Kaba Város Önkormányzata. Pályázati intézkedési terület:

Kaba Város Önkormányzata

Pályázati intézkedési terület: Az önkormányzati feladatok átalakítása által érintett szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata, újraszervezése, a kapcsolódó szervezeti szabályzatok felülvizsgálata; három kiválasztott folyamat átszervezése, optimalizálása

Dokumentum: Tanácsadói dokumentum I.

ÁROP-1.A.5-2013-2013-0052

TARTALOMJEGYZÉK

BEVEZETÉS ................................................................................................................................................ 3 FOLYAMATOK ELEMZÉSE ..................................................................................................................... 5 KÖTELEZŐ ÖNKORMÁNYZATI FELADATOK, TEVÉKENYSÉGEK FELÜLVIZSGÁLATA ÉS SZAKMAI JAVASLATOK ......................................................................................................................... 6 AZ ÁTTEKINTÉSRE ÉS FEJLESZTÉSRE SZÁNT TERÜLETEK FELELŐSSÉGI MÁTRIXA .......... 23 ELSŐ KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: KÜLSŐ SZERVEZETEK TÁMOGATÁSI FOLYAMATA ... 25 KÜLSŐ SZERVEZETEK TÁMOGATÁSI FOLYAMATÁNAK SZAKMAI FELÜLVIZSGÁLATA ... 28 MÁSODIK KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: IKTATÁS ........................................................................ 29 HARMADIK KIVÁLASZTOTT FOLYAMAT: DÖNTÉSHOZATAL .................................................... 32

Bevezetés Kaba Város Önkormányzatánál a „Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára” elnevezésű programban a működési folyamatrendszer átvilágítása, működési folyamattérkép kidolgozására irányuló projekt keretében megtartott work-shopok és vezetői konzultációk tartalmi összegzését és eredményeit adjuk át jelen dokumentumban. Az előző tanácsadási rendezvények során befejeztük a szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálatát, három kiválasztott folyamat áttekintését és a jelenleg felmerülő problémák vizsgálatát. Áttekintettük az Önkormányzat hatókörében lévő szervezetek folyamatait és kölcsönhatásait a teljes kép megalkotásának érdekében.. Meglehetősen sok szakmai és támogató folyamatot vizsgáltunk meg közösen az Önkormányzat dolgozóival. Így a pénzügyi és költségvetési, a stratégia-tervezési, a belső ellenőrzés és kontrolling folyamatát, valamint a pályázatírási, az ügyfélszolgálattal kapcsolatos folyamatokat is. Részleteiben dolgoztunk a következő kérdésekkel: • Településüzemeltetés szervezeti átalakítása; • Pályázati folyamatok újragondolása; • Belső ellenőrzés folyamatának vizsgálata; • Bizonyos intézmények szorosabb szakmai ellenőrzése 1: - Gyermekintézmény, - Kulturális intézmények, - Szociális intézmények, • Kistermelői, őstermelői piac és környéke modernizálása • Hulladékgazdálkodás átszervezése: Hajdúszoboszló, Nádudvarhoz csatlakozás; • Döntéselőkészítés és döntéshozás az önkormányzat bizottságainál és testületében; • Iratkezelés, iktatás, postázás folyamata és az azokhoz kapcsolódó ügymenetek a kabai polgármesteri hivatal struktúráján belül. A jelen helyzet elemzésekor látóterünkbe került még Kaba két fontos jellegzetessége a volt cukorgyár, amely megszűnésének hatásai, mint jelenségcsoport máig is az egyik legszignifikánsabb jellemzője a városnak, valamint sósvíz-tározó 2 és a termál-kutas fürdőre épülő fejlesztések, amelyek jól hasznosítva további lehetőségeket jelenthetnek a város turizmusfejlesztésében és ezáltal a helyi gazdasági élet fellendítésében, a munkahelyteremtésben és az egyéb kereskedelmi és szolgáltatási tevékenységek területén is.

Csak két évente tartoznak - és kizárólag gazdasági - beszámolóval a közgyűlésnek. Rengeteg kérdést vet fel az ú.n. Csónakázótó, melyen nem szabad csónakázni. Sósvíz-tározó: lehetőség vagy inkább teher, környezetvédelmi szempontból veszélyes? 2013-ban annak minősítették. 1 2

- Fedett medence; - Programok turistáknak; - Csatolt szolgáltatási lehetőségek vállalkozóknak; - Pályázati és egyéb források bevonása.

Végül a részletes felülvizsgálat és analizálás után a döntéshozási mechanizmusnak, a támogatások kihelyezésének, valamint az iktatási rendszernek a folyamatát választottuk ki elemzés céljából, miután prioritási rendszerben, illetve a problémák, nehézségek mennyiségét tekintve ezeket találtuk a három legfontosabbnak, valamint a jövőbeni egyik legfontosabb és legsürgősebb változtatásnak a településüzemeltetés jelenlegi problémáinak megszüntetését szervezeti, strukturális változtatások megvalósításával.

Folyamatok elemzése

SWOT analízist készítettünk a Kabai Önkormányzat, Kaba település és a szélesebb értelemben vett helyi adottságok ismeretében, amely egyben segítette elindítani a közös munkát. A konzultáció során a moderált brain-storming módszert használva rendszereztük a kabai önkormányzat

jelenlegi,

belső,

infrastrukturális

problémáit,

feltártunk

bizonyos

hiányosságokat és átvettünk néhány alapvető fogalmat és módszertani kérdést, hogy kooperatív munkánk során „közös nyelvet” beszéljünk. Belső infrastrukturális problémák: •

Túlterhelt dolgozók

humánerőforrással kapcsolatos kabai problémák (ezeket elkezdtük elemezni, de annyira bonyolult feladatnak bizonyult, hogy a következő alkalomra halasztottuk: a Work-shop keretében tervezünk vele dolgozni)

•

Informatikai háttér fejlesztése

nehézkes, költségigényes, jelenleg nem adaptábilis

•

Pénzügyi szabályzók

folyamatos változása nehézzé teszi a munkát. (Megállapodtunk abban, hogy ez országos probléma, de még visszatérünk rá, elemezzük a belső folyamatokat, hiszen a külső környezetet nem tudjuk megváltoztatni, de a belső reakciók flexibilitását átgondolva növelni tudjuk az ügyosztály és az ahhoz tartozó folyamatok alkalmazkodó készségét.)

Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek felülvizsgálata és szakmai javaslatok

Jelenlegi helyzet megismerése után kezdtük meg a hiányosságok feltárását. Elsőként felmerült problémák, hogy a Kabai Önkormányzatnál nincs a döntés-előkészítés során: •

szabad döntési jog, mozgástér

•

szakember bevonása a szerződések kötésekor

•

rendszeres visszacsatolás, o pl. lakossági fórumok (csak konkrét, nagyobb ügyekben, bár van közmeghallgatás, ami kötelező). o kellő kommunikáció a döntéshozó testület és a hivatali apparátus között.

Vizsgálat alá vontuk a Kabai Önkormányzat által jelenleg ellátott kötelező, valamint önként vállalt önkormányzati feladatait, tevékenységeket. Eszközül a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény II. fejezetét, mely a 10-13. § között pontosan meghatározza kötelező és az általa önként vállalt önkormányzati feladat- és hatásköröket. A Törvény a helyi közügyek, valamint a helyben biztosítható közfeladatok körében ellátandó más helyi önkormányzati feladatot is megállapíthat.

Kötelező

Végrehajtó/ellátó

Szerződési és működési formák

Módosítási javaslat

– Település-

„Városgazdálkodás

Szerződéses jogviszony

Bekerül(het) a Kabai Polgármesteri

üzemeltetés;

KABA” Nonprofit Kft.

önkormányzati feladatok, tevékenységek Hivatal alá/ a szervezetbe. Így olcsóbbá válhat, (erről érdemes előzetes költségelemzést végezni!) – Egészségügyi

Privatizált vállalkozók

Központi rendelő

Költséghatékonysági szempontból

alapellátás, az

(praxisok):

(Felújította az önkormányzat)

előnyösebb a privatizált praxisok

egészséges

Háziorvosok (3 fő)

Ingyen kapják az önkormányzattól a

bevezetése a fogorvos, valamint

életmód segítését

Házi gyermekorvos

helyet

esetleg a védőnők esetében

célzó

Jelenleg közalkalmazott:

1 háziorvos (aki a saját tulajdonú

szolgáltatások;

Fogorvos

rendelőjében rendel) támogatást kap

Védőnők (3 fő)

2 fő + gyermekorvos  nincs bérleti

– Környezetegészségügy;

díj, rezsi, (vagyis ez az önkormányzatot terheli)

Kötelező




2 épületben 1 ovi

Támasz Szociális Alapszolgáltatási

Az óvodai feladatellátás szakmai

Központ gazdasági feladatait látja el

sztandardjainak kidolgozása és

kétévente beszámolással

szerződéssel

vizsgálatának szabályozása a

tartozik csak az

Szakmailag önálló (SzMSz, Alapító

minőségi munka érdekében

önkormányzat

Okirat)

javasolt 3.

önkormányzati feladatok, tevékenységek – Óvodai ellátás;

testületének

Kérdés: Állami feladatellátásba átkerül-e? (ezt a jövőbeni országos szabályzás dönti el, amely az oktatásügy centralizációja felé mutat)

3

Jelenleg nem megoldott a rendszeres szakmai felülvizsgálat (csak a gazdálkodás ellenőrzött!)

Kötelező




Támasz Szociális Alapszolgáltatási

Hatékonyságnövelés

Központ gazdasági feladatait látja el

Drága a fenntartás

szerződéssel

Szervezet felülvizsgálata

Szakmailag önálló (SzMSz, Alapító

bevételnövelés, illetve

Okirat)

költségcsökkentés

önkormányzati feladatok, tevékenységek – Kulturális

•

szolgáltatás;

Művelődési Ház •

Mácsai Sándor Gonda Ferenc

Városi Könyvtár •

Mindkettő 2 évente

Jelenleg nincs megoldva a munka

beszámolással tartozik

szakmai ellenőrzése,

csak az önk. testületnek

Kérdés: megelégednek a 2 évenkénti egyszeri beszámolóval.

– Hajléktalan személyek ellátása;

NINCS

Kötelező



– Szociális,

Önkormányzatok

Társulás keretében 5 települést lát el

gyermekjóléti és

létrehoztak egy társulást

2005 okt. 1-től.

gyermekvédelmi

amely által fenntartott

2013-tól részben önállóvá vált, de a

szolgáltatások és

intézmény ellátja a szoc.

társulás működik.

ellátások;

és gyermekjóléti

2014. májusban testület elfogadta a

feladatokat.

beszámolót (dokumentáció ellenőrizve.)


önkormányzati feladatok, tevékenységek

Megállapodás

Elégedett vele a lakosság.

Kötelező




Natura 2000 ??

Eseti, cégeknek, szakértőknek megbízást

Partneri rendszer 2008-tól kezdett

és

adnak (önkéntes feladatok)

működni, érdemes a helyi

természetvédelem,

Csak civil szervezet foglalkozik

összefogást a környezet- és

vízgazdálkodás,

környezetvédelemmel, önkormányzat

természetvédelem,

vízkárelhárítás;

támogatja (pl. iskolai Zöld Szív szakkör,

vízgazdálkodás, vízkárelhárítás

mérések, vízminőség, savas eső)

területén sokoldalúan

Gólyamegfigyelő állomás

hasznosítani.

Ivóvíz minőség ellenőrzését a Debreceni

Az összefogás résztvevői:

Vízmű Zrt végzi.

Báránd község, Bedő

Vízminőségjavító EU-s pályázat partneri

község, Berekböszörmény

összefogással Derecske központtal.

község, Derecske város, Furta

Belvíz védekezést kiadta az önkormányzat a

község, Hortobágy község, Kaba

„Városgazdálkodás KABA” Nonprofit KFT-

város, Körösszegapáti

nek

község, Nádudvar város, Tetétlen

2 db EU-s belvíz-védelmi pályázatuk is volt.

község, Vekerd község, Zsáka

önkormányzati feladatok, tevékenységek – Helyi környezet-

község – A kistermelők,


őstermelők

KABA” Nonprofit KFT

számára értékesítési

Átfogó keretszerződés

Tervezik a piac modernizálását (pályázat)

A kistermelők/őstermelők helyi adókedvezményt élveznek 2,5m Ft-ig.

A környéket a közmunkaprogram

lehetőségeinek

keretén belül lehetne szépíteni,

biztosítása;

rendezettebbé tenni.

Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek – Sport, ifjúsági ügyek;




Civilek

Támogatási szerződés

Pályázatot készítenek

A sporttelep a Meteorit tulajdona az

tornacsarnokra

épület az Önkormányzaté

Iskolai tornaórák

Füves focipálya

Edzések:

• Meteorit SE (Foci, birkózás, kickbox) • Karate • Íjászok

– Nemzetiségi

NINCS

ügyek;

•

birkózás

•

kézilabda

•

foci

Roma önkormányzat volt, de nehezen tudtak elszámolni. Várhatóan 2014. októberben 2 jelölt indul.

– Helyi közösségi közlekedés biztosítása;

NINCS (Volán busz jár)

Cukorgyári lakótelepre csak napi 2x járat, sűríteni.

Kötelező




önkormányzati feladatok, tevékenységek Hulladék-

Hulladékkezelési AKSD ,

gazdálkodás;

Debrecen (2013. június 1-jétől az AKSD-ből cégkiválás útján megalakult Debreceni Hulladék Közszolgáltató Nonprofit Kft.)

Közös pályázati rendszerben történt (regionális hulladékkezelés) Jelenleg partnerségi rendszerben működik: • Hajdúszovát (1994-től), • Hosszúpályi (1997-től), • Derecske (1998-től), • Nádudvar (1998-tól), • Mikepércs (1998-tól), • Ebes (1999-től), • Hajdúbagos (1998-tól), • Konyár (1999-től), • Sáránd (2000-től), • Monostorpályi (2002-től) • Tépe (2003-tól) • Bocskaikert (2003.-tól), • Álmosd (2005-től), • Bagamér (2005-től), • Fülöp (2005-től), • Hajdúsámson (2005-től), • Kaba (2005-től), • Kokad (2005-től),

Új partnerségi rendszer kialakítása a hulladékkezelés zöldebb megoldásaira (pl.: nem érvényesíthető a „zöld szemétgazdálkodás”: komposztálás esetén) javasoljuk az alacsonyabb szemétszállítási díjat, a lakosság jobb megelégedésére. (Tervezik Hajdúszoboszló, Nádudvarhoz csatlakozást) Források bevonása, további pályázatok. (Új pályázat a Debreceni Hulladékkezelővel (KEOP 1,1,1

• • • • • • • Távhőszolgáltatás. és egyéb…

Nincs

----

Létavértes (2005-től), Nagyhegyes (2005-től), Nyírábrány (2005-től), Nyíracsád (2005-től), Nyírmártonfalva (2005-től) Új-léta (2005-től), Vámospércs (2005-től)

/C/13) beadva (saját erő 20millió))

Javaslat: Thermálvízforrás hőjének használata minél szélesebb körben. Energetikai pályázat energiahatékony iskolák fejlesztése (EU Pályázat, EGT Finanszírozási Mechanizmus, 40m Ft)

Kötelező




Szakorvosi és

Szakorvosi ellátást

Orvosi ügyelet du. 16:00-8:00 +

Elégedett vele, mint

ügyeleti szolgálat

nyújtó intézmények

hétvégén és munkaszüneti napokon

szolgáltatással az önkormányzat

Ingyenes szűrések:

és a lakosság is.


Tüdőszűrés, nőgyógyászati rákszűrés, mammográfia (Debrecenbe történő

Felmerült lehetőségként az

szállítás biztosításával),

orvosi/egészségügyi szolgáltatások részbeni

Ingyenes vizsgálatok:

kiszervezése, vállalkozói

szemész, reumatológus, allergiavizsgálat

praxisként való átszervezése.

Kötelező önkormányzati feladatok, tevékenységek Thermálkutas




Önkormányzat

Most volt felújítva: Medencék

Fedett medence kellene,

fürdő működtetése

működteti

Erre épül egy fizioterápiás

Vállalkozó működteti

kezelőhelyiség is.

Sósvíz-tározó

valamint a téli működés Típus

Jelleg

Hőfok

Szám

irányában egyéb fejlesztések.

Gyermek-

nyitott

30

1

Turizmusfejlesztés

Gyógymedence

nyitott

36-38

1

Termálmedence

nyitott

34-36

1

Úszómedence

nyitott

26

1

medence

A közvetlen környezetét

Jelenleg a felszíni vízbázist veszélyezteti,

Kihasználatlan, bővíteni

a „Városgazdálkodás

ezért a környezetvédelmi hatóságnál

kellene, fejleszteni. Jelenleg


engedélyeztetési eljárás alatt van.

környezetvédelmi problémák

tartja rendben.

vannak vele

Önként vállalt




Támasz Szociális

Debrecenben van

Javasoljuk kihelyezett lakossági

önkormányzati feladatok, tevékenységek Jogsegély szolgálat

Alapszolgáltatási Központ látja el szerződéssel

jogsegélyszolgálat bevezetését, Pályázaton nyerték

hiszen nincsen Kabán ilyen

A lakosság számára ingyenes

szolgáltatás, a debreceniről pedig széleskörű lakossági tájékoztatás szükséges.

Kötelező




Hagyományőrzés,

Civilek

Támogatói szerződés

Szorosabb kommunikáció az

hobbi körök

többnyire a könyvtárban

•

Kertbarát kör

önkormányzat, lakosság és a

és a műv. házban

•

néptánc

civilek között.

működnek

•

kézimunka

Fund raising támogatás

Önkormányzat igénylés

•

nyugdíjasklub

Esetleg a Művelődési ház

esetén támogatja őket.

•

nóta klub

fejlesztése civil inkubátorház

Saját civil pályázatok is.

•

Kabai nyári színház

irányában.

•

Őszirózsa hagyományőrző

Kevés a fiatal (18-40 éves

•

Alkotó kör: festők, szobrászok

korosztály) civil szerveződése.

•

Keresztrejtvény klub

Ennek fejlesztése  pályázat

•

Kártya klub

önkormányzati forrásból.


Önként vállalt


Szerződési formák


Kabai Polgárőrök

Helyet és támogatást kapnak az

Javítani kellene a közbiztonságon.

Önkormányzattól.

Sok a betörés.

önkormányzati feladatok, tevékenységek Polgárőrség

Működés hatékonyságának felülvizsgálata javasolt. IT

IT rendszer,

Hardver karbantartás:

Javasolnánk saját, házon belüli,

számítogép/informatikai

Consulo Kft

folyamatosan jelenlévő

rendszerhez kapcsolódó

külső cég

rendszergazdát, aki segít

szerződés átírása

telepíteni, letölteni, a mindennapi Szoftvereket vásárolják

üzemeltetésben, támogatást nyújt, ha probléma van.

Honlapot megbízási szerződéssel készítik

Önként vállalt




Apagyi László vállalkozó

Egyéni szerződés átírása

Kiszervezés szakértő számára

önkormányzati feladatok, tevékenységek Munkavédelmi

szerződéses formában. Lakásgazdálkodás


 önkormányzati


Ellátási szerződés

Lakásbérleti szerződések standardizálása és

tulajdonú szociális

szerződésátírása

bérlakások

Felülvizsgálat: „Városgazdálkodás KABA” Nonprofit KFT és tevékenységelemzés

Tűzoltó

Tűzoltók, önkéntes

Helyet és támogatást kapnak az

tűzoltó egyesület

Önkormányzattól.

Önként vállalt




önkormányzati feladatok, tevékenységek Fogyatékos

Segítő Kezek Szociális

Püspökladány, Báránd, Bihardancsháza,

személyek nappali

Szolgáltató Központ és

Biharnagybajom, Bihartorda, Földes,

intézménye

Gyermekjóléti Szolgálat

Kaba, Nádudvar, Nagyrábé, Sáp,

Intézményfenntartó

Sárrétudvari, Szerep, Tetétlen

Társulás

településeken 2009. szeptember 1-jétől

A felmérés szerint jól működik.

AZ ÁTTEKINTÉSRE ÉS FEJLESZTÉSRE SZÁNT TERÜLETEKHEZ KAPCSOLÓDÓ CSELEKVÉSI TERVE

TERÜLET

FFELELŐS

GAZDASÁG

Rikter Ferencné Katalin

KOMMUNIKÁCIÓ

Csabai Zsolt

SZERZŐDÉSEK

Csabai Zsolt

PÁLYÁZATOK

Csabai Zsolt

DÖNTÉSHOZÁS

Csabai Zsolt

IKTATÁS, ÜGYINTÉZÉS

Györfiné Piroska

VÁLLALT FELADAT A FEJLESZTÉSI PROJEKTBEN

Gazdasági folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok Kommunikációs folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok Szerződéses folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok Pályázati folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok Döntéshozási folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és javításra belső javaslatok Iktatási folyamatok ábrázolása dokumentáció problémák leírása és

BEOSZTÁS/ ELÉRHETŐSÉG Pénzügyi oszt. vezető 54/460-250 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 jegyző, 54/523-106 igazgatás 54/523103

javításra belső javaslatok

Első kiválasztott folyamat: Külső szervezetek támogatási folyamata

Jelenlegi helyzet, hogy Kabán a támogatottak köre főként a kulturális életben, a rendfenntartásban és az idősek szabadidős tevékenységében résztvevő szervezetek, valamint a sportegyesületek. Így támogatást kap az Önkormányzattól a Kabai Nyári Színház Közhasznú Egyesület, a Kabai Önkéntes Tűzoltó Egyesület, a Kabai Nyugdíjasok Baráti Egyesülete, az Őszirózsa Hagyományőrző Egyesület, a Versbarát Kör, a Kabai Nóta Klub, a Művelődési ház szakkörei, a Hunnia Motoros Egyesület, valamint Sport Egyesületek, mint például a Fontana Kick-box SE, a Meteorit SE, a Sárréti Bushido Karate SE, továbbá a Griff Íjász Egyesület. Felhasználás: Általában a non-profit szervezeteknek önkormányzat által nyújtott támogatását felhasználás szempontjából lehet működésre, lehet fejlesztésre és lehet projektmegvalósítás céljából is biztosítani. Az önkormányzat jelenleg csak ez utóbbi célból támogat civil szervezeteket.

Együttműködések modellálása Támogatás és együttműködés vektorai

Az Önkormányzat maga is alapíthat non-profit szervezetet, mellyel például olyan pályázatokon vehet részt, mely nem a közszféra számára lett kiírva, de erre a célra létrehozhat már meglévő. helyi civilekkel partnerségi rendszereket, akár konzorciumot is. Az együttműködések sok esetben lehetnek kétirányuak, tehát nem csak az Önkormányzat támogathat civil szervezeteket, de ezen egyesületek, alapítványok érdemben hozzájárulhatnak szaktudásukkal, erőforrásaikkal az Önkormányzat munkájához.

Külső szervezetek támogatási folyamatának szakmai felülvizsgálata SWOT ANALÍZIS A CIVILEK ÖNKORMÁNYZATI TÁMOGATÁSÁRÓL Erősségek vizsgálata Gyengeségek vizsgálata Az önkormányzati szolgáltatások sokszínű és rugalmas, olcsó biztosítása Nincs elegendő erőforrás a non-profit szférában bizonyos célok A lakosság aktivizálása, bevonása megvalósításához Erőforrások jobb kihasználása Nincs egyértelműen meghatározott önkormányzati civil stratégia Az Önkormányzat pénzügyi erőforrásainak célzott felhasználása Hiányozhatnak a megfelelő kompetenciák (pályáztatás) Nem áll rendelkezésre megfelelő infrastruktúra Méretük és egyszerűbb elszámolásuk miatt jól ellenőrizhető, hogy a Vezetési, menedzselési funkciók nem jól működnek civil szervezetek gazdaságosan végzik-e a tevékenységüket A pénzügyi háttér nem rendezett Irányítható, pontosan meghatározható, hogy mi legyen a A szervezeti működésben hiányoznak a stratégiai elemek a projekt szemlélet tevékenységük outputja minőség és mennyiség szempontjából is Jól illeszthető a megvalósítandó projektek tervezése és megvalósítása A felelősségi körök nem szabályozottak A költségvetés alulbecslése, a tevékenységek gazdaságossága nem az önkormányzat stratégiájához A felelősségi rendszer és a döntések következményei kerül előzetesen elemzésre együttműködési/támogatási szerződésben előre tisztázhatóak Lehetőségek feltérképezése A civil szféra szolgáltatási funkcióinak fejlesztése Önként vállalt feladatok számának racionalizálása További, külső finanszírozási források bevonása Elemzés készítése a gazdaságosan kiszervezhető, civilek által ellátható feladatokról és a helyi erőforrásokról

Veszélyek feltérképezése Nem minden civil tud bevonódni a pályázatokba, ha túl kemények a feltételek, vagy nincs az információ mindenki számára elérhető módon megosztva Lakossági körben nem biztos, hogy kellően elfogadottak a civilek, mint pl. szolgáltatók A civil szervezetek számára országosan szigorodó szabályozás Fejlesztési források beszűkülése

Második kiválasztott folyamat: Iktatás Az önkormányzat iratkezelésének, valamint az önkormányzati kommunikációnak a támogató folyamata az iktatás 4

Kaba Városi Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának szüksége van egy egységes szerkezetben, a hatályos jogszabályok szerint a jegyző által kiadott egyedi iratkezelési szabályzatra. A szabályzatban foglaltakat a hivatalvezetőnek kell jóváhagynia. Az iratkezelés és azon belül az iktatás standardizált működésének feltételrendszere 5: FELTÉTELEK/FOLYAMATOK

RÉSZLETEZÉS

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK-en belül:

Az iratkezelési szabályzat hatálya Az iratkezelés szabályozása Az iratkezelés szervezete Az iratkezelés felügyelete A jogosultságok kezelésének szabályai

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

A küldemények átvétele A küldemények felbontása Az ügyintéző kijelölése (szignálás) A küldemények érkeztetése (csere előzővel) Az iktatás

4

5

Alkalmazandó: 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattározásáról

mintaként Budakeszi Város egységes szerkezetbe rendezett Iratkezelési Szabályzatáról szóló 4/2011. (IV.29.), az 1/2011. (I. 31.) és az 1/2008. (IV. 01.) sz. jegyzői intézkedéssel módosított 15/2006. (XII.22.) sz. intézkedése) szolgál, kiemelten a 13. melléklet.

Az iktatószám Iktatókönyv Az iktatóbélyegző, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintézőhöz történő továbbítása Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) Expediálás és az iratok továbbítása

IRATTÁROZÁS ÉS LEVÉLTÁRBA ADÁS

Elhelyezés a központi irattárban Irattározás Selejtezés, megsemmisítés Levéltárba adás

A munkafolyamat standardizálásához és jövőbeli működéséhez: •

fel kell térképezni azon intézkedéseket, melyek szükségesek a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén.

•

érdemes összeállítani egy általános iratkezelési fogalomtárat, valamint

•

iratminta-tárat összeállítani a Polgármesteri Hivatal dolgozói részére.

Javasoljuk a következő szakmai oldalak használatát az idevonatkozó helyi működési szabályzat kidolgozásához: DOKUMENTUM CÍME INTERNET CÍM Iratkezelési szabályzat, irattári terv

www.kemarchiv.hu/id-282iratkezelesi_szabalyzat_iratt ari_terv.html

Ügyviteli és iratkezelési szabályzati minta Iratkezelési szabályzat

https://www.e-epites.hu/2616

www.szabalyzat.com/iratkez

TARTALOM

HATÁLYOSSÁG A szervek iratkezelési 2011. máj. szabályzata • Iratok biztonságos őrzésének módja, rendszerezése, Irattárakban használható segédletminták Ügyviteli és iratkezelési 2012. dec. szabályzati minta Fogalomtár Az iratkezelési 2006.

elesi-szabalyzat.htm

Az iratkezelés általános követelményei

http://www.kepzesevolucioja. hu/dmdocuments/4ap/16_16 04_tartalomelem_001_munk aanyag_091231.pdf

szabályzat az ügyvitelben a beérkezéstől az irattárazásig Szabályozás Minták Képzési anyag: Iratkezelés Irattározás

335/2005. (XII. 29.) Korm.

2011.

Harmadik kiválasztott folyamat: Döntéshozatal Kaba önkormányzatán belül érdemes az értékek és prioritások rendszerének felállítását elvégezni, majd ezután az eddiginél részletesebben, több tematikát érintve kidolgozni a helyi stratégiákat, amely a döntéshozási folyamatokat ilyen tervezési fázis után irányíthatóbbá és hatékonyabbá teszi. Fontos, hogy a Kabai Önkormányzatnál a döntéshozatallal kapcsolatos folyamatok, - melyek a helyi problémák, szabályozások, sajátságok következtében jönnek létre – a jövőben a helyi lakosság, a Kabán működő szervezetek és a Polgármesteri Hivatal dolgozóival folytatott nyíltabb és gyakoribb kommunikáción alapuljon.

A DÖNTÉSHOZATAL MŰKÖDÉSI RENDJE, RÉSZTVEVŐI ÉS MUNKAFOLYAMATAI Megnevezés DÖNTÉS ELŐKÉSZÍTÉS

VÉLEMÉNYEZÉS

Felelős(ök)/ résztvevő(k) jegyző

képviselő-testület tagjai7 bizottságok tagjai

települési képviselő képviselő-testület/jegyző szervezi

Munkafolyamat 6 Képviselő-testületi ülés előkészítése Bizottságok elé kerülő előterjesztések előkészítése Államigazgatási ügyek polgármester részére döntésre előkészítése Állandó vagy ideiglenes bizottságok választása meghatározott önkormányzati feladatok ellátására, melyek a feladatkörükbe utalt ügyeket megtárgyalják, véleményezik, mielőtt döntéshozatal céljából a képviselő-testület elé kerülnek. Egyéni véleményezés Évente legalább egyszer, előre meghirdetett közmeghallgatást szervez,

Közérdekű kérdések választópolgárok és a helyben Helyi érdekeket képviselő érdekelt szervezetek képviselői javaslatok.

6

Forrás: 2011. évi CLXXXIX. törvény Magyarország helyi valasztas.hu/hu/ovi/26/26_1_7.html, valamint Önkormányzati |www.dunapataj.hu/onkormanyzat/onkormanyzati-tevekenysegek

önkormányzatokról tevékenységek

7 SZMSZ 7.§ A települési képviselő: a.) a testületi üléseken részt vesz. Amennyiben a képviselő-testületi ülésen akadályoztatása miatt nem tud megjelenni, azt – a lehetőséghez képest – a polgármesternek előre jelzi; b.) a döntések előkészítésében, végrehajtásuk szervezésében és ellenőrzésében a bizottság tagjaként, illetve képviselőtestületi vagy polgármesteri felkérés alapján közreműködik; c.) képviselői munkájához jogosult a városháza e célra kijelölt helyiségének térítés nélküli igénybevételére, amelyet és munkája egyéb feltételeit a jegyző a hivatal útján biztosítja; d.) köteles olyan magatartást tanúsítani, amely méltóvá teszi a közéleti tevékenységre, a választók bizalmára; e.) köteles bejelenteni személyes érintettségét a döntéshozatalnál; f.) tanácsnoknak megválasztható

Megnev ezés

Felelős(ök )/ résztvevő( k)

Munkafolyamat

TESTÜL ETI ÜLÉS 8

Képviselőtestület

ŰLÉSEK: Alapvetően nyilvánosak. (Képviselő-testület az SZMSZ-ban meghatározott esetekben zárt ülést 9 tarthat, illetve zárt ülés tartását rendelheti el.)

Ülés vezető:

Mindkettőj ük akadályozt atása esetén a Pénzügyi, Gazdasági és Ügyrendi Bizottság elnöke 8

NAPIREND KIEGÉ KIEGÉSZÍ SZÍTÉSE NAPIREND ELFOGADÁ ELFOGADÁSA

HATÁROZATKÉ ROZATKÉPESSÉ PESSÉG HATÁ FIGYELÉSE, JELZÉ JELZÉSE FOLYAMATOS FIGYELÉ

polgármest er, akadályozt atása esetén az alpolgárme ster

NAPIRENDRE JAVASLATTÉ JAVASLATTÉTEL

HATÁ HATÁROZATKÉ ROZATKÉPESSÉ PESSÉG MEGÁ MEGÁLLAPÍ LLAPÍTÁSA

ELŐ ELŐZETES HOZZÁ HOZZÁSZÓ SZÓLÁSI IGÉ IGÉNY ALAPJÁ ALAPJÁN KÉPVISELŐ PVISELŐ-TESTÜ TESTÜLET EGYETÉ EGYETÉRTÉ RTÉSÉVEL JELENLEVŐ JELENLEVŐ POLGÁ POLGÁROKNAK RÖ RÖVID FELSZÓ FELSZÓLALÁ LALÁSI LEHETŐ LEHETŐSÉG BIZTOSÍ BIZTOSÍTÁSA TÁJÉKOZTATÁ KOZTATÁS ELŐ ELŐZŐ ÜLÉS ÓTA TÖ TÖRTÉ RTÉNT FONTOSABB ESEMÉ ESEMÉNYEKRŐ NYEKRŐL, INTÉ INTÉZKEDÉ ZKEDÉSEKRŐ SEKRŐL ELŐ ELŐTERJESZTETT NAPIRENDI PONTOK MEGTÁ MEGTÁRGYALÁ RGYALÁSA KÉPVISELŐ PVISELŐI KÉ KÉRDÉ RDÉSEK, INTERPELLÁ INTERPELLÁCIÓ CIÓK

ÜLÉSRE MEGHÍ MEGHÍVOTTAK BEJELENTÉ BEJELENTÉSEI

ÜLÉS BEZÁ BEZÁRÁSA

2011. évi CLXXXIX. törvény szabályozza.

Zárt ülés rendelhető el az önkormányzat vagyonával való rendelkezés és az általa kiírt pályázat feltételeinek meghatározásakor, a pályázat tárgyalásakor, ha a nyilvános tárgyalás az önkormányzat vagy más érintett üzleti érdekét sértené.

9

(4) Üzleti érdek az a pénzmozgást igénylő vagy gazdasági tevékenység megindításához, végzéséhez kapcsolódó eljárás keretében felmerülő érdek, amikor az önkormányzat a tervezett aktus megvalósítása során nagyobb nyereségre tehet szert ha különböző partnerrel egyeztet, illetve ha az információ idő előtt történő nyilvánosságra kerülése esetleg a projekt megvalósulását veszélyeztetheti. (5) A zárt ülésre az érintett meghívása akkor kötelező, ha a döntést megelőző eljárás során meghallgatására nem került sor vagy véleményét, álláspontját más módon nem nyilvánította ki, továbbá a (4) bekezdésben meghatározott eljárás esetén. Az ülések tervezése, előkészítése

nyitja meg és vezeti az ülést.

Űlés vezetés folyamata NYÍ NYÍLT ÜLÉS

DÖNTÉ NTÉS

ZÁRT ÜLÉS

ELŐ ELŐTERJESZTÉ TERJESZTÉSEK AJÁ AJÁNLÁ NLÁSOK KIEGÉ KIEGÉSZÍ SZÍTÉSEK KÉRDÉ RDÉSFELVETÉ SFELVETÉSEK VÁLASZADÁ LASZADÁSOK ELŐ ELŐTERJESZTÉ TERJESZTÉSEK VITÁ VITÁRA BOCSÁ BOCSÁTÁSA JELENTKEZŐ JELENTKEZŐKNEK (NÉ (NÉV SZERINT) SZÓ SZÓ MEGADÁ MEGADÁSA HOZZÁ HOZZÁSZÓ SZÓLÁSOK ÜGYRENDI JAVASLATTAL ÉLŐNEK SORONKÍ SORONKÍVÜLISÉ LISÉG ÜGYRENDI JAVASLATOK ,

VITA LEZÁ LEZÁRÁSA

ÖSSZEFOGLALÁ SSZEFOGLALÁS

HATÁ HATÁROZATI JAVASLATOK

JAVASLATOK SZAVAZÁ SZAVAZÁSRA BOCSÁ BOCSÁTÁSA

SZAVAZÁ SZAVAZÁS

DÖNTÉ NTÉS MEGÁ MEGÁLLAPÍ LLAPÍTÁSA ISMERTETÉ ISMERTETÉSE

DÖNTÉSHOZATAL „Önkormányzati feladatés hatáskörök a képviselőtestületet illetik meg, önkormányzati hatósági ügyben első fokon a képviselőtestület jár el, azonban egyes hatásköreit a polgármesterre és a bizottságaira ruházhatja át. Képviselőtestület döntéshozatalára vonatkozó rendelkezések a bizottságra is 10 vonatkoznak.”

10

Képviselő-testület határozat-képes akkor, ha a települési képviselőknek az ülésen több mint az 50%-a jelen van. Javaslat elfogadásához jelenlevő települési képviselők több mint az 50%-ának igen szavazata szükséges.

A törvényi szabályozás és a bevett gyakorlatok alapján több község is standardizálta már a döntéshozás folyamatát. Példaértékű Dunapataj. Forrás: http://www.dunapataj.hu/onkormanyzat/onkormanyzatitevekenysegek/

Javaslatok további területek felülvizsgálatára

Költségvetési gazdálkodás gazdálkodás eredményességének eredményességének javítását támogató támogató részfeladatok részfeladatok •• •• •• •• •• •• •• ••

Pénzügyi Pénzügyi és és gazdálkodási gazdálkodási felelősségvállalás felelosségvállalás szabályozása. szabályozása. Stratégiai Stratégiai tervezés tervezés és és éves éves költségvetés költségvetés összekapcsolása. összekapcsolása. Tartalmi Tartalmi és és eljárási eljárási kapcsolat kapcsolat kialakítása kialakítása az az önkormányzati önkormányzati szakpolitikai szakpolitikai prioritások prioritások és és aa költségvetés költségvetés előkészítése elokészítése és és elfogadása elfogadása között. között. A A költségvetés költségvetés készítésének készítésének és és elfogadásának elfogadásának folyamata. folyamata. Új Új költségvetés költségvetés tervezési tervezési és és végrehajtási végrehajtási technikák technikák alkalmazása. alkalmazása. Közbeszerzési Közbeszerzési eljárások eljárások lebonyolítása. lebonyolítása. Környezetbarát közbeszerzési Környezetbarát közbeszerzési gyakorlat gyakorlat bevezetése. bevezetése. Pénzügyi Pénzügyi és és költségvetés költségvetés végrehajtási végrehajtási ellenőrzés ellenorzés javítása. javítása.

Partnerség Partnerség erősítését erosítését támogató támogató részfeladatok •• Szervezeti Szervezeti megoldások megoldások bevezetése bevezetése aa lakosság lakosság naprakész naprakész és és folyamatos folyamatos tájékoztatásának tájékoztatásának javítására, javítására, aa döntések döntések nyilvánossá nyilvánossá tételére. tételére. •• A civil és a vállalkozói szférával kialakítható A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok kapcsolatok megszervezésének megszervezésének mechanizmusa. mechanizmusa. •• Partnerek Partnerek intézményesített intézményesített bevonása bevonása aa döntéshozatalba. döntéshozatalba. •• Szervezeti Szervezeti és és informatikai informatikai megoldások megoldások a hálózatok hálózatok létrehozására, létrehozására, illetve aa hálózatokon hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére. nyugvó muködési mód elterjesztésére.

Kaba Város Önkormányzata. Pályázati intézkedési terület:

Recommend Documents