Kaba Város Önkormányzata
Pályázati intézkedési terület: Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel – különösen köznevelési-oktatási, valamint szociális, közművelődési, gyermekvédelmi intézményekkel, illetve az önkormányzat által üzemeltetett konyhákkal, diák- és felnőtt étkeztetési feladatokat ellátó intézményekkel - kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása
Dokumentum: Értékelés és javaslatok megfogalmazása – tanácsadói dokumentum
ÁROP-1.A.5-2013-2013-0052
Tartalom Bevezetés ................................................................................................................... 4 A műhelymunkák célkitűzései..................................................................................... 5 Az „Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés” műhelymunkák célja................................................................................................ 5 A „Vezetői konzultáció” műhelymunkák célja .......................................................... 5 Módszertan ................................................................................................................. 5 Az önkormányzati fenntartású intézmények összesítése ........................................... 5 Intézmények alapadatai .......................................................................................... 6 Intézmények feladatai ............................................................................................. 7 Kiegészítő információk az intézmények listájához .................................................. 8 A jelenlegi étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell ...................................... 9 A feladat ellátási modell szöveges leírása ............................................................ 10 A feladat ellátási modell grafikus megjelenítése ................................................... 13 Jó gyakorlatok, problémák a modellben ................................................................... 15 Jól működő folyamatok, jó gyakorlatok ................................................................. 15 Bérleti díj felhasználása..................................................................................... 15 Étkeztetési térítési díjak fizetése ....................................................................... 15 Az iskolai étkeztetés turnusrendje ..................................................................... 15 Túlfőzés kezelése .............................................................................................. 15 Beszállítói szerződés ......................................................................................... 15 A kevésbé egészséges összetevők aránya az ételekben.................................. 16 Az étlapok elkészítése ....................................................................................... 16 Szakképzettség ................................................................................................. 16 A bölcsőde felszereltsége.................................................................................. 16 A bölcsőde költséghatékonysága ...................................................................... 16 Zöldség, gyümölcs aránya a bölcsődében ........................................................ 16 Gyengeségek a modellben ................................................................................... 16 Kommunikáció ................................................................................................... 16 Diétás étkeztetés ............................................................................................... 16 Ételpocsékolás .................................................................................................. 17 Térítési díjkedvezményben részesülők közreműködése ................................... 17 Energiafelhasználás .......................................................................................... 17
Humánerőforrás kapacitás a Bölcsődében ........................................................ 17 A Bölcsőde működésének áttekintése ...................................................................... 17 A kabai Bölcsőde intézményirányítási modellje .................................................... 19 Étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátási rend a kabai Bölcsődében .................. 20 Beszerzés .......................................................................................................... 20 Raktározás, tárolás............................................................................................ 20 Étlapkészítés ..................................................................................................... 21 Adminisztráció ................................................................................................... 21 Ételek elkészítése.............................................................................................. 21 Étkeztetés.......................................................................................................... 21 Higiéniai feladatok ............................................................................................. 21 Tárgyi feltételek ................................................................................................. 21 Megállapítások a Bölcsőde működésével kapcsolatban.................................... 21 Megállapítások és javaslatok megfogalmazása Kaba Város Önkormányzatának étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátáshoz............................................................ 22 Megállapítások ...................................................................................................... 22 Javaslatok ............................................................................................................. 23 Kommunikáció – kérdőív ................................................................................... 23 Kommunikáció – tervkészítés ............................................................................ 23 Szolgáltatás - diétás étkeztetés ......................................................................... 23 Szolgáltatás - nyersanyag beszerzés ................................................................ 23 Finanszírozás – konyhafejlesztés ...................................................................... 24 Kockázat csökkentés - Bölcsőde ....................................................................... 24 Cselekvési terv ......................................................................................................... 24 Kommunikáció – kérdőív ....................................................................................... 24 Kommunikáció – tervkészítés ............................................................................... 26 Szolgáltatás – diétás étkeztetés ............................................................................ 27
Bevezetés Ez a dokumentum az ÁROP 1.A.5 „Szervezetfejlesztés Kaba Város Önkormányzata részére” elnevezésű fejlesztési projekt „Étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása” részének keretében elvégzett „Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés” és „Vezetői konzultáció” tanácsadási tevékenységek eredményeit foglalja össze. A dokumentum a tanácsadási folyamat műhelymunkáinak és back office tanácsadói munkájának végső, összefoglaló tanácsadói dokumentuma. Kaba Város Önkormányzatának jelentős kapcsolódási pontja a lakossággal a közétkeztetés. A feladat ellátás nem csupán a feladat által közvetlenül érintett lakosok száma miatt jelentős, hanem azon közvélekedés miatt is, amely az étkeztetésről, az étkeztetés kapcsán az önkormányzati feladat ellátásról kialakul a lakosság egészében, és amelyet akár a média, akár a lakossági szájhagyomány (pletykák) sokszor az Önkormányzat szándékaitól és a valóságtól függetlenül befolyásolhatnak. A lakosság megelégedettségét, közérzetét jelentős mértékben befolyásolja mind a saját tapasztalat, mind a közétkeztetésről kialakult közvélekedés. Ezért fontos, hogy az étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátási modellt ne csak a saját feladat mélységéig, hanem egészében is megismerjék a feladat ellátásában érintettek. Egy, a feladat egészét átfogó kép kialakítása segít az étkeztetési feladatokban résztvevőknek a saját területüket elhelyezni a rendszerben és annak fontosságát megfelelően értékelni. Segít abban is, hogy a folyamatokat a rész és egész összefüggésének ismeretében hatékonyan tervezzék, a későbbiekben önmaguk tudjanak a hatékonyságot növelő intézkedésekre javaslatokat tenni. A projekt eredményeként a megismert módszertanok alapján önállóan is képesek lesznek együttműködéssel megfelelő környezetet kialakítani a folyamatos javítás, az esetleges változások követése érdekében végzendő munkához. Jelen dokumentumban olyan adatokat és információkat szerepeltetünk, amelyeket az Önkormányzat munkatársai a műhelymunkák során szóban közöltek, vagy elektronikus, nyomtatott formában adtak át. A tanácsadó a kapott adatokat a „back office” tanácsadási munka keretében koncepcióba, rendszerbe helyezve adja át a következtetéseket Kaba Város Önkormányzata részére.
A műhelymunkák célkitűzései Az „Önkormányzati fenntartású intézmények összesítése, helyzetelemzés” műhelymunkák célja A helyzetelemzések módszertani célja, hogy maga a helyzetelemző folyamat és az elkészült dokumentumok (táblázatok, összesítések) adjanak egy olyan áttekintést az Önkormányzat vezetői, az étkeztetéssel kapcsolatos feladatokban operatívan részt vevők számára, amelyből egy teljes, egységes képet tudnak alkotni. Ez a kép mutassa meg az önkormányzati feladat ellátási rend struktúrájában az étkeztetés helyét és a feladat súlyát. A helyzetelemzés bemutatja a jelenlegi étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modellt és előkészíti a tanácsadási folyamat második fázisát, megalapozva az ott megfogalmazott javaslatokat.
A „Vezetői konzultáció” műhelymunkák célja A vezetői konzultációk célja, hogy az első, áttekintést adó fázisban megalkotott teljes kép alapján mutassunk rá a jelenlegi modell kritikus pontjaira, gyengeségeire és a jó gyakorlatokra. A konzultáció célja, hogy adjon teret a közös gondolkodásra, ötletek felvetésére, azok megvitatására és mindezek alapján adjon lehetőséget javaslatok megfogalmazására. A második fázis során a résztvevők a tanácsadó által moderált folyamat keretében kijelölték azokat a területeket, ahol megfelelő beavatkozással a jelenlegi modell jobbá tehető. Meghatározták azokat a cselekvési irányokat, lehetőség szerint konkrét cselekvéseket, amelyek egy jobban működő, finanszírozási szempontból is hatékonyabb modellt eredményeznek. A második fázis műhelymunkái során célkitűzés, hogy a vezetői műhelymunkák készítsék elő a gyakorlatba ültetéshez szükséges döntéseket.
Módszertan Mindkét fázisban alkalmaztuk a csoportos és személyes interjúk módszerét a folyamatok megismerésére és az egyes feladat-ellátási területek meghatározására. Dokumentumelemzést és összehasonlító elemzést alkalmaztunk az egyes részterületekre, a feladatok terjedelmének meghatározására. A részletező elemzéseket folyamatokra bontással végeztük. Ötletgenerálási módszereket (brainstorming) használtunk a javaslatok összegyűjtésére és kiválasztására. Személyes szubjektív tapasztalatok összegyűjtésével megközelítő képet alkottunk a közétkeztetéssel kapcsolatos közvélekedésről.
Az önkormányzati fenntartású intézmények összesítése A teljes kép kialakításához szükség van a Kaba Város Önkormányzata által fenntartott intézmények rendszerének egyszerű áttekintésére. Ehhez táblázatokba foglaltuk az intézmények alapadatait, feladataikat. Kiegészítő információkat
(magyarázó megjegyzéseket) is adtunk, ahol arra szükség volt. Az intézménylistába azokat az intézményeket is szerepeltettük, amelyek nem, vagy nem kizárólag Kaba Város Önkormányzatának fenntartásában állnak, de az Önkormányzatnak feladat ellátási kötelezettsége van az intézménnyel kapcsolatban.
Intézmények alapadatai A következő táblázat áttekintő képet ad a Kaba városban működő, önkormányzati feladatokhoz kapcsolódó intézményekről.
Az intézmények alapadatai Intézmény neve Címe Gonda Ferenc 4183 Kaba, Városi Könyvtár Szabadság tér 5.
Vezetője Telefon Boldoghné 54Kiss Ágnes 522-006
Mácsai Sándor Művelődési Ház
Kovácsné Vágó Emese Borbély Vilmosné
54522-052
E-mail info@ kabakonyvtar.hu boldogh@ kabakonyvtar.hu inform.kaba@ macsaismuvhaz.axelero.net
54460-391
postmaster@ ovodakaba.t-online.hu
Váradi Istvánné főigazgató
54460-362
iskolatitkar@ kaba-iskola.t-online.hu
54461-250 54522-001 54523-101
[email protected]
Kabai Óvoda
Sári Gusztáv Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Iskola Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ Kabai Polgármesteri Hivatal
4183 Kaba, Szabadság tér 9. 4183 Kaba, Batthyány u. 8. 4183 Kaba, Kossuth u. 2. 4183 Kaba, Jókai u. 4.
dr. Kaszásné Sarkadi Anna 4183 Kaba, dr. Csabai Szabadság Zsolt tér 1.
[email protected]
Intézmények feladatai A táblázatban rövid leírást adtunk – törvényi hivatkozásokkal – az intézmények feladatairól.
Az intézmények feladatai Intézmény Gonda Ferenc Városi Könyvtár Mácsai Sándor Művelődési Ház
Kabai Óvoda
Feladat A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. Törvény 55.§. (1) bekezdésében foglaltak szerinti közművelődési és kulturális feladatok ellátása. A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. Törvény 76.§.(2) bekezdésében foglaltak szerint feladatok ellátása, Kaba város kulturális rendezvényeinek bonyolítása. Helyt ad a Kabai Helytörténeti Gyűjteménynek. Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. tv. 13.§. (1) bekezdés 6. pontjában meghatározott óvodai ellátás.
Az intézmények feladatai Intézmény Sári Gusztáv Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Iskola Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ
Kabai Polgármesteri Hivatal
Feladat A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi CXC. Törvényben foglaltak szerinti feladatok ellátása. Illetékességi területén gondoskodik a szociális igazgatásról és szociális ellátásokról szóló 1993. évi III. törvény alapján: Étkeztetés, házi segítségnyújtás, jelzőrendszeres házi segítségnyújtás, családsegítés, nappali ellátások (idősek klubja, pszichiátriai betegek nappali intézménye, szenvedélybetegek nappali intézménye), támogató szolgálat, közösségi ellátások (pszichiátriai betegek közösségi ellátása, szenvedély betegek közösségi ellátása); továbbá a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló 1997. évi XXXI. törvény alapján gyermekjóléti szolgáltatás, gyermekek napközbeni ellátása (Bölcsőde) Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 84.§. (1) bekezdése alapján a polgármesteri hivatal ellátja az önkormányzat működésével, valamint a polgármester vagy a jegyző feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatokat. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.
Kiegészítő információk az intézmények listájához Az alábbiakban az intézményekkel kapcsolatos olyan fontosabb megjegyzéseket és információkat adunk meg, amelyek kiegészítik, teljesebbé teszik az áttekintést.
Kiegészítő információk Intézmény Mácsai Sándor Művelődési Ház
Megjegyzés Alapítás 1950.; 2010. aug.1-től Általános Művelődési Központ intézményegysége; 2013. január 1-től önálló intézmény
Kiegészítő információk Intézmény Kabai Óvoda
Sári Gusztáv Általános Iskola és Alapfokú Művészeti Iskola Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ
Megjegyzés Az intézmény 2007.augusztus 1-től 2013. június 30ig a Kaba, Báránd, Sáp és Tetétlen Települések Óvodai Intézményi Társulása keretében működött, gesztor település: Kaba; 2013. június 30-al a társulás megszűnt, 2013. július 1-től önálló intézmény önkormányzati fenntartásban (jogutódos átalakítás különválással) 2013. január 1-től fenntartója a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ, működtetője Kaba Város Önkormányzata Az intézmény 2005. október 1-től a Támasz Családsegítő és Gyermekjóléti Szolgálat Intézményfenntartó Társulás kereteiben működött, a gesztor település Kaba. A társulás tagja: Kaba, Báránd, később csatlakozott Sáp, Biharnagybajom, egyes ellátásokkal Tetétlen. Jogszabályi változások következtében a társulás 2013. július 1. napjával önálló jogi személyiséggel rendelkezik, neve: Kabai Támasz Családsegítő és Gyermekjóléti Társulás, döntéshozó szerve a Társulási Tanács. Ez időponttól az intézmény fenntartója a társulás.
További megjegyzések: Kaba Város Önkormányzata érintett a Védőnői Szolgálat és a fogorvosi feladat ellátás területén. Az Önkormányzat egyszemélyes tulajdonosa a Városgazdálkodás Kaba Nonprofit Kft.-nek, amely a közterületek fenntartását, a parkok, zöldfelületetek gondozását, tisztítását, közterületek takarítását, játszóterek kialakítását, karbantartását, intézmények, lakások fenntartását és karbantartását, felújítását végzi.
A jelenlegi étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell A műhelymunkák során áttekintettük az étkeztetéssel kapcsolatos feladatok rendszerét, az egyes részek kapcsolódását. Kaba Város Önkormányzatának vezetőivel lefolytatott interjúk során megerősítették azt, hogy ezen projekt legfőbb céljának a jelenlegi modell világos és érthető leírását, jellemzését tekintik. A modell leírásán túl annak gyenge pontjait is szeretnék megismerni a projekt fejlesztési tevékenységének eredményeként. Nem feltétlenül a modell megváltoztatására törekszenek, amennyiben az bizonyosodik be, hogy a változtatás aránytalanul nagy erőforrás bevonással valósítható meg. Többlet értéknek tekinthető, ha megismerik a
rendszer gyengeségeit, esetleges kockázati tényezőit, mert a későbbiekben azok alapján tudnak tervezni. A jó áttekinthetőség és könnyebb érthetőség kedvéért az alábbiakban szöveges leírást adunk a jelenleg alkalmazott modellről majd vizuális, grafikus ábrázolás segítségével is megjelenítjük azt.
A feladat ellátási modell szöveges leírása A leírást feladat központú szemléletet alkalmazva, a könnyebb átláthatóság kedvéért táblázatos formában végeztük el. Ez a módszer lehetővé teszi az egyes feladatok végrehajtóinak, a feladatgazdáknak és a hozzájuk rendelt feladatoknak az egyszerű azonosítását. A megjelenítés egyszerűségének korlátja, hogy a párhuzamos feladatok csak egymás utáni sorrendben, táblázati sorokként jelennek meg. Ez azt jelenti, hogy a táblázat sorainak helyzete nem hozható egyértelmű kapcsolatba az időrendiséggel. Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell Feladatgazda Feladat Kabai Polgármesteri Hivatal: A törvények, jogszabályok és a létszám adatok Pénzügyi osztály, alapján előkészítik a költségvetés elkészítéséhez, az Igazgatási osztály intézményi térítési díjak megállapításához szükséges adatokat. Évente felülvizsgálja a szolgáltatóval kötött szerződést, javaslatot tesz a módosításokra. Ellenőrzi és kifizeti a szolgáltató számláit. Képviselő-testület A Polgármesteri Hivatal által előkészített adatok alapján megállapítja a költségvetési keretszámokat. Dönt az alkalmazandó az intézményi térítési díjakról. Dönt a szolgáltató szerződésének hosszabbításáról, vagy módosításáról.
Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell Feladatgazda Feladat Támasz Szociális • Összegyűjti és nyilvántartja a szociális Alapszolgáltatási Központ étkeztetésben részesülők adatait. Ellenőrzi a rászorultság feltételeit. • Megállapítja a kedvezmények mértékét. • Továbbítja a pénzügyi tervezéshez, költségvetéshez szükséges adatokat. • Megállapodást köt az étkeztetést igénybe vevő ellátottakkal, vagy a törvényes képviselővel. • Beszedi az az intézményi térítési díjakat. • A konyha számára meghatározott gyakorisággal küldi a szükséges adatokat. • Napi létszámjelentéseket ad le. • Átszállítja a konyháról a tálaló/kiosztó helyre az ételt. • A helyben étkezők számára tálalja az ételt. • Az ételhordókba osztott ételeket helyszínre szállítja kerékpáros kiszállítással. Kabai Óvoda • Összegyűjti az óvodáskorúak adatait. • Ellenőrzi a kedvezményre jogosultság feltételeit. • Továbbítja az adatokat a pénzügyi tervezéshez és költségvetés készítéshez. • Megállapodást köt az érintettekkel óvodai ellátásra. Beszedi a személyi térítési díjakat. • Napi létszámjelentéseket ad a konyha részére. • A konyháról átszállított ételt tálalja a gyermekek számára. • A megfelelő higiénia biztosításához szükséges feladatokat elvégzi.
Az étkeztetéssel kapcsolatos feladat ellátási modell Feladatgazda Feladat Bölcsőde • Kezeli a beiratkozásokat, ellenőrzi a jogosultságokat. • Továbbítja az adatokat az Önkormányzat és a Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ felé. • Megállapodásokat köt a szülőkkel a gyermekek ellátásra. • Beszedi a személyi térítési díjakat. Elkészíti az étlapot. • Elvégzi a beszerzést. • Gondoskodik a raktározásról. • Összesíti a napi létszámról szóló adatokat. • Elkészíti a receptúrához a kiszabatot. • Elkészíti az ételt. • Kitálalja az ételt. • Elvégzi a higiéniai munkákat. Sári Gusztáv Általános Iskola • Közli az Önkormányzat felé a létszámadatokat, a és Alapfokú Művészeti Iskola térítési díjkedvezmény jogosultságokat. • Jelenti a napi létszámokat. • Közreműködik a személyi térítési díjak beszedésében. • Megszervezi a gyermekek iskola és menza közötti közlekedését, a turnusok összeállításában segít. Slambuc Kft. • Elkészíti az étlapot. • Elvégzi a beszerzést, raktározást. • Elkészíti a receptúrát és a kiszabatot. • Elvégzi a főzést. • Tálal, kiadagolja az ételt. • Karbantartja a konyhát és az étkezőt. A feladat ellátás módját az egyes intézményeken belül csak kis mélységben vizsgáltuk. Megállapítottuk, hogy egy személyhez (munkakörhöz) több feladat is tartozik. Az elemzés alapján elmondható, hogy személyi kiadások tekintetében a jelenlegi modell rendkívül költséghatékony. A modell átalakítása ilyen szempontból csak kockázatcsökkentés célzattal javasolt, amely területet a későbbiekben részletesen kifejtünk. Ez azt jelenti, hogy megállapításunk szerint bármilyen változtatás erőforrások bevonását igényli, miközben nem eredményez figyelemre méltó költségcsökkentést, vagy hatékonyság növekedést. Ezért csak olyan változtatások jöhetnek szóba, amelyek a lentebb leírt kockázatokat, gyengeségeket csökkenthetik és ezzel a fenntarthatóságot biztosítják.
A feladat ellátási modell grafikus megjelenítése A feladat ellátási modell vizuális megjelenítése segíti a folyamatok, a modell jobb áttekintését, a működés megértését. A feladat modellt megjelenítő ábrán alkalmazott jelölések:
Kaba Város Önkormányzatától független, külső szervezet által generált feladat
A feladatgazda megnevezése és a hozzá tartozó feladatcsoportok leírása Kívülről meghatározott kapcsolat Feladat ellátási kapcsolat
feladati
Jó gyakorlatok, problémák a modellben A jelenlegi modellben a jól működő folyamatokat, a gyengeségeket az érintettekkel készült csoportos és egyéni interjúk segítségével térképeztük fel.
Jól működő folyamatok, jó gyakorlatok Bérleti díj felhasználása Az ételek készítője, a konyhát üzemeltető Slambuc Kft. az Önkormányzattól bérli a konyha és menza (étterem) épületet. A bérleti díj az Önkormányzat ingatlan hasznosítási bevételei között szerepel. A jelenlegi feladat ellátási modellben időről időre a bérleti díjból befolyt összegeket az ingatlan, a konyha fejlesztésére használják fel. Személyi térítési díjak fizetése A térítési díjak beszedésében közreműködő személyek jó kommunikációja, a kialakított rendszer eredményeként kevés a díjhátralék. Az iskolai étkeztetés turnusrendje Az iskola vezetése és tanárai, valamint a Salmbuc Kft. vezetője közötti egyeztetések révén megfelelő turnusrendet sikerült kialakítani. Ez biztosítja, hogy a gyermekeknek legyen elegendő idejük az étel elfogyasztására. A kialakított turnusrendben a teljes étkezésre fordítható idő 12:00 és 14:30 között kettő és fél óra. Ezt a tanórák és szünetek megfelelő szervezésével úgy sikerült kitölteni, hogy többé-kevésbé egyenletes az étkezde terhelése. Az étel kiadagolása így problémamentesen oldható meg, ami jó gyakorlatnak tekinthető. Túlfőzés kezelése A túlfőzés, vagyis a feleslegesen elkészített adagszámok az egyes intézmények a főzőkonyha (Slambuc Kft.) közötti jó kommunikáció, a rugalmas megoldások miatt nem jelentős. Az iskolai étkeztetésben a felesleges adagokat repetaként kiosztják a diákok között. Ez a növeli a fogyasztói elégedettséget. A szociális étkeztetés területén hasonlóan járnak el. Mindez olyan jó gyakorlatnak tekinthető, ami az országos átlagból feltétlenül kiemelkedik. Beszállítói szerződés A Slambuc Kft.-vel kötött beszállítói szerződés határozatlan idejű, ugyanakkor tartalmazza az évenkénti felülvizsgálatot. A felülvizsgálatot minden évben a feltételek és a szerződési összegek szempontjából végzik el. Ez a gyakorlat a rugalmasság biztosítása mellett egy olyan kényszert is jelent a beszállító részére, hogy folyamatosan egyenletes színvonalon tartsa a szolgáltatás minőségét. Ezek mellett jó gyakorlatnak tekinthető az alkalmazott eljárás abban a tekintetben is, hogy a külső beszállító gyakori cseréje magában hordozná annak a kockázatát, hogy a szolgáltató és a szolgáltatást igénybe vevők nem tudnak a kölcsönös munka során összeszokni, amely folyamat a felhasználói elégedettséget az országos tapasztalatok szerint egyértelműen elősegíti, így kívánatosnak tekinthető.
A kevésbé egészséges összetevők aránya az ételekben A szolgáltató szakértelmének és elkötelezettségének köszönhetően az ételekben elsősorban olyan alapanyagot használnak fel, amelyekben a kevésbé egészséges összetevők aránya kicsi. Ahogy az egyik interjú alanya megfogalmazta: „Kevés a porból készült étel.” Az étlapok (menüsor) elkészítése A beszállító egyrészt új ételeket vezet be, növelve ezzel a változatosságot, másrészt a visszajelzéseket (ízlésvilágot) figyelembe véve állítja össze az étlapokat. Szakképzettség A beszállító jól képzett személyzetet alkalmaz. A konyha öt szakképzett munkatárssal dolgozik. A bölcsőde felszereltsége A felújított bölcsődei főzőkonyhában korszerű, a feladatok ellátására minden tekintetben alkalmas eszközök vannak. Megfelelő raktározási és hűtő kapacitással rendelkezik. A bölcsőde költséghatékonysága A bölcsőde üzemelése rendkívül költséghatékony. Ennek a költséghatékonyságnak más területen negatív következményei is vannak, amit vizsgálunk később. Zöldség, gyümölcs aránya a bölcsődében A személyes beszerzésnek, nyersanyag kiválasztásnak és a beszerzés gyakoriságának köszönhetően a friss zöldségek és gyümölcsök nemcsak megfelelően magas arányban vannak jelen az étkeztetésben, de minőségük is jó, mindenben megfelel a bölcsődés korosztály ellátási követelményeinek. Az óvoda étkeztetési gyakorlata A főzőkonyha közelsége miatt (100 méter), az ételek mindig frissen, a megfelelő időpontban érkeznek. Az óvoda munkatársai a gyermekek táplálkozási szokásaihoz messzemenően alkalmazkodva végzik a tálalást és az étkeztetést.
Gyengeségek a modellben Kommunikáció A lakosság étkeztetéssel kapcsolatos tájékoztatása nem megfelelően tervezett, nem megfelelően összehangolt, elsősorban a személyes kapcsolatokra alapozott. Diétás étkeztetés A diétás étkeztetés lehetőségei korlátozottak. A várhatóan 2014. szeptemberétől alkalmazandó szabályozás diétás étkeztetésre vonatkozó rendelkezései nehézségeket támasztanak a jelenlegi modell működésében.
Ételpocsékolás Az iskolában probléma az ételek, gyümölcsök pocsékolása. A diákok közötti hangadók, hangulat- és véleményvezérek hatására többször előfordul, hogy egyes ételeket sokan nem esznek meg. Térítési díjkedvezményben részesülők közreműködése A kedvezményben részesülők, főleg a térítésmentesen étkezők a távolmaradásukat nem jelzik, ezért az aktuális jelentett létszám és az étkezők számának különbsége túlfőzést eredményez. A túlfőzés aránya ugyan nem nagy, de az energia- és anyaghatékonyságot még ha kismértékben is, de csökkenti. Az óvoda vezetője az étkeztetéssel kapcsolatosan legnagyobb problémaként a térítési díjak fizetésében mutatkozó nehézségeket jelölte meg, ami jórészt az 50%-os mértékű kedvezményben részesülők esetében jelentkezik. Energiafelhasználás A konyha és étkezde épületének energiafelhasználása nem felel meg a korszerű követelményeknek. Humánerőforrás kapacitás a Bölcsődében A Bölcsődében munkaerőhiány tapasztalható. Az alaposabb vizsgálat azt mutatta, hogy a Bölcsőde működésében vannak rendszer-kritikus elemek. Ezért az intézmény működését külön elemeztük, amelynek eredményét alább részletezzük.
A Bölcsőde működésének áttekintése Fentebb jeleztük, hogy a Bölcsőde működésében vannak kimagaslóan jó rendszerelemek és rendszerműködések, ugyanakkor azonosítottunk rendszerkritikus elemet is. Mivel az Önkormányzat számára kiemelten fontos intézmény a Bölcsőde, ezért a Bölcsőde vezetőjével egy interjú keretében részletesebben is elemeztük a működését. Az alábbi ábrán vázlatosan szemléltetjük a Bölcsőde szervezeti rendszerét.
A Bölcsődéhez három telephely tartozik. A kabai Bölcsőde vezetője látja el a három településen működő bölcsődék szakmai felügyeletét és irányítását. A kabai Bölcsődében és mindhárom telephelyen egy-egy bölcsődevezető helyettes segíti a munkáját. A bölcsődék ellátotti létszámait és étkeztetésük megoldását az alábbi táblázatban foglaltuk össze. A későbbiekben már csak a kabai Bölcsődére fókuszálunk. A többi településen lévő bölcsődékhez csak a térítési díj megállapítás köthető, mint a Kaba Város Polgármesteri Hivatal feladat ellátási hatáskörébe eső étkeztetéssel kapcsolatos egyéb feladat. Település Kaba
Bölcsődék adatai Ellátottak Ellátottak száma korosztálya 26 5 hónapos – 3 éves
Biharnagybajom
26
15 hónapos – 3 éves
Báránd
12
15 hónapos – 3 éves
Tetétlen
12
15 hónapos – 3 éves
Étkeztetés ellátás módja saját főzőkonyha, teljes étkeztetés településen belüli konyhától vásárolt étkeztetés településen belüli konyhától vásárolt étkeztetés településen belüli konyhától vásárolt étkeztetés
A kabai Bölcsőde intézményirányítási modellje A bölcsődei egységvezető Kabán és a három településen egy-egy helyettes segítségével látja el a szakmai irányítási feladatokat. Kabán a helyettes a bölcsődei egységvezető feladatait is ellátja, segít az étkeztetéssel kapcsolatos feladatokban is. Biharnagybajom, Báránd és Tetétlen bölcsődéiben a helyettesek elsősorban szakmai, nevelési területen látnak el vezetői feladatokat. Kabán a bölcsődei egységvezető közvetlenül irányítja a főzőkonyha működését. A szakács betanítása, felügyelete az ő hatáskörébe tartozik. Az intézményirányítási modellt két ábrával szemléltetjük:
Étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátási rend a kabai Bölcsődében Beszerzés A beszerzést a bölcsődei egységvezető végzi. Ő tartja a kapcsolatot a beszállítókkal, a megrendelőket ő állítja ki. A zöldség és gyümölcs beszerzését a piacról személyesen végzi. A beszerzéssel kapcsolatban a következő gyakorlat a jellemző: • • • •
Hús, tej pékáru helyben kiszállítással előre rögzített időpontokban. Szárazáru negyedéves kiszállítással Metro Áruházból (Debrecen). Zöldség, gyümölcs szerdai és vasárnapi piacon egyedi beszerzéssel. Közmunka, START program keretében előállított termékeket időszakosan és dömpingszerűen szállítanak.
Raktározás, tárolás A raktározás, a fagyasztás feladatait a szakács és a konyhai kisegítő végzi, a következő jellemzőkkel: •
Hús és zöldségáru fagyasztva, fagyasztói kapacitás fél éves. A közmunka és START program keretében termelt fagyasztható zöldséget és gyümölcsöt is így tárolják.
•
Szárazárut raktárban, előírásoknak megfelelően tárolják.
Étlapkészítés Az étlapkészítést, a receptúrát a bölcsődei egységvezető készíti el. Új fejlesztésként a QuadroByte QB Étkezés programot használják. Az étlapot (menüsort) 2 hétre előre készítik el. Napi négy étkezéshez állítják össze a menüt: reggeli, tízórai, ebéd és uzsonna. A szakács részére az étlapot és a receptúrát szintén a program segítségével a bölcsődei egységvezető készíti el. Adminisztráció A megrendelőket közvetlenül a programból készíti a bölcsődei egységvezető. A szállítói számlákat és a raktárkészletet is a program kezeli. Az elszámolásokat a programból nyomtatott nyomtatásban készíti el a bölcsődei egységvezető és papír alapon továbbítja a Támasz Szociális Alapszolgáltatási Központ felé könyvelésre. Ételek elkészítése Az előkészítés az adott napi menü receptúrája alapján készül a szakács irányításával és közreműködésével. Az ételek elkészítését a bölcsődei egységvezető felügyeli és irányítja. Étkeztetés A tálalásban (adagolásban) a szakács és a nevelők vesznek részt, a gyermekek étkeztetését a nevelők végzik. Higiéniai feladatok Az étkeztetéssel kapcsolatos higiéniai feladatokat a szakács és a konyhai kisegítő látják el a HACCP előírásoknak megfelelően. Tárgyi feltételek Az étkeztetéshez rendelt helyiségek összes területe körülbelül 20 négyzetméter, amely elegendő a feladatok ellátásához. Az épület felújított, infrastrukturálisan megfelelő. A tároló helyiségek és a hűtők az előírásoknak megfelelőek. Gáz- és villanytűzhely szolgál a főzésre, kapacitásuk elegendő. 2013. december havi beruházásként új sütő, edénykészlet és különböző konyhai kisgépek kerültek beszerzésre. Megállapíthatjuk összességében, hogy a konyha cél szerinti működésének tárgyi feltételei adottak. Megállapítások a Bölcsőde működésével kapcsolatban A Bölcsőde humánerőforrás kapacitás szempontjából gazdaságosan látja el feladatát. A viszonylag kis ellátotti létszám és a bölcsődés korúak különleges bánásmódot igénylő ellátása fajlagosan nagy költséget eredményez. Finanszírozási szempontból ugyanakkor a Bölcsőde kiváló működési modellel rendelkezik. A működtetési modell azonban tartalmaz két olyan rendszer-kritikus elemet, amely kockázati tényező. A fentebb leírt feladat ellátási és intézményirányítási modellben kulcsszerepet játszik a bölcsődei egységvezető. Az ő feladatköre olyan kiterjedt és egy személyre alapozott, ami a rendszer kritikus pontjává teszi.
A másik gyenge pont a szakács és a konyhai kisegítő feladatkör. Előfordul, hogy évente kétszer is változik a személy, aki betölti a pozíciót. Az újonnan betanítás az egyébként is sokrétű és nagy mennyiségű feladatot ellátó bölcsődei egységvezető hárul. A bölcsődei egységvezető tehát az átlagosnál sokkal magasabb terhelés nehezedik, mivel a szakmai folyamatokat ő irányítja a bölcsődékben, Kabán a teljes étkeztetés beszerzési, tervezési és adminisztrációs feladatait ő látja el. A terhelést fokozza, hogy a vasárnapi piaci beszerzést is ő végzi. Részt vesz az ételek elkészítésében és az étkeztetésben is. A kockázatot két területen látjuk: 1. Ekkora terhelésnél megnő a hibák valószínűsége 2. Mivel ő rendelkezik a legnagyobb mennyiségű információval, kompetenciával, a teljes területen és különböző részterületeken kritikus feladatokat végez, személyének eltávolítása a rendszerből a rendszer működésképtelenségét okozhatja. (Például egy hosszabb betegség miatti munkaképtelenség.) A szakács és a konyhai kisegítő személye a gyakori változás miatt jelent gyengeséget. A munkavállalók szakmai kompetenciája alacsony, hiába követelmény szakács esetében a szakképzettség igazolása. Ebből adódóan a szakács munkája folyamatos ellenőrzést igényel.
Megállapítások és javaslatok megfogalmazása Kaba Város Önkormányzatának étkeztetéshez kapcsolódó feladat ellátáshoz Megállapítások Az előzőekben áttekintettük és elemeztük az étkeztetési feladatok rendszerét. Azonosítottuk az étkeztetésben közreműködő szervezeteket és intézményeket. Megállapítottuk, hogy figyelembe véve a földrajzi és piaci körülményeket, a jelenlegi modellben beszállítóként szereplő vállalkozás, a Slambuc Kft. jelenleg az egyetlen versenyképes vállalkozás, aki Kaba területén el tudja látni a közétkeztetési feladatok túlnyomó részét. Megállapítottuk, hogy finanszírozási szempontból egy rugalmas, előleg + elszámoló számlázáson alapuló elszámolási rendszert alakított ki az Önkormányzat. A fenntarthatóságot szolgálja az a jó gyakorlat, hogy az önkormányzat a Slambuc Kft. által a konyha és étkező használatáért fizetett bérleti díjat visszaforgatva időnként fejlesztéseket végez a konyhán és az étkezőn. Az ételek elkészítésével és szállításával, valamint tálalásával kapcsolatban az elemzés során nem mutattunk ki olyan területeket, amelyeken bármilyen
beavatkozás lényeges, finanszírozhatóságban.
pozitív
irányú
változást
eredményezne
a
Megállapítottuk, hogy a Bölcsőde konyhája műszakilag és feladat ellátás minőségében megfelel az előírásoknak és az elvárásoknak. Megállapítottuk továbbá, hogy a Bölcsőde finanszírozási szempontból rendkívül nagy költséghatékonysággal működik. Rámutattunk két kritikus pontra a Bölcsőde feladat ellátási modelljében. Az egyik a bölcsődei egységvezető szerteágazó és időigényes feladatainak számából és nagyságából fakadó terhelés, a másik a konyhai személyzet gyakori változása és hozzáállása, kompetenciája. A vizsgálatok során kiderítettük, hogy bár a személyes kommunikáció jó az étkeztetési feladatokat ellátók és a fogyasztók között, azonban a szélesebb kommunikáció (az étkeztetés tekintetében) fejleszthető. A tevékenységgel kapcsolatos fogyasztói visszajelzések figyelembe vétele, egyáltalán összegyűjtése fejleszthető és fejlesztésre javasolt terület.
Javaslatok Kommunikáció – kérdőív A kommunikáció ideális esetben kétirányú folyamat. Nemcsak az információ közlése, átadása fontos, hanem az információszerzés is. A széleskörű fogyasztói visszajelzések megszerzése, megismerése a folyamatok javítását szolgálják. Az étkeztetés a lakosság széles spektrumát érinti, ezért meghatározó tényező a lakossági elégedettség kialakulásában. A műhelymunkák során a tanácsadó és a résztvevők megfogalmazták azt a javaslatot, miszerint készüljön kérdőív (kérdőívek), amelyekkel az étkeztetésben részesülő fogyasztók véleményét célzottan megismerheti az Önkormányzat vezetése és az étkeztetésben érintett intézmények, szervezetek. Kommunikáció – tervkészítés Javasoljuk, hogy készüljön egy átfogó terv az étkeztetéssel kapcsolatos önkormányzati kommunikációra. Nem szükséges bonyolult, nagy erőforrás igényű tervet készíteni, ám minden csatornát érdemes figyelembe venni, amelyen a lakosság, az érintettek elérhetők. Szolgáltatás – diétás étkeztetés A szeptembertől érvényes, közétkeztetésre vonatkozó rendelet és az erősödő igény miatt érdemes és szükséges megfontolni és megvizsgálni a diétás étkeztetés nyújtásának lehetőségét. Szolgáltatás – nyersanyag beszerzés A START, illetve közmunka program keretében termelt, termelendő zöldség és gyümölcs termelése eddig dömping jellegű volt. Javasoljuk, hogy megfelelő ütemezést vezessen be Kaba Város Önkormányzata, amellyel kiegyensúlyozottabb, egyenletesebb nyersanyag-ellátást tudnak biztosítani a konyháknak.
Finanszírozás – konyhafejlesztés Javasoljuk, hogy a rövid és középtávú stratégiai tervezés során Kaba Város Önkormányzata a konyha és étkezde bérleti díjának visszaforgatását az infrastruktúra fejlesztésére tervszerűen hajtsa végre. Jó gyakorlatként vettük figyelembe a visszaforgatás tényét. Ebből a jó gyakorlatból kiindulva a stratégiai tervezés részeként hosszabb távra (3-4 évre) érdemes meghatározni a lehetséges fejlesztési irányokat és ehhez a bérleti díjat, mint forrást hozzárendelni. Ily módon tudatosan irányítható a főzőkonyha fejlesztése. Javasoljuk, hogy tudatos monitorozást végezve keresse meg az önkormányzat azt a pályázati lehetőséget, amely a konyhát és étkezdét magába foglaló épület energetikai fejlesztéshez nyújthat pénzforrásokat. A források megfelelő felhasználásával nemcsak az energiahatékonyság javulhat, de a finanszírozás is fenntarthatóbb lehet. Kockázat csökkentés - Bölcsőde Javasoljuk, hogy a Bölcsőde működésében jelzett kockázatok csökkentésének lehetőségét az érintettek bevonásával vizsgálják meg. Lehetőségként a személyre szabott feladatok strukturáltabb elosztását, valamint megfelelő, szakképzett szakács alkalmazásában a Munkaügyi Központ segítségének igénybe vételét érdemes figyelembe venni.
Cselekvési terv A fentebb leírt javaslatok közül többet érdemes minél előbb gyakorlatba ültetni, hogy hatásuk megjelenjen egyrészt a költségvetési számokban, másrészt a lakossági elégedettségben. A következőkben egy cselekvési terv kidolgozásához adunk támpontokat.
Kommunikáció – kérdőív A fogyasztók véleményének megismeréséhez az egyik célravezető eszköz a kérdőíves megkérdezés. Az étkeztetésben érintett területek mindegyikére ki lehet dolgozni egy-egy kérdőívet. A kérdőívek lehetséges kivitelezésének módszertani lépéseit a projekt utolsó műhelymunka alkalma során az érintettek egy részével egyeztettük, áttekintettük. Időzítés: A kérdőíves megkérdezést célszerű az iskola/óvodakezdés utáni második, harmadik hétre időzíteni. Kérdés témák: A kérdéseket az alábbi témák köré érdemes csoportosítani: • •
tájékoztatás (kommunikáció) mennyiség
• •
•
minőség o összetétel o íz eljuttatás a fogyasztóhoz o hely o tálalás o kiszolgálás o ételhordós szállítás térítési díjfizetés módja
A kérdőívet minden, különböző étkeztetési formában részt vevő célcsoport számára célszerű elkészíteni. (Iskoláskorúak két csoportja, óvodáskorúak, szociális étkeztetésben részt vevők két csoportja.) Az óvodai étkeztetésnél a szülők megkérdezése szükséges, ám a válaszok általában nem jól értékelhetőek a korcsoport sajátosságai miatt. Ezért az óvodáskorúak szüleinek megkérdezéséhez más megközelítés alkalmazandó. A kérdések a fenti témakörökben étkezésekre bontva csoportosítandók. Nem célszerű 7-8 kérdésnél többet feltenni, mert a sok kérdés csökkenti a kitöltési arányt. Lehetőleg kettőnél több választási lehetőséget érdemes megadni, mert az segíti a relevánsabb válaszok adását. Legtöbbször csak kiválasztásos válaszadással érdemes tervezni, mert a szöveges válaszok a kiértékelést nagyban megnehezítik. Az alábbiakban egy lehetséges kérdőív struktúrát és kérdéseket vázolunk fel, amely felhasználásával kialakíthatók a végleges formájú és tartalmú kérdőívek. Az itt vázolt javaslatok a szociális (A) és iskolai (B) étkeztetésre vonatkoznak.
Tájékoztatás: A. B. A. B.
Honnan szerez tudomást a menüről? Honnan szerez tudomást a menüről? Milyen információt fogadna szívesen az ételekről, az étkeztetésről? Milyen információt fogadna szívesen az ételekről, az étkeztetésről?
Mennyiség: A. B. A. B.
Mi a véleménye az étel mennyiségéről? Mi a véleménye az étel mennyiségéről? Igényelne-e többszöri étkezést? Igényelne-e többszöri étkezést? (azoknak, akik csak egyszer étkeznek)
Minőség: A. B. A. B.
Általában mennyire ízlik az étel? Általában mennyire ízlik az étel? Milyen gyakran van olyan étel az étlapon, amely nem ízlik? Milyen gyakran van olyan étel az étlapon, amely nem ízlik?
Eljuttatás a fogyasztóhoz: A. B. A. B. A. B.
Időben érkezik-e az étel (ételhordós kiszállítás)? Megfelelő a turnus időpontja? Megfelelő az étkeztetés helye? (A „nem helyben étkezik” opció megadásával) Mennyire megfelelőek az étkeztetés körülményei? Mennyire megfelelő a kiszolgálás/tálalás minősége? Mennyire megfelelő a kiszolgálás/tálalás minősége?
Térítési díjfizetés módja: A. B. A. B. A. B.
Mennyire felel meg a díjfizetés rendszere? Mennyire felel meg a díjfizetés rendszere? Mennyire felel meg a díjfizetés helye? Mennyire felel meg a díjfizetés helye? Mennyire felel meg a díjfizetés időpontja/időtartama? Mennyire felel meg a díjfizetés időpontja/időtartama?
Kommunikáció – tervkészítés Az interneten, az egyes intézmények honlapján nem egységesen, szétszórtan jelennek meg az információk, tájékoztatások az étkeztetéssel kapcsolatban. Javasolt az Önkormányzat honlapján létrehozni egy menüpontot, például „Közétkeztetés” címmel. Ezen menüpont alatt pedig aktuális, rendszeresen frissített adattartalommal, csoportosítva javasoljuk megjeleníteni az információkat, híreket, adatokat. Érdemes egy tervet kidolgozni arra, hogy az elérhető helyi médiában rendszeresen jelenjenek meg információk, hírek, tájékoztatások a közétkeztetéssel kapcsolatban. A pletykák, negatív esetek túlzott felértékelésének elkerülésére ez jó módszer lehet. Az iskoláskorúak körében tapasztalható ételpocsékolás csökkentésének egyik módja a tudatos kommunikáció. Javasoljuk egy olyan „kampány” kidolgozását, amely például a következő szlogenre épít: „Az étel nincs ingyen! Akkor sem, ha nem fizetünk érte. Valaki megdolgozott minden falatért, amit megeszel!” Grafikákkal kiegészítve, az ilyen, vagy hasonló szlogent, szlogeneket plakátokon el lehet helyezni az iskolában, az étkezdében. Fel lehet használni a nyugta hátoldalát is: lehetséges például bélyegzővel rábélyegezni egy rövid szlogent, amely a szülők felé is eljuttathatja az üzenetet. A díjtáblázatokban (weblapokon, kifüggesztett táblázatokon) zárójelesen fel lehet tüntetni az étel valódi árát. A nyugtán is lehet jelezni, hogy a megfizetett összeg nem
az étel valódi ára. A műhelymunkák során mindenki egyetértett azzal, hogy célszerű minél jobban tudatossá tenni a fogyasztókban, hogy az ételek előállítása is pénzbe kerül. Ez része a pénzügyi kultúrának is, amely sajnos sok területen alacsony szinten áll Magyarországon.
Szolgáltatás – diétás étkeztetés Egyre nagyobb jelentőséget kap a diétás étkezést igénylő fogyasztók megfelelő ellátása. Ezt tükrözi a szeptemberben hatályba lépő rendelet is. Javasoljuk egy előzetes felmérés elvégzését arra vonatkozóan, hogy Kaba Városában és a közeli településeken mennyi személyt érint a diétás étkezés. Ezt az információt a megfelelő szakszolgálatoktól, szociális gondozást végzőktől lehet megkérni. A felmérés eredménye alapján elvégezhető egy kalkuláció a diétás főzőkonyha üzemeltetésének indokoltságára. Mivel ez a felmérés és kalkuláció több időt igényel, úgy ítéljük meg, hogy egy éven belül lehet olyan eredményre számítani, amely komoly döntést alapozhat meg.
