ANALISIS SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP BEBAN KERJA DI BAGIAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WISN (WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING NEED) DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2016 KARYA TULIS ILMIAH
OLEH:
IRADAT SURYANI ZEBUA NIM: 1313466017
AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN (APIKES) IMELDA MEDAN TA.2015/2016
1
ANALISIS SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP BEBAN KERJA DI BAGIAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WISN (WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING NEED) DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2016
HASIL PENELITIAN Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
Oleh:
IRADAT SURYANI ZEBUA NIM. 1313466017
AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN (APIKES) IMELDA MEDAN TA.2015/2016
2
LEMBAR PERSETUJUAN ANALISIS SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP BEBAN KERJA DI BAGIAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WISN (WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING NEED) DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2016
OLEH :
IRADAT SURYANI ZEBUA NIM: 1313466017
Penelitian Ini telah Disetujui oleh Dosen Pembimbing sebagai Persyaratan Menyelesaikan Pendidikan Ahli Madya di Akademi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Imelda Medan
Disetujui : Dosen Pembimbing
(Welly Satria Dewi SKM, SST MIK)
Disahkan Oleh: Direktur Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Imelda Medan
(dr. Suheri Parulian Gultom, M.Kes) LEMBAR PENGUJIAN 3
Penelitian dengan Judul : ANALISIS SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP BEBAN KERJA DI BAGIAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WISN (WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING NEED) DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2016
OLEH IRADAT SURYANI ZEBUA NIM: 1313466017 Telah Diuji dan Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji Pada Tanggal Bulan Tahun
Penguji I
: Aureliya Hutagaol, S.Kep., Ns.MPH
(
)
Penguji II
: Welly Satria Dewi SKM, SST MIK
(
)
(
)
Penguji III : Rizca Annur Hadya, SST
Disahkan : Direktur Akademi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Imelda
(dr. Suheri P. Gultom, M.Kes)
4
PERNYATAAN
ANALISIS SUMBER DAYA MANUSIA TERHADAP BEBAN KERJA DI BAGIAN PENYIMPANAN REKAM MEDIS MENGGUNAKAN METODE WISN (WORKLOAD INDICATOR OF STAFFING NEED) DI RUMAH SAKIT UMUM PUSAT H. ADAM MALIK MEDAN TAHUN 2016
TUGAS AKHIR
Saya mengakui bahwa Tugas Akhir ini adalah hasil kerja saya sendiri, kecuali ada beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing disebutkan sumbernya
Medan,
Agustus2016
IRADAT SURYANI ZEBUA NIM: 1313466017
5
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I.
II.
III
IDENTITAS DIRI Nama
: Iradat Suryani Zebua
Tempat/Tanggal Lahir
: Perumnas Fodo, 23 Oktober 1995
Agama
: Kristen Protestan
Anak Ke
:3
Alamat
: Jl. Damai Gunungsitoli Selatan, Nias
Identitas Orangtua Nama Ayah
: Amoliga Zebua
Pekerjaaan
: PNS
Nama Ibu
: Nur Isa Gulo
Pekerjaan
: PNS
Alamat
: Jl. Damai Gunungsitoli Selatan, Nias
Riwayat Pendidikan 1999-2001
: TK. Asisi Khatolik Gunungsitoli, Nias
2001-2007
: SD Fodo Gunungsitoli, Nias
2007-2010
: SMP Swasta Pemda II, Gunungsitoli, Nias
2010-2013
: SMA Negeri 3 Gunungsitoli, Nias
2013-2016
: Apikes Imelda Medan
6
AKADEMI PEREKAM MEDIK INFORMASI KESEHATAN IMELDA MEDAN Nama : Iradat Suryani Zebua NIM : 1313466017 Judul : Analisis Sumber Daya Manusia Terhadap Beban Kerja Di Bagian Penyimpanan Rekam Medis Menggunakan Metode Wisn (Workload Indicator of Staffing Need) Di Rumah Sakit Umum Pusat H.Adam Malik Medan Tahun 2016”.
ABSTRAK Karya tulis ilmiah ini membahas mengenai analisis kebutuhan tenaga RSUP H. Adam Malik Tahun 2016 dengan menggunakan Workload Indicator of Staffing Need (WISN). Metode ini digunakan untuk mengitung jumlah optimal tenaga kerja berdasarkan beban kerja pegawai. Peneltian ini merupakan penelitian kualitatif dengan observasi, wawancara mendalam, dan telaah dokumen ketenagaan. Pengumpulan data primer dilakukan melalui observasi dilakukan dengan teknik sampling, selama 6 hari kerja dengan melakukan wawancara mendalam kepada pegawai RSUP H. Adam Malik Medan. Dalam pengamatan terhadap pola kegiatan staff diperoleh hasil bahwa penggunaan waktu produktif pegawai RSUP H. Adam Malik Medan adalah sebesar 2056 jam/tahun, standar beban kerja dalam penyimpanan, standar kelonggaran 0.011. Berdasarkan data primer dan data sekunder yang berhasil dikumpulkan, setelah diolah menggunakan WISN, diperoleh kesimpulan bahwa jumlah pegawai optimal kebutuhan tenaga di RSUP H. Adam Malik Medan adalah sebanyak 15 orang, jadi jumlah tenaga penyimpanan rekam medis masih kurang, dan jumlah pegawai yang ada saat ini sebanyak 11 orang, dengan demikian penambahan jumlah pegawai 4 orang. Kata kunci
: Sumber Daya Manusia, Beban Kerja Bagian Penyimpanan, WISN
Daftar Pustaka : 11 Referensi (1996-2008)
7
Metode
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya dapat menyelesaikan penelitian ini dengan judul ‘Analisis Sumber Daya Manusia Terhadap Beban Kerja Di Bagian Penyimpanan Rekam Medis Menggunakan Metode WISN (Workload Indicator of Staffing Need ) Di Rumah Sakit Umum Pusat H.Adam Malik Medan Tahun 2016”. Selama penelitian dan terselesainya Karya Tulis Ilmiah ini tidak terlepas dari bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun material. Oleh karena itu peneliti mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu : 1. dr.H.R.I Ritonga, MSc selaku Ketua Yayasan Imelda Medan. 2. dr. Imelda L. Ritonga, S.Kep, M.Pd, MN Selaku Koordinator Pendidikan Yayasan Imelda Medan. 3. dr. Suheri P. Gultom, MARS selaku Direktur Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan (APIKES) Imelda Medan. 4. Esraida Simanjuntak, SKM, selaku Wadir I APIKES Imelda Medan 5. Ali Sabela Hasibuan, S. Kep. Ns, selaku Wadir II APIKES Imelda Medan 6. Rani Robetty, M. Kom selaku Wadir III APIKES Imelda Medan 7. Welly Satria Dewi SKM, SST MIK selaku dosen pembimbing yang selalu memberikan arahan kepada penulis mulai dari awal sampai terselesainya penelitian ini. 8. Siti, M.Kes selaku wali kelas yang selalu memberikan bimbingan dan arahan kepada kami. 9. Seluruh staf dosen Akademi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Imelda yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan. 10. Direktur dan staf pegawai RSUP H. Adam Malik Medan khususnya petugas rekam medis yang telah banyak membantu penulis.
8
11. Teristimewa kepada Ayahanda Amoliga Zebua dan Ibunda Nur Isa Gulo yang selalu mendukung dalam bentuk moril maupun materi serta senantiasa mendoakan , mendidik dan mendukung penulis, buat Wan Krisman, Adi Putra, Anugrah, Yemima yang selalu memberi semangat kepada penulis. 12. Teman-teman seperjuangan semua yang ada di APIKES terkhusus untuk Winsi, Nia, Desi, Aisyah, Aulia, Kenan, Tosi untuk semua canda tawanya selama ini. 13. Serta semua pihak yang telah membantu penulis dan memberikan dukungan dan semua masukan yang namanya tidak mungkin di sebutkan satu persatu. Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini masih banyak terdapat keterbatasan dan kekurangan, sehingga peneliti mengharapkan adanya kritik dan saran demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini agar dapat menjadi lebih baik dan bermanfaat bagi pembaca dan dapat meningkatkan mutu profesi Perekam Informasi Kesehatan. Medan, Agustus 2016 Peneliti
Iradat Suryani Zebua
9
DAFTARISI Halaman LEMBAR PERSETUJUN LEMBAR PERNYATAAN LEMBAR PENGUJIAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP ABSTRAK KATA PENGANTAR ............................................................................... DAFTAR ISI.............................................................................................. DAFTAR TABEL ..................................................................................... DAFTAR GAMBAR ................................................................................. DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. BAB I : PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang................................................................ 1.2. Identifikasi Masalah ....................................................... 1.3. Pembatasan Masalah....................................................... 1.4. Rumusan Masalah .......................................................... 1.5. Tujuan ........................................................................... 1.6. Manfaat Penelitian .......................................................... BAB II
i iii v vi vii 1 3 3 4 4 4
: TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Rekam Medis ................................................ 2.2. Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis.............................. 2.2.1.Tujuan Rekam Medis ............................................ 2.2.2. Kegunaan Rekam Medis....................................... 2.3. Pengertian Rekam Medis SDM ...................................... 2.3.1. Pengertian Sumber Daya Manusia ....................... 2.4. Kebutuhan Tenaga Kerja ................................................ 2.4.1.Keunggulan Metode Wisn ..................................... 2.4.2.Kelemahan Metode Wisn ...................................... 2.5 Perencanaan SDM menggunakan Metode WISN .......... 2.5.1.Waktu Kerja Tersedia ............................................ 2.5.2.Menetapkan Unit Kerja ......................................... 2.2.3.Standar Beban Kerja .............................................. 2.2.4.Standar Kelonggaran ............................................. 2.2.5 Sumber Daya Manusia Per Unit Kerja .................. 2.6. Kerangka Konsep ...........................................................
6 6 6 7 10 10 11 12 13 13 14 16 17 18 19 20
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ............................................................... 3.2. Tempat dan Waktu Penelitian ........................................ 3.2.1. Tempat Penelitian ................................................. 3.2.1. Waktu Penelitian .................................................. 3.3. Populasi,Teknik Sampling dan Sampel Penelitian ......... 3.2.1. Populasi ................................................................ 3.2.1. Sampel Penelitian .................................................
22 22 22 22 22 22 23
10
3.4. Defenisi Operasional ...................................................... 3.5. Teknik Pengumpulan Data dan Jenis Data ..................... 3.5.1. Teknik Pengumpulan Data ................................... 2.5.2 .Jenis Data Penelitia .............................................. 3.6.Pengelolahan Dan Analisa Data ......................................
23 24 24 24 25
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Sejarah RSUP H. Adam Malik ....................................... 4.2. Visi, Misi, Motto RSUP H. Adam Malik ....................... 4.2.1.Visi ........................................................................ 4.2.2.Misi ........................................................................ 4.2.3.Motto ..................................................................... 4.3. Deskriptif Hasil Penelitian ............................................. 4.3.1.Gambaran Jenis Pegawai ....................................... 4.4. Pembahasan .................................................................... 4.4.1.Perencanaan Kebutuhan SDM ............................... 4.4.1.1 Waktu Kerja Tersedia ............................... 4.2.1.2 Unit Kerja SDM ........................................ 4.2.1.3 Standar Kelonggran ................................... 4.2.1.4 Kebutuhan Tenaga .................................... 4.5. Permasalahan SDM di Penyimpanan ............................. 4.6. Upaya Penyelesaian ........................................................
27 27 28 28 28 29 28 29 29 29 31 33 35 38 39
BAB V
: KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ..................................................................... 5.2. Saran ..............................................................................
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
11
40 41
DAFTAR GAMBAR Halaman 2.1. Kerangka Konsep ...............................................................................….
12
20
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 4.4.1.1.
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia Di RSUP H.Adam Malik Medan .............................................................................................
Tabel 4.4.1.3.
Menghitung Standar Beban Kerja Di RSUP H. Adam Malik Medan……………………………………...........................
Tabel 4.4.1.4
32
Menyusunan Standar Kelonggaran Di RSUP H. Adam Malik Medan .............................................................................................
Tabel 4.4.1.5
30
34
Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja Di RSUP H. Adam Malik Medan .............................................................................................
13
35
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I
: Surat Izin Penelitian dari Akademi Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Imelda Medan
Lampiran II
: Surat Balasan Izin Penelitian di RSUP H. Adam Malik Medan
Lampiran III : Surat Keterangan Bahwa Telah Melakukan Penelitian Dari RSUP H. Adam Malik Medan Lampiran III : SK dosen Pembimbing KTI Lampiran V
: Lembar Konsul
14
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Rumah sakit merupakan tempat penyediaan layanan kesehatan untuk masyarakat,yang
memiliki kedudukan yang sangat penting,maka dari itu pelayanan yang diberikan itu haruslah sangat diperhatikan dan diperhitungkan.Rumah sakit harus memiliki sumber daya manusia yang profesional baik di bidang teknis maupun pendistribusian,rumah sakit mempunyai tanggung jawab terhadap mutu pelayanan diantaranya adalah rekuitmen terhadap sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi dan jumlah yang cukup untuk memenuhi kriteria pelayanan kesehatan di rumah sakit.Maka dalam hal ini suatu perencanan Sumber Daya Manusia (SDM) sangat di butuhkan agar tersedianya tenaga medis yang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan tenaga medis yang di butuhkan untuk menjamin terselenggaranya pembangunan kesehatan guna meningkatkan derajat kesehatan masyarakat yang setinggitingginya. Berdasarkan UUD
tahun 2004 tentang tenaga kesehatan mendefenisikan tenaga
kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan atau keterampilan melalui pendidikan dibidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan.Sebagai faktor pertama dan utama dalam proses pembangunan,Sumber Daya Manusia (SDM) selalu menjadi subyek dan objek pembangunan.Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan proses usaha pencapaian tujuan melalui kerja sama dengan orang lain.Ini berarti menunjukan pemanfaatan daya yang bersumber dari orang lain untuk mencapai tujuan.Dalam perencanaa Sumber Daya Manusia (SDM) di unit rekam medis hendaklah memperhatikan jenis pekerjaan,kebutuhan jumlah tenaga kerja untuk unit rekam medis tersebut serta kualifikasi personal yang dibutuhkan dalam setiap unit rekam medis.Semua faktor harus di rencanakan secara matang 15
dengan pertimbangan yang matang.Penelitian tentang Analisis beban kerja bagian penyimpanan rekam medis menggunakan metode perhitungan Work Load Indicator Staff Nees (WISN). Dimana perhitungan jumlah Sumber Daya Manusia (SDM) Rekam Medis yang dibutuhkan dilakukan dengan memperhatikan beban kerja yang ada bagi rekam medis di rumah sakit. Rekam Medis mempunyai tanggung jawab yang sangat berat, sehingga dalam pelaksaannya diperlukan petugas yang memang kompeten dibidangnya, agar pelayanan pasien pun lebih maksimal dan tidak terhambat oleh beban kerja yang yang di rekam medis otomatis kita akan mengetahui berapa petugas yang diperlukan dan dengan kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) yang seperti apa, agar pelayanan dapat diberikan menjadi efektif dan efisien. Di RSUP H.Adam Malik Medan penelitan melakukan praktek kerja Lapangan dan dari
pengamatan
yang
dilakukan,ditemukan
masalah-masalah
yang
ada
seperti:
pertama,kurangnya Sumber Daya Manusia secara kuantitas yaitu jumlah pegawai dengan dengan jumlah pasien tidak sebanding sehingga sangat menarik untuk menjadi perhatian,karena RSU H.Adam Malik merupakan rumah sakit pusat rujukan se-Sumatera Utara,sehingga penelitan melakukan pengamatan dan meneliti jumlah SDM rekam medis yang ada. Berdasarkan permasalahan diatas,penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Analisis Sumber Daya Manusia Terhadap Beban Kerja Di Bagian Penyimpanan Rekam Medis Menggunakan Metode WISN (Workload Indicator Of Staffing Need ) Di RSUP H. Adam Malik Medan Tahun 2016”.
16
1.2
Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan sebelumnya maka masalah penelitian dapat diidentifikasi sebagai berikut: 1. Bagaimana merencanakan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) unit rekam medis di RSUH.Adam Malik Medan? 2. Bagaimana kegiatan pengolahan Rekam Medis di unit Rekam medis RSUP H.Adam Malik Medan ? 3. Upaya apa saja yang dilakukan dalam pemecahan masalah-masalah yang timbul di unit rekam medis? 1.3
Pembatasan Masalah Permasalahan dalam penelitian dibatasi dengan maksud meningkatan perencanaan
kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) di rumah sakit. Adapun batasan dalam penelitaian ini adalah: 1. Perencanaan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) di RSUP H.Adam Malik Medan. 1.4
Rumusan Masalah Adapun yang menjadi permasalahan adalah bagaimana perencanaan kebutuhan
Sumber Daya (SDM) terhadap beban kerja di unit penyimpanan rekam medis menggunakan metode WISN (Workload Indicator Of Staffing Need ) di RSUP H.Adam Malik Medan. 1.5
Tujuan Penelitian 1.
Mengetahui perencanaan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) unit rekam medis di RSUP H.Adam Malik Medan.
17
2.
Untuk mengetahui masalah yang timbul dalam perencanaan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) unit rekam medis serta upaya pemecahan masalah tersebut di RSUP H.Adam Malik Medan.
1.6
Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis Menambah ilmu pengetahuan tentang rekam medis terutama dalam pengembangan teori tentang manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) terhadap penyimpanan di unit rekam medis. 2. Bagi Akademi Sebagai bahan untuk memperkaya teori rekam medis khusunya tentang perencanaa kebutuhan SUmber Daya Manusia (SDM) di unit rekam medis bagi seluruh mahasiswa pada program studi rekam medis dan informasi kesehatan. 3. Bagi Rumah Sakit Terciptanya perorganisasian sistematis penyimpanan rekam medis yang baik dan akurat di RSUP H. Adam Malik Medan.
18
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Pengertian Rekam Medis Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dokumen tentang identitas pasien,pemeriksaan,pengobatan,tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,anamneses penetuan fisik labolatorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medic yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baikyang rawat inap,rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. (Sudra, 2009). Catatan medis adalah catatan yang bersikan segala data mengenai pasien mulai dari masa sebelumnya ia dilakukan,saat lahir,tumbuh menjadi dewasa,hingga akhir hidupnya.Data ini dibuat bilamana pasien mengunjungi instansi pelayanan kesehatan baik sebagai pasien mengunjungi instansi pelayanan kesehatan baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Adanya pengaruh deskripsi pekerjaan terhadap kinerja, yakni apabila deskripsi pekekerja kurang jelas akan mengakibatkan seorang karyawan kurangmengetahui tugas dan tanggung jawabnya pada pekerjaan itu, mengakibatkan kinerja tidak tercapai dengan baik. Dengan adanya perancangan pekerjaan dan deskripsi pekerjaan yang jelas maka akan semakin produktif.
. 19
2.2
Tujuan dan Kegunaan Rekam Medis 2.2.1
Tujuan Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006) Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib adminstrasi dalam
rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu system pengelola rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan.Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan didalam upaya pelayanan kesehatan dirumah sakit. 2.2.2
Kegunanan Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006:13) Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari
beberapa aspek,antara lain: 1. Aspek administrasi Dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi,karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang teknologi dan informasi yang sudah memasuki bidang kesehahatan, maka penggunaannya didalam rekam medis saat ini sangat di perlukan karena kita melihat proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas diri seseorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan tersebut. 20
Kemudian pengelolahan data-data medis secara komputerisasi juga akan memudahkan semua pihak yang berwenang dalam hal ini petugas administrasi di suatu instansi pelayanan kesehatan dapat sangat diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi pelayanan kesehatan. 2. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat di pergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan dibidang kesehatan. 3. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan karena isinya menyangkut data informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien,informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai pengajaran di bidang profesi pendidikan kesehatan. 4. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi,karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi diaplikasikan penerapannya di dalam penyelngaraan dan pengolahan rekam medis yang cukup efektif dan efisien. Pendokumentasian data medis seorang pasien dapat dilaksanakan dengan mudah dan efektif sesuai aturan serta prosedur yang ditetapkan.
21
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam medis mempunyai kegunaan yang sangat luas,karena tidak hanya menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan saja.Kegunaan rekam medis secara umum adalah: 1. Sebagai komunikasi antara dokter dan antara tenaga ahli lainnya yang ikut ambil bagian di dalam proses pemberi pelayanan,pengobatan,dan perawatan kepada pasien. 2. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien 3. Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan pelayanan,pengobatan dan pengembangan penyakit selama pasien berkunjung/dirawat di rumah sakit. 4. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa,penelitian,dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang telah di berikan kepada pasien. 5. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien,rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya. 6. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna keperluan penelitian dan pendidikan. 7. Sebagai dasar di dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan medis yang di terima oleh pasien 8. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan,serta sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
22
2.3
Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia(SDM) 2.3.1
Pengertian Sumber Daya Manusia (SDM) Perencanaan Sumber daya manusia adalah”merencanakan tenaga kerja sesuai
dengan kebutuhan perusahaan secara efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan.”(Hasibuan,2001:238). Perencanaa sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefenisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berintegrasi dengan rencana organisasi.(Andrew,1981:145). Tujuan perencanaan sumber daya manusia menurut Hasibuan (2001:250) 1.Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan. 2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini dan masa depan,sehingga setiap perkerjaan ada yang mengerjakan. 3. Untuk menghindari mismanajemen dan tumpang dalam pelaksaan tugas. 4. Untuk mempermudah Koordinasi, Interigasi, dan Sinkronisasi (KIS). 5. Sebagai dasar menentukan penilaian karyawan. 2.4
Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Berdasarkan Beban Kerja Ada beberapa metode perhitungan jumlah kebutuhan tenaga kerja kesehatan. Pada
prinsipnya diambil dengan mengetahui kondisi ketenagaan organisasi saat ini dikaitkan dengan kondisi kerja Rumah sakit. Langkah selanjutnya adalah menyusun perkiraan jumlah tenaga yang akan dikaitkan dengan rencana rumah sakit untuk menghasilkan produk jasa layanan yang efektif.
23
Jumlah tenaga yang dibutuhkan tersebut harus memperhitungkan banyaknya faktor penentu seperti besarnya beban kerja yang sesungguhnya, kualitas tenaga kerja termasuk didalamnya penggunaan waktu kerja produktif. Menurut Iiyas (2004) beban waktu kerja dan standar waktu kerja per hari dapat diguanakan sebagai perkiraan untuk menghitung kebutuhan spesifik personel untuk pelayanan kesehatan di rumah sakit. Secara sederhana cara perhitungan personel adalah melakukan transfer beban kerja kepada jumlah personel dengan memperhatikan standar waktu kerja prosenel di rumah sakit. Menurut Keputusan Menteri No. 81/MenKes/S.K/2004 dinyatakan bahwa salah satu metode perhitungan kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja yaitu metode WISN (Work Indicatory of Staffing Need). Metode ini digunakan untuk menghitung jumlah kebutuhan masing-masing kategori tenaga kesehatan yang di butuhkan di kantor Dinas Kesehatan dan rumah sakit tingkat Provinsi,Kabupaten/Kota. 2.4.1
Keunggulan metode WISN menurut Depkes antara lain: 1. Mudah dilaksanakan karena menggunakan data yang dikumpulkan atau di dapat dari laporan kegiatan rutin masing-masing pelayanan. 2. Mudah dalam melakukan prosedur perhitungan sehingga menejer kesehatan di semua tingkat dapat memasukannya ke dalam perencanaan kesehatan. 3. Hasil perhitungan dapat segara di ketahui sehingga dapat segara dimanfaatkan hasil perhitungan tersebut untuk para menejer kesehatan di semua tingkatan dalam mengambil kebijakan atau karyawan. 4. Metode perhitungan ini dapat digunakan bagi berbagai jenis ketenagaan termasuk tenaga non kesehatan. 24
5. Hasil perhitungan realita, sehingga memberikan kemudahan dalam menyusun perencanaan anggaran dan alokasi sumber daya lainnya. 2.4.2
Kelemahan metode WISN diantaranya: Input data yang di perlukan bagi prosedur perhitungan rekapitulasi kegiatan
rutin sehari sehingga kerja atau instansi tenaga kerja yang di hitung bekerja, maka kelengkapan pencatatan data dan kerapian penyimpanan data mutlak harus dilakukan dalam mendapatkan keakuratan perhitungan jumlah secara maksimal. 2.5
Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia dengan Menggunakan Metode
Work Load Indikator Staff Needed (WISN) Metode perhitungan kebutuhan sumber daya manusia berdasarkan beban kerja (WISN) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan sumber daya manusia kesehatan berdasarkan beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh setiap kategori sumber daya manusia kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan. Kelebihan metode ini mudah di prioritaskan,mudah digunakan,secara teknis mudah diterapkan,komperehensif dan realitis. Adapun langkah perhitungan kebutuhan sumber daya manusia menurut keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 81/MENKES/SK/I/2004 tentang pedoman penyusanan perencanaan sumber daya manusia kesehatan ditingkat Provinsi,Kabupaten/Kota serta rumah sakit berdasarkan metode WISN ini meliputi 5 langkah,yaitu: 1. Menetapkan waktu kerja tersedia, 2. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM, 3. Menyusun standar beban kerja, 4. Menyusun standar kelonggaran, 25
5. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja Pada dasarnya metode WISN ini dapat digunakan dirumah sakit, puskesmas, dan sarana kesehatan lainnya, atau bahan dapat digunakan untuk kebutuahan tenaga dikantor dinas kesehatan. 2.5.1
Langkah Pertama Menetapkan Waktu Kerja Tersedia Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja
tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di rumah sakit selama kurun waktu 1 tahun. Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut: a.
Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau peraturan daerah setempat, pada umumnya dalam 1 minggu 5 hari kerja. Dalam 1 tahun 250 hari kerja (5 hari x 50 minggu).
b.
Cuti tahunan, sesuai setiap ketentuan SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun.
c.
Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mengikuti pelatihan/kursus/seminar/lokakarya dalam 6 hari kerja.
d.
Hari Libur Nasional, berdasarkan keputusan bersama Menteri terkait tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama.
e.
Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin.
26
f.
Waktu kerja,sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah 8 jam ( 5 hari kerja/minggu).
Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Waktu kerja tersedia = {A-(B+C+D+E)} X F
Keterangan: A = Hari Kerja
D = Hari Libur Nasional
B = Cuti Tahunan
E = Ketidak hadiran Kerja
C = Pendidikan dan Pelatihan
F = Waktu Kerja
Apabila ditemukan adanya perbedaan rata-rata ketidak hadiran kerja atau RS menetapkan kebijaksanaan untuk kategori SDM tertentu dapat mengikuti pendidikan dan pelatihan lebih lama di banding kategor SDM lainnya, maka perhitungan waktu kerja tersedia dapat dilakukan perhitungan menurut kategori SDM. 2.5.2
Langkah Kedua Mentapkan Unit Kerja dan Kategori Sumber Daya Manusia (SDM) Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperbolehnya unit
kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga, masyarakat di dalam dan di luar rumah sakit.Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut:
27
1. Bagian struktur organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub-unit kerja. 2. Keputusan direktur unit rumah sakit tentang pembentukan unit kerja struktural dan fungsional
misalnya:komite
medik,komite
pengendalian,mutu
Rumah
Sakit,bidang/bagian informasi. 3. Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja pada tiap unit yang bekerja di rumah sakit PP 32 tahun 1996 tentang SDM kesehatan 4. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan. 5. Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja rumah sakit. 2.5.3 Langkah Ketiga Menyusun Standar Beban Kerja Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok di susun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia pertahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masingmasing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut: a. Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja RS sebagaimana hasil yang di tetapkan pada langkah kedua, b. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok, c. Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM.
28
Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut: Waktu kerja tersedia Standar Beban Kerja = Rata-rata waktu peraturan – kegiatan pokok
2.5.4
Langkah Keempat Penyusunan Standar Kelonggaran Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor
kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau di pengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepata tiap kategori tentang: a.
Kegiatan-kegiatan yang tidak terikat langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya: rapat, menyusun kebutuhan/bahan habis pakai.
b.
Frekuensi kegiatan dalam satu hari,minggu,bulan.
c.
Waktu yang dibutuhkan untuk meyelesaikan kegiatan.
Langkah selanjutnya adalah menyusun standar kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus dibawah ini:
Rata-rata waktu per-faktor kelonggaran Standar kelonggaran = Waktu kerja tersedia
29
2.5.5
Langkah Kelima Perhitungan Sumber Daya Manusia Per Unit Kerja Perehitungan kebutuhan SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 tahun.
Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia per unit kerja meliputi: 1.. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya: a. Waktu kerja tersedia b. Standar beban kerja dan c. Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM 2. Kuantitas pokok tiap unit kerja selama kurun waktu 1 tahun 2.6
Kerangka Konsep Dalam instansi rumah sakit, perhitungan kebutuhan tenaga kerja pada beban kerja
personel ( Iiyas,2004) Handoko (2010) menggungkapkan bahwa untuk mengetahui beban kerja sebelumnya harus mengetahui daftar pekerjaan terlebih dalulu. Bila analisa pekerjaan telah dilakukan sebelumnya, analisis bisa mengunakana laporan-laporan yang telah ada untuk mengidentifikasi banyaknya pekerjaan dalam suatu perusahaan.
Hasibuan (2008)
mengemukakan bahwa penyederhanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan mencari penggunaan waktu yang paling ekonomi dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu, dan ruangan, agar cara-cara yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakam pekerjaan dapat digunakan.
30
Berdasarkan penelitian Irwandy (2007) Nurutami (2009), fasilitas yang cukup lengkap dan semakin jelasnya uraian pekerjaan, Standart Oprasional Procedure, dan petunjuk teknis seorang staf akan sangat membantu meringankan beban kerja staf. Berdasarkan Kepmenkes No. 81 Tahun 2004 dijelaskan bahwa salah satu metode dalam melaksanakan perhitungan tenaga kerja dapat dilakukan dengan metode WISN (Workload Indicator Staff Needed). Adapun kerangka konsep yang dibuat oleh peneliti: Kerangka Konsep
INPUT -Karakteristik pegawai -Uraian Tugas -Hari dan Waktu Kerja
PROSES Output
-Jenis Kegiatan -Waktu Kerja Tersedia -Standar Beban Kerja
Jumlah Kebutuhan Tenaga
-Standar Kelonggaran
-sarana
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Berdasarkan gambar di atas bahwa kerangka konsep pada penelitian ini menggunakan pendekatan system yang terdiri dari input, process, dan output. Input terdiri dari karakteristik pegawai,uraian tugas, hari dan waktu kerja, sarana. Pada bagian process adalah mengenai jenis kegiatan yang dilakukan pegawai, yang terdiri dari kegiatan produktif langsung,kegiatan produktif tidak langsung, kegiatan memproduktif, dan kegiatan pribadi, serta mengenai beban kerja pegawai. Selanjutnya dari proses perhitungan ini akan diformulasikan kembali dengan metode WISN untuk mendapatkan output jumlah kebutuhan tenaga.
31
BAB III METODE PENELITIAN 3.1
Jenis Penelitian Metode atau jenis penelitian yang dipakai dalam penelitian ini adalah metode
deskriptif,dengan cara datang langsung ke tempat penelitian dan meneliti data apa adanya. 3.2 Waktu dan Tempat Penelitian 3.2.1
Waktu Penelitian Waktu penelitian dilakukan di RSUP H.Adam Malik Medan pada bulan Juni
tahun 2016. 3.2.2
Tempat Penelitian Penelitiam ini dilakukan du RSUP H.Adam Malik Medan yang berlokasi di
Jl.Bunga Lau No. 17 Medan,Sumatera Utara, Indonesia. Alasan peneliti melakukan penelitian dirumah sakit tersebut karena adanya masalah yakni kebutuhan Sumber Daya Manusia masihkurang terhadap beban kerja di Rumah Sakit. 3.3 Populasi Menurut Arikunto (2006), populasi adalah keseluruhan subjek penelitian. Pada penelitian ini populasi yang diamati adalah Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit. 3.3.1 Teknik Sampling Teknik yang digunakan dalam pengambilan sampel adalah mengunakan teknik time metion study yaitu sebuah pembelajaran sistematis dari system kerja dengan
32
tujuan mengembangkan system dan metode yang lebih baik, menurut Iiyas (2011) teknik ini digunakan untuk mengevaluasi tingkat kualitas dan pelatihan atau pendidikan bersertifikasi keahlian, pengamatan dilakukan secara terus menerus sampai pekerjaan selesai,kemudian dilakukan pengulangan keesokan harinya. 3.3.2 Sampel Menurut Fatimah dkk (2009), sampel merupakan sebagian dari seluruh elemen yang menjadi objek penelitian. Sampel yang diamati dalam penelitian ini adalah : waktu kerja tersedia,unit kerja dan ketegori sumber daya manusia, menyusun standar beban kerja, menyusun standar kelonggaran, perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja dari 11 orang petugas di bagian penyimpanan. 3.4
Definisi Operasional 1.
Waktu kerja yang tersedia bagi pegawai Unit Pelatihan dan Pengembangan merupakan waktu kerja yang harus dipenuhi oleh pegawai dalam melakukan aktifitas di Rumah Sakit.
2.
Standar beban kerja di dapatkan dari waktu kerja yang tersedia yang ada dibagi rata-rata waktu yang digunakan untuk menyelesaikan kegiatan pokok.
3.
Standar kelonggaran merupakan waktu yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan lain yang tidak berhubungan langsung tetapi bermanfaat bagi pegawai tersebut.
4.
Perhitungan jumlah kebutuhan tenaga terkait dengan total kuantitas kegiatan pokok dibagi dengan standar beban kerja.
33
3.5
Teknik Pengumpulan Data dan Jenis Data Penelitian 3.5.1
Teknik Pengumpulan Data
1. Study Liteatur Melalui buku-buku di perpustakaan dan contoh-contoh penunjang terhadap laporan ini. 2. Interview Menggunakan
wawancara
tidak
terstruktur
karena
hanya
melalui
pembicaraan/percakapan 2 arah antara peneliti dengan petugas yang bertugas di bagian rekam medis. 3. Observasi Melakukan pengamatan langsung ke tempat penelitian, dengan cara terjun langsung dalam menangani pasien, meminta data dari pihak rekam medis di Rumah Sakit dan mengelolahnya dengan berbagai pertimbangan. 3.5.2 Jenis Data Penelitian 1.
Data Primer Data primer adalah data dari hasil pengamatan semua kegiatan yang dilakukan oleh 2 orang pekerja di penyimpanan Rekam Medis Rumah Sakit selama waktu kerja dengan menggunakan metode time metion study, data yang diperoleh dari hasil wawancara tidak terstruktur terhadap 3 orang tersebut.
34
2. Data Sekunder Data sekunder yang diperoleh peneliti berasal dari hasil telaah dokumen. Data sekunder ini berupa uraian tugas pegawai, data ketenagaan, dan laporan pola ketenagaan. 3.6
Pengelolahan dan Analisa Data Peneliti harus menjaga upaya validitas data yang telah di kumpulkan selama
penelitian. Cara yang digunakan untuk menjaga validitas data, yaitu dengan cara triangulasi. Triangulasi data yang dilakukan oleh peneliti antara lain sebagai berikut: 1. Triangulasi Metode Triangulasi metode dilakukan dengan membandingkan data yang diperoleh dalam tabel proses, data hasil wawancara tidak terstruktur dan data hasil tela’ah dokumen. 2. Triangulasi Sumber Triangulasi sumber dilakukan dengan melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara tidak terstruktur yang diperoleh dari informasi yang berbeda. Waktu penyelesaian setiap unit kegiatan pokok, standar beban kerja, dan standar kelonggaran melakukan perhitungan jumlah kebutuhan tenaga data primer dan data sekunder. Kemudian hasil pengelolahan dari keduanya dimasukan ke dalam rumus Workload Indicator of Staffing Need.Menurut Kepmenkes No.81/Menkes/SK/I/2004,tahapan perhitungan adalah menetapkan waktu kerja tersedia, menetapkan unit kerja dan kategori SDM yang dihitung, menyusun standar beban kerja, menyusun standar kelonggaran, menghitung kebutuhan tenaga per unit kerja.
35
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PENELTIAN 4.1
Sejarah RSUP H.Adam Malik Medan Rumah Sakit Umum Pusat Haji Adam Malik Medan adalah rumah sakit umum milik
Pemerintah Pusat yang secara teknis berada di bawah Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI, merupakan pusat rujukan kesehatan regional untuk wilayah Sumatera Bagian Utara dan Bagian Tengah yang meliputi Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Provinsi Sumatera Utara, Provinsi Riau, dan Provinsi Sumatera Barat. RSUP.H.Adam Malik telah melaksanakan banyak kegiatan, walaupun belum sepenuhnya terlaksana sesuai harapan, adapun pelayanan yang dilaksanakan di Instalasi Rawat Jalan. Poliklinik Penyakit Dalam, Bedah, Kesehatan Anak, Obstetri dan Ginekologi, Bedah Syaraf, Syaraf, Jiwa, THT, Mata, Kulit Kelamin, Gigi dan Mulut, Kardiologi, Bedah, Orthopedi, Paru-paru, Breast Klinik, Cath Lap, Radio Terapi, Hemodialisasi, Pusyansus dan Kecantikan. 4.2
Visi, Misi, Motto Rumah Sakit Umum Pusat H.Adam Malik Medan 4.2.1
Visi Menjadi Pusat Rujukan Pelayanan Kesehatan Pendidikan dan Penelitian yang
Mandiri dan Unggul di Sumatera Utara.
36
4.2.2
Misi
1.
Melaksanakan
Pelayanan
Kesehatan
yang
Paripurna,
Bermutu
dan
Terjangkau. 2.
Melaksanakan Pendidikan, Pelatihan serta Penelitian Kesehatan yang Profesional.
3.
Melaksanakan Kegiatan Pelayanan denga Prinsip Efektif, Efisien, Akuntabel dan Mandiri.
4.2.3
Motto
Mengutamakan Keselamatan Paien dengan Pelayanan ”PATEN”: P---ELAYANAN CEPAT A---KURAT T---ERJANGKAU E---EFISEN N---YAMAN 4.3
Deskripsi Hasil Penelitian Di Unit Penyimpanan Rekam Medis 4.3.1 Gambaran Jumlah Pegawai Penyimpanan Rekam Medis di RSUP
H.
Adam Malik Medan Jumlah Pegawai yang bertugas di Unit Penyimpanan Rekam Medis RSUP H.Adam Malik Medan berjumlah 11 orang dengan besic pendidikan SMA/ sederajat.
37
4.4
Pembahasan 4.4.1
Perencanaan Kebutuhan SDM Rekam Medis Berdasarkan Beban Kerja di RSUP H. Adam Malik Medan Perencanaan
kebutuhan SDM unit penyimpanan rekam medis RSUP H.
Adam Malik Medan menggunakan metode Work Load Indicator Staff
Nedded
(WISN) sebagai berikut : 4.4.1.1
Menetapkan Waktu Kerja Tersedia Diperoleh dari kerja efektif selama kurun waktu 1 tahun untuk
masing-masing kategori SDM yang bekerja di Unit Penyimpanan Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan. Data yang di dapat sebagai berikut :
Waktu Kerja Tersedia KATEGORI KODE
FAKTOR
PEREKAM MEDIS
KETERANGAN
A
Hari Kerja
284
Hari/Tahun
B
Cuti Tahunan
7
Hari/Tahun
C
3
Hari/Tahun
D
Pendidikan dan Pelatihan Hari Libur Nasional
12
Hari/Tahun
E
Ketidakhadiran Kerja
5
Hari/Tahun
F
Waktu Kerja
8
Jam/Tahun
2056
Jam/Tahun
124320
Menit/Tahun
275
Hari/Tahun
Waktu Kerja Tersedia {A-(B+C+D+E)*F Hasil Kerja Tersedia
Tabel 4.2 Waktu Kerja Tersedia
38
Sumber
: Unit Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan
Uraian perhitungan sebagai berikut : 1. Untuk hari kerja tersedia Seluruh Kategori SDM :{284-(7+3+12+5)} =275 Hari Kerja/Tahun 2. Waktu Kerja Tersedia Seluruh Kategori SDM :275 (Hari/Tahun) x 8 Jam/Hari =2056 Jam Kerja/Tahun
4.4.1.2
Menetapkan Unit Kerja Dan Ketegori SDM Berdasarkan struktur organisasi bagian rekam medis RSUP H.Adam
Malik, membuat perencanaan unit kerja dan kategori bagian rekam medis RSUP H. Adam Malik Medan yaitu petugas bagian penyimpanan berjumlah 11 orang. 4.4.1.3
Menyusun Standar Beban Kerja Standar Beban Kerja yang ada di RSUP H. Adam Malik Medan di
peroleh berdasarkan hasil perencanaan yang dilakukan oleh pihak rumah sakit, karena system yang digunakan sudah komputerisasi maka disesuaikan dengan kegiatan yang dilakukan pada saat ini, Standar Beban Kerja yang ada di RSUP H. Adam Malik Medan adalah sebagi berikut :
39
Menghitung Standar Beban Kerja di RSUP H. Adam Malik Medan NO
1
Uraian Kegiatan
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
1. Menyiapkan tracer 2. Mengambil BRM ke rak 3. Menyerahkan BRM ke bagian distribusi 4. Memilah BRM sesuai Section 5. Menyimpan BRM ke Rak
Rata-Rata Waktu
0.5 2 0.5
0.5
2 5.5 2
Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Inap
1. Memilah BRM sesuai Sectioan 2. Menyimpan BRM ke rak
0.5
2
2.5 Tabel 4.3 Standar Beban Kerja Sumber: Unit Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan Perhitungan sebagai berikut : Dik : a. Waktu Kerja Tersedia = 124320 Menit/Tahun b. Rata-Rata Waktu = 5.5 Menit=2.5 Menit Dit : Standar Beban Kerja ? Jwb :Standar Beban Kerja Rawat jalan
= Waktu Kerja Tersedia 40
Rata-rata Waktu = 124320 5.5 = 22603 Rawat inap
= Waktu Kerja Tersedia Rata-rata Waktu
= 124320 2.5 =
4.4.1.4
49728
Menyusunan Standar Kelonggaran Standar kelonggaran yang ada di RSUP H. Adam Malik Medan di
sesuaikan dengan kegiatan-kegiatan yang ada dan dilakukan oleh masingmasing unit kerja, khususnya untuk unit kerja rekam medis dan seluruh sub unit rekam medis memiliki standar kelonggaran adalah sebagai berikut :
41
Nama Kegiatan Perekam Medis Kegiatan Perhimpunan Narasumber Rapat BPJS Rapat Rutin Pelatihan Rekam Medis Seminar Laporan Sesuai Permintaan Adm BPJS Pelatihan Lain Jumlah
Frekuensi (Tahun)
Waktu (Jam)
Jumlah (menit)
Waktu Kerja Tersedia
SKI
12
120
1440
124320
0.012
2 12 12
120 60 60
240 720 720
124320 124320 124320
0.002 0.002 0.002
3
1800
5400
124320
0.045
2
630
1260
124320
0.01
20
60
1200
124320
0.01
255 2
60 420
15300 840
124320 124320
0.123 0.007 0.217
Standar Kelonggaran
0.011 Table 4.5 Standar Waktu Kelonggaran Sumber : Unit Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan
Untuk perhitungannya sebagai berikut : Dik : Rata-rata
= 24 jam/tahun (Kegiatan Perhitungan)
Waktu Kerja Tersedia = 2056 Dit : Standar Kelonggaran ? Jwb: Standar Kelonggaran
Rata Rata Waktu
= Waktu Kerja Tersedia =
24
2056
= 0.011
42
4.4.1.5 Kebutuhan Tenaga Per Unit Kerja Dalam perhitungan kebutuhan SDM dibutuhkan sumber data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya dan kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu
Data-data yang diperoleh
dari langkah-langkah sebelumnya seperti data kegiatan pelayanan rawat jalan, rawar inap, standar beban kerja, standar kelonggaran merupakan data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap unit kerja atau sub unit kerja penyimpanan rekam medis. Sumber data yang diperlukan untuk menghitung SDM per unit kerja salah satunya adalah Kuantitas Kegiatan Pokok yang di lakukan di unit penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut : Kuantitas Kegiatan Pokok H. Adam Malik Medan No 1
Kategori SDM Perekam Medis
Kegiatan Pokok Rawat jalan
Frekuensi 310620
Rawat inap
49211
Tabel :4.6 Kuantitas Kegiatan Pokok Sumber :Unit Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan
43
Maka untuk perhitungannya bisa dilihat pada table sebagai berikut : No
Kategori SDM
Kegiatan Pokok
1
Kuantitas Kegiatan
Standar Beban Kerja
Kebutuhan SDM
Rawat Jalan
310620
22064
14.08
Rawat Inap
49211
49728
0.99
PEREKAM MEDIS
SUB TOTAL KEBUTUHAN SDM
15.07
STANDAR KELONGGARAN
0.217
TOTAL KEBUTUHAN SDM
15.28
Tabel :4.7 Kebutuhan Sumber Daya Manusia
Sumber :Unit Rekam Medis RSUP H. Adam Malik Medan Berdasarkan rumus yang sudah di tentukan diatas kebutuhan SDM untuk tiap kegiatan pokok terlebih dahulu jumlahkan sebelum ditambahkan dengan standar kelonggaran yang ada di unit rekam medis, dan untuk proses perhitungannya : Kebutuhan SDM penyimpanan pasien baru dan pasien lama Sub Total Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Standar Beban Kerja = 310620 22064 =14.08
44
= Kuantitas Kegiatas Standar Beban Kerja = 310620 22064 =0.99 Jadi sub total kebutuhan SDM adalah = 14.08+0.99 = 15.07 Standar Kelonggaran = 0.217 Jadi, Total Kebutuhan SDM = 15.07+0.217 = 15.287 = 15 orang Jadi jumlah keseluruhan SDM yang di butuhkan di unit penyimpanan rekam medis adalah 15 orang. 4.5
Permasalahan yang Timbul dalam Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Unit Penyimpanan Rekam Medis di RSUP H. Adam Malik Medan Permasalahan yang timbul selama melakukan penelitian di RSUP H. Adam Malik
Medan dengan cara pengamatan observasi diperoleh sebagai berikut: 1. Kekurangan SDM di unit rekam medis menyebabkan petugas kewalahan dalam melakukan penyimpanan berkas, baik berkas pasien rawat jalan maupun berkas pasien rawat inap. 2. Tingkat pengetahuan dalam kategori rekam medis masih kurang di akibatkan karena kurangnya petugas yang sesuai dengan bidangnya. 3. Kurangnya SDM juga mempengaruhi ketepatan dalam penyimpanan berkas sehingga kelonggaran waktu saat kerja sering sekali terjadidi RSUP H. Adam Malik Medan 45
4. Pertambahan usia petugas juga mempengaruhi keterlambatan dalam penyimpanan status. 4.6
Upaya Penyelesaian Masalah yang Dilakukan oleh Unit Rekam Medis di RSUP H. Adam Malik Medan Upaya yang dilakukakan oleh unit rekam medis RSUP H. Adam Malik Medan dalam
menyelesaikan masalah yang timbul adalah : 1. Meminta tambahan petugas pada pimpinan dengan standar beban kerja yang di alami petugas. 2. Menambah ilmu pengetahuan agar semakin lebih baik dengan cara pelatihan dan seminar ataupun pendidikan formal.
46
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 1.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perhitungan yang peneliti lakukan maka memperoleh sebuah kesimpulan yaitu : 1. Analisis kebutuhan SDM unit rekam medis di RSUP H. Adam Malik Medan dengan menggunakan metode WISN (Workload Indicator Of Staffing Needing), jumlah SDM bagian penyimpanan adalah 11 orang, dan jumlah yang di perlukan adalah ada 15 orang, jadi unit rekam medis bagian penyimpanan masih kekurangan 4 orang petugas. 2. Kepala Instalasi rekam medis sudah mengajukan penambahan tenaga kerja rekam medis kepada pimpinan. 3. Pihak RSUP H. Adam Malik Medan dan Kepala Instalasi Rekam Medis melakukan kebijakan bahwa syarat kualifikasi petugas rekam medis atau telah mengikuti pendidikan atau pelatihan dasar dan mampu mengoperasikan komputer. 1.2 Saran 1. Melakukan Upaya Penambahan petugas sebanyak 9 orang sesuai dari perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja yang dialami para petugas penyimpanan sehari-hari menggunakan metode WISN. 2. Pihak rumah sakit harus lebih memperhatikan petugas rekam medisnya, misalnya dari segi pendidikan dan kompetensinya yang sesuai dengan keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 377/menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis dimana harus memiliki pendidikan minimal D-3 dan tidak ada lagi Profesi Perekam Medis minimal SMA, serta fasilitas dan hal-hal yang dapat meningkatkan semangat kerja pegawai.
47
3. DAFTAR PUSTAKA 4. Azwar, Azrul, Dr. M.P.H. 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta Bina Rupa Aksara 5. Buku Pedomanan Penyelenggaran Rekam Medis di RSUP H. Adam Malik Medan Rev ke-2 6. Departemen Kesehatan RI.2006. Pedoman Pengelolahan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Dirjen Yanmed : Jakarta 7. DepKes RI. 1997. Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit Di Indnesia.Revisi I. Jakarta 8. 9. _____. 2016.Pedoman Penyelenggara Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia.Revisi II. Jakarta. 10. 11. Fhatini, H. Abdurrahmad, Prof, Dr. M.Si. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : PT Rineka Cipta 12. Hatta,G,R. 2009. Pedoman Manajemen Informasi kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan.Jakarta: UI-PRESS 13. Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
:
81/Menkes/SK/2004 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Profinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit 14. Notoatmodjo, S. 2004. Metodologi Penelitian Kesehatan.Revisi III. Jakarta: Rineka cipta 15. 16. Peraturan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor:
269/MENKES/PER/III/2008. Tentang Rekam Medis 17. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia UUD Tahun 2004. Tentang Tenaga Kerja
48
LEMBAR KONSULTASI KARYA TULIS ILMIAH (KTI) AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN (APIKES) IMELDA MEDAN NAMA MAHASISWA
: Tosi Dani Yoga
NIM
: 1313466039
DOSEN PEMBIMBING
: Marganda Simarmata, S.Si,MA
JUDUL
:Analisis Faktor-Faktor Penyebab Keterlambatan Pemulangan Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Unit Instalasi Rekam Medis Di Rumah Sakit Vina Estetica Medan Tahun 2016
NO
Hari/tanggal
Materi Konsultasi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 49
Hasil Konsultasi
Paraf
50
