Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten

Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten

Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten De belangrijkste kenmerken van succesvolle ICT-projecten kans op succes te vergroten

B. Dado & R. Dahmen

Barbera Dado Roos Dahmen

! 28-01-13 14:53

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! De!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!in!de!financiële!sector!en! mogelijke!interventies!om!de!kans!op!succes!te!vergroten! ! (Samenvatting!van!de!afstudeerthesis!in!het!kader!van!de!opleiding!Executive!MBA! Food!&!Finance!aan!Nyenrode!Business!Universiteit)!! ! ! Barbera!Dado!en!Roos!Dahmen! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Vormgeving!omslag:!Ridderprint!grafisch!bedrijf! Illustraties:!Arthur!Wigbout!/!www.onlineillustrator.com! Fotografie:!Clarissa!Barbosa,!Wouter!van!Belle,!Roos!Dahmen!! Teksten!geredigeerd:!Jolanda!Faber! ISBN!97829025335264827! ! ! Deze!thesis!is!tot!stand!gekomen!mede!dankzij!de!steun!en!medewerking!van:! ! ! ! ! ! ©!2013,!B.E.!Dado,!R.G.M.!Dahmen.!Uitgegeven!in!eigen!beheer.!Alle!rechten! voorbehouden.!Niets!uit!deze!uitgave!mag!worden!verveelvoudigd,!opgeslagen!in!een! geautomatiseerd!gegevensbestand!en/of!openbaar!gemaakt!in!enige!vorm!of!op!enige! wijze,!hetzij!elektronisch,!mechanisch,!door!fotokopieën,!opnamen!of!op!enige!andere! manier!zonder!voorafgaande!schriftelijke!toestemming!en!vermelding!van!de!auteurs.! Auteurs!hebben!zich!maximaal!ingespannen!om!alle!rechten!op!het!in!dit!boek!gebruikte! bronmateriaal!te!regelen.!Personen!die!menen!rechten!te!kunnen!doen!gelden!op!dit! materiaal!kunnen!zich!in!verbinding!stellen!met!hen.!!

!

!

Kaleidoscope+voor+succesvolle(ICT"projecten! De!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT"projecten!in! de!financiële!sector!en!mogelijke!interventies!om!de!kans!op! succes!te!vergroten! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Dit!is!een!samenvatting!van!de!afstudeerthesis!in!het!kader!van!de!opleiding! Executive!MBA!in!Food!&!Finance,!Nyenrode!Business!University! ! Barbera!Dado!en!Roos!Dahmen! ! Begeleid!door!Onno!Verstegen!MBA!(Delta!Lloyd),!Hans!van!der!Zwaag!(PGGM),!! en!Prof.!Dr.!Bert!Kersten!(Nyenrode!Business!Universiteit)

!

!

!

!

!

Samenvatting! In!onze!afstudeerthesis,!waarvan!dit!boek!een!samenvatting!is,!zijn!de!belangrijkste! kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!verzameld.!Tevens!zijn!interventies! geïdentificeerd!waarmee!de!kans!op!succes!voor!projecten,!voordat!ze!beginnen!of! gedurende!de!looptijd,!verhoogd!kan!worden.!Deze!kenmerken!en!bijbehorende! interventies!zijn!samengebracht!in!een!instrument,!de!projectkaleidoscope.!Door! het!gebruik!van!deze!kaleidoscope!door!opdrachtgevers!en!projectmanagers! worden!ICT2projecten!nog!succesvoller!tot!een!goed!einde!gebracht.! ! ICT!is!een!relatief!jong!vakgebied.!In!de!afgelopen!tientallen!jaren!zijn!grote2!en! kleine!projecten!mislukt.!Een!aantal!hiervan!heeft!het!nieuws!gehaald.!Veel! projecten!ook!niet.!Met!dit!onderzoek,!is!voor!eerst!integraal!onderzoek!gedaan! naar!de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten.!Dit!onderzoek! levert!daarmee!een!belangrijke!bijdrage!aan!het!vakgebied.!! ! Het!onderzoek!kende!een!aantal!fases.!Eerst!is!met!de!opdrachtgevers!de! managementvraag!vastgesteld,!die!als!leidraad!heeft!gediend!voor!dit!onderzoek.! Vervolgens!is!met!experts!gesproken!en!is!een!verkenning!in!de!literatuur! uitgevoerd.!Na!deze!voorzichtige!eerste!bestudering!van!bestaande! wetenschappelijke!literatuur!en!onlangs!afgesloten!onderzoeken!op!het!gebied!van! ICT2projecten,!is!de!onderzoeksvraag!gedefinieerd!en!is!een!conceptueel!model! beschreven.!Aan!de!hand!van!dit!model!is!vervolgonderzoek!gestructureerd!en!zijn! zeven!hoofdhypotheses!opgesteld.!! ! In!de!tweede!fase!van!het!onderzoek,!het!literatuuronderzoek,!is!geconstateerd!dat! op!het!gebied!van!sec!ICT2projecten!in!de!afbakening!van!de!financiële!sector,! weinig!wetenschappelijke!literatuur!beschikbaar!is.!Ook!is!geconstateerd!dat!over! opdrachtgevers!van!ICT2projecten!geen!wetenschappelijk!materiaal!beschikbaar!is.! Het!literatuuronderzoek!is!daarom!verbreed!naar!het!vakgebied!projecten.! ! In!de!derde!fase!is!een!exploratief!onderzoek!uitgevoerd!door!het!opstellen!van!een! vragenlijst!en!deze!is!uitgezet!onder!1200!respondenten.!Een!kleine!400!personen! hebben!de!vragenlijst!ingevuld.!Het!exploratief!onderzoek!is!in!het!ICT2vakgebied! uitgevoerd.!! ! De!resultaten!van!deze!onderzoeken!zijn!vervolgens!samengebracht!in!een! synthese.!Daarin!zijn!conclusies!ten!opzichte!van!de!hypotheses!getrokken!en!de! antwoorden!op!de!management2!en!onderzoeksvraag!geformuleerd.! !

!

1!

! Uit!de!verschillende!onderzoeken!is!naar!voren!gekomen!dat!de!belangrijkste! kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!zowel!in!harde2!als!zachte!factoren!zitten.!! ! Een!succesvol!ICT2project!dient!resultaat!op!te!leveren,!op!tijd!klaar!te!zijn,!van!een! zekere!kwaliteit!te!zijn!en!binnen!budget!te!blijven.!Daarbij!maakt!het!niet!zoveel!uit! wat!de!doelstelling!van!het!project!is.!Daarmee!bedoelen!we!dat!een!directe2!of! indirecte!relatie!met!de!strategie!van!het!bedrijf!geen!doorslaggevende!factor!is!om! er!een!succesvol!project!van!te!maken.!! ! Het!blijkt!dat!succesvolle!ICT2projecten!zich!ook!kenmerken!door!een!goede!sturing,! zowel!door!de!opdrachtgever!als!door!de!projectmanager.!De!opdrachtgever!moet! daarbij!in!ieder!geval!over!de!competenties!beschikken!‘op!resultaat!sturen’!en! ‘betrokkenheid!creëren’.!Deze!laatste!competentie!is!in!de!breedste!zin!des!woords.! Voor!projectmanagers!zijn!de!belangrijkste!competenties!‘organiseren’,! ‘pragmatisch’,!‘toegewijd’,!‘realistisch’,!‘standvastig’!en!‘stimulerend’.!! ! Het!gebruik!van!ontwikkel2!en!projectmethodieken!is!een!kenmerk!voor!succesvolle! ICT2projecten.!We!hebben!geen!onderscheid!kunnen!vinden!in!het!gebruik!van!de! ene!of!de!andere!methode!voor!de!verklaring!van!het!succes!van!het!project.!! ! Ook!de!optimale!hechtheid!(groepsdenken,!samenwerken,!elkaar!aanvullen,!bereid! zijn!voor!elkaar!iets!extra’s!te!doen)!van!het!betrokken!team!is!een!belangrijke! indicator!voor!een!succesvol!ICT2project.!Optimaal!hecht!betekent!dat!het!team! goed!samenwerkt,!zelfkritisch!is!en!niet!de!verbinding!en!interactie!met!haar! omgeving!verliest.!Aangezien!elk!project!een!nieuwe!teamsamenstelling!kent,!die! afhankelijk!van!de!fase!gedurende!het!project!ook!nog!kan!wisselen,!is!dit!een! belangrijke!constatering.!Om!de!hechtheid!van!een!team!te!bevorderen!zijn! verschillende!interventies!beschikbaar,!die!in!het!standaard!arsenaal!van!elke! opdrachtgever!en!projectmanager!horen!te!zitten.!! Een!succesvol!projectteam!kent!verschillende!rollen.!Betrek!de!gebruiker!in!het! team!zelf,!de!achterban!van!de!gebruiker,!de!architect!en!de!beheerafdeling.!! ! De!architect!kan!op!verschillende!manieren!in!het!team!worden!betrokken.! Sommige!organisaties!hebben!een!sterk!ontwikkeld!bedrijfsinformatieplan!en!! 2planning,!informatiemanagers!en!business!architecten.!Dit!helpt!bij!het! doorgronden!van!de!huidige!en!gewenste!bedrijfsprocessen!en!de!daarbij! benodigde!ICT.!Er!zijn!ook!organisaties!die!de!ontwikkeling!van!deze!processen! overlaten!aan!de!ogenschijnlijke!willekeur!van!projecten!en!de!daarbij!betrokken! medewerkers.!De!architect!zal!afhankelijk!van!de!teamsamenstelling!een!meer!of!

2! !

! minder!belangrijke!rol!spelen!in!het!team.!Het!betrekken!van!een!architect!of!het! hebben!van!een!doelarchitectuur!is!geen!indicatie!dat!het!project!minder! wijzigingen!hoeft!te!ondergaan.!! ! Het!aantal!wijzigingen!gedurende!het!project!mag!niet!te!veel!zijn.!Echter,!houd!als! opdrachtgever!en!projectmanager!wel!rekening!met!wijzigingen!gedurende!het! project!(gemiddeld!5!à!10%!van!het!totale!projectbudget).!Enige!flexibiliteit!om! aanvullende!eisen!en!wensen!in!te!kunnen!vullen!helpt!bij!het!accepteren!van!het! resultaat!door!gebruikers!en!beheer.!! ! In!tegenstelling!tot!de!algemeen!geldende!norm!is!een!project!niet!al!meetbaar! succesvol!bij!implementatie.!Uit!dit!onderzoek!blijkt!dat!pas!geruime!tijd!na! implementatie!men!kan!zeggen!of!het!project!succesvol!is.!Meestal!is!dat!op!het! moment!dat!het!projectteam!en!de!projectmanager!niet!meer!betrokken!zijn.!Een! belangrijk!kenmerk!voor!succesvolle!projecten!is!de!beheerbaarheid!van!het! opgeleverde!resultaat.!Het!betrekken!van!beheer!in!het!projectteam!is!dan!ook!een! randvoorwaarde!in!succesvolle!ICT2projecten.! ! Samengevat!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten:! - er!wordt!een!kwalitatief!resultaat!geleverd,!op!tijd,!binnen!budget! - de!opdrachtgever!en!projectmanager!sturen!en!zijn!competent! - het!betrokken!team,!inclusief!gebruikers!en!beheerders,!is!hecht! - het!project!maakt!gebruik!van!methoden!en!technieken,!doelarchitectuur!en/of! architect! - het!aantal!wijzigingen!is!klein.! ! De!praktisch!toegevoegde!waarde!van!dit!onderzoek!zit!in!het!eenvoudige! instrument!dat!beschikbaar!is!gekomen.!Met!behulp!van!deze!kaleidoscope!voor! succesvolle!projecten!kan!op!bovenstaande!kenmerken!worden!bepaald!wat!de! huidige!stand!van!zaken!is.!Per!onderdeel!worden,!afhankelijk!van!de!aangetroffen! situatie,!interventies!aangereikt!waarmee!een!niet!ideale!situatie!wordt!verbeterd.! Gecombineerd!leveren!de!uitgangssituatie!met!de!interventies!een!hogere!kans!op! een!succesvol!ICT2project!op.!! ! Het!instrument!is!beschikbaar!op!www.projectkaleidoscope.nl.!

!

3!

!

!

Inhoudsopgave! VOORWOORD!.......................................................................................................!6! 1! INLEIDING!........................................................................................................!9! 1.1! DOEL!VAN!HET!ONDERZOEK!...................................................................................!9! 1.1! DEFINITIES,!TERMEN!EN!BEGRIPPEN!.......................................................................!10! 1.2! LEESWIJZER!......................................................................................................!13! 2! ACHTERGRONDEN!EN!DOELSTELLINGEN!........................................................!15! 2.1! ACHTERGROND!ONDERZOEK!................................................................................!15! 2.2! AANLEIDING!ONDERZOEK!....................................................................................!15! 2.3! EERSTE!VERKENNING!..........................................................................................!16! 3! ONDERZOEKSMODEL!.....................................................................................!23! 3.1! VRAAGSTELLING!................................................................................................!23! 3.2! WAT!IS!EEN!CONCEPTUEEL!MODEL?!......................................................................!23! 3.3! CONCEPTUEEL!MODEL!VAN!DIT!ONDERZOEK!............................................................!24! 3.4! CONCEPTUELE!MODEL!NA!HET!ONDERZOEK!.............................................................!32! 4! LITERATUURONDERZOEK!EN!WEBSURVEY!.....................................................!35! 4.1! CONCLUSIES!UIT!LITERATUUR!...............................................................................!35! 4.2! CONCLUSIES!UIT!DE!WEBSURVEY!...........................................................................!36! 5! ONDERZOEKSRESULTATEN,!DE!SYNTHESE!......................................................!39! 5.1! KENMERKEN!VAN!SUCCESVOLLE!ICT2PROJECTEN!......................................................!39! 5.2! EFFECTIEVE!INTERVENTIES!...................................................................................!45! 5.3! DISCUSSIE!........................................................................................................!49! 6! CONCLUSIES!..................................................................................................!51! 6.1! BEANTWOORDING!VRAAG!...................................................................................!51! 6.2! AANBEVELINGEN!...............................................................................................!52! 7! PROJECTKALEIDOSCOPE!................................................................................!55! 7.1! INLEIDING!........................................................................................................!55! 7.2! DE!RING!VAN!DE!PROJECTOMGEVING!.....................................................................!56! 7.3! DE!RING!VAN!PROJECTTECHNIEK!...........................................................................!59! 7.4! DE!RING!VAN!PROJECTTEAM!................................................................................!61! 7.5! DE!RING!VAN!PROJECTSUCCES!..............................................................................!62! 8! LITERATUURLIJST!...........................................................................................!65! 9! DEFINITIELIJST!...............................................................................................!69! 10! BIJLAGE!A.!...................................................................................................!74! 10.1! CHECKS!&!BALANCES!(WORTMANN!EN!KREMER)!..................................................!74! 10.2! SIGNALEN!OPDRACHTGEVERSCHAP!(KREMER)!.......................................................!75! 10.3! PROJECTAANPAK!(VAN!DER!ZEE)!........................................................................!77! 10.4! VERBAND!PROJECTAANPAK!EN!OMGEVING!(REITSMA!ET!AL)!.....................................!77! 10.5! CULTUUR!VAN!DE!ORGANISATIE!(QUINN!EN!CAMERON)!..........................................!81!

4! !

! 10.6! 10.7! 10.8! 10.9! 10.10! 10.11! 10.12! 10.13! 10.14! 10.15! 10.16! 10.17! 10.18!

VERANDERKALEIDOSCOPE!(BALOGUN!EN!HOPE!HAILEY)!..........................................!82! STRATEGISCH!BELANG!VAN!ICT!(HENDERSON!EN!VENKATRAMAN)!.............................!83! PROJECTMANAGEMENTCOMPETENTIES!(STORM!EN!VUIJK)!......................................!85! STAKEHOLDER!TYPOLOGIE!(MITCHELL,!AGLE!EN!WOOD)!.........................................!86! COÖRDINATIE!STAKEHOLDERS!(MINTZBERG)!.......................................................!87! COMMUNICATIE!(DE!CALUWÉ!EN!VERMAAK)!.....................................................!90! TEAMNORMEN!DOOR!TEAMVORMING!(TUCKMAN)!..............................................!90! VERANDERINGEN!(DE!CALUWÉ!EN!VERMAAK)!....................................................!92! X2!EN!Y2THEORIE!(MCGREGOR)!.......................................................................!94! SCHATTEN!EN!STARTEN!VAN!EEN!PROJECT!(BOEHM)!.............................................!94! AANTAL!WIJZIGINGEN!(KULK)!..........................................................................!96! TEAMSAMENSTELLING!(BELBIN)!.......................................................................!97! PSYCHOLOGISCH!CONTRACT!(WIERDSMA!EN!SWIERINGA)!.....................................!97!

11! BIJLAGE!B.!VOLLEDIG!OVERZICHT!VAN!ALLE!KENMERKEN!UIT!HET! LITERATUURONDERZOEK!.....................................................................................!99! 12! BIJLAGE!C.!VOLLEDIG!OVERZICHT!VAN!ALLE!INTERVENTIES!.......................!103! 13! BIJLAGE!D.!WEBSURVEY!............................................................................!106! 13.1! HOOFDHYPOTHESES!EN!DEELHYPOTHESES!...........................................................!106! 13.2! MATERIAAL!EN!PROTOCOL!..............................................................................!108! 13.3! RESULTATEN!................................................................................................!110! 13.4! EXTRA!INFORMATIE!UIT!EXPLORATIEVE!ONDERZOEK!..............................................!119!

!

5!

! !

Voorwoord! Na!een!paar!jaar!colleges!op!Nyenrode,!ontmoetingen,!modules!afsluiten,! workshops!en!samen!een!paper!schrijven!was!in!het!najaar!2011!het!moment!daar:! de!start!van!ons!afstuderen.!Een!jaar!later!is!het!resultaat!er,!een!dikke!thesis!met! de!bevindingen!van!ons!onderzoek.!Ook!is!er!een!projectkaleidoscope,!een!nieuw! instrument!dat!nieuwe!en!bestaande!projecten!helpt!om!nog!succesvoller!te!zijn.! Dit!boek!is!een!samenvatting!van!de!thesis.!! ! Beiden!zijn!we!werkzaam!in!de!ICT,!Barbera!als!manager!van!de!afdeling!ICT!Beheer! en!Ontwikkeling!bij!PGGM!en!Roos!als!programmamanager!bij!Delta!Lloyd.!Beiden! hebben!we!directeuren!die!zich!zorgen!maken!over!het!falen!van!ICT2projecten.! Voor!beiden!is!het!onderdeel!van!het!dagelijkse!werk!om!te!voorkomen!dat!er!geld! wordt!uitgegeven!zonder!bruikbare!resultaten,!of!tijd!verstrijkt!zonder!dat!een!klant! geholpen!wordt.!Onze!gebruiker!wil!vandaag!laten!realiseren!wat!er!gisteren!is! bedacht!en!het!morgen!beheerd!hebben!door!de!ICT2organisatie.!Onze! opdrachtgever!wil!een!volwassen!ICT2organisatie!en!een!volwassen!business!die! kostenbewuste,!juiste!keuzes!maken.!! ! Al!met!al!hadden!we!samen!redenen!genoeg!om!onze!krachten!te!bundelen!en!een! intensieve!samenwerking!aan!te!gaan.!! ! In!ons!onderzoek!waren!we!ook!al!op!de!kaleidoscope!van!Balogun!en!Hope!Hailey! gestuit.!Al!discussiërend!en!delibererend!kwamen!we!voor!ons!eigen!instrument!uit! op!een!vorm!die!bestond!uit!ringen!die!konden!draaien!en!in!verschillende!standen! een!ander!perspectief!gaf.!In!dat!opzicht!is!caleidoscopisch,!als!in!een!keuze!van! aspecten,!meningen,!standpunten!in!een!bepaald!domein!kenmerkend!voor!ons! onderzoek!en!onze!conclusie.!! ! We!willen!een!aantal!mensen,!naast!alle!geïnterviewde!experts!en!respondenten,! speciaal!bedanken!voor!hun!steun!in!het!afgelopen!jaar.!Onno!Verstegen!en!Hans! van!der!Zwaag!danken!we!voor!het!geven!van!de!opdracht,!financiële! ondersteuning!en!vervolgens!de!scherpe!en!kritische!begeleiding.!Behalve!dat!het! afgelopen!jaar!ons!veel!nieuwe!inzichten!heeft!gegeven!over!ICT2projecten!hopen! we!met!ons!onderzoek!en!onze!projectkaleidoscope,!een!bijdrage!te!leveren!aan! meer!succesvolle!ICT2projecten!in!onze!bedrijven.!! ! Speciale!dank!gaat!uit!naar!onze!begeleider!van!Nyenrode,!Bert!Kersten.!Zonder!zijn! eindeloze!geduld,!enthousiaste!en!stimulerende!op2!en!aanmerkingen!hadden!we! niet!tot!het!laatst!toe!verbeteringen!kunnen!aanbrengen.!Leon!Dohmen!heeft!ons!

6! !

! door!zijn!vragen!en!urenlange!discussies,!die!we!met!hem!mochten!voeren!in! Eindhoven,!geholpen!om!tot!de!kern!van!ons!onderzoek!door!te!dringen.!! ! Onze!families!hebben!ons!op!vele!manieren!ondersteund,!ons!vele!uren!moeten! missen,!de!kinderen!opgevangen,!boodschappen!gedaan!of!onze!eindeloze!verhalen! moeten!aanhoren.!Dank!jullie!wel.!Leny!Meertens!heeft!ons,!vanuit!een!heel!ander! perspectief,!geholpen!de!essentie!uit!de!brij!van!woorden!uit!het!drijfzand!van!ons! eigen!onderzoek!omhoog!te!tillen.!Jolanda!Faber!heeft!ons!enorm!geholpen!door! alle!teksten!te!redigeren.!Elke!taalkundige2!of!interpunctiefout!die!je!nu!nog! tegenkomt!is!volkomen!aan!onszelf!te!wijten.!! ! Barbera!Dado!en!Roos!Dahmen! Breukelen,!29!januari!2013! !

!

7!

! !

Thesis Barbera en Roos

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Hoe de opdrachtgever het bedoelde

Wat de projectmanager begreep

Zo heeft het projectteam het gehoord

Eerste testoplevering

Dit is wat de gebruiker wilde hebben

Zo werd de documentatie opgeleverd

De beschikbare doelarchitectuur

Dit is wat beheer kreeg

Dit was wat de klant nodig had

Uiteindelijk werd dit opgeleverd

Figuur!1!Illustratie!waarom!ICT`projecten!mislukken!

!

8! !

Create your own cartoon at www.projectcartoon.com

!

! !

1 Inleiding! ! Dit!boek!is!een!samenvatting!van!de!afstudeerthesis.!Het!daarin!beschreven! onderzoek!is!uitgevoerd!in!opdracht!van!de!organisaties!waarvoor!wij!werken,!! Delta!Lloyd!en!PGGM.!De!opdracht!valt!binnen!het!thema!ICT!en!gaat!specifiek!over! ICT2projecten!in!de!financiële!sector!(niet!alleen!Delta!Lloyd!en!PGGM)!waarbij! onder!eigen!regie!software!wordt!gebouwd.!! ! Onderbouwingen,!achtergronden!en!verantwoording!van!alle!conclusies!zijn!terug! te!vinden!in!de!thesis,!die!verkrijgbaar!is!bij!de!auteurs.!!

1.1 Doel!van!het!onderzoek! ICT!is!tegenwoordig!niet!meer!weg!te!denken!uit!organisaties.!De!afhankelijkheid! van!ICT!wordt!steeds!groter.!Bij!veel!financiële!instellingen!is!ICT!zo!verweven!met! de!primaire!bedrijfsprocessen,!dat!het!core!business!is!geworden.!ICT!maakt!het! mogelijk!om!nieuwe!producten!en!diensten!te!ontwikkelen.!Maar!zien!organisaties! dit!ook!zo?!Veel!organisaties!zien!ICT!juist!als!een!belemmering.!Een!belangrijke! reden!hiervan!is!het!falen!van!veel!ICT2projecten.!Veel!ICT2projecten!verlopen!niet! op!tijd,!niet!conform!het!budget!en!leveren!niet!het!gewenste!resultaat!op!(Leliveld,! &!Jeffrey,!2003).!! ! Er!is!in!het!verleden!al!veel!onderzoek!gedaan!naar!de!oorzaak!van!falende!ICT2 projecten!en!er!zijn!tal!van!mogelijke!oplossingen!beschreven.!Deze!oplossingen! hebben!vaak!betrekking!op!‘harde’!aspecten!als!project2!of!ontwikkelmethodiek,! impactbepaling,!projectstructuur,!change!processen,!technologie,!architectuur!etc.! Naar!onze!mening!wordt!er!te!weinig!aandacht!besteed!aan!de!‘zachte’!factoren! van!ICT2projecten,!zoals!de!mens,!onderlinge!communicatie,!samenwerking!en!het! werken!in!en!met!teams.!Dit!zijn!volgens!ons!juist!dé!factoren!die!van!grote!invloed! zijn!op!het!succes!van!een!ICT2project.!! ! We!hebben!zowel!de!harde2!als!de!zachte!factoren!onderzocht!die!van!invloed!zijn! op!het!resultaat!van!een!ICT2project.!De!reden!dat!wij!beide!type!factoren!hebben! onderzocht!is,!dat!wij!vermoeden!dat!deze!factoren!elkaar!beïnvloeden.!! ! We!hebben!tevens!onderzocht!welke!interventies!een!positief!effect!hebben!op! deze!factoren!en!hoe!ze!leiden!tot!een!grotere!kans!op!succesvolle!ICT2projecten.! Het!onderzoek!is!beperkt!tot!ICT2projecten!in!de!financiële!wereld!waarbij!onder! eigen!regie!software!wordt!ontwikkeld.!! !

!

9!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! De!vraag!die!we!in!het!onderzoek!beantwoorden!luidt:!! ! ! Wat!kan!ik,!als!opdrachtgever,!doen!om!de!kans!op!een!succesvol!ICT`project!te! verhogen?! ! ! Het!onderzoek!dat!in!het!kader!van!de!thesis!is!uitgevoerd!en!beschreven,!bestond! uit!3!fases.!In!de!eerste!fase!is!gesproken!met!experts!en!een!eerste!voorzichtige! verkenning!in!de!literatuur!uitgevoerd.!Op!basis!daarvan!is!de!onderzoeksvraag! vastgesteld,!een!conceptueel!model!beschreven!en!zijn!zeven!hoofdhypotheses! opgesteld.!! ! In!de!tweede!fase!van!het!onderzoek,!het!literatuuronderzoek,!is!uitgebreid!gezocht! naar!wetenschappelijke!artikelen!en!onderzoeken.!Aangezien!de!status!van! wetenschappelijk!onderzoek!naar!sec!ICT2projecten!niet!voldoende!resultaat! opleverde,!is!op!een!aantal!punten!het!onderzoeksveld!verbreed!naar!alle!vormen! van!projecten.!! ! Vanuit!het!literatuuronderzoek!is!vervolgens!een!selectie!gemaakt!van!vragen!welke! nog!onvoldoende!beantwoord!waren!c.q.!een!nadere!onderbouwing!voor!moest! worden!gevonden!in!het!exploratieve!onderzoek.!In!fase!drie!van!het!onderzoek!is! een!vragenlijst!opgesteld!en!uitgezet!onder!1200!respondenten!die!werkzaam!zijn!in! de!ICT.!Dit!is!middels!een!websurvey!gedaan.! ! Tenslotte!hebben!we!op!basis!van!de!uitkomsten!van!de!verschillende!fases!van!het! onderzoek!een!eenvoudig!toepasbaar!instrument!ontwikkeld,!de! projectkaleidoscope.!Dit!instrument!meet!aan!het!begin!van!het!project!en! gedurende!het!project!de!status!van!een!aantal!factoren!die!van!invloed!zijn!op!het! project!succes.!Het!instrument!bevat!interventies!die!kunnen!worden!toegepast!om! de!kans!op!een!succesvol!ICT2project!te!verhogen.! !

1.1 Definities,!termen!en!begrippen! In!de!definitielijst!(hoofdstuk!1)!van!deze!thesis!is!een!samenvatting!opgenomen! van!alle!gebruikte!definities.!Onderstaande!definitie!van!‘wat!verstaan!wij!onder! succesvolle!ICT2projecten?’!is!tot!stand!gekomen!gedurende!de!eerste!fase!van!het! onderzoek!(eerste!verkenning!en!conceptueel!model).!Voor!de!leesbaarheid!van!de!

10! !

!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten!

komende!hoofdstukken!wordt!de!definitie!hier!alvast!opgenomen.!We!ontleden!het! geheel!eerst:! !

! Definitie!succesvolle!ICT`projecten! In!deze!thesis!is!een!ICT2project!gedefinieerd!als!een!tijdelijke!organisatievorm!die! als!doel!heeft!één!of!meer!ICT2systemen!op!te!leveren!die!nodig!zijn!om!een! product!of!dienst!voor!de!business!te!realiseren.!Het!ontwerpen,!bouwen!en! implementeren!van!ICT2systemen,!het!opleveren!van!documentatie,!het!maken!of! aanpassen!van!beheerprocessen,!het!opleiden!van!beheerders!en!het!opleiden!van! eindgebruikers,!zijn!onderdeel!van!dit!ICT2project.! ! Een!succesvol!ICT2project!definiëren!wij!als!volgt:!het!resultaat!van!het!ICT2project!is! in!de!ogen!van!de!betrokkenen!(opdrachtgever,!gebruiker,!klant,!architect,! projectteam!en!–manager)!een!meetbare!netto!verbetering!ten!opzichte!van!de! situatie!ervoor.!Dit!geldt!niet!alleen!op!het!moment!van!decharge!van!het!project,! maar!ook!circa!één!jaar!erna.!Pas!dan!kan!bepaald!worden!of!een!ICT2systeem! beheerbaar!is!en!of!het!opgeleverde!resultaat!nog!steeds!gewenst!is.! ! ! In!de!definitie!is!gebruik!gemaakt!van!de!term!netto!verbetering.!Hiermee!wordt! bedoeld!dat!de!positieve2!en!negatieve!effecten!van!de!verbetering!voor!de! betrokkenen!tegen!elkaar!worden!weggestreept!en!het!resultaat!per!saldo!een! verbetering!moet!opleveren!(DeLone,!&!McLean,!2004).!Betrokkenen!kunnen!van! mening!verschillen!of!een!ICT2project!succesvol!is!of!niet.!Een!voorbeeld!van!een! negatief!effect!zijn!de!betrokkenen!die!door!een!ICT2project!hun!baan!verliezen! (denk!aan!outsourcing!van!werkzaamheden!naar!andere!gebieden).! ! In!figuur!2!(zie!volgende!bladzijde)!worden!de!verschillende!rollen!in!ICT2projecten! in!beeld!gebracht,!zoals!ze!in!deze!thesis!worden!gebruikt.!! ! Hierbij!is!een!onderscheid!gemaakt!tussen!de!organisatie!aan!de!kant!van!de! business!en!die!van!ICT.!De!lijnen!van!opdrachtgever!en!projectmanager!zijn! onderbroken!getekend,!omdat!deze!twee!rollen!uitsluitend!gedurende!de!ICT2 projecten!aanwezig!zijn,!daarna!niet!meer.! ! De!andere!rollen!zijn!ook!buiten!de!tijdspanne!van!een!project!actief.!

!

11!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Business,

ICT,

Opdrachtgever,

Projectmanager, Architect,

Gebruiker, Team, Klant,

Figuur!2!Onderlinge!verhoudingen!in!ICT`projecten!

!

! De!opdrachtgever!is!hierbij!de!eigenaar!van!het!business!proces!of!product!dat!een! verandering!ondergaat!of!dat!ondersteund!gaat!worden!met!een!nieuw!ICT2proces.! De!opdrachtgever!is!zelden!gelijk!aan!de!gebruiker!die!gaat!werken!met!het! resultaat!van!het!ICT2project.!Een!enkele!keer!is!dat!wel!het!geval.!De!gebruiker!en! de!klant!kunnen!wel!dezelfde!personen!zijn.!Een!webapplicatie,!die!zowel!door!de! eindklant!als!door!de!medewerker!wordt!gebruikt!voor!het!voeren!van!een! administratie,!is!hier!een!voorbeeld!van.!In!dit!overzicht!is!de!projectmanager!meer! aan!de!ICT2kant!geplaatst.!Deze!rol!komt!in!de!praktijk!ook!voor!aan!de!business! kant,!afhankelijk!van!de!inrichting!van!de!organisatie.!! ! De!rol!van!architect!wordt!vaak!ingevuld!door!een!specifieke!functionaris,!waarbij! deze!de!inhoudelijke!kant!van!het!ICT2project!bewaakt!en!de!projectmanager!de! beheersmatige!(tijd,!geld,!kwaliteit)!kant.!Deze!rollen!lopen!soms!door!elkaar!heen.! Team!tenslotte!is!de!tijdelijk!werkbare!overeenkomst!tussen!verschillende! medewerkers!van!zowel!de!business!als!ICT.!Met!projectteam!worden!alle! bovenstaande!rollen!tezamen!bedoeld.!

12! !

!


1.2 Leeswijzer! Bit!boek!is!als!volgt!opgebouwd:! Hoofdstuk!2!bevat!de!achtergronden!en!aanleiding!van!het!onderzoek.!Ook!zijn!de! samenvattingen!van!de!expertinterviews!opgenomen!in!dit!hoofdstuk.! Hoofdstuk!3!bevat!de!onderzoeksvraag!en!het!conceptuele!model.!Dit!is!het!model! waarlangs!het!oorspronkelijke!onderzoek!is!uitgevoerd.!Dit!hoofdstuk!wordt! afgesloten!met!het!definitieve!model,!zoals!aangetoond.!! Hoofdstuk!4!beschrijft!welke!conclusies!zijn!getrokken!uit!het!literatuuronderzoek! en!de!websurvey.!! Hoofdstuk!5!is!een!samenvatting!van!alle!getrokken!conclusies.!Tevens!worden!in! dit!hoofdstuk!alle!ter!zaken!doende!interventies!besproken.!! Hoofdstuk!6!is!tenslotte!de!conclusie.!! De!toegevoegde!waarde!van!deze!thesis!zit!in!hoofdstuk!7.!Hierin!wordt!de! projectkaleidoscope!beschreven!waarmee!opdrachtgevers!en!opdrachtnemers!voor! de!start!van!het!project,!maar!ook!gedurende!het!ICT2project,!kunnen!bepalen!of!de! juiste!keuzes!zijn!gemaakt.!Indien!dit!niet!het!geval!is,!dan!geeft!het!instrument! adviezen!waarmee!de!kans!op!een!succesvol!ICT2project!wordt!vergroot.!! ! Alle%teksten%die%rechts%zijn%uitgelijnd%zijn%commentaar%van%de%auteurs%of%quotes%aan% de%hand%waarvan%de%omliggende%teksten%worden%verduidelijkt.%We%realiseren%ons% dat%de%stof%een%opsomming%is%van%veel%feiten%en%inzichten.%We%hopen%door%middel% van%deze%teksten%het%geheel%toch%leesbaar%te%houden.% ! Overal!waar!in!dit!boek!gesproken!wordt!over!‘hij’!dient!ook!‘zij’!gelezen!te!worden.! Vetgedrukte!woorden!in!de!teksten!worden!verklaard!in!de!definitielijst!(zie!in! hoofdstuk!9).!

!

13!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

!

14! !

! !

2 Achtergronden!en!doelstellingen! 2.1 Achtergrond!onderzoek! Binnen!veel!ICT2projecten!wordt!veel!aandacht!besteed!aan!tijd,!geld2!en! kwaliteitsbeheersing.!De!werkelijke!reden!waarom!een!ICT2project!wordt! uitgevoerd,!wil!hierdoor!nog!wel!eens!ondergesneeuwd!raken.!Of!het!opgeleverde! resultaat!een!verbetering!is!ten!opzichte!van!de!situatie!daarvoor,!of!het!resultaat! ingebed!is!in!de!organisatie!en!of!het!resultaat!voldoet!aan!de!verwachtingen! tijdens!de!implementatie!en!in!de!jaren!daarna,!dat!zijn!minstens!even!en!zo!niet! belangrijkere!kenmerken!van!een!succesvol!ICT2project.!! ! Door%een%scherpe%visie%van%de%business%en%haar%management,%een%sterke%discipline% plus%goede%projectmanagers%kunnen%de%totale%kosten%van%ICTBprojecten%met% tientallen%procenten%worden%teruggedrongen%(Verstegen,%2012).% ! Wij!richten!ons!in!dit!onderzoek!op!het!resultaat!van!ICT2projecten!(wat!heeft!het! ICT2project!opgeleverd)!en!de!manier!waarop!het!resultaat!is!behaald!(het!proces! naar!het!resultaat!toe).!Dit!laatste!is!te!beïnvloeden.!Welke!sturing!tot!positieve! resultaten!leidt,!is!hierbij!de!vraag.!Daarnaast!zullen!we!kort!ingaan!op!het! beheersmatige!gedeelte!van!een!ICT2project.!Reden!voor!deze!tweedeling!is!dat!een! ICT2project!nog!zo!goed!ingeschat,!gepland!en!uitgevoerd!kan!zijn,!als!het!resultaat! niet!gebruikt!wordt!door!de!afnemers!omdat!de!wensen!gedurende!de!tijd! veranderd!zijn,!het!resultaat!het!klantproces!onvoldoende!ondersteunt!of!het! opgeleverde!systeem!niet!beheerbaar!is,!dan!had!de!ICT2ontwikkeling!net!zo!goed! niet!kunnen!plaatsvinden.!%

2.2 Aanleiding!onderzoek! Helaas!is!het!nog!steeds!actualiteit:!ICT2projecten!leveren!vaak!niet!wat!er!van! wordt!verwacht,!na!afronding!blijkt!de!prijs!hoger!dan!afgesproken!of!het!project! loopt!uit.!De!ICT2projecten!ondersteunen!het!klant2!of!gebruikersproces!niet!of! onvoldoende,!terwijl!dat!juist!het!bestaansrecht!is!van!ICT.!Het!moet!bijdragen!aan! de!strategie!van!een!bedrijf,!anders!had!het!project!niet!eens!mogen!starten.!Dit! falen!is!frustrerend!voor!alle!betrokkenen,!of!het!nu!de!klant,!de!aandeelhouder,! het!coöperatie!lid,!de!medewerker!of!de!bestuurder!is.!! ! Aangetoond!door!Standish!(1999)!is!dat!een!aantal!factoren!zoals!het!gebruiken!van! bewezen!technologie,!het!inzetten!van!doelarchitectuur!en!het!onderkennen!van! de!vooringenomenheid!van!planners!de!kans!op!succes!voor!een!project!kan! vergroten.!ICT!is!een!relatief!jong!vakgebied!(<50!jaar)!waar!in!een!hoog!tempo!

!

15!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! wordt!gewerkt!om!tot!volledige!integratie!met!alle!andere!processen!van!de! onderneming!te!komen.!! ! De%klant%is%niet%koning.%De%koning%praat%je%naar%de%mond.%En%maak%ook%niet%de% vergissing%dat%je%klant%je%beste%vriend%is,%want%dat%is%hij%niet.%Maar%hij%is%wel%je% beste%buurman.%Die%ga%je%wel%helpen%als%er%een%boom%gesnoeid%moet%worden,% ook%als%je%geen%tijd%hebt.%(…)%(Frans%den%Boer,%2008,%bron%Harrewijn,%2009).! ! Veel!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!lijken!zich!te!bevinden!op!het!gebied! van!de!harde!factoren!als!tijd,!geld,!technologie,!ontwikkelmethodiek!en!kwaliteit.! Goed!plannen,!goed!afspreken!wat!er!geleverd!gaat!worden,!de!juiste!technologie! kiezen,!de!juiste!ontwikkelmethodiek!toepassen!en!voldoende!geld!en!de!klus!lijkt! geklaard!(The!Standish!Group,!1999).!Desondanks!gaat!het!nog!steeds!niet!goed! (genoeg).!Ons!inziens!wordt!er!te!weinig!aandacht!besteed!aan!de!zachte!factoren! als!gedrag!en!cultuur!en!het!samenspel!tussen!harde!en!zachte!factoren.!

2.3 Eerste!verkenning! Om!onze!ideeën!over!het!onderwerp!verder!vorm!te!geven!en!aan!te!scherpen! hebben!we!met!een!aantal!vooraanstaande!personen!gesproken!in!het!vakgebied.! We!zijn!met!deze!experts!in!aanraking!gekomen!via!onze!opdrachtgevers,!onze! begeleider!en!via!ons!eigen!netwerk.!Deze!experts!hebben!ons!weer!in!contact! gebracht!met!andere!experts.!! ! De!volgende!personen!zijn!geïnterviewd.!Per!persoon!is!kort!aangegeven!wat!de! specifieke!reden!van!het!interview!is!geweest.!! ! Tabel!1!Geïnterviewde!experts!

Naam! Onno! Verstegen! Hans!van!der! Zwaag! Frans!den! Boer!

Functie!of!Rol! Lid!Raad!van! Bestuur! Directeur!ICT!

Erik!Boon!

Eigenaar!

Directeur!

Leon!Dohmen! Principle! Consultant!

16! !

Instituut! Delta!Lloyd! groep! PGGM!

Reden! Opdrachtgever!en! probleemeigenaar! Opdrachtgever!en! probleemeigenaar! Bisnez! Ervaringsdeskundige!t.a.v.! Management! zowel!de!harde!kant!als!de! zachte!kant!van!ICT2projecten! Erik!Boon! Zelfstandig!coach!en! Coaching!&! consultant.!Zijn! Training! aandachtsgebied!is!de!zachte! ! kant!van!ICT2projecten! CGI! Onderzoek!naar!impact!van!ICT! (voormalig! op!organisatieverandering!!


! Naam! Laurenz! Eveleens!

Erald!Kulk!

Richard! Lugtigheid!

Rob!Peters! Eltjo!Poort!

Chris!Verhoef!

Marcel!Vilain!

Functie!of!Rol!

Instituut! Logica)! VU! Amsterdam!

Reden! ! Promovendus! Onderzoek!naar! kosteninschattingen,! functiepuntanalyse!en! efficiencymetingen! Promovendus! VU! Onderzoek!naar! Amsterdam! requirementscreep!en!kwaliteit! van!kostenschattingen,!werkt! bij!het!CIO!office!van!de! Overheid! Expert!Lead! PGGM! Is!bij!PGGM!verantwoordelijk! Architect! voor!het!opstellen!en!naleven! van!de!Enterprise!architectuur,! het!informatiebeleid!en!het! informatie!beveiligingsbeleid! Onderzoeker! VU! Opdrachtgever!Equity!Project,! Amsterdam! Simbiosis!project! Promovendus!en! CGI! Is!op!18!juni!2012! Lead!Expert! (voormalig! gepromoveerd!op!de!rol!van! Architecture! Logica)! non!functional!requirements!en! architectuur!bij!projectsucces! Hoogleraar!IT! VU! Jarenlang!onderzoeker!naar! Asset! Amsterdam! kenmerken!van!succesvolle!ICT2 management! ontwikkeling! Programma2 Nationale! Heeft!de!Theory!of!Constraints! directeur! Nederlanden! (Zwakste!Schakel)! geïmplementeerd!bij!Nationale! Nederlanden.!Dit!heeft!geleid! tot!succesvolle!ICT2projecten.!

! Van!elk!interview!geven!we!hieronder!een!korte!samenvatting.! ! Verstegen!benadrukt!dat!de!succesbeleving!van!de!opdrachtgever!de!belangrijkste! graadmeter!is.!Tijdens!een!aantal!begeleidings2!en!reviewsessies!in!het!proces!van! het!schrijven!van!thesis,!geeft!hij!aan!dat!succesvolle!ICT2projecten!worden! gevormd!door!sterk!management!met!een!visie,!een!goede!projectmanager,!een! check!op!de!requirements!door!senior!management,!betrokken!management!en! een!goede!executie!van!het!project.!Verder!heeft!het!project!er!baat!bij!als!het!niet! te!groot!is!of!wordt!opgeknipt,!waarbij!het!totale!portfolio!van!projecten!moet! worden!bezien.!De!totale!verandercapaciteit!van!de!business!en!ICT!mag!niet! worden!overschreden.!Vervolgens!noemt!Verstegen!nog!de!kwaliteit!van!de! !

17!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! betrokken!medewerkers,!consistentie!in!de!keuzes!van!het!management!en!het! nemen!van!verantwoordelijkheid!door!dat!management!als!factoren!die!de!kans!op! succes!vergroten.!! ! Van!der!Zwaag!onderkent!een!persoonlijk2!en!zakelijk!aspect!aan!succesvolle!ICT2 projecten.!Het!zakelijke!aspect!gaat!over!de!buitenwereld!en!de!klant!en!hoe!deze! er!beter!van!wordt.!Het!persoonlijke!aspect!zit!in!het!feit!dat!een!opdrachtgever! mee!laat!wegen!wat!het!project!voor!hem!persoonlijk!kan!bijdragen.!Geeft!een! succesvol!project!meer!aanzien,!een!grotere!kans!op!promotie?!Hij!definieert!het! wel!of!niet!succesvol!zijn!van!projecten!vanuit!de!perceptie!(succesbeleving)!van!de! belangrijkste!stakeholders.!Dit!is!te!managen,!hoewel!dit!één!van!de!lastigste! uitdagingen!is.!! ! Lugtigheid!geeft!aan!dat!de!cirkels!van!stakeholders!(van!direct!naar!minder!direct! betrokken)!en!het!aandacht!hebben!voor!deze!cirkels!van!invloed!is!op!succesvolle! projecten.!Ondanks!zijn!vele!jaren!ervaring!is!hij!nog!geen!instrument! tegengekomen!dat!een!project!anders!inschat!dan!op!budget,!tijd,!kwaliteit!en! risico’s.!Het!belang!van!architectuur!en!het!hebben!van!een!doelarchitectuur!voor! de!kans!op!succesvolle!ICT2projecten!acht!hij!groot.!Hierin!zijn!verschillende! gradaties!mogelijk,!een!project!dient!echter!altijd!bij!te!dragen!aan!de!invulling!van! deze!doelarchitectuur.!De!samenwerking!tussen!projectmanager,!opdrachtgever!en! architect!en!een!evenredige!verhouding!tussen!deze!rollen!(geen!ivoren!toren! gedrag!van!een!van!hen)!draagt!bij!aan!de!kans!op!succesvolle!ICT2projecten.! ! Poort!vertelt!dat!de!rolscheiding!tussen!projectmanagers!en!architecten!buiten! Nederland!veel!minder!strikt!zijn!dan!in!Nederland.!Hier!lijkt!de!projectmanager! vooral!een!procesmanager!en!de!architect!inhoudelijke!rol!te!hebben.!Dat!bijt! elkaar,!beide!rollen!zouden!beide!aspecten!van!projecten!moeten!kunnen! uitvoeren.!Het!hebben!van!een!doelarchitectuur!reduceert!de!mate!van! onzekerheid.!Elke!onzekerheid!die!geëlimineerd!kan!worden,!levert!een!risico2!en! daarmee!kostenverlaging!op!in!projecten.!Daarnaast!zijn!het!hebben!van!non` functional!requirements!van!grote!invloed!op!de!kans!op!succes,!zo!blijkt!uit!zijn! onderzoek.! ! Verhoef!geeft!aan!dat!over!het!algemeen!de!definitie!voor!succesvolle!projecten!het! op!tijd,!binnen!budget!en!conform!afgesproken!kwaliteit!opleveren!van!een!set!van! gebouwde!specificaties!is.!Een!methode!om!het!financiële!resultaat!te!berekenen!is! de!Netto!Contante!Waarde!(NCW).!Goede!financiële!rapportages!ontbreken!vaak!bij! projecten.!De!ontwikkelmethode!(klassieke!waterval!of!agile)!is!nauwelijks!van!

18! !

!


invloed!op!het!uiteindelijke!resultaat.!De!juiste!mensen!zijn!echter!van!grote! invloed.!Oorzaak!van!falen!is!meestal!onkunde,!zowel!aan!de!opdrachtgevende2!als! opdrachtnemende!kant.!! ! Peters!geeft!een!doorkijk!in!de!onderzoeken!die!plaatsvinden!aan!de!VU.!De! business!case!van!het!portfolio!aan!projecten!is!belangrijker!gebleken!dan!de! business!case!van!een!individueel!project.!Tevens!is!het!kunnen!kwantificeren!van! de!resultaten!en!de!daarbij!behorende!kwalitatieve!forecasting!van!de!kosten!voor! het!management!belangrijk.!Peters!concludeert!aan!de!hand!van!zijn!jarenlange! ervaring!dat!betrokken!projectmanagers,!die!verwachtingen!goed!managen,!een! veel!grotere!kans!hebben!het!project!succesvol!te!beëindigen.!De!samenwerking! tussen!de!opdrachtgever!en!de!projectmanager!lijkt!hierbij!essentieel.!Dit!is!echter! (nog)!niet!bewezen.! ! Eveleens!geeft!aan!dat!CIO’s!recentelijk!een!vragenlijst!in!twee!fases!hebben! ingevuld!voor!het!CIO!office!van!PWC.!In!eerste!instantie!gaven!ze!alle!mogelijke! succesfactoren!aan!voor!projecten.!In!de!tweede!ronde!werd!hen!gevraagd!de! succesfactoren!te!rangschikken.!Daarnaast!richtten!zij!zich!vooral!gericht!op!de! harde!kant!van!projecten.! ! Kulk!heeft!onderzoek!gedaan!naar!het!aantal!wijzigingen!dat!een!project!gedurende! de!uitvoer!van!het!project!aan!kan.!Daarbij!is!gebleken!dat!indien!er! doelarchitectuur!aanwezig!is,!er!meer!wijzigingen!geabsorbeerd!kunnen!worden.! Tevens!heeft!hij!onderzoek!gedaan!naar!kosten!onder2!en!overschattingen.!Hieruit! is!gebleken!dat!een!CMMI`niveau!van!een!IT2afdeling!niet!hoger!dient!te!zijn!dan! dat!van!de!business.!Dit!levert!namelijk!geen!voordeel!op!in!kostenschattingen.!Hij! heeft!niet!kunnen!aantonen!dat!een!hoger!niveau!CMMI!tot!betere!resultaten!leidt.! Een!team!levert!wel!betere!schattingen!op!indien!het!de!kans!krijgt!een!leercurve! door!te!maken.!! ! Vilain!vertelt!over!de!implementatie!van!de!Theory!of!Constraints!(Goldratt,!1997)! die!hij!heeft!gedaan!in!ICT2projecten.!Hierbij!wordt!het!identificeren!en!managen! van!bottle!necks!in!een!project!als!eerste!prioriteit!opgepakt.!De!hulpmiddelen!die! hierbij!worden!ingezet!zijn!het!verzamelen!van!alle!buffertijden!uit!alle!(deel)taken! of!werkpakketten!van!een!project.!Deze!buffertijden!worden!aan!het!eind!van!de! projectplanning!verzameld.!Zodra!een!taak!of!werkpakket!buffertijd!gaat!gebruiken,! wordt!geanalyseerd!wat!de!reden!hiervoor!is!en!ogenblikkelijk!actie!ondernomen.! Zo!wordt!het!gebruik!van!buffertijd!zoveel!mogelijk!beperkt.!De!natuurlijke!neiging! van!teams!en!projectmanagers!om!positief!te!zijn!over!de!toekomst!(alle!acties!in!de!

!

19!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! toekomst!gaan!wél!volgens!planning,!we!krijgen!geen!tegenslagen)!wordt!hiermee! onderdrukt.!Opdrachtgever!en!opdrachtnemer!moeten!bij!deze!methode!open! communiceren!over!de!verwachtingen,!mogelijkheden!en!onmogelijkheden!over!en! weer.!Daarnaast!vereist!deze!methode!een!goede!plantechniek!van!de! betrokkenen.!Dit!kan!deels!gecompenseerd!worden!door!een!Masterplanner.!Vilain! geeft!aan!dat!de!opdrachtgever!de!belangrijkste!factor!is!voor!een!succesvol! project.!Eventuele!hiaten!in!het!competentiepalet!van!de!opdrachtgever!kunnen! gecompenseerd!worden!door!de!opdrachtnemer.!! ! Den!Boer!geeft!zijn!visie!op!opdrachtgevers!van!projecten.!Vaak!zijn!het! lijnmanagers!die!het!project!er!maar!even!bij!doen,!met!onvoldoende!prioriteit.!Een! goede!opdrachtgever!wordt!echter!badend!in!het!zweet!wakker!bij!het!idee!dat!het! niet!goed!gaat!met!het!project.!Een!projectmanager!kan!veel!invloed!uitoefenen!op! een!opdrachtgever,!zolang!de!positie!van!de!projectmanager!onafhankelijk!is.! Volgens!Den!Boer!managet!een!succesvolle!projectmanager!vooral!de! voorspelbaarheid!van!het!project.!Als!hij!maar!tijd!genoeg!krijgt,!en!niet!tien! projecten!tegelijkertijd!hoeft!de!doen,!kan!met!focus!naar!het!resultaat!worden! toegewerkt.! ! Boon!legt!de!theorie!over!teamsamenstellingen!aan!de!hand!van!het!DISC2model!uit! en!de!bijbehorende!gedragsstijlen.!Inzicht!in!drijfveren!van!alle!betrokkenen!voor!de! opdrachtnemer!is!daarbij!behulpzaam.!Hiermee!kan!de!projectmanager!interventies! op!onderlinge!verhoudingen!inzetten.!Dit!blijkt!effectief!te!zijn!en!de!kans!op! succesvolle!projecten!te!vergroten.!Zelfsturende!teams!kunnen!goed!werken,! zolang!de!feedbackloop!goed!wordt!ingezet!en!de!teamsamenstelling!regelmatig! wisselt.!Medewerkers!werken!beter!indien!er!vertrouwen!is.!Verantwoordelijkheid! geven!en!nemen!plus!draagvlak!creëren,!zijn!taken!van!een!leider,!of!dit!nu!de! opdrachtgever!of!–nemer!is.!Het!bespreekbaar!maken!van!daadwerkelijk!gewenst! en!ongewenst!gedrag!helpt!zowel!het!individu!als!het!team!hierbij.!! ! Met!Dohmen!zijn!verschillende!gesprekken!gevoerd.!In!de!verkenningsfase!van!dit! onderzoek!heeft!hij!zijn!methode!van!het!meten!van!sturing!en!resultaat!plus!het! verband!tussen!deze!twee!uitgelegd.!In!zijn!onderzoek!is!aangetoond!dat!een!beter! gewaardeerde!sturing!en!samenwerking!een!hoger!resultaat!van!het!project! oplevert.!De!sturingsverbetering!in!de!kritische!zone!(van!5,4!naar!5,8!op!een!102 puntsschaal)!levert!een!resultaatverschil!van!4.6!naar!6.3!op.!! ! Dohmen!heeft!als!voorlopige!conclusie!van!zijn!onderzoek!dat!succes!wordt! beïnvloed!door!drie!typen!factoren:!

20! !


! -

omgevingsfactoren! menselijke!factoren!! technische!factoren.!

Concluderend!uit!de!verkennende!interviews!stellen!wij!dat!er!veel!invalshoeken! zijn!om!succesvolle!projecten!te!definiëren.!In!tegenstelling!tot!de!eerste!definities! die!we!vonden!over!tijd!en!geld!blijkt!het!samenspel!tussen!een!voor!hun!taak! uitgeruste!opdrachtgever!en!opdrachtnemer,!het!hebben!van!een!doelarchitectuur,! actief!verwachtingenmanagement/!stakeholdermanagement!door!de! projectmanager!en!inzicht!in!de!gedragskenmerken!van!het!team!als!belangrijkste! kenmerken!te!worden!genoemd.!Tot!nu!toe!is!geen!wetenschappelijk!onderzoek! gedaan!naar!interventies!die!deze!kenmerken!zodanig!beïnvloeden!dat!de!kans!op! een!succesvol!ICT2project!wordt!vergroot:!! ! ! Vanuit!de!verkenning!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten! door!ons!als!volgt!samengevat,!in!willekeurige!volgorde:! • goede!en!betrokken!opdrachtgever! • professionele!opdrachtnemer! • proportionele!sturing! • werken!onder!doelarchitectuur! • actief!verwachtingenmanagement! • actief!stakeholdermanagement! • op!tijd,!binnen!budget,!conform!specificaties!leveren! • een!team!waarvan!de!gedragskenmerken!bekend!zijn!en!de!opdrachtnemer! interventies!kan!plegen!op!de!onderlinge!verhoudingen.! !

!

21!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! Teamnormen-

Organisatorische-issues:0cultuur0mate-van-formaliteit/bureaucra7e-

ProducEype-

Groepsdenken-

Externe-nieuwe-productpresta7es:WinstgevendheidMarktsucces-

Iden7teit-

Interne-nieuwe-productpresta7e:Teamlid-tevredenheid-

Interpersoonlijkesamenhang-

Cross0func7onele-issues:0integra7e0poli7ek-overwicht-van-een-afdeling-

Ondersteuning-doel-

Figuur!3!Originele!conceptuele!model!

22! !

!

! !

3 Onderzoeksmodel! ! Met!dit!onderzoek!hebben!we!willen!bereiken!dat!er!meer!inzicht!komt!in!de! belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!en!hoe!opdrachtgever!en!! 2nemer!voorafgaand!aan!een!project,!maar!ook!tijdens!een!project,!deze! kenmerken!kunnen!meten!en!kunnen!bijsturen.!Om!ons!onderzoek!te!ordenen!en! systematisch!uit!te!voeren!hebben!we!gebruik!gemaakt!van!een!onderzoeksmodel.! In!dit!hoofdstuk!beschrijven!we!de!verschillende!stappen!die!we!hebben!genomen! vanaf!het!originele!onderzoeksmodel!tot!en!met!de!bewezen!veronderstellingen.!!

3.1 Vraagstelling! Op!basis!van!de!eerste!verkenning!uit!het!vorige!hoofdstuk!is!de!onderzoeksvraag:! ! ! Wat!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT`projecten!en!welke! interventies!hebben!een!positief!effect!op!de!kans!op!succes?! ! ! De!hierbij!door!ons!geformuleerde!subvragen!zijn:! - wanneer!is!sprake!van!een!succesvol!ICT2project?! - heeft!de!doelstelling!van!een!project!invloed!op!het!succes!van!het!ICT2project?! - welke!methoden,!technieken!en!projectaanpak!zijn!van!invloed!op!een! succesvol!ICT2project?! - welke!elementen!uit!de!omgeving!van!een!project!zijn!van!invloed!op!een! succesvol!ICT2project?! - wat!zijn!de!belangrijkste!eigenschappen!van!een!succesvol!projectteam?!

3.2 Wat!is!een!conceptueel!model?! Een!conceptueel!model!is!een!schematische!weergave!van!het!probleem,!bestaande! uit!variabelen!of!begrippen!(de!vakken)!en!verbanden!(pijlen).!Aan!de!hand!van! deze!vereenvoudigde!weergave!van!de!werkelijkheid!hebben!we!systematisch!ons! onderzoek!uitgevoerd.!Het!conceptueel!model!is!een!visuele!weergave!van!een! theorie.!Deze!theorie!geeft!een!mogelijke!verklaring!wat!het!probleem!is!en!kan! inzicht!geven!in!mogelijke!dominante!kenmerken.!Door!een!analyse!aan!de!hand! van!een!conceptueel!model!kan!gezocht!worden!naar!kenmerken!van!succesvolle! ICT2projecten!en!naar!interventies!om!de!kans!op!succes!groter!te!maken.!! ! Binnen!het!wetenschappelijke!kader!van!ICT2projecten!zijn!nog!niet!heel!veel! conceptuele!modellen!voorhanden.!Onze!zoektocht!naar!een!voor!de!thesis! bruikbaar!concept!leverde!geen!bruikbare!modellen!op.!Een!eigen!model!vanaf!nul! !

23!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! beginnen!is!een!arbeidsintensief!proces.!We!hebben!hier!wel!een!aantal!pogingen! toe!gedaan,!deze!voldeden!echter!niet!aan!onze!eisen.!We!zijn!tot!de!keuze!van! onderstaand!basis!conceptuele!model!gekomen!door!een!aanbeveling!van!Kitty! Koelemeijer,!kerndocent!van!de!afstudeermodule!waarbinnen!de!thesis!tot!stand!is! gekomen.!Dankzij!haar!tip!hebben!we!gekeken!welke!conceptuele!modellen!in!het! vakgebied!van!productontwikkeling!beschreven!zijn.!Daarbij!zijn!we!vrij!snel!gestuit! op!een!model!dat!is!beschreven!door!Brockman,!Rawston,!Jones!en!Halstead!(2010,! zie!ook!figuur!3).!In!dit!model!kwamen!we!een!aantal!voor!ons!belangrijke! begrippen!tegen!die!van!belang!zijn,!zo!denken!wij,!in!succesvolle!ICT2projecten.!Dit! model!hebben!we!enigszins!aangepast!om!het!goed!te!laten!passen!bij!onze! onderzoeksvraag.!Productontwikkeling!heeft!dan!wel!veel!overeenkomsten!met! ICT2projecten,!een!aantal!specifieke!factoren!komen!vooral!in!ICT2projecten!voor,! denken!wij.!!

3.3 Conceptueel!model!van!dit!onderzoek! Brockman,!Rawston,!Jones!en!Halstead!(2010)!hebben!een!exploratief!model! beschreven!naar!aanleiding!van!een!kwantitatief!en!kwalitatief!onderzoek!bij!acht! bedrijven!en!de!teams!die!in!die!bedrijven!werkten!aan!productontwikkeling.!Wij! hebben!ten!opzichte!van!het!oorspronkelijke!model!een!aantal!toevoegingen! gedaan,!aangegeven!door!vette,!rode!tekst,!en!hebben!producttype!vervangen!door! projecttype.!! ProjecBechniek:)projec=ype0 )doelarchitectuur00 )duur0ontwikkeling0 )aantal0wijzigingen00

Organisatorische-variabelen:/cultuur/mate-van-formaliteit/bureaucra7e)bedrijfstak0 )strategische0belang0van0ICT0

Sturing:/teamnormen)zachte0afspraken0 )opdrachtgever/0pdrachtnemer0 Groepsdenken-

Interne-nieuwe-projectpresta7e:/teamlid-tevredenheid)succesbeleving0


Cross/func7onele-variabelen:/integra7e/poli7ek-overwicht-van-een-afdeling-

Externe-nieuwe-projectpresta7es:/winstgevendheid/marktsucces-door000)invulling0kwan;ta;eve0BC0 000)invulling0kwalita;eve0BC0

Iden7teitOndersteuning-doel-door0 ICT)awareness0

Figuur!4!Conceptueel!model!voor!het!onderzoek!

! Deze!factoren!en!moderatoren!hebben!we!vervolgens!geordend!door!deze!in!te! delen!in!de!volgende!onderdelen:!! ! 24! !

!


! 1. 2. 3. 4.

Succes!van!het!ICT2project! Projecttechniek! Projectomgeving! Projectteam.!! ! Reden!voor!deze!ordening!is!de!versimpeling!tot!het!hogere!abstractieniveau!van! ‘mens!(4)’,!‘organisatie!(3)’!en!‘techniek!(2)’.!! !

2"

ProjecEechniek:" 6projecEype" 6doelarchitectuur"" 6duur"ontwikkeling" 6aantal"wijzigingen" Sturing:" 6teamnormen" 6zachte"afspraken" 6opdrachtgever/0pdrachtnemer"

Organisatorische"variabelen:" 6cultuur" 6mate"van"formaliteit/bureaucra;e" 6bedrijfstak" 6strategische"belang"van"ICT"

3" "

Interpersoonlijke" samenhang"

4"

Cross6func;onele"variabelen:" 6integra;e" 6poli;ek"overwicht"van"een"afdeling"

" " 1"

Externe"nieuwe"projectpresta;es:" 6winstgevendheid" 6marktsucces"door" """6invulling"kwan;ta;eve"BC" """6invulling"kwalita;eve"BC"

Groepsdenken" "

Interne"nieuwe"projectpresta;e:" 6teamlid"tevredenheid" 6succesbeleving"

Iden;teit"

Ondersteuning"doel"door" ICT6awareness"

!

Figuur!5!Geordend!conceptueel!model!

! In!de!komende!paragrafen!worden!de!vier!geordende!onderdelen!stuk!voor!stuk! uitgelegd.!Vervolgens!laten!we!zien!wat!we!hebben!kunnen!onderbouwen!in!ons! onderzoek.!! 3.3.1 Succes!van!het!ICT"project!(1)! ! ! ! ! ! ! ! ! !

! ! ! ! !

! !

! !

! ! !

! ! ! ! ! ! ! !

! ! 1!

! !

Veel!opdrachtgevers!kijken!naar!het!binnen!budget,!tijd!en!volgens!specificaties! opleveren!van!een!project.!De!opdrachtgever!van!een!ICT2project!wordt!in!zijn! succesbeleving!ook!beïnvloedt!door!zijn!klanten!en!gebruikers.!De!invloed!van!de!

!

!

25!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! verschillende!groepen!van!betrokkenen!op!de!opdrachtgever!cumuleert!tot!een! succesbeleving!van!de!opdrachtgever!die!we!kunnen!meten.! ! Het!projectdoel!is!het!resultaat!dat!het!ICT2project!moet!opleveren.!In!de!business! case!(BC)!voor!een!ICT2project!is!het!projectdoel!beschreven,!de!kosten!om!dat!doel! te!bereiken!en!de!baten!die!daarmee!behaald!gaan!worden.!Het!projectdoel!geeft! aan!wat,!wanneer!moet!worden!opgeleverd.!Het!projectdoel!moet!helder!zijn! gedefinieerd!en!door!alle!stakeholders!eenduidig!worden!geïnterpreteerd.!Pas!als! dit!het!geval!is,!kunnen!keuzes!worden!bepaald!voor!de!projecttechniek! (projectaanpak!en!projectmethodiek).!! ! Bij!de!start!van!het!project!staat!het!projectdoel!vast.!In!theorie!wijzigt!dit!doel!niet! gedurende!het!ICT2project.!In!de!praktijk!blijkt!echter!dat!dit!vaak!gebeurt.!De!mate! waarin!dit!gebeurt,!kan!het!succes!van!het!ICT2project!beïnvloeden.! ! Externe!nieuwe!projectprestaties! De!vier!externe,!nieuwe!projectprestaties!gaan!over!de!redenen!waarom!een!ICT2 project!nodig!is!en!in!hoeverre!die!gehaald!worden.!Hierbij!gaat!het!om!de!business! case!van!de!ICT2projecten,!zowel!kwalitatief!als!kwantitatief.!Klanttevredenheid!is! hierbij!de!onderliggende!factor.!Zonder!klanttevredenheid!wordt!het!resultaat!van! het!project!niet!afgenomen!of!gebruikt,!waardoor!de!kwalitatieve!of!kwantitatieve! business!case!variabelen!niet!kunnen!worden!waargemaakt.!! ! Nieuwe%producten%leveren%niet%altijd%‘klanttevredenheid’%op.%Voorbeeld%hiervan%is% een%medewerker%die%wordt%gedwongen%met%een%bepaald%HRMBsysteem%te%werken% omdat%zijn%werkgever%dat%heeft%geïmplementeerd.%Sommige%handelingen,%zoals%het% vastleggen%van%afwijkende%roosters,%worden%niet%goed%ondersteund%in%dergelijke% pakketten,%de%klant%(medewerker)%is%hier%het%‘slachtoffer’%van.% ! Interne!nieuwe!projectprestaties! De!twee!interne!projectprestaties!gaan!over!de!mate!van!tevredenheid!van!de! verschillende!soorten!teamleden.!Belangrijke!leden!zijn!hierbij!de!opdrachtgever,!de! betrokken!gebruikers!en!hun!achterban!en!de!beheer2!en!ontwikkelteams.!De! succesbeleving!van!de!betrokkenen!bij!de!uitgevoerde!ICT2projecten!op!het! moment!van!implementatie,!is!hierbij!belangrijk.!Maar!ook!in!de!periode!daarna,!als! het!product!dat!het!ICT2project!heeft!opgeleverd!in!beheer!is,!is!hierbij!belangrijk.! ! Tevredenheid%van%ontwikkelaars%is%noodzakelijk%voor%het%succes%van% systeemontwikkeling%(Subramanhyam,%Weisstein,%&%Krishnan,%2010).%

26! !

!


3.3.2 Projecttechniek!(2)! 2"

" " " " " " " " "

" " " " "

" "

" "

" " " " " " " "

" " "

! De!projecttechniek!bestaat!in!ons!model!uit!de!aanpak!en!de!daarbij!behorende! regie!en!organisatie!van!projecten,!methoden!en!technieken.!De!aanpak!is!de!vorm! die!wordt!gekozen!om!een!ICT2project!te!realiseren.!Elk!project!is!uniek!en!daarom! vraagt!elk!project!om!de!juiste!aanpak.!Deze!aanpak!is!afhankelijk!van!het!resultaat! dat!met!het!ICT2project!gerealiseerd!moet!worden!en!van!diverse!elementen!uit!de! projectomgeving.!! ! De!keuzes!die!gemaakt!worden!voor!de!projectaanpak!hebben!invloed!of,!en!hoe,! het!project!succesvol!kan!zijn.!Daarmee!is!het!projecttype!al!een!moderator!op!zich.! Om!het!conceptuele!model!voorlopig!eendimensioneel!te!houden!zijn!de! verschillende!moderatoren,!zoals!aantal!wijzigingen!of!doelarchitectuur,!op!dit! moment!niet!losgetrokken.!! ! Er%zijn%organisaties%waarbij%de%gebruikte%methodiek%en%technologie%een%gegeven%is.% In%plaats%van%deze%factor%als%middel%in%te%zetten%om%het%projectresultaat%te%bereiken,% wordt%het%als%een%doel%op%zich%gebruikt%(“wij%scrummen%hier”).%Dit%kan%een%negatief% effect%hebben%op%het%resultaat%van%het%ICTBproject.%% ! Het!projecttype!in!dit!boek!is!steevast!een!ICT2project.!Het!projecttype!heeft!een! positieve2!of!negatieve!invloed!op!de!externe!en!interne!prestaties.!Verplichte! projecten!(de!‘moetjes’!van!deze!wereld)!waarbij!de!kwantitatieve!business!case! vaak!ook!negatief!is,!hebben!een!veel!lagere!acceptatie!door!opdrachtgever!en! opdrachtnemer,!terwijl!ICT2projecten!voor!een!nieuw!product!waarvan!de! verwachting!is!dat!het!meteen!rendabel!is,!veel!gewilder!zijn.! !! Het!ontbreken!van!een!doelarchitectuur!speelt!een!rol!bij!de!beheerbaarheid!van! ICT2projecten.!Reden!hiervoor!is!het!aantal!wijzigingen!dat!nodig!is!om!te!komen!tot! een!resultaat.!Onder!doelarchitectuur!zijn!er!minder!wijzigingen!nodig.! ! Een!onderdeel!dat!is!toegevoegd!aan!dit!model!is!de!duur%van%ontwikkeling.!De! wereld!staat!niet!stil.!Vanaf!het!moment!dat!de!klant!zijn!wens!tot!ondersteuning! door!middel!van!ICT!heeft!geformuleerd!tot!het!moment!van!de!daadwerkelijke! implementatie!daarvan,!kan!de!wens!verder!worden!aangescherpt!en!kunnen!grote! " "

!

27!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! en!kleine!wensen!worden!toegevoegd.!Het!wel!of!niet!inwilligen!van!deze! wijzigingen!heeft!invloed!op!het!resultaat!van!het!ICT2project.! Tot!in!welke!mate!gehoor!kan!worden!gegeven!aan!het!toevoegen!van! requirements!(aantal%wijzigingen)!gedurende!de!ontwikkeling!en!op!welk!moment! moet!er!een!halt!worden!geroepen!aan!het!inwilligen!van!extra!wensen?!Hier!zijn!in! de!literatuur!verschillende!rekenmodellen!voor!gevonden.!Het!verband!tussen!de! duur!van!de!ontwikkeling!en!het!aantal!gehonoreerde!wijzigingen!is!aangetoond!en! is!negatief!(Kulk,!2009).! ! Daar!waar!vroeger!ICT2systemen!op!zichzelf!stonden!en!weinig!interactie!hadden! met!andere!ICT2systemen,!is!het!tegenwoordig!zo!dat!veel!ICT2systemen!met!elkaar! verbonden!zijn!en!gegevens!met!elkaar!uitwisselen.!Niet!alleen!ICT2projecten!zijn! hierdoor!technisch!complexer!geworden.!Ook!het!stakeholdermanagement!en!de! communicatie!is!complexer!geworden!omdat!al!snel!meerdere!partijen!(onder! andere!verschillende!business!eigenaren)!betrokken!zijn!in!één!ICT2project.!Dit! heeft!invloed!op!de!uitkomst!van!het!ICT2project.!Deze!invloed!dient!niet!verward!te! worden!met!cross2functionele!invloed!(zie!hieronder).! 3.3.3 Projectomgeving!(3)! " " " " " " " " "

" " " " "

3" "

" " "

" "

" "

" " " " " " " "

! De!projectomgeving!heeft!een!grote!invloed!op!het!project.!De!projectomgeving! bestaat!uit!drie!componenten:!organisatorische!variabelen,!cross2functionele! variabelen!en!ICT2awareness.!Een!van!de!elementen!uit!de!projectomgeving,!die! invloed!uitoefent!op!het!ICT2project,!is!de!cultuur!van!de!organisatie.!Als!het!niet!de! doelstelling!van!het!ICT2project!is!om!deze!te!veranderen,!dan!zal!het!project!de! cultuur!van!de!organisatie!als!een!gegeven!moeten!beschouwen!en!in!de!keuze!voor! de!projecttechniek!hier!rekening!mee!moeten!houden.!! ! Organisatorische!variabelen! Bij!organisatorische!variabelen!als!bedrijfscultuur,!mate!van!bureaucratie,! bedrijfstak!en!het!belang!van!ICT!voor!het!kunnen!behalen!van!de!strategische! doelen!van!de!organisatie!is!bepalend!hoe!de!verschillende!afdelingen!met!elkaar! omgaan.!Onder!cultuur!binnen!een!bedrijf!wordt!de!mate!van!hiërarchische! gevoeligheid!geschaard.!Hofstede!(1998)!noemt!dat!onder!andere!machtsafstand.! In!verschillende!culturen!is!de!mate!waarin!medewerkers!worden!aangemoedigd! verantwoordelijkheid!te!nemen,!processen!te!verbeteren!en!samen!te!werken! " "

28! !

!


anders.!De!mate%van%formaliteit%en%bureaucratie!gaat!over!bijvoorbeeld!IT2regels!en! Business!Architectuur:!in!hoeverre!zijn!er!regels!waaraan!projecten!zich!moeten! houden!en!zijn!deze!verankerd!in!formele!procedures!of!is!deze!kennis!verankerd!in! de!medewerkers?!! ! De!bedrijfstak!is!de!context!waarbinnen!het!ICT2project!plaatsvindt.!Afhankelijk!van! de!bedrijfstak!is!een!ICT2project!meer!of!minder!belangrijk.!In!de!in!de!thesis! onderzochte!bedrijfstak!van!de!financiële!dienstverlening!is!het!primaire!proces!niet! meer!denkbaar!zonder!ICT!of!ICT2projecten.!! ! Een%effectenhandelaar%bij%PGGM%of%Delta%Lloyd%kan%geen%transacties%uitvoeren%als% de%applicatie%Bloomberg%niet%beschikbaar%is.% ! Het!strategische%belang!van!ICT!binnen!een!organisatie!is!daarmee!afhankelijk!van! de!mate!waarin!het!behalen!van!de!business!doelen!afhankelijk!is!van!ICT.!! ! Cross9functionele!variabelen! In!de!Cross2functionele!variabelen!is!de!mate!van!integratie!van!business!en!ICT! belangrijk.!We!tonen!aan!dat!een!partnership!en!co2creatie!(Wierdsma,!1999)!tot! betere!resultaten!zullen!leiden.!Aannames!over!het!resultaat!en!vooroordelen!van! de!omgeving!die!niet!direct!betrokken!is!bij!de!daadwerkelijke!ontwikkeling,!zijn!van! invloed!op!de!beleving!van!het!eindresultaat.!De!mate!van!betrokkenheid!van!alle! stakeholders!bij!het!team!is!daarmee!van!belang.!! ! Bij%veel%bedrijven%worden%ICTBinvesteringsvraagstukken%nog%geïsoleerd%gezien% van%de%business%(Kersten,%2011).! ! ICT9awareness! ICT2awareness!in!het!gehele!bedrijf!draagt!positief!bij!aan!de!identiteit!en! ontwikkeling!van!de!identiteit!voor!ICT2ontwikkelteams!(Kersten,!2011).!In!het! verleden!was!ICT!een!ondergeschoven!kindje!in!veel!bedrijven.!Het!waren!‘de!nerds’! die!technische!hoogstandjes!maakten!waar!gebruikers!geen!behoefte!aan!hadden.! De!eerste!applicaties!waren!moeilijk!te!bedienen,!je!moest!als!gebruiker!bijna!een! wiskundig!technicus!zijn!om!de!software!juist!te!laten!werken.!Omdat!ICT!in!die!tijd! zo!klein!en!nog!relatief!onbelangrijk!was!voor!de!rest!van!de!organisatie,!konden!de! daadwerkelijk!zichtbaar!aan!de!winst!bijdragende!afdelingen!de!dienst!blijven! uitmaken.!! ! Sinds!ICT!een!wezenlijk!onderdeel!is!geworden!van!de!strategie!van!veel!bedrijven! neemt!zowel!de!afnemer!van!ICT!als!de!ICT2afdeling!zelf!dit!onderdeel!van!het! !

29!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! bedrijf!serieus.!Een!dag!zonder!ICT!is!tegenwoordig!een!dag!geen!productie!in!veel! bedrijven.!! ! Als%ICT%de%steun%geniet%van%het%management%en%directie,%tot%en%met%de%Raad%van% Bestuur%aan%toe,%zullen%medewerkers%graag%bij%een%projectteam%horen.%Succesvolle% ICTBprojecten%stralen%dan%ook%af%op%jou%als%teamlid.%! 3.3.4 Projectteam!(4)! " " " " " " " " "

" " " " "

" "

4"

" "

" " " " " " " "

" " "

! Met!de!keuze!voor!de!teamsamenstelling!wordt!een!ICT2project!daadwerkelijk! ingericht.!De!keuzes!zijn!voor!een!groot!deel!afhankelijk!van!factoren!uit!de! projectomgeving!zoals!cultuur!van!de!organisatie,!het!type!opdrachtgever!en!relatie! met!stakeholders.!Kennis,!competenties,!diversiteit!aan!teamleden!en! persoonlijkheden!die!nodig!zijn!om!het!gewenste!resultaat!(het!projectdoel)!te! realiseren!spelen!eveneens!een!belangrijke!rol.!! ! Sturing! Binnen!de!factor!sturing!zijn!een!drietal!componenten!opgenomen.!In!projecten,!die! je!kunt!zien!als!tijdelijk!werkbare!overeenkomsten!(Wierdsma,!&!Swieringa,!2002),! moeten!Teamnormen!worden!gevormd.!Een!team!dat!zich!bezig!houdt!met! ontwikkeling!als!onderdeel!van!ICT2projecten,!is!multidisciplinair,!gespecialiseerd!en! heel!divers.!Het!is!een!tijdelijk!team,!waarbij!teamleden!vaak!voor!onderdelen! gedurende!de!doorlooptijd!van!het!project!worden!ingezet.!Of!dit!al!dan!niet!voor! alle!werkuren!(fulltime)!wordt!gedaan!is!afhankelijk!van!de!benodigde!inzet.! Teamleden!die!niet!voor!(bijna)!alle!werkuren!aan!een!project!zijn!toegewezen,! hechten!zich!minder!makkelijk!aan!de!identiteit!van!het!team!of!hebben!daar! invloed!op,!tenzij!ze!vanuit!een!hiërarchische!positie!of!politiek!dominante!afdeling! komen.!Binnen!dit!kader!worden!zachte!afspraken!gemaakt.!! Opdrachtgever!en!opdrachtnemer!zijn!binnen!projecten!belangrijke!rollen.! Opdrachtgever!komt!hier!opnieuw!voor,!terwijl!deze!rol!onder!Projectomgeving!is! geschaard.!Het!gaat!hier!sec!om!de!sturing!door!de!opdrachtgever!en!de! samenwerking!met!de!projectmanager.!In!dit!conceptuele!model!zullen!teams!die! door!de!opdrachtgever!en!projectmanager!vanaf!het!begin!worden!gestuurd!op!het! bepalen!en!vasthouden!aan!teamnormen!en!die!goed!voorbeeldgedrag!zien!van! opdrachtgever!en!projectmanager,!een!voorsprong!hebben!in!het!behalen!van!de! " "

30! !

!


doelen!dan!die!teams!die!niet!zodanig!worden!aangestuurd.!Teams!waarin!de!klant! en!de!achterban!van!de!gebruiker!goed!vertegenwoordigd!zijn,!hebben!een!betere! succesratio!dan!teams!die!requirements!van!de!gebruiker!‘over!de!muur!gegooid! krijgen’!en!het!daarna!maar!moeten!uitzoeken.!Het!betrekken!en!betrokken!houden! van!stakeholders!die!niet!direct!productie!leveren!binnen!het!team,!maar!wel!door! hun!invloed!daarbuiten!van!belang!zijn,!is!hierbij!van!invloed!op!het!succes.!! ! Interpersoonlijke!samenhang! Interpersoonlijke!samenhang!is!de!hechtheid!van!het!team!en!de!bereidheid!om! met!elkaar!samen!te!werken.!De!mate!van!dominantie!in!de!organisatorische2!en! cross2functionele!variabelen!is!van!invloed!op!de!interpersoonlijke!samenhang!in!dit! conceptuele!model.!Indien!deze!samenhang!groot!is,!zullen!ICT2projecten!als! onderdeel!van!het!invullen!van!de!strategie!van!het!bedrijf,!een!betere!kans!van! slagen!hebben!dan!als!deze!samenhang!laag!is.! De!beheerafdelingen!zijn!vaak!de!ondergeschoven!kindjes!(Verniers,!2005).!Alle! andere!afdelingen,!inclusief!die!afdelingen!die!de!ICT2ontwikkeling!doen,!hebben! politiek!meer!macht!dan!een!willekeurige!beheerafdeling.! ! Groepsdenken! Onder!groepsdenken!wordt!in!dit!model!verstaan!het!wederzijds!herkennen!en! erkennen!van!elkaars!motieven!om!mee!te!werken!aan!dit!project.!Afhankelijk!van! de!groep!kan!groepsdenken!ook!negatief!zijn.!Dit!komt!omdat!dan!de! verantwoordelijkheid!voor!het!totale!resultaat!door!een!individu!binnen!de!groep! wordt!overgelaten!aan!de!totale!groep,!oftewel!de!anderen.!De! gemeenschappelijke!verantwoordelijkheid!voor!het!succes!van!ICT2projecten!is!een! van!de!factoren!waarop!gestuurd!kan!worden.!Wanneer!ICT2projecten!mislukken! lijkt!in!de!praktijk!vaak!niemand!verantwoordelijk!te!zijn!en!wijst!iedereen!naar! elkaar!(Poels,!2007).!Een!sterke!sturing!op!het!totale!resultaat!en!het!aanspreken!op! de!individuele!verantwoordelijkheid!van!elk!groepslid!kan!dit!effect!teniet!doen.! ! Identiteit! Een!gezamenlijke!identiteit!van!het!totale!team!dat!de!ICT2projecten!bewerkstelligt,! heeft!een!positief!effect.!Betrokken!zijn!bij!succesvolle!ICT2projecten!straalt!goed!af! op!de!medewerker,!het!team,!de!afdeling!en!ook!het!bedrijf.!Zowel!klant!als! medewerker!wil!daar!onderdeel!van!uit!maken.!Hoe!meer!de!bijdrage!van!het! individu!bij!succesvolle!ICT2projecten!zichtbaar!is,!hoe!beter!het!is!voor!de! werktevredenheid!van!die!medewerker.!Onder!identiteit!valt!ook!het!kunnen! incasseren!van!het!succes!van!de!individuele!bijdrage.!Hiervoor!is!het!noodzakelijk!

!

31!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! dat!elke!stakeholder!zich!bewust!is!wat!deze!bijdrage!is!en!welke!verwachtingen!de! anderen!hierover!hebben.!!

3.4 Conceptuele!model!na!het!onderzoek! Uit!het!onderzoek!dat!we!hebben!gedaan,!is!een!aantal!conclusies!te!trekken.!In! onderstaande!figuur!is!per!lijn!met!de!dikte!aangegeven!hoe!sterk!is!aangetoond,! vanuit!het!literatuur2!en!exploratieve!onderzoek,!dat!er!een!relatie!aanwezig!is.!In! het!volgende!hoofdstuk!zijn!alle!conclusies!samengevat.!! ! ProjecEechniek:! 6projecEype! 6doelarchitectuur!! 6duur!ontwikkeling! 6aantal!wijzigingen!

! 3! !

Organisatorische!variabelen:! 6cultuur! 6mate!van!formaliteit/bureaucra;e! 6bedrijfstak! 6strategische!belang!van!ICT!

Cross6func;onele!variabelen:! 6integra;e! 6poli;ek!overwicht!van!een!afdeling!

Sturing:! 6teamnormen! 6zachte!afspraken! 6opdrachtgever/0pdrachtnemer!

+

4!

Interpersoonlijke! samenhang!

2!

6 6 + Externe!nieuwe!projectpresta;es:! 6winstgevendheid! 6marktsucces!door! !!!6invulling!kwan;ta;eve!BC! !!!6invulling!kwalita;eve!BC!

Groepsdenken! !

+ +

1!

Interne!nieuwe!projectpresta;e:! 6teamlid!tevredenheid! 6succesbeleving!

+ Iden;teit!

!

Figuur!6!Finale!conceptuele!model!

3.4.1 Projecttechniek!

2"

" " " " "

" " " " "

" " " " " "

" "

" " " " " " " "

! De!relatie!tussen!het!projecttype,!de!gekozen!projectaanpak!en!projectsucces!is!ten! dele!aangetoond.!! ! De!betrokkenheid!van!een!architect!of!het!werken!onder!doelarchitectuur!is!een! positieve!indicatie!voor!projectsucces!(plusteken).!De!aanwezigheid!van!een! doelarchitectuur!is!geen!indicator!voor!de!hoeveelheid!wijzigingen.!De!duur!van!de! ontwikkeling!is!slechts!in!beperkte!mate!een!indicatie!voor!de!kans!op! projectsucces.!Het!aantal!wijzigingen!is!een!sterke!indicatie!dat!het!project!grote! kans!loopt!uit!te!lopen!in!tijd!(minteken).!De!kans!op!succes!wordt!belangrijk!kleiner! als!er!veel!wijzigingen!in!het!project!worden!behandeld!(minteken).! " " "

32! !

!


3.4.2 Projectomgeving! ! ! ! ! !

! ! ! ! !

! ! !

! 3! !

! ! ! !

! ! ! ! !

! !

! !

! ! !

Ten!eerste!is!er!geen!rechtstreeks!verband!te!leggen!tussen!de!cultuur!van!de! organisatie!en!de!standaard!projectaanpak!die!men!heeft,!ongeacht!of!dit!de!beste! aanpak!is.!Deze!relatie!is!daarom!verwijderd!uit!het!model.! Daarnaast!is!geen!relatie!te!leggen!tussen!de!mate!waarin!ICT!belangrijk!wordt! gevonden!in!de!organisatie!en!de!identiteitsbeleving!van!de!respondenten!bij!het! project.!Deze!factor!is!daarom!weggelaten!uit!het!model.! De!relatie!tussen!een!team!met!tegengestelde!belangen!en!projectsucces!is! aangetoond,!zolang!er!maar!consensus!kan!worden!bereikt.!De!statistisch! onderbouwing!hiervoor!is!aanwezig!maar!niet!crossvariabel!gemeten.!

!

3.4.3 Projectteam! " " " " "

" " " " "

" " " "

" "

4"

" "

" " " " " " " "

" " "

! Er!is!een!sterke!relatie!gevonden!tussen!de!interpersoonlijke!samenhang!van!een! team!(gemeten!op!hechtheid)!en!het!groepsdenken.!Daarnaast!is!er!een!relatie! gelegd!tussen!een!hecht!team!en!het!succes!van!het!project.!Deze!twee! verbindingen!zijn!hiermee!aangetoond.!! ! Er!is!een!sterke!relatie!geconstateerd!tussen!de!succesbeleving!van!het!individu!bij! het!project!en!het!succes!van!het!project.!Er!is!afgeleid!aangetoond!dat!er!een! relatie!is!tussen!interpersoonlijke!samenhang!en!de!identiteit.!! De!relatie!tussen!de!competenties!van!de!opdrachtgever,!projectmanager!en!de! sturing!van!deze!twee!op!het!team!en!afgeleid!daarvan!het!succes!van!het!project!is! in!sterke!mate!aangetoond.!! ! !

!

33!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

34! !

! !

4 Literatuuronderzoek!en!websurvey! ! Hoe!zijn!we!tot!deze!pijlen!gekomen!en!hoe!hebben!we!de!plusjes!en!de!minnetjes! in!het!model!kunnen!bepalen?!Op!basis!van!het!eerste!verkennende!onderzoek!en! het!conceptuele!model!hebben!we!een!aantal!hypotheses!geformuleerd.!Onze! hoofdhypothese!is!dat!we!aan!de!hand!van!de!status!of!stand!van!een!aantal! belangrijke!kenmerken!bij!aanvang!van!een!ICT2project!en!gedurende!een!ICT2 project!kunnen!bepalen!of!een!project!een!succes!wordt!of!niet.!In!tegenstelling!tot! het!alleen!meten!op!tijd,!geld!en!kwaliteit!gaan!wij!er!vanuit!dat!het!meten!van!een! aantal!kenmerken!op!het!gebied!van!mens,!organisatie!en!techniek!een!indicatie! kan!zijn!of!een!project!een!succes!zal!worden!of!niet.!

4.1 Conclusies!uit!literatuur! In!een!zeer!uitgebreide!literatuurstudie!hebben!we!onderzoek!gedaan!naar!de! antwoorden!op!de!vraag:! ! !

Wat!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!een!succesvol!ICT`project?! !

! Hierbij!hebben!we!niet!alleen!gekeken!naar!literatuur!over!succesvolle!of!falende! ICT2projecten.!Daarover!zijn!wel!vele!krantenartikelen!geschreven,!blogs!vol!kom!je! tegen!op!internet,!maar!geen!grootschalige!onderzoeken!die!hun!oorsprong!vinden! in!degelijk!wetenschappelijke!studies.!! Samengevat!blijkt!uit!het!literatuuronderzoek,!met!alle!beperkingen!van!dien,!dat! de!kenmerken!van!een!succesvol!ICT2project!de!volgende!zijn.!! ! Een!succesvol!ICT2project!is!een!project!:! - dat!de!juiste!projectaanpak!heeft!gekozen:!! o een!aanpak!die!past!bij!de!cultuur!van!de!organisatie! o een!aanpak!die!past!bij!de!rol!die!ICT!heeft!in!de!organisatie! o een!aanpak!die!past!bij!de!doelstelling!van!het!ICT2project! - dat!de!volgende!stakeholders!betrokken!heeft:! o de!beheerafdeling! o de!eindgebruikers!(in!co2creatie)!in!de!juiste!mate! - met!een!opdrachtgever:! o die!een!klik!heeft!(wil!en!kan!samenwerken)!met!de!opdrachtnemer! o die!het!type!regie!voert!dat!past!bij!het!ICT2project!(de!gekozen!aanpak)! o wiens!verwachtingen!in!het!project!zijn!waargemaakt! - met!een!projectmanager!die:! !

35!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! !

-

-

-

o een!klik!heeft!(wil!en!kan!samenwerken)!met!de!opdrachtgever! o over!de!juiste!competenties!beschikt!voor!het!type!project!(strategisch,! innovatief,!ontwikkelend)! o over!de!juiste!mate!van!politieke!dominantie!beschikt! o zijn!eigen!zelfbeeld!kent!en!hier!rekening!mee!houdt.! dat!in!een!organisatie!wordt!uitgevoerd:! o die!het!belang!van!ICT!begrijpt!en!ICT!inzet!voor!continue!verbetering! o waar!ICT2awareness!in!de!top!van!de!organisatie!hoog!is! met!een!projectteam! o dat!diversiteit!heeft!(bijvoorbeeld!verschillende!De!Caluwé!kleuren! aanwezig)! o dat!normen!en!waarden!heeft!ontwikkeld!(performing!fase)! o waarin!de!juiste!rollen!vertegenwoordigd!zijn!(bijv.!de!Belbin!rollen)! dat:! o een!duidelijke!relatie!heeft!met!de!strategie!van!de!organisatie! o een!doelarchitectuur!heeft! o conform!afgesproken!budget,!tijd!en!kwaliteit!is!geleverd,!het!resultaat! beheerbaar!is!en!de!business!case!positief!is! o een!niet!al!te!lange!doorlooptijd!heeft.!

! In!de!bijlage!B!zijn!alle!conclusies!uit!het!literatuuronderzoek!opgesomd.!In!bijlage!C! zijn!vervolgens!alle!bijbehorende!interventies!die!we!hebben!gevonden!verzameld.!!

4.2 Conclusies!uit!de!websurvey! Na!het!literatuuronderzoek!hebben!we!een!onderzoek!gedaan!onder!medewerkers! van!onze!bedrijven!en!uit!onze!netwerken.!In!bijlage!D!zijn!alle!conclusies! uitgeschreven,!inclusief!kengetallen.!! ! Gebaseerd!op!de!data!uit!het!exploratieve!onderzoek,!verkregen!middels!de! websurvey,!hebben!we!de!volgende!conclusies!getrokken:! 2! Naarmate!er!meer!(betere)!‘sturing’!is,!stijgt!de!tevredenheid/succes!van!het! project.! 2! Naarmate!de!‘hechtheid!van!het!team’!stijgt,!stijgt!ook!de!‘tevredenheid!van! je!eigen!rol’,!‘tevredenheid!over!het!team’,!‘tevredenheid!over!de! samenwerking’!en!‘succes!van!het!project’.! 2! De!stelling!dat!een!projectmanager!van!een!succesvol!project!een!bepaalde! set!van!competenties!heeft!(saamhorig,!coöperatief,!standvastig!en! organiserend)!is!deels!bewezen.!De!belangrijkste!competenties!van!een!bij!

36! !


!

2! 2!

2! A.

B. C. D. E. F.

2!

2!

2!

2!

!

een!succesvol!project!betrokken!projectmanager!zijn!organiseren,! pragmatisch,!toegewijd,!realistisch,!standvastig!en!stimulerend.! Naarmate!de!betrokkenheid!van!beheerafdelingen!hoger/intensiever!is,! stijgt!het!succes!van!het!project.!! Als!men!vraagt!welke!competentie!van!de!opdrachtgever!het!belangrijkste!is! voor!succesvolle!projecten!zegt!men!‘stuurde!op!het!resultaat’.!Wanneer!de! competenties!worden!afgezet!tegen!de!tevredenheid!van!de!opdrachtgever! dan!is!‘creëerde!betrokkenheid’!het!belangrijkst.! De!ondervraagden!onderschrijven!de!volgende!stellingen:! “Als!ICT!van!strategisch!belang!wordt!gezien!binnen!de!organisatie!zal!er!een! gelijkwaardige!dialoog!ontstaan!tussen!wat!de!gebruikers!willen!en!ICT!kan! leveren”.! “Een!project!heeft!meer!kans!op!succes!als!het!bijdraagt!aan!de!strategie! van!de!organisatie”.! “Indien!beheer!tijdig!haar!eisen!en!wensen!kan!laten!invullen!in!het!project,! kan!het!resultaat!ook!daadwerkelijk!beheerd!worden”.! “Een!team!van!specialisten!dat!elkaar!aanvult,!samenwerkt!en!elkaar! compenseert!bereikt!sneller!een!beter!resultaat”.! “Een!goede!sturing!heeft!een!positieve!invloed!op!de!succesbeleving!van!het! project”.! “Een!goede!opdrachtgever!en!projectmanager!managen!de!verwachtingen! waardoor!doorlopend!het!beeld!van!het!opgeleverde!resultaat!zo!dicht! mogelijk!bij!het!uiteindelijke!resultaat!blijft”.! De!hypothese!“Een!project!met!een!doelarchitectuur!zal!succesvoller!zijn! dan!een!project!zonder!doelarchitectuur”!is!niet!aangetoond.!Echter,!als!we! de!hypothese!aanvullen!met!“of!een!architect!betrokken!is”,!dan!wordt!de! hypothese!wel!bevestigd.!! De!hypothese!is!dan:!een!project!met!een!doelarchitectuur!of!waarbij!een! architect!is!betrokken!is!succesvoller!dan!een!project!zonder! doelarchitectuur!en!zonder!architect.! Zowel!de!“hoeveelheid!wijzigingen”!die!geaccepteerd!zijn!en!“vertraging! door!wijzigingen”!zijn!beide!negatieve!voorspellers!van!het!“succes!van!een! project”.!! Zowel!individuele!bekwaamheid!als!de!bekwaamheid!van!het!team!zijn! positieve!voorspellers!van!het!succes!van!het!project.!Hierbij!is! bekwaamheid!van!het!team!sterker!dan!de!individuele!bekwaamheid.! De!stelling!dat!tegengestelde!belangen!in!een!team!zorgen!voor!een!beter! eindresultaat,!zolang!er!consensus!bereikt!kan!worden,!is!bewezen.!

37!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! 2! 2! 2! 2!

38! !

De!stelling!dat!als!er!een!gezamenlijk!doel!wordt!beleefd!er!meer! teamnormen!zijn!en!het!groepsdenken!hoger!is,!is!bewezen.! De!stelling!dat!opdrachtgevers!een!hogere!succesbeleving!hebben!als!de! projectmanager!het!project!goed!heeft!aangestuurd,!is!bevestigd.! De!stelling!dat!de!resultaten!van!een!project!beter!te!beoordelen!zijn,!een! tijd!na!de!implementatie,!is!bevestigd.! De!meeste!interventies!op!een!ICT2project!worden!gedaan!door!de! opdrachtgever!en!opdrachtnemer/projectmanager!(in!73%!van!de!gevallen).! Het!overgrote!deel!van!deze!interventies!leidt!tot!het!gewenste!succes! (87,86%).!Van!het!totaal!aantal!interventies!dat!is!gedaan,!leidt!het! overgrote!deel!(87,76%)!tot!het!gewenste!effect.!

! !

5 Onderzoeksresultaten,!de!synthese! ! Op!basis!van!het!oorspronkelijke!onderzoek!wordt!in!dit!hoofdstuk!beschreven!wat! onze!conclusies!zijn.!Opnieuw!hebben!we!de!indeling!gemaakt!naar!mens,! organisatie!en!techniek.!Het!eerste!deel!van!de!onderzoeksvraag:! ! ! Wat!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT`projecten?!! ! ! kan!nu!worden!beantwoord.!Dit!doen!we!als!volgt.!In!een!eerdere!fase!van!de!thesis! zijn!bij!de!onderzoeksvraag,!subvragen!gedefinieerd!en!zijn!zowel!de!subvragen!als! de!deelhypotheses!gekoppeld!aan!de!gebieden!projectsucces,!projecttechniek,! projectomgeving!en!projectteam.!Hierdoor!wordt!het!mogelijk!om!per!deelgebied! de!bewezen!deelhypotheses!te!‘transformeren’!naar!kenmerken!van!een!succesvol! project!en!de!subvraag!te!beantwoorden.!De!som!van!de!kenmerken!per! deelgebied,!vormt!het!antwoord!op!dit!deel!van!de!vraag.! ! Vervolgens!wordt!het!tweede!deel!van!de!onderzoeksvraag:!! ! ! Welke!interventies!hebben!een!positief!effect!op!de!kans!op!succes?! ! ! beantwoord.!Per!deelgebied!worden!de!interventies!beschreven!die!de!kans!op! succes!verhogen.!

5.1 Kenmerken!van!succesvolle!ICT"projecten! ! 5.1.1 Projectsucces! " " " " "

" " " " "

" " " " " "

" "

" " " " " " " "

1"

" " "

! Een!succesvol!ICT2project!is!een!project:! - waarbij!de!doelstelling!van!het!project!een!relatie!heeft!met!de!strategie!van!de! organisatie,!deze!hoeft!niet!heel!sterk!te!zijn! - dat!resultaat!levert!en!conform!afgesproken!tijd,!kwaliteit!en!budget!is!geleverd,! het!resultaat!te!beheren!is,!business!case!positief!is!en!derhalve!het!resultaat! meetbaar! !

39!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! - dat!geruime!tijd!na!oplevering!nog!steeds!succesvol!is! - dat!de!verwachtingen!van!vooral!de!opdrachtgever!heeft!waargemaakt.!! ! De!beantwoording!van!de!subvraag!“Heeft%de%doelstelling%van%een%project%invloed%op% het%succes%van%het%ICTBproject”!luidt:! Het!maakt!voor!het!succes!van!het!project!niet!uit!wat!de!doelstelling!is!(verplichte! projecten!vanuit!wet2!en!regelgeving!zijn!net!zo!succesvol!als!innovatieve! projecten).!Het!feit!dat!een!project!dat!een!duidelijke!samenhang!heeft!met!de! strategie!van!de!organisatie!het!projectsucces!positief!beïnvloedt!omdat!een! dergelijk!project!meer!aandacht!krijgt!uit!de!organisatie!en!teamleden!hierdoor! beter!gemotiveerd!zijn,!is!aangetoond!in!het!literatuuronderzoek.!In!het! exploratieve!onderzoek!is!hier!geen!overtuigend!bewijs!voor!gevonden.!! ! 5.1.2 Projecttechniek! 2" " " " " "

" " " " "

" " " " " "

" "

" " " " " " " "

! Een!succesvol!ICT2project!is!een!project!(in!antwoord!op!de!vraag:!“Welke! methoden,!technieken!en!projectaanpak!zijn!van!invloed!op!een!succesvol!ICT2 project?”):! - in!een!organisatie(onderdeel)!waar!het!type!cultuur!hiërarchisch!is!en!de! projectaanpak!directief!of!verkopend!is.!In!andere!culturen!is!geen!relatie! aangetoond!tussen!cultuur!en!de!projectaanpak!en!de!mate!van!projectsucces! - van!het!type!operationeel!waarbij!de!projectaanpak!directief!of!verkopend!is! - van!het!type!innovatief!waarbij!de!projectaanpak!ontwikkelend!is.!Bij! strategische!projecten!is!geen!relatie!aangetoond!tussen!type!project!en!de! projectaanpak!en!de!mate!van!projectsucces! - dat!een!doelarchitectuur!heeft!en!daaraan!heeft!vastgehouden!of!waarbij!een! architect!is!betrokken!waardoor!de!voorspelbaarheid!van!het!project!is! toegenomen.! ! “Wat%is%het%verschil%tussen%een%ITBarchitect%en%een%terrorist?%Met%een%terrorist%kun%je% onderhandelen”%aldus%Kersten%(2012).% ! Niet!aangetoond!in!het!exploratieve!onderzoek!zijn!de!volgende!kenmerken:! - een!succesvol!ICT2project!is!een!project!dat!een!doelarchitectuur!heeft! waardoor!minder!wijzigingen!nodig!zijn!gedurende!het!project! " " "

40! !


! -

een!succesvol!ICT2project!is!een!project!dat!een!aanpak!en!methodiek!heeft! gebruikt!die!past!bij!het!type!project!en!de!cultuur!van!de!organisatie! een!succesvol!ICT2project!is!een!project!met!een!doorlooptijd!die!niet!al!te!lang! is!waardoor!de!kans!op!wijzigingen!laag!is.!

! De!beantwoording!van!de!subvraag!“Welke%methoden,%technieken%en%projectaanpak% zijn%van%invloed%op%een%succesvol%ICTBproject?”!luidt:! Het!is!van!belang!dat!er!een!ontwikkelmethode!(agile,!waterval),!projecttechniek!en! projectaanpak!(directief,!verkopend,!interactief!of!ontwikkelend!,!zie!ook!paragraaf! 10.3)!wordt!gebruikt!en!dat!de!beheersing!van!de!gebruikte!methode,!techniek!en! projectaanpak!goed!is.!Welke!methode!of!techniek!of!projectaanpak!wordt! gebruikt,!heeft!geen!doorslaggevende!invloed!op!het!succes!van!het!ICT2project.! Hoewel!dit!in!het!literatuuronderzoek!wel!is!aangetoond,!blijkt!dit!niet!direct!uit!het! exploratieve!onderzoek.!Hierbij!moet!vermeld!worden!dat!het!literatuuronderzoek! op!dit!onderwerp!niet!sec!is!gedaan!op!ICT2projecten!maar!op!projecten!in!zijn! algemeenheid.!Misschien!gedragen!ICT2projecten!zich!op!dit!gebied!anders!dan!niet! ICT2projecten.!! ! Het!werken!met!een!doelarchitectuur!en/of!het!betrekken!van!een!architect!in!een! project!draagt!positief!bij!aan!het!projectsucces.!! 5.1.3 Projectomgeving! ! ! ! ! !

! ! ! ! !

! ! !

! 3! !

! ! ! ! ! !

! !

! ! ! ! ! ! ! !

In!deze!paragraaf!wordt!de!vraag:!“Welke!elementen!uit!de!omgeving!van!een! project!zijn!van!invloed!op!een!succesvol!ICT2project?”!beantwoordt.!Hieruit!blijkt! dat!een!project!dat:! - in!een!organisatie!wordt!uitgevoerd:! o die!het!belang!van!ICT!begrijpt!en!ICT!inzet!voor!continue!verbetering! o waar!de!ICT2awareness!in!de!top!van!de!organisatie!hoog!is! - een!duidelijke!relatie!heeft!met!de!strategie!van!de!organisatie! - waarbij!rekening!is!gehouden!met!een!aantal!omgevingsvariabelen!zoals! politieke!dominantie!van!de!gebruikersorganisatie! - waarbij!beheer!en!eindgebruikers!betrokken!zijn! - waarin!beheer!een!gelijkwaardige!verhouding!heeft!met!het!ICT2project!zodat! haar!eisen!en!wensen!door!het!project!kunnen!worden!ingevuld!waardoor!het! resultaat!van!het!project!daadwerkelijk!in!beheer!kan!worden!genomen! !

!

41!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! met!een!opdrachtgever:! o die!een!klik!heeft!(wil!en!kan!samenwerken)!met!de!opdrachtnemer! o die!het!type!regie!voert!dat!past!bij!het!ICT2project!(de!gekozen! projectaanpak)! - waarbij!bij!de!keuze!van!de!projectmanager,!rekening!is!gehouden!met!het! zelfbeeld!dat!de!projectmanager!heeft!van!de!organisatie!! succesvol!is.! ! Niet!aangetoond!in!het!literatuuronderzoek!is!het!kenmerk:!! - hoe!meer!gebruikersbetrokkenheid!des!te!hoger!de!kans!is!op!een!succesvol! ICT2project.!Het!lineaire!verband!tussen!gebruikersbetrokkenheid!en!een! succesvol!ICT2project,!is!niet!aangetoond.!Wel!dient!de!klant!in!bepaalde!mate! betrokken!te!zijn.! ! Niet!aangetoond!in!het!exploratieve!onderzoek!zijn!de!volgende!kenmerken:! - een!succesvol!ICT2project!is!een!project!waarbij!de!cultuur!van!de!organisatie!de! voorkeursaanpak!bepaalt,!dit!is!alleen!voor!de!hiërarchische!cultuur!gevalideerd! - met!een!opdrachtgever!die!een!standaardset!van!basiscompetenties!heeft! - een!succesvol!ICT2project!is!een!project!waar!de!(strategische)!rol!die!ICT!speelt! in!de!organisatie,!bepalend!is!geweest!voor!de!projectaanpak.! ! De!beantwoording!van!de!subvraag!“Welke%elementen%uit%de%omgeving%van%een% project%zijn%van%invloed%op%een%succesvol%ICTBproject?”!luidt!daarmee:! Van!invloed!op!het!succes!van!een!ICT2project!zijn!ICT2awareness!in!de!top!van!de! organisatie!(sponsorship),!een!goede!opdrachtgever,!een!opdrachtgever!en! projectmanager!die!goed!samenwerken,!voldoende!betrokkenheid!en! gelijkwaardige!verhouding!tussen!de!beheerafdeling!en!de!gebruikersafdeling!en!de! cultuur!van!de!organisatie.! !! Verdieping!hierbij!is!dat!ICT2awareness!in!de!top!van!de!organisatie,!waardoor!het! belang!van!ICT!wordt!erkend!en!ICT!wordt!ingezet!voor!continue!verbetering,! positief!bijdraagt!aan!het!succes!van!een!project.! Een%opdrachtgever!die!zijn!rol!goed!uitvoert,!het!proces!bewaakt,!zorgt!voor! besluitvorming!en!voldoende!formele!invloed!heeft,!beïnvloedt!het!succes!in! positieve!zin.!De!opdrachtgever!heeft,!of!hij!nu!manager,!directeur!of!RvB2lid!is,! nogal!wat!taken!en!verantwoordelijkheden!in!een!project.!Hij!is!immers!degene!die! de!verandering!moet!doorvoeren.!De!opdrachtgever!moet!beschikken!over!tijd,!een! duidelijke!visie!over!de!veranderkalender!hebben!en!vasthoudend!zijn!in!de! uitgezette!lijn.!! -

42! !

!


Vaak!is!de!opdrachtgever!een!lijnmanager!of!directielid!uit!de!business!die!naast!het! opdrachtgeverschap!in!een!ICT2project,!ook!verantwoordelijk!is!voor!het!bewaken! van!continuïteit!van!operationele!processen.!Voor!het!doorvoeren!voor!de! verandering!heeft!hij!leiderschapscompetenties!nodig,!terwijl!hij!voor!het!bewaken! van!de!continuïteit!van!operationele!processen!managementcompetenties!nodig! heeft.!Dit!zijn!agendatechnisch!soms!strijdige!competenties,!terwijl!elke!goede! opdrachtgever!deze!moet!kunnen!combineren.!Zonder!de!juiste!macht!en!invloed! kan!een!opdrachtgever!in!een!ICT2project!zijn!taken!dan!ook!niet!goed!uitvoeren.! Het!is!daarom!van!belang!dat!een!opdrachtgever!voldoende!steun!krijgt!van!zijn! management!en!dat!hij!ook!op!het!uitvoeren!van!de!opdrachtgeverstaken!wordt! beoordeeld.!! ! Competenties!die!bij!de!opdrachtgever!in!elk!geval!goed!ontwikkeld!moeten!zijn,! zijn!sturing!op!resultaat!en!het!creëren!van!betrokkenheid.! ! De%opdrachtgever%en%de%projectmanager!moeten!goed!met!elkaar!kunnen! samenwerken.!Hoewel!dit!in!het!exploratieve!onderzoek!niet!voldoende!is! aangetoond,!zijn!wij!van!mening!dat!er!simpelweg!een!klik!moet!zijn!tussen!de! opdrachtgever!en!de!projectmanager.!Ze!moeten!kunnen!en!willen!samenwerken.! ! Met!samenwerken!bedoelen!we!ook!dat!een!opdrachtgever,!omdat!hij!de!macht! heeft,!soms!beter!in!staat!is!om!een!boodschap!te!communiceren!dan!een! projectmanager.!Bijvoorbeeld!wanneer!een!belangrijke!scopewijziging!moet! plaatsvinden.!De!projectmanager!staat!in!het!algemeen!dichter!bij!de!gebruiker! gedurende!het!project!en!kan!vanuit!die!positie!de!opdrachtgever!goed!adviseren! over!de!acceptatiegraad!van!de!resultaten!van!een!project.!Ons!advies!is!om!van! deze!mogelijkheden!in!de!samenwerking!gebruik!te!maken.!! ! Verder!is!het!van!belang!dat!de!beheer2!en!gebruikersafdelingen!voldoende! gelijkwaardig!zijn!en!in!voldoende!mate!betrokken!zijn!in!het!project.!! ! In!het!exploratieve!onderzoek!is!geen!overtuigend!bewijs!gevonden!dat!de%cultuur% van%de%organisatie!van!invloed!is!op!het!projectsucces,!op!één!combinatie!cultuur! en!projectaanpak!na.!Dit!kwam!wel!uit!het!literatuuronderzoek.!Gecombineerd!zijn! wij!toch!van!mening!dat!het!van!belang!is!om!bij!de!keuze!voor!projectaanpak,! rekening!te!houden!met!de!cultuur!van!de!organisatie!of!het!organisatieonderdeel.! Wij!komen!tot!deze!mening!omdat!in!het!exploratieve!onderzoek!wel!is!aangetoond! dat!een!combinatie!van!hiërarchische!cultuur!en!een!projectaanpak!die!directief!of! verkopend!is,!een!positieve!invloed!heeft!op!het!projectsucces.!

!

43!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! 5.1.4 Projectteam! " " " " "

" " " " "

" " " "

" "

4"

" "

" " " " " " " "

" " "

Tenslotte!wordt!de!vraag:!“Wat!zijn!de!belangrijkste!eigenschappen!van!een! succesvol!projectteam?“!beantwoord.!Hierbij!is!gebleken!dat:! - de!opdrachtgever!en!opdrachtnemer!! o over!bepaalde!kerncompetenties!beschikken! o samenwerken! ! - met!een!projectmanager!die:! o een!klik!heeft!(willen!en!kunnen!samenwerken)!met!de!opdrachtgever! o over!de!juiste!competenties!beschikt!voor!het!type!project!(strategisch,! innovatief,!ontwikkelend)! o over!de!juiste!mate!van!politieke!dominantie!beschikt! - een!goede!sturing!aanwezig!is!waardoor!de!verwachtingen!continu!worden! gemanaged!zodat!doorlopend!het!beeld!ontstaat!dat!het!opgeleverde!resultaat! zo!dicht!mogelijk!bij!het!verwachte!resultaat!ligt! - er!een!type!regie!is!gekozen!die!past!bij!het!type!projectaanpak! - het!project!goed!wordt!aangestuurd!! - waarbij!de!succesbeleving!van!de!opdrachtgever!stijgt!als!de!projectmanager! het!project!goed!aanstuurt!! - het!project!een!projectteam!heeft:!! o dat!optimaal!hecht!is!maar!niet!te!hecht! o waarvan!de!teamleden!tevreden!zijn!met!de!eigen!rol! o dat!tevreden!is!over!de!samenwerking! o dat!bekwaam!is!en!waarvan!de!individuele!teamleden!bekwaam!zijn! o dat!een!gezamenlijk!doel!heeft!waardoor!er!meer!teamnormen!zijn!en! het!groepsdenken!hoog!is! o dat!tegengestelde!belangen!kent!maar!daar!consensus!over!bereikt! o van!specialisten!die!elkaar!aanvullen,!samenwerken!en!compenseren! o dat!diversiteit!heeft!(bijvoorbeeld!verschillende!De!Caluwé!kleuren! aanwezig)! o waarin!de!juiste!rollen!aanwezig!(bijvoorbeeld!de!Belbin!rollen).! ! Niet!aangetoond!in!het!exploratieve!onderzoek!zijn!de!volgende!kenmerken:! - waarbij!de!opdrachtgever!en!opdrachtnemer!!

44! !

!


! -

o elkaar!aanvullen!! een!succesvol!ICT2project!is!een!project!waarbij!de!opdrachtgever!zich! probleemeigenaar!voelt! een!succesvol!ICT2project!is!een!project!waarbij!door!een!goede!sturing!het! aantal!wijzigingen!wordt!getemperd! een!succesvol!ICT2project!is!een!project!met!een!projectaanpak:! o die!past!bij!de!cultuur!van!de!organisatie! o die!past!bij!de!rol!die!ICT!heeft!in!de!organisatie! o die!past!bij!de!doelstelling!van!het!ICT2project! o die!voldoet!aan!de!verwachtingen!van!de!omgeving.!

! De!beantwoording!van!de!subvraag!“Wat%zijn%de%belangrijkste%eigenschappen%van% een%succesvol%projectteam?”!luidt:! In!een!projectteam!dat!hecht!is,!bekwaam!is,!waar!voldoende!diversiteit!is,!waar! teamnormen!aanwezig!zijn,!waar!teamleden!tevreden!zijn!over!hun!rol!en!dat!een! gezamenlijk!doel!heeft,!wordt!goed!samengewerkt!en!vullen!de!teamleden!elkaar! goed!aan.!Optimale!hechtheid!houdt!in!dat!het!team!een!zelfkritische!houding! behoudt!en!in!verbinding!blijft!met!de!omgeving.!Een!team!met!deze!kenmerken! heeft!een!positieve!invloed!op!het!succes!van!het!ICT2project.!! ! De!wijze!van!aansturing!van!het!team!door!de!projectmanager!en!de!opdrachtgever! heeft!een!positieve!invloed!op!het!functioneren!van!het!projectteam!en!beïnvloedt! hierdoor!het!projectsucces!in!positieve!zin.!Voor!een!goede!sturing!dient!de! projectmanager!over!bepaalde!basiscompetenties!te!beschikken.!Dit!zijn! organiseren,!pragmatisch,!toegewijd,!realistisch,!standvastig!en!stimulerend.!

5.2 Effectieve!interventies! Gebaseerd!op!de!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!hebben!we!ook!gekeken! naar!de!vraag:!! ! !

Welke!interventies!hebben!een!positief!effect!op!de!kans!op!een!succes?! !

! In!bijlage!C!is!een!overzicht!opgenomen!van!alle!in!de!literatuur!gevonden! interventies.!In!onderstaande!paragraaf!is!een!synthese!aangebracht!tussen!deze! interventies!en!de!resultaten!uit!onderzoek!onder!de!deelnemers!van!de!websurvey! (het!exploratieve!onderzoek).!In!bijlage!A!hebben!we!alle!relevante!literatuur! verzameld!die!voor!de!verschillende!interventies!van!belang!zijn.!! ! !

45!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Uit!het!exploratieve!onderzoek!is!gebleken!dat!er!gedurende!het!project!veel! interventies!worden!gedaan.!In!de!meeste!gevallen!zijn!het!de!opdrachtgever!en! opdrachtnemer!die!de!interventies!doen.!Het!overgrote!deel!van!de!interventies! levert!het!gewenste!resultaat!op.!! ! De!conclusie!die!hieruit!getrokken!wordt!is,!dat!het!doen!van!interventies! gedurende!het!project!resultaat!oplevert!en!bijdraagt!aan!het!succesvol!zijn!van!het! project.! 5.2.1 Interventies!in!de!projectomgeving! ! ! ! ! !

! ! ! ! !

! ! !

! ! ! !

! 3! !

! ! ! ! !

! !

! !

! ! !

De!interventies!in!de!projectomgeving!die!de!kans!op!een!succesvol!project! verhogen!zijn:! - het!Checks!&!Balances2model!van!Wortmann!&!Kremer!(2011)!helpen!een! opdrachtgever!om!zijn!rol!effectief!en!efficiënt!uit!te!voeren!(zie!paragraaf!10.1)! - de!leidinggevende!van!de!opdrachtgever!kan!de!signalen!van!Kremer!(2011)! gebruiken!om!te!bepalen!of!de!opdrachtgever!zijn!rol!goed!uitvoert.!Indien!dit! niet!het!geval!is,!dan!zal!hij!dit!bespreekbaar!moeten!maken!met!de! opdrachtgever!(paragraaf!10.2)!! - goed!opdrachtgeverschap!kost!veel!tijd!van!een!opdrachtgever.!Hij!kan! besluiten!om!een!aantal!taken!te!delegeren.!Randvoorwaarde!is!dat!er! vertrouwen!is!tussen!de!opdrachtgever!en!de!gedelegeerde(n).! !

!

! ! ! ! !

! ! ! ! !

! ! !

! 3! !

! ! ! ! ! !

! !

! ! ! ! ! ! ! !

De!interventies!vanuit!de!projectomgeving!op!projecttechniek!die!de!kans!op!een! succesvol!project!verhogen!zijn:! 2 bepaal!de!context!van!de!omgeving!(cultuur,!rol!van!ICT,!ICT2awareness,! betrokkenheid!gebruikers)!waarin!het!project!zich!afspeelt.!Hulpmiddelen! hierbij!zijn:! o cultuurmodel!van!Quinn!en!Cameron!(1999,!paragraaf!10.5)! o change!kaleidoscope!van!Balogun!en!Hope!Hailey!(2008,!paragraaf!10.6)!

46! !

!

!


o het!model!van!Henderson!en!Venkatraman!(1993,!paragraaf!10.7)! 2 bepaal!over!wat!voor!type!project!het!gaat.!Het!model!van!Storm!en!Vuijck! (2008,!paragraaf!10.8)!kan!als!hulpmiddel!worden!gebruikt! 2 kies!een!aanpak!die!past!bij!de!omgeving!en!het!type!project.!Hulpmiddel!hierbij! is!het!model!van!Van!der!Zee,!De!Caluwé,!&!Vermaak!(2006,!paragraaf!10.3).! Dit!is!alleen!aangetoond!in!het!exploratieve!onderzoek!voor!de!hiërarchische! cultuur.! ! ! ! ! ! !

! ! ! ! !

! ! !

! 3! !

! ! ! ! ! !

! !

! ! ! ! ! ! ! !

! De!interventies!vanuit!de!projectomgeving!op!projectteam!die!de!kans!op!een! succesvol!project!verhogen!zijn:! 2 zorg!ervoor!dat!de!belangrijkste!stakeholders!(inclusief!de!opdrachtgever)!en! hun!karakteristieken!en!drijfveren!bekend!zijn.!Hulpmiddelen!hiervoor!zijn!de! stakeholder!typologie!(Mitchell,!Bradley!&!Wood,!1997,!paragraaf!10.9)!en!het! model!van!Mintzberg!(1979,!paragraaf!10.10)! 2 stimuleer!wederzijdse!drijfveren!van!stakeholders!door!een!bonussysteem,!door! gaming!maar!bovenal!door!hen!de!relatie!van!het!project!met!de!strategische! doelen!van!de!organisatie!voor!ogen!te!houden! 2 kies!de!communicatievorm!die!het!beste!past!bij!deze!stakeholders.!Het! communicatiemodel!van!De!Caluwé!en!Vermaak!(paragraaf!10.11)!kan!als! hulpmiddel!worden!gebruikt! 2 kies!een!projectmanager!die!over!de!juiste!competenties!beschikt!om! medewerking!van!deze!stakeholders!te!krijgen!en!te!behouden.!Hulpmiddelen! hierbij!zijn:! o de!X2Y!theorie!van!McGregor!(1980,!paragraaf!10.14)!om!het!zelfbeeld!van! de!projectmanager!te!bepalen! o de!kleurenwaaier!van!De!Caluwé!&!Vermaak!(2006,!paragraaf!10.13).! 2 als!de!ICT2awareness!in!de!omgeving!waarin!het!project!zich!afspeelt!laag!is,! zorg!dan!voor!goede!business!kennis!in!het!projectteam!en!kies!voor!het!werken! in!multidisciplinaire!teams!waarbij!gebruikers!onderdeel!zijn!van!het! projectteam! 2 zorg!er!te!allen!tijde!voor!dat!het!voor!het!projectteam!duidelijk!is!wat!de!relatie! is!tussen!het!doel!van!het!project!en!de!strategie!van!de!organisatie!of!

!

47!


2

organisatieonderdeel!waarin!het!project!zich!afspeelt.!Dit!blijkt!echter!niet!uit! het!exploratieve!onderzoek,!maar!wel!uit!de!uitgevraagde!stelling! houd!bij!het!bepalen!van!de!mate!van!gebruikersparticipatie!in!het!projectteam! rekening!met!het!type!project.!!

5.2.2 Interventies!in!projecttechniek!

2"

" " " " "

" " " "

" " " " "

" " " " "

" "

" "

" " "

" " "

De!interventies!vanuit!projecttechniek!op!2team!die!de!kans!op!een!succesvol! project!verhogen,!zijn:! 2 kies!een!projectmanager!die!over!de!juiste!competenties!beschikt!om!conform! deze!projectaanpak!het!project!uit!te!voeren.!Het!model!van!Reitsma,!Jansen,! Van!der!Werf!&!van!den!Steenhoven!(2004,!paragraaf!10.4)!en!het!model!van! Storm!en!Vuijck!(2008,!paragraaf!10.8)!kunnen!als!hulpmiddel!worden!gebruikt.! Uit!het!kwalitatieve!onderzoek!is!gebleken!dat!het!gaat!om!de!standaard! competenties!organiserend,!pragmatisch,!toegewijd!en!realistisch.!Ook!dient!de! betrokken!projectmanager!standvastig!en!stimulerend!te!zijn.! !

2"

" " " " "

" " " " "

" " " " " "

" "

" " " " " " " "

" " "

Interventies!binnen!projecttechniek!zijn:! 2 zorg!dat!de!projecthygiëne!op!orde!is!door!onder!andere!te!zorgen!voor! betrouwbare!schattingen!(tijd!en!geld).!Hulpmiddelen!hierbij!zijn!onder!andere! de!EQF2methode!en!de!referentiekegel!van!Boehm!(paragraaf!10.15)! 2 start!pas!met!de!uitvoering!van!het!project!als!er!een!doelarchitectuur!is!of! bouw!een!doelarchitectuur!op!met!het!project,!of!betrek!tenminste!een! architect!bij!het!project! 2 bepaal!van!tevoren!hoeveel!wijzigingen!het!project!aan!kan!en!stuur!hier!op.! Hulpmiddelen!hierbij!zijn:! o model!van!Kulk!(2009,!paragraaf!10.16)! o accepteer!alleen!die!wijzigingen!die!een!positieve!bijdrage!leveren!aan!het! succes.!

48! !

!

!

!


5.2.3 Interventies!op!het!projectteam!! " " " " "

" " " " "

" " " "

" "

4"

" "

" " " " " " " "

" " "

! Interventies!op!het!projectteam!zijn:! 2 zorg!voor!diversiteit!in!het!team,!zowel!op!inhoud!als!op!gedragsaspecten.! Hulpmiddelen!hierbij!zijn:! o het!model!van!Meredith!Belbin!(2010,!paragraaf!10.17)! o het!psychologische!contract!van!Wierdsma,!&!Swieringa!(2002,!paragraaf! 10.18)! o de!kleurenwaaier!van!De!Caluwé!&!Vermaak!(2006,!paragraaf!10.13)! 2 geef!het!team!de!tijd!om!normen!en!waarden!te!ontwikkelen.!Indien!deze!tijd!er! niet!is,!probeer!dan!een!team!te!vinden!dat!al!langere!tijd!samenwerkt! 2 kies!een!communicatievorm!die!het!beste!past!bij!het!projectteam.!Het! communicatiemodel!van!De!Caluwé!en!Vermaak!(paragraaf!10.11)!kan!als! hulpmiddel!worden!gebruikt! 2 geef!de!architect!een!rol!in!het!projectteam.!

5.3 Discussie! In!deze!paragraaf!gaan!we!in!op!de!plausibiliteit!van!het!onderzoek!dat!we!in!de! thesis!hebben!gedaan!en!de!begrenzing!voor!het!gebruik!van!de!conclusies.!Deze! gelden!natuurlijk!ook!voor!de!in!dit!boek!opgenomen!samenvatting.! ! Het!literatuuronderzoek!is!niet!sec!gedaan!op!ICT2projecten!maar!op!projecten!in! zijn!algemeenheid.!De!hoeveelheid!beschikbare!literatuur!op!alleen!ICT2projecten!is! nog!onvoldoende!van!omvang.!Het!is!mogelijk!dat!ICT2projecten!zich!anders! gedragen!dan!niet!ICT2projecten.!In!het!literatuuronderzoek!hebben!we!weinig! aandacht!besteed!aan!de!kwaliteit!of!onderbouwing!van!de!literatuur.!Ondanks!dat! we!ons!hebben!proberen!te!beperken!tot!de!gerenommeerde!artikelen,!is!dat!niet! overal!gelukt.! ! Het!exploratief!onderzoek!is!uitgevoerd!met!een!eigen!ontwikkelde!vragenlijst.!Dit! houdt!in!dat!de!vragenlijst!niet!gevalideerd!is.!In!het!exploratieve!onderzoek!zijn! relatief!veel!resultaten!terecht!gekomen!van!succesvolle!ICT2projecten!(ruim!81%).! Respondenten!hebben!projecten!ook!succesvol!genoemd!als!deze!niet!conform!het! originele!plan!zijn!opgeleverd.!Dit!bevestigt!ons!beeld!dat!het!originele!plan!een! goed!startpunt!voor!een!project!is,!maar!niet!een!goed!meetinstrument!om!het! !

49!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! succes!aan!af!te!meten.!Daarnaast!is!het!mogelijk!dat!de!respondenten!in! organisaties!werken!waar!ICT2projecten!die!een!grote!component!zelfbouw!kennen,! een!hogere!succesratio!hebben.! ! Respondenten!lijken!moeite!te!hebben!gehad!met!het!bepalen!van!de!cultuur!van! de!organisatie!en!het!type!project.!Het!verschil!tussen!een!innovatief!of!strategisch! project!is!als!te!klein!beschouwd.!Daarnaast!lijken!de!respondenten!die!geen! opdrachtgever!of!projectmanager!zijn,!weinig!inzicht!te!hebben!in!de! projectbudgetten.!Dit!blijkt!uit!het!antwoord!‘weet!niet’!bij!vraag!7!waarbij!de! opdrachtgevers!of!projectmanagers!in!een!kleine!5%!dit!antwoord!geven.!Van!de! andere!respondenten!weet!bijna!40%!het!antwoord!niet.!De!betrouwbaarheid!van! dit!stuk!van!de!data!is!daardoor!minder.!! ! Uit!de!literatuur!blijkt!dat!projecten!die!een!duidelijk!verband!hebben!met!de! strategie!van!het!bedrijf,!waar!ICT!ingebed!is!in!de!organisatie!en!wordt!gedragen!in! de!top,!een!grotere!kans!op!succes!hebben.!Dit!komt!niet!helemaal!overeen!met! wat!uit!het!exploratieve!onderzoek!naar!voren!komt.!Hierbij!dient!opgemerkt!te! worden!dat!respondenten!opvallend!vaak!‘weet!niet’!of!‘mee!eens/mee!oneens’! hebben!geantwoord!bij!deze!vragen.!! ! Een!vergeten!doelgroep!in!de!vragenlijst!zijn!de!resourcemanagers.!Deze! leveranciers!van!menskracht!spelen!ook!een!rol!in!de!projecten,!deze!is!niet! onderkend!in!dit!onderzoek.!Hierdoor!is!niet!objectief!vast!te!stellen!wat!hun! invloed!is!op!ICT2projecten.!! ! De!verdeling!van!de!respondenten!over!bij!projecten!betrokken!rollen!is! onevenredig!gunstig!voor!projectmanagers!geweest!(109!op!381).!Van!de! projectmanagers!die!de!vragenlijst!heeft!gekregen!heeft!een!groot!deel!deze! ingevuld.!Van!de!gebruikers!die!de!vragenlijst!heeft!gekregen,!heeft!slechts!een! klein!deel!antwoord!gegeven.! ! Alle!conclusies!die!in!dit!boek!worden!getrokken!moeten!in!het!licht!van! bovenstaande!beperkingen!worden!gezien.!!

50! !

! !

6 Conclusies! ! De!vraag!die!wij!in!dit!boek!beantwoorden!luidt:! ! ! Wat!kan!ik,!als!opdrachtgever,!doen!om!de!kans!op!een!succesvol!ICT`project!te! verhogen?! !

6.1 Beantwoording!vraag! Allereerst!is!het!van!belang!om!voor!de!start!van!het!project!vast!te!stellen!wat!dit! project!nu!daadwerkelijk!succesvol!maakt.!Houd!er!rekening!mee!dat!het!resultaat! van!het!project!niet!alleen!op!het!moment!van!oplevering!succesvol!moet!zijn!maar! ook!nog!enige!tijd!er!na.!Zowel!harde!factoren!als!tijd,!kwaliteit,!budget!en!een! positieve!business!case!als!de!minder!harde!factoren!als!beheerbaarheid!van!het! projectresultaat,!je!eigen!verwachtingen!en!die!van!belangrijke!stakeholders!dienen! hierbij!te!worden!meegenomen.! ! De!volgende!stap!is!te!bepalen!welke!factoren!uit!de!projectomgeving!(cultuur,!ICT2 awareness,!invloedrijke!afdelingen)!het!projectresultaat!kunnen!beïnvloeden.!Dit! wetende,!is!het!mogelijk!om!te!bepalen!of!de!opdrachtgever!de!juiste!is!om!dit! project!te!sturen.!Ben!je!in!staat!om!! - resultaatgericht!te!sturen!en!kun!je!betrokkenheid!creëren?! - kun!je!voldoende!macht!ontlenen!aan!jouw!formele!positie!in!de!organisatie?! - word!je!voldoende!gesteund!door!jouw!manager?! - heb!je!voldoende!tijd!beschikbaar?!! ! De!opdrachtgever!moet!ervoor!zorgen!dat!deze!randvoorwaarden!voor!goed! opdrachtgeverschap!aanwezig!zijn.! !! Een%Chief%Information%Officer%of%iemand%met%affiniteit%met%en%passie%voor%ICT%in%de% board,%schept%de%sociale%ruimte%die%nodig%is%voor%grote,%complexe%en%strategische% Business/ICTBprojecten,%om%succesvol%te%kunnen%zijn.%Dit%komt%doordat%de%CIO%op% gelijkwaardig%niveau%(formeel%en%informeel)%met%zijn%collega%board%members%kan% praten%over%de%strategische%waarde%van%het%ICTBproject.%Vooropgesteld%dat%een%hoge% mate%van%cohesie%bestaat%tussen%de%board%members,%zullen%ze%niet%snel%onderling% gaan%‘vingerwijzen’%bij%tegenslag.%Eerder%nemen%ze%samen%de%besluiten%om%tot%een% oplossing%te%komen.%Alle%leden%van%de%board%zijn%immers%gezamenlijk% verantwoordelijk%voor%het%strategische%succes%van%de%organisatie%(Hans%van%der% Zwaag,%2012).%% !

51!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Als!je!het!opdrachtgeverschap!hebt!geaccepteerd,!kun!je!de!juiste!projectmanager! aan!het!project!verbinden.!Hierbij!spelen!zachtere!factoren!als!‘een!klik!tussen!jou! en!de!projectmanager’,!de!juiste!competenties!van!de!projectmanager!voor!het! type!project!en!de!informele!macht!van!de!projectmanager!een!belangrijke!rol.!De! informele!macht!van!de!projectmanager!is!belangrijk!omdat!de!projectmanager! geen!formele!lijnfunctie!heeft!en!dus!geen!macht!kan!ontlenen!aan!zijn!formele! positie!in!de!organisatie.!Hij!zal!het!vooral!moeten!hebben!van!zijn!informele! invloed.! ! Nu!degenen!die!verantwoordelijk!zijn!voor!de!sturing!van!het!project!bekend!zijn,! kan!worden!bepaald!hoe!er!gestuurd!gaat!worden.!Belangrijk!is!dat!met!een! doelarchitectuur!wordt!gewerkt!en/of!een!architect!bij!het!project!wordt! betrokken.!Afhankelijk!van!de!cultuur!van!de!organisatie!of!het!organisatie2 onderdeel!waarvoor!het!project!wordt!uitgevoerd!kan!de!projectaanpak!(directief,! verkopend,!interactief!of!ontwikkelend)!worden!gekozen.!Hier!moet!nog!wel! getoetst!worden!of!de!beoogde!projectmanager!de!gekozen!projectaanpak!goed! beheerst.!! ! Vervolgens!kan!een!ontwikkel2!(agile,!waterval)!en!projectmethodiek!(Prince2,! IPMA)!worden!gekozen.!Het!type!is!niet!van!doorslaggevende!invloed!op!het! projectsucces.!Zolang!er!maar!een!methodiek!en!techniek!wordt!gekozen!die!goed! wordt!beheerst!door!zowel!de!projectmanager!als!het!projectteam.!Sta!tijdens!het! project!een!beperkt!aantal!wijzigingen!toe.!Als!vuistregel!hanteren!we!5!à!10%!van! het!projectbudget.!! ! De!laatste!stap!is!het!selecteren!van!het!projectteam.!Dit!team!bestaat!uit! teamleden!die!naast!het!hebben!van!de!juiste!technische!bekwaamheden,!tevreden! zijn!met!hun!rol!in!het!project.!Dit!team!wil!met!elkaar!samenwerken!om!het! gezamenlijke!doel!te!bereiken,!ondanks!het!feit!dat!er!individuele!belangen!zijn!en! daarnaast!voldoende!interactie!met!de!omgeving!houden.!In!een!dergelijk!team!is! voldoende!diversiteit!op!gedragsaspecten!aanwezig!en!zijn!teamnormen!aanwezig.!!

6.2 Aanbevelingen! In!deze!paragraaf!staan!wij!stil!bij!een!aantal!zaken!waarvan!wij!denken!dat!die!van! belang!zijn!voor!het!succesvol!zijn!van!een!ICT2project.!! ! Onze!eerste!aanbeveling!gaat!over!de!kaleidoscope!die!wij!tijdens!ons!onderzoek! hebben!ontwikkeld.!Met!dit!instrument!bepaal!je,!als!opdrachtgever!en! projectmanager,!aan!de!start!van!het!project!of!de!kenmerken!van!een!succesvol! project!die!wij!in!ons!onderzoek!hebben!gevonden,!aanwezig!zijn.!Als!bepaalde! 52! !

!


kenmerken!niet!of!niet!in!voldoende!mate!aanwezig!zijn,!dan!biedt!het!instrument! interventies!om!de!kans!op!projectsucces!te!verhogen.!Wij!bevelen!dan!ook!ten! zeerste!aan!om!deze!projectkaleidoscope!voor!de!start!van!het!project!te!gebruiken.! Ook!tijdens!het!project!is!dit!eenvoudige!instrument!toe!te!passen!om!jezelf!en!je! omgeving!weer!even!op!scherp!te!krijgen.!! ! Onze!tweede!aanbeveling!gaat!over!het!opdrachtgeverschap.!Het!is!de!gewoonte! dat!de!eigenaar!van!het!product!of!de!dienst!dat!geraakt!wordt!door!het!ICT2 project,!de!opdrachtgever!is!voor!het!ICT2project.!Er!wordt!niet!of!nauwelijks!bij! stilgestaan!of!deze!persoon!wel!de!juiste!competenties!en!invloed!heeft,!of!hij! voldoende!tijd!heeft!en!of!hij!voldoende!gesteund!wordt!door!zijn!management.!Als! deze!randvoorwaarden!niet!aanwezig!zijn!bij!de!start!van!het!project,!dan!adviseren! wij!opdrachtgevers!om!het!ICT2project!niet!te!starten.!Het!management!van!deze! opdrachtgever!heeft!hier!een!taak!om!in!te!grijpen.!Het!opdrachtgeverschap!van! een!ICT2project!is!niet!iets!wat!je!er!maar!bij!doet,!maar!een!rol!die!belangrijke! taken!en!verantwoordelijkheden!met!zich!meebrengt.! ! “Je%moet%het%vak%(ict)%goed%kennen%om%verstandige%besluiten%te%kunnen%nemen%en%IT% goed%te%kunnen%implementeren”,%aldus%Lineke%Sneller,%CIO%Vodafone%Nederland%in% FM.NL% Onze!derde!aanbeveling!gaat!over!de!relatie!van!de!doelstelling!van!het!project!met! de!strategie!van!de!organisatie.!Hoewel!in!dit!onderzoek!niet!statistisch!is!bewezen! dat!deze!relatie!een!positieve!invloed!heeft!op!projectsucces,!adviseren!wij!toch!om! goed!te!communiceren!met!alle!betrokkenen!over!deze!relatie.!Met!name!als!de! relatie!niet!heel!erg!duidelijk!is,!zoals!bijvoorbeeld!soms!het!geval!is!met!ICT2 projecten!die!wet2!en!regelgeving!moeten!implementeren,!zal!de!bijdrage!die!het! project!levert!aan!het!bedrijf!nog!beter!overgebracht!moeten!worden.!Als!we!iets!in! het!onderzoek!voor!de!thesis!geleerd!hebben!dan!is!het!wel!dat!het!belangrijk!is!om! te!sturen!op!resultaat.!Betrokken!zijn!bij!een!resultaat!dat!bijdraagt!aan!het!bedrijf! werkt!stimulerend!voor!alle!betrokkenen.! ! Deze!kaleidoscope!is!ontwikkeld!binnen!dit!onderzoek!over!succesvolle!ICT2 projecten!bij!financiële!instellingen.!Dat!sluit!echter!niet!uit!dat!ICT2projecten!bij! andere!bedrijven!ook!baat!kunnen!hebben!bij!de!constateringen!die!met!dit! krachtige!instrument!gedaan!kunnen!worden.!De!interventies!die!worden! voorgesteld!in!bepaalde!situaties!zijn!nu!toegespitst!op!de!gebruikelijke! managementtheorieën!binnen!onze!bedrijven.!Deze!interventies!dienen!in!andere! ondernemingen!mogelijk!aangepast!te!worden!aan!de!daar!geldende!en! gebruikelijke!managementtheorieën. !

53!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

Figuur!7!Projectkaleidoscope!!

54! !

!

! !

7 Projectkaleidoscope! !

7.1 Inleiding! In!dit!hoofdstuk!beschrijven!wij!het!instrument!dat!voor!de!start!van!een!ICT2project! gebruikt!kan!worden!om!te!bepalen!of!de!kenmerken!die!nodig!zijn!om!het!project! succesvol!te!maken,!aanwezig!zijn.!Als!bepaalde!kenmerken!niet!of!gedeeltelijk! aanwezig!zijn,!dan!biedt!het!instrument!hier!interventies!voor.!Het!instrument!is!te! vinden!op!www.projectkaleidoscope.nl.! ! Geïnspireerd!door!de!‘Change!kaleidoscope’!van!Balogun!&!Hope!Hailey!hebben! ook!wij!als!de!vorm!van!ons!instrument!gekozen!voor!een!kaleidoscope.!Een! kaleidoscope!geeft!pas!het!gewenste!beeld!als!alle!ringen!in!de!juiste!positie!zijn! gedraaid.!Een!iets!andere!draai,!geeft!een!heel!ander!beeld.!Wij!vinden!dit!een! symbool!dat!goed!past!bij!een!ICT2project.!Een!ICT2project!is!pas!succesvol!als! factoren!uit!projectsucces,!projecttechniek,!projectomgeving!en!projectteam,!i.e.!de! ringen!uit!de!kaleidoscope,!een!juiste!waarde!hebben.! Ons!instrument,!de!projectkaleidoscope,!bevat!4!ringen:! 2 de!binnenste!ring!is!de!ring!van!de!projectomgeving! 2 de!ring!daar!omheen!is!de!ring!van!de!projecttechniek! 2 de!ring!daar!omheen!is!de!ring!van!de!projectteam! 2 de!buitenste!ring!is!de!ring!van!projectsucces.! ! In!de!ringen!worden!twee!kleuren!gebruikt.!De!kleur!blauw!vertegenwoordigt!de! harde!factoren,!de!kleur!geel!vertegenwoordigt!de!zachte!factoren.!De!reden!dat! we!voor!deze!kleuren!hebben!gekozen!is,!dat!als!beide!kleuren!in!de!juiste! hoeveelheid!worden!gemengd,!de!kleur!groen!ontstaat.!De!kleur!groen!associëren! wij!met!‘de!mens’.!Wij!zijn!van!mening!dat!menselijke!factoren!een!zeer!bepalende! rol!spelen!in!ICT2projecten.!De!kleur!groen!vertegenwoordigt!in!ons!instrument!een! ICT2!project!met!een!hoge!kans!op!succes.! ! In!de!volgende!paragrafen!worden!de!ringen!van!de!project!kaleidoscope! beschreven.!Ook!de!afhankelijkheden!die!tussen!ringen!aanwezig!zijn,!worden! beschreven.!De!projectkaleidoscope!moet!van!binnen!naar!buiten!worden!gebruikt.! Onderstaande!paragrafen!zijn!daarmee!tevens!de!uitleg!die!gebruikt!kan!worden!bij! het!gebruik!van!de!daadwerkelijke!kaleidoscope2instrument.!In!dit!instrument! (gemaakt!in!excel)!kunnen!door!een!opdrachtgever!één!voor!één!de!verschillende! kenmerken!van!eerst!de!projectomgeving,!daarna!projecttechniek!enzovoort! worden!geselecteerd.!Op!basis!van!de!selecties!worden!vervolgens!interventies! aangedragen.!!

!

55!


7.2 De!ring!van!de!projectomgeving!! In!deze!ring!bevinden!zich!factoren!uit!de!projectomgeving!die!direct!of!indirect,!via! factoren!uit!andere!ringen,!het!projectsucces!beïnvloeden.!Gele!(zachte)!factoren!in! deze!ring!zijn:! 2 de!cultuur!van!de!organisatie! 2 ICT2awareness!in!de!top!van!de!organisatie! 2 inzet!van!ICT!voor!continue!verbetering!/!maximale!verandercapaciteit! 2 belangrijke!stakeholders!en!karakteristieken!en!drijfveren! 2 betrokkenheid!van!beheerafdelingen!en!gebruikersafdelingen! 2 de!keuze!van!de!opdrachtgever.! ! Cultuur!van!de!organisatie! Bepaal!voor!aanvang!van!het!project!welke!cultuur!het!meest!dominant!is!in!de! organisatie!of!het!organisatieonderdeel!waarvoor!het!project!wordt!uitgevoerd.! Gebruik!hiervoor!het!cultuurmodel!van!Quinn!en!Cameron!en!selecteer!de! aanwezige!cultuur!uit!de!opties!hiërarchische!cultuur,!familiecultuur,!marktcultuur! of!adhocratiecultuur.!Op!basis!van!de!cultuur!wordt!het!type!projectaanpak!uit!de! ring!van!de!projecttechniek!bepaald!en!de!bijbehorende!regie.!Indien!een!keuze!in! cultuur!is!gemaakt,!is!het!vak!‘cultuur’!uit!deze!ring!akkoord!en!helpt!deze!bij!het! groen!kleuren!van!de!kaleidoscope.!! ! ICT9awareness!in!de!organisatie! Is!de!ICT2awareness!hoog,!dan!is!dit!natuurlijk!prima.!Is!dit!niet!het!geval,!zorg!er! dan!voor!dat!in!het!projectteam!voldoende!business!kennis!aanwezig!is!en/of!zorg! voor!een!goede!gebruikersbetrokkenheid!in!het!projectteam!zelf!en/of!zorg!ervoor! dat!het!projectteam!en!belangrijke!medewerkers!uit!de!business!fysiek!bij!elkaar! zitten.!Deze!factor!is!hiermee!van!invloed!op!de!factor!projectteam!uit!de! projectteamring.!Als,!eventueel!na!interventie,!de!ICT2awareness!goed!is,!dan!is!het! vak!‘ICT2awareness’!uit!deze!ring!OK.! ! “Wat%op%de%werkplek%een%jaar%kan%duren,%kan%in%een%nagebootste%situatie%in% korte%tijd%worden%bereikt”,!aldus%De%Caluwé%en%Vermaak%(1999).! ! Belangrijke!stakeholders!en!karakteristieken!en!drijfveren! Breng!met!behulp!van!de!Stakeholder!typologie!(Mitchell,!Bradley!&!Wood,!1997)! en/of!het!model!van!Mintzberg!(1979)!de!belangrijke!stakeholders!van!het!ICT2 project!en!hun!karakteristieken!en!drijfveren!in!beeld.!Gebruik!de!inzichten!die! hieruit!komen!om!te!bepalen!welke!communicatievorm(en)!gebruikt!gaan!worden.! Gebruik!hierbij!het!communicatiemodel!van!De!Caluwé!en!Vermaak!als!hulpmiddel.!

56! !


!

Als!de!drijfveren!van!de!stakeholders!bekend!zijn,!dan!is!het!vak!‘stakeholders’!uit! deze!ring!goed.! ! Als!je!met!bovenstaande!interventie!merkt!dat!er!geen!wederzijdse!drijfveren!bij!de! stakeholders!aanwezig!zijn,!vraag!je!dan!als!management!af!of!dit!project!wel!moet! starten.!Mochten!de!stakeholders!potentieel!hebben,!gebruik!dan!eventueel!een! bonussysteem!of!gaming!om!het!gezamenlijke!doel!te!stimuleren.!Een!andere! interventie!die!kan!worden!toegepast!is!de!relatie!van!het!project!met!de! strategische!doelen!van!de!organisatie!continu!voor!ogen!te!houden.!Als!er,! eventueel!na!interventie,!wederzijds!drijfveren!zijn!bij!de!stakeholders,!dan!is!het! vak!‘stakeholders’!uit!deze!ring!voldoende!ingevuld!om!groen!te!worden.! ! Betrokkenheid!van!eindgebruikers! Het!afstemmen!van!de!gebruikersparticipatie!op!het!type!ontwikkeling!is!van! belang.!Met!type!ontwikkeling!wordt!bedoeld!‘een!nieuw!product!of!dienst!dat!in! het!ICT2project!wordt!gemaakt’!of!‘een!bestaand!product!of!dienst!dat!in!het!ICT2 project!wordt!aangepast’.! Zorg!voor!de!juiste!mate!van!betrokkenheid!van!eindgebruikers.!Hulpmiddel!hierbij! is!de!volgende!tabel:! ! Tabel!2!Gebruikersparticipatie!in!projectteam!

Type! ontwikkeling!

Hoge!! gebruikers` participatie!

Gemiddelde! gebruikers` participatie!

Lage!! Wat!levert! gebruikers` hoogste! participatie! tevredenheid!op!

Nieuw! product/dienst!

83%!

22%!

5%!

Lage!gebruikers2 participatie!

Bestaand! product/dienst!

60%!

15%!

0%!

Gemiddelde! gebruikers2 participatie!

! Deze!factor!is!hiermee!van!invloed!op!de!factor!team!uit!de!projectteamring.! Als!de!juiste!mate!van!betrokkenheid!van!eindgebruikers!is!geregeld,!dan!is!het!vak! ‘gebruikersbetrokkenheid’!uit!deze!ring!OK.! ! Betrokkenheid!van!beheerafdeling! Het!borgen!van!een!goede!samenwerking!tussen!de!beheerafdeling!en!het!ICT2 project!is!van!groot!belang.!Een!ICT2project!kan!alleen!succesvol!zijn!als!het! resultaat!dat!door!het!project!wordt!opgeleverd,!beheerd!en!onderhouden!kan! worden!door!de!beheerafdeling.! !

57!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Er!zijn!meerdere!interventies!om!te!komen!tot!een!goede!samenwerking!tussen!de! beheerafdeling!en!het!ICT2project!(projectteam):! 1. Zorg!vanaf!de!start!van!het!project!voor!betrokkenheid!van!de!beheerafdeling.! Kies!voor!een!samenwerkingsvorm!tussen!de!beheerafdeling!en!het!ICT2project! (projectteam)!waarbij!zowel!de!belangen!van!beheer!(stabiliteit,!continuïteit)!als! van!het!ICT2project!(een!verandering!tot!stand!brengen)!geborgd!zijn.!Een! coördinatiemechanisme!dat!gebaseerd!is!op!standaardisatie!van! resultaten/output!is!hier!de!beste!vorm!voor.!Dit!type!mechanisme!zou! dominant!moeten!zijn!terwijl!onderlinge!afstemming!(vanwege!complexiteit)!en! standaardisatie!van!het!werkproces!nog!wel!aanwezig!mogen!zijn,!maar!niet! dominant!mogen!zijn.! 2. Gebruik!een!‘gaming’!vorm!(bijv.!simulatie)!om!meer!begrip!te!krijgen!tussen!de! beheerafdeling!en!het!projectteam!en!de!samenwerking!te!borgen!in!het! projectteam.! ! Deze!factor!is!van!invloed!op!de!factor!teamsamenstelling!uit!de!projectteamring.! Als,!eventueel!na!interventies,!geborgd!is!dat!de!beheerafdeling!betrokken!is!bij!het! project,!dan!is!het!vak!‘beheer’!uit!deze!ring!groen.! ! De!goede!opdrachtgever! Bepaal!of!de!opdrachtgever!de!juiste!persoon!is!voor!dit!ICT2project.!Hij!moet! voldoen!aan!de!volgende!voorwaarden:! 1. Hij!moet!resultaatgericht!kunnen!sturen!en!betrokkenheid!kunnen!creëren! 2. Hij!moet!voldoende!macht!ontlenen!aan!zijn!formele!positie!in!de!organisatie! 3. Hij!moet!voldoende!gesteund!worden!door!zijn!manager! 4. Hij!heeft!een!(midden)lange!termijn!visie!en!houdt!daar!aan!vast! 5. Hij!moet!voldoende!tijd!beschikbaar!hebben.! ! De!eerste!randvoorwaarde!kan!gecompenseerd!worden!met!een!projectmanager! die!deze!competenties!goed!beheerst.!Deze!factor!is!hiermee!van!invloed!op!de! factor!projectteam!uit!de!projectteamring.!Aandachtspunt!hierbij!is!dat!de! projectmanager!niet!te!veel!verantwoordelijkheid!naar!zich!toe!moet!trekken.!De! derde!randvoorwaarde!kan!de!opdrachtgever!met!een!interventie!versterken!door! met!zijn!leidinggevende!af!te!spreken!dat!in!zijn!beoordeling!zowel!zijn!lijnmanagers! taken!als!zijn!taken!als!opdrachtgever!worden!meegenomen.!De!vijfde! randvoorwaarde!kan!eventueel!met!een!interventie!worden!versterkt.!De! opdrachtgever!kan!het!opdrachtgeverschap!geheel!of!gedeeltelijk!delegeren.! Uiteraard!gelden!bovengenoemde!voorwaarden!dan!ook!voor!de!gedelegeerden.! !

58! !

!


Een!interventie!die!de!opdrachtgever!kan!doen!om!zijn!rol!goed!uit!te!voeren!is!het! gebruik!maken!van!het!‘Checks!&!Balances2model’!(zie!paragraaf!10.1).!Met!dit! model!is!het!mogelijk!om!met!een!minimum!aan!tijd!en!zonder!zich!in!de!inhoud!te! verdiepen,!de!rol!van!opdrachtgever!goed!uit!te!voeren.! ! Een!interventie!die!de!leidinggevende!van!de!opdrachtgever!kan!toepassen!is! gedurende!het!project!de!signalen!van!Kremer!(zie!ook!de!paragraaf!10.2)!gebruiken! om!te!bepalen!of!de!opdrachtgever!zijn!rol!goed!uitvoert.!Indien!dit!niet!het!geval!is,! dan!zal!hij!dit!bespreekbaar!moeten!maken!met!de!opdrachtgever.!Als!ook!na! interventie!niet!aan!bovenstaande!randvoorwaarden!kan!worden!voldaan,!dan! moet!de!opdrachtgever!het!opdrachtgeverschap!weigeren!of!hem!geweigerd! worden!door!zijn!management.!Aan!het!management!dan!de!schone!taak!om!dit! ICT2project!onder!een!andere!opdrachtgever!te!laten!plaatsvinden!of!het!project! niet!door!te!laten!gaan.!Als,!eventueel!na!interventies,!goed!opdrachtgeverschap!is! geborgd!in!het!project,!dan!is!het!vak!‘opdrachtgeverschap’!uit!deze!ring!akkoord.! !

7.3 De!ring!van!projecttechniek!

In!deze!ring!bevinden!zich!factoren!die!direct!of!indirect,!via!factoren!uit!andere! ringen,!het!projectsucces!beïnvloeden.!Blauwe!(harde)!factoren!in!deze!ring!zijn:! 2 Doelarchitectuur! 2 Projecttype! 2 De!projectaanpak!en!daarbij!behorende!2regie! 2 Ontwikkelmethodiek! 2 Inschatting!project! 2 Aantal!wijzigingen.! Deze!ring!heeft!geen!zachte!factoren.! ! Doelarchitectuur!! Er!dient!een!doelarchitectuur!aanwezig!te!zijn!voor!de!start!van!het!project!of!als! één!van!de!eerste!activiteiten!te!worden!gemaakt!in!het!project.!Het!niet!aanwezig! zijn!van!een!doelarchitectuur!kan!worden!gecompenseerd!met!een!interventie:!het! betrekken!van!een!architect!in!het!projectteam.!Hiermee!is!deze!factor!van!invloed! op!de!factor!teamsamenstelling!uit!de!projectteamring.!Als!er!een!doelarchitectuur! aanwezig!is!of!een!architect!aan!het!projectteam!is!toegevoegd,!dan!is!het!vak! ‘doelarchitectuur’!uit!deze!ring!goed.!! ! Een%architect%in%de%bouw%helpt%je%niet%alleen%vorm%te%geven%aan%je%wensen%en%eisen,% maar%ook%de%meest%praktische,%veilige%en%goedkope%oplossing%daarvoor%te%vinden.% Voor%architecten%in%de%ICT,%of%het%nu%om%business%architecten,%informatie% !

59!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! architecten,%infra%architecten,%software%architecten%of%welke%andere%architect%dan% ook%gaat,%geldt%precies%hetzelfde.% ! Projecttype! Bepaal!het!type!ICT2project!(Strategisch,!Innovatief,!Operationeel).!Als!het! projecttype!is!bepaald,!dan!is!het!vak!‘projecttype’!uit!deze!ring!groen.! ! De!projectaanpak! Kies!een!aanpak!die!past!bij!de!cultuur!(uit!de!omgevingsring)!van!de!organisatie!of! organisatieonderdeel!en!bij!het!type!project!(strategisch,!innovatief,!operationeel)! dat!wordt!uitgevoerd.!Richt!het!project!ook!conform!deze!aanpak!in,!zorg!voor!een! bijbehorende!regie.!Gebruik!hiervoor!onderstaand!model.!Als!een!juiste!match!is! gemaakt,!dan!is!het!vak!‘projectaanpak’!uit!deze!ring!OK.! !

Cultuur&

Projectaanpak&

Projec0ype&

Familie' '

Direct'

Strategisch'

Adhocra3e' '

Diﬀussie'

Opera3oneel'

Hiërarchisch' '

Interac3ef'

Innova3ef'

Markt'

Ontwikkelingsgericht'

Figuur!8!Cultuur,!projectaanpak!en!projecttype!

! Ontwikkelmethodiek! Het!is!belangrijk!dat!er!een!ontwikkelmethodiek!(bijvoorbeeld!agile!of!waterval)! wordt!gekozen.!Het!type!methodiek!is!niet!van!doorslaggevende!invloed,!als!maar! wordt!gekozen!en!toegepast.!Als!een!ontwikkelmethodiek!wordt!toegepast,!dan!is! het!vak!‘ontwikkelmethodiek’!OK.! ! Kwaliteit!inschattingen!project! Bepaal!de!kwaliteit!van!de!inschattingen!die!zijn!gemaakt.!Er!zijn!vele!technieken! beschikbaar!om!de!kwaliteit!van!inschattingen!(benodigde!uren!om!het!project!te! voltooien)!te!bepalen!(EQF!methode,!referentie!kegel!van!Boehm).!Als!de!kwaliteit! is!bepaald!en!akkoord!is,!na!eventueel!te!zijn!bijgestuurd,!dan!is!het!vak!‘kwaliteit! inschattingen’!uit!deze!ring!akkoord.!Hiermee!is!de!zekerheid!over!de!business!case! ook!beter.!! !

60! !

!

!


Aantal!wijzigingen! Voor!de!start!van!het!project!dient!bepaald!te!worden!hoeveel!wijzigingen! gedurende!het!project!kunnen!worden!doorgevoerd.!Als!dit!is!gedaan,!dan!is!het! vak!‘aantal!wijzigingen’!akkoord.! !

7.4 De!ring!van!projectteam!

In!deze!ring!bevinden!zich!factoren!die!direct!of!indirect,!via!factoren!uit!andere! ringen,!het!projectsucces!beïnvloeden.!Gele!(zachte)!factoren!in!deze!ring!zijn:! 2 keuze!projectmanager! 2 samenstelling!projectteam! 2 communicatievorm.! ! Keuze!projectmanager! Kies!een!projectmanager!die!over!de!juiste!competenties!beschikt!om!medewerking! van!de!stakeholders!(uit!de!ring!projectomgeving)!te!krijgen!en!te!behouden.!! ! Hulpmiddelen!hierbij!zijn:! 2 de!X2Y!theorie!van!McGregor!(1980)!om!het!zelfbeeld!van!de!projectmanager! te!bepalen! 2 de!kleurenwaaier!van!De!Caluwé!&!Vermaak!(2006).! Als!de!opdrachtgever!niet!of!niet!voldoende!beschikt!over!de!competenties! resultaatgericht!sturen!en!creëren!van!betrokkenheid,!dan!moet!een! projectmanager!worden!gezocht!bij!wie!deze!competenties!goed!ontwikkeld!zijn! zodat!hij!de!opdrachtgever!kan!compenseren.! ! De!projectmanager!moet!‘een!klik’!hebben!met!de!opdrachtgever.! De!projectmanager!moet!beschikken!over!de!volgende!basiscompetenties:! organiseren,!pragmatisch,!toegewijd,!realistisch,!standvastig!en!stimulerend.! De!projectmanager!moet!beschikken!over!de!juiste!mate!van!invloed.! De!projectmanager!moet!de!verwachtingen!van!de!stakeholders!continu!managen.! De!projectmanager!en!de!opdrachtgever!samen!moeten!in!staat!zijn!om!het!project! goed!te!besturen.! ! Als!de!projectmanager!voldoet!aan!bovengenoemde!eisen,!dan!is!het!vak! ‘projectmanager’!uit!deze!ring!groen.! ! Samenstelling!projectteam! 2 is!het!team!hecht?! 2 zijn!de!teamleden!tevreden!met!de!eigen!rol?!(hulpmiddel!psychologisch! contract)! !

61!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! 2 2

is!het!team!bekwaam!en!zijn!de!individuele!teamleden!bekwaam?! is!er!een!gezamenlijk!doel?!(hulpmiddel:!relatie!met!strategie!organisatie! benadrukken,!keuze!communicatievorm!De!Caluwé)! 2 zijn!er!teamnormen!aanwezig?!(hulpmiddel!Tuckmann,!2010,!performing!fase)! 2 bestaat!het!team!uit!specialisten!die!elkaar!aanvullen,!samenwerken!en! compenseren?! 2 is!er!voldoende!diversiteit?!(hulpmiddel!De!Caluwé)! 2 zijn!de!juiste!rollen!aanwezig?!(hulpmiddel!Belbin)! Als!deze!vragen,!eventueel!na!interventie,!positief!zijn!beantwoord,!dan!is!het!vak! ‘samenstelling!projectteam’!uit!deze!ring!groen.! ! Communicatievorm! Denk!na!over!de!communicatievorm!die!het!beste!past!bij!dit!project.!Hulpmiddel! hierbij!is!het!model!van!De!Caluwé!en!Vermaak!om!te!bepalen!welke!vorm!van! projectcommunicatie!het!meest!geschikt!is!in!een!bepaalde!situatie.! Als!is!bepaald!welke!vorm!of!vormen!van!communicatie!het!beste!passen!bij!dit! project,!dan!is!het!vak!‘communicatievorm’!uit!deze!ring!OK.!

7.5 De!ring!van!projectsucces! Onder!een!succesvol!ICT2project!verstaan!we!een!project:! 2 waarbij!de!doelstelling!van!het!project!een!relatie!heeft!met!de!strategie!van! de!organisatie,!deze!hoeft!niet!heel!sterk!te!zijn! 2 dat!resultaat!levert!conform!afgesproken!tijd,!kwaliteit!en!budget,!het! resultaat!te!beheren!is!en!de!business!case!positief!is!en!daardoor!het! resultaat!meetbaar! 2 dat!geruime!tijd!na!oplevering!nog!steeds!succesvol!is! 2 dat!de!verwachtingen!van!vooral!de!klanten,!gebruikers!en!opdrachtgever! heeft!waargemaakt.!! ! Tenminste!de!volgende!vakken!uit!de!drie!voorgaande!ringen!moeten!goed!zijn! alvorens!het!ICT2project!kan!starten:! 1. uit!de!omgevingsring:!Opdrachtgeverschap! 2. uit!de!projectteamring:!Projectmanager! 3. uit!de!projecttechniekring:!Doelarchitectuur,!projectaanpak!en! ontwikkelmethodiek! 4. uit!de!projectteamring:!Samenstelling!projectteam.! ! Voor!de!overige!vakken!geldt:!naarmate!er!meer!vakken!groen!zijn,!des!te!groter!de! kans!dat!het!project!een!succes!wordt!

62! !

! !

8 Literatuurlijst! Balogun,!J.,!&!V.!Hope!Hailey!(2008).!Exploring%strategic%change.!Harlow:!Peerson! Education!Ltd.! Boonstra,!A.!(2002).!ICT,%mensen%en%organisaties,%een%management%benadering.! Amsterdam:!Prentice!Hall! Blomme,!R.!(2012).!Integration/Change!management.!Nyenrode%Business% Universiteit,%module%Verandermanagement%en%HRM,%blok%3,%handout% Brockman,!B.K.,!M.E.!Rawlston,!M.A.!Jones,!&!D.!Halstead!(2010).!An!Exploratory! Model!of!Interpersonal!Cohesiveness!in!New!Product!Development!Teams.%Journal% Product%Innovation%Management%2010:27,!2012219! Cummings,!T.G.,!&!C.G.!Worley!(1997).!Organization%developement%and%change.! USA:!ITP! Dado,!B.!(2012).!Verandermanagement!en!HRM!2012,!Learning%assignment%1%t/m% 12,!pag.!23!t/m!25! De!Caluwé,!L.,!&!H.!Vermaak!(2006).!Leren%veranderen,%een%handboek%voor%de% veranderkundige.%Alphen!a/d!Rijn:!Samson! De!Caluwé,!L.,!&!E.!Reitsma!(2006).!Onderzoeksverslag!Competenties! organisatieadviseurs!in!verandertrajecten.!Amsterdam:%Vrije%Universiteit! DeMarco,!T.!(1982).!Controlling%software%projects.!Upper!Saddle!River,!NJ:!Prentice! Hall!PTR! DeLone,!W.H.,!&!E.R.!McLean!(2004).!Measuring!e2Commerce!success:!applying!the! DeLone&McClean!information!systems!success!model.!International%journal%of% Electronic%commerce,%vol.9,%issue%1,!pag.31248! Eveleens,!J.L.,!&!C.!Verhoef!(2010).!Rise!and!fall!of!the!Chaos!report!figures.!IEEE% Software,%vol%27(1):!pag.!30236! Gartner!Executive!program!(2010).!A%framework%for%the%lifetime%total%cost%of% ownership%of%an%application.!Maart!2010! Goldratt,!E.M.!(1997).!De%zwakste%schakel.!Houten:!Uitgeverij!het!Spectrum! Harrewijn,!A.!(2009).!Jaarverslag!Bisnez!Management!BV:!Het%jaar%van%de%jonge% hond.!Bergambacht:!Thieme!Media!Services! Henderson,!J.C.,!&!N.!Venkatraman!(1993).!Strategic!Alignment:!leveraging! information!technology!for!transforming!organizations.!IBM%Systems%journal,%vol.32,% issue%1,!pag.!4216! Hofstede,!G.!(1998).!Allemaal%andersdenkenden;%omgaan%met%cultuurverschillen.! Amsterdam:!Contact! Kersten,!B.!(2011).!De!werkelijke!bijdrage!van!IT!aan!de!business.!CFO,%juliBaugustus% 2011,!pag.!21223! Koeneman,!H!(2002).!Interne%communicatie%als%managementinstrument.!Alphen!aan! de!Rijn:!Kluwer! !

65!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Kotonya,!G,!&!I.!Sommerville!(1998).!Requirements%engineering:%processes%and% techniques.!Chichester:!Wiley! Kremer,!D.!(2011).!De!opdrachgever!en!zijn!gedrag.!Eigen!publicatie!op! http://publicaties.eestum.eu/2 Publicaties/overzicht/Artikelen/2011/10/1_de_opdrachtgever_en_zijn_gedrag.html! Kulk,!G.P.!(2009).!IT%Risks%in%Measure%and%Number!(Doctoral%dissertation).!Vrije! Universiteit,!Amsterdam! Leliveld,!I.,&!M.!Jeffrey!(2003).!IT%portfolio%management%–%Challenges%and%best% practices,%Technical%report.%Eveanston,!Illinois:%Kellogg!School!of!Management!and! Diamond!Cluster!International!Inc.! Lekanne!Deprez,!F.R.E.!(2004).!Productiviteitverbetering!van!kenniswerkers:!Mission! (im)poss2ible?’!in!Kennisproductiviteit:!het!effect!van!investeren!in!mensen,!kennis! en!leren.!Financial%Times/Prentice%Hall,!pag.!59–77! Luftman,!J.N.!(2000).!Assessing!business!–IT!alignment!maturity.!Communications%of% the%association%for%information%systems,%vol%4,!article!14! McGregor,!D.!(1980).!The%human%side%of%Enterprises.!New!York:!McGraw2Hill! Mintzberg,!H.!(1989).!On%Management.!New!York:!Free!press! Mintzberg,!H.!(1979).!The%structuring%of%organizations.!Englewood!Cliffs,!NJ:! Prentice!Hall! Meredith!Belbin,!R.(2010).!Teamrollen%op%het%werk.!Den!Haag:!Academic!Service! Mitchell,!R.K.,!R.A.!Bradley,!&!D.J.!Wood!(1997).!Towards!a!theory!of!stakeholder! identification!and!salience:!defining!the!principle!of!who!and!what!really!counts.! Academy%of%management%review,%vol%22,%no.%4,!pag.!8532886% Mookerjee,!R.!(2005).!Maintaining!enterprise!software!applications.! Communications%of%the%ACM,%vol.%48,%no.11,!pag.!75279! Nelson,!T.!,!&!F.L.!Burns!(1983).!High%Performance%Programming.%Alexandria! Virginia:!High!performance!systems!consulting! Peiró,!J.M.,!&!J.L.!Meliá!(2003).!Formal!and!informal!power!in!organisations:!testing! a!bifacturial!model!of!power!in!role2sets.!Applied%psychology:%an%internal%review,% 2003,%52%(1),!pag.!14235% Pinkster,!B.!(2008).!Webboek%bedrijfsvoering.!Hoofdstuk!2.!Componenenten.!2.5! Applicaties! Poels,!R.!(2006).!Beïnvloeden%en%meten%van%businessBIT%alignment.!Amsterdam:! proefschrift!VU,!pag.!68272.! Poels,!R.!(2007).!Haal!meer!uit!uw!ICT!(Doctoral%dissertation).!Schiedam:!Scriptum! Quinn,!K.S.!&!K.S.!Cameron!(1999).!Diagnosing%and%changing%organizational%culture.! New!York:!Addison2Wesley% Reitsma,!E.,!P.!Jansen,!E.!van!der!Werf,!&!H.!van!den!Steenhoven!(2003).! Rapportage%Project%Change,%onderzoek%naar%de%relatie%tussen%doel,%context%en% 66! !

!


aanpak%bij%veranderingen.!Vakdirectoraat!Consultancy!Deloitte!Center!for!Research! on!Consultancy,!Postdoctorale!Opleiding!Consultancy,!Amsterdam:!Vrije! Universiteit/Deloitte! Reitsma,!E.,!P.!Jansen,!E.!van!der!Werf,!&!H.!van!den!Steenhoven!(2004).!Wat!is!de! beste!veranderaanpak,!Management%Executive,!juli/augustus!2004! Saffo,!P.!(2007).!Six!Rules!for!Effective!Forecasting.!Harvard%Business%Review,% Jul/Aug,%vol.85%issue%7/8.!pag.!1222131! Storm,!P.,!&!B.!Vuijk,!2008(1).!Grenzen!aan!generieke!inzetbaarheid!2!Relatie!tussen! project!en!projectmanager.!IPMA%project%magazine,%04%B2008,%pag.!39240! Storm,!P.,!&!B.!Vuijk,!2008(2).!Ontwikkeling!competentietypologie!2!Relatie!tussen! project!en!projectmanager.!IPMA%project%magazine,%05%B2008,%pag.!34241! Storm,!P.,!&!B.!Vuijk,!2008(3).!Complementaire!Waarden!model!2!Relatie!tussen! project!en!projectmanager.!IPMA%project%magazine,%06%B2008,%pag.!50257! Subramanhyam,!R.,!F.L.!Weisstein,!&!M.S.!Krishnan!(2010).!User!participation!in! software!development!projects.!Communications%of%the%ACM,%vol.53,%no.3,!pag.!137! The!Standish!Group!International!Inc.!Chaos:%a%recipe%for%success.%Technical%report.! The!Standish!Group!International!Inc..!1999! Tuckman,!B.W.,!&!M.A.C.!Jensen!(2010).!Stages!of!small2group!development! revisited.!A%research%&%applications%journal,%vol.10,!pag.!43248.! Verniers,!H.!(2005).!Goed!beheer!verdient!ontwikkeling,!van!systeem2!naar! serviceontwikkeling.!Informatie,%april!2005! Verhoef,!C.!(2007).!Quantifying!the!Effects!of!IT2Governance!Rules.!Science%of% Computer%Programming,%67(2B3):!pag.!2472277.! Verhoef,!C.!(2001).!Getting!on!top!of!IT.!Amsterdam:!Vrije!Universiteit! Wierdsma,!A.F.M.!(1999).!CoBcreatie%van%verandering.!Delft:!Eburon! Wierdsma,!A.F.M.,!&!J.!Swieringa!(2002).!Lerend!organiseren.!Groningen/Houten:! Noordhoff!Uitgevers! Wortmann,!H.,!&!D.!Kremer!(2011).!De!kloof:!welke!kennis!heeft!een!opdrachtgever! nodig?!Management%Executive,!december!2011! !

!

67!

! !

9 Definitielijst! Term! Agile!of!Scrum!

Definitie! Manier!van!ontwikkelen!waarbij!het!team!gelijktijdig!werkt!aan! de!verschillende!producten!die!leiden!tot!een!werkende! applicatie.!!

Architect!

De!rol!van!Architect!wordt!vaak!ingevuld!door!een!specifieke! functionaris,!waarbij!deze!rol!de!inhoud!van!het!ICT2project! bewaakt!en!de!projectmanager!de!beheersmatige!(tijd,!geld,! kwaliteit)!kant.!Deze!rollen!lopen!soms!door!elkaar!heen.!In! deze!thesis!wordt!de!definitie!Architect!voor!de!breedste!zin! des!woords!gebruikt:!business!architect,!informatie!architect,! infra!architect,!software!architect!etcetera.!

Beheer(teams)!!

Onder!beheer(teams)!verstaan!we!alle!soorten!beheer,!of!het! nu!functioneel,!applicatief,!technisch!of!infrastructureel!beheer! betreft.!

Business!en!IT! allignment!

De!beste!manier!om!IT2middelen!in!te!zetten!om!de!business! doelstellingen!te!behalen.!

Business!Case!

De!business!case!is!de!zakelijke!rechtvaardiging!voor!het! project,!wordt!ook!wel!benefits!genoemd!of!de!netto!contante! waarde!van!een!project.!

CMMI2niveau!

Capability!Maturity!Model!Integration2niveau!geeft!de!stand!(1! tot!en!met!5)!van!een!organisatie!aan!inzake!de!volwassenheid! van!organisatiebreed!ontwikkelen,!aankopen!en!onderhouden! van!producten!en!diensten.!Dit!raamwerk!bestaat!uit!een! aantal!organisatievolwassenheidsmodellen.!

Communicatie!

Het!uitwisselen!van!ideeën,!kennis!en!informatie!tussen! business!en!IT!om!tot!een!goed!wederzijds!begrip!te!komen! over!beide!werelden,!zodat!heldere!prioriteiten!gesteld!kunnen! worden!in!het!bereiken!van!de!doelstelling!van!de! onderneming!als!geheel!(Luftman,!2000).!

Diversiteit!

Onder!diversiteit!verstaan!we!een!verschil!van!kennis,!kunde! en!gedrag!binnen!een!team,!ingegeven!door!andere!opleiding,! opvoeding,!achtergrond!of!rol.!

(Doel)architectuur! Applicaties!worden!opgenomen!in!een!applicatie!architectuur,! bestaande!uit!een!‘huidige!architectuur’!en!een! ‘doelarchitectuur’.!De!huidige!applicatiearchitectuur!geeft!aan! welke!applicaties!er!zijn,!wat!de!principes!zijn!hoe!applicaties!

!

69!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Term!

Definitie! worden!gerealiseerd,!wat!de!samenhang!tussen!applicaties!is,! welke!software!omgevingen!gebruikt!worden!en!hoe! autorisaties!geregeld!worden.!De!doelarchitectuur!geeft!juist! aan!naar!welke!architectuur!er!binnen!een!bepaalde!periode! wordt!gestreefd!(Pinkster,!2008).!

Externe!nieuwe! projectprestaties!

De!vier!externe,!nieuwe!projectprestaties!gaan!over!de! redenen!waarom!een!ICT2project!nodig!is!en!in!hoeverre!die! gehaald!worden.!Hierbij!gaat!het!om!de!business!case!van!de! ICT2projecten,!zowel!kwalitatief!als!kwantitatief.! Klanttevredenheid!is!hierbij!de!onderliggende!factor.!Zonder! klanttevredenheid!wordt!het!resultaat!van!het!project!niet! afgenomen!of!gebruikt,!waardoor!de!kwalitatieve!of! kwantitatieve!business!case!variabelen!niet!kunnen!worden! waargemaakt.!!

Gebruiker!

De!gebruiker!gaat!werken!met!het!resultaat!van!het!ICT2 project.!De!gebruiker!en!de!klant!kunnen!dezelfde!personen! zijn.!

Hecht(heid)!team!

(Optimale)!mate!van!groepsdenken,!samenwerking,!elkaar! aanvullen,!bereid!zijn!om!iets!extra’s!voor!elkaar!te!doen! zonder!de!kritische!noot!ten!opzichte!van!elkaar!te!verliezen,! binnen!een!team.!De!hechtheid!mag!niet!ten!koste!gaan!van!de! omgeving!en!de!interactie!daarmee.!

ICT2project!

Tijdelijke!organisatievorm!waarin!een!resultaat!wordt! opgeleverd!dat!voor!een!belangrijk!deel!wordt!ingevuld!met! ICT.!!

In!beheer!zijn! !

Applicatie!en!bijbehorende!infrastructuur!worden!doorlopend! gecontroleerd!op!werking!en!verschillende!afdelingen!nemen! preventieve!maatregelen!om!een!eventuele!niet!werkende! applicatie!in!de!toekomst!te!vermijden.!Het!geheel!van! activiteiten!om!een!applicatie!beschikbaar!te!hebben!en!te! houden!voor!de!gebruiker.!

Interne!nieuwe! projectprestaties!

De!twee!interne!projectprestaties!gaan!over!de!mate!van! tevredenheid!van!de!verschillende!soorten!teamleden.! Belangrijke!leden!zijn!hierbij!de!opdrachtgever,!de!betrokken! gebruikers!en!hun!achterban!en!de!beheer2!en!ontwikkelteams.! De!succesbeleving!van!de!betrokkenen!bij!de!uitgevoerde!ICT2

70! !

!


Term!

Definitie! projecten!op!het!moment!van!implementatie,!is!hierbij! belangrijk.!Maar!ook!in!de!periode!daarna,!als!het!product!dat! het!ICT2project!heeft!opgeleverd!in!beheer!is,!is!hierbij! belangrijk.!

Interventie!

Eén!of!een!serie!geplande!veranderingsactiviteiten!die!erop! gericht!zijn!om!het!alignment!tussen!business!en!IT!te! verbeteren!(Cummings,!&!Worley,!1997).!

IT!Governance!

Volgens!Schuring!(2005)!van!Accenture:!het!geheel!van!regels,! procedures,!verdeling!van!verantwoordelijkheden!en! organisatorische!inrichting!dat!is!gericht!op!een!efficiënte2!en! strategische!toepassing!van!IT!en!het!beperken!en!controleren! van!de!risico’s.!!

Non!functional! requirements!

Dit!zijn!de!eisen!aan!het!systeem!die!de!kwaliteit!en!attributen! van!het!te!ontwikkelen!systeem!beschrijven.!Deze!eisen!stellen! beperkingen!aan!de!ontwikkelingen,!het!proces!van! ontwikkeling!en!begrenzen!het!product.!Voorbeelden!van! NFR’s!zijn!eisen!aan!beveiliging!van!bijvoorbeeld!de!data,! gebruiksgemak,!betrouwbaarheid!van!het!systeem,!autorisaties! en!dergelijke!(Kotonya,!&!Sommerville,!1998).!

Opdrachtgever!

De!opdrachtgever!is!de!eigenaar!van!het!business!proces!of! product!dat!een!verandering!ondergaat!of!dat!ondersteund! gaat!worden!met!een!nieuw!ICT2proces.!

Opdrachtnemer!

Projectmanager,!leider!van!het!project.!

Politieke! dominantie!

Een!door!de!omgeving!erkent!overwicht!van!een!persoon!of! afdeling!door!het!belang!dat!het!management!hecht!aan!de! bijdrage!van!deze!persoon!of!afdeling!aan!de!totale!organisatie! en!haar!resultaat.!

Projecttype!

Het!projecttype!in!deze!thesis!is!steevast!een!ICT2project.!

Succesvolle!ICT2 projecten!

Succesvol!definiëren!wij!als!volgt:!het!resultaat!van!het!ICT2 project!is!in!de!ogen!van!de!betrokkenen!(opdrachtgever,! gebruiker,!klant,!architect,!projectteam!en!–manager)!een! meetbare!netto!verbetering!ten!opzichte!van!de!situatie! ervoor.!Dit!geldt!niet!alleen!op!het!moment!van!decharge!van! het!project,!maar!circa!één!jaar!erna!nog!steeds.!Pas!dan!kan! bepaald!worden!of!een!ICT2systeem!beheerbaar!is!en!of!het! opgeleverde!resultaat!nog!steeds!gewenst!is.!

!

71!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten! ! Term! Team!

Definitie! Team!is!de!tijdelijk!werkbare!overeenkomst!tussen! verschillende!medewerkers!van!zowel!de!business!als!ICT.!

Teamnormen! ! ! ! !

Teamnormen!zijn!de!gedragsregels!die!de!verschillende! teamleden!met!elkaar!zijn!overeengekomen!als!geldend!voor! dit!team!(zo!doen!wij,!zo!gedragen!wij!ons,!dit!doe!je!wel!en! dat!doe!je!niet).!Deze!kunnen!officieel!zijn!vastgelegd!of! onofficieel!tot!stand!komen!doordat!het!team!samenwerkt.!

Teamwaarden!

Teamwaarden!zijn!idealen!en!motieven!(hier!staan!wij!als!team! voor,!dit!vinden!wij!belangrijk).!

Waterval!

Manier!van!ontwikkelen!waarbij!de!verschillende!stadia!elkaar! opvolgen.!

Zachte!afspraken!

Expliciete!of!impliciete!afspraken!tussen,!in!dit!geval,! teamleden!over!omgangsvormen,!teamregels,!communicatie! etcetera.!

! !

72! !

! !

!

BIJLAGEN!

! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !

!

! 73!

! !

10 Bijlage!A.!! 10.1 Checks!&!Balances!(Wortmann!en!Kremer)! Hoe!gebruikt!een!opdrachtgever!zijn!eigen!kennis!en!ervaring!om!effectief!invulling! te!geven!aan!zijn!rol!met!een!minimum!aan!tijd!en!zonder!zich!in!de!inhoud!te! verdiepen?! ! Een!speciaal!voor!dit!doel,!door!Wortmann!en!Kremer,!ontwikkeld!model!dat! gebaseerd!is!op!het!principe!van!‘Checks!&!Balances’!kan!hem!hierbij!helpen.!De! achtergrond!van!het!‘Checks!&!Balances‘!model!bestaat!uit!het!model!van!de!Trias! Politica.! ! In!het!model!van!‘Checks!&!Balances’!worden!drie!partijen!gebruikt!die!de! gebruikers,!de!specialisten!van!de!opdrachtnemer!en!het!management! vertegenwoordigen.!De!laatste!partij!uiteraard!in!zijn!rol!van!opdrachtgever.!Als! voorbeeld!wordt!hier!gebruikt!de!processtap!van!het!opstellen!van!de!business! case.!

Figuur!9!Checks!&!Balances!(© Wortmann,!&!Kremer,!2011)!

!

! In!de!doelstelling!van!een!organisatie!wordt!in!feite!vastgelegd!wat!een!organisatie! wil.!Deze!behoefte!(of!noodzaak)!wordt,!onder!leiding!van!een!eigen! projectmanager,!door!de!eigen!medewerkers!verder!uitgewerkt!in!specifieke!eisen! en!wensen.!Op!enig!moment!zal!hierbij!gebruik!gemaakt!worden!van!de!kennis!en! kunde!van!specialisten.!Dit!kan!zijn!de!eigen!ICT!afdeling,!maar!ook!een!externe! dienstverlener.!Op!dit!niveau!vindt!in!zekere!zin!een!confrontatie!plaats!tussen!het!

74! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! pakket!aan!eisen!en!wensen!en!wat!de!techniek!eventueel!kan!bieden!om!dit!te! realiseren.!Het!gaat!dan!primair!om!de!functionele!eisen.!Door!deze!confrontatie!zal! blijken!welke!mogelijkheden!er!zijn.!Deze!worden!gedefinieerd!als!een!aantal! mogelijke!scenario’s!of!oplossingen.!De!rol!van!de!opdrachtgever!is!op!deze!manier! beperkt!tot!degene!die!het!proces!bewaakt!en!de!voorwaarden!stelt.!Dit!laatste! heeft!dan!vooral!te!maken!met!de!impact!die!de!oplossingen!of!scenario’s!hebben! op!de!organisatie.!Het!gaat!dan!om!het!definiëren!en!het!beoordelen!van!niet2 functionele!eisen!en!criteria!(de!zogenaamde!‘ilities’),!maar!ook!om!de! omgevingsfactoren!die!van!invloed!zijn!op!de!scenario’s.!Het!gaat!bijvoorbeeld!om! de!beschikbaarheid!en!de!doelmatigheid.!Maar!ook!om!eisen!op!het!gebied!van!de! schaalbaarheid,!de!betrouwbaarheid!en!de!haalbaarheid.!! ! De!uitkomsten!van!de!beoordeling!van!de!niet2functionele!eisen!en!criteria!van!elk! scenario!zijn!bepalend!voor!de!besluitvorming.!Belangrijk!is!te!weten!wie!de!spelers! zijn!die!het!project!positief!of!negatief!kunnen!beïnvloeden!en!welke!acties! vervolgens!nodig!blijken.!! Tussen!de!mogelijke!scenario’s!kan!vervolgens!een!afweging!worden!gemaakt!door! de!belangrijkste!stakeholders:!dit!kan!een!keuze!zijn!maar!ook!een!bijstelling!van! wat!een!organisatie!wil.!In!het!laatste!geval!begint!een!volgende!ronde.!De! opdrachtgever!heeft!in!dit!proces!een!centrale!rol!maar!is!minimaal!betrokken!bij! de!inhoud.!Op!enig!moment!zal!voor!een!bepaald!scenario!worden!gekozen.!Dit! scenario!vormt!de!basis!voor!de!business!case!en!daarmee!voor!de!goedkeuring!van! het!project.!Maar!het!gekozen!scenario!vormt!ook!de!basis!voor!een!goede! regievoering!door!de!opdrachtgever!richting!overige!stakeholders.!De!rol!van! opdrachtgever!is!zo!beperkt!tot!degene!die!het!proces!bewaakt!en!de!voorwaarden! stelt.! ! Het!principe!van!‘Checks!&!Balances’!biedt!de!opdrachtgever!een!uitstekend!middel! om!een!centrale!rol!te!spelen!met!een!minimum!aan!tijd!en!kennis.!

10.2 Signalen!opdrachtgeverschap!(Kremer)! Kremer!(2011)!schrijft!in!een!artikel!over!opdrachtgeverschap!dat!er!signalen!zijn! waaraan!het!gedrag!van!een!opdrachtgever!kan!worden!afgemeten.!Zijn!het! negatieve!signalen,!dan!is!het!de!taak!van!de!bestuurders!(leidinggevende!van!de! opdrachtgever)!van!de!organisatie!om!dit!gedrag!bespreekbaar!te!maken!bij!de! opdrachtgever.!De!signalen!die!hij!onderkend!zijn,!worden!hieronder!opgesomd.! !Er!is!sprake!van!positieve!signalen!(en!goed!opdrachtgeverschap)!als!een! opdrachtgever:! - energie!en!tegelijk!ontspanning!uitstraalt!

!

75!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! - komt!met!ideeën!en!creatieve!oplossingen! - zelf!naar!middelen!zoekt!om!zijn!taak!uit!te!voeren! - open!in!discussie!gaat! - doelgericht!en!geconcentreerd!werkt! - toegankelijk!is!voor!stakeholders! - weet!wanneer!beslissingen!genomen!moeten!worden!en!dat!op!tijd!doet! - collega's!inspireert!en!aandacht!voor!hen!heeft.! ! Er!is!sprake!van!negatieve!signalen!(en!slecht!opdrachtgeverschap)!als!een! opdrachtgever:! - lusteloosheid!uitstraalt!of!juist!een!gespannen!indruk!maakt! - veel!in!discussie!gaat!op!een!negatieve!manier! - openlijk!twijfelt!aan!de!zin!van!zijn!rol!en!dat!van!collega's! - veel!kritiek!uit!zonder!met!alternatieven!te!komen! - klaagt!over!de!onmogelijkheid!van!zijn!taak! - veel!is!afgeleid! - weinig!beslissingen!neemt!en!vaak!opnieuw!de!discussie!begint! - soms!met!opzet!fouten!maakt! - veel!afwezig!is!en!weinig!toegankelijk.! ! Volgens!Kremer!(2011)!moet!een!opdrachtgever!zowel!managementeigenschappen! als!leiderschapseigenschappen!bezitten.! ! Tabel!3!S.R.!Covey:!overzicht!kenmerkende!eigenschappen!(Kremer,!2011)!

Management!

Leiderschap!

Doen!de!dingen!goed! Zoeken!voorspelbaarheid! Gericht!op!het!heden! Denken!op!korte!termijn! Handhaven! Besturen! Vragen!hoe!en!wanneer! Vermijden!risico’s! Eisen!gehoorzaamheid! Steunen!op!controle!

Doen!de!goede!dingen! Zoeken!verandering! Gericht!op!de!toekomst! Denken!op!lange!termijn! Ontwikkelen! Vernieuwen! Vragen!wat!en!waarom! Nemen!risico’s! Inspireren!mensen! Steunen!op!vertrouwen!

! De!managementeigenschappen!zijn!noodzakelijk!voor!zijn!rol!als!lijnmanager!waarin! het!waarborgen!van!continuïteit!tot!zijn!verantwoordelijkheid!hoort.!De! leiderschapseigenschappen!voor!zijn!rol!als!opdrachtgever!zijn!nodig!waar!hij! 76! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! verantwoordelijk!is!voor!het!doorvoeren!van!de!verandering.!Veel!van!deze! eigenschappen!zijn!strijdig.!Er!wordt!dus!nogal!wat!verwacht!van!een! opdrachtgever.!Zonder!de!juiste!macht!en!invloed!kan!hij!deze! verantwoordelijkheden!niet!waarmaken.!En!bovenal!heeft!hij!de!steun!van!zijn! leidinggevende!nodig.!

10.3 Projectaanpak!(Van!der!Zee)! Van!der!Zee!(De!Caluwé,!&!Vermaak,!2006)!onderscheidt!vier!aanpakken!voor! verandering:!! 1. de!directe!benadering:!De!eindsituatie!is!helder!en!duidelijk!en!goed! omschreven.!De!veranderaar!maakt!gebruikt!van!macht!om!de!verandering!te! bewerkstelligen.!Hij!zal!alles!doen!om!de!eindsituatie!te!bereiken.!Wij! concluderen!hieruit!dat!je!deze!aanpak!niet!moet!toepassen!in!een!omgeving! waarbij!gedrag!duurzaam!moet!veranderen.!Wij!concluderen!hieruit!dat!je! aanpak!goed!kunt!toepassen!in!een!ICT2project!dat!in!korte!tijd!vanwege!wet2! en!regelgeving!ICT2systemen!moet!worden!aangepast.!De!nadruk!ligt!hier!op!de! planning!en!bewaking!van!de!voortgang.! 2. de!diffusie!benadering:!Een!van!te!voren!bedachte!eindsituatie!is!al!gereed!en! moet!‘verkocht’!worden.!Er!is!geen!ruimte!voor!inbreng.!Wij!concluderen!hieruit! dat!deze!aanpak!goed!kan!worden!toegepast!in!een!ICT2project!dat!als!doel! heeft!de!implementatie!van!een!standaard!HRM!pakket.!De!nadruk!ligt!hier!op! netwerken!en!het!informele!circuit.! 3. de!interactieve!benadering:!Bij!deze!benadering!staat!de!eindsituatie!niet!exact! van!te!voren!vast.!Belanghebbenden!mogen!binnen!bepaalde!kaders!nog! meedenken/meebepalen!over!hoe!de!oplossing!eruit!ziet.!Wij!concluderen! hieruit!dat!deze!aanpak!goed!kan!worden!toegepast!in!een!ICT2project!dat!extra! functionaliteit!gaat!toevoegen!aan!een!bestaande!CRM!oplossing.!De!nadruk!ligt! hier!op!het!kunnen!acteren!binnen!bepaalde!kaders.!! 4. de!ontwikkelingsgerichte!benadering:!De!eindsituatie!is!niet!bekend.!Deze! benadering!is!erop!gericht!om!competenties!te!versterken.!‘Leren!door!te!leren’.! Men!gaat!samen!aan!de!slag!om!een!oplossing!te!bedenken.!De!nadruk!ligt! hierbij!op!sturen!op!het!proces!en!in!mindere!mate!op!de!oplossing.!Het!team! krijgt!veel!ruimte!en!creativiteit!om!een!oplossing!te!bedenken.!

10.4 Verband!projectaanpak!en!omgeving!(Reitsma!et!al)! Gebruikmakend!van!dit!model!hebben!Reitsma,!Jansen,!van!der!Werf!en!Van!den! Steenhoven!(2004)!onderzocht!welke!aanpak!de!meeste!kans!van!slagen!heeft!bij! initiëren,!sturen!en!begeleiden!van!een!verandering,!gegeven!een!bepaald!doel!en! gezien!de!specifieke!context!van!de!betreffende!organisatie.!Hun!onderzoeksvraag! was:!Is!er!een!verband!tussen!doelen,!context!en/of!aanpakken?! !

77!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! In!hun!onderzoek!(75!casussen)!hebben!zij!succesvolle!en!afgeronde! verandertrajecten!meegenomen.!! ! Het!verband!tussen!projectaanpak!en!projectdoel:!De!genoemde!onderzoekers! concluderen!dat!er!relatief!sterke!verbanden!bestaan!tussen!doel!en!aanpak.!In!hun! onderzoek!zijn!de!volgende!doelvariabelen!gebruikt:! ! Tabel!4!Doelvariabelen!! (Reitsma,!Jansen,!Van!der!Werf,!&!Van!den!Steenhoven,!2004)!

Doelvariabele! Definiëring! Structuur! De!verzameling!van!onderdelen!waaruit!de!organisatie!bestaat,!de! relaties!tussen!die!onderdelen,!en!de!wijze!waarop!de!taken,! bevoegdheden,!verantwoordelijkheden!en!de!coördinatie!tussen!de! onderdelen!zijn!geregeld.! Processen! Verzameling!van!activiteiten!met!een!repeterend!karakter!die! betrekking!hebben!op!meerdere!personen.! Systemen! De!(spel)regels!en!procedures!waarmee!het!dagelijks!functioneren! wordt!gestuurd.!Bijvoorbeeld:!informatietechnologische!systemen,! besluitvormingssystemen,!beloningssystemen,!enzovoort.! Cultuur! Feitelijk!gedrag!van!de!medewerkers!van!een!organisatie,!dat! voortkomt!uit!een!stelsel!van!impliciete2!en!expliciete! veronderstellingen,!normen!en!waarden.! Competenties! Karakteristiek!gedrag!van!een!organisatie!of!persoon,!waarbij!het! gaat!om!gedrag!dat!in!oorzakelijk!verband!staat!met!effectief!of! zelfs!superieur!presteren!in!het!werk.!! ! Als!het!doel!van!de!verandering!ingrijpt!op!de!werkprocessen!en!de!cultuur,!dan! heeft!de!ontwikkelende!aanpak!de!hoogste!kans!op!succes.!! Als!het!doel!van!de!verandering!ingrijpt!op!structuur!en!cultuur,!dan!heeft!de! onderhandelende!aanpak!de!hoogste!kans!op!succes.! Als!het!doel!van!de!verandering!is!het!wijzigen!van!processen!en/of!systemen,!dan! is!de!diffusie!aanpak!het!meest!passend.!! Als!het!doel!van!de!verandering!ingrijpt!op!structuur!en!processen,!dan!is!in!elk! geval!de!ontwikkelende!aanpak,!de!minst!passende.! ! Het!verband!tussen!projectaanpak!en!projectomgeving! Tegen!hun!verwachtingen!in,!is!er!een!minder!sterk!verband!tussen!context!en! aanpak.!Uit!hun!kwalitatieve!analyse!blijkt!dat!de!context!een!aantal!aanvullende! overwegingen!geeft!om!voor!een!bepaalde!aanpak!te!kiezen.!Context!definiëren!zij!

78! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! als!de!situatie!waarin!het!doel!wordt!bereikt.!Zij!hebben!de!context!variabelen! gerangschikt!in!drie!hoofdgroepen:!! 1. externe!context:!druk!van!buiten,!krachten!uit!de!omgeving,!turbulentie!van!de! omgeving!en!afhankelijkheid!van!de!organisatie!van!derden! 2. organisatiekenmerken:!cultuurverschillen,!ontwikkelingsfase!van!de!organisatie,! informele!groeperingen,!besluitkracht,!verbondenheid!in!de!organisatie,!de!stijl! van!leidinggeven,!structurering!van!de!organisatie! 3. intern!verandervermogen:!ervaring!met!veranderingen,!druk!van!binnenuit,! spanning,!ambitie.! Alleen!de!context!variabele!ontwikkelingsfase!van!de!organisatie!blijkt!een!sterk! verband!te!hebben!met!de!aanpak.!Als!het!ontwikkelingsstadium!startend!of!sterk! ontwikkelend!is,!wordt!vaker!voor!een!directe!of!diffusie!aanpak!gekozen.!Als!het! ontwikkelingsstadium!van!een!organisatie!verstard!of!volgroeid!is,!wordt!vaker!voor! een!ontwikkelende!aanpak!gekozen!en!niet!voor!een!directe!aanpak.!! De!inzichten!uit!de!context!analyse!zouden!vooral!toegepast!moeten!worden!bij!de! concrete!uitwerking!van!de!aanpak!en!bij!de!uitvoering!van!de!verandering.! ! Tussen!doel!en!context!hebben!zij!geen!verband!gevonden.! ! Verband!tussen!projectaanpak!en!soort!regie! Geïnspireerd!door!Van!der!Zee!hebben!Reitsma,!Jansen,!Van!der!Werf!en! Steenhoven!(2003)!een!onderzoek!gedaan!naar!de!regieaspecten!bij!veranderingen.! Zij!geven!aan!dat!bij!elke!aanpak!(Van!der!Zee),!een!ander!soort!regie!hoort!(rol!van! projectmanager!en!opdrachtgever).! ! Tabel!5!Projectaanpak!/!soort!regie!! (Reitsma,!Jansen,!Van!der!Werf,!&!Van!den!Steenhoven,!2004)!

Aanpak! Directief!

!

Kenmerkend!

Regieaspecten!

De!inhoud!staat!van!tevoren! vast.! “Take!it!or!leave!it”.! Nadruk!op!planning!en! voortgangsbewaking.!

Omvang%van%de%groep:!relatief!klein!! In!verband!met!controlemogelijkheden.! Vrijheidsgraden%rond%de%inhoud:!geen! De!inhoud!is!gegeven!–!uitvoering!conform!deze! inhoud!is!verplicht.! Interactie:!beperkt!zich!tot!informatieoverdracht! Mensen!die!de!verandering!betreffen,!worden! geïnformeerd:!“zo!ga!je!het!doen”.! Rol%van%de%opdrachtgever:!dicteerder! De!opdrachtgever!zet!krachtig!in!op!het!doel!en! de!inhoud.! Zet!anderen!voor!zich!in!als!trekkers!van!de! verandering!en!houdt!deze!“dichtbij”.! Bewaakt,!controleert,!corrigeert,!zodat!hetgeen!

!

79!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Aanpak!

!

Kenmerkend!

Regieaspecten! gebeurt,!dat!hij!voor!ogen!heeft.!

Tell!&!Sell!

Het!verkopen!en!aantrekkelijk! Omvang%van%de%groep:!relatief!groot! maken!van!de!verandering! Vrijheidsgraden%rond%de%inhoud:!geïnspireerd! (op!de!zeepkist).! Ruimte!voor!inspiratie!en!beperkte!invloed.! Suggesties!worden!op!prijs! gesteld!maar!niet!altijd! verwerkt.! Sensitiviteit!voor!de!mate! waarin!de!verandering! opgepakt!wordt!via!het! informele!circuit.!

Onderhandelend! Binnen!gestelde!kaders,! zoeken!naar!meest!passende! veranderingen.! Actieve!betrokkenheid!van! met!name!sleutelfiguren.! De!inhoud!van!de! verandering!ligt!op!voorhand! niet!vast.!

Interactie:!actoren!worden!geïnformeerd!en! mogen!meedenken.! Rol%opdrachtgever:!verkoper! Verkondigt!de!groep!wat!is!besloten!of!laat!dit! door!een!ander!doen.! Zet!anderen!in!als!trekkers!van!de!verandering.! Houdt!gevoel!over!het!verandertraject!en! beklimt!de!zeepkist!als!het!nodig!is.! Omvang%van%de%groep:!relatief!klein!(eventueel! grote!achterban)! Er!moet!een!onderhandelingssituatie!kunnen! worden!gecreëerd:!overzichtelijk!actorenveld.! Vrijheidsgraden%rond%de%inhoud:!gekaderd! Binnen!het!gestelde!kader!is!er!volledige!vrijheid! om!aan!de!inhoud!te!werken.! Interactie:!actoren!beslissen!mee!binnen!een! gegeven!kader.! Rol%van%de%opdrachtgever:!kadersteller! Stelt!en!bewaakt!het!kader.! Creëert!onderhandelingssituaties.!! Laat!actoren!veel!ruimte.!! Beslist!in!onderhandelingssituaties!of!de!inhoud! binnen!of!buiten!het!gestelde!kader!valt.!

Ontwikkelend!

Met!name!sturing!op!het! proces;!in!mindere!mate!op! de!inhoud.!

Omvang%van%de%groep:!groot! Vele!actoren!zijn!actief!betrokken;!soms!de! totale!organisatie!of!netwerk.!

Actoren!kunnen!(desgewenst)! Vrijheidsgraden%rond%de%inhoud:!veel.! veel!hulp!krijgen.! Actoren!creëren!de!veranderinhoud.! Veel!interactie.!

Interactie:! Actoren!beslissen!over!en!geven!(mede)!vorm! aan!de!verandering.! Opdrachtgever:!creator! Geeft!richting!door!visie!en!doelen!te!formuleren! en!stimuleert!anderen!daar!vorm!aan!te!geven.!! Stelt!hulp!beschikbaar.! Heeft!zelf!een!inspirerende!rol.! Stuurt!op!het!proces!en!bewaakt!het!proces.!

! 80! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! !

10.5 Cultuur!van!de!organisatie!(Quinn!en!Cameron)! Cultuur!wordt!voor!een!belangrijk!deel!gevormd!door!kernwaarden.!Kernwaarden! zijn!diepgewortelde!overtuigingen!die!aangeven!wat!leden!van!een!organisatie!juist! en!van!wezenlijk!belang!vinden.!Kernwaarden!zijn!overtuigend!richtsnoer!en! bindmiddel!tegelijk.!Nadat!kernwaarden!zijn!bepaald,!moeten!de!waarden!worden! vertaald!in!normatieve!gedragsregels!die!als!richtlijn!voor!alledaags!handelen! fungeren!(Dado,!2012).!! ! Het!cultuurmodel!van!Quinn!en!Cameron!(1999)!onderscheidt!vier! cultuurkwadranten.!!

De#familiecultuur#

De#adhocra2ecultuur#

De#hiërarchische#cultuur#

De#marktcultuur#

Stabiliteit(en(beheersbaarheid( Figuur!10!Cultuurmodel!(Quinn,!&!Cameron,!1999)!

Externe(gerichtheid(en(diﬀeren5a5e(

Interne(gerichtheid(en(integra5e(

Flexibiliteit(en(vrijheid(van(handelen(

!

! Familiecultuur:!Dit!is!een!mensvriendelijke!organisatie.!De!kerngedachte!is!dat! participatie!betrokkenheid!en!inzet!bevordert.!Er!is!veel!loyaliteit!en!traditie!bij!de! medewerkers.!Er!wordt!veel!geïnvesteerd!in!persoonlijke!ontwikkeling!van! medewerkers.!! De%keuze%voor%de%interactieve%projectaanpak%ligt%hier%voor%de%hand.! ! Adhocratiecultuur:!Dit!is!een!creatieve!en!dynamische!organisatie.!Men!wil!graag! voorop!lopen!als!het!gaat!om!kennis,!nieuwe!producten!en!diensten.!Innovatie!staat! hoog!in!het!vaandel.! Alle%vier%de%projectaanpakken%lijken%bij%deze%cultuur%te%passen.% !

!

81!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Hiërarchische!cultuur:!Dit!is!een!geformaliseerde!en!gestructureerde!organisatie.!De! kerngedachte!is!dat!beheersing!de!efficiëntie!bevordert.!! De%diffusie%of%directe%projectaanpak%lijkt%hier%goed%bij%te%passen.% % De!marktcultuur:!Dit!is!een!resultaatgerichte!organisatie.!Duidelijke!doelen!stellen! en!resultaatgerichtheid!staan!hier!hoog!in!het!vaandel.!! De%keuze%voor%een%diffusie%projectaanpak%ligt%hier%voor%de%hand.%

10.6 Veranderkaleidoscope!(Balogun!en!Hope!Hailey)! Balogun!en!Hope!Hailey!(2008)!beschrijven!vier!typen!van!verandering:! Evolution:!langzaam!veranderproces,!neemt!meerdere!jaren!in!beslag,!weinig! consequenties!voor!de!individuele!medewerker!op!de!korte!termijn.! Revolution:!big!bang,!geforceerde!verandering!op!de!korte!termijn!meestal! vanwege!verandering!in!de!competitieve!omgeving.!Vaak!ook!met!personele! gevolgen.! Adaptation:!veranderproces!waarbij!niet!de!gehele!organisatie!op!de!schop!gaat! maar!het!proces!meer!in!lijn!te!brengen!van!bestaande!procedures.!Implementatie! in!kleine!stappen.! Reconstruction:!het!in!lijn!brengen!van!bestaande!procedures!eventueel!aangevuld! met!nieuwe!procedures.!Gericht!op!de!korte!termijn!en!vaak!geforceerd.! !

Figuur!11!Kaleidoscoop!(Balogun,!&!Hope!Hailey,!2008)!

82! !

!

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! De!snelheid!van!het!veranderproces!is!afhankelijk!van!de!implementatie!van!het! veranderproces.!Kiest!de!organisatie!voor!een!‘big!bang’!of!voor!een!langer!traject! om!de!veranderdoelstelling!te!implementeren.!De!keuze!voor!het!hoe! (projectmens)!is!sterk!afhankelijk!van!de!aard!van!de!verandering!(projecttechniek)! en!de!cultuur!van!de!organisatie.!Na!de!bepaling!van!de!organisatiekleur!kan!met! behulp!van!de!kaleidoscope!onderzocht!worden!wat!wel!en!wat!niet!kan!binnen!de! organisatie.!Door!het!model!door!te!lopen!ontdekt!men!welke!manier!van! veranderen!het!beste!resultaat!kan!generen!binnen!de!organisatie.!De!buitenste! ring!van!de!kaleidoscope!staat!voor!de!strategisch!organisatorische!context!(in! termen!van!De!Caluwé:!de!kleur!van!de!organisatie).!De!middelste!ring!is!opgedeeld! in!acht!deelgebieden.!Deze!deelgebieden!hebben!allen!een!relatie!met!de!cultuur,! aanwezige!competenties!en!de!huidige!situatie!waarin!de!organisatie!verkeert.!Als! alle!deelgebieden!zijn!uitgewerkt!kan!het!ontwerp!van!het!veranderproces!gemaakt! worden!zoals!in!het!midden!van!de!kaleidoscope!is!beschreven.!Keuzes!moeten! worden!gemaakt!met!betrekking!tot!het!veranderpad,!startpunt!van!de! verandering,!managementstijl,!manier!van!interveniëren!(technisch,!politiek,! cultureel,!persoonlijk)!en!meest!belangrijk:!wie!gaat!het!proces!leiden?!(In!de!thesis! is!dit!de!opdrachtgever!en!de!projectmanager).!

10.7 Strategisch!belang!van!ICT!(Henderson!en!Venkatraman)! De!rol!die!ICT!speelt!in!een!organisatie!kan!het!succes!van!het!ICT2project! beïnvloeden.! Afhankelijk!van!de!rol!die!ICT!speelt!(is!ICT!leidend!of!is!ICT!facilitair)!zullen! verantwoordelijkheden!voor!topmanagement!en!ICT2management!anders!ingevuld! worden.!Het!alignment!model!van!Henderson!en!Venkatraman!(1993)!beschrijft!vier! verschillende!rollen!die!ICT!kan!hebben!in!een!organisatie.!Poels!(2006)!geeft!bij! elke!rol!aan!wat!de!rol!moet!zijn!van!het!topmanagement!en!van!het!ICT2 management!en!wat!de!performance!criteria!zijn!om!ICT!succesvol!te!laten!zijn!voor! de!organisatie.!Wij!voegen!op!basis!van!deze!literatuur!hier!zelf!een!conclusie!aan! toe,!namelijk!de!projectaanpak!die!het!beste!past!bij!elk!van!deze!vier!rollen.! ! 1.!‘Strategy!execution’! De!organisatiedoelstelling!is!leidend!voor!de!inrichting!van!de!organisatie!en!de! informatievoorziening!(ICT).!ICT!heeft!een!ondersteunende!functie.!Vanuit!de! bedrijfsstrategie!wordt!vastgesteld!welke!producten!en!diensten!aangeboden! worden!en!welke!kerncompetenties!nodig!zijn.!Dit!wordt!vertaald!in!een!helder! beleidsplan.!Aan!de!hand!hiervan!wordt!de!organisatie!ingericht!(structuur!en! werkprocessen)!en!worden!medewerkers!opgeleid.!!

!

83!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Dominante!factor!is!de!bedrijfsstrategie,!de!rol!van!het!topmanagement!is!het! formuleren!van!de!strategie,!de!rol!van!het!ICT2management!is!het!implementeren! van!de!strategie!(ICT!is!slechts!ondersteunend).!Performance!criteria!zijn!gericht!op! Kosten/Service!center!(tegen!zo!laag!mogelijk!kosten!leveren!van!de!afgesproken! diensten).!! ICT2projecten!in!dit!type!organisatie!(waarbij!ICT!‘slechts’!ondersteunend!is!aan!de! strategie!van!de!organisatie)!zullen!meer!worden!gestuurd!op!kostenbewaking!dan! op!het!realiseren!van!het!projectresultaat.!Wijzigingen!gedurende!het!ICT2project! zullen!niet!of!nauwelijks!worden!gehonoreerd!ook!al!dragen!deze!bij!aan!de! strategie!van!de!organisatie.!! De%keuze%voor%de%directe%benadering%als%projectaanpak%ligt%in%dit%type%organisatie% voor%de%hand.% % 2.!‘Technology!transformation’! De!organisatiestrategie!is!het!vertrekpunt!maar!wordt!vertaald!naar!ICT2strategie.! Vragen!die!hierbij!een!rol!spelen!zijn:!“Welke!technologie!wordt!ingezet?”,!“Welke! competenties!zijn!hiervoor!nodig?”!en!“Welke!ICT!partners!zijn!nodig?”.! Vervolgens!wordt!de!ICT2strategie!vertaald!naar!de!inrichting!van!de!informatie! voorziening:!ontwikkelen!van!informatie!architectuur,!methodieken,!opleiden!van! medewerkers.!Er!wordt!gekeken!naar!kansen!op!het!gebied!van!ICT.! De!rol!van!het!topmanagement!is!het!ontwikkelen!van!een!visie!op!de!technologie! die!de!organisatiestrategie!ondersteund.!De!rol!van!ICT2management!is!die!van! technologie!architect:!een!consistente!ICT2architectuur!neerzetten!en!onderhouden! op!basis!van!de!gedefinieerde!ICT2visie!en!strategie.!De!organisatie!wil!product! leadership!met!ICT.!De!performance!criteria!zijn!gebaseerd!op!leiderschap!op!het! gebied!van!technologie,!meetbaar!gemaakt!door!het!uitvoeren!van!benchmarks!op! de!ICT2markt.!! ICT2projecten!in!dit!type!organisatie!worden!vooral!gestuurd!op!de!kwaliteit!van!het! eindresultaat.!Voldoet!deze!wel!aan!de!standaards!en!richtlijnen!die!in!de!ICT2 strategie!zijn!gedefinieerd.!! De%keuze%voor%de%diffusie%benadering%als%projectaanpak%ligt%in%dit%type%organisatie% voor%de%hand.% 3.!‘Competitive!enablers’! In!deze!organisatie!is!ICT!de!enabler!voor!veranderingen.!Nieuwe!ontwikkelingen!op! ICT2gebied!worden!vertaald!naar!nieuwe!producten!en!diensten!waarmee!de! organisatie!zich!kan!onderscheiden!in!de!markt.!De!rol!van!het!topmanagement!is! om!een!visie!te!ontwikkelen!waarin!de!impact!van!ICT!op!de!business!nadrukkelijk!is! meegenomen.!De!rol!van!ICT2management!is!die!van!katalysator!door!trends,! ontwikkelingen!en!bedreigingen!te!beoordelen!en!te!wegen.!De!performance! 84! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! criteria!zijn!gericht!op!kwalitatieve2!en!kwantitatieve!metingen!op!het!gebied!van! marktleiderschap!zoals!marktaandeel,!groei!of!introductie!van!nieuwe!producten.!! ICT2projecten!in!dit!type!organisatie!worden!meer!gestuurd!op!het!behalen!van!een! resultaat!waarmee!de!organisatie!daadwerkelijk!onderscheidend!is.!Het!projectdoel! staat!weliswaar!van!te!voren!vast,!maar!kan!gedurende!de!uitvoering!van!het!ICT2 project!worden!gewijzigd!als!een!concurrent!bijvoorbeeld!iets!beters!heeft!bedacht.! Het!ICT2project!dient!goed!met!wijzigingen!te!kunnen!omgaan.!Het!is!van!groot! belang!dat!het!ICT2project!veelvuldig!en!direct!communiceert!met!de!business!zodat! veranderingen!tijdig!en!snel!kunnen!worden!doorgevoerd.!Wij!concluderen!hieruit! dat!bij!het!kiezen!van!een!project!ontwikkelmethodiek!en!projectaanpak!hiermee! rekening!moet!worden!gehouden.!Een!agile!ontwikkelmethodiek!past!beter!bij!dit! type!organisatie!dan!een!meer!traditionele!ontwikkelmethodiek!als!waterval.!! De%keuze%voor%de%ontwikkelingsgerichte%benadering%als%projectaanpak%ligt%in%dit%type% organisatie%voor%de%hand.% % 4.!‘Service!level’! Deze!organisatie!richt!zich!op!het!optimaal!inrichten!van!ICT!als!service!organisatie.! Externe!ontwikkelingen!in!de!markt!worden!vertaald!naar!ICT2organisatie,!ICT2 processen!en!ICT2infrastructuur.!De!invloed!van!de!organisatiestrategie!is!indirect.! De!organisatiestrategie!wordt!beschouwd!als!richtinggevend!voor!de!vragen!die!de! ICT2klanten!hebben.!De!ICT2organisatie!moet!flexibel!zijn!ingericht!zodat!snel!kan! worden!gereageerd!op!eisen!en!wensen!die!wijzigen.!Het!topmanagement!houdt! zich!met!name!bezig!met!het!prioriteren!van!schaarse!ICT2capaciteit.!De!rol!van!het! ICT2management!is!die!van!ondernemer!met!als!doel!de!service!organisatie!tot!een! succes!te!maken!binnen!de!kaders!van!het!topmanagement.!De!performance! criteria!liggen!op!het!gebied!van!klanttevredenheid,!zowel!kwalitatief!als! kwantitatief.!Dit!kan!door!benchmarks!(intern!en!extern)!worden!gemeten.!! ICT2projecten!in!dit!type!organisatie!worden!flexibel!ingericht.!De!sturing!is!zowel! op!kostenbewaking!als!op!het!gewenste!resultaat.!Het!ICT2project!moet!flexibel! kunnen!omgaan!met!veranderingen!gedurende!het!project.!! De%keuze%voor%de%interactieve%benadering%als%projectaanpak%ligt%in%dit%type% organisatie%voor%de%hand.!

10.8 Projectmanagementcompetenties!(Storm!en!Vuijk)! Storm!en!Vuijk!kennen!de!volgende!projectcompetenties!toe!(2008(1),!2008(2),! 2008(3)):! - competenties!in!projectmanagement!zijn!niet!stapelbaar:!je!kunt!niet!zonder! meer!de!ene!competentie!toevoegen!aan!de!andere!!

!

85!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! er!zijn!vier!typen!projecten!te!onderscheiden!(strategische2,!operationele2,! innovatieve2!en!alliantie2/samenwerkingsprojecten),!waarbij!voor!elk!type! project!een!verband!blijkt!te!bestaan!met!specifieke!dominante!competenties! van!de!onderzochte!projectmanagers!die!tot!projectsucces!hebben!geleid.! Voor!strategische!projecten!zijn!dat:!diplomatiek,!zelfbewust,!zelfstandig!en! onafhankelijk.! Voor!operationele!projecten!zijn!dat:!pragmatisch,!realistisch,!standvastig!en! organiserend.! Voor!innovatieve!projecten!zijn!dat:!innemend,!belangstellend,!creatief!en! stimuleren.! En!tenslotte!voor!samenwerkingsprojecten!zijn!dat:!coöperatief,!saamhorig,!loyaal! en!toegewijd.! -

10.9 Stakeholder!typologie!(Mitchell,!Agle!en!Wood)! Een!opdrachtgever!kan!ook!worden!bezien!vanuit!de!invalshoek!van!stakeholder.! Mitchell,!Agle!en!Wood!(1997)!hebben!stakeholders!geïdentificeerd!en! gecategoriseerd!op!basis!van!de!drie!karakteristieken:!macht,!legitimiteit!en! urgentie.!Dat!levert!de!volgende!indeling!op:! Macht&

Legi+em&

1.&Slapende& stakeholder&

4.&Dominante& stakeholder&

2.&Welwillende& stakeholder&

7.&Beslissende& stakeholder& 5.&Gevaarlijke& stakeholder&

6.&AFankelijke& stakeholder&

8.&Geen& stakeholder&

3.& Veeleisende& stakeholder&

Urgen+e&

Figuur!12!Stakeholder!typologie!(Mitchell,!Bradley,!&!Wood,!1997)!

!

! Hieruit!blijkt!dat!een!opdrachtgever!op!verschillende!manieren!betrokken!kan!zijn!in! het!ICT2project.!Afhankelijk!van!de!positie!van!de!opdrachtgever!en!de! 86! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! karakteristieken!van!het!project!wordt!de!opdrachtgever!door!de!betrokken! projectmanager!ingeschat.!Dezelfde!inschatting!wordt!door!de!opdrachtgever!en!de! betrokken!projectmanager!gemaakt!voor!de!overige!stakeholders.!! ! Met!deze!informatie!is!het!mogelijk!om!te!bepalen!hoeveel!aandacht!en!wat!voor! soort!aandacht!een!stakeholder!(opdrachtgever)!moet!krijgen!van!het!management! (projectmanager).!Met!deze!informatie!wordt!ook!duidelijk!of!verwacht!gedrag!van! een!stakeholder!(dat!verband!heeft!met!zijn!plaats!in!de!Stakeholder!typologie)! door!het!management!moet!worden!gecompenseerd.!

10.10 Coördinatie!stakeholders!(Mintzberg)! De!politieke!dominantie!betreft!de!manier!waarop!in!de!organisatie!wordt! omgegaan!met!politiek.!Wie!zijn!de!belanghebbenden,!wie!heeft!de!macht,!zijn! machtsmiddelen!belangrijk!voor!het!ICT2project,!hoe!wordt!het!spel!gespeeld!in!de! organisatie?! Om!een!project!tot!een!goed!einde!te!brengen,!zal!rekening!moeten!worden! gehouden!met!de!politiek!in!de!organisatie.!Politiek!wordt!gedefinieerd!als!het! proces!waarbij!mensen!macht!zoeken,!formeel!of!informeel.!Politiek!en!macht!zijn! onlosmakelijk!met!elkaar!verbonden!(bron:!Platform!voor!projectmanagers)1.! Mensen!gebruiken!macht!om!een!positie!te!verkrijgen,!te!handhaven!of!te! verbeteren.!! ! Macht!kan!worden!onderverdeeld!in!formele!macht!en!informele!macht.!Formele! macht!ontlenen!mensen!aan!de!bevoegdheden!die!ze!door!hun!functie!hebben.! Informele!macht!ontlenen!mensen!aan!de!invloed!die!ze!hebben!als!persoon!door! hun!kennis,!hun!vrienden,!hun!familie,!hun!uitstraling!etc.!De!formele!macht!van! een!projectmanager!is!in!het!algemeen!gering.!Dit!komt!doordat!zij!een!tijdelijke! status!hebben,!niet!in!een!hiërarchie!passen!en!geen!bevoegdheden!hebben!om! iemands!carrière!te!beïnvloeden.!Een!projectmanager!moet!het!dus!hebben!van!zijn! informele!macht!als!hij!een!goed!projectresultaat!wil!neerzetten.!Hij!zal!op!deze! manier!extra!macht!moeten!zien!te!verwerven.!Met!andere!woorden,!hij!zal!politiek! te!werk!moeten!gaan.!Het!is!dan!wel!noodzakelijk!dat!hij!te!weten!moet!komen! waar!macht!aan!ontleend!kan!worden,!hoe!de!macht!verworven!kan!worden!en!hoe! de!macht!gebruikt!moet!worden!(Peiró,!&!Meliá,!2003).!De!projectmanager!moet! het!dus!hebben!van!zijn!informele!status!en!invloed.!Status!kan!worden!ontleend! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! ! 1

!

!http://www.pmwiki.nl/kennis/politiek2en2macht!

87!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! aan!het!belang!van!het!ICT2project!voor!de!organisatie!en!de!zichtbaarheid!van!het! ICT2project.!! ! Om!het!resultaat!van!het!project!daadwerkelijk!geaccepteerd!en!geborgd!te!krijgen! in!de!lijnorganisatie,!moet!rekening!worden!gehouden!met!de!belangen!van!alle! stakeholders,!zowel!aan!de!business!kant!als!aan!de!ICT2kant.!Het!is!daarom!van! belang!dat!gedurende!de!uitvoering!van!het!ICT2project!expliciet!en!planmatig!een! dialoog!met!alle!stakeholders!wordt!gevoerd.!Het!belang!van!goede!communicatie! rondom!ICT2veranderingsprocessen!wordt!ook!in!de!literatuur!onderkend! (Cummings,!1997,!De!Caluwé!&!Vermaak,!2006,!Boonstra,!2002,!Koeneman,!2002).!! Eén!van!de!stakeholders!die!volgens!ons!nogal!eens!wordt!vergeten!in!een!ICT2 project,!is!de!ICT2beheerorganisatie.!De!lijnafdeling!die!na!het!opleveren!van!het! resultaat!door!het!ICT2project,!het!resultaat!(applicatie,!systeem)!moet!beheren!en! onderhouden.!Beheer!en!onderhoud!van!een!ICT2systeem,!is!voor!een!belangrijk! deel!verantwoordelijk!voor!de!totale!kosten!voor!een!ICT2systeem/applicatie.! (Gartner,!2010):!‘The%cost%to%“go%live"%with%an%application,%whether%through% acquisition%or%development,%is%only%a%fraction%of%the%lifetime%total%cost%of%ownership% (TCO).%For%a%business%application%that%is%used%for%15%years,%the%cost%to%go%live%is,%on% average,%8%%of%the%lifetime%TCO.’!Ondanks!deze!cijfers!hebben!beheer!en! onderhoud!een!negatief!imago!onder!ICT2ers!die!het!geen!intellectuele!uitdaging!en! vervelend!vinden.!Echter,!door!de!mate!van!verwevenheid!van!ICT2ontwikkeling!in! het!totale!landschap!en!binnen!de!processen,!wordt!de!uitdaging!groter!en!groter! (Kersten,!2011).!! ! Hoe!meer!verwevenheid!er!is,!hoe!hoger!de!beheerkosten!zijn.!Onderzoek!heeft! aangetoond!dat!er!een!nauwe!samenwerking!dient!te!zijn!tussen!beheerafdelingen! en!de!afdeling!die!eigenaar!is!van!het!proces!waaraan!de!ICT2ontwikkeling! ondersteunend!is.!Samenvoeging!van!deze!twee!is!een!mogelijkheid,!daarmee! verliest!de!beheerafdeling!echter!schaalvoordelen!en!kennisoverdracht.! Wederzijdse!drijfveren,!al!dan!niet!gestimuleerd!door!een!bonussysteem,!kan!een! mogelijkheid!zijn!om!goed!beheer!te!verkrijgen!(Mookerjee,!2005).! ! De!reden!dat!deze!stakeholder!(ICT2beheerafdeling)!te!weinig!aandacht!krijgt!van! het!project!en!in!veel!gevallen!te!laat!betrokken!wordt,!is!het!feit!dat!ICT2projecten! zijn!gericht!op!verandering!en!beheerafdelingen!zijn!gericht!op!stabiliteit!en! continuïteit.!ICT2projecten!hebben!alle!kenmerken!van!wat!Mintzberg!(1989)! beschrijft!als!de!innovatieve!organisatie.!Zij!zijn!flexibel!en!kunnen!goed!omgaan! met!veranderingen.!Beheerafdelingen!hebben!de!kenmerken!van!wat!Mintzberg!de!

88! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! professionele!organisatie!noemt.!Zij!werken!met!vaste!procedures,!standaarden!en! acceptatie!criteria.!Elke!verandering!zien!zij!als!een!risico.! klein!

complexiteit-

laag!

aantal%medewerkers-

onderlinge*! ! afstemming! ! ! ! toezicht/supervisie!

groot!

standaardisatie! van*het*werkproces! ! ! ICT ! Beheer ! afdeling !

! ! standaardisatie*van*resultaten/output! ! ICT onderlinge! standaardisatie*van*kennis*! project afstemming! en*vaardigheden***************************!

hoog!

Figuur!13!Coördinatiematrix!1!Mintzberg!(1979)!

!

Van!nature!zullen!ICT2projecten!en!ICT2beheerafdelingen!elkaar!niet!opzoeken.! Maar!voor!het!succes!van!het!ICT2project!is!het!wel!degelijk!van!belang!dat!het! resultaat!van!het!project!goed!kan!worden!beheerd,!stabiel!is,!veilig!is,!de! performance!goed!is!en!de!continuïteit!is!gewaarborgd.!ICT2beheerafdelingen!en! ICT2projecten!zullen!een!verschillende!mening!hebben!over!het!type!coördinatie! mechanisme!dat!nodig!is!om!de!werkzaamheden!en!taken!tussen!het!ICT2project!en! de!ICT2beheerafdeling!te!stroomlijnen.!ICT2beheerafdelingen!zullen!de!nadruk! leggen!op!zoveel!mogelijk!standaardisatie!van!het!werkproces!(coördinatie!door!het! specificeren!van!taken)!terwijl!ICT2projecten!de!nadruk!zullen!leggen!op!onderlinge! afstemming!(coördinatie!door!informele!communicatie).!Dit!zijn!twee!totaal! verschillende!vormen!van!coördinatie!(Dado,!2012).! klein!

complexiteit-

laag!

hoog!

aantal%medewerkers-

onderlinge*! ! afstemming! ! ! ! ! toezicht/supervisie!

standaardisatie! van*het*werkproces! ! ! ! ! !

ICT Beheer ! afdeling ! standaardisatie*van*resultaten/output! ICT project ! onderlinge! standaardisatie*van*kennis*! afstemming! en*vaardigheden***************************!

Figuur!14!Coördinatiematrix!2!Mintzberg!(1979)!

!

groot!

!

89!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Volgens!Mintzberg!kunnen!in!de!praktijk!de!verschillende!coördinatiemechanismen! naast!elkaar!bestaan,!maar!zal!er!altijd!één!overheersend!zijn.!Maar!het!‘gat’!tussen! deze!twee!mechanismen!is!wel!erg!groot!en!de!vraag!is!dan!ook!of!beide! mechanismes!naast!elkaar!kunnen!bestaan!zonder!dat!er!heel!veel!‘gedoe’!ontstaat.! Het!lijkt!daarom!beter!om!te!streven!naar!een!coördinatiemechanisme!dat! gebaseerd!is!op!standaardisatie%van%resultaten/output.!Dit!is!voor!alle!partijen!ook! haalbaar.!Dit!type!mechanisme!zou!dominant!moeten!zijn!terwijl!onderlinge% afstemming!(vanwege!complexiteit)!en!standaardisatie%van%het%werkproces%nog%wel! aanwezig!mogen!zijn,!maar!niet!dominant!zijn.!

10.11 Communicatie!(De!Caluwé!en!Vermaak)! Het!belang!van!goede!communicatie!rondom!veranderingsprocessen!(hiertoe! rekenen!wij!ook!ICT2projecten)!wordt!in!de!literatuur!veelvuldig!onderkend.!! De!Caluwé!en!Vermaak!hebben!een!model!ontwikkeld!dat!gebruikt!kan!worden!als! checklist!voor!communicatie!over!en!binnen!veranderingsprocessen,!alsook!de! mogelijk!communicatiekanalen.!! ! Tabel!6!Communicatiematrix!in!veranderingsprocessen!! (De!Caluwé,!&!Vermaak,!1999)!

Communicatie!en!betekenisgeving! Benchmarking! Participatie!organiseren! Gegevens!verzamelen! Informeren! Lokmiddelen! Slogans/nota’s! introduceren! Enquêtes! Noodzaak/urgentie! Virtuele!start! aantonen! Zeepkistsessies!

Spreekuren! Feedbackloops!maken! Nieuwsbrieven! Elders!kijken! Brainstormen!

!

!

!

Mystiek!creëren! ! Gesprekken!&! interventies! Andere!zienswijze! Introduceren! Tegenstellingen!hanteren! Voorbeelden!aanwijzen!

Feedback!organiseren! ! Overdrachtsmomenten! Spiegelen! ! Helden!aanwijzen! Vragen!stellen!

Bijeenkomsten! faciliteren! Workshops! Virtuele!afsluiting!

10.12 Teamnormen!door!teamvorming!(Tuckman)! Een!groep!mensen!die!bij!elkaar!worden!geplaatst!om!een!projectresultaat!te! realiseren!is!niet!van!de!ene!op!de!andere!dag!een!team.!Volgens!Tuckman!(2010)! 90! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! gaat!elk!team!door!de!volgende!fasen!voordat!het!uiteindelijk!een!succesvol!team! is:! - forming!fase:!dit!is!de!oriëntatiefase!van!het!team.!Teamleden!kunnen!onzeker! zijn!of!bezorgd!zijn!omdat!ze!nog!niet!weten!wat!er!van!ze!verwacht!wordt! - storming!fase:!de!rangen!en!standen!binnen!het!team!worden!in!deze!fase! gevormd.!Wie!heeft!het!voor!het!zeggen?!Wat!is!mijn!plek!in!de!team! hiërarchie?!(groepen!mensen!kennen!altijd!een!hiërarchie).!Er!zijn!in!een!groep! altijd!leiders!en!volgers!en!beide!typen!hebben!elkaar!nodig! - norming!fase:!dit!wordt!ook!wel!de!affectie!fase!genoemd.!Wat!gaan!we!doen! met!elkaar?!Hoe!willen!we!de!relaties!met!elkaar!gaan!vormgeven?!De!regels,! normen,!waarden,!gedragingen,!methoden!en!hulpmiddelen!worden!in!deze! fase!bepaald.!De!leden!van!het!team!gaan!hun!gedrag!op!elkaar!aanpassen.!Het! team!begint!een!identiteit!te!ontwikkelen! - performing!fase!(presteren):!je!hoort!erbij,!je!kent!de!spelregels!dus!nu!kun!je! aan!de!slag!!Het!team!kan!als!eenheid!functioneren.!Er!is!geen!‘probleem! houding’.!Men!biedt!aan!om!elkaar!te!helpen.!Het!is!voor!de!teamleden!duidelijk! wat!er!van!hem/haar!wordt!verwacht! - adjourning!fase!(uiteengaan):!het!projectresultaat!is!behaald.!De!motivatie!van! de!teamleden!kan!in!deze!fase!dalen!omdat!er!onzekerheid!is!over!de!toekomst.! Dit!is!een!mooi!moment!om!een!nieuw!project!te!starten!en!het!vormende! proces!van!teamontwikkeling!opnieuw!te!beginnen.! ! Een!projectteam!kan!dus!niet!van!de!ene!op!de!andere!dag!een!succesvol!team!zijn.! Dit! geldt! ook! voor! zelfsturende! teams! zoals! Scrum! teams.! Afhankelijk! van! de! fase! waarin!een!team!verkeert,!zal!het!team!anders!aangestuurd!willen!worden!(Dado,! 2012).! In! de! forming2! en! storming! fase! hebben! medewerkers! uit! een! Scrum! team! meer!behoefte!aan!coachend!leiderschap!dat!in!de!latere!fases.! ! Teamnormen!kunnen!zich!ook!vormen!door!ontwikkeling!over!de!tijd!heen.!Nelson! en!Burns!(1983)!hebben!voor!het!bepalen!waar!een!organisatie!staat!in!de! verhouding!reactief,!responsief,!proactief!of!topprestatie!leverend!een!vragenlijst! ontwikkeld.!Teams!die!starten!aan!nieuwe!ICT2projecten!en!het!doel!en!de!kaders! goed!hebben!staan!zullen!proactief!om!kunnen!gaan!met!veranderingen! gaandeweg.!Teams!die!de!norm!hebben!om!een!topprestatie!te!leveren,!zullen!dat! ook!doen,!elke!keer!weer.!Middels!onderzoek!zullen!we!aantonen!dat!het!hebben! van!goede!teamnormen!bijdraagt!aan!succesvolle!ICT2projecten.!Teams!die!speciaal! worden!samengesteld!voor!een!project!hebben!bij!de!start!van!het!project!echter! nog!geen!gezamenlijke!normen.!Meten!van!de!teamnormen!aan!het!begin!lijkt!dan! minder!zin!te!hebben,!het!stimuleren!richting!topprestaties!echter!wel.! !

91!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! !

10.13 Veranderingen!(De!Caluwé!en!Vermaak)! De!Caluwé!en!Vermaak!verdelen!mensen!in!groepen.!Zij!onderkennen!5!manieren! waarop!mensen!denken!over!veranderingen:! ! Bij!geeldrukdenkers!wordt!verondersteld!dat!mensen!pas!zullen!veranderen!als!je! rekening!houdt!met!hun!eigen!belang!of!als!je!ze!tot!bepaalde!opvattingen!kunt! verleiden!of!dwingen.! Het!bijeenbrengen!van!meningen!of!standpunten!en!het!vormen!van!coalities!of! machtsblokken!zijn!favoriete!manieren!van!doen!in!dit!soort!veranderingstrajecten.! Deze!manier!past!heel!sterk!in!ICT2projecten!waar!complexe!doelen!of!effecten! moeten!worden!gesteld!of!bereikt!en!waarbij!meerdere!personen!of!partijen!zijn! betrokken.!Geeldrukdenkers!passen!goed!in!een!project!waarbij!de!interactieve! benadering!als!projectaanpak!wordt!toegepast.! ! Bij!blauwdrukdenkers!wordt!verondersteld!dat!mensen!of!dingen!zullen! veranderen!als!je!van!tevoren!een!duidelijk!gespecificeerd!resultaat!vastlegt,!alle! stappen!minutieus!plant!en!zowel!het!resultaat!als!de!weg!ernaartoe!goed!beheerst.! De!projectaanpak!is!een!uitingsvorm!van!deze!manier!van!denken.!Voor!ICT2 projecten!waarbij!resultaat!en!weg!goed!zijn!te!omschrijven!en!te!voorspellen!is!dit! een!favoriete!aanpak.!Blauwdrukdenkers!passen!goed!in!een!project!dat!als! resultaat!heeft!het!implementeren!van!nieuwe!wet2!en!regelgeving!en!waarbij!de! directe!benadering!als!projectaanpak!is!toegepast.!! ! Bij!rooddrukdenkers!wordt!ervan!uitgegaan!dat!mensen!en!organisaties!zullen! veranderen!als!je!de!juiste!HRM2instrumenten!inzet!en!je!deze!op!een!goede!manier! gebruikt.!Mensen!veranderen,!met!andere!woorden,!als!je!ze!beloont!(door!salaris,! promotie,!bonus,!goede!beoordeling)!of!‘straft’!(door!demotie,!slechte! beoordeling).! ! Bij!groendrukdenkers!liggen!veranderen!en!leren!als!begrippen!dicht!tegen!elkaar! aan.!Mensen!veranderen!als!ze!gemotiveerd!zijn!om!te!leren,!als!ze!in!leersituaties! worden!gebracht!en!als!hen!effectieve!middelen!worden!aangereikt!om!de!andere! manier!van!doen!te!leren.!Groendrukdenkers!passen!goed!in!een!ICT2project!met! een!ontwikkelingsgerichte!benadering!als!projectaanpak!waarbij!de!exacte! oplossing!nog!niet!bekend!is.!! Bij!witdrukdenkers!is!het!beeld!dat!alles!(autonoom,!als!vanzelf)!in!verandering!is.! Panta!rhei:!alles!stroomt.!Waar!energie!zit,!veranderen!er!dingen.!Complexiteit! wordt!als!verrijkend,!niet!als!verstorend,!opgevat.!Beïnvloeden!van!de!dynamiek!is! een!favoriete!aanpak.!Het!gaat!meer!om!verandering!mogelijk!maken,!te!zoeken! 92! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! naar!de!kiemen!voor!vernieuwing!en!creativiteit,!dan!om!te!sturen!of!te!richten.! Zingeving!is!sturend.! ! 2

Tabel!7!Veronderstellingen!De!Caluwé !

!

Dingen/mensen!zullen!veranderen,!als!je!…!

Geeldruk!

2!belangen!bij!elkaar!kunt!brengen! 2!ze!kunt!dwingen!tot!het!innemen!van!(bepaalde)! standpunten/meningen! 2!win2win!situaties!kunt!creëren/coalities!vormen! 2!de!voordelen!kunt!laten!zien!van!bepaalde!opvattingen!(macht,! status,!invloed)! 2!de!neuzen!kunt!richten!

2!van!tevoren!een!duidelijk!resultaat/doel!formuleert! 2!een!goed!stappenplan!maakt!van!A!naar!B! Blauwdruk! 2!de!stappen!goed!monitort!en!op!basis!daarvan!bijstuurt! 2!alles!zoveel!mogelijk!stabiel!houdt!en!beheerst! 2!de!complexiteit!zoveel!mogelijk!reduceert! 2!mensen!op!de!juiste!manier!prikkelt,!bijvoorbeeld!door!straf2!of! lokmiddelen! 2!het!voor!mensen!aangenaam!maakt! Rooddruk! 2!geavanceerde!HRM2instrumenten!inzet!voor!belonen,!motiveren,! promoveren,!status! 2!mensen!iets!teruggeeft!voor!wat!zij!jou!geven! 2!ze!bewust!maakt!van!nieuwe!zienswijzen/eigen!tekortkomingen! (bewust!onbekwaam)! Groendruk! 2!ze!kunt!motiveren!om!nieuwe!dingen!te!zien/te!leren/te!kunnen! 2!geschikte!gezamenlijke!leersituaties!kunt!creëren! 2!uitgaat!van!de!wil!en!wens!en!de!‘natuurlijke!weg’!van!de!mens!zelf! 2!betekenis!toevoegt! 2!de!eigen!energie!van!mensen!de!ruimte!biedt! Witdruk! 2!dynamiek/complexiteit!wilt!zien!en!kunt!duiden! 2!eventuele!blokkades!wegneemt!en!conflicten!optimaliseert! 2!symbolen!en!rituelen!gebruikt! !

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! ! 2

!http://www.managementsite.nl/350/verandermanagement/veranderen2vijf2kleuren.html!

!

93!


10.14 X"!en!Y"theorie!(McGregor)! Het!mensbeeld!dat!een!projectmanager!heeft,!bepaalt!de!projectaanpak!die!hij! prefereert.!Dit!komt!doordat!managers!hun!medewerkers!onder!andere! behandelen!op!basis!van!hun!eigen!mensbeeld.!! McGregor!(1980)!heeft!dit!verwoord!in!de!X2Y!theorie.! ! De!X2theorie!stelt!dat:! - de!meeste!mensen!hebben!in!principe!een!hekel!aan!werken! - zij!moeten!daarom!worden!gecontroleerd!en!gedwongen!worden!om!mee!te! werken!aan!de!doelstellingen!van!de!organisatie! - De!meeste!mensen!willen!geleid!worden,!hebben!weinig!ambities!of!wensen! geen!grote!verantwoordelijkheid.! ! De!Y2theorie!stelt!dat:! - werken!en!geestelijke!inspanning!net!zo!natuurlijk!zijn!als!spelen! - de!mensen!zullen!zichzelf!leiden!en!zichzelf!controleren!als!zij!zich!betrokken! voelen!bij!de!doelstellingen!van!de!organisatie! - deze!betrokkenheid!is!een!gevolg!van!een!verscheidenheid!van!beloningen!die! met!het!werken!verband!houden! - het!individu!zal!in!deze!sfeer!zelf!grotere!verantwoordelijkheid!zoeken! - de!meeste!mensen!hebben!een!opmerkelijk!potentieel!voor!vernieuwing!in!zich,! maar!dit!potentieel!wordt!te!weinig!aangeboord.! ! Hoewel!er!geen!wetenschappelijke!onderzoek!is!gevonden!dat!het!verband!tussen! het!mensbeeld!van!de!projectmanager!en!de!projectaanpak!aantoont,!concluderen! wij!uit!de!gevonden!literatuur!over!projectaanpak!en!mensbeeld!het!volgende:! De!projectmanager!die!de!X2theorie!als!dominant!zelfbeeld!heeft,!zal!zijn!team!heel! direct!willen!aansturen,!zal!weinig!verantwoordelijkheden!aan!zijn!team!willen! delegeren!en!heeft!behoefte!aan!veel!controle.!De!diffusie!benadering!past!goed!bij! deze!projectmanager.! ! De!projectmanager!die!de!Y2theorie!als!dominant!zelfbeeld!heeft,!heeft!veel! vertrouwen!in!zijn!team,!schept!de!voorwaarden!waardoor!het!team!goed!kan! presteren!en!wil!zijn!team!motiveren.!De!ontwikkelingsgerichte!benadering!past! goed!bij!deze!projectmanager.!!

10.15 Schatten!en!starten!van!een!project!(Boehm)! Een!project!moet!goed!kunnen!rapporteren!over!reeds!behaalde!resultaten!en!de! nabije!toekomst!kunnen!inschatten.!Een!project!moet!constant!blijven!controleren! of!de!wereld!niet!veranderd!is!en!of!de!wensen!en!eisen!van!gisteren!nog!steeds!de! 94! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! wensen!en!eisen!van!vandaag!zijn!(Verhoef,!2001).!Een!project!staat!niet!op!zichzelf.! Een!project!is!onderdeel!van!een!portfolio!van!ontwikkelingen,!zowel!bij!de!business! als!bij!de!ICT2afdeling!(Jeffrey,!&!Leliveld,!2004).! ! Eveleens!en!Verhoef!(2010)!stellen!de!definitie!van!Standish!Group!wat!een! succesvol!project!is!ter!discussie.!In!de!zogenaamde!Chaos2rapporten!meet!Standish! het!aantal!projecten!op!succes!op!basis!van!de!procesmatige!instrumenten!tijd!en! geld!ten!opzichte!van!originele!scope.!De!Standish!Group!komt!tot!zeer!lage! percentages!daadwerkelijk!succesvolle!projecten!(rond!de!16%).!Daarmee!wordt! gesuggereerd!dat!alle!inspanningen!om!projecten!tot!een!succesvol!einde!te! brengen!weinig!nut!hebben.!Eveleens!en!Verhoef!tonen!aan!dat!er!grote!problemen! zijn!met!hoe!de!Standish!Group!een!succesvol!project!definieert:! - de!definities!inschattingsaccuraatheid!van!de!kosten,!tijd!en!functionaliteit!! - Standish!houdt!alleen!rekening!met!onderschattingen,!niet!met!overschattingen! - dat!veroorzaakt!ongewenste!inschattingsfoutmarge!en!systematische! overschattingen.!! ! Eveleens!en!Verhoef!(2010)!stellen!dat!de!vooringenomenheid!(bias)!van!de! schatters!bij!projecten!een!belangrijke!invloed!hebben!op!het!wel!of!niet!succesvol! kunnen!schatten!van!het!project.!Zij!stellen!voor!om!met!de!Estimating!Quality! Factor!(EQF)!voor!wat!betreft!de!kwalitatieve!afwijking!tussen!de!forecast!en!de! actualiteit!te!gaan!werken!(DeMarco,!1982).!Kort!gezegd!is!hierbij!de!conclusie!dat! hoe!hoger!de!EQF!van!een!project!is,!des!te!beter!de!informatie!is!op!basis!waarvan! besloten!wordt!het!project!al!dan!niet!te!starten!of!te!continueren.!Verhoef!heeft! deze!methode!vervolgens!verder!verfijnd!en!rekenkundig!gemaakt!(Verhoef,!2007).! Deze!veralgemenisering!is!toepasbaar!op!zowel!gehele!projecten!als!op! componenten.! ! Door!de!EQF!te!relateren!aan!de!opstellers!en!deze!vervolgens!bij!een!volgend! project!te!analyseren!kan!de!betrouwbaarheid!van!de!schatting!van!het!project! worden!afgemeten.!Dit!zal!invloed!hebben!op!het!al!dan!niet!starten!van!dat! project.!! ! Het!andere!middel!dat!ze!gebruiken!is!de!referentiekegel!van!Boehm!waaronder!de! forecast!is!gemaakt!en!waarlangs!de!forecast!zich!zal!gedragen!onder!de! meegegeven!beperkingen!(condities)!en!kwaliteit.! !

!

95!


Figuur!15!Boehm's!cone!of!uncertainty!(bron:!Eveleens,!2011)!

!

! Op!welke!wijze!kan!het!management!nu!vaststellen!wat!de!kwaliteit!van!de! schattingen!van!een!project!is?!Het!gebruik!van!benchmarks!zoals!in!de!literatuur! wordt!voorgeschreven!en!in!de!praktijk!veelvuldig!wordt!toegepast,!kunnen!een! vertekend!beeld!opleveren.!De!afwijking!per!organisatie!is!in!het!algemeen! onbekend!voor!de!schatters!en!opdrachtgevers!binnen!die!organisatie.!Organisaties! die!deze!vooringenomenheid!en!reguliere!afwijking!ten!opzichte!van!benchmarks! van!zichzelf!wel!kennen!hebben!een!betere!schattingskwaliteit!van!projecten! (Eveleens,!&!Verhoef,!2010,!Saffo,!2007).!Hoe!beter!de!schatting!van!het!project!is,! hoe!groter!de!kans!dat!er!keuzes!worden!gemaakt!aan!het!begin!van!het!project!die! het!succes!van!het!ICT2project!waarborgen.!!

10.16 Aantal!wijzigingen!(Kulk)! ICT2ontwikkeling!die!niet!wordt!uitgevoerd!onder!doelarchitectuur!is!20!tot!30%! duurder!dan!ontwikkeling!die!wel!start!met!duidelijke!kaders!en!richtlijnen.!Reden! hiervoor!is!dat!herbouw!van!reeds!gedane!ontwikkeling!moet!plaatsvinden!omdat! men!er!gaandeweg!erachter!komt!dat!bepaalde!ideeën!niet!werken!(interview! Lugtigheid,!2012).!Tot!een!bepaald!punt!is!wijzigingen!realiseren!nog!mogelijk,! echter,!om!zowel!de!externe!als!de!interne!nieuwe!projectprestaties!te!kunnen! behalen,!mogen!dit!er!niet!te!veel!zijn.!Wat!te!veel!is,!kan!berekend!worden!en!is! afhankelijk!van!de!duur!van!de!ontwikkeling!(Kulk!2009).! ! De!doorlooptijd!die!nodig!is!om!het!projectdoel!te!behalen!is!ook!van!invloed!op!het! succes!van!het!ICT2project.!De!kans!dat!dingen!in!de!omgeving!van!het!project! veranderen!die!het!gewenste!projectresultaat!beïnvloeden!is!groter!naarmate!de! 96! !

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! doorlooptijd!langer!is.!Organisaties!zijn!vaak!veel!te!dynamisch!(‘ze!zitten!niet!lang! genoeg!stil’)!voor!projecten!met!lange!doorlooptijden!(Lean!Six!Sigma,!stap!voor! stap)3.!! ! Tot!een!bepaalde!mate!kan!een!project!extra!eisen!en!wensen!toevoegen!aan!de! oorspronkelijke!scope!om!het!resultaat!op!het!moment!van!implementatie!te!laten! voldoen!aan!de!verwachtingen.!Er!is!echter!een!punt!waarbij!de!hoeveelheid! aanvullende!eisen!en!wensen!ten!opzichte!van!de!originele!scope!de!haalbaarheid! van!het!project!in!gevaar!brengt.!Het!blijven!toevoegen!van!eisen!en!wensen!is!een! belangrijke!oorzaak!voor!het!mislukken!van!veel!projecten!(Kulk,!2007).!

10.17 Teamsamenstelling!(Belbin)! De!kans!op!een!succesvol!ICT2project!zal!hoger!zijn!als!de!juiste!mensen!met!de! juiste!kennis!en!vaardigheden!aanwezig!zijn!in!het!team!dat!het!gewenste!resultaat! moet!realiseren.!Dit!wordt!onderschreven!door!Belbin!(Meredith!Belbin,!2010)4.! Belbin!heeft!een!model!ontwikkeld!waarin!negen!teamrollen!zijn!beschreven.! Volgens!Belbin!kan!een!team!alleen!succesvol!zijn!als!elk!van!de!negen!rollen!in!een! projectteam!aanwezig!is.!! ! Welke%projecten%kunnen%zich%de%luxe%van%kiezen%volgens%Belbin%veroorloven?%Een% teamlid%dat%zich%bewust%is%van%zijn%eigen%voorkeursrollen,%een%projectmanager%die% overzicht%heeft%van%alle%aanwezige%rollen%en%weet%welke%rol%gecompenseerd%moet% worden%heeft%al%een%enorme%voorsprong.%

10.18 Psychologisch!contract!(Wierdsma!en!Swieringa)! Het!psychologische!contract!van!medewerkers!is!een!hulpmiddel!dat!kan!worden! gebruikt!in!ICT2projecten.!Een!psychologisch!contract!is!de!perceptie!die!men!heeft! van!de!wederzijdse!verplichtingen!(en!verwachtingen)!tussen!werknemen!en! werkgever!(Lekanne!Deprez,!2004).! ! Het!is!de!perceptie!die!beide!partijen!hebben!van!de!wederkerige!verplichtingen!en! verwachtingen!ten!aanzien!van!elkaar.!Het!is!iets!anders!dan!een!arbeidscontract.! Het!is!een!mentaal!contract!dat!een!medewerker!ervaart!met!zijn!organisatie!(in!de! thesis!het!project).! ! !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! ! ! 3 4

!

!http://www.7verspillingen.nl/2010/11/six2sigma2define2een2project2starten/! !Bron:!http://www.carrieretijger.nl/functioneren/samenwerken/werken2in2een2team/belbin!

97!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! De!inhoud!van!het!psychologisch!contract!verschilt!per!werknemer!en!kan!zelfs!per! branche!verschillen.!Een!jonge!advocaat!bijvoorbeeld!verwacht!binnen!een! bepaalde!periode!om!partner!te!worden,!wil!uitdagend!en!intellectueel,!afwisselend! werk!en!waardering!in!de!vorm!van!promoties.!Een!oudere!leraar!vindt! waarschijnlijk!een!goede!balans!tussen!werk!en!privé!belangrijk,!wil!stabiliteit!en! een!goede!pensioenregeling.! ! Elke!medewerker!heeft!een!psychologisch!contract!en!het!is!voor!een! leidinggevende!belangrijk!om!dit!contract!te!kennen.!In!elk!geval!dat!van!de! belangrijkste!medewerkers.!Een!psychologisch!contract!kan!anders!verbroken! worden!zonder!dat!de!leidinggevende!het!beseft.!Een!verbroken!psychologisch! contract!leidt!tot!verlies!van!passie,!verlies!van!vertrouwen,!lagere!prestaties,! mentale!afwezigheid!en!zelfs!tot!het!vertrek!van!een!medewerker.!Het! psychologische!contract!van!een!potentieel!teamlid!moet!passen!bij!het! psychologische!contract!van!het!ICT2project.!Blomme!(2012)!zegt!hierover:!“Breach! or!violation!of!the!psychological!contract!may!impede!change!willingness”.!Een! medewerker!die!uitdaging!zoekt!en!ruimte!en!vertrouwen!wil!hebben!om!nieuwe! dingen!uit!te!proberen!past!niet!bij!een!ICT2project!dat!als!projectresultaat!heeft!het! implementeren!van!wet2!en!regelgeving!in!een!bestaande!applicatie!(Wierdsma,!&! Swieringa,!2002).%

98! !

! !

11 Bijlage!B.!Volledig!overzicht!van!alle!kenmerken!uit!het! literatuuronderzoek! ! ! Wat!zijn!de!belangrijkste!kenmerken!van!een!succesvol!ICT`project?! ! ! Uit!het!literatuuronderzoek!blijkt!dat!de!kenmerken!van!een!succesvol!ICT2project! de!volgende!zijn:! !

Projecttechniek! Kenmerken!

Projectsucces! Kenmerken!

Tabel!8!Overzicht!gevonden!kenmerken!in!literatuur!

!

S1. de!doelstelling!van!een!ICT2project!een!duidelijke!relatie!heeft!met!de! strategische!doelen!van!de!organisatie,!dan!is!de!kans!op!succes!hoger! dan!als!deze!relatie!minder!duidelijk!is! S2. een!project!moet!binnen!een!bepaalde!tijd!worden!afgerond,!anders! wordt!de!succesbeleving!lager.!Afhankelijk!van!de!hoeveelheid!tijd!die! nodig!is!voor!een!project,!moet!er!tussentijds!een!meetbaar!zichtbaar! resultaat!worden!opgeleverd! S3. het!resultaat!op!moment!van!implementatie!voldoet!aan!de! verwachtingen! S4. dit!kan!afwijken!qua!specificaties!ten!opzichte!van!de!oorspronkelijke! specificaties! S5. het!project!conform!afgesproken!tijdslijnen!en!budget!is!opgeleverd! S6. het!project!een!positieve!business!case!heeft!en!haalt! S7. de!verwachtingen!van!vooral!de!opdrachtgever!worden!ingevuld! S8. het!proces!om!te!komen!tot!het!resultaat!meeweegt!in!de!beoordeling! van!de!projectmanager! S9. het!resultaat!van!het!project!beheerbaar!is! S10. het!resultaat!van!het!project!een!meetbaar!onderwerp!is! T1. het!hebben!van!een!doelarchitectuur!helpt!de!voorspelbaarheid!van! een!project!te!vergroten,!waardoor!de!kans!op!succes!groter!is! T2. een!projectmanager!met!effectieve!leiderschap!de!kans!op!een! succesvol!ICT2project!vergroot! T3. de!doorlooptijd!die!nodig!is!om!het!projectdoel!te!verwezenlijken,!is! van!invloed!op!de!kans!op!succes.!Des!te!langer!de!doorlooptijd,!des!de! groter!de!kans!is!op!wijzigingen!in!de!oorspronkelijke!scope,!des!te! lager!de!kans!op!succes!is!omdat!door!het!blijven!toevoegen!van!eisen! en!wensen!de!kans!op!een!succesvol!project!wordt!verkleind! T4. de!organisatie!die!het!belang!van!ICT!begrijpt!en!ICT!gebruikt!als!een!

99!

Projectomgeving! Kenmerken!


100!!

middel!voor!continue!verbetering,!zal!een!betere!waardeketen!hebben! T5. het!met!nieuwe!ICT!mogelijk!is!om!gebruikersvriendelijkere!systemen! op!te!leveren!dan!met!oude!ICT.!Dit!beïnvloedt!de!succesbeleving!van! de!eindgebruikers!in!positieve!zin! T6. afhankelijk!van!het!projectdoel,!de!juiste!projectaanpak!gekozen!moet! worden! T7. bij!elke!projectaanpak!een!ander!type!regie!(door!opdrachtgever!en! opdrachtnemer)!hoort! T8. het!verband!tussen!bepaalde!omgevingsvariabelen!en!projectaanpak! minder!sterk!aanwezig!is!dan!wij!in!eerste!instantie!dachten!(zie! hypothese)! T9. bij!de!verdere!uitwerking!van!de!gekozen!projectaanpak!en!de! uitvoering!rekening!moet!worden!gehouden!met!de! omgevingsvariabelen!! T10. de!ene!combinatie!van!projectaanpak!en!ontwikkelmethodiek!heeft! een!grotere!kans!op!een!succesvol!ICT2project!dan!de!andere! combinatie! T11. de!projectaanpak!invloed!heeft!op!de!kans!op!succes!van!een!ICT2 project! T12. projecten!succesvoller!worden!beleefd!als!ze!beter!ingeschat!zijn,!de! kwaliteit!van!de!inschatting!is!afhankelijk!van!de!inschatters!en!hun! bekendheid!met!hun!eigen!vooringenomenheid! O1. de!cultuur!van!de!organisatie!invloed!heeft!op!het!succes!van!het!ICT2 project.!Door!het!kiezen!van!een!projectaanpak!die!past!bij!de!cultuur! van!de!organisatie,!kan!het!succes!positief!worden!beïnvloed.!Er!zijn! tools!beschikbaar!die!kunnen!helpen!om!de!juiste!keuze!te!maken! O2. het!zelfbeeld!van!de!projectmanager,!de!projectaanpak!die!hij! prefereert!beïnvloedt! O3. bij!de!ontwikkeling!betrokken!gebruikers!tevredener!zijn!over!het! resultaat! O4. ontwikkeling!door!co2creatie!door!zowel!de!gebruikers!als!de! ontwikkelaars!wordt!gewaardeerd! O5. gebruikers!niet!meer!dan!15!tot!20%!van!de!totale!projecturen!dienen! te!worden!ingezet,!meer!inzet!leidt!niet!tot!hogere!tevredenheid! O6. de!gebruikersinzet!bij!ICT2projecten!voor!nieuwe!producten!relatief! lager!moet!zijn!dan!bij!ICT!projecten!die!bestaande!producten! ondersteunen! O7. ICT!awareness!in!de!top!van!de!organisatie!de!kans!op!een!succesvol! ICT2project!verhoogd!

Projectteam! Kenmerken!

!!!!!!!!!!Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! !

!

O8. de!rol!die!ICT!speelt!in!de!organisatie!van!invloed!is!op!het!succes!van! het!ICT2project.!Als!deze!rol!van!strategisch!belang!is!en!ICT!wordt! gezien!als!iets!waarmee!‘competitive!advantage’!kan!worden!behaald,! dan!wordt!verwacht!dat!het!ICT2project!flexibel!en!snel!het!gewenste! resultaat!kan!opleveren.!Er!wordt!bij!wijze!van!spreken!verwacht!dat! gaandeweg!het!ICT2project!veel!wijzingen!kunnen!worden! doorgevoerd!maar!dat!de!einddatum!van!het!ICT2project!ongewijzigd! blijft! O9. de!rol!die!ICT!speelt!in!de!organisatie!de!keuze!voor!een!projectaanpak! bepaalt! O10. beheer2!en!businessafdeling!nauw!dienen!samen!te!werken,!binnen! en!buiten!ICT2projecten! O11. de!mate!van!politieke!dominantie!van!de!projectmanager,! gebruikersafdelingen!en!beheer!van!invloed!zijn!op!de!kans!op!een! succesvol!ICT2project! M1. teamnormen!ontwikkeld!moeten!worden,!dit!heeft!tijd!nodig! M2. de!kans!op!een!succesvol!resultaat!het!grootst!is,!als!het!team!zich!in! de! performing! fase! bevindt.! Ditzelfde! geldt! wat! ons! betreft! voor! ICT2 projecten.! Ook! daar! moeten! teams! de! tijd! krijgen! om! in! deze! fase! te! komen! M3. een!team!dat!wordt!samengesteld!om!gedurende!een!bepaalde! periode!te!werken!aan!het!realiseren!van!het!projectresultaat,!met! zorg!zal!moeten!worden!samengesteld.!Hier!zijn!diverse!HRM!tools! voor!beschikbaar! M4. diversiteit!in!teams!maakt!de!kans!op!een!succesvol!ICT2project!hoger! mits!aan!de!volgende!voorwaarden!is!voldaan:! a. er!moet!sprake!zijn!van!een!intercultureel!teamklimaat! b. de!juiste!leiderschapsstijl!wordt!toegepast!(visionair!leiderschap)! M5. de!belangrijkste!eigenschappen!van!een!succesvol!projectteam!zijn:! a. een!projectteam!dat!zich!in!de!performing!fase!bevindt! b. een!projectteam!dat!voldoende!diversiteit!heeft! c. een!projectteam!dat!bestaat!uit!medewerkers!met!verschillende!‘De! Caluwé!kleuren’! d. een!projectteam!waarin!alle!teamrollen!(Belbin)!aanwezig!zijn! e. een! projectmanager! die! een! klik! heeft! met! de! opdrachtgever,! kan! en!wil!samenwerken! f. een!projectmanager!die!oog!heeft!voor!structuur!en!planning!maar! ook!goed!kan!opereren!op!het!gebied!van!relaties,!beïnvloeding!en! macht! 101!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! M6. een!projectmanager!die!minimaal!beschikt!over!de!basiscompetenties! die!passen!bij!elk!type!project!(in!ons!model!de!projecttechniek)!maar! daarnaast!beschikt!over!competenties!die!specifiek!voor!een!bepaald! type!project!gelden.!

102!!

!

12 Bijlage!C.!Volledig!overzicht!van!alle!interventies! In!het!literatuuronderzoek!hebben!we!de!volgende!subvraag!gesteld:! ! ! !

Welke!interventies!hebben!een!positief!effect!op!de!kans!op!een!succes?!

! Op!basis!van!het!literatuuronderzoek!is!geconcludeerd!dat!de!volgende!interventies! bijdragen!aan!een!hogere!kans!op!een!succesvol!ICT2project:! !

Projecttechniek! Interventies!

Projectsucces! Interventie!

Tabel!9!Overzicht!gevonden!interventies!in!literatuur!

A. communiceer!aan!alle!stakeholders!zo!duidelijk!mogelijk!wat!de!relatie! is!met!de!strategische!doelen!van!de!organisatie.!Met!name!als!de! relatie!indirect!is!(bijv.!implementatie!van!wet2!en!regelgeving),!is!dit! juist!van!belang!om!het!team!gemotiveerd!te!houden! ! ! B. zorg!voor!een!goede!interactie!tussen!de!architect!en!het!projectteam! gedurende!de!uitvoering!van!het!project,!ook!al!is!er!een! doelarchitectuur!aanwezig! C. gebruik!het!model!van!Kulk!(2009)!om!te!berekenen!hoeveel! wijzigingen!het!ICT2project!kan!verwerken! D. gebruik!het!model!van!Van!der!Zee!om!te!bepalen!welke!projectaanpak! het!beste!past!bij!de!doelstelling!van!het!project! E. gebruik!het!model!van!Reitsma,!Jansen,!Van!der!Werf!en!Steenhoven! om!te!bepalen!wat!voor!soort!regie!het!beste!past!bij!het!ICT!project! dat!uitgevoerd!gaat!worden! F. om!de!kwaliteit!van!de!schattingen!(tijd,!geld)!van!een!project!te! verhogen,!zijn!de!volgende!interventies!mogelijk:! a. gebruik!de!EQF!methode!om!de!kwaliteit!van!de!inschattingen!te! bepalen! b. relateer!de!EQF!aan!de!opstellers! G. gebruik!de!referentiekegel!van!Boehm!om!een!schatting!(tijd,!geld)!van! het!project!te!maken!zonder!vooringenomenheid!van!de!schatter! H. kies!voor!een!ontwikkelmethodiek!die!past!bij!de!projectaanpak!en!zie! de!ontwikkelmethodiek!niet!als!een!doel!op!zich! !

1! 03!

Projectomgeving! Interventies!


104!!

I. slecht!opdrachtgeverschap!kan!deels!worden!gecompenseerd!door! bepaalde!keuzes!te!maken!op!het!gebied!van!projectaanpak!en!de! projectmanager! J. het!checks!&!balances!model!van!Wortmann!&!Kremer!(2011)!helpen! een!opdrachtgever!om!zijn!rol!effectief!en!efficiënt!uit!te!voeren! K. de!leidinggevende!van!de!opdrachtgever!kan!de!signalen!van!Kremer! (2011)!gebruiken!om!te!bepalen!of!de!opdrachtgever!zijn!rol!goed! uitvoert.!Indien!dit!niet!het!geval!is,!dan!zal!hij!dit!bespreekbaar!moeten! maken!met!de!opdrachtgever! L. goed!opdrachtgeverschap!kost!veel!tijd!van!een!opdrachtgever.!Hij!kan! besluiten!om!een!aantal!taken!te!delegeren.!Randvoorwaarde!is!dat!er! vertrouwen!is!tussen!de!opdrachtgever!en!de!gedelegeerde(n)! M. kies!de!projectaanpak!afhankelijk!van!de!rol!die!ICT!speelt!in!de! organisatie! N. houd!rekening!met!het!type!project!bij!het!bepalen!van!de!mate!van! gebruikersparticipatie! O. gebruik!de!‘Gaming’!om!meer!begrip!te!krijgen!tussen!de! beheerafdeling!en!het!ICT2project! P. bij!de!keuze!van!projectmanager!moet!rekening!worden!gehouden!met! het!mensbeeld!van!de!projectmanager.!Immers,!de!doelstelling!is! bepalend!voor!de!keuze!van!de!projectaanpak!en!niet!de! projectmanager! Q. gebruik!de!kaleidoscoop!van!Balogun!en!Hope!Hailey!voor!het!bepalen! van!de!competenties!die!nodig!zijn!van!de!opdrachtgever!en!de! projectmanager! R. gebruik!de!kaleidoscoop!van!Balogun!en!Hope!Hailey!voor!het!bepalen! van!de!projectaanpak! S. zorg!voor!een!goede!samenwerking!tussen!de!businessafdeling!en!haar! beheerafdeling! T. zorg!voor!een!coördinatiemechanisme!tussen!de!beheerafdeling!en!het! ICT2project,!dat!gebaseerd!is!op!standaardisatie/output! U. stimuleer!wederzijdse!drijfveren!(van!beheerafdeling!en!ICT2project),! bijvoorbeeld!door!een!bonussysteem!(gezamenlijke!target)! V. indien!de!ICT!awareness!in!de!organisatie!laag!is,!kies!dan!voor!het! werken!met!multidisciplinaire!teams! W. indien!de!ICT!awareness!in!de!organisatie!laag!is,!zorg!er!dan!voor!dat! medewerkers!uit!het!ontwikkelteam!een!begrippenkader!aangereikt! krijgen!zodat!zij!een!betere!aansluiting!krijgen!met!de!business!en!zich! kunnen!verplaatsen!in!de!wereld!van!de!business!

Projectteam! Interventies!


!

X. indien!de!ICT!awareness!in!de!organisatie!laag!is,!zorg!er!dan!voor!dat! het!projectteam!en!de!business!mensen,!fysiek!bij!elkaar!zitten! (interventie!uit!Poels,!2006)! Y. indien!de!ICT!awareness!in!de!organisatie!laag!is,!probeer!dan!d.m.v.! gaming!meer!begrip!te!krijgen!tussen!het!projectteam!en!de!business! mensen!(interventie!uit!Poels,!2006)! Z. compenseer!onvoldoende!gebruikersbetrokkenheid!door!een! projectaanpak!te!kiezen!die!gebruikersbetrokkenheid!stimuleert,! bijvoorbeeld!door!verleiding!en!een!diffuse!aanpak! ! AA. als!er!niet!voldoende!tijd!is!om!teamnormen!te!ontwikkelen!(het!team! in!de!performing!fase!te!laten!komen),!laat!het!ICT!project!dan! uitvoeren!door!een!team!dat!al!langere!tijd!met!elkaar!samenwerkt! BB. gebruik!het!model!van!De!Caluwé!en!Vermaak!om!te!bepalen!welke! vorm!van!project!communicatie!het!meest!geschikt!is!in!een!bepaalde! situatie! CC. gebruik!tools!om!het!voor!het!ICT!project!meest!geschikte!team!samen! te!stellen:! a. Belbin!om!ervoor!te!zorgen!dat!alle!rollen!aanwezig!zijn! b. de!kleurenwaaier!van!De!Caluwé!om!ervoor!te!zorgen!dat! medewerkers!met!verschillende!‘kleuren’!in!het!team!aanwezig! zijn! c. het!psychologisch!contract!om!er!zeker!van!te!zijn!dat!de! verwachtingen!van!het!potentiële!teamlid,!passen!bij!de! verwachtingen!van!het!project! DD.als!er!geen!‘klik’!is!tussen!de!opdrachtgever!en!de!projectmanager,! vervang!dan!de!projectmanager!(ervan!uitgaande!dat!het!vervangen! van!de!opdrachtgever!geen!optie!is)! EE. match!de!projectmanager!(aanwezige!competenties)!bij!het!type! project!dat!uitgevoerd!moet!worden.!

105!

!

13 Bijlage!D.!Websurvey! In!deze!bijlage!komt!het!exploratief!onderzoek!aan!bod.!We!beginnen!dit!hoofdstuk! met!de!beschrijving!op!welke!wijze!de!vragen!voor!het!onderzoek!tot!stand!zijn! gekomen.!Vervolgens!beschrijven!we!op!welke!wijze!het!onderzoek!is!uitgevoerd.! De!resultaten!van!het!onderzoek!worden!per!deelhypothese!gepresenteerd,! gevolgd!door!een!samenvatting!van!de!‘bewezen’!deelhypotheses.!Vraagstelling!

13.1 Hoofdhypotheses!en!deelhypotheses! De!hoofdhypothese!is!onderverdeeld!in!deelhypotheses,!om!zo!meetbare! onderdelen!te!maken.!Hieronder!zijn!de!deelhypotheses!uitgeschreven!en!geplot!op! de!vier!gebieden!van!de!thesis.! ! Projectsucces!

Tabel!10!Deelhypotheses!

v.!! xii.!! xxi.!! xxiii.!!

Projecttechniek!

xxiv.! i.!! vi.!!

xiii.!! xiv.!! xv.!!

xxii.!! xxv.!!

106!

verplichte/wettelijke!projecten!worden!minder!succesvol!beoordeeld! dan!andere!projecten! respondenten!zijn!het!eens!met!de!stellingen!zoals!geformuleerd!(zie! paragraaf!13.3.1)! de!resultaten!van!een!project!zijn!beter!te!beoordelen,!een!tijd!na!de! implementatie!dan!bij!de!implementatie! een!project!dat!een!direct!verband!heeft!met!de!strategie!van!het! bedrijf!is!succesvoller!dan!als!het!project!geen!directe!relatie!heeft! het!project!wordt!als!succesvoller!beleefd!als!het!een!directe!link!heeft! met!de!strategie!van!het!bedrijf!dan!als!het!geen!directe!link!heeft! projecten!die!groter!zijn!qua!omvang/doorlooptijd!zijn!minder! succesvol! projecten!worden!als!meer!succesvol!ervaren!als!ze!niet!volgens! initiële!specificaties!zijn!uitgevoerd!maar!als!er!wijzigingen!zijn! toestaan! een!project!met!een!doelarchitectuur!zal!succesvoller!zijn!dan!een! project!zonder!doelarchitectuur! het!project!wordt!minder!succesvol!beleefd!als!het!is!uitgelopen!of! veel!wijzigingen!zijn!doorgevoerd! respondenten!zijn!meer!tevreden!over!het!project!als!het!geleverd! heeft!wat!men!er!van!verwacht!had!en!niet!meer!tevreden!als!het! conform!origineel!plan!is!opgeleverd! een!aanpak!die!past!bij!de!cultuur!van!de!organisatie!beïnvloedt!het! project!in!positieve!zin! als!het!project!onder!doelarchitectuur!wordt!uitgevoerd!zijn!er!minder! wijzigingen!nodig!en!loopt!het!project!daardoor!minder!uitloop!op!

!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! een!project!succesvoller!ervaren!wordt!als!Beheer!betrokken!is! geweest!in!het!team! ix.!! de!cultuur!van!de!organisatie!of!organisatieonderdeel!een!vaste! projectaanpak!voorschrijft!waar!niet!snel!vanaf!wordt!geweken.!Dit!is! niet!altijd!de!beste!aanpak! xviii.!! een!respondent!heeft!een!hogere!identiteitsbeleving!bij!dit!ICT2project! als!ICT!beter!in!de!organisatie!is!ingebed! ii.!! respondenten!zijn!meer!tevreden!over!een!project!(dit!is!succesvoller)! als!er!betere!sturing!was! iii.!! respondenten!zijn!meer!tevreden!over!hun!eigen!rol!dan!over!de!rol! van!de!anderen!! iv.!! respondenten!uit!een!hechter!team!zijn!meer!tevreden!over!het! project,!het!team!en!hun!eigen!rol!dan!respondenten!uit!een!minder! hecht!team! vii.!! er!is!een!verband!tussen!succesvolle!projecten!en!de!competenties!van! de!projectmanager! x.!! een!respondent!is!tevreden!over!de!juiste!opdrachtgever!als!deze!een! bepaalde!set!van!competenties!heeft! xi.!! een!respondent!is!tevreden!over!de!projectmanager!als!deze!een! bepaalde!set!van!(2!van!de!3!gegeven)!competenties!heeft!die!paste!bij! de!projectaanpak! xvi.!! succes!en!succesbeleving!van!het!project!zijn!hoger!als!de!respondent! en!team!beter!waren!toegerust!voor!hun!taak!! xvii.!! tegengestelde!belangen!in!een!team!zorgen!voor!een!beter! eindresultaat,!zolang!er!consensus!bereikt!kan!worden! xix.!! als!er!een!gezamenlijk!doel!wordt!beleefd!zijn!er!meer!teamnormen!en! is!het!groepsdenken!hoger! xx.!! opdrachtgever!heeft!een!succesvollere!beleving!als!de!projectmanager! de!verwachtingen!beter!heeft!gemanaged! xxvi.!! een!project!wordt!als!succesvoller!ervaren!als!de!opdrachtgever!en! projectmanager!beter!samenwerkten!en!het!aantal!wijzigingen! beperkt!bleef.! xxvii.!! als!de!opdrachtgever!de!probleemeigenaar!is,!heeft!het!project!meer! kans!op!succes! xxviii.!! de!meeste!succesvolle!interventies!op!ICT2projecten,!die!de!kans!op! succes!vergroten,!worden!gedaan!door!de!opdrachtgever!en!de! projectmanager.!

Projectteam!

Projectomgeving!

viii.!!

!

107!


13.2 Materiaal!en!protocol! In!eerste!instantie!is!een!vragenlijst!gemaakt!voor!het!gehele!conceptuele!model.! Dit!is!al!gedurende!het!literatuuronderzoek!gedaan.!Dit!leverde!vragen!op!voor!een! enquête!van!ongeveer!een!half!uur,!indien!de!vragen!via!Internet!zouden!worden! beantwoord.!Er!is!daarom!gekozen!om!voor!een!deel!van!het!conceptuele!model! exploratief!onderzoek!te!doen.!Redenen!voor!deze!keuze!waren!dat:! - met!te!veel!vragen!het!aantal!respondenten!dat!de!volledige!vragenlijst!zou! invullen!laag!zou!zijn! - een!hoger!aantal!respondenten!de!nauwkeurigheid!van!de!antwoorden! verbetert! - de!analyse!meer!tijd!in!beslag!zou!nemen!dan!beschikbaar!was! - de!belangrijkste!kenmerken!van!succesvolle!ICT2projecten!en!mogelijke! interventies!zich!vooral!in!onderstaand!figuur!gearceerde!gebied!van!het! conceptuele!model!lijken!te!bevinden.! Deze!laatste!conclusie!hebben!we!getrokken!aan!de!hand!van!het! literatuuronderzoek.! ! De!na!de!selectie!overgebleven!vragen!concentreren!zich!vooral!op!de!relatie!tussen! het!succes!van!een!ICT2project!waarbij!zelfbouw!is!gedaan,!de!projectsturing!en!de! projectaanpak.! !

De!conclusie!hierbij!is!dat!het!exploratieve!onderzoek!vooral!geconcentreerd!is!op! de!aspecten!mens!en!techniek.!Het!onderdeel!cultuur!van!de!organisatie!is!hierbij! betrokken.!Daarnaast!is!een!selectie!gemaakt!in!de!respondenten!waarvan!de! bedrijfstak!Financiële!Dienstverlening!is.!! ! Op!basis!van!het!literatuuronderzoek!en!de!interviews!uit!het!verkennende! onderzoek!is!de!verwachting!dat!een!goede!projectsturing!een!positieve!invloed! heeft!op!het!groepsdenken!van!het!betrokken!team.!Ditzelfde!geldt!voor!de!mate! waarin!de!organisatie!gebruik!maakt!van!ICT!voor!het!bereiken!van!haar! strategische!doelstellingen!en!de!ICT2awareness!hoog!is.!Hoe!langer!de!ICT2 ontwikkeling!duurt!en!hoe!meer!wijzigingen!worden!gehonoreerd,!des!te!groter!de! negatieve!invloed!op!het!succes!van!het!ICT2project,!terwijl!het!ontbreken!van!een! doelarchitectuur!ook!een!negatieve!invloed!heeft.!Projecttype!tenslotte!kan!een! negatieve!invloed!hebben!op!de!succesbeleving!of!het!succes!van!het!ICT2project,! indien!de!aanpak!verkeerd!gekozen!is.!! ! Alle!deelhypotheses!zijn!geplot!in!het!conceptuele!model.! !

108!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! ProjecHechniek:2projecHype2doelarchitectuur-2duur-ontwikkeling2aantal-wijzigingen-

ix-

Sturing:2teamnormen2zachte-afspraken2opdrachtgever/0pdrachtnemer-

Organisatorische-variabelen:2cultuur2mate-van-formaliteit/bureaucra7e2bedrijfstak2strategische-belang-van-ICT-

ii-/-iii-/-iv-/-vii-/x-/-xi-/-xvi-/-xvii-/-xix-/-xx-/-xxvi-/-xxvii-/-xxvii-

viii-

Groepsdenken-

Externe-nieuwe-projectpresta7es:2winstgevendheid2marktsucces-door---2invulling-kwan7ta7eve-BC---2invulling-kwalita7eve-BCInterne-nieuwe-projectpresta7e:2teamlid-tevredenheid2succesbeleving-


Cross2func7onele-variabelen:2integra7e2poli7ek-overwicht-van-een-afdeling-

i-/-vi-/-xiii-/-xiv-/-xv-/-xxii-/-xxv-

v-/-xii-/-xxi-/-xxiii-/-xxivIden7teitxviii-

Ondersteuning-doel-doorICT2awareness-

Figuur!16!Conceptuele!model!met!deelhypotheses!

!

! Het!uitzetten!van!de!vragenlijst!en!het!uitvoeren!van!de!statistische!analyse!is! uitbesteed!aan!het!bedrijf!MWM2!uit!Amsterdam.!De!overige!deelhypotheses!zijn! middels!rechtstreekse!verbanden!wel!of!niet!aangetoond.!Bij!vragen!die!op! eenzelfde!internetpagina!terecht!komen!en!eenzelfde!ordinale!schaal!hebben,!is! een!randomizer!gebruikt!voor!het!bepalen!van!de!volgorde!van!de!vragen.!Hierdoor! worden!eventuele!ongewenste!effecten!van!een!bepaalde!volgorde!over!de! respondenten!uitgemiddeld!en!teniet!gedaan.!Tevens!heeft!MWM2!een! automatische!testtool!waarmee!de!verschillende!antwoordcombinatie2 mogelijkheden!getest!worden.!! ! Er!zijn!aanvullende!vragen!toegevoegd!die!geen!onderdeel!zijn!van!het!conceptuele! model!zelf!maar!die!ons!wel!helpen!bij!met!maken!van!het!instrument.!Voorbeelden! hiervan!zijn!vragen!over!omvang!van!het!project!en!uitgevoerde!interventies.!! ! In!de!vragenlijsten!is!waar!mogelijk!gebruik!gemaakt!van!vijfpunts!Likertschalen!plus! de!optie!weet!niet/n.v.t.!Hiervoor!is!gekozen!omdat!het!beoordelen!van!een!aantal! kenmerken!moeilijk!te!kwantificeren!is!en!voor!de!statistiek!de!antwoorden!moeten! worden!voorzien!van!een!ordinaal!meetniveau.!In!de!gekozen!Likertschalen!wordt! de!respondenten!gevraagd!in!hoeverre!ze!het!met!een!bepaalde!uitspraak!eens!zijn.! De!mogelijke!antwoorden!zijn!hierbij:! - Helemaal!mee!eens! - Enigszins!mee!eens! !

109!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! - Niet!eens/niet!oneens! - Enigszins!mee!oneens! - Helemaal!mee!oneens! - Weet!niet/n.v.t.!! ! Het!exploratief!onderzoek!is!uitgevoerd!met!een!eigen!ontwikkelde!vragenlijst.!Dit! houdt!in!dat!de!vragenlijst!niet!gevalideerd!is!in!eerder!onderzoek.! 13.2.1 Onderzoekspopulatie!en!steekproef! De!respondenten!zijn!geselecteerd!vanuit!de!verschillende!netwerken!waar!de! auteurs!zich!in!bevinden,!allen!werkzaam!in!de!financiële!sector.!!

13.3 Resultaten! We!lichten!hieronder!de!belangrijkste!analyses!uit!het!onderzoek!er!uit.!De!toetsen! die!gebruikt!zijn!om!de!verschillende!deelhypotheses!te!toetsen!zijn:!enkelvoudige2! en!meervoudige!lineaire!regressies,!correlatie!toetsen,!T2toetsen!en!Z2toetsen.! Daarnaast!is!er!bij!bepaalde!deelhypotheses!gebruik!gemaakt!van!factoranalyse! en/of!de!berekening!van!de!Cronbach!Alpha,!ter!voorbereiding!voor!de!statistische! toets.!! ! De!381!respondenten!van!wie!de!antwoorden!zijn!gebruikt!in!de!analyse!zijn!als! volgt!verdeeld!over!de!rollen:! ! Tabel!11!Respondentenverdeling!

Rol!

Aantal!

Percentage!

Projectteamlid! Projectmanager! Opdrachtgever! Architect! Beheer! Testmanager! Gebruiker! Anders,!nl.!

127! 109! 40! 34! 18! 18! 12! 23!

33,33%! 28,61%! 10,50%! 8,92%! 4,72%! 4,72%! 3,15%! 6,04%!

Totaal!

381!

100,00%!

De!gebruikte!rol!Anders,!nl.!is!veelal!gebruikt!door!resourcemanagers,!HR2managers! die!projectteamleden!hiërarchisch!aansturen.!! 13.3.1 Data"analyse!exploratief!onderzoek! In!onderstaande!paragrafen!wordt!per!deelhypothese!uitgelegd!hoe!tot!een! conclusie!is!gekomen.!

110!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! 13.3.2 Deelhypothese:!Naarmate!er!meer!(betere)!‘sturing’!is,!stijgt!de! tevredenheid/succes!van!het!project! Wanneer!gekeken!wordt!naar!“Respondenten!zijn!meer!tevreden!over!een!project! als!er!een!betere!sturing!was”!is!dit!gemeten!met!vier!stellingen!welke!allemaal!zijn! uitgevraagd!met!een!vijfpuntsschaal!die!loopt!van!‘helemaal!mee!eens’!tot!en!met! ‘helemaal!mee!oneens’.!De!mate!van!hoe!succesvol!een!project!was!is!de! graadmeter!voor!de!tevredenheid!van!het!project.!Deze!tevredenheid!van!het! project!is!verwoord!in!de!stelling:!“Het!project!was!succesvol”.!! Het!begrip!‘sturing’!is!gemeten!met!drie!stellingen!welke!“Je!bent!tevreden!over!de! aansturing!van!het!project!door!de!projectmanager”,!“Je!bent!tevreden!over!de! opdrachtgever!van!dit!project”,!“Je!bent!tevreden!over!de!samenwerking!tussen!de! projectmanager!en!de!opdrachtgever”!betreffen.!Wanneer!we!het!construct! ‘sturing’!als!onafhankelijke!variabele!en!‘tevredenheid/succes!van!het!project’!als! afhankelijke!variabele!nemen!en!dit!onderzoeken!met!een!enkelvoudige!lineaire! regressie,!blijkt!‘sturing’!een!significante!en!positieve!voorspeller!van!‘tevredenheid’! te!zijn.!De!regressie!verklaart!37%!van!de!variantie.! Het!gevonden!model!is!daarbij!dat!Tevredenheid!=!1,89!+!0,66!x!sturing.!Als!de! tevredenheid!over!de!sturing!van!het!project!toeneemt!met!1,!dan!stijgt!de! tevredenheid!over!het!project!met!0,66.! ! Wanneer!de!stellingen!individueel!in!een!meervoudige!regressie!worden!getoetst,!is! op!te!maken!dat!de!stelling!“Je!bent!tevreden!over!de!aansturing!van!het!project! door!de!projectmanager”!en!de!stelling!“Je!bent!tevreden!over!de!opdrachtgever! van!dit!project”!de!meeste!invloed!hebben!op!succes.!De!derde!stelling!“Je!bent! tevreden!over!de!samenwerking!tussen!de!projectmanager!en!de!opdrachtgever”!is! geen!significante!voorspeller.! ! Het!gevonden!model!daarbij!is!dat!Tevredenheid!over!het!project!=!0,39!+!0,30!x! aansturing!projectmanager!+!0,32!x!aansturing!opdrachtgever!+!0,03!x! samenwerking!opdrachtgever!en!projectmanager.! 13.3.3 Deelhypothese:!Naarmate!de!hechtheid!van!het!team!stijgt,!stijgt! ook!het!succes!van!het!project! Deze!deelhypothese!is!als!volgt!onderzocht:!allereerst!is!gekeken!of!de!volgende! vier!stellingen!daadwerkelijk!een!construct!vormen,!genaamd!‘hechtheid!van!het! team’.!De!vier!stellingen!die!verondersteld!zijn!als!‘hechtheid!van!het!team’,!zijn:! “Jullie!voelden!je!een!team!voor!de!duur!van!het!project”,!“Het!projectteam!was! met!zorg!samengesteld!om!de!klus!te!doen”,!“Het!was!jouw!keuze!om!voor!dit! project!te!gaan!werken”!en!”Er!was!een!gezamenlijk!doel!dat!behaald!ging!worden! met!dit!project”.!! !

111!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Uit!de!factoranalyse!blijkt!dat!de!stelling!“Het!was!jouw!keuze!om!voor!dit!project!te! gaan!werken”!een!te!lage!individuele!verklarende!variantie!heeft.!Daarom!is! besloten!deze!uit!het!construct!te!verwijderen.!! ! Het!begrip!‘hechtheid!van!het!team’!wordt!als!afhankelijke!variabele!gebruikt!in!vier! losse!enkelvoudige!regressies.!De!vier!onafhankelijke!variabelen!betreffen:!“Je!bent! tevreden!over!je!eigen!rol!in!het!project”!(357!respondenten),!“Je!bent!tevreden! over!het!projectteam”!(362!respondenten),!“Je!bent!tevreden!over!de! samenwerking!van!het!projectteam!gedurende!het!project”!(360!respondenten)!en! “Het!project!was!succesvol!of!niet”!(358!respondenten).!! ! De!gevonden!modellen!hierbij!zijn:!! Hechtheid!=!1,82!+!0,48!x!eigen!rol!(de!regressie!verklaart!32%!van!de!variantie)! Hechtheid!=!2,00!+!0,75!x!projectteam!(de!regressie!verklaart!52%!van!de!variantie)! Hechtheid!=!1,99!+!0,74!x!samenwerking!(de!regressie!verklaart!47%!variantie)! Uit!de!regressie!tussen!het!construct!hechtheid!van!het!team!en!het!succes!van!het! project!blijkt!het!volgende.!Het!construct!‘hechtheid!van!het!team’!is!een!positieve! voorspeller!voor!het!succes!waarbij!31%!van!de!variantie!wordt!verklaard.!Het! model!daarbij!is!Succes!project!=!1,85!+!0,55!x!hechtheid!van!het!team.% 13.3.4 Deelhypothese:!Een!projectmanager!van!een!succesvol!project!heeft! een!bepaalde!set!van!competenties! Van!de!respondenten!die!hebben!aangeven!op!de!vraag!“Was!het!project! succesvol”!dat!ze!het!er!‘Helemaal!mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’!zijn!(217! respondenten!die!zelf!geen!projectmanager!waren)!hebben!171!respondenten! aangegeven!het!‘Helemaal!mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’!te!zijn!met!de!stelling! “Je!bent!tevreden!met!de!aansturing!van!het!project!door!de!projectmanager”.! Deze!respondenten!hebben!de!volgende!antwoorden!gegeven!over!de! competenties!van!de!betrokken!projectmanager!(tussen!haakjes!het!aantal!keren! dat!het!antwoord!gegeven!is):! A1.!Diplomatiek!(26),!B1.!Pragmatisch!(85),!C1.!Innemend!(2),!D1.!Coöperatief!(32)! A2.!Zelfbewust!(19),!B2.!Realistisch!(51),!C2.!Belangstellend!(8),!D2.!Saamhorig!(7)! A3.!Zelfstandig!(16),!B3.!Standvastig!(49),!C3.!Creatief!(14),!D3.!Loyaal!(7)! A4.!Onafhankelijk!(8),!B4.!Organiserend!(90),!C4.!Stimulerend!(47),!D4.!Toegewijd! (52)! ! Hieruit!blijkt!dat!de!belangrijkste!competenties!van!een!bij!een!succesvol!project! betrokken!projectmanager!de!volgende!zijn:!organiserend,!pragmatisch,!toegewijd! en!realistisch.!Ook!dient!de!betrokken!projectmanager!standvastig!en!stimulerend!

112!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! te!zijn.!De!veronderstelde!competenties!bij!een!succesvol!projectmanager!van! coöperatief!en!saamhorig!zijn!niet!gebleken!uit!dit!onderzoek.!! 13.3.5 Deelhypothese:!Naarmate!de!betrokkenheid!van!beheerafdelingen! hoger/intensiever!is,!stijgt!het!succes!van!het!project! Als!de!variabele!‘betrokkenheid!van!de!beheerafdelingen’!als!onafhankelijke! variabele!en!‘succes!van!het!project’!als!afhankelijke!variabele!samen!in!een! enkelvoudige!lineaire!regressie!wordt!getoetst,!blijkt!het!model!significant!te!zijn.! Dit!betekent!dat!‘betrokkenheid!van!beheer’!een!positieve!voorspeller!is!van!het! ‘succes!van!het!project’.!De!regressie!verklaart!8,4%!van!de!variantie.!Een! verklarende!waarde!onder!de!10%!bij!lineaire!regressies!is!zwak.!De!formule!bij! deze!deelhypothese!is!Succesvol!project!=!1,31!+!0,2!x!betrokkenheid!beheer.! 13.3.6 Diverse!stellingen! Respondenten!hebben!de!onderstaande!stellingen!als!volgt!beantwoord!(de! antwoorden!‘Weet!niet/Niet!van!toepassing’!en!‘Niet!eens/Niet!oneens’!zijn! uitgesloten!van!deze!meting):! ! Tabel!12!Stellingen!en!de!bijbehorende!analyse! Stelling! Helemaal! Enigszins! mee!eens! mee!eens! Je!kunt!aan!het!begin!van! 36! 167! het!project!al!voorzien!of! 12%! 56%! het!project!een!succes! ! ! wordt!of!niet.! Als!ICT!van!strategisch! 110! 152! belang!wordt!gezien! 35%! 48%! binnen!de!organisatie!zal! ! ! er!een!gelijkwaardige! dialoog!ontstaan!tussen! wat!de!gebruikers!willen! en!ICT!kan!leveren.! Een!project!heeft!meer! 125! 132! kans!op!succes!als!het! 41%! 43%! bijdraagt!aan!de!strategie! van!de!organisatie.! Indien!beheer!tijdig!haar! 187! 140! eisen!en!wensen!kan!laten! 56%! 42%! invullen!in!het!project,!kan! het!resultaat!ook! daadwerkelijk!beheerd! worden.! Een!team!van!specialisten! 269! 90! dat!elkaar!aanvult,! 74%! 25%! samenwerkt!en!elkaar! compenseert!bereikt! sneller!een!beter!

!

Enigszins! mee!oneens! 66! 22%! !

Helemaal! mee!oneens! 28! 9%! !

Resultaat!

40! 13%! !

16! 5%! !

Bewezen!

35! 11%!

13! 4%!

Bewezen!

7! 2%!

2! 0,6%!

Bewezen!

3! 0,8%!

1! 0,3%!

Bewezen!

Niet! voldoende! bewezen!

113!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Stelling! resultaat.! Een!goede!sturing!heeft! een!positieve!invloed!op! de!succesbeleving!van!het! project.! Een!goede!opdrachtgever! en!projectmanager! managen!de! verwachtingen!waardoor! doorlopend!het!beeld!van! het!opgeleverde!resultaat! zo!dicht!mogelijk!bij!het! uiteindelijke!resultaat! blijft.! Er!is!sprake!van!een!goede! projectsturing!als!alleen! die!wijzigingen!worden! doorgevoerd!die! noodzakelijk!zijn!voor!de! acceptatie!van!het! resultaat.!

Helemaal! mee!eens!

Enigszins! mee!eens!

Enigszins! mee!oneens!

Helemaal! mee!oneens!

Resultaat!

195! 53%!

157! 43%!

10! 3%!

5! 1%!

Bewezen!

215! 61%!

126! 36%!

8! 2%!

2! 0,6%!

Bewezen!

64! 21%!

125! 42%!

73! 25%!

36! 12%!

Niet! voldoende! bewezen!

13.3.7 Deelhypothese:!Een!respondent!is!meer!tevreden!over!de!juiste! opdrachtgevers!als!deze!een!bepaalde!set!van!competenties!heeft! Deze!deelhypothese!is!als!volgt!gemeten:!Er!is!gemeten!met!1!vraag!en!1!stelling.! Het!betreft!de!vraag!“Wat!zijn!volgens!jou!de!drie!belangrijkste!competenties!van! de!opdrachtgever!van!het!project?”!en!de!stelling!“Je!bent!tevreden!over!de! opdrachtgever!van!dit!project”!welke!is!uitgevraagd!met!een!52puntsschaal!die! loopt!van!‘helemaal!mee!eens’!tot!en!met!‘helemaal!mee!oneens’.!De!verwachte! uitkomst!is!getoetst!met!een!T2toets!op!basis!van!het!gemiddelde!van!de!stelling!‘Je! bent!tevreden!over!de!opdrachtgever!van!dit!project’.! Als!concreet!is!gevraagd!naar!de!belangrijkste!competenties!van!de!opdrachtgever,! worden!de!volgende!vier!competenties!het!meest!genoemd:! Stuurde!op!het!resultaat!! ! ! ! !(47%)! Stuurde!op!tijd!en!geld!! ! ! ! !(34%)! Had!verantwoordelijkheidsgevoel!! ! ! !(33%)! Was!realistisch!qua!uitvoering!en!implementatie!! !(33%)! ! Wanneer!gekeken!wordt!naar!de!competenties!en!in!hoeverre!men!tevreden!is!over! de!opdrachtgever!van!het!project!komen!drie!andere!competenties!naar!voren.!Met! andere!woorden,!de!tevredenheid!over!de!opdrachtgever!was!hoger!als!men!de! volgende!competenties!heeft!aangevinkt.!! !

114!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Creëerde!betrokkenheid! ! ! ! (1,79)''̃! Had!verantwoordelijkheidsgevoel! ! ! (1,96)! Was!realistisch!qua!uitvoering!en!implementatie! (2,00)! ~=%1%=%helemaal%mee%eens%% %%%5%=%helemaal%mee%oneens%

! Naast!eerder!genoemde!drie!competenties!welke!belangrijk!worden!gevonden!ten! opzichte!van!de!tevredenheid!over!de!opdrachtgever,!kan!ook!gekeken!worden! naar!de!drie!competenties!waarbij!de!tevredenheid!het!minst!was.!Deze!drie! competenties!zijn:! Was!de!baas*!! ! ! ! ! (3,07)''̃! Koos!zelf!zijn!projectmanager*! ! ! (2,98)! Stuurde!op!tijd!en!geld*! ! ! ! (2,53)! *=!significant!verschillend!t.o.v.!de!drie!belangrijkste!competenties!

Kortom,!als!men!vraagt!welke!competentie!het!belangrijkste!is,!zegt!men!‘stuurde! op!het!resultaat’.!Wanneer!de!competenties!worden!afgezet!tegen!de!tevredenheid! van!de!opdrachtgever!dan!is!‘creëerde!betrokkenheid’!het!belangrijkst.! 13.3.8 Deelhypothese:!Een!project!met!een!doelarchitectuur!zal! succesvoller!zijn!dan!een!project!zonder!doelarchitectuur! Er!is!in!eerste!instantie!gemeten!met!twee!stellingen!welke!ook!met!een! vijfpuntsschaal!gemeten!zijn.!Het!gaat!om!de!stelling!“Het!project!werd!met!een! doelarchitectuur!uitgevoerd”!en!de!stelling!“het!project!was!succesvol”.! Uit!de!enquête!blijkt!dat!266!projecten!met!een!doelarchitectuur!of!met!een!zekere! mate!van!doelarchitectuur!zijn!gebouwd!Hiervan!zijn!233!projecten!succesvol!of! enigszins!succesvol!afgerond!Dit!is!88%.!! ! 45!projecten!zijn!zonder!doelarchitectuur!of!met!minimale!doelarchitectuur! gebouwd.!Hiervan!zijn!32!projecten!succesvol!of!enigszins!succesvol!afgerond.!Dit!is! 71%.!Dit!is!geen!duidelijk!verschil!(88–!71!=!17%).! ! Echter!als!we!een!derde!stelling!“Er!was!een!architect!betrokken”!meenemen!in!de! meting,!dan!ontstaat!er!wel!een!verschil.!Bij!24!van!de!45!projecten!waarbij!niet!of! nauwelijks!een!doelarchitectuur!aanwezig!was,!was!wel!een!architect!betrokken.! Van!deze!24!projecten!zijn!10!projecten!succesvol!of!enigszins!succesvol.!Dit!is!42%.! Het!verschil!is!nu!(88%!2!42%!=!46%).!Hieruit!wordt!geconcludeerd!dat!een!project! waarbij!doelarchitectuur!wordt!gebruikt!en/of!een!architect!betrokken!is,! succesvoller!is.!!

!

115!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! 13.3.9 Deelhypothese:!Succes!en!succesbeleving!van!het!project!zijn!hoger! als!de!respondent!en!team!waren!toegerust!voor!hun!taak! Er!is!gemeten!met!drie!stellingen.!Het!gaat!om!de!stelling!“Je!was!voldoende! bekwaam!voor!jouw!rol!in!het!project”,!de!stelling!“Het!team!was!voldoende! bekwaam!om!het!project!uit!te!voeren”!en!de!stelling!“Het!project!was!succesvol”.! ! De!eerste!twee!stellingen!zijn!de!onafhankelijke!variabelen!en!“succes!van!het! project”!is!de!afhankelijke!variabele.!Wanneer!een!meervoudige!lineaire!regressie! wordt!verricht,!blijkt!zowel!het!model!als!beide!onafhankelijke!variabelen!significant! te!zijn.!Beide!onafhankelijke!variabelen!zijn!positieve!voorspellers.!De!regressie! verklaart!bijna!30%!van!de!variantie.! ! Het!gevonden!model!is!dat!Succesvol!project!=!0,52!+!0,27!x!bekwaamheid!jezelf!+! 0,48!x!bekwaamheid!team.!! ! Kortom,!zowel!individuele!bekwaamheid!als!de!bekwaamheid!van!het!team!zijn! positieve!voorspellers!van!het!succes!van!het!project.!Hierbij!is!heeft!bekwaamheid! van!het!team!een!grotere!invloed!dan!de!individuele!bekwaamheid.! 13.3.10 Deelhypothese:!Tegengestelde!belangen!in!een!team!zorgen! voor!een!beter!eindresultaat,!zolang!er!consensus!bereikt!kan! worden! De!beheerafdelingen!hebben!als!doelstelling!zoveel!mogelijk!stabiliteit!en! beheerbaarheid!na!te!streven!en!komen!liever!niet!aan!zaken!die!het!goed!doen,! terwijl!projectteams!verder!vooral!iets!nieuws!willen!neerzetten,!zowel!qua! functionaliteit!als!qua!techniek.!De!deelhypothese!is!gemeten!door!te!kijken!naar!de! antwoorden!op!de!stelling!“De!beheerafdelingen!waren!betrokken!in!het! project(team)”!en!de!stelling!“Er!was!een!gezamenlijk!doel!dat!behaald!ging!worden! met!dit!project”.!Hierbij!is!gekeken!of!deze!stellingen!positief!worden!beantwoord! (‘Helemaal!mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’).!Deze!combinatie!zou!tot!een!beter! resultaat!moeten!leiden!op!de!vraag!of!het!project!succesvol!was!dan!als!deze! combinatie!niet!gemaakt!wordt.! ! Van!de!381!respondenten!hebben!311!aangegeven!dat!hun!project!succesvol!was.! In!228!gevallen!was!beheer!betrokken!(er!waren!tegenstrijdige!belangen)!en!in!216! gevallen!daarvan!werd!er!ook!nog!een!gezamenlijk!doel!nagestreefd.!Dat!gaat!dan! om!69%!van!het!totaal!aantal!succesvolle!projecten.!Van!de!311!succesvolle! projecten!was!in!44!gevallen!beheer!niet!betrokken!(er!waren!dus!geen! tegenstrijdige!belangen).!Van!de!44!hadden!43!projecten!een!gezamenlijk!doel.!Dit!

116!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! is!14%!van!het!totaal!aantal!succesvolle!projecten.!Het!verschil!is!significant!(69%!2! 14%).!Hiermee!is!deze!hypothese!bewezen.! 13.3.11 Deelhypothese:!Zowel!de!hoeveelheid!wijzigingen!die! geaccepteerd!zijn!en!vertraging!door!wijzigingen!zijn!beide! negatieve!voorspellers!van!het!succes!van!een!project! Als!de!twee!variabelen!“veel!wijzigingen!geaccepteerd”!en!“werd!vertraagd!door! veel!wijzigingen”!als!onafhankelijke!variabelen!en!‘succes!van!het!project’!als! afhankelijke!variabele!samen!in!een!meervoudige!lineaire!regressie!worden! onderzocht,!blijkt!zowel!het!model!als!beide!coëfficiënten!van!de!onafhankelijke! variabelen!significant!te!zijn.!Beide!onafhankelijke!variabelen!hebben!een!negatief! effect.!Het!aantal!respondenten!dat!antwoord!heeft!gegeven!op!bovenstaande! vragen!is!374.!De!regressie!verklaart!9,5%!van!de!variantie.!Dit!is!aan!de!lage!kant.!! ! Het!model!is:!Succesvol!project!=!2,55!–!0,13!x!veel!wijzigingen!geaccepteerd!–!0,14! x!vertraging!door!wijzigingen.!Uit!deze!analyse!wordt!geconcludeerd!dat!naarmate! het!project!meer!vertraagd!wordt!door!wijzigingen,!het!projectsucces!daalt.! 13.3.12 Deelhypothese:!Als!er!een!gezamenlijk!doel!wordt!beleefd! zijn!er!meer!teamnormen!en!is!het!groepsdenken!hoger!is! Van!de!381!respondenten!hebben!34!aangegeven!dat!het!project!niet!succesvol! was.!In!15!gevallen!was!beheer!betrokken!(er!waren!tegenstrijdige!belangen)!en!in! 11!gevallen!daarvan!werd!er!ook!nog!een!gezamenlijk!doel!nagestreefd.!Dit!is!32%! van!het!totaal!aantal!niet!succesvolle!projecten.!! ! Van!de!34!niet!succesvolle!projecten!was!in!15!gevallen!beheer!niet!betrokken!(er! waren!geen!tegenstrijdige!belangen)!en!in!9!gevallen!werd!een!gezamenlijk!doel! nagestreefd.!Dit!is!26%!van!het!totaal!aantal!niet!succesvolle!projecten.!! ! De!hypothese!dat!een!gezamenlijk!doel!nastreven!een!positief!effect!heeft!op!het! succes!van!het!project!is!als!volgt!onderzocht:!347!respondenten!vinden!dat!er!een! gezamenlijk!doel!werd!nagestreefd.!Daarvan!vinden!277!respondenten!dat!er! afspraken!gemaakt!werden!over!het!werk,!29!niet!,!247!respondenten!dat!men! werd!aangesproken,!31!niet!en!227!respondenten!dat!er!afspraken!over!de! communicatie!waren!gemaakt,!50!niet.!! ! 18!respondenten!vinden!dat!er!geen!gezamenlijk!doel!werd!nagestreefd.!Daarvan! vinden!10!respondenten!dat!er!afspraken!werden!gemaakt!over!het!werk!en!3!niet! 6!respondenten!dat!men!werd!aangesproken,!7!niet!en!9!respondenten!dat!er! afspraken!over!de!communicatie!waren!gemaakt,!4!niet.! ! !

117!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Tabel!13!Teamnormen!en!gezamenlijk!doel!

Gezamenlijk! doel!

Afspraken!over! werk!

Men!sprak!elkaar! aan!

Afspraken!over! communicatie!

Ja!(347)! Nee!(18)!

277!(79,8%)! 10!(55,6%)!

247!(71,2%)! 6!(33,3%)!

227!(65,4%)! 9!(50,0%)!

! Hiermee!is!deze!deelhypothese!bewezen.! 13.3.13 Deelhypothese:!Opdrachtgevers!hebben!een!hogere! succesbeleving!als!de!projectmanager!het!project!goed!heeft! aangestuurd! Alleen!respondenten!die!de!rol!van!opdrachtgever!hebben,!zijn!meegenomen.!De! vraag!“Wat!was!jouw!belangrijkste!rol!in!het!project”!is!beantwoord!met! “Opdrachtgever”.!40!respondenten!hebben!de!rol!van!opdrachtgever!uitgevoerd.! Dit!is!11%.!! ! Respondenten!waren!tevreden!over!de!wijze!waarop!de!projectmanager!de! verwachtingen!heeft!gemanaged!als!op!deze!stelling!is!geantwoord!met!‘Helemaal! mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’.!Dit!waren!31!respondenten.!Van!deze!31!vonden! 26!respondenten!het!project!succesvol!(de!stelling!“Het!project!was!succesvol”!is! beantwoord!met!‘Helemaal!mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’).!Dit!is!84%.! Niet!tevreden!waren!respondenten!bij!de!antwoorden!‘Helemaal!mee!oneens’!en! ‘Enigszins!mee!oneens.’.!Dit!was!1!respondent.!Deze!respondent!vond!het!project! niet!succesvol.!Dus!0%!vond!het!project!succesvol.!8!respondenten!hebben! geantwoord!met!‘Weet!niet/niet!van!toepassing’!of!‘Niet!eens/niet!oneens’.!Deze! zijn!buiten!de!meeting!gehouden.!Dit!is!een!heel!duidelijk!verschil!(84!–!0!=!84%)! Respondenten!waren!tevreden!over!de!aansturing!van!de!projectmanager!als!op! deze!stelling!is!geantwoord!met!‘Helemaal!mee!eens’!of!‘Enigszins!mee!eens’.!Dit! waren!32!respondenten.!Van!deze!32!respondenten!vonden!29!het!project! succesvol.!Dit!is!90%.! ! Respondenten!waren!niet!tevreden!over!de!aansturing!door!de!projectmanager!bij! de!antwoorden!‘Helemaal!mee!oneens’!of!‘Engiszins!mee!oneens’.!Dit!waren!3! respondenten.!Van!deze!3!respondenten!vond!1!het!project!succesvol.!Dit!is!33%.! Deze!aantallen!zijn!te!klein!om!conclusies!aan!te!verbinden.! ! Hiermee!is!de!deelhypothese!bewezen!indien!om!het!positieve!verband!wordt! gevraagd.!Discutabel!is!dat!uit!tegenovergestelde!vraagstelling!onvoldoende! materiaal!beschikbaar!is.!!

118!!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! 13.3.14 Deelhypothese:!De!resultaten!van!een!project!zijn!beter!te! beoordelen,!een!tijd!na!de!implementatie! 237!van!de!381!respondenten!zijn!het!eens!met!de!stelling!“Je!kunt!het!beste! bepalen!of!een!project!succesvol!is!een!tijd!na!de!implementatie”.!Dit!is!62%.!118! van!de!381!respondenten!zijn!het!eens!met!de!stelling!“Je!kunt!het!beste!bepalen!of! een!project!succesvol!is!op!het!moment!van!de!implementatie”.!Dit!is!31%.!Dit!is! een!groot!verschil,!waarmee!deze!deelhypothese!is!bewezen.!

13.4 Extra!informatie!uit!exploratieve!onderzoek! In!het!exploratieve!onderzoek!zijn!een!aantal!onderwerpen!extra!uitgevraagd,! bijvoorbeeld!wat!volgens!de!respondenten!de!belangrijkste!kenmerken!van! succesvolle!ICT2projecten!zijn.!Ook!zijn!vragen!gesteld!over!interventies!en!wie!het! best!kan!bepalen!of!een!project!succesvol!is.!Hieronder!zijn!de!resultaten!van!deze! vragen!verzameld.! 13.4.1 Belangrijkste!kenmerken!volgens!de!respondenten! In!de!vragenlijst!is!de!respondenten!gevraagd!om!spontaan!de!belangrijkste! kenmerken!van!succesvolle!of!niet!succesvolle!ICT2projecten!te!noemen.!Deze! antwoorden!zijn!gecategoriseerd!en!waar!nodig!geüniformeerd!en!vervolgens! geteld.!Dat!levert!het!volgende!resultaat!op:! ProjecEechniek:" 6projecEype" 6doelarchitectuur"" 6duur"ontwikkeling" 6aantal"wijzigingen" Organisatorische"variabelen:" 6cultuur" 6mate"van"formaliteit/bureaucra;e" 6bedrijfstak" 6strategische"belang"van"ICT" Betrokken ?heid( klant((19)(

Samenwer? king(( gebruiker( (20)(

3" "

Cross6func;onele"variabelen:" 6integra;e" 6poli;ek"overwicht"van"een"afdeling"

Ondersteuning"doel"door" ICT6awareness"

Opdracht?( Sturing:" gever((31)( 6teamnormen" 6zachte"afspraken" 6opdrachtgever/0pdrachtnemer" Sturing( (33)(

Interpersoonlijke" samenhang"

4"

Commu? nica3e( (19)(

Groepsdenken" "

Samen? werking( (31)(

Team( (53)(

Iden;teit"

Klant? tevreden heid( (34)(

2" Resultaat( geleverd((87)(

" " 1"

Externe"nieuwe"projectpresta;es:" 6winstgevendheid" 6marktsucces"door" """6invulling"kwan;ta;eve"BC" """6invulling"kwalita;eve"BC" Interne"nieuwe"projectpresta;e:" 6teamlid"tevredenheid" 6succesbeleving"

Binnen( budget( (36)(

Conform( require? ments( (36)(

Op(3jd( (75)(

Binnen( scope( blijven( (19)(

!

Figuur!17!Belangrijkste!kenmerken!succesvolle!ICT`projecten!volgens!respondenten!

! Respondenten!die!het!project!verderop!als!succesvol!hebben!beoordeeld!komen! spontaan!met!de!volgende!antwoorden:! resultaat!geleverd!(87x)! op!tijd!(75x)!! !

119!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! goed!team!(53x)!

conform!(gewijzigde)!requirements! (31+5x)! klanttevredenheid!(34x)! samenwerking,!van!het!team!(16+15x)! samenwerking!met!de!gebruiker!(20x)! communicatie!(19x)! !

binnen!budget!(35x)! sturing!(33x)! opdrachtgever!(31x)! binnen!scope!blijven!(19x)! betrokkenheid!klant!(15)! ! Respondenten!die!een!project!niet!succesvol!vonden!gaven!de!volgende! belangrijkste!kenmerken!waarom!dat!zo!was:! requirements!(8x)! niet!op!tijd!(6x)! sturing!(4x)! gebrek!aan!betrokkenheid!van!de!klant!(3x)! communicatie!(3x)! resultaat!(3x)! klanttevredenheid!(2x)! kwaliteit!(2x)! samenwerking!gebruiker!(2x)! structuur!(2x)! slecht!team!(1x)! ! 13.4.2 Interventies! 253!van!de!381!respondenten!hebben!aangeven!dat!een!(of!meer)!interventie!is! gedaan!op!het!project.!16!van!de!253!respondenten!hebben!aangegeven!dat!ze!niet! weten!of!de!interventie!het!gewenste!effect!heeft!opgeleverd.!Deze!16!worden!niet! meegenomen!in!deze!meting.!209!interventies!hebben!het!gewenste!effect! opgeleverd.!Dit!is!88%.!28!interventies!hebben!niet!het!gewenste!succes! opgeleverd.!Dit!is!12%.!(Bij!vraag!11!wordt!de!rol!van!de!respondent!uitgevraagd.! Daarbij!is!de!optie!gegeven!om!het!antwoord!‘Anders,!namelijk’!te!geven!met! daarna!een!vrij!tekstveld.!In!een!aantal!gevallen!is!deze!optie!gekozen!en!daarna! een!rol!gegeven!die!geschaard!kan!worden!onder!één!van!de!voor!ingevulde!rollen.! Deze!data!is!hierop!gecorrigeerd.!Dit!is!in!de!database!aangegeven!door!de!data! italic!te!maken!en!het!vrije!tekstveld!ingevuld!te!laten.!De!combinatie!van!vrije!tekst! veld!gevuld!en!niet!het!antwoord!‘Anders,!namelijk’!bij!vraag!11!geeft!hierbij!de! gevallen!aan.)! ! Tabel!14!Interventies!in!exploratief!onderzoek!

Rol!

Aantal! Percentage! interventies!

Gewenst! effect!=!! JA!

Gewenst! effect!=! NEE!

Opdrachtgever! Projectmanager! Projectteam!

59! 114! 33!

51! 101! 31!

8! 13! 2!

120!!

24,9! 48,1! 13,9!

Kaleidoscope!voor!succesvolle!ICT2projecten,!bijlagen! ! Rol!

Aantal! Percentage! interventies!

Gewenst! effect!=!! JA!

Gewenst! effect!=! NEE!

Eindgebruiker! Beheer! Architect! Directie! Stuurgroep! Senior!supplier!+! opdrachtgever!samen!

10! 6! 2! 2! 8! 3!

4,2! 2,5! 0,8! 0,8! 3,4! 1,3!

8! 6! 1! 1! 6! 3!

2! 0! 1! 1! 2! 0!

Totaal!

237!

100!

208!

29!

! Hiermee!is!bewezen!dat!de!meeste!interventies!worden!gedaan!door!de! opdrachtgever!en!de!projectmanager!(73%).!Van!deze!interventies!levert!88%!het! gewenste!resultaat!op.! 13.4.3 Wie!kan!bepalen!of!het!project!succesvol!is?! De!respondenten!hebben!de!volgende!antwoorden!gegeven!(er!waren!meerdere! antwoorden!per!respondent!mogelijk):! ! Tabel!15!Welke!rol!kan!bepalen!of!een!project!succesvol!is?!

Rol!

Aantal!

Klant! Projectmanager! Team! Architect! Opdrachtgever! Beheer! Gebruiker! Allemaal! Anders!

166! 45! 56! 12! 217! 75! 191! 53! 15!

! !

!

121!

Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten

Beiden zijn we werkzaam in de ICT, Barbera als manager van de afdeling ICT Beheer en Ontwikkeling bij PGGM en Roos als programmamanager bij Delta Lloyd. Voor beiden is het onderdeel van het dagelijkse werk om te voorkomen dat er geld wordt uitgegeven in ICT-projecten zonder bruikbare resultaten. Toen we in 2012 begonnen met ons onderzoek vroegen we ons af: ‘waarom zijn sommige projecten wel succesvol en waardoor komt dat?’ Intrinsiek weten we aan het begin van een project wel of het gaat slagen of niet. Het bekende onderbuikgevoel, als we daar naar luisteren, is een goede indicator. Maar harde bewijzen hebben we aan het begin van een project als je maar weet waar je naar moet kijken. Het hulpmiddel dat we hiervoor hebben ontwikkeld, de projectkaleidoscope, helpt je om vanuit diverse je kunt toepassen om de kans op succes te vergroten.

B. Dado & R. Dahmen

ISBN: 978-90-5335-648-7

! Dahmen_Omslag.indd 1

Kaleidoscope voor succesvolle ICT-projecten

Recommend Documents