ICTU biedt 10 principes voor succesvolle projecten

ICTU biedt 10 principes voor succesvolle projecten De conclusies die de Commissie Elias trekt uit ‘problematische’ ICT-projecten zijn herkenbaar en bruikbaar. Maar bieden ze ook voldoende garantie voor een succesvol ICT-project? De Commissie Elias richt zich vooral op ’bouwen we het product op een goede manier?’. ICTU vindt de vraag ’bouwen we het goede product?’ minstens even belangrijk. ICTU omarmt de lessen van de Commissie en heeft ze aangevuld met haar eigen lessen en ervaringen en zo haar eigen tien ‘ICTU-principes’ verzameld als leidraad voor succesvolle projecten voor haarzelf, maar vooral ook om te delen.

Inleiding Het beeld van een ‘ICT-project’ waarin hoge kosten worden gemaakt zonder de eigenlijke doelen te bereiken, is hardnekkig. De projecten duren lang en tegen de tijd dat ze zijn afgerond, blijkt de wereld niet stil te hebben gestaan. Aan het einde blijkt dat wat oorspronkelijk werd beoogd slechts gedeeltelijk mogelijk is door technische of juridische hindernissen of toegenomen kosten. Dit beeld geldt voor veel toepassingsgebieden van ICT, zo ook voor de overheid. Om uit te vinden wat er misgaat, en hoe daar iets aan te doen, heeft de Tweede Kamer een commissie ingesteld onder leiding van Ton Elias. Die commissie heeft een reeks grote ICT-projecten van de overheid, die zijn ‘mislukt’ of waarvan een succesvolle afloop niet verzekerd is (waarbij overigens ICT lang niet altijd het struikelblok is), onder de loep genomen en op 15 oktober 2014 een rapport gepresenteerd. De commissie bevestigt het ontstane beeld dat het bij een project met een aanzienlijke ICTcomponent – vaak kortweg ‘ICT-project’ genoemd – behoorlijk kan misgaan. Ze geeft tevens een aantal aanbevelingen die toekomstige mislukkingen moeten voorkomen. De hoofdlijn van de aanbevelingen is meer controle te nemen en te krijgen. Het kabinet ondersteunt die lijn, zo blijkt uit de reactie van 30 januari 2015: er is op dat terrein nog veel te verbeteren. Control, governance, projecten programmamanagement: zij moeten mislukkingen voorkomen. Een nieuw Bureau ICTToetsing (BIT) gaat op stapel staande ICT-projecten van een bepaalde omvang of risicoprofiel toetsen op hun kans van slagen. Maar lost dat alles op? Is het probleem uitsluitend gelegen in een gebrek aan beheersing? Welke factor speelt vakmanschap? En wat is eigenlijk een ‘succesvol ICT-project’? ICTU formuleert in dit essay, op basis van haar eigen ervaring en geleerde lessen, een leidraad in de vorm van tien ‘ICTUprincipes’.

ICT-projecten en ICTU ICT-projecten binnen de overheid vinden plaats onder druk van externe krachten. Er is niet zelden een politieke of ambtelijke druk om binnen bepaalde deadlines een zichtbaar resultaat te realiseren. Vaak wordt daarbij vooraf al zelfs een concrete oplossing of product genoemd -’We hebben een centraal register nodig!’-, in plaats van te benoemen wat het doel is en welke ondersteuning en

Juli 2015 | ICTU | Dit essay omvat een aantal ‘ICTU-principes’, geïnspireerd door de lessen van de Commissie Elias en verzameld op basis van eigen ervaringen en geleerde lessen.

functionaliteit nodig zijn (‘De expert wil een overzicht van alle relevante informatie voor zijn besluit’).

Er wordt dan al snel gezegd: zo niet, dan toch, hoe onrealistisch de doelstellingen ook zijn. Er zijn verschillende voorbeelden van ICT-producten die op deze manier gemaakt lijken te zijn: producten die onder politieke druk zijn toegezegd en ogenschijnlijk een probleem aanpakken, maar in de praktijk slechts symptomen bestrijden. ‘Operatie geslaagd, maar de patiënt lag in een andere kamer’. Er is geen aanleiding om aan te nemen dat dergelijke politieke en ambtelijke druk kan verdwijnen, te meer omdat zij ook volgt uit ons democratische proces. ICTU bouwt sinds 2001 mee aan de digitale overheid. ICTU voert daarbij in de regel andersoortige opdrachten uit dan waar de Commissie Elias zich op heeft gericht. Wel heeft ICTU, als organisatie ‘van en voor de overheid’, in de loop van de tijd diverse ICT-projecten van nabij gevolgd en in eigen projecten vergelijkbare, leerzame ervaringen opgedaan. De nadruk van de Commissie Elias ligt op gefaalde projecten. Vanuit haar ervaring weet ICTU echter dat ook uit succesvol verlopen projecten belangrijke lessen te leren zijn; die projecten zijn immers uitgevoerd binnen de context van de overheid en bleken wel in staat om tot succes te leiden. ICTU is ervan overtuigd dat, naast aandacht voor controle en beheersing, ook vakmanschap, structurele borging van productkwaliteit en ‘kwaliteit in gebruik’ bepalend zijn voor het succes van ‘ICT-projecten’.

Wat is succes? Een project dat binnen de gestelde grenzen van tijd en geld is afgerond, levert niet noodzakelijk ook een goed product. Waar de Commissie Elias zich vooral richt op ‘bouwen we het product op een goede manier?’, is voor ICTU de vraag ‘bouwen we het goede product?’ minstens even belangrijk. Er is meer nodig dan bewaking van budgetten, doorlooptijd, standaarden en KPI’s om een project en een product succesvol te maken. Het gaat ook om het realiseren van beoogde doelen in de juiste


context, om de noodzakelijke verandering in de werkprocessen waarbinnen het product gebruikt gaat worden en om de juiste ‘gebruikerservaring’. Kortom, het gaat om het daadwerkelijk oplossen van het probleem; ICT is daarbij een middel en geen doel op zich. ICTU heeft vanaf oprichting als opdracht de overheid te helpen met het succesvol laten verlopen van projecten en van acceptatie en ingebruikname van producten. Van een succesvol project is sprake als een product dat wordt gebouwd, in beheer wordt genomen, tevreden gebruikers heeft en het beoogde beleidsdoel realiseert. Dat gaat verder dan de opdracht aan ICTU , maar het is wel waar ze een bijdrage aan levert. Een product realiseren onder hoge tijdsdruk mag natuurlijk geen rechtvaardiging zijn voor een slecht product. De kunst is om zoveel mogelijk keuzes te maken die later niet tot obstakels leiden. Dit goed doen, vereist ervaring en vakmanschap. Het antwoord op de vraag ‘waarom zit dit product zo slecht in elkaar?’ mag nooit zijn ‘omdat het snel gerealiseerd moest worden’. Het komt regelmatig voor dat regelgeving pas in een laat stadium definitief is, wat leidt tot een hoge tijdsdruk voor ontwikkeling en kinderziektes in gemaakte oplossingen. Ook toezeggingen, bijvoorbeeld aan de Tweede Kamer, kunnen leiden tot onrealistische verwachtingen. Het opvoeren van de snelheid leidt onvermijdelijk tot het maken van keuzes; dat betekent dat het cruciaal is om consequenties van keuzes te overwegen en expliciet te maken en te laten onderschrijven door de verantwoordelijken.

Wendbaarheid Het uitgangspunt van ‘agile’ ofwel ‘wendbaar werken’ is het accepteren dat verandering onvermijdelijk is. Verandering in de wensen, verandering in het beleid, verandering in de inzichten, verandering in de techniek. Ritmes van beleidswijzigingen enerzijds en ICT-projecten anderzijds verschillen van elkaar. Door op zowel proces- als productniveau dit alles als gegeven te beschouwen, wordt een ICT-project en het daaruit resulterende product sneller een succes. Deze zienswijze kan, tot op zekere hoogte, beter rekening houden met de genoemde externe krachten en hun invloed. Ook daar geldt: accepteer het bestaan van die krachten en zorg dat het project en het product daar zo goed mogelijk mee kunnen omgaan. Een andere reden om te kiezen voor een agile aanpak, is dat blijkt dat het vooraf specificeren van eisen en wensen, zodanig dat er bij nadere uitwerking geen ‘licht’ tussenkomt, praktisch onmogelijk is. Regelmatig worden wensen en inzichten gaandeweg een innovatief ontwikkelproject met goede redenen bijgesteld. Veel van de ICT-producten van de overheid zijn ook bijzonder, zoals het kabinet in de reactie schrijft: “[het mislukken van ICT-projecten] is tot op zekere hoogte inherent aan het eenmalige en vernieuwende karakter van een belangrijk deel van deze projecten”. Bestaande methoden voor het besturen van projecten en programma’s zien veranderingen als ‘exceptions’ en worden vaak beleefd als tegenvallers. Een start met een gedetailleerd beschreven product en met in beton gegoten doelen, kaders en grenzen, verhindert dat de vraag ‘bouwen we het goede product?’ gaandeweg nog aan bod kan komen. Vandaar dat ICTU de voorkeur geeft aan de agile benadering voor haar projecten.


De BIT-regels Het voorgestelde Bureau ICT-Toetsing moet aan de hand van een tiental regels projecten, groter dan een bepaalde financiële omvang, gaan toetsen. De nadruk van de Commissie Elias op beheersing is goed herkenbaar in de BITregels. Alle ICT-projecten bij de overheid van een zekere omvang of bepaald risicoprofiel, moeten langs deze meetlat worden gelegd. De BIT-regels sluiten aan bij de werkwijze van ICTU. De toepasbaarheid en controleerbaarheid van de regels komt daarbij direct aan de orde. Hoewel ICTU de geest van de regels onderschrijft, ziet ze hier een afstand tussen probleem en werkbare oplossing, niet veel anders dan bij ICTprojecten zelf. Hoe meet je ‘draagvlak’ en ‘doormodderen’? Is het wel realistisch om eerst te reorganiseren voordat de daarbij benodigde hulpmiddelen beschikbaar zijn?

De BIT-regels 1.

Stel een zakelijke rechtvaardiging op waar alle belangrijke onderdelen om een besluit gedegen te kunnen nemen in voorkomen. 2. Toon de meerwaarde van het project aan voor de eindgebruiker en de samenleving. 3. Zorg voor draagvlak bij alle betrokken partijen, inclusief de eindgebruikers, en toets op organisatorische, bestuurlijke en technische haalbaarheid. 4. Reorganiseer en standaardiseer eerst de werkprocessen die met ICT worden ondersteund en ga pas daarna automatiseren. 5. Breng de technische, organisatorische en bestuurlijke risico’s en risicomaatregelen in kaart en elimineer «doormodderen» op voorhand. 6. Zorg ervoor dat de verantwoordelijkheid voor het budget én de opdracht bij één persoon liggen. 7. Faseer de ontwikkeling van het ICT-project zo efficiënt mogelijk en probeer daarbij per fase direct bruikbare producten op te leveren. 8. Sluit aan op de standaarden bij de rijksoverheid en toon de technische haalbaarheid aan. 9. Toon aan hoe er van het begin tot het einde van een project voor gezorgd wordt dat kritiek en tegengeluiden mogelijk zijn en ter harte genomen worden. Openheid en transparantie zijn hierbij het uitgangspunt. 10. Neem een heldere aanbestedingsstrategie op in de zakelijke rechtvaardiging.

Een andere vraag is: zijn deze regels voldoende waarborg voor succes? De regels zijn niet geschreven om de slagkracht en innovatie van de overheid te verminderen: welk risico is er dat met deze regels projecten ten onrechte worden afgekeurd? Om dat laatste te beproeven, is er gekeken naar een aantal projecten dat ICTU succesvol samen met overheden heeft uitgevoerd. Hierbij is sprake van tevreden gebruikers, een tevreden opdrachtgever en een systeem in productie. Er was een ‘noodzaak’ voor het betreffende systeem, maar zakelijke rechtvaardiging, aangetoonde meerwaarde en haalbaarheid zijn veelal vooraf niet onderzocht. De vereiste reorganisatie vooraf was vaak evenmin uitgevoerd. Het blijkt dat er meer nodig is voor ‘succes’ dan enkel een strenge bewaking van gemaakte afspraken. Regels, zoals die voor het BIT, moeten daarom met gezond verstand worden toegepast. De geest is daarbij vaak belangrijker dan de letter. Het moet geen plichtmatige invuloefening worden, waarbij betrokkenen zich er zo snel mogelijk vanaf willen maken. Geen BIT-In-Name-Only (BITINO) dus.

De tien ‘ICTU-principes’ voor succesvolle projecten Wat betekent het voorgaande voor ICTU, die ook projecten met een ICT-component binnen de overheid realiseert? Op basis van haar ervaringen heeft ICTU haar zienswijze voor eigen gebruik geformuleerd. Deze ‘tien ICTU-principes voor succesvolle projecten’, vormen een leidraad voor het werk bij ICTU.


Principe 1. Maak het project en de oplossing niet groter dan nodig Een succesvol ICT-project vereist een zakelijke rechtvaardiging, waarbij ook de meerwaarde voor de eindgebruiker en de samenleving wordt beschreven (BIT 1 + 2). Een inhoudelijke en maatschappelijke rechtvaardiging zijn essentieel; een zorgvuldige analyse van het probleem en duidelijk maken hoe de gekozen oplossing dit probleem oplost. Het project en de oplossing moeten zich beperken tot de essentie van het probleem en het beoogde effect. Vooraf meedenken dus om de ’vraag achter de vraag’ te achterhalen, blijven meedenken om op koers te blijven en helpen om een groot project in beheersbare delen te knippen.

Principe 2. Specificeer functioneel en besteed functioneel aan In plaats van de oplossing op voorhand tot in detail uit te werken, is het advies om functioneel te specificeren: niet ‘hoe moet het eruit zien’, maar ‘wat moet het doen’. Dit helpt de opdrachtgever om de vraag functioneel, en niet instrumenteel, te formuleren. Dit staat naast een scherpe afweging ‘make or buy’, waarbij het maken altijd gebeurt onder eigen regie.

Principe 3. Zorg dat het product in vruchtbare grond landt Tegelijk met het ontwikkelen van het ICT-product, worden werkprocessen aangepast. Er is draagvlak nodig bij alle belangrijke belanghebbenden. Dit begint met het toetsen van de maatschappelijke, organisatorische en bestuurlijke haalbaarheid en het in kaart brengen van de relevante risico’s en maatregelen (BIT 3 + 4 + 5). Hierbij hoort het expliciet aandacht geven aan belangrijke politieke en maatschappelijke thema’s, zoals privacybescherming, beveiliging en duurzaamheid. Instrumenten hiervoor zijn onder meer procesmanagement, stakeholdersmanagement, ‘user experience’ et cetera. Het gaat hier om de mensen én de werkprocessen. ICT is slechts een middel, dat aantoonbaar moet bijdragen aan het realiseren van de beoogde doelen en moet landen in vruchtbare grond.

Principe 4. Besteed slim aan op basis van ervaringen uit het verleden Goed en effectief aanbesteden is meer dan regels volgen; een slimme aanbestedingsstrategie maakt het verschil (BIT 10). Kwaliteit wordt geleverd door goede mensen. De kunst van het selecteren is dus een factor van belang. Het is belangrijk om zowel goede als slechte ervaringen met ingehuurde bedrijven en medewerkers mee te nemen in beoordelingen en deze vast te leggen voor de toekomst.

Principe 5. Toets de technische haalbaarheid en het voldoen aan standaarden en referentiearchitecturen De technische haalbaarheid van een oplossing wordt vooraf en gaandeweg ingeschat door medewerkers zelf, maar ook door inzet van expertise in hun netwerk. Toets of producten voldoen aan de relevante, voor overheden verplichte standaarden (BIT 8) en kijk daarbij altijd of oplossingen binnen relevante referentiearchitecturen (NORA, GEMMA, et cetera) passen. Hierbij geldt het uitgangspunt: ‘pas toe of leg uit’. Daar waar de haalbaarheid of het voldoen aan standaarden in het geding zijn, is tijdig overleg met de opdrachtgever cruciaal.

Principe 6. Zorg voor structurele kwaliteitsbewaking van proces en product De kwaliteit van het product structureel bewaken en borgen in het proces. Dit geldt voor de softwarekwaliteit en kwaliteit van documentatie, maar ook voor de gebruikskwaliteit. Dit kan door


kwaliteit in meetbare termen te definiëren, door onafhankelijke kwaliteitscontrole en door gebruikerstesten.

Principe 7. Werk in een ‘open keuken’ Feedback van experts en belanghebbenden is essentieel voor realiseren van kwaliteit. Zowel op detailniveau, als op het niveau van de hoofdlijnen van de opdracht. ‘Agile’ werken biedt de ruimte voor feedback in het ontwikkelproces en biedt opdrachtgevers transparantie met betrekking tot zowel het product, als het proces, inclusief hoe ‘kritiek en tegengeluiden ter harte worden genomen’ (BIT 9). Bij het principe van een ‘open keuken’ hoort ook het beschikbaar stellen van programmatuur en ontwerpen voor hergebruik door en kennisoverdracht aan andere overheden.

Principe 8. Blijf wendbaar Accepteer veranderingen in de context van een project. Faseer de productontwikkeling efficiënt, waarbij elke fase een bruikbaar (tussen)product oplevert (BIT 7). Dit kan met agile werkvormen, die een wendbare aanpak mogelijk maken met modulaire oplossingen. Veel overheidsprojecten, en dus ook de projecten die ICTU uitvoert, zijn in feite ketenprojecten. In deze projecten met autonome organisaties is een wendbare aanpak essentieel. Het omgaan met veranderingen is onderdeel van het proces en van de specificaties van het product. Het gaat erom duidelijk te maken waar keuzes liggen. En waar nodig proces en product aan de hand van veranderscenario’s te toetsen.

Principe 9. Begin niet zonder een realistische planning of realistische specificatie Het is aan de opdrachtgever op hoofdlijnen, realistische plannen te hebben en/of een realistische specificatie. Het moet mogelijk zijn het resultaat te leveren binnen de gestelde grenzen. Is dit er (nog) niet, is het aan de opdrachtnemer dit duidelijk te maken en mee te denken hoe hieraan wel voldaan kan worden.

Principe 10. Beschouw de volledige levensloop van een product Besteed vroegtijdig aandacht aan de fase die volgt nadat het product is ontwikkeld en opgeleverd: de implementatie, het onderhoud en het beheer, maar ook het mogelijke hergebruik door anderen. De baten van een gerealiseerde oplossing worden immers pas werkelijkheid bij voldoende en effectief gebruik. Betrek daarom gebruikende en beherende partijen in een vroeg stadium en zorg dat zij een eigenaar hebben aangewezen die de organisatie kan inrichten voor ontvangst. Afhankelijkheden dienen te worden meegegeven aan de beheerpartijen. Het gaat om de volledige levensloop ‘van de wieg tot het graf’, dus inclusief doorontwikkeling, onderhoud en onderliggende systemen. Het totale landschap moet in kaart zijn.

Tot slot ICTU is ervan overtuigd dat de slaagkans van ICT-projecten bij de overheid omhoog kan: met gezond verstand en met oog voor kwaliteit, realiteit en omgeving. Deze tien ICTU-principes hebben we ontwikkeld vanuit uit eigen ervaringen en lessen. Lessen die we samen leerden met opdrachtgevers binnen de overheid. Met leren zijn we nooit klaar, en daarom blijven we graag in dialoog over hoe we samen het succes van ICT-projecten kunnen blijven verbeteren. Reacties zijn welkom. Mark van Elswijk, adviseur ICTU, in samenwerking met Nanja Appel, Rein During, Jaap Korpel, Xander van der Linde en Berend Timmer.


Een keurig binnen tijd en geld opgeleverd product...

‘ICTU geïnspireerd door de lessen essen van de Commissie Elias en Juli 2015 | ICTU | Dit essay omvat een aantal ‘ICTU-principes’, verzameld op basis van eigen ervaringen en geleerde lessen.

ICTU biedt 10 principes voor succesvolle projecten

Recommend Documents