : belum memadahi dan kurang efisien karena terlalu sempit , jadi petugas tidak leluasa dalam bekerja . 8. Apakah jarak filing sesuai dengan gerak petugas?
Jawab : Belum sesuai, karena letak ruangan yang kurang memadai menjadikan jarak antar rak filing sempit 9. Apa saja sarana yang tersedia di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : Tracer , buku ekspedisi , bon pinjam . 10. Kendala apa yang dihadapi petugas filing? Jawab : Letak lemari yang terlalu sempit dan ruangan yang kurang memadai menjadikan petugas tidak leluasa dalam pencarian.
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 Pedoman Wawancara Petugas Filing
Nama
:E
Pendidikan Terakhir : SMA Umur
: 27 th
Jenis Kelamin
: Laki-Laki
Lama Kerja
: 9th
1. Apa saja pelatihan yang pernah diikuti selama bekerja di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Jawab : pelatihan yang pernah diikuti adalah pelatiha Rekam Medis dan UndangUndang Rekam Medis. 2. Sebelum bekerja pada bagian filing, Anda bekerja dimana / bagian apa? Jawab : pada pendaftaran selama 4 tahun . 3. Seperti apakah sistem penjajaran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangannya? Jawab : Sistem penjajaran yang digunakan di Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang adalah Terminal Digit Filing (TDF), sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir. Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap sectionnya dapat terkontrol, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan, rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
Kekurangan : Untuk selama ini dirasa belum ada, hanya saja jika terdapat petugas filing baru perlu diadakan pelatihan agar tidak terjadi kekeliruan (missfile).
4. Seperti apakah sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penomoran yang digunakan di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara unit, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat. Kelebihan : sebagai petunjuk petugas dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan dibagian filing, sedangkan bagi pasien informasi medis dapat berkesinambungan sehingga riwayat perjalanan penyakitnya mudah dibaca. 5. Seperti apakah sistem penyimpanan yang digunakan di filing? Apa kelebihan dan kekurangan? Jawab : Sistem penyimpanan nya dengan cara sentralisasi, dengan menyatukan formulir rekam medis baik rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat kedalam 1 map. Kelebihan : Dapat mengurangi duplikasi data, memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas karena DRM pasien berada dalam 1 folder dan dapat mengurangi biaya yang digunakan untuk peralatan dan ruangan. 6. Apakah pada sistem filing sudah menggunakan kode warna? Jawab : Sudah menggunakan kode warna jadi lebih meudahkan petugas untuk mengambil dokumen rekam medis . 7. Apakah tata letak filing sesuai dengan efisiensi ruang? Jawab : belum memadahi dan kurang efisien karena terlalu sempit , jadi petugas tidak leluasa dalam bekerja . 8. Apakah jarak filing sesuai dengan gerak petugas?
Jawab : Belum sesuai, karena letak ruangan yang kurang memadai menjadikan jarak antar rak filing sempit 9. Apa saja sarana yang tersedia di filing Rumah Sakit Panti Wilasa DR Cipto Semarang dalam menunjang pelayanan rekam medis? Jawab : Tracer , buku ekspedisi , bon pinjam . 10. Kendala apa yang dihadapi petugas filing? Jawab : Letak lemari yang terlalu sempit dan ruangan yang kurang memadai menjadikan petugas tidak leluasa dalam pencarian.
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016 Pedoman Wawancara Kepala Rekam Medis
Nama
:X
Pendidikan Terakhir : S1 Kesehatan Masyarakat Umur
: 35 th
Jenis Kelamin
: Perempuan
Lama Kerja
: 14th
1. Apakah ada standart pelayanan minimal pengambilan dokumen Rekam Medis bagi petugas filling ? Jawab : Ada standart pengambilan dokumen rekam medis , yaitu 10 menit mulai dari pendaftaran , petugas mencari dokumen rekam medis dan mengantar ke poli maxsimal ada 10 menit . 2. Sudahkan ada SPO untuk waktu pengambilan dokumen rekam medis di bagian filling ? Jawab: Belom ada Protap atau SPO yang mengatur standart tersebut , namun kepala Rekam Medis member aturan secara lisan kepada petugas filling. 3. Bagaimana cara pemusnahan Dokumen rekam medis yang sudah diretensi ? Jawab :
Dokumen yang sudah diretensi akan ditaruh diatas rak filling berdasarkan rak tempat DRM tersebut .
Lampiran 3
ANALISA KINERJA PETUGAS FILLING DI RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2016
Pedoman Observasi Petugas Filing
Variabel Penelitian
Hasil Ya
1
Sistem Penjajaran
Tidak
Keterangan Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto
Apakah semua dokumen
Semarang semua dokumen
disimpan dengan sistem
telah disimpan dengan
penjajaran nomor rekam medis?
sistem penjajaran nomor rekam medis. Sistem penjajaran yang digunakan yaitu Terminal Digit Filing (TDF). sistem penjajaran dokumen rekam medis berdasarkan 2 angka kelompok akhir.
2
Sistem Penomoran
Sudah, sistem penomoran
Apakah pemberian nomor DRM
yang digunakan di RS Panti
sudah seragam?
Wilasa Dr.Cipto Semarang yaitu dengan pemberian nomor secara UNS, dimana satu nomor rekam medis dipakai untuk berobat rawat
jalan, rawat inap dan gawat darurat.
3
Penggunaan Kode Warna
Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto
Apakah penyimpanan DRM
Semarang sudah
sudah menggunakan kode
menggunakan kode warna
warna?
yaitu : 1. Kuning 2. Hijau 3. Ungu tua 4. Biru muda 5. Cokelat 6. Biru tua 7. Orange tua 8. Biru 9. Coklat muda 10. Ungu muda
4
Tata Letak dan Jarak Filing
Tata letak dan jarak filling
Apakah tata letak filing sudah
belom sesuai dan efisien ,
sesuai dengan efisiensi ruang?
karena jarak terkaku dekat dan sangat sempit . bahkan dengan luas ruangan 16meterx8meter dan jumlah 22 rak terlalu dipaksakan dan sangat tidak efisien
Apakah jarak filing sudah sesuai
Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto
dengan gerak petugas?
Semarang jarak antar rak filing dirasa masih kurang sesuai, sebaiknya minimal menggunakan pengukuran persentil 95% yaitu 2 kali lebar bahu petugas dengan menyesuaikan ruang gerak petugas.
5
Sarana
Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto
Apakah terdapat buku ekspedisi
Semarang sudah
untuk mencatat DRM yang
menggunakan buku
keluar ataupun kembali?
ekspedisi sebagai sarana petugas filing dalam mencatat DRM yang keluar maupun kembali.
Apakah untuk pengambilan DRM disediakan tracer?
Di filing Di RS Panti Wilasa Dr.Cipto Semarang sudah menggunakan tracer dalam pengambilan DRM pasien, namun masih manual yaitu petugas pendaftaran rawat jalan harus menulis nomer rekam medis, nama pasien
dan poli yang dituju didalam selembar kertas buffalo bergaris kemudian diserahkan kepada petugas
ANALISA PETUGAS FILLING RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2017 DALAM KETEPATAN , KECEPATAN MENGAMBIL DOKUMEN REKAM MEDIS SESUAI STANDART PELAYANAN MINIMAL Petugas
Waktu DRM Datang
Waktu DRM Dikirim
Lama Waktu
Waktu Standart Minimal
HASIL
10.21
10.33
12 menit
10 Menit
10.48
10.53
5 menit
10 Menit
10.18
10.22
5 menit
10 Menit
10.31
10.37
6 menit
10 Menit
11.01
11.10
9 menit
10 Menit
11.30
10.38
8 menit
10 Menit
09.07
09.16
9 menit
10 Menit
09.40
09.51
11 menit
10 Menit
10.30
10.35
5 menit
10 Menit
13.09
13.14
5 menit
10 Menit
Sesuai
Tidak Tepat
Petugas A
Petugas B
Petugas C
Petugas D
Petugas E
ANALISA PETUGAS FILLING RUMAH SAKIT PANTI WILASA DR CIPTO SEMARANG TAHUN 2017
Pedoman Observasi Petugas Filing Variabel Penelitian
Hasil Ya
1
Jadwal Retensi Arsip. Apakah
sudah
terdapat
jadwal retensi arsip di rumah sakit?
Tidak
Keterangan Di
Rumah
Sakit
Panti
Wilasa Dr.Cipto
sudah
terdapat
retensi
arsip.
jadwal Untuk
penyakit
Umum (DRM aktif RJ,RI selama
5th
dan
DRM
inaktif 2th), Mata (DRM aktif RJ 5 th RI 5th dan DRM
inaktif
2th),
Jiwa
(DRM aktif RJ 10th RI 10th dan
DRM
Orthopedi
inaktif
5th),
(DRM
aktif
RJ,RI 10th dan DRM inaktif 10th
dan
10th),
Kusta
(DRM aktif RJ,RI 16th dan DRM RJ,RI inaktif 15thdan 2th), Ketergantungan Obat (DRM aktif RJ,RI 15th dan DRM inaktif 15th dan 2th),
Jantung (DRM aktif RJ,RI 10th dan DRM inaktif 10th dan 2th), Paru (DRM aktif RJ 5 th RI 5th dan DRM inaktif 10th dan 2th). 2
Prosedur Retensi. Apakah
petugas
melaksanakan retensi
sesuai
sudah kegiatan
Belum , karena setelah memilih
DRM
yang
diretensi
petugas
hanya
menaruh dokumen diatas
dengan
rak
prosedur yang ada di rumah
filling
,
tidak
menaruhnya di rak filling in
sakit?
aktif , hal ini terjadi karna tempat rak filling berada diluar RS dr.cipto . 3
Kebijakan Retensi DRM. Apakah di rumah sakit sudah ada kebijakan retensi?
Sudah, yaitu berkas rekam medis yang dimusnahkan adalah
berkas
rekam
medis
yang
sudah
dinyatakan tidak ada nilai guna, pemusnahan dilaksanakan
kegiatan berkas oleh
tim
pemusnah yang ditetapkan Direktur Rumah Sakit Panti Wilasa Dr.cipto semarang
4
Pengetahuan Petugas Filing
petugas
Sudah , karena walaupun petugas
Terhadap Retensi. Apakah
filing
mengetahui tentang tata cara
filling
mendapatkan
sudah pelatihan
pengetahuan rekam medis yang diadakan oleh rumah
retensi?
sakit panti wilasa dr.cipto semarang . 5
.di
Sarana. Apakah terdapat dokumen pendukung
untuk
retensi
seperti KIUP dan Tracer?
Rumah
Sakit
Panti
Wilasa Dr.cipto semarang sudah terdapat KIUP dan Tracer untuk
sebagai retensi
rekam medis
sarana dokumen
Lampiran 4
